VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S R. O.

Transkript

1 VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S R. O. Bc. Antonín Karásek Interní audit ve společnosti služeb Diplomová práce 2014

2 Interní audit ve společnosti služeb Diplomová práce Bc. Antonín Karásek Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s r. o. katedra managementu hotelnictví Studijní obor: Management hotelnictví Vedoucí diplomové práce: Ing. Martina Beránek Datum odevzdání diplomové práce: Datum obhajoby diplomové práce: ant.karasek88@gmail.com Praha 2014

3 Master s Dissertation Internal audit services in society Bc. Antonín Karásek The Institute of Hospitality Management in Prague 8, Ltd. Department of Management Major: Management of hospitality Thesis Advisor: Ing. Martina Beránek Date of Submission: Date of Thesis Defense: ant.karasek88@gmail.com Prague 2014

4 Čestné prohlášení P r o h l a š u j i, že jsem diplomovou práci na téma Interní audit zpracoval samostatně a veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály, které jsem použil, uvádím v seznamu použitých zdrojů a že svázaná a elektronická podoba práce je shodná. V souladu s 47b zákona č. 552/2005 Sb., o vysokých školách v platném znění souhlasím se zveřejněním své diplomové práce, a to v nezkrácené formě, v elektronické podobě ve veřejně přístupné databázi Vysoké školy hotelové v Praze 8, spol. s r.o... Bc. Antonín Karásek V Praze dne

5 Poděkování Děkují své vedoucí práce za odbornou pomoc, konzultace a hlavně její čas, který mi byl velmi přínosný při psaní diplomové práce. Velký dík patří také bývalému řediteli a interní auditorce Uherskohradišťské nemocnice za konzultace.

6 ABSTRAKT Antonín Karásek Interní audit ve společnosti služeb Diplomová práce Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s r. o. Vedoucí diplomové práce: Ing. Martina Beránek Místo a datum vydání diplomové práce: Uherské Hradiště Počet stran: 103 Diplomová práce je zaměřena na problematiku interního auditu. První část diplomové práce vysvětluje interní audit v obecné rovině, zabývá se definici interního auditu jeho vývojem a koncepcí. V druhé části je popsán konkrétní postup interního auditu v Uherskohradišťské nemocnici, za použité metody byly vybrány pozorování, řízený pohovor a analýza firemní dokumentace. Cílem je poskytnout teoretický základ o interním auditu a navrhnout změny vedoucí k efektivnějšímu využití. Klíčová slova: Interní audit, interní auditor, kontrola

7 ABSTRACT Antonín Karásek Internal audit services in society Master s Dissertation The Institute of Hospitality Management in Prague 8, Ltd. Supervisor: Ing. Martina Beránek Place and date of the thesis: Uherské Hradiště Number of pages: 103 The thesis is focused on internal audit. The first part explains the internal audit in general, deals with the definition of internal audit of its development and concepts. The second section describes the specific process of internal audit in Uherske Hradiste hospital. For the methods used were selected: observation, interviews and analysis of controlled company documentation. The aim is to provide a theoretical basis for internal audit and suggest changes leading to more efficient use. Keywords: Internal audit, internal auditor, control

8 OBSAH ÚVOD 9 1. Teoretická část 1.1 Interní audit Definice interního auditu Významné organizace Standardy pro profesionální praxi interního auditu Etický kodex interního auditu Interní vs. externí audit Controlling a interní audit Interní audit a benchmarking Risk management a Interní audit Typy interního auditu Interní auditor Profil interního auditora Úspěchy a neúspěchy interního auditora Zvyšování kvalifikace auditorů Organizační struktura interního auditu Faktory organizačního uspořádání Nástroje organizace Postup interního auditu Plánování interního auditu Struktura jednotlivých plánů Příprava auditu Analytická část 2.1 Charakteristika Uherskohradišťské nemocnice a. s Interní audit v Nemocnici s poliklinikou v Uherském Hradišti Plán interního auditu NsP Uh. Hradiště na rok Program interního auditu NsP Uh. Hradiště na rok Audit vnitřních předpisů NsP Uh. Hradiště v roce Interní audit v Uherskohradišťské nemocnici a.s. 75

9 2.3.1 Plán interního auditu na rok Plán interního auditu na rok Plán interního auditu na rok Interní audit dodržování protiepidemických zásad Interní audit uchovávání opiátů a podávání léků Návrhová část 3.1 Obecný rámec interního auditu Vliv majitele a zřizovatele na interní audit Útvar interního auditu Strategie interního auditu Plán interního auditu na rok Aplikace výstupů interního auditu 98 Závěr 100 Seznam použité literatury 102

10 Úvod Jako téma závěrečné diplomové práce jsem si vybral interní audit. Konkrétně interní audit ve společnosti služeb. V dnešní době je interní audit často spojován hlavně s hospodařením státu nebo státních zaměstnanců, kteří mají přímou vazbu na státní správu. Pokud ovšem pomineme toto odvětví, můžeme si všimnout, jak profese auditora nabývá stále více na významu, bez ohledu na to, zda se jedná o externího či interního auditora. Obchodní společnosti, ale i další subjekty stále intenzivněji pociťují potřebu mít ve své organizační struktuře začleněnou jednotku interního auditu. Dle mého názoru, jsou to hlavně větší podniky, které si díky své ekonomické situaci mohou tuto jednotku interního auditu zřídit. Ukazuje se, že přínos interního audit převyšuje náklady na zřízení celého útvaru. Mnoho lidí, hlavně zaměstnanců, kteří se s auditem již dříve setkali, jej vnímají mnohdy jako negativní věc v podniku. Domnívají se, že hlavním úkolem auditu je vyhledat a poukázat na jejich chyby a předat je nadřízeným osobám. Zaměstnanci se tudíž bojí, že s jejich pochybením následuje potrestání a možná ztráta místa. Takový pohled na interní audit je velmi krátkozraký a zkreslený a nevystihuje jeho klíčové poslání, jímž je pomáhat managementu se zvyšováním efektivity organizace a s dosažením cílů v podniku. Práce je zaměřena na fungování interního auditu v podniku služeb, respektive ve zdravotnickém zařízení. Nemocnice je velmi důležitý podnik služeb pro každého z nás, proto se budu zabývat interním auditem v Uherskohradišťské nemocnici. Organizace se od roku 2004 neustále potýkala s problémem otázky interního auditu. Proto jsem navrhl opatření tak, aby vznikl a nemocnici tím pomohl. Mezi hlavní cíle práce patří : navrhnout a zařadit nový útvar interního auditu do struktury organizace 9

11 vytvořit správný postup při výběru interního auditora a jeho asistenta navrhnout plán interního auditu na nastávají rok 2015 nastavit systém interního auditu v Uherskohradišťské nemocnici a.s. Za účelem naplnění cílů jsou využity následující výzkumné metody a techniky sběru dat: 1) Deskripce 2) Analýza sekundárních zdrojů - interní dokumentace firemních materiálů 3) Dotazování technikou řízeného polostrukturovaného rozhovoru Diplomová práce je rozdělena do tří částí. První část je teoretická, kde přiblížím základní informace o interním auditu. Druhá část je praktická, ta se zaměřuje na konkrétní podnik, kterým je Uherskohradišťská nemocnice, jak příspěvková organizace, tak akciová společnost a interní audit v praxi. Třetí návrhová část se věnuje praktičnosti a efektivitě interního auditu v Uherskohradišťské nemocnice a podává návrh na zlepšení. V první části jsou přehledně popsány všechny nejdůležitější teoretické poznatky, které se vztahují k problematice interního auditu. Aby čtenář věděl, o čem celá práce pojednává, zařadil jsem hned na začátek definici interního auditu. Pochopit dnešní interní audit nám pomůže také historický vývoj od vzniku až po dnešní pojetí. Projdeme si významné organizace, jak české, tak zahraniční, které zaštiťují interní audit a auditory. Interní auditor se neobejde bez Standardů pro profesionální praxi a Etického kodexu, jímž se musí každý auditor řídit. Teoretická část se dále zaměřuje na vztah mezi auditem interním, auditem externím, controllingem a benchmarkingem. V první části je popsán i vztah interního auditu a riskmanagementu. Ukážeme si jaké má interní audit typy a seznámíme se blíže s profesí interního auditora. Čtenář se tak dozví o osobnosti interního auditora a jaké jsou požadavky pro výkon této činnosti. Na závěr teoretické části rozebereme organizační strukturu interního auditu a jaké je jeho místo v podniku. 10

12 Poslední důležitou součástí teoretické části je popis postupu interního auditu - od začátku jeho plánování až po předání výsledků a auditorskou zprávu. Analytická část je již plně zaměřena na Uherskohradišťskou nemocnici. Zde se nachází detailní popis celé organizace včetně organizační struktury a finančních toků. Popsán je také úsek interního auditu a způsob výběru interního auditora. V další části čtenář získá informace o průběhu procesu interního auditu na konkrétních činnostech, které se v Uherskohradišťské nemocnici vykonávaly. Nemocnice prošla transformací z příspěvkové organizace na akciovou společnost, proto jsou zde ukázány také příklady interního auditu v obou případech. V návrhové části se zabývám politickým vlivem na chod organizace a problémy s ním spjaty. Navrhuji nové zřízení útvaru pro interní audit s popisem ideálního auditora a jeho asistenta včetně jejich zařazení do nové organizační struktury. V části strategie interního auditu je naplánován audit na rok 2015 s chronologickým postupem všech prací. Plán interního auditu je naplánován v souladu s bývalým vedením, které považuje tyto audity za důležité. Jedná se o tyto audity: Audit personálního zabezpečení dle požadavků úhradové vyhlášky Ministerstva zdravotnictví Audit výkonnostní aplikace dle požadavků úhradové vyhlášky Ministerstva zdravotnictví Audit finanční účinnosti poptávkových řízení na dodavatele léků a zdravotnického spotřebního materiálu Audit nově převzatého stravovacího zařízení Závěr praktické části je zaměřen na aplikaci výstupů interního auditu. Každá sekce v návrhové části je zakončena souhrnným návrhem na opatření nebo změnu. 11

13 1. Teoretická část 1.1 Interní audit Při slově audit každému vyvstane na mysli kontrola, kterou provádí nějaký člověk. V našem případě nezávislý auditor. Auditor zkoumá účetní výkazy a porovnává je se skutečným stavem. Výstupem celého auditu je auditorská zpráva která, nám podává informace o skutečném hospodaření firmy. To je však pouze jeden velmi široký a zkreslující pohled na celou problematiku auditu. Navíc tento finanční audit je zpravidla prováděn externím auditorem, který nemá žádný vztah s podnikem ani jeho zaměstnanci. V dnešní moderní době a moderním stylu řízeni podniku se objevila celá řada činností založených na auditorských principech zkoumat i jiné oblasti podniku. Právě proto vznikají celé řady specializovaných postupů například audit jakosti, audit informačních systémů, audit dodavatelů a další, mezi ně patří i interní audit. Obsah interního auditu byl definován samotnými auditory. Zastaralost interního auditu se projevila v tom, že zužovala činnosti interního auditu na zkoumání a vyhodnocování vnitřní podnikové kontroly, přičemž nebylo jasné, zda má na mysli kontrolování, nebo všechny řídící a kontrolní mechanizmy, které mají zajistit: - spolehlivost a integritu informačních systémů, - dodržování interních norem a obecně závazných právních norem, - ochranu majetku a správné využívání zdrojů, - dosahování stanovených záměrů a cílů - efektivnost a hospodárnost prováděných operací 12

14 Byla proto hledána koncepce jiná, širší, která odráží podmínky, které jsou s touto odbornou činností spojeny: - objektivnost, - pravdivost, - nezávislost, - použití metod auditorské činnosti Definice interního auditu Za převratnou změnu je třeba považovat následující definici interního auditu: 1 Interní audit je nezávislá, objektivní, ujišťovací a konzultační činnost zaměřená na přidanou hodnotu a zlepšení provozu organizace. Pomáhá organizaci dosáhnout její cíle tím, že zavádí systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšení efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních procesů. Rozbor definice interního auditu: Ujištění, že interní auditor je profesionál. Managementu předkládá názor na obecnou či specifickou složku řízeného systému. Na základě tohoto názoru management organizace: - chápe riziková ohrožení, - provádí přiměřená řízená rizika, - přiměřeně vyvažuje riziko a kontrolu - strategie kontroly je úměrná strategii řízení rizika, - efektivně se přizpůsobuje změně. Konzultační činnost znamená, že interní audit poskytuje poradenské služby organizaci ohledně identifikace rizika a o činnostech nasazených k řízení přidružených hrozeb. Poradenská služba je charakterizována dvěma stranami - interní auditor a management. V tomto případě interní auditor předkládá zprávy managementu. 1 Definici schválila rada IIA v červnu 1999 na základě celosvětové diskuze. 2 Dvořáček J. Interní audit a kontrola str. 4 13

15 Přidaná hodnota znamená, když organizace existují proto, aby vytvářely hodnotu nebo užitek jejím vlastníkům, ostatním zainteresovaným stranám, zákazníkům a klientům. Toto pojetí zakládá účel jejich existence. V prostoru shromažďování informací pro pochopení a zhodnocení rizika interní auditoři významně pronikají do podstaty operací a příležitostí pro zdokonalení, která mohou být užitečná pro jejich organizaci. Tyto cenné informace mohou být ve formě konzultace, doporučení, auditorské zprávy nebo jiných produktů poskytnuty příslušnému managementu nebo provoznímu vedení. 2 Pomáhání s organizací. Interní audit se zaměřuje na veškeré organizační záměry a na způsoby, jimiž jsou tyto záměry dosahovány na provozních úrovních. Řízení rizika, řízení a kontrola a procesy správy vlastnictví. Procesy řízení rizika jsou zavedeny managementem k identifikaci a hodnocení potencionálních rizik a jejich reakci na potenciální rizika, která mohou ovlivnit dosahování záměrů organizace. Řídící a kontrolní procesy jsou zásady, postupy a činnosti, které jsou součástí řídícího a kontrolního systému, který má zajišťovat, aby rizika byla v toleranci procesu řízení rizika. Procesy správy se týkají postupů používaných reprezentanty zainteresovaných stran organizace, které mají umožnit dohled nad rizikovými a řídícími a kontrolními procesy. Interní audit je dynamická a evoluční profese, která předjímá změny ve svém pracovním prostředí a přizpůsobuje se změnám v organizační struktuře, procesech a technologiích. Dnes se již obsah interního auditu dosti liší od představ, kdy byl přijímán tradičně, jako pouhá revize pro ostatní kontroly v podniku. Současné názory nám říkají, že je moderní interní audit poradním orgánem vedení podniku a jeho úkolem je hledat způsoby k dosažení vyšších cílů a efektivnosti. To znamená lepší organizaci a řízení. Lepší efektivnosti se snaží dosáhnout zdokonalováním uplatňované strategie, používaných metod, systémů a postupů v podniku. 1 Definici schválila rada IIA v červnu 1999 na základě celosvětové diskuze. 2 Dvořáček J. Interní audit a kontrola str. 4 14

16 Služby, které využívá interní audit mají například tuto podobu: - finanční audit, - prevence a odhalování podvodu, - vnitřní účetní kontrola, - audit kontraktů (investoři, dodavatelé, odběratelé), - audit souladu podnikové politiky a postupů se zákony, vyhláškami a nejrůznějšími nařízeními - audit operací, - audit produktivity, - audit podniku, - audit managementu, - audit jakosti, - audit ekologický, - audit personálního rozvoje, - audit vnějších podnikových vztahů atd. 3 Hlavními žadateli o služby interního auditu jsou převážně: - řídící orgány společnosti (vrcholový management akciové společnosti, dozorčí rada) - provozní management, - výbor pro audit, - externí auditoři. Účelem činnosti interního auditu ( podle definice IIA) je pomáhat pracovníkům organizace v efektivním plnění jejich funkcí. Pro dosažení tohoto cíle jim interní audit poskytuje následující služby: - analýzu, - hodnocení, - doporučení, - návrhy, - informace. 3 Dvořáček J., Vázquez H. - Interní audit 1996, str.16 15

17 Interní audit se snaží o realizaci činnosti, kterou by se vedení podniku mohlo zabývat samo, pokud by k tomu mělo dostatek času. 4 Historie interního auditu Historie auditu je velmi stará a v úzkém vztahu se základy účetnictví. Audit i účetnictví byly metody, které využívaly zpočátku jednotlivé rody a později kupci a obchodníci pro evidenci majetků, jejich ochranu a proti podvodům. Jak plynul čas, tak se účetnictví stále více zaměřovalo na evidenci majetku a zjišťování efektivnosti jeho používání. Audit se pak vedle toho používal i jako ochrana majetku. Ve starém Římě byli auditoři lidé, kteří informovali senát o stavu státního majetku. Později byli auditoři také vojenští soudci a členové vyššího dvora. Historicky se rozšířilo pojetí auditu, které je spojeno s jeho v minulosti dominantní funkcí, totiž s ověřováním účetních výkazů. 5 Audit je vlastně analýza kritická, která umožňuje ověřovat informace dodané podnikem a hodnotit operativní činnosti a systémy používané při jejich předávání. Jindy je zase audit systematický proces objektivního získávání a vyhodnocování důkazů, týkající se informací o ekonomických činnostech a událostech, s cílem zjistit míru souladu mezi těmito informacemi a sdělit výsledky zainteresovaným zájemcům. Od poloviny 19. století byl vyvolán obrovský nárůst účetních informací a nutností zabezpečit spolehlivě účetní systémy. V roce 1844 byl v Anglii vydán zákon o akciových společnostech, který říkal, aby jeden nebo více akcionářů prověřili rozvahy připravované řediteli společnosti. Zanedlouho se celý požadavek vyvinul ve smyslu, že prověrku nemusí dělat akcionáři, protože auditora si může vybrat společnost sama. Tím se položil základ povinnému auditu. Čím byla 4 Dvořáček J., Interní audit a kontrola, str. 7 5 Účetnictví a audit jsou dvě odlišné disciplíny. Audit se zabývá základnou, ze které vychází účetnictví. Základ auditu však nespočívá v účetnictví, které prověřuje, ale v logice, na kterou spoléhá. 16

18 společnost větší, ať už počtem zaměstnanců, obratem nebo hodnotou majetku, tím to znamenalo větší riziko omylů a vyžadovala se správnost účetnictví, které vedle externích pracovníků zařizovali i interní auditoři. Význam, úloha a funkce interního auditu se za tu dobu vyvíjela. Byla charakterizována postupným přibýváním dalších atributů a současně rostla i její odpovědnost při plnění základního cíle, čímž je sloužit stále lépe podniku jako nástroj pro dosažení efektivnosti řízení. Muselo se projít dlouhou cesto od počátku auditorské činnosti jako odvětví účetnictví, k němuž původně patřila, až do současnosti, kdy interní audit představuje zvláštní typ podpory řízení. Úkolem auditora bylo zpočátku pouze revidovat ekonomickou a finanční situaci podniku, hledat možné podvody nebo omyly a zajistit správné uplatňování účetních pravidel. Tento typ práce je dnes zadáván externím auditorům nebo Nejvyššímu kontrolnímu úřadu Významné organizace V roce 1941 byl v New Yorku založen Institut interních auditorů (IIA), nyní je sídlo instituce na Floridě ve městě Altamonte Springs. Tento institut zaštiťuje většinu evropských zemí, Spojené státy a Kanadu. Do celého institutu jsou zapojeni i auditoři z Asie, Afriky a Austrálie, v roce 2002 měla tato instituce členů ve 141 zemích. IIA se zaměřuje na odborná školení auditorů, vytváření nových pravidel a směrnic, rozvoj interní auditorské činnosti a na dodržování etických pravidel. Institut interních auditorů přispívá k výkonu interní auditorské činnosti zejména tím, že: - vypracovává profesní standardy, 6 - zabezpečuje profesní certifikace interních auditorů, 6 Standardy jsou v současnosti součástí Rámce profesní praxe auditu, který v roce 1999 schválila správní rada Institutu interních auditorů (IIA). 17

19 - organizuje profesní výuku (konference, semináře, workshopy, kurzy) - udržuje kontakty s přidruženými společnostmi, instituty, kluby Snahou o sjednocení přístupu k problematice interního auditu vedlo některé evropské organizace interních auditorů k založení Evropské konfederace Institutů pro interní audit (1982). Konfederace zachovává úplnou autonomii národních institutů a své poslání spatřuje v "prosazování a rozvíjení profesionální praxe v oblasti interního auditu v Evropě prostřednictvím členských organizací, ku prospěchu této profese ve všech členských zemích." 7 Pro naplnění uvedeného poslání vytýčila ECIIA tyto hlavní cíle: 1. Dělit se mezi členy ECIIA o poznatky a zkušenosti prostřednictvím soustavné analýzy přesahující hranice států, studijních projektů, konferencí, seminářů a veřejných tribun, aby sloužily a rozvíjely profesionální interní audit v Evropě. 2. Dělit se mezi členy ECIIA o poznatky a zkušenosti, aby byla získána podpora pro přijetí standardů profesionální praxe interního auditu a aby došlo k podpoře certifikace profesionálních interních auditorů v Evropě. 3. Zajistit jednotný styk mezi členy ECIIA a Evropskou unií ve vztahu ke všem záležitostem, které jsou v zájmu Konfederace. 4. Podporovat profesi interního auditu obecně a jeho specifický rozvoj v Evropě, prostřednictvím rozvíjení úzké spolupráce s ostatními profesními organizacemi. 7 Dvořáček J. Interní audit a kontrola 18

20 5. Usilovat o vytvoření celosvětové organizace, která bude zahrnovat všechny profesionální organizace, které se věnují profesi interního auditu. Český institut interních auditorů (dále jen ČIIA) je občanské sdružení interních auditorů za účelem prosazování a podpory rozvoje interního auditu v České republice. Český institut interních auditorů působí od března Má okolo 1000 členů. Jeho nejvyšším orgánem je Sněm, který se schází pravidelně každý rok. Činnost ČIIA řídí Rada v čele s prezidentem, na jejíž činnost dohlíží tříčlenná kontrolní komise. Funkce Českého institutu interních auditorů: 1. soustřeďuje osoby, které pracují jak v oblasti interního auditu, tak v oblastech příbuzných 2. poskytuje informace o rozvoji interního auditu v ČR i v zahraničí a napomáhá tak společnému postupu v poznávání a řešení problémů této profese 3. poskytuje konzultace jako profesionální pomoc v jednotlivých oblastech auditu 4. publikuje materiály potřebné k získání a rozšíření znalostí o funkci interního auditu 5. organizuje různé formy vzdělávacích akcí 6. popularizuje činnost interního auditu 7. iniciuje a podporuje jednání a akce zaměřené na rozšiřování praxe interního auditu do dalších společností v ČR 8 8 Český institut interních auditorů, o.s. 19

21 1.1.3 Standardy pro profesionální praxi interního auditu Interní auditoři se musejí řídit tzv. principy, tyto principy jsou dány ve Standardech pro profesionální praxi interního auditu. Pokud se každý interní auditor bude řídit podle těchto standardů, je zaručená jednotnost v metodách používaných v praxi. Český institut interních auditorů přeložil a vydal publikaci Mezinárodní rámec profesní praxe interního auditu. Předlohou jsou Standardy pro profesní praxi interního auditu, které vydává Instituce interních auditorů. Závazné směrnice se skládají z : Definice interního auditu Etického kodexu Standardů Závazná povaha Standardů je zdůrazněna slovem "muset". Standardy používají slovo "muset" pro stanovení nepodmíněného požadavku. Soulad s pojetím formulovaným v závazných směrnicích je nezbytný pro účinný výkon odpovědností interních auditorů. Závazné směrnice byly formulovány tak, aby byly použitelné jak pro jednice, tak pro entity poskytující služby interního auditu. Na základě návrhu pečlivě připraveného mezinárodním technickým výborem a samotným Institutem, schválil IIA důrazně doporučené směrnice, které však nejsou závazné. Doporučené směrnice se skládají z: Stanovisek Doporučení pro praxi Praktických pomůcek Účelem těchto doporučených směrnic je poskytnout širokou škálu použitelných řešení určených ke splnění požadavků stanovených závaznými směrnicemi IIA. Soubor důrazně doporučených směrnic nebyl připraven s cílem poskytnout rozhodující stanoviska použitelná v jednotlivých konkrétních situacích 20

22 a jako takový by měl být používán spíše jako rádce. Očekává se, že tyto důrazně doporučené směrnice budou využívat odborně způsobilí interní auditoři současně se svým odborným úsudkem. 9 Standardy se dělí na tři části: - Základní standardy - tato část vymezuje požadavky a vlastnosti, které musí splňovat osoby a útvary zabývající se interním auditem - Standardy pro výkon interního auditu - zde je vymezena podstata činnosti interního auditu a také jsou zde uvedena kvalitativní kriteria pro hodnocení interního auditu. - Prováděcí standardy - v této části jsou rozvedeny požadavky základních standardů a standardů pro výkon interního auditu a to podle náplně interního auditu. 10 Změny ve standardech od ledna 2009 a standardy platné od ledna 2011: , Účel, pravomoci a odpovědnosti Nezávislost a objektivita Organizační nezávislost Externí hodnocení Užívání výrazu "Je v souladu s Mezinárodními standardy pro profesní praxi interního auditu" Řízení interního auditu A2: přidán nový standard Externí poskytovatel služeb a organizační odpovědnosti za provádění interního auditu: přidán nový standard a interpretace A2: změna standardu 9 (online) 10 Dvořáček J.- Interní audit a kontrola str

23 C1 přečíslováno na 2210.C2 změna obsahu standardu Řízení rizik: změna interpretace A1: změna standardu A1: změna standardu A2: standard zrušen A3: standard zrušen C1: přečíslováno na 2220.C C2: přečíslováno na 2130.C Předávání výsledku: změna standardu A1: změna standardu, přidána nová interpretace Celkové názory: přidán nový standard a interpretace - Přidaná hodnota: změna definice - Vedoucí interního auditu: změna definice - Kontrolní prostředí: změna definice - Nezávislost: změna definice - Řízení a správa informačních technologií: změna definice - Objektivita: změna definice Doporučení pro praxi: DP : Využití procesu řízení rizik při plánování interního auditu DP : Mapy ujišťovacích činností DP : Spolehnutí se na práci ostatních dodavatelů ujištění DP : Předávání zpráv vedení a orgánům společnosti DP : Řízení a správa společnosti: Definice DP2110 2: Řízení a správa společnosti: Souvislost s rizikem a s řízením a kontrolou DP : Řízení a správa společnosti: Hodnocení DP : Řízení rizik interního auditu DP : Používání rizikově zaměřeného přístupu shora-dolu ( top down ) k identifikaci kontrolních a řídicích mechanismu, které budou hodnoceny v průběhu zakázky interního auditu DP : Využívání osobních informací při provádění zakázek DP : Analytické postupy 22

24 DP 2330.A1 2: Poskytování přístupu k záznamům pořízeným v rámci zakázky DP : Právní aspekty při předávání výsledku DP : Předávání citlivých informací v rámci nebo vně hierarchie řízení DP 2440.A2 1: Předávání informací vně společnosti Etický kodex Cílem Etického kodexu interních auditorů je podpora etické kultury v profesi interního auditu. Etický kodex je nedílnou součástí Mezinárodních standardů pro profesní praxi interního auditu. Etický kodex je nezbytný a důležitý pro profesi interního auditu, neboť ta je založena na důvěře, která je součástí objektivního ujištění poskytovaného touto profesí v oblasti řízení a správy společnosti, řízení rizik a řídících a kontrolních systému. Tento etický kodex přesahuje rámec definice interního auditu a zahrnuje dvě významné části: 1. Základní zásady, které jsou důležité pro profesi a praxi interního auditu 2. Pravidla jednání, která popisují normy chování očekávaného od interního auditora. Tato pravidla jsou pomůckou pro uplatňování Základních zásad v praxi a slouží jako návod pro etické jednání interních auditorů. Interními auditory se rozumí členové Institutu a držitelé nebo kandidáti profesionální certifikace IIA a ti, kteří poskytují služby interního auditu v souladu s definicí interního auditu. Tento etický kodex se vztahuje na subjekty, které poskytují služby interního auditu, a to jak na fyzické, tak i na právnické osoby. Od interních auditů se očekává, že budou dodržovat a uplatňovat následující základní zásady: 11 (online) 23

25 1. Integrita - Integrita interních auditorů vytváří důvěru, která je základním prvkem víry ve spolehlivost jejich úsudků. Dále nám říká, že interní auditoři budou vykonávat svoji práci čestně, s náležitou péčí a odpovědně. Auditoři musejí dodržovat zákony a poskytovat informace, které jsou vyžadovány ze zákona nebo profesí. Nikdy se nebudou vědomě zapojovat do jakýchkoli nezákonných aktivit nebo se zúčastňovat činností, které by diskreditovaly profesi interního auditu nebo organizace. Auditoři budou respektovat zákonné a etické cíle organizace a přispívat k jejich dosažení. 2. Objektivita - Při shromažďování, hodnocení a předávání informací o prověřovaných činnostech a procesech, prokazují interní auditoři nejvyšší úroveň profesní objektivity. Nezúčastní se žádných aktivit nebo vztahů, které mohou narušovat nebo mohou být chápány jako narušení jejich objektivního úsudku, takováto spoluúčast se týká činností a vztahů, které mohou být v konfliktu se zájmy společnosti. Nepřijmou nic, co by mohlo narušit nebo mohlo být chápáno jako narušení jejich profesionálního úsudku. Uvedou všechny významné skutečnosti, které jsou jim známy a které, kdyby nebyly uvedeny, by mohly zkreslit zprávu o činnostech, jež byly předmětem auditu, 3. Důvěrnost - Interní auditoři respektují vlastnictví a hodnotu informací, které získávají při své činnosti a tyto informace neposkytují bez příslušného souhlasu, pokud neexistuje právní nebo profesní povinnost tak učinit. Budou obezřetní při použití a ochraně informací, které získají v průběhu plnění svých povinností. Nepoužijí získané informace pro jakýkoli osobní prospěch a ani žádným jiným způsobem, jenž by byl v rozporu se zákonem nebo újmu zákonných a etických cílů organizace. 4. Kompetentnost - Při poskytování služeb interního auditu uplatňují interní auditoři potřebné vědomosti, dovednosti a zkušenosti. Budou všechny své služby provádět v souladu se Standardy pro profesionální praxi interního auditu. Budou nepřetržitě zdokonalovat svou odbornost a efektivnost a kvalitu svých služeb. 24

26 Mezinárodní etický kodex se stává závazným pro všechny auditory, kteří jsou členy Mezinárodního institutu interních auditorů nebo národních institutů interního auditu, které se k zásadám IIA hlásí Interní vs. externí audit Externí audit byl nejčastěji spojován s auditem finančních výkazů obchodní společnosti. V dnešní době se však externí audit zaobírá i dalšími druhy auditorské činnosti, jako například audit jakosti, managementu, ekologický audit a podobně. Externí auditorskou činnost můžeme definovat jako jakousi veřejnou službu poskytovanou kvalifikovanými odborníky v oboru účetnictví. Bavíme se zde o auditu účetních výkazů. Audit spočívá v provádění revize finančního stavu společnosti, a to podle zvláštních norem a speciálních technik. Cílem by mělo být správné a objektivní vyhodnocení, zda stav hospodaření společnosti odpovídá ekonomické a finanční situaci. Externí auditor je fyzická nebo právnická osoba zapsaná do seznamu auditorů. Externí auditor musí být nezávislý jak na státních orgánech, tak na vedení auditované společnosti i na ostatních zájmových skupinách. Působení externích auditorů v oblasti účetnictví je v podmínkách České republiky upraveno zákonem č. 524/1992 Sb., o auditorech a Komoře auditorů. 13 Existují tři způsoby jak lze poskytnou auditorské služby: 1. svým jménem a na svůj účet, 12 Vázquez H., Dvořáček J. - Interní audit str Dvořáček J. Interní audit a kontrola str

27 2. v auditorské společnosti jejím jménem a na jejich účet, 3. jako zaměstnanec auditora jeho jménem a na jeho účet. Auditor v rámci auditu vedení účetnictví ověřuje nejen organizační stránku účetnictví, ale i jeho praktické vedení. Účetní jednotka zodpovídá za vedení účetnictví, za jeho úplnost, průkaznost a správnost. 14 Auditor zodpovídá za ověření účetní závěrky a za svůj názor vyjádřený v auditorské zprávě formou výroku. Podle zákona o auditorech by auditor měl ve svém výroku vyjádřit srozumitelný názor na to: zda údaje v účetní závěrce a ve výroční zprávě zobrazují věrně stav majetku a závazků, vlastního jmění, finanční situace a výsledek hospodaření účetní jednotky, zda je účetnictví vedeno úplně, průkazně a správně. Výroky auditora mohu znít takto: 1. Výrok bez výhrady - vydává tehdy, jestli je auditor přesvědčen, že účetní závěrka je věrná ve všech ohledech, v průběhu auditu účetní závěrky nebyly zjištěny nedostatky a byly posouzeny změny účetních zásad a jejich použití a že všechny významné skutečnosti byly odpovídajícím způsobem zveřejněny v příloze tvořící součást účetní závěrky. 2. Zdůraznění skutečnosti - správa je modifikována doplněním odstavce zdůrazňujícího skutečnost ovlivňující účetní závěrku, která je podrobně popsána v příloze. 3. Výrok s výhradou - v tomto případě auditor nemůže udělit výrok bez výhrady, ale nemůže ani vyjádřit nesouhlas. Nejde ani o nic zásadního, že by vyžadovalo odmítnutí. Ve výroku je popsána záležitost k níž se výrok vztahuje. 4. Záporný výrok - vyjádří auditor pouze pokud dopad nesouhlasu s účetní jednotkou je tak zásadní, že auditor dojde k závěru, že výhrada ve zprávě 14 Spencer Pickett - The Essential Guide to Internal Auditing str

28 není přiměřená k vystižení zavádějícího charakteru. Jsou zjištěny zásadní nedostatky, které mohou mít dopad na podnik. 5. Odmítnutí výroku - auditor nebyl schopen získat dostatečné informace, a proto není schopen vyjádřit výrok o účetní závěrce. Externí auditoři postupují v těchto krocích: Před auditní činností: zvážení rizik, sestavení realizačního týmu, stanovení podmínek realizace. 2. Předběžné plánování: porozumění předmětu účetní jednotky, porozumění kontrolnímu prostředí, porozumění účetním postupům, provedení předběžných analytických procedur, stanovení materiality. 3. Plánovaní auditu: zvážení rizika a potenciální míry odchylek, naplánování přístupu k auditu, naplánování prověření kontrol, naplánování následných testů, shrnutí a diskuse auditního plánu. 4. Vykonání plánu auditu: vykonání testu kontrol, vykonání následných analytických procedur, vykonání detailních testů, zhodnocení výsledků následných testů. 5. Vyvození závěrů a zpracování zprávy: vykonání prověrky následných událostí, získání potvrzení vedení, shrnutí výsledků auditu, příprava, revize a kontrola pracovních podkladů, vytvoření zprávy. 6. Po-auditní činnosti: zhodnocení kvality zakázky. Celým auditem se zabývá auditorský tým. Velikost auditorského týmu záleží na velikosti podniku, na množství testů, které bude nutno provést. Tým je sestaven z partnerů - spoluvlastníků firmy, manažerů - vedoucích práce, zkušenějších pracovníků auditu, asistentů. partner je zodpovědný za naplánování a kontrolu všech etap prováděné práce, nemusí se zúčastňovat každodenních prací. manažer zodpovídá společníkům, má užší kontakt se zaměstnanci klienta, příliš se nezabývá samostatným auditem 15 Schránil P., Tvrdoň J. - Externí a interní auditing 27

29 asistenti manažera, zkušenější pracovníci auditu, asistenti jsou intenzivně zapojeni do každodenních prací. Externí audit může mít dvě podoby: audit průběžný, ten se provádí obvykle v polovině účetního roku, respektive v době, kdy klient tento audit vyžaduje. Testují se veškeré položky za uplynulé období, výsledky testů se pak využívají na konci účetního období při závěrečném auditu, tento audit se nemusí provádět. audit na konci roku, který obsahuje detailní testy a analýzy zkoumání následujících událostí. Odměna za poskytnutí služeb se dohodne mezi auditorem a klientem. Je nepřípustné stanovení ceny jako podílu na výsledcích činnosti klienta nebo odvození její výše ze znění výroku auditora. Auditor nemá oprávnění k nařizování změn a korekcí údajů vykázaných účetní jednotkou. Zjistí-li auditor nebo auditorská společnost při poskytování auditorských služeb účetní jednotce skutečnost, o kterých se lze domnívat, že mohou naplnit skutkovou podstatu hospodářského trestného činu, trestného činu úplatkářství nebo trestného činu proti majetku, jsou povinni neprodleně písemně informovat statutární i dozorčí orgán účetní jednotky. Auditor a auditorská společnost odpovídají za škodu, která byla způsobena v souvislosti s poskytováním auditorských služeb. Interní audit se uskutečňuje prostřednictvím vlastních pracovníků společnosti, zatímco externí audit vyžaduje, jako základní podmínku své existence a důvěryhodnosti, aby odborníci, jež jej provádějí, nebyli zaměstnanci auditované společnosti. To znamená, aby byli zcela nezávislí na dané společnosti a jeho vedoucích pracovnících Dvořáček J. Interní audit a kontrola str

30 Odlišují se i cíli, jejichž splnění je očekáváno od obou typů auditu. Cílem externího auditu je vyjádřit názor na finanční stav auditované společnosti, a to v určitém daném období. Cíle interního auditu jsou však početnější a rozmanitější, neomezují se pouze na oblast ekonomickou a finanční, protože interní auditorská činnost zahrnuje celou oblast operací a aktivit dané společnosti. Externí audit se navíc provádí podle souladu s normami a postupy, jenž jsou mezinárodně homologovány a nelze je podstatně měnit ani upravovat, zatím co provádění interního auditu je mnohem pružnější a závisí vždy na společnosti. Další odlišností je cíl, jehož splnění je očekáváno od obou typů auditů. U externího auditu je cíl vyjádřen názorem na finanční stav auditované společnosti v určitém předem daném období, cíl u auditu interního je mnohem širší a rozmanitější a nezahrnuje pouze ekonomickou a finanční oblast, ale i celu řadu dalších operací a aktivit dané společnosti. Co se týče společných ukazatelů, jde hlavně o používanou auditorskou metodologii, která je v zásadě shodná pro oba typy auditů. Obě skupiny auditorů také využívají stejnou databázi údajů. Rozdíl pak bude pouze v přístupnosti auditorských sdělení. Externím uživatelům budou k dispozici pouze závěrky externích auditorů, zatím co interní uživatelé budou mít přístup k výsledkům interního i externího auditu. 17 Pokud probíhá spolupráce externích a interních auditorů, lze dosáhnout značné úspory nákladů a času, které jsou potřebné pro výkon různých auditorských postupů. Dle odhadů se udává, že externí audit může být levnější až o 30%. Této úspory lze dosáhnout tím, že externí auditor se na počátku své práce může spolehnout na identifikaci rizikových oblastí interním auditorem, z dokumentace interního auditora lépe rozpozná vlastnosti vnitřního kontrolního systému, může se spolehnout na ohodnocení rizik v průběhu auditu a v neposlední řadě také dojde k omezení provádění duplicitních činností Králíček V. Auditing. Vysoká škola ekonomická v Praze str Králíček V. Auditing. Vysoká škola ekonomická v Praze str

31 1.1.6 Controlling a interní audit Dosti často u nás v České republice bývá interní audit nesprávně ztotožněn s controllingem. Tímto nedorozuměním dochází hlavně proto, že lidé nesprávně chápou slovo control, které neznamená pouze kontrolu ale i řízení. I když slovo controlling pochází z USA, neexistuje v této zemi žádná publikace, která by se samostatně controllingu věnovala. Jedná se hlavně o to, že controlling je především součástí plánování v podniku a je zaměřen na podnikové cíle a jejich realizaci. Na rozdíl od interního auditu, controlling není samostatná kontrola podnikových činností, ale je na něj přeneseno částečně jejich plánování, koordinace jednotlivých dílčích plánů, organizace a kontrola informačních toků. Controlling také radí managementu podniku v problematice vedení podnikových cílů a jejich realizaci. Není možné rozdělit controlling a interní audit v praxi, protože se jejich úkoly prolínají. Můžeme se také setkat i s tím, že bude controlling zaměřen do všech oblastí podnikání. Za správné můžeme považovat následující pojetí podstaty controllingu. Controlling je systém pravidel, který napomáhá dosažení podnikových cílů, zabraňuje překvapením a včas rozsvěcuje červenou, když se objevuje nebezpečí vyžadující v řízení příslušná opatření. Základním ukazatelem v controllingu je zisk. 19 Ziskem v controllingu se rozumí zisk před zdaněním, který je rozdílem výnosů a nákladů a proto se tato činnost zaměřuje především na řízení výnosů a nákladů, které rozděluje na jednotlivé složky, aby lépe umožnil řízení zisku. V poslední době se řízení controllingu rozšířilo i na řízení peněžních toků. 20 Controlling také plní různé funkce v systému řízení jako jsou: 1. Registrační funkce patří k původním funkcím a je možné ji ztotožnit s funkcí výkaznictví. 19 Mann R., Mayer E.- Controlling metoda ú spěšného podnikání. 20 Dvořáček, J. Interní audit a kontrola str

32 2. Navigační funkce je spojena s controllingem a s jeho aktivní orientací na kontrolu hospodárnosti a současně vypracovává návrh na zlepšení situace. 3. Inovační a koordinační funkce controllingu vychází z orientace na řízení Benchmarking a interní audit Benchmarking představuje jednu z moderních metod, která přispívá k tvorbě přidané hodnoty. A to díky hledání a zavádění nejlepší praxe. Benchmarking identifikuje zpracovatelské a další operace v organizaci, jež potřebují zdokonalit. Dalším krokem je vyhledat jiné organizace uskutečňující podobné operace s mimořádně dobrými výsledky a podrobně prozkoumat, jak to dělají. Poté může být zahájen proces zdokonalování, který si klade za cíl orientace organizace a rozvíjení pracovních dovedností a kvalifikace vedoucích pracovníků i ostatních. 21 Celý benchmarking můžeme rozdělit do těchto kategorii: Vnitřní (interní) benchmarking je zaměřen na srovnání v rámci stejné organizace například mezi stejnými divizemi. Vnější (externí), konkurenční benchmarking který srovnává operace vlastní organizace s přímou konkurencí. Funkční benchmarking který porovnává podobné funkce a postupy uvnitř téhož odvětví či oboru s cílem najít špičkové výkony. Generický porovnává procesy nezávislé na odvětví Hlavním cílem benchmarkingu by mělo být: udržení konkurenční výhody, používání nejlepších metod v daném oboru podnikání, zabezpečení budoucího přežití organizace, zabezpečení souladu s očekávanými potřebami zákazníka, ujištění, že organizace má odpovídající přístup k otázkám kvality. 21 Karlof B., Ostblom S., Benchmarking str

33 Zde je 10 kroků, které zahrnuje benchmarking: 1. Rozhodnutí o tom co podrobit metodě benchmarkingu, co by mělo být výstupem. 2. Určení nejlepšího konkurenta. 3. Shromáždění informací. 4. Analýza, určení současného zaostávání. 5. Projekt budoucí výkonnostní úrovně. 6. Komunikace výsledků a jejich přijetí. 7. Revize cílů. 8. Zavádění specifických akčních plánů a monitorování pokroku. 9. Rozvoj akčních plánů. 10. Překontrolování benchmarkingu. Kromě toho, že benchmarking může být využíván interním auditem při zlepšování operací prováděných vlastní organizací, můžeme benchamrking využívat i při zlepšování kvality práce samotného interního auditu. Nesmíme chápat benchmarking jako cíl, ale jako prostředek pro zdokonalování Risk management a interní audit Interní audit a risk management spolu poměrně úzce souvisí. Risk management vyvolává velký zájem u interních auditorů a je dokonce i součástí definice interního auditu. Interní auditoři se zaměřují na hodnocení a monitorování rizik, která mají vliv na organizaci, dávají doporučení vedoucí ke zmírnění těchto rizik a také hodnotí potřeby, které se vztahují ke strategickým a operativním cílům podniku. Riziko však není chápáno pouze v negativním smyslu jako hrozba, ale lze ho brát také jako příležitost v pozitivním smyslu. Úkolem risk managementu je napomáhat porozumět a proaktivně reagovat na rizika takovým způsobem, aby podnik mohl nejlépe dosahovat svých cílů. Což lze chápat i tak, že čas a náklady, které jsou vynaloženy na řídící a kontrolní mechanismy uvnitř společnosti, musí být porovnány s přínosy těchto mechanismů. 32

34 Od interních auditorů je vyžadováno nezávislé hodnocení při naplňování cílů risk managementu, což je definováno také ve Standardech. Jedná se především o napomáhání při identifikaci a hodnocení významných dopadů rizik, o napomáhání při zdokonalování systému risk managementu a řídících a kontrolních systémů organizace a o monitorování a hodnocení systému risk managementu. Je nutné, aby interní auditoři chápali procesy risk managementu jako nutnou součást řídících a kontrolních systémů v organizaci. Výsledkem práce interních auditorů jsou doporučení v oblasti identifikace a hodnocení rizik, zdokonalování systému risk managementu atd. 22 Interní audit sestavuje plány své činnosti m.j. na základě výsledků analýzy rizik. Řízení rizik je soustavná systematická a metodická činnost, která je organizovaná vedoucími zaměstnanci v rámci vnitřního kontrolního systému tak, aby tento systém byl způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů. 22 Kafka T. Průvodce pro interní audit a risk management str

35 23 23 Obrázek - Statut interního auditu Uherskohradišťské nemocnice - Analýza rizik 34

36 1.1.9 Typy interního auditu Audit finanční situace se týká zhodnocení současné finanční situace podniku a perspektivou jejího vývoje. V tomto případě se nehodnotí jenom správnost účetních výkazů, ale také efektivnost auditované organizace. Vychází se z účetních výkazů a výsledky jsou určeny jak organizaci, tak i externím zájemcům. Audit jakosti (podle ČSN ISO 8402) je systematické a nezávislé zkoumání s cílem stanovit, zda činnosti v oblasti jakosti a s nimi spojené výsledky jsou v souladu s plánovaným záměrem, zda se realizují efektivně a jsou vhodné pro dosažení cílů Ekologický audit zahrnuje soustavné, dokumentované, pravidelné a objektivní vyhodnocení účinnosti organizace z hlediska ochrany životního prostředí Informační audit má analyzovat především informační funkce a informační systémy. Informační funkce zahrnují analýzu organizace, bezpečnosti a oddělenosti funkcí a vedení od procesu zpracovávání dat. Informační systémy se analyzují zejména z hlediska adekvátnosti zabezpečení cílů organizace. Forenzní audit je zaměřen především proti hospodářské kriminalitě. Tento typ služeb nabízejí v současné době především externí auditorské firmy za účelem šetření zpronevěry, nalezení a znovuzískání majetku, z pověření vlád a správních orgánů, zkoumání původu finančních aktiv a obchodních kontaktů, zpracování pojistných nároků atd Truneček J. a kolektiv Interní manažerský audit str

37 1.2 Interní auditor Osoby, které chtějí tuto činnost vykonávat, musejí splňovat určité předpoklady. Pokud práci vykonává interní auditor, můžeme ji považovat za těžší, protože jeho personál patří do podniku. To znamená, že postrádá nezávislost jakou mají externí auditoři. Na druhé straně vedoucí interního auditu nemá hierarchickou autoritu nad různými úrovněmi podniku, takže se auditorská doporučení musí prosazovat vlastní silou a při vhodné příležitosti Profil interního auditora Odborný profil interního auditora by se měl podobat těmto rysům: dynamická osoba s osobní přitažlivostí, se společenským vystupováním a snadno navazující společenské styky, se schopností naslouchat, trpělivá, a neagresivní, vzdělaná, která se umí chovat přirozeně a správně v každé situaci, schopná vytvořit ovzduší důvěry, žádá-li o informaci nebo jakýkoliv údaj týkající se její odborné práce, čestná a objektivní, připravená cestovat. Pro efektivní plnění svých úkolů a povinností musí pozorně naslouchat efektivně mluvit a jasně psát. Interní auditoři, kteří jsou uznávání managementem jako odborníci na kontrolu a riziko jsou základem úspěšného podnikání. Pro interního auditora jsou považovány následující základní vědomosti za klíčové: znalost kontrolního systému ve společnosti, znalost rizik a řízení rizik, 25 Jiří Dvořáček Interní Audit a Kontrola str.78 36

38 znalosti postupů a technik interního auditu, orientace v informačních technologiích, řízení zdrojů, řízení změn, znalost společnosti, řízení strategie, manažerské postupy, znalost prostředí, ve kterém společnost pracuje, finanční řízení, společenské a sociální vzory, které v daném období působí chování. Pro práci v interním auditu jsou požadovány dovednosti v oblasti poznání a V oblasti poznávání jsou to dovednosti: technické, analytické, popisné, odhalovací. Dovednosti chování je možné rozdělit do následujících skupin: osobní charakterové, mezilidské, organizační. Profese interního auditora by měla reagovat na nové trendy, které představují novou poptávku, ale i nové možnosti pro interní audit.auditoři musejí hodnotit soulad jednání s mezinárodně platnými standardy kvality (ISO 9001/2000) a mezinárodními ekologickými standardy (ISO 14000) Jiří Dvořáček Interní Audit a Kontrola str.78 37

39 Právní a řídící požadavky vyžadují od interních auditorů zkoumat soulad jednání organizace s právními normami v oblasti zaměstnanosti, bezpečnosti a stavu životního prostředí. Vyšší konkurence a ekonomické podmínky znamenají vysoký nátlak na pracoviště interního auditu při provádění auditů a rozšiřují výrazně jejich funkce v oblasti auditu operací a konzultantské činnosti Úspěchy a neúspěchy interního auditora Úspěchem především je, podaří-li se docílit, aby skupina odpovědných pracovníků v podniku přijímala dotyčného jako člověka a jako interního auditora, aby na něho nepohlíželi jako na policajta, jako na špióna vedení, nýbrž jako na objektivního profesionála, jemuž je možno důvěřovat a na něhož je možno se obrátit, když je třeba. Další poměrně důležitý aspekt je, aby interní auditor byl respektován na kterémkoli místě podniku, měl by být zařazen jako jeden z nás a být takto přijímán, což vyžaduje věnovat péči a pozornost lidským vztahům a drobným detailům. Na druhém místě, bychom měli ukázat, že interního auditora respektujeme, a že má správný respekt a jeho slovo má váhu. Toho docílíme akceptováním jeho doporučení, názorů a podnětů. Pokud jde o neúspěchy, k jejich základním příčinám patří: vzbuzování závisti a vyvoláváni nedůvěry, neznalost podniku do hloubky a z celkového hlediska, navrhování utopických nebo málo reálných a schůdných opatření, nedosahování toho, aby doporučená opatření byla realizována, nebo alespoň akceptována, 38

40 neschopnost orientovat se v názorech vedení podniku (v jeho řídící optice), neidentifikovat se s mentalitou vedení ani s problémy a podmínkami podniku, stát se konfidentem vedení podniku nebo donašečem Zvyšování kvalifikace auditorů Proces zvyšování kvalifikace interních auditorů je často orientován na získání diplomu certifikovaného interního auditora (CIA Certified Internal Auditor). Podmínky certifikace stanoví Mezinárodní institut interních auditorů, ten taky organizuje zkoušky pro zájemce o certifikát. Zkoušky se konají celosvětově vždy v květnu a listopadu a trvají dva dny. Základní otázky se týkají požadavků na interní auditory. Podmínkou získání CIA není jen úspěšné složení zkoušky, ale jde i o minimálně dvouletou praxi v interním auditu. Mimo praxi je i nezbytnou podmínkou pro připuštění ke zkoušce ukončení minimálně bakalářského stupně. 1.3 Organizační struktura útvaru interního auditu Existuje spousta podniků a organizací, které se rozhodují, zda vybudování útvaru interního auditu je pro ně vhodné a jestli má vůbec smysl. Podnik by si měl uvědomit a brát v úvahu, že vybudování útvaru pro interní audit není zadarmo a bude spojeno s náklady. Podnik musí zvážit, zda útvar interního auditu bude vůbec přínosem pro organizaci. Pří rozhodování zda se útvar založí, musí být brán ohled na následující faktory: velikost podniku, ekonomickou situaci podniku, úroveň informačních a komunikačních systémů, 27 Dvořáček J. Interní audit a kontrola 39

41 úroveň vnitřní kontroly, materiální a personální zdroje 28 Pokud, jste soukromá osoba je to pouze na vás zda chcete založit útvar pro interní audit, na rozdíl od toho podniky ve státní správě jsou upravovány zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě Faktory organizačního uspořádání Celé organizační uspořádání auditorské činnosti by mělo vycházet z respektování následujících skutečností konkrétního podniku: velikosti a typu podniku, cílů a úkolů podniku, představy vedení podniku o interním auditu, osobnosti vedoucího pracoviště interního auditu. Organizační uspořádání útvaru interního auditu v podniku musí mít možnost opírat se o mnoho nástrojů, které umožňují provádět auditorskou činnost bez jakýchkoli rušivých vlivů, popřípadě bez větších překážek, dovolí mu vyhýbat se problémům a překážkám byrokratického rázu a zaručí mu minimální ztrátu času v předběžných konzultacích a autorizacích. K těmto nástrojům patří: statut, event. Norma auditorské činnosti, organizační a pracovní řád plánování auditorské činnosti. 28 Dvořáček J., Kafka T., Interní audit v praxi 40

42 1.3.2 Nástroje organizace Statut auditorské činnosti, který musí být v rámci podniku zveřejněn a patřičné rozšířen ve všech podnikatelských úrovních, stanoví cíle a kompetence útvaru interního auditu, jeho organizační uspořádání a hierarchické začlenění v podniku. K základním bodům statutu patří: organizace, autorita a kompetence, auditorské zprávy, závěrečná (roční) zpráva o činnosti interního auditu, program (plánování) auditorské činnosti. Obr. Organizace útvaru interního auditu: 29 Ředitel IA Sekretářka Zástupce ředitele IA Pomocný administrativní personál Vedoucí Vedoucí Vedoucí auditu Vedoucí auditu řízení informatického a technického společnosti a filiálek externího auditu auditu Auditor Pomocný auditor informaticko-technický 29 Obrázek Organizace interního auditu Dvořáček J. Interní audit a kontrola 41

43 Organizace Auditorská činnost je zařazena do struktury podniku jako orgán, který podléhá přímo předsedovi představenstva. Díky hierarchickému postavení nebude oddělení interního auditu podřízeno žádné jiné úrovni, a to nejen pokud se jedná o vlastní činnost, ale ani v otázce personálu tohoto oddělení. Vedoucí celého oddělení je většinou označován za ředitele interního auditu a jeho zaměstnanci jsou auditoři. Veškeré funkce jak obecné, tak i specifické jsou popsány v organizačním řádu. Autorita a kompetence Oddělení interního auditu není výkonným orgánem, s výjimkou plnění požadovaných norem, proto nemá autoritu ani přímou řídící funkci nad žádým operativním oddělením podniku. Kompetence interního auditu jsou tyto: vystupovat zcela nezávisle na ostatních odděleních podniku a řídit se vlastními kritérii při plnění své auditorské činnosti a při zpracování auditorských zpráv, mít kdykoliv volný přístup k účetnímu hospodaření, archivu a dokladům společnosti a rovněž ke všem dalším zdrojům informací o podniku, nebo vztahu k podniku, požádat o spolupráci kteréhokoliv zaměstnance podniku za účelem co nejlepšího plnění svěřených úkolů, a to podle příslušného hierarchického uspořádání, dbát na dodržování norem a pokynů stanovených vedením podniku a oznamovat řediteli interního auditu jejich porušení, dále sledovat plnění opatření doporučených v auditorské zprávě, žádat na vedení podniku připomínky a doporučení pro zpracování ročního plánu auditorské činnosti, aniž by však bylo povinností všechny je pak do tohoto plánu zahrnout Dvořáček J., Interní audit a kontrola 42

44 Auditoři, kteří byli pověřeni auditorskou činností ředitelem interního auditu, mohou mít volný přístup, jak do všech částí podniku, tak i do všech kanceláři. Mohou kontrolovat veškeré knihy, doklady a registry včetně zápisu zasedání představenstva. Odpovědnost Celý útvar interního auditu má povinnost a musí vždy hájit zájmy organizace a je odpovědný za co nejobjektivnější zpracování auditorské zprávy, a to při dodržení maximální mlčenlivosti. Vše samozřejmě musí proběhnout v souladu se zákonem a s pravidly auditorské činnosti. Auditorské zprávy 31 Auditorské zprávy rozdělujeme na: plánované (programované), neplánované (neprogramované), běžné nebo kontrolní. Plánovaný interní audit neboli programovaný zpravidla vychází z ročního plánu auditorské činnosti schválené vedením. Neplánovaný interní audit se provádí na základě mimořádného pověření ředitele interního auditu vedením podniku. Celý neplánovaný audit probíhá mimo rámec plánovaných auditů a většinou se týká: vyšetření došlých oznámení nebo administrativních nedostatků, případů krádeží, zpronevěry, eventuelně nepřiměřeného chování některých zaměstnanců, vyšetřování, analýza nebo průzkum skutečností a okolností povahy účetní, uvěrové, finanční, administrativní atd. týkající se podniku 31 Dvořáček J. Interní audit a kontrola str

45 nebo jeho poboček, eventuelně podniků, v nichž je jeho podíl majoritní, audit řízení podniku, a to obvykle velmi naléhavé povahy. Nakonec je tu audit ověřovací, který není povinný a uskutečňuje se minimálně. Nevyžaduje se aby byl přímo zahrnut do plánu auditorské činnosti. Tento audit se týká hlavně: pokladní uzávěrka, kontrola stavu zásob, odpracované přesčasy, půjčky a sociální podpory, bankovní smírčí řízení, oprávněnost čerpání diet a cestovních výloh, výplatní listiny objednávky a smlouvy. 32 Závěrečná zpráva o činnosti interního auditu Během dvouměsíční lhůty, která se počítá od účetního období, ředitel interního auditu předloží výboru pro audit zprávu o činnosti, která musí obsahovat, mimo jiné, následující informace: přehled činností a zpráv realizovaných za uplynulé období, na něž se vztahuje auditorská zpráva, s výslovným uvedením všech, které nebyly realizovány, přestože byly uvedeny v plánu činnosti, soupis všech doporučení a návrhů, které byly obsahem různých auditorských zpráv, přičemž se na zvláštní listině uvedou: - přijatá a realizovaná doporučení, - přijatá, avšak nerealizovaná doporučení, - doporučení, která byla výslovně odmítnuta. 32 Dvořáček J. Interní audit a kontrola str

46 Program auditorské činnosti Každý rok auditorské oddělení uveřejňuje svůj roční plán činnosti, který však musí být schváleny a podepsány předsedou představenstva nebo jinou kompetentní osobou. Celý plán je sestaven ředitelem pro interní audit a musí být předložen ke schválení nebo poopravení výboru pro audit, a to dva týdny před ukončením účetního roku. Celý útvar interního auditu je zpravidla nejmenším podnikovým pracovištěm. Počty interních auditorů a organizační uspořádání se liší v závislosti na velikosti podniku a na typu jeho podnikání Postup interního auditu Každý interní auditor používá své metody, podle kterých určuje jednotlivá rizika a rozhoduje o jednotlivých situacích. Velmi důležitým základem jsou Standardy pro profesionální praxi interního auditu. O těchto standardech, jsem se již jednou zmiňoval v kapitole 1.3, nyní bych rád uvedl aspoň některé ze základních standardů: 1000 Účel, pravomoci a odpovědnosti Tyto musí být formálně stanoveny ve statutu interního auditu, který je v souladu s Definicí interního auditu, Etickým kodexem a se Standardy. Vedoucí interního auditu musí pravidelně ověřovat aktuálnost statutu interního auditu. Vedoucí interního auditu musí předkládat statut interního auditu vedení a orgánům společnosti ke schválení. 33 Kafka T. Průvodce pro interní audit a risk management str

47 1100 Nezávislost a objektivita Působení interního auditu musí být nezávislé a interní auditoři musí při výkonu své práce postupovat objektivně 1200 Odbornost a náležitá profesionální péče Úkoly interního auditu musí být prováděny odborně a s náležitou profesionální péčí Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu Vedoucí interního auditu vypracuje a pravidelně aktualizuje program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu, který zahrne všechny aspekty interního auditu a bude průběžně monitorovat jeho efektivnost. Tento program má pomáhat internímu auditu při přidávání hodnoty a zdokonalování procesů ve společnosti a zabezpečit, že se interní audit bude řídit Standardy a Etickým kodexem. Zde bych ještě poukázal na standardy nutné pro výkon interního auditu: 2000 Řízení interního auditu Vedoucí útvaru interního auditu musí účinně řídit výkon interního auditu, tak aby interní audit přinášel společnosti přidanou hodnotu Charakter práce Interní audit musí systematicky a metodicky hodnotit procesy řízení a správy společnosti, řízení rizik a řídící a kontrolní procesy a přispívat k jejich zdokonalení Plánování auditu Interní auditoři pro každou zakázku vypracují a zdokumentují plán včetně stanovení rozsahu, načasování a rozvržení zdrojů Průběh auditu Za účelem cílů auditu musí interní auditoři identifikovat, analyzovat, hodnotit a dokumentovat dostatečné množství informací. 46

48 2400 Předávání výsledků Interní auditoři neprodleně předávají výsledky auditu Monitorování Vedoucí interního auditu vytvoří a udržuje systém, který umožní sledovat, jak se s výsledky předanými vedení nakládá Přijetí rizika vedením společnosti Pokud se vedoucí interního auditu domnívá, že vedení přijalo takový stupeň zbytkového rizika, který je pro společnost nepřijatelný, měl by s vedením tuto skutečnost projednat. Jestliže se otázka zbytkového rizika nevyřeší, předá vedoucí interního auditu a vedení společnosti tuto záležitost k vyřešení orgánům společnosti Plánování interního auditu Interní auditoři musejí plánovat každý audit. Plánování interního auditu je velmi důležitá a nezbytná činnost, která zajišťuje správné provedení celé operace. Bez důkladného plánování postupu není možné interní audit správně zrealizovat. Za celé plánování odpovídá vedoucí útvaru interního auditu, proto by měl mít k výkonu jistou pravomoc a kompetenci. Výsledný plán po té podléhá schválení vedení organizace. Plánováním interního auditu bývá označován proces, který směřuje k sestavení plánu tedy nástroje sloužící jako podklad pro jednání a přípravu rozhodnutí. Každý plán podléhá schvalování. Součástí plánů je také stanovení potřeb pro audit a jejich porovnání s dostupnými zdroji. Plán musí obsahovat i cíle auditu, což lze chápat jako záměry, kterých má být auditem dosaženo. 34 Institut interních auditorů, Mezinárodní rámec profesní praxe interního auditu 47

49 Hlavním prvkem při plánování interního auditu je, aby tato činnost byla plně v souladu s cíli podniku, požadavky managementu, výsledky předchozích auditů a legislativou. Dále musí být vypracován harmonogram práce, který zahrnuje činnosti, jež budou prováděny a také kdy budou prováděny a stanovení priorit v harmonogramu. Proto je nutné odhadnout předpokládaný čas, charakter a rozsah práce na jednotlivých zakázkách, což úzce souvisí s provozním plánem a rozpočtem útvaru interního auditu, jehož plnění je jedním z měřitelných cílů útvaru. 35 Plán auditorské činnosti se většinou sestavuje jako: strategický, s horizontem 3 až 5 let, průběžně aktualizovaný, periodický roční, operativní. Směřování všech plánů by mělo odpovídat činnostem organizace. Mimo vlastní auditorské akce musí interní audit zabezpečovat i další činnosti s nimi spjaté, jako jsou: spolupráce s externím auditorem, monitorování komunikace a prezentace výsledků, spolupráce při tvorbě vnitřních předpisů organizace, metodická činnost Struktura jednotlivých plánů Strategický střednědobý plán Vždycky jeho sestavování závisí na velikosti a strukturovanosti organizace a na velikosti útvaru interního auditu (jak velký je počet auditorů atd.) Plán se může vypracovávat dvěma způsoby. Jeden je vypracován komplexně pro celý 35 Kafka T., Průvodce pro interní audit a risk management str

50 útvar interního auditu, nebo druhý, kde se nejprve vypracují plány pro jednotlivé složky interního auditu a z těchto dílčích plánů se sestaví komplexní plán pro celý útvar interního auditu. Struktura strategického plánu pro jednotlivá oddělení: 36 stručné zhodnocení východisek pro sestavení plánu, stanovení auditorských oblastí, stanovení oblastí prioritního významu z hlediska auditorské činnosti na základě zhodnocení východisek, zejména rizikových faktorů vymezení činnosti interního auditu z hlediska útvarů organizace schválení příslušným orgánem organizace. Strategický plán shrnuje plány v jeden dokument (pokud jsou vypracovány dílčí plány pro jednotlivé útvary). Struktura je stejná jako u dílčích plánů. Roční plán Vychází ze strategického plánu, a shromažďuje veškeré aktivity útvaru interního auditu pro následují rok, uvádí rozsah působnosti, stanovuje priority a odráží potřeby vedení organizace. Struktura ročního plánu: úvod - shrnutí východisek pro použití plánu, kapacitní rozložení činností interního auditu na jednotlivé oblasti, rozpis plánovaných auditorských akcí, rozpis pravidelně se opakujících činností rozpis metodické činnosti, který je podrobněji specifikován činnosti, které se periodicky opakují (spolupráce s externím auditorem, monitorování, školení a výcvik atd.) 36 Dvořáček J., Interní audit a kontrola 49

51 Operativní plán Jde o nejpodrobnější plány interního auditu, které jsou rozpracovány podle čtvrtletí nebo může být plán rozčleněn i podle jednotlivých měsíců. 37 Personální plán Personální plán se skládá ze dvou částí: analýza současného stavu pracovníků interního auditu z hlediska počtu a úrovně kvalifikace budoucí personální potřeby počtu a kvalifikace interních auditorů v rámci organizační struktury interního auditu a v souladu s jeho strategickým plánem, který by měl respektovat strategii celé organizace Finanční plán Celý finanční plán interního auditu slouží ke sledování nákladů na auditorskou činnost a jako podklad pro fakturaci výkonů v případě, že jsou služby interního auditu poskytovány za úplatu.každá nákladová položka by měla být vázána na konkrétní akce interního auditu Příprava auditu Pokud se podnik rozhodne provádět interní audit, tak se neobejde bez přípravy, která je důležitá pro správné vykonání a splnění plánů auditu jako celku. Příprava se provádí před každým interním auditem. 37 Dvořáček J., Kafka T., Interní audit v praxi 50

52 Pověření k auditu Pověření k auditu představuje akt, kterým se interním auditorům ukládá povinnost provést audit. Tímto pověřením se poté interní auditoři prokazují u auditovaných objektů. Formu dokumentu pověření k auditu stanoví vedoucí útvaru interního auditu. Jejím obsahem je zpravidla: název organizace a útvaru interního auditu, číslo pověření, předmět auditu, objekt auditu, jména vedoucího a členů auditního týmu, termín provedení auditu, datum vystavení pověření, jméno, funkce a podpis pracovníka, který pověření vystavil. 38 Pravomoci auditorů Každý auditor je při provádění auditorské činnosti omezen svými pravomocemi, které mohou být: vstupovat samostatně na veškerá pracoviště podniku, v závislosti na místních předpisech s případným doprovodem, požadovat předložení jakýchkoliv dokladů souvisejících s tématem auditu a pořizovat jejich kopie, požadovat předložení technické a provozní dokumentace a záznamů, pracovních a bezpečnostních příkazů, protokolů a další dokumentace související s předmětem a výkonem auditu, vznášet dotazy na pracovníky a požadovat vysvětlení, informace, názor, zkušenost a další údaje z oblasti kontrolovaného tématu, iniciovat a navrhovat nápravná opatření ke zlepšení stavu, 38 Dvořáček J. Interní audit a kontrola str

53 provádět veškeré výkony podle metodiky vedení auditu, včetně místního šetření, a používat techniku a prostředky, jako jsou např. prověrka, inspekce, posuzování a posudek, a v jejich rámci využívat dílčí kontrolní postupy, např. pozorování, prohlídky, obhlídky, interview (řízený rozhovor s pracovníkem), přezkoumání, vyzkoušení a ověřování, a požadovat provedení kontrolního měření, zkoušky či testu. Povinnosti auditorů 39 Povinnosti auditorů jsou: realizovat kontrolní činnosti podle programu, uznaným postupem a metodikami podle typu a druhu auditu, dodržovat obecně platné předpisy (provozní, bezpečnostní atd.) pro vstup a činnosti na daném pracovišti, vedoucímu příslušného pracoviště oznámit typ a účel auditu, jeho zahájení a ukončení, Na auditovaném pracovišti v provozu, kde probíhají výkonné činnosti, jsou povinni: seznámit se s podmínkami pobytu a bezpečnosti, vyžádat si informace o vykonávaných pracích a z nich plynoucích rizikách, nezasahovat do výkonných činností, nemanipulovat se zařízením, dodržovat zásady pracovního styku, jednáním a komunikace mezi pracovníky společnosti, sestavit záznam, protokol nebo zprávu o výsledcích provedeného auditu, při auditu se prokázat pověřením k výkonu funkce "auditor" 39 Dvořáček J., Interní audit a kontrola 52

54 Povinnosti zaměstnanců vůči auditorům K základním povinnostem zaměstnanců patří: nezávislou kontrolní činnost útvarem auditu respektovat jako součást řídící práce vedení společnosti, umožnit a napomáhat provedení auditu podle oznámení typu účelu, umožnit vstup na pracoviště podle potřeb auditorů, podávat požadované informace, dokladovat svoji činnost, předložit požadované doklady, dokumentaci, záznamy a jiné písemné podklady a zapůjčit je pro zhotovení kopií, zodpovídat dotazy a podat úplné, pravdivé informace z oblasti auditovaného tématu, respektovat metodu a techniku činnosti auditorů, jejich povinnosti a pravomoci, dodržovat zásady pracovního styku, jednání a komunikace mezi pracovníky podniku. Zaměstnanec má právo se během auditu vyjádřit pokud s něčím nesouhlasí nebo pokud najde jakoukoli chybu. Jeho vyjádření je pak zaprotokolováno. Metody používané při auditu Za výkon interního auditu je odpovědný vedoucí útvaru. Odpovídá za všechny předané výsledky, závěry a doporučení managementu organizace. Audit zahajuje vedoucí útvaru interního auditu nebo vedoucí auditorského týmu, který se sejde s vedoucím zaměstnancem útvaru, ve kterém bude audit prováděn. Ve většině případů má interní audit podobu tzv. auditu na místě. Je tedy prováděn přímo v prostorách auditovaného útvaru. Jeho prvním krokem je zdokumentování průběhu procesů a identifikace kontrolních bodů. K popisu jsou využívány vývojové diagramy (flowcharty), které mohou být sestavovány buď horizontálně, nebo vertikálně. Často se používá také slovní popis celého procesu. 53

55 Součástí tohoto kroku je i identifikace kontrolních bodů, což jsou činnosti nebo operace zabraňující vzniku rizikových situací. Cílem je ověřit, zda jsou tyto kontrolní body funkční. V této části auditu se pracuje s analýzou What could go wrong, která analyzuje dopady nefunkčnosti kontrolních bodů tedy co by se mohlo stát, pokud by kontroly nefungovaly. Dalším krokem je testování, zda jsou kontrolní body funkční. Toto se ověřuje na statisticky významném vzorku, jehož rozsah je závislý na několika faktorech (např. automatizace systému kontrol, četnost kontrolních aktivit, délka testovaného časového období, komplexnost). Cílem testování kontrol je určit, zda je kontrola správně zdokumentovaná a zda je účinná a efektivní. Posledním bodem je vypracování tzv. walkthrough. Zde si auditor vybere jeden nebo více případů a sleduje průchod procesu od začátku až do konce a prochází také všechny kontrolní body a zjišťuje, jestli odpovídají popisu procesu. Jakékoliv zjištění pak musí být zdokumentováno. Neshody a doporučení k nápravě jsou uváděny v auditorské zprávě. 40 Auditoři mohou využívat pouze takové techniky, které jsou nezbytné pro specifický program nebo činnost, jež má být auditovaná. Musí přitom neustále rozvíjet techniky nové a efektivnější. Při výběru určitých činností je auditor povinen používat takové techniky, které zabezpečí požadované výsledky. Zároveň musí posuzovat náklady, které budou použitím těchto technik vyvolány. Nejčastější používané auditorské postupy a metody jsou: Interview Komparativní analýza Postupový diagram (flow charting) Analyticky přehled Pozorování Srovnávání 40 Dvořáček J., Kafka T., Interní audit v praxi str

56 Analogie Analýza a syntéza Abstrakce Indukce a dedukce Matematické a statistické metody Modelování 41 Auditorská zpráva Auditorské zprávy jsou výsledkem práce interního auditu. Jsou tím jediným, co interní audit prodává. Tyto zprávy jsou výsledky uskutečněných průzkumů, šetření a analýz a jsou předávány ve formě tzv. auditorských zpráv, ve kterých je sdělen názor auditorů na auditovanou oblast. Obecné požadavky na obsah auditorské zprávy vymezují Standardy pro profesionální praxi interního auditu. Závěrečné zprávy z auditu musí pro dosažení plné účinnosti splňovat řadu náležitostí, k nimž patří: pečlivá a vzorná úprava, správná stylizace, jednoduché a přehledné uspořádání, normalizovaná struktura zprávy, stručnost a věcnost, přesnost. Struktura nebo její členění a pořadí jednotlivých oddílů zprávy musí být normalizováno. Tak lze usnadnit porozumění při četbě zprávy a zabránit ztrátě času a zbytečné námaze při jejím čtení. Obvykle je zvykem členit auditorskou zprávu do následujících odstavců: Obsah. 2. Úvod 41 Dvořáček J. Interní audit a kontrola str Dvořáček J. Interní audit a kontrola str

57 3. Cíle. 4. Posudek nebo stanovisko auditora. 5. Doporučení. 6. Soupis výjimek. kapitol. Obsah odkazuje na strukturu obsahu zprávy a na rozdělení jejích stran a Úvodní část auditorské zprávy by měla zahrnovat přinejmenším následující základní údaje: Cíl a povahu realizovaného auditu. Jeho dosah a omezení. Použité pracovní postupy. Dodatečné poznámky. Posudek vyjadřuje názor auditorského útvaru na situaci v auditované oblasti, a to v souladu se sledovanými cíli a na základě dosažených výsledků Doporučení uvádějí názory a podněty auditorského útvaru, formulované k odstranění zjištěných nedostatků, ke zdokonalení postupů a zlepšení řízení. Tato doporučení by měla splňovat následující požadavky: mají být uvedena a popsána srozumitelně, přitom nemusí tvořit ucelený systém, ale být pouze podnětem k jejich realizaci, musí mít konkrétního adresáta, jenž bude odpovídat za jejich prodiskutování a případné následné prosazování, musí být schůdná a nikoliv nákladná, musí být vhodná a adekvátní dané chvíli, programům a politice podniku. Soupis výjimek je výčtem nepravidelností a nedostatků zjištěných během provádění auditu Dvořáček J. Interní audit a kontrola str

58 2. Analytická část 2.1 Charakteristika Uherskohradišťské nemocnice a. s. Uherskohradišťská nemocnice a.s. je akciovou společností, kde jediným vlastníkem a akcionářem je Zlínský kraj. Akciová společnost byla založená s převzetím všech závazků, povinností a smluvních ujednání příspěvkové organizace Nemocnice s poliklinikou Uherské Hradiště. Akciová společnost se řídí především obchodním zákoníkem a stanovami. Obchodní zákoník u akciové společnosti hovoří o orgánech společnosti, kterými v případě této nemocnice jsou valná hromada jediného akcionáře, jejíž působnost, dle zákona o obcích a vyšších územně správních celcích, vykonává rada zlínského kraje. Stanovy určují, že valná hromada jmenuje a odvolává tříčlenné představenstvo, kde podpisové právo má buď předseda představenstva nebo zbylí dva členové dohromady a představenstvo rozhoduje většinou hlasů. Dalším orgánem je dozorčí rada, kdy ze zákona do roku 2012 dvě třetiny jmenovala valná hromada a třetina členů byla volena z řad zaměstnanců. Stanovy dále omezovaly práva představenstva, zejména v oblasti manipulace s majetkem. A to tak, že prodej, či nákup věcích nemovitých schvalovala valná hromada, dále jen VH, a prodej věcí movitých nad deset milionů také. Další nemalý vliv na chod organizace měly krom jiných zákonných a podzákonných norem, jako je zejména zákoník práce, především zákon o poskytování zdravotních služeb a zákon o zdraví o péči lidu. Nadále do chodu akciové společnosti zasahoval zákon o zadávání veřejných zakázek, kde je nutno přece jenom poznamenat, že jeho znění do roku 2012 mnohdy způsobovalo až nekonkurenceschopnost organizace. Odměňování v každé akciové společnosti se řídí zákonem o mzdě, kde jsou určeny minimální hranice mzdy, nikoliv zákonem o platu. Na rozdíl od mzdy je plat určen celostátně tarifními tabulkami. Vzhledem k tomu, že nemocnice, zejména fakultní, a některé zdravotnické ústavy jsou zřizovány ministerstvem zdravotnictví 57

59 a nejsou akciovými společnostmi a odměňování se řídí tabulkovými platy, docházelo i na tomto poli k mnohým třenicím. Vliv na chod organizace mají také odborné organizace. Jejich vliv se uplatňuje zejména při vyjednávání o kolektivní smlouvě. V Uherskohradišťské nemocnici a.s. byly původně tři odborové organizace ČLK (český lékařský klub), US (unie sester) a SPZ (svaz pracovníků ve zdravotnictví). Tyto tři organizace byly po celou dobu platnosti zákona o kolektivním vyjednávání dokud platila klauzule, že nejednají-li odborové organizace ve shodě, tak závěrečné slovo má nejpočetnější odborová organizace. Po změně zákona, kdy pro tu odborovou organizaci, která nejednala ve shodě platilo, že pro její členy je kolektivní smlouva nezávazná a v konečném důsledku se jejich odměňování řídí základními částkami, které jsou v zákoně o mzdě, vznikla čtvrtá odborová organizace. Styl práce v této oblasti také ovlivnila další změna není-li podepsána kolektivní smlouva platí základní mzdové tarify. Do problematiky odměňování, zasahovaly také, z povahy charakteristiky chodu nemocnice to jest zabezpečení dennodenní dvaceti čtyř hodinové dostupnosti nejšpičkovější zdravotnické péče - předpisy a normy o práci přes čas, pohotovosti a čekání na práci. Praktické řízení bylo prováděno ředitelem, který byl zároveň předsedou představenstva a třemi náměstky: ekonomickým, technickým a náměstkem léčebně preventivní péče dále jen LPP, z nichž první dva jmenovaní byli zároveň členy představenstva. Z organizačního schématu jasně vyplývá, že hlavní činností nemocnice je léčebně preventivní péče. Činnosti podpůrné (jako lékárna, sanitní služba, sterilizace, stravování, zabezpečení prádla, úklid, odpadové hospodářství) a činnosti vedlejší (jako údržba areálu, budov, přístrojů či ekonomicko - správní útvary). Zdravotní péče byla organizačně poskytována formou primariátů, které však měly co do kvantity i kvality velmi rozdílné charakteristiky. Lůžková péče a 58

60 ambulance, kde se dělí tato péče oborově na obory chirurgie, interní, gynekologicko - porodnické a dětské. Což jsou mimochodem čtyři základní obory. Klinické obory Chirurgické obory: chirurgie, traumatologie, ortopedie, ARO, urologie, ORL, oční Interní obory: interní oddělení, infekční, neurologické, TBC a chorob respiračních, kožní, onkologie Gynekologické a porodnické obory: porodnicko - gynekologické oddělení Dětské obory: dětské oddělení Komplement a laboratoře Zobrazovací metody: RTG (skiagrafie, skiaskopie, CT, NMR, mamografie) Nukleární medicína (gamakamera, CPECT + CT) Laboratoře: OKB (oddělení klinické biochemie) Mikrobiologie Serologie a imunulogie Hematologie a transfuzní oddělení Patologicko anatomické oddělení 59

61 Následná péče: Léčebna dlouhodobě nemocných Ošetřovatelská lůžka Sociální lůžka Toto je rozdělení dle odborností, avšak v praxi jsou rozdíly ještě umocňovány rozdíly v kvantitě a kvalitě jednotlivých oborů. V klinické části, jako příklad, uvádím rozdíl mezi oddělením chirurgickým a kožním. Chirurgické oddělení má dvě ambulance, které musí nepřetržitě fungovat, plus odborné poradny. Čtyři operační sály, JIP (jednotka intenzivní péče), tři aseptická oddělení a jedno septické. Kožní oddělení má jednu ambulanci plus malý sálek pro ambulantní neinvazivní výkony. Uherskohradišťská nemocnice zabezpečuje péči klasického okresního typu pro spád cca obyvatel, kdy je ambulantně ošetřeno přibližně pacientů a za hospitalizace cca pacientů. O chod nemocnice se stará cca 1200 zaměstnanců, z čehož je 140 lékařů, z nichž asi 80 je atestovaných (má zásadní vliv na financování nemocnice). Pojišťovnou uznaná a proplacená péče je jenom ta, která je poskytnuta za předepsaných technických a personálních podmínek. Zásadní personální podmínkou je minimální dostatečný počet atestovaných lékařů požadovaných pojišťovnou k provedení a uznání léčebně preventivní péče v každém jednotlivém oboru. Tedy klíčovými zaměstnanci nemocnice jsou specialisté, zejména atestovaní lékaři. V nemocnici je dále 700 zaměstnanců, kteří jsou střední zdravotní personál, z čehož asi polovina je vyšší střední zdravotní personál (dříve sestry). I zde pojišťovna požaduje minimální počty na potenciální počet ošetřených pacientů. 60

62 61

63 Obrat nemocnice se od roku 2005 zvýšil z přibližně 400 mil. na 1200 mil. v roce Drtivou část příjmů tvořily platby od zdravotních pojišťoven. Tento způsob financování má své výhody i nevýhody. Na jedné straně je garantovaný poměrně přesně předvídatelný příjem, který je na druhé straně poměrně striktně limitován. Způsob ohodnocení nemocnic je dán úhradovou vyhláškou, kterou vydává Ministerstvo zdravotnictví. V jádru je péče za hospitalizace hrazena v režimu DRG (diagnosis related groups). Tato metoda přiřazuje koeficienty různým druhům, jak onemocnění, tak léčby tak, aby mohly být srovnatelně ohodnoceny. Výsledný součet koeficientů jednotlivých onemocnění pacientů léčených na různých odděleních a různými metodami se pak vynásobí IZS (individuální základní sazbou). Tato je pro každou nemocnici jiná. V roce 2012 se částka pohybovala mezi tisíci korunami podle toho jak nemocnice svou provedenou, vykázanou a pojišťovnami uznanou péči kultivovala, do plusu či mínusu, základní sazbu, která byla v roce 2004 pro všechny nemocnice stejná 24 tisíc korun, až do roku V UHN tato sazba pro VZP činila v tomto roce 34 tisíc korun. Pro jiné pojišťovny (cca 6 - z toho pro UHN 3 významné) byla IZS odlišná. Péče u pacientů ambulantních, či jen vyšetřovaných v komplementu je hrazena formou URČ (unicitního rodného čísla), ke kterému se vztahuje body ohodnocený léčebný výkon. 62

64 Při obratu cca 1 miliarda za rok je výdajová stránka percentuálně členěna zhruba takto: 55% osobní náklady 44 20% materiál (140 mil zdravotnický materiál, 70 mil léky) 25% fixní náklady Osobní náklady Materiál Fixní náklady 2.2 Interní audit v Nemocnici s poliklinikou v Uherském Hradišti Historicky první útvar interního auditu vedený interním auditorem byl v této nemocnici zřízen k V této době byla nemocnice příspěvkovou organizací s názvem Nemocnice s Poliklinikou Uherské Hradiště. Ředitel Nemocnice s Poliklinikou, pod kterého útvar interního auditu spadal, se rozhodl vypsat výběrové řízení na pozici interního auditora. Podmínkou přijetí bylo vysokoškolské vzdělání s ekonomickým zaměřením. Po třech kolech výběrového řízení se přijal 1. ledna 2004 nový interní auditor. 44 Mezi osobní náklady patří: Mzdové náklady, příjmy společníků a členů družstva ze závislé činnosti, odměny členům orgánů společnosti a družstva, zákonné sociální pojištění, ostatní sociální pojištění, sociální náklady individuálního podnikatele, zákonné sociální náklady, ostatní sociální náklady. 63

65 Interní audit se skládal z plánovaných a operativních auditů. Plánované audity vznikaly každoročně po vyhodnocení nejvyšších rizik jednotlivých oddělení nemocnice a obsahovali také následné reaudity realizace nápravných opatření. Činnost útvaru interního auditu byla prakticky ukončena v květnu 2005 kdy došlo k výměně ředitele a interní auditorka se stala ekonomickou náměstkyní. V té době také začala příprava přechodu příspěvkové organizace Nemocnice s Poliklinikou na akciovou společnost Uherskohradišťská nemocnice a.s. Tato změna se uskutečnila Vzhledem k množství jak administrativních, tak praktických organizačních změn, nemělo vedení, potažmo předseda představenstva a ředitel v jedné osobě, časový prostor k řešení problematiky interního auditu Plán interního auditu NsP Uh. Hradiště na rok 2004 Celý plán interního auditu se sestavoval v souladu se zákonem č 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě. Při sestavování plánu se nemohlo vycházet z výsledků monitorování či výsledků předešlých auditů, protože útvar interního auditu byl nově zřízen. Kapacita rozložení činnosti interního auditu na jednotlivé oblasti: 1. Plánované auditorské akce 1.1. Audit kompletnosti a aktuálnosti vnitřních předpisů 1.2. Audit organizačního řádu 2. Operativní auditorské akce - dle aktuálních potřeb organizace - na základě předchozího zvláštního pověření 64

66 3. Opakující se činnosti 3.1. Konzultační (metodická) činnost 3.2. Monitoring 3.3. Spolupráce s externím auditorem, benchmarking 3.4. Prohlubování profesních znalostí - školení a výcvik Rozpis plánovaných auditorský akcí: Číslo akce Název akce Objekt Termín Garant akce A1/2004 A kompletnosti a aktuálnosti vnitřních předpisů NsP duben, květen Útvar IA A2/2004 A organizačního řádu NsP srpen, září Útvar IA Chronologické rozložení činnosti interního auditu: Leden - seznámení se s auditorskou činností - vypracování ročního plánu IA pro rok zprávy o založení útvaru IA - informativní schůzka KÚ ZK Únor - studium Etického kodexu a Standardů pro profesionální praxi interního auditu - Základní kurz interního auditora I. část (ČIIA) Březen - studium legislativní stránky odvětví - seznámení se s organizačními směrnicemi - seminář Interní audit (Campanus) - Základní kurz interního auditora II. část (ČIIA) Duben - vypracování Statutu auditorské činnosti - tvorba dokumentace k auditu 65

67 Květen - A1: Audit kompletnosti a aktuálnosti interních směrnic - Workshop: Audit krok za krokem (ČMÚD) - kurz: Vnitřní kontrolní systém a účetnictví příspěvkových organizací (ČMÚD) Červen - A1: Audit kompletnosti a aktuálnosti interních směrnic - kurz: Standardy, etický kodex a statut interního auditu (ČMÚD) Červenec, srpen - identifikace a analýza možných rizik ( mapa rizik ) Září - A2: Audit organizačního řádu Říjen - A2: Audit organizačního řádu Listopad - Atestační kurz IA (ČIIA) Prosinec - příprava zpracování roční zprávy o výsledcích finančních kontrol - vypracování ročního plánu IA pro rok Program interního auditu NsP Uh. Hradiště na rok 2004 Účel a cíl interního auditu je zaktualizovat a doplnit stávající soustavu řídících dokumentů v objektu nemocnice s poliklinikou v Uherském Hradišti, tím že se provedl plánovaný systémový audit. Termín vykonávání auditu je stanoven na 24. Května 2004 až 31. Července Hlavním předmětem auditu byly vnitřní předpisy NsP v Uherském Hradišti. Interní audit vnitřních předpisů se prováděl prověřováním dokumentace. Obsah auditu kontrola kompletnosti soustavy řídících dokumentů (organizační řád, organizační směrnice, příkazy ředitele,...) kontrola souladu (harmonie) vnitřních směrnic organizace se stávajícími zákony, vyhláškami a nařízeními 66

68 zjištění, zda jsou všechny prvky systému úplné, aktuální, náležitě zdokumentovány a zda podléhají řádné a pravdivé revizi Vymezení auditu: Přípravná fáze: přípravná fáze - studium auditované problematiky vypracování seznamu souvisejících obecně závazných právních předpisů vypracování seznamu vnitřních směrnic pro příspěvkovou organizaci Realizační fáze: vlastní získání interních směrnic organizace komparativní analýza dat Vypořádaní fáze: provedení vyhodnocení sestavení doporučení vypracování závěrečné auditorské zprávy Na řadu přichází projednání celého auditu, kdy se sejde útvar pro audit v našem případně hlavní auditor s vedením organizace a projdou si všechny body interního auditu. V této části se vedení může vyjádřit, zda má k auditu nějaké výhrady Audit vnitřních předpisů NsP Uh. Hradiště v roce 2004 Na základě plánu interního auditu na rok 2004 prováděl pracovník útvaru interního auditu Nemocnice s poliklinikou Uherské Hradiště (dále jen NsP) audit vnitřních předpisů organizace. Zpráva z provedeného auditu obsahuje závěry, zjištění a doporučení interního auditu pro vedení organizace. Je výstupem z činnosti interního auditu, 67

69 která je zaměřena na hodnocení dostatečnosti, spolehlivosti, efektivnosti, přiměřenosti a účinnosti vnitřních řídících a kontrolních systémů organizace. Tato zpráva je určena k rukám řediteli organizace a je na základě výše uvedeného podkladem pro učinění rozhodnutí směřujících k odstranění zjištěných systémových závad a nedostatků. Audit proběhl jako plánovaná auditorská akce v souladu s plánem útvaru interního auditu pro rok Jeho předmětem byly všechny dostupné řídící akty NsP Uh. Hradiště, které jsou chápány jako důležité nástroje ke zkvalitnění řízení a k zajištění aktuální připravenosti organizace ke kontrole. Dobře zpracovaný, do praxe uvedený a zpětně kontrolovaný řídící akt snižuje riziko negativních dopadů nálezů případných kontrolních šetření. Cíl auditu směřoval k zjištění aktuálního stavu řídících aktů NsP. Zjištěný stav měl být východiskem pro takové postupné úpravy v této oblasti, aby nástroje vnitřního řízení v NsP byly funkční, v souladu s platnou legislativou a postihovaly všechny složky činnosti organizace. Interním auditorem měla být posuzována zejména aktuálnost a kompletnost všech dostupných řídících aktů NsP Uh. Hradiště včetně jejich souladu s platnými právními předpisy. Z důvodu problematického a komplikovaného vyhledávání řídících aktů NsP UH nemohl auditor dostatečně naplnit výše popsaný cíl auditu. Po zvážení celkové aktuální situace usoudil, že z důvodu nefunkčnosti systému tvorby řídících aktů bude pro organizaci v současné době a za současného stavu vhodnější soustředit se na proces vzniku a průběžného monitorování těchto aktů. V rámci auditu bylo osloveno 12 vedoucích pracovníků NsP UH z důvodu zjištění jejich informovanosti o problematice řídících aktů vztahujících se nejen k jejich činnosti. S některými náhodně vybranými pracovníky organizace byl veden rozhovor na dané téma. 68

70 Zjištění a doporučení při tvorbě řídících aktů: Na tvorbě řídících aktů se v organizaci podílejí 3 útvary. 1. odborný útvar = autor problematika patří do jeho působnosti vypracovává návrh rozesílá k připomínkám řediteli, náměstkovi, a všem koho se to týká) odpovídá za obsahovou stránku 2. organizační útvar odpovídá za formální stránku zapracuje do řídícího aktu připomínky vypracuje konečné znění, připraví stranám dle rozdělovníku rozešle zúčastněným stranám vede úplnou a přesnou evidenci vydaných řídících aktů 3. právní útvar obdrží všechny materiály včetně připomínek kontroluje soulad s právními předpisy Skutečný stav NsP UH v současné době nemá pracovníka přímo zaměřeného na tvorbu, sledování, kontrolu a průběžnou aktualizaci řídících aktů tzv. správce norem. Není zde zřízen ani organizační útvar, který tím, že nese odpovědnost za formální stránku vnitřní normy, plní významnou roli při vlastní tvorbě řídících aktů. Vše supluje právní oddělení, což v dnešní době častých a velkých legislativních změn představuje pro jednu fyzickou osobu nezvladatelný objem pracovních úkolů. Vzniká zde riziko neinformovanosti jak o vzniku nové legislativní normy, tak i o případné novelizaci. Pravděpodobnost rizika, že NsP na legislativní změnu nebude adekvátně a včas reagovat, je z tohoto hlediska dost vysoká. Dopad této situace ( postihy kontrolních orgánů ), můžeme vnímat jako velmi významný. 69

71 Vyvstává zde mnoho návrhů na doporučení jako: 1. Stanovit pravidla pro tvorbu, evidenci a rozšiřování řídících aktů (koloběh při tvorbě řídícího aktu a včetně připomínek). Ta začlenit do tzv. Směrnice o směrnicích 2. Určit odpovědnou osobu, která bude sledovat legislativní změny a bude o nich informovat odborné útvary a iniciovat tak případné útvary řídících aktů. 3. Určit pro potřebu tvorby řídících aktů organizační útvar. Pokud by měl právní útvar i nadále plnit funkci organizačního útvaru, informovat odborné útvary o jejich odpovědnosti za řídící akty spadající do jejich působnosti. Upozornit je, že jejich odpovědnost nekončí sepsáním návrhu. Odborné útvary musí sledovat vývoj legislativy v daném oboru a při změně podnítit změnu vlastního vnitřního předpisu. Rozlišení řídících aktů Řídící akty se rozlišují pomocí tzv. identifikačních údajů (druhové označení řídícího aktu), kam patří: Název měl by být volen tak, aby umožnil rychlou orientaci výstižný, zcela jednoznačný Další rozlišení pořadové číslo a kódové označení (jedním místem organizace) pořadové číslování představuje přiřazování číselných řad podle určitých pravidel, každý druh by měl mít svou číselnou řadu pro běžné období (jeden kalendářní rok) řady by se měly číslovat bez ohledu na rok vydání 70

72 organizační řád se číslovat nebude, ale bude se rozlišovat zvlášť podle roku vydání směrnice, pokyny, příkazy a rozhodnutí se číslují tak, že mají pro jeden běžný rok jednu číselnou řadu Kódové označení představuje doplnění o zkratku toho, kdo akt vydal nebo o upřesnění charakteristiky aktu Skutečný stav ukázal na zmatené a nepřesné číslování. Nejednotnost a bezkódové označení se objevilo u mnoha dokumentů. Návrh na doporučení tedy zní, určit metodiku rozlišování řídících aktů (kódové značky a číselné řady) a seznámit s ní organizační útvar. Doporučuji základní značení: Řd řád Sm směrnice Pk pokyn Př příkaz Rz rozhodnutí Bylo by též dobré pro zjednodušení a minimalizaci rizika nejednotnosti vynechat přívlastky (interní, vnitřní, vnitropodniková směrnice: metodický pokyn, pokyn ředitele) Dále je třeba zvážit vhodnost dělení všech řídících aktů dle řešení problematiky na lékařské (L) a všeobecné (V). Obsah řídících aktů Řídící akty by měly obsahovat tyto části: 1) Název účetní jednotky, sídlo 2) Identifikační údaje (druhové označení řídícího aktu) název 71

73 další rozlišení 3) uvozovací věta je formální obsahuje odvolání, na základě čeho vedoucí pracovník vydává příslušný řídící akt 4) úvodní ustanovení obsahuje odkazy na vyšší předpisy a akty, předmětu a účelu Př.: příkaz se vydává na základě zjištěných nedostatků, rozhodnutí a odvolání v souvislosti s odchodem do důchodu Uvádí se v něm, které části nejsou závazné (jen se doporučují) 5) vlastní text u rozsáhlejších textů se dělí na obecné, speciální nebo společné ustanovení 6) přechodná ustanovení pro přechod praxe ze staré směrnice na novou 7) závěrečná ustanovení ta se nesmí podceňovat závaznost pro koho je akt závazný platnost akt je podepsán a vydán účinnost určuje legislativní dobu zrušovací ustanovení které řídící akty se ruší zvláštní pověření odpovědnost za kontrolu ustanovení o příhodách nedoporučuje se zde uvádět výčet souvisejících předpisů a norem, a to kvůli jeho případnému doplnění či opravě 8) podpis oprávněného pracovníka 9) seznam příloh Uvnitř řídícího aktu bývá doporučováno nejčastěji toto členění: A ODDÍL 1 KAPITOLA 1.1 Článek 72

74 1.1.1 Podčlánek 01 Odstavec a) bod Doporučení zní, dodržovat při tvorbě řídících aktů jejich pravidelnou strukturu, obsahové náležitosti a obecné vlastnosti. Forma úpravy řídících aktů Poněvadž jednou z vlastností řídícího aktu je také reprezentace své organizace, je důležité dbát na jeho celkový vzhled a úpravu. Na první stranu (titulní list) se uvádí základní identifikační údaje, tzn. název a sídlo organizace, označení řídícího aktu ( název, číslo ). Lze použít i předem předtištěný formulář s logem, obsahem, rozdělovníkem, účinností. Pro řád a ucelenost celé agenty řídících aktů se ovšem větší důraz než na obsah titulní stránky klade na uniformitu. Ve skutečném stavu bylo velkým nedostatkem v NsP nejednotné názvosloví, členění a forma jednotlivých řídících aktů, včetně neuniformního titulního listu. Vede to k velké nepřehlednosti, ke špatné orientaci a vrhá to špatný stín pro vnější okolí. Tato skutečnost evokuje pocit nenastolení řádu, a to i přes fakt existence určitých pravidel. podobě. Jako doporučení je vytvořit uniformní titulní list nejlépe v elektronické Shrnutí, které obsahuje základní a nejdůležitější nálezy, zjištění a doporučení z provedeného auditorského úkolu, a to ve členění: Riziko vysoké významnosti Proces tvorby, aktualizace, evidence a rozšiřování řídících aktů v NsP UH není dostatečně zajištěn. Mezi zaměstnanci organizace existuje velká neznalost 73

75 vnitřních norem a odborné útvary si dostatečně neuvědomují svou odpovědnost za řídící akty spadající do jejich působnosti. Doporučuje se nastavit proces tvorby a aktualizace řídících aktů a učinit to způsobem definování zcela nového vnitřního předpisu a to včetně zavedení povinnosti evidence a aktualizace řídících aktů na jednotlivých pracovištích. Riziko střední významnosti V současné době neexistuje v organizaci správce norem (pracovník zaměřený na tvorbu, sledování, kontrolu a průběžnou aktualizaci řídících aktů) ani organizační útvar odpovědný za formální stránku řídících aktů. Auditor vidí riziko v možnosti nesouladu řídícího aktu s právě platnými právními předpisy a v neexistenci procesu připomínkování. Doporučuje se alespoň stanovit jednu odpovědnou osobu za sledování legislativních změn, iniciaci případných úprav řídících aktů a dále delegovat odborným útvarům odpovědnost za řídící akty spadající do jejich kompetence. Dalším doporučením auditora je konkrétně vymezit, kdo bude plnit funkci organizačního útvaru. Riziko nízké významnosti Mezi tato zjištění patří zejména chybné použití druhů řídících aktů pro danou situaci, dále jejich nejednotnost, členění a forma. Rizikem je nepřehlednost, špatná orientace a negativní dopad na dobré jméno organizace. Doporučuje se, aby organizační útvar striktně dodržoval jednotnou formu řídících aktů včetně rozlišovací metodiky a obsahových náležitostí. Pro řád a ucelenost agendy řídících aktů auditor dále doporučuje určit místo v organizaci, kde budou všechny aktuální řídící akty uschovány. 74

76 2.3 Interní audit v Uherskohradišťské nemocnici a.s. Jakmile po vzniku akciové společnosti došlo ke zvládnutí základních organizačních a administrativních změn, začalo vedení společnosti uvažovat o znovu zřízení útvaru interního auditu. Státem zřizované organizace mají zákonnou povinnost mít interního auditora. Uherskohradišťská nemocnice a.s. tuto zákonnou povinnost neměla. Přesto Zlínský kraj jako jediný vlastník rozhodl, že je třeba zřídit útvar interního auditora. Předseda představenstva a ředitel v jedné osobě se rozhodl vypsat výběrové řízení na post interního auditora byl přijat interní auditor, který pracoval do Z osobních důvodů ukončil pracovní poměr. Tento interní auditor již ve společnosti pracoval dříve na dohodu. Další revitalizace této funkce proběhla v roce Od ledna 2009 byla po výběrovém řízeni přijata opět interní auditorka, která působila v organizaci tři léta, když v lednu 2012 musela urychleně převzít výběr peněžní hotovosti z pokladen na regulační poplatky. Pracovnice, která tuto funkci vykonávala se dopustila koncem prosince 2012 zpronevěry těchto prostředků. V lednu 2012 útvar interního auditu opět zanikl. 75

77 2.3.1 Plán interního auditu na rok 2009 Kapacitní rozložení činnosti interního auditu na jednotlivé oblasti Roční plán obsahuje rozložení činnosti interního auditu na jednotlivé oblasti (plánované akce, monitoring), rozpis plánovaných auditorských akcí (název akce, druh auditu, termín provedení, typ auditu), rozpis specifikace metodické činnosti a odbornou přípravu interního auditora. 1. Plánované auditorské akce Audit analýzy rizik Audit souladu výkazů mzdových nároků a docházky zdravotnického personálu Audit zabezpečení citlivých a důvěrných dat a informací 2. Operativní auditorské akce dle aktuálních potřeb společnosti na základě předchozího zvláštního pověření v souvislosti s akreditačním procesem 3. Opakující se činnosti Konzultační (metodická) činnost Monitoring Spolupráce s externím auditorem Evidence protokolů externích kontrol a prověrek Prohlubování znalostí školení, výcvik Účast na interních auditech kvality poskytované zdravotní péče (Plán viz. příloha) Rozpis plánovaných auditorských akcí Číslo akce Název akce Druh auditu Typ auditu Termín Garant akce A1/2009 A analýza rizik řádný A systémů leden - únor Útvar IA A2/2009 A výkazů a docházky řádný A shody březen - srpen Útvar IA A3/2009 A zabezpečení dat řádný A systémů říjen - listopad Útvar IA 76

78 Chronologické rozložení činnosti interního auditu Leden vypracování ročního plánu IA kvality poskytované zdravotnické péče na rok 2009 A1: Analýza rizik Únor A1: Analýza rizik vypracování ročního plánu IA na rok 2009 vypracování střednědobého plánu IA na období seminář ČIIA Základy IA IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Březen A2: Soulad výkazů mzdových nároků a docházky seminář TSM s.r.o. VKS ve veřejné správě participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Duben A2: Soulad výkazů mzdových nároků a docházky participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN Certifikovaný kurz NCO NZO č. 188/240 Interní auditor ve zdravotnickém zařízení IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Květen, červen A2: Soulad výkazů mzdových nároků a docházky participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Červenec, srpen A2: Soulad výkazů mzdových nároků a docházky participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu čerpání řádné dovolené Září Aktualizace Statutu IA participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Říjen A3: Zabezpečení citlivých a důvěrných dat 77

79 participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Certifikovaný kurz NCO NZO č. 197/240 Kvalita a bezpečí zdravotní péče Listopad A3: Zabezpečení citlivých a důvěrných dat participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Prosinec participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu čerpání řádné dovolené vypracování ročního plánu IA na rok 2010 vypracování ročního plánu IA kvality poskytované zdravotnické péče na rok 2010 Příloha Plán interních auditů kvality poskytované zdravotní péče na rok 2009 V Uherském Hradišti dne 24. února 2009 Plán vypracovala a předložila: Plán schválil: 78

80 2.3.2 Plán interního auditu na rok 2010 Kapacitní rozložení činnosti interního auditu na jednotlivé oblasti Roční plán obsahuje rozložení činnosti interního auditu na jednotlivé oblasti (plánované akce, monitoring), rozpis plánovaných auditorských akcí (název akce, druh auditu, termín provedení, typ auditu), rozpis specifikace metodické činnosti a odbornou přípravu interního auditora. 4. Plánované auditorské akce Audit shromažďování statistických dat Audit aplikace změn v legislativě do chodu organizace Audit zabezpečení citlivých a důvěrných dat a informací 5. Operativní auditorské akce dle aktuálních potřeb společnosti na základě předchozího zvláštního pověření v souvislosti s akreditačním procesem 6. Opakující se činnosti Konzultační (metodická) činnost Monitoring Spolupráce s externím auditorem Evidence protokolů externích kontrol a prověrek Prohlubování znalostí školení, výcvik Účast na interních auditech kvality poskytované zdravotní péče (Plán viz. příloha) Rozpis plánovaných auditorských akcí Číslo akce Název akce Druh auditu Typ auditu A1/2010 A statistických dat řádný A systémů A2/2010 A aplikace legislativy řádný A systémů A3/2010 A zabezpečení dat řádný A systémů Termín březen - duben srpen - září říjen - listopad Garant akce Útvar IA Útvar IA Útvar IA 79

81 Chronologické rozložení činnosti interního auditu Leden prověření obložnosti lůžkových oddělení UHN participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu předání kopií protokolů kontrol provedených orgány veřejné správy Odboru zdravotnictví Krajského úřadu Zlínského kraje Únor prověření obložnosti lůžkových oddělení UHN participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Březen A1: Shromažďování statistických dat o chodu UHN monitoring nápravných opatření na ZSS participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Duben A1: Shromažďování statistických dat o chodu UHN seminář ČIIA Č Auditní dokumentace participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Květen aktualizace Statutu IA školení auditorů kvality poskytované zdravotní péče participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Červen monitoring nápravných opatření na ZSS participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Červenec participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu předání kopií protokolů kontrol provedených orgány veřejné správy Odboru zdravotnictví Krajského úřadu Zlínského kraje 80

82 Srpen A2: Aplikace legislativních změn do chodu UHN participace na tvorbě popisů práce zaměstnanců UHN IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu čerpání řádné dovolené Září A2: Aplikace legislativních změn do chodu UHN monitoring nápravných opatření na ZSS IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Říjen A3: Zabezpečení citlivých a důvěrných dat IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu předakreditační konzultace seminář ČIIA Listopad A3: Zabezpečení citlivých a důvěrných dat IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu akreditace podle SAK ČR Prosinec IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu vypracování ročního plánu IA na rok 2011 vypracování ročního plánu IA kvality poskytované zdravotnické péče na rok 2011 čerpání řádné dovolené Příloha Plán interních auditů kvality poskytované zdravotní péče na rok 2010 V Uherském Hradišti dne 22. ledna 2010 Plán vypracovala a předložila: Plán schválil: 81

83 2.3.3 Plán interního auditu na rok 2011 Kapacitní rozložení činnosti interního auditu na jednotlivé oblasti Roční plán obsahuje rozložení činnosti interního auditu na jednotlivé oblasti (plánované akce, monitoring), rozpis plánovaných auditorských akcí (název akce, druh auditu, termín provedení, typ auditu), rozpis specifikace metodické činnosti a odbornou přípravu interního auditora. 7. Plánované auditorské akce Audit zabezpečení ochrany osobních a citlivých dat Audit optimalizace skladových zásob a jejich čerpání Audit provozu zdravotnické techniky a měřidel 8. Operativní auditorské akce dle aktuálních potřeb společnosti na základě předchozího zvláštního pověření v souvislosti s akreditačním procesem 9. Opakující se činnosti Konzultační (metodická) činnost Monitoring Spolupráce s externím auditorem Evidence protokolů externích kontrol a prověrek Prohlubování znalostí školení, výcvik Účast na interních auditech kvality poskytované zdravotní péče (Plán viz. příloha) Rozpis plánovaných auditorských akcí Číslo akce Název akce Druh auditu Typ auditu Termín Garant akce A1/2011 A zabezpečení dat řádný A systémů únor - březen Útvar IA A2/2011 A skladových zásob řádný A systémů duben - květen Útvar IA A3/2011 A zdravotnické techniky řádný A shody červen - červenec Útvar IA 82

84 Chronologické rozložení činnosti interního auditu Leden předání kopií protokolů kontrol provedených orgány veřejné správy Odboru zdravotnictví Krajského úřadu Zlínského kraje vypracování ročního plánu IA na rok 2011 vypracování ročního plánu IA kvality poskytované zdravotnické péče na rok 2011 monitoring nápravných opatření spolupráce oddělení ONM a RDG na SPECT/CT Únor A1: Zabezpečení ochrany osobních a citlivých dat nastavení procesu kontroly validity počtu hlášení nosokomiálních nákaz IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu čerpání řádné dovolené Březen A1: Zabezpečení ochrany osobních a citlivých dat IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu zahájení přípravy interních auditorů kvality na předakreditační šetření Duben A2: Optimalizace skladových zásob a jejich čerpání IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu školení interních auditorů NASKL Květen A2: Optimalizace skladových zásob a jejich čerpání IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu příprava plánu vlastního předakreditačního šetření Červen A3: Provoz zdravotnické techniky a měřidel IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu Červenec A3: Provoz zdravotnické techniky a měřidel IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu zahájení vlastního předakreditačního šetření předání kopií protokolů kontrol provedených orgány veřejné správy Odboru zdravotnictví Krajského úřadu Zlínského kraje čerpání řádné dovolené 83

85 Srpen IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu vlastní předakreditační šetření čerpání řádné dovolené Září IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu vlastní předakreditační šetření monitoring realizace nápravných opatření Říjen IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu předakreditační šetření autorizovaným auditorem seminář ČIIA Listopad IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu monitoring realizace nápravných opatření z předakreditačního šetření Prosinec IA kvality poskytované zdravotní péče dle plánu monitoring realizace nápravných opatření z předakreditačního šetření vypracování ročního plánu IA na rok 2012 vypracování ročního plánu IA kvality poskytované zdravotnické péče na rok 2012 čerpání řádné dovolené Příloha Plán interních auditů kvality poskytované zdravotní péče na rok 2011 V Uherském Hradišti dne 10. ledna 2011 Plán vypracovala a předložila: Plán schválil: 84

86 Uherskohradišťská nemocnice a.s. J.E.Purkyně 365, Uherské Hradiště Zpráva z mimořádného auditu kvality poskytované zdravotní péče číslo: 1/2011 Auditní tým: Jitka Bílková manažerka kvality, Ing. Romana Bigasová interní auditorka, Zdenka Vážanová hlavní sestra Dne: Počet stran: 2 Cíl auditu: Dodržování protiepidemických zásad Předmět auditu: STRAVOVACÍ ZAŘÍZENÍ FIRMA VÁCLAV HRABEC s.r.o. Zjištěné skutečnosti: Celkem bylo odebráno 9 otisků rukou personálu a 11 stěrů z ploch a prostředí. Kultivační nálezy: Otisky rukou personálu: Ve všech případech byla nalezena přirozená flóra prostředí. Stěry z ploch a prostředí: V 6-ti případech byla nalezena přirozená flóra prostředí, vč. velkého množství směsi Gram neg. tyček. V 5-ti případech byl nalezen Enterococcus sp. (pánvice, naběračka, obklady v přípravně masa, špalek na porcování masa). Výše uvedené nálezy svědčí o nedostatečné: - dezinfekci hadru na nádobí, plochy - hygieně rukou personálu Závěr: Ve stravovacím zařízení nejsou dostatečně dodržovány správné zásady hygienické a provozní praxe. 85

87 Doporučená opatření: doplnit chybějící náplně mýdel náhradní balení musí být označena datem plnění, datem expirace a jménem pracovníka, který plnění prováděl provoz udržovat v čistotě, uplatňovat zásady správné hygieny práce umývadla na mytí rukou musí být vybavena přívodem teplé i studené vody, prostředky na mytí a hygienického osušení rukou proudění vzduchu nesmí přispívat k šíření škodlivin v provozu. Musí být zajištěno odpovídající větrání, aby se zabránilo nadměrné kumulaci tepla, kondenzaci par. Větrací otvory musí být upraveny tak, aby se zabránilo vniknutí škůdců. Okna musí být vybavena sítěmi proti hmyzu. podlahové plochy udržovat v řádném stavu stropy opatřit takovou úpravou, aby se zabránilo hromadění nečistot, růstu plísní, odlupování částeček potraviny mají být ukládány tak, aby nedocházelo ke kontaminaci dopravní prostředky, vč. nádob na přepravu potravin (bedny na potraviny), musí být udržovány v čistotě a 1x týdně musí být prováděná jejich dezinfekce. Toto by mělo být obsaženo ve zpracovaných sanitačních programech se stanovenou frekvencí čištění i kontrolou účinností. každá osoba pracující v oblasti, kde se manipuluje s potravinami, musí udržovat vysoký stupeň osobní hygieny, čistoty, nosit vhodný a čistý ochranný oděv. Důležité je neopouštět pracoviště v průběhu pracovní doby v pracovním oděvu, vyloučit nehygienické chování (např. kouření). provozovatel potravinářského podniku nesmí přijmout žádné potraviny a suroviny, pokud by se dalo očekávat, že jsou kontaminovány parazity, mikroorganismy, rozkladnými látkami a jsou nevhodné pro lidskou spotřebu. Jakmile provozovatel přijme suroviny, o kterých je zřejmé, že jeví známky kažení přebírá úplnou odpovědnost za jejich zdravotní nezávadnost a kvalitu. rozmrazování potravin musí být prováděno tak, aby se minimalizovalo riziko růstu mikroorganismů v potravinách. Rozmrazování při kuchyňské teplotě je nepřípustné. Rozmražené potraviny se nesmí opakovaně zamrazovat. provozovatel zajistí průběžné a dostatečné školení všech pracovníků, kteří manipulují s potravinami (zásady osobní hygieny, zásady hyg. čištění a dezinfekce, technologie výroby, režim skladování, alimentární nákazy základní znalosti o zásadách vzniku a šíření), záznamy o sanitaci, zdrav. průkazy, minimálně 1x ročně preventivní prohlídky zaměstnanců a vede jejich evidenci, zpracuje provozní řád + HACCAP Rozdělovník: Ing. R. Bigasová interní auditorka, Ing. S. Mazurková ekonomická náměstkyně, Václav Hrabec stravovací zařízení Zpráva z mimořádného auditu kvality poskytované zdravotní péče číslo: 1/

88 Uherskohradišťská nemocnice a.s. J.E.Purkyně 365, Uherské Hradiště Zpráva z auditu kvality poskytované zdravotní péče číslo: 2/2011 Auditní tým: Ing. Romana Bigasová interní audit, Jitka Bílková manažer kvality, Mgr. Marcel Pandadis vedoucí lékárník, Marie Šobáňová staniční sestra Dne: Počet listů: 1 Cíl auditu: Uchovávání a podávání léků a uchovávání opiátů Předmět auditu: NEUROLOGICKÉ ODDĚLENÍ Zjištěné skutečnosti: Lékárna: uložen opiát, zůstal po pacientovi kapky HYLAC nejsou popsány datem otevření Příruční lékárna: smíchány bistry s různými šaržemi v jedné krabičce Kniha opiátů: v seznamu zaměstnanců oprávněných zapisovat do knihy, není uvedeno datum, do kdy byla oprávněna činit záznamy sestra, která je tč. na MD Závěr: Staniční sestra byla na místě poučena o nápravných opatřeních. Doporučení k nápravě: opiáty od pacientů se nesmí přijímat, ani používat, musí být zlikvidovány jako nepoužité léčivo provozním odborem sterilní léčiva s antimikrobiální přísadou musí být označena datem otevření aktualizovat údaje v seznamu oprávněných zaměstnanců v knize opiátů Rozdělovník: Ing. R. Bigasová interní auditor, A. Brucknerová náměstek LPP, MUDr. V. Zapletal primář oddělení Zpráva z auditu kvality poskytované zdravotní péče číslo: 2/