Příručka pro práci s aplikací

Transkript

1 Příručka pro práci s aplikací 1 / 91

2 1 Obsah 2 Základní informace o aplikaci eintranet Základní popis aplikace Hlavní výhody aplikace Technická data Příručka pro správce aplikace eintranet Registrace do aplikace Předplatné aplikace Zpřístupnění jednotlivých modulů Zadávání uživatelů a přidělování přístupových práv do aplikace Nastavování práv v jednotlivých modulech aplikace Příručka aplikace eintranet Přístup do aplikace Přihlášení do aplikace Změna hesla, nastavení sms autorizace Odhlášení z aplikace Modul adresář Nastavení modulu adresář Přístupová práva k modulu adresář Členění modulu adresář Řazení dat v modulu adresář Přidávání nebo úprava kontaktů do modulu adresář Vyhledávání kontaktů v modulu adresář Úprava a mazání kontaktů v modulu adresář Stahování a tisk kontaktů z modulu adresář Dohledání smazaných kontaktů v modulu adresář Modul ankety Nastavení modulu ankety Přístupová práva k modulu ankety Vytvoření nové ankety Vložení otázek Řazení otázek Úprava či smazání otázky Náhled ankety Úprava či smazání ankety Výsledky anket / 91

3 Moje ankety Modul cestovní příkazy Nastavení modulu cestovní příkazy Přístupová práva k modulu cestovní příkazy Nastavení výše náhrad Založení cestovního příkazu Schvalování cestovního příkazu Vyúčtování pracovní cesty Vyhledávání cestovního příkazu podle stavu Úprava a smazání cestovního příkazu Vyhledávání smazaných cestovních příkazů Export a tisk do Excelu Modul docházka Nastavení modulu docházka Přístupová práva k modulu docházka Zadání docházky Předvyplnění pracovní doby Přehledy docházky Sledování přesčasů Schvalování docházky Modul docházka čipy Fungování modulu docházka - čipy Výhody zaznamenávání docházky pomocí čipů Postup pro zprovoznění modulu docházka čipy Modul dokumenty Nastavení modulu dokumenty Přístupová práva k modulu dokumenty Přidání typu dokumentu Přidání podtypu dokumentu Úprava a smazání typu a podtypu dokumentu Vytváření víceúrovňové struktury Přidání dokumentu Úprava a smazání dokumentu Vyhledávání v dokumentech Export a tisk přehledu dokumentů Modul dovolené / 91

4 4.8.1 Nastavení modulu dovolené Přístupová práva k modulu dovolené Zadání žádosti o dovolenou Schvalování dovolené Přehledy dovolených Export a tisk přehledu dovolených Modul evidence majetku Nastavení modulu evidence majetku Přístupová práva k modulu evidence majetku Typy majetku Přidání majetku Přehled majetku Vyhledávání a filtrování majetku Detail informací o majetku Spotřebování a vyřazení majetku Smazání položky majetku Smazané položky Export a tisk přehledu majetku Modul galerie Nastavení modulu galerie Přístupová práva k modulu galerie Přidání typu galerie Úprava a smazání typu galerie Přidání příspěvku do galerie Úprava popisu fotografie Smazání fotografie z typu galerie Modul hlídání insolvencí Nastavení modulu hlídání insolvencí Přístupová práva k modulu hlídání insolvencí Hlídání insolvencí Přidání nového dodavatele pro hlídání insolvencí Modul kalendáře Nastavení modulu kalendáře Přístupová práva k modulu kalendáře Zobrazení zadaných událostí Export a tisk přehledu událostí / 91

5 Přidání kalendáře Úprava a smazání kalendáře Přidání příspěvku do kalendáře Úprava a smazání příspěvku v kalendáři Modul knihy jízd Nastavení modulu knihy jízd Přístupová práva k modulu knihy jízd Přidání vozidla do knihy jízd Přidání jízdy u vybraného vozidla Úpravu údajů u zadané jízdy Detailní zobrazení údajů u zadané jízdy Smazání zadané jízdy Export a tisk přehledu jízd Modul listinná pošta Nastavení modulu listinná pošta Přístupová práva k modulu listinná pošta Přidání záznamu do listinné pošty Detail záznamu v listinné poště Úprava a smazání záznamu v listinné poště Propojení modulu listinná pošta s modulem schvalování Export a tisk přehledu listinné pošty Modul nástěnky Nastavení modulu nástěnky Přístupová práva k modulu nástěnky Přidání nástěnky Úprava a smazání nástěnky Přidání příspěvku na nástěnku Úprava a smazání příspěvku na nástěnce Modul nespolehlivý plátce DPH Nastavení modulu nespolehlivý plátce DPH Přístupová práva k modulu nespolehlivý plátce DPH Kontrola nespolehlivosti plátců DPH Přidání nového dodavatele pro kontrolu nespolehlivosti plátců DPH Modul novinky Nastavení modulu novinky Přístupová práva k modulu novinky / 91

6 Členění modulu novinky Nastavení typu novinek Přidávání novinek Úprava a mazání novinek Dohledání smazané novinky Přihlášení k odběru novinek Modul pozice Nastavení modulu pozice Přístupová práva k modulu pozice Zaznamenávání aktuální pozice Aktuální pozice všech Záznam pozice vybraného uživatele Modul přijaté faktury Nastavení modulu přijaté faktury Přístupová práva k modulu přijaté faktury Nastavení odpovědních ů na zaslání faktury Schéma modulu přijaté faktury Přijaté faktury Detailní zobrazení faktury a dalších informací Vyhledávání faktur Smazání faktury Faktury ke schválení Schválené faktury určené k proplacení Vyřízené faktury Zamítnuté faktury Přehled faktur Seznam firem Export přehledu faktur a tisk Modul rezervace Nastavení modulu rezervace Přístupová práva k modulu rezervace Přidání objektu k rezervaci Úprava a smazání objektu k rezervaci Přidání rezervace Úprava a zrušení rezervace Dohledání smazané rezervace / 91

7 4.21 Modul schvalování Nastavení modulu schvalování Přístupová práva k modulu schvalování Přidání typu dokumentu ke schválení Přidání dokumentu ke schválení Schválení nebo zamítnutí dokumentu Zobrazení sloupců Detail dokumentu Smazání dokumentu Export a tisk přehledu dokumentů Modul sms Nastavení modulu sms Přístupová práva k modulu sms Zadání příjemců zprávy Zadání textu zprávy Odeslání zprávy Modul soubory Nastavení modulu soubory Přístupová práva k modulu soubory Nahrání souboru Vytvoření nového souboru Přidání nové složky Modul testy Nastavení modulu testy Přístupová práva k modulu testy Vytvoření nového testu Přidání nové otázky Řazení otázek Úprava či smazání otázky Náhled testu Úprava či smazání testu Výsledky testů Moje testy Modul úkoly Nastavení modulu úkoly Přístupová práva k modulu úkoly / 91

8 Stavy úkolů používané uživateli Přehled zadaných úkolů Zadání nového úkolu Detail záznamu úkolu Úprava a mazání úkolu Vyhledávání úkolů Vyhledávání smazaných úkolů Modul výkazy práce Nastavení modulu výkazy práce Přístupová práva k modulu výkazy práce Možnosti zobrazení výkazů práce Přidání výkazu práce Vyhledávání výkazů práce Vyhledávání smazaných výkazů práce Detail výkazu práce Úprava a smazání údajů ve výkazu práce Export a tisk do Excelu Modul zaměstnanci Přidání nového zaměstnance Vložení fotky zaměstnance Úprava a smazání údajů u zaměstnanců Vyhledávání a třídění údajů Export a tisk do Excelu / 91

9 2 Základní informace o aplikaci eintranet Aplikace eintranet je webová aplikace poskytující prostor pro usnadnění předávání informací mezi zaměstnanci, případně dalšími externími spolupracovníky. Představuje dynamický a živý systém podporující efektivní fungování společnosti. Je velkým pomocníkem nejen pro pracovní týmy, které se nenacházejí na jednom pracovišti, ale usnadňuje také například zaměstnancům i zaměstnavatelům práci z domova (předávání informací, kontrola odvedené práce). Díky aplikaci je možné řešit běžné provozní záležitosti efektivněji a hospodárněji eintranet Vám například pomůže při schvalování dovolených a cestovních příkazů, kontrole docházky, zadávání úkolů zaměstnancům, předávání důležitých informací, ukládání kontaktů, evidenci došlé i odchozí pošty atd. Aplikace je okamžitě připravena k využívání Vaší společností hlavní moduly byly naprogramovány jednak na základě našich dlouholetých zkušeností z podnikatelské sféry, a jednak na základě konkrétních potřeb zákazníků, kteří aplikaci již využívají. Po registraci v naší aplikaci tedy stačí jen jmenovat správce aplikace, vybrat si moduly, které Vaše společnost potřebuje, a zadat jednotlivé uživatele a jejich práva pro práci s aplikací. 2.1 Základní popis aplikace Aplikace eintranet se skládá z následujících modulů: Adresář Ankety Cestovní příkazy Docházka Docházka - čipy Dokumenty Dovolené Evidence majetku Galerie Hlídání insolvencí Kalendáře Knihy jízd Listinná pošta Nástěnky Nespolehlivý plátce DPH Novinky Pozice Přijaté faktury Rezervace Schvalování Sms Soubory Testy Úkoly Výkazy práce Zaměstnanci 9 / 91

10 Konkrétní popis modulů a jejich funkcí viz dále. Pro zahájení práce s aplikací je nutné jmenovat správce aplikace, který Vaši společnost musí v aplikaci zaregistrovat. Registrovat se může pouze společnost s přiděleným IČ. Po registraci do aplikace správce aplikace následně z nabídky vybere moduly, které bude Vaše společnost používat moduly je možné průběžně přidávat/ubírat dle aktuálních potřeb společnosti. Následně správce do aplikace zadá jednotlivé uživatele, tj. pracovníky, kterým chce Vaše společnost umožnit přístup do aplikace, a přidělí jim práva pro práci s jednotlivými moduly (viz dále). 2.2 Hlavní výhody aplikace Zavedením aplikace eintranet ve firmě získáte následující výhody: Jednoduchý a moderní způsob řešení vnitrofiremní komunikace Omezení byrokratického papírování v jednotlivých procesech Aktuálnost a dostupnost informací pro všechny zaměstnance, urychlení předávání informací Efektivnější fungování společnosti úspora finančních prostředků i času Zlepšení organizace práce Usnadnění provozu i řízení společnosti 2.3 Technická data Aplikace eintranet je webová aplikace, která je dostupná odkudkoliv, nutné je pouze připojení k internetu a znalost přihlašovacích údajů. Pro zavedení aplikace nejsou nutné žádné vstupní investice pro technické zabezpečení jejího fungování. Systém je provozován v cloudu s vysokou dostupností a zabezpečením, pro provoz našeho intranetového systému nepotřebujete žádný server, licence na databáze či jiný software. Veškerá komunikace probíhá šifrovaně za pomoci protokolu TLS 1.2 (nástupce SSL). Aplikace je dostupná i z tabletů a mobilních telefonů. V ceně systému jsou veškeré jeho aktualizace a rozšíření v rámci celé doby provozu aplikace. Veškerá data jsou pravidelně zálohována, není tedy žádné riziko jejich ztráty. Některé funkce aplikace (např. tisk a export do Excelu) fungují nejlépe při používání internetového prohlížeče Chrome. 10 / 91

11 3 Příručka pro správce aplikace eintranet Hlavní funkcí správce aplikace eintranet je registrace společnosti do aplikace a následně zpřístupnění jednotlivých modulů, zadávání uživatelů a přidělování přístupových údajů do aplikace a nastavování práv pro uživatele pro práci s konkrétními moduly aplikace. Při registraci do aplikace správce navrhne také název URL pro přístup do aplikace obvykle ve tvaru Registrace do aplikace Registrace do aplikace probíhá na webové stránce V této sekci budoucí uživatel vyplní následující údaje: Zaregistrovat se může pouze uživatel s IČ. Pro provedení úspěšné registrace je nutné potvrdit souhlas se Všeobecnými obchodními podmínkami. 11 / 91

12 3.2 Předplatné aplikace Prvních 14 dní používání aplikace je zdarma. Následně je nutné zvolit variantu využívání aplikace základ normal extra a v sekci Nastavení, záložce Předplatné, si vygenerovat výzvu k platbě. Aktuální ceník a tarify provozu aplikace jsou dostupné na Zpřístupnění jednotlivých modulů Po registraci do aplikace je nutné zpřístupnit moduly, které bude Vaše společnost využívat, a to v levém menu, v sekci Nastavení. Po jejím rozkliknutí se objeví záložka Povolené moduly. V této záložce správce zaškrtne jednotlivé moduly, které bude mít společnost zpřístupněné. Jakýkoliv modul je možné k používání povolit i později, v průběhu používání aplikace. Nevyužívané moduly je naopak následně, v případě potřeby, možné znepřístupnit, přičemž data v nich obsažená v nich zůstanou uložena pro případ budoucího použití. 3.4 Zadávání uživatelů a přidělování přístupových práv do aplikace Jednotlivé uživatele zadá správce aplikace v sekci Nastavení, záložce Uživatelé. Po rozkliknutí tlačítka Přidat uživatele se objeví tabulka, ve které musí správce doplnit požadované údaje, jako je jméno, příjmení, , telefon atd. Pokud správce v tabulce zaškrtne Zaslat s přístupem novému uživateli, je novému uživateli zaslán , který se vygeneruje automaticky a který obsahuje přístupová hesla daného uživatele do aplikace. 3.5 Nastavování práv v jednotlivých modulech aplikace V rámci jednotlivých modulů může uživatel získat různá práva pro práci s modulem. Tato práva nastavuje správce aplikace v sekci Nastavení a v záložce s názvem konkrétního modulu např. adresář; v rámci tohoto modulu je možné zaškrtnout následující práva: nemá přístup číst číst, zapisovat číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše. Pokud uživatel nemá povolen přístup modul se mu nezobrazí vůbec. V případě práva číst si může uživatel zobrazit pouze údaje v modulu obsažené, ale nemůže je jakkoliv měnit. Pokud má povoleno číst a zapisovat, může si údaje zobrazit a může je také měnit, nikoliv však mazat. Mazání je povoleno pouze v rámci práva číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše. 12 / 91

13 Určitý typ práv může správce aplikace nastavit hromadně pro všechny uživatele nebo jen pro vybrané zaměstnance. U některých modulů např. nástěnka, kalendáře, dokumenty nenastavuje správce aplikace přístup do celého modulu, ale jen do jeho jednotlivých podskupin, složek (relevantních pro daného uživatele). Konkrétní popis jednotlivých typů práv je uveden v popisu jednotlivých modulů (viz dále). 13 / 91

14 4 Příručka aplikace eintranet V této části je jednak popsán postup pro přihlášení do aplikace, změnu hesla a nastavení dalších bezpečnostních prvků a jednak jsou zde podrobně rozepsány jednotlivé moduly aplikace, jejich funkce a postupy pro jejich využívání. Uživatel aplikace zde nalezne postup pro nastavení jednotlivých modulů, získání přístupových práv apod. 4.1 Přístup do aplikace Základní informace týkající se přístupu do aplikace, nastavení hesla či odhlášení z aplikace jsou uvedeny v následující části Přihlášení do aplikace Přístupové údaje pro přihlášení do aplikace obdrží uživatel aplikace od správce aplikace. Po zadání webové adresy, která bude ve tvaru do internetového prohlížeče (nejvhodnější varianta internetového prohlížeče pro bezproblémové využívání všech funkcí aplikace je Chrome) se objeví tabulka, ve které uživatel zadá svou ovou adresu a přístupové heslo, které obdržel od správce aplikace Změna hesla, nastavení sms autorizace Změnu hesla či nastavení sms autorizace pro větší bezpečnost využívání aplikace provede uživatel po přihlášení do aplikace kliknutím na své jméno v pravém horním rohu obrazovky. Následně se objeví tlačítko Změna hesla a tlačítko SMS autorizace. Po rozkliknutí tlačítka Změna hesla se objeví tabulka, ve které si uživatel zadá nové heslo. 14 / 91

15 Po rozkliknutí tlačítka SMS autorizace si uživatel může zaškrtnout možnost zasílání autorizačních sms. Při dalším přihlašování do aplikace bude po uživateli požadován autorizační sms kód, který si uživatel zašle na svůj mobilní telefon kliknutím na tlačítko Zaslat SMS kód (tlačítko se objeví po zadání e- mailové adresy) Odhlášení z aplikace Z aplikace se uživatel odhlásí kliknutím na tlačítko horní rohu obrazovky., které se nachází na modré liště v pravém 15 / 91

16 4.2 Modul adresář Modul adresář slouží k přehlednému uchovávání kontaktních informací jak o vlastních zaměstnancích, tak i o dodavatelích, zákaznících, obchodních partnerech či dalších externích spolupracovnících. Modul umožňuje rychlé fulltextové vyhledávání nebo sestupné či vzestupné řazení sloupců, což usnadňuje dohledání určitého kontaktu. Kontakty zadané v modulu adresář je možné si exportovat z Excelu či zaslat na mobil přes SMS bránu (v ceně používání služby) Nastavení modulu adresář Přístup do modulu adresář s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Adresář Přístupová práva k modulu adresář V rámci modulu adresář mohou uživatelé od správce aplikace získat následující práva: nemá přístup číst číst a zapisovat číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše Členění modulu adresář V modulu adresář jsou nastaveny sloupce s jednotlivými kontaktními údaji Firma, Příjmení, Jméno, , Adresa, Telefon, Mobil, Pozice, Typ kontaktu, Poznámka Řazení dat v modulu adresář V rámci jednotlivých sloupců je možné si zvolit vzestupné/sestupné řazení dat, a to kliknutím na šipku u konkrétního sloupce Přidávání nebo úprava kontaktů do modulu adresář Pro přidání kontaktu do adresáře je třeba kliknout na tlačítko v pravém horním rohu. Následně se rozbalí tabulka, ve které je třeba doplnit jednotlivé kontaktní údaje, jako je jméno, příjmení, telefon, , firma a další. 16 / 91

17 4.2.6 Vyhledávání kontaktů v modulu adresář Hledat kontakt je možné dvěma způsoby. První možností je zadání požadovaného údaje (název firmy, příjmení osoby apod.) do pole Hledat v pravém horním rohu obrazovky. Druhou možností je filtrovat údaje v jednotlivých sloupcích tato možnost je umístěna na liště pod sloupci. Tato možnost je výhodnější, pokud je třeba dohledat určitou skupinu kontaktů např. zaměstnance jedné firmy, stejné pracovní pozice apod Úprava a mazání kontaktů v modulu adresář Pokud máte přidělena práva k úpravě a mazání kontaktů, stačí ve sloupci Akce kliknout na ikonku tužky (v případě potřeby úpravy kontaktu) nebo křížku (pro smazání kontaktu) a provést potřebný úkon Stahování a tisk kontaktů z modulu adresář Jednotlivé kontakty z adresáře je možné si zaslat i prostřednictvím sms na mobilní telefon. Stačí kliknout na ikonku telefonu, která je umístěna ve sloupci Akce. Všechny kontakty je možné také získat v excelovské tabulce. Stačí kliknout na tlačítko Export do Excelu a tabulka se Vám stáhne na Vámi vybrané místo v počítači. Export do Excelu je funkční pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome. Pro vytištění tabulky s kontakty slouží tlačítko Tisk. 17 / 91

18 4.2.9 Dohledání smazaných kontaktů v modulu adresář Pokud má uživatel povolena práva v rozsahu číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše, může v případě potřeby dohledávat zpětně smazané kontakty, a to kliknutím na ikonku Smazané v pravém horním rohu. Následně se rozbalí tabulka s přehledem dosud smazaných kontaktů. Pokud je třeba již smazaný kontakt vrátit zpět do adresáře, je třeba kliknout na tlačítko Obnovit. 18 / 91

19 4.3 Modul ankety Modul ankety umožňuje snadné vytváření firemních anket, dotazníků a hodnocení a získávání informací o názorech, postojích či znalostech nejen uživatelů firemního intranetu. Vytvořená anketa může být přístupná jednak zvoleným uživatelům intranetu a jednak externím uživatelům (prostřednictvím vygenerovaného odkazu). Výsledky ankety se generují automaticky a správce ankety si je může nechat zobrazit v přehledných statistikách. V rámci modulu je možné získávat odpovědi jak na otevřené, tak i uzavřené typy otázek Nastavení modulu ankety Přístup do modulu ankety s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Ankety Přístupová práva k modulu ankety V rámci modulu ankety mohou uživatelé od správce aplikace získat následující práva: bez přístupu ke správě anket zobrazovat výsledky všech anket vytvářet nové ankety a zobrazovat výsledky anket. Kdo se může jednotlivých anket zúčastnit, si nastaví správce ankety při vytváření konkrétní ankety Vytvoření nové ankety Novou anketu vytvoří uživatel, který k tomu má přidělena práva v sekci Správa anket. V této sekci se nachází tlačítko ; po kliknutí na toto tlačítko se rozbalí tabulka, do které správce ankety zadá informace k vytvářené anketě: název ankety termín, kdy bude anketa aktivní (od do) komu bude přístupná např. všem uživatelům eintranetu z Vaší firmy, vybraným uživatelům z Vaší firmy, komukoliv (vygeneruje se odkaz pro zpřístupnění ankety externím subjektům) zda bude anketa anonymní nebo zda bude možné si zobrazit odpovědi jednotlivých uživatelů logo umožňuje nahrát obrázek firemního loga či vlastního loga ankety (pouze 1 obrázek) úvodní text, který se zobrazí uživatelům při zobrazení ankety (například informující o zaměření ankety) text na konec ankety (např. děkujeme za Váš čas). 19 / 91

20 4.3.4 Vložení otázek Novou otázku vloží správce ankety kliknutím na tlačítko Upravit otázky, které se nachází v úvodním zobrazení přehledu anket v sekci Správa anket. Po kliknutí na tlačítko Přidat další otázku, které se nachází v pravém horním rohu obrazovky, se zobrazí tabulka, ve které uživatel nadefinuje novou otázku doplní její znění a vybere typ odpovědi, případně podmínku zobrazení. Možné typy odpovědí jsou: textová odpověď umožňuje jakýkoliv typ textové odpovědi (včetně čísel) výběr 1 ze zadaných možností z nabízených variant odpovědí vybere respondent 1 možnost výběr několika odpovědí ze zadaných možností z nabízených variant odpovědí může respondent vybrat 1 nebo více odpovědí výběr jednoho obrázku ze zadaných respondent označí jednu variantu obrázku hodnocení 1-5 hvězdiček (více je lépe) umožňuje ohodnocení seřazení dle důležitosti Podmínka zobrazení umožňuje nastavení, za jakých podmínek se otázka zobrazí. Standartní nastavení je, že se otázka zobrazí vždy. Dále je možné zobrazení navázat na odpověď z předešlé otázky např. 20 / 91

21 pokud respondent odpoví ano v předcházející otázce, zobrazí se mu tato otázka; pokud odpoví ne, otázka se nezobrazí Řazení otázek Pořadí vytvořených otázek je možné variabilně upravovat, a to pomocí šipek, které se nacházejí vedle čísla otázky. Kliknutím na šipku se otázka posune vždy o 1 místo Úprava či smazání otázky Pro úpravu či smazání otázky je třeba ve sloupci Akce, který se nachází na konci řádku u každé otázky v přehledu otázek, kliknout na ikonku tužky (v případě potřeby úpravy otázky) nebo křížku (pro smazání otázky) a provést potřebný úkon Náhled ankety Náhled vytvořené ankety s možností vyplnění odpovědí u jednotlivých otázek si správce ankety zobrazí kliknutím na tlačítko, které se nachází na konci řádku u každé ankety v sekci Správa anket. Po zobrazení ankety je nutné, pokud uživatel nechce započítávat cvičné odpovědi do výsledků ankety, odpovědi vymazat, a to za pomoci ikony křížku, která se nachází u každé ankety v sekci Výsledky anket Úprava či smazání ankety Úprava ankety (resp. úvodních informací o anketě; pokud je třeba upravit otázky v anketě, je třeba k tomu využít tlačítko Upravit otázky viz výše) je možná za pomoci ikonky tužky, která se nachází na konci řádku u každé ankety v přehledu anket v sekci Správa anket. Ke smazání ankety slouží ikona křížku, která se nachází tamtéž Výsledky anket Výsledky ankety si správce ankety zobrazí v sekci Výsledky anket. V této sekci vidí správce ankety, kolik respondentů odpovědělo v rámci jeho ankety, a může si zobrazit odpovědi na jednotlivé otázky kliknutím na ikonu sloupců - dále je možné zobrazit odpovědi 21 / 91

22 jednotlivých respondentů (pokud anketa není anonymní) kliknutím na ikonu oka či vymazat odpovědi z ankety kliknutím na ikonu křížku Moje ankety V sekci Moje ankety se uživateli zobrazují ankety, které mu byly přiděleny a kterých se má zúčastnit. 22 / 91

23 4.4 Modul cestovní příkazy Pracovní cesty zaměstnanců, a nejen zaměstnanců, představují často významnou pomoc při plnění zaměstnavatelem uložených pracovních úkolů. Modul cestovní příkazy významnou měrou usnadňuje vedení a prokazatelnost nutných úkonů spojených s realizací pracovních cest. Postup zadávání a zpracování cestovního příkazu plně odpovídá tištěným formulářům cestovních příkazů tak, aby byla zajištěna relevantnost a procesní správnost evidence pracovních cest. V rámci elektronického cestovního příkazu vedeného v aplikaci eintranet jsou přesně a jasně uvedeny všechny podmínky konkrétní pracovní cesty zaměstnance tak, aby mohly být schváleny vysílajícím vedoucím zaměstnancem (příslušným vedoucím k tomu pověřeným). Tato část je rozhodující a následně jí odpovídá vyúčtování pracovní cesty. Jde zejména o dobu a místo nástupu a ukončení cesty (počátek a konec pracovní cesty), místo plnění pracovních úkolů (přechodné pracoviště), způsob dopravy, ubytování a další, podle potřeby a uvážení zaměstnavatele. V rámci modulu cestovní příkazy probíhá veškeré schvalování v elektronické podobě, což významně urychluje celý schvalovací proces. Zároveň je, pro případ potřeby, zachována možnost získání tištěné verze schváleného cestovního příkazu Nastavení modulu cestovní příkazy Přístup do modulu cestovní příkazy s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Cestovní příkazy Přístupová práva k modulu cestovní příkazy V rámci modulu cestovní příkazy mohou uživatelé od správce aplikace získat následující práva: nemá přístup zadávat cestovní příkazy zadávat a schvalovat zadávat, schvalovat, mazat a obnovovat Nastavení výše náhrad Nastavení výše náhrad může provést správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Cestovní příkazy. Zde správce doplní relevantní částky potřebné pro výpočty cestovních náhrad v rámci společnosti Založení cestovního příkazu Nový cestovní příkaz je možné vytvořit kliknutím na tlačítko Založit cestovní příkaz v pravé části obrazovky na úvodní stránce modulu. Následně se objeví tabulka, ve které zaměstnanec vypíše relevantní údaje potřebné pro schválení pracovní cesty. 23 / 91

24 Po doplnění údajů je třeba kliknout na tlačítko Podepsat. Pokud zaměstnanec cestovní příkaz podepsal, objeví se místo tlačítka informace o tom, že zaměstnanec cestu podepsal Schvalování cestovního příkazu Cestovní příkaz schválí osoba, která k tomu má přidělena přístupová práva, kliknutím na tlačítko Podepsat. Následně se opět objeví místo tlačítka Podepsat informace o tom, že vedoucí zaměstnanec cestu schválil. 24 / 91

25 Po podepsání první části cestovního příkazu oprávněnou osobou se údaje v něm obsažené v něm zamknou a tuto část již nejde dále editovat. Poté si může schválený cestovní příkaz zaměstnanec vytisknout a vzít s sebou na pracovní cestu, a to kliknutím na tlačítko Vytisknout cestovní příkaz v horní části obrazovky. V případě potřeby může jakýkoliv uživatel, který má přístup do modulu, přidávat k danému cestovnímu příkazu poznámky a doplňující dokumenty, a to kliknutím na tlačítko Přidat poznámku/dokument Vyúčtování pracovní cesty Uskutečněnou pracovní cestu může zaměstnanec a následně relevantní pracovníci firmy (ekonomové, účetní apod.) vyúčtovat také v elektronické verzi cestovního příkazu. Stejně tak proces schvalování vyúčtování pracovní cesty může proběhnout v elektronické verzi. 25 / 91

26 4.4.7 Vyhledávání cestovního příkazu podle stavu Pro snazší vyhledávání cestovních příkazů je u cestovních příkazů uveden také stav, což usnadňuje vyhledávání cestovních příkazů pro schvalovatele, pokladníka atd Úprava a smazání cestovního příkazu Upravovat, případně mazat cestovní příkazy může jen ten uživatel, který na to má od správce aplikace přidělená práva. K úpravě cestovního příkazu slouží ikonka tužky, ke smazání cestovního příkazu slouží ikona křížku. Obě ikonky jsou umístěny na konci řádků u každého vloženého cestovního příkazu v přehledu cestovních příkazů na úvodní stránce modulu Vyhledávání smazaných cestovních příkazů V případě potřeby může uživatel, který k tomu má nastavená práva, dohledat smazané cestovní příkazy, a to kliknutím na tlačítko Smazané. Kliknutím na ikonku příkazy nechat obnovit. je možné smazané cestovní 26 / 91

27 Export a tisk do Excelu Jednotlivé cestovní příkazy je možné si buď vytisknout, a to kliknutím na tlačítko Tisk, nebo stáhnout do excelovské tabulky kliknutím na tlačítko Export do Excelu. Export do Excelu je funkční, pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome. 27 / 91

28 4.5 Modul docházka Modul docházka slouží k přehledné evidenci docházky všech zaměstnanců. Jednoduchým a efektivním způsobem umožňuje zaznamenání různých typů událostí v rámci docházky konkrétního zaměstnance standardní pracovní doba, pracovní cesta, lékař, nemoc, ošetřování člena rodiny apod. Vedení docházky v rámci aplikace eintranet usnadňuje nadřízeným kontrolu pracovní doby zaměstnanců a pomáhá vytvářet podklady pro mzdy, včetně služebních cest a nároků na stravenky/stravné. Díky evidenci docházky je též možné mít průběžný přehled o přesčasech/podčasech jednotlivých zaměstnanců systém umožňuje jejich vyrovnání s výplatou. V aplikaci je možné vyplnit automatickou pracovní dobu, která se bude zaměstnancům předvyplňovat, a zaměstnanci doplňují pouze změny, pokud k nim dojde. Docházku je možné vést buď způsobem standardního vyplnění, nebo za použití čipu přiděleného každému zaměstnanci, který se používá při vstupu na čtecím zařízení čipy a čtecí zařízení představují doplňkovou službu, nejsou součástí ceny provozu systému (podrobnější informace viz dále modul docházka-čipy). V případě zájmu o tuto funkci prosím napište na info@eintranet.net. Modul docházka je propojen s modulem dovolené pokud tedy bude uživateli v rámci modulu dovolené schválena dovolená, její termín se pak automaticky zapíše i do kalendáře v rámci modulu docházka Nastavení modulu docházka Přístup do modulu docházka s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Docházka Přístupová práva k modulu docházka V rámci modulu docházka mohou uživatelé od správce aplikace získat následující práva: nemá přístup zapisovat/číst své zapisovat/číst u zvolených uživatelů zapisovat/číst u všech. V sekci Nastavení také správce aplikace zadává výši úvazku konkrétního zaměstnance a datum nástupu zaměstnance Zadání docházky Docházku za určitý pracovní den může uživatel, pokud k tomu má přidělena práva, zadat kliknutím na ikonku tužky u každého kalendářního dne. 28 / 91

29 Uživatel, který má přidělena práva Zapisovat/číst své může docházku upravovat 7 dní zpětně. Uživatelé s vyšším oprávněním mohou editovat docházku neomezeně. V rámci daného kalendářního dne uživatel může doplnit různé typy událostí standardní pracovní den/doba, pracovní cesta, lékař, nemoc, ošetřování člena rodiny apod. V pravém rohu obrazovky se pak zobrazuje tabulka, ve které je přehledně vidět, jaký typ události, resp. hodinová doba, je v daném kalendářním měsíci pro konkrétního zaměstnance relevantní Předvyplnění pracovní doby Předvyplnění pracovní doby může provést správce aplikace v sekci Nastavení, modul Docházka. Zde může u jména každého zaměstnance ve sloupci Předvyplněná pracovní doba nastavit počet hodin, který má zaměstnanec standardně odpracovat. Předvyplněná nastavená pracovní doba se pak nahraje u zadaného zaměstnance na daný kalendářní den vždy po půlnoci daného dne. 29 / 91

30 4.5.5 Přehledy docházky Přehled docházky všech zaměstnanců za vybraný měsíc je možné si stáhnout do excelovské tabulky kliknutím na tlačítko Stáhnout Excelový přehled docházky. Dále je možné si stáhnout pracovní list zaměstnance (v excelovské tabulce) pro potřeby kontroly ze strany inspektorátu práce. Obě možnosti se nachází pod kalendářním zobrazením docházky vybraného zaměstnance. Export do Excelu je funkční pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome Sledování přesčasů V rámci modulu docházka aplikace automaticky sleduje přesčasy pracovníků a umožňuje jejich případné vyrovnání Schvalování docházky Uživatel, který k tomu má přidělena práva, může schvalovat vyplněnou docházku ostatním zaměstnancům. Možnost schválení docházky vybraného zaměstnance se nachází v dolní části na úvodní stránce modulu. 30 / 91

31 Pokud uživatel schválí docházku k určitému datu, docházka za vybrané období se uzamkne a již ji nelze zpětně měnit. Přehled dosud schválené docházky se nachází pod možností schvalování docházky. 31 / 91

32 4.6 Modul docházka čipy Modul docházka čipy přímo navazuje na modul docházka a usnadňuje jeho využívání. Docházku zaměstnance je možné díky tomuto modulu automaticky zapisovat do modulu docházka pomocí čipu a čipové karty Fungování modulu docházka - čipy Každý zaměstnanec má přidělený čip většinou v podobě čipové karty který používá při vstupu do zaměstnání na čtecím zařízení. Při přiložení čipu k tomuto zařízení zpravidla v podobě mobilního telefonu se objeví tabulka, ve které zaměstnanec potvrdí příchod/odchod Výhody zaznamenávání docházky pomocí čipů Využití čipů a čtecích zařízení pro zaznamenávání odpracované doby zaměstnanců přináší následující výhody: Automatický záznam odpracované doby do systému docházky Snadná ovladatelnost záznam se provede přiložením čipu ke čtecímu zařízení Bezpečnost Spolehlivost Přesnost Postup pro zprovoznění modulu docházka čipy Čipy a čtecí zařízení představují doplňkovou službu a nejsou součástí ceny provozu aplikace eintranet. V případě zájmu o tuto funkci prosím napište na info@eintranet.net. Cena čipu pro jednoho zaměstnance je cca 100,-Kč, cena čtecího zařízení se je okolo 3.500,-Kč. 32 / 91

33 4.7 Modul dokumenty Modul dokumenty poskytuje prostor pro přehledné uchovávání všech důležitých dokumentů, jako jsou smlouvy, vnitřní předpisy, formuláře, normy, návody apod. Tento modul může být využíván pro archivaci dokumentů, neboť u každého dokumentu je vidět kdo dokument vložil, kdy se tak stalo a o kolikátou verzi se jedná (včetně možnosti zobrazení verzí předchozích). Modul umožňuje vytvářet typy (složky) a podtypy (podsložky) dokumentů, ke kterým je poté možné nastavit oprávnění pro jednotlivé pracovníky, a vytvořit tak přístup do konkrétních složek jen pro oprávněné uživatele. Počet úrovní ani množství ukládaných dokumentů při vytváření víceúrovňové struktury řazení dokumentů nejsou omezeny. V dokumentech je možné jednoduše vyhledávat a třídit je Nastavení modulu dokumenty Přístup do modulu dokumenty s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Dokumenty. V rámci nastavení modulu dokumenty přiděluje správce aplikace práva k jednotlivým složkám a podsložkám vytvořeným v modulu, nikoliv k modulu jako celku. Modul umožňuje vytváření víceúrovňové hierarchie složek s různými typy přístupových práv Přístupová práva k modulu dokumenty V rámci modulu dokumenty mohou uživatelé od správce aplikace získat pro konkrétní typ dokumentu následující práva: číst číst a zapisovat číst, zapisovat, mazat a obnovit. Určitý typ práv pro konkrétní složku či podsložku může správce aplikace nastavit hromadně pro všechny uživatele nebo jen pro vybrané zaměstnance Přidání typu dokumentu Přidat typ (složku) dokumentu může pouze správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Dokumenty. Zde jednak po kliknutí na tlačítko Přidat typ správce zadá název nového typu dokumentu (smlouvy, normy, směrnice apod.), případně doplní jeho bližší specifikaci, a jednak doplní práva pro uživatele nového typu dokumentu Přidání podtypu dokumentu Přidat podtyp (podsložku) dokumentu může pouze správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Dokumenty. Zde jednak po kliknutí na tlačítko Přidat podtyp/podsložku v rámci nadřazeného typu dokumentu (složky) správce zadá název nového podtypu dokumentu (např. smlouvy 2016, objednávky ekonomické odd. apod.), případně doplní jeho bližší specifikaci, a jednak doplní práva pro uživatele nového typu dokumentu Úprava a smazání typu a podtypu dokumentu Typ nebo podtyp dokumentu může upravit či smazat jen správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Dokumenty. K úpravě slouží ikonka tužky, ke smazání typu dokumentu slouží ikona křížku obě 33 / 91

34 ikony se nachází vždy na konci řádku u úvodního zobrazení dokumentů ve vybraného složce (typu či podtypu) Vytváření víceúrovňové struktury Dle výše uvedeného popisu může správce aplikace podle potřeb společnosti vytvářet různou strukturu složek s různými typy přístupových práv pro jednotlivé uživatele Přidání dokumentu Nový dokument uživatel s příslušnými přístupovými právy přidá kliknutím na tlačítko Přidat dokument v pravé části obrazovky. Následně se objeví tabulka, do které uživatel zadá název dokumentu, jeho popis a připojí přílohu Úprava a smazání dokumentu Upravovat, případně mazat dokumenty může jen ten uživatel, který na to má od správce aplikace přidělená práva. K úpravě názvu a popisu dokumentu slouží ikonka tužky, ke smazání dokumentu slouží ikona křížku. Obě ikonky jsou umístěny ve sloupci Akce. V případě potřeby může uživatel, který k tomu má nastavená práva, dohledat smazané dokumenty, a to kliknutím na tlačítko Smazané. Kliknutím na ikonku obnovit. je možné smazané dokumenty nechat 34 / 91

35 4.7.9 Vyhledávání v dokumentech Rychlé vyhledávání je možné pomocí zapsání hledaného výrazu do rámečku v pravé části obrazovky. Dále je možné využít funkci vyhledávání uvnitř všech dokumentů vložených do modulu dokumenty pomocí sekce Filtr. Tato funkce umožňuje vyhledávání ve více jak šedesáti typech souborů (jako například:.doc,.docx,.xls,.xlsx,.ppt,.pptx,.pdf,.txt,.csv), včetně pdf a ocr nad naskenovanými dokumenty. Pokud je filtr aktivní, název Filtr se zobrazí červeně: Pro vypnutí filtru slouží tlačítko Zrušit Export a tisk přehledu dokumentů Přehled vložených dokumentů je možné si buď vytisknout, a to kliknutím na tlačítko Tisk, nebo stáhnout do excelovské tabulky kliknutím na tlačítko Export do Excelu. Export do Excelu je funkční pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome. 35 / 91

36 4.8 Modul dovolené Modul dovolené jednak usnadňuje a zefektivňuje proces schvalování dovolené zaměstnanců (vše probíhá elektronicky) a jednak přehledně eviduje čerpání dovolené (díky možnosti zobrazení měsíčních či ročních přehledů). Schvalovat či zamítat dovolené jednotlivým zaměstnancům mohou nastavení uživatelé (většinou jejich nadřízení); celkový přehled mohou vidět například majitelé firmy či zaměstnanci personálního či ekonomického oddělení. Celkový přehled dovolených je vidět v přehledném kalendáři a je možné ho stáhnout, například pro zpracování mzdových podkladů, v excelovské tabulce za jednotlivé měsíce Nastavení modulu dovolené Přístup do modulu dovolené s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Dovolené Přístupová práva k modulu dovolené V rámci modulu dovolené mohou uživatelé od správce aplikace získat následující práva: nemá přístup žádat o dovolené žádat a schvalovat dovolené uživatelům žádat a schvalovat dovolené všem stahovat měsíční přehled dovolených v XLS Zadání žádosti o dovolenou Žádost o novou dovolenou zadá zaměstnanec po kliknutí na tlačítko Žádosti v levém horním menu. Následně se rozbalí na stránce možnost výběru jména zaměstnance a kliknutím na tlačítko Zažádat o dovolenou za uživatele se objeví možnost zadání dovolené. Jméno zaměstnance V tabulce potom zaměstnanec zadá termín čerpání dovolené, případně místo pobytu po dobu dovolené. 36 / 91

37 Následně je uživateli a schvalovateli dovolených automaticky zaslána ová zpráva o zadání nové žádosti o dovolenou Schvalování dovolené Schvalovat dovolenou může jen ten uživatel, který na to má od správce aplikace přidělena práva. Je-li zadána do systému nová žádost o dovolenou, přijde automaticky ze systému ová zpráva informující o nové žádosti. V sekci žádosti pak schvalovatel kliknutím na tlačítko Schválit/Zamítnout navrhovanou dovolenou schválí/zamítne; o této skutečnosti je pak žadatel o dovolenou automaticky informován prostřednictvím ové zprávy Přehledy dovolených V rámci modulu dovolené je možné, pokud k tomu má uživatel přidělena práva, nechat si zobrazit měsíční i roční přehled dovolených, a to jak za jednotlivého zaměstnance, tak i za všechny zaměstnance či jen za podřízené daného zaměstnance. Dále je možné si nechat zobrazit přehled zbývající dovolené zaměstnanců. Tlačítka pro zobrazení jednotlivých typů přehledů jsou umístěna v menu v horní části Export a tisk přehledu dovolených Jednotlivé přehledy dovolených je možné si buď vytisknout, a to kliknutím na tlačítko Tisk, nebo stáhnout do excelovské tabulky. Dále je možné si stáhnout export dovolených za vybraný měsíc pro import do IS Premier. Export do Excelu je funkční pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome. 37 / 91

38 4.9 Modul evidence majetku Modul evidence majetku umožňuje jednoduchým a přehledným způsobem evidovat pořízený majetek ve firmě. U každé položky majetku je vidět celkový počet kusů i počet aktuálně dostupných kusů. Majetek je možné umístit, tj. přiřadit osobě, která za něj bude zodpovědná a která ho (v případě spotřebního či režijního materiálu nebo dalšího vlastního typu majetku) může spotřebovat. Pro důkladnou kontrolu spotřeby majetku je možné zadat ovou adresu, na kterou se, v případě změny počtu kusů evidovaného majetku, zašle informace o provedení této změny. U jednotlivé položky majetku je možné zadat a evidovat podstatné údaje související se správou tohoto majetku, jako je jeho evidenční číslo, typ majetku, podrobnosti o jeho nákupu apod. O každé úpravě provedené s evidovaným majetkem je veden záznam. K jednotlivým položkám majetku je možné průběžně doplňovat relevantní provozní informace (zápůjčka majetku, reklamace apod.). Modul umožňuje nastavení odlišných práv pro různé typy uživatelů (od možnosti pouhého náhledu do evidence po možnost úpravy, přidávání, mazání a obnovování jednotlivých položek majetku). Díky tomuto modulu budete mít dokonalý přehled o pohybu majetku, jeho spotřebě i osobách zodpovědných za jeho ochranu Nastavení modulu evidence majetku Přístup do modulu evidence majetku s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Evidence majetku Přístupová práva k modulu evidence majetku V rámci modulu evidence majetku mohou uživatelé od správce aplikace získat 6 odlišných typů práv: bez přístupu k evidenci majetku vidí majetek jemu svěřený vidí majetek jemu svěřený a může spotřebovat své (spotřební a režijní materiál) vidí vše a může spotřebovat (spotřební a režijní materiál) vše upravovat/přidávat upravovat/přidávat/mazat/obnovovat. Určitý typ práv může správce aplikace nastavit hromadně pro všechny uživatele nebo jen pro vybrané zaměstnance Typy majetku V rámci tohoto modulu je možné rozřazovat majetek podle následujících typů (záleží na potřebách konkrétní firmy): Dlouhodobý hmotný majetek např. automobily Dlouhodobý nehmotný majetek např. budovy Drobný majetek např. notebook, mobilní telefon, dataprojektor Spotřební materiál např. kancelářské potřeby Režijní materiál např. šroubky, provázek Léky Další typy majetku dle potřeby firmy 38 / 91

39 Další typy majetku správce firemního intranetu nadefinuje v sekci Nastavení, záložka Evidence majetku. Zde se mu po kliknutí na tlačítko Přidat typ majetku rozbalí tabulka, ve které doplní typ nového majetku k evidenci, případně ovou adresu, na kterou se, v případě změny počtu kusů, zašle informaci o této změně. Odepisovat spotřební a režijní materiál mohou uživatelé, kteří mají nastavena práva vidí majetek jemu svěřený a může spotřebovat své nebo vidí vše a může spotřebovat. Pokud má mít uživatel oprávnění pro odpis dlouhodobého hmotného či nehmotného majetku nebo drobného majetku, případně dalšího vlastního typu majetku, pak musí mít práva vše upravovat/přidávat nebo upravovat/přidávat/mazat/obnovovat Přidání majetku Nový majetek k evidenci zadá uživatel, který k tomu má přidělena práva, kliknutím na tlačítko Přidat majetek, které se nachází v sekci Majetek v pravé části obrazovky. Následně se rozbalí tabulka, ve které aplikace automaticky předvyplní evidenční číslo majetku. Následně oprávněný uživatel doplní další údaje. Jako povinný údaj je třeba doplnit je druh majetku (dlouhodobý hmotný či nehmotný majetek, drobný majetek či spotřební nebo režijní materiál, případně další), množství, způsob pořízení (nákup, bezplatný převod, darování, převod mezi středisky, vlastní výroba), datum pořízení, datum zařazení, umístění (svěřený majetek, kancelář, dopravní prostředek) a uživatel (jméno, komu byl majetek svěřen, případně název kanceláře či dopravního prostředku). Nepovinnými údaji k doplnění je pak název dodavatele, který majetek dodal, číslo faktury, datum záruky a datum expirace, název střediska, případně další poznámky. Všechny tyto údaje slouží k lepší evidenci a dohledatelnosti majetku. 39 / 91

40 4.9.5 Přehled majetku Přehled majetku, který je v rámci modulu evidován, se zobrazuje v přehledné tabulce v sekci Majetek Vyhledávání a filtrování majetku V sekci Majetek i v sekci Vyřazení/spotřeby je možné nastavit filtr pro zobrazování vybraných položek majetku. Možnost filtrování si uživatel zapne kliknutím na ikonu + v pravé části obrazovky. 40 / 91

41 Následně se rozbalí tabulka, ve které je možné nastavit požadovaná kritéria pro filtrování např. podle druhu majetku, typu umístění, evidenčního čísla, dodavatele, střediska, názvu apod. Pokud je filtr aktivní, název Filtr se zobrazí červeně: Pro vypnutí filtru slouží tlačítko Zrušit. Rychlé vyhledávání je potom také možné za pomoci okénka Hledat, které se nachází v pravé části obrazovky Detail informací o majetku Pro zobrazení podrobných informací o majetku je možné kliknout buď na evidenční číslo majetku, jeho název či druh nebo na ikonu oka, která se nachází na konci řádku u každé položky. Následně se rozbalí tabulka, ve které jsou vidět podrobné informace týkající se daného majetku a ve které je možné případně doplnit další informace související s využíváním této položky majetku (jeho zápůjčky, reklamace apod.). 41 / 91

42 Pro případ potřeby úpravy jednotlivých údajů uvedených u majetku slouží ikona tužky, která se nachází vedle každého údaje v detailu záznamu majetku. Každá provedená úprava je automaticky zaznamenávána v sekci Poznámky. Možnost úpravy v detailu záznamu majetku je pouze omezena u počtu kusů majetku. Při zadávání majetku je možnost úpravy počtu kusů aktivní, po prvním odpisu majetku se však tato možnost ztratí (ikona tužky zmizí) Spotřebování a vyřazení majetku Pokud chce uživatel spotřebovat/vyřadit majetek, musí k tomu mít od správce aplikace přidělena práva. Kliknutím na zelené tlačítko Spotřebovat/vyřadit se majetek nebo jeho odpovídající množství přesune do sekce Vyřazení/spotřeby. Majetek, který byl spotřebován nebo vyřazen, je možné si nechat zobrazit v přehledné tabulce, a to v sekci Vyřazení/spotřeby Smazání položky majetku Smazat položku z evidence majetku může jen ten uživatel, který k tomu má přidělena práva. Ke smazání položky slouží ikona křížku, která se nachází na konci řádku u každé položky Smazané položky Dohledat smazané položky může pouze uživatel s nejvyšším typem práv, tj. vše upravovat/přidávat nebo upravovat/přidávat/mazat/obnovovat. Smazané položky se mu zobrazí po kliknutí na tlačítko Smazané v pravé části obrazovky. Smazané údaje jsou v koši po dobu 14 dní, poté jsou automaticky odstraněny. Koš vysypat z bezpečnostních důvodů dříve nelze. 42 / 91

43 Export a tisk přehledu majetku Přehled vloženého majetku je možné si buď vytisknout, a to kliknutím na tlačítko Tisk, nebo stáhnout do excelovské tabulky kliknutím na tlačítko Export do Excelu. Export do Excelu je funkční pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome. 43 / 91

44 4.10 Modul galerie Modul galerie slouží jako společný prostor pro přehledné uchovávání obrázků a fotografií. Fotografie lze nahrát hromadně a konkrétní obrázky lze třídit do jednotlivých typů galerií, tj. do složek, které zakládá správce intranetu. Přístup do galerií lze omezit přístupovými právy jednotlivým uživatelům Nastavení modulu galerie Přístup do modulu galerie s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Galerie. V rámci nastavení modulu galerie přiděluje správce aplikace práva k jednotlivým galeriím, nikoliv k modulu jako celku Přístupová práva k modulu galerie V rámci modulu galerie mohou uživatelé od správce aplikace získat pro konkrétní galerii následující práva: číst číst a zapisovat číst, zapisovat, mazat a obnovit. Určitý typ práv může správce aplikace nastavit hromadně pro všechny uživatele nebo jen pro vybrané zaměstnance Přidání typu galerie Přidat typ galerie může pouze správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Galerie. Zde jednak po kliknutí na tlačítko Přidat typ správce zadá název nového typu galerie a jednak doplní práva pro uživatele nového typu galerie Úprava a smazání typu galerie Typ galerie může upravit nebo smazat jen správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Galerie. K úpravě názvu typu galerie slouží ikonka tužky, ke smazání typu galerie slouží ikona křížku Přidání příspěvku do galerie Nový příspěvek do vybraného typu galerie přidá uživatel, který k tomu má přidělena práva, kliknutím na tlačítko Přidat fotografie v pravé části obrazovky. Následně se objeví tabulka, do které uživatel přetáhne vybranou fotografii či vybrané fotografie, případně doplní její/jejich popis Úprava popisu fotografie Popis fotografie lze jednoduše upravit kliknutím na tlačítko Upravit popis v pravém horním rohu obrazovky. Po kliknutí na toto tlačítko se rozbalí tabulka, do které je možné dopsat požadovaný text Smazání fotografie z typu galerie Mazat fotografie z vybraného typu galerie může jen ten uživatel, který na to má od správce aplikace přidělená práva. Ke smazání fotografie slouží tlačítko Smazat v pravém horním rohu obrazovky. 44 / 91

45 V případě potřeby může uživatel, který k tomu má nastavená práva, dohledat smazané fotografie z vybraného typu galerie, a to kliknutím na tlačítko Smazané. Kliknutím na ikonku je možné smazané fotografie nechat obnovit. 45 / 91

46 4.11 Modul hlídání insolvencí Modul hlídání insolvencí umožňuje automatické sledování informací o tom, zda Váš obchodní partner nemá zápis v insolvenčním rejstříku. Do insolvenčního rejstříku je zapsán subjekt, proti kterému je podán návrh na zahájení insolvenčního řízení. Pokud se takový subjekt (dodavatel) dostane do insolvenčního rejstříku, stává se pak rizikovým subjektem pro uzavírání dalších obchodních vztahů. Modul je propojen s modulem nespolehlivý plátce DPH, takže oprávněný uživatel automaticky získává informace o tom, zda obchodní partner nepatří mezi nespolehlivé plátce DPH. Dále je uživatel automaticky informován, zda obchodní partner uvedl povolená čísla bankovních účtů vedených u finančního úřadu (pro plátce DPH) Nastavení modulu hlídání insolvencí Přístup do modulu hlídání insolvencí je přes modul přijaté faktury. Správce aplikace musí tedy povolit v sekci Nastavení, záložka Povolené moduly užívání modulu Přijaté faktury. Následně v sekci Nastavení, záložka Přijaté faktury nastaví práva uživatelům pro možnost sledování insolvencí Přístupová práva k modulu hlídání insolvencí V rámci modulu hlídání insolvencí musí správce aplikace přidělit uživatelům, kteří mají být o změnách u obchodního partnera týkajících se případného zápisu do insolvenčního rejstříku informováni, práva pozorovatelé Hlídání insolvencí Pro umožnění hlídání insolvencí je nutné identifikační údaje dodavatele zadat do modulu přijaté faktury, podsložky Seznam firem. Je-li obchodní partner zadán do seznamu firem, získává o něm uživatel modulu automaticky následující informace: Zda nemá zápis v insolvenčním rejstříku Zda uvedl na faktuře čísla bankovních účtů, která jsou vedena u finančních úřadů (u plátců DPH) Zda nepatří mezi nespolehlivé plátce DPH 46 / 91

47 Informace o tom, zda obchodní partner nemá zápis v insolvenčním rejstříku, se aktualizují každých 24 hodin. Pokud obchodní partner bude mít nově zápis v insolvenčním rejstříku, budou uživatelé modulu o této změně automaticky informováni em Přidání nového dodavatele pro hlídání insolvencí Nového obchodního partnera do seznamu firem pro hlídání insolvencí přidá správce aplikace nebo oprávněný uživatel pomocí tlačítka Přidat firmu. Následně se rozbalí tabulka, ve které je třeba doplnit jednu či více ových adres firmy, která má být nově zařazena do seznamu, a její IČ. Zadáním IČ se automaticky načtou informace z finančního úřadu. 47 / 91

48 4.12 Modul kalendáře Modul kalendáře poskytuje přehled o událostech, termínech, schůzkách, jednáních a dalších akcích týkajících se provozu jak celé firmy, tak i jednotlivých oddělení. Všichni zaměstnanci mají ihned přehled o veškerých zadaných termínech. O změnách v kalendáři jsou relevantní uživatelé bezprostředně po provedení změny automaticky informováni i prostřednictvím e- mailu. Aplikace umožňuje nastavení neomezeného množství sdílených kalendářů a následné nastavení oprávnění pro jejich využívání pro jednotlivé zaměstnance. Kalendář je možné sdílet v rámci oddělení či v rámci celé firmy, a to v režimu pouze pro čtení, nebo v režimu, kdy mají ostatní povoleno záznamy v kalendáři měnit. Pro jednotlivé záznamy v kalendáři je možné nastavit připomenutí (i pro více zaměstnanců) v nastavenou dobu před akcí dorazí připomínka em Nastavení modulu kalendáře Přístup do modulu kalendáře s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Kalendáře. V rámci nastavení modulu kalendáře přiděluje správce aplikace práva k jednotlivým vytvořeným kalendářům, nikoliv k modulu jako celku Přístupová práva k modulu kalendáře V rámci modulu kalendáře mohou uživatelé od správce aplikace získat pro konkrétní kalendář následující práva: číst číst a zapisovat číst, zapisovat, mazat a obnovit. Určitý typ práv může správce aplikace nastavit hromadně pro všechny uživatele nebo jen pro vybrané zaměstnance Zobrazení zadaných událostí Události zadané v kalendáři je možné nechat si zobrazit buď v kalendářovém zobrazení nebo jako seznam událostí, a to kliknutím na příslušná tlačítka Kalendář nebo Seznam Export a tisk přehledu událostí Při seznamovém zobrazení událostí je možné si nechat zapsané události exportovat do Excelu nebo vytisknout. Přehled vložených událostí je možné si vytisknout kliknutím na tlačítko Tisk, nebo stáhnout do excelovské tabulky kliknutím na tlačítko Export do Excelu. Export do Excelu je funkční pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome. 48 / 91

49 Přidání kalendáře Přidat kalendář může pouze správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Kalendáře. Zde jednak po kliknutí na tlačítko Přidat správce zadá název nového kalendáře, případně jeho popis, a jednak doplní práva pro uživatele nového kalendáře Úprava a smazání kalendáře Kalendář může upravit nebo smazat jen správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Kalendáře. K úpravě názvu kalendáře nebo jeho popisu slouží ikonka tužky, ke smazání kalendáře slouží ikona křížku Přidání příspěvku do kalendáře Nový příspěvek do kalendáře přidá uživatel, který k tomu má přidělena práva, kliknutím na tlačítko +. Toto tlačítko je zobrazeno v kalendářovém zobrazení událostí u každého kalendářního dne. Následně se objeví tabulka, do které uživatel zadá název události, termín a místo konání, barevné podbarvení události a její obsah Úprava a smazání příspěvku v kalendáři Upravovat, případně mazat příspěvky v kalendáři může jen ten uživatel, který na to má od správce aplikace přidělená práva. Zadanou událost lze editovat nebo zcela smazat po kliknutí na vybranou událost v kalendáři. V případě potřeby může uživatel, který k tomu má nastavená práva, dohledat smazané události z vybraného kalendáře, a to kliknutím na tlačítko Smazané. Kliknutím na ikonku smazané události nechat obnovit. je možné 49 / 91

50 4.13 Modul knihy jízd Modul knihy jízd je určen pro evidenci knihy jízd v elektronické podobě a umožňuje evidovat potřebné údaje související s jízdami firemních vozidel. Elektronické vedení knihy jízd je zcela srovnatelné s klasickým, tištěným, způsobem vedení knihy jízd (podobné postupy), ale je pohodlnější a hospodárnější než vedení tištěné knihy jízd. V rámci vedení elektronické knihy jízd má vedení firmy dokonalý přehled, kolik kilometrů má vozidlo najeto, kdo, kdy a kam s ním naposledy jel, z jakého důvodu bylo vozidlo použito, kdy se tankovalo, kolik kilometrů ujel řidič vozidla služebně a kolik soukromě. V případě potřeby je možné tyto informace zobrazit či doplnit odkudkoliv, kde je připojení na internet, a není třeba čekat na tištěnou verzi knihy jízd. Pokud vozidlo jezdí určité jízdy pravidelně (stejná cesta), počet kilometrů se může doplňovat automaticky. V případě potřeby je možné stáhnout si přehled využívání vozidla za jednotlivé měsíce nebo jakoukoliv jízdu převést do tištěné podoby Nastavení modulu knihy jízd Přístup do modulu knihy jízd s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Knihy jízd Přístupová práva k modulu knihy jízd V rámci modulu knihy jízd mohou uživatelé od správce aplikace získat následující práva: běžný řidič (má přístup ke knihám jízd, u kterých je veden jako řidič) nebo správce vozového parku (může kontrolovat jakoukoliv knihu jízd) Přidání vozidla do knihy jízd Přidat vozidlo do knihy jízd může pouze správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Knihy jízd. Zde po kliknutí na tlačítko Přidat vozidlo zadá název nového vozidla, jeho SPZ, výchozí stav km a přiřadí řidiče Přidání jízdy u vybraného vozidla Novou jízdu do knihy jízd vybraného vozidla může přidat jen ten uživatel, který k tomu má od správce aplikace přidělena práva, a to kliknutím na tlačítko Přidat jízdu. Toto tlačítko se nachází v pravé části obrazovky na úvodní stránce modulu knihy jízd. Následně se rozbalí tabulka, ve které řidič doplní potřebné údaje týkající se využití vozidla (datum a účel cesty, odkud a kam se jel, stav kilometrů, případně tankování). 50 / 91

51 Úpravu údajů u zadané jízdy Po uložení jízdy v rámci knihy jízd není možné již, z důvodu bezpečnostních a administrativních, zadanou jízdu následně měnit Detailní zobrazení údajů u zadané jízdy Detailní zobrazení zadaných údajů u vybrané jízdy je možné pomocí ikonky oka, která se nachází na konci řádku u každé zadané jízdy v přehledu jízd u vybraného vozidla. Následně se rozbalí tabulka, ve které jsou uvedeny podrobné informace o uskutečněné jízdě Smazání zadané jízdy Smazat jízdu, která byla v knize jízd již zadána, může pouze její zadavatel nebo správce vozového parku, a to kliknutím na ikonku křížku, která se nachází na konci řádku v přehledu zadaných jízd na úvodní stránce modulu. Smazat jde ale pouze poslední jízda, která byla v knize jízd u daného vozidla zadána! Export a tisk přehledu jízd Přehled zapsaných jízd je možné si vytisknout kliknutím na tlačítko Tisk, nebo stáhnout do excelovské tabulky kliknutím na tlačítko Export do Excelu. Export do Excelu je funkční pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome. 51 / 91

52 4.14 Modul listinná pošta Modul listinná pošta je určen pro evidenci příchozí a odchozí listinné firemní pošty a je propojen s modulem schvalování, což umožňuje předání vloženého záznamu ke schválení odpovědnými pracovníky v elektronické podobě. Aplikace automaticky přiděluje evidenční číslo vloženým dokumentům (ve formátu číslo/rok) a hlídá kontinuálnost číselné řady. Při zadání pošty do modulu je možné určit případného řešitele došlého dokumentu jmenovaný řešitel je o vložení nového dokumentu informován automaticky prostřednictvím ové zprávy. Systém umožňuje, pokud je to z hlediska archivace nutné, nahrát scan příchozího/odchozího dokumentu, a uložit ho v rámci modulu Nastavení modulu listinná pošta Přístup do modulu listinná pošta s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Listinná pošta Přístupová práva k modulu listinná pošta V rámci modulu listinná pošta mohou uživatelé od správce aplikace získat následující práva: nemá přístup číst vše a řešit své číst, řešit a zapisovat vše číst, řešit, zapisovat a mazat + obnovovat vše Přidání záznamu do listinné pošty Nový záznam v doručené/odeslané poště se vloží kliknutím na tlačítko Přidat záznam/poštu. Následně se rozbalí tabulka, do které uživatel, jenž má k tomu přidělena práva, doplní údaje o odesílateli a obsahu záznamu, případně nahraje potřebné přílohy. Jedná-li se o příchozí dokument, uživatel, který ho zadává do systému, také zadá řešitele, jenž má vyřízení daného dokumentu na starosti. Určenému řešiteli pak přijde automaticky ová zpráva, ve které je informován o vložení nového dokumentu k řešení. Evidenční číslo se k novému záznamu přiděluje automaticky tak, aby byla dodržena kontinuálnost číselné řady. 52 / 91

53 Detail záznamu v listinné poště Podrobnější informace k záznamu v listinné poště si může uživatel, který k tomu má přidělena práva, zobrazit kliknutím na ikonku oka, která se nachází na konci řádku u každého záznamu uvedeného v přehledu záznamů na úvodní stránce modulu. Následně se rozbalí tabulka s bližšími informacemi týkající se záznamu, jako je evidenční číslo záznamu, datum přijetí, komu je adresováno, kdo řeší apod. V rámci detailního zobrazení záznamu je pak možné přidávat poznámky k záznamu nebo nahrávat další přílohy Úprava a smazání záznamu v listinné poště Upravovat, případně mazat záznamy v modulu listinná pošta může jen ten uživatel, který na to má od správce aplikace přidělená práva. K úpravě záznamu slouží ikona tužky a ke smazání dokumentu slouží ikona křížku. Obě ikony jsou uvedeny v přehledu záznamů v listinné poště na úvodní stránce modulu na konci řádku u každého záznamu. V případě potřeby může uživatel, který k tomu má nastavená práva, dohledat smazané záznamy z listinné pošty, a to kliknutím na tlačítko Smazané. Kliknutím na ikonku záznamy nechat obnovit. je možné smazané Propojení modulu listinná pošta s modulem schvalování Modul listinné pošty je propojen s modulem schvalování. Tato funkce umožňuje po zapsání záznamu do doručené listinné pošty jeho automatické předání ke schválení v rámci modulu schvalování (týká se např. došlé faktury po zapsání faktury v rámci doručené pošty je možné její elektronické předání do modulu schvalování, který umožňuje její schválení nebo zamítnutí relevantní osobou). Po předání záznamu k schvalování se automaticky v modulu listinná pošta doručený záznam označí jako vyřízený a zapíše se k němu poznámka, že byl předán do modulu schvalování. V modulu schvalování se záznam založí automaticky a připíše se k němu poznámka, že daný uživatel předal tento záznam z modulu listinná pošta. O předání záznamu z listinné pošty ke schvalování je relevantní schvalovatel automaticky informován prostřednictvím ové zprávy. 53 / 91

54 Export a tisk přehledu listinné pošty Při seznamovém zobrazení doručené/odeslané pošty je možné si nechat zapsané záznamy exportovat do Excelu nebo vytisknout. Přehled vložených záznamů je možné si vytisknout kliknutím na tlačítko Tisk, nebo stáhnout do excelovské tabulky kliknutím na tlačítko Export do Excelu. Export do Excelu je funkční pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome. 54 / 91

55 4.15 Modul nástěnky Modul nástěnky slouží k rychlému předávání informací, např. týkajících se provozu, skladu, IT požadavků apod. Jedná se o virtuální nástěnku, na kterou je možné vyvěsit cokoliv od obědového menu až po kontakt na údržbáře. Pro každé oddělení/tým zaměstnanců může správce aplikace vytvořit vlastní nástěnku, na kterou budou mít přístup pouze členové oddělení/týmu. Mezi poznámkami na jednotlivých nástěnkách je možné fulltextově vyhledávat, což umožňuje rychle najít potřebné. Jednotlivé příspěvky vyvěšené na nástěnku lze barevně odlišit Nastavení modulu nástěnky Přístup do modulu nástěnky s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Nástěnky. V rámci nastavení modulu nástěnky přiděluje správce aplikace práva k jednotlivým nástěnkám, nikoliv k modulu jako celku Přístupová práva k modulu nástěnky V rámci modulu nástěnky mohou uživatelé od správce aplikace získat pro konkrétní nástěnku následující práva: číst číst a zapisovat číst, zapisovat, mazat a obnovit. Určitý typ práv může správce uživatele nastavit hromadně pro všechny uživatele nebo jen pro vybrané zaměstnance Přidání nástěnky Přidat nástěnku může pouze správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Nástěnky. Zde jednak po kliknutí na tlačítko Přidat nástěnku správce zadá název nové nástěnky a jednak doplní práva pro uživatele nové nástěnky Úprava a smazání nástěnky Nástěnku může upravit nebo smazat jen správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Nástěnky. K úpravě názvu nástěnky slouží ikonka tužky, ke smazání nástěnky slouží ikona křížku Přidání příspěvku na nástěnku Nový příspěvek na nástěnku přidá uživatel, který k tomu má přidělena práva, kliknutím na tlačítko Přidat záznam na tuto nástěnku v pravé části obrazovky. Následně se objeví tabulka, do které uživatel zadá název příspěvku, barevné podbarvení příspěvku, obsah příspěvku a případné přílohy Úprava a smazání příspěvku na nástěnce Upravovat, případně mazat příspěvky na nástěnce může jen ten uživatel, který na to má od správce aplikace přidělená práva. K úpravě příspěvku na nástěnce slouží ikonka tužky, ke smazání příspěvku na nástěnce slouží ikona křížku. Obě ikonky jsou umístěny přímo pod vloženým příspěvkem. 55 / 91

56 V případě potřeby může uživatel, který k tomu má nastavená práva, dohledat smazané příspěvky z vybrané nástěnky, a to kliknutím na tlačítko Smazané. Kliknutím na ikonku je možné smazané příspěvky nechat obnovit. 56 / 91

57 4.16 Modul nespolehlivý plátce DPH Modul nespolehlivý plátce DPH umožňuje automatické sledování informací o tom, zda dodavatel plní své povinnosti ve vztahu ke správě daně. Pokud firma, která je plátcem DPH, odebere zboží nebo službu od nespolehlivého plátce DPH, ručí za nezaplacenou DPH z tohoto zdanitelného plnění za svého dodavatele, pokud byl v okamžiku uskutečnění plnění na seznamu nespolehlivých plátců DPH. Modul je propojen s modulem hlídání insolvencí, takže oprávněný uživatel automaticky získává informace o tom, zda dodavatel nemá zápis v insolvenčním rejstříku. Dále je uživatel automaticky informován, zda dodavatel uvedl povolená čísla bankovních účtů vedených u finančního úřadu (pro plátce DPH) Nastavení modulu nespolehlivý plátce DPH Přístup do modulu nespolehlivý plátce DPH je přes modul přijaté faktury. Správce aplikace musí tedy povolit v sekci Nastavení, záložka Povolené moduly užívání modulu Přijaté faktury. Následně v sekci Nastavení, záložka Přijaté faktury nastaví práva uživatelům pro možnost sledování nespolehlivosti plátcovství DPH Přístupová práva k modulu nespolehlivý plátce DPH V rámci modulu nespolehlivý plátce DPH musí správce aplikace přidělit uživatelům, kteří mají být o změnách týkajících se jejich dodavatelů v oblasti spolehlivosti plátcovství DPH informováni, práva pozorovatelé. Díky tomuto typu práv může uživatel následně kontrolovat nespolehlivost plátců DPH u zadaných firem Kontrola nespolehlivosti plátců DPH Pro umožnění kontroly nespolehlivosti plátců DPH je nutné identifikační údaje dodavatele zadat do modulu přijaté faktury, podsložky Seznam firem. Je-li dodavatel zadán do seznamu firem, získává o něm uživatel modulu automaticky následující informace: Zda nemá zápis v insolvenčním rejstříku Zda uvedl na faktuře čísla bankovních účtů, která jsou vedena u finančních úřadů (u plátců DPH) Zda nepatří mezi nespolehlivé plátce DPH 57 / 91

58 Informace o tom, zda dodavatel nepatří mezi nespolehlivé plátce DPH, se aktualizují každých 24 hodin. Pokud bude dodavatel označen jako nespolehlivý plátce DPH, budou uživatelé modulu o této změně automaticky informováni em Přidání nového dodavatele pro kontrolu nespolehlivosti plátců DPH Nového dodavatele do seznamu firem pro kontrolu nespolehlivost plátců DPH přidá správce aplikace nebo oprávněný uživatel pomocí tlačítka Přidat firmu. Následně se rozbalí tabulka, ve které je třeba doplnit jednu či více ových adres firmy, která má být nově zařazena do seznamu, a její IČ. Zadáním IČ se automaticky načtou informace z finančního úřadu. 58 / 91

59 4.17 Modul novinky Modul novinky je určen pro rychlou vnitrofiremní komunikaci, umožňuje přehledné a kontinuální předávání informací mezi zaměstnanci. Sdílení novinek podporuje lepší informovanost zaměstnanců a přispívá k jejich sounáležitosti se společností. V rámci modulu novinky získá firma jednotné místo, dostupné kdykoliv pro všechny zaměstnance, kde mohou být vyvěšovány nejen provozní informace termíny, úkoly, oznámení (další typ novinky může v případě potřeby doplnit správce aplikace). Pokud je třeba, je možné omezit přístup k novinkám jen pro některé uživatele, či určit, kdo má právo novinky zapisovat. Po přihlášení do aplikace uživatel ihned vidí, kolik nových novinek od jeho posledního přihlášení bylo zadáno, a to díky číslu, které se zobrazuje v levém menu u názvu modulu novinky. Pokud si to uživatel v modulu nastaví, může být o zadání nové novinky informován také prostřednictvím u. Novinky se zobrazují od-do data, které zadáte, nebo neomezeně, a je možné zadat také datum platnosti novinky Nastavení modulu novinky Přístup do modulu adresář s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Novinky Přístupová práva k modulu novinky V rámci modulu novinky může mít uživatel následující přístupy: číst novinky, číst a zapisovat novinky, číst, zapisovat, mazat a obnovovat novinky z koše, případně nemusí mít přístup do tohoto modulu vůbec. Práva pro využívání tohoto modulu přiděluje správce aplikace Členění modulu novinky Zapsané novinky se řadí od nejnověji zapsané po nejstarší novinku. U každé novinky je vždy přiřazena ikonka určující zaměření novinky oznámení, termín, úkol, oběd. Po přihlášení do aplikace se v levém menu u názvu modulu novinky objeví číslo, kolik nových novinek, od poslední návštěvy uživatele modulu novinky bylo uveřejněno Nastavení typu novinek V aplikaci jsou zadány typy novinek Oznámení, Termín, Úkol a Oběd. 59 / 91

60 Správce aplikace může v sekci Nastavení, záložce Novinky přidat nový typ novinky. Po kliknutí na tlačítko Přidat typ zvolí správce aplikace název novinky, její barvu a ikonu Přidávání novinek Pokud má uživatel právo přidávat novinky, stačí kliknout na tlačítko Přidat novinku v pravé části obrazovky. Následně se otevře okno pro zapsání/editaci novinky. Zde je třeba vyplnit název novinky, typ novinky (oznámení/termín/úkol/oběd) a jak dlouho se má novinka zobrazovat, resp. po jakou dobu je aktuální. Následně se doplní obsah novinky, případně příloha Úprava a mazání novinek K úpravě novinek slouží ikonka tužky; pokud má uživatel povoleno danou novinku upravovat, ikonka se zobrazuje pod textem novinky. K mazání novinek slouží ikonka křížku; pokud má uživatel povoleno novinku smazat, ikonka se také zobrazí pod textem novinky Dohledání smazané novinky Pokud potřebuje uživatel obnovit smazanou novinku, stačí kliknout na ikonku Smazané v pravém horním rohu. Následně se rozbalí tabulka s přehledem smazaných novinek a s nabídkou možnosti obnovit vybranou novinku Přihlášení k odběru novinek Pokud má uživatel povoleno číst modul novinky a chce být okamžitě informován o vyvěšení nové novinky, stačí si v pravém horním rohu zaškrtnout políčko Zasílat novinky na můj . Bude-li v modulu vyvěšena nová novinka, přijde o tom uživateli na zpráva. 60 / 91

61 Po kliknutí na odkaz uvedený v ové zprávě, bude uživatel přesměrován na firemní eintranet nebo případně na znění vyvěšené novinky. 61 / 91

62 4.18 Modul pozice Modul pozice umožňuje zjišťování aktuální pozice uživatelů aplikace za pomoci GPS z andorid zařízení. Zaznamenávání pozice je výhodné zejména ve firmách, v nichž se zaměstnanci pohybují mimo kancelář obchodní zástupci, řidiči, technici a další pracovníci pohybující se v terénu. Oprávněný uživatel si potom může ve zvoleném termínu nechat zobrazit pohyb vybraného uživatele (pokud měl na svém zařízení zapnuté zaznamenávání pozice). Díky aplikaci pak mají vedoucí pracovníci dokonalý přehled, kde se zaměstnanci v pracovní době pohybují, případně mohou následně zvážit lepší plánování tras zaměstnanců a optimalizovat tak výkon pracovní doby svých zaměstnanců Nastavení modulu pozice Přístup do modulu pozice s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Pozice Přístupová práva k modulu pozice Pro záznam pozice musí mít uživatel na svém zařízení nainstalovanou aplikaci eintranet Location (ke stažení zdarma v Google Play). V této aplikaci si uživatel nastaví: Adresu firemního intranetu (část před eintranet.net zpravidla se jedná o název firmy) ID uživatele, kterému patří zařízení z aplikace si opíše ID zařízení a zadá ho do tabulky Dále správce aplikace zadá, zda uživatel může v mapě vidět všechna zařízení nebo ne. Pokud nemá uživatel toto povolení, vidí pouze své zařízení (pro kontrolu funkčnosti). 62 / 91

63 Zaznamenávání aktuální pozice Pro zaznamenávání aktuální pozice je nutné na zařízení uživatele v aplikaci eintranet location zapnout zaznamenávání pozice pomocí zeleného tlačítka Zaznamenat. Po kliknutí na toto tlačítko se na displeji zařízení objeví nápis Zapnuto a následně se začne zaznamenávat aktuální pozice uživatele do aplikace eintranet. V případě, že chce uživatel ukončit zaznamenávání pozice, klikne na svém zařízení v aplikaci eintranet location na červené tlačítko Ukončit. Následně se na displeji objeví nápis Vypnuto a aktuální pozice uživatele se přestane zaznamenávat Aktuální pozice všech V sekci Aktuální pozice všech může uživatel, který k tomu má přidělena práva, sledovat aktuální pozice všech uživatelů, kteří mají v danou chvíli zapnuté zaznamenávání pozice. Aktuální pozice se zobrazují u všech zařízení, od kterých byla získán pozice, nejdéle 4 hodiny nazpět Záznam pozice vybraného uživatele V této sekci si uživatel zvolí uživatele, jehož záznam pozice chce zobrazit, a datum, ze kterého chce vidět záznam (lze zobrazovat záznamy 31 dní nazpět). Následně se v přehledné tabulce objeví zápis, kde se uživatel nacházel. Pokud má uživatel aplikaci zapnutou, měl by se zobrazovat zápis zhruba každých 20 minut. Pokud tomu tak není, uživatel si aplikaci s největší pravděpodobností vypnul. V případě, že je možné pohyb uživatele zaznamenat v podobě trasy, zobrazí se tato trasa na mapě pod tabulkou (po detailním zobrazení mapy). 63 / 91

64 4.19 Modul přijaté faktury Modul přijaté faktury slouží k přehledné evidenci faktur a k usnadnění procesu jejich schvalování a kompletního zpracování. Přijetí faktury probíhá přímo od zasílatele faktury (dodavatele) prostřednictvím jejího zaslání na e- mailovou adresu určenou pro přijímání faktur, případně je možné fakturu do systému vložit naskenovanou. O přijetí faktury do systému je její zasílatel automaticky informován. V rámci modulu je možné nastavit přijímání faktur pouze z ověřených ových adres. V případě, že je faktura zaslána z neověřené adresy, je její zasílatel požádán, aby se ozval na kontakt uvedený v automatickém odpovědním u pro jeho zařazení mezi ověřené zasílatele. Každý krok, který je s fakturou proveden, je přehledně zdokumentován, takže je vždy zpětně dohledatelné kdo a co s fakturou provedl. Po zadání IČ zasílatele faktury je možné v rámci modulu automaticky sledovat informace o obchodních partnerech (s aktualizací každých 24 hodin) týkajících se zápisu v insolvenčním rejstříku, povolených čísel bankovních účtů vedených u finančního úřadu (pro plátce DPH) a nespolehlivých plátců DPH. Povinnost sledovat čísla bankovních účtu, tj. že nelze zaslat platbu na účet, který nemá dodavatel registrován u finančního úřadu, je dána zákonem. V rámci jednotlivých podsložek modulu přijaté faktury je možné jednoduše vyhledávat, a to podle různých parametrů, např. odesílatele faktury, stavu faktury či čísla faktury Nastavení modulu přijaté faktury Přístup do modulu přijaté faktury s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Přijaté faktury Přístupová práva k modulu přijaté faktury V rámci modulu přijaté faktury nastavuje správce aplikace práva uživatelům na následujících pozicích: Pozorovatelé mají pouze právo čtení v přijatých fakturách s možností zapsání poznámky k fakturám; dále mohou kontrolovat insolvence a nespolehlivost plátců DPH u zadaných firem Asistentky připravují faktury ke schválení; aplikace jim zasílá informaci o přijetí nové faktury nebo mohou do systému přidávat naskenované faktury, přidávají poznámky k přijatým fakturám, zadávají evidenční čísla faktur, doplňují další potřebné informace a předávají faktury schvalovatelům ke schválení Schvalovatelé mají právo schvalovat faktury, které jim asistentka zašle ke schválení (správce aplikace musí nastavit požadovaný počet uživatelů, který je třeba ke schválení faktury) Účetní zadávají do systému informaci, že faktura, kterou schvalovatel schválil, byla proplacena Nastavení odpovědních ů na zaslání faktury Nastavení týkající se ů a automatických odpovědí na ně provádí správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Přijaté faktury. V této části je vidět jednak ová adresa, na kterou se mají 64 / 91

65 faktury zasílat, a jednak možnost nastavení zasílání automatických odpovědí na zaslané faktury, přičemž je možné nastavit přijímání faktur pouze z ověřených adres. Dále zde správce aplikace upravuje znění automatických ových odpovědí pro případ přijetí/nepřijetí faktury. Správce aplikace zde také nastavuje, zda budou faktury přijímány pouze z povolených ových adres (a přidává povolené firmy do databáze), a zaškrtává, zda se budou odpovědi na přijaté y odesílat automaticky Schéma modulu přijaté faktury Konkrétní postup při přijetí, zaevidování a zpracování faktury je uveden v následujícím schématu: 65 / 91

66 V rámci modulu přijaté faktury jsou následující podsložky (stavy): Jejich konkrétní funkce jsou popsány v následujících subkapitolách Přijaté faktury Do této složky přichází faktura buď prostřednictvím u, nebo ji tam asistentka, která k tomu má od správce aplikace přidělena práva, vloží naskenovanou. Pokud je potřeba vložit fakturu, slouží k tomu tlačítko Přidat fakturu v pravé části obrazovky. Po jeho rozkliknutí se objeví následující tabulka, ve které uživatel vybere název firmy, která fakturu zaslala, doplní číslo faktury, název, případně další popis, a vloží fakturu do systému Detailní zobrazení faktury a dalších informací K zobrazení podrobnějších informací o faktuře s možností přidat poznámky s doplňujícími informacemi slouží ikona oka, která se nachází na začátku nebo na konci každého řádku v přehledu faktur. Následně se objeví tabulka s podrobnějšími informacemi o faktuře. Zde uživatel s právy asistentka doplní interní ID faktury a číslo faktury dodavatele (pro lepší evidenci a snazší dohledatelnost zaevidované faktury). Dále je možné k faktuře doplnit další provozní informace, a to v části Poznámky. 66 / 91

67 Poznámku je možné doplnit kliknutím na tlačítko Přidat poznámku ; dále je možné fakturu Předat ke schválení nebo Odstranit. Pokud uživatel s právy asistentka klikne na tlačítko Předat ke schválení, je vyzván, aby vybral schvalovatele, kterému bude zaslán informační o předání faktury ke schválení a který následně ne-/schválí fakturu. Počet schvalovatelů, kteří musí fakturu schválit, nastavuje správce aplikace v Nastavení, záložka Přijaté faktury. Standardní počet podpisů nutných pro schválení je jeden, přičemž je možné jejich počet upravovat podle potřeby. Je-li prováděna úprava počtu podpisů nutných ke schválení, je třeba tuto změnu provést pouze pokud nečekají žádné faktury na schválení Vyhledávání faktur Faktury zadané v jednotlivých podsložkách modulu je možné rychle dohledat, a to zapsáním hledaného údaje do okénka Hledat, které je umístěné v pravé části obrazovky. Faktury je možné jednoduše vyhledávat podle různých parametrů, např. podle názvu či ové adresy odesílatele faktury, stavu faktury či čísla faktury. Dále je možné využít funkci vyhledávání uvnitř všech dokumentů vložených do modulu přijaté faktury pomocí sekce Filtr. Tato funkce umožňuje vyhledávání ve více jak šedesáti typech souborů (jako například:.doc,.docx,.xls,.xlsx,.ppt,.pptx,.pdf,.txt,.csv), včetně pdf a ocr nad naskenovanými dokumenty. 67 / 91

68 Pokud je filtr aktivní, název Filtr se zobrazí červeně: Pro vypnutí filtru slouží tlačítko Zrušit Smazání faktury Smazat fakturu může jen ten uživatel, který k tomu má přidělena práva, pouze pokud se faktura nachází ve složce Přijaté. Ke smazání faktury slouží ikona křížku Faktury ke schválení Ve složce Ke schválení se nacházejí faktury, které byly předány zvoleným schvalovatelům ke schválení. Po rozkliknutí detailu faktury za pomoci ikony oka, vidí schvalovatel podrobnější informace k faktuře, případně může doplnit poznámku k ní za pomoci tlačítka Přidat poznámku. Pokud s fakturou schvalovatel souhlasí, klikne na tlačítko Schválit a faktura se přesune do složky Schválené, k proplacení. Následně je uživateli s právem účetní zaslán o vložení nové faktury do složky Schválené, k proplacení. Jestliže schvalovatel s fakturou nesouhlasí, klikne na tlačítko Zamítnout a faktura se přesune do složky Zamítnout. V případě, že schvalovatel vyžaduje nějaké doplnění informací o faktuře, napíše pomocí tlačítka Přidat poznámku jaké informace chce doplnit a klikne na tlačítko Vrátit zpět do přijatých. Následně je uživatelům s právem asistentky zaslán informační o navrácení faktury do složky Přijaté. Po doplnění potřebných informací může asistentka tuto fakturu opět předat ke schválení. 68 / 91

69 Schválené faktury určené k proplacení Fakturu, která se nachází ve složce Schválené, k proplacení, může uživatel s právy účetní buď schválit, a to kliknutím na tlačítko Proplaceno/zadáno do banky, nebo vrátit s požadavky na doplnění zpět do složky Přijaté, a to kliknutím na tlačítko Vrátit zpět do přijatých. V případě, že uživatel s právy účetní požaduje doplnění informací k faktuře, zapíše důvod vrácení faktury pomocí tlačítka Přidat poznámku. Kliknutím na tlačítko Proplaceno/zadáno do banky se následně objeví tabulka, ve které uživatel doplní datum, kdy bude/byla faktura proplacena Vyřízené faktury Všechny faktury, které byly v rámci modulu přijaté faktury úspěšně schváleny a proplaceny, se nachází ve složce Vyřízené Zamítnuté faktury Všechny faktury, které byly v rámci modulu přijaté faktury v jakékoliv fázi zpracování faktury zamítnuty, se nachází ve složce Zamítnuté. 69 / 91

70 Přehled faktur Přehled všech faktur, které byly vloženy do modulu (a nebyly smazány) se nachází v podsložce Vše. Pokud je třeba dohledat smazanou fakturu, může k tomu uživatel s relevantními právy využít tlačítko Smazané. Toto tlačítko se nachází v každé podsložce modulu (Přijaté, Ke schválení, Schválené, k proplacení, Vyřízené i Zamítnuté) na pravé straně obrazovky. Pokud chce uživatel např. dohledat všechny smazané faktury, klikne na tlačítko Smazané v podsložce Vše. Potřebuje-li uživatel pouze smazané zamítnuté faktury, musí na toto tlačítko kliknout v podsložce Zamítnuté Seznam firem V podsložce Seznam firem zadávají do seznamu oprávnění uživatelé a správce aplikace firmy, které mají povoleno zasílat faktury na fakturační , a to kliknutím na tlačítko Přidat firmu. Následně se rozbalí tabulka, ve které je třeba doplnit jednu či více ových adres, ze které/-ých bude firma (dodavatel) faktury zasílat a její IČ. Zadáním IČ se automaticky z finančního úřadu načtou následující informace: Jméno firmy Čísla účtů, která jsou vedená u finančních úřadů a na která se může platit (zákonná povinnost) Zda není firma v nespolehlivých plátcích DPH Zda není s firmou vedeno insolvenční řízení Tyto informace se průběžně aktualizují každý pracovní den a v případě změny plátcovství DPH či zahájení insolvenčního řízení je uživatelům modulu automaticky zaslán informující o případných změnách Export přehledu faktur a tisk Přehled vložených faktur v jednotlivých podsložkách je možné si vytisknout kliknutím na tlačítko Tisk, nebo stáhnout do excelovské tabulky kliknutím na tlačítko Export do Excelu. Export do Excelu je funkční, pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome. 70 / 91

71 4.20 Modul rezervace Modul rezervace usnadňuje sdílení jednotlivých firemních objektů aut, zasedacích místností, dataprojektorů a dalších technických zařízení. Díky přehlednému kalendáři u každého objektu je ihned zcela patrné, zda je objekt v požadovaný čas k dispozici, případně pro koho je již zarezervován. Pokud uživatel objekt rezervuje pravidelně ve stejný čas, může si zadat opakování rezervace. Rezervace se zobrazují přehledně v kalendáři a je možné zvolit, kdo bude mít jaká práva k vybranému objektu k rezervaci, např. pouze číst či číst a zapisovat rezervace apod. V rámci tohoto modulu může správce aplikace přidávat neomezené množství objektů k rezervaci. Aplikace automaticky upozorňuje uživatele v případě zadávání duplicitní rezervace Nastavení modulu rezervace Přístup do modulu rezervace s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Rezervace. V rámci nastavení modulu rezervace přiděluje správce aplikace práva k jednotlivým objektům rezervace, nikoliv k modulu jako celku. V této sekci nastavuje také správce aplikace minimální dobu, po kterou se objekt rezervuje Přístupová práva k modulu rezervace V rámci modulu rezervace může mít uživatel následující přístupy: smí vidět rezervace smí rezervovat a smí rušit rezervace komukoliv. Práva pro využívání tohoto modulu přiděluje správce aplikace. Nejnižším typem práva je smí vidět rezervace. Pokud má uživatel přiděleno právo smí rezervovat, může také rezervace automaticky vidět. V případě přidělených práv smí rušit rezervace komukoliv může uživatel automaticky rezervace vidět i provádět. U konkrétního uživatele tedy není nutné zadávat nižší stupně práv, stačí povolit jen ten nejvyšší stupeň práva, kterým smí uživatel disponovat Přidání objektu k rezervaci Přidat nový objekt k rezervaci může správce aplikace, a to v sekci Nastavení, záložka Rezervace, kliknutím na tlačítko Přidat. Následně se rozbalí tabulka s názvem Vytvoření/úprava objektu k rezervaci, ve které správce doplní název objektu, případně jeho popis Úprava a smazání objektu k rezervaci Již zadaný objekt k rezervaci může upravit/smazat správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Rezervace, a to kliknutím na ikonku tužky nebo křížku. Tyto ikonky jsou uvedeny na konci každého řádku v přehledu objektů k rezervaci. Kliknutím na ikonku tužky se objeví tabulka, ve které je možné 71 / 91

72 objekt k rezervaci, resp. jeho popis upravit. Kliknutím na ikonku křížku se objeví možnost pro smazání objektu k rezervaci Přidání rezervace Přidat rezervaci může jen ten uživatel, který na to má od správce aplikace přidělena práva, a to kliknutím na tlačítko Přidat rez. u vybraného objektu k rezervaci, resp. u vybraného kalendářního dne. Následně se rozbalí tabulka, do které uživatel vyplní termín rezervace, případně může zadat, zda se bude jednat o opakovanou rezervaci objektu. Pokud by si chtěl uživatel zadat rezervaci na termín, kdy je už objekt rezervován (zejména v případě opakovaných rezervací), aplikace uživatele na tuto skutečnost upozorní a rezervace nebude provedena Úprava a zrušení rezervace Upravit či zrušit rezervaci může jen ten uživatel, který k tomu má od správce aplikace přidělena práva, a to kliknutím na ikonku tužky (pro úpravu rezervace) nebo křížku (pro smazání rezervace) u zadané rezervace. Při úpravě rezervace není možné dodatečně doplňovat opakovanost rezervace; pokud chce uživatel zadat pravidelné využívání objektu, musí si vytvořit rezervaci novou Dohledání smazané rezervace Pokud potřebujete obnovit smazanou rezervaci, stačí kliknout, pokud k tomu máte od správce aplikace přidělená práva, na ikonku Smazané v pravém horním rohu. Následně se rozbalí tabulka s přehledem smazaných rezervací a s nabídkou možnosti obnovit vybranou rezervaci. 72 / 91

73 4.21 Modul schvalování Modul schvalování je výrazným pomocníkem pro zajištění přehledného oběhu jakýchkoliv firemních dokumentů a pro zajištění jejich efektivního schvalovacího procesu. Je možné ho využít např. pro schvalování faktur, objednávek apod. Zjednodušuje a zrychluje administrativní záležitosti spojené s procesem schvalováním v rámci firmy, odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Správce aplikace vytvoří pro Vaši společnost jednotlivé typy dokumentů faktury, smlouvy, nabídky, objednávky a přiřadí k nim práva uživatelů, kteří je mohou zadávat asistentky, účetní, ekonomové a uživatele, kteří je mohou schvalovat (vedoucí); dokument pak v rámci intranetu absolvuje proces vložení, schválení/zamítnutí a je v systému nadále evidován i s poznámkami k jednotlivým krokům. S takto nastaveným workflow je možné řešit libovolné procesy schvalování rozličných typů dokumentů v několikastupňové hierarchii podle firemní struktury a podle požadavků společnosti Nastavení modulu schvalování Přístup do modulu schvalování s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Schvalování Přístupová práva k modulu schvalování V rámci modulu schvalování může mít uživatel následující přístupy: číst, číst a zapisovat, číst, zapisovat, mazat a obnovit. Práva pro využívání tohoto modulu přiděluje správce aplikace. V rámci nastavení modulu schvalování přiděluje správce aplikace práva k jednotlivým typům dokumentů, nikoliv k modulu jako celku. V sekci Nastavení, záložka Schvalování dále správce intranetu přiděluje ke konkrétním typům dokumentů jejich relevantní schvalovatele Přidání typu dokumentu ke schválení Správce aplikace může v sekci Nastavení, záložce Schvalování přidat nový typ dokumentu ke schválení. Po kliknutí na tlačítko Přidat typ doplní správce aplikace název typu dokumentu, jeho popis a počet podpisů potřebných ke schválení/zamítnutí dokumentu. 73 / 91

74 Přidání dokumentu ke schválení Nový dokument ke schválení přidá uživatel, který k tomu má přidělena práva, kliknutím na tlačítko Přidat dokument v pravé části obrazovky. Následně se objeví tabulka, do které uživatel zadá název dokumentu, jeho popis, termín, do kdy má být dokument schválen, a přidáním přílohy nahraje znění dokumentu. Po přidání dokumentu jsou nadefinovaní schvalovatelé automaticky em informování o vložení nového dokumentu ke schválení/zamítnutí. Kliknutím na název dokumentu uvedený v textu zaslaného u se potenciální schvalovatel dostane přímo na znění dokumentu Schválení nebo zamítnutí dokumentu Pokud má schvalovatel přidělena práva pro schválení určitého dokumentu, je třeba kliknout na daný dokument v přehledu vložených dokumentů. Následně se rozbalí tato tabulka s podrobnými informacemi o vloženém dokumentu ke schválení: V její dolní části může schvalovatel kliknout na tlačítko Schválit nebo na tlačítko Zamítnout, čímž dokument schválí/zamítne, případně může doplnit poznámku, a to kliknutím na tlačítko Přidat poznámku. 74 / 91

75 Zobrazení sloupců U každého zadaného dokumentu je možné blíže nadefinovat jeho specifikaci, a to doplněním údajů v následujících sloupcích: název, popis, stav, vložil, vloženo, schválit do, podepsal/zamítl atd. Uživatel si může zvolit, které sloupce v přehledu dokumentů chce mít v danou chvíli zobrazené, a to kliknutím na tlačítko Zobrazit sloupce. Následně se objeví tabulka, ve které si uživatel kliknutím na daný název sloupce vypne zobrazení tohoto sloupce. Pokud chce uživatel následně zobrazit sloupec zpět, je třeba opět kliknout na název sloupce. Zde je např. vypnuto zobrazení sloupce Přílohy Detail dokumentu Detail dokumentu si může zobrazit uživatel, který k tomu má od správce aplikace přidělena práva, a to kliknutím na ikonu oka, která je zobrazena na konci každého řádku u daného dokumentu. Po kliknutí na tuto ikonu se zobrazí podrobnosti o daném dokumentu. Zde může schvalovatel doplnit případné poznámky ke schválenému/zamítnutému dokumentu. 75 / 91

76 Smazání dokumentu Smazat dokument může jen ten uživatel, který k tomu má od správce aplikace přidělena práva. Ke smazání dokumentu slouží ikona křížku, která je uvedena v přehledu dokumentů na konci řádku u každého dokumentu Export a tisk přehledu dokumentů Přehled vložených dokumentů je možné si buď vytisknout, a to kliknutím na tlačítko Tisk, nebo stáhnout do excelovské tabulky kliknutím na tlačítko Export do Excelu. Export do Excelu je funkční pouze pokud máte aplikaci spuštěnou v internetovém prohlížeči Chrome. 76 / 91

77 4.22 Modul sms Modul sms slouží k rychlému informování zaměstnanců (např. o změně termínu, připomenutí důležitého úkolu či události, svolání jednání) prostřednictvím sms zpráv. V případě potřeby může uživatel, který k tomu má od správce aplikace přidělená práva, zaslat jednomu či více zaměstnancům, kteří jsou vedeni v rámci aplikace jako uživatelé, sms zprávu, což je výhodné například při větším počtu příjemců zprávy pohybujících se mimo pracoviště. Počet uživatelů, kterým je možné zaslat najednou sms zprávu, není omezen, resp. odpovídá počtu uživatelů, kteří v rámci firmy využívají aplikaci eintranet. Rozsah zprávy je omezen na 140 znaků. Příjemcům se před zněním zprávy zobrazí text SMS z intranetu Nastavení modulu sms Přístup do modulu sms s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Sms Přístupová práva k modulu sms V rámci modulu sms je možné nastavit následující přístupová práva: nemá přístup nebo odesílat sms Zadání příjemců zprávy Po rozkliknutí modulu sms se v horní části obrazovky zobrazí uživatelé, kterým je možné sms zprávu zaslat. Pro zahrnutí uživatele do příjemců sms stačí zaškrtnout check-box před jeho jménem. Jako příjemce sms zprávy je možné označit libovolný počet uživatelů. Zobrazují se pouze uživatelé s platným mobilním telefonním číslem z ČR Zadání textu zprávy Text zprávy zadá uživatel, který má od správce aplikace přidělena práva k odesílání sms zpráv, do okna zobrazovaného na úvodní stránce modulu. Zpráva může obsahovat maximálně 140 znaků. Příjemcům se před zněním zprávy zobrazí text SMS z intranetu Odeslání zprávy Zpráva se odešle po kliknutí na tlačítko Odeslat, které se nachází pod oknem pro doplnění textu sms zprávy. 77 / 91

78 4.23 Modul soubory Modul soubory představuje vnitrofiremní prostor pro uchovávání různých typů souborů, tj. slouží jako úložiště dokumentů, audio záznamů, videí, obrázků a dalších. Nahrané soubory je možné dle potřeby třídit do složek a je možné v nich vyhledávat podle názvu i podle typy souboru. Má-li k tomu uživatel přidělena práva, může vytvářet složky, do kterých se budou jednotlivé soubory zařazovat Nastavení modulu soubory Přístup do modulu soubory s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Soubory Přístupová práva k modulu soubory V rámci modulu soubory je možné nastavit následující přístupová práva: nemá přístup číst číst, zapisovat číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše Nahrání souboru Nový soubor uživatel nahraje po kliknutí na ikonku Nahrát soubor souboru či vybraných souborů., a to přetažením vybraného Vytvoření nového souboru Vytvoření jednoduchého textového souboru je možné i v rámci modulu soubory. Po kliknutí na ikonku uživatel zadá jméno souboru a následně doplní obsah, resp. text souboru Přidání nové složky Novou složku uživatel vytvoří kliknutím na ikonku Nová složka další soubory podle relevantnosti.. Do ní je pak možné ukládat 78 / 91

79 4.24 Modul testy Modul testy umožňuje vytváření online testů s různými typy testovacích otázek dle potřeby autora testu. Výsledky testu se generují automaticky a je možné si je nechat utříděně zobrazit v přehledných tabulkách. Modul testy je možné využít zejména v rámci systému firemního vzdělávání či v případě potřeby zjišťování znalostí dalších spolupracujících subjektů (zákazníků, klientů, pacientů apod.). Připravené testy mohou být dostupné jednak uživatelům intranetu (všem uživatelům nebo pouze vybraným) nebo je možné testy za pomoci vygenerovaného odkazu zpřístupnit komukoliv, komu správce testu zašle daný odkaz. U testů je možné nastavit časový limit na jejich vyplnění a též datum, od kdy do kdy budou testy dostupné pro vyplnění, což umožňuje například splnění vybraného úkolu pouze v čase požadovaném správcem testu. V rámci testu mohou být použity různé typy testovacích otázek s rozličnými typy odpovědí např. textová odpověď, číselná odpověď, výběr 1 správné možnosti, výběr více správných možností, výběr z obrázků či doplnění požadovaného. Při vlastní realizaci testu je možné zvolit, zda se budou otázky v testu řadit náhodně nebo zda se vybere jen určitý počet testovacích otázek. Dále je možné nastavit, zda se testovanému po zadání jeho odpovědi zobrazí, jaká odpověď byla správná. U testu je možné také zadat, zda si testovanému na konci testu zobrazí informace o úspěšném/neúspěšném absolvování testu (správce testu nastaví také minimální počet bodů pro úspěšné absolvování testu) a zda může testovaný test absolvovat vícekrát Nastavení modulu testy Přístup do modulu úkoly s konkrétními přístupovými právy zadává uživateli správce aplikace v sekci Nastavení, záložka Testy Přístupová práva k modulu testy V rámci modulu testy je možné nastavit následující přístupová práva: bez přístupu ke správě testů zobrazovat výsledky všech testů vytvářet nové testy a zobrazovat výsledky Vytvoření nového testu Nový test může vytvořit pouze uživatel (správce testu), který k tomu má přidělena práva, v sekci Správa testů, a to kliknutím na tlačítko Vytvořit nový test. 79 / 91

80 Následně se rozbalí tabulka, ve které správce testu doplní či vybere následující údaje: Název testu Termín, kdy bude test možné vyplňovat (od-do) Komu bude test přístupný (všem nebo vybraným uživatelům eintranetu či komukoliv, kdo obdrží vygenerovaný odkaz) Časový limit pro splnění testu (pokud není třeba, vyplní se 0) Možnost náhodného řazení otázek Možnost výběru náhodného počtu otázek pro test Možnost zobrazení správných odpovědí Možnost absolvování testu vícekrát Možnost zobrazení informace o tom, zda testovaný v testu uspěl či ne Minimální počet bodů nutných pro úspěšné absolvování testu Logo umožňuje nahrát obrázek firemního loga či vlastního loga testu (pouze 1 obrázek) Úvodní text zobrazí se uživatelům při zahájení testu (například pokyny pro vyplnění testu) Text na konci např. poděkování za účast v testu VLOŽIT CELÝ OBRÁZEK 80 / 91

81 Přidání nové otázky Novou otázku vloží správce testu kliknutím na tlačítko Upravit otázky, které se nachází v úvodním zobrazení přehledu testů v sekci Správa anket. Po kliknutí na tlačítko Přidat další otázku, které se nachází v pravém horním rohu obrazovky, se zobrazí tabulka, ve které uživatel nadefinuje novou otázku doplní její znění a vybere typ odpovědi na otázku. Možné typy odpovědí jsou: textová odpověď umožňuje jakýkoliv typ textové odpovědi číselná odpověď výběr 1 ze zadaných možností z nabízených variant odpovědí vybere testovaný 1 možnost výběr několika možností ze zadaných možností z nabízených variant odpovědí může testovaný vybrat 1 nebo více správných odpovědí výběr jednoho obrázku ze zadaných testovaný označí jednu variantu obrázku doplňování slov/písmen Při vytváření testových otázek je nutné dbát na přesnou definici otázky a ověřovat jednoznačnost odpovědí na vytvořenou otázku pokud např. je správně na otázku odpověď Jan Novák, systém v případě odpovědi pouze Novák vyhodnotí odpověď jako špatnou. Je tedy třeba do otázky specifikovat, že správná odpověď je pouze jméno a příjmení. 81 / 91

82 Řazení otázek Pořadí vytvořených otázek je možné variabilně upravovat, a to pomocí šipek, které se nacházejí vedle čísla otázky. Kliknutím na šipku se otázka posune vždy o 1 místo Úprava či smazání otázky Pro úpravu či smazání otázky je třeba ve sloupci Akce, který se nachází na konci řádku u každé otázky v přehledu otázek, kliknout na ikonku tužky (v případě potřeby úpravy otázky) nebo křížku (pro smazání otázky) a provést potřebný úkon Náhled testu Náhled vytvořeného testu s možností vyplnění odpovědí u jednotlivých otázek si správce testu zobrazí kliknutím na tlačítko Správa testů., které se nachází ve sloupci Akce na konci řádku u každého testu v sekci Úprava či smazání testu Úprava testu (resp. úvodních informací o testu; pokud je třeba upravit otázky v testu, je třeba k tomu využít tlačítko Upravit otázky viz výše) je možná za pomoci ikonky tužky, která se nachází ve sloupci Akce na konci řádku u každého testu v přehledu testů v sekci Správa testů. Ke smazání testu slouží ikona křížku, která se nachází tamtéž Výsledky testů Výsledky testu si správce testu zobrazí v sekci Výsledky testů, a to kliknutím na ikonu sloupců. Následně se zobrazí tabulka, ve které správce testu uvidí, kdo a kdy test absolvoval, kolik vyplnil otázek, jak dlouho mu to trvalo, kolik získal bodů a zda v testu uspěl. 82 / 91

83 V případě, že chce správce testu znát konkrétní odpovědi testovaného, musí kliknout na ikonu oka, které se nachází na konci řádku. Následně se zobrazí tabulka, ve které správce testu uvidí jednotlivé otázky s odpověďmi testovaného. Pro případ vymazání testu testovaného (a umožnění nového složení testu) slouží ikona křížku Moje testy V sekci Moje testy se uživateli zobrazují testy, které mu byly přiděleny a kterých se má zúčastnit. 83 / 91