Správce pošty Příručka k programu

Transkript

1 Správce pošty 2008 Příručka k programu Kniha pošty Adresář Evidence poštovného Tisk obálek, etiket Tisk složenek, pod.lístků. PSČ Zpracování dokumentů

2 Obsah Instalace programu prvních kroků s programem...2 Rychlé zadávání zásilek...3 Nastavení rychlého zadávání...5 Přijetí pošty do firmy...7 Údaje o zásilce...9 Přijetí vrácené zásilky...10 Přijetí doručenky...11 Přijetí jiné zásilky...12 Noviny a časopisy...12 Odeslání pošty z firmy...13 Odeslání obchodního balíku nebo profi balíku...14 Kniha přijaté a odeslané pošty ( Archív pošty )...15 Mazání v knize pošty...16 Hledání v knize pošty...16 Rozšířené výběry z knihy pošty...18 Tisk z knihy pošty...19 Úprava záznamu v archívu...20 Pozdější doplňování údajů o zásilkách...20 Konec dne a odchod na poštu...22 Tisk klasické knihy pošty...23 Adresář...24 Knihy adres...24 Přidání nové adresy do adresáře.. 26 Úprava adresy...27 Kopírování adresy...28 Kopírování adresy do dopisu v jiném programu...28 Přesunutí adresy...29 Smazání adresy...29 Označování adres v adresáři...30 Export / import adres...31 Tisk z adresáře...33 Tisk obálek...35 Tisk etiket...37 Tisk formulářů pošty...38 Tisk seznamů z adresáře...39 Současné nastavení tisku...39 Evidence poštovného...42 Tisk dokladů o výdajích za poštovné...43 PSČ...44 Hlídač lhůt...46 Tisk z hlídače lhůt...47 Nastavení lhůt...48 Nastavení obsahů zásilek a poznámek k zásilkám...48 Nastavení programu...49 Nastavení evidence poštovného...49 Nastavení číslování zásilek...50 Nastavení zaměstnanců...51 Nastavení sloupců...52 Zálohování dat...53 Obnova dat...53 Technická podpora...54 Ing. Tomáš Chaloupka Všechna práva vyhrazena. Žádná část této publikace nesmí být publikována a šířena žádným způsobem a v žádné podobě bez výslovného svolení autora. Doc. v Správce pošty 2008

3 Instalace programu Jak program nainstalovat? Instalace jednouživatelské verze: Vložte disk do CDROM mechaniky a pokud se instalační program nespustí automaticky spusťte Setup.exe. Dále pokračujte dle pokynů na obrazovce. Pokud se objeví hláška o instalaci BDE (v angličtině) zvolte volbu Yes pro potvrzení instalace. Pokud instalace BDE hlásí nedostatek místa na disku. Zkontrolujte jeho kapacitu a pokud je dostatečná (alespoň 50MB) potvrďte instalaci BDE. Po instalaci doporučujeme přečíst 6 prvních kroků s programem (viz. str. 2) Instalační CD si pečlivě uchovejte!!! Instalace rozšířené a síťové verze programu (verze označené číslem 3.x.x): Vložte disk do CDROM mechaniky a pokud se instalační program nespustí automaticky spusťte Setup.exe. Dále pokračujte dle instalačních pokynů uvedených v příloze k programu!!! (jsou umístěny i na na instalačním CD v PDF). Po instalaci doporučujeme přečíst 6 prvních kroků s programem (viz. str. 2) Instalační CD si pečlivě uchovejte!!! Jak program reinstalovat? 1. Nainstalujte program z originálního CD (viz. výše). 2. Nainstalujte poslední upgrade programu. 3. Proveďte obnovu dat ze zálohy (viz. str. 53). Pokud jste originální CD ztratil(a) není možné provést reinstalaci. Kontaktujte technickou podporu: help@tomsystem.cz V případě, že máte zaplacenu technickou podporu bude vám za manipulační poplatek vystaven duplikát instalace aktuální verze. V případě, že podporu nemáte zaplacenu je nutné zakoupit plný upgrade na aktuální verzi programu (duplikáty starších verzí nelze vytvořit). Správce pošty

4 6 prvních kroků s programem 1. Jak rychle zadávat zásilky do programu? Program vám umožňuje dva způsoby zadávání zásilek. Klasické a rychlé. Rychlé zadávání vám umožňuje provést zadávání zásilek velmi rychle a to i bez použití myši. Navíc je možné si toto zadávání nastavit podle vašich potřeb, čímž se zadávání zásilek může ještě více zrychlit (více str. 3) 2. Dokáže program vytisknout vyplněné hromadné podací archy? Není problém. Hromadné podací lístky vypadají stejně jako natištěné z tiskárny poštou. Včetně doplnění všech údajů o adresách zásilek a udaných cenách popř. poštovném. Viz. str "Konec dne a odchod na poštu". 3. Je možné z programu vytisknout klasickou knihu pošty? Bez problémů si můžete vaší klasickou knihu pošty včetně místa pro podpis zaměstnance. Jak si vytisknout klasickou knihu pošty najdete na str "Tisk klasické knihy pošty". Navíc si můžete vytisknout také libovolné sestavy z archívu pošty viz. str. 19 "Tisk z archívu pošty" 4. Kde je možné špatně zadané údaje opravit? Jednoduše v archívu pošty viz. str Jak se v programu projeví přechod na nový rok? Především, s přechodem na nový rok nemusíte nic měnit nebo nastavovat. Vše probíhá úplně automaticky, takže přechod na nový rok postřehnete jen tím, že číslo jednací nabídnuté počítačem začíná od čísla Je možné provozovat program v počítačové síti? Jednouživatelská verze programu umožňuje provoz jen na jednom lokálním počítači. Existuje však i síťová verze programu, která umožňuje provoz v počítačové síti. Síťová verze umožňuje pracovat více uživatelům najednou. Více o jednotlivých druzích síťových verzí najdete na internetu: nebo nám napište na: info@tomsystem.cz. Správce pošty

5 Rychlé zadávání zásilek V programu Správce pošty existují dvě možnosti jak zadávat zásilky: 1. Pomocí standardního zadávání.( viz. Evidence přijaté pošty nebo evidence odeslané pošty str. 7 a str. 13 ) 2. Pomocí rychlého zadávání zásilek. (viz. níže) Poznámka: V síťové a rozšířené verzi je pouze rychlé zadávání!!! Hlavní výhodou rychlého zadávání je, že k jeho ovládání potřebujete pouze klávesnici + můžete si celý formulář libovolně nastavit přesně podle vašich potřeb (viz. str. 5 nastavení rychlého zadávání) Můžete také používat klasické entrování pro přesun mezi jednotlivými políčky. Samozřejmě lze i v tomto okně používat klasické ovládání ( tabulátor, mezerník ) Standardní zadávání je vhodné v případě, že potřebujete zadat více zásilek se stejným obsahem na více adres vybraných z adresáře. Přijetí doručenky a vrácené zásilky je popsáno na str V hlavním menu klikněte na tlač. Rychlé zadávání (nebo Ctrl+R) 2. Objevilo se vám následující okno: Jak rychle zadávat hodnoty pomocí klávesnice? K přeskakování mezi jednotlivými políčky můžete používat klávesu Enter nebo tabulátor. Význam jednotlivých položek najdete na str. 9. Hledání a zadávání adres je popsáno na následující straně. Správce pošty

6 Při vybíraní v políčcích Zásilka je: a Druh zásilky si můžete druh zásilky vybrat jednoduše tak, že stisknete příslušné písmeno. Např: O Odeslaná značí, že po stisknutí klávesy o se automaticky vybere - druh zásilky Odeslaná. K posunu na další políčko stiskněte Enter. Seznam všech možných písmen se vám objeví po rozbalení nabídky. J Hledání /zadávání adresy: Pokud zadáváte novou adresu označte pole Nová adresa Pokud chcete adresu vyhledat v adresáři zrušte toto označení. Automaticky se vám nabídne pole pro hledání adresy. Zde stačí jen jen napsat počáteční část jejího názvu a stisknout klávesu F9. Chcete-li hledat adresu podle jiných kritérií stiskněte klávesu F6. Chcete-li vybranou adresu upravit stiskněte F7, pro smazání vybrané adresy F8. Poznámka: Tlačítka Upravit a Smazat se objevují jen pokud je k dispozici nějaká vybraná adresa. V rychlém zadávání můžete přidat do adresáře novou adresu, bez nutnosti ji zpětně zadávat. Pokud nebudete chtít adresu do adresáře uložit, stačí jen zrušit toto označení: J Tip: Pokud zadáváte více zásilek najednou od stejného odesílatele (adresáta) stačí označit pole Nabídni adresu znovu - program adresu zmrazí a nemusíte ji zadávat znovu. Hledání PSČ: Při zadávání adresy vám program automaticky po zadání PSČ doplní název města (je-li v seznamu PSČ k dispozici). Stačí v políčku PSČ zadat PSČ a stisknout klávesu Enter. Pokud bude PSČ nalezeno, program automaticky skočí na další políčko. Pokud ne, skočí do políčka Město, kde můžete nové město přidat. Neznáte-li PSČ stiskněte F7 nebo klikněte na tlačítko PSČ??. Význam jednotlivých políček najdete na str. 9. Máte vše zadáno? Klikněte na tlačítko Uložit. Správce pošty

7 Nastavení rychlého zadávání S pomocí tohoto nastavení si můžete výrazně zrychlit práci při rychlém zadávání zásilek. 1. V rychlém zadávání si klikněte na tlačítko "Nastavení..." ( vpravo dole ) 2. Objevilo se vám následující okno: Údaje o zásilce" V této skupině si můžete určit, které údaje o zásilkách budete nebo nebudete zadávat. Pokud je příslušné políčko označeno, znamená to, že se vám bude nabízet k vyplnění. Můžete tak výrazně zrychlit zadávání. "Všechny odesl. z. jsou vyřízené" znamená, že všechny odeslané zásilky budou označeny jako vyřízené s datem vyřízení = datum odeslání. "Po spuštění vždy odesl. pošta" = při spuštění rychlého zadávání se vám vždy nabídne automaticky, že zásilka je odeslaná, což vám zrychlí práci. Pokud zadáváte více přijatých zaškrtnutí políčka zrušte. "Po startu nastav druh zásilky na:" při spuštění rychlého zadávání se vám může vždy automaticky nabídnout vybraný druh zásilky. "Potvrzení uložení dat" = je-li toto políčko zaškrtnuto bude se vás program před uložením zásilky ptát, jestli tuto zásilku chcete určitě uložit. "Po uložení zachovat údaje" = pokud například zadáváte více zásilek, kde máte stejný obsah zásilky je vhodné mít toto políčko označené. Nebudete muset znovu vyplňovat např. stejný obsah zásilky jako měla předešlá uložená zásilka. Zachovají se vám všechny údaje obsah, poznámka, poštovné, značka... "Po uložení smazat adresu" = zadáváte-li například více zásilek za sebou, kdy adresát ( odesílatel ) je stejný, ale ostatní údaje o zásilce jsou jiné zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. Adresa bude po uložení zachována a vy ji nemusíte znovu zadávat nebo vybírat z adresáře. Správce pošty

8 "První písmena vždy velká" = chcete-li aby vždy u adresy byla první písmena velká (napíšete-li první malé písmeno automaticky se změní na velké platí i pro adresář). "Nabízet přidávání zaměstnanců" = pokud zaměstnanec, kterého chcete přidat do položky vyřizuje není v seznamu zaměstnanců počítač vám jej automaticky nabídne k přidání. Jinak je nutné jej přidat v nastavení programu (viz. str. 51) "Po uložení smaž podací číslo" = Je-li tato položka označena zůstane vám po uložení podací číslo vyplněno. Je tak možné zadat další jen úpravou posledních číslic bez nutnosti zadávat jej znovu celé. "Po uložení jdi na položku" = Jakmile zásilku uložíte může program automaticky skočit do položky, kterou vyberete, což vám může značně zrychlit zadávání. "Nové adresy ukládat do adresáře" = Pokud si nepřejete ukládat automaticky nové adresy do adresáře zrušte označení této volby. "Země je vždy Česká republika" = pokud odesíláte zásilky jen do ČR označte tuto volbu. Ze zadávání zmizí pole Země a Stát což vám zrychlí zadávání. "Používat příjmení, jméno, titul" = Pokud zadáváte jméno osoby přímo do pole firma a tyto položky nevyužíváte zrušte označení této volby. Pole ze zadávání zmizí. "Používat vždy tuto knihu adres" = Pokud máte jen jednu knihu adres označte tuto volbu. Program bude hledat adresy i přidávat nové pouze z této knihy adres. Zároveň vám pole s výběrem knihy adres zmizí, což vám dále zrychlí zadávání. Poznámka k zadávání zásilek v síťové a rozšířené verzi: Čísla jednací: U síťové verze programu není číslo jednací nabízeno před uložením zásilky, ale je oznámeno hláškou až po uložení zásilky. Důvodem je, že zadávat zásilky najednou může více uživatelů. Čísla jednací přiděluje server a nemůže tak vzniknout duplicita. Pokud chcete zadat číslo jednací ručně a ignorovat automatické číslování jednoduše klikněte na políčko číslo jednací a zadejte požadované číslo. Vámi zadané číslo číselnou řadu neovlivní. Správce pošty

9 Přijetí pošty do firmy Jak zapsat přijatou zásilku do knihy pošty? 1. V hlavním menu klikněte na tlačítko Přijatá pošta. 2. Vyberte si co vám přišlo ( např. doporučené psaní ). PŘIJETÍ POŠTY můžete rychleji zadat pomocí rychlého zadávání zásilek (viz. str.3) Síťová a rozšířená verze obsahuje pouze rychlé zadávání 3. Klikněte na tlačítko Další >>>. J Tip: Zaevidovat poštu můžete i jednodušeji pomocí menu přijatá pošta nebo zkratkových kláves. viz. obr. vpravo. Například po stisku klávesy F6 v hlavním okně se vám automaticky zobrazí formulář pro doporučené psaní a můžete hned začít přidávat. 4. Nyní se vám otevřelo toto okno: nebo okno Vrácená zásilka - viz str. 10 Doručenka - viz. str. 11 Noviny a časop. - viz str.12, Jiná zásilka - viz str Vyplňte údaje o zásilce, které chcete mít v evidenci (viz. str. 8, 9). 6. Klikněte na tlačítko Přidat. Chcete-li pokračovat v zadávání stejného druhu zásilek ( např. doporučených zásilek ). Klikněte na tlačítko Přidat další. Správce pošty

10 Odesílatel ( u odeslané zásilky adresát ) Kniha adres: Adresář je kvůli větší přehlednosti rozdělen na několik knih adres ( například nájemci, dodavatelé apod. ) Vyberte si knihu adres, která nejspíše obsahuje vámi hledanou adresu. Více o knihách adres najdete na str. 24. Firma, příjm: Vyberte si ze seznamu firmu, ze které vám zásilka přišla. Tlačítko adresář Chcete-li si vybrat více než jen jednu adresu klikněte na toto tlačítko nebo stiskněte F7. Přejdete do adresáře a pomocí zaškrtávání" si jednoduše vyberete všechny adresy, které potřebujete. J Tip: Pokud si přejete zapsat najednou několik zásilek se stejnými údaji. Např. Do firmy vám přišlo několik zásilek se stejným obsahem ( např. 6 doporučených dopisů s fakturami ). Nemusíte je zadávat jednotlivě, ale najednou a ulehčit si tak práci. Jak na to? Jednoduše si kliknutím na tlačítko Adresář vyberete v adresáři ( zaškrtnutím - viz. str. 30 ) příslušné adresy odesílatelů faktur a stisknete tlačítko OK. Po stisku tlačítka Přidat se automaticky zaevidují všechny najednou. Každá s jiným číslem jednacím nebo stejným pokud máte zaškrtnutu volbu Neměň čj..(tato možnost není v síťové a rozšířené verzi technicky možná). Tlačítko upravit adresu Nejste si jisti, zda vybraná adresa je ta správná? Klikněte ( nebo stiskněte F6 ) a můžete si ji detailně prohlédnout i upravit. Tlačítko nová adresa Adresa, kterou chcete přiřadit k zásilce není v adresáři? Kliknutím na toto tlačítko ( nebo stisknutím F5 ) ji můžete jednoduše přidat. Nabídni znovu Chcete-li aby při stisku tlačítka "Přidat další" zůstala vybrána stejná adresa ( např. když přijímáte zásilky s různým obsahem od stejného odesílatele ) zaškrtněte tuto volbu. Tlačítko najít nejbližší adresu Když zadáte do políčka "Firma, přijm." část názvu firmy a stisknete klávesu "Enter" nebo toto tlačítko počítač vám automaticky vyhledá a nabídne adresu, která mu nejblíže odpovídá. Správce pošty

11 Údaje o zásilce Datum přijetí ( u odeslaných zásilek odeslání ): Datum, kdy byla zásilka přijata (odeslána). Můžete zadat i datum dopředu nebo dozadu (POZOR!!! Při zadávání do jiného roku než současného je nutné nejprve změnit rok, se kterým pracujete viz. str. 15). Číslo jednací: Číslo jednací přiřazuje každé zásilce automaticky počítač. Je však možné ho libovolně změnit. Pomocí volby Neměň můžete č.j. zmrazit a přidat tak jedno č.j. více zásilkám najednou. Nastavení číslování - viz. str. 50. Obsah dopisu: Například faktura, smlouva apod. - viz. také str. 48 Poznámka: Např. počet listů,příloh, číslo faktury nebo jiné inf. - viz. také str. 48 Poštovné (doplatek): Kolik je poštovné (doplatek) poštovného. POZOR!!! Poštovné (doplatek) bude odečten z evidence poštovného známek!!! Podací číslo a poznámka 2: Údaje o tom, odkud byla zásilka odeslána a pod jakým číslem. Políčko poznámka 2 můžete použít pro další doplň. údaje o zásilce. Vyřizuje: Vyberte si ze seznamu zaměstnanců toho konkrétního, kdo zásilku vyřizuje. Více o zaměstnancích najdete na str. 51 Jak přidat zaměstnance k jednotlivé zásilce? Stačí jen při zadávání jednotlivé zásilky vybrat si ze seznamu zaměstnanců toho konkrétního nebo zadat několik počátečních písmen a stisknout Enter ( vy rychlém zadávání také F9 ). Značka: Ke každé zásilce můžete přidat značku jako například číslo jednací odesílatele u přijaté zásilky nebo číslo faktury. Usnadníte si potom hledání různých dokumentů. Lhůta: Do pole lhůta zadejte vámi požadovanou lhůtu, do které musí být zásilka vyřízena. Pokud nechcete sledovat lhůtu pro vyřízení nechte 0. ( více viz. str. 46 ) J Tip: Pokud dvojitě kliknete myší (nebo stisknete tlačítko F9) v poli lhůta změní se automaticky na standardní lhůtu (nastavení viz. str. 46) a naopak. Nemusíte tak neustále lhůtu přepisovat a zadávat. Správce pošty

12 Přijetí vrácené zásilky Co je to vrácená zásilka? Vše co jste v minulosti odeslali a vrátilo se vám zpět. ( Například kvůli tomu, že se adresát přestěhoval ). 4. ( pokračování ze str. 7 ) Klikněte na tlačítko Další. Nyní se Vám otevřelo toto okno: Poznámka. Pokud zásilka není v evidenci (např. protože jste dříve program nepoužívali a zásilka je staršího data ) klikněte na volbu Není v evidenci - potom zadejte údaje o zásilce ( viz. přijetí běžné zásilky str. 7 ) psaní. 5. Vyberte si ze seznamu Co se vrátilo druh dopisu, který se vám vrátil. Např. Doporučené 6. Zadejte datum, kdy jste zásilku odeslali nebo podací číslo. 7. Klikněte na tlačítko Najít 8. V tabulce výsledek hledání se vám objevily zásilky, které odpovídají vaší volbě. 9. Vyberte si zásilku. ( Klikněte na ni - bude označená modře a před ní bude malá šipka ) viz. obrázek výše. 10. Zadejte si doplňující údaje o vrácené zásilce ( např. proč se vrátila ) 11. Klikněte na tlačítko Přidat. Hotovo Informace o vrácené zásilce nebo doručence se připíší přímo k vybrané zásilce. V Tyto údaje můžete také doplnit přímo u zásilky v archívu pošty při úpravě zásilky (viz. str. 20) záložka Adresát(Odesílatel) - viz. obr. Správce pošty

13 Přijetí doručenky (dodejky) Přijetí doručenky (dodejky), kterou jste v minulosti odeslali k nějaké vaší zásilce. Např. k doporučenému dopisu. 4. ( pokračování ze str. 7 ) Klikněte na tlačítko Další. Nyní se vám otevřelo toto okno: m Pozn. Pokud zásilka není v evidenci ( např. protože jste dříve program nepoužívali a zásilka je staršího data ) klikněte na volbu Není v evidenci - potom zadejte údaje o zásilce ( viz. přijetí běžné zásilky str. 7 ) 5. Vyberte si ze seznamu Přiložena k druh dopisu, ke kterému se doručenka vztahuje. Např. Doporučené psaní. 6. Zadejte datum, kdy jste zásilku odeslali nebo podací číslo. 7. Klikněte na tlačítko Najít 8. V tabulce výsledek hledání se vám objevily zásilky, které odpovídají vaší volbě. 9. Vyberte si zásilku. ( Klikněte na ni - bude ozn. modře a před ní bude malá šipka ) 10. Zadejte si doplňující údaje o doručence ( např. kdo a kdy ji převzal ). 11. Klikněte na tlačítko Přidat Informace o vrácené zásilce nebo doručence se připíší přímo k vybrané zásilce. V Tyto údaje můžete také doplnit přímo u zásilky v archívu pošty při úpravě zásilky (viz. str. 20) záložka Adresát(Odesílatel) - viz. obr. Správce pošty

14 Přijetí jiné zásilky Internet: Jiné zásilky jsou všechny zásilky, které nejsou nabízeny k výběru. Např. Osobně předané zásilky, EMS, Obchodní balík, Profi balík, Messanger apod. POZOR: U síťové a rozšířené verze je rychlém zadávání více druhů zásilek (cca 30). Pokud i přesto není vámi požadovaný druh uveden je třeba jej zadat v nastavení programu viz. nápověda. 4. ( pokračování ze str. 7 ) O jaký druh zásilky se jedná si vyberte v seznamu Druh zásilky nebo zadejte vlastní název Zadáváte-li obchodní balíky nebo profi balíky viz. str. 14. Vyplňte ostatní údaje o zásilce a pokračujte dále podle str. 7. Noviny a časopisy 4. ( pokračování ze str. 7 ) Klikněte na tlačítko Další. Nyní se vám otevřelo toto okno: 5. Vyberte si o jaký druh novin nebo časopisů se jedná. 6. Zadejte datum přijetí a poznámku ( např. číslo novin ) 7. Klikněte na tlačítko Přidat. POZOR: U síťové a rozšířené verze programu je nutné vybrat druh zásilky Noviny a časopisy v rychlém zadávání. Druh novin zadejte do pole název firmy. Správce pošty

15 Odeslání pošty z firmy Jak zapsat odeslanou zásilku do knihy pošty? 1. V hlavním menu klikněte na tlačítko Odeslaná pošta. ODESLÁNÍ POŠTY můžete rychleji zadat pomocí rychlého zadávání zásilek (viz. str.3) Síťová a rozšířená verze obsahuje pouze rychlé zadávání 2. Vyberte si co se chystáte odeslat ( např. doporučené psaní ). 3. Klikněte na tlačítko Další >>>. J Tip: Zaevidovat poštu můžete i jednodušeji pomocí menu odeslaná pošta nebo zkratkových kláves. viz. obr. Například po stisku klávesy F9 v hlavním okně se vám automaticky zobrazí formulář pro doporučené psaní a můžete hned začít přidávat. 4. Nyní se vám otevřelo toto okno: Co znamenají jednotlivá políčka? Políčka mají stejný význam jako u přijaté pošty viz. str. 9 Pokud odesíláte jiné zásilky postupujte stejně jako u jiné přijaté zásilky viz. str. 12 Správce pošty

16 Výpočet poštovného pro odeslanou zásilku 1. Klikněte na tlačítko Poštovné Poštovné můžete zadat ručně do políčka Poštovné nebo můžete nechat program, ať vám ho spočítá automaticky. Objeví se vám toto okno: 2. Vyberte si hmotnost zásilky a další údaje ( kam zásilka směřuje ). 3. Klikněte na tlačítko Vypočítat. 4. V políčku Poštovné se vám objeví vypočítané poštovné. 5. Klikněte na tlačítko Zavřít. A co když chci poštovné zadat až později ( třeba po příchodu z pošty )? V tomto případě zaškrtněte volbu Určeno později. m Poznámka: Poštovné u jiných zásilek musíte zadat sami. m Pozor : Spolu s uložením zásilky do evidence pošty bude výše poštovného odečtena z evidence poštovného. Např. známek. Odeslání obchodního balíku nebo profi balíku Pokud zadáváte Obchodní balík nebo Profi balík zadejte ho jako jinou zásilku. Uveďte jako druh jiné zásilky text: Profi balík nebo Obchodní balík. Tento text má význam při odchodu na poštu - počítač vám automaticky nabídne tisk podacích lístků pro profi balíky nebo obchodní balíky včetně štítků na tyto druhy balíků. POZOR: U síťové a rozšířené verze programu je nutné vybrat tento druh zásilky přímo v poli Druh zásilky v rychlém zadávání. Správce pošty

17 Kniha přijaté a odeslané pošty ( Archív pošty ) Kniha přijaté a odeslané pošty se skrývá v archívu pošty, který uvidíte, když kliknete na tlačítko Archív pošty. V knize pošty můžete provádět změny, mazat a to nejdůležitější třídit a hledat. Hledání je velmi jednoduché, ale přitom velmi výkonné. m Poznámka: Archív pošty je rozdělen do jednotlivých let. Chcete-li například hledat v roce 1996 musíte si nejdříve změnit rok ( nahoře vedle výběrů ) Podobně je uchováván i archív poštovného ( rozdělení do jednotliv. let ). J Tip: Nastavení sloupců v knize pošty podle vašich přání viz. str. 52 J Tip: Hledáte-li něco podívejte se na následující str. J Tip: Řazení sestupně znamená, že jsou zásilky seřazeny od dnešního data do minulosti tj. Dnešní záznamy jsou jako první. Pokud toto označení zrušíte jsou seřazeny opačně. Vyzkoušejte. Správce pošty

18 Mazání v knize pošty 1. Najděte si v tabulce záznam, který chcete vymazat. ( Je u něj šipka, pokud ne klikněte na něj ). 2. Klikněte na tlačítko Odstranit. 3. Nyní se vám otevřelo následující okno: 4. Chcete-li záznam v knize opravdu odstranit klikněte na tlačítko "Ano". M POZOR: Smazané záznamy v knize pošty nejdou obnovit! Proto si opravdu rozmyslete chcete-li je navždy smazat!!! Se smazáním zmizí i jeho číslo jednací ( řada čísel nebude úplná ). Zároveň se smaže i záznam o poštovném v knize poštovného!!! Hledání v knize pošty Rychlé hledání v archívu ( knize ) pošty Rychlé hledání v archívu pošty můžete využít vždy, když hledáte pouze zásilky od určitého odesílatele ( nebo adresáta ) nebo s určitým číslem jednacím, poznámkou, obsahem zásilky apod. Je možné samozřejmě použít i jejich kombinaci. Chcete-li např. vyhledat zásilku s číslem jednacím 100 zadejte do políčka číslo jednací číslo 100 a stiskněte tlačítko "Najdi". nebo "Enter" Podobně postupujte při hledání zásilek s určitou osobou. Stačí si jen vybrat "Firma, příjmení" z nabízených adres nebo zadejte část názvu např. "úřad" a "Enter" nebo klikněte na tlačítko "Najdi" Rychlé hledání vyhledává všechny názvy firem nebo příjmení, kde se zadaná část názvu vyskytuje. Tento způsob hledání platí i při hledání v ostatních polích. V políčku značka je možné tento způsob hledání zrušit a hledat jen určitou značku ( např. přesné číslo faktury ). Pokud potřebujete hledat v poli značka také podle části značky ( např. je-li značka 150/PU/89 a vy potřebujete hledat všechny zásilky, kde je PU ) zaškrtněte v nastavení programu možnost V rychlém hledání podle značky hledej i část značky. Není-li toto políčko označeno bude počítač při hledání v políčku značka hledat přesné zadání značky. Správce pošty

19 Podrobné hledání v archívu pošty K složitějšímu hledání ve vaší knize pošty slouží výběry. Nejdříve si vytvoříte výběr ( filtr, otázku ) a program vám na ní odpoví. Jak na to? Můžete si vybrat některý z vašich dřívějších výběrů nebo si vytvořit vlastní. Samozřejmě, že můžete stávající výběry upravovat. Upravovat je stejné jako zadávat nový s tím rozdílem, že pokud chcete přidat nový klikněte na tlačítko Nový výběr a pokud se rozhodnete upravit stávající kliknete na tlačítko Upravit výběr. Vámi zadané výběry lze i smazat tlačítko Odstranit výběr (Přednastavené výběry nelze smazat). Zde je jeden příklad: Hledání určitých zásilek Příklad: Chci najít všechny odeslané doporučené zásilky z finančního odboru. Z tohoto dotazu vyplývají následující věci. - Firma, příjmení: všichni ( Je mi jedno pro jakého adresáta - chci všechny zásilky) - Druh zásilek: Doporučené dopisy, odeslané. 1. Klikněte na tlačítko Nový výběr. Otevřelo se vám následující okno: 2. Zaškrtněte volbu s kým - Všichni. 3. Vyberte si druh zásilek Doporučené dopisy. 4. Zaškrtněte volbu Odeslané. 5. Chcete-li si dotaz uložit pro pozdější použití napište jeho název (např. odeslané faktury). 6. Klikněte na tlačítko Přidat. Hotovo m Poznámka: Pokud si výběr uložíte pod určitým názvem nemusíte ho již v budoucnu zadávat znova - stačí si ho jen vybrat v nabídce "Druh výběru". Správce pošty

20 J Tip: Pokud chcete najít jen určitou zásilku mezi zásilkami uvedenými v "Pohledu do archívu" stačí jednoduše kliknout na tlačítko "Hledat.." napsat text, který zásilka obsahuje ( např.podací číslo nebo část jména ) a počítač ji jednoduše vyhledá. Hledání korespondence s urč. firmou Příklad: Chcete najít všechny zásilky, které jste odeslali ( přijali ) od určité firmy. 1. Do pole Firma, příjmení zadejte část názvu firmy ( např. úřad ) 2. Klikněte na tlačítko Najít nebo klávesu Enter. V archívu pošty se vám objevily zásilky s firmou, které hledáte. m Poznámka: Rychlé hledání se neukládá. Pokud chcete výběr uložit postupujte s pomocí tlačítka Nový výběr ( viz. výše ) Stejným způsobem můžete také rychle najít zásilky s určitým číslem jednacím. Pouze místo pole Firma, příjmení vyplníte pole Číslo jednací. viz. rychlé hledání na předchozí straně. J Tip: Stačí zadat jen několik písmen názvu firmy nebo příjmení a stisknout klávesu Enter nebo tlačítko Najdi. Počítač poté zobrazí všechny adresy, kde se zadaný název vyskytuje. Rozšířené výběry z knihy pošty K čemu slouží složitější dotazy? Jsou tu především proto, abyste mohli velmi jednoduše najít vámi hledané zásilky. Větší nabídka výběru totiž obsahuje všechny možnosti, které můžete při zadávání zásilky zadat. Můžete tak jednoduše najít například všechny zásilky s určitým důvodem vrácení nebo všechny zásilky s určitým obsahem. Správce pošty

21 1. Klikněte na tlačítko Nový výběr. 2. Vyberte si všechny volby, které odpovídají vašemu výběru. 3. Klikněte na tlačítko Více. 4. Zobrazí se vám následující okno: 5. Klikněte na položku v levé části ( Jaká položka ). 6. V pravé části přiřaďte položce hodnotu. 7. Doplňte postupně všechny hodnoty, které jsou pro váš dotaz důležité. 8. Klikněte na tlačítko Uložit pro přidání těchto podmínek do vašeho nového dotazu. Tisk z knihy pošty 1. Klikněte na tlačítko Tisk. 2. Vyberte si, která pole ( sloupečky výsledné tabulky ) chcete vytisknout. 3. Klikněte na tlačítko Další. 4. V okně Nastavení tisku si nastavte tisk podle svých představ. 5. Klikněte na tlačítko Tisk. Správce pošty

22 Úprava záznamu v archívu 1. Najděte si v tabulce záznam, který chcete upravovat. ( Je u něj šipka, pokud ne klikněte na něj ). 2. Klikněte na tlačítko Upravit nebo dvojitě klikněte na vybrané zásilce. 3. Zobrazilo se vám následující okno: 4. Nyní můžete upravit co potřebujete ( chcete-li upravit informace o zásilce klikněte na záložku Zásilka ). 5. Chcete-li se podívat na vyřizování zásilky klikněte na záložku "Vyřizování zásilky". (Pouze v případě, že máte zakoupen modul Vyřizování zásilek - jinak je záložka prázdná). Zde můžete zadat i informace o tom, kdo zásilku vyřídil, kdy ji vyřídil a pod jakou značkou ji vyřídil. J Tip: Pro zadání dnešního data v poli Vyřízeno dne stačí jen dvojitě kliknout myší. Pozdější doplňování údajů o zásilkách Pokud jste například přišli z pošty a máte vyplněné podací lístky s podacími čísly nebo výší poštovného můžete je velmi jednoduše zadat tam, kde chybí. Zadání podacích čísel 1. Klikněte na tlačítko Zadání pod.č.. 2. Vyberte si, kam všude chcete podací číslo dopsat. ( Např. na všechny zásilky, kde chybí odeslané ). Správce pošty

23 3. Vyberte si co všechno chcete doplnit. ( V našem případě podací číslo. ) 4. Klikněte na tlačítko Další. 5. V tabulce pro doplnění se vám objevily všechny zásilky, kde podací číslo chybí. 6. Podací místo můžete zadávat do jednotlivých políček, kde chybí nebo najednou. Pokud jdou podací čísla podle zásilek za sebou můžete použít automatiku. 7. Chcete-li zadat podací čísla automaticky najednou proveďte následující kroky 7a. V žlutém seznamu zásilek ( Kde začít ) si vyberte zásilku od které se mají čísla doplňovat. 7b. V světle modrém seznamu zásilek ( Kde skončit ) si vyberte zásilku, kde má číslování skončit. 7c. Do políčka Začni od čísla napište podací číslo, kterým má číslování začít. 7d. Klikněte na tlačítko Proveď 8. Zkontrolujte si správné zadání čísel, popřípadě ručně opravte. 9. Pro ukončení klikněte na tlačítko Zavřít Podobně se postupuje při pozdějším zadávání poštovného nebo podacího místa ( poznámky 2 ) - viz. nápověda k programu. Správce pošty

24 Konec dne a odchod na poštu Představte si váš běžný pracovní den. Všechny zásilky máte zaevidovány. Známky nalepeny nebo provedeno ofrankování. Zbývá jen dojít se zásilkami na poštu. Chybí vám ovšem ještě něco vytisknout. Podací lístky, průvodky, natisknout adresy na obálky nebo etikety. A toto všechno teď můžete jednoduše udělat. Stačí si jen vybrat co chcete potisknout a jaké adresy. Jak na to? 1. Klikněte si na tlačítko Odchod na poštu. 2. Vyberete si Co chcete tisknout ( např. pokud například nemáte žádný balík tak asi nebudete potřebovat tisknout průvodku na balíky ). 3. Klikněte na tlačítko Další. 4. Objeví se vám následující tabulka. 5. Vyberete si zaškrtnutím ( podobně jako v adresáři ), které adresy chcete vytisknout. 6. Potom klikněte na tlačítko Další. 7. Budete vyzvání k zadání dalších údajů pro tisk nebo se objeví další tabulka. M Pozor: Sledujte nápis nad tabulkami ( vlevo nahoře ), ukazuje vám k čemu se adresy vztahují ( např. Tisk adres na etikety a obálky apod. ) M Program vám bude nabízet tisk podacích lístků zvlášť pro různé druhy zásilek ( doporučené dopisy, cenná psaní, cenné balíky atd. ) Sledujte nápis ( viz. obr. výše-vpravo ) k čemu se daný podací lístek vztahuje. Správce pošty

25 Tisk klasické knihy pošty Velmi jednoduše si také můžete vytisknout klasickou knihu pošty ( včetně pole pro podpis ) bez nutnosti vybírání zásilek v archívu pošty. Jak si mohu knihu vytisknout? 1. V hlavním menu klikněte na tlačítko Tisk knihy pošty" 2. V následujícím okně si vyberte zásilky, které chcete vytisknout. Jaké zásilky - vyberte si zda chcete tisknout jen přijaté, odeslané nebo obojí. Z jakého data tisknout zásilky můžete za dnešní den nebo jen za určité období. Omezit tisk čísly jednacími pokud například tisknete knihu pošty a chcete omezit tisk jednotlivými č.j. můžete toto omezení provést zde. Omezit zaměstnancem - chcete-li vytisknout knihu např. jen pro určitého zaměstnance nebo oddělení proveďte jeho výběr zde. Vyberou se vám zásilky, které mají uvedeno, že je tento zaměstnanec vyřizuje. Pro výběr zaměstnance stačí jen zadat počáteční část jeho příjmení a stisknout "Enter". 3. Máte-li vše vybráno podle vašich přání, klikněte na tlačítko Další. 4. V dalším okně si vyberte, zda-li chcete tisknout na nový list papíru nebo chcete-li pokračovat na listu již zčásti potištěném. Pokud chcete použít již z části potištěný list papíru, zadejte počet již natištěných řádků se zásilkami. Počítač bude tisknout od tohoto řádku. 5. Nastavte s tiskárnu, podle potřeby a klikněte na tlačítko Tisk. Poznámka: Počítač bude vždy tisknout na stránku A4 na výšku. Poznámka: U síťové a rozšířené verze programu lze provést navíc i výběr více zaměstnanců najednou + výběr číselné řady a způsobu řazení zásilek + výběr extra nastavených číselných řad. Správce pošty

26 Adresář Internet: Chcete nastavit sloupce v adresáři podle vašich potřeb? Viz. str. 52 Knihy adres Co jsou knihy adres? Knihy adres složí k lepší přehlednosti vašeho adresáře. Pokud např. máte všechny adresy přátel, obchodních zástupců, odběratelů apod. v jednom adresáři je hledání v něm čím dál tím obtížnější. Pokud si adresy rozdělíte do několika knih je poté hledání té správné adresy hračka. Můžete si adresy třeba rozdělit na odběratele, dodavatele, přátele, obchodní zástupce apod. Chcete-li potom hledat určitou adresu je to mnohem jednodušší. Jak pracovat s knihami adres? 1. Klikněte si na tlačítko Adresář. 2. Klikněte na tlačítko Správce knih adres ( vpravo nahoře ). 3. Zde můžete provést vše, co se dá s knihami adres dělat. Přidání nové, přejmenování, odstranění. ( viz. následující strana ). 4. Po skončení práce klikněte na tlačítko Zavřít. Přidání nové knihy adres 1. Klikněte na tlačítko Nová kniha 2. Objeví se vám toto okno. 3. Zadejte nový název knihy adres. 4. Chcete-li změnu uložit klikněte na tlačítko OK. Chcete-li se vrátit zpět bez uložení změn klikněte na tlačítko "Cancel". Správce pošty

27 Přejmenování knihy adres 1. Klikněte na tlačítko Přejmenovat 2. Objeví se vám toto okno. 3. Změňte současný název knihy adres na nový. 4. Chcete-li změnu uložit klikněte na tlačítko OK. Chcete-li se vrátit zpět bez uložení změn klikněte na tlačítko "Cancel". Odstranění knihy adres 1. Klikněte na tlačítko Odstranit 2. Objeví se Vám toto okno. 3. Chcete-li opravdu zrušit knihu adres klikněte na tlačítko Ano. Chcete-li se vrátit zpět bez zrušení klikněte na tlačítko "Ne". M POZOR!!! S odstraněním knihy adres zmizí také veškeré adresy v ní uložené. Proto se ujistěte chcete-li ji opravdu odstranit. Zničené adresy nejdou obnovit. Správce pošty

28 Přidání nové adresy do adresáře. 1. Nejdříve si v adresáři vyberte knihu adres, do které chcete adresu přidat. Pokud tato kniha ještě neexistuje vytvořte ji ve správci knih adres kliknutím na tlačítko Správce knih adres. ( viz. výše str. 24 ) 2. Klikněte na tlačítko Nová adresa ( nebo můžete vybrat v menu Adresy volbu Nová ) K přesunování mezi jednotlivými políčky můžete použít klávesu "Enter" nebo tabulátor ( TAB ) nebo šipky. 3. Nyní můžete zadat vaši novou adresu. 4. Adresu uložíte do adresáře stiskem tlačítka Uložit. 5. Chcete-li zadat další adresu klikněte na tlačítko Přidat další. J Tip: Chcete-li si PSČ vyhledat v databázi PSČ klikněte na tlačítko PSČ???. J Tip: Zadáte-li PSČ a stisknete Enter počítač vám automaticky doplní město. m Poznámka: Pokud zadáváte v adresáři novou adresu a město uvedené v této adrese není v seznamu měst je tam automaticky přidáno ( spolu s vámi zadaným PSČ ). J Tip: Chcete-li adresu zkopírovat do jiného programu ( např. dopisu vytvořeném v jiném programu ) - viz. str. 28 J Tip: Pokud máte pomalejší počítač nebo se vám zdá přidávání a úprava adresy příliš pomalá zrušte automatické nabízení PSČ. (Nastavení programu volba Při úpravě nebo přidávání adresy vždy nabídni PSČ ) Správce pošty

29 Úprava adresy 1. Klikněte na tlačítko Upravit adresu ( nebo můžete vybrat volbu Upravit adresu v menu Úpravy, popřípadě dvojitě kliknout na příslušné adrese ) 2. Nyní můžete upravit vybranou adresu ( viz. výše - stejným způsobem jako zadání nové adresy ). 3. Adresu uložíte do adresáře stiskem tlačítka Uložit. J Tip: Chcete-li si PSČ vyhledat v databázi PSČ klikněte na tlačítko PSČ???. J Tip: Zadáte-li PSČ a stisknete Enter počítač vám automaticky doplní město. m Poznámka: Pokud zadáváte v adresáři novou adresu a město uvedené v této adrese není v seznamu měst je tam automaticky přidáno ( spolu s vámi zadaným PSČ ). Tip: Chcete-li adresu zkopírovat do dopisu vytvořeném v jiném programu viz. str. 28. Správce pošty

30 Kopírování adresy 1. Klikněte na tlačítko Kopírovat adresu. ( nebo můžete vybrat v menu Adresy volbu Kopírovat ) 2. Vyberte si jestli chcete kopírovat všechny adresy nebo jen tu, na které je ukazatel. 3. Vyberete si Knihu adres, kam chcete adresu zkopírovat. 4. Klikněte na tlačítko Kopírovat. 5. Hotovo. Nyní se můžete podívat do knihy adres, do které jste adresu zkopírovali. Kopírování adresy do dopisu v jiném programu Program vám umožňuje zkopírovat jednu vybranou adresu do jiného programu. Například můžete mít vytvořený dopis v textovém procesoru a budete chtít přidat adresu adresáta, kterou máte v programu Správce pošty. Jak to provést? 1. V adresáři dvojitě klikněte na vybr. adresu nebo klikněte na "Upravit". 2. Otevřelo se vám následující okno ( obrázek je zkrácen ): 3. Klikněte na tlačítko "Zkopírovat adresu". J Tip: Toto tlačítko je i v rychlém zadávání a při úpravě adresy v archívu pošty. Ze všech těchto oken můžete jednoduše adresu ihned zkopírovat. 4. Přepněte se do programu, kde máte vytvořen váš dopis a klikněte na tlačítko "Vložit" ( viz. ukázka na programu WordPad ) Správce pošty

31 Přesunutí adresy Internet: 1. Klikněte na tlačítko Přesunout adresu. ( nebo můžete vybrat v menu Adresy volbu Přesunout ) 2. Vyberte si jestli chcete přesunout všechny adresy nebo jen tu, na které je ukazatel. 3. Vyberete si Knihu adres, kam chcete adresu přesunout. 4. Klikněte na tlačítko Přesunout. Smazání adresy 1. Klikněte na tlačítko Odstranit. 2. Vyberete si které adresy chcete vymazat. 3. Klikněte na tlačítko Smazat. 4. Budete dotázáni jestli opravdu chcete adresy vymazat. Po potvrzení vymazání budou adresy navždy zlikvidovány a nejsou obnovit. Správce pošty

32 Označování adres v adresáři. K čemu slouží označování? Označování je nejjednodušší cesta k výběru vašich adres z adresáře. Např. Tímto jednoduchým způsobem si vyberete adresy, které chcete vytisknout na obálky. Jak na to? 1. Přesuňte myš nad tabulku s adresami. 2. Stiskněte pravé tlačítko myši. 3. Objevilo se vám menu. 4. Zde si můžete vybrat co chcete s adresou udělat. Pokud ji chcete označit můžete také použít rychlá tlačítka uvedená v nabídce nebo kliknout v prvním sloupečku tabulky. Např. K označení adresy stačí nad adresou stisknout tlačítko Insert. Pro označení více adres můžete stisknout kombinaci tlačítka Shift+šipka nahoru nebo dolů. Vyzkoušejte si. 5. Je-li adresa označena objeví se v prvním sloupečku znaménko "fajfka". Správce pošty

33 Export & Import adres z jiných formátů Program dokáže převést adresy z různých datových formátů. DBF, Paradox, ASCII. Pokud máte adresy uloženy v jiném formátu převeďte je nejprve do jednoho z výše uvedených formátů ( nejlépe CSV ). Např. pomocí programu tabulkového procesoru ( volba uložit jako - CSV ). Podobně můžete převést adresy z programu správce pošty do těchto formátů. J Tip: Více možností exportů a importů adres nebo celých seznamů zásilek k odeslání umožňuje speciální modul import/export. Více informací o tomto modulu vám poskytneme na adrese: info@tomsystem.cz m Poznámka: Export a import se vztahuje jen k aktuální knize adres. Export adres 1. V adresáři klikněte na tlačítko Export. 2. Vyberte si soubor, do kterého chcete adresy exportovat. 3. Stiskněte tlačítko OK. 4. Vyčkejte až program provede export. Správce pošty

34 Import adres do adresáře Doporučení: Pro import adres do programu doporučujeme soubory CSV s oddělovačem ; (středník) a kódováním Win V adresáři klikněte na tlačítko Import adres. 2. Vyberte si soubor, který chcete importovat. 3. Klikněte na tlačítko Otevřít. 4. Vyberte si Knihu adres, do které chcete adresy importovat. 5. Klikněte na pole v adresáři. 6. Vybranému poli v adresáři -> přiřaďte pole v importovaném souboru. Např. Pole Ulice v adresáři odpovídá poli ULICE v souboru. ( viz. obr.) 7. Pokračujte až přiřadíte všechny pole, které chcete mít v adresáři. 8. Klikněte na tlačítko Hotovo. 9. Program provede import adres do vybrané knihy adres. Správce pošty

35 Hledání v adresáři Chcete-li něco rychle najít klikněte na tlačítko Najít a zadejte co chcete vyhledat. Chcete-li adresy seřadit např. podle měst klikněte v nabídce na volbu Seřadit a vyberte si podle čeho se mají adresy v adresáři seřadit. Chcete-li vidět například adresy z města začínajícího na H. Vyberte si nejprve podle čeho se mají adresy seřadit ( viz. výše ) a potom si pomocí záložky vyberte všechny adresy začínající podle vybraného písmena. Stejně jako v obyčejném adresáři. Tisk z adresáře Adresy z adresáře si můžete vytisknout na různé formuláře pošty ( třeba složenky ), etikety, obálky nebo jen jako seznam. Jednoduše a přehledně. Chcete-li si vytisknout všechny adresy na dnes zadané odeslané zásilky - viz. Odchod na poštu str. 22. Jak na to? 1. Klikněte si na tlačítko Tisk. m Pozn.: Objeví-li se okno Současné nastavení tisku ( viz. obr. ) přejděte na stranu 39, kde se o něm dozvíte další informace. Správce pošty

36 2. Vyberete si jaké adresy a z jakých knih chcete tisknout. 3. Nakonec si vyberte co chcete potisknout. (obálky, etikety, seznam adres, složenky nebo tiskopisy ). 4. Klikněte na tlačítko Další. Tisk obálek ( pokračujte ve čtení níže ) Tisk etiket ( viz. str. 37 ) Tisk formulářů pošty ( viz. str. 38 ) Tisk seznamů ( pokračujte ve čtení na str. 39 ) Správce pošty

37 Tisk obálek Internet: 1. Vyberte si druh obálky, který chcete potisknout. ( Např. C5 ) 2. Není-li vaše obálka v seznamu - zvolte jiná... a zadejte její název a rozměr. Název může být jakýkoliv. 3. Vyberte si jak dáváte obálku do tiskárny. ( podle obrázku ) Posun tisku ke konci stránky: Tato volba znamená, že tisk obálky bude posunut k druhému okraji (u některých inkoustových tiskáren je nutné nastavit). 4. Klikněte na tlačítko Další. 5. Chcete-li tisknout adresu odesílatele zaškrtněte volbu Tisk odesílatele. Pokud ne - zrušte toto označení. Poznámka: Adresa odesílatele je pevně zadána výrobcem a je shodná s vlastníkem licence. Pokud chcete adresu změnit kontaktujte tech. podporu. 6. Vyberte si písmo pro tisk a chcete-li adresu odesílatele vystředit. 7. Chcete-li vždy tisknout zemi odesílatele zaškrtněte volbu - "Vždy tisknout zemi". Jinak je-li adresa adresáta v ČR země se netiskne. J Tip: Pokud chcete tisknout na obálku logo klikněte na tlačítko Logo a zadejte parametry tisku loga a soubor s obrázkem. 8. Po nastavení stiskněte tlačítko Další. Správce pošty

38 9. Nyní si můžete vybrat jakým písmem chcete vytisknout adresu adresáta nebo nebo jakým stylem. Styl tisku - v tomto políčku si můžete nastavit, jak chcete adresu vytisknout resp. v jakém pořadí se mají adresní údaje vytisknout. Pole X je možné si libovolně vybrat. Pokud jste např. při zadávání adresy do pole poznámka 1 zadali oslovení ( např. Vážená paní ) je možné toto oslovení vytisknout. Poznámka: Při tisku přes Odchod na poštu (viz.str. 22) je nutné vybrat Pole X - Žádný 10. Můžete také zadat text, který chcete mít natištěn v levé dolní části obálky ( např. DOPORUČENĚ ). 11. Tiskárnu si můžete nastavit kliknutím na tlačítko Nastavení tiskárny. 12. Máte-li vše nastaveno vložte obálky do tiskárny a klikněte na tlačítko Tisk. J Tip: Tisknete-li více obálek doporučujeme si nejprve nastavení vyzkoušet na jedné obálce. V tomto případě je nutné nejprve vybrat tisk pouze jedné adresy z adresáře. m Poznámka: Pokud je velikost písma tak veliká, že ji není možné vytisknout, počítač automaticky zmenší písmo na takovou velikost, aby se adresa na obálku nebo etiketu vešla. Správce pošty

39 Tisk etiket 1. Vyberte si jaké etikety chcete potisknout. Internet: 2. Není-li váš druh etiket v seznamu vyberte si jako druh etikety nastavit... a nastavte si parametry přesně podle té vaší. Poznámka: Odstranit špatně zadanou etiketu můžete pomocí tlačítka Odstranit 3. Klikněte na tlačítko Další. 4. Nastavte si písmo, tiskárnu a styl tisku podle vašich představ. ( více o stylu tisku viz. předchozí str. ) 5. Máte list s etiketami částečně potištěný a nechcete ho vyhazovat? Vyplňte kolik etiket je již potištěno ( počet prázdných etiket před první tištěnou ). Počítač bude tisknout od další. 6. Vložte etikety do tiskárny a klikněte na tlačítko Tisk. Styl tisku - viz. předchozí str. m Pozn.: Pokud je velikost písma tak veliká, že ji není možné vytisknout, počítač automaticky zmenší písmo na takovou velikost, aby se adresa na etiketu nebo etiketu vešla. Správce pošty

40 Tisk formulářů pošty Poznámka: Tisk slož. A viz. str Vyberte si co chcete potisknout. 2. Klikněte si na tlačítko Nastavení a podívejte se jestli nastavení tiskopisu odpovídá vašemu, není-li tomu tak opravte. 3. Máte-li vše nastaveno klikněte na tlačítko Další. J Tip: Chcete-li přehodit odesílatele s adresátem ( např. předtisknout složenky pro své zákazníky - stále stejný adresát, ale pokaždé jiný odesílatel ) Zaškrtněte volbu "Měnit adresáta". 4. Nastavte další údaje pro tisk a klikněte na tlačítko Další. m Pozn.: Pokud netisknete z adresáře a v posledním okně se vám spolu s nastavením tiskárny nabízí také k výběru adresy adresátů nebo odesílatelů. Vyberte si je podobně jako výběr adres při zadávání zásilek. 5. Nastavte si tiskárnu podle vašich potřeb, dejte tiskopisy do tiskárny a klikněte na tlačítko Tisk. Správce pošty

41 Tisk seznamů z adresáře 1. Přesuňte políčka z Dostupných polí do Tisknutých polí ( sloupce vytištěné tabulky ), které chcete tisknout. 2. Klikněte na tlačítko Přidat (>) nebo Přidat vše(>>). - pole se přesunou mezi tisknutá. 3. Vyberete si podle čeho se má seznam Seřadit (např. podle měst). 4. Chcete-li některá pole z tisknutých vyřadit klikněte na tlačítko Odebrat z tisknutých ( šipka doprava < ). 5. Klikněte na tlačítko Další. 6. V dalším okně nastavte tiskárnu a písmo podle vašich požadavků. 7. Klikněte na tlačítko Tisk. Současné nastavení tisku Současné nastavení tisku slouží k rychlé práci s tiskem. Pokud jste již někdy něco z adresáře tiskli, vaše poslední nastavení se uložilo a při tisku již nemusíte procházet všechna okna. Stačí si jen vybrat mezi vaším minulým ( současným ) nastavením tisku - viz. obr. nebo jiným ( kliknutím na tlačítko "Upravit" ). Jaké nastavení tisku jste naposledy použili ukazuje toto okno. Pokud chcete tisknout s těmito parametry klikněte na tlačítko "Tisk" pokud Vám nastavení nevyhovuje klikněte na tlačítko "Upravit". Správce pošty

42 Tisk složenek A Internet: 1. Vyberte si, tisk poukázky A nebo dobírkové poukázky A ( viz. obr. ) 2. Tisknete-li poprvé klikněte na tlačítko "Nastavení" a zkontrolujte, zda-li je vše správně nastaveno. Co znamenají jednotlivá políčka v nastavení složenek? Číslo účtu, kód banky, banka, konst. symbol: Vaše číslo účtu, kód banky a konstantní symbol, který budete používat na složenky. Oblast pro AV: Vyberte si oblast pod kterou spadáte. V případě nejasností se obraťte na vaši poštu. Šířka perfor. v mm: Zadejte šířku perforace na složence, máte-li složenku s perforací. Banka a číslo účtu jsou již předtištěny: Pokud máte na vaši složence již předtištěno vaše číslo účtu označte toto políčko. Transakční kód je již předtištěn: Pokud máte na vaši složence již předtištěn tr. kód ( třímístné číslo vpravo nahoře ) označte toto políčko. Správce pošty

43 Specifický symbol je již předtištěn: Máte-li na vaši složence již natištěn specifický symbol označte toto políčko. Posun tisku ke druhé straně: Pokud se vám složenka tiskne na druhou stranu označte toto políčko. Bude se tisknout k druhé straně. Pokud chcete aby se složenka při tisku vystředila např. pro tisk na laserových tiskárnách zvolte v menu nastavení ( ne tlačítko nastavení ) položku "Tisk na laserové tiskárně". Starší druh poukázky A-V: Pokud používáte složenky, kde není políčko odesílatel rozdělené na jednotlivá písmena označte toto volbu. Doporučení pro tisk na inkoustových tiskárnách: -pokud máte složenku pro dotisk bez perforace tiskněte vždy na výšku Doporučení pro tisk na laserových tiskárnách: -pokud máte složenku pro dotisk bez perforace tiskněte na šířku, pokud vám to vaše tiskárna umožňuje a dokáže vytisknout všechny údaje -pokud je papír menší než A4 a menší formát zarovnáváte doprostřed ( např. u HP 6L, HP 5L, HP 1100 ) označte volbu Tisk na laserové tiskárně v menu nastavení ( ne tlačítko nastavení ). Automatický tisk složenek k dobírkám: Pokud zadáváte zásilky s dobírkou a do značky zadáváte variabilní symbol ( což vám doporučujeme ) stačí jen při vyvolání menu Konec dne a odchod na poštu označit políčko Složenky k dobírkám a na základě tohoto nastavení se vám vytisknou všechny potřebné složenky automaticky ( včetně var. symbolu ). Dobírkové složenky A Program umožňuje tisknout i dobírkové složenky A stačí si jen vybrat co chcete potisknout: Dobírková poukázka A viz. obr. na předchozí straně Správce pošty

44 Evidence poštovného Program vám umožňuje evidovat známky, poštovné placené v hotovosti nebo úvěrem. Evidence poštovného je napojena na knihu pošty. Veškeré změny v poštovném v knize pošty se automaticky promítnou do evidence poštovného. Evidenci poštovného je nejprve potřeba nastavit. ( vybrat si jak platíte poštovné - např. známkami ). viz str. 49. m Poznámka: Pro každý rok je založena jiná kniha poštovného proto je nutné vždy začátkem roku přidat do evidence známek jejich konečný stav z konce minulého roku. Chcete-li hledat v jiném než aktuálním roce ( je zobrazen v dolní části obrazovky ) je nutné ho změnit. K programu Správce pošty je možné dokoupit modul podrobné evidence známek, kde je možné známky evidovat v jednotlivých ks a hodnotách. Pohled na kartu poštovného 1. Klikněte na tlačítko Evidence známek 2. Vyberte si na jakou kartu se chcete podívat ( např. evidujete-li poštovné ve známkách na Evidenci známek ) 3. Vyberte si Rok, na který se chcete podívat. 4. Stiskněte tlačítko Pokračovat. 5. Nyní vidíte přehledně vaše výdaje za poštovné. Chcete-li přidat známky, které jste nakoupily do evidence klikněte na tlačítko Příjem. Správce pošty

45 Chcete-li odebrat nějaké známky klikněte na tlačítko Výběr. Chcete-li něco najít ( např. kolik bylo zaplaceno za urč. zásilku ) klikněte na tlačítko Hledat. Chcete-li opravit zadané poštovné klikněte na tlačítko Upravit a poštovné nebo text upravte přímo je jednotlivých buňkách tabulky. POZOR: Údaje o poštovném, které je zadáno u konkrétní zásilky nelze v této nabídce opravit. Je nutné je vždy opravit přímo v archívu pošty u konkrétní zásilky. Do této evidence se poté přenesou automaticky. Tisk dokladů o výdajích za poštovné 1. V evidenci poštovného klikněte na tlačítko Tisk. 2. Vyberte si co chcete vytisknout. 3. Klikněte na tlačítko Další. 4. Nastavte si tisk podle vašich požadavků a klikněte na tlačítko Tisk. Správce pošty

46 PSČ 1. Klikněte na tlačítko PSČ??? 2. Vyberte si podle čeho se mají údaje seřadit. ( Např. podle měst ) 3. Napište název města které hledáte ( stačí i část - viz. obr. ). 4. Klikněte na tlačítko Vyhledat nebo Vyhledat nejbližší. 5. Hotovo. Vyhledané město je označeno šipkou. J Tip: Chcete-li záznam s PSČ upravit nebo přidat nové město s PSČ klikněte myší na tabulku a stiskněte pravé tlačítko myši. Vyberete si co chcete s záznamem udělat. m Poznámka: Pokud zadáváte v adresáři novou adresu a město uvedené v této adrese není v seznamu měst je tam automaticky přidáno ( spolu s vámi zadaným PSČ ). Výpočet poštovného 1. Klikněte na tlačítko Poštovné. 2. Vyberte si pro jakou zásilku chcete poštovné vypočítat ( např. obyčejný dopis ) 3. Doplňte další údaje o zásilce ( např. kolik váží a kam ji posíláte ) 4. Klikněte na tlačítko Vypočítat. 5. Hotovo. V políčku Poštovné se vám objevilo vypočítané poštovné. m Poznámka: Aktualizace poštovního sazebníku je poskytována v rámci technické podpory zdarma. Pole datum slouží k výběru data, kdy chcete zásilku odeslat. Správce pošty

47 Uživatelé programu Nastavení uživatelů v síťové verzi programu viz. nápověda!!! Přístup do programu můžete omezit jen na urč. osoby. Každá má své uživatelské jméno a heslo. Jméno aktuálního uživatele je vždy zobrazeno v na dolním panelu spolu s jeho oprávněním. ( viz obr. ) Oprávnění S - supervisor, U - uživatel m Poznámka: Ve jménech a heslech se ROZLIŠUJÍ malá a velká písmena. Uživatelské jméno a heslo může obsahovat jakékoliv znaky. ( třeba i lomítka apod.) Nastavení uživatelů 1. V hlavním menu si vyberte volbu Nastavení. 2. V nabídce nastavení si vyberte volbu Uživatelé.... Objevilo se vám toto okno: 3. Klikněte na Nový uživatel. 4. Napište jeho jméno a heslo. 5. Přidělte uživateli právo supervizora (označení volby) nebo uživatele. 6. Klikněte na tlačítko OK. Uživatelská práva Supervizor: Může vše, jen ne měnit hesla jiným uživatelům (může je jen vymazat). Uživatel: Nemůže: 1. Upravovat záznam v knize pošty, který nepořídil. 2. Mazat záznamy v knize pošty. 3. Provádět změny v seznamu uživatelů, může si však změnit vlastní heslo. Podobným způsobem můžete Změnit heslo nebo Odstranit. Stačí jen kliknout na příslušné tlačítko. V síťové a rozšířené verzi programu se nastavují jiná oprávnění uživatelů než je uvedeno v tomto popisu. viz. nápověda. Správce pošty

48 Hlídaní lhůt u zásilek V programu Správce pošty máte možnost u každé zásilky nastavit lhůtu, do kdy musí být vyřízena. K hlídání a kontrolování vyřizování zásilek slouží Hlídač lhůt, který za vás vyhledá spočítá a vytiskne vše potřebné. Jak zadám lhůtu k určité zásilce při zadávání? Do pole lhůta zadejte vámi požadovanou lhůtu, do které musí být zásilka vyřízena. Pokud nechcete sledovat lhůtu pro vyřízení zásilky zadejte 0. J Tip: Pokud dvojitě kliknete myší (nebo stisknete tlačítko F9) v poli lhůta změní se automaticky na standardní lhůtu (nastavení viz. str. 46) a naopak. Nemusíte tak neustále lhůtu přepisovat a zadávat. Jak spustit hlídač lhůt? Hlídač lhůt 1. V hlavním menu programu klikněte na tlačítko Hlídač lhůt (nebo kombinaci kláves Ctrl+H ) 2. Objeví se vám následující okno: Jak hledat a kontrolovat lhůty? Ovládání hlídače lhůt je stejné jako ovládání Archívu pošty. Základem celého hledání jsou dotazy ( výběry ). Nejdříve si vytvoříte dotaz a program vám na něj Správce pošty

49 odpoví. Můžete si vybrat některý z vašich dřívějších dotazů nebo si vytvořit vlastní. Samozřejmě, že můžete stávající dotazy upravovat. Upravovat je stejné jako zadávat nový s tím rozdílem, že pokud chcete přidat nový kliknete na tlačítko Nový výběr a pokud se rozhodnete pro úpravu kliknete na tlačítko Upravit výběr. Pozn: Pokud vystačíte s přednastavenými výběry nemusíte si s nastavením výběrů lámat hlavu. Příklad hledání v hlídači lhůt nový výběr Příklad: Chci si nechat zobrazit ( a případně vytisknout ) všechny zásilky, které ještě nejsou vyřízeny a musí být vyřízeny do 30 dnů od dnešního dne. Z tohoto dotazu vyplývají následující skutečnosti: Stav zásilky: Zatím nevyřízená, Lhůta pro vyřízení: 30 dnů od dnešního dne. 1.Klikněte na tlačítko nový dotaz. 2.Vyberte si stav zásilky: Zatím nevyřízená 3.Lhůty zásilky: zrušte volbu Kdykoliv budete mít tak možnost provádět změny ve lhůtách zásilek. 4.Nastavte do kdy mají být zásilky vyřízeny ( 30 dnů ). 5.Chcete-li si výběr uložit napište jeho název. Klikněte na tlačítko Uložit. JTip: Všimněte si, že ve výběru z hlídače lhůt máte možnost si nastavit, kdo zásilku vyřizuje. Pokud zrušíte volbu Kdokoliv a vyberete si určitého zaměstnance můžete mít jednoduše přehled o zásilkách, které musí určitý zaměstnanec vyřídit do např. 7 dnů. Tento přehled mu můžete vytisknout a bude mít tak přehled o tom, které zásilky musí co nejdříve vyřídit. Tisk z hlídače lhůt Tisk se provádí naprosto stejným způsobem jako tisk z archívu pošty.( viz. str. 19 ) Správce pošty

50 Nastavení přednastavených lhůt Naše firma používá určitou standardní lhůtu na vyřízení zásilek ( např. 30 dnů ) kde ji nastavím? Abyste si ulehčili práci při zadávání zásilek můžete si jednoduše nastavit standardní lhůty pro vyřizování zásilek. Tato lhůty se vám poté budou nabízet při zadávání zásilek. 1. Klikněte na tlačítko "Nastavení" 2. Nyní se vám otevřelo okno pro nastavení programu. 3. Nastavte si standardní lhůty pro vyřizování zásilek. 4. Klikněte na tlačítko "Uložit" Nastavení obsahů zásilek a poznámek k zásilkám Při každém zadávání nové zásilky se vám údaje o jejím obsahu a poznámce uloží tak, aby vám mohli být při příštím zadávání zásilky nabídnuty. Po určité době je budete chtít upravit nebo vymazat ty, které nepotřebujete. K tomuto účelů slouží nastavení pomocných textů v nastavení programu. ( Nastavení - záložka Pomocné texty ). V těchto polích můžete libovolně mazat stávající texty. Po stisknutí tlačítka Uložit se provedené změny zapíší do paměti. Můžete také zamezit ukládání nových obsahů a poznámek nebo smazat všechny obsahy a poznámky. J Tip: Můžete si nastavit pouze některé texty, které často používáte a zvolit volbu nepřidávat nové.. (viz. obr.) Poté vám bude program při zadávání předvyplňovat pouze tyto nastavené texty. Správce pošty

51 Nastavení programu Před práci s programem je dobré si ho nejdříve nastavit podle vašich potřeb. Práce s ním bude potom jednoduší. 1. Klikněte na tlačítko Nastavení M POZOR: V okně nastavení dole ( viz. obr ) vidíte seznam jednotlivých let. Všechny informace v programu se vztahují ke konkrétnímu roku. Budete-li tedy chtít např. hledat v roce 2006 musíte si nejdříve v tomto bodu nastavit jiný rok. Změnu roku můžete provést i v archívu pošty. Nastavení evidence poštovného Nastavení evidence poštovného je velmi důležité. Existuje několik způsobu evidence poštovného v závislosti na způsobu placení poštovného ve vaší firmě. 1. Poštovné placené známkami 2. Poštovné placené úvěrem 3. Poštovné placené v hotovosti Můžete vést evidenci všech plateb poštovného najednou, ale pro každý druh placení je nutné nejprve změnit nastavení. Například: Běžně vedete poštovné ve známkách, ale poštovné za konkrétní zásilky si přejete zaplatit v hotovosti. Jak to provést? 1. Změníte nastav. plateb poštovného ze známek na hotovost ( viz. níže ). 2. Provedete zaevidování zásilek klasickým způsobem. 3. Po dokončení operace zpět změníte nastavení placení poštovného z hotovosti na známky. J Tip: Změnu způsobu platby u jednotlivé zásilky lze jednoduše provést v knize pošty v nabídce upravit. Jak nastavit způsob placení poštovného? 1. Klikněte na tlačítko "Nastavení" nebo vyberte z nabídky "Nastavení" volbu "Evidence známek" 2. Nyní se vám otevřelo okno pro nastavení způsobu placení poštovného. 3. Vyberete si způsob placení poštovného a stiskněte "Uložit" Hotovo. Správce pošty

52 Nastavení číslování zásilek Program vám umožňuje nastavení několik způsobů číslování zásilek: Každý rok začíná nové číslování od čísla Číslování jednou číselnou řadou pro přijaté i odeslané zásilky. 2. Číslování dvěma řadami čísel - zvlášť pro přijaté a odeslané zásilky. 3. Přijaté a odeslané faxy mohou mít zvláštní číselnou řadu. 4. Můžete využít zvláštní číselnou řadu pro další skupinu zásilek (např. Faktury) v programu je tato řada označena jako Jednací protokoly (navíc u síťové a rozšířené verze je možno tento název změnit např. na Faktury ) (5.) U síťové a rozšířené verze je možno mít ještě další druhou extra číselnou řadu, kterou si můžete libovolně pojmenovat (např. objednávky). Pokud používáte další extra číselné řady ( viz. bod 4,5 ) je třeba při zadávání v rychlém zadávání označit patřičnou položku (viz. obr. - u síťové verze je položka umístěna pod druhem zásilky). POZOR: V programu Správce pošty s modulem spisová služba probíhá číslování zásilek odlišně viz. nápověda k modulu spisová služba) máte-li modul zakoupen. Jak provést nastavení číslování? 1. V hlavním menu si klikněte na tlačítko "Nastavení". 2. Označením příslušných voleb ( viz. obr. ) si zvolte jakým způsobem chcete zásilky číslovat. Správce pošty

53 Nastavení zaměstnanců U každé zásilky máte možnost uvést, kdo zásilku vyřizuje a kdo ji vyřídil. Chcete li tuto funkci využívat musíte si nejprve nastavit všechny zaměstnance nebo oddělení, kterým zásilky předáváte k vyřízení. Jak nastavit zaměstnance? 1. V hlavním menu programu si vyberte volbu Nastavení 2. Vyberte si záložku Zaměstnanci (viz. obr.) 3. Chcete-li přidat nového zaměstnance klikněte na tlačítko Přidat 4. Napište jeho jméno a příjmení. Stiskněte OK 5. Vyberte si, zda-li chcete aby se vám zaměstnanec nabízel při zadávání zásilek. Hotovo. J Chcete-li některého zaměstnance zrušit ( např. pokud ve firmě již nepracuje ) klikněte na tlačítko "Nabízet?". Bude-li u zaměstnance uvedeno nabízet - "Ne" nebude se vám tento zaměstnanec nabízet při přidávání zásilek. Zaměstnance je možné i odstranit (pokud nebyl přiřazen žádné zásilce v minulosti (pomocí tlačítka Odstranit ). Podobným způsobem lze jména existujících zaměstnanců upravovat. Postup je stejný jako předchozí, jen je nutné kliknout na tlačítko Upravit. POZOR: Upravené jméno zaměstnance se projeví u všech zásilek (i v minulosti). Správce pošty

54 Nastavení sloupců Internet: Jak nastavit pořadí sloupců podle mých požadavků? Levým tlačítkem myši uchopte název sloupečku ( objeví se u něj černá čára ) a posuňte ho kam potřebujete. Jak změnit velikost sloupce? V tomto případě stačí jen mezi dvěma názvy sloupců levým tlačítkem myši chytnout konec sloupce ( čára mezi sloupečky se znění na slabou viz. obr. ) a posunem této čáry doleva upravit délku sloupce podle Vaší potřeby. mpoznámka: Stejným způsobem lze provádět nastavení sloupců v hlídači lhůt. Nastavení v hlídači lhůt a nastavení v archívu pošty jsou na sobě nezávislá. Jak zrušit ( přidat ) sloupce? Klikněte pravým tlačítkem myši na seznamu adres nebo zásilek nebo stiskněte Ctrl+N (viz. obr. vlevo) V následujícím okně si můžete libovolně provést nastavení políček a jejich pořadí. J Tip: Menší počet zobrazených sloupců zrychluje práci ( zvláště při velkém počtu adres nebo zásilek ). Správce pošty

55 Zálohování dat Internet: 1. V hlavním menu si vyberte volbu "Nastavení" 2. Dále volbu "Zálohování dat" 3. Objeví se okno, kde si vyberete cestu a název zálohovacího souboru. 4. Klikněte na tlačítko "Uložit" 5. Poté začne zálohování. J Tip: V Nastavení je možno nastavit zálohování tak, aby vás program vždy při ukončení automaticky upozorňoval na zálohování (pokud ten den ještě nebylo provedeno). Je také možno nastavit názvy záloh podle dnů v týdnu, což vám umožní zálohovat do stejného umístění (záloha z pondělí tak přepíše zálohu z pondělí minulého týdne) bez rychlého snižování kapacity disku (viz. obr.) Zálohování u síťové a rozšířené verze programu: U těchto verzí je třeba zálohovat na jiné médium než diskety ( kapacita diskety na objem dat v této verzi nestačí ). Zálohování je možné provádět jen do adresáře, který má krátký název a v jehož názvu nejsou mezery ani diakritika např. E:\zaloha\posta ). Obnova dat 1. V hlavním menu si vyberte volbu "Nastavení" 2. Dále volbu "Obnova dat" 3. Objeví se okno, kde si vyberete cestu a název souboru se zálohou. 4. Klikněte na tlačítko "Otevřít" 5. Poté začne obnova dat. POZOR!!! Obnova dat musí být provedena stejnou verzí, ze které byla provedena záloha (stejné číslo verze programu). Správce pošty