Vedení sekce Fundraising 26. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER

Transkript

1 JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ Divadelní fakulta Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie Divadelní manažerství Vedení sekce Fundraising 26. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER BAKALÁŘSKÝ ABSOLVENTSKÝ VÝKON Projektová dokumentace Autor práce: Barbora Rosochová Vedoucí práce: doc. MgA. Blanka Chládková Oponent práce: doc. MgA. Hana Krejčí, Ph.D. Brno 2016

2 Bibliografický záznam ROSOCHOVÁ, Barbora Vedení sekce Fundraising 26. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER [Leadership of the Fundraising Section of the 26 th Edition of the International Festival of Theatre Schools SETKÁNÍ/ENCOUNTER]. Bakalářský absolventský výkon projektová dokumentace. Brno: Janáčkova akademie múzických umění v Brně, Divadelní fakulta. Vedoucí práce doc. MgA. Blanka Chládková.

3 Anotace Dokumentace projektu se zabývá sekcí Fundraising a jejím vedením v rámci Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER Za použití metod projektového řízení definuje výchozí situaci pro 26. ročník festivalu a představuje konkrétní cíle a strategie. Práce popisuje členy sekce, vedení sekce a komunikaci se sponzory. Podává také informace o dosažených výsledcích. Autorka v práci předkládá hodnocení a doporučení, a to s cílem vytvořit dokumentaci, která by byla zejména pro vedoucí sekce Fundraising v nadcházejících ročnících co nejpřínosnější. Abstract This project documentation deals with the Fundraising Section and its leadership within the International Festival of Theatre Schools SETKÁNÍ/ENCOUNTER It defines the default situation of the 26 th Edition of the festival and presents concrete goals and strategies by using the methods of project management. This work describes the members of the section, the leadership of the section and communication with sponsors. There is also information about results. In the work, the author gives evaluation and recommendations to create documentation which would be very helpful for the heads of the Fundraising Section in following years. Klíčová slova fundraising, SETKÁNÍ/ENCOUNTER, vedení sekce Key words fundraising, SETKÁNÍ/ENCOUNTER, the leadership of the section

4 OBSAH Úvod Fundraising festivalu Výchozí situace Cíle a strategie Cíle sekce a jejich plnění Strategie Milníky Rozpočet sekce Členové sekce Vedení sekce Zaškolení členů Nejčastější otázky Fundraisingový argument Příručka fundraisera Workshopy Komunikace v sekci a v rámci organizačního týmu Nedělní novinky Sekční schůzky Sdílené soubory MFR Hodnocení Kontrola Sponzoři Protiplnění pro sponzory Nástroje péče o sponzory Portfolio... 24

5 6.2.2 Společenský večírek Newslettery PF Brunch Poděkování Brožura Smlouvy Proces uzavírání smluv Výsledky Hodnocení a další doporučení Hodnocení sekce a spolupráce se sponzory Hodnocení členů sekce Denisa Sedláčková Markéta Štefanová Michal Prax Stanislav Čaban Ilona Pawerová Diskuze Další doporučení Závěr Seznam použité literatury Seznam použitých zkratek Seznam tabulek, diagramů a grafů Seznam příloh... 42

6 ÚVOD Tato projektová dokumentace se zabývá vedením sekce Fundraising v rámci Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 (dále jen festival). Vedení sekce Fundraising bylo absolventským výkonem Barbory Rosochové, studentky 3. ročníku oboru Divadelní manažerství (dále jen DIVMAN). Autorka práce se v této pozici plně realizovala v období od dubna 2015 (převzetí sekce po předešlé vedoucí) do dubna 2016 (předání sekce nastupující vedoucí). Její pracovní náplň byla tvořena nejen vlastní fundraisingovou činností (oslovování sponzorů, komunikace s nimi, dohled nad převzetím darů, vrácení výpůjček, atd.), ale především komunikace s Úzkým organizačním týmem (dále jen ÚOT), plánování, organizování, delegování, kontrola a koordinace sekce. Vedoucí sekce se v neposlední řadě snažila budovat příjemnou atmosféru v sekci a motivovat členy k práci. Vedoucí sekce stanovila hlavním cílem Fundraisingu 26. ročníku přispívat do rozpočtu festivalu a rozvíjet vztahy se sponzory tak, aby bylo podporováno dlouhodobé partnerství. Tento cíl byl formován požadavky Ekonoma festivalu a vyhlídkou na sekci Fundraising v rámci budoucích ročníků festivalu. V souladu s vytyčeným cílem byly formovány jednotlivé aktivity sekce, např. selekce potenciálních sponzorů nebo nastavení komunikace s nimi. Bylo rozhodnuto, že sekce bude primárně zajišťovat podporu dle koncepce hmotného plnění, která v sobě zahrnovala schválené požadavky organizačního týmu festivalu, a teprve po zajištění těchto požadavků se budou členové sekce věnovat vlastním návrhům podpory festivalu a jejich zajištění. Kritérii úspěšnosti dosažení hlavního cíle byly stanoveny dvě podmínky: přepočtená hodnota darů bude činit alespoň Kč a sponzoři zajištění sekcí Fundraising 2016 budou mít zájem o spolupráci s festivalem i v dalších letech. První podmínka byla dodržena, sekci se podařilo zajistit v přepočtu plnění za Kč. Druhou podmínku bude možné ověřit až na základě závěrečné zprávy 27. ročníku festivalu. Cílem této práce bylo zdokumentovat sekci Fundraising a poskytnout informace a doporučení pro příští sekční vedoucí. Práce zahrnuje popis a hodnocení sekce, výchozí situace, cílů, strategie, členů sekce, způsobu vedení sekce, oslovování a spolupráce s festivalovými sponzory a dosažených výsledků. Autorka v práci průběžně hodnotí 6

7 a předává konkrétní doporučení. Předpokládají se čtenářovy základní znalosti fundraisingu a manažerských metod použitých v práci. Sekce Fundraising byla vytvořena v rámci 26. ročníku festivalu, který je každoročně pořádán Divadelní fakultou Janáčkovy akademie múzických umění v Brně (dále jen DIFA JAMU) a organizován studenty bakalářského stupně DIVMAN pod dohledem pedagogů. Tato práce se nevěnuje komplexnímu popisu organizace festivalu a předpokládá se určitá znalost jeho organizační struktury. Letošní ročník proběhl ve dnech na půdě DIFA JAMU, v Divadle na Orlí, v Divadelním studiu Marta, v divadle Husa na provázku a v HaDivadle. V rámci hlavního programu se představilo 14 škol z 11 zemí světa a 10 představení off-programu z tvorby studentů DIFA JAMU. 7

8 1 FUNDRAISING FESTIVALU 2016 Sekce Fundraising byla vytvořena v rámci festivalu za účelem zajišťování věcné, finanční či jiné formy podpory prostřednictvím externích sponzorů 1. Cílem letošního ročníku bylo zajistit od těchto dárců podporu, která by činila v přepočtu alespoň Kč. Podrobné stanovení cílů a kritérií je k dispozici v Kapitole 3 Cíle a strategie. Pro fundraising jsou významným segmentem dárců mj. nadace, nadační fondy a státní správa, avšak fundraising festivalu není orientován na získávání prostředků od těchto tří jmenovaných podporovatelů. Tento úkol spadá do kompetencí Ekonoma. Sekce se podílí také na činnostech zcela nefundraisingového charakteru. Děje se takto především z důvodu vysokého vytížení členů ostatních sekcí, zejm. v době konání festivalu. Mezi takovéto aktivity patří: realizace festivalových diskuzí, služba na festivalovém Chill-out Roomu 2, Infocentru 3 nebo pozice tzv. souborářů 4. Festivalovým diskuzím je věnován prostor v Kapitole 8.3 Diskuze. 1 Sekce Fundraising používá jednotné označení sponzor pro všechny dárce a partnery, se kterými se jí podaří navázat spolupráci. 2 odpočinková místnost na Divadelní fakultě JAMU 3 informační centrum na Divadelní fakultě JAMU 4 festivalová funkce zajišťující péči o hostující soubor 8

9 2 VÝCHOZÍ SITUACE Výchozí situace byla analyzována prostřednictvím SWOT analýzy, která je k dispozici v Příloze A. Pro potřeby této analýzy byla jako vnitřní prostředí chápana pouze šestičlenná sekce Fundraising, vnější prostředí pak tvořil organizační tým festivalu (vyjma sekce Fundraising), sponzoři, potenciální sponzoři a ostatní faktory. SWOT analýza byla zpracována ve třech krocích. Pozitivní a negativní závislosti vyplývající z třetího kroku SWOT analýzy včetně odůvodnění těchto vztahů jsou znázorněny v tabulkách níže: Pozitivní závislost (S&O) Silná stránka Příležitost Je možné rozvinout příležitost, protože: Kontakty na stálé partnery a dobré vztahy s nimi Brno je ekonomicky aktivní centrum generující daně lze využít pozitivních referencí dřívějších sponzorů při získávání nových sponzorů dobré jméno festivalu pozitivní reference dřívějších sponzorů přispívají k dobrému jménu festivalu Převzetí dobře fungujícího modelu komunikace a pokračování v něm Dvouletá zkušenost vedoucí sekce s fundraisingem festivalu Zkušenost členů sekce s fundraisingem Brno je ekonomicky aktivní centrum generující daně lze využít know-how z předešlých let, např. pořádání večírků, PF atd. dobré jméno festivalu bude použito např. doporučení celebrit v portfoliu, pozvání na večírky, festivalová představení atd. nabídka hodnotného protiplnění Brno je ekonomicky aktivní centrum generující daně nabídka hodnotného protiplnění Brno je ekonomicky aktivní centrum generující daně nabídka hodnotného protiplnění nabídka je sestavována ve spolupráci s dalšími sekcemi a Fundraising má k dispozici rychle potřebné informace (umístění billboardů, počet citylightů ) vedoucí ze zkušenosti ví, co je potřeba zajistit s větším časovým předstihem Tabulka 1 - Pozitivní závislost (S&O) (autor: Barbora Rosochová) lze využít know-how z předešlých let o zájmu sponzorů o jednotlivé druhy protiplnění se předpokládá, že tito členové osloví dříve a rychleji více potenciálních sponzorů než ti nezkušení lze využít jejich know-how jak sponzorovi prezentovat nabídku protiplnění a dává prostor pro další návrhy protiplnění 9

10 Pozitivní závislost (S&T) Silná stránka Hrozba Je možné eliminovat hrozbu, protože: Převzetí dobře komunikační šum dobře fungující komunikace je prevencí fungujícího modelu komunikace případných komunikačních šumů a nedorozumění a pokračování v něm Zkušenost členů sekce s fundraisingem poměrně velká zkušenost brněnských potenciálních sponzorů s fundraisingem Tabulka 2 - Pozitivní závislost (S&T) (autor: Barbora Rosochová) v případě odmítnutí by vzhledem ke svým zkušenostem neměli tito členové sekce otálet a okamžitě oslovovat další potenciální sponzory Negativní závislost (W&O) Slabá stránka Příležitost Příležitost může být ohrožena, protože: Nezájem členů sekce o fundraising nabídka hodnotného protiplnění přístup některých členů by mohl být natolik lhostejný, že by znehodnotil i hodnotnou nabídku, např. absence jakéhokoliv nadšení, lhostejné vystupování nebo pochybnosti o festivalu Tabulka 3 Negativní závislost (W&O) (autor: Barbora Rosochová) Negativní závislost (W&T) Slabá stránka Hrozba Hrozba může podpořena, protože: Časová vytíženost členů komunikační šum kvůli časovému vytížení nebudou členové sekce věnovat dostatečnou pozornost informačním zprávám, nebudou se účastnit sekčních schůzek apod., mohou jim tak unikat důležité informace nebo mohou odkládat řešení případných překážek Tabulka 4 Negativní závislost (W&T) (autor: Barbora Rosochová) Závěry plynoucí z této matice ukazují, že je třeba: rozvíjet dobré vztahy se sponzory Společenský večírek, Brunch, nabídka volných lístků na hlavní program festivalu, fotodokumentace darů a poděkování, brožura, dodržování smluvních podmínek, newslettery, ad., pokračovat v modelu komunikace z předchozích ročníků a věnovat komunikaci zvýšenou pozornost, vedoucí sekce bude využívat své zkušenosti a předávat je členům sekce, 10

11 členové sekce budou využívat své zkušenosti s fundraisingem a navzájem si pomáhat, najít motivaci pro ty členy, kteří neměli o fundraising zájem, při plánování zohledňovat časové vytížení členů sekce. Výsledky SWOT analýzy byly dále využity při volbě strategie, kterou se zabývá následující kapitola. 11

12 3 CÍLE A STRATEGIE Tato kapitola popisuje aktivity fáze plánování, konkrétně stanovení cílů a strategie. Dává také prostor pro představení důležitých milníků a rozpočtu sekce. 3.1 CÍLE SEKCE A JEJICH PLNĚNÍ Hlavním cílem sekce bylo přispět do festivalového rozpočtu dary, které budou v přepočtu činit alespoň Kč a rozvíjet vztahy se sponzory tak, aby bylo podporováno dlouhodobé partnerství. Cíle bylo dosaženo, celková hodnota darů zajištěných sekcí Fundraising pro 26. ročník festivalu činila v přepočtu Kč 5. Výčet zajištěné podpory a její hodnotu podává Příloha B Zajištěná podpora Na základě spokojenosti většiny sponzorů s letošní spoluprací lze předpokládat, že budou mít zájem participovat také na nadcházejícím ročníku festivalu. Skutečné ověření tohoto cíle však přinese až Fudraising Projektovým cílem bylo zajistit podporu festivalu se sedmi ukazateli úspěšnosti dosažení cíle, a to: 1. alespoň 80 % věcných požadavků bude zajištěno zcela zdarma sekci se podařilo zajistit podle koncepce věcného plnění (viz Příloha C) zcela zdarma 20 požadavků z 25, tj. 80 %, 2. ze zbylých požadavků bude alespoň polovina zajištěna minimálně s 15% slevou zbylé požadavky: překlad bulletinu (kvůli komplikacím se nepodařilo zajistit včas, dohodnuto nové plnění, a to překlad závěrečné zprávy festivalu zdarma), bazének s balónky na Chill-out Room (spolupráce byla na velmi dobré cestě, ale požadavek na množství balónků převyšoval sponzorovy možnosti, scénograf Chill-out Roomu nakonec od požadavku upustil), energy drinky pro organizační tým (byla domluvena spolupráce s firmou Veganlikeme na darování nápoje maté, ale sponzor se týden před festivalem rozhodl spolupráci odvolat, protože si představoval jinou formu protiplnění ze strany festivalu 6 ), káva (nebyla zajištěna, ani se slevou) a dodávka (zajištěna se slevou 45 % 7 ) z 5 požadavků 5 Zápůjčky, ve kterých nebyla vyčíslena hodnota zapůjčeného předmětu, jsou v uvedené částce započteny také. Jedná se o přepočet na cenu, za kterou by si festival musel předměty pronajmout, kdyby nebyla spolupráce se sponzorem navázána. 6 Konkrétně sponzor nabyl domněnky, že jej budeme zvát na mezinárodní konference a předávat mu kontakty na nadnárodní firmy. Smlouva nebyla v té době ještě podepsaná a o protiplnění ve formě uvedení loga na tiskovinách neměl zájem, takže rozvázání spolupráce s sebou neneslo velké komplikace. 7 běžná cena na 6 dní = Kč, dohodnutá cena na 6 dní pro festival = Kč 12

13 byl 1 vypuštěn, 1 nesplněn a kompenzován novým plněním, 2 nesplněny a nekompenzovány a 1 zajištěn se slevou 45 % - tento ukazatel nelze tedy považovat za splněný, 3. smlouvy budou schváleny do (netýká se předem nahlášených a schválených výjimek) 9 smluv bylo schváleno až po termínu, z toho 5 smlouvám 8 byl schválen deadline do , který všechny dodržely, a 4 smlouvy se podařilo dodat ke schválení během následujícího týdne 4 smlouvy tedy neodpovídají nastavenému ukazateli a autorka doporučuje více apelovat na členy sekce s včasným zajišťováním smluv a zdůraznit jim, že musejí počítat nejen s časem vlastní přípravy smlouvy, ale zejm. s časem, který stráví přichystaná smlouva u sponzora, jehož tempo doplňování smlouvy nebudou mít příliš šanci ovlivnit, 4. dary budou festivalu k dispozici před, nebo v průběhu festivalu tato podmínka byla splněna v případě všech domluvených darů včetně zapůjčených předmětů, 5. přepočtené hodnoty darů odpovídají hodnotě protiplnění tato podmínka byla splněna v případě všech domluvených darů včetně zapůjčených předmětů, 6. minimální hodnota daru pro všechny výhody uvedené v kategorii Bronzový přítel (viz Kapitola 6.1 Protoplnění pro sponzory) je Kč jediným darem, jehož hodnota nedosáhla hranice Kč, byly pralinky od Minach v hodnotě Kč tento sponzor neměl nikde umístěné své logo a jako protiplnění využil možnosti vystavit svůj roll-up na Chill-out Roomu, 7. podpora zajišťována z vlastní iniciativy sekce bude domluvena zcela zdarma (výjimky může udělit Úzký organizační tým) z vlastní iniciativy sekce se podařilo zajistit zcela zdarma 3 sponzory: Minach (pralinky), Rekola (5 jízdních kol) a Charge-Box (stanice na nabíjení mobilů). Projektového cíle bylo dosaženo zajištěním sponzorů dle koncepce věcného plnění (viz Příloha C) a zajištěním sponzorů z vlastní iniciativy členů sekce. Koncepce věcného plnění zahrnuje požadavky, které se každoročně opakují (např. občerstvení na ranní diskuze, sedačky na Infocentrum), požadavky specifické pro konkrétní ročník 8 Mr. Baker (občerstvení na Chill-out Room) ze zkušenosti z předchozích je nutné počítat s vyšší časovou dotací pro vyřizování smluv s tímto sponzorem, POF Group (chargeboxy), Dobrá autopůjčovna (auta), Rentacar (dodávka), Petraco (kávovar) tito sponzoři byli zajištěni až v polovině února. 13

14 (např. europalety na výrobu nábytku na Chill-out Room, kontejnery na zahajovací ceremoniál) a v neposlední řadě jsou do ní zahrnuti také téměř 9 všichni loňští sponzoři. Každý požadavek nebo nápad na podporu festivalu byl projednán s ÚOT, a to z důvodu ověření přínosu pro festival a vyvarování se zajišťování jednoho požadavku dvěma sekcemi. Vedoucí sekce doporučuje projednání nejen v rámci ÚOT, ale také zvlášť s tou vedoucí sekce, do jejíž kompetence by položka mohla pravděpodobně spadat. Tímto způsobem by mělo být možné předejít situaci, která nastala v letošním ročníku, kdy ÚOT schválil nápad zajištění tonerů do festivalových tiskáren a po dvou týdnech domlouvání spolupráce vyšlo najevo, že tonery jsou již zajištěny v rámci dlouhodobé spolupráce se sponzorem sekce Propagace. Fundraising tedy musel téměř dohodnutou spolupráci rozvázat. Zajišťování sponzorů dle koncepce věcného plnění byl prioritní úkol sekce, a teprve po jeho splnění se mohli jednotliví členové naplno věnovat kreativním úvahám nad podporou, která by mohla festivalu přinést užitek. Postup při zajišťování podpory členy sekce nabízí WBS v Příloze D. Definici cílů projektu, jednotlivým výstupům, aktivitám spojených s jejich dosažením a dalším faktorům dotýkajících se cílů je věnována Příloha E - LFM. 3.2 STRATEGIE Na základě výsledků SWOT analýzy byla zvolena strategie S-O, neboli maximalizace silných stránek a příležitostí. Silné stránky a příležitosti byly rozvinuty díky know-how z předchozích let, tj. zkušenosti vedoucí sekce a čerpání z absolventské dokumentace vedoucí Fundraisingu Na základě pozitivních zkušeností byl zachován ověřený model komunikace v sekci a se sponzory, který je blíže popsán v Kapitole 5.2 Komunikace v sekci a v rámci organizačního týmu a 6.2 Nástroje péče o sponzory a tradice workshopů (viz Kapitola Workshopy). Poučení z minulých ročníků si vyžádalo také určité změny, a to: 1. podpořit komunikaci se sponzory a pokusit se je více vtáhnout do festivalu prostřednictvím zasílání newsletterů změnu se podařilo provést, více v Kapitole Newslettery, 9 Některou podporu minulého ročníku letošní festival nehodlá využít znovu, např. ohňostroje. 10 Absolventská dokumentace Fundraisingu předešlého ročníku, tj. 2015, bohužel není v době tvorby této práce k dispozici. 14

15 2. oslovit festivalové restaurace a domluvit s nimi alespoň 20% slevy ještě před únorem 2016 (kvůli deadline kompletace log na většinu tiskovin) změnu se podařilo úspěšně provést a doporučuje se tento postup zachovat i do dalších ročníků festivalu, 3. oslovit a domluvit parkoviště ještě před únorem 2016 (kvůli deadline kompletace log na většinu tiskovin) změna byla úspěšně provedena, nicméně do budoucích let je potřeba s řešením parkoviště počkat až do doby, kdy budou známy výsledky výběrového řízení na festivalové hotely, které by mohly disponovat vlastním dostatečně velkým parkovištěm, které by eventuelně mohly poskytnout festivalu zdarma, tak jako se tomu stalo letos 11, 4. společně s poděkováním sponzorům za spolupráci zaslat také fotografie jimi poskytnutých darů a krátký dotazník (viz Příloha F Dotazník) týkající se spokojenosti s protiplněním a spoluprací celkově vzhledem ke kladným reakcím sponzorů se doporučuje pokračovat v zasílání fotografií, ale zůstává otázkou, zda zachovat také dotazník, protože na ten reagoval pouze jeden sponzor, navíc dotazník je nástroj velmi neosobní a telefonát nebo rozhovor s žádostí o zpětnou vazbu je nejspíše v tomto případě vhodnější, 5. vytvořit databázi sponzorů, kterou by bylo možno předávat z ročníku na ročník na databázi se v době tvorby této práce stále pracuje, termín jejího dokončení je stanoven na 30. května 2016, bude zhotovena v elektronické podobě (tabulka) i ve fyzické podobě (šanon). V průběhu příprav 26. ročníku se vyskytla též nutnost změny Sponzorského večírku 12, a to z důvodu velmi nízké účasti sponzorů na Společenském večírku (viz 6.2 Nástroje péče o sponzory). Sponzorský večírek byl nahrazen Brunchem spojeným s tiskovou konferencí festivalu. 3.3 MILNÍKY Zvolená strategie se promítla do harmonogramu sekce, který byl zpracován prostřednictvím Ganttova diagramu v Příloze G. Na tomto místě je třeba vyzdvihnout nejdůležitější milníky: září 2015 sekce Fundraising kompletní, 11 Fundraisingem bylo zajištěno parkoviště pro 10 dodávek a 20 osobních vozidel, o několik týdnů později přišla nabídka z festivalového hotelu na poskytnutí 500 parkovacích míst zdarma pro festival. Spolupráce se sponzorem zůstala zachována, ale nebyla využívána naplno. 12 Sponzorský večírek je druhou akcí pořádanou pro potvrzené sponzory. 15

16 říjen 2015 připraveno protiplnění a portfolio, listopad 2015 Společenský večírek, únor 2016 deadline pro umístění log na většinu tiskovin, březen 2016 Brunch, duben 2016 deadline na smlouvy, dubna 2016 festival, 16. dubna 2016 předání sekce, 31. května 2016 databáze sponzorů. 3.4 ROZPOČET SEKCE Náklady sekce byly spojeny především s tiskem dokumentů pro sekci a sponzory (Příručka fundraisera, portfolio, nabídka protiplnění), telefonováním, pořádáním Společenského večírku a Brunche. Jelikož tisk dokumentů proběhl na podatelně DIFA JAMU v rámci tisků pro potřeby školních projektů, nebylo potřeba krýt jej z rozpočtu festivalu nebo z jiných zdrojů. Náklady spojené se Společenským večírkem a Brunchem se promítly do rozpočtu sekce Off-program. Jediný náklad, který se tedy ve výsledku do rozpočtu sekce Fundraising promítl, byl příspěvek na telefonování. Sekce Fundraising požadovala pokrytí nákladů na telefonování ve výši Kč, viz Tabulka 5 Rozpočet. Tabulka 5 Rozpočet (autor: Barbora Rosochová) 16

17 4 ČLENOVÉ SEKCE Sekce Fundraising pro 26. ročník festivalu byla tvořena šesti členy, studenty bakalářského stupně DIVMAN. Autorka práce doporučuje vzhledem k časovým možnostem studentů a objemu oslovovaných sponzorů zachovat tento počet i do příštích let, eventuelně ho navýšit o jednoho člena. Strukturu sekce graficky znázorňuje Diagram 1 Sekce Fundraising Barbora Rosochová vedoucí sekce Denisa Sedláčková zástupkyně vedoucí sekce Markéta Štefanová Michal Prax Stanislav Čaban Ilona Pawerová člen člen člen člen Diagram 1 Sekce Fundraising 2016 (autor: Barbora Rosochová) Vedoucí sekce, Barbora Rosochová, byla studentkou 3. ročníku DIVMAN a vedení sekce Fundraising bylo jejím absolventským výkonem. Podílela se na fundraisingu festivalu třetím rokem. Barbora pokračovala v komunikaci s jedním ze svých loňských sponzorů (Jordi s) a zajišťovala parkoviště. Zástupkyně vedoucí sekce, Denisa Sedláčková, byla studentkou 2. ročníku DIVMAN. Loňský ročník působila také jako členka Fundraisingu, a proto jí byla přidělena úloha zástupkyně vedoucí sekce, na kterou se tým v nepřítomnosti své vedoucí obrací. Denisa byla znovu členkou Fundraisingu, protože jí minulý rok tato sekce přinesla mnoho užitečných zkušeností. Denisa zajišťovala veškeré občerstvení na festival a pokračovala v komunikaci se sponzory, se kterými dojednávala spolupráci pro předešlý ročník. Markéta Štefanová, studentka 2. ročníku DIVMAN, byla v rámci předchozího ročníku členkou sekce Hosté, účastníci. Fundraising si zvolila pro letošní ročník, protože si ho chtěla vyzkoušet v praxi a byla pevně přesvědčena, že nabyté zkušenosti zúročí v budoucím profesním životě. V neposlední řadě hodlala prostřednictvím 17

18 dojednávání podpory od sponzorů překonat strach z pracovních schůzek s cizími lidmi. Markéta se pokusila získat dalšího finančního partnera a přebrala další rozmanité úkoly z koncepce věcného plnění. Michal Prax, student 2. ročníku DIVMAN, se nebál komunikace s lidmi, na kontakt s nimi byl dle svých slov zvyklý a nic ho nemohlo rozhodit. Minulý ročník strávil v sekci Marketing. Michal zařizoval energy drinky, kávu a další úkoly podle koncepce věcného plnění. Stanislav Čaban, student 1. ročníku DIVMAN, v předchozích letech se festivalu neúčastnil. Již měl zkušenosti s fundraisingem a o další participaci v tomto oboru neměl zájem, a to z obav, že mu tato práce nepřinese nic nového. Stanislavovým hlavním úkolem byla komunikace se scénografem Chill-out Roomu ohledně předmětů, které tam bylo potřeba zajistit. Ilona Pawerová, studentka 1. ročníku DIVMAN, shlédla jednu nebo dvě inscenace na loňském festivalu, které ji dle jejích slov příliš nezaujaly, a neměla motivaci se na festivalu organizačně podílet. Uvedla, že s fundraisingem zkušenosti má a o členství v této sekci zájem neměla. Její hlavní pracovní náplní bylo zajišťování vozidel pro festival. Rozdělení výše uvedených úkolů mezi jednotlivé členy proběhlo na první sekční schůzce v říjnu 2016 a následně byly úkoly přidělovány podle jejich vytížení a popř. zájmů. Kompletní rozdělení úkolů mezi členy sekce je zahrnuto v Příloze B Zajištěná podpora V průběhu příprav festivalu nastalo několik změn v rozdělení úkolů, zejm. z důvodu časového vytížení některých členů, kteří nestíhali plnit zadané úkoly. Základní filosofií bylo, že jeden požadavek neřeší více než jeden člen sekce. Dělo se takto z důvodu dobrého přehledu o oslovených potenciálních sponzorech a o vývoji komunikace s nimi. Výjimku tvořily pouze festivalové restaurace, protože v jejich případě bylo potřeba oslovit velké rozpětí brněnských podniků v centru města a navíc v jejich případě bylo dostačující pohlídat, aby více než jeden člen sekce neoslovil tentýž podnik. Další komunikace s jednotlivými podniky probíhala téměř 13 nezávisle na ostatních. Své síly spojili např. členové Markéta Štefanová a Michal Prax 13 Samozřejmě je potřeba mít po ruce informace o tom, kolik podniků hodlá v tento moment podpořit festival a jak velkou slevu jsou ochotni poskytnout, protože toto jsou informace, které budou potenciální festivalové restaurace zajímat. 18

19 při zajišťování pizz a bílého baletizolu pro hostující soubor z Paříže, protože tento požadavek vzešel 2 3 týdny před konáním festivalu a vzhledem k požadavkům na přesné rozměry a netradiční zbarvení baletizolu bylo nutné během krátkého časového úseku oslovit více divadel, výrobců a tanečních studií. Hodnocení členů sekce je k dispozici v Kapitole 8.2 Hodnocení členů sekce. 19

20 5 VEDENÍ SEKCE Pátá kapitola se zabývá vedením sekce. Představuje plán zaškolení členů do fundraisingu, nastavený model komunikace v sekci a s ÚOT a způsoby, jakými probíhala kontrola plnění zadaných úkolů. Vedoucí sekce si stanovila za osobní cíl dodržovat při vedení následující zásady: 1. mít přehled o dění v sekci (o přidělených úkolech, o problémech, atd.) s tímto bodem měla vedoucí sekce problém zhruba první tři týdny od sestavení kompletního týmu, sestavila myšlenkové mapy a více dbala na doplňování sdílených souborů, díky čemuž se následně velmi dobře orientovala v dění v sekci, 2. mít potřebné informace, popř. je být schopna rychle zjistit nebo vědět, na koho tazatele odkázat tuto zásadu se vedoucí podařilo podchytit zhruba po měsíci od sestavení kompletního týmu, 3. jít příkladem (oslovovat sponzory, dodržovat termíny) dodrženo, 4. vytvářet příjemnou atmosféru v sekci na základě zpětné vazby členů sekce na hodnoceních dodrženo, 5. delegovat a přidělovat úkoly tohoto bodu se vedoucí sekce zprvu obávala, ale v praxi jí nedělal problém. Vedoucí sekce byla zaskočena kvantem informací, které se na ni během prvních říjnových dní nahrnulo, ale našla způsob, jak se zorientovat a mít informace pod kontrolou. Její přístup ke členům sekce byl zprvu velmi familiérní, skutečnou vedoucí se stala od ledna, kdy začala více zadávat úkoly, delegovat, kontrolovat, urgovat atd. a zároveň vytvářet příjemnou atmosféru v týmu. Členové se na ni neváhali obracet s dotazy a informovat ji o své činnosti. 5.1 ZAŠKOLENÍ ČLENŮ NEJČASTĚJŠÍ OTÁZKY Vedoucí sekce se po skončení loňského ročníku festivalu sešla s Denisou Sedláčkovou, Markétou Štefanovou a Michalem Praxem, aby společně sestavili seznam nejčastějších otázek sponzorů, na které by mohli mít členové Fundraisingu z nastupujícího prvního ročníku problém správně odpovědět z důvodu neznalosti 20

21 festivalu (viz Příloha H Nejčastější otázky). Tato pomůcka se ukázala jako užitečný nástroj a je doporučeno ji do příštích let zachovat, popř. rozšířit FUNDRAISINGOVÝ ARGUMENT Na výše jmenované schůzce proběhl ještě jeden brainstorming, jehož výsledkem bylo sestavení fundraisingového argumentu (viz Příloha CH). Autorka doporučuje sestavovat fundraisingový argument v týmu, protože tímto se otevírá prostor pro debatu a pomáhá sjednotit pohled členů na fundraising PŘÍRUČKA FUNDRAISERA Příručku fundraisera vytvořila vedoucí sekce za účelem předání ucelených informací o fungování sekce i festivalu celkově, které by byly členům Fundraisingu kdykoliv po ruce. Autorka věnovala zvýšenou péči vizuální stránce, snažila se tak prostřednictvím množství fotografií více přiblížit čtenářům atmosféru festivalu. Nabízí se jedno doporučení, a to předat členům sekce v dalších letech také videa (sestřihy z festivalových dní, rozhovory ad.). Příručka fundraisera je k dispozici v Příloze I, byla předána členům sekce na první sekční schůzce v říjnu 2015 a přijata velmi kladně WORKSHOPY Jak již bylo zmíněno výše, byly naplánovány dva workshopy zaměřené na fundraising. První z nich byl otevřený organizačnímu týmu festivalu a pro členy sekce Fundraising povinný. Uskutečnil se 20. října 2015 v učebně č. 305 na DIFA JAMU. První část byla zaměřena čistě na festivalový fundraising (viz Příloha J) a vedla ho vedoucí sekce. V druhé části festivalový Ekonom vysvětlil přítomným proces uzavírání smluv mezi DIFA JAMU a sponzory a jejich náležitosti. Workshop byl hodnocen přítomnými (tj. členy sekce, jednou členkou sekce Propagace a Ekonomem) kladně, výtky se dotýkaly pouze volby místa a času 14. Druhý workshop byl určen pouze členům sekce Fundraising a spočíval v možnosti vyzkoušet si simulovaný telefonický rozhovor s potenciálním partnerem nebo napsání vhodného mailu potenciálnímu sponzorovi, obojí se zpětnou vazbou. Workshop neproběhl, protože možnosti simulovaného telefonátu se nerozhodl využít žádný člen sekce. Vhodnou podobu mailu řešila s vedoucí sekce jedna členka. 14 Místo do učebny mohli během workshopu volně chodit studenti neúčastnící se workshopu. Čas ve stejný čas se konaly sekční schůzky některých sekcí a jejich členové tím přišli o možnost účastnit se workshopu. 21

22 5.2 KOMUNIKACE V SEKCI A V RÁMCI ORGANIZAČNÍHO TÝMU Jak již bylo zmíněno, byl převzat na základě pozitivních zkušeností osvědčený model komunikace z předchozích let NEDĚLNÍ NOVINKY Vedoucí sekce každou neděli rozeslala členům sekce informační mail, ve kterém informovala o nadcházející práci, blížících se milnících, příp. rozdělila nové úkoly. Povinností členů sekce bylo na tento mail reagovat buď napsáním vlastních novinek (např. pokroků, kterých dosáhli) nebo potvrzením o přečtení, pokud zrovna žádné novinky neměli SEKČNÍ SCHŮZKY Vždy jedenkrát týdně se sekce povinně sešla na tzv. sekční schůzce. Tyto schůzky dávali členům sekce prostor pro řešení postupů či případných problémů. V případě, že se člen sekce nemohl dostavit, bylo jeho povinností omluvit se vedoucí sekce nebo zástupkyni vedoucí sekce. Na poslední sekční schůzce v měsíci byly shrnuty nejdůležitější informace za uplynulý měsíc s cílem poskytnout členům sekce celistvější přehled o dění SDÍLENÉ SOUBORY Prostřednictvím rozhraní drive.google.com byl členům sekce umožněn přístup do složky Fundraising 2016, kde měli k dispozici vedle portfolia, Příručky fundraisera, často kladených otázek, smluv, věcného a finančního plnění také např. tabulku Sponzoři (viz Příloha K), ve které mohli sledovat, kdo koho oslovil a s jakým výsledkem. Hlavním cílem této tabulky bylo předejít oslovení jednoho potenciálního partnera více členy sekce. Další důležitou tabulkou byly Požadavky na fundraising, do které měli povolený přístup i vedoucí ostatních sekcí, aby na toto místo mohly být připisovány požadavky na Fundraising za jejich sekci. Nicméně tato tabulka působila spíše zmatek, kdy členové sekce zapisovali údaje jak do tabulky Sponzoři tak do Požadavků na fundraising. Požadavky vždy přednášela vedoucí sekce v nedělních novinkách nebo na sekční schůzce, kde byly také rovnou přiděleny. Tato tabulka se stala přebytečnou, a tak byla smazána MFR Malá festivalová rada (dále jen MFR) má v rozvrhu studentů DIVMAN každý rok pevně vyhrazený termín a schází se jedenkrát týdně. Jelikož i zde byla pro členy sekcí 22

23 účast povinná, bylo potřeba případnou nepřítomnost omluvit vedoucí sekce, příp. zástupkyni vedoucí sekce HODNOCENÍ Důležitou součástí komunikace jsou také feedbacky. V rámci festivalu byly stanoveny dva termíny hodnocení sekce s festivalovou supervizí, Koordinátorem a Ekonomem. Tato hodnocení proběhla během února a koncem dubna po festivalu. Každému takovémuto hodnocení předcházelo interní hodnocení sekce. Oproti loňským ročníkům bylo přidáno ještě průběžné hodnocení, které proběhlo po Společenském večírku 15 ve velkém předstihu před stanovenými hodnoceními, protože vzhledem k harmonogramu sekce nebylo možné čekat až na únor, kdy by už v podstatě nebyl prostor aplikovat případné změny. Z hodnocení vzešly tyto návrhy: 1. uspořádat teambuilding pouze pro Fundraising vzhledem k vytížení některých členů nebyl nalezen vhodný termín (někteří členové se účastnili alespoň festivalových teambuildingů organizovaných sekcí Off-program), 2. vytvořit databázi sponzorů realizuje se v době psaní této práce, 3. psát nedělní novinky v bodech a do detailů je probírat s ostatními na sekční schůzce bylo zrealizováno, 4. nespojovat sekční schůzky s obědy bylo zrealizováno, 5. oslovovat velké firmy už po festivalu např. banky, v jejichž případě je nutné počítat s velkou časovou dotací při schvalování poskytnutí podpory. 5.3 KONTROLA Kontrola včasného plnění úkolů probíhala průběžně prostřednictvím nedělních novinek, sdílených souborů a rozhovorů na sekčních schůzkách. Během příprav festivalu vznikla potřeba ověřit, zda určití členové sekce skutečně kontaktovali své sponzory, protože tito členové po dlouhou dobu nepodávali žádné výsledky a i sponzoři, kteří byli s loňskou spoluprací spokojeni a přislíbili spoluúčast i na nadcházejícím ročníku, spolupráci odmítli. Vedoucí sekce tedy prověřila tyto sponzory a výsledky ukázaly, že členové sekce nebyli příčinou sponzorova odmítnutí. Sponzoři odmítli spolupráci z ekonomických důvodů. 15 Společenský večírek proběhl

24 6 SPONZOŘI Jak již bylo uvedeno v první kapitole, sekce Fundraising nezajišťuje podporu od nadací, nadačních fondů a státní správy. Orientuje se na společnosti a živnostníky, a to přednostně na ty, kteří působí v Brně, protože festival je pořádán brněnskou vysokou školou, většina nabízeného protiplnění na grafických výstupech je distribuována v Brně a také z logistických důvodů. 6.1 PROTIPLNĚNÍ PRO SPONZORY Potenciálním sponzorům bylo nabízeno protiplnění, které odpovídalo vyčíslení hodnoty poskytnutého daru. Vedoucí sekce společně s vedoucími sekcí Propagace, Média a Off-program sestavila nabídky protiplnění pro případ věcného plnění (viz Příloha L) a finančního plnění (viz Příloha M), podle kterých byl každý sponzor zařazen do odpovídající kategorie. Nutno upozornit, že uvedená nabídka nemusela být striktně dodržována a konkrétní podmínky mohly být stanoveny individuálně. Model kategorizace sponzorů je několika lety osvědčený model a autorka práce jej doporučuje. 6.2 NÁSTROJE PÉČE O SPONZORY Sekce letošního ročníku přebrala ověřené nástroje péče o sponzory na základě know-how z předchozích ročníků festivalu a přidala informační nástroj newslettery (viz Kapitola Newslettery) PORTFOLIO Portfolio (viz Příloha N) je brožura určená potenciálním sponzorům, která obsahuje důležité informace o festivalu, zdravice od celebrit podporujících festival, reference dřívějších sponzorů, fotografie, kontakty na ÚOT, atd. Bylo připraveno jak v elektronické, tak ve fyzické podobě. Přípravu portfolia je potřeba naplánovat s dostatečným předstihem, protože není možné, aby jej sestavila pouze sekce Fundraising, neboť čerpá informace od Ekonoma, Médií, ad. Je nutné počítat s možnými průtahy, které sebou nese např. sázení portfolia, pořízení a úprava fotografií ÚOT a festivalové supervize, doporučení loňských sponzorů, zdravice od celebrit, schválení použití konkrétní fotografie celebrity, schválení sloganu (letos se portfolio muselo obejít bez sloganu, protože ten byl potvrzen až po Společenském večírku). Potřebná doba pro přípravu portfolia se pohybuje v rozmezí 4 6 týdnů. Autorka doporučuje včas urgovat sponzory a osobnosti o jejich příspěvky, připravit texty, grafy, fotografie apod. během září (ideálně také focení ÚOT a supervize), domluvit sazeče 24

25 (potřebuje minimálně dva týdny a nezačne s prací, dokud nemá všechny potřebné podklady). Tisk portfolia na podatelně DIFA JAMU je otázkou 1 2 dnů. Bylo vytištěno 30 kusů a toto množství se ukázalo jako dostatečné. Je doporučeno vyhnout se dlouhým textům a zařadit spíše fotografie, tabulky, loga a grafy SPOLEČENSKÝ VEČÍREK Společenský večírek je akce určena potenciálním sponzorům festivalu. Konal se 25. listopadu 2015 na DIFA JAMU a poskytl fundraiserům příležitost blíže představit sponzorům festival, seznámit je s vedením DIFA JAMU, ředitelem festivalu, supervizí a v neposlední řadě s ostatními potenciálními sponzory, např. s podnikateli, zástupci firem nebo novináři. S cílem zefektivnění takovéhoto seznamovaní a případného navazování nových obchodních kontaktů byla dva dny před večírkem svolána schůzka členů Fundraisingu s členy ostatních sekcí, jimž jejich sponzoři potvrdili účast na večírku. Schůzka začala představením jednotlivých hostů a upřesněním, kdo se bude o koho na večírku starat. Poté proběhl brainstorming s cílem určit, které sponzory mezi sebou seznámit. Pouze jeden účastník schůzky znal svého sponzora natolik dobře, aby byl schopen říct, o které kontakty bude mít jeho sponzor zájem, s kým si bude přát být seznámen. Ostatní přítomní takovýmito informacemi nedisponovali a nebyli tedy schopni vybrat a domluvit pro svého sponzora seznámení na Společenském večírku. Schůzka tedy nedosáhla svého cíle. Samotného večírku se nakonec za Fundraising zúčastnil pouze jeden sponzor. Díky zpětné vazbě vyplynulo, že většina sponzorů upřednostnila jinou akci, která probíhala ve stejném termínu jako večírek a ostatní byli o termínu večírku informování s příliš malým předstihem a už měli připraveny jiné plány. Sponzoři byli na večírek pozváni dva týdny před jeho konáním, protože nastaly průtahy v přípravě pozvánky na Společenský večírek (viz Příloha O). Autorka práce tedy důrazně doporučuje nečekat na oficiální pozvánku a informovat sponzory ihned, jakmile je znám termín konání Společenského večírku. Pozvánka může být zaslána dodatečně NEWSLETTERY Newsletter informuje o průběhu příprav festivalu, o uskutečněných akcích (např. Společenský večírek), o blížících se akcích (např. tisková konference) apod. Adresát může kdykoliv zrušit jeho odběr. Tvorba a distribuce festivalových newsletterů spadala pod sekci Propagace, která je zajišťovala již několik ročníků. Přestože se jedná o jeden z typických nástrojů fundraisingu, v minulosti nebyly tyto festivalové newslettery 25

26 z neznámého důvodu rozesílány sponzorům zajišťovaným sekcí Fundraising. V rámci letošního ročníku byli do seznamu kontaktů začleněni také sponzoři Fundraisingu, protože funkce newsletteru je nejen informační, ale také nenásilně pomáhá více vtáhnout sponzora do projektu. Žádný sponzor neodhlásil odběr PF Festivalovou tradicí je rozesílání novoročenek, neboli PF (viz Příloha P). Tuto milou pozornost vytváří festivalový grafik a fundraiseři ji následně rozesílají svým sponzorům. Letos byla rozeslána cca 23 sponzorům. Jedná se o další způsob, jak se sponzorovi připomenout a navázat na předešlou komunikaci. Vzhledem k rychlosti, se kterou letošní festivalový grafik plnil své úkoly, mu byla zadána tvorba PF již na začátku prosince a tento předstih doporučuje autorka zachovat pro jistotu i do dalších ročníků BRUNCH Jak již bylo nastíněno v Kapitole 3.2 Strategie, Brunch nahrazuje pro letošní ročník festivalu z důvodu nízké účasti sponzorů na Společenském večírku tradiční Sponzorský večírek. Brunch byl spojen s tiskovou konferencí festivalu, díky čemuž mohli získat sponzoři další informace o festivalu, a s rautem, na kterém měli možnost setkat se s ředitelem festivalu, tajemníkem DIFA JAMU, supervizí, organizačním týmem a ostatními sponzory. Za sekci Fundraising se Brunche z osmi nahlášených sponzorů ve výsledku zúčastnili jen čtyři 16. Podle slov sponzorů a pozdějšího hodnocení akce byla tato nízká návštěvnost zapříčiněna dopoledním časem konání, kdy bývají zástupci firem a drobní živnostníci v práci nebo mají naplánovány schůzky. Dva z přítomných sponzorů neprojevili žádný zájem o tiskovou konferenci, protože se jí dle jejich slov nepotřebují účastnit a ušetřený čas mohou strávit jinými pracovními činnostmi. Pozvánka na Brunch je k dispozici v Příloze Q. Týden po Brunchy proběhlo na sekční schůzce hodnocení Brunche. Kladně byly hodnoceny informace z tiskové konference, dobře připravené otázky, raut a živý hudební doprovod. Členové sekce negativně hodnotili skutečnost, že bylo v sále během tiskové konference zhasnuto, hosté seděli daleko od novinářů, opomenulo se pozvat některé novináře. Dopolední čas Brunche zůstává diskutabilním. Některým sponzorům zcela vyhovuje, protože jsou zvyklí na jednání v této době, jiní se nemohli dostavit 16 Sagitta, Rekola, Dobrá autopůjčovna, Wegett 26

27 právě kvůli jednáním, nebo proto, že museli být tou dobou ve svém podniku. Na základě diskuze také vyplynula následující doporučení: připomínat sponzorům termín Brunche, stanovit dresscode, zvážit uspořádání menšího Společenského večírku pro sponzory PODĚKOVÁNÍ Poděkováním sponzorům po festivalu jsou vyjádřeny díky za jejich velkorysost. Tento krok je velmi důležitý pro nakročení do další spolupráce na nadcházejících ročnících festivalu, proto je třeba mu věnovat pozornost a neopomenout jej. Letošní ročník s sebou nesl dvě novinky: 1. s poděkováním poslat fotografie darů z festivalu (např. manažerka jedoucí na rekole, čokolády na Infocentru, nábytek z europalet), 2. s poděkováním poslat krátký dotazník (viz Příloha F) týkající se jejich spokojenosti a případných požadavků na změny do budoucna dotazník sestavila vedoucí sekce Fundraising pro 27. ročník festivalu Soňa Alexová a byl konzultován s vedoucí Fundraisingu BROŽURA Brožura pro sponzory je v době psaní této práce v přípravném procesu a bude k dispozici až koncem května, proto není součástí příloh. Brožura bude PDF soubor o sponzorech, kteří podpořili letošní ročník, a bude jim všem rozeslána. Každému bude věnována strana A4 s názvem firmy, logem, medailonkem, fotografiemi darů pro festival a kontaktem. Sponzoři souhlasili s uvedením těchto informací. Bude rozeslána všem letošním sponzorům a pro Fundraising tak vznikne oficiální dokument o tom, které firmy nás letos podpořily. Návrh vzešel od Stanislava Čabana, který na sebe převzal zodpovědnost za realizaci brožury. Jediné doporučení, které se k brožuře váže, je začít na ní pracovat již před festivalem (průběžně získávat souhlas a informace od sponzorů a po festivalu už jen přidat fotografie darů). Nabízí se také prostor pro tištěnou verzi brožury, na kterou už letos nezbyl dostatek času. 6.3 SMLOUVY Přednostně byly používány návrhy smluv dodané Ekonomem a ve výjimečných případech, bylo-li to přání sponzora, také smlouvy připravené sponzorem. Smlouvy byly vypracovávány ve čtyřech kopiích 2 pro sponzora, 2 pro DIFA JAMU. Sekce Fundraising pracovala se třemi typy smluv od Ekonoma: 27

28 darovací smlouva (Příloha R) v rámci Fundraisingu nejpoužívanější, výhodná pro sponzora díky nároku na odpočet hodnoty daru ze základu daně, smlouva o výpůjčce (Příloha S) pro případ zapůjčených předmětů, smlouva o podpoře a propagaci (Příloha T) letos nebyl tento typ smlouvy za Fundraising uzavřen. Počet a procentuální zastoupení jednotlivých typů smluv znázorňuje Graf 1: Graf 1 - Smlouvy Fundraising % 28% darovací (18) o výpůjčce (7) 72% o podpoře a propagaci (0) Graf 1 Smlouvy Fundraising 2016 (autor: Barbora Rosochová) V případě barteru nebyly tvořeny žádné oficiální dokumenty, pouze přehled služeb poskytnutých sponzorem a festivalem na hlavičkovém papíru festivalu (viz Příloha U). Na barter byly domluveny tři festivalové restaurace (Freeland, Padowetz 17, Veselá Vačice) a SAKO Brno, s.r.o PROCES UZAVÍRÁNÍ SMLUV Vzor smlouvy je nejdříve doplněn členem sekce, poté odeslán Ekonomovi ke kontrole, Ekonom vyjádří své výhrady nebo dovolí v procesu uzavírání smluv pokračovat, smlouva je odeslána sponzorovi k doplnění a odsouhlasení, v okamžiku, kdy ji sponzor doplní a je s ní spokojen, posílá se smlouva zpět Ekonomovi, ten ji předá supervizi, supervize tajemníkovi, tajemník smlouvu podepisuje, člen sekce předává k podpisu 4 vyhotovení sponzorovi, sponzor je podepisuje, 2 vyhotovení si nechává a 2 vyhotovení předá člen sekce Ekonomovi. 17 Zahrnuje také Diamond Café Bar a Havana Club Bar). 18 poskytnutí 7 kontejnerů na Zahajovací ceremoniál festivalu 28

29 Vzhledem k tomuto poměrně dlouhému procesu uzavírání smluv autorka na tomto místě znovu důrazně doporučuje apelovat na členy sekce, aby návrh smlouvy připravili ihned po domluvení spolupráce. Dalším faktorem, na který je nutné upozornit, je změna vzorů smluv v průběhu příprav festivalu. Letos se dvakrát měnily vzory smluv a tento fakt zkomplikoval a pozdržel uzavírání smluv, protože bylo potřeba smlouvy přepisovat a znovu nechávat odsouhlasit oběma stranami. Skutečnost, že se návrhy smluv mohou měnit téměř do posledního okamžiku, je dána především změnami v legislativě a nelze ji nijak ovlivnit. 29

30 7 VÝSLEDKY Podle koncepce věcného plnění měla sekce Fundraising zajistit 25 položek, ve výsledku se jí podařilo zajistit 20 zcela zdarma, 1 s 45% slevou 19, 1 byl kompenzován jinou podporou 20, 2 se nepodařilo zajistit vůbec 21 a 1 požadavek byl zrušen 22. Podařilo se navázat na spolupráci s firmou Sagitta a jejím majitelem p. Majerčíkem, který daroval festivalu celkem Kč 23. Členové sekce z vlastní iniciativy navrhli 21 možných plnění pro festival. Zajistili zcela zdarma 1 dar a 2 výpůjčky (pralinky, kola a chargebox), 11 nápadů se zajistit nepodařilo 24, 1 nápad spadal do kompetencí Ekonoma 25 a 6 návrhů ÚOT zamítl, a to: fotopřístroj Cvakmat na Infocentrum nebo Chill-out Room neodpovídalo představě těchto dvou míst, balónky s potiskem neodpovídalo představě výzdoby, tonery již bylo rozebráno v Kapitole 3.1 Cíle sekce a jejich plnění, kondomy s potiskem neodpovídalo představě úhrnu věcí volně dostupných na festivalových místech, automat na vodu na Chill-out Room zbytečné, jízdenky na městskou hromadnou dopravu (dále MHD) zbytečné. Autorka práce doporučuje znovu zvážit poslední dva body. Automat na vodu na Chill-out Room by byl na základě sledování rozhodně opodstatněný, protože jakmile byl vyčerpán denní příděl piva a limonády na Chill-out Roomu, museli si hosté chodit pro vodu na toalety. Zhruba dva týdny před festivalem vzešel od sekce Hosté, porota, soubory požadavek na jízdenky MHD pro zahraniční účastníky. V rámci 26. ročníku festivalu bylo osloveno 95 potenciálních sponzorů, z toho 30 sponzorů bylo zajištěno a celková výše jejich podpory byla přepočtena na Kč. Poměrové rozložení sponzorů podle charakteru jejich podpory znázorňuje Graf dodávka 20 překlad bulletinu překlad závěrečné zprávy festivalu 21 káva a energy drinky 22 bazének na Chill-out Room Kč za firmu Sagitta a Kč jako p. Majerčík 24 lehátka na Chill-out Room, cup cakes, finanční dary (Silver Star Limousine, Cat cut, Kofola, JRC Brno, IBM), párky All in fresh, knihy na Chill-out Room, playstation a papíry 25 Nadace ČEZ 30

31 Hodnota darů a výpůjček v Kč 6000; 1% ; 48% 76136; 16% ; 35% Finanční dary Věcné dary Darované služby Výpůjčky Graf 2 Hodnota darů a výpůjček v Kč (autor: Barbora Rosochová) Největší zájem měli sponzoři o uvedení log na grafických výstupech festivalu, popř. o umístění letáčků na Infocentru. Přehled o plnění ze strany festivalu vůči jednotlivým sponzorům je k dispozici v Příloze V. 31

32 8 HODNOCENÍ A DALŠÍ DOPORUČENÍ Sekci Fundraising se podařilo dosáhnout hlavního a projektového cíle. Na základě výsledků SWOT analýzy byly rozvíjeny dobré vztahy se sponzory (viz Kapitola 6.2 Nástroje péče o sponzory), byl využíván osvědčený model komunikace, vedoucí sekce předávala své zkušenosti ostatním členům, členové si předávali poznatky mezi sebou a navzájem se podporovali, členové sekce, kteří neměli o fundraising zájem, našli motivaci (viz 8.2 Hodnocení členů sekce) a deadliny byly nastavovány včas a s ohledem na vytížení členů. 8.1 HODNOCENÍ SEKCE A SPOLUPRÁCE SE SPONZORY Sekce jako celek fungovala dobře. Komunikace fungovala a členové sekce se neváhali radit s vedoucí. Zpočátku někteří členové doplňovali pozdě a s nelibostí nedělní novinky. Tento přístup se změnil, jakmile jim vedoucí vysvětlila, že nedělní novinky se posílají nejpozději v neděli večer, protože v pondělí probíhá pravidelná schůzka Koordinátora a Ekonoma se supervizí a informace musí být předem k dispozici. Nedělních novinek bylo rozesláno 27 26, proběhlo 21 sekčních schůzek a 5 hodnocení 27. Sekci se až na několik výjimek dařilo také dodržovat termíny (loga, smlouvy). Všichni členové sekce se v průběhu festivalu zapojili do služeb na Infocentru, Chill-out Roomu nebo při ranních diskuzích a Stanislav Čaban působil také jako souborář. Nastalo také několik komplikací, např. jazyková škola Pelican přislíbila překlad bulletinu zdarma za plnění určené kategorií Bronzový přítel, ale překlad z časových důvodů nezajistila. Nebylo možné lehce rozvázat spolupráci, protože jejich logo už bylo vytištěné na plakátech. Bylo tedy sjednáno nové plnění, a to překlad závěrečné zprávy festivalu zdarma. Firma Veganlikeme viz Kapitola 3.1 Cíle sekce a jejich plnění. Darované europalety byly lehce plesnivé, technici je přebrousili a nalakovali. Kávovar nebyl uveden v knize jízd 28 a jeho přivezení se řešilo operativně. Den před festivalem sponzor Rentacar (dodávka) předložil vlastní smlouvu a festivalový řidič ji na místě podepsal, ačkoliv neměl podpisové právo. Ačkoliv byla vytvořena jednoduchá tabulka o tom, který předmět bude kdy přivezen, nastaly z neznámého důvodu zmatky v sekci 26 Ještě dva týdny po festivalu se např. domlouvalo vracení darů, posílání díků, fotografií a dotazníku, řešila se brožura průběžné, 2 v rámci sekce, 2 s Koordinátorem, Ekonomem a supervizí 28 Vedoucí sekce sdílela vedoucímu sekce Technika tabulku s požadavky na převoz darů a byla ujištěna, že se o to vedoucí sekce postará. Bohužel nejspíše zapomněl přidat do knihy jízd kávovar, který byl v tabulce Fundraisingu uveden včetně času převzetí. 32

33 Off-program 29. Den před festivalem nebylo zajištěno vyhrazené parkování pro festivalová auta a dodávku u DIFA JAMU. Nebyly natočeny festivalové diskuze, protože se tento požadavek nedostal k vedoucí sekce. Nebylo správně vysvětleno používání parkovacích karet od sponzora, kdy byla vedoucí sekce předána informace od sponzorova zaměstnance, že v případě ztráty nebo poškození parkovací karty bude muset festival uhradit pokutu Kč. Každý, kdo si parkovací kartu zapůjčil, musel na Infocentru složit vratnou zálohu 500 Kč. Když se vedoucí sekce ptala, kdy může karty vrátit, bylo jí řečeno nadřízeným zaměstnancem, že karty byly naprogramovány pouze na smluvenou dobu a může je nyní vyhodit. Autorka práce doporučuje zajistit co nejdříve podpisy smluv oběma stranami, informovat se o stavu darovaných věcí a zanést ho do smlouvy, zkontrolovat knihu jízd stejně jako se vždy kontroluje, čí logo má být kde uvedeno, požádat Koordinátora, aby zajistil s vedením školy po určitou dobu vyhrazené parkování pro festivalová vozidla u DIFA JAU, zajistit dokumentaci diskuzí. Případy kdy sponzor nesplní své povinnosti (rozhodne se týden před festivalem zrušit participaci nebo nepodá správné informace) nelze předem nijak ovlivnit. Lze však hledat praktická řešení a poradit se s ÚOT a festivalovou supervizí. Určitě se však vyplatí mít včas podepsané smlouvy a vyjasněné podmínky spolupráce. S ostatními sponzory festivalu probíhala spolupráce hladce, jen je důležité mít na paměti, že vzhledem k určitým procesním postupům může zaslání loga, schválení spolupráce nebo podpis smlouvy, trvat i několik týdnů, a proto je potřeba řešit vše s dostatečným předstihem. 8.2 HODNOCENÍ ČLENŮ SEKCE DENISA SEDLÁČKOVÁ Denisa byla spolehlivou členkou sekce a oporou pro vedoucí. O všem informovala samostatně a včas. Zadané úkoly řešila bez průtahů a precizně. Moderovala tiskovou konferenci a během festivalu měla služby na Infocentru. Její vysoká časová vytíženost se projevila ve druhém semestru, kdy musela vedle svých fundraisingových povinností řešit také záležitosti 27. ročníku festivalu, který bude koordinovat. Toto přineslo v určitém období chaotičtější přístup a více stresu. Denisa toto období překonala a její následná práce byla opět výborná. Podařilo se jí zajistit 6 sponzorů a vedoucí ji v obou semestrech hodnotila známkou A. 29 Počítali s pytli a auty již od pátku, i když bylo uvedeno, že budou převzaty až v pondělí. 33

34 8.2.2 MARKÉTA ŠTEFANOVÁ Markéta si vybrala tuto sekci, protože chtěla překonat strach z oslovování a schůzek. Zprvu měla od Fundraisingu jiná očekávání, myslela si, že bude řešit granty, dotace a finanční partnery. Vedoucí sekce jí proto dala prostor k zajišťování finančního sponzora, nepodařilo se jí ho získat 30. Markéta si brala ochotně během celého roku další úkoly. Samostatně informovala vedoucí sekce, doplňovala sdílené soubory, plnila úkoly okamžitě. Její přístup k práci byl velmi zodpovědný. Při zajišťování pizz, baletizolu a domlouvání podmínek používání kávovaru na Chill-out Roomu spojila síly s Michalem Praxem. Navzájem se podporovali a vedoucí sekce měla dobrý přehled o jejich práci. Pro Markétu bylo členství v sekci přínosem, nejen protože se jí podařilo překonat uvedený strach, ale také díky nabytým zkušenostem. Markéta byla aktivní, spolehlivou a sebejistou členkou, které se podařilo zajistit 5 sponzorů 31. Vedoucí ji v obou semestrech hodnotila známkou A MICHAL PRAX V prvním semestru měl Michal problém s včasným informováním vedoucí sekce o své práci. Informace dodával až na vyžádání, mnohdy potřebovaly zkonkrétnit a vedoucí sekce na něj musela více dohlížet ohledně aktualizace sdílených souborů. Tento nedostatek se mu po průběžném hodnocení podařilo pomalu odstranit. Byl ochotný přijímat úkoly jiných členů sekce (kávovar, maté) nebo jim s nimi pomáhat (pizza a kávovar původně s Markétou). Naskytly se sice problémy v případě jeho dvou sponzorů (maté, překlad bulletinu), ale tuto situaci nemohl Michal ovlivnit. Michal vzhledem k negativním loňským zkušenostem nechtěl na festivalu participovat vůbec. Vedoucí sekce mu nechávala dostatečný prostor, dala mu najevo svou důvěru a snažila se kontrolovat ho jen minimálně. Michalovi na fundraisingu dle jeho slov nejvíce vyhovovala individuálnost a přístup vedoucí sekce. Své úkoly plnil zodpovědně, a pokud se něco nedařilo zajistit, hledal alternativní možnosti 32. Podařilo se mu zajistit 4 sponzory. Nejvýraznější posun nastal v jeho přijímání festivalu, ke kterému zaujal velmi kladný postoj, a příští rok bude působit opět v sekci Fundraising. U Michala nastala velká změna a vedoucí sekce jej hodnotila v obou semestrech známkou A. 30 Nejčastějšími důvody byl sponzorův nezájem a pozdní oslovení Markéta oslovovala potenciální finanční sponzory během října a listopadu, přesto, zejm. u velkých firem, bylo již příliš pozdě na všechny nutné procesní postupy, které by byly ke schválení podpory nutné společně s Michalem, 4 samostatně, z nichž 1 byl Padowetz, pod kterého spadaly ještě Havana Café club a Diamond Café bar, takže technicky vzato Markéta zajistila sponzorů např. když sponzor, který přislíbil maté odmítl spolupráci, chtěl rychle zajišťovat alespoň množstevní slevu na kávu 34

35 8.2.4 STANISLAV ČABAN Stanislav byl pro vedoucí sekce silnou oporou díky svým zkušenostem a nadhledu. Úkoly řešil bez průtahů a vedoucí sekce měla o jeho práci velmi dobrý přehled. Stanislav vždy myslel dopředu a byl ochotný přebírat úkoly ostatních členů (květiny, pizzy, auta). Jeho postoj byl profesionální. Stanislav byl velmi proaktivní a kreativní člen sekce 33, který měl zprvu obavy, že mu Fundraising nemůže nic nového přinést, ale jakmile začal s oslovováním sponzorů a zvykl si na způsob fungování organizace festivalu, práce ho začala bavit a jeho nadšení prospívalo dobré atmosféře v týmu. Podařilo se mu zajistit 8 sponzorů. Stanislav byl týmový hráč a vedoucí ho hodnotila v obou semestrech známkou A ILONA PAWEROVÁ Ilona měla hned na začátku problém s komunikací a motivací. Na komunikaci jí nevyhovovalo psát novinky o víkendu a hrozilo, že její nechuť do fundraisingu se přenese i na ostatní členy sekce. Situaci neprospívala ani častá absence na sekčních schůzkách a MFR. Vedoucí s Ilonou vše probrala na schůzce první týden v listopadu. Nabídla jí možnost psát novinky již v pátek, domluvily se na zasílání novinek na školní 34 a motivací pro Ilonu byla ne práce pro festival, ale práce na festivalu pro sebe sama, která jí dá užitečné zkušenosti a kontakty. Časové vytížení vzhledem k práci v jednom brněnském divadle se příliš nezměnilo, ale v přístupu Ilony byl patrný posun k lepšímu. Informovala o své práci, samostatně doplňovala tabulky a nebránila se novým úkolům. Ilona vzhledem k časovému vytížení nestíhala plnit všechny své úkoly, a tak byly některé rozděleny mezi ostatní členy sekce. Vedoucí sekce jí posílala zápisy důležitých bodů ze sekčních schůzek a MFR, přesto neměla Ilona týden před festivalem ani ty nejzákladnější informace. Na závěrečném hodnocení vyplynulo, že zápisy po přečtení vždy smazala. Autorka doporučuje zdůraznit členům sekce, ať si nechávají zprávy týkající se festivalu, popř. ukázat jim, jak funguje systém složek v u. Ilona se zapojovala během festivalu na Chill-out Roomu a k festivalu přistupovala zhruba od druhého semestru pozitivněji. Zajistila 3 sponzory a vedoucí ji hodnotila známkou B v obou semestrech. 8.3 DISKUZE Každý festivalový den od 9:00 do cca 12:00 (s výjimkou prvního dne) probíhaly ranní diskuze se společnou snídaní v Chill-out Roomu, a to v angličtině pod vedením 33 Brožura, kola, chargeboxy, jízdenky MHD, automat na vodu, fotopřístroj ad. 34 Do té doby posílala vedoucí novinky na Ilonin gmail. 35

36 dvou moderátorů ze tří. Je nutné, aby byla zajištěna služba na každou diskuzi. Služba nastupuje nejpozději v 8:00, chystá občerstvení (pečivo, čaje, káva, mléko, horká voda), diaprojektor a prezentaci fotografií představení, která budou na diskuzi probírána. V 8:30 kontaktovat moderátora, pokud ještě nebude na místě. Po diskuzi vrátit diaprojektor, posklízet a umýt nádobí. Letos byl vyzkoušen model, co den to jiná služba na diskuzích, a osvědčil se. V průběhu příprav festivalu komunikuje Fundraising s moderátory 35, vytvoří harmonogram diskuzí podle časových možností, jazykových schopností, popř. zájmu moderátorů a zajistí videozáznam každé diskuze. 8.4 DALŠÍ DOPORUČENÍ Kapitola obsahuje výčet doporučení, která dosud v práci nezazněla a dle zvážení autorky je jim potřeba věnovat pozornost: pro komunikaci se sponzory používat přidělený DIFA JAMU, popř. svůj, pozor při používání fundraising@encounter.cz (loni nastávaly technické problémy s odesíláním větších příloh portfolio), na začátku projít se sekcí harmonogram, fundraisingový argument, ukázat studentům prvního ročníku bulletin, festivalový časopis Meeting Point, festivalová videa atd., SWOT, LFM ad. sestavovat společně s týmem, osvědčilo se, aby podobné požadavky řešil jeden člen sekce (např. zajišťování svačinek, cideru, rautů, pečiva ), vedoucí sekce by měla také zajišťovat sponzory a jít tak příkladem, ale neměla by si jich nabírat příliš, protože bude potřeba, aby byla každému členu sekce k dispozici, jednala s ÚOT, plánovala, vedla a v neposlední řadě by měla být schopna převzít úkol od člena sekce, pokud bude evidentní, že člen již nestihne sám zajistit důležitého sponzora včas, sekce Propagace zajišťuje vizitky každému fundraiserovi stačí 25 ks, včas nastavit s Ekonomem deadline pro schválení návrhů smluv a okamžitě o něm informovat sekci, velmi se osvědčilo vytvořit tabulku deadlinů (viz Příloha W) pro jednotlivá plnění zajišťovaná ostatními sekcemi (musejí mít přehled o tom, co ještě mohou sponzorovi nabízet), dohlížet na aktualizace termínů 35 Na doporučení doc. MgA. Marka Hlavici, Ph.D. doktorandi Pavol Seriš, Rebeka Uličná a Marika Smreková. 36

37 ostatními vedoucími a informovat o změnách v tabulce sekci (nepředpokládat, že členové budou samostatně dvakrát týdně kontrolovat tuto tabulku), loga od sponzorů požadovat barevná a v křivkách, resp. ve vektorech, logo si vždy vyžádat od sponzora, nestahovat z internetu (sponzor může používat více typů log a jen on ví, které bude chtít použít pro festival), výrazně se doporučuje používat dvojí kontrolu logového plnění Propagace pošle seznam log a návrh výstupu, každý člen sekce kontroluje loga svých sponzorů, vedoucí sekce kontroluje všechna loga za Fundraising, zajistit fotodokumentaci všech darů a domluvit se na fotodokumentaci uvedených log se sekcí Propagace, doporučuje se zajistit předem speciálního fotografa na dary a sestavit harmonogram, kdy bude co potřeba nafotit (letos se nepodařilo zdokumentovat pralinky a pizzy), doporučuje se vyfotit lidi, jak používají dar (řidič vystupující z auta), vedle darů se fotí také vystavené roll-upy, bannery, letáčky apod., hodnotit se sekcí každou větší událost a zařadit také průběžné hodnocení, formulář pro rezervaci volných lístků tvoří sekce Média, v případě technických potíží zajistit jinou možnost rezervování, domluvit se s Propagací na zajišťování reklamních předmětů pokud Fundraising nebude z kapacitních důvodů moci, nabídnout základní fundraisingovém proškolení 36 pro členy Propagace, kteří by se mohli pokusit dojednat alespoň slevu. 36 Proškolení by nemělo zahrnovat jen fundraisingové metody a zásady, ale hlavně představení protiplnění, smluv, úzké spolupráce s Ekonomem. 37

38 ZÁVĚR Projektová dokumentace podala obraz fungování a práce sekce Fundraising v rámci festivalu. Pomocí metod projektového řízení popsala výchozí situaci, nastavila cíle, strategii a postup jejich dosažení. Představila harmonogram, rozpočet sekce, jednotlivé členy letošního Fundraisingu a jejich úkoly. Byl zde popsán plán vedení sekce (od zaškolování členů přes nastavení komunikace po kontrolu práce) a plán oslovování sponzorů a práce s nimi. V práci byly shrnuty výsledky, hodnocení (sekce jako celku, členů a jejich práce) a řada upozornění a doporučení pro příští Fundraising. 38

39 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY LEDVINOVÁ, Jana. Profesionální fundraising: jak se osvobodit od finanční závislosti. Praha: Akademie múzických umění v Praze, Management umění - umění managementu. ISBN JEŽKOVÁ, Zuzana. Projektové řízení: jak zvládnout projekty. Kuřim: Akademické centrum studentských aktivit, ISBN MIKESKOVÁ, Šárka Vedení sekce Fundraising v rámci realizace 24. Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER. Bakalářský absolventský výkon projektová dokumentace. Brno: Janáčkova akademie múzických umění v Brně, Divadelní fakulta. Vedoucí práce MgA. Blanka Chládková. PLAMÍNEK, Jiří. Vedení lidí, týmů a firem: praktický atlas managementu. 4., zcela přeprac. vyd. Praha: Grada, Management (Grada). ISBN

40 SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK festival Mezinárodní festival divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 DIVMAN Divadelní manažerství ÚOT Úzký organizační tým DIFA JAMU Divadelní fakulta Janáčkovy akademie múzických umění v Brně MFR malá festivalová rada MHD městská hromadná doprava 40

41 SEZNAM TABULEK, DIAGRAMŮ A GRAFŮ Tabulka 1 Pozitivní závislost (S&O) Tabulka 2 Pozitivní závislost (S&T) Tabulka 3 Negativní závislost (W&O) Tabulka 4 Negativní závislost (W&T) Tabulka 5 Rozpočet Diagram 1 Sekce Fundraising 2016 Graf 1 Smlouvy Fundraising 2016 Graf 2 Hodnota darů a výpůjček v Kč 41

42 SEZNAM PŘÍLOH Příloha A SWOT Příloha B Zajištěná podpora 2016 Příloha C Koncepce hmotného plnění Příloha D WBS Příloha E LFM Příloha F Dotazník Příloha G Ganttův diagram Příloha H Nejčastější otázky Příloha CH Fundraisingový argument Příloha I Příručka fundraisera Příloha J Workshop Příloha K Sponzoři Příloha L Věcné plnění Příloha M Finanční plnění Příloha N Portfolio Příloha O Pozvánka na Společenský večírek Příloha P PF Příloha Q Pozvánka na Brunch Příloha R Darovací smlouva Příloha S Smlouva o výpůjčce Příloha T Smlouva o podpoře a propagaci Příloha U Poskytnuté slevy a protiplnění (Freeland) Příloha V Umístění log a další plnění Příloha W Deadliny pro loga 42

43 PŘÍLOHA A - SWOT 1. KROK Matice silných a slabých stránek sekce, příležitostí a hrozeb Silné stránky (S) kontakty na stálé partnery a dobré vztahy s nimi převzetí dobře fungujícího modelu komunikace z minulých let a pokračování v něm dvouletá zkušenost vedoucí sekce s fundraisingem festivalu jasná představa vedoucí o zaškolení členů sekce Slabé stránky (W) nezájem členů sekce o fundraising časová vytíženost členů sekce jiné projekty členů sekce nezkušenost členů sekce z prvního ročníku s festivalem dostatečný počet členů sekce zkušenost členů sekce s fundraisingem Příležitosti (O) Brno je ekonomicky aktivní centrum generující daně navázání na předešlou spolupráci dobré jméno festivalu (granty, dotace, záštity, EFFE) kvalitní supervize nabídka hodnotného protiplnění Hrozby (T) poměrně velká zkušenost brněnských potenciálních sponzorů s fundraisingem nezájem loňských partnerů o další spolupráci nedůvěryhodnost studentů složitý a zdlouhavý proces uzavírání smluv komunikační šum celebrity podporující festival Poznámky: Silné stránky sekce: dostatečný počet členů sekce celkem 6 členů, zkušenost členů sekce s fundraisingem 4 členové již mají s fundraisingem minimálně roční zkušenost, mohou si vzájemně předávat znalosti. Slabé stránky sekce: nezájem členů sekce o fundraising 3 členové nechtěli pracovat na festivalu jako fundraiseři, 1/4

44 PŘÍLOHA A - SWOT časová vytíženost členů sekce situaci komplikuje v tomto bodě také fakt, že sponzory lze telefonicky kontaktovat a účastnit se schůzek s nimi jen v určitou denní dobu, jiné projekty členů sekce školní projekty, mimoškolní projekty a brigády, nezkušenost členů sekce prvního ročníku s festivalem nevědí, co prodávají, chybí osobní zkušenost s organizací a vztah k projektu. Příležitosti: Brno je ekonomicky aktivní centrum generující daně tato skutečnost otevírá festivalu širokou škálu potenciálních sponzorů, navázání na předešlou spolupráci je pravděpodobné, že spokojení sponzoři budou mít zájem o spolupráci i letos, jedná se o 17 sponzorů, dobré jméno festivalu tento faktor dokládají zejm. získané granty, dotace a záštity, nově navíc také známka EFFE (známka kvality Europe for Festivals, Festivals for Europe), kvalitní supervize pedagogové DIFA JAMU, nabídka hodnotného protiplnění může být lákadlem pro sponzora, který by neměl zájem o festival samotný, celebrity podporující festival dodávají festivalu lesk, letos např. Arnošt Goldflam, Martin Sláma, Miroslav Donutil, Ivana Vaňková. Hrozby: poměrně velká zkušenost brněnských potenciálních sponzorů s fundraisingem hrozba odmítání spolupráce z důvodu již domluvené podpory jiných projektů, nezájem loňských partnerů o další spolupráci ekonomické důvody, malá finanční návratnost, apod., nedůvěryhodnost studentů vyvolání pocitu v potenciálním sponzorovi, že se nejedná o seriózní projekt, komunikační šum nejen v komunikaci se sponzorem, ale zejm. v početném organizačním týmu festivalu. 2/4

45 PŘÍLOHA A - SWOT 2. KROK Matice příležitostí Atraktivita Pravděpodobnost Brno je ekonomicky aktivní centrum navázání na předešlou spolupráci generující daně dobré jméno festivalu (granty, dotace, záštity, EFFE) nabídka hodnotného protiplnění kvalitní supervize celebrity podporující festival Matice hrozeb Dopad Pravděpodobnost komunikační šum nezájem loňských partnerů o další poměrně velká zkušenost brněnských spolupráci potenciálních sponzorů s fundraisingem nedůvěryhodnost studentů složitý a zdlouhavý proces uzavírání smluv Matice intenzity vlivu a důležitosti silných a slabých stránek Důležitost Důležité Okrajové Intenzita vlivu Nízký vliv na projekt Vysoký vliv na projekt dostatečný počet členů sekce kontakty na stálé partnery a dobré jasná představa vedoucí o zaškolení vztahy s nimi členů sekce převzetí dobře fungujícího modelu nezkušenost členů sekce z prvního komunikace z minulých let a ročníku s festivalem pokračování v něm dvouletá zkušenost vedoucí sekce s fundraisingem festivalu zkušenost členů sekce s fundraisingem nezájem členů sekce o fundraising časová vytíženost členů sekce jiné projekty členů sekce Pozn.: černě silné stránky, červeně slabé stránky 3/4

46 PŘÍLOHA A - SWOT 3. KROK Matice závislostí mezi vnitřními a vnějšími faktory kontakty na stálé partnery a dobré vztahy s nimi Významné silné stránky převzetí dobře fungujícího modelu komunikace a pokračování v něm dvouletá zkušenost vedoucí sekce s fundraisingem festivalu zkušenost členů sekce s fundraisingem Významné slabé stránky nezájem členů sekce o fundraising časová vytíženost členů sekce Významné příležitosti Brno je ekonomicky aktivní centrum generující daně dobré jméno festivalu (granty, dotace, záštity, EFFE) nabídka hodnotného protiplnění Významné hrozby komunikační šum poměrně velká zkušenost brněnských potenciálních sponzorů s fundraisingem Pozn.: + znázorňuje závislost pro projekt prospěšnou, znázorňuje závislost pro projekt negativní, 0 znázorňuje faktory, které se navzájem neovlivňují. 4/4

47 PŘÍLOHA B - ZAJIŠTĚNÁ PODPORA 2016 Firma Předmět Hodnota v Kč Vyřizuje Jan Baláž víno Štefanová Jordis čokolády Rosochová CZRING fotoaparáty Štefanová UNI STAV palety Rosochová Pelican překlad Prax Majerčík finanční dar Sedláčková Sagitta finanční dar Sedláčková UNISTAV parkoviště IBC Rosochová Carmen Team květiny Čaban Lahůdky Brno bagety Čaban Rekola kola Čaban Mr. Baker snídaně Sedláčková MINACH pralinky Pawerová Kohout na víně rauty Sedláčková Chargebox chargeboxy Čaban Dobrá autopůjčovna auta Čaban Leonessa pizza Čaban Subway bagety Sedláčková Petraco kávovar Prax RESA sedačky Sedláčková AUTO RENT A CAR dodávka Pawerová Wegett pytle Čaban F. H. Prager Prager Cider Sedláčková V-Bistro restaurace Prax Freeland restaurace Rosochová Padowetz (+ Havana Club bar, Diamond Café bar) restaurace Štefanová Veselá Vačice restaurace Čaban SAKO kontejnery Štefanová DIFA JAMU flashky Rosochová TS Light baletizol Prax, Štefanová Celková hodnota v Kč: Finanční dary: Věcné dary: Služby: Výpůjčky:

48 PŘÍLOHA C - KONCEPCE VĚCNÉHO PLNĚNÍ Koncepce věcného plnění Hmotné dary Požadavek Využití Zajišťuje Společenský večírek, Brunch, Setkání odborníků, Víno Závěrečný ceremniál Štefanová Rauty Brunch, Setkání odborníků, Závěrečný ceremoniál Sedláčková Energy drinky pro organizační tým Prax Občerstvení na Chill-out Room Sedláčková Svačinky pro organizační tým Sedláčková Bagety pro technology Čaban Pizza odměna za nedělní úklid Čaban Čokolády na Infocentrum Rosochová Šňůrky pro hostující soubory Pawerová Fotoaparáty pro hostující soubory Štefanová Kytice Závěrečný ceremoniál Pawerová Europalety nábytek na Chill-out Room Rosochová Káva na Chill-out Room Prax Flashky pro organizační tým Pawerová Služby Požadavek Využití Zajišťuje Překlad bulletinu přeložení bulletinu do angličtiny Prax Parkovací místa parkování pro hosty Rosochová Restaurace Rosochová, Štefanová, slevy na stravování pro majitele off-pásky Prax, Čaban Zápůjčky Požadavek Využití Zajišťuje Pohovky Infocentrum Sedláčková Auta převoz osob a věcí Pawerová Sedací pytle Chill-out Room Čaban Bazének Chill-out Room Čaban Kávovar Chill-out Room Prax Dodávka převoz osob a věcí Pawerová Kontejnery Zahajovací ceremoniál Štefanová Bílý baletizol představení souboru z Paříže Štefanová, Prax

49 PŘÍLOHA D - WBS Sekce Fundraising 2016 Zajištění sponzorů dle koncepce věcného plnění (loňští sponzoři) Zajištění sponzorů dle koncepce věcného plnění (nově oslovení) Zajištění sponzorů z vlastní iniciativy sekce Fundraising oslovení loňského sponzora oslovení potenciálních sponzorů ověření vhodnosti daru u ÚOT dohodnutí spolupráce dohodnutí spolupráce oslovení potenciálních sponzorů příprava smlouvy příprava smlouvy dohodnutí spolupráce podepsání smlouvy (obě strany) podepsání smlouvy (obě strany) příprava smlouvy splnění smluvních podmínek splnění smluvních podmínek podepsání smlouvy (obě strany) převzetí daru převzetí daru splnění smluvních podmínek převzetí daru

50 PROJEKTOVÝ CÍL HLAVNÍ CÍL PŘÍLOHA E - LFM LFM STROM CÍLŮ OBJEKTIVNĚ OVĚŘITELNÉ UKAZATELE ZDROJE INFORMACÍ K OVĚŘENÍ PŘEDPOKLADY, RIZIKA Přispívat do festivalového rozpočtu a rozvíjet vztahy se sponzory tak, abychom podporovali dlouhodobé partnerství Přepočtená hodnota darů na Kč bude alespoň Kč Sponzoři zajištění sekcí Fundraising v rámci 26. ročníku festivalu mají zájem podporovat i následující ročníky festivalu Konečné vyúčtování festivalu Závěrečná zpráva 27. ročníku festivalu X 1. Zajistit podporu festivalu Alespoň 80 % věcných požadavků zajištěno zcela zdarma Ze zbylých požadavků bude alespoň polovina zajištěna minimálně s 15% slevou Smlouvy, závěrecná zpráva Smlouvy, závěrečná zpráva Zájem potenciálních sponzorů o spolupráci Nepříznivá ekonomická situace Smlouvy budou schváleny do 1. dubna 2016 (netýká se předem nahlášených a schválených výjimek) Smlouvy Špatně připravené smlouvy nebo špatná volba typu smlouvy Dary budou festivalu k dispozici před nebo v průběhu festivalu Smlouvy, fotodokumentace Dobře nastavená komunikace 1.1 Zajištění sponzorů dle koncepce věcného plnění Přepočtené hodnoty darů odpovídají hodnotě protiplnění Minimální hodnota daru pro všechny výhody uvedené v kategorii Bronzový přítel je Kč Podpora zajišťovaná z vlastní iniciativy sekce bude domluvena zcela zdarma (výjimky může udělit Úzký organizační tým) Víno na Společenský večírek, Brunch, Setkání odborníků a Závěrečný ceremoniál Smlouvy Smlouvy Smlouvy, závěrečná zpráva Smlouva, fotodokumentace Orientace členů sekce v protiplnění Zajištění daru, který nebude možné využít Členové sekce znají fundraisingový argument pro ENC16 Navázání na předešlou spolupráci s firmou Sagitta Smlouva, výpis z účtu Přístup ke kontaktům z předešlých ročníků

51 VÝSTUPY Rauty na Brunch, Setkání odborníků a Závěrečný ceremoniál Překlad bulletinu 20 ks europalet na výrobu nábytku 2 ks pohovek na Infocentrum 10 ks sedacích pytlů na Chill-out Room Bazének s balónky na Chill-out Room Energy drinky pro organizační tým Kávovar na Chill-out Room Káva na každý festivalový den Občerstvení na Chill-out Room Svačinky pro organizační tým Čokolády na Info 10 ks flashek pro techniky a souboráře 1 dodávka k dispozici po celou dobu festivalu 2 automobily k dispozici po celou dobu festivalu 30 ks parkovacích míst pro automobily a dodávky v centru Brna 350 ks šňůrek na krk ve festivalovém potisku 15 ks jednorázových fotoaparátů pro hostujicí soubory 7 ks kontejnerů různých barev na 4 kolečkách Smlouva, fotodokumentace, faktura za suroviny Smlouva, bulletin Smlouva, fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace, faktura za kávu Smlouva, fotodokumentace, fyzická kontrola na místě Smlouva, fotodokumentace, fyzická kontrola na místě Smlouva, fotodokumentace Fyzická kontrola na místě Smlouva, fotodokumentace, faktura Smlouva, fotodokumentace Smlouva, parkovací karty od IBC Fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace Fyzická kontrola na místě, fotodokumentace

52 AKTIVITY 3 restaurace se slevou na stravování ve výši alespoň 20 % Kytice a květiny na Závěrečný ceremoniál Dohoda na hlavičkovém papíře, ová komunikace, závěrečná zpráva Smlouva, fotodokumentace 1.2 Zajištění sponzorů z vlastní iniciativy sekce Fundraising Koncepce věcného plnění Oslovení a jednání se sponzorem Návrh nového plnění a ověření užitečnosti pro festival Bílý baletizol 5 ks pizz na pofestivalový úklid Pralinky Minach 5 ks rekol pro organizační tým po celou dobu festivalu 2 ks chargeboxů na Chill-out Room VSTUPY Lidské zdroje (členové sekce Fundraising, organizačního týmu, supervize, zaměstnanci DIFA JAMU) Materiál (portfolio, zalaminátovaná nabídka protiplnění) Fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace Smlouva, fotodokumentace ČASOVÝ RÁMEC Vytvoření sekce - září 2015 Nabídka protiplnění a portfolio - říjen 2015 Nezájem členů sekce o fundraising Včasné oslovení sponzorů Oslovení a jednání se sponzorem Vědomosti (znalost fundraisingu) Společenský večírek - listopad 2015 Loga deadline pro většinu tiskovin - únor 2016 Brunch - březen 2016 Smlouvy deadline - duben 2016 Festival - duben 2016

53 PŘÍLOHA F - DOTAZNÍK

54

55 PŘÍLOHA G GANTTŮV DIAGRAM

56

57 PŘÍLOHA H NEJČASTĚJŠÍ OTÁZKY Často kladené otázky ze stran sponzorů nebo možných sponzorů 1. Kde je infocentrum? přízemí DIFA JAMU, učebna č. 4 (velká dramkařská), bude se stavět asi v pátek před festivalem, je to nejfrekventovanější místo (soubory se zde hlásí, je zde prodej vstupenek, reklamních předmětů, samozřejmě informace ) 2. Kde je chill-out? přízemí DIFA JAMU, učebna č. 3 (taneční sál), prostor určený k relaxu a ranním diskuzím, také hojně využívané místo (účastníci tu často tráví čas v přestávce mezi představeními a workshopy) 3. Kolik lidí navštíví festival? známe počet prodaných vstupenek ks (samozřejmě někteří diváci šli na více představení, proto neznáme a ani nemůžeme znát přesný počet návštěvníků) 4. Kolik škol a odkud přijede? cca 13 škol, Slovensko, Polsko, Maďarsko, atd. (minulý rok také např. Litva, Gruzie, Skotsko, Rusko, Německo ) odehráli 29 představení 5. Kolik sponzorů bývá na plakátu? loni 38 (na toto moc neupozorňovat, jen kdyby se ptali a zdůraznit, že na infu mohou mít bannery, letáčky - tam taková konkurence log není) 6. Na co je možné moje peníze použít? ubytování souborů, materiál na festival Kolik stojí vstupné? veřejnost 100 Kč, studenti a pedagogové JAMU 50 Kč, prodej na místě 20 Kč, studenti (mimo JAMU) a senioři 80 Kč. 8. Co znázorňuje vizuál festivalu? Divadlo nabízí pohled na jedno téma z více úhlů Roztříštěnost názorů, nové pochopení, pohled na věc Jsou během představení titulky? ano, snažíme se zařídit, aby bylo každé představení s anglickými titulkami (většina souborů má představení ve svém mateřském jazyce)

58 10. Jaký je rozpočet festivalu? přes 2 mil. Kč (jeho rozdělení viz portfolio) 11. Kde bude umístěn billboard? bude minimálně 1 v centru Brna - ještě upřesním, kde přesně 12. Kolik lidí z řad veřejnosti se festivalu účastní? 267 (podobná tvrdá data najdete v Závěrečné zprávě, kterou přikládám do složky)

59 PŘÍLOHA CH FUNDRAISINGOVÝ ARGUMENT PROČ festival existuje / je důležitý? sdružení 3 škol, setkávání a inspirace KDO festival pořádá a organizuje? DIFA, DIVMAN KOMU slouží a jaká je jeho cílová skupina? studenti umění, mladí lidé (18-26 let), milovníci divadla, pedagogové CO si klade za cíl / čeho konkrétně chce dosáhnout? inspirace, myšlenkové obohacení, výzva pro studenty uskutečnit ho JAK hodlá svého cíle dosáhnout? dovezeme inspirující soubory, workshopy, diskuze KOLIK byste chtěli? viz. kategorie podle portfolia - řešit individuálně PROČ zrovna já? Proč ne? :) - řešit individuálně PROČ bych měl přispět? propagace, zkušenost pro studenty - opět se snažit najít individuální důvod KDO DALŠÍ festivalu přispívá? viz. někteří sponzoři podle portfolia NA CO budou peníze použity? neinvestiční majetek, viz. podle portfolia a samozřejmě opět podle konkrétního partnera

60 PŘÍLOHA I PŘÍRUČKA FUNDRAISERA 2015/2016 Příručka fundraisera Barbora Rosochová Fundraising 2015/2016

61 Obsah Úvod...3 Co je SETKÁNÍ/ENCOUNTER?...4 A jak to vypadá v praxi?...5 Harmonogram pro Fundraising SETKÁNÍ/ENCOUNTER Komunikace v sekci...6 Fundraising krok za krokem...7 Stávající sponzoři a partneři...7 Noví sponzoři a partneři...7 Telefonát...7 Gmail...7 Jak zkrotit chaos...7 Buďme cool...7 Vše z jednoho místa...8 Osobní schůzka...8 Smlouvy...9 Fundraisingový argument...9 Sekce letošního ročníku a jejich vedoucí Koordinátor Ekonom Média Propagace Off-program Hosté, porota, soubory Logistika Umělecká sekce Kontakty

62 Úvod Příručka fundraisera byla napsána pro členy sekce Fundraising 26. ročníku festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016, aby jim pomohla vytvořit si představu o pracovní náplni sekce, pravidlech, orientaci v organizační struktuře festivalu a nastínila jim několik základních dovedností fundraisera. Ačkoliv příručka shrnuje důležité informace a poskytuje určité návody v kapitole Fundraising krok za krokem, nelze očekávat, že k úspěšnému zvládnutí fundraisingu postačí pouze její důkladné přečtení. Je spíše pomůckou a snad i odrazovým můstkem, nicméně kvalitnější a hodnotnější zkušenosti přinese členům sekce až praxe a zpětné vazby. 3

63 Co je SETKÁNÍ/ENCOUNTER? SETKÁNÍ/ENCOUNTER je mezinárodní festival divadelních škol, který se každoročně pořádá již od roku Tehdy tři spřátelené vysoké umělecké školy (JAMU, DAMU a VŠMU) vyjádřily myšlenku společného setkávání a inspirace - první ročník třídenního festivalu spatřil světlo světa. Od té doby festival rostl a vyvíjel se až do dnešní podoby, kdy zveme školy a hosty z celého světa na pětidenní festival, který jim nabízí vedle vzájemné prezentace svých prací také workshopy, párty, diskuse, ale hlavně nezapomenutelné zážitky. Festivalu byla dokonce přidělena známka EFFE, což je jednoduše řečeno certifikát vysoké kvality a důvěryhodnosti projektu mezinárodního rozměru. Na nás, studentech ateliéru Divadelního manažerství a jevištní technologie především, je udržet a ideálně ještě zvednout nasazenou laťku kvality a profesionality festivalu. 4

64 A jak to vypadá v praxi? Na festivalu se podílejí vedle manažerů a technologů také studenti režie, dramaturgie, scénografie, ATD, herci, muzikálisti... Zkrátka - zapojit se může kdokoliv, ať už jako souborář, člen redakce, ceremoniálů, atd. Nejvyšším orgánem festivalu je Ředitel festivalu (prof. Mgr. Petr Oslzlý), pod ním se nachází útvar, kterému říkáme Velká festivalová rada (profesoři, tajemník ) pro odlišení od Malé festivalové rady, která je jí podřízena. Malá festivalová rada je neformální název pro útvar, který se skládá ze Supervize, Koordinátora, Ekonoma, Umělecké sekce, vedoucích sekcí a členů sekcí. Členové ostatních ateliérů jsou nejnižším stupněm této organizační struktury. Sekce Fundraising se řadí mezi 9 festivalových sekcí (8 sekcí tvořených manažery a technology, 1 umělecká sekce), jejichž prostřednictvím se celý festival organizuje a pod jejichž dohledem probíhá. Letošní Fundraising se skládá z 6 členů: vedoucí sekce Barbora Rosochová, zástupkyně vedoucí sekce Denisa Sedláčková, Markéta Štefanová, Michal Prax, Stanislav Čaban a Ilona Pawerová. Naším úkolem je zajistit pro festival sponzorsky (tj. co nejvýhodněji, nejlépe zcela zdarma ) věcnou, finanční nebo jinou podporu výměnou za propagaci sponzora/partnera. Budeme kontaktovat jak loňské podporovatele, tak vyhledávat nové zdroje. Fundraising je kreativní činnost, jejíž praktickou náplní je obvolávání, obesílání, osobní schůzky, vyjednávání, smlouvy, atd. Harmonogram pro Fundraising SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 Pro přehled toho, co nás čeká, přikládám jednoduchý harmonogram sekce Fundraising pro SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016: Činnost Termín (orientačně) Sestavení týmu září 2015 Portfolio říjen 2015 Workshop 1 říjen 2015 Oslovování sponzorů říjen 2015 březen 2016 Workshop 2 říjen 2015 Společenský večírek listopad 2015 Smlouvy listopad 2015 duben 2016 Kompletace log sponzorů leden únor 2016 Hodnocení únor 2016 Sponzorský večírek únor 2016 Festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER dubna 2016 Poděkování sponzorům duben 2016 Hodnocení květen 2016 Portfolio = brožura se základními informacemi pro sponzory Workshopy = cca hodinový workshop pro fundraisery 5

65 Společenský večírek = pomáhá přesvědčit potenciálního sponzora, aby podpořil festival; bude se konat na Divadelní fakultě JAMU a nabídne hostům zajímavý program (včetně podomácku připraveného rautu) Smlouvy = dojednávání podmínek spolupráce v souladu s pravidly festivalu; POZOR! Ekonom (Marie Trefná) musí mít o všem přehled! Kdykoliv budete chtít odeslat nějakou smlouvu, vždycky ji nejdříve pošlete Ekonomovi ke schválení a pak jej informujte o průběhu! Kompletace log sponzorů = bude určen deadline, do kterého budeme muset shromáždit loga v požadované kvalitě a formátu od sponzorů, aby se stihly např. natisknout na festivalové plakáty Hodnocení = během působení sekcí pro 26. ročník festivalu proběhnou 2 velká hodnocení za přítomnosti Koordinátora, Ekonoma a Supervize festivalu Sponzorský večírek = na rozdíl od Společenského večírku se na něj zvou pouze sponzoři/partneři; proběhne v Divadelním studiu Marta; kromě činoherního představení se mohou hosté těšit na raut Komunikace v sekci Samostatný nadpis si určitě zaslouží téma komunikace v naší sekci. Drtivá většina projektů troskotá právě na špatné komunikaci, a proto je zapotřebí si hned na začátku vyjasnit, jak bude komunikace v sekci probíhat a jakými pravidly se bude řídit. Každý týden se pravidelně sejdeme na MFR (malá festivalová rada) vždy v úterý 14:30-16:00 na učebně č Účast na MFR je povinná. Nebudete-li se moci dostavit, informujte mě, nebo moji zástupkyni Denisu Sedláčkovou. Jedenkrát týdně se také sejdeme na tzv. sekční schůzce, na které budeme řešit individuální postupy, informovat se a řešit případné zádrhely. Domluvíme se vždy operativně na čase a místě schůzky. Účast opět povinná. Prosím opět o omluvenky přímo vedoucí sekce nebo její zástupkyni. Informace o své činnosti a úspěších budete psát každou neděli do tzv. nedělních novinek. Vedoucí sekce každou neděli rozešle informační mail celé sekci s informacemi o postupu a případnými úkoly. Je důležité na tento mail reagovat, i pokud zrovna žádnou novinku nemáte (stačí potvrzení o přečtení). Sdílené soubory na drive.google.com obsahují důležité dokumenty související s festivalem SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 a sekcí Fundraising. Budou sem umístěny přehledné tabulky, smlouvy, informace z workshopů apod. Na závěr je třeba dodat, že kdybyste měli kdykoliv s čímkoliv problém, nevěděli si rady nebo např. netušili na koho se obrátit, kontaktujte vedoucí sekce mailem nebo telefonicky. Ať už vyvstane jakýkoliv problém nebo pochybnost, řešte je ihned přes vedoucí sekce. P.S. A ještě jedna poznámka na závěr: Budete-li komunikovat se členy ostatních sekcí v záležitostech Fundraisingu, dejte prosím do kopie mailu svou vedoucí sekce. 6

66 Fundraising krok za krokem Tato kapitola nabízí ochutnávku toho, co se budeme letos učit. Není zde popsáno detailně vše, protože pak by se příručka rozrostla v obsáhlou učebnici. Stávající sponzoři a partneři Před kontaktováním sponzorů/partnerů, kteří již dříve festival podporovali, si zjistěte alespoň základní informace o této spolupráci (co darovali, s kým jsme jednali, kdo s nimi jednal). Noví sponzoři a partneři Naleznete určitou firmu a hodláte ji oslovit - odpovězte si nejprve na tyto kontrolní otázky: Na jaký okruh aktivit se firma zaměřuje? Je možnost, že by je spolupráce na festivalu mohla zajímat? O jaký způsob protiplnění (např. propagace) by mohla mít největší zájem? Co bychom od ní požadovali? Dokážeme využít případné věcné dary, které by nám mohla nabídnout? Je firma solventní? S kým máme jednat? Telefonát Uspořádejte si, co vlastně chcete firmě sdělit - měli byste být struční a výstižní. Dále platí samozřejmě základní pravidla zdvořilosti a úsměv (výzkumy prokázaly, že pokud mluvíte s úsměvem, změní se tón vašeho hlasu a člověka na druhé straně tak můžete obměkčit ). Snažte si vždy domluvit osobní schůzku, na které potenciálnímu sponzorovi/partnerovi řeknete o projektu více a poskytnete mu i prostor na otázky. Nezapomeňte mu nabídnout zaslání portfolia na mail, aby si mohl před schůzkou udělat o festivalu představu. Gmail Nejen pro práci fundraisera, ale na oboru Divadelní manažerství celkově, budete velmi často používat gmail. Jak si práci s ním usnadnit? Pokud je pro vás gmail něco nového, následující tipy by se vám mohly hodit. Jak zkrotit chaos V gmailovém prostředí můžete využívat tzv. štítků. Štítky fungují na jednoduchém principu, který vám ve výsledku usnadní život a ušetří čas. V rozbalené zprávě kliknete na tlačítko Přesunout (obrázek složky nahoře) a zadáte Vytvořit nový. Pak už jen vymyslet název a Vytvořit. Na levé liště se vám objeví nový kruh, ve kterém se vám zobrazí všechny zprávy označené totožným štítkem. Jak prosté! Buďme cool Pro vyvolání pocitu určitého stupně profesionality používejte dobře vypadající automatický podpis. Takže: Nastavení (ozubené kolečko v pravém horním rohu) opět Nastavení zůstanete v rubrice Obecné a rolujete dolů až na Podpis. A samozřejmě Uložit změny. 7

67 Vše z jednoho místa Jako studenti JAMU máte zřízeny také školní maily s doménou post.jamu.cz nebo difa.jamu.cz. Je na vás, zda se pro komunikaci se sponzory/partnery rozhodnete používat školní doménu či gmail. Získá-li si vaše sympatie školní doména, propojte si ji s gmailem. Budete moci svou poštu řešit z jednoho místa s možností výběru mezi dvěma doménami. Jak na to? Nastavení Nastavení rubrika Účty a import rolovat na Odesílat poštu jako Přidat další e- mailovou adresu Po vyplnění všech vyskakující oken vám gmail zašle zprávu na přidávanou adresu a vyzve vás k ověření. Ze které adresy zprávu odešlete, volíte až při psaní mailu (rozkliknete Od a jednoduše vyberete). Osobní schůzka Osobní schůzka je široké téma, a proto je v příručce pojato netradičně a stručněji než předchozí kapitoly. Inspirujte se prosím zápisky z hodin Fundraisingu doc. MgA. Blanky Chládkové: JAK NEZÍSKAT PENÍZE Udělejte chybu v názvu nebo ve jméně a to jak ve svém, tak v dárcově. Působte nepořádným dojmem (vzhledem i projevem). Vystupujte tak, jako by vám podporu někdo dlužil. Mějte nepřiměřené časové požadavky. Hovořte bez nadšení a nevýrazně. Zaměřte se víc na získání peněz než na podchycení dárce. Zkuste dárce vystrašit, aby vás podpořil. Zkuste u dárce vyvolat pocit viny. Nemějte po ruce příliš mnoho informací o své organizaci a projektu, pro který chcete podporu získat. Zkuste dárce podvést. Předem si o dárci nic nezjistěte. Zapomeňte požádat o peníze. 8

68 Žebrejte. Choďte pozdě. Žádejte peníze po termínu uzávěrky. Žádejte toho, kdo nemá rozhodovací právo. Požadujte nesprávnou věc. Smlouvy Veškeré smlouvy týkající se festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 řešíte s Ekonomem festivalu (vedoucí sekce dáváte vždy do kopie mailů). Šablony smluv vám budou včas k dispozici a budou upřesněny podrobnosti, jak s nimi zacházet, a pravidla při jejich podepisování. Fundraisingový argument Fundraisingový argument je v podstatě soubor otázek a odpovědí, které by měl správný fundraiser dobře znát. Jedná se o často kladené dotazy, které shrnují ten nejnutnější informační základ pro sponzora/partnera. Neznalost odpovědí vyvolává u sponzora/partnera dojem, že fundraiser nezná dostatečně svůj projekt, a může se tak stát i nedůvěryhodným! Níže uvedený fundraisingový argument byl vypracován Barborou Rosochovou, Denisou Sedláčkovou, Markétou Štefanovou a Michalem Praxem po festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER Ať je vám inspirací a dobrým základem pro komunikaci s potenciálními sponzory/partnery! PROČ festival existuje / je důležitý? sdružení 3 škol, setkávání a inspirace KDO festival pořádá a organizuje? DIFA, DIVMAN KOMU slouží a jaká je jeho cílová skupina? studenti umění, mladí lidé (18-26 let), milovníci divadla, pedagogové CO si klade za cíl / čeho konkrétně chce dosáhnout? inspirace, myšlenkové obohacení, výzva pro studenty uskutečnit ho JAK hodlá svého cíle dosáhnout? dovezeme inspirující soubory, workshopy, diskuze KOLIK byste chtěli? viz. kategorie podle portfolia - řešit individuálně PROČ zrovna já? Proč ne? :) - řešit individuálně PROČ bych měl přispět? propagace, zkušenost pro studenty - opět se snažit najít individuální důvod KDO DALŠÍ festivalu přispívá? viz. někteří sponzoři/partneři podle portfolia NA CO budou peníze použity? neinvestiční majetek a samozřejmě opět podle konkrétního partnera 9

69 Sekce letošního ročníku a jejich vedoucí Festivalové sekce jsou do určité míry variabilní, a tak dochází každý rok ke změnám a obměnám. Pro 26. ročník je složení sekcí a jejich vedoucích následující: KOORDINÁTOR EKONOM FUNDRAISING Adéla Svídová Marie Trefná Barbora Rosochová MÉDIA PROPAGACE OFF-PROGRAM Gabriela Gálová Kateřina Uhrová Eva Sýkorová HOSTÉ, POROTA, SOUBORY Michaela Žůrková LOGISTIKA Monika Horáková 10

70 Nyní se vám pokusím stručně popsat jednotlivé sekce a osvětlit vazby na Fundraising. Koordinátor Hlavním úkolem Koordinátora festivalu je vést celý tým a komunikovat mezi studenty a festivalovou radou. Dále vystupuje jménem festivalu na veřejnosti, dohlíží na dodržování harmonogramu, má rozhodující slovo v případě neshod v týmu, svolává festivalové rady atd. Je velmi důležité, aby měl o všem přehled. Ekonom Ekonom má na starosti finanční stránku projektu. Sestavuje a průběžně aktualizuje rozpočet, jedná s orgány veřejné správy o dotacích, grantech, nadačních příspěvcích apod. My s ním budeme úzce spolupracovat při vyřizování smluv. Média Členové sekce Média zajišťují propagaci festivalu prostřednictvím rádia, kina, televize, tisku a internetu. Spravují také web a facebook SETKÁNÍ/ENCOUNTER. Dále zajišťují spoty, tiskovku, tiskové zprávy ad. Sekce Média je pro nás společně se sekcí Propagace klíčová v nabídce reklamního protiplnění pro sponzory. Propagace Tým propagace se stará o grafický vizuál festivalu, redakci, reklamní předměty Společně s Médii spolupracují na facebooku a tiskovce. Sekce Propagace také připravuje newslettery, které bude přeposílat sponzorům, a zajišťuje fotografa, který zdokumentuje příslušný ročník, včetně splnění smluvních podmínek ve formě propagace sponzora. Off-program Off-program se zaměřuje na organizaci ceremoniálů, večírků, vybírá představení pro offprogram festivalu. Fundraising sekci pomáhá např. se zajištěním potřebného materiálu na výzdobu festivalových prostor a se zajištěním rautů. Hosté, porota, soubory Členové této sekce mj. komunikují s účastníky festivalu, hosty a porotou, zabezpečují jim ubytování a po dobu festivalu o ně pečují. Spolupráce s Fundraisingem spočívá např. ve shánění rekvizit, které si soubory nemohou přivést sebou, např. kupka sena, skleničky na šampaňské apod. Logistika Zajištění a zodpovědnost za technickou stránku festivalu nese na svých bedrech sekce Logistika. Úkolem Fundraising je sehnat auto pro převoz divadelní techniky, kulis atp., energy drinky a plnit další dílčí požadavky. + Umělecká sekce Vedle výše uvedených sekcí zde figuruje také tzv. Umělecká sekce festivalu, která se skládá z režiséra - Barbora Chovancová a dramaturga Jakub Liška. Umělecká sekce vypracovává koncept festivalu a zapojuje se do všech činností, které vyžadují propojení s tématem festivalu (večírky, spoty, ceremoniály ). 11

71 Kontakty Koordinátor - Adéla Svídová adela.svidova@gmail.com Ekonom - Marie Trefná marietrefna@gmail.com Fundraising - Barbora Rosochová barbora.rosochova@gmail.com Média - Gabriela Gálová gabriella.galova@gmail.com Propagace - Kateřina Uhrová katy.uhrova@gmail.com Off-program - Eva Sýkorová evabrambora@gmail.com Hosté, porota, soubory - Michaela Žůrková melazurkova@gmail.com Logistika - Monika Horáková horakovamo@gmail.com

72 Nedostanete, oč nepožádáte. Norton 13

73 Workshop Fundraising Brno (zdroj: Nejdůležitější definice je ta Vaše! 1/4

74 Workshop Fundraising 1) Vytipování a průzkum potenciálních sponzorů Nikoho nelze motivovat. Lidé už jsou motivováni. Pro to, co dělají, mají vlastní důvody, ne ty vaše. Tyto důvody jsou často jejich přednostmi Brno (Dr. John Greier) NAJÍT JE ANALYZOVAT DŮVODY VHODNÝ ARGUMENT Kde je hledat a získat o nich informace? obchodní a živnostenský rejstřík, webové stránky, google, sociální sítě, sponzoři ostatních kulturních či jiných akcí Na co si dát mj. pozor: potenciální sponzor není v úpadku, stále působí na trhu, vzdálenost potenciálního sponzora, potenciální sponzor nám může nabídnout to, co od něj budeme požadovat. 2) Telefonát V kterou denní dobu volat? 9:00-11:00; 14:00-16:00 délka hovoru ideálně půl minuty až minuta jmenné oslovení, představení sebe, otázka, zda mají čas, krátké představení festivalu, v případě zájmu o spolupráci navrhnutí osobní schůzky, portfolio mailem, nashledanou. jmenné oslovení, představení sebe, otázka, zda mají čas, krátké představení festivalu, jménem Janáčkovy akademie pozvat na Společenský večírek (datum, čas, místo), pozvánku a portfolio mailem. úsměv, jasně, stručně, dobře vyslovovat, odpovídat na případné otázky 2/4

75 Workshop Fundraising Brno 3) Mail nezapomenout vyplnit předmět, vložit všechny přílohy, odeslat ze správné adresy, jmenné oslovení, na základě našeho telefonátu dne, popř. připomenout telefonicky domluvenou schůzku, přidat podpis. 4) Osobní schůzka Průběh: zjistěte před schůzkou co nejvíce informací o potenciálním sponzorovi, pokuste se uvolnit sebe i potenciálního sponzora (mějte na paměti, že má taky strach), krátce se představte, připomeňte festival a řekněte, co chcete (mluvte spíše méně, nechte si prostor na otázky), snažte se vzbudit zájem a diskutujte s potenciálním sponzorem (naslouchejte, reagujte, příjemně diskutujte, ne hádejte se!), mluvte zcela konkrétně o tom, co chcete, odpověď je ANO domluvte podrobnosti, ukažte mu smlouvu, odpověď je MOŽNÁ zeptejte se, co konkrétně by potřebovat dovysvětlit, co není jasné, popř. se domluvte na další schůzku, odpověď je NE zeptejte se ho na důvod (zda je to vaším vystupováním, nelíbí se mu projekt aj.), poděkujte za jeho čas. Neozývejte se mu znovu dřív než za měsíc. před odchodem si vyměňte vizitky a poděkujte za čas, pokud potenciální sponzor souhlasil se spoluprací, do dvou dnů mu pošlete krátký děkovný mail a přidejte ho do databáze pro rozesílání newsletterů. Sebou: portfolio, vizitka, znalost fundraisingového argumentu, ukázka smlouvy, úsměv, nadšení, dobrý pocit 5) Smlouva kolik kopií je potřeba podepsat, postup při podpisech, vybrat správný typ smlouvy, dávat do skryté kopie Ekonoma festivalu! 3/4

76 Workshop Fundraising Brno 6) Převzetí daru a propagačních materiálů domluvit se s dostatečným předstihem, věcné dary určené přímo pro festivalový týden ideálně v pondělí ) Poděkování po skončení festivalu, zaslat také fotodokumentaci protiplnění. Nepodceňujte poděkování! Poděkování je vyjádření uznání a vděku za velkorysost. 4/4

77 PŘÍLOHA K - SPONZOŘI Jméno/firma Fundraiser Oslovení Schůzka Spolupráce Smlouva Poznámky SUBWAY Denča telefonat, mail logo OK ANO Lukáš Hotárek/Oldřich LAHŮDKY ORLÍ Denča telefonat, mail - NE Radek Hodinský PEKAŘSTVÍ MR. BAKER Denča telefonat, mail logo OK ANO Stanislav Malík, Jiří Ho F. H. Prager - Cider - jenom lahvičky Denča telefonat, mail logo OK ANO Ondřej Frunc U Hodného pastýře Denča telefonat - NE Mario Nedzbala Bohéma Denča - NE nebrali telefon Daniela Kundrová Leporelo (NOVĚ: Kohout na víně) Denča telefonat, mail logo výzva poslána ANO Lucie Pernicová NOV RED BULL, s. r. o. Michal - NE Petr Pouzar, pouziboy RESA, spol. s r. o. Denča zpráva logo OK ANO Jan Ságl Sagitta, s. r. o. (= pan Majerčík) Denča telefonat, mail logo OK ANO Jordi s Barča mail, telefonát ANO darovací, u sponzora Polyglot, spol. s r. o. Michal mail, telefon nebude NE Lenka Ošmerová Marc-Starý - suché plody a sušené ovoc Ilča Nebude, nemají cas, možná za Ne Zdeněk Starý Vinařství Balážovi Markét telefonát ANO Darovací, podepsaná Jan Baláž Květiny Anna Ilča Nereaguje (ani na telefon) Jana Žídková Autonapůl (najezdí se cca 800 km) Ilča Čekáme na potvrzení NE Michal Šimoník Foťáky CZ Ring Markét , telefonát ANO - potvrzeno Darovací - foťáky jso prodej@czring.cz Wegett Standa osloveno ANO kávovar Michal ano nějaký s jednoduchým Poe Poe pizzy Markét odeslán NE osobně v obchodě, ani CAT CUT s.r.o. (finanční podpora) Ilča ano NE Čokoládovna Minach Ilča ano ANO Tchibo Michal Ano Ne Nebude Nespresso Michal ne All in fresh Michal ne párky Fragment nakladatelství Michal NE Kofola Stano osloveno nebude NE DPMB Stano

78 ČEZ/Nadace ČEZ Stano osloveno možnost podat žádost o grant Předáno jako návrh Ek Cvakmat Stano IBM (finanční podpora) Markét odeslán NE Starbucks Coffee Markét NE JRC Brno (finančí podpora) Ilča NE Playstation Ilča NE tonerkšeft.cz Markét odeslán není potřeba Papírny Brno Markét odeslán nebude Darka Company (káva, čaj) Markét ne už zařizuje Michal vše Cupcake (30 ks/den) Denča NE Mají prý svých aktivit v flashdisky 10 ks Barča Ano bez smlouvy od JAMU parkoviště IBC Barča Ano rekola (3-4 pro organizační tým) Stano osloveno ANO IKEA (stolky na chill-out) Stano osloveno nebude nebude Parkovací dům Rozmarýn Barča mail ne rekonstruují, dodávka Zvonařka Barča telefon ne nemůžu se dovolat, m Zahradni-lehatka.com Stano osloveno NE požadavek se ruší Silver Star Limousines (finanční podpora) Markét ne ale mohli by poskytnou Fotopapír Markét NE příliš levné Tisknulevne.cz Bongo (bazének + míčky) Stano ne Jazyková škola Polyglot Michal ano zatím ne, ale bude NE Kateřina Stašová Albatros media Michal ano nebude Ne Veronika Sonnkova Energy drinky Loprais Michal ano uvidíme ne Martin Vaněk Tiger Michal ano ne Club Maté Michal ano ne Vegan like me Michal ano ano ne Roman Odehnal Kávovary JURA (petraca) Michal ano nebude ANO Jana Štefáčková Caffé del Saggio Michal ano nebude NE Pavel Kosta Pizza Nostra Markét mail, telefon podporují jen akce MU :(( NE Dodávky Brno Ilča mail, telefon NE Maxi dodávky Ilča mail NE

79 Půjčovna dodávek Brno Ilča mail, telefon čekám na vyjádření NE Renta car Ilča mail, telefon ANO Carmen flora Ilča/Stano mail čekám na vyjádření ANO Květinarstvibrno.cz Ilča/Stano mail čekám na vyjádření ne Květiny Huszárová Ilča/Stano mail čekám na vyjádření NE ChargeBox Stano ANO Leonessa - pizzerie Stano ANO Uni hobby (palety) Barča telefon, mail - ANO darovací MDB (baletizol) Markét, Michal telefon ne NdB (baletizol) Markét, Michal telefon ne mají, ale hrají Tuchler (baletizol) Markét, Michal telefon ne neměl na skladě TS Light Markét, Michal telefon, mail ano SAKO kontejnery Markét telefon ano Amigos - jazykovka Michal telefon ne jazykovka MKM Michal telefon ne jazykovka Pelikán Michal mail, telefon ano Correct jazykovka Michal mail, telefon ne lahůdky Brno Stano telefon ano Reklamní šňůrky Ilča NE Idsys - šňůrky Ilča ne Magistrát města Brna (šňůrky) Ilča telefon ano Inet print - šňůrky Ilča ne UNI mark - šňůrky Ilča ne Promo direct - šňůrky Ilča ne Náramky 24 - šňůrky Ilča ne Šňůrky rychle Ilča ne

80 Tipy na festivalové restaurace RAUTY pozn voláno resumé Rebio Barča návštěva, zdražili, nepodporují NE V-bistro Michal ANO Forkys Denča jen info tel Bistro Franz Denča jen info tel Stopkova plzeňská pivnice Jedna Báseň Denča ano + mail, čekáme na vyjádření MOŽNÁ Divadelní sklep Nekonečno Denča ano, napsat mail svabikova@brixtol.c MOŽNÁ Potrefená Husa Denča ano NE Jakoby Denča jen info tel ano NE Restaurace Tulip Denča jen info tel ano, ozvou se sami na termín schůzk MOŽNÁ Restaurace Valoria Denča ano NE U Třech Čertů U dřevěného vlka Denča jen info tel Soul bistro Denča jen info tel Forman Beef and Beer Zelená kočka Denča Markét podmínky za poskytnutí pouze 10% slevy se jim nelíbí odeslána nabídka na 10% procent slevy NE Zlatá loď (nene musíme přímo Tripoli) Markét schůzka příští týden ne Padowetz Markét chtějí zapojit i svou kavárnu a bar Restaurace Šelepka Denča jen info tel U Bílého beránka Denča jen info tel Restaurace U Badinů Denča jen info tel Restaurace Rialto Denča ano NE Veselá vačice Stano ano Freeland Barča mail + ozval se zpátky a máme schůzku v ANO ANO

81 VĚCNÉ PLNĚNÍ Níže uvedená nabídka je pouze orientační, konkrétní podmínky budou stanoveny individuálně. Bronzový přítel (věcný dar do Kč) Vaše logo se objeví: na Citylight plakátech ve velkých vitrínách na zastávkách MHD v centru Brna, celoročně na webových stránkách festivalu, na plakátech a tiskových materiálech festivalu: plakáty formátu A3 MHD, plakáty formátu A2 vylepené po Brně, informační bulletin, každodenní výtisk festivalového časopisu Meeting Point (k dispozici denně všem účastníkům festivalu ve dvou jazykových verzích). Stříbrný přítel (věcný dar od do Kč) Vaše logo se objeví: viz nabídka Bronzový přítel, na festivalovém infocentru (centrum veškerého festivalového dění), v místě konání diskuzí, na obálce Závěrečné zprávy festivalu (distribuována do významných státních institucí a mezi podnikateli státního sektoru), ve foyer divadel v průběhu festivalu (HaDivadlo, Divadlo Husa na provázku, Divadelní studio Marta, Divadlo na Orlí). Zlatý přítel (věcný dar nad Kč) Vaše logo se objeví: viz nabídka Bronzový a Stříbrný přítel, ve festivalovém newsletteru, na billboardech v centru Brna, ve festivalovém spotu určeném pro youtube kanál. Dále: poděkování na tiskové konferenci, uvedení Vašeho jména/loga v rámci výstavy v Galerii Vaňkovka. Všem přátelům festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 dále nabízíme roční VIP vstupné do Divadelního studia Marta a Divadla na Orlí + vstupenky na představení hlavního programu festivalu dle vlastního výběru. Budete také srdečně zváni na doprovodné společenské akce v rámci festivalu (večírky, ceremoniály, Meeting Point party). Divadelní fakulta JAMU / Mozartova 1 / , Brno info@encounter.cz / tel.: /

82 FINANČNÍ PLNĚNÍ Níže uvedená nabídka je pouze orientační, konkrétní podmínky budou stanoveny individuálně. Partner (darovaná částka do výše Kč) Vaše logo se objeví: na Citylight plakátech ve velkých vitrínách na zastávkách MHD v centru Brna, celoročně na webových stránkách festivalu, na plakátech a tiskových materiálech festivalu: plakáty formátu A3 MHD, plakáty formátu A2 vylepené po Brně, informační bulletin, každodenní výtisk festivalového časopisu Meeting Point (k dispozici denně všem účastníkům festivalu ve dvou jazykových verzích). Hlavní partner (darovaná částka od do Kč) Vaše logo se objeví: viz nabídka Partner, na festivalovém infocentru (centrum veškerého festivalového dění), v místě konání diskuzí, na obálce Závěrečné zprávy festivalu (distribuována do významných státních institucí a mezi podnikateli státního sektoru), ve foyer divadel v průběhu festivalu (HaDivadlo, Divadlo Husa na provázku, Divadelní studio Marta, Divadlo na Orlí), na billboardech v centru Brna. Generální partner (darovaná částka nad Kč) Vaše logo se objeví: viz nabídka Partner a Hlavní partner, ve festivalovém newsletteru, na programové skládačce, ve festivalovém spotu určeném pro youtube kanál. Dále: poděkování na tiskové konferenci, uvedení Vašeho jména/loga v rámci výstavy v Galerii Vaňkovka. Všem partnerům festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 dále nabízíme roční VIP vstupné do Divadelního studia Marta a Divadla na Orlí + vstupenky na představení hlavního programu festivalu dle vlastního výběru. Budete také srdečně zváni na doprovodné společenské akce v rámci festivalu (večírky, ceremoniály, Meeting Point party). Divadelní fakulta JAMU / Mozartova 1 / , Brno info@encounter.cz / tel.: /

83 PŘÍLOHA N - PORTFOLIO 26. ročník mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 Návrh spolupráce pro podporu festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER /13

84 SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 je mezinárodní festival divadelních škol, který každoročně pořádá Janáčkova akademie múzických umění v Brně. Tradice započala roku 1991, kdy zástupci tří spřátelených vysokých uměleckých škol (JAMU, DAMU, VŠMU) vyjádřili touhu po společném setkávání a vzájemné inspiraci. Hlavní myšlenkou festivalu je umožnit studentům a pedagogům uměleckých škol z celého světa setkat se, vzájemně se inspirovat a rozvíjet kreativní diskuze. Pravidelně se festivalu účastní nejen školy z Evropy, ale také z Afriky, Ameriky a Asie. SETKÁNÍ/ENCOUNTER také díky kulturní rozmanitosti a pestrosti zahraničních účastníků podporuje kulturní dění v městě Brně. Festival se pravidelně koná pod záštitou rektora Janáčkovy akademie múzických umění v Brně, primátora statuárního města Brna, hejtmana Jihomoravského kraje, ministra kultury České republiky a České komise pro UNESCO. Orgány veřejné správy, které podpořily SETKÁNÍ/ENCOUNTER: 2/13 loňský ročník festivalu

85 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA FESTIVALU Mezinárodní festival divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER je organizován Divadelní fakultou Janáčkovy akademie múzických umění v Brně. Spolupořadateli festivalu jsou Centrum experimentálního divadla, p. o. a MuseYou, z. s. Ředitelem festivalu je prof. Mgr. Petr Oslzlý, uznávaný český divadelník, pedagog Divadelní fakulty Janáčkovy akademie múzických umění v Brně a ředitel Centra experimentálního divadla, p. o. Festival připravují především studenti Ateliéru divadelního manažerství a jevištní technologie Divadelní fakulty Janáčkovy akademie múzických umění v Brně pod vedením zkušených pedagogů. Studenti se věnují festivalu po celé tři roky bakalářského studia a v posledním ročníku je jim svěřeno utváření celkové podoby festivalu. Aktivně se na festivalu podílejí také studenti dalších oborů.

86 Úzký organizační tým je tvořen studenty Divadelní fakulty Janáčkovy akademie múzických umění v Brně. Konkrétně jsou to studenti 3. ročníku Ateliéru divadelního manažerství a jevištní technologie, dále studenti Ateliéru režie a dramaturgie a Ateliéru scénografie. Adéla Svídová Koordinátor koordinator@encounter.cz Marie Trefná Ekonom marie.trefna@difa.jamu.cz Barbora Rosochová Fundraising barbora.rosochova@difa.jamu.cz Gabriela Gálová Média media@encounter.cz Kateřina Uhrová Propagace propagace@encounter.cz Eva Sýkorová Off-program offprogram@encounter.cz /13

87 Michaela Žůrková Hosté, porota, soubory Monika Horáková Technika Barbora Chovancová Režie Jakub Liška Dramaturgie Dominika Hanzlíková Scénografie /13

88 ZNÁMÉ TVÁŘE PODPORUJÍ FESTIVAL SETKÁNÍ/ENCOUNTER Arnošt Goldflam Pro studenty (nejen!) je možnost vidět jak se dělá divadlo jinak a jinde a jak všelijak naprosto nezbytná, protože pak si člověk může hledat svou osobitou cestu, způsob práce, témata, formu a vůbec všechno! Martin Sláma Za největší přínos festivalu SETKÁNÍ/ ENCOUNTER považuji možnost spatřit divadlo zahraničních studentů a navzájem se tak inspirovat. Miroslav Donutil Jsem rád, že festival Setkání existuje a že se těší takové pozornosti. Ivana Vaňková Už samotný název vystihuje podstatu festivalu, jsem přesvědčena, že umělci na něj tak rádi jezdí proto, že se tady mají šanci potkat všichni ne jenom fyzicky, ale hlavně myšlenkově, názorově a především emocionálně, kéž bychom se takhle dokázali potkávat i v běžném životě, bojím se, že se stále více navzájem míjíme. 6/13

89 PROČ PODPOŘIT SETKÁNÍ/ENCOUNTER Původně skromný festival tří spřátelených uměleckých vysokých škol se časem rozvinul ve festival se špičkovými českými i zahraničními uměleckými vysokými školami a hosty. Jeho cílem se stalo vytváření prostoru pro prezentaci tvorby účastníků z různých koutů světa, diskuze, speciální festivalové projekty a samozřejmě pro nezapomenutelné zážitky. Díky zdrojům z veřejných dotací a zároveň velké podpoře partnerů a přátel festivalu se podařilo úspěšně zrealizovat již pětadvacet ročníků. Právě díky podpoře partnerů, soukromých dárců a přátel může festival probíhat v takové kvalitě a rozsahu jako je tomu již řadu let. Graf níže zobrazuje poměrové zastoupení zdrojů financování loňského ročníku festivalu, jehož celkový rozpočet činil ,98 Kč. 7 DŮVODŮ PROČ S NÁMI SPOLUPRACOVAT 1. Zviditelníte Váš podnik i jméno v brněnském prostředí. 2. Stanete se členy mezinárodně uznávaného projektu. 3. Podpoříte divadelní prostředí a kulturní instituce v Brně. 4. Přispějete k rozvoji brněnských vysokoškolských studentů. 5. Máte možnost podpořit mladé umělce z celého světa v jejich kariérním růstu. 6. Pomůžete zvýšit komfort účastníků festivalu. 7. Můžete podpořit kulturní rozvoj zaměstnanců Vašeho podniku.

90 Některé ze společností, které s námi spolupracovaly v loňském roce Plakátovací plochy po celé ČR

91 Partner festivalu FINANČNÍ PODPORA - PARTNER FESTIVALU Níže uvedená nabídka je pouze orientační, konkrétní podmínky budou stanoveny individuálně. Partner (darovaná částka do výše Kč) Vaše logo se objeví: na Citylight plakátech ve velkých vitrínách na zastávkách MHD v centru Brna, celoročně na webových stránkách festivalu, Dále na plakátech a tiskových materiálech festivalu: plakáty formátu A3 MHD, plakáty formátu A2 vylepené po Brně, informační bulletin, každodenní výtisk festivalového časopisu Meeting Point (k dispozici denně všem účastníkům festivalu ve dvou jazykových verzích). Hlavní partner (darovaná částka od do Kč) Vaše logo se objeví: viz nabídka Partner, na festivalovém infocentru (centrum veškerého festivalového dění), v místě konání diskuzí, na obálce Závěrečné zprávy festivalu (distribuována do významných státních institucí a mezi podnikateli státního sektoru), ve foyer divadel v průběhu festivalu (HaDivadlo, Divadlo Husa na provázku, Divadelní studio Marta, Divadlo na Orlí), na billboardech v centru Brna. Generální partner (darovaná částka nad Kč) Vaše logo se objeví: viz nabídka Partner a Hlavní partner, ve festivalovém newsletteru, na programové skládačce, ve festivalovém spotu určeném pro youtube kanál. Dále: poděkování na tiskové konferenci, uvedení Vašeho jména/loga v rámci výstavy v Galerii Vaňkovka. Všem partnerům festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 dále nabízíme roční VIP vstupné do Divadelního studia Marta a Divadla na Orlí + vstupenky na představení hlavního programu festivalu dle vlastního výběru. Budete také srdečně zváni na doprovodné společenské akce v rámci festivalu (večírky, ceremoniály, Meeting Point party).

92 Přítel festivalu VĚCNÁ PODPORA PŘÍTEL FESTIVALU Níže uvedená nabídka je pouze orientační, konkrétní podmínky budou stanoveny individuálně. Bronzový přítel (věcný dar do Kč) Vaše logo se objeví: na Citylight plakátech ve velkých vitrínách na zastávkách MHD v centru Brna, celoročně na webových stránkách festivalu, Dále na plakátech a tiskových materiálech festivalu: plakáty formátu A3 MHD, plakáty formátu A2 vylepené po Brně, informační bulletin, každodenní výtisk festivalového časopisu Meeting Point (k dispozici denně všem účastníkům festivalu ve dvou jazykových verzích). Stříbrný přítel (věcný dar od do Kč) Vaše logo se objeví: viz nabídka Bronzový přítel, na festivalovém infocentru (centrum veškerého festivalového dění), v místě konání diskuzí, na obálce Závěrečné zprávy festivalu (distribuována do významných státních institucí a mezi podnikateli státního sektoru), ve foyer divadel v průběhu festivalu (HaDivadlo, Divadlo Husa na provázku, Divadelní studio Marta, Divadlo na Orlí). Zlatý přítel (věcný dar nad Kč) Vaše logo se objeví: viz nabídka Bronzový a Stříbrný přítel, ve festivalovém newsletteru, na billboardech v centru Brna, ve festivalovém spotu určeném pro youtube kanál. Dále: poděkování na tiskové konferenci, uvedení Vašeho jména/loga v rámci výstavy v Galerii Vaňkovka. Všem přátelům festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2016 dále nabízíme roční VIP vstupné do Divadelního studia Marta a Divadla na Orlí + vstupenky na představení hlavního programu festivalu dle vlastního výběru. Budete také srdečně zváni na doprovodné společenské akce v rámci festivalu (večírky, ceremoniály, Meeting Point party).

93 DOPORUČENÍ OD NAŠICH LOŇSKÝCH PARTNERŮ Ani jsme se nenadáli a SETKÁNÍ/ENCOUNTER vstoupil do druhé pětadvacítky. Zesílil, zmoudřel, ale nezestárl. Je stále mladý a nadšený stejně jako jeho organizátoři, jeho sláva přesáhla kontinenty a stal se známým v celém světě. SETKÁNÍ/ENCOUNTER má v současné době mimořádný význam. Kromě své základní funkce, výměny zkušeností studentů uměleckých vysokých škol, naplňuje především tu zdánlivě vedlejší. SETKÁNÍ/ENCOUNTER spojuje mladé lidi různých národností a vyznání, přesahuje hranice geografické i ty v nás. Čím více se budeme setkávat, tím lépe se budeme znát a tím rychleji a snadněji překonáme problémy dnešní rozjitřelé doby. Ing. Jaroslav Majerčík SAGITTA Brno Chci poděkovat za příkladnou spolupráci při přípravě festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER. Rychlost jednání, komunikativnost, kreativita a zodpovědný přístup byly vlastnosti, které charakterizovaly přístup festivalového týmu k práci. Všechny body naší vzájemné smlouvy byly splněny k naší spokojenosti. Doufám v další spolupráci při přípravě dalších ročníků festivalu. Helena Brzobohatá PR oddělení Městského divadla Brno Chtěla bych velice poděkovat za velmi profesionální přístup při organizaci překladu, který jsme pro festival dělali. Velmi si ceníme toho, že nám organizační tým se vším pomáhal, o všem nás informoval včas, naši lektoři (kteří překlad dělali) měli veškeré podklady dopředu a mohli se plně soustředit na práci. Dále si vážíme flexibility při řešení různých záležitostí. Nikdy se nám nestalo, že by někdo z festivalového týmu nereagoval. Pokaždé jsme dostali odpověď ihned. Velmi chválíme naprosto slušné a profesionální chování ve všech směrech a jsme velmi potěšení, že jsme s festivalem mohli spolupracovat. Máme radost, když se můžeme setkat s tak příjemnými lidmi! Lenka Ošmerová POLYGLOT jazyková škola, s.r.o. 11/13

94 SNÍMKY Z LOŇSKÉHO ROČNÍKU FESTIVALU SETKÁNÍ/ENCOUNTER 12/13

95 Vaše případné dotazy rádi zodpovíme na u: nebo se můžete obrátit na členy úzkého organizačního týmu /13

96 PŘÍLOHA O POZVÁNKA NA SPOLEČENSKÝ VEČÍREK

97 PŘÍLOHA P PF

98 PŘÍLOHA Q POZVÁNKA NA BRUNCH

99 PŘÍLOHA R DAROVACÍ SMLOUVA

100

101 PŘÍLOHA S SMLOUVA O VÝPŮJČCE

102 PŘÍLOHA T SMLOUVA O PODPOŘE A PROPAGACI