Ref. Ares(2013) /08/2013 PŘÍLOHA I K VÝZVĚ K PODÁVÁNÍ NABÍDEK

Transkript

1 Ref. Ares(2013) /08/2013 PŘÍLOHA I K VÝZVĚ K PODÁVÁNÍ NABÍDEK ZADÁVACÍ PODMÍNKY ZAJIŠTĚNÍ REALIZACE PROJEKTU PRACOVNÍ STÁŽE SPOLEČNÝ NETWORKING OTEVŘENÉ NABÍDKOVÉ ŘÍZENÍ PRA-5/2013

2 Obsah 1. Název nabídkového řízení Cíl a souvislosti Předmět zakázky Požadované služby Zprávy Rozsah zakázky Smluvní rámec Podávání nabídek Technická nabídka Finanční nabídka Kritéria pro vyloučení Čestné prohlášení a důkazy Nabídky předložené konsorcii nabídky se subdodavateli Kritéria pro výběr Způsobilost uchazeče Další požadavky na společné nabídky Další požadavky na nabídky se subdodávkami Kritéria pro zadání zakázky Technické hodnocení Finanční hodnocení Zadání zakázky

3 1. NÁZEV NABÍDKOVÉHO ŘÍZENÍ Zajištění realizace projektu Pracovní stáže Společný Networking (Ref. PRA-5/2013/). 2. CÍL A SOUVISLOSTI Vyhlašovatelem a hlavním organizátorem výběrového řízení je Zastoupení Evropské komise v ČR (ZEK), které pořádá řadu komunikačních aktivit pro vybrané cílové skupiny, ať už se jedná o konference, semináře, přednášky, výstavy nebo letní kulturní akce, různé informační projekty na sociálních médiích a prostřednictvím tištěných materiálů o Evropské unii. ZEK se snaží informovat nejen specifické cílové skupiny, ale i širokou veřejnost o činnosti Evropské unie včetně historie evropské integrace, politikách EU, jejích institucí a rozhodovacích procesech, dále poskytuje informace a poradenské služby občanům a podnikům (prostřednictvím evropských informačních sítí Evropské unie), nebo informuje o příležitostech, které nabízí programy EU. Více informací o činnosti ZEK lze získat na internetových stránkách: nebo V rámci těchto aktivit ZEK vyhlašuje výběrové řízení na vytvoření a organizaci kampaně na sociálních sítích s cílem zvýšit povědomí, zajistit aktivní účast na pracovních stážích financovaných z evropských programů mobility nadcházejícího programu Erasmus+ a programů Erasmus a Leonardo da Vinci. ZEK bude v rámci projektu spolupracovat s Národní agenturou pro evropské vzdělávací programy (NAEP) - součástí Domu zahraničních služeb (DZS), která koordinuje vzdělávací programy mezinárodní spolupráce, ale také spolupracuje s agenturami a konsorcii poskytujícími informace a usnadňujícími vzdělávání. Výběrové řízení je otevřené pro komunikační, reklamní společnosti, PR agentury nebo on-line media či konsorcia těchto společností. 3. PŘEDMĚT ZAKÁZKY 3.1. Požadované služby Dodavatel bude zodpovědný za vytvoření, organizaci a správu kampaně na sociálních sítích včetně nástrojů pro poskytování a výměnu informací (stránky Facebooku, mikrostránky), které by se měly stát platformou pro diskuzi o nově nabytých zkušenostech a hlavních přínosech pracovních stáží v zahraničí, poskytnout vhled do každodenního života účastníků/stážistů, referovat o jejich motivaci a individuálním způsobu přihlášení na pracovní stáže, apod. Výsledný produkt kampaně bude dle autorských práv náležet ZEK i po skončení plnění smlouvy tohoto nabídkového řízení. 3

4 Kampaň by měla být zacílená převážně na žáky a studenty středních a vyšších odborných škol, osoby pracující, osoby samostatně výdělečně činné nebo osoby, jež mohou být zaměstnány, pracovníky v odborném vzdělávání, studenty vysokoškolských institucí a další dle podmínek evropských programů mobility nadcházejícího programu Erasmus+ a programů Erasmus a Leonardo da Vinci. Celkovým cílem kampaně je informovat potenciální účastníky/stážisty a širokou veřejnost prostřednictvím moderních komunikačních nástrojů o dalším vzdělávání formou pracovních stáží v rámci evropských programů mobility, popularizovat další vzdělávání jako jeden z možných nástrojů pro konkurenceschopnost na trhu práce a motivovat jednotlivce k účasti v programech. Komunikační nástroje využívané v rámci kampaně budou sloužit také k informování o jednotlivých aktérech a subjektech, které jsou důležité při realizaci evropských programu mobility v České republice. Součástí předmětu plnění je vypracování návrhu celkového zpracování informační kampaně, mediální strategie, podrobný časový plán a postup realizace projektu zahrnující zejména následující činnosti: a) detailní návrh strategie projektu včetně analýzy výchozí situace u cílových skupin v oblasti komunikace pracovních stáží a podrobný rozbor struktury a obsahu navržených komunikačních aktivit podle časového plánu; b) řízení a organizace projektu včetně spolupráce s partnery a dodavateli (tyto služby mohou být po realizaci základní části projektu prodlouženy) c) příprava a řízení komunikačních kanálů: sociální média, mikrostránky a/nebo komunitní fórum, včetně zpracování grafického návrhu a obsahu pro jednotlivé kanály; d) návrh celkové mediální strategie, public relations a propagace navržených komunikačních nástrojů pro každý typ média na celé období kampaně s jasným přehledem výkonnosti jednotlivých médií; e) návrh nejefektivnějšího mediálního mixu pro základní i prodloužené období trvání projektu vůči všem identifikovaným skupinám a cílům, který by měl dosáhnout minimálně 10 % rozpočtu během základní části (rok 1) a 30 % rozpočtu v prodloužené části projektu (rok 2). Návrh alokace peněz mezi jednotlivá média. Definování role jednotlivých mediálních prostředků v čase i vůči jednotlivým cílům s důrazem na maximální využití synergie a dosažení efektivity mediálního mixu, přičemž hlavní důraz by měl být kladen na sociální média a internet; d) po dohodě se zadavatelem nákup mediálního prostoru pro zajištění informační a komunikační kampaně projektu; e) zajištění kompletní komunikace se stážisty, kteří se budou podílet na utváření a plnění obsahu informační platformy, hlavním organizátorem a partnery projektu, médii a/nebo subdodavateli. 4

5 f) předmětem zakázky je i průběžný monitoring a evaluace komunikačních aktivit a závěrečné vyhodnocení dopadů kampaně a navržení možných způsobů dalšího postupu. Základní část projektu bude trvat v délce nejvýše 12 měsíců od podepsání smlouvy s dodavatelem, eventuálně s možností prodloužení o další rok Zprávy Každé 3 měsíce, počínaje odevzdáním úvodní analýzy českého trhu v oblasti komunikace pracovních stáží až do konce projektu, respektive do závěrečného vyhodnocení dopadů kampaně, dodavatel bude předkládat Komisi pravidelné evaluační zprávy o provádění smlouvy, které se budou skládat z: Výše investovaných zdrojů; Úrovně zapojení účastníků do kampaně; Popisu růstu aktivní specifické komunity na sociálních sítích, vytvořené informační platformě; Mediálního dopadu (dopad propagačních aktivit na sociálních sítích a/nebo informační platformě, jakož i prostřednictvím on-line médií); Výpočtu zásahu webových stránek a/nebo jiných komunikačních kanálů pomocí analýzy jejich návštěvnosti; Popis dalších realizovaných aktivit, eventuálně veškerých problémů, které se vyskytly, a jejich řešení. Na konci základní i prodloužené části (rok 1 a 2) projektu dodavatel navrhne možné způsoby dalšího postupu a předloží závěrečné vyhodnocení dopadů kampaně, které budou obsahovat: Analýzu účinnosti komunikačních nástrojů použitých během kampaně (např. tiskové zprávy, newsletter, PR aktivity, apod.); Výpočet zásahu inzertní podpory včetně struktury a relevance zasažené cílové skupiny (na základě údajů o relevantnosti zásahu cílové skupiny a čtenosti titulů, ve kterých kampaň probíhala); Identifikaci příležitostí a hrozeb pro další komunikaci. Náklady vzniklé v souvislosti s vypracováním zpráv musí být zahrnuty v celkové ceně. 4. ROZSAH ZAKÁZKY Předběžný rozpočet pro toto nabídkové řízení se pohybuje v rozmezí od EUR do EUR bez DPH. Tento finanční rámec je určen délkou trvání jednoho roku s možností prodloužení až do výše EUR bez DPH na služby vztahující se k řízení a další realizaci projektu. Projekt musí být zahájen v roce

6 5. SMLUVNÍ RÁMEC Výše uvedené služby budou předmětem přímé smlouvy uzavřené mezi Zastoupením Evropské komise v České republice a uchazečem, kterému byla zakázka zadána. Návrh smlouvy je uveden v příloze II Návrh smlouvy_projekt na sociální síti výzvy k podávání nabídek. Při vypracování nabídky uchazeč přihlédne k návrhu smlouvy, a zejména k těmto bodům: I.4 Platby I.8 Použití výsledků II.10 Vlastnictví výsledků duševní a průmyslové vlastnictví II.15 Podávání zpráv a platby 6. PODÁVÁNÍ NABÍDEK Nabídka uchazeče musí obsahovat: čestné prohlášení týkající se kritérií pro vyloučení, řádně podepsané a vyplněné na formuláři uvedeném v příloze IV_Čestné prohlášení o kritériích pro vyloučení a neexistenci střetu zájmů, veškeré dokumenty týkající se kritérií pro výběr uvedených v bodě 10, technickou nabídku, jak je popsána v bodě 7, v souladu se zadávacími podmínkami uvedenými v bodě 3, finanční nabídku, podle bodu 8, která je v souladu se všemi zadávacími podmínkami, s použitím tabulky v příloze III_Finanční nabídka_pracovní stáže Společný networking, kterou musí uchazeč vyplnit a podepsat. 7. TECHNICKÁ NABÍDKA Uchazeči zahrnou do svých nabídek technickou nabídku, ve které popíší způsob, jakým budou v souladu se všemi požadavky zadávacích podmínek plnit úkoly stanovené ve smlouvě. Technická nabídka by měla mít stejnou strukturu jako předmět zakázky (viz bod 3). a) Detailní návrh kampaně na sociálních sítích, realizace informační platformy a dalších komunikačních nástrojů včetně zpracování analýzy výchozí situace v oblasti komunikace; b) Detailní strategii s ohledem na nastavení a řízení specifické komunity lidí na sociálních sítích, včetně organizace a správy obsahu informačního média; c) Definici měřitelných cílů s ohledem na úroveň zapojení účastníků do kampaně a vzhledem k potenciálnímu rozvoji specifické komunity lidí na sociálních sítích, a další výstupy, na kterých se budou zakládat pravidelné evaluační zprávy o provádění smlouvy uvedené v bodě 3.2; d) Popis organizace projektu a spolupráce s partnery a dodavateli: uchazeč předloží podrobné pracovní programy pro rok 1 a 2, kde 6

7 popíše konkrétní aktivity pro každý rok, přičemž cíle projektu musí být dosaženy již na konci prvního roku. V druhém roce se musí uchazeč věnovat činnostem souvisejícím s navýšením návštěvnosti stránek (on-line platformy, sociálních stránek, atd.), nárůstu počtu aktivních uživatelů či registrovaných stážistů, prohloubení zapojení jednotlivců do projektu, apod. Pracovní programy pro rok 1 a 2 musí být v souladu s podrobně rozepsanými rozpočty pomocí formuláře v příloze III Finanční nabídky, s přihlédnutím k maximální výši celkového rozpočtu popsaného v bodě 4 těchto zadávacích podmínek. e) Grafické práce a příprava obsahu komunikačních kanálů; f) Návrh celkové mediální strategie a public relations; g) Návrh nejefektivnějšího mediálního mixu. Technická nabídka by neměla zahrnovat žádný z dokumentů uvedených v kritériích pro vyloučení nebo kritériích pro výběr, ani by se neměla týkat otázek, které se posuzují v rámci těchto kritérií. Technická nabídka bude hodnocena na základě kvalitativních kritérií pro zadání zakázky stanovených v bodě FINANČNÍ NABÍDKA Finanční nabídka pro základní i prodlouženou část (rok 1 a 2) musí být uvedena na formuláři obsaženém v příloze III_Finanční nabídka_pracovní stáže Společný networking, který musí být řádně datován a podepsán. Navržená cena musí být uvedena v EUR jako celková cena, rozepsaná na roční trvání projektu a zamýšlené prodloužení smlouvy, a musí zahrnovat všechny náklady spojené s plněním smlouvy, jak je uvedeno výše. 9. KRITÉRIA PRO VYLOUČENÍ Nabídky uchazečů, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení podle článků 106 a 107 finančního nařízení 1, nebudou hodnoceny Čestné prohlášení a důkazy Uchazeči předloží řádně podepsané a datované čestné prohlášení podle formuláře v příloze IV_Čestné prohlášení o kritériích pro vyloučení a neexistenci střetu zájmů výzvy k podávání nabídek, v němž uvedou, že se nenacházejí v žádné ze situací splňujících kritéria pro vyloučení. Uchazeč, který bude navržen na zadání zakázky, poskytne ve lhůtě stanovené veřejným zadavatelem a před podpisem smlouvy potřebné důkazy potvrzující jeho prohlášení

8 Tyto podpůrné dokumenty musí být platné ke dni uplynutí lhůty pro podávání nabídek a v každém případě musí být vydány v průběhu 12 měsíců před tímto datem. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, ve které uchazeč sídlí, se potřebné důkazy týkají právnických a/nebo fyzických osob včetně považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat. Pokud byly takové důkazy již předloženy pro účely jiného zadávacího řízení a za předpokladu, že nejsou starší než jeden rok ode dne, kdy byly vystaveny, a jsou stále platné, vydá uchazeč čestné prohlášení, že důkazní podklady již byly předloženy v rámci dřívějšího zadávacího řízení, a potvrdí, že nedošlo k žádným změnám v jeho situaci Nabídky předložené konsorcii nabídky se subdodavateli V případě nabídek podávaných konsorcii nebo skupinami poskytovatelů služeb musí každý hospodářský subjekt účastnící se nabídky předložit důkazy, že se na něj nevztahují žádná kritéria pro vyloučení z účasti nebo ze zadání zakázky, tím, že předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení (Příloha IV_Čestné prohlášení o kritériích pro vyloučení a neexistenci střetu zájmů). Uchazeč, kterému bude zakázka zadána, musí poskytnout ve lhůtě stanovené zadavatelem a před podpisem smlouvy výše uvedené důkazy potvrzující čestná prohlášení každého člena konsorcia nebo skupiny poskytovatelů služeb. V případě, kdy nabídky zahrnují subdodavatelské vztahy, a na žádost veřejného zadavatele, předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení. V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4 článku 143 prováděcích pravidel. Případně se použije odstavec 5 článku KRITÉRIA PRO VÝBĚR Způsobilost uchazeče Uchazeč musí prokázat, že má dostatečnou ekonomickou, finanční, technickou a odbornou způsobilost, aby mohl plnit úkoly uvedené v bodě 3 těchto zadávacích podmínek. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů k dosažení požadované úrovně hospodářské, finanční nebo technické způsobilosti, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi (subdodavatel, mateřská společnost, třetí strana). V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například 8

9 předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici (viz body 10.2 a 10.3 níže). Pokud celou nebo velmi podstatnou část finanční způsobilosti poskytuje třetí strana, může veřejný zadavatel požadovat, aby tento subjekt podepsal smlouvu nebo aby poskytl společné a nerozdílné ručení na první výzvu, pokud bude tomuto uchazeči zakázka zadána. Uchazeč musí doložit svou způsobilost přiložením následujících informací a dokumentů ke své nabídce. Veřejný zadavatel může upustit od povinnosti uchazeče předložit doklady uvedené v odstavcích 10.1.a) až 10.a1c), pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce a) Právní subjekt a informace o bankovním účtu Uchazeč předloží řádně vyplněné a podepsané formuláře Právní subjekt (LEF) a Finanční identifikace (BAF) včetně příslušných příloh. Vzory formulářů, které mají být použity, jsou k dispozici na adresách: /legal_entities_en.cfm nancial_id_en.cfm b) Finanční a ekonomická situace Finanční a ekonomická situace musí být prokázána následujícími dokumenty: rozvahami nebo výpisy z rozvah za poslední dva roky, za které byly uzavřeny účty, pokud je zveřejnění rozvahy požadováno podle práva obchodních společností země, ve které je hospodářský subjekt usazen.. Pokud z výjimečného důvodu, který zadavatel považuje za oprávněný, nemůže uchazeč poskytnout doklady požadované zadavatelem, může uchazeč prokázat svou ekonomickou a finanční způsobilost jiným způsobem, který zadavatel považuje za vhodný (bankovní zárukou, důkazem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání atd.). c) Technická způsobilost Uchazeči musí přesvědčivě prokázat způsobilost k provádění úkolů požadovaných v této výzvě k podávání nabídek. odborná praxe související s podobnými službami: organizace a řízení projektů, při kterých byl vytvořeny následující komunikační kanály: komunitní stránka na sociální síti (Facebook, Yammer, apod.), portál komunitního fóra a/nebo mikrostránky: - jako důkaz předloží seznam minimálně 2 komunitních stránek vybrané sociální sítě a 1 portálu s charakterem komunitního fóra nebo 1 mikrostránky s možností interakce uživatelů, u kterých dodavatel prováděl obdobné služby za poslední tři roky 9

10 v oblasti komunikace nebo public relations, včetně uvedení přibližné hodnoty zásahu uživatelů u dané cílové skupiny, spolu s dokumentací od příjemců, která prokazuje účinnost a spolehlivost vykonaných služeb, a zejména efektivitu komunikačních opatření (např. závěrečná evaluace projektu, komunikace, apod.); - uvedení minimálně 1 realizované kampaně, kde probíhala úspěšná krizová komunikace za pomocí komunikačních nástrojů nebo public relations (důkazem může být výstřižek z novin, odkaz na článek publikovaný v odborném on-line médiu, apod.). lidské zdroje a schopnosti potřebné k provádění zakázky: znalost prostředí českých médií a zkušenosti se správou podobných informačních sítí: - jako důkaz předloží životopisy kvalifikovaného a zkušeného personálu, který je k dispozici pro provádění služeb v souladu s pravidly osvědčených postupů a nejlepší profesionální praxí a který bude na projektu po celou dobu pracovat Další požadavky na společné nabídky V případě, že nabídku podává konsorcium, musí svou ekonomickou a finanční situaci prokázat každý jeho člen (viz bod 10.1 písm. b). Kromě toho musí nabídka obsahovat také následující dokumenty: doklad s názvem společnosti, která konsorcium zastupuje, s písemným pověřením osoby, která má podepsat smlouvu a/nebo pracovat jako kontaktní osoba konsorcia s Komisí, dokument, který jasně uvádí složení a uspořádání seskupení nebo obdobného subjektu (společnosti / dočasného sdružení / ) a právní formu, kterou by měla jejich spolupráce, pokud by jim zakázka byla zadána, a zda je tato změna nezbytná pro řádné plnění smlouvy, prohlášení podepsané každým členem, které uvádí závazek provádět služby v rámci nabídky, s přesným stanovením úlohy každého člena a popisem jeho kvalifikace a zkušeností Další požadavky na nabídky se subdodávkami Pokud nabídka zahrnuje subdodavatele, musí uchazeč prokázat ekonomickou a finanční situaci (viz bod 10.1 písm. b)) každého subdodavatele, jehož úkoly představují více než 20 % hodnoty zakázky. Kromě toho musí nabídka obsahovat také následující dokumenty: dokument, kde se jasně uvádí totožnost, úlohy, činnosti a povinnosti subdodavatele (subdodavatelů) a který stanoví objem/podíl úkolů (každého) subdodavatele a rovněž popis opatření ke kontrole kvality, která má v úmyslu použít u úkolů, které má provádět (každý) subdodavatel, prohlášení o záměru od (každého) subdodavatele, v němž se uvádí jednoznačný závazek spolupráce s uchazečem, pokud uchazeč zakázku získá, a rozsah zdrojů, které dá subdodavatel uchazeči k dispozici pro plnění zakázky. 10

11 Pokud tomu tak není, je třeba předložit dokument, který uvádí, že uchazeč nemá v úmyslu využívat subdodávek a že bude Komisi informovat o jakékoli změně této situace. Komise si vyhrazuje právo posoudit, zda by taková změna byla přípustná. Každý uchazeč ve střetu zájmů, který by mohl mít vliv na plnění zakázky, může být odmítnut na základě nesplnění kritérií pro výběr v oblasti odborné způsobilosti. 11. KRITÉRIA PRO ZADÁNÍ ZAKÁZKY Nabídky uchazečů, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení, resp. kteří nesplňují kritéria pro výběr, nebudou při zadávání zakázky brány v úvahu. Zakázka bude zadána uchazeči, který nabídne ekonomicky nejlepší nabídku na základě těchto kritérií: a) kvalita a účelnost nabídky a navrženého plánu prací: účinnost, proveditelnost, srozumitelnost a podrobnost jednotlivých opatření (40 %); b) dělba práce mezi členy týmu: role a odpovědnosti každého člena týmu, kontinuita služby, vzájemná komunikace s Komisí a partnery (20 %); c) harmonogram a způsob realizace, včetně metod evaluace (20 %); d) kvalita opatření pro zajištění trvale vysoké výkonnosti po celou dobu trvání smlouvy včetně opatření ke kontrole kvality (20%) Technické hodnocení Technická nabídka předložená v rámci nabídky (viz bod 7) bude hodnocena na základě kvalitativních kritérií a), b), c) a d). Výsledek technického hodnocení je součtem počtu bodů získaných na základě hodnocení každého jednotlivého kritéria. Pouze ty nabídky, které získají nejméně 60 % za každé kritérium a celkové bodové hodnocení nejméně 70 bodů, budou zvažovány pro zadání zakázky Finanční hodnocení Pro finanční nabídku musí uchazeč použít standardní finanční tabulku uvedenou v příloze III_Finanční nabídka_pracovní stáže Společný networking. Jakékoli vynechání nebo změna v původním cenovém výkazu, bude mít za následek, že nabídka bude považována za neplatnou od samého počátku. Pro účely hodnocení a srovnávání finančních nabídek, použije Komise referenční cenu: součet cen uvedených pro různé služby v tabulce přílohy 11

12 III_Finanční nabídka_pracovní stáže Společný networking. Referenční cena musí obsahovat všechny složky ceny! Zadání zakázky Zakázka bude zadána nabídce, která bude hodnocena nejvyšším počtem bodů podle následujícího vzorce: bodové ohodnocení nabídky X = nejnižší cena cena nabídky X * celkový počet bodů za kvalitu (ze 100 možných) pro všechna kritéria nabídky X 12