Pravidla rady města č.2/2014, k zadávání veřejných zakázek malého rozsahu

Transkript

1 Město Postoloprty Pravidla rady města č.2/2014, k zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Článek I. Obecná ustanovení 1. Tato pravidla upravují zásady a postupy města Postoloprty a příspěvkových organizací pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ( 12 odst. 3) podle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o veřejných zakázkách ) a jsou financovány z rozpočtu města Postoloprty. Pravidla stanovují postupy realizace veřejných zakázek malého rozsahu podle 18 odst. 5 tohoto zákona v podmínkách města Postoloprty. Rovněž upravují závazný postup zadavatelů zakázek, směřující k uzavření smluv, k jejich provedení a současně upřesňují okolnosti zadávání zakázek v podmínkách města Postoloprty. 2. Město Postoloprty je veřejným zadavatelem veřejných zakázek ve smyslu zákona o veřejných zakázkách, který prostřednictvím pověřené osoby (příslušného zaměstnance města, organizace nebo zařízení města Postoloprty) realizuje zadávání zakázky dle těchto pravidel. 3. Veřejnou zakázkou se rozumí zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Veřejná zakázka, kterou je zadavatel povinen zadat podle zákona o veřejných zakázkách musí být realizována na základě písemné smlouvy, či objednávky. Profilem zadavatele se rozumí elektronický nástroj, prostřednictvím kterého zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám způsobem, který umožňuje neomezený a přímý dálkový přístup, a jehož internetová adresa je uveřejněna ve Věstníku veřejných zakázek. 4. Všechny pověřené osoby vykonávající dle dalších ustanovení této směrnice úkony zadavatele jsou povinny při zadávání veřejných zakázek dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 5. Zakázku lze zadat pouze v případě, pokud její plnění je v souladu se schváleným nebo upraveným rozpočtem města, případně se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími, upravujícími plnění úkolů města za současného zajištění finančního krytí zakázky. Článek II. Úvodní ustanovení 1. Veřejné zakázky malého rozsahu není zadavatel povinen zadávat podle zákona o veřejných zakázkách, zadavatel je však povinen při svém postupu při jejich zadávání dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 2. Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo k úmyslnému snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity nebo do kategorie veřejných zakázek malého rozsahu Strana 1 (celkem 8)

2 3. Veřejnou zakázkou malého rozsahu se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby ,- Kč bez daně z přidané hodnoty nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce ,- Kč bez daně z přidané hodnoty. Pro účely těchto zásad platí, že dále uváděnými finančními částkami se rozumí ceny bez daně z přidané hodnoty. 4. Veřejné zakázky malého rozsahu se podle výše jejich předpokládané hodnoty (bez daně z přidané hodnoty) dělí na tyto kategorie zakázek malého rozsahu: a) I. kategorie do ,- Kč na služby a dodávky do ,- Kč v případě stavebních prací včetně projektových dokumentací b) II. kategorie od ,- Kč do ,- Kč na služby a dodávky od ,- Kč do ,- Kč v případě stavebních prací c) III. kategorie od ,- Kč do ,- Kč na služby a dodávky od ,-Kč do ,- Kč v případě stavebních prací Článek III. Zadávání zakázek malého rozsahu I. kategorie (do ,- Kč na služby a dodávky; do ,- Kč na stavební práce) 1. O rozsahu a zadání zakázky malého rozsahu I. kategorie rozhoduje pověřená osoba. 2. Pověřená osoba může rozhodovat o přímém zadání zakázky nepřesahující výši předpokládané hodnoty zakázky malého rozsahu I. kategorie pouze za cenu v místě obvyklou, při tom je povinna vycházet z informací na trhu a ze svých zkušeností. 3. Příslušnou smlouvu podepisuje dle vnitřní směrnice osoba k tomu pověřená a odpovídá za její věcnou správnost. Za smlouvu se považuje i dodavatelem akceptovaná objednávka. 4. Pověřená osoba zajistí vedení řádné evidence zadávání zakázek malého rozsahu I. kategorie a její archivaci po dobu 5 let. 5. Vedoucí odboru provede na veřejnou zakázku poptávkové řízení, kdy osloví alespoň 3 subjekty k podání nabídky. Zajistí vedení přehledné evidence a archivace cenových nabídek k zakázce, a dále provedení jednoduchého vyhodnocení s prioritou nejnižší ceny. Vyhodnocení nebude předkládáno ke schválení radě města. 6. Pověřenou osobou k zadávání zakázek dle článku III. těchto pravidel jsou vedoucí odborů, ředitelé příspěvkových organizací města, ředitelé organizačních složek města nebo jiná osoba pověřená vedením města. Článek IV. Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu II. kategorie od ,- Kč do ,- Kč na služby a dodávky od ,- Kč do ,- Kč na stavební práce 1. Návrh rozsahu zakázky a zadání zakázky stanovuje vedoucí odboru po projednání s vedením města Strana 2 (celkem 8)

3 2. O zahájení zadávacího řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu II. kategorie rozhoduje vedení města podle schváleného rozpočtu města. 3. Oznámení či výzva o zahájení zadávacího řízení či záměru jej zahájit musí být shodná pro všechny dodavatele a obsahuje : a) identifikační údaje zadavatele (město Postoloprty) b) informaci o druhu a předmětu zakázky (vymezení předmětu zakázky) c) zadávací dokumentaci nebo podmínky přístupu či poskytnutí zadávací dokumentace (týká se převážně stavebních zakázek) d) lhůtu a místo pro podání nabídek e) požadavky na prokázání splnění kvalifikace f) údaje o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedeny v zadávací dokumentaci g) zadávací lhůtu stanoví se délka lhůty nebo její konec datem i) způsob a místo podání nabídek 4. V oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení či záměru jej zahájit je dále možné uvést další doplňující, popřípadě upřesňující popis zakázky např. : a) datum vyhodnocení nabídek b) návrh příslušné smlouvy včetně platebních podmínek c) popis průběhu řízení (způsob doručení a označení nabídky, vyhodnocení nabídek, realizace zakázky, právo zrušit zakázku a právo nepřijmout žádnou nabídku, způsob vyhodnocení zakázky) a. kontaktní osobu zadavatele (jméno a příjmení, zařazení, telefonické a ové spojení) b. doložení těchto dokladů : prokázání příslušného oprávnění k podnikání (výpis z obchodního či živnostenského rejstříku či jiné evidence, pokud v ní má být dodavatel zapsán podle zvláštních právních předpisů); oprávnění k podnikání doloží v prosté kopii vybraným uchazečem před podpisem smlouvy prokázání oprávnění k podnikání (např. předložení živnostenského listu) včetně předložení výpisu z obchodního rejstříku či jiné evidence (pokud v ní má být dodavatel zapsán podle zvláštních právních předpisů) ne starší 90 dnů oprávnění k podnikání může doložit ve stejnopise nebo v úředně ověřené kopii čestné prohlášení dodavatele (viz příloha těchto pravidel) o tom, že splňuje následující kritéria (u právnické osoby podepsané osobou oprávněnou jednat jejím jménem), především pak: i. není v likvidaci ( jde-li o právnickou osobu) ii. v uplynulých 3 letech proti němu nebyl prohlášen konkurs nebo konkurs nebyl zrušen pro nedostatek majetku iii. nemá v evidenci daní zachyceny daňové nedoplatky iv. nemá nedoplatek na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, nebo na pojistném a na penále na sociální zabezpečení, příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, s výjimkou případů, kdy bylo povoleno splácení ve splátkách a není prodlení se splácením splátek čestné prohlášení dodavatele (viz příloha těchto pravidel) o tom, že nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin nebo došlo k zahlazení odsouzení trestného činu, jehož skutkové podstata, souvisí s předmětem podnikání, jde-li o fyzickou osobu, jde-li o právnickou osobu, musí tuto podmínku splňovat a prohlášení učinit statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu, - 3 -Strana 3 (celkem 8)

4 vedoucí složky zahraniční právnické osoby nebo statutárním orgánem pověřený zástupce c. čestné prohlášení, že uchazeč není vůči městu Postoloprty v prodlení s plněním povinností d. prohlášení uchazeče, že souhlasí se zveřejněním hodnocení nabídek včetně smlouvy e. možnost variantního řešení, pokud ji v zadání zadavatel nevyloučí f. možnost od zadávacího řízení ze strany zadavatele ustoupit. 5. Vedoucí odboru, který realizuje zadávací řízení, může v oznámení či ve výzvě o záměru zahájení zadávacího řízení podle bodu 4 stanovit další zadávací podmínky, které musí být shodné pro všechny dodavatele. 6. Oznámení či výzva o záměru zahájit zadávací řízení musí být učiněno dodavatelům v počtu odpovídajícímu velikosti a druhu veřejné zakázky, nejméně však třem dodavatelům. O výjimce může rozhodnout rada města. Zadavatel vyzve k předložení nabídky pouze takové uchazeče, o kterých má informace, že jejich předmět podnikání, kapacity a schopnosti odpovídají předmětu plnění veřejné zakázky. 7. Oznámení či výzva o záměru zahájit zadávací řízení musí být zveřejněno na internetových stránkách města a na úřední desce města nejméně 10 kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. V případě, že to bude technicky možné, bude na internetových stránkách města zveřejněna rovněž kompletní zadávací dokumentace veřejné zakázky. O výjimce může rozhodnout rada města. Zveřejnění je povinen zajistit vedoucí odboru, který zakázku zadává. 8. Zadávací podklady mohou být dle dohody zaslány písemně, nebo osobě předány proti podpisu. Za správnost a úplnost zadávací dokumentace odpovídá vedoucí odboru, který veřejnou zakázku zadává. 9. Rada města jmenuje komisi pro otevírání obálek a posouzení nabídek, která musí mít nejméně tři členy (lichý počet), jejím členem musí být vedoucí odboru, který veřejnou zakázku zadává nebo jiný pracovník (referent) odboru. 10. Vedoucí odboru, který zadává veřejnou zakázku, zajistí do 7 dnů po uplynutí lhůty pro podání nabídek otevření obálek komisí. Komise v 1. kole hodnocení nabídek provede nejprve formální kontrolu došlých nabídek. Je-li zjištěno, že nabídka neobsahuje všechny požadované přílohy a náležitosti, vyzve vedoucí odboru (případně referent odboru) písemně (poštou, datovou schránkou či em) uchazeče o veřejnou zakázku malého rozsahu o doplnění nabídky nejpozději do 5 dnů od obdržení výzvy. Nedodá-li zájemce o veřejnou zakázku doplnění nabídky v uvedeném termínu, vyloučí komise nabídku z hodnocení. Nabídku, která nebude obsahovat nabídkovou cenu vyloučí komise ihned, bez možnosti doplnit tento údaj v náhradním termínu. O formální kontrole otevírání obálek bude pořízen krátký zápis pouze v případě, že komise zjistí nedostatky v došlých nabídkách a bude požadovat doplnění nabídky. 11. Druhé kolo hodnocení nabídek svolá vedoucí odboru (případně referent odboru) ihned po uvedeném termínu možného doplnění nabídky. Komise poté provede posouzení doručených nabídek a pořízení písemného zápisu o hodnocení nabídek. Písemný zápis v přehledně zpracované formě (hodnotící tabulka) vedoucí odboru (případně referent odboru) předloží na nejbližším jednání rady města, pokud vedení města nestanoví jinak. V případě, že nabídky budou po formální stránce v pořádku, může proběhnout 1. a 2. kolo hodnocení nabídek současně Strana 4 (celkem 8)

5 V zápise o otevírání obálek a posouzení nabídek musí být uveden : a) seznam oslovených uchazečů b) seznam uchazečů, kteří se do výběrového řízení přihlásili v pořadí dle doby doručení c) posouzení hodnocení nabídek (např. nabídková cena, záruční doba a jiné záruky, další hodnotící kritéria stanovená v oznámení o zahájení zadávacího řízení či záměru jej zahájit, další skutečnosti rozhodné pro hodnocení nabídek např. zda uchazeč nebo nabídka nesplňuje zadávací podmínky či neobsahuje požadované náležitosti) d) výsledek hodnocení a stručný popis hodnocení, příp. výhrada nezadání zakázky e) podpisy členů komise V případě předložení nabídek radě města bude v materiálech uveden odkaz na další listiny související se zakázkou s tím, že tyto jsou k dispozici k nahlédnutí na odboru, který veřejnou zakázku zadává. Další listiny budou do materiálů pro jednání rady města zařazeny podle pokynů vedení města. 12. O výběru nejvhodnější nabídky dodavatele rozhoduje rada města dle svěřených gescí na základě doporučení hodnotící komise. Rada města také schvaluje smlouvu a ukládá starostovi úkol smlouvu podepsat. Evidence těchto rozhodnutí jsou součástí složky výběrového řízení a jejich archivace je po dobu 5 let. 13. Vedoucí odboru, který veřejnou zakázku zadával, je povinen: a) zajistit oznámení výsledku zadávacího řízení všem uchazečům řízení neprodleně po rozhodnutí rady města či zastupitelstva města. b) zveřejnit uzavřenou smlouvu na zakázku na webových stránkách města c) u smlouvy na veřejnou zakázku s předmětem plnění přesahujícím ,- Kč bez DPH je povinen vedoucí odboru zajistit zveřejnění smlouvy na profilu zadavatele ve lhůtě do 15 dnů od jejího uzavření. 14. Smlouvy na zakázky předkládá k podpisu starostovi města vedoucí odboru, který veřejnou zakázku zadal. Vedoucí odboru odpovídá za věcnou správnost smluv i za jejich plnění. Článek V. Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu III.kategorie od ,- Kč do ,- Kč na služby a dodávky od ,- Kč do ,- Kč na stavební práce 1. Zásady a postupy pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu II. kategorie platí i pro zadávání malých veřejných zakázek III. kategorie, není-li v tomto článku stanoveno jinak. 2. Oznámení či výzva o záměru zahájit zadávací řízení musí být učiněno dodavatelům v počtu odpovídajícímu velikosti a druhu zásilky, nejméně však čtyřem dodavatelům. O výjimce může rozhodnout rada města. 3. Oznámení či výzva o záměru zahájit zadávací řízení musí být zveřejněno na internetových stránkách města a na úřední desce města nejméně 15 kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. V případě, že to bude technicky možné, musí být na internetových stránkách města zveřejněna rovněž kompletní - 5 -Strana 5 (celkem 8)

6 zadávací dokumentace veřejné zakázky. O výjimce může rozhodnout rada města. Zveřejnění je povinen zajistit vedoucí odboru, který zakázku zadává. 4. Rada města jmenuje nejméně 5 člennou komisi pro otevírání obálek a posouzení nabídek (dále jen komise), komise musí mít vždy lichý počet členů, členem hodnotící komise je vedoucí odboru, který veřejnou zakázku zadal, a osoby se znalostmi příslušného oboru. Komise provede posouzení nabídek dle čl. IV. odst. 3 a 4, hodnocení nabídek a sestaví pořadí uchazečů dle platných hodnotících kritérií (uchazeč s nejvýhodnější nabídkou bude označen číslem 1). 5. O výběru nejvhodnější nabídky rozhodne rada města usnesením na základě doporučení hodnotící komise. Článek VI. Společná ustanovení 1. O způsobu zadání zakázky rozhodne výše budoucího závazku uvedeného bez daně z přidané hodnoty. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky v zadávacích podmínkách a cena ve smluvních ujednáních jsou vždy navrhovány jako maximální a nejvýše přípustné. 2. V případě předpokladu čerpání grantových či dotačních titulů k plnění zakázky, bude smlouva na zakázku obsahovat ujednání, kde se dodavatel zaváže k převzetí závazku případného vrácení finančních prostředků a finančního postihu z důvodu způsobených na straně dodavatele. 3. Dokumentace k zakázkám dle čl. IV. a V. se archivuje minimálně po dobu 5 let, u dotací 10 let, přičemž bude obsahovat : a) zadávací podmínky zakázky b) předložené nabídky c) kopie smlouvy o dílo d) stavební deník a fotodokumentace (pokud jsou vedeny) e) předávací protokol f) případně další sjednané dokumenty 4. Zadání zakázky odlišně od těchto pravidel (vč. přímého zadání zakázky bez předchozího výběrového řízení) může schválit rada města ve výjimečných případech. Důvody uvede rada města v zápise ze schůze. 5. Zásady a postupy upravené těmito pravidly se nevztahují na pořizování drobného spotřebního materiálu (a to v objemu jednoho nákupu do ,- Kč.) 6. Zakázky ošetřené těmito pravidly budou vždy zadávány v souladu se schváleným rozpočtem města. 7. Tato pravidla se nepoužijí v případech, kdy je na veřejnou zakázku vydán příslib či rozhodnutí o obdržení dotace financované ze státního rozpočtu, rozpočtů EU či dalších dotačních programů a zadávání zakázek v rámci těchto projektů se zároveň řídí vlastními pravidly dotačního titulu Strana 6 (celkem 8)

7 Článek VII. Závěrečná ustanovení 1. Zadávání zakázek zahájené před účinností těchto pravidel se dokončí podle vnitřních předpisů platných v době zahájení. 2. Nabytím účinnosti těchto pravidel se ruší Pravidla Rady města Postoloprty č. 02/2012 o zadávání zakázek malého rozsahu, která byla schválena usnesením Rady města Postoloprty č. 1063/2012 ze dne 10. ledna a upravena usn. RM Postoloprty č. 1605/2012 ze dne a usn. RM Postoloprty č. 3086/2013 ze dne Tato pravidla byla schválena na 97. schůzi rady města Postoloprty dne usnesením číslo 4010 / 2014 a nabývají účinnosti dnem schválení. V Postoloprtech dne Miroslav Solar v. r. Václav Ibl v. r. místostarosta starosta města - 7 -Strana 7 (celkem 8)

8 Příloha vzor čestného prohlášení uchazeče o veřejnou zakázku malého rozsahu Č E S T N É P R O H L Á Š E N Í uchazeče o veřejnou zakázku malého rozsahu: název veřejné zakázky malého rozsahu Jméno uchazeče/název: Sídlo: IČ: V rámci splnění kvalifikačních předpokladů na výše uvedenou veřejnou zakázku malého rozsahu prohlašuji, že uchazeč: 1) není v likvidaci; 2) nebyl proti němu v uplynulých 3 letech prohlášen konkurs nebo konkurs nebyl zrušen pro nedostatek majetku; 3) není zapsán v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek; 4) nemá v evidenci daní ke dni podání nabídky zachyceny daňové nedoplatky; 5) nemá ke dni podání nabídky nedoplatek na pojistném a na penále na veřejném zdravotním pojištění, nebo na pojistném a na penále na sociálním zabezpečením, příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, s výjimkou případů, kdy bylo povoleno splácení ve splátkách a není prodlení se splácením splátek; 6) nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin, jehož skutková podstata souvisí s předmětem podnikání, jde-li o fyzickou osobu; jde-li o právnickou osobu, musí tuto podmínku splňovat statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu; 7) není v prodlení s plněním povinností vůči městu Postoloprty, jeho příspěvkovým organizacím a organizačním složkám; 8) souhlasí s uveřejněním hodnocení nabídek a uzavřené smlouvy na internetových stránkách zadavatele. 9) se v plném rozsahu seznámil se zadáním díla a jeho rozsahem; jsou mu známy technické, kvalitativní a jiné podmínky stanovené v zadání, nezbytné k realizaci díla a disponuje takovými odbornými znalostmi, zkušenostmi a kapacitami, které jsou k provedení díla nezbytné. Níže podepsaná osoba prohlašuje, že všechny uvedené údaje jsou pravdivé. V... dne... Jméno, příjmení osoby oprávněné jednat za uchazeče:... Podpis (razítko): - 8 -Strana 8 (celkem 8)