On-line nástroje certifikace Uživatelský manuál. Roční aktualizace pro udržení certifikátu

Transkript

1 On-line nástroje certifikace Uživatelský manuál Roční aktualizace pro udržení certifikátu

2 Roční aktualizace vyplývá ze Standardu i Závazných pravidel ČSKS. Účelem aktualizace je zhodnotit, co se povedlo realizovat z předchozího plánu opatření a nastavit nový plán opatření na další rok. A tím pokračovat v nastaveném procesu zvyšování kvality Vámi nabízených služeb.

3 Roční aktualizace sestává ze třech hlavních aktivit, a to: 1. Vyhodnocení starého plánu opatření. 2. Zhodnocení vize, nastaveného procesu a vytvoření nového ročního plánu opatření. 3. Podepsání týmového závazku k datu roční aktualizace.

4 Na dalších stránkách si ukážeme postup, jak provádět v on-line nástrojích roční aktualizaci provozovny organizace.

5 Přihlášení z hlavních stránek Odkaz pro přihlášení se do Vašeho účtu Trenéra kvality.

6 na stupeň I Zadejte své jméno a heslo. Následně klikněte na tlačítko Přihlásit. Pokud neznáte své přístupové údaje, můžete využít odkaz Zapomněl jsem heslo. Následně vložíte Váš kontaktní a necháte si zaslat dočasné heslo pro nastavení nového a přihlášení se k Vašemu účtu.

7 On-line nástroje aktualizace Kliknutím na odkaz On-line nástroje se dostanete do okna pro provedení aktualizace.

8 Aktivita 1. Vyhodnocení starého plánu opatření

9 Krok 1: Klikněte na odkaz pro vyhodnocení Plánu opatření za předchozí období. Pokud provádíte 2. aktualizaci, tak vyhodnotíte Plán opatření 2.

10 na stupeň I Krok 2: Procentuální vyhodnocení vepište, na kolik procent se podařilo splnit nastavené opatření z procesu ke zlepšování z předchozího období. Krok 3: Textové pole pokud se nepovedlo splnit opatření z procesu na 100 %, zdůvodněte toto v krátkém textu, proč se nepovedlo naplnit realizaci opatření na 100 %.

11 na stupeň I Krok 4: Procentuální vyhodnocení vepište, na kolik procent se podařilo splnit nastavená opatření ze zásad ke zlepšování z předchozího období. Krok 5: Textové pole pokud se nepovedlo splnit opatření ze zásad na 100 %, zdůvodněte toto v krátkém textu, proč se nepovedlo naplnit realizaci opatření na 100 %. Krok 6: Klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. Tímto dojde k finálnímu vyhodnocení předchozího plánu opatření.

12 Aktivita 2. Zhodnocení vize, nastaveného procesu a vytvoření nového ročního plánu opatření

13 Krok 7: Klikněte na odkaz pro zhodnocení Vize. Červeně označený odkaz znamená, že vize ještě není aktualizovaná.

14 Krok 8: Vizi zhodnoťte/upravte přímo v textovém poli v odkazu text, nebo nahrajte aktualizovanou vizi ze souboru v odkazu soubor. Krok 9: Po zhodnocení vize uložte tlačítkem uložit a zavřít. Tímto se automaticky vytvoří nová aktualizovaná vize příslušného roku. V hlavním menu se tak vytvoří nový sloupec pro stažení souboru (Rok 2, Rok 3,).

15 Po uložení se vytvoří aktualizovaný soubor Vize v novém roce k možnosti stažení ve formátu PDF. Původní odkaz vize se změní z červené na modrou barvu. Vize je tímto aktualizována.

16 Krok 10: Pokud splňujete podmínku pro doložení technického předpokladu kvality, klikněte na odkaz pro aktualizaci/vložení naskenovaného certifikátu. Pokud nemusíte dokládat technický předpoklad, tento krok přeskočte.

17 DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE Organizace, pro které jsou stanoveny technické předpoklady kvality, musí v rámci plnění požadavků ČSKS splňovat i tyto sektorové předpoklady. Požadavek se týká těchto sektorů: Sektor Hotelnictví Oficiální jednotná klasifikace ubytovacích zařízení vydané Asociací hotelů a restaurací ČR (Hotelstars). Sektor kempů a chatových osad (kategorie kemp, chatová osada) organizace se musí prokázat platným certifikátem kategorizace vydané Asociací kempů ČR. Sektor služeb lanovek a skiareálů organizace se musí prokázat platným certifikátem klasifikace vydané Asociací lanové dopravy. Sektor turistických informačních center (kategorie Turistické informační centrum) - organizace se musí prokázat platným certifikátem klasifikace vydané A.T.I.C. ČR ve spolupráci s ČCCR CzechTourism. Sektor průvodců organizace se musí prokázat platným certifikátem klasifikace vydané Asociací průvodců.

18 Krok 11: Naskenovaný certifikát vložte ze souboru tlačítkem vybrat soubor. Pokud nahráváte nový soubor s naskenovaným certifikátem, je nejprve nutné původní odstranit. Pokud je původní soubor stále aktuální (je termínově platný), není potřeba žádných úkonů a můžete tento krok přeskočit. POZOR: Pokud nemusíte dokládat technický předpoklad, tento krok přeskočte. Krok 12: Po vybrání naskenovaného dokumentu uložte tlačítkem uložit a po nahrání zavřít. Nahrávání může dle velikosti souboru nějakou dobu trvat. Prosím vyčkejte úplného nahrání souboru. Tímto se vytvoří nová aktualizovaná verze. V hlavním menu se tak ve sloupci vytvoří nový dokument ke stažení. POZOR: Pokud nemusíte dokládat technický předpoklad, tento krok přeskočte a okno uzavřete křížkem vpravo nahoře.

19 Po uložení se vytvoří aktualizovaný soubor Technických předpokladů k možnosti stažení. Pokud nesplňujete podmínku doložení technického předpokladu, pole zůstane prázdné.

20 Krok 13: Klikněte na odkaz pro aktualizaci informací o své provozovně. Červeně označený odkaz znamená, že informace o Vaší provozovně ještě nebyly aktualizovány.

21 Krok 14: Zhodnoťte, zda jsou původní dokumenty aktuální, případně smažte, nahraďte nebo přidejte aktuální dokumenty, a to stažením ze souboru Vašeho počítače pomocí tlačítka Vybrat soubor. Krok 15: Po vybrání dokumentů je nahrajte tlačítkem průběžně uložit, a to každý dokument samostatně. Soubory se postupně uloží. Po dokončení s nahráváním souborů můžete pokračovat v další části okna Uveďte další informace.

22 Krok 16: Aktualizujte Vaši webovou adresu (pokud je potřeba). Krok 17: Vepište další údaje, které považujete za důležité k poskytnutí podkladových informaci pro Hodnotitelské centrum ČSKS. Krok 18: Potvrďte tlačítkem Uložit a zavřít.

23 Po uložení se odkaz změní z červené na modrou barvu. Představení provozovny je tímto aktualizováno. U Představení provozovny se negeneruje žádný PDF dokument ke stažení.

24 Krok 19: Klikněte na odkaz pro zhodnocení nastaveného Procesu. Červeně označený odkaz znamená, že Proces ještě nebyl aktualizován.

25 Krok 20: Zhodnoťte/aktualizujte základní údaje (název procesu i zákaznickou skupinu) i jednotlivé kroky Vašeho procesu. Aktualizaci provedete úpravou/přepsáním původního textu. Krok 21: Aktualizovaný proces pak potvrďte tlačítkem Uložit a zavřít. V případě, že je původní proces aktuální, stačí původní texty přeuložit přes tlačítko Uložit a zavřít. Proces se automaticky uloží ve verzi aktuálního roku.

26 Po uložení se odkaz změní z červené na modrou barvu. Popis procesu je tímto aktualizován. Vytvoří se aktualizovaný soubor Popisu procesu v novém roce k možnosti stažení ve formátu PDF.

27 Krok 22: Klikněte na odkaz pro zhodnocení nastavených činností v Krocích procesu. Červeně označený odkaz znamená, že činnosti v Krocích procesu ještě nebyly aktualizovány.

28 Krok 23: Zhodnoťte/aktualizujte činnosti v kroku procesu (upravte text dle aktuálního stavu, případně ponechejte původní). Pokud budete nastavovat více činností, využijte funkci Přidat další činnost kroku pro zobrazení nové řady oken analýzy činnosti a vytvoření opatření. Krok 24: Po zhodnocení/aktualizaci nebo v případě, že je činnost v nastaveném procesu stále aktuální (bez úprav textů), klikněte na tlačítko Uložit a přejit na další krok. Dojde tak k uložení aktualizace hodnoceného kroku, kdy automaticky přejdete na aktualizaci dalšího kroku. Zde se pak činnost opakuje až do posledního kroku procesu. Krok 24a: Pro nutnost přerušení práce v aktualizaci můžete údaje uložit Uložit a zavřít. Později se k práci můžete vrátit a pokračovat.

29 Krok 25: Aktualizujte činnosti v posledním kroku procesu (upravte text dle aktuálního stavu). Krok 26: Pro dokončení aktualizace činností v krocích procesu uložte kliknutím na uložit a zavřít Proces se automaticky uloží ve verzi aktuálního roku.

30 Po uložení se odkaz změní z červené na modrou barvu. Činnosti v Kroku procesu jsou tímto aktualizovány. Vytvoří se aktualizovaný soubor činností v Krocích procesu v novém roce k možnosti stažení ve formátu PDF.

31 Pokud máte vytvořeno více procesů nebo splňujete podmínku pro vytvoření dvou procesů v organizaci s počtem pracovníků nad 15 osob, je nutné aktualizovat druhý, případně každý další proces a činnosti v krocích procesu stejně jako u prvního procesu popsaném na předchozích stránkách.

32 Krok 27: Pro nadcházející období vytvořte nový Plán opatření kliknutím na odkaz Vytvořit nový Plán opatření.

33 Krok 28: Vyberte opatření, které jste si nastavili při aktualizaci v činnostech Kroku procesu. Krok 29: Popište, co je cílem opatření, jak ho budete realizovat, jméno osoby (jména osob), které budou za realizaci opatření odpovědné, a termín, kdy si stanovujete opatření realizovat.

34 Krok 30: Vepište všech pět zásad, které můžete v případě, že se Vám je nepodařilo v předchozím období zcela realizovat, buď přenést, nebo zvolte nové zásady. Krok 31: Popište, co je cílem zásady, jak je budete realizovat, jméno osoby (jména osob), které budou za dodržování zásad odpovídat,a termín po jakou dobu budete zásady dodržovat. Poznámka: U zásad se doporučuje nastavit termín k měsíci a roku další aktualizace. Zásady jsou obecnější a takto prolínají všemi činnostmi ve Vaší organizaci průběžně.

35 Krok 32: Po nastavení realizace opatření z kroků procesu a nastavení nových zásad je Plán opatření finálně vytvořen. Kliknutím na tlačítko Uložit a zavřít uložíte nový Plán opatření do systému. Poznámka: V průběhu vyplňování se doporučuje průběžně ukládat kritéria kliknutím na tlačítko Průběžně uložit. Při výpadku proudu nebo připojení na internet tak nedochází k případné ztrátě doposud vyplněných údajů.

36 Po uložení se zobrazí nový aktivní odkaz Plán opatření 2 (příp. Plán opatření 3). Nový plán opatření lze do odeslání certifikačnímu místu kdykoliv opětovně editovat. Současně se vytvoří soubor ke stažení ve formátu PDF.

37 Po vytvoření nového plánu opatření, který jste vytvořili na základě aktualizace Vaší Vize, Procesu a činností v Krocích procesu, je nutné s nově nastaveným Plánem opatření seznámit všechny pracovníky Vaší organizace. Ti pak věcně i formálně přijmou nový Plán opatření, což potvrdí svým podpisem v týmovém závazku kvality.

38 Aktivita 3. Podepsání týmového závazku k datu roční aktualizace

39 Krok 33: Klikněte na odkaz Týmový závazek kvality.

40 Krok 34: Kliknutím na Vybrat soubor nahrajete naskenovaný nový Týmový závazek. Kromě samotného závazku musí obsahovat aktuální datum podpisu a podpisy všech Vašich pracovníků. Krok 35: Pro dokončení uložení nového Týmového závazku klikněte na tlačítko Uložit a po nahrání zavřít. Poznámka: Nahraný soubor s novým Týmovým závazkem se zařadí v Souboru nad ten předchozí. Pro lepší orientaci se doporučuje nazvat soubor Týmového závazku s označením příslušného roku aktualizace (např. Týmový závazek_2016).

41 Po nahrání se Týmový závazek kvality uloží ke stažení ve formátu PDF. Aktuální soubor PDF se zde negeneruje v řadě příslušného roku, ale jen jeden, vždy ten poslední uložený.

42 Krok 36: Po nahrání Týmového závazku kvality jsou všechna kritéria aktualizace splněna. Klikněte na tlačítko Odeslat certifikačnímu místu, které je po vyplnění všech náležitostí aktivní (červené).

43 Posledním krokem odešlete Vaši aktualizaci/žádost k vyhodnocení certifikačnímu místu, čímž formálně splníte povinnost Standardu ČSKS pro roční aktualizaci.

44 Po odeslání se On-line nástroje uzavřou, což způsobí, že všechny odkazy se stanou neaktivními. Lze nahlížet pouze na poslední aktuální verzi za pomocí stažení souborů ve formátu PDF. Tlačítko pro odeslání žádosti je tímto také neaktivní a zašedlé.

45 Po odeslání žádosti dochází k formální kontrole u Specializovaného pracoviště ČSKS. Pokud žádost splňuje všechny formální náležitosti, postupuje se k věcnému a systémovému posouzení nezávislým hodnotitelům. Pokud se stane, že Vaše aktualizace nesplňuje některé z formálních kritérií nebo hodnotitelé naleznou systémové nejasnosti, může Vám být žádost vrácena k doplnění. Otevřou se Vám opět on-line nástroje, kde můžete provést zjištěné doplnění. Po odstranění nejasností opět odešlete červeným tlačítkem Vaši aktualizaci k hodnocení.

46 DŮLEŽITÉ Vrácení žádosti k doplnění není vnímáno jako nějaká chyba. Je to další pomocný nástroj, jak pomáhat systémově nastavit zvyšování kvality Vašich služeb.

47 Další doporučení: - Při aktualizaci se doporučuje současně aktualizovat i odkaz Prezentace. - Prezentace je určená pro zveřejnění informací, fotografií, GPS souřadnic v mapě i dalších informací o Vás a Vašich aktivitách. - Odkaz prezentace se využívá pro marketingovou podporu zapojených organizací na stránkách ČSKS Níže je přiložen jednoduchý náhled, co vše je možné nastavit při aktualizaci Vaší prezentace.

48 Prezentace Vaše prezentace, která se automaticky přenáší na oficiální stránky ČSKS

49 Ve Vašem uživatelském profilu naleznete odkaz Prezentace pro zveřejnění informací o aktivitách Vaší organizace na stránkách ČSKS. Prezentace

50 Prezentace

51 Prezentace pokračování

52 Prezentace konec Po aktualizaci dat je uložte přes tlačítko Uložit data.

53 Pro zveřejnění aktualizované Prezentace je nutné požádat o zveřejnění na stránkách kliknutím na Zažádat o vystavení této verze. Prezentace

54 Velice si vážíme Vaši snahy zlepšovat se Český systém kvality služeb začíná tam, kde ostatní končí. Děkujeme, že s námi jdete cestou kvality