UNICORN COLLEGE BAKALÁŘSKÁ PRÁCE

Transkript

1 UNICORN COLLEGE Katedra informačních technologií BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Aplikace GTD v Unicorn Universe Autor BP: Ondřej Synek Vedoucí BP: Mgr. Peter Buchlák 2012 Praha

2 Zde vložit zadání BP z UU

3 Čestné prohlášení Prohlašuji, že jsem svou bakalářskou práci na téma Aplikace GTD V Unicorn Universe vypracoval samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a s použitím výhradně odborné literatury a dalších informačních zdrojů, které jsou v práci citovány a jsou také uvedeny v seznamu literatury a použitých zdrojů. Jako autor této bakalářské práce dále prohlašuji, že v souvislosti s jejím vytvořením jsem neporušil autorská práva třetích osob a jsem si plně vědom následků porušení ustanovení 11 a následujících autorského zákona č. 121/2000 Sb. V Praze dne Ondřej Synek

4 Poděkování Děkuji vedoucímu bakalářské práce Mgr. Peteru Buchlákovi a dále RNDr. Kateřině Mackové a Ing. Vítu Stinkovi za účinnou metodickou, pedagogickou a odbornou pomoc a další cenné rady při zpracování mé bakalářské práce.

5 Aplikace GTD v Unicorn Universe GTD Application in Unicorn Universe 5

6 Abstrakt Tématem mé bakalářské práce je aplikace metody Getting Things Done (dále jen "GTD") nad platformou Unicorn Enterprise System (dále jen "UES"), s použitím internetové služby Unicorn Universe (dále jen "UU"). Hlavní motivací pro výběr tohoto tématu byl trend stálé se zvětšujícího množství úkolů, záležitostí k řešení a obecně povinností, které si na sebe každý z nás bere. Bohužel, oproti stále se zvyšujícímu počtu závazků se nijak nemění množství času, který pro splnění toho všeho potřebujeme. Den má stále 24 hodin a tak je na každém z nás, jak s tímto časem hospodaří, jak jej dělí mezi pracovní a soukromé aktivity, kolik z něj věnuje svým blízkým a zda nějaký čas investuje pouze do sebe samotného. Záměrem mé práce je důkladná analýza a popis metody GTD a detailní návrh implementace metody GTD v Unicorn Universe. V takové podobě, která bude nejen funkční, ale také kvalitní, to znamená, že výsledný systém bude disponovat schopností být použit. Cílové řešení je určené pro všechny stávající uživatele systému Unicorn Universe. Jejím účelem je podpora řízení osobního času. Klčová slova: Getting Things Done (GTD), David Allen, Metoda, Unicorn Universe (UU), Unicorn ES Platform (UES), My Territory, akce, projekt, formulář, skript, kolovník, kalendář. 6

7 Abstract The topic of my thesis is the application of method Getting Things Done (GTD) over the platform Unicorn Enterprise System (UES) with the use of web service Unicorn Universe (UU). The main motivation for the choice of this topic was the trend of ever-increasing amount of tasks, errands to solve and general duties that are taken on by each of us. Unfortunately, in comparison with the ever-increasing number of obligations, the amount of given time for their fulfillment does not change. One day still has 24 hours and therefore it is up to each of us how we manage our time; how we divide it between work and personal life, how much time we dedicate to our close ones and if we leave any time to ourselves. The aim of my work is a thorough analysis and description of the method GTD and a detailed proposal of this method in UU. The proposed method should be not only functional but also of a high quality, meaning that the resulting system will be usable. The final solution is intended for all current users of the system UU and its aim is to support the management of their personal time. Key words: Getting Things Done (GTD), David Allen, Method, Unicorn Universe (UU), Unicorn ES Platform (UES), My Territory, action, project, form, script, tasklist, calendar. 7

8 Obsah 1. ÚVOD A ZÁMĚR SOUČASNÝ STAV, VÝSLEDKY A POPIS ANKETY DAVID ALLEN & METODA GTD David Allen GTD ANALÝZA METODY GTD Pětistupňové řízení pracovního procesu Krok první sběr záležitostí Krok druhý Zpracování záležitosti Krok třetí Uspořádání záležitostí Krok čtvrtý - Hodnocení Krok pátý Provedení ANALÝZA TRHU SOUČASNÉ NÁSTROJE GTD Remember The Milk (RTM) [8] Wunderlist [6] Nozbe [7] UNICORN UNIVERSE Základní popis Struktura Unicorn Universe Teritoria v rámci Unicorn Universe Vstup do Unicorn Universe Artefakt Obsah artefaktu Životní cyklus artefaktu Digital workspace Úkolovník Diář NÁVRH IMPLEMENTACE GTD V UNICORN UNIVERSE Očekávané přínosy Koncept řešení Organizační struktura

9 7.4. GTD Meta model Popis meta artefaktů GTD Portál GTD Zakládací formulář GTD Zápisník Kontext Seznam Projekt Popis skriptů ZÁVĚR PRAMENY SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK SEZNAM POUŽITÝCH OBRÁZKŮ SEZNAM POUŽITÝCH TABULEK PŘÍLOHY Příloha č. 1 CD GTD v Unicorn Universe

10 1. ÚVOD A ZÁMĚR Tématem mé bakalářské práce je aplikace metody Getting Things Done (dále jen "GTD") nad platformou Unicorn Enterprise System (dále jen "UES") s použitím internetové služby Unicorn Universe (dále jen "UU"). K výběru tohoto tématu mne vedl především současný trend, který doprovází snad každého, kdo chce v životě něčeho velkého dosáhnout. Tím trendem je stálé se zvětšující množství úkolů, závazků, záležitostí k řešení a obecně povinností, které si na sebe každý z nás bere. Jak říká autor metody GTD, náš mozek není na takové množství podmětů uzpůsoben [1]. Právě z tohoto důvodu již vznikla a stále vzniká řada řešení, jak tento pomyslný chaos přesunout z vlastní hlavy na jiné médium, které nám poté připomene, co a kdy je potřeba udělat, abychom se svých závazků včas zbavili a uspokojili zadavatele, věřitele či pouze sebe samotné. Ke vzniku těchto nástrojů výrazně přispívá nezastavitelný vývoj informačních a komunikačních technologií. Média, neboli zařízení, do kterých své myšlenky můžeme přesunout, jsou čím dál tím výkonnější, menší a většina z nás je má stále na blízku. Dle mého názoru nelze jasně říci, zda je takový nástroj či metoda nepostradatelná. Každý jsme jiný a jen těžko bychom vysvětlovali např. našim babičkám a dědečkům, že to bez počítačů nejde, když si celý život vystačili s kouskem papíru a obyčejnou tužkou. Je ale na místě v situaci, kdy nevíme, kde nám hlava stojí a kdy pociťujeme chaos ve vlastních závazcích a povinnostech zvážit dostupné metody a nástroje, které by tuto nepříjemnou situaci mohly podpořit. Já osobně jsem do doby, než jsem se setkal s GTD nepoužíval žádnou z metod, o kterých se budu v rámci své práce zmiňovat. Postupem času mi však v zaměstnání i v soukromí vznikalo stále více záležitostí, které je potřeba řešit. V tu chvíli jsem pochopil podstatu knihy "Mít vše hotovo", kterou mi tehdy půjčil spolužák s tím, že to je "fakt použitelný". Neřídím se striktně dle metody GTD, ale vybral jsem si z ní to, co považuji opravdu za 10

11 efektivní způsob podpory mého personálního organizování času a přizpůsobil jsem si to svým potřebám a zvykům. Záměrem mé práce je důkladná analýza metody GTD vzhledem k současné situaci mezi "běžnými" lidmi a jejich vztahu k řízení osobního a pracovního času, popřípadě řízení úkolů. Dále je cílem detailní návrh implementace metody GTD nad platformou UES v takové podobě, která bude nejen funkční, ale také kvalitní, to znamená, že výsledný systém pro řízení času a úkolů bude disponovat schopností být použit. Cílové řešení je určené pro všechny stávající uživatele systému Unicorn Universe. Jejím účelem je podpora řízení osobního času. Obr. č. 1 Záměr práce Motivací pro implementaci aplikace v prostředí Unicorn Universe je skutečnost, že uživatelé v Unicorn Universe systematicky řídí svůj pracovní život, ale pro řízení osobních záležitostí může být systém v mnoha ohledech složitý, a proto soukromé záležitosti obvykle řídí v jiných, jednodušších aplikacích. V rámci této práce nabízím jednoduché, ale vysoce kvalitní řešení pro přesun všedních povinností a souvisejícího řízení osobního času do systému Unicorn Universe, do My Territory, hned vedle Vaší práce. 11

12 Pro Vaší orientaci v této práci si dovolím věnovat pár slov tomu, jak je práce členěna a kde naleznete to podstatné. První kapitola nese název "Současný stav, výsledky a popis ankety". Kromě popisu současného stavu, jsem vypracoval anketu, prostřednictvím které jsem Vám zprostředkoval pohled na skupinu skutečných lidí ruzných charakterů a povah a jejich návyky v souvislosti s řízením osobního času. V druhé kapitole, která se jmenuje "GTD & David Allen" Vám představím samotnou metodu, které se tato práce týka a představím Vám jejího autora, který se díky tomuto dílu proslavil doslova po celém světe. Následuje kapitola "Analýza metody GTD" v rámci které popíši principy, praktiky a procesy, z kterých se metoda skládá a v krátkosti zmíním co vše je potřeba pro zavedení této metody do běžného života. Ještě před samotnou aplikací uvádím kapitolu "Analýza trhu - současné nástroje reflektující GTD", kde uvedu několik existujících aplikací dle jednotlivých platforem, popíši jejich výhody, nevýhody, ukáži jak vypadají a jaké jsou mezi nimi zásadní rozdíly. Už jsem zmínil, že jedním z cílu je implementace GTD na platformě UES/UU, proto této platformě věnuji samostatnou kapitolu "Platforma UES a služba Unicorn Universe", ve které Vás seznámím s unikátními vlastnostmi této platformy, popíši její základní vlastnosti a principy. Následovat bude kapitola "Aplikace metody GTD na platformě UES", která bude interpretovat detailní návrh implementace a poskytne také návod, jak tuto aplikaci používat. Zhodnocení celé práce, jak probíhala samotná realizace, co jsem se v průběhu naučil, zda jsem se poučil a zda se mi podařilo dosáhnout svého cíle naleznete v kapitole "Závěr". Použité zdroje a přílohy budou uvedeny na samotném konci této práce, spolu s definicí pojmů, použitých zkratek, obrázků a příloh. 12

13 2. SOUČASNÝ STAV, VÝSLEDKY A POPIS ANKETY Jeden z největších problému současnosti je čas. Každý ho máme nedostatek, respektive každý toho potřebujeme stihnout mnohem více, než si můžeme dovolit vzhledem k času, který máme k dispozici. Důsledkem je spěch. Ještě před pár lety bylo zcela normální, že pravidelný spoj či linka veřejné dopravy jezdila třikrát za hodinu. Tehdy se buď člověk podíval dopředu na jízdní řád a na zastávku vyrazil tak, aby to stihnul akorát před odjezdem, nebo mu prostě vlak či autobus ujel. Pak nezbylo nic jiného, než si počkat na další a nějak se zabavit, ale přesto si z toho nikdo nic nedělal. Dnes jezdí většina pravidelných linek každých pět až deset minut a každý kdo nepřijde na čas a musí těchto pět minut čekat je nervózní a mrzutý, protože to je pro něj ztráta času. Podobný příklad mám také od svého otce, který reaguje na dnešní svět mobilních telefonů tím, že když si tehdy v době tvrdé totality dal s někým schůzku na Václavském náměstí pod koněm ve tři hodiny a on tam nebyl, nezbylo prostě nic jiného, než tam půl hodiny nebo hodinu počkat. Nebyla totiž možnost vytáhnout z kapsy mobilní telefon, zavolat a zeptat se, co se děje, zda se něco nestalo nebo proč se opozdí. Chci tím naznačit, že dnes máme každý na spěch nehledě na to, že nám moderní doba život tolik usnadňuje. Spěch úzce souvisí s osobním časem, respektive s řízením osobního času, stejně tak s řízením úkolů. Málo kdo si vede notýsek, do kterého si systematicky zapisuje vše, co je potřeba udělat, kdy, jak a co k tomu potřebuje. Velká část z nás si myslí, že dokáže vše, co potřebuje uchovat, uložit ve vlastní hlavě a později, až bude čas to zpracovat. Problém je v tom, že nikdy nevíte, kdy takový čas na zpracování přijde. Druhým problémem je fakt, že lidský mozek není přizpůsoben k tomu, aby si vše zapamatoval a později utřídil. Tak to bohužel nefunguje. Právě toto je jeden z hlavním podmětů k vytváření různých metod a nástrojů pro podporu řízení osobního času, úkolů a jiných činností, tzv. time management. Time management znamená v první řadě sebedisciplínu. Nejdůležitější je vnitřní postoj a motivace a samozřejmě to, že jste aktivní. Čas jako takový řídit nemůžeme, ale můžeme 13

14 řídit naše zacházení s ním. Dosáhnout více v kratším čase - na to neexistují žádné kouzelnické triky - musíme vědět, kam chceme, co je pro nás nejdůležitější, čeho a jak chceme dosáhnout. [5] Abych současný stav toho, jak lidé řídí svůj čas a úkoly neodhadoval pouze na základě svých pocitů a vlastních názorů, vybral jsem ze svého okolí 60 lidí různého charakteru a předložil jim jednoduchý formulář k vyplnění (formulář je online k nahlédnutí na adrese: XJCX1E6MQ) a ve formátu PDF je součástí přiloženého CD. Formulář se skládá z 10 otázek, z toho 8 otázek se týká řízení času a úkolů a 2 otázky jsem použil pro segmentaci respondentů. Všichni oslovení pracují více či méně s informačními technologiemi (formulář jsem rozeslal prostřednictvím u, takže každý z nich používá počítač minimálně za účelem komunikace). Mezi oslovenými bylo 47 zaměstnanců, z toho 18 lidí vedle svého zaměstnání stále studuje. Dále 6 studentů, 6 podnikatelů a 1 člověk na volné noze. Následující tabulka shrnuje jednotlivé otázky, které souvisí s řízením osobního času a úkolů a stav odpovědí, včetně grafického vyjádření. 14

15 Tabulka č. 1 Výsledky ankety Otázka Odpovědi Graf Používáš nějaký nástroj pro řízení svého času a úkolů? Používáš pro řízení svého času a úkolů nějakou konkrétní / známou metodu? Ano: 54 (90%) Ne: 6 (10%) Ano: 22 (37%) Ne: 38 (63%) Preferuješ papír a tužku (diář) nebo notebook (tablet)? Papír a tužka (diář): 25 (42%) Notebook (tablet): 30 (50%) Ani jedno: 5 (8%) Slyšel jsi někdy o metodě Getting Things Done (GTD)? Ano: 28 (47%) Ne: 32 (53%) Máš svůj vlastní čas, úkoly a povinnnosti zcela pod kontrolou? Ano: 26 (43%) Ne: 35 (57%) Jak často se díváš do svých úkolů / diáře / upomínek: 1x denně: 13 (22%) 2x denně: 12 (20%) 3x denně: 6 (10%) Víckrát: 29 (48%) Myslíš si, že by Ti v osobní organizaci času a úkolů mohla pomoci nějaká speciální metoda? Zkusil jsi už nějakou takovou metodu aplikovat v praxi? Ano: 34 (57%) Ne: 26 (43%) Ano, stále ji používám: 9 (15%) Ano, ale dlouho mi to nevydrželo: 12 (20%) Mám to v plánu: 12 (20%) Ne: 26 (43%) Jiná odpověď: 1 (2% 15

16 Z této ankety (formuláře) nelze samozřejmě závazně vycházet, ale jako podklad pro komentář k současné situaci to postačí. Dobrou zprávou je, že nedostatek času a kapacity vlastního mozku si uvědomuje 90 % dotázaných, kteří používají pro podporu řízení času a úkolů nějaký nástroj. Konkrétní metodu už ale používá pouhých 37 % (tzn., že 53 % používá nějaký nástroj bez systému, který by definovala konkrétní metoda). Poměrně velkým překvapením byly odpovědi na otázku, zda je více preferován papír s tužkou či notebook 50 % preferuje notebook, 8 % ani jedno a 42 % dotázaných by se stále rozhodla raději pro papír s tužkou. O metodě GTD slyšelo 47 % z dotázaných, což je dle mého názoru velice málo, vzhledem k celkové popularitě metody a jejího autora. 57 % dotázaných přiznalo, že nemá svůj čas, úkoly a jiné povinnosti zcela pod kontrolou a stejné množství dotázaných, tj. opět 57 % myslí, že mohla být některá z existujících metod užitečná. Do svých diářů, úkolů či upomínek se z 48 % z dotázaných podívá Víckrát než 3x denně. Pouhých 15 % používá pro řízení osobního času a úkolů nějakou existující metodu, 43 % to nikdy ani nezkusilo. Kdybychom odpovědi rozdělili od oka, dalo by se obecně říci, že polovina z dotázaných nezná metodu, o které pojednává tato bakalářská práce, nikdy s ní nepřišla do styku a ani žádnou podobnou v praxi nikdy nevyzkoušela. Druhá polovina ji zná, ale málo kdo ji prakticky používá. Mnozí mají ve svém počítači, mobilním zařízení či pouze diáři prostor / nástroj pro evidenci úkolů, času a povinností, ale konkrétní systém pro zpracování, který definují metody jako je GTD spíš nepoužívají. 16

17 3. DAVID ALLEN & METODA GTD 3.1. David Allen David Allen je autor, konzultant a lektor v oblasti osobní a pracovní produktivity. Je zakladatel a výkonný ředitel společnosti David Allen. David Allen je celosvětově uznáván jako přední světový odborník na osobní organizaci času a produktivitu práce. Jeho úspěch je výsledkem 30ti let výzkumu, koučování a vzdělávání některých z nejznámějších manažerů z celého světa, ze společností a institucí jako je např. Microsoft, HP aj. [5] Je považován za jednoho z nejvlivnějších myslitelů současnosti a získal desítky prestižních ocenění. Byl například oceněn časopisem Forbes jako jeden z pěti nejvýkonnějších výkonných manažerů ve Spojených státech, magazín Leadership magazine ho jmenoval jako jednoho z "Top 100 tought leaders". [5] Proslul jako autor time managementové metody Getting Things Done, jejíž principy shrnul ve stejnojmenné knize, která se stala celosvětovým bestsellerem a byla přeložena do více než 30 jazyků. Prodalo se jí přes milion výtisků. [5] David Allen vyrůstal ve Shreveportu v Louisině, vystudoval New College v Sarasotě na Floridě a Kalifornskou univerzitu v Berkeley, kde absoloval z amerických dějin. Sám sebe charakterizuje jako nejlínějšího člověka na světě a tvrdí, že do svých 35 let údajně vystřídal 35 profesí. Živil se mimo jiné jako iluzionista, obchodník, trenér karate (vlastní černý pás), prodejce vitamínů, manažer zahradnické firmy, benzínky či cestovní kanceláře a později jako instruktor osobního rozvoje. Na začátku 80. let pomáhal vytvořit program pro manažery firmy Lockheed. [5] Tehdy také začal formovat své principy pro řízení osobní produktivity. Dnes je prezidentem firmy David Allen & Co, která nabízí stále populárnější semináře 17

18 a produkty týkající se produktivity práce jak jednotlivcům, tak společnostem. Se svou čtvrtou ženou Kathryn žije v kalifornském Ojai. [5] 3.2. GTD Getting Things Done, (často zkracováno na GTD ) patří v současné době mezi populární metody organizace práce, osobního času a úkolů. [1] GTD není klasická time-managementová metoda, orientuje se především na kroky spojené s řízením pracovního procesu. Protože mozek člověka není podle Allena primárně uzpůsoben tomu, aby si pamatoval a připomínal úkoly, schůzky a všechny další události a závazky, doporučuje Allen vytvořit si externí systém různých druhů seznamů, které následně poslouží jako připomenutí, tedy takové seznamy, do které je nutné pravidelně udržovat aktuální. [1] Člověk se tedy nemusí věnovat tomu, aby si vzpomněl na to, co má dělat, ale může využít plně kapacity mozku, aby se soustředil na provedení konkrétního úkolu. [1] Hlavní přínos GTD spočívá v tom, že učí člověka uvolnit mysl a vytvořit si důvěryhodný externí systém, který mu umožní soustředit se na jednu věc, aniž by musel přemýšlet nad ostatními záležitostmi. Pomocí přesně definovaných projektů a jednotlivých konkrétních dalších kroků učí neustále kontrolovat všechny činnosti, kterých se účastní. A v neposlední řadě také nabízí nástroj, díky němuž může člověk snadno zpracovat obrovské množství informací, které na něj dnešní doba informačního digitálního věku klade. [1] Pro úspěšné zavedení metody GTD do běžného života je nutné osvojit si základní proces Řízení činností, který se skládá ze tří částí. [1] První částí je utřídění aktivit, neboli stanovení toho, jak naložíme s vlastním časem, co uděláme s informacemi, jaké fyzické kroky podnikneme a na co je třeba se vzhledem k svým prioritám zaměřit. Jak praví jedno řecké přísloví: "Začít je půl každé činnosti". [1] 18

19 Druhou částí je hodnota přístupu "Zdola nahoru", díky kterému lze nastolit pořádek i ve chvíli, kdy se v záležitostech doslova topíme. Tento přístup může výrazně podpořit osobní produktivitu a spočívá v tom, že vždy začínáme od těch nejpřízemnějších, nejmenších aktuálních činností a závazků. Jednoduché závazky lze totiž vyřešit mnohem rychleji a uvolnit tak kapacitu pro ty náročné. Cílem přístupu je mít pod kontrolou vše, co je aktuální a co je potřeba vyřídit ihned a současně předcházet chaosu, který může nastat, zabýváme-li se vším naráz. [1] Třetí částí je horizontální a vertikální řízení činností. Dle Davida Allena je totiž závazky potřeba vnímat ve dvou rovinách, a sice v rovině horizontální a v rovině vertikální. Horizontální kontrola udržuje soudržnost všech aktivit, do nichž jsme zapojeni. Cílem horizontální kontroly je vytvořit systém, ve kterém můžeme sledovat co nejvíce záležitostí, které vyžadují naší pozornost a možnost kdykoliv si tam dodat další potřebné informace. Vertikální kontrola představuje přemýšlení nad jednotlivými záležitostmi dle konkrétních témat a projektů. Zaměřuje se na jediný problém, situaci nebo osobu a zhmotňuje všechny nápady, detaily, priority a sled událostí nutné k jejich zpracování. [1] 19

20 4. ANALÝZA METODY GTD Pomocí metody GTD skutečně lze získat kontrolu nad pracovním i soukromým životem. Abychom dokázali ovládnout práci a předejít tak tomu, že práce ovládá nás, je nutné osvojit si základní principy, ze kterých se tato metoda skládá. V rámci této kapitoly popíši tyto principy bez ohledu na použitý nástroj pro jejich dodržování a bude-li to možné, vždy připojím formou poznámky autora vlastní názor, jak je možné takový princip realizovat v praxi Pětistupňové řízení pracovního procesu Jedná se o základní metodu, kterou David Allen učí jako cestu k dokonalému zvládnutí práce s pocitem uvolnění a kontroly. Ať už jsou okolnosti jakékoliv, při plnění svých úkolů vždy procházíme pěti oddělenými fázemi: Sbíráme věci, které si žádají naší pozornost. Zpracováváme jejich význam a kroky, které je nutné v souvislosti s nimi podniknout. Uspořádáváme výsledky. Hodnotíme výsledky jako možné alternativy. Provádíme činnost za účelem vykonání dané záležitosti. Princip této metody je velice přímočarý, nicméně většina z nás, přestože postupuje při vykonávání úkolů a jiných záležitostí velmi podobně, má v každé ze zmíněných fází veliké rezervy. Celková úroveň zvládání úkolů a organizace osobního času je dána nejslabším článkem tohoto pětikrokového řetězce. Je tedy důležité, aby na sebe všech pět kroků vzájemně navazovalo a každá z fází byla podpořena standardním postupem a důsledně uplatňovanými zásadami. Dalším obecným problémem je fakt, že většina z nás neumí tyto jednotlivé fáze během pracovního dne jasně oddělovat. Častým problémem je touha zvládnout více fází současně. Například při sběru záležitostí, kdy se snažíme rovnou záležitost zpracovat a uspořádat. Toto nikdy nevede k úspěchu, ale 20

21 k chaosu, který nastane v zásadě vždy, kdy děláme více věcí najednou, ale žádnou z nich na sto procent. [1] Obr. 2 Pětistupňové řízení pracovního procesu Krok první sběr záležitostí Účel prvního kroku je naprosto zřejmý. Abychom měli vůbec co zpracovávat, uspořádávat, hodnotit a vykonávat, potřebujeme nějaká data, informace, podněty či jiné záležitosti. Naprosto vše, co během pracovního dne člověk konzumuje ze svého okolí může představovat závazek či úkol. Jinými slovy, ve chvíli, kdy lidský mozek identifikuje nějakou věc, která vyžaduje další zpracování, je potřeba tuto věc uchovat mimo hlavu na takovém místě, o kterém s jistotou vím, že ho pravidelně kontroluji a záznam do něj založený neunikne mé pozornosti. Má-li se mysl přestat na pozadí neustále zabývat všemi rozpracovanými záležitostmi, je potřeba vědět, že existuje místo, kam je sbíráno skutečně vše, co 21

22 by mohlo představovat nějaký úkol nebo jiný závazek, a že to bude někdy v blízké budoucnosti zpracováno a vyhodnoceno. [1] Předmětem sběru je tedy vše, co považujeme za nehotové. Vše, co vyžaduje jakoukoliv změnu stavu. Sběr neprobíhá pouze v samotné hlavě. Probíhá takřka pořád. Například zatímco během pracovního dne sbíráme záležitosti ze svého okolí (například během jízdy tramvají vidím reklamu na knihu, kterou chci přečíst), do našich ových schránek padá pošta, která opět vyžaduje další akci. I v tomto případě jde o sbírání věcí, které spadají do kategorie "záležitostí".[1] Od začátku již několikrát padlo slovo o tom, že sběr prakticky znamená přesun záležitostí z hlavy na nějaké spolehlivé místo. Těchto míst může být libovolný počet a David Allen je nazval tzv. "Kontejnery". Do kontejnerů se uskladní veškeré nedořešené položky a tam čekají na to, až přijde volná chvíle na formulaci jejich významu a rozhodnutí, zda s nimi bude nějak dále naloženo či nikoliv. Tyto kontejnery je potřeba pravidelně vyprazdňovat a udržovat je aktuální, aby byly životaschopné. Nástroje pro sbírání záležitostí mohou být různého charakteru od těch úplně jednoduchých až po ty maximálně sofistikovaná zařízení. Základní typy nástrojů jsou následující: Schránka na fyzické záležitosti V případě, že je záležitost nějakým dokumentem, například složenkou, kterou je třeba zaplatit, časopisem, který chceme přečíst nebo jakýkoliv jiný typ dokumentu, doporučuje Allen pořízení jakékoliv přihrádky ( např. papírová přihrádka na sešity z Ikey - pozn. autora ), do které tyto dokumenty a jiné předměty shromažďujeme pro další zpracování. [1] 22

23 Papírové nástroje na poznámky Například všem známe "stick notes", neboli lepící lístečky, diáře, papírové bloky, sešity a jiné druhy zápisníků. Cokoliv z papíru, na co lze psát a nejlépe v takovém rozměru, abychom to mohli mít vždy po ruce, kdy je třeba něco zaznamenat. [1] Elektronické nástroje na poznámky Tento typ nástrojů pro záznam a sběr záležitostí je zejména v posledních několika letech neuvěřitelně progresivní. Tam, kde bylo ještě před pár lety potřeba použít počítač, který zabíral celý pracovní stůl je dnes k dispozici placaté PDA, chytrý mobilní telefon, notebook či tablet. Na všechna tato zařízení existuje řada aplikací pro záznam a sběr záležitostí. Od těch úplně základních, jako je klasický notepad až po sofistikované systémy, které kromě záznamu textu nabízejí i záznam zvuku, ukládání příloh v jakémkoliv formátu, verzování, úkolování a jiné sofistikované funkce. Kromě toho je v současné době trendem, že tyto aplikace ukládají uživatelská data do tzv. Cloudu (neboli sdíleného úložiště dat), do kterého pak uživatel prostřednictvím internetu přistupuje z několika typů zařízení, takže své záležitosti může zpracovávat i na jiném, než přímo svém zařízení. Většinou stačí pouze připojení k internetu. Tomuto tématu se věnuje jedna z dalších kapitol - Analýza trhu - současné nástroje. [1] Většina ových klientů dnes vedle přijímání a odesílání elektronické pošty poskytuje funkci zápisu poznámek, delegování úkolů či jiných aktivit a mnohé další. Výhodou je možnost propojení aktivity přímo s předmětem, kterého se týká, tedy elektronické zprávy, která vyžaduje další zpracování. [1] Existence sběrného místa však nezaručuje jeho funkčnost. Každý z nás některý z uvedených typů nástrojů už používá, nicméně málo kdo má své sběrné místo opravdu pod kontrolou. David Allen definuje tři požadavky nutné k tomu, aby fáze sběru fungovala nehledě na typ nástroje, který je pro sběr používán: 23

24 Každá záležitost musí být zachycena ve sběrném systému mimo Vaši hlavu Sběrných míst je třeba mít co nejmenší možný počet. Tato místa je třeba pravidelně vyprazdňovat. První bod opět souvisí s tím dostat vše za každou cenu z hlavy. To je podstata celé metody - mít čistou mysl. Kromě toho, že ulevíme vlastní hlavě také zajistíme, že záležitost přenesená do sběrného místa bude ucelená. Už při samotném zápisu či přesunu záležitosti na sběrné místo člověk vždy postupuje tak, aby záležitost měla hlavu i patu z důvodu pozdějšího zpracování. [1] Sběrných míst by mělo být maximálně tolik, kolik je jich skutečně potřeba, ale zároveň co nejméně. Je důležité mít v jakékoliv situaci možnost zaznamenat záležitost. Ať už v práci, kde většinou tato možnost je (papírové poznámky, počítač, diář...) nebo kdekoliv jinde (na dovolené, na víkendu u prarodičů...), vždy bychom měli mít po ruce médium, na které je možné něco zaznamenat a uchovat pro pozdější zpracování. Na druhou stranu je také důležité počet sběrných míst redukovat jak to jen jde, neboť čím více těchto míst máme, tím složitější je jejich údržba. [1] Psané poznámky je třeba pravidelně procházet a zpracovávat, aby nevznikla fronta nevyřízených záležitostí, do kterých se pak nikomu samozřejmě nechce ( typickým příkladem jsou nepřečtené y - jakmile to překročí jistou mez, většina lidí prostě zaškrtne všechny nepřečtené zprávy a označí je jako přečtené, protože jim prostě nechce těch 189 ů jeden po druhém číst - pozn. autora ). Posledním faktorem úspěšného sběru záležitostí je pravidelné vyprazdňování sběrných míst / kontejnerů / schránek. To bylo částečně naznačeno v předchozím odstavci u příkladu s nepřečtenými y. Pokud není sběrné místo pravidelně vyprazdňováno, není aktuální. Pokud není aktuální, stává se ze sběrného místa pouze další schránka pro ukládání amorfního materiálu. Vyprázdněním Allen nemyslí provedení úkolu či jiné činnosti. Vyprázdnění obnáší pouze znovu vyzvednutí záležitosti ze sběrného místa a rozhodnutí o jejím dalším osudu, neboli 24

25 o tom, zda má vůbec smysl se danou záležitostí dále zabývat. Pokud ne, zahodíme ji. Pokud ano, pouze tuto nehotovou položku zařadíme dále do našeho systému pro další zpracování (jak toto provedeme je popsáno v následujících kapitolách). Základním pravidlem je nevracet nic zpět do sběrného místa! Vždy je nutné záležitost zprocesovat, a to ji buď zahodit nebo na ní aplikovat ucelený systém řízení činností, který byl popsán v předchozí kapitole. [1] 25

26 Krok druhý Zpracování záležitosti Zpracování záležitost se skládá z několika dílčích kroků, resp. otázek, které si každý z nás pokládá, když cokoliv zpracovává (někdy si to uvědomujeme, někdy to děláme automaticky, aniž bychom si to uvědomili). Jedná se o otázky "Co to je?", "Je to realizovatelné?", "Jaký je další krok?". Jako pomůcku použijme tzv. rozhodovací strom, který jasně interpretuje celý proces zpracování záležitosti: Obr. 3 Schéma pracovního procesu 26

27 Co to je? Záležitost je nejprve třeba identifikovat, resp. popsat co pro nás znamená a zda je vůbec potřeba vyvíjet jakoukoliv další činnost. [1] Je to realizovatelné? Na to existují pouze dvě odpovědi - ANO či NE. V případě, že to realizovatelné není, jsou tři možnosti jak se záležitostí naložit: Zahodíme ji, protože už ji nepotřebujeme. Nyní není nutná žádná konkrétní akce, ale možná se to bude realizovat v budoucnu. Položka obsahuje potenciálně užitečnou informaci - nechme si ji, může být v budoucnu potřebná (archivace). Pokud je odpověď ANO a záležitost je realizovatelná, vyžaduje další činnost. U každé realizovatelné položky určujeme dvě věci: K jakému projektu jsme se zavázali? (Projekt = Záležitost vyžadující více kroků k její realizaci.) Jaký je další nutný krok? Jedná-li se o projekt, musíme záležitost zaznamenat do seznamu projektů. Projekt v pojetí Davida Allena skutečně znamená cokoliv, co se skládá z více kroků. Jak se tyto projekty řídí, bude popsáno v rámci dalších kapitol. [1] Jaký je další krok? Jedná se o další fyzickou, viditelnou činnost, kterou je třeba vykonat, aby se stávající stav posunul blíž k dokončení. [1] Zabere to méně než 2 minuty? U této otázky jde především o to, abychom si zbytečně systém nezahlcovali záležitostmi, které jdou vyřídit během okamžiku. Pokud tedy záležitost nezabere více než 2 minuty, netřeba ji odkládat a dále zpracovávat, neb samotné další 27

28 zpracování a zařazení do systému tyto 2 minuty s vysokou pravděpodobností zabere. Rovnou to proveďme. Pokud se jedná o činnost, která zabere více jak 2 minuty a současně se nejedná o projekt, je možné záležitost delegovat na jiného řešitele (tzn. že záležitost přesouváme na seznam Čekám na... ) nebo odložit na později (pokud máme konkrétní termín, kdy je třeba záležitost vyřešit, založíme ji do termínového pořadače, pokud tento termín nemáme, zaznamenáme záležitost do jednoho či více seznamů dalších kroků). [1] Krok třetí Uspořádání záležitostí Položky, které byly nashromážděné v průběhu prvního a druhého kroku, jsou více méně vše, co je potřeba v horizontu následujících dnů či týdnů udělat. Tyto položky byly ještě očištěné o ty záležitosti, které nevyžadují žádnou akci (jsou tedy k zahození, k archivaci či k dozrání). V tomto kroku je třeba záležitosti uspořádat. Toto uspořádání je důležitou podmínkou pro fungování celého systému. [1] Ke správě akčních položek je třeba vytvořit tzv. seznamy, rozdělené podle jednotlivých kategorií záležitostí. Znamená to tedy, že pro ukládání projektů bude existovat seznam projektů, pro termínově orientované záležitosti bude existovat termínový pořadač (kalendář / diář) a tak dále - je potřeba jasně kategorizovat všechny záležitosti tak, aby měl každý typ své místo pro uložení, a to kdekoliv, ale především mimo vlastní hlavu. [1] David Allen uvádí pro zjednodušení aplikace metody GTD několik typických seznamů, neboli organizačních kategorií, které doporučuje založit a udržovat. Všechny tyto kategorie mají jedno společné je potřeba je mít ve fyzické podobě. Může se jednat o arch papíru s nadpisem kategorie, pojmenovanou složku, softwarovou aplikaci v počítači nebo v chytrém telefonu. Stejně tak i termínový pořadač může mít papírovou či elektronickou formu. 28

29 Obr. 4 Uspořádání záležitostí Projekty Definice projektu v pojetí Davida Allena: "Projekt je každý očekávaný výsledek, který vyžaduje více než jeden krok." Z daleka se tedy nejedná o projekty, které si představí každý z nás. Může to být cokoliv, co zabere více než jeden dílčí krok, včetně velmi drobných záležitostí. Cokoliv, co se nedokončí v jednom kroku, vyžaduje náplánování úkolu, který má připomenout krok následující. Znamená to tedy, že nidky neprovádíme samotný projekt, ale pouze související kroky. Jakmile je provedeno dostatek správných kroků, nastává stav, odpovídající původní představě a projekt může být označen za hotový. [1] Akce V metodě GTD je další krok, respektive rozhodnutí o nutném dalším kroku ústředním bodem pracovního schématu (viz Obr. 2 - Schéma pracovního procesu). Tento krok musí být bez výjimky další fyzickou, viditelnou činností u všech otevřených úkolů. Kroky je dobré dělit na ty, které je nutné vykonat ihned, dále na ty, které je potřeba vykonat v určitý termín, tedy které patří do termínového 29

30 pořadače a také na akce, u nichž čekáme, až je provede někdo jiný. Ty pak patří do seznamu Čekám na. Pokud je dalších kroků více než 50, doporučuje Allen rozdělit dále seznamy na další kategorie jako jsou Telefonáty, Dotazy na šéfa a podobně. [1] Kalendář / diář Tato organizační kategorie slouží pro evidenci kroků, které jsou vázané ke konkrétnímu času nebo dni a také pro připomínání informací, které budou v konkrétní den potřeba. Kroky, které jsou vázané ke konkrétnímu času obecně nazýváme schůzky. Ty stačí zaznamenat do diáře. Kroky vázané ke konkrétnímu dni neurčují přesný čas, ale pouze den, kdy je třeba krok zvládnout. Není tedy nutné v diáři blokovat konkrétní čas, ale pouze bokem ke konkrétnímu dni poznamenat, že je něco třeba vykonat. [1] Nerealizovatelné položky I pro položky, které nevyžadují žádnou akci, je vhodné udržovat uspořádaný systém. Položky bez akce dělí metoda GTD do tří základních kategorií, a sice: k zahození, k dozrání a k archivaci. Kategorii K zahození použijeme ve chvíli, kdy daná záležitost nemá žádnou hodnotu ani smysl pro další zpracování. Jde zejména o to, aby se tyto bezcenné položky nesmíchali s těmi, které je třeba dále zpracovat. Kategorie K dozrání přijde vhod vždy, bude-li potřeba si záležitost, která nevyžaduje další akci ještě ponechat pro případné budoucí zpracování. Může se jednat o podnět či informaci, která může mít potenciál pro použití v rámci nějakého budoucího projektu nebo jiné činnosti. Pro tyto typy záznamů David Allen doporučuje zřídit seznamy "Někdy / Možná" a termínový pořadač. Seznam "Někdy / Možná" je místo, kam patří vše, čím se chcete ještě někdy zabývat a nechcete na to zapomenout. Možnost vrátit se k některé z těchto záležitostí má 30

31 tento seznam v pravidelných intervalech připomínat. I tento seznam lze dále dělit dle podkategorií, např. "Filmy, které chci vidět, knihy k přečtení, recepty k vyzkoušení" a mnoho dalších. [1] Posledním ze základních seznamů pro nerealizovatelné položky je kategorie K archivaci. Má-li cokoliv, co se dostane mezi ostatní záležitosti nějakou informační hodnotu a nevyžaduje to žádnou akci, je prostě vhodné si to založit někam, kde to bude k dispozici a k dohledání kdykoliv bude potřeba. Opět nezáleží na formě, ukládat lze v papírové i elektronické podobě. Důležité je pouze to, aby informace v archivu šla vždy snadno vyhledat. [1] Pozn. autora : V případě implementace GTD v UU je vytvořen pouze seznam Někdy/Možná a Archiv. Ostatní byly z důvodu účelu a charakteru této konkrétní implementace vyloučené, neb by nepřinesly žádnou přidanou hodnotu uživateli Krok čtvrtý - Hodnocení Aby celý systém fungoval a předchozí kroky měly smysl, je nutné osvojit si na proces pravidelného hodnocení vlastního života a práce. V pojetí metody GTD je krok hodnocení kontrola jednotlivých seznamů, a to alespoň jednou za týden. Jinými slovy, jednou týdně projdete všechny své projekty, seznamy dalších kroků a nedokončené záležitosti. Díky tomuto kroku získáte příležitost vidět na jednom místě vše, co leží před Vámi a zefektivnit pozdější rozhodování o tom, kdy a čemu se budete věnovat. [1] Tuto kontrolu je třeba provádět tak často, jak je potřeba. Zejména je nutné zabránit tomu, aby úlohu zapamatovat si a připomenout nepřevzala opět sama mysl. Je-li systém skutečně ucelený dle předchozích kroků, týdenní hodnocení poskytne čas na sebrání a zpracování všech nevyřízených záležitostí, revizi systému, aktualizaci seznamů a ujasnění a doplnění položek. Celý úspěch této metody spočívá v důvěře v tento systém. Jakmile důvěra není stoprocentní, stále 31

32 je nutné zapojovat vlastní hlavu a pak nemá metoda GTD ani smysl, ani přidanou hodnotu. [1] Krok pátý Provedení Poslední krok pětistupňového řízení pracovního procesu spočívá v rozhodování o tom, do čeho se dát a co nedělat a mít z obojího dobrý pocit. David Allen ve své knize popisuje, že na rozdíl od jiných metod time managementu, v GTD je to právě o člověku a jeho intuici. Věří, že pokud člověk správně aplikuje všechny předchozí kroky, to znamená že si sesbírá, zpracuje, uspořádá a zhodnotí veškeré záležitosti, má tak vyčištěnou hlavu, že může intuitivně a správně rozhodnout, co je potřeba udělat nyní a co naopak ne. Pro zjednodušení těchto rozhodnutí vyvinul tři modely pro rozhodování o tom, co budete dělat: [1] A. Model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování o dalších krocích [1] Pro zrychlení rozhodování o konkrétní činnosti a tedy i zvýšení efektivity pracovního procesu lze uplatnit 4 kritéria v následujícím pořadí: Kontext Dostupný čas Dostupná energie Priorita 32

33 Obr. 5 - Model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování o dalších krocích Kontext Jen málokterou z činností, které jsou evidovány v systému, lze vykonat úplně kdekoliv. Většina z nich vyžaduje konkrétní místo, kde jsou splněny podmínky nutné pro splnění závazku či vykonání záležitosti (doma, v práci,...), případně kde jsou k dispozici potřebné nástroje (počítač, telefon...). [1] Dostupný čas Má-li člověk před sebou úkol, např. odnést oblek do čistírny, ale za 3 minuty začíná jednání s nadřízeným, nemá smysl se úkolem zabývat. [1] Dostupná energie Některé záležitosti vyžadují značné množství energie, ať už fyzické či tvůrčí. Je potřeba umět si přiznat, když na to člověk prostě energii nemá. Výsledek by nikdy nebyl pozitivní. [1] Priorita Priorita v tomto smyslu udává, která činnost se v daném kontextu, s dostupným časem a energie nejvíce zúročí. Je nutné dobře zvážit předchozí body a na základě vlastní úvahy intuitivně rozhodnout. [1] 33

34 B. Trojitý model pro hodnocení každodenní práce V průběhu plnění úkolů nebo obecně, jakékoliv práce se člověk věnuje těmto třem typům aktivit: Předem určená práce Práce, která se objevila Definice vlastní práce Obr. 6 - Trojitý model pro hodnocení každodenní práce Předem určená práce Když dělá člověk předem určenou práci, pracuje s nějakým seznamem, který stanovuje další kroky. Pracuje tedy s úkoly, u kterých někdy předtím stanovil, že bude potřeba je vykonat a řídí tak svůj pracovní postup. [1] Práce, která se objevila V případě věcí, které se objeví nečekaně, ad-hoc, nepředvídaně a netušeně a je potřeba na ně reagovat nebo je okamžitě udělat. [1] 34

35 Definice vlastní práce Jedná se v podstatě o uplatnění všech předchozích kroků a principů. Začít lze u zpracování ových zpráv, hlasové schránky, rozčlenění jednotlivých projektů a dalších kroků. Jakmile je definována veškerá práce a je možné mít důvěru v to, že všechny seznamy úkolů jsou úplné, lze se na základě kontextu, dostupného času, energie a priorit věnovat další práci. [1] C. Šestiúrovňový model pro hodnocení vlastní práce (dle priorit) Volba o tom, co bude provedeno v danou chvíli, by měla vždy vycházet z prioritizace. Aby bylo možné priority stanovit, je nutné nejdříve vědět, co je vaše práce. Na to lze pohlížet nejméně ze šesti různých perspektiv. David Allen GTD použil analogii z letectví a tyto perspektivy popsal dle nadmořské výšky [1]: Vzletová dráha: Aktuální aktivity stop: Aktuální projekty stop: Oblasti zodpovědnosti stop: Cíle na příští rok až dva stop: Vize na 3-5 let Nad stop: Život Obr. 7 - Šestiúrovňový model pro hodnocení vlastní práce (dle priorit) 35

36 Vzletová dráha: Aktuální aktivity Jedná se o seznam všeho, co je potřeba zvládnout, jakmile bude možnost. Jsou to všechny y k vyřízení, telefonáty, pochůzky, podněty k diskuzi se šéfem, s partnerkou... [1] stop: Aktuální projekty Za určitým počtem kroků, které jsou již stanovené a jsou tedy v pořadí, stojí dle Allena 30 až 100 rozpracovaných projektů. Jsou to tedy očekávání či výsledky, kterých je třeba dosáhnout od těch drobných, jako je například naladění kytary, až po ty komplexní, jako je například zorganizování vánočního večírku pro celou firmu. [1] stop: Oblasti zodpovědnosti Většina projektů, nebo alespoň jejich části nějakým způsobem souvisí s určitou zodpovědností. V zaměstnání to může být zodpovědnost za vlastní zaměstnance nebo za pozitivní referenci. Zodpovědnosti ale existují i v životě soukromém, jako například děti, zdraví, finance, domácnost. Je vhodné si oblasti zodpovědnosti kategorizovat. Teprve poté je možné projekty účelně hodnotit. [1] stop: Cíle na příští rok až dva To, čeho chce člověk v následujících 1-2 letech dosáhnout. Výrazně to ovlivňuje způsob definice a formulace vlastních úkolů. Tyto cíle mají dopad i na to, co je v životě skutečně důležité a co zase méně. [1] 36

37 40000 stop: Vize na 3-5 let Plánovat na dobu 3-5 let dopředu znamená přemýšlet v širším spektru kategorií, jako je firemní strategie, trendy životního stylu a podobně. Zde dochází k rozdělení na vnitřní a vnější aspekty života. Mezi vnitřní lze zařadit dlouhodobý rozvoj kariéry, finanční cíle a úvahy. Mezi vnější faktory patří změny týkající se společnosti, pro kterou člověk pracuje a dalších globálních změn na trhu, v technologiích nebo i u konkurence. [1] Nad stop: Život Toto je absolutní nadhled. Proč existuje vaše firma? Proč existujete vy? jde o konečný popis pracovní náplně. O účel z nejvyšší možné abstrakce. Vycházejí z něj všechny cíle, vize, projekty a akce a zase se k němu vracejí. [1] Správné stanovování priorit spočívá v tom, že se každý den znovu rozhodujeme o tom, co chceme nebo musíme vyřídit před vším ostatním, abychom dosáhli svých cílů. [4] To je ovšem velmi obecná definice, neb ještě před samotným stanovením toho, co je pro daný cíl podstatné a co není, je potřeba stanovit prioritu obecného cíle a teprve poté lze hodnotit dílčí aktivity. Proto považuji za velmi vhodné následovat doporučení Davida Allena a jeho analogii z letectví. Je to vhodný způsob, jak získat praktický rámec pro valnou většinu rozhodnutí a úloh, které musíme den co den řešit. [1] 37

38 5. ANALÝZA TRHU SOUČASNÉ NÁSTROJE GTD Dost bylo teorie, nyní se pomalu přesuneme do praxe. Na předchozích řádcích jste se seznámili s metodou GTD. Nyní už je jasné, co nám může adopce této metody přinést. Určitě nikoho nepřekvapí, že David Allen motivoval stovky nadšenců k tomu, aby se dali do vývoje nástroje, který poslouží lépe než standardní textový editor nebo jiné standardní počítačové programy, které pan Allen ve své publikaci zmiňuje. Koneckonců, kniha Getting Things Done: The art of stress-free productivity [1] vznikla již v roce 2001, takže na vznik účelových aplikací měla komunita GTD více než 11 let! Aplikací jsou desítky, možná stovky. Pro účely této práce jsem vybral 3 aplikace, které mne něčím zaujaly. Jedná se o Remember The Milk, Wunderlist a Nozbe. V případě zájmu vyzkoušet si jiné, doporučuji seznam umístěný na adrese kde jsou uvedeny funkční odkazy na všechny doposud vyvinuté a stále využívané nástroje pro GTD. Je třeba podotknout, že žádná z aplikací nectí úplně všechna pravidla a doporučení Davida Allena. Každý vývojář, který se rozhodnul vytvořit aplikaci pro práci dle GTD si z metody vybral to, co mu bylo k srdci nejblíže. A co si budeme povídat, i technologicky nelze pokrýt vše, co David Allen doporučuje (určitě jste si během čtení popisu metody také všimli, že byl pan Allen velký pragmatik a bez tužky a papíru by metoda asi ani nevznikla). Pojďme si nyní představit 3 zmíněné aplikace. Původně jsem chtěl výběr učinit na základě dělení dle platformy, pro kterou je aplikace vytvořena, ale během hledání těch nejlepších jsem dle očekávání zjistil, že ty aplikace, které opravdu stojí za zmínku, jsou ve verzích pro všechny používané operační systémy, tedy MS Windows, MAC OSX, iphone i Android. Rozdíl je zejména v tom, zda je aplikace webová, či nikoliv. Všechny aplikace, se kterými jsem se setkal jsou zdarma a nevyžadují nic víc než ovou adresu. 38

39 5.1. Remember The Milk (RTM) [8] Typ Tenký klient (web based) Dodavatel Remember The Milk Pty Ltd, Australia Silné stránky Map engine (lokace lze zobrazit na mapě), dostupná v mnoha jazykových mutacích včetně ČJ, možnost sdílení úkolů, synchronizace s Google Apps, klávesové zkratky Slabé stránky Chybí možnost přikládání souborů, synchronizace pouze s icalendar, pevný počet kontextů - nelze vytvářet nové (pouze lokace, což není v RTM totéž), do kontaktů lze přidávat pouze registrované uživatele RTM, chybí projekty Platforma Web

40 Obr Screenshot z aplikace Remember The Milk Stručný popis RTM je jednoduchá online aplikace. Přihlásit se lze prostřednictvím existujícího Google účtu, ale i standardní registrace nevyžaduje nic jiného než a heslo. Ihned po přihlášení se uživatel ocitá na seznamu úkolů, kde čeká první úkol -"Vyzkoušet Remember The Milk". Obsah jednotlivých prvků webu se dynamicky mění podle toho, kde je kurzor myši, například při najetí kurzorem na úkol se v pravém kontextovém bloku zobrazí konkrétní informace o úkolu, jako je termín, opakování, lokace, štítky apod. Tyto položky lze po kliknutí na ně měnit. S aplikací lze zacházet velmi rychle, pokud se naučíte klávesové zkratky, práce prostřednictvím myši je dost únavná. U každé aktivity lze zvolit jednu ze 3 barevných priorit. Po označení více aktivit lze provádět hromadnou editaci. Co se týče rozdělení aktivit dle kontextu, seznam kontextů je pevně daný a další přidávat nelze. Lze to ale nahradit tvorbou lokací pro aktivity, které vytváříte prostřednictvím mapy (Google Maps).Velkou výhodou je integrace s Google Aps, tzn. ideální volba pro ty, kteří si 40

41 s Googlem rozumí. Pokud přizvete přátelé do této služby, můžete s nimi v cloudu sdílet vaše úkoly i lokace Wunderlist [6] Typ Tlustý klient Dodavatel 6Wunderkinder, Germany Silné stránky Jednoduchost, rychlost, výběr grafických motivů, synchronizace přes všechny platformy (Android, MAC OSX, Blackberry, Windows, Linux,...) Slabé stránky Až moc jednoduché, chybí projekty, nelze přikládat žádné soubory do přílohy, pouze tlustý klient - tzn. potřeba instalace, nelze ukládat kontakty Platforma Win, MAC OSX, Linux, Blackberry, Android 41

42 Obr Screenshot z aplikace Wunderlist Stručný popis Velmi jednoduchá aplikace pro řízení úkolů, řekl bych dokonce až moc jednoduchá. I proto překvapí potřeba instalace tlustého klienta. Wunderlist totiž nenabízí nic jiného než tvorbu úkolů s možností nastavení termínu, přidaní textové poznámky a sdružování těchto úkolů do uživatelem definovaných seznamů. Úkoly lze vyhledávat a filtrovat dle data dokončení, popř. se lze podívat na naposledy otevřené či dokončené úkoly. Asi největší výhodnou této aplikace je multiplatformní provedení. Uživatel může stáhnout klienta pro Android, MAC OSX, Linux, Windows, ale i Blackberry a po kliknutí na tlačítko synchronizace mít své úkoly na všech zařízeních ve stejné podobě. Používání aplikace zjednodušují poměrně intuitivní klávesové zkratky a možnost výběru z několika barevných témat také neurazí. 42

43 5.3. Nozbe [7] Typ Tenký klient Dodavatel apivision.com; Michael Sliwinski, Poland Silné stránky Naprosto přehledné a intuitivní, pokrývá v porovnání s jinými aplikacemi velkou část metody GTD včetně projektů, libovolný počet kontextů, kontexty lze kombinovat, možnost vyhledávání a filtrování dle mnoha kritérií, rozdělení inboxu a seznamu dalších akcí, možnost přikládání příloh v libovolném formátu, integrace s populárním cloud zápisníkem Evernote, úložištěm Dropbox a další.., funkce drag and drop, klávesové zkratky.. Slabé stránky Není v ČJ. Platforma Web

44 Obr Screenshot z aplikace Nozbe Stručný popis Nozbe je nejlepší GTD aplikace se kterou jsem se osobně setkal a pokud bych měl nějakou používat, rozhodně by to byla tato. Kromě precizního zpracování, intuitivního ovládání, videonápovědy pro případ tápání splňuje Nozbe přesně ty požadavky, které by každý člověk po přečtení knihy Getting Things Done: The art of stress-free productivity [1] na aplikaci kladl. Nozbe je zdarma pouze v omezené verzi, která povoluje maximálně jeden účet, 6 paralelně otevřených projektů a uděluje uživateli 1GB prostoru. V případě, že toto nestačí lze účet povýšit na jednu z placených verzí - Personal, Family, Tým nebo Business. Od verze Family Nozbe navíc nabídne Message board pro real time komunikaci a samozřejmě více úložného prostoru (až 30GB). Personal verze přijde uživatele na necelých 10$ měsíčně, pro toho, kdo chce řídit v Nozbe svůj Business přijde použití na necelých 100$ měsíčně. 44

45 Aplikace je dělena na dvě základní části. Prvním pohledem jsou jednotlivé projekty, což jsou kolekce dílčích aktivit. Projektem je vlastně i Inbox, který sdružuje aktivity, které nesouvisí s žádným konkrétním projektem. Druhou částí je pohled na Next actions, což je místo, kde jsou vidět všechny konkrétní akce, které jsou z hlediska termínu či kontextu potřeba udělat. Úkol jednoduše vytvoříte kliknutím na zvýrazněné textové pole, které máte v každé části aplikace k dispozici. Po jeho zapsání lze nastavit kontext, termín, potřebný čas a opakování. Kontexty lze samozřejmě vytvářet vlastní. Ke každému projektu lze přikládat libovolný počet příloh nebo cest k souborům v jiných online úložištích, jako je například Dropbox. K aktivitám lze přidávat také poznámky. Vyhledávání aktivit je velmi rychlé a lze je filtrovat dle mnoha kriterií, jako jsou kontexty, čas, priorita aj.velmi užitečná je funkce Drag and drop, kterou lze aplikovat takřka všude. Kteroukoliv aktivitu lze také konvertovat na projekt, pokud je potřeba. Aplikace je moc příjemná, co se používání týče. 45

46 6. UNICORN UNIVERSE 6.1. Základní popis UNICORN UNIVERSE (UU) je internetová služba provozující informační systémy založené na platformě UNICORN ES. Díky této službě mají uživatelé přístup ke svým informacím odkudkoliv a kdykoliv pomocí webového prohlížeče. Službu Unicorn Universe provozuje společnost VIG Net. [9] Služba Unicorn Universe je určena pro řízení podniku, zaznamenávání a sdílení informací, řízení podnikových procesů, zadávání úkolů a sledování jejich plnění. Výhodou je možnost používat pouze jeden systém pro práci se všemi podnikovými informacemi. Uživatel systému má navíc možnost ovlivnit pomocí práv, které informace budou veřejné a na které budou mít oprávnění pouze určené osoby. [9] Tato služba je realizována formou Business Teritoria. Každý podnik má vlastní systém, který obecně nazýváme Business Territory. Je to samostatná a nezávislá logická oblast využívaná pro oddělení a zabezpečení dat. Každý podnik tak má vlastní informační systém a žádný jiný podnik nebo uživatel do tohoto systému nemá přístup, pokud mu není explicitně udělen kompetentní osobou. [9] Podobně jako podnik řídí své procesy a informace a sleduje jejich plnění ve svém vlastním Business Territory, může si i uživatel organizovat soukromý život také pomocí Unicorn Universe. Využít k tomu může svůj vlastní moderní informační systém - My Territory.[9] 46

47 6.2. Struktura Unicorn Universe Unicorn Universe (neboli UU) je internetová služba provozovaná na platformě UNICORN ES. Laicky řečeno, aby kdokoli mohl využívat služeb Unicorn Universe (My Territory, Business Territory), musí existovat Unicorn Enterprise System (UNICORN ES). [9] Informační systém Business Territory a My Territory je také možno provozovat mimo Unicorn Universe. Podnik může mít svůj vlastní Universe a v něm svůj systém. Toto řešení je však složitější a nákladnější pro uživatele. Velkou výhodou Unicorn Universe je, že zaručí systém dostupný kdykoliv a kdekoliv s vysokou úrovní zabezpečení informací za minimální náklady na hardware a správu - k využívání systému stačí pouze počítač, prohlížeč a připojení k internetu. [9] Blíže jednotlivé vztahy vysvětluje obrázek: Obr Struktura Unicorn Universe 47

48 6.3. Teritoria v rámci Unicorn Universe Konkrétní uspořádání teritorií v rámci Unicorn Universe zobrazuje následující obrázek. Každý uživatel Unicorn Universe má My Territory, což je osobní systém uživatele, do kterého má přístup pouze on a jeho přátelé, které si sám zvolí. [9] Vedle privátních teritorií v rámci Unicorn Universe jsou zmiňovaná Business Territory jednotlivých podniků. Do nich má přístup pouze ten, komu to kompetentní osoba za teritorium dovolí. [9] Obr Teritoria v Unicorn Universe 48

49 6.4. Vstup do Unicorn Universe Informační systémy v Unicorn Universe jsou poskytovány formou služby (tzv. Software as a Service). To znamená, že uživatel systému pro přístup do informačního systému potřebuje pouze připojení k internetu a standardní internetový prohlížeč. Přímý vstup do systému je pak zprostředkován jednou z mnoha vstupních bran. Ta hlavní je umístěna na adrese [9]: Obr Přihlašovací brána Unicorn Universe 49

50 6.5. Artefakt Základním nositelem informace v Unicorn Universe je artefakt. Jeho klíčovou vlastností je schopnost v sobě jakoukoliv informaci nejen ukládat, ale současně i řídit. Artefaktem je složka, organizační jednotka, role i běžný dokument. [9] Obr. 16 Artefakt Artefakt může reprezentovat jak objekty hmotné (auta, zaměstnance, nabídky, plány, dokumentaci,...), tak objekty nehmotné (myšlenky, know-how, úvahy, vize, obchodní příležitosti,...) či události (jednání, konference, večírky, školení,...).[9] Artefakt má vedle obsahu a životního cyklu i některé další vlastnosti, které pomáhají informace řídit a které obyčejné soubory nemají. [9] Obr Struktura artefaktu 50

51 Meta artefakt - každý artefakt (smlouva, zakázka, evidenční karta zaměstnance, projektová dokumentace...) je vytvořen podle konkrétní šablony (podle meta artefaktu), která definuje vzor struktury obsahu a životního cyklu tzn. definuje typ informace, kterou artefakt obsahuje. Tak je zajištěno, že výstupy stejného typu budou mít stejný věcný obsah, formu a životní cyklus. [9] Kompetence - za každý artefakt je vždy kompetentní (zodpovědná) právě jedna role. Kompetentní role je odpovědná za správu artefaktu, aktuálnost jeho obsahu, správu přístupových práv, správu životního cyklu, je odpovědná za vyřízení požadavků poslaných na daný artefakt apod. [9] Životní cyklus - informace, které se týkají konkrétního artefaktu, jsou řízeny v životním cyklu daného artefaktu. Tím je zajištěno, že informace, které jsou uvedeny v artefaktu, jsou na stejném místě i řízeny. [9] Umístění artefaktu - každý artefakt je vždy umístěn do organizační jednotky, ke které náleží (v ní může být umístěn do složek) spolu s dalšími souvisejícími informacemi. Toto uspořádání tvoří organizační strukturu a udržuje pořádek v informacích. [9] Přístupová práva - na artefakt mají přístup pouze takové role, které na ně mají ze své pozice právo a potřebují ho pro svou práci (toto vychází z implicitních, popř. explicitních práv - viz kapitola ). Přístupová práva k artefaktům jsou definována vzhledem k rolím a funkčnostem, které dané role mohou na daném artefaktu spouštět. [9] 51

52 Obsah artefaktu V obsahu artefaktu je možné uložit a řídit v podstatě jakoukoliv informaci. Obsahové komponenty artefaktu jsou připraveny na veškeré možnosti, jaké si správa informací žádá. [9] Obr Obsah artefaktu V Unicorn Universe je zabudovaný textový editor, který slouží k úpravě obsahu artefaktů. Zahrnuje standardní funkce formátování písma, umí měnit barvu písma, zarovnání, styl písma apod. [9] Kromě těchto standardních funkčností, umí editor spoustu dalších věcí - máte možnost snadno vkládat odkazy na webové stránky, artefakty apod., umí rozvrhnout stránku v různých poměrech, či vkládat libovolně obrázky, tabulky apod. [9] 52

53 Životní cyklus artefaktu Jak již bylo zmíněno, v Unicorn Universe prostřednictvím artefaktu spojujeme věcnou informaci s informací řídící. Každá informace se v čase vyvíjí, prochází různými stavy. Stejně tak každý artefakt, když prochází svým životním cyklem, prochází různými stavy. Některé trvají krátkou dobu, některé stavy jsou dlouhodobější. Je vhodné, aby dlouhodobější stavy informace odrážel stav artefaktu. Tím je zajištěno, že každý uživatel, který s artefaktem pracuje, na první pohled ví, v jakém stavu se daná informace nachází. [9] Na každém artefaktu je nastaven nějaký stav. Stav artefaktu odráží stav informací, které jsou v něm uloženy. Vyjadřuje míru rozpracovanosti jeho obsahu. Pokud artefakt reprezentuje nějaký reálný objekt, informuje stav artefaktu o stavu tohoto objektu. [9] Následující obrázek ukazuje příklad artefaktu, v tomto případě smlouvy, který prochází několika stavy, které s charakterem artefaktu přímo souvisí [9]: Obr Stavy artefaktu Stavy, které mohou být nastaveny na artefaktu, jsou definovány pomocí vzorů na meta artefaktu. Na každém artefaktu se zobrazuje historie již nastavených stavů. Artefakt přejde do vybraného stavu pouze na základě nastavení stavu na aktivitě. [9] Při vytváření aktivit se rozlišuje mezi nadřízenou a elementární aktivitou. Nadřízená aktivita představuje zastřešující aktivitu pro příslušné elementární 53

54 aktivity. Slouží k tomu, aby bylo možné komplexnější aktivity rozdělit na více vnořených aktivit, které mohou být řešeny odděleně různými řešiteli. [9] Obr. 20 Aktivity Průběh činnosti na aktivitě se řídí s pomocí jejích stavů. Konkrétně v daném okamžiku na aktivitě uživatel nastavuje takový stav, který koresponduje se skutečným stavem činnosti. [9] Nastavení stavu na aktivitě je v Unicon Universe nejmenším elementem řízení, tzn. nastavit stav na aktivitě je nejnižší způsob, jak někoho v rámci Unicorn Universe přimět něco vykonat. [9] Obr Stavy aktivit Plnění úkolů v reálném životě však neprobíhá vždy tak hladce. V průběhu plnění úkolu zpravidla nastanou i jiné stavy, které svým způsobem situaci komplikují. 54

55 Zvláště proto je potřeba o takových stavech vědět, informovat o nich a zvýraznit je. Takové stavy jsou tzv. stavy alternativního scénáře. [9] Obr Stavy aktivit II Některé další stavy nastavuje v Unicorn Universe automaticky sám systém. Jde o tzv. systémové stavy, které zaznamenávají důležité funkční operace provedené s aktivitou. Takové stavy informují například o tom, že aktivita se vytváří nebo že na aktivitě proběhla důležitá systémová operace (např. změna kompetence, změna řešitele aj). Takové informace jsou zaznamenány pro pořádek v systému. Běžný uživatel si jich zpravidla nevšímá. [9] Obr Systémové stavy aktivit 55

56 6.6. Digital workspace Úkolovník Díky úkolovníku má uživatel jednoduše přehled o všech aktivitách (tzn. úkolech, schůzkách, rozhodnutích aj.), na kterých se podílí. S aktivitami je spojena většina pracovní komunikace a úkolovník je místem, kde je veškerá právě probíhající komunikace shromažďována. [9] V úkolovníku nejsou pouze aktivity spojené s pracovní rolí uživatele, ale je to místo, kde jsou všechny aktivity - tedy i ty soukromé. Uživatel má vše na jednom místě a nemůže se mu stát, že by něco přehlédl nebo na něco zapomněl. [9] Obr. 24 Úkolovník V úkolovníku uživatel vidí kromě aktivity také datum jejího očekávaného splnění, artefakt, kterého se aktivita týká a roli řešitele, kterému je řešení aktivity 56

57 delegováno zadavatelem. Toto zobrazení lze změnit. Úkolovník lze přizpůsobit uživateli prostřednictvím pravidel a filtrování. [9] Diář Diář slouží zvláště pro přehledné zobrazení aktivit typu schůzka nebo rezervace času. [9] Diář si může uživatel podobně jako úkolovník zobrazit dle potřeby - jako kalendář (den, pracovní dny nebo celý týden) nebo jako přehled agend. [9] Obr. 25 Kalendář 57

58 Obr. 26 Agenda 58

59 7. NÁVRH IMPLEMENTACE GTD V UNICORN UNIVERSE 7.1. Očekávané přínosy V Unicorn Universe má každý uživatel vedle pracovních teritorií, tedy vedle jednotlivých Business Territories své My Territory. Tento prostor je určen pro vše, co přímo nesouvisí s prací, tedy s některým z pracovních teritorií. Svoji práci uživatel služby Unicorn Universe řídí a eviduje standardním způsobem v rámci Business territory. Takovým způsobem, jakým mu to předepisuje metodika a management dané společnost. Svůj osobní čas a obecně osobní život v Unicorn Universe dnes obvykle řídí malá část uživatelů. Důvodem je skutečnost, že pro zaznamenání jakékoliv myšlenky, úkolu či jiné informace do systému, která přímo nesouvisí s žádným dokumentem či pracovní záležitostí, musí uživatel podniknout příliš mnoho kroků. I proto mnoho uživatelů Unicorn Universe dává přednost jednoduchým aplikacím, jako je Stick Notes, Evernote a další. Obr. 27 Současný vs. Cílový stav Očekávaným přínosem aplikace GTD v Unicorn Universe je zjednodušení práce s jednoduchými úkoly, které nevyžadují stejné množství agendy, jako pracovní povinnosti a návod v podobě připravené struktury artefaktů a složek. Pro řízení osobního času uživatel získá jednoduchý nástroj, díky kterému bude mít i v osobních záležitostech systém, jako v těch pracovních. 59

60 7.2. Koncept řešení Pro přehlednost je koncept řešení namapován na jednolitvé základní fáze metody GTD, tedy na jednotlivé stupně modelu pětistupňového řízení pracovního procesu [1]: Sbíráme věci, které si žádají naší pozornost. Uživatel musí mít možnost během rutinní práce, bez nutnosti překlikávání mezi více okny, zaznamenat (sebrat) jakoukoliv myšlenku, která ho zrovna napadne. V systému má pro tento účel abstrakci klasického papírového zápisníku - artefakt Zápisník. Prostřednictvím tlačítka na GTD portálu, popř. odkazu z portletu navigace vyvolá uživatel formulář. Formulář po vyplnění a potvrzení zakládá požadavek, ze kterého se prostřednictvím aktivity spouští skript zakládající dle parametrů vyplněných ve formuláři poznámku, akci nebo projekt. Uživatel ve formuláři vybírá typ záznamu (Akce, Poznámka nebo Projekt). V případě výběru hodnoty "Poznámka" v poli "Typ záznamu" skript použije hodnoty formulářových polí "Předmět" a "Popis" a na pozadí vytváří zápis na artefakt Zápisník. Zakládací požadavek se poté sám maže. Aby se mohl uživatel spolehnout na to, že myšlenku zapsal na místo, kam se s jistotou podívá, připomíná se Zápisník jednou týdně aktivitou k revizi. Ze Zápisníku lze dále poznámky zpracovávat zakládáním akce, projektu nebo prostým vymazáním - opět prostřednictvím společného formuláře, ale tentokrát bez možnosti vytvořit poznámku. Zvažujeme. V případě výběru hodnoty "Akce" v poli "Typ záznamu" skript z pole "Kontext" použije kód artefaktu (který reprezentuje daný kontext) a nad ním vytváří aktivitu typu Úkol. Skript aktivitu pojmenuje tak, že vezme obsah formulářového pole "Předmět" a ten propíše do názvu úkolu. Termín splnění úkolu odpovídá datu ve formulářovém poli "Do". 60

61 V případě, že uživatel vyplní pole "Od" i "Do" a zaškrtne checkbox "Rezervuj čas", který je ve formuláři k dispozici, skript zakládá nad zvoleným artefaktem kontextu aktivitu typu rezervace času a jako termín použije hodnoty z formulářových polí "Od" a "Do". V obouch případech uživatel ve formuláři vybírá prostřednictvím comboboxu seznam, na který se má aktivita propsat. Skript zakládající aktivitu typu úkol či rezervace času vytváří také odkaz na tuto aktivitu na artefakt reprezentující zvolený seznam. Poslední možností je výběr hodnoty "Projekt" v poli "Typ záznamu". V tomto případě skript zakládá artefakt dle metaartefaktu Projekt do složky Projekty. Skript použije hodnotu formulářového pole "Do", podle které zakládá do životního cyklu projektu aktivitu typu úkol Dokonči projekt <předmět> (hodnotu pole "Do" použije jako termín splnění aktivity) a vedle této aktivity zakládá ještě aktivitu typu úkol "Naplánuj projekt". Zpracováváme jejich význam a kroky, které je nutné v souvislosti s nimi podniknout. Pokud uživatel nezaloží Akci nebo Projekt rovnou z formuláře a pouze si zapíše poznámku, je prostřednictvím revizní aktivity (typu úkol) 1x týdně vyzván ke zpracování poznámek. To spočívá v procházení zápisníku a rozhodování o tom, co se bude s položkami dít. Je to rozhodovací proces, jehož výstupem jsou vstupy do fáze uspořádání. Něco je smazáno, protože to není realizovatelné, to co realizovatelné je se uspořádává dále nebo je provedeno rovnou, takže další akci to nevyžaduje. Uspořádáváme. Uspořádat, tedy vytvářet a zařazovat akce lze prostřednictvím funkčního tlačítka z GTD Zápisníku a z GTD portálu. Pokud není poznámka z GTD Zápisníku pouze vymazána, musí být nějakým způsobem zpracována. Uživatel tedy zakládá některou 61

62 akci, termínovaný úkol či projekt. Funkční tlačítka vyvolávají opět ten samý formulář, který je popsán v předchozích fázích. Pokud uživatel v rámci této fáze usoudí, že se jedná o nerealizovatelnou záležitost, zakládá akci na seznam někdy možná. Pokud i přesto uživatel akci nebude řešit prostřednictvím nastavení akce do stavu K archivaci, je akce automaticky nastavena do stavu Archivováno a je odkázána na seznamu Archivované položky. Hodnotíme výsledky jako možné alternativy. Hodnocení spočívá v pravidelných kontrolách Zápisníku a Úkolovníku, tedy akcí, projektů a kalendáře. V úkolovníku může uživatel filtrovat aktivity dle kontextu pomocí nativní funkcionality UU filtrování. Uživatel si tak v úkolovníku zobrazí pouze aktivity týkající se kontextu, ve kterém se právě nachází. Prostřednictvím GTD Portálu může uživatel aktivity filtrovat také prostřednictvím jednotlivých seznamů. Tyto seznamy jsou na GTD Portálu odkázané. Po kliknutí na seznam uživatel vidí odkazy na veškeré aktivity, které se seznamem souvisejí. Provádíme činnost za účelem vykonání dané záležitosti. Realizace a plnění aktivit je otázkou zejména kontextu a termínu splnění. Pro obě kritéria má uživatel k dispozici přehledný úkolovník Unicorn Universe. Protože je každá aktivita zakládána nad artefaktem, který reprezentuje kontext dané aktivity, může uživatel v úkolovníku filtrovat aktivity dle kontextů. V úkolovníku jsou aktivity řazeny dle času, tedy ty aktivity, jejichž termín splnění je nejblíže, jsou zobrazeny na začátku. Klíčové milníky a termíny projektu jsou připomínány v rámci životního cyklu daného projektu. V rámci vytvoření každého projektu skript automaticky zakládá aktivitu typu úkol na dokončení v zadaném termínu, která je avizována 7 dní před termínem splnění aktivity.dále skript v životním cyklu projektu zakládá aktivitu typu úkol pro naplánování projektu, která je avizována vždy 3 dny před termínem splnění (tedy uživatel má na naplánování projektu minimálně 3 dny, pokud si aktivitu sám neupraví). Jejím cílem je, aby uživatel pečlivě zvážil dílčí úkoly projektu a zaznamenal je v systému. 62

63 Obr Koncept řešení (Big Picture) 63

64 7.3. Organizační struktura Uživatel, který se rozhodne pro používání aplikace GTD v Unicorn Universe bude mít možnost zakoupit či objednat toto rozšíření v internetovém obchodě Mamut. Po objednání bude uživateli servisně skriptem založena organizační struktura, která je základním stavebním kamenem celé aplikace: Obr Organizační struktura 64

65 Tabulka č. 2 Popis organizační struktury Artefakt Typ Popis Kód GTD Organizační jednotka 10 Management Složka 20 Kontexty 30 Seznamy 40 Projekty 50 Organizace Složka Složka Složka Složka Organizační jednotka zastřešuje celou organizační strukturu GTD. V rámci této jednotky funguje celá aplikace GTD. Jednotka kromě níže uvedené struktury složek obsahuje Workspace a GTD Power Roles (založeno spolu s OJ) Management je složka pro umístění řídících artefaktů, v tomto případě pro GTD Portál a GTD Zápisník. Složka pro umístění všech artefaktu typu GTD Kontext. Do této složky uživatel základá také kontexty nové. V této složce jsou umístěné seznamy (artefakty typu GTD Seznam). Do této složky jsou ukládány všechy vytvořené projekty (artefakty typu GTD Projekt). Tato složka slouží pouze jako umístění pro roli kompetentní za OJ GTD. MT.PRIJMENI.JMENO:GTD MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/MNG MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/KONT MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/SEZ MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/PRJ MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/ORG 60 Archiv Složka V případě potřeby může uživatel archivovat jakoukoliv přílohu, dokument či projekt přesunutím do této složky MT.PRIJMENI.JMENO:GTD/ARCH 65

66 7.4. GTD Meta model V rámci GTD Meta modelu (Metodiky) byly vytvořeny následující meta artefakty: Obrázek č. 30 GTD Meta model Význam jednotlivých meta artefaktů, jejich popis, životní cyklus a další je uveden v následující kapitole Popis meta artefaktů GTD Portál Popis Meta artefakt GTD Portál a tedy artefakty vytvořené dle tohoto meta artefaktu slouží jako hlavní rozcestník pro uživatele GTD v Unicorn Universe. Uživatel má tedy v rámci GTD organizační struktury pouze jeden takový portál. Z GTD Portálu může uživatel zakládat a řídit veškeré aktivity. Pro tento účel má uživatel k dispozici hlavní ovládací panel, jednotlivé seznamy - Úkoly, Někdy/Možná a Čekám na. Dále jsou na portálu odkázané jednotlivé kontexty - Domov, Práce, Hobby a dále ty kontexty, které uživatel sám založí během používání aplikace (ty jsou pod stávající kontexty odkázány skriptem, zároveň skript hlídá, aby byly odkázané pouze kontexty ve stavu Aktivní). Na portálu jsou také odkázané aktivní projekty uživatele. 66

67 V rámci GTD Portálu má uživatel k dispozici následující funkční tlačítka: Vytvořit záznam - zobrazuje formulář (požadavek) k pro založení poznámky, akce nebo projektu Nový kontext - zakládání uživatelského kontextu Všechny projekty odkaz na složku se všemi projekty Vyhledat projekt - vyhledávání mezi projekty, tedy vyhledávání artefaktů podle meta artefaktu GTD Projekt (GTDMMD/PROJEKT) Můj úkolovník - zobrazení úkolovníku role Můj diář - zobrazení diáře role Můj zápisník zobrazení GTD Zápisníku Aktualizace seznamů tlačítko spouští skript SC02 Aktualizace seznamů Obr. 31 Struktura a popis GTD Portálu 67

68 Obr. 32 Životní cyklus GTD Portálu Vytvořený (Počáteční) Aktivní Ukončený (Finální) Nastav stav Ukončený Tabulka č. 3 Stavy a aktivity GTD Portálu Stav Ikona Popis Počáteční stav artefaktu, ve kterém se artefakt nachází pouze bezprostředně po jeho založení. Po založení artefaktu dochází k automatické aktivaci. Tento stav znamená, že je artefakt aktivně využíván pro práci s GTD. Uživatel má možnost kdykoliv artefakt ukončit nastavením stavu Ukončený. Aktivita Ikona Popis Aktivita slouží pro nastavení artefaktu do stavu Ukončený. 68

69 GTD Zakládací formulář Popis GTD Zakládací formulář je artefakt, který uživateli GTD slouží pro vytváření všech typů záznamů v rámci aplikace GTD v UU. Prostřednictvím pouze jediného formuláře tak uživatel může založit poznámku, projekt a nebo akci, včetně možnosti blokovat čas v diáři. Po vyplnění a potvrzení formuláře dojde na pozadí k založení požadavku, který spouští zakládací skript SC01 (viz popis skriptu SC01). Jednotlivé prvky formuláře, resp. jejich obsah je využíván skriptem dle pravidel pro zakládání jednotlivých typů záznamů. Pozn.: GTD Zakládací formulář 2 je totožný s tímto, pouze z něj nelze založit záznam typu Poznámka. Formulář se složen z následujících prvků: Typ záznamu <combobox> Předmět <krátký_text> Popis <dlouhý_text> Od <datetime> Do <datetime> Kontext <kod_artefaktu> Seznam <combobox> Rezervuj čas <checkbox> 69

70 Obr. 33 Struktura a popis GTD Zakládacího formuláře 70

71 Obr Životní cyklus GTD Zakládacího formuláře Založený (Počáteční) Vyplněný Odeslaný (Finální) Tabulka č. 4 Stavy a aktivity GTD Zakládacího formuláře Stav Ikona Popis Počáteční stav artefaktu, ve kterém se artefakt nachází pouze bezprostředně po jeho založení. Po vyplnění uživatelem přechází artefakt do stavu Vyplněný (v případě že je formulář uložen a neodeslán může uživatel odeslat formulář později). Po potvrzení a odeslání formuláře přechází artefakt do stavu Odeslaný, na který je navázán skript SC01, který procesuje vyplněné údaje a zakládá příslušný záznam Aktivita Ikona Popis Vyplnit formulář (Úkol) Odeslat (Úkol) Tento úkol je uživateli delegován bezprostředně po založení formuláře. Po přechodu artefaktu do stavu Vyplněný je uživateli delegována aktivita Odeslat, 71

72 která je automaticky nastavena do kompletního stavu, pokud uživatel potvrdí a odešle formulář. Artefakt je pak nastaven do stavu Odeslaný GTD Zápisník Popis Zápisník je abstrakcí klasického papírového zápisníku. Z pohledu metody GTD se jedná o Inbox [1], neboli schránku, do které uživatel může zaznamenávat libovolné myšlenky, které vyžadují pozdější zvážení, případně další zpracování. Podstatnou funkcionalitou zápisníku je možnost distribuovaného vytvoření a zapsání textové poznámky. Jinými slovy možnost zapsání poznámky bez nutnosti otevření samotného artefaktu Zápisník. Poznámka je do zápisníku vykládána skriptem, který používá hodnoty, které uživatel vyplňuje do zakládacího formuláře. Zápisník se uživateli GTD v UU v pravidelných intervalech připomíná. Díky tomu splňuje podstatu Inboxu [1], tedy je zaručeno, že bude uživateli vždy připomenuto, že se do Zápisníku má podívat a tak může vyčistit vlastní hlavu a soustředit se pouze na aktuální akce. Ze zápisníku je možné prostřednictvím funkčních tlačítek vyvolat formulář pro založení akce či projektu. Poznámky lze mazat nebo doplňovat, neb jsou implementované prostřednictvím standardních komentářů UU. K zápisníku je možné přikládat soubory do přílohy. 72

73 Obr. 35 Struktura a popis GTD Zápisníku 73

74 Obr Životní cyklus GTD Zápisníku Vytvořený (Počáteční) Aktivní Ukončený (Finální) Tabulka č. 5 - Stavy a aktivity GTD Zápisníku Stav Ikona Popis Nerevidovaný (Alternativní) Zreviduj (Úkol) 74 Stav následující bezprostředně po vytvoření artefaktu. Po vytvoření artefaktu je z počátečního stavu Vytvořený zápisník automaticky aktivován. Stav Aktivní znamená, že je zápisník aktivně používán. Zápisník může uživatel kdykoliv uzavřít. V případě, že není zápisník správně revidován, přechází do stavu nerevidovaný. Aktivita Ikona Popis Zápisník je v pravidelných intervalech (1x/10 dní) připomínán uživateli k revizi. Pokud revize není nastavena

75 Nastavit stav Ukončený Opravit (Úkol) včas do kompletního stavu, přechází artefakt do stavu nerevidovaný. Slouží k nastavení stavu Uzavřený uživatelem. Je-li zápisník ve stavu nerevidovaný, deleguje systém uživateli aktivitu opravit. Až tehdy, kdy uživatel aktivitu Opravit nastaví do kompletního stavu, přechází zápisník zpět do Aktivního stavu. Pokud je aktivita Opravit ignorována, zůstává zápisník ve stavu nerevidovaný Kontext Popis Každá akce v rámci GTD v UU je vázána ke kontextu, kterého se týká. Aplikace GTD v UU disponuje několika připravenými kontexty s možností tvorby nových uživatelských kontextů. Jedná se o artefakt s popisem kontextu, který souvisí s danou akcí (aktivitou typu úkol) pro možnost filtrování akcí v prostředí úkolovníku uživatele. Kontext nevyžaduje žádnou správu ani interakci uživatele, ke konkrétní akci je provazován prostřednictvím kódu, jenž uživatel zadává do zakládacího formuláře při vytváření akce. Je důležité, aby uživatel dodržoval jednoduchou kódovou konvenci (např. KON.DOMA), aby si zjednodušil přiřazování kontextů k akcím. Kontext obsahuje pouze pole Název kontextu a Popis, které by měl uživatel v případě zakládání vlastních kontextů vyplnit, aby bylo jasno, co který kontext znamená. Z tohoto důvodu je uživateli po založení kontextu delegována aktivita Vyplnit popis kontextu, jejímž nastavením do kompletního stavu je kontext aktivní a tedy i odkázán pod ostatní kontexty na GTD Portál 75

76 Obr. 37 Struktura a popis GTD kontextu Obr Životní cyklus GTD Kontextu 76

77 Vytvořený (Počáteční) Aktivní Ukončený (Finální) Tabulka č. 6 - Stavy a aktivity GTD Kontextu Stav Ikona Popis Stav následující bezprostředně po vytvoření artefaktu kontext. Kontext je aktivován nastavením do stavu Aktivní po vyplnění popisu kontextu a nastavení příslušné aktivity do kompletního stavu. Kontext může uživatel kdykoliv uzavřít. Aktivita Ikona Popis Vyplň popis kontextu (Úkol) Nastavit stav Ukončený Tato aktivita je delegována uživateli ihned po vytvoření artefaktu kontext a po nastavení do kompletního stavu aktivuje kontext. Slouží pro nastavení stavu Ukončený Seznam Popis Seznam je základním prvkem pro fázi uspořádávání akcí v GTD [1]. Při zakládání jakékoliv akce uživatel vybírá z výčtu předpřipravených seznamů - Úkoly, Čekám na a Někdy/Možná. Všechny seznamy tedy slouží zejména k pozdějšímu zobrazení akcí dle konkrétního seznamu. Akce jsou propisovány na daný seznam prostřednictvím skriptu SC01, který použije hodnotu formulářového pole seznam a na ten jej odkáže. Aby byly akce v seznamech aktuální, má uživatel k dispozici funkční tlačítko aktualizace seznamů, které spouští skript SC02 ten projde jednotlivé seznamy, resp. jejich obsah a odmazává všechny uzavřené (dokončené) akce. Vedle toho se skript stará o správné, vzestupné pořadí odkázaných akcí. Jednotlivé seznamy jsou odkázány na GTD Portálu, včetně zmíněného funkčního tlačítka aktualizace seznamů (tlačítko je umístěno na portále, nikoliv v jednotlivých seznamech, protože skript SC02 po spuštění aktualizuje všechny seznamy). 77

78 Obr. 39 Struktura a popis GTD Seznamu Obr. 40 Životní cyklus GTD Seznamu 78