Nejčastější pochybení zadavatelů při realizaci veřejných zakázek

Transkript

1 Nejčastější pochybení zadavatelů při realizaci veřejných zakázek Každý příjemce dotace z ROP Severozápad se podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace zavazuje k plnění určitých povinností a v souvislosti s veřejnými zakázkami pak také k dodržování zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon ), a Podmínek pro zadávání zakázek, jež jsou součástí podmínek ROP Severozápad (příloha č. 5 Příručky pro žadatele). Dosavadní zkušenost Řídícího orgánu ROP Severozápad (dále jen ŘO ) ukazuje, že ne všichni příjemci jsou schopni řídit a kontrolovat všechny procesy tak, aby všem závazkům vyhověli. Každý zadavatel musí při zadávání veřejných zakázek zajistit dodržení zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace a všech povinností ze Zákona a podmínek ROP vyplývajících, jinak se vystavuje riziku neproplacení všech nebo části výdajů vztahujících se k zadávacímu/výběrovému řízení či odejmutí celé dotace. Kontrole veřejných zakázek, a to jak ze strany ŘO, tak jiných kontrolních či auditních orgánů ČR i EU, je věnována mimořádná pozornost. Tímto materiálem, který vychází z praktických zkušeností ŘO, vám tedy chceme napomoci lépe organizovat výběrová/zadávací řízení a vyvarovat se zbytečných chyb tak, abyste mohli úspěšně realizovat vaše projekty. Možné důsledky nedodržení pravidel zadávání veřejných zakázek: pozastavení procesu administrace žádosti o platbu v souvislosti s povinností ŘO zasílat podezření na závažná porušení Zákona, která by mohla mít vliv na výběr nejvhodnějšího uchazeče, k přezkumu ÚOHS, do doby vydání rozhodnutí; neproplacení výdajů vztahujících se k zadávacímu řízení; kvalifikace jednání jako porušení rozpočtové kázně s možností zažádat o částečné prominutí; kvalifikace jednání jako porušení rozpočtové kázně bez možnosti prominutí vedoucí k vrácení celé částky dotace; dokonce až zahájení trestního řízení. CHYBY PŘI PŘÍPRAVĚ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Nesprávná hodnota veřejné zakázky Dělení zakázek Příjemce nestanoví správně hodnotu veřejné zakázky, cena neodpovídá stejnému či podobnému plnění. V některých případech dochází k umělému rozdělení veřejné zakázky, která má prokazatelnou věcnou a časovou souvislost, na více dílčích zakázek tak, aby si zadavatel zjednodušil postup pro její realizaci. Tím dochází k porušení 13, odst. 3 Zákona Proveďte průzkum trhu a zjistěte informace o ceně zakázek stejného či podobného předmětu plnění. Dodržujte přitom pravidla hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti. Při stanovení ceny je vždy rozhodná cena bez DPH. Nastavte správně v dané organizaci pravidla a schvalování nákupů nad určený finanční limit podmiňte souhlasem odborníka. Zadávejte zakázky v širším kontextu potřeb organizace. Zakázky důsledně plánujte na celé období projektu a přitom Regionální operační program regionu soudržnosti Severozápad Podporováno z Evropského fondu pro regionální rozvoj Vize přestane být snem 1/5

2 Diskriminační technické podmínky Netransparentní kvalifikační předpoklady i Podmínek pro zadávání zakázek. Použitím odkazů na obchodní firmy nebo obchodní názvy či technické specifikace předmětu tak, že je upřednostněn jeden typ dodavatele před jiným, nezaručuje zadavatel základní podmínky realizace veřejné zakázky, a to zásady rovného přístupu, transparentnosti a zákazu diskriminace. Běžná pochybení se týkají vymezení minimální výše ekonomických a finančních nebo technických předpokladů, tj. kvalifikačních předpokladů na uvážení zadavatele. Není buď stanovena vůbec nebo je stanovena naopak nepřiměřeně vysoko (např. nepřiměřený požadavek na předložení údaje o celkovém obratu dodavatele stavebních prací v minimální výši 100 mil. Kč při předpokládané ceně zakázky 12 mil. Kč). dodržujte Zákon a Podmínky pro zadávání zakázek. Zadavatel se musí při stanovení předmětu zakázky zaměřit na účel plnění, nikoliv na konkrétní produkt či službu dodavatele. Doporučuje se provést nezávazný průzkum trhu před samotnou formulací zadání a zaznamenat proces definice technických podmínek do podkladové dokumentace k zadávacímu řízení. Minimální výše ekonomických a finančních nebo technických požadavků musí být stanovena přiměřeně s ohledem na předmět samotné veřejné zakázky. Kvalifikační kritéria sloužící jako hodnotící kritéria Hodnotící kritéria nejsou nastavena transparentně Neoprávněné výjimky z působnosti zákona Kvalifikační kritéria (např. rozsah referencí, zkušenosti projektového týmu nebo výše sjednaného pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě) sloužící k prokázání schopnosti uchazeče splnit předmět zakázky nesmí sloužit jako hodnotící kritéria. Hodnotící kritéria (cena, metodika provedení zakázky) slouží jako prostředek výběru v konkurenci těch uchazečů, kteří jsou schopni předmět zakázky splnit. Uchazečům není zřejmé, na základě jakých podrobnějších kritérií bude nabídka hodnocena, není-li uvedena konkrétnější specifikace hodnocení kritéria či příslušný počet bodů. Příjemce nepostupuje podle Zákona, i když by dle jeho ustanovení postupovat měl a to proto, že nenaplňuje některou z podmínek uvedených v 18 Zákona. Problém představují především tzv. inhouse zakázky definované v 18 Zákona, odst. 1, písm. j), především pak výklad a naplnění podmínky vykonávání převážné části své činnosti ve prospěch Konzultujte vytvoření zadávací dokumentace včetně nastavení hodnotících kritérií s odborníkem a definujte pravidla pro volbu hodnotících kritérií ve vnitřní řídící dokumentaci. Vymezte podrobně skutečnosti, které budou v daném kritériu hodnoceny a stanovte příslušný počet bodů. V takovýchto případech konzultujte povinnost postupovat dle Zákona s odborníkem na veřejné zakázky, abyste zajistili správnost Vašeho postupu. V souvislosti s definicí in-house zakázky a 18 Zákona, odst. 1, písm. j) se seznamte také se stanoviskem Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen ÚOHS ) na 2/5

3 Neumožnění vybrat formu jistoty veřejného zadavatele. Zadavatel nesmí omezovat uchazeče ve formě jistoty a trvat pouze na některé z možností uvedených v 67 Zákona. Dodržujte důsledně ustanovení Zákona. Informace a stanoviska ÚOHS k jistotám naleznete také na CHYBY V PRŮBĚHU REALIZACE VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Nevhodný způsob uveřejnění/nedostateč ný počet oslovených dodavatelů Zadavatel v závislosti na předpokládané hodnotě zakázky neosloví dostatečný počet subjektů nebo neosloví vhodné dodavatele, jak je stanoveno v Zákoně či Podmínkách pro zadávání zakázek. Dodržujte požadavky Zákona, Podmínek pro zadávání zakázek a interní řídící dokumentace zadavatele. Důležité je také dobře zdokumentovat způsob výběru dodavatele a jejich schopnosti realizovat předmět veřejné zakázky (vést a archivovat písemný záznam). Nedodržování jednotlivých lhůt Přestože Zákon i Podmínky pro zadávání zakázek stanovují pro každý druh zadávacího/výběrového řízení řadu lhůt týkajících se např. uveřejňování, podání nabídek, jednání komise, výběru nejvhodnější nabídky, odeslání oznámení o výběru, rozhodování o námitkách, uzavření smlouvy a uveřejnění výsledků zadávacího/výběrového řízení, bývají tyto lhůty překračovány nebo nejsou dodržovány. Vytvořte si seznam veškerých činností vážících se k realizaci veřejné zakázky a uveďte termíny. Průběžně seznam a procesní procesní postup kontrolujte nebo určete osobu odpovědnou za jejich sledování. Nevyloučení uchazeče při nedodržení požadované kvalifikace V případě, že uchazeč neprokáže svou kvalifikaci požadovaným způsobem, musí být z dalšího procesu hodnocení nabídek vyřazen. Doklady nelze doplňovat dodatečně. Mezi nejčastější pochybení patří nesprávné znění vyžadovaných čestných prohlášení, stáří dokladů pro splnění základních kvalifikačních předpokladů či výpisu z obchodního rejstříku a podpis nabídky jinou osobou než oprávněnou (na základě výpisu z obchodního rejstříku či plné moci). Přiložte k zadávací dokumentaci vzorové formuláře, pro jejich kontrolu si připravte kontrolní seznam k posouzení kvalifikace, při kontrole splnění kvalifikačních předpokladů dodržujte zásadu kontroly čtyř očí a přispějte tak ke kvalitní práci hodnotící komise. Je také vhodné, aby členem hodnotící komise byla také osoba, která zadávací dokumentaci připravovala. Netransparentní hodnocení nabídek Komise v průběhu hodnocení nesmí měnit či doplňovat hodnotící kritéria či měnit jejich váhu. Dopustí-li se tohoto jednání, nebude proces hodnocení považován za transparentní. Celý proces hodnocení musí být rovněž zdokumentován v protokolu z jednání Hodnotící kritéria důkladně promyslete již v přípravné fázi a pokuste se je dobře formulovat. Neupravujte kritéria ani jejich váhy v průběhu hodnocení. Do protokolu z jednání hodnotící komise uveďte zdůvodnění výše bodů přiřazených jednotlivými členy 3/5

4 hodnotící komise/zprávě/zápisu. hodnotící komise. Nepřípustné složení hodnotící komise Chybějící doklady vyžadované Zákonem či Podmínkami pro zadávání zakázek Nesprávné použití jednacího řízení bez uveřejnění dle 23 Zákona Je nepřípustné, aby osoby jmenované zadavatelem do hodnotící komise měly přímou vazbu na některého z uchazečů (např. byly členy dozorčí rady či členy představenstva uchazeče). Zadavatel nevyhotoví některý z požadovaných dokladů např. protokol z jednání hodnotící komise, oznámení o výběru nejvhodnější nabídky nebo písemnou zprávu zadavatele. Často rovněž chybí žádost o poskytnutí zadávací dokumentace a protokol o převzetí či pozvání členů hodnotící komise, což snižuje transparentnost jednotlivých úkonů zadavatele prováděných v průběhu zadávacího/výběrového řízení. Příjemce nevyhlásil veřejnou zakázku na dodatečné/nové stavební práce či služby (tj. zadala dodatečné práce přímo bez zadávacího řízení), i když nesplnil povolené výjimky stanovené v 23, odst. 7, písm. a) a b) (ať už charakterem prací či procentním omezením pro tyto dodatečné práce). Příjemce rozsahem víceprací překročil limit pro daný typ zakázky, vztahovaly by se na něj tudíž jiné, přísnější postupy. Každý člen hodnotící komise musí prokázat a podepsat čestné prohlášení o nepodjatosti. Zadavatel by měl ošetřit ustavování a jednání hodnotící komise ve vnitřní dokumentaci. Vypracujte si kontrolní seznam jednotlivých kroků pro realizaci zakázky včetně požadované dokumentace a termínů a určete osobu odpovědnou za vypracování jednotlivých dokumentů a sledování termínů. Provádějte namátkovou kontrolu. Věnujte přípravě zakázky dostatečnou pozornost, reflektujte potřeby vaší organizace v celé jejich šíři pro celé období projektu a předmět zakázky zvažte v širších souvislostech. Chyby v rozpočtu v zadávací dokumentaci, projektové dokumentaci, špatně provedené geologické průzkumy apod. nejsou důvodem k dodatku ke smlouvě o dílo. Aplikujte v 23, odst. 7 obezřetně a jednotlivé případy konzultujte s odborníky na veřejné zakázky. Hlídejte limity dodatečných prací tak, abyste nepřesáhli jejich povolenou výši, a také výši zakázky v souvislosti s dodatečnými pracemi. CHYBY PO UKONČENÍ VÝBĚROVÉHO/ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ Změna podmínek smlouvy ve fázi plnění zakázky Po uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem již zadavatel nesmí provádět podstatné úpravy předmětu ani dalších podmínek smlouvy, uzavřením dodatků nelze měnit předmět veřejné zakázky či významně měnit obchodní podmínky původní zadávací dokumentace (např. co se týče ceny či platebních podmínek). Ve smlouvě lze měnit jen to, co by nemělo vliv na Minimalizujte uzavírání dodatků plánováním potřeb v dostatečném časovém předstihu. Ve vnitřní řídící dokumentaci také nastavte postup pro schvalování případných dodatků ke smlouvám. Pokud je nutné smlouvu přeci jen upravit, musí zadavatel zvážit zadání dodatečných prací v novém zadávacím řízení apod. 4/5

5 výběrové řízení. Archivace dokumentů Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci k veřejné zakázce vyžadovanou Zákonem a Podmínkami zadávání zakázek v listinné či elektronické podobě. To se týká např. také dotazů uchazečů podaných elektronicky. Prostudujte si povinnosti vyplývající ze Zákona i podmínek ROP Severozápad a zahrňte je do vnitřní řídící dokumentace vaší organizace. Pozor na odlišnou délku archivační povinnosti ze Zákona a ROP. Zadavatel je dle podmínek ROP povinen uchovávat veškerou dokumentaci po dobu 10 let od finančního ukončení projektu, přičemž se lhůta začne počítat od 1. ledna následujícího kalendářního roku poté, kdy byla provedena poslední platba na projekt. 5/5