Zpracování, náležitosti a podávání monitorovacích zpráv

Transkript

1 Vzdělávací modul č. 2: Zpracování, náležitosti a podávání monitorovacích zpráv studijní podklady ke vzdělávacímu programu v rámci projektu Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje, reg. č. CZ.1.11/4.2.00/

2 Předložený studijní podklad ke vzdělávacímu programu v rámci projektu Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje, reg. č. CZ.1.11/4.2.00/ vytvořila společnost AQE advisors, a. s. Autor skript: Ing. David Hebron, BA David Hebron se od roku 2010 věnuje externí administraci řídících orgánů, kde v pozici poradce pomáhá s implementací operačních programů financovaných ze strukturálních fondů EU. Věnuje se připomínkování metodik potřebných pro implementaci programů, auditu čerpání jednotlivých projektů, kontrole monitorovacích zpráv a realizaci veřejnosprávních kontrol na místě. Dále vede semináře pro žadatele a příjemce projektů financovaných z EU. Zaměřuje se zejména na Integrovaný operační program, Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost a programy přeshraniční spolupráce. 2

3 Obsah: 1. Administrace monitorovacích zpráv v novém programovém období Jednotlivé druhy monitorovacích zpráv Zpráva o zahájení realizace projektu Průběžná monitorovací zpráva Mimořádná monitorovací zpráva Závěrečná monitorovací zpráva Vedení projektové dokumentace a archivace Náležitosti průběžných monitorovacích zpráv Obecné informace k MZ Monitorovací indikátory Veřejné zakázky Veřejná podpora Publicita Realizační tým Roz Harmonogram Druhá (textová) část monitorovací zprávy Změny projektu Přílohy

4 Úvod Tento dokument byl vytvořen jako studijní podklad pro školení zaměřené na postupy zpracování projektové části monitorovacích zpráv předkládaných v rámci projektů financovaných z ESIF. Cílem tohoto dokumentu je připravit žadatele na podmínky nového programového období Uvedené informace jsou aktuální k lednu 2015 a zaměřují se zejména na společné metodické pokyny vydané Ministerstvem pro místní rozvoj ČR, které musí při implementaci jednotlivých operačních programů respektovat všechny řídící orgány. I když jednotlivé řídící orgány vydají nad rámec společných metodických pokynů ještě vlastní příručky, nebude možné, aby se dostaly do rozporu s nadřazenými metodickými pokyny. Jelikož k dnešnímu dni nejsou příručky k dispozici, zaměřuje se tento studijní materiál na obecné předpisy platné pro všechny operační programy. V rámci jednotlivých kapitol jsou uvedeny příklady nejčastějších pochybení a příklady dobré a špatné praxe z minulého programového období Slovníček pojmů Pojem CBA IS MI MMZ MZ VŘ ZMZ ESIF ZZRP OP LZZ ZVZ Stručná definice Cost benefit analýza Informační systém Monitorovací indikátor Mimořádná monitorovací zpráva Monitorovací zpráva Výběrové řízení Závěrečná monitorovací zpráva Evropské strukturální a investiční fondy Zpráva o zahájení realizace projektu Operační program lidské zdroje a zaměstnanost Zákon o veřejných zakázkách 4

5 1. Administrace monitorovacích zpráv v novém programovém období Pro podávání žádostí o finanční podporu a následnou administraci monitorovacích zpráv byl pro nové programové období vytvořen nový informační systém s názvem MS Jedná se o nový SW, který bude společný pro všechny Operační programy v rámci období Žadatele/příjemce bude systém provázet celým projektovým cyklem. Doposud panovala v tomto ohledu značná roztříštěnost, kdy různé operační programy měly různé nástroje (např. Regionální operační programy Benefit7, Operační program Životní prostředí BENE-FILL, Operační program Podnikání a inovace eaccount). HW požadavky na fungování MS2014+ pro bezproblémový chod systému je nezbytné mít na počítači nainstalovaný jeden z prohlížečů Internet Explorer, Firefox či Google Chrome v jejich nejaktuálnějších verzích, v jednom ze jmenovaných prohlížečů (ve kterém budete MS2014+ používat) mít zapnutý JavaScript, minimální rozlišení monitoru 1366 x 768 bodů, mít na počítači nainstalovanou poslední verzi programu Adobe Acrobat Readeru, pro samotné podání žádosti a odevzdávání MZ mít zřízen certifikovaný elektronický podpis (lze zřídit mj. na vybraných pobočkách CzechPOINT). Výhody MS2014+ ve srovnání se současnými informačními systémy jeden informační systém pro všechny operační programy (odpadá nutnost umět ovládat BENE-FILL a Benefit7), automatické natahování základních údajů o žadatelích z veřejných registrů (odpadá ruční zadávání těchto údajů neustále dokola pro každý projekt zvlášť), žádost bude podávána pouze elektronicky, plně elektronický bude i proces monitoringu vlastního podpořeného projektu, možnost sledování průběhu hodnotícího procesu projektu, informace o schválení či neschválení projektu přes SMS, archivace dotačních žádostí na jednom místě, elektronická komunikace s poskytovatelem, integrovaná ecba přímo v systému (doposud se CB analýza a žádost o dotaci např. u Regionálních operačních programů zpracovávala v rozdílných informačních systémech). Nevýhody MS2014+ ve srovnání se současnými informačními systémy ti, kteří již realizují EU projekty, se budou muset naučit obsluhovat další informační systém, neboť již realizované projekty budou dobíhat v současných systémech, nutnost zřídit si certifikovaný elektronický podpis, pokud není již zřízen a naučit se ho používat, nutná digitalizace veškerých dokumentů, možnost přetížení celého informačního systému. 5

6 2. Jednotlivé druhy monitorovacích zpráv Povinnost příjemce předkládat monitorovací zprávy je ukotvena v rozhodnutí o poskytnutí dotace, kde je vždy vymezena periodicita předkládání zpráv a monitorovací období, ke kterému se zpráva vztahuje. V některých případech je možné, že rozhodnutí o poskytnutí dotace bude odkazovat na konkrétní příručku, která může tyto věci upřesňovat. V rámci každého operačního programu jsou příručky, které upravují detailní způsob vypracování a odevzdávání monitorovacích zpráv. Závaznost těchto dokumentů bývá zanesena do rozhodnutí o poskytnutí dotace/smlouvy o poskytnutí dotace, ze kterého zároveň vyplývá i termín, do kterého musí být MZ předložena. Pro příjemce dotace je důležité si uvědomit, že případné pozdní odevzdání MZ znamená porušení rozpočtové kázně, za které následuje sankce ve výši uvedené v rozhodnutí o poskytnutí dotace. V jednotlivých operačních programech je vždy upravena možnost požádat o odklad termínu pro podání zprávy. Ke konci minulého programového období se ovšem stávalo, že se jednalo o podstatnou změnu projektu, kterou bylo nutné podat se značným předstihem. Vzhledem k poměrně dlouhé době administrace podstatné změny hrozí riziko, že podstatná změna nebude včas schválena. S ohledem na snahu řídících orgánů dosáhnout plynulého čerpání finančních prostředků, které se předkládají EU k certifikaci, lze předpokládat, že i v novém programovém období bude kladen důraz na včasné předkládání monitorovacích zpráv. Dokument, který představuje monitorovací zprávu projektu, je možné definovat jako průběžný záznam pokroku v realizaci projektu a porovnání dat s výchozím přepokládaným plánem. Jedná se o průběžné dokládání naplňování cílů projektu. Jednotlivé monitorovací zprávy jsou podmínkou k vyplacení dalších finančních prostředků od poskytovatele dotace. Monitorovací zprávy můžeme rozdělit na následující: 2.1 Zpráva o zahájení realizace projektu Tento typ monitorovací zprávy byl v minulém monitorovacím období využíván jen zřídka. Cílem zprávy je předání informace poskytovateli dotace, že projekt byl zahájen a jak probíhají úvodní aktivity projektu. Sledovaným obdobím jsou první dva měsíce realizace projektu. Zpráva se předkládá poskytovateli dotace v listinné podobě na předdefinovaném formuláři ve formátu doc. Jako součást zprávy nejsou dokládány žádné výdaje a je používána jako podklad pro vyplacení další zálohové platby u ex-ante financovaných projektů. Tento druh MZ byl např. využíván v OP LZZ. Vzor ZZRP je přílohou č. 1 tohoto dokumentu. 2.2 Průběžná monitorovací zpráva Jedná se o zásadní dokument, ve kterém příjemce v pravidelných intervalech informuje poskytovatele dotace o průběžném naplňování cílů projektu. Zpráva je složena z věcné a finanční části, ve které jsou dokládány jednotlivé způsobilé výdaje projektu. Zpráva ve většině případů rovněž obsahuje i textovou část, ve které příjemce popisuje, jakým způsobem byly naplňovány jednotlivé klíčové aktivity projektu. Výhodou nového programového období bude, že zprávu nebude nutné tisknout a veškerá komunikace bude probíhat v elektronické podobě. Monitorovací zprávu je možné rozdělit do následujících základních oblastí. 1) obecné informace, 2) monitorovací indikátory, 6

7 3) výběrová řízení, 4) veřejná podpora, 5) realizační tým, 6) roz, 7) harmonogram. 2.3 Mimořádná monitorovací zpráva Mimořádná monitorovací zpráva má stejné náležitosti jako průběžná MZ s tím rozdílem, že se vztahuje ke kratšímu monitorovacímu období a je předložena dříve, než zpráva průběžná. V minulém monitorovacím období byl tento druh zprávy používán pro urychlení čerpání finančních prostředků ze strany příjemce a rychlejší refundaci výdajů. Dalším pozitivním efektem této zprávy je získání výdajů, které mohou být dány do certifikace. Pro příjemce má ten pozitivní efekt, že jsou mu finanční prostředky refundovány v dřívějším termínu. Na druhou stranu je zde, vzhledem k rychlosti schvalování mimořádných monitorovacích zpráv v situacích, kdy je potřeba zrychlit čerpání, vyšší riziko korekcí při případných následných kontrolách projektu. 2.4 Závěrečná monitorovací zpráva Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ) má stejný formát jako zpráva průběžná, s tím, že musí kromě popisu dosud neprokazovaného období realizace projektu obsahovat také shrnující informaci popisující realizaci celého projektu, zhodnocení realizace jednotlivých klíčových aktivit/projektu, údaje o dosažení cílů projektu, problémové oblasti, souhrn publicity a popis plnění indikátorů. Pokud byly v projektu vytvořeny nové/inovované produkty, musí být v rámci ZMZ nahrány od samostatného IS, kde jsou poskytovatelem dotace kontrolovány a schvalovány (tento postup nebyl v minulém programovém období jednotný napříč všemi operačními programy). Na schválení ZMZ je dále navázáno vypořádání dotace, které musí proběhnout dle vyhlášky Ministerstva financí č.52/2008 Sb., a to po schválení závěrečné monitorovací zprávy. V rámci ZMZ se rovněž hodnotí naplnění limitů stanovených v právním aktu. V případě nenaplnění může dojít k následným sankcím. 3. Vedení projektové dokumentace a archivace Základním předpokladem pro správné vedení monitoringu projektu je kvalitně vedená projektová dokumentace a profesionální řízení projektu. Velmi důležitým pravidlem je, že pokud budete do monitorovací zprávy dávat jakýkoliv originální dokument, je nezbytné, abyste měli druhý originál založený ve vaší projektové dokumentaci. Jako příklad je možné uvést pracovní výkazy členů realizačního týmu, které je nutné vyhotovit minimálně ve dvou originálech. Při vedení projektové dokumentace je velmi důležité pamatovat na plnění povinnosti publicity, což znamená i to, že musí být např. označeny i šanony, ve kterých je dokumentace uložena. Povinnost vedení dokumentace je vždy upravena i v rozhodnutí o poskytnutí dotace. Příjemce je povinen uchovávat veškeré dokumenty související s realizací projektu v souladu s platnými předpisy ČR, zejména v souladu s 44a odst. 9 rozpočtových pravidel, který mimo jiné praví, že odvod a penále za porušení rozpočtové kázně lze vyměřit do 10 let od 1. ledna roku 7

8 následujícího po roce, v němž došlo k porušení rozpočtové kázně. Z toho pro příjemce vyplývá jasná povinnost archivovat veškerou dokumentaci související s projektem min. 10 let. Na základě zkušeností z minulého programového období je možné definovat následující doporučení pro vedení projektové dokumentace: Základní doporučení pro vedení projektové dokumentace: Zajistěte kontinuální a úplnou dokumentaci projektu (v elektronické i papírové verzi). Nastavte systém vedení dokumentace ve vztahu k projektu vytvořit interní směrnice specielně na míru projektu. Dbejte na formalizovanou podobu (formuláře posilujete tím přehlednost dokumentů). Systematicky zakládejte dokumenty do projektové složky. Nastavte systém sledování plnění monitorovacích indikátorů a způsob řešení jejich nenaplňování. Nespoléhejte pouze na elektronické dokumenty, vždy mějte i tištěnou verzi. Všichni spolupracovníci by měli podávat pravidelné zprávy o činnosti. Zajistěte, aby byly včas a řádně dodávány všechny dokumenty. Každý spolupracovník je povinen data aktualizovat a o aktualizaci informovat. Zakládejte také důležitou ovou dokumentaci k projektu s poskytovatelem dotace. Monitorovací zprávy vypracujte vždy ve dvou originálech - 1 originál (včetně všech zaslaných příloh!) si ponechejte a archivujte pro případ ex-post kontroly. Zde je příklad dokumentů, které jsou v průběhu projektu vytvářeny a umístěny v projektové složce vedené projektovým manažerem: základní dokumenty k udělenému grantu, plán projektu, roz projektu a jeho čerpání v aktualizované podobě, krátké shrnutí a identifikace projektu se jmény klíčových lidí s jejich odpovědnostmi, databáze kontaktů seznam všech členů týmu, klíčových zástupců cílové skupiny a všech ostatních kontaktů získaných v průběhu projektu - jejich role a kontakty (telefon, fax, e- mail, apod.), osobní dokumenty (pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, mzdové výměry, pracovní náplně jednotlivých členů realizačního týmu, apod.), pracovní výkazy, evidence účastníků (prezenční listiny, operativní evidence), zápisy z projektových akcí se studenty, účetní doklady (objednávky, faktury, cestovní příkazy, mzdová evidence), korespondence (poskytovatel grantu, partneři, řešitelé), harmonogram v aktuální podobě a archiv historického vývoje harmonogramu, případné změny v projektu (podstatné i nepodstatné), zejména u změn rozpočtu se pak vždy ujistěte, že všichni členové realizačního týmu pracují s aktuální verzí, postupy klíčových aktivit pro jednotlivá období, výstupy a výsledky jednotlivých klíčových aktivit, průběžné zprávy, závěrečná zpráva, 8

9 zápisy z porad vedení, z porad odborných skupin, ze společných seminářů + prezenční listiny, zápisy z kontrol partnerských pracovišť, publicita (reklamní materiály, publikované články, zprávy z propagačních akcí atd.). 4. Náležitosti průběžných monitorovacích zpráv V této kapitole naleznete jednotlivé části monitorovacích zpráv tak, jak jsou v současnosti plánovány pro nové programové období. Jelikož k dnešnímu dni nebyla podoba MZ definitivně odsouhlasena, je možné, že zde ještě dojde k určitému vývoji. Obecné principy by však měly zůstat stejné. 4.1 Obecné informace k MZ Při založení jakékoliv monitorovací zprávy je nutné jako první krok načíst data z nadřazeného IS, kde jsou od poskytovatele dotace zadány konkrétní parametry zprávy. Do monitorovací zprávy jsou zároveň nahrány údaje, které příjemce zadal do žádosti o finanční podporu. Jedná se zejména o: název projektu, číslo projektu, datum zahájení a ukončení projektu, název příjemce, pořadové číslo MZ, unikátní kód MZ tzv. hash kód, sledované období, typ monitorovací zprávy. U těchto údajů je vždy nutné zkontrolovat, že neobsahují chybu a že veškeré informace jsou v souladu s plánem pro předkládání monitorovacích zpráv. Některé údaje, např. sledované období, jsou od poskytovatele dotace zadávány do systému ručně a v případě chyby mohou v budoucnu zapříčinit určité nepříjemnosti. Zároveň je velmi důležité vždy informovat poskytovatele o změnách, které byly uskutečněny na straně příjemce, např. změna názvu příjemce, právní formy, kontaktní osoby projektu, podpisové vzory osob oprávněných podepisovat monitorovací zprávu, atd. Tyto údaje může v projektu upravovat pouze poskytovatel zanesením změny do nadřazeného IS. V rámci některých operačních programů zadával příjemce do obecných informací údaje o celkovém čerpání ve sledovaném období a odhadu čerpání pro období další. Tyto informace byly následně využívány pro sledování plynulosti čerpání a plnění kritérií N+2 a N Monitorovací indikátory Monitorovací indikátory poskytují zpětnou vazbu o tom, zda poskytnutá finanční podpora splnila svůj účel, tedy že projekty dosáhly cílů, které žadatelé uvedli do žádosti o finanční podporu. Při monitorování realizace projektu musí příjemce naplňování těchto ukazatelů průběžně sledovat a vykazovat v monitorovacích zprávách. Vykazované hodnoty u těchto 9

10 závazných indikátorů musí být prokazatelné a ověřitelné případnou kontrolou. Někdy se stává, že je u hlavních monitorovacích indikátorů, ke kterým se příjemce zavázal v rozhodnutí o poskytnutí dotace, i detailní členění, které je příjemce povinen sledovat a dokládat. Cílové hodnoty indikátorů jsou závazné, protože byly nastaveny v přímé vazbě na aktivity projektu a jeho roz, nelze je tedy libovolně měnit. Nastavenou cílovou hodnotu indikátoru lze změnit pouze prostřednictvím podstatné změny projektu, avšak děje se tak velmi výjimečně a tato změna je schválena pouze v případě, že žadatel předloží velmi dobré a podrobné odůvodnění. Změna bývá zároveň spojena s adekvátním ponížením celkové výše dotace. V případě nedosažení hodnoty MI bývá v rozhodnutí uvedena procentuální tolerance, v rámci které nedochází k udělení sankce a dále výše sankce při určité procentuální míře nenaplnění indikátoru. V rámci OP LZZ byla míra naplnění MI hodnocena následujícím způsobem: V případě, že projekt předpokládá splnění tří indikátorů výstupů nebo výsledků, bude dosažená hodnota prvního 120 %, druhého 30 % a třetího 70 % původního plánu, vypočítá se průměr těchto hodnot, který představuje naplnění ve výši 73 %. Příjemce by tedy nenaplnil hodnotu MI a následovala by sankce. Vzhledem k závažnosti následků nedosažení cílové hodnoty MI musí být na začátku realizace projektu vyhotoven plán plnění MI, který je průběžně sledován a vyhodnocován. V minulém programovém období se velmi často stávalo, že příjemce ve snaze získat dotaci některé indikátory, které mohly mít vliv na přidělení dotace, nadhodnotil, což následně v průběhu realizace projektu mohlo vyvolat značné problémy. Způsob sledování a dokládání MI je do značné míry na příjemci. Veškeré činnosti musí být ovšem realizovány tak, aby mohly být následně nezávisle zkontrolovány. Pokud se v rámci projektu nějakým způsobem pracuje s cílovou skupinou, např. školení, poradenství atd., musí být z těchto aktivit vyhotovena prezenční listina, která je podepsána jak ze strany příjemce dotace, tak osoby, která představuje cílovou skupinu projektu. Tyto prezenční listiny jsou následně předkládány k MZ jako podklad prokazující dosažení uváděné hodnoty. U investičních projektů musí být často doložen znalecký posudek dokládající míru naplnění MI, např. energetický audit. Míra naplnění jednotlivých indikátorů se v MZ sleduje souhrnně za celou dobu dosavadní realizace projektu (od začátku realizace projektu do konce příslušného monitorovacího období). Příjemce uvede konkrétní hodnotu a datum, ke kterému je daný stav aktuální. Formulář obsahuje rovněž prostor pro uvedení stručného popisu, jakým způsobem bylo dané hodnoty dosaženo. Při kontrole monitorovací zprávy je prověřována vazba naplnění MI na celkový stav projektu a klíčové aktivity realizované v daném monitorovacím období. Dělení indikátorů dle jejich typu: 1) Kontextové indikátory - Indikátory, které zabezpečují kvantifikovanou informaci o sociální, ekonomické a ekologické situaci a mohou identifikovat potřeby v určitém čase. Charakterizují sociální a ekonomické prostředí, ve kterém se budou realizovat programy a čerpat intervence ze strukturálních fondů. Jedná se o statistické ukazatele, které jsou určeny pouze pro popis v dané oblasti a sledování trendů. Nejsou vhodné pro hodnocení přímého efektu intervencí 10

11 Vybrané příklady kontextových indikátorů: hrubý domácí produkt na obyvatele v PPS, EU 27 = 100 v %, obecná míra nezaměstnanosti v ČR v %, míra zaměstnanosti žen v ČR v %, poměr celkového objemu nákladní přepravy k HDP v %, souhrnný inovační index ČR, míra recyklace odpadů v % či tunách za rok, produkce tržních ryb v tunách, podíl zemědělců (potravinářů) s ochrannou známkou v %. 2) Indikátory výstupů - Indikátory určené pro sledování a vyhodnocování prováděných opatření a aktivit, které charakterizují konkrétní činnost. Podávají informace o okamžitých výstupech realizace jednotlivých operací / akcí / projektů v rámci programu. Jsou zpravidla vyjadřovány ve fyzikálních jednotkách či v počtu kusů. Vybrané příklady výstupových indikátorů: plocha revitalizovaných území v ha, podniků nově spolupracujících s podpořenými výzkumnými organizacemi, osob nově připojených na vodovod / kanalizaci, délka nových dálnic a rychlostních silnic a silnic I. třídy mimo TEN-T v km, nově vytvořená kapacita zařízení na třídění, úpravu a recyklaci odpadů (tis. tun za rok), plocha půdy v ha, na kterou byly navázány nárokové žádosti o dotaci. 3) Indikátory výsledků - Indikátory s přímou vazbou na stanovené cíle. Slouží k prokázání, zda bylo cíle projektu / programu dosaženo. Obsahují např. informaci o střednědobých změnách v důsledku vytvořených výstupů, např. změnách v chování, změnách výrobních kapacit nebo vývoji produkce u příjemců. Indikátory výsledku charakterizují jevy, které lze vyjadřovat spíše v naturálních (fyzických) jednotkách (např. snížení jízdní doby), nebo v peněžních jednotkách (např. snížení dopravních nákladů). Indikátory měřící výsledek pomoci (intervencí) jsou důležitým podkladem pro řízení programu po celou dobu jeho implementace. Charakteristiky pro indikátory výsledku: definice, měrná jednotka, metoda sledování (vč. frekvence dostupnosti), spolehlivý zdroj dat výchozí hodnota (zpravidla nenulová) Indikátor by měl mít vazbu na indikátory výstupu, které měří výstupy prováděných opatření a aktivit. Vybrané příklady výsledkových indikátorů: snížení fluktuace pracovníků implementační struktury v %, snížení energetické náročnosti budov v kwh za rok, zvýšení zaměstnanosti / ekonomické aktivity podpořené skupiny, zvýšení kapacity na třídění, úpravu a recyklaci odpadů v tis. tunách za rok, celkové výměry ploch pod závazky nárokových žádostí o dotaci v ha, podíl počtu zemědělských podniků zapojených v režimech jakosti, příp. zemědělských podniků nově zapojených v režimech jakosti. 4) Indikátory dopadu - V případě terminologie EZFRV jsou používány také indikátory dopadu, které se svým pojetím přibližují indikátorům výsledku. Indikátory dopadu se týkají přínosů programu přesahujících okamžité účinky na jeho přímé příjemce nejen na 11

12 úrovni intervence, ale obecněji také v programové oblasti. Jsou spojeny s širšími cíli programu. Obvykle se vyjadřují netto, což znamená odečtení účinků, které nelze přičíst intervenci (např. dvojí započtení, přitěžující účinky), a zohlednění nepřímých účinků (přesun a multiplikační účinky). Příklad: zvýšení zaměstnanosti ve venkovských oblastech, zvýšená produktivita zemědělského odvětví, zvýšená výroba energie z obnovitelných zdrojů. Příklad indikátorů u investičních projektů: obyvatel nově připojených na kanalizaci, obyvatel nově připojených na vodovod, délka nových a rekonstruovaných kanalizačních řádů, rekonstruovaných a nových úpraven pitné vody, povodňových orgánů (komisí) napojených na systém přenosu hlásných a varovných informací pro řízení povodní, emise primárních částic a prekurzorů sekundárních částic, zvýšení kapacit na výrobu energie z obnovitelných zdrojů, objem komunálního odpadu (produkce), podíl recyklovaných odpadů, podíl využitého komunálního odpadu, zařízení aplikujících metodiky vytvořené v rámci podpořených projektů, plocha revitalizovaných území, obnova stabilního vodního režimu krajiny a prvků ekologické stability, koupených, vybudovaných, zrekonstruovaných a vybavených objektů center. Příklad indikátorů u neinvestiční projektů: podpořených osob celkem, podpořených organizací celkem, nově vytvořených/ inovovaných produktů, úspěšných absolventů kurzů celkem, vytvořených pracovních míst celkem, nově vytvořených pracovních míst pro znevýhodněné skupiny. Při kontrole se poskytovatel dotace zaměřuje na níže uvedené body: 1. Odpovídá plnění monitorovacích indikátorů postupu realizace projektu? Co se kontroluje? Kontrola vyplnění relevantních indikátorů dle právního aktu. Kontrola dosažených hodnot, termínu jejich dosažení a popisu. Kontrola, zda aktuálně dosažené hodnoty dávají při zohlednění zbývající délky trvání projektu záruku dosažení cílových hodnot. Kontrola, zda jsou hodnoty vyplněny kumulativně, tj. načítány od začátku projektu. Kontrola vyplnění podrobného členění indikátorů. Co se děje, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě, případně zdůvodnění nízkých hodnot monitorovacích indikátorů a k popisu opatření přijatých k nápravě vzniklé situace. Pokud čas zbývající do konce projektu již nedává záruku dosažení závazných hodnot indikátorů, může poskytovatel dotace přistoupit (na 12

13 základě žádosti příjemce) ke schválení podstatné změny projektu snížení MI (s tím je spojené adekvátní snížení celkové výše dotace). Pokud ani při kontrole závěrečné MZ není plánované hodnoty dosaženo a míra nenaplnění přeshauje povolenou hranici, jedná se o nesrovnalost, na základě které je uskutečněn odvod za porušení rozpočtové kázně. 2. Je vyplněn popis dosažení hodnoty indikátoru v daném monitorovacím období? Co se kontroluje? Úplnost a adekvátnost vyplněného popisu, a to u všech relevantních indikátorů, i u těch, u kterých jsou zatím dosažené hodnoty nulové. U některých operačních programů má příjemce povinnost v případě vytvoření inovovaného produktu zajistit nahrání do samostatného IS. Co se dějě, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě, doplnění, či vysvětlení. Nejčastější chyby při dokládání MI: chybné vykazování cílových skupin, špatné pochopení definice MI, nelogické provázání jednotlivých MI např. pokud je projekt zaměřen na znevýhodněné osoby, musí být v MZ vyplněn alespoň jeden MI definující druh znevýhodnění, vykazování osob, které nespadají do cílové skupiny např. realizační tým, nedostatečný a vágní popis dosažené hodnoty MI, hodnota MI neodpovídá popisu realizace KA, popř. je v rozporu, nevykazování relevantních podindikátorů, prezenční listiny nesplňují minimum publicity daného OP, podpisy na prezenčních listinách nejsou za každý den zvlášť, zaměňování metodiky výpočtu MI výstupů a výsledků. 13

14 Vzorové definice některých monitorovacích indikátorů výstupů: Číslo indikátoru dle NČI Název indikátoru / Detailní členění podle pohlaví podle postavení na trhu práce MJ Definice Celkový osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory bez ohledu na poskytnutých podpor, každá podpořená osoba se v rámci projektu započítává pouze jednou; podpora je jakákoliv aktivita financovaná z rozpočtu projektu, ze které mají cílové skupiny Počet podpořených osob celkem prospěch, podpora může mít formu např. vzdělávacího nebo rekvalifikačního kurzu, stáže, odborné konzultace, poradenství, výcviku, školení, odborné praxe apod. Každá podpořená osoba je v rámci jednoho projektu započítávána pouze jednou, bez ohledu na to, kolik podpor obdržela. Počet podpořených osob muži Viz definice indikátoru ; z toho muži Počet podpořených osob ženy Viz definice indikátoru ; z toho ženy Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Zaměstnaní - fyzické osoby závislé na příjmu na Počet podpořených základě pracovního poměru nebo obdobného osob zaměstnaní vztahu. Počet podpořených osob OSVČ Počet podpořených osob - nezaměstnaní celkem z toho Počet podpořených osob - dlouhodobě nezaměstnaní Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. OSVČ - fyzické osoby, které podnikají na vlastní účet a jejich příjmy nejsou závislé na pracovním poměru nebo obdobném vztahu. Počet osob celkem, které v rámci projektu získali jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela, podporu se započítává pouze jedenkrát. Nezaměstnaní - uchazeči o zaměstnání podle 24 a násl. zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů. Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Dlouhodobě nezaměstnaní - uchazeči o zaměstnání podle 24 a násl. zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, kteří jsou v evidenci déle než 6 měsíců u osob do 25 let a déle než 12 měsíců u osob nad 25 let. 14

15 Číslo indikátoru dle NČI Název indikátoru / Detailní členění Počet podpořených osob - neaktivní osoby celkem Počet podpořených osob - neaktivní osoby ve vzdělávání či odborné přípravě (žáci, studenti a učni) z toho MJ Definice Počet osob celkem, které v rámci projektu získali jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela, podporu se započítává pouze jedenkrát. Neaktivní osoby osoby, které nejsou ani zaměstnané ani OSVČ, ale současně nesplňují podmínky pro zařazení mezi osoby nezaměstnané (nehledají aktivně práci nebo nejsou připraveny k nástupu do práce). Např. starobní důchodci, invalidní důchodci, ženy v domácnosti, rentiéři, osoby připravující se na výkon budoucího povolání apod. Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Ta část neaktivních osob, která se připravuje na výkon budoucího povolání (žáci základních a středních škol, studenti vyšších odborných a vysokých škol) Číslo indikátoru dle NČI Název indikátoru / Detailní členění podle znevýhodnění Počet podpořených osob menšiny Počet podpořených osob migranti Počet podpořených osob - zdravotně znevýhodnění MJ Definice Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Menšiny - skupiny osob, které se určitým znakem (národností, náboženstvím, jazykem, kulturními zvyky apod.) odlišují od ostatních občanů státu, což je znevýhodňuje v přístupu ke zdrojům a na trh práce. Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Migranti - skupina přistěhovalců v ČR, která zahrnuje nelegální imigranty, žadatele o azyl, uznané azylanty, cizince s uděleným dlouhodobým nebo trvalým pobytem v ČR. Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Do kategorie znevýhodněných kategorie patří v souladu s par. 67 zákona 435/2004 Sb. o zaměstnanosti fyzické osoby, které jsou a) orgánem sociálního zabezpečení uznány plně invalidními, b) orgánem sociálního zabezpečení uznány částečně invalidními, c) rozhodnutím úřadu práce uznány zdravotně znevýhodněnými. 15

16 Číslo indikátoru dle NČI Název indikátoru / Detailní členění Počet podpořených osob - ostatní znevýhodněné skupiny podle vzdělání Počet podpořených osob - základní ISCED 1 a Počet podpořených osob - střední ISCED Počet podpořených osob - nástavbové studium ISCED Počet podpořených osob - vysokoškolské ISCED 5 a podle postavení v rámci projektu Počet nových účastníků Počet účastníků, kteří se operací účastnili již v minulém monitorovacím období Počet odcházejících účastníků MJ Definice Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Osoby s jiným znevýhodněním při vstupu na trh práce, než zahrnují výše uvedené kategorie (např. žáci se speciálními potřebami). Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Kategorie dosaženého vzdělání základní a nižší střední ISCED 1 a 2 Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Kategorie dosaženého vzdělání střední ISCED 3 Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Kategorie dosaženého vzdělání na nástavbovém studiu ISCED 4 Počet osob, které v rámci projektu získaly jakoukoliv formu podpory. Každá osoba, která obdržela podporu, se započítává pouze jedenkrát. Kategorie dosaženého vzdělání vysokoškolské ISCED 5 a 6 Počet nových účastníků v projektu za dané monitorovací období, každá podpořená osoba se v rámci projektu započítává pouze jednou Počet účastníků, kteří vstoupili do aktivit projektu již v minulém monitorovacím období a dosud se jich aktivně účastní. Účastníci podpory, kteří úspěšně či neúspěšně ukončili účast v projektu. 16

17 Vzorová definice některých monitorovacích indikátorů výsledků: Číslo indikátoru dle NČI Název indikátoru / Detailní členění MJ Definice Počet vytvořených pracovních míst celkem podle pohlaví Počet vytvořených pracovních míst muži Počet vytvořených pracovních míst ženy Počet nově vytvořených pracovních míst, přepočtený na plné úvazky. Vytvořenými pracovními místy jsou místa vytvořená v rámci projektu v souladu se stanovenými pravidly. Vytvořeným pracovním místem se rozumí: - nové pracovní místo u zaměstnavatele podpořené formou úhrady mzdových nákladů - nové pracovní místo pro sebezaměstnání (OSVČ) podpořené prostřednictvím vzdělávání a podpůrných služeb (např. informativních, poradenských, analytických). Formou příspěvku na zařízení a vybavení nebo formou mzdových příspěvků lze podporovat pracovní místa pro sebezaměstnání pouze v rámci individuálních projektů MPSV a úřadů zaměřených na realizaci nástrojů APZ. - pracovní místo u zaměstnavatele vytvořené v souvislosti s projektem, které představuje čistý nárůst pracovních míst a na které nejsou poskytovány mzdové příspěvky za předpokladu, že toto místo není financováno z jiných veřejných zdrojů (např. APZ) a že je v projektu jasně zdůvodněno, jak bude projekt přínosný pro vytvoření pracovního místa. Počet vytvořených pracovních míst musí představovat čisté přírůstky pracovních míst v organizaci oproti průměru za posledních 12 měsíců. Požadavek podle předchozí věty nemusí být splněn v případě poskytování mzdových příspěvků znevýhodněným nebo zdravotně postiženým zaměstnancům za předpokladu naplnění podmínek uvedených v čl. 40 odst. 4 a čl. 41 odst. 4 nařízení Komise (ES) č. 800/2008 tj. v případě, kdy k čistému nárůstu nedojde výhradně kvůli tomu, že dotyčné pracovní místo muselo být uprázdněno z důvodu dobrovolného odchodu, tělesného postižení, odchodu do důchodu z důvodu věku, dobrovolného zkrácení pracovní doby nebo dovoleného propuštění pro porušení pracovních povinností. Nositelem nově vzniklých pracovních míst může být příjemce podpory, jeho projektový partner nebo jiný zaměstnavatel. Pracovní místa musí vzniknout v přímé souvislosti s projektem. Za vytvořená pracovní místa se nepovažují místa, která vzniknou v rámci realizačního týmu projektu. Viz definice indikátoru , z toho pro muže; za místo vytvořené pro muže se považuje takové pracovní místo, na které jako první zaměstnanec nastoupil muž Viz definice indikátoru , z toho pro ženy; za místo vytvořené pro ženy se považuje takové pracovní místo, na které jako první zaměstnankyně nastoupila žena 17

18 Číslo indikátoru dle NČI Název indikátoru / Detailní členění MJ Definice Počet nově vytvořených pracovních míst pro znevýhodněné skupiny celkem Počet nově vytvořených pracovních míst pro znevýhodněné skupiny muži Počet nově vytvořených pracovních míst pro znevýhodněné skupiny ženy Počet úspěšných absolventů kurzů celkem podle pohlaví podle pohlaví Počet úspěšných absolventů kurzů - muži Počet úspěšných absolventů kurzů - ženy Počet proškolených osob celkem Počet proškolených osob muži Počet proškolených osob - ženy podle pohlaví Definice tohoto indikátoru je shodná s definicí ukazatele Počet vytvořených pracovních míst. Jediný rozdíl spočívá v odlišné cílové skupině tohoto ukazatele, kterým jsou s ohledem na věcné zaměření oblasti podpory osoby znevýhodněné na trhu práce. Viz definice indikátoru , z toho pro muže; za místo vytvořené pro muže se považuje takové pracovní místo, na které jako první zaměstnanec nastoupil muž Viz definice indikátoru , z toho pro ženy; za místo vytvořené pro ženy se považuje takové pracovní místo, na které jako první zaměstnankyně nastoupila žena Počet podpořených osob, které získaly kvalifikaci/doklad o kvalifikaci. Jedná se o osoby, které ukončily kurz způsobem stanoveným poskytovatelem kurzu (např. získaly certifikát, osvědčení, úspěšně absolvovaly závěrečný test). Konkrétní účastník (úspěšný absolvent kurzů) je započten tolikrát, kolik kurzů úspěšně dokončil předepsaným způsobem. Členění ukazatele: klienti služeb (muži/ženy) osoby poskytující služby nebo podporující poskytování služeb (muži/ženy) Počet podpořených osob, které získaly kvalifikaci/doklad o kvalifikaci (muži). Jedná se o osoby, které ukončily kurz způsobem stanoveným poskytovatelem kurzu (např. získaly certifikát, osvědčení, úspěšně absolvovaly závěrečný test). Konkrétní účastník (úspěšný absolvent kurzů) je započten tolikrát, kolik kurzů úspěšně dokončil předepsaným způsobem. Počet podpořených osob, které získaly kvalifikaci/doklad o kvalifikaci (ženy). Jedná se o osoby, které ukončily kurz způsobem stanoveným poskytovatelem kurzu (např. získaly certifikát, osvědčení, úspěšně absolvovaly závěrečný test). Konkrétní účastník (úspěšný absolvent kurzů) je započten tolikrát, kolik kurzů úspěšně dokončil předepsaným způsobem. Počet osob, které se účastnily vzdělávacích aktivit v rámci podpořených projektů a ukončily je předepsaným způsobem. Počet osob, které se účastnily vzdělávacích aktivit v rámci podpořených projektů a ukončily je předepsaným způsobem. Počet osob, které se účastnily vzdělávacích aktivit v rámci podpořených projektů a ukončily je předepsaným způsobem. 18

19 4.3 Veřejné zakázky Na základě zkušeností z minulého programového období vydalo MMR společné metodické pokyny, kterými se budou muset řídit všechny řídící orgány. Společné metodické pokyny budou mít následující působnost: Příjemci, kteří jsou veřejnými nebo dotovanými zadavateli podle 2 odst. 2 a 3 ZVZ, jsou povinni zadávat zakázky postupy upravenými ve společných metodických pokynech při zadání zakázky malé hodnoty. Postupy upravenými v tomto MP však nejsou povinni zadávat zakázky malé hodnoty, které splňují podmínky pro použití výjimky stanovené v 18 odst. 1 až 4 a 23 ZVZ. Příjemci, kteří nejsou zadavateli podle ZVZ jsou povinni zadávat zakázky postupy upravenými v tomto MP při zadání zakázky malé hodnoty a při zadání zakázky vyšší hodnoty. Postupy upravenými v tomto MP však nejsou povinni zadávat zakázky malé hodnoty a vyšší hodnoty, které splňují podmínky pro použití výjimky stanovené v 18 odst. 1 až 4, 19 a 23 ZVZ nebo zakázky, které zadají v zadávacím řízení podle části druhé ZVZ podle podmínek v této části ZVZ uvedených. Příjemci nejsou povinni postupy upravenými společnými metodickými pokyny zadávat zakázky malé hodnoty, jejichž předpokládaná hodnota je nižší než ,- Kč bez DPH nebo nižší než ,- Kč bez DPH v případě, že je zakázka zadávána příjemcem, který není veřejným nebo sektorovým zadavatelem podle 2 odst. 2 a 6 ZVZ a zároveň dotace poskytovaná na takovou zakázku není vyšší než 50 %. V těchto případech lze dle rozhodnutí zadavatele využít přímého nákupu nebo přímé objednávky požadovaného plnění. ŘO jsou povinny převzít ustanovení tohoto článku do jimi vydaných závazných dokumentů, podmiňujících poskytnutí dotace a nemohou jej dále upravovat. Příjemci nejsou povinni postupovat společnými metodickými předpisy při zadávání zakázky malé hodnoty na služby nebo dodávky v případech, kdy tyto zakázky zadali jako dlouhodobé, a to nikoli pro jednotlivý projekt, ale pro standardní činnosti zadavatele, pokud cena těchto zakázek odpovídá cenám v místě a čase obvyklým, smluvní podmínky se kvůli realizaci projektu nemění a zároveň tyto zakázky byly zadány alespoň 6 měsíců před zahájením realizace projektu, nebo podáním žádosti o podporu, podle toho, který z úkonů zadavatel učinil dříve. ŘO mohou požadovat od příjemců pouze takové informace, které jsou nutné pro implementaci programů, anebo jsou vyžadovány jinými subjekty, které zajišťují v oblasti ESI fondů roli platební, certifikační, kontrolní či auditní. Jedním ze základních požadavků společného metodického prostředí je v souladu s požadavky EU uplatňovat principy transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace. a) Transparentnost - podstata principu transparentnosti spočívá v tom, že zadavatel musí zajistit, aby byla při zadávání zakázky zajištěna co největší průhlednost řízení, která podstatnou měrou přispívá k přezkoumatelnosti celého řízení a k možnosti kontroly jednotlivých kroků v rámci VŘ. Naplnění této zásady lze spatřovat zejména v povinnosti: 19

20 o všech významných úkonech souvisejících s výběrem dodavatele pořizovat a uchovávat písemnou dokumentaci v dostatečném rozsahu, na základě které bude možné následně úkony zadavatele nezávisle přezkoumat, jasně vymezit kritéria, dle kterých budou hodnoceny nabídky uchazečů vždy v dostatečném předstihu před samotným vypracováním nabídek, opatřit všechna rozhodnutí řádným odůvodněním. b) Rovné zacházení - spočívá v tom, že každý zadavatel je v průběhu zadávání zakázky, resp. již od okamžiku přípravy řízení, povinen přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům, kteří mohou podat či podávají nabídky. K dodržení této zásady ze strany zadavatele dochází zejména tím, že v souvislosti s přípravou řízení definuje jeho přesné podmínky tak, aby všichni potenciální dodavatelé předem věděli, jak bude řízení probíhat (tedy např. jakým způsobem bude probíhat hodnocení nabídek). c) Zákaz diskriminace - spočívá v tom, že zadavatel je povinen v průběhu zadávání zakázky postupovat vždy tak, aby jeho jednáním nedošlo k diskriminaci žádného z dodavatelů. To znamená, že podmínky pro zadání zakázky musí být zadavatelem vždy stanoveny tak, aby zároveň umožňovaly výběr nejvhodnějšího dodavatele, ale na druhé straně neuzavíraly přístup jinému dodavateli do řízení, např. z důvodů, které nesouvisejí s předmětem veřejné zakázky. Příjemce je dále povinen uchovávat veškerou dokumentaci vzniklou v souvislosti se zadáváním zakázky a záznamy o elektronických úkonech související s realizací zakázky po dobu uvedenou v právním aktu o poskytnutí podpory, nejméně však po dobu 10 let od ukončení financování svého projektu, a to zejména pro účely případné kontroly prováděné oprávněnými orgány. Při realizaci veřejné zakázky je vhodné sestavit si kontrolní list dokumentů, které by měly být dále archivovány. Při ukončení veřejné zakázky je vhodné tento kontrolní list ještě jednou projít a provést kontrolu, zda jsou ve složce založeny veškeré dokumenty. Tento kontrolní list může být vodítkem také při realizaci veřejné zakázky k tomu, jaké dokumenty musí být pořízeny (často je opomenuto zejména písemné jmenování Hodnotící komise, Zápis z jednání hodnotící komise apod.). Vzor kontrolního listu najdete v příloze č. 2 tohoto studijního materiálu. Některé z těchto dokumentů musí být v závislosti na podmínkách daného operačního programu dokládány k monitorovací zprávě, v rámci které jsou výdaje z VŘ nárokovány. Celý průběh VŘ je současně zaznamenáván do monitorovací zprávy. Jedná se zejména o tyto údaje. název VŘ, typ VŘ dle předpokládané hodnoty nadlimitní, podlimitní, veřejná zakázka malého rozsahu, druh výběrového řízení např. otevřené řízení, dynamický nákupní systém v otevřeném řízení, užší řízení, jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez uveřejnění, elektronickou aukci, soutěžní dialog, zjednodušené podlimitní řízení, obecné výjimky z působnosti zákona, svat výběrového řízení plánováno, zahájeno, zrušeno, ukončeno, druh VŘ podle předmětu služby, dodávky, stavební práce, předpokládaná hodnota VŘ, skutečná hodnota VŘ, předpokládané a skutečné datum zahájení a ukončení VŘ, 20

21 stručný popis VŘ. Pokud již bylo VŘ ukončeno, má příjemce povinnost zadat do IS dodavatele, který VŘ vyhrál a uvést částku, na kterou byla uzavřena smlouva. Informace o dodavateli se do MZ nahrají automaticky za pomocí ARES. V rámci některých operačních programů bylo ze strany poskytovatele dotace vyžadováno, aby příjemce zaslal poskytovateli informaci, kdy a kde se bude konat hodnocení nabídek a poskytovatel tak měl možnost se hodnocení v případě zájmu účastnit (pouze v pozici pozorovatele bez možnosti hodnotit). K monitorovací zprávě jsou většinou příjemci povinni předložit následující dokumenty: výzvu k podání nabídek, zápis o posouzení a hodnocení nabídek, kopii smlouvy s dodavatelem. Pokud v rámci některých operačních programů zakázka přesáhla určitou hodnotu (např. OP LZZ VŘ nad Kč), měl příjemce za povinnost tyto dokumenty předložit ještě před podpisem smlouvy, kterou dokládal v podobě návrhu. V některých případech bylo ze strany poskytovatele vyžadováno, aby byla k MZ předložena kompletní dokumentace k VŘ včetně kopie nabídek. Při kontrole VŘ se poskytovatel zaměřuje zejména na tyto body: 1. Byly dle předložených dokumentů k výběrovým řízením dodrženy postupy dle Metodického pokynu pro zadávání zakázek? Co se kontroluje? Kontrola dokumentace k vyhlášeným a již ukončeným výběrovým řízením, zda byly dodrženy závazné postupy pro zadávání zakázek. Co se děje, pokud není splněno? Příjemce může být vyzván k opravě. Pokud již náprava není možná, určí se, zda bylo pochybení příjemce natolik závažné, že mohlo podstatně ovlivnit nebo ovlivnilo výběr nejvhodnější nabídky. Podle míry pochybení se následně vyčíslí na základě rozhodnutí o poskytnutí dotace sankce. Sankce může mít podobu neuznání určitého typu výdaje, popř. odečtení určitého procenta z celkové částky dotace, popř. dotčené zakázky. O tuto sankci poskytovatel sníží platbu proplácenou příjemci a výši vyúčtovaných způsobilých výdajů dle 14e rozpočtových pravidel. Nesrovnalost se nehlásí, poskytovatel však o této korekci písemně informuje příjemce a příslušný FÚ, a to včetně jejího rozsahu a odůvodnění. Pokud tento postup není možný, protože u téhož pochybení probíhá kontrola FÚ, provede poskytovatel krácení dle 44a rozpočtových pravidel a na konci projektu pochybení hlásí jako podezření na nesrovnalost ŘO. Není-li krácení dle 44a rozpočtových pravidel možné, provede se krácení alespoň v rámci vyúčtovaných výdajů a poskytovatel nahlásí bezodkladně nesrovnalost. 2. Jsou správně vyplněny údaje o jednotlivých výběrových řízeních a byly k monitorovací zprávě doloženy relevantní dokumenty týkající se výběrových řízení? 21

22 Co se kontroluje? Základní informace o vyhlášených výběrových řízeních, zda údaje alespoň rámcově odpovídají informacím uvedeným ve schválené žádosti o finanční podporu a jestli si navzájem neodporují. Dále se kontroluje pokrok ve výběrových řízeních v rámci sledovaného období (stavy, popis, částky atd.) Kontrola úplnosti požadovaných dokumentů k výběrovým řízením. Co se děje, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k doplnění chybějících částí. Nejčastější chyby při dokládání průběhu výběrových řízení: chybné zadání obecných údajů o VŘ do IS, např. nesoulad celkové ceny VŘ s částkou uvedenou ve smlouvě, datum ukončení VŘ neodpovídá podpisu smlouvy, vágní a neúplný popis realizace VŘ, chybný údaj o stavu VŘ (VŘ je ve stavu naplánováno, i když již bylo ukončeno), nedoložení požadovaných dokumentů, neuvedení důvodu zrušení VŘ, 4.4 Veřejná podpora U projektů zakládajících veřejnou podporu, se v rámci MZ sleduje výše poskytnuté a čerpané podpory. V případě, že je podpora poskytnuta v režimu de minimis, se uvádí pouze poskytnutá podpora v jednotlivých letech. Samostatný přehled čerpání podpory de minimis je potom součástí závěrečné monitorovací zprávy. Čerpání se dokládá za jednotlivé roky zvlášť a musí být v souladu s výdaji nárokovanými na soupiskách účetních dokladů. Při kontrole záložky veřejné podpory se poskytovatel zaměřuje na následující body: 1. Jsou správně vyplněny údaje o poskytnuté a vyčerpané veřejné podpoře jednotlivým příjemcům VP? (relevantní pouze pro GP; netýká se de minimis) Co se kontroluje? Jestli částky veřejné podpory příjemce vůbec vyplnil. Jestli je vyčerpaná a poskytnutá podpora členěna dle kalendářních let, v rozdělení na režimy podpory aplikované v projektu dle právního aktu o poskytnutí podpory a zda nebyly překročeny poskytnuté částky uvedené v právním aktu. Kontrola, zda příjemcem veřejné podpory je příjemce, partneři, resp. zapojené subjekty. Co se děje, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě. Pokud již náprava není možná, je třeba nezpůsobilé výdaje ve výši neoprávněně čerpané VP odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost. Pokud však nebude možné toto porušení vyčíslit, znamená to odvod ve výši dosud poskytnuté částky dotace. V takovém případě poskytovatel podezření na nesrovnalost hlásí bez zbytečného odkladu. Nejčastější chyby při dokládání veřejné podpory: 22

23 poskytnutá podpora je uvedena ve špatném roce, vyčerpaná podpora není v souladu s výdaji na soupisce účetních dokladů za daný rok, příjemce neuvedl podporu za partnery, příjemce nezohlednil krácení v předchozí MZ. 4.5 Publicita Povinnost příjemce dodržovat pravidla publicity vyplývá z Nařízení Evropské komise č. 1828/2006, které příjemcům ukládá povinnost informovat širokou veřejnost o tom, že daný projekt byl financován z EU, uvedením konkrétního fondu a operačního programu. Jelikož každý projekt obsahuje spolufinancování ČR, uvádí se také informace, že projekt je financován ze státního rozpočtu ČR. Při přípravě projektu by se měl každý žadatel zamyslet nad tím, jakým způsobem bude informovat o realizaci projektu a jeho výsledcích. V žádosti o finanční podporu je této kapitole vždy věnována samostatná část, kde příjemce popíše konkrétní způsoby, jak bude o projektu veřejnost informovat. Každý operační program má svá pravidla publicity, kterými se příjemce na základě rozhodnutí o poskytnutí dotace musí řídit. Publicitu je možné rozdělit na povinnou, která představuje tzv. minimum publicity a dobrovolnou, kterou příjemce uvedl do žádosti o finanční podporu. U těch projektů, kde je přílohou rozhodnutí o poskytnutí dotace celá žádost, může být i tento druh publicity pro příjemce závazný. Minimum publicity většinou obsahuj následující prvky: používat logo a text fondu, ze kterého je dotace čerpána, logo Evropské unie a text Evropská unie, dále se může jednat o odkaz na určité webové stránky atd. Výše uvedené potom musí být umístěno na všech materiálech vytvořených v souvislosti s projektem. Do minima publicity dále může patřit povinnost označit místnost, kde se realizují aktivity projektu a vložení stručné prezentace projektu na definované webové stránky. U investičních projektů se potom povinně musí nechat vytvořit a viditelně umístit informační tabule. Příklady publicity realizované nad rámec stanoveného minima: Může se jednat např. o: inzerci v médiích, realizaci seminářů a konferencí, publicitu na webových stránkách příjemce, vyvěšení vlajky EU, reklamní předměty, atd. 23