Veřejná správa veřejně a správně

Transkript

1 Veřejná správa veřejně a správně Ministerstvo vnitra ČR Procesní modelování agend Josef Beneš Mikulov, 9/9/2014

2 Veřejná správa veřejně a správně OBSAH PREZENTACE Důvody realizace Program PMA Využití procesních modelů ve veřejné správě Příklady využití Závěr

3 Důvody realizace PMA Úroveň výkonu agend státní správy není jasně definována a financování probíhá formou příspěvku bez zohlednění skutečného rozsahu výkonu. Výkon, tj. způsob zajištění jednotlivých agend, není jednotný! Standardizace výkonu agendy Kvalita Stát není schopen garantovat poskytování stejné služby ve stejné kvalitě, čase a podmínkách napříč poskytujícími úřady. Legislativa je nejednoznačná, často obsahující zbytečná resp. protichůdná ustanovení. Zkvalitnění legislativy Změna v úhradě Úhrada za výkon neodpovídá množství, způsobu, ani kvalitě jejich zajištění. Poznámka: Výše uvedené důvody realizace PMA vychází mj. z popisu problematiky uvedené v dokumentu Koncepce dokončení reformy veřejné správy, Ministerstvo vnitra, 2012, zejména z popisu Opatření 2: Standardizace agend, který popisuje rovněž principy financování podle standardů agend a zohlednění výše odvedených výkonů.

4 1. Program PMA Smysl Procesní reformy veřejné správy Procesní model agendy jako nástroj pro dosažení maximální efektivity a transparentnosti výkonu agend veřejné správy Charakteristika procesního přístupu Úvod Iniciální analýza Různost v systému Hodnocení regulace Efektivita modelování Model současného stavu (AS-IS) Sběr dat o modelech Aplikace časové a nákladové analýzy Typy modelů Model budoucího stavu (To Be) Optimalizační hypotézy Optimalizace centrální a lokální Rekapitulace významu PMA pro města a obce Optimalizace agend na základě procesního přístupu Snížení nákladů na základě detailní znalosti nákladů výkonu agendy a přínosu pro jejího příjemce Dochází i k optimalizaci napříč institucemi a procesy veřejné správy a kromě snížení nákladů i ke zvýšení kvality a transparentnosti veřejných služeb

5 Program PMA Plán /2012 2/ /2013 Program PMA Standardy agend 6/2019 Financování Projekt 1 PMA I Metodika PMA 30 procesních modelů Školení PMA AIS RPP Modelovací Podmínky pro Metodické centrum PMA Podpora PMA (Metodické centrum PMA, AIS RPP Modelovací) Projekt 2 PMA II Příprava dalších procesních modelů agend Projekt 3 PMA III Příprava návrhů standardů agend Pilot ověření standardu a 4 financovaní vybrané agendy Návrh standardu na velkém vzorku OVM Návrh způsobu ověření financování Provedení pilotního financování podle standardu agendy Vyhodnocení pilotu Příprava 5 změny financ. Příprava návrhů úpravy financování Financování podle 6 standardů Navazující egovernment projekty Klíčové milníky: Dokončení implementace projektu PMA Rozhodnutí o variantě dokončení reformy veřejné správy Rozhodnutí o způsobu financování

6 Oblasti využití PMA PMA má široké využití nejen pro centrum (Gestora agendy), ale také pro zástupce území. Využití na centrální úrovni PMA vede ke zkvalitnění legislativy, umožňuje přesné zjištění zdrojů na výkon státní správy stejně jako zjištění nákladů a přínosů změn zákonů, poskytuje garanci jednotného způsobu výkonu veřejné správy (standardizaci agend) a potenciálně umožňuje změnu způsobu financování výkonu veřejné správy přenesené působnosti. v Využití pro zástupce území Plánování zdrojů Optimalizace Školení pracovníků Popis životních situací Procesní řízení, Plánování zdrojů Příprava na očekávané změny četností u vybraných procesů Posuzování lok. odchylek úřadu vůči centrálnímu modelu, např. vliv většího počtu cizinců Optimalizace Hledání oblastí s největším potenciálem úspor Posuzování přínosů a dopadů navrhovaných optimalizačních opatření

7 Různé typy procesních modelů spolu souvisí Typy procesních modelů agendy Způsob vzniku procesního modelu Centrální procesní model Instanční procesní model Centrální pohled Lokální pohled Postup tvorby procesního modelu AS-IS procesní model TO-BE procesní model Model publikovan ý do RPP Legenda Hlavní vztahy Vedlejší vztahy pevné Vedlejší vztahy volné

8 Co to je model a jak vzniká? Souvislosti výstavby procesního modelu klíčové pojmy Legislativní analýza Procesní oblasti a mapy Procesní dekompozice Procesní postup Data o nákladech Sběr dat o pracnosti procesů a typů případů Četnosti případů Pravděpodobnosti průchodu Časová a nákladová analýza Optimalizace Data o kvalitě Standardizace

9 Praktický příklad (1/3) Plánování zdrojů Příprava na očekávané změny četností u vybraných procesů Hypotetická situace: Vláda přijme opatření na podporu živnostenského podnikání s očekáváním 10% nárůstu počtu podnikatelů s ohlašovací živností v následujících 6 měsících Příklad je zjednodušený, proto předpokládá Rovnoměrný nárůst ohlašovacích živností v 6 měsících Pracnost procesu ohlášení živnosti bude v předpokládaném objemu stejná Dlouhodobá úprava počtu pracovníků je uvažována pouze v kontextu procesu Změny ohlášení živností Otázky úřadu Bude muset úřad krátkodobě upravit počet pracovníků registrace v důsledku nárazového zvýšení ohlašovacích živností? Bude muset úřad dlouhodobě upravit počet pracovníků registrace v důsledku zvýšení celkového počtu živnostenských oprávnění? Využití procesního modelu Časová a nákladová analýza procesu Ohlášení živnosti skokový nárůst četnosti v prvních šesti měsících o 10 % Časová a nákladová analýza ostatních procesů, např. Změna ohlašovací živnosti dlouhodobý nárůst četností o 10 %

10 Vstupy Předpoklady vlády: 10% nárůst počtu ohlašovacích živností za prvních 6 měsíců Situace úřadu Počet živnostníků (ohlašovací živnosti) ve správě úřadu je 5 000, tj. očekává se 500 nových ohlašovacích živností Za rok minulý bylo 750 změn ohlašovacích živností, tj. očekává se nárůst v dalších letech na 825 změn Centrální procesní model Zpracování jednoho nového ohlášení živnosti zabere úředníkovi 120 minut čistého času Zpracování jedné změny ohlášení živnosti zabere úředníkovi 92 minut čistého času Postup Založení instančního procesního modelu Hodnocení krátkodobého dopadu: Vygenerování časové a nákladové analýzy pro proces Ohlášení živnosti Úprava časového fondu na 6 měsíců Praktický příklad (1/3) Plánování zdrojů Příprava na očekávané změny četností u vybraných procesů (2/3) Úprava četnosti dle očekávaného nárůstu (500) Posouzení odhadovaných dopadů Hodnocení dlouhodobého dopadu: Vygenerování časové a nákladové analýzy pro proces Změna ohlášení živnosti Úprava časového fondu na 12 měsíců Úprava četnosti dle očekávaného nárůstu (75) Posouzení odhadovaných dopadů

11 Praktický příklad (1/3) Plánování zdrojů Příprava na očekávané změny četností u vybraných procesů (3/3) Postup 1 Založení instančního modelu a vygenerování časové a nákladové analýzy Krátkodobý pro dopad posuzované procesy Změna parametrů vygenerovaného reportu: 2 Časový fond 110 dní (6 měsíců) Očekávaný nárůst četnosti 500 Posouzení odhadovaného dopadu dle FTE 3 Dlouhodobý dopad Změna parametrů vygenerovaného reportu: Časový fond 215 dní (1 rok) Očekávaný nárůst četnosti 75 Posouzení odhadovaného dopadu dle FTE

12 Hypotetická situace: Vlivem zvýšeného počtu cizinců na daném úřadě je pravděpodobnost typu případu, kdy úřad vydává výpis z živnostenského rejstříku k řízení o povolení k pobytu o 30% vyšší, než uvádí centrální model. Otázky OVM Jaký je dopad lokálních specifik úřadu na celkovou pracnost procesů agendy ( Ohlášení živnosti )? Využití procesního modelu Vytvoření instančního procesního modelu Úprava pravděpodobnosti příslušného typu případu Vyhodnocení Časové a nákladové analýzy Praktický příklad (2/3) Plánování zdrojů Posuzování lokálních odchylek úřadu vůči centrálnímu modelu (1/2) Vstupy Centrální procesní model Zpracování jednoho nového ohlášení živnosti zabere úředníkovi 120 minut čistého času Pravděpodobnost větve typu případu, kdy úřad vydává výpis z živnostenského rejstříku k řízení o povolení k pobytu, je 5 % Situace úřadu Za rok minulý bylo 900 přijatých nových ohlášení živnosti Pravděpodobnost větve typu případu, kdy úřad vydává výpis z živnostenského rejstříku k řízení o povolení k pobytu, je vlivem zvýšeného počtu cizinců v území 35 %

13 Praktický příklad (2/3) Plánování zdrojů Posuzování lokálních odchylek úřadu vůči centrálnímu modelu (2/2) Postup 1 Založení instančního procesního modelu a vygenerování časové a nákladové analýzy pro proces Ohlášení živnosti (dle centrálních hodnot ukazatelů) 2 Úprava hodnot ukazatelů modelu dle lokálních specifik Změna pravděpodobnosti typu případu z 5 % na 35 % 3 Posouzení vlivu lokálních specifik na celkovou pracnost procesu Vygenerování časové a nákladové analýzy procesu Ohlášení živnosti (dle lokálních hodnot Posouzení ukazatelů) vlivu lokálních specifik na celkovou pracnost procesu dle lokální četnosti procesu (výsledky reportů) CENTRÁL. LOKÁL.

14 Hypotetická situace: Úřad chce zjistit, jaké procesy a jejich části mají z pohledu optimalizace nejvyšší potenciál úspor, tedy kde lze efektivně ušetřit Předpoklady Optimalizace je identifikována na základě pracností centrálního procesního modelu, pokud by se lokální hodnoty úřadu zásadně lišily, lze obdobně postupovat s lokálními pracnostmi procesním modelem. Otázky úřadu Jaké procesy agendy by měly být předmětem optimalizace? Na jaké aktivity procesu by měla být optimalizace zaměřena? Využití procesního modelu Praktický příklad (3/3) Optimalizace Hledání míst s největším potenciálem úspor (1/3) Report hodnot ukazatelů modelu a porovnání celkové pracnosti procesů, respektive jejich relativní podíl na výkonu celé agendy. Časová a nákladová analýza vybraného procesu výběr aktivit s největším relativním podílem na výkonu procesu

15 Praktický příklad (3/3) Optimalizace Hledání míst s největším potenciálem úspor (2/3) Vstupy Centrální procesní model dle PMA Četnosti procesů na úřadě Postup Výběr procesu: V reportu Hodnoty ukazatelů modelu doplníme porovnání celkové pracnosti (četnost x pracnost) Vybereme procesy s největším optimalizačním potenciálem Výběr aktivity procesu: Upravíme Časovou a nákladovou analýzu pro proces Ohlášení živnosti Úprava časového fondu na 12 měsíců Úprava četnosti nových ohlášení živností dle hodnot loňského roku (1 670) Výběr aktivit s největším relativním podílem na výkonu procesu

16 Praktický příklad (3/3) Optimalizace Hledání míst s největším potenciálem úspor (3/3) Postup 1 Založení instančního modelu a vygenerování souhrnného reportu hodnot ukazatelů modelu 2 Identifikace procesů dle optimalizačního potenciálu 3 Vytvoření vlastní analýzy úřadu dle vygenerovaného reportu (hodn. uk. mod.): Doplnění lokální četnosti procesů Sestavení Vytvoření grafu analytické zobrazujícím záložky relativní podíl zobrazující pracnosti objem procesu pracnosti a kumulativní procesu graf [(Pracnost nákladů procesu referent agendy + A121 Identifikace vedoucí)*četnost] aktivit procesů dle optimalizačního potenciálu Vygenerování časové a nákladové analýzy procesu Ohlášení živnosti doplnění lokální četnosti Analýza optimalizačního potenciálu aktivit zejména dle sloupce Relativní podíl v definovaném počtu opakování procesu

17 V případě zájmu o další informace neváhejte kontaktovat zástupce MVČR. Kontakty Petr Horák petr.horak@mvcr.cz Lubomír Valenta lubomir.valenta@mvcr.cz Josef Beneš josef.benes@mvcr.cz Jan Faltys jan.faltys@mvcr.cz Radka Blahoutová radka.blahoutova@mvcr.cz Jaroslav Neubauer jaroslav.neubauer@mvcr.cz Martin Forman martin.forman@mvcr.cz