Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006. Finální verze

Transkript

1 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006 Finální verze

2 Obsah 1. Úvod Účel a struktura Metodiky pro výkon kontrol OP zahrnuté do Metodiky pro výkon kontrol Legislativní a metodický rámec Metodiky pro výkon kontrol Shrnutí Výběr projektů ke kontrole Společné zásady napříč OP Specifika vybraných OP Příklady dobré a špatné praxe Doporučení pro jednotlivé OP Přehled řešení analýzy rizik a metodiky výběru projektů ke kontrole u jednotlivých OP Výkon kontroly na místě Společné zásady napříč OP Specifika vybraných OP Příklady dobré a špatné praxe Doporučení pro jednotlivé OP Přehled výkonu kontrol v rámci jednotlivých OP Kontrolní listy pro kontrolu na místě Společné zásady napříč OP Specifika vybraných OP Příklady dobré a špatné praxe Doporučení pro jednotlivé OP Přehled standardních oblastí kontroly v kontrolních listech jednotlivých OP Řešení a sledování výsledků kontrol Společné zásady napříč OP Specifika jednotlivých OP Příklady dobré a špatné praxe Doporučení pro jednotlivé OP Přehled postupů pro řešení a sledování výsledků kontrol jednotlivých OP Metodika pro výkon kontrol v rámci Projektu Obecné zásady výkonu kontrol Výkon kontrol na místě Etický kodex kontrolních pracovníků Základní ustanovení Zásady chování Zásady nakládání s informacemi Dary a jiné nabídky Střet zájmů Zneužití postavení Oznámení nepřípustné činnosti Seznam zkratek Seznam příloh Strana 2 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

3 1. Úvod Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006 (dále také Metodika nebo Metodika pro výkon kontrol ) je vypracována společností Ernst & Young Audit, s.r.o. (dále jen Ernst & Young ) pro Ministerstvo pro místní rozvoj České republiky - Národní orgán pro koordinaci (dále jen NOK ) v rámci veřejné zakázky Odborná asistence při výkonu kontrol vybraných projektů financovaných ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006 (dále také Projekt ) Účel a struktura Metodiky pro výkon kontrol Účelem Metodiky je zajistit srovnatelnost postupů při provádění kontrol a porovnatelnost výstupů z realizovaných kontrol fyzické realizace a dále také sloužit jako jeden z metodických dokumentů při provádění kontrol v rámci Projektu. Vzhledem k různorodému charakteru vykonávaných kontrol na místě se Metodika zaměřuje na posouzení veřejnosprávních kontrol na místě dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Předmětem posouzení byly kontrolní postupy vybraných operačních programů (dále také OP, přehled vybraných OP viz kapitola 2.2) a posouzení bylo provedeno v souladu s vybranými legislativními a metodickými předpisy a na dokumentaci zpřístupněné Ernst & Young (viz kapitola 2.3). Použité postupy nejsou finančním auditem dle zákona 254/2000 Sb. o auditorech ČR. Metodika je strukturována do šesti základních oblastí, které rámcově pokrývají celý průběh kontrolních činností v rámci kontroly fyzické realizace projektů, a to: Výběr projektů ke kontrole Výkon kontroly na místě Posouzení a návrh vzorových kontrolních listů pro kontrolu na místě Vyhodnocení výstupů z kontrol, postupy při zjištění nedostatků a realizace nápravných opatření Metodika pro výkon kontrol v rámci Projektu Etický kodex kontrolních pracovníků První čtyři kapitoly (v Metodice kapitoly 4 7) se týkají posouzení kontrolní postupů jednotlivých OP. Následující dvě kapitoly jsou pak určeny pro potřeby Projektu a zahrnují základní pravidla pro výkon kontrol a etický kodex kontrolních pracovníků (kapitoly 8 9). První čtyři kapitoly (v Metodice kapitoly 4 7) pokrývají průběh realizace kontroly na místě a mají následující strukturu: Společné zásady napříč OP Specifika vybraných OP Příklady dobré a špatné praxe Doporučení pro jednotlivé OP Přehled postupů jednotlivých OP Na základě posouzení manuálů jednotlivých OP jsme vytipovali zásady společné pro více OP i specifické pro určité OP. Mezi společné zásady jsou uváděny základní postupy, které jsou popsány u všech nebo u většiny OP. Specifická pravidla naopak zahrnují určitou odlišnost v základních postupech u jednoho či několika vybraných OP, přičemž detailní postupy a nastavení nebyly vzhledem k různorodosti nastavení posuzovány. Dále jsou identifikovány postupy dobré i špatné praxe a na závěr každé posuzované oblasti jsou uvedena doporučení pro jednotlivé OP, standardně založené na identifikované špatné praxi. Při jejich formulaci jsme vycházeli z operačních manuálů jednotlivých OP, proto jsou zohledněny pouze postupy, které jsou v operačních manuálech definovány. Příklady dobré a špatné praxe, stejně jako doporučení, byly sestaveny tak, aby poskytly Řídícím orgánům (dále také ŘO ) jednotlivých OP podněty k úpravám operačních manuálů a pomohly jim zlepšit a zefektivnit výkon kontrol na místě. Výběr relevantních doporučení, která se každý ŘO rozhodne Strana 3 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

4 aplikovat do praxe, včetně jejich přizpůsobení podmínkám konkrétního OP, je však samozřejmě vždy ponechán na uvážení každého ŘO. V závěru každé kapitoly je uveden přehled postupů jednotlivých OP, který přehledně ve formě tabulky zpracovává základní oblasti dané oblasti realizace kontroly na místě. Metodika pro výkon kontrol v rámci Projektu (kapitola 8) zahrnuje všechny nezbytné činnosti, které jsou v rámci provádění kontrol na místě nezbytné, a přiřazuje k nim indikativně odpovědné osoby v rámci Projektu. Etický kodex (kapitola 9) shrnuje základní zásady chování kontrolních pracovníků při realizaci kontrol na místě v rámci Projektu a upravuje jednání v eticky exponovaných situacích OP zahrnuté do Metodiky pro výkon kontrol Do realizace Projektu je v souladu se zadávací dokumentací Projektu zahrnuto 17 programů Národního strategického referenčního rámce , přičemž součástí Projektu nejsou operační programy příhraniční spolupráce. V rámci Projektu jsou zahrnuty následující programy: Tematické operační programy - Integrovaný operační program (dále také IOP ) - OP Podnikání a inovace (dále také OP PI ) - OP Životní prostředí (dále také OP ŽP ) - OP Doprava (dále také OP D ) - OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost (dále také OP VK ) - OP Výzkum a vývoj pro inovace (dále také OP VaVpI ) - OP Lidské zdroje a zaměstnanost (dále také OP LZZ ) - OP Technická pomoc (dále také OP TP ) Regionální operační programy - ROP NUTS II Severozápad (dále také ROP SZ ) - ROP NUTS II Severovýchod (dále také ROP SV ) - ROP NUTS II Střední Čechy (dále také ROP SČ )* - ROP NUTS II Jihozápad (dále také ROP JZ ) - ROP NUTS II Jihovýchod (dále také ROP JV ) - ROP NUTS II Moravskoslezsko (dále také ROP MS ) - ROP NUTS II Střední Morava (dále také ROP SM ) Operační programy Praha - OP Praha Konkurenceschopnost (dále také OP PK ) - OP Praha Adaptabilita (dále také OP PA )* * ROP SČ a OP PA se Projektu ze svého rozhodnutí neúčastní a z toho důvodu nebyly zahrnuty ani do prací na Metodice Legislativní a metodický rámec Metodiky pro výkon kontrol Metodika je vytvořena v souladu se základními legislativními a metodickými pravidly pro realizaci kontrolní činnosti v rámci strukturálních fondů EU a v ČR, tj. především: Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999 (dále jen obecné nařízení ); Nařízení Rady (ES) č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj (dále jen prováděcí nařízení ); Strana 4 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

5 Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o finanční kontrole ); Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů; Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů; Vybrané pokyny Ministerstva financí ČR (CHJ-4 Pokyn upravující metodiku výběru vzorku pro prověřování správnosti operací při výkonu finanční kontroly ve veřejné správě, CHJ-7 Pokyn pro jednotné provádění kontroly vzorku operací a projektů v rámci strukturálních fondů a Fondu soudržnosti); Metodika finančních toků a kontroly programů spolufinancovaných ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti a Evropského rybářského fondu na programové období , v platném znění; Metodika monitorování programů strukturálních fondů a Fondu soudržnosti pro programové období , v platném znění. Metodika zohledňuje pravidla pro provádění kontrol na místě pro jednotlivé OP ve znění platném k poskytnutými jednotlivými ŘO, resp. NOK (přehled použité metodické dokumentace OP je uveden v příloze č. 1). Pro zobecnění jednotlivých metodických pravidel více OP, užíváme termín manuál nebo metodika. Jeli specifikován konkrétní OP, je uveden přesný název metodického dokumentu (např. Operační manuál ROP JV, resp. také OM ROP JV ). Metodika dále pokrývá pouze pravidla výkonu kontrol, která jsou stanovena jednotlivými ŘO. Pravidla zprostředkujících subjektů jednotlivých OP jsou zahrnuta, pouze pokud je rozhodující většina kontrolních prací prováděna ZS (např. OP ŽP, IOP). Detailnější pravidla mohou existovat na úrovni dalších zprostředkujících subjektů. Tato pravidla však nejsou předmětem této Metodiky. Strana 5 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

6 2. Shrnutí V rámci námi provedených prací a na základě dostupné dokumentace (viz příloha č. 1) jsme zjistili, že řada metodik OP pro provádění kontrol na místě je vhodně zpracována a obsahuje většinu nezbytné dokumentace a popis jednotlivých aktivit v rámci kontroly tak, aby bylo možné provést kontrolu na místě ve srovnatelné kvalitě pracovníky kontrolního orgánu. Přesto existuje velké množství rozdílů mezi úpravami dané problematiky jednotlivých ŘO, resp. ZS, které nevyplývají z charakteru podpořeného projektu (např. podpora měkkých a tvrdých projektů) nebo charakteru kontrolního orgánu (ústřední orgán státní správy a samospráva), a není tak zajištěn stejně kvalitní výkon kontrol napříč jednotlivými OP. Zároveň několik OP nemá některé konkrétní oblasti vhodně upraveny nebo je nemá upraveny vůbec. Jedná se především o následující nedostatky: Výběr projektů ke kontrole - Není upraven plán kontrol na místě na kratší než roční období (např. čtvrtletí, měsíc). - Není nastavena metodika analýzy rizik projektů využitelná pro kontroly na místě. Výkon kontroly na místě - Není dostatečně popsán způsob realizace některých aktivit souvisejících s výkonem kontroly na místě (např. oznámení kontroly kontrolované osobě, seznámení kontrolních pracovníků / kontrolované osoby s právy a povinnostmi obou stran). - Vzory protokolů neobsahují některé náležitosti požadované dle zákona o státní kontrole a zákona o finanční kontrole. Kontrolní listy pro kontrolu na místě - Neexistují kontrolní listy pro některé ex-ante, interim nebo ex-post kontroly na místě. - Některé kontrolní listy neobsahují otázky, případně neobsahují dostatečně detailní otázky pro ověření všech nezbytných oblastí v rámci kontroly (např. dodržení harmonogramu projektu, vedení odděleného účetnictví, označení účetních dokladů číslem projektu atd.). Řešení a sledování výsledků kontrol - Nejsou nastaveny pravidla pro rozlišení nedostatků různé závažnosti. - Není jednoznačně upraven postup při nesplnění stanovených nápravných opatření kontrolovanou osobou. - Není jednoznačně upravena možnost poskytovatele dotace pozastavit platby vůči příjemci. Z výše uvedených důvodu existuje značný prostor pro sjednocení a doplnění metodik. Konkrétní doporučení pro jednotlivé OP uvádíme v následujících kapitolách. Součástí předkládané metodiky je dle zadání Projektu také Metodika pro výkon kontrol v rámci Projektu, která zahrnuje základní pravidla pro výkon kontrol a Etický kodex kontrolních pracovníků v rámci Projektu, který upravuje jednání v eticky exponovaných situacích. Strana 6 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

7 3. Výběr projektů ke kontrole 3.1. Společné zásady napříč OP Na základě porovnání jednotlivých OP byly identifikovány společné zásady vyskytující se u více OP. Jedná se zejména o následující společné zásady: Všechny metodiky upravují kontrolu na místě, která je realizována formou veřejnosprávní kontroly dle zákona o finanční kontrole. U naprosté většiny OP (vyjma OP LZZ a ROP JZ) je definována také tzv. monitorovací návštěva (dozorovací návštěva, dohlídka, ověření na místě apod.). Monitorovací návštěvy nemají statut veřejnosprávní kontroly dle zákona o finanční kontrole a často je může vykonat jen jeden pracovník. Jejich cílem je ověřit např. určitou skutečnost z monitorovací zprávy, ze žádosti o platbu apod. U všech OP jsou definovány kontroly ve fázi ex-ante, interim a ex-post. Plány kontrol jsou převážně sestavovány buď na rok, přičemž aktualizace probíhá čtvrtletně a měsíčně, nebo na čtvrtletí. Konkrétně se jedná o následující případy: - Roční plány s aktualizací na čtvrtletí: OP LZZ, OP ŽP - Roční plány s aktualizací na pololetí: IOP, OP VaVpI (případná aktualizace dle potřeby) - Roční plány s aktualizací na čtvrtletí a následně měsíčně: OP VK, OP TP - Roční plány (aktualizace není upravena, eventuelně dle potřeby): OP D, ROP MS (pro ex-post kontroly), ROP SM - Pololetní plány (aktualizace není upravena): ROP JV - Čtvrtletní plány (aktualizace není upravena): OP PK, ROP JZ (pro interim kontroly), ROP MS (pro interim kontroly), ROP SZ - U ROP SV je zpracováván souhrnný plán kontrol, přičemž aktualizace souhrnného plánu kontrol probíhá měsíčně - U OP PI není v pravidlech uvedeno období tvorby plánů kontrol, nicméně dle informací z ŘO je možné tvořit roční, čtvrtletní i měsíční plány kontrol, které jsou generovány automaticky v informačním systému. U několika OP (vyjma OP PI, OP TP, OP VaVpI, OP D, ROP SM, ROP JV) je v manuálech upraveno, jaké informace plány kontrol obsahují, eventuelně jsou přílohou manuálu vzory plánu kontrol. U všech posuzovaných OP vstupuje analýza rizikovosti projektů do výběru vzorku projektů ke kontrole. Samotná metodika analýzy rizik je pak v manuálech většinou detailně popsána (vyjma OP D). V analýzách rizik jsou nejčastěji hodnocena následující kritéria: - typ, velikost, stáří organizace, - velikost projektu (výše způsobilých výdajů), - počet partnerů, - realizace výběrových řízení, - doba trvání projektu, - zkušenosti příjemce s projekty EU, - zkušenosti s příjemcem (kvalita monitorovacích zpráv, žádostí o platbu, realizovaných výběrových řízení, četnost změn v projektu, apod.), - míra plnění indikátorů, - výsledky předchozích kontrol a auditů, - rizika technická, finanční, dokladová, časová, organizační, udržitelnosti, - úroveň rizika vycházející z předchozí analýzy rizik (je-li prováděna analýza rizik v jednotlivých fázích ex-ante, interim a ex-post zvlášť. Strana 7 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

8 U všech posuzovaných OP jsou stanoveny minimální požadavky na velikost vzorku projektů ke kontrole. Není-li kontrolováno 100 % projektů, vstupují do velikosti vzorku například následující kritéria: - analýza rizik, - finanční objem projektu / etapy, - specifická oblast podpory, - typ kontroly (ex-ante, interim, ex-post). Je-li kontrolováno 100 % projektů, může být stanoven i vyšší počet kontrol u jednoho projektu, a to například dle finančního objemu, eventuelně dle zkušeností s projektem. Konkrétně se jedná o následující možnosti: - U OP VK může být u projektu provedeno i více kontrol v případě negativních zkušeností s projektem. - U OP TP je u projektů nad 60 mil. Kč kontrolována každá etapa. - U OP VaVpI je provedena kontrola ve fázi ex-ante dle potřeby, ve fázi interim alespoň jednou / u velkých projektů minimálně jednou ročně, ve fázi ex-post minimálně jednou / u velkých projektů minimálně jednou ročně. - U OP D kontrolovány projekty s investičními náklady více než 1,5 mld. Kč nejméně dvakrát. - U OP ŽP, ROP MS a ROP JV realizována alespoň jedna kontrola na místě ve fázi interim a jedna ve fázi ex-post. U většiny z posuzovaných OP (vyjma OP TP) je v manuálech popsán postup pro realizaci kontroly na místě mimo plán kontrol (tzv. ad hoc kontroly). Většinou jsou také specifikovány podmínky, za jakých lze takovou ad hoc kontrolu provést. Jedná se o projekty, kdy byly identifikovány např. závažné nedostatky v žádosti o platbu nebo v monitorovací zprávě, porušení podmínek spolufinancování, podnět k podezření na nesrovnalost, konkrétní potřeby projektových manažerů, při žádosti o změnu projektu či při vypsání nového zadávacího řízení apod Specifika vybraných OP Při porovnání metodik jednotlivých OP jsme identifikovali několik následujících specifik: V OM ROP SV je uvedena možnost provedení nezávislého ověření rizikových projektů externí auditorskou firmou na základě rozhodnutí ŘO. Obdobná možnost využití externí firmy je uvedena také v Páteřním manuálu OP PI (v daném případě se nejedná o veřejnosprávní kontrolu dle zákona). V Páteřním manuálu OP PI je popsán pouze výkon kontroly interim (průběžná kontrola na místě po podání žádosti o platbu) a ex-post (kontrola stálosti vzorku operací). Kontroly ex-ante jsou pouze zmíněny v Pravidlech MPO pro kontrolu fyzické realizace projektu, nejsou však blíže popsány. Nad rámec základních ex-ante, interim a ex-post kontrol jsou u většiny ROP (vyjma ROP MS) popsány také dva typy průběžné kontroly, a to bez žádosti o platbu a s žádostí o platbu. Např. u ROP JZ je fyzická kontrola interim s žádostí o platbu provedena na základě analýzy rizik provedené po administrativní kontrole žádosti o platbu, přičemž kontroly bez žádosti o platbu jsou plánovány ad hoc (na základě podnětu nebo pro doplnění kontrol s žádostí o platbu). U ROP JZ, ROP MS, ROP SV a ROP SZ je v manuálech popsán postup pro zpracování plánů kontrol zvlášť pro kontroly ex-ante, zvlášť pro kontroly interim a pro kontroly ex-post (eventuelně je plán kontrol na tyto typy rozčleněn): - Plán ex-ante kontrol je sestavován operativně v návaznosti na výběr / schválení projektů a ex-ante analýzu rizik (ROP JZ, ROP MS, ROP SV, ROP SZ). - Plán interim kontrol je sestavován na čtvrtletí (ROP JZ, ROP MS). - U ROP JZ a ROP MS je zvlášť upraveno také zpracování plánu ex-post kontrol (U ROP JZ je plán vázán na předložení závěrečné monitorovací zprávy, u ROP MS je sestavován ročně). Strana 8 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

9 - U ROP SV je sestavován souhrnný plán kontrol, který zahrnuje kontroly interim a expost (dále také administrativní kontroly interim s žádostí o platbu, rozšířené administrativní kontroly a monitorovací návštěvy). - U ROP SZ není upraveno rozdělení plánu kontrol na interim a ex-post kontroly (exante kontroly jsou do plánu operativně zařazeny viz výše). U OP PI jsou vybírány projekty ke kontrole na základě stanovených kritérií, a to dle částky dotace na etapu stanovené v harmonogramu a dále dle váženého průměru následujících kritérií: počet nenulových položek rozpočtu, počet etap, velikost subjektu, rating, pořadí etapy/počet etap. Vzorek je generován automaticky v informačním systému. U vybraných OP (OP TP, IOP, OP ŽP, ROP JZ, ROP SV) jsou prováděny tři druhy analýzy rizik, a to ve fázi ex-ante, interim a ex-post. U OP LZZ, OP VK, OP TP, OP ŽP, ROP JZ a ROP SV je v manuálu upravena také vrcholová koordinace plánovaných kontrol tak, aby nevznikaly případné duplicity při kontrolách na místě u jednoho příjemce (např. u OP ŽP mohou být z plánu kontrol vyřazeny projekty, které byly již předmětem veřejnosprávní kontroly v předchozích dvou letech; u ROP JZ je sledována vhodnost kontrol interim se žádostí o platbu a bez žádosti o platbu apod.) Příklady dobré a špatné praxe Na základě porovnání jednotlivých OP jsme identifikovali následující příklady dobré praxe: Realizaci monitorovacích návštěv lze považovat za vhodnou, jelikož se jedná o flexibilní nástroj kontroly realizace projektu a může se jednat o důležitý preventivní nástroj, který může předejít případným nesrovnalostem. Dále může být monitorovací návštěva využita při kontrole nápravných opatření uložených při předchozí veřejnosprávní kontrole. Monitorovací návštěva je upravena v manuálech naprosté většiny OP (vyjma OP LZZ a ROP JZ). Pozitivně lze hodnotit samostatnou úpravu postupů pro vypracování plánů ex-ante kontrol v manuálech (týká se ROP JZ, ROP MS, ROP SV a ROP SZ). Ex-ante kontroly jsou vázány na výběr či schválení projektu a jejich plánování tedy nevstupuje do ročního plánu kontrol, není-li zpracována aktualizace ročního plánu v souvislosti s výběrem / schválením projektů. U ROP SZ je součástí plánu kontrol také informace o rizikových faktorech u projektu. Tuto informaci považujeme za přínosnou, jelikož je indikací pro zaměření kontroly. Provádění analýzy rizikovosti projektů ve fázi ex-ante, interim a ex-post považujeme za vhodné, jelikož v každé fázi mohou být hodnocena jiná kritéria rizikovosti. Dále byly identifikovány příklady špatné praxe: U OP D není upravena aktualizace ročních plánů, resp. tvorba plánů na kratší období než je jeden rok. V případě, že není roční plán kontrol aktualizován v průběhu roku, není možné ho využít jako efektivní nástroj řízení výkonu kontrol, jelikož jen v kratším časovém horizontu lze plánovat detailněji, tj. konkrétní termíny, členy kontrolní skupiny apod. U OP D není nastavena metodika analýzy rizik projektů. V manuálu OP D je nicméně uvedeno, že jedním ze vstupů při tvorbě plánů kontrol je analýza rizik, nicméně samotná metodika analýzy rizik projektů není popsána. Není tedy zřejmé, zda je analýza rizik ve skutečnosti realizována. Jeli realizována, není upraven postup pro příslušné pracovníky, jak analýzu rizik provádět. Strana 9 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

10 3.4. Doporučení pro jednotlivé OP Doporučení pro jednotlivé OP vychází z předchozí kapitoly, kde jsou identifikovány příklady dobré a špatné praxe. Příklady dobré praxe mohou být inspirací pro ostatní OP. Konkrétní doporučení pro oblast výběru projektů ke kontrole jsou postavena na nápravě špatné praxe: ŘO OP D a ROP SM doporučujeme upravit v manuálu postupy pro aktualizaci ročního plánu kontrol v kratším období. Plánování ve čtvrtletních, eventuelně měsíčních, intervalech umožňuje upřesnění plánu kontrol, např. doplnění obsazení kontrolní skupiny či přesného termínu kontroly apod. Konkrétní plány kontrol pak slouží jako vhodný plánovací nástroj pro organizaci kontrol jak z hlediska personálních kapacit, tak z hlediska časového. Vzory jednotlivých typů plánu kontrol doporučujeme upravit do přílohy manuálu. ŘO OP PI doporučujeme samostatně popsat výkon kontrol ex-ante. Strana 10 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

11 3.5. Přehled řešení analýzy rizik a metodiky výběru projektů ke kontrole u jednotlivých OP Otázka Upravuje metodika veřejnosprávní kontrolu na místě? Operační program IOP OP D OP LZZ OP PI OP PK OP TP OP VaVpI OP VK OP ŽP ROP JV ROP JZ ROP MS ROP SM ROP SV ROP SZ ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO Upravuje metodika monitorovací návštěvu (dohlídku)? Je definována kontrola ex-ante? Je definována kontrola interim? Je definována kontrola ex-post? Jak jsou sestavovány roční plány kontrol (eventuelně na kratší období)? Jsou roční plány kontrol aktualizovány na kratší období? Jsou v manuálu upraveny informace k obsahu plánů kontrol? Je zohledněna rizikovost při výběru projektů ke kontrole? Je nastavena metodika analýzy rizik? Jsou stanoveny minimální požadavky na velikost vzorku projektů, u kterých musí být provedena kontrola na místě? Jsou v manuálu upraveny postupy pro kontrolu duplicity / vhodnosti kontrol vybraných projektů v daném období? Je v manuálu upravena realizace kontroly projektu mimo plán? ANO ANO NE NE 1 ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE 1 ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE ANO ANO N/A 2 ANO ANO ANO ANO N/A 2 N/A 2 N/A 2 NE ANO N/A 2 ANO NE ANO NE ANO NE NE ANO ANO NE ANO ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE 3 ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE ANO ANO ANO ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO 4 ANO ANO ANO 4 ANO ANO 4 ANO 4 ANO 4 ANO 4 ANO ANO 4 ANO ANO 4 ANO NE NE ANO NE NE ANO NE ANO ANO NE ANO NE NE ANO NE NE ANO ANO ANO ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO 1 Možnost ověření nezávislou externí firmou 2 Sestavovány plány na kratší období (pololetí, čtvrtletí) bez aktualizace 3 Kontrolováno 100 % projektů 4 Kontrolováno 100 % projektů Strana 11 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

12 4. Výkon kontroly na místě 4.1. Společné zásady napříč OP Stejně jako v postupech při výběru projektů ke kontrole, tak také v postupech při samotném výkonu kontrol na místě, byly identifikovány zásady, které se vyskytují u více OP. V postupech výkonu kontrol jsme posuzovali procesní dokumentaci, kterou jednotlivé OP využívají při kontrole na místě, a dále jednotlivé fáze realizace kontroly na místě, a to přípravu, realizaci (včetně posouzení náležitostí protokolu o výsledku kontroly) a ukončení. V manuálech OP jsou upraveny vzory následující procesní dokumentace, která je při kontrolách na místě využívána: Pověření k provedení kontroly všechny OP. Oznámení o kontrole vyjma ROP JZ a ROP JV. Poučení o právech a povinnostech kontrolních pracovníků a kontrolované osoby, eventuelně Poučení pro přizvanou osobu jednotlivé OP mají upraveno různě (blíže viz kapitola 4.2). Čestné prohlášení o nepodjatosti vyjma OP TP, IOP (Operační manuál IOP a OM ŘO IOP, v manuálech ZS střet zájmů ošetřen), ROP JZ, ROP MS, ROP SV, ROP SZ a ROP JV. Nicméně uvedené ROPy mají ošetřeno vyloučení střetu zájmů v textu manuálů a není již podepisován zvláštní dokument. Protokol o výsledku kontroly všechny OP. Kontrolní listy pro výkon kontroly na místě vyjma OP TP, ROP MS a ROP JV (blíže viz kapitola 5). Rozhodnutí o námitkách vyjma OP TP, OP VaVpI, OP D, OP PK, ROP JZ. Při posouzení jednotlivých vzorů protokolu o výsledku kontroly na místě a postupů pro jejich zpracování byly identifikovány následující společné zásady: Vzory protokolů standardně obsahují náležitosti požadované dle zákona o státní kontrole a zákona o finanční kontrole, dle kterých musí být součástí protokolu následující informace: kontrolní orgán, kontrolní pracovníci, kontrolovaná osoba, místo a čas kontroly, předmět kontroly, kontrolní zjištění, opatření k nápravě / nápravná opatření, poučení o lhůtách a námitkách, podpisy členů kontrolní skupiny a podpis kontrolované osoby. Bylo identifikováno jen několik drobných nedostatků: - Vzor protokolu OP D neobsahuje identifikaci kontrolního orgánu, poučení pro kontrolovanou osobu o lhůtách a námitkách, pole pro podpis kontrolované osoby. - Ve vzoru OP PK chybí předmět kontroly (je uveden pouze cíl kontroly) a není specificky uveden oddíl pro opatření k nápravě / nápravná opatření (existuje pouze oddíl pro stanovení termínu odstranění nedostatků). Předpokládáme však, že opatření k nápravě / nápravná opatření jsou ve skutečně vypracovaném protokole obsažena (jsou např. součástí zjištění). - Vzor protokolu ROP SV a ROP JV neobsahuje část pro opatření k nápravě / nápravná opatření. Předpokládáme však, že opatření k nápravě / nápravná opatření jsou ve skutečně vypracovaném protokole obsažena (jsou např. součástí zjištění). U ROP JV je nicméně Přehled přijatých nápravných opatření přílohou protokolu, kde je také sledováno jejich splnění / nesplnění. Dále byly identifikovány další oblasti, které vzory protokolů v převážné míře obsahují, a to: - informace o počtu stran protokolu, - informace o počtu výtisků, eventuelně včetně informace, pro který orgán jsou výtisky určeny, - výčet příloh protokolu (např. kontrolní listy, přehled kontrolovaných výdajů, vyjádření kontrolního pracovníka k vypořádání nedostatků apod.). Strana 12 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

13 V rámci přípravy ke kontrole jsou v manuálech nastaveny následující základní kroky: Kontaktování kontrolované osoby za účelem sjednání termínu, včetně požadavku na účast relevantních osob vyjma OP VaVpI, u něhož je zasláno Oznámení o kontrole bez předchozí dohody, nicméně termín kontroly lze na žádost kontrolované osoby změnit. Vystavení a odeslání Oznámení o kontrole u ROP JZ a ROP JV neexistuje standardizovaný formulář, nicméně povinnost oznámit kontrolu příjemci (mailem, telefonicky nebo osobně / písemně) je v Příručce kontrolora ROP JZ popsána. Zajištění písemného Pověření ke kontrole všechny OP. Vyloučení střetu zájmů vyjma OP TP a IOP (Operační manuál IOP a OM ŘO IOP, v manuálech ZS je již nicméně střet zájmů ošetřen). Seznámení členů kontrolní skupiny s právy a povinnostmi kontrolních pracovníků / kontrolované osoby jednotlivé OP mají upraveno různě (blíže viz kapitola 4.2). Seznámení kontrolované osoby s právy a povinnostmi kontrolované osoby / kontrolních pracovníků jednotlivé OP mají upraveno různě (blíže viz kapitola 4.2). Zadání kontroly do informačního systému (MONIT, ISOP apod.) všechny OP. Téměř u všech OP je možné provést kontrolu na místě i bez předběžného oznámení, a to většinou v případech, kdy by došlo předběžným oznámením ke zmaření výkonu kontroly. U OP PI a OP D není možnost realizace předem neoznámené kontroly uvedena. V manuálech jsou většinou stanoveny lhůty pro odeslání Oznámení o kontrole kontrolované osobě (vyjma ROP SV). Lhůta je nejčastěji minimálně 2 pracovní dny před kontrolou, eventuelně 5 pracovních dní před kontrolou. V manuálech jsou stanoveny osoby oprávněné vydávat pověření ke kontrole, přičemž většinou se jedná o vedoucího kontrolního orgánu nebo jím pověřenou osobu, ředitele odboru, eventuelně vedoucího oddělení. Složení kontrolní skupiny je u všech OP bez výjimky minimálně dvoučlenné, z toho jeden člen je vedoucím kontrolní skupiny. V rámci některých OP je možné přizvat ke kontrole i externího experta (přizvaná osoba). V manuálech jsou také uváděny zdroje informací ke kontrole (vyjma OP PI, kde není zmíněno). Většinou je základním zdrojem informační systém (u OP TP a IOP není uveden, jelikož není standardně využíván). Dále se jedná o smluvní a projektovou dokumentaci (Rozhodnutí o poskytnutí dotace, monitorovací zprávy, žádosti o platbu apod.), výsledky předchozích kontrol, složka projektu atd. Během samotné realizace kontroly na místě jsou v manuálech popsány následující aktivity: Zahájení kontroly předložením Pověření ke kontrole všechny OP. Seznámení kontrolované osoby s průběhem kontroly a kontrolovanými oblastmi vyjma ROP JZ. Seznámení kontrolované osoby se složením kontrolní skupiny a předpokládanou délkou kontroly vyjma ROP JZ a ROP JV, u kterých postup není v manuálu upraven. Postup při zakončení kontroly na místě u všech OP je stanoveno zakončení kontroly na místě vyhotovením protokolu o výsledku kontroly a seznámení KO s tímto protokolem Ve fázi ukončení kontroly existují tyto obecné postupy: Manuály vesměs stanovují zakončení kontroly standardně na místě, a to seznámením kontrolované osoby s protokolem o výsledku kontroly (u OP PK není uvedeno). Téměř u všech OP (vyjma OP PI a OP D) jsou nastaveny postupy pro následné vyhotovení protokolu po odjezdu z místa fyzické realizace kontroly. Současně je stanovena lhůta pro následné vypracování protokolu 30 kalendářních dnů (OP LZZ, OP ŽP, ROP MS), 22 pracovních dnů (ROP SM), 20 dnů (OP TP, IOP, ROP SZ), 7 pracovních dnů (ROP SV, ROP JV), neprodleně (ROP JZ). Strana 13 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

14 U všech OP je upravena možnost kontrolované osoby podat námitky proti protokolu o výsledku kontroly včetně termínu dle zákona o státní kontrole, přičemž většina OP (vyjma OP TP, OP VaVpI, OP D, OP K, ROP JZ) má ve svých manuálech upraven vzor Rozhodnutí o námitkách. V manuálech téměř všech OP (vyjma OP D) jsou vymezeny pravomoci rozhodování o námitkách. Je-li námitkám plně vyhověno, rozhoduje vedoucí kontrolní skupiny. Není-li vyhověno, je rozhodování přesunuto na vyšší úroveň v rámci kontrolního orgánu, většinou na vedoucího kontrolního orgánu (eventuelně ředitel sekce, odboru, oddělení). Téměř všechny manuály (vyjma OP PI, OP D, ROP SZ, ROP JV) upravují ukončení kontroly dle zákona o finanční kontrole, tj. marným uplynutím lhůty pro podání námitek nebo doručením rozhodnutí o námitkách (byly-li námitky podány) Specifika vybraných OP Při porovnávání postupů definovaných pro výkon kontrol na místě bylo nad rámec společných zásad identifikováno také několik specifik. V oblasti procesní dokumentace byly identifikovány následující dokumenty, které jsou využívány jen některými OP: Zápis ze zahájení kontroly jedná se o dokument, v němž jsou kontrolovanou osobou / kontrolními pracovníky potvrzeny náležitosti kontroly (jména zúčastněných osob, předání písemného pověření kontrolních pracovníků, seznámení s právy a povinnostmi obou stran, předmět kontroly apod.) využívá OP VK, OP VaVpI (pod názvem Protokol o zahájení kontroly na místě ), OP TP, IOP, OP PK, ROP SZ, ROP SM. Program kontroly obsahem jsou základní identifikační údaje kontroly (kontrolovaná osoba, kontrolní orgán, číslo pověření ke kontrole, termín kontroly, informace o kontrolovaných oblastech apod.) využívá OP TP, IOP. Dohoda o zaslání protokolu poštou předmětem je písemné potvrzení kontrolované osoby, že souhlasí se zasláním protokolu, který bude vyhotoven následně, poštou využívá OP LZZ, OP ŽP. Možnost vystavit obecné pověření k provedení kontroly, tj. pro více projektů / kontrol, popisuje pouze manuál OP VK, OP PK a ROP JV, částečně také OP ŽP, kde je pověření vystaveno na vedoucího kontrolní skupiny na celý rok, který následně vystavuje pověření na jednotlivé členy týmu (po schválení vedoucího oddělení). Při posouzení vzorů protokolu o výsledku kontroly na místě a postupů pro jejich zpracování byla identifikována následující specifika: Vzory protokolů obsahují např. následující oblasti nad rámec požadovaných a obecně užívaných (viz kapitola 4.1): - popis průběhu kontroly (OP LZZ, OP ŽP), - popis stavu projektu (OP LZZ, OP ŽP), - informace o kontrolovaném období (OP LZZ, OP VaVpI), - informace o kontrolovaném vzorku (OP LZZ, OP VaVpI, OP PK), - věcné a číselné shrnutí výsledků kontroly (ROP MS), - přehled podkladové dokumentace ke kontrole (OP VK, IOP, OP D), - potvrzení KO o navrácení všech zapůjčených dokladů (OP TP), - záznam o předání protokolu (OP D), - povinně musí být v protokolu věta: "Služby, dodávky, stavební práce (nehodící se vypusťte) byly / nebyly (nehodící se vypusťte) provedeny a jsou v souladu s předloženým projektem, Rozhodnutím a účtovanými předměty, uvedenými na předložených fakturách." (OP PI). Ve fázi přípravy na kontrolu na místě byly identifikovány následující specifické postupy: V manuálech jednotlivých OP je různým způsobem řešeno poučení kontrolních pracovníků o jejich právech a povinnostech (eventuelně přizvané osoby) a současně poučení kontrolních pracovníků o právech a povinnostech kontrolované osoby. Byly zjištěny následující případy: Strana 14 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

15 - Zajištěno poučení kontrolních pracovníků s právy a povinnostmi jejich a současně s právy a povinnostmi kontrolované osoby OP LZZ, OP VK, manuál MPSV IOP, manuál MZd IOP, OP VaVpI, OP ŽP, ROP JZ, ROP MS, ROP SV, ROP SZ, ROP SM, ROP. - V některých výše zmíněných OP jsou práva a povinnosti jak kontrolních pracovníků, tak kontrolované osoby upraveny v manuálu, neexistuje však dokument, který by daný kontrolní pracovník písemně potvrdil (týká se OP VaVpI, ROP JZ, ROP MS, ROP SV, ROP SM, ROP JV). - Zajištěno poučení kontrolních pracovníků pouze s jejich právy a povinnostmi OP PI, OP IOP (OM ŘO IOP, manuál MK IOP, manuál MV IOP). - Poučení kontrolních pracovníků o právech a povinnostech je obsaženo v příručkách pro příjemce a žadatele OP IOP (OM IOP), OP D, OP PK. - Nezajištěno poučení kontrolních pracovníků s žádnými právy a povinnostmi - OP TP, OP D, OP PK. - U OP TP a OP IOP (OM IOP) existuje pouze poučení pro přizvanou osobu. Také poučení kontrolované osoby o jejích právech a povinnostech a současně poučení kontrolované osoby o právech a povinnostech kontrolních pracovníků je v manuálech upraveno různě. Byly zjištěny následující případy: - Zajištěno poučení kontrolované osoby o právech a povinnostech jejích a současně o právech a povinnostech kontrolních pracovníků OP LZZ, OP PI, OP VaVpI, OP VK, IOP, OP ŽP, OP PK, ROP SV, ROP SZ, ROP SM. - Zajištěno poučení kontrolované osoby pouze o právech a povinnostech kontrolních pracovníků OP TP. - Nezajištěno poučení kontrolované osoby s žádnými právy a povinnostmi OP D, ROP JZ, ROP MS, ROP JV. V manuálech byly identifikovány následující další vhodná ustanovení: - U IOP je příjemci při zahájení kontroly předložen seznam dokumentace, která bude při kontrole využívána. - V případě ROP JZ, ROP SV je specifikováno vybavení kontrolní skupiny nutné pro výkon kontroly na místě. - Součástí manuálu je také etický kodex OP (OP PI, OP VK, OP TP, IOP, VaVpI, OP ŽP, ROP SV, ROP SZ, ROP MS a ROP SM). V OM ROP JZ je pouze upraven zákaz braní úplatků a darů. U vybraných OP (OP LZZ, OP PI, OP VK, OP VaVpI, IOP: OM MK IOP a OM MV IOP, OP ŽP, ROP JZ, ROP MS, ROP SV) jsou stanoveny podmínky pro výběr vzorku výdajů ke kontrole. Nejčastěji je stanoveno minimálně 15 % výdajů požadovaných v rámci předložených žádostí o platbu / u OP PI minimálně 15 % všech podlimitních dokladů (do 10 tis. Kč) v žádosti o platbu. Co se týče v manuálech popsaných zdrojů informací ke kontrole, jsou ve vybraných manuálech uváděny jako relevantní zdroje (viz také kapitola 4.1) také: o o výsledky analýzy rizik projektu (OP VK, IOP), aktivity organizace na základě informací z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, internetu (OP VK). V rámci postupů při realizaci kontroly na místě byla identifikována následující specifika: V manuálech některých OP (OP LZZ, OP VK, IOP: OM ŘO IOP a OM MPSV IOP, OP D, OP ŽP, OP PK, ROP JZ, ROP SV, ROP JV) je definován postup při zjištění nedostatků, které lze odstranit na místě (viz také kapitola 6). Manuály OP LZZ, IOP (resp. dílčí manuály ŘO a ZS), OP ŽP, OP PK, ROP JZ, ROP MS, ROP SV, ROP SZ uvádí možnost požadovat při kontrole na místě doložení dodatečných dokladů, které nebyly při kontrole kontrolním pracovníkům k dispozici. Současně je stanovena lhůta, která má být příjemci uložena. Strana 15 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

16 U některých OP byla identifikována další vhodná ustanovení, která manuály upravují. Např.: - U IOP (vrcholový OM IOP) je uvedeno doporučení zaslat návrh záznamu / zápisu o kontrole kontrolované osobě k připomínkám před jeho schválením a odůvodněné připomínky zapracovat. Stejnou praxi aplikuje v odůvodněných případech i OP TP. - U OP VaVpI a ROP SM jsou upraveny metody kontroly a zásady kontrolní činnosti. U OP ŽP jsou popsány kontrolní postupy používané při kontrole na místě. - OM ROP JZ a několik dalších manuálů definuje možnost včetně postupu pro krácení nebo neproplacení finančních prostředků na základě kontroly interim se žádostí o platbu (dále také viz kapitola 6). - U ROP SZ a ROP JV je stanoven způsob řešení nestandardních situací (vícepráce, neplnění indikátorů, nezpůsobilost výdajů atd.). U OP LZZ, OP PI, OP VK, OP TP, IOP, OP D, OP ŽP je v manuálech popsán postup pro výběr vzorku dokladů, eventuelně aktivit, které budou předmětem kontroly na místě. U vybraných OP (OP TP, IOP, ROP SV), které umožňují kontrolu vzorku výdajů, jsou také stanoveny podmínky pro rozšíření vzorku výdajů ke kontrole. Rozšíření vzorku je standardně nutné v případě, že byly zjištěny systémové nedostatky. V manuálech OP LZZ, OP VK, OP TP, IOP, OP ŽP, ROP MS, OP PK a ROP MS je uvedeno, jakým způsobem je postupováno v případě, že příjemce neposkytne kontrolním pracovníkům při kontrole požadovanou součinnost. Je uvedena možnost uložení pokuty dle zákona o státní kontrole a zákona o finanční kontrole. Také u postupů při ukončení kontroly na místě byla identifikována určitá specifika: U OP LZZ, OP VK, OP TP (ŘO), OP ŽP, ROP JZ, ROP SM a ROP JV je možné zaslat protokol o výsledku kontroly poštou. Nicméně u vybraných OP (OP LZZ, OP VK, ROP JZ) je stanovena podmínka zaslání protokolu poštou pouze v případě, není-li identifikováno zjištění či nesrovnalost. U některých OP (OP LZZ, IOP: OM MV IOP, OP ŽP) je při kontrole na místě s příjemcem sepsána písemná tzv. Dohoda o zaslání protokolu poštou (viz také kapitola 4.3). Manuál OP VK zvlášť upravuje návrh na opravu chyb v psaní, počtech nebo jiných zřejmých administrativních chyb v textu protokolu, aniž by byly řešeny námitky. U některých OP jsou definovány další specifické možnosti ukončení veřejnosprávní kontroly dle zákona o finanční kontrole. Kontrola může být také ukončena: - dnem, kdy se kontrolovaná osoba odmítne seznámit s protokolem, přičemž tato skutečnost musí být v protokole zaznamenána (IOP), - stvrzením kontrolované osoby, že se vzdává práva podat námitku proti protokolu o výsledku kontroly (ROP JZ, ROP SM) uvedený postup však není zcela v souladu se zákonem (blíže viz kapitola 4.3 a 4.4) Příklady dobré a špatné praxe Na základě posouzení manuálů jednotlivých OP byly identifikovány následující příklady dobré praxe v rámci postupů při výkonu kontrol: Domníváme se, že je vhodné využívat jako zdrojů informací ke kontrole mimo jiné také (i) výsledky analýzy rizik projektu (upraveno u OP VK, IOP, OP TP), na základě které mohou kontrolní pracovníci určit zaměření kontroly, a eventuelně také (ii) informace z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, internetu apod. (upraveno u OP VK). Zápis ze zahájení kontroly považujeme za vhodný dokument pro záznam všech procesních aktivit, které je nutno při zahájení kontroly zajistit. Kontrolovaná osoba tak v tomto zápisu svým podpisem potvrdí, že jí bylo předloženo pověření ke kontrole, že jí byli představeni členové kontrolní skupiny, že byla poučena o právech a povinnostech svých i kontrolních pracovníků, že byla seznámena se zaměřením a programem kontroly, že byla dohodnuta součinnost apod. Veškeré výše uvedené skutečnosti tak mohou být v předmětném zápisu uvedeny a není nutné disponovat více dokumenty (např. součástí předmětného zápisu může být poučení s taxativně uvedenými právy a povinnostmi kontrolované osoby a kontrolních pracovníků). Zápis ze zahájení Strana 16 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

17 kontroly (resp. Protokol o zahájení kontroly) využívá OP VK, OP TP, IOP, OP PK, OP VaVpI, ROP SZ a ROP SM. U IOP je nastaven postup, kdy je kontrolované osobě při zahájení kontroly předložen seznam dokumentace, který bude při kontrole vyžadován. Uvedený seznam může zvýšit efektivitu kontroly a zejména pak ušetří při kontrole čas dohledáváním dokumentace. Považujeme za vhodné, aby byl tento seznam kontrolované osobě zaslán v předstihu, tedy společně s oznámením o kontrole. Považujeme za vhodné, aby byly v manuálech upraveny také určité etické normy, kterými se budou kontrolní pracovníci řídit při výkonu kontrol. OP PI, OP VK, OP TP, IOP, VaVpI, OP ŽP, ROP SV, ROP SZ, ROP MS a ROP SM mají vypracován etický kodex. V této souvislosti lze využít také kodex uvedený v kapitole 8. Domníváme se, že je vhodné pro kontrolu výdajů stanovit vzorek, který bude předmětem kontroly, a to zejména u OP, kde se u projektů vyskytuje velké množství výdajů menších výše nebo opakované druhy výdajů (mzdové výdaje, režijní výdaje, nájem apod.). Co se týče např. režijních výdajů, měla by být ověřena také metoda stanovená příjemcem k alokování určité části režijních výdajů na projekt. Podmínky pro výběr vzorku jsou stanoveny u OP LZZ, OP PI, OP VK, OP VaVpI, IOP: OM MK IOP a OM MV IOP, OP ŽP, ROP JZ, ROP MS, ROP SV. Pro stanovení vzorku by však měla být v manuálu definována jasná kritéria. Metoda výběru vzorku by pak měla být popsána a odůvodněna v protokole o výsledku kontroly a současně by měl být uveden přehled kontrolovaných výdajů. Dále je vhodné popsat postup, kdy může být vzorek rozšířen (např. při výskytu pochybení systémového charakteru nebo určitého procenta nezpůsobilých výdajů ve vybraném vzorku, např. dle typu výdaje). Postupy pro rozšíření vzorku jsou vhodně upraveny v manuálech OP TP, IOP a ROP SV. Při realizaci kontroly na místě se často zjistí drobné nedostatky, jež nemají za následek vznik podezření na nesrovnalosti a které je možné odstranit příjemcem přímo na místě během výkonu kontroly. Považujeme za přínosné, když jsou také podmínky pro odstranění nedostatků na místě jednoznačně upraveny v manuálech. Během výkonu kontroly na místě jsou mnohdy identifikovány doklady, které je nutné ověřit, avšak nejsou na místě k dispozici. Považujeme za vhodné, když je v manuálech ošetřena možnost požadovat po kontrolované osobě doložení dalších dokladů včetně stanovení dodatečných lhůt, resp. úpravu celkových interních lhůt OP pro vytvoření protokolu, pokud není protokol vytvořen na místě. Možnost doložení dodatečných dokladů upravují manuály OP LZZ, IOP (resp. dílčí manuály ŘO a ZS), OP ŽP, OP PK, ROP JZ, ROP MS, ROP SV a ROP SZ. Domníváme se, že je vhodné v manuálech popsat postup v případě, že příjemce neposkytne kontrolním pracovníkům součinnost či jinak maří výkon kontroly na místě. V manuálech OP LZZ, OP VK, OP TP, IOP, OP ŽP, ROP MS, OP PK a ROP MS je stanoveno uložení pořádkové pokuty dle zákona o státní kontrole a zákona o finanční kontrole. V některých případech není možné vytvořit protokol o výsledku kontroly bezprostředně v den provedení fyzické kontroly na místě u kontrolované osoby. Pro tyto případy považujeme za vhodné, aby byly v manuálech upraveny postupy pro následné vyhotovení protokolu, eventuelně včetně lhůty pro jeho vyhotovení od data vlastního výkonu kontroly na místě (upraveno u OP LZZ, OP VK, OP TP (ŘO), OP ŽP, ROP JZ, ROP SM a ROP JV; u OP VaVpI a IOP není upraveno následné vyhotovení protokolu samostatně, ale manuál nestanovuje ani povinnost vyhotovit protokol přímo na místě a u IOP udává dokonce lhůtu pro vyhotovení). Považujeme za vhodné, aby byla možnost následného vyhotovení protokolu po uskutečnění kontroly na místě upravena i pro případ, kdy byly identifikovány nedostatky. Často se totiž jedná o složité případy, které není možné uzavřít na místě. Z hlediska zvýšení efektivity považujeme za užitečné upravit v manuálu možnost zaslání následně vyhotoveného protokolu kontrolované osobě poštou, a to alespoň pro případy, kdy při kontrole na místě nebyly identifikovány žádné nedostatky. Zákon o státní kontrole, ukládá kontrolnímu orgánu povinnost seznámit kontrolovanou osobu s protokolem, v zaslání protokolu poštou však není spatřován rozpor s touto povinností, jelikož tato praxe je u některých OP standardně aplikována, pokud kontrolovaná osoba prohlásí písemně, že byla s protokolem seznámena (v protokolu nebo zvláštním dokumentem), resp. s tímto způsobem seznámení kontrolovaná osoba vyjádří písemný souhlas. Strana 17 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

18 Pro tyto účely může být využit dokument Dohoda o zaslání protokolu poštou, jehož vzor je přílohou některých manuálů (viz kapitola 4.2). Obsahem dokumentu je informace, že vyhotovený protokol bude zaslán poštou doporučeně na určenou doručovací adresu. Součástí Dohody by měla být i informace o postupech v případě nevyzvednutí zásilky. Např. poučení, že (i) den převzetí protokolu na poště je dnem seznámení s protokolem a že (ii) v případě nevyzvednutí zásilky se považuje za den doručení poslední den lhůty na její vyzvednutí a zároveň zaniká právo podat námitky. V oblasti výkonu kontrol byly také zjištěny příklady špatné praxe: V manuálech některých OP nejsou uvedeny všechny aktivity, které je nutné zajistit v rámci přípravy kontroly na místě (např. oznámení o kontrole, seznámení kontrolované osoby se složením kontrolní skupiny, seznámení kontrolních pracovníků / kontrolované osoby s právy a povinnosti obou stran, seznámení kontrolované osoby s kontrolovanými oblastmi blíže viz kapitola 4.1). Kontrolovaná osoba tak může být nedostatečně informována o důležitých skutečnostech. V manuálu ROP SV není stanovena lhůta pro zaslání oznámení o kontrole kontrolované osobě. Domníváme se, že lhůta je důležitá, aby byl postup standardizován a aby byla kontrolovaná osoba o kontrole informována v přiměřeném předstihu. Vzory protokolů o výsledku kontroly na místě některých OP neobsahují všechny náležitosti požadované dle zákona o státní kontrole a zákona o finanční kontrole (blíže viz kapitola 4.1). V manuálech ROP JZ a ROP SM je uveden specifický postup pro ukončení veřejnosprávní kontroly na místě. Kontrola může být ukončena mimo jiné stvrzením kontrolované osoby, že se vzdává práva podat námitku proti protokolu o výsledku kontroly. U ROP JZ je navíc specifikováno, že datem ukončení fyzické kontroly je pak považován datum podpisu protokolu z fyzické kontroly. Uvedený postup však není zcela v souladu se zákonem o finanční kontrole, který možnost vzdát se práva podání námitek neuvádí, a proto vždy platí, že kontrola končí marným uplynutím lhůty pro podání námitek (případně dnem doručení rozhodnutí o námitkách, byly-li podány) Doporučení pro jednotlivé OP V oblasti výkonu kontroly byly v kapitole 5.4 identifikovány příklady dobré a špatné praxe. Dobrá praxe může poskytnout náměty pro ostatní OP. Z příkladů špatné praxe vychází následující doporučení: ŘO, případně ZS OP TP, IOP, OP D, OP PK, ROP JZ, ROP MS a ROP JV doporučujeme ošetřit v manuálech všechny procesní aktivity, které je nutné zajistit ve fázi přípravy na kontrolu na místě (blíže viz kapitola 4.1). ŘO ROP SV doporučujeme upravit v manuálech lhůtu pro zaslání oznámení o kontrole kontrolované osobě. ŘO, případně ZS OP D, OP PK a ROP SV doporučujeme revidovat vzory protokolů o výsledku kontroly na místě tak, aby byly odstraněny drobné nedostatky uvedené v kapitole 4.1, a byl tak zajištěn úplný soulad se zákonem o státní kontrole a zákonem o finanční kontrole. ŘO OP PI a OP D doporučujeme upravit v manuálech pravidla pro následné vypracování protokolu o výsledku kontroly, a to včetně nastavení lhůty (OP PI, OP D a dále OP VK, OP PK). Současně doporučujeme nastavit pravidla pro zaslání protokolu poštou, a to zejména u tematických OP, kde by osobní předání bylo náročné a neefektivní (OP PI, OP TP, IOP, OP D). ŘO ROP JZ a ROP SM doporučujeme zpřesnit v manuálech postupy pro ukončení veřejnosprávní kontroly na místě tak, aby byly plně a jednoznačně v souladu se zákonem o finanční kontrole. Strana 18 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

19 4.5. Přehled výkonu kontrol v rámci jednotlivých OP Operační program IOP OP D OP LZZ OP PI OP PK OP TP OP VaVpI OP VK OP ŽP ROP JV ROP JZ ROP MS ROP SM ROP SV ROP SZ Otázka Příprava kontroly na místě Jsou v metodice nastaveny všechny kroky přípravy ke kontrole? 1. Kontaktování kontrolované osoby za účelem sjednání termínu, včetně požadavku na účast relevantních osob ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE ANO ANO/ANO 3 ANO ANO ANO ANO ANO ANO 2. Vystavení a odeslání Oznámení o kontrole ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO/ANO 3 NE ANO 4 ANO ANO ANO ANO 3. Zajištění písemného Pověření ke kontrole ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO/ANO 3 ANO ANO ANO ANO ANO ANO 4. Vyloučení střetu zájmů NE/ANO 3 ANO ANO ANO ANO NE ANO ANO ANO ANO 1 ANO 1 ANO 1 ANO 1 ANO 1 ANO 1 5. Seznámení členů kontrolní skupiny s právy a povinnostmi kontrolních pracovníků / kontrolované osoby* 6. Seznámení kontrolované osoby s právy a povinnostmi kontrolované osoby / kontrolních pracovníků* NE/NE NE/NE ANO/ANO ANO/NE NE/NE NE/NE ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO NE/NE ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO NE/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO NE/NE NE/NE NE/NE ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO 7. Zadání kontroly do informačního systému (MONIT, ISOP apod.) ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO Je ustanovena možnost provést kontrolu bez předběžného oznámení? ANO NE ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO Je stanovena lhůta pro zaslání oznámení o kontrole kontrolované osobě? ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE ANO Je stanoveno oprávnění vydávat pověření ke kontrole? ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO Jsou stanoveny podmínky pro výběr vzorku výdajů / výběrových řízení / výstupů nebo aktivit projektu ke kontrole? NE/ANO 3 ANO ANO ANO NE NE ANO ANO ANO NE ANO ANO NE ANO NE Realizace kontroly na místě Jsou v metodice nastaveny následující kroky realizace kontroly? 1. Zahájení kontroly předložením Pověření ke kontrole ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO/ANO 3 ANO ANO ANO ANO ANO ANO 2. Seznámení kontrolované osoby s průběhem kontroly a oblastmi kontroly ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO/ANO 3 ANO NE ANO ANO ANO ANO 3. Seznámení kontrolované osoby se složením kontrolní skupiny a předpokládanou délkou kontroly ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO/ANO 3 NE NE ANO ANO ANO ANO 4. Postup při zjištění nedostatků, které lze odstranit v rámci kontroly na místě? NE/ANO 3 ANO/NE 3 ANO NE ANO NE NE ANO ANO ANO ANO NE NE ANO NE 5. Možnost požadovat po kontrolované osobě doložení dalších dokladů po odjezdu z místa kontroly? NE/ANO 3 NE ANO NE ANO NE ANO NE ANO NE ANO ANO NE ANO ANO 6. Postup při zakončení kontroly na místě ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO Obsahuje vzor protokolu o výsledku kontroly náležitosti požadované dle zákona o státní kontrole a zákona finanční kontrole? ANO NE/ANO 3 ANO ANO NE 2 ANO ANO ANO ANO/NE 3 NE 2 ANO ANO ANO NE 2 ANO Jsou stanoveny podmínky pro rozšíření vzorku výdajů ke kontrole? ANO NE NE NE NE ANO NE NE NE NE NE NE NE ANO NE Zakončení kontroly na místě Je v manuálu stanoveno zakončení kontroly na místě? ANO ANO ANO ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO Je možné vyhotovení protokolu následně po odjezdu z místa kontroly? ANO NE ANO NE ANO ANO/NE 3 ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO Je upravena možnost podat námitky proti protokolu? ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO Jsou v manuálu vymezeny pravomoci rozhodování o námitkách? ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO Je vymezeno ukončení kontroly dle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole? ANO NE ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO NE ANO ANO ANO ANO NE * Detailní posouzení viz text Metodiky pro výkon kontrol. 1 Není podepisován zvláštní dokument, vyloučení střetu zájmů upraveno v textu manuálu. 2 V protokole není uvedena část pro nápravná opatření, nicméně ta mohou být formulována v rámci zjištění. 3 Upraveno různě v manuálech ŘO a ZS. 4 Neexistuje standardizovaný formulář, nicméně stanovena povinnost oznámení kontroly mailem, telefonicky nebo osobně / písemně. Strana 19 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

20 5. Kontrolní listy pro kontrolu na místě 5.1. Společné zásady napříč OP Na základě porovnání jednotlivých OP v tabulce uvedené v předchozí kapitole byly identifikovány společné zásady vyskytující se u více OP. Jedná se zejména o následující společné zásady: Většina metodik (s výjimkou OP TP, OP VaVpI, ROP MS a ROP JV) obsahuje vzory kontrolních listů pro veřejnosprávní kontrolu na místě. Pouze v rámci IOP, OP PK, ROP SV a ROP SZ se využívají tři druhy kontrolních listů pro kontrolu na místě, a to pro kontroly ex-ante, interim a ex-post. V rámci ROP JZ se využívá totožný kontrolní list pro kontroly interim a ex-post a samostatný kontrolní list pro kontroly exante. V rámci OP ŽP se využívá totožný kontrolní list pro kontroly ex-ante a interim a samostatný kontrolní list pro kontroly ex-post. Metodiky OP D a OP PI definují pouze kontrolní listy pro kontroly interim a ex-post. Metodiky OP VK a ROP SM definují pouze kontrolní listy pro kontroly ex-ante a interim. V rámci OP LZZ je nastaven pouze kontrolní list pro kontrolu interim. U všech OP (vyjma OP VK), které mají vydefinované v rámci metodik vzory kontrolních listů, je využití kontrolních listů při kontrole na místě povinné. Základní oblasti, na které se zaměřují kontrolní listy pro interim kontrolu na místě v rámci všech OP, jsou následující: - Dodržování harmonogramu realizace projektu - Dodržování pravidel publicity - Naplňování indikátorů - Vedení dokumentace k aktivitám / výstupům projektu - Dodržování rozpočtu schváleného v právním aktu o poskytnutí podpory - Způsobilost přímých výdajů - Vykazování příjmů projektu - Dodržování podmínek právního aktu o poskytnutí podpory - Archivace dokumentace projektu a auditní stopa. Kontrolní listy jsou v převážné většině případů vyplňovány odpovědí ANO (v pořádku, bez závad) nebo NE (není v pořádku), případně Irelevantní. OP ŽP má navíc možnost odpovědí částečně, OP LZZ pak má navíc možnost odpovědí ANO, s připomínkou (v pořádku s drobnými nedostatky či připomínkami). V naprosté většině kontrolních listů (vyjma zprostředkujícího subjektu OP D) má kontrolní pracovník prostor pro uvedení svých poznámek ke každé otázce. V kontrolním listu řídícího orgánu OP D se poznámky a komentáře uvádí na konci kontrolního listu. Metodika všech OP (vyjma OP PI) ukládá podpis kontrolního listu ze strany členů kontrolní skupiny. V případě OP ŽP, ROP SM, ROP SV, ROP JZ a ROP SZ musí být kontrolní list navíc schválen nadřízeným pracovníkem. Metodiky IOP, OP LZZ, OP PI, ROP SM a ROP JZ obsahují specifické kontrolní listy pro kontrolu výběrových řízení na místě. U OP ŽP a OP PK je výběrovým řízením věnována část kontrolního listu pro kontrolu na místě. V rámci metodik OP TP, OP D, OP VaVpI, ROP JV, ROP SZ a ROP SV jsou definované pouze kontrolní listy pro administrativní kontrolu VŘ (většinou rozdělenou do dvou fází posouzení zadávací dokumentace a výzvy a posouzení výběru nejvhodnější nabídky). Metodiky OP VK a ROP MS nedefinují žádné kontrolní listy pro kontrolu výběrových řízení. Kontrolní listy pro interim kontrolu na místě v rámci OP financovaných z Evropského sociálního fondu (tj. OP LZZ a OP VK) zahrnují velice podobné oblasti ke kontrole. Strana 20 Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006