Dokumentace integrovaného systému managementu

Transkript

1 Dokumentace integrovaného systému managementu Výstup z projektu podpory jakosti č. 9/17/2005 VUSTE-APIS s.r.o. Vladimír Dvořák, Zbyněk Drlík, Josef Vančura, Zdeněk Ondrášek, Rostislav Hůla Národní informační středisko pro podporu jakosti Praha

2 Publikace nebyla podrobena korektuře ze strany Národního informačního střediska pro podporu jakosti. Za kvalitu textů a tisku odpovídá autor. Národní informační středisko pro podporu jakosti ISBN

3 OBSAH PŘEDMLUVA ÚVOD DO PROBLEMATIKY TVORBY DOKUMENTACE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU MANAGEMENTU ORGANIZACE INTEGROVANÝ SYSTÉM ŘÍZENÍ ORGANIZACE NÁSTROJE K TVORBĚ, ŘÍZENÍ A DOKUMENTACI INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE SYSTÉMOVÝ A PROCESNÍ PŘÍSTUP K TVORBĚ INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE A JEHO DOKUMENTACE VZTAHY MEZI PROCESNÍ STRUKTUROU A STRUKTUROU DOKUMENTACE POŽADAVKY NA DOKUMENTACI Z POHLEDU MEZINÁRODNÍCH NOREM ISO ZÁBĚR PUBLIKACE PROCESY ISŘO METODIKA A NÁSTROJE TVORBY OD PROCESŮ K DOKUMENTŮM DEKOMPOZICE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE NA PROCESY A JEJICH POPIS POPIS ÚTVAROVÉ STRUKTURY VYTVOŘENÍ DOKUMENTACE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE JEJÍHO VYTVOŘENÍ A IMPLEMENTACE DOKUMENTY ISŘO VYTVOŘENÉ Z PROCESŮ VÝČET DOKUMENTŮ DOKUMENTACE PRO ŘÍZENÍ PROCESŮ Směrnice pro vykonávání procesů Operační manuály procesů Pracovní postupy procesů ŘÍDÍCÍ A INFORMATIVNÍ NORMY Rozhodnutí vrcholových orgánů Pokyny Zásady PROVOZNÍ DOKUMENTACE Formuláře Zápisy z jednání Formalizovaná dokumentace Výstupy z IS Ostatní neformalizovaná dokumentace DOKUMENTY ISŘO VYTVOŘENÉ JINÝM ZPŮSOBEM NEŽ Z PROCESŮ

4 4.1 VÝČET DOKUMENTŮ ZÁKLADNÍ ORGANIZAČNÍ NORMY Statutární dokumenty Organizační řád Jednací řády Podpisový, spisový, archivní a skartační řád Pracovní řád Kontrolní řád Požární, bezpečnostní, provozní a další řády Platový předpis Příručka jakosti Popisy práce ŘÍDÍCÍ A INFORMATIVNÍ NORMY Příkaz KONCEPČNÍ DOKUMENTACE Strategie Politika jakosti Environmentální politika PŘÍKLAD UCELENÉ DOKUMENTACE ISŘO NÁSTROJE TVORBY DOKUMENTACE ISŘO...85 SEZNAM TABULEK DIAGRAMŮ A OBRÁZKŮ...87 SEZNAM ZKRATEK...88 LITERATURA

5 PŘEDMLUVA Vážená čtenářko, vážený čtenáři, publikace, kterou máte před sebou byla zpracována v rámci projektů programu rozvoje jakosti na rok 2005 Ministerstva průmyslu a obchodu. Jejím účelem je poskytnout odborné veřejnosti metodiku a související dokumentaci k implementaci dostupných variant integrovaného systému managementu organizace do současné podnikové praxe s cílem pomoci snížit nadměrnou pracnost a finanční náročnost spojenou s tvorbou a přepracováním stávající podnikové dokumentace. Kolektiv autorů zpracovatele VUSTE-APIS s.r.o., nástupnická organizace Výzkumného ústavu strojírenské technologie a ekonomiky, vycházel při zpracování publikace z rozsáhlých výzkumů prováděných převážně v letech 1980 až 2000 a shrnutých do výzkumné zprávy VUSTE - APIS s.r.o Analýzy, tvorba a implementace integrovaného systému řízení organizací dokončené v prosinci roku 2000 a z dalších prací uvedených v literatuře. Výzkumy vycházely z principů teorie systémového a procesního přístupu k tvorbě integrovaného systému managementu organizace vyvinuté předními světovými odborníky v této oblasti. Integrovaný systém managementu je chápán v širším pojetí integrovaného systému řízení obecné organizace instituce v podmínkách současné globální ekonomiky. Tvorba dokumentace integrovaného systému managementu organizace, hlavní téma a výstup z této publikace, vychází z potřeb a požadavků na řízení, organizování, kontrolu a evidenci složité organizace vložené do širokého vnějšího prostředí ekonomických vlivů, kapitálových trhů, dodavatelských trhů, trhů práce, konkurence, demografických, sociálních, kulturních, technologických, ekologických, vládních a legislativních vlivů. Pokud má dokumentace sehrát účinnou a účelnou roli v řízení moderní organizace musí plně vyhovovat požadavkům řízení úspěšné organizace vložené do širokého vnějšího prostředí při respektování 5

6 požadavků mezinárodních norem ISO řady 9000, a dalších navazujících. Na začátku publikace považoval kolektiv autorů za nutné připomenout čtenáři výchozí principy teorie systémového a procesního přístupu k tvorbě integrovaného systému managementu organizace, strukturu systému, modelování a tvorbu integrovaného systému managementu organizace a roli dokumentace v současné podnikové praxi. Při popisu tvorby dokumentace se přihlíží k možnostem malých, středních i velkých organizací. Autoři si jsou vědomí toho, že každá organizace nemá možnost zakoupit si drahý SW na vytvoření, administraci a aktualizaci své dokumentace. Popis tvorby dokumentace je pro lepší představu a snazší demonstraci proveden v řadě případu s ohledem na využití počítačové podpory a s tím souvisejících modelů. Většinu automatizovaných postupů je v malé organizaci možné nahradit běžným SW dodávaným s počítačem. 6

7 1 ÚVOD DO PROBLEMATIKY TVORBY DOKUMENTACE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU MANAGEMENTU ORGANIZACE 1.1 INTEGROVANÝ SYSTÉM ŘÍZENÍ ORGANIZACE Integrovaný systém řízení (Integrated Management System) slučuje jednotlivé aspekty managementu v jediný nedílný celek založený na principu trvalého řízení změn. V praxi management organizace zvládá celý rozsah vlivů okolí - prostředí obklopující entitu organizace (instituce) - jejích živých a neživých složek - na tuto organizaci (environment influences) tj. vlivu ekonomických, kapitálových trhů, dodavatelských, trhů práce, konkurence, demografických, sociálních, kulturních, technologických, ekologických, vládních a legislativních, Z pohledu souboru ČSN EN ISO je chápán environmentální management jako řízení orientované - vztažené na vlivy životního prostředí na organizaci a organizace na životní prostředí. Životní prostředí je chápáno jako prostředí obklopující určitou entitu a zahrnující složky jejího okolí, živé i neživé, i lidi a jejich vzájemné vztahy. V širším pojetí a z pohledu systémového přístupu je systém environmentálního managementu jistým způsobem subsystémem integrovaného systému řízeni. Integrovaný systém managementu budeme v této publikaci chápat jako integrovaný systém řízení organizace - ISŘO. 1.2 NÁSTROJE K TVORBĚ, ŘÍZENÍ A DOKUMENTACI INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE. Organizace je chápána jako otevřený systém, který je v plynulé interakci se svým okolím a dosahuje "pevného", neměnného stavu nebo dynamické rovnováhy, přičemž si zachovává kapacitu pro pracovní nebo energetickou transformaci. Systém musí obdržet dostačující vstup zdrojů k udržovaní a zdokonalování svých operací a také k vydávání transformovaných zdrojů do prostředí (podstatného okolí) v dostačujícím množství, aby mohl pokračovat cyklus vstupů, trans- 7

8 formací a výstupů a aby poskytoval výstupy souběžným systémům i nadřazenému systému. K dosažení tohoto stavu je nutné použít nástrojů k účinnému a účelnému modelování integrovaného systému řízení organizace. Jedná se především o systém organizace, jejího podstatného okolí a procesů probíhajících v tomto integrovaném systému řízení systém zpracování informací v systému integrovaného řízení organizace systém dokumentace integrovaného systému řízení. Systém zpracovaní informací a systém dokumentace organizace jsou důležité součásti integrovaného systému řízení organizace. 1.3 SYSTÉMOVÝ A PROCESNÍ PŘÍSTUP K TVORBĚ INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE A JEHO DOKUMENTACE Základním znakem každého systému je jeho dynamičnost. Obrazem této dynamičnosti jsou procesy, které v systému probíhají. Procesní přístup je neodmyslitelnou a neoddělitelnou součástí systémového přístupu. Proces je chápán jako soubor prvků, operací nebo činností vzájemně mezi sebou propojených vazbami za účelem dosažení vytyčených cílů. Procesy probíhající v organizaci a vazby mezi těmito procesy překlenují a propojují veškeré dění v organizaci a jejím prostředí - podstatném okolí. Jejich prostřednictvím se vytvářejí cíle a jim odpovídající strategie, realizují motivační, koordinační, taktické, operační i kontrolní činnosti. Procesy probíhající v systému řízení organizace usměrňují výkonné, informační a hmotně energetické procesy k trvalé realizaci změn a ke konkretizaci cílového chování organizace jako celku. Na základě identifikace těchto procesů a s využitím metod modelování integrovaného systému řízení organizace je popisován, organizován, regulován a kontrolován chod celé organizace integrované do jejího okolí. 8

9 Prostřednictvím systému zpracování informací se ukládají informace potřebné ke koordinaci, evidenci a formalizaci výstupů do dokumentace integrovaného systému řízení organizace. V každé organizaci, firmě, společnosti, probíhají hlavní, primární procesy vstupní logistiky produkce výstupní logistiky prodeje (distribuce) a služeb vyplývajících z vlastní produkce. Tyto procesy jsou řízeny, podporovány a spravovány tzv. podpůrnými procesy / činnostmi zahrnujícími vrcholové řízení, řízení jakosti, řízení lidských zdrojů, rozvoj a přípravu produkce, marketing a ochranu a údržbu vlastních zdrojů. 1.4 VZTAHY MEZI PROCESNÍ STRUKTUROU A STRUKTUROU DOKUMENTACE Procesní struktura zahrnuje primární procesy organizace realizující hlavní produkci a podpůrné procesy, které umožňují plynulý a bezporuchový chod organizace. Dokumentace integrovaného systému řízení organizace popisuje celý integrovaný systém organizace a jejího postavení v podstatném okolí. Členění dokumentace integrovaného systému managementu organizace se výrazně neliší od běžného členění dokumentace pro řízení organizací na legislativní a právní normy, základní organizační normy, řídící a informativní normy, dokumentaci pro řízení procesů, koncepční dokumentaci a provozní dokumentaci. Rozdíl je především v obsahu a v diferencované podrobnosti zpracování dokumentace integrovaného systému řízení organizace. Z následující tabulky vyplývá jak úzce souvisí řízení procesů s členěním dokumentace. Prakticky jakákoliv činnost je buď koordinována a evidována pomocí dokumentace nebo dokumentace je jejím výstupem - produktem. Koordinační funkci má legislativní, právní, organizační, řídící a informativní dokumentace a u většiny podpůrných procesů i koncepční dokumentace. Evidenční funkci má provozní dokumentace. Výstupní funkci má provozní a koncepční dokumentace. 9

10 V tabulce T 1 Vztahy mezi procesy a dokumentací je vyjádřena míra vlivu nebo souvislostí počtem X: X malá souvislost XX větší souvislost XXX velká souvislost T 1 Vztahy mezi procesy a dokumentací Podpůrné procesy Primární procesy Dokumentace / procesy Vrcholové řízení Řízení jakosti Řízení lidských zdrojů Financování a ekonomika Rozvoj procesů Marketing Informatika Udržování zdrojů Vstupní procesy Produkce Výstupní procesy Distribuce a prodej Služby legislativní a právní normy základní organizační normy řídící a informativní normy normy pro řízení procesů koncepční dokumentace provozní dokumentace xxx xx xxx xxx xx x x xx x x x x x xxx xx xx xx xx xx xx xx x x x x x x xx xx xx x x xx x x x x x x xx xxx xxx xxx xx xx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xx xx xx xx xx xx xx xx x x x x x xx xxx xxx xxx xx xxx xxx xx xxx xxx xxx xxx xxx 1.5 POŽADAVKY NA DOKUMENTACI Z POHLEDU MEZINÁRODNÍCH NOREM ISO Prakticky všechny kategorie i druhy dokumentace identifikované na základě rozsáhlých analýz systémů řízení organizací silně ovlivňují kvalitu vykonávání procesů. Potřebné dokumenty a záznamy týkající se systému jakosti, environmentálního managementu, ochrany zdraví při práci prolínají prakticky všemi kategoriemi dokumentace integrovaného systému řízení organizace. Normy řady ISO 9000, a ostatní s nimi související kladou důraz na dostupnost využití těchto dokumentů v potřebném čase, vhodné formě a přístupnosti těm, kteří je potřebují ke své práci. 10

11 Obecně lze říci, že toto platí o veškeré dokumentaci, její tvorbě, využití a aktualizaci popisované v této publikaci. Proces řízení dokumentů podle ISO vyžaduje, aby všechny dokumenty související se zákonnými požadavky na prostředí a organizaci byly operativně řízeny a toto bylo v příslušných dokumentech jasně popsáno přezkoumání a schválení těchto dokumentů bylo prováděno pověřenými a odpovědnými osobami byla zaručena dostupnost všem pracovním funkcím, které vykonávají činnosti související s danou odbornou problematikou všechny dokumenty a záznamy, byly periodicky přezkoumávány a aktualizovány byly zpravovány zásady pro schvalování nového vydání a aktualizaci dokumentace byla přesně vyznačena místa, kde se popsané postupy používají byla stanovena doba platnosti dokumentace. Dále jsou uvedeny některé požadavky mezinárodních norem ISO na dokumentaci ISM, které je nutné zdůraznit. Požadavky SMJ ISO 9001 na dokumentaci Norma ČSN EN ISO 9001 přímo vyžaduje, aby dokumenty požadované systémem managementu jakosti byly účelně a účinně řízeny. ČSN EN ISO 9001 vyžaduje, aby dokumentace systému managementu jakosti zahrnovala: dokumentovaná prohlášení o politice jakosti příručku jakosti dokumentované postupy požadované mezinárodní normou ISO 9001:2000 dokumenty, které organizace potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů záznamy požadované mezinárodní normou ISO 9001:2000. Zejména je kladen důraz na řízení dokumentů vyžadovaných touto normou včetně záznamů. 11

12 Organizace musí vytvářet a udržovat záznamy, aby se poskytly důkazy o shodě s požadavky o efektivním fungování managementu jakosti. Požadavky EMS ISO na dokumentaci Normy řady ČSN EN ISO kladou důraz na záznamy EMS: požadavků zákonů a předpisů povolení environmentálních aspektů environmentálního výcviku kontroly, kalibrace a údržby údajů z monitorování podrobností o neshodách deklarace výrobků informace o dodavatelích environmentálních auditů a přezkoumání. Požadavky ISO/TS na dokumentaci ISO/TS vychází z norem řady ISO Zaměřuje se na speciální požadavky světového automobilového průmyslu. Klade důraz na normy pro řízení procesů a provozní dokumentaci včetně záznamů o jakosti. Soubor dokumentace je rozsáhlý a je popsán v manuálech a příručkách managementu jakosti v automobilovém průmyslu. Požadavky HACCP na dokumentaci Analýza rizik nebezpečí a plánování systému kritických bodů (HACCP - Hazard Analysis & Critical Control Points tj. analýza rizik a kritických kontrolních bodů) se vytváří pro jednotlivé výrobky nebo skupiny výrobků, které vykazují stejný charakter z hlediska zdravotních požadavků, a je součástí provozní (výrobní) dokumentace platné v podniku. Zpracování norem pro řízení procesů, zejména směrnic pro metodický postup při zavádění a systému kritických bodů a formalizace činností ve směrnicích pro řízení procesů organizace, se řídí Metodickým postupem pro zavádění systému kritických bodů. 12

13 Požadavky HACCP ovlivňují zpracování provozní dokumentace zejména při specifikaci výrobků, v postupech pro vykonávání procesů, při analýze nebezpečí, při formulaci opatření, stanovení kritických bodů a mezí a při postupech sledování účinnosti a účelnosti HACCP. Záznamy provozní dokumentace se zaměřují na modifikaci systému kritických bodů na dané podmínky, sledování v kritických bodech, překročení kritických mezí a souvisejících nápravných opatření, záznamy o použitých verifikačních postupech a záznamy o nakládání s výrobky vyrobenými v nezvládnutém stavu. Požadavky GMP 13 na dokumentaci GMP 13 bylo převzato Radou pro produkty využívané ke krmení zvířat (Product board animal feed) a vychází z normy ISO Je založeno na aktivním přístupu ke kontrole rizik s využitím HACCP, na systému včasného varování EWS (Early Warning System tj. systém včasného varování) vtahující se na celý řetězec dodavatelů. Samostatná příručka GMP 13 nebo proces realizace obchodního případu podle GMP 13 obsahují všechny požadované dokumenty (povozní postupy, pokyny, formuláře i jinou dokumentaci). Minimální požadavek na systém dokumentace ISM používání následující dokumentace o: specifikaci produktu specifikaci procesu zjištění nebezpečí hodnocení rizik kontrolních opatřeních podniknutých dodavatelem hodnocení a sdělování a další specielní dokumentaci. Jedná se opět o součásti komplexní dokumentace IMS. 1.6 ZÁBĚR PUBLIKACE V této publikaci se budeme zabývat především vložením systému dokumentace do integrovaného systému řízení organizace. 13

14 Prakticky všechny dokumenty, které organizace využívá ke koordinaci a evidenci svých činností a které jsou výstupem z činností lze identifikovat přímo z popisu činností v procesech. Na základě dekompozice procesů nebo realizací procesů jsou identifikovány nebo vytvářeny dokumenty z kategorií dokumentů pro řízení procesů, řídící a informativní dokumenty, provozní dokumentace, některé dokumenty ze základních organizačních norem a z legislativních norem některé smlouvy a dohody. Dokumenty, vytvořené mimo organizaci, v jejím vnějším legislativním prostředí nebo účelově vytvořené vnitřními složkami organizace pro koncepční, plynulý a především bezporuchový chod organizace jsou ve značné míře vytvořeny mimo většinu podpůrných a primárních procesů. Jedná se zejména o legislativní a právní normy, většinu základních organizačních norem, řídící a informativní normy a koncepční dokumentaci. Tato publikace se věnuje převážně vytváření dokumentů, které vycházejí přímo z procesů integrovaného systému řízení organizace. 14

15 2 PROCESY ISŘO METODIKA A NÁSTROJE TVORBY 2.1 OD PROCESŮ K DOKUMENTŮM Procesní struktura organizace podle modelu obecně platné definice pro každou organizaci zahrnuje primární činnosti realizující hlavní poslání organizace. Tyto procesy jsou dekomponovány do subsystému vstupních procesů, produkce hlavní činnosti, výstupních procesů, distribuce a prodeje a služeb. Aby byl zajištěn plynulý a bezporuchový chod organizace jsou primární procesy podporovány a spravovány subsystémy procesů vrcholového řízení, řízení jakosti, řízení lidských zdrojů, financování a ekonomiky, rozvoje hlavní produkce a procesů, marketingu, informatiky a udržování zdrojů. Přístupy k tvorbě integrovaného systému řízení organizace se různí, podle účelu a záměru vlastníků organizace. Mohou být ovlivněny např. tím, že se jedná a projekt organizace "na zelené louce" nebo již existující organizace. se jedná o soukromou firmu, veřejně prospěšnou organizaci nebo orgán státní správy se jedná o malou, střední nebo velkou organizaci projekt a implementaci provádí externí firma nebo organizace svými vlastními silami je rozdílná míra použití prostředků automatizace. Z hlediska průběhu primárních procesů probíhajících v organizaci, tj. procesů kterými transformuje účel a cíle organizace do jejích finálních produktů rozeznáváme tři druhy organizací: 1. Výrobní organizace 2. Organizace poskytující služby 3. Organizace státní správy a organizace ovládané státem. Činnost je základním prvkem každého procesu integrovaného systému řízení organizace. Na ní jsou navázány všechny podstatné údaje o řízení procesu včetně dokumentace integrovaného systému řízení organizace. 15

16 Dokumentace integrovaného systému řízení organizace vychází z potřeb a požadavků na řízení, organizování, kontrolu a evidenci složité organizace vložené do širokého vnějšího prostředí. Bez zdokumentování tohoto složitého systému není dnes možné fungování jakékoliv organizace. Legislativní a právní normy představují samostatnou kategorii dokumentace, která vzniká mimo organizaci. Vytváří právní a legislativní základ řízení a správy organizace a normativní základ pro tvorbu dokumentace integrovaného systému řízení. Působí na celý systém organizace, formalizuje chování organizace ve vnějším prostředí a buď přímo, či nepřímo ovlivňují jednotlivé činnosti v probíhajících procesech. Základní organizační normy ovlivňují převážně celý systém řízení. Popis činnosti se může odvolávat na části jednacích řádů nebo spisového a skartačního řádu, případně jiných norem. Řídící a informativní normy obvykle předepisují, respektive přikazují způsob chování jednotlivců v procesech ISM nebo informují o důležitých okolnostech, v některých případech se na ně může odvolávat i konkrétní popis jednotlivé činnosti. Dokumentace pro řízení procesů se váže na konkrétní činnosti a přímo formalizuje jejich vykonávání i průběh celého procesu. Koncepční dokumentace předepisuje chování organizace jako celku v příštích obdobích. Po svém zpracování jsou produktem konkrétní činnosti a pak vstupní dokumentací do řady procesů. Provozní dokumentace je produktem vykonávaných činností a u některých organizací i finálním produktem organizace (např. projekty). V procesech probíhajících uvnitř organizace je obvykle výstupem z jedné činnosti a podkladem pro vykonávání následné činnosti nebo evidencí o provedené práci. Procesní role dokumentace v integrovaném systému řízení organizace je koordinační, evidenční a výstupní. Při analýzách, tvorbě a implementaci integrovaného systému řízení organizace se postupně dotváří a mění i dokumentace. 16

17 Výsledkem identifikace organizace je rovněž identifikace a inventarizace dokumentace. Jednotlivé diagnózy systému řízení organizace zpřesní seznamy stávající dokumentace a jsou podkladem pro její přesnou kategorizaci a určení druhů. Během analýz se mění i struktura a obsah dokumentace. Analýzy a hodnocení přímo určují změny stávající dokumentace a formalizují novou podobu dokumentace tak, aby pomáhala racionalizovat průběh všech procesů. V případě cíleného přetváření řízení organizace na integrovaný systém řízení je důležitým finálním výstupem dokumentace tohoto systému. V případě živelného vývoje organizace vzniká dokumentace postupně, tak jak se organizace samovolně vyvíjí. V obou případech se jedná o dokumentaci, která vzniká mimo organizaci nebo je vytvářena v primárních a podpůrných procesech. Vytvořená dokumentace podléhá změnám a aktualizaci. Při analýzách systému řízení a zavádění systému managementu jakosti se zjistilo, že v organizaci existují mnohdy i tisíce různých dokumentů, zejména formulářů z nichž značná část není v aktuálním stavu nebo není vůbec používána. V takové situaci se vyplatí uvažovat o automatizované tvorbě integrovaného systému řízení organizace a jeho dokumentace. Při tvorbě a implementaci integrovaného systému řízení je nutné dodržet určitá pravidla postupu: 1. Vycházet z přijaté strategie organizace a z ní odvozené politiky organizace, politiku jakosti a environmentální politiku nevyjímaje 2. Vymezit vlivy ekonomických, kapitálových trhů, dodavatelských, trhů práce, konkurence, demografických, sociálních, kulturních, technologických, ekologických, vládních a legislativních. 3. Stanovit účel a vytyčit cíle 4. Specifikovat finální produkty 5. Definovat distribuční systém organizace 6. Provést plánování a alokaci zdrojů 7. Definovat procesní strukturu a provést analýzu a hodnocení jednotlivých procesů 17

18 8. Popsat optimalizovanou procesní strukturu 9. Navrhnout útvarovou strukturu organizace 10. Vytvořit dokumentaci integrovaného systému řízení organizace 11. Implementovat integrovaný systém řízení do podmínek organizace. V této publikaci se zabýváme především bodem 10 Vytvořením dokumentace integrovaného systému řízení. Vzhledem k tomu, že většina dokumentace je přímo vázána na procesy je nutné, alespoň ve stručnosti, vysvětlit přístup k definování a dekompozici procesní struktury, popisu útvarové struktury a v návaznosti na to vytvoření dokumentace integrovaného systému řízení organizace. Z tohoto pohledu členíme dále popisovaný přístup na následující fáze a kroky: Fáze 1. Dekompozice integrovaného systému řízení organizace na procesy a jejich popis. 1. krok Identifikace zdrojů a výstupních produktů organizace 2. krok Dekompozice procesní struktury 3. krok Popis činností v procesu Fáze 2. Popisu útvarové struktury 4. krok Dekompozice útvarové struktury na útvary a funkční místa 5. krok Popis práce funkčního místa a zaměstnance 6. krok Identifikace vazeb útvarové struktury na procesní strukturu Fáze 3. Vytvoření dokumentace integrovaného systému řízení organizace jejího vytvoření a implementace. 7. krok Přiřazení dokumentace k procesům 8. krok Vytváření dokumentace k procesům V následujících kapitolách 2.2 Dekompozice integrovaného systému řízení organizace na procesy a jejich popis., 2.3 Popis útvarové struktury, 3 Dokumenty ISŘO vytvořené z procesů a 4 18

19 Dokumenty ISŘO vytvořené jiným způsobem než z procesů je v jednotlivých krocích rámcově popsán přístup k tvorbě dokumentace. 2.2 DEKOMPOZICE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ ORGANIZACE NA PROCESY A JEJICH POPIS. 1. krok Identifikace zdrojů a výstupních produktů organizace Součástí dekompozice integrovaného systému řízení je identifikace zdrojů a výstupních produktů organizace. T 2 Identifikace systému řízení organizace Při identifikaci zdrojů a výstupních produktů organizace přihlížíme k vlivům jejího podstatného okolí. Z koncepční dokumentace, strategie organizace a jejích podnikatelských záměrů se definují oblasti významných výstupních produktů. Z marketingových studií se k těmto produktům definují dostupné zdroje. Na základě vstupů do organizace a výstupů z organizace finálních produktů se provede analýza a specifikace procesů probíhajících uvnitř organizace a dekompozice procesní struktury. Při analýze a specifikaci procesů integrovaného systému řízení organizace se musí respektovat, že v procesech systému organizace probíhají transformace, které postupně přetvářejí zdroje, které má organizace k dispozici a vytvářejí hodnoty, které ovlivňují výsledné vlastnosti výstupů z organizace. 19

20 Jednotlivé články řetězce procesů na sebe působí a vytváří určité, kladné nebo i záporné hodnoty, které se pak podílí na vytváření zisku nebo ztráty. Každý z článků systému jakékoliv instituce a každý z procesů, které uvnitř organizace probíhají má své hodnoty, kterými ovlivňuje ostatní hodnoty organizace - instituce. Každá firma tak má svůj hodnotový systém, který se odrazí v jejích finálních produktech. Vlastnosti produktu, jsou "otiskem" činností, které se během procesů uskutečnily. Hodnoty činnosti vrcholových orgánů instituce, strategie jakékoliv instituce, řízení jakosti, lidských zdrojů, finančního řízení, rozvoje produkce, marketingu, obstarávání a udržování zdrojů ovlivňují kvalitu primárních procesů ve firmě tj. její vstupní procesy, produkci, výstupní procesy, prodej i služby. Pouhé zlepšení kvality vlastních činností však nestačí k tomu, aby se dosáhlo lepšího postavení na trhu respektive v celém podstatném okolí instituce. Hraje zde roli mezní hodnota činností instituce, která je vyjádřena mezním užitkem, dodatečným uspokojením potřeb instituce, přínosem, který vytváří daná činnost, aniž by se změnila hodnota ostatních činností. Při definování procesů je nutné od sebe isolovat ty hodnoty činností, které jsou strategicky odlišné a na kterých jsou postaveny strategické možnosti organizace v protikladu k těm, jejichž výsledky se v očích konečných spotřebitelů nezdají být prostředkem k udržení výjimečných hodnot výrobků služeb, nebo jiných výstupů dané společnosti. 2. krok Dekompozice procesní struktury Strukturu procesů v organizaci ilustruje obrázek T 3. Jednotlivé subsystémy procesů jsou dále dekomponovány do procesů. K jejich přesné identifikaci v průběhu dalšího zpracování je nutné navrhnout číselník procesů a činností např.: Číselníků se využije k různým tříděním procesů a činností při analýzách a popisech. Kód slovesa umožňuje např. výběr činností k vymezení pravomocí funkčních míst v procesu apod. 20

21 T 3 Struktura procesů v organizaci 21

22 Na sestavě T 4 je ukázka číselníků procesů. T 4 Číselník procesů Pro různé druhy organizací (výroba, služby, státní správa), v rámci odvětví a oboru mají poradenské organizace zabývající se procesní analýzou zpravidla připraveny vzorové číselníky. V případě, že organizace provádí popis systému řízení sama je nutné napřed identifikovat primární procesy na základě specifikace účelu, pro který byla organizace zřízena, cílů stanovených v rámci strategie, podnikatelských záměrů, marketingových studií. případně dalších dokumentů popisujících předmět podnikání a finální produkty. Jinou možností je provést popis činností jednotlivých útvarů nebo funkčních míst. Popis se provádí podle dále uvedených pravidel. Ze sestav popisujících vykonávané, předcházející a následné činnosti se vytvářejí uzavřené řetězce činností a na základě jejich analýzy specifikují jednotlivé procesy, které v organizaci probíhají. Vhodné je zadat vytvoření procesní struktury její analýzu a popis specializované firmě. Podrobný popis celého potřebného aparátu se vymyká možnostem této publikace. 3 krok Popis činností v procesu V rámci definovaného procesu nebo v rámci jednotlivých funkčních míst nebo útvarů se zpracuje popis jednotlivých činností, které jsou skutečně vykonávány. Tento popis je podroben speciálním analýzám, na základě kterých se provede optimalizace procesů. Závažným kritériem přístupu je zda se 22

23 předpokládá s následným zavedením IS a IT nebo jaký je stupeň stávající automatizace. Podle toho se zvolí i podrobnost popisu, to znamená volba zakázaných nebo doporučených sloves při popisování. Ke každému procesu je určen garant, který zodpovídá za správné a včasné provedení popisu. Každá činnost je popsána jednou jedinou českou větou ve složení: Sloveso ve 3. os jednotného čísla předmět činnosti např.: Schvaluje zaúčtování pohledávek plateb. Působnosti jsou vyjádřeny jednotlivými slovesy ve významu uvedeném v tabulce T 5. T 5 Slovesa vyjadřující činnost kód sloveso význam 10 UKLÁDÁ Znamená vydat příkaz k zahájení prací na činnostech blíže specifikovaných druhem a skupinou. Specifikuje se pouze tehdy, pokud vysloveně nevyplývá z řetězení skupin činností nebo v tom případě, je-li třeba zdůraznit mocenský akt (rozhodnutí). 20 KOORDINUJE Znamená postupně ovlivňovat průběh činnosti specifikovaných druhem a skupinou tak, aby jednotlivé dílčí činnosti směřovaly ke splnění úkolu. 30 ZPRACOVÁVÁ Znamená vyjádření děje řízené činnosti ve smyslu vypracovává, tj. zpracování podkladů pro tvůrčí řešení problému, provedení příkazu, realizace rozpracovaných nebo nově vytvořených úkolů či udržování procesů v rovnovážném stavu. 60 HODNOTÍ Znamená kvalitativní, příp. i kvantitativní vyhodnocení tvůrčích nebo rozpracovaných výsledků činnosti, zpracovaných variant, návrhů nebo rutinních udržovacích činností. 80 ROZHODUJE Znamená výběr jedné ze dvou nebo více zhodnocených variant, která se má realizovat, případně předložit ke schválení. 90 SCHVALUJE Znamená akt přijeti nebo zamítnutí vybrané varianty řešení Je zakázáno používat neplnovýznamová zakázaná a nedoporučená slovesa uvedená v tabulce T 6. T 6 Zakázaná a nedoporučená slovesa Je však možné použít další modifikace významových sloves s vyloučením zakázaných a nedoporučených nebo neplnovýznamových sloves. 23