FUSION Elektronická evidence tržeb

Transkript

1 FUSION Elektronická evidence tržeb Na základě zákona č. 112/2016 Sb., o evidenci tržeb, který nabyl platnosti vyhlášením ve Sbírce zákonů dne 13. dubna 2016 dojde v letošním roce k realizaci 1. fáze od 1. prosince 2016 se nutnost elektronicky evidovat tržby (dále jen EET) začne týkat všech podnikatelů v ubytovacích a stravovacích službách (tedy kódů klasifikace NACE 55 a NACE 56). Povinnost EET se týká všech podnikatelů bez ohledu na to, zda jsou či nejsou plátci DPH. Základní povinnosti k plnění a právní rámec úpravy je obsažen v zákonech a předpisech : zákon č. 112/2016 Sb., - zákon o evidenci tržeb (dále jen ZoET) zákon č. 113/2016 Sb., - zákon, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o evidenci tržeb Metodický pokyn k aplikaci zákona o evidenci tržeb č. j /16/ verze 1.0 ze dne Specifikace dat. zpráv EET zveřejněná správcem daně na adrese A další zákony, zejména pak 563/1991 Sb. Zákon o účetnictví, 586/1992 Sb. Zákon o daních z příjmů a 235/2004 Sb. Zákon o dani z přidané hodnoty, 455/1991 Sb. Živnostenský zákon, 634/1992 Sb. Zákon o ochraně spotřebitele a 90/2012 Sb. Zákon o obchodních korporacích Pro správné plnění výše uvedených povinností je třeba, abyste v systému FUSION měli správně provedena všechna nastavení. Tento manuál shrnuje všechna nastavení, která je třeba ověřit v souvislosti se spuštěním ostrého provozu v produkčním prostředí EET. Povinnost spustit ostrý provoz máte nejpozději Všechny uvedené informace vycházejí z aktuálně platných zákonů, z naší praxe, zkušeností a konzultací s pracovníky MFČR a GFŘ. Tento dokument nemá právní závaznost. Uvádíme jen omezené informace, které však mohou pomoci se orientovat v problematice EET, přirozeně nemůžeme zahrnout všechny okolnosti popisovaných situací. Povinnost elektronicky evidovat tržby založenou výše uvedeným zákonem má vždy podnikatel (účetní jednotka). V případě podrobnějších metodických, právních a účetních dotazů se obracejte na Vašeho účetního / daňového poradce / Finanční úřad. Základní informace o nutných nastaveních Před prvním použití funkcí EET v systému FUSION je třeba provést následující : 1. Zkontrolovat, zda verze systému FUSION je 7.04b a vyšší, jen tyto verze podporují EET 2. V menu Systém Provozovny je u každé Vaší provozovny uveden stav EET tento stav musí být nastaven na hodnotu zapnuto (ověřovací provoz) případně později zapnuto (ostrý provoz). Před tím je třeba nahrát do systému FUSION certifikát a nastavit EET dle dříve publikovaného návodu - EET - certifikát a spuštění V2.pdf 3. V menu Systém Provozovny musí být v části EET nastavení provedeno správné nastavení identifikace provozovny, DIČ poplatníka (obojí přiděleno Finančním úřadem na portálu EET) a nahrán správný Certifikát / Privátní klíč, který jste si vygenerovali na portálu EET (soubor s příponou P12) 4. V menu Systém Provozovny musí být v části EET nastavení jsou funkce test kompatibility provede test kompatibility Vašeho síťového prostředí a test provozovny provede test nastavení konkrétní provozovny, ověří správný formát nahraného certifikátu a DIČ, oba dva testy musí skončit bez chyb UPOZORNĚNÍ: V zapnutém ověřovacím provozu není servery Finanční správy generován FIK FIK je prázdný řetězec a platbu není možno dohledat na portálu EET. Toto není chyba ale platný stav. Platný FIK je generován až při zapnutí ostrého provozu a platba je na portálu EET dohledatelná druhý den. Obecně platí, že jako uživatel pokladního systému, který registruje tržbu v systému EET na základě plnění povinnosti vyplývajících ze ZoET jste povinni : Zajistit platnost a správnost nastavení údajů v systému FUSION Při přijetí tržby nebo při vystavení účtenky, která podléhá evidenci v systému EET zajistit předání účtenky, která obsahuje výše povinné údaje, zákazníkovi. Zajistit provoz technického vybavení pokladního systému a v případě poruchy vynaložit veškeré úsilí, které je možno oprávněně požadovat, k odstranění problému Zajistit stálé připojení k Internetu a v případě jeho poruchy zajistit odeslání přijatých tržeb v limitu 48 hodin, od jejich přijetí HoReCa systém FUSION řada 7 1

2 Změny pro personál obsluha číšnických pokladen V případě správné funkce EET systém FUSION při stisku tlačítka ZAPLATIT před tiskem účtenky provede registraci tržby na serverech EET a na účtenku jsou doplněny dva kódy BKP a FIK. Pokud se serveru nepovede spojit se servery EET a tržbu zaregistrovat, čeká nastavený čas (nejméně 2 sekundy, viz. strana 26 metodiky MFČR) a potom vytiskne na účtenku náhradní kód PKP. Tytu události probíhají bez možnosti ovlivnění ze strany obsluhy. Obsluha jen zadá způsob placení a stiskne tlačítko ZAPLATIT. V systému EET se registruje tržba při placení : hotově kartou (kreditní kartou banky) kombinovaná hotově+kartou kreditem (ze zákaznické karty) vkladu na zákaznickou kartu hotově vkladu na zákaznickou kartu kartou (kreditní kartou banky) Do systému EET se neregistruje tržba při placení : Fakturou Bankou / jiný Hotelovým účtem Dotace či výběr do číšnické pokladny přes funkci v menu Směna HoReCa systém FUSION řada 7 2

3 Povinné údaje uváděné na účtence od : 1. pořadové číslo účtenky (je generováno systém FUSION) 2. datum a čas přijetí tržby nebo vystavení účtenky, pokud je vystavena dříve (je generováno systém FUSION při tisku účtenky) 3. označení provozovny, ve které je tržba uskutečněna a identifikace provozovatele a jeho daňové identifikační číslo (DIČ) musí být součástí záhlaví účtenky, které je nastaveno při registraci licence systému FUSION 4. specifikace tržby, uvedení DPH, rekapitulace DPH (v případě, že jste plátci DPH) a celkovou částku tržby 5. V případě úspěšného spojení na EET servery fiskální identifikační kód (FIK), je generováno systémem EET a je potvrzením, že tržba byla registrována u správce daně a bezpečnostní kód poplatníka (BKP) (je generováno systém FUSION z podpisového certifikátu) 6. V případě neúspěšného spojení na EET servery PKP (podpisový kód poplatníka) přičemž tato účtenka je zákazníkovi předána s PKP, ale musíte zajistit odstranění příčiny neregistrace a tržbu registrovat do 48 hodin od jejího přijetí 7. číslo provozovny z portálu EET a označení pokladního zařízení, na kterém je tržba evidována (je generováno systém FUSION) 8. údaj, zda je tržba evidována v běžném nebo zjednodušeném režimu (systém FUSION podporuje jen běžný režim EET) HoReCa systém FUSION řada 7 3

4 HoReCa systém FUSION řada 7 4

5 Ze strany obsluhy je třeba zajistit, aby zvolila správný způsob platby a vystavení účtenky ve sféře původce této tržby (zákazníka) a zajistila předání účtenky zákazníkovi (umístit ji tak, aby s ní zákazník mohl disponovat). Vystavení účtenky musí obsluha provést při přijetí evidované tržby nebo při vydání příkazu k její realizaci, jestliže tento nastane dříve (podrobně strana 20 metodiky MFČR). Při uzávěrce směny je obsluha upozorněna, pokud se systému nepodaří registrovat všechny na této směně vzniklé tržby v systému EET. Obsluha tento samotný fakt nemůže ovlivnit, v tomto případě by měl existovat postup jak dále problém řešit informováním majitele či provozního, který může v administraci systému FUSION dále problém řešit. HoReCa systém FUSION řada 7 5

6 Změny v administraci podrobný návod Na úvodní obrazovce po přihlášení do systému FUSION je sekce EET ve které jsou uvedeny tyto údaje : Server Datum a čas datum a čas nastavený na Vašem serveru, musí být shodný s platným datem a časem. Servery si čas automaticky synchronizují na Internetu, pokud je čas nastavený chybně není možno vystavovat účtenky Server poslední kontrola EET datum a čas posledního pokusu o spojení se servery EET, systém FUSION ověřuje každou minutu funkčnost serverů EET, tento údaj by neměl být starší než 1 minuta Provozovna seznam provozoven s vypsaným stavem nastavení EET buď vypnuto, nebo ověřovací provoz nebo ostrý provoz. Systém musí být nastaven na ostrý provoz nejpozději Účtenky v případě, že vše je nastaveno korektně, měl by zde být zobrazen text : Všechny tržby jsou zpracovány a odeslány. Pokud se některou z tržeb nepovede registrovat na serverech EET ihned, objeví se v tomto seznamu a systém FUSION se pokouší ji registrovat každou minutu. Podrobné informace o zpracování jsou uvedeny u každé účtenky a celou historii komunikace se servery EET možno dohledat v menu Systém Provozovny Nastavení EET, záložka EET KOMUNIKACE. Tržba musí být registrována v systému EET nejpozději do 48 od jejího vzniku. Mezi hlavní příčiny, proč se nepovede tržbu registrovat patří : o Špatně nastavené EET zkontrolujte nastavení EET v menu Systém Provozovny Nastavení EET. Platnost a správnost nastavení potvrdíte stiskem odkazů test kompatibility a test provozovny o Výpadek Internetu server systému FUSION musí být trvale připojen k Internetu, v případě jeho výpadku kontaktujte svého poskytovatele o Nedostupnost či pomalá dostupnost serverů EET v případě, že servery MFČR neodpoví v nastaveném časovém limitu nebo vůbec, systém FUSION se pokouší zpracovat účtenku opakovaně. Pokud tento stav trvá déle a ověřili jste jak platnost nastavení EET tak funkčnost Internetu, jedná se pravděpodobně o problém na straně MFČR, z důvodu opatrnosti se informujte o nedostupnosti serverů u správce daně na portálu EET či na daňovém portálu HoReCa systém FUSION řada 7 6

7 V menu Systém Provozovny Globální nastavení jsou to tato nastavení, která se týkají celého systému : Sekce DPH nastavení základní, první a druhé snížené sazby DPH, zkontrolujte jejich platnost, ve výchozím stavu 21, 15, 10. Nastavení sazby DPH u následného čerpání a zdanění plateb určených k následnému čerpání zde je ve výchozím stavu uvedeno to, co jste měli nastaveno na zákaznických kartách dříve. Všechny údaje musí být ve stejné sazbě DPH a doporučujeme jejich nastavení na 21%. Více o problematice zákaznických karet a placení kreditem dále v tomto dokumentu Sekce ÚČTENKY nastavení způsobu vypořádání účtenky při změně platby a způsobu vypořádání haléřového zaokrouhlení. U haléřového vyrovnání doporučujeme ponechat výchozí nastavení vypořádat v nulové sazbě o Změna platby vytvořit novou účtenku stávající nastavení, systém se chová tak, že pokud číšník dodatečně mění způsob platby účtenky, je původní účtenka v systému ponechána (do EET odchází její storno) a je vytvořena nová účtenka s odpovídajícím způsobem platby s případně novým kódem FIK. Toto je způsob, který nejlépe odpovídá veškeré platné legislativě, ale způsobuje odeslání storno platby do EET při každé změně způsobu platby o Změna platby aktualizovat danou účtenku nově možné nastavení, na základě komunikace s metodickou podporou EET bylo sděleno, že tento postup je možný a dokonce preferovaný je možno nastavit - systém se chová tak, že pokud číšník dodatečně mění způsob platby účtenky, a tato změna se nedotkne EET (tzn. původní i nový způsob platby spadá do EET) je původní účtenka v systému ponechána se všemi platnými údaji včetně FIK a pouze je u této účtenky editován a změněn způsob platby. o Pro zjednodušení práce a vzhledem k potvrzení této metodiky pracovníky Finančního úřadu doporučujeme nastavit aktualizovat danou účtenku Sekce EET nastavení časového limitu, po který FUSION čeká před tiskem účtenky na přidělené kódu FIK ze serverů správce daně. Ve výchozím stavu 5 sekund, minimální doba daná legislativou je 2 sekundy. Doporučujeme ponechat nastavení na 5 sekund. HoReCa systém FUSION řada 7 7

8 V menu Systém Provozovny Editovat provozovnu jsou to tato nastavení, která se týkají zvolené provozovny: Sekce PROVOZOVNA a TEXTY zkontrolujte, zda nastavení odpovídají požadavkům na povinné údaje v záhlaví účtenky identifikace provozovny, identifikace provozovatele. V případě, že tomu tak není obraťte se na naši technickou podporu s uvedením čísla licence a Vaše údaje upravíme. Editace těchto údajů uživatelsky není možná, protože jsou vázány na licenci systému Sekce ADMINISTRÁTOR Zobrazovat měny doporučujeme zvolit pouze Kč, systém EET pracuje pouze platbami přepočítanými na české koruny Sekce ČÍŠNÍK Zobrazovat měny - měny doporučujeme zvolit pouze Kč, systém EET pracuje pouze platbami přepočítanými na české koruny, možné vyčíslení platby v EUR je možno nastavit u každé pokladny a je pouze orientační. Stravenky-rozpočítání doporučujeme zakázat, více o problematice stravenek je dále v dokumentu. Stravenky-výčetka doporučujeme povolit, nahrazuje funkci Stravenky-rozpočítání. Vyúčtování směny ověřte nastavení, co vše se má tisknout číšníkovi v uzávěrce V menu Systém Provozovny Nastavení středisek jsou to tato nastavení, která se týkají zvolené provozovny: Nastavení odbytového střediska DPH vkladů na zák. karty ověřit, že je nastaveno shodně s globálním nastavením, doporučeno 21% Nastavení pokladny (každou jednotlivě) ověřit nastavení automatického tisku účtenek a výchozího způsobu platby, u pokladen typu Fast-Food ověřit správně nastavenou výchozí sazbu DPH Nastavení pokladny (každou jednotlivě) Sekce EXTRA POLOŽKA ověřit správnou sazbu DPH Nastavení pokladny (každou jednotlivě) Sekce ÚČTENKA ověřit tisk čísla účtenka (ANO) a volitelně přepočet na EUR HoReCa systém FUSION řada 7 8

9 V menu Systém Provozovny Číselné řady jsou to tato nastavení, která se týkají zvolené provozovny: Systém FUSION nově eviduje číšníkem vydané doklady v několika číselných řadách a to v závislosti na zvoleném způsobu platby. Parametry tohoto číslování je možno nastavit zde. Podstatou více číselných řad je odlišná povaha dokladů, které jsou vydávány v návaznosti na způsob platby : - Při platbě hotově, bankovní kartou, stravenkami, ceninami či kreditem ze zákaznické karty musí být zákazníkovi vydáván zjednodušený pokladní doklad se všemi jeho náležitostmi a tržba je registrována v systému EET - Při platbě Fakturou, Bankou/jiným je zákazníkovi vydáván pouze doklad o hodnotě jeho konzumace, jakýsi dodací list, který není daňovým dokladem, není registrován v systému EET a musí být následně zúčtován - Při platbě Hotelem je zákazníkovi vydáván pouze doklad o hodnotě jeho konzumace, jakýsi dodací list, který není daňovým dokladem, není registrován v systému EET a bude následně zúčtován hotelovou nadstavbou systému FUSION - Při nabíjení kreditu je zákazníkovi vydáván doklad, který má charakter daňového dokladu o přijaté zálohové platbě (platbě určené k dalšímu čerpání) se všemi jeho náležitostmi a tržba je registrována v systému EET jako platba určená k dalšímu čerpání Zde si nastavte názvy těchto dokladů, které na nich budou tištěny a parametry daných číselných řad. Doporučuje se ponechat výchozí nastavení. V menu Systém Provozovny Nastavení EET jsou to tato nastavení, která se týkají zvolené provozovny: Ověřte nastavení správných údajů dle přidělených hodnot z portálu EET. Více o nastavení této části ve dříve publikovaném návodu - EET - certifikát a spuštění V2.pdf. Po správném nastavení těchto parametrů klepnutím na odkaz test kompatibility a test provozovny ověříte údaje, oba dva testy musí skončit bez chyb. Výše uvedená nastavení mimo Globálního nastavení je třeba provést pro každou z provozoven. Receptury a prodávané položky nastavení správných sazeb DPH Bude doplněno v další verzi dokumentu. HoReCa systém FUSION řada 7 9

10 Práce se zákaznickými kartami, vouchery, poukázkami, slevami, a kreditem Zásadní změna práce v systému EET je spojena s řešením zákaznických karet a poukázek či voucherů. Tato samotná změna není ani tak způsobena samotným Zákonem o EET jako spíše s obecným důsledkem EET jakýkoliv příjem hotovosti bude pro Finanční úřad okamžitě dostupný, dohledatelný a ověřitelný. Z toho důvodu je těmto platbám i v metodice EET věnován značný prostor na stranách 5-7, kapitola 2.2. Z výše uvedených předpisů v kostce vyplývá : Vklad na zákaznickou kartu v systému FUSION je považován za platbu určenou k následnému čerpání včetně všech právních a účetních důsledků (tento vklad je odeslán do systému EET, musí být zdaněn DPH na vstupu jako přijatá provozní záloha a takto dále účtován) Použití zákaznické karty v systému FUSION (platba kreditem z karty) je považováno za zúčtování platby určené k následnému čerpání tedy provedení následného čerpání včetně všech právních a účetních důsledků (toto zúčtování je odesláno do systému EET a musí být provedeno zúčtování DPH odpočet již odvedené DPH v původní výši a vyúčtování DPH dle skutečné konzumace a takto musí být použití dále zúčtováno jako aktivace přijaté provozní zálohy) Jakýkoliv prodej voucheru, kuponu či obdobného instrumentu, který zákazník uhradí a později za něj nakupuje (a při prodeji tohoto kuponu není jasné, co v budoucnu nakoupí) je považováno za platbu určenou k následnému čerpání a musí být v systému FUSION řešeno jako vklad na zákaznickou kartu tedy tyto instrumenty typu voucherů musí být vždy řešeny jako zákaznická karta, na kterou je nabit (načten) kredit ve výši hodnoty tohoto voucheru, kuponu či obdobného instrumentu dále níže v textu. V souvislosti s výše uvedeným je naprosto nezbytné, aby byli správně nastaveny výše DPH na jednotlivé operace - Systém Provozovny Globální nastavení Sekce DPH : Následné čerpání sazba DPH pro vyúčtování zálohy při použití zákaznické karty, tedy při aktivaci zálohy, doporučené nastavení je 21% (pro neplátce DPH vždy 0%) DPH u vkladů na zák. karty sazba DPH, kterými budou zdaňovány vklady na zákaznickou kartu v hotovosti či kreditní kartou při nabití přes číšnickou pokladnu, tedy při přijetí zálohy, doporučené nastavení je 21% (pro neplátce DPH vždy 0%) Obě dvě výše uvedená nastavení musí být z principu nastaveny na stejnou sazbu DPH tzn. ve stejné sazbě DPH musíte zálohu přijmou a ji později zúčtovat Obě dvě výše uvedená nastavení nesmí být v čase měněna bez návaznosti na Vaše účetnictví a platnou legislativu. Jediným případem, kdy připadá změna výše uvedených nastavení v úvahu je možná budoucí změna sazby DPH, kdy k datu této změny změníte i tato nastavení s tímto ale musí být spojena korekce odvedené DPH z již přijatých zálohových plateb ve Vašem účetnictví. Informace pro účetní : Při přijetí platby určené k následnému čerpání (nabití kreditu číšníkem, vklad hotovosti či kartou) je systémem FUSION vystaven doklad, který má charakter daňového dokladu za přijatou zálohovou platbu, dle výše uvedených nastavení je na dokladu vyčíslena DPH metodou shora a tato platba je odeslána do systému EET. Podkladem pro zaúčtování takto přijatých záloh a pro odvod DPH z nich může být Sestavy Tržby EET kde je ve sloupci Určeno k čerpání uvedena suma takto vložených prostředků na zákaznické karty včetně DPH, případně potom podrobněji v menu Zákazníci Vklady na zákaznické karty, kde jsou uvedeny jak jednotlivé vklady dle způsobu platby, tak i celkový objem vkladů za měsíc. Opět vždy celková částka včetně DPH, kdy odvod DPH vyčíslíte dle nastavené sazby DPH metodou shora a příslušnou DPH odvedete a základ zaúčtujete jako přijaté provozní zálohy. Při přijetí platby určené k následnému čerpání (převodem na bankovní účet) není systémem FUSION vystavován žádný doklad, vystavení zálohové faktury i následného daňového dokladu na přijatou zálohovou platbu provedete ve svém účetním programu a takto přijatá záloha je načtena zákaznickou kartu administrátorem v menu Zákazníci Zákaznické karty Detail zákaznické karty Záložka Kredit / body, změnit kredit, navýšit o přijatou zálohu včetně DPH. Takto přijatá záloha není nijak zasílána do systému EET je přijata na bankovní účet a musí být zdaněna, její následné čerpání je ale již do EET zasíláno (jako zúčtování) a tímto nastává situace, že do EET je zasílán větší objem zúčtování následných čerpání než jejich přijetí, na toto je třeba pamatovat a správce daně při případné kontrole bude vyžadovat vysvětlení mechanismu, že platby určené k následnému čerpání přijímáte i bankovním převodem. Při platbě kreditem ze zákaznické karty (tedy při následném čerpání) je systémem FUSION vystaven zjednodušený daňový doklad, na kterém je provedeno vyúčtování DPH záloha je odečtena v nastavené výši DPH a konzumace je vyčíslena v nastavených výších DPH. Tímto může nastat a v praxi zcela jistě nastane situace, kdy na takovém účtu bude v součtu záporná částka DPH konzumace bude z větší míry v 15% sazbě DPH a záloha bude odečtena v sazbě HoReCa systém FUSION řada

11 DPH, v jaké byla zdaněna dle výše uvedených nastavení 21%. V účetnictví musíte takto použité zálohové platby vypořádat jak z pohledu DPH tak z pohledu aktivace přijatých záloh. Pro vyúčtování aktivovaných záloh se nejlépe hodí sestava Sestavy Zálohy a čerpání, kde je u každého dne uveden objem jak přijatých záloh, tak i objem vyúčtovaných záloh tak i objem uskutečněných zdanitelných plnění pro každý den. Pro kontrolu správnosti zaúčtování záloh, jejich aktivací a uskutečněných zdanitelných plnění v jednolitých dnech doporučujeme použít detailní výpisy účtenek zaslaných do evidence EET v menu Sestavy Tržby EET. Pro zjednodušení účtování přijatých záloh, jejich aktivací a uskutečněných zdanitelných plnění v jednotlivých dnech doporučujeme použít sestavu Sestavy Zálohy a čerpání. Obecně je třeba si uvědomit, že při použití zákaznických karet obvykle vzniká situace, že částka vkladu na zákaznickou kartu (částka určená k následnému čerpání, přijatá provozní záloha) je obvykle zdaněna vyšší sazbou DPH v současné výši 21% ale následné čerpání (aktivace zálohy) je již realizována ve snížené sazbě DPH či v několika sazbách DPH dle skutečného stavu a tento stav je nutno na podkladu sestav ze systému FUSION promítnout do účetnictví. Vyjímky a speciální příklady používání těchto funkcí s EET není doporučeno : Bonus při nabití jedná se v podstatě o částku, kterou zákazníkovi na základě nastavení systém připíše systém FUSION na jeho kreditové konto. Tato částka má v podstatě charakter budoucí slevy tzn. např. při přijetí platby Kč od zákazníka je do systému EET posláno přijetí částky určené k dalšímu čerpání Kč (to co obdržíte od zákazníka jako hotovost) ale zákazník bude v budoucnu čerpat výše uvedeným mechanismem celkovou částku včetně bonusu např Kč. Doporučujeme důkladně zvážit budoucí použití této funkce a konzultovat toto použití s Vaším účetním či daňovým poradcem. Použití této funkce s ohledem na EET není doporučeno. Jako bonus za výši útraty můžete použít funkci Scoringu zákaznických karet. Pokud i přesto chcete funkci Bonusu při nabití používat, tak celkovou měsíční částku takto poskytnutých bonusů v závislosti na nastavení systému je možno zjistit v menu Zákazníci Vklady na zákaznické karty řádek Bonus kde je uvedena celková částka bonusu včetně DPH. Změna zákaznických bodů na kredit jedná se v podstatě o částku, kterou zákazníkovi na základě nastavení systém připíše systém FUSION na jeho kreditové konto. Tato částka má v podstatě charakter budoucí slevy. Při každém uskutečněném nákupu dostává zákazník určitý počet virtuálních bodů, které jsou později automaticky nebo ručně převedeny na navýšení jeho kreditového konta. Tzn. stejně jako v minulém případě dochází k v budoucnu k vyššímu čerpání. Z takto poskytnutých převodů by mělo být odvedeno při jejich poskytnutí DPH, která bude později zúčtována, ale nestávají se součástí příjmů, protože mají charakter budoucí slevy. Doporučujeme důkladně zvážit budoucí použití této funkce a konzultovat toto použití s Vaším účetním či daňovým poradcem. Použití této funkce s ohledem na EET není doporučeno. Zákaznické body doporučujeme používat jako možný zdroj navyšování slevy na zákaznické kartě či pro směnu za věcné ceny. Pokud i přesto chcete této funkce využít, tak celkovou měsíční částku takto poskytnutých převodů je možno v závislosti na nastavení systému zjistit v menu Zákazníci Vklady na zákaznické karty řádek Plánovač - Převod bodů na kredit kde je uvedena celková částka převodů včetně DPH. HoReCa systém FUSION řada

12 Prodeje voucherů a poukázek : Dle metodiky MFČR, kde se těmto poukázkám věnuje zejména strana 4 a 5. Je třeba důsledně rozlišit, zda se jedná o poukázku, která pouze stvrzuje prodej konkrétního zboží či služby, na základě které následně dochází pouze k odebrání zboží či služby, se o platbu určenou k následnému čerpání nejedná a následující text pro tento případ neplatí, v tomto případě se jedná o normální prodej. Jiné je to však v případě, kdy je poskytnuta poukázka charakteru Kč na konzumaci v naší restauraci. Tyto prodeje mají charakter plateb určených k následnému čerpání. Jediným mechanismem pro realizaci prodeje těchto voucherů jsou zákaznické karty, které umožní jak správné odeslání do systému EET tak i budoucí korektní vyúčtování těchto plateb. Prodej voucheru při prodeji voucheru musí být v systému FUSION založena zákaznická karta (bez ohledu na to, zda je prodej voucheru anonymní) a na tuto kartu musí být vložen kredit v hodnotě voucheru tzn. buď jej vloží obsluha hotově či kreditní kartou (prodej voucheru na pokladně mechanismem výše uvedeným) nebo administrátor navýší kredit ručně s tím, že platba za vouchery dorazila na bankovní účet a DPH je zúčtováno a odvedeno v účetnictví. Použití voucheru probíhá stejně, jako použití zákaznické karty. Zákazník přijde s voucherem, který má číslo, které číšník použije jako číslo zákaznické karty s kreditem tzn. způsob úhrady účtu je KREDITEM. Pokud chcete použití voucheru omezit na jednu konzumaci, musí být výše účtu, který je hrazen použitím této zákaznické karty minimálně stejná, jako je hodnota tohoto voucheru (možno využít domarkování položkou spropitné) Práce se stravenkami a ceninami V souvislosti s přijímáním stravenek a EET je třeba zvážit všechny možnosti, jakými je možné příjem stravenek realizovat : Přijímat stravenky jako hotovost bez jejich dalšího rozlišení nejjednodušší způsob, z pohledu EET v pořádku ale z pohledu zaúčtování stravenek jako ceniny problematický Přijímat stravenky jako kombinovanou platbu ihned při jejich přijetí věcně a formálně nejsprávnější způsob, kdy host při placení účtu uvede, jakými stravenkami platí a tyto jsou ihned zadány do systému. Tento způsob je ale v praxi nepoužitelný, protože obsluhu neúměrně zdržuje Přijímat stravenky v průběhu směny jako hotovost a na konci směny provádět jejich sumarizaci nejpoužívanější způsob příjmu stravenek a tento bude dále popisován Stravenky jsou po celou směnu přijímány obsluhou jako hotovost tzn. bez ohledu, zda se jedná o hotové peníze nebo stravenky obsluha vystaví hostovi účet hrazený v hotovosti stravenka je brána jako jiná forma hotovosti a v průběhu směny není rozlišována. Na konci směna provede obsluha přepočítání přijatých stravenek a vyhotoví jejich výčetku seznam přijatých druhů stravenek a jejich finanční hodnoty. Ve většině případů jste doposud používali funkci Rozpočítání stravenek (pokud je povolena Systém Provozovny Editovat provozovnu Stravenky - rozpočítání). Funkce rozpočítání stravenek po zadání stravenek přijatých na směně provedla dodatečnou změnu způsobu platby u vystavených účtenek při jejím použití tedy při zadání stravenek na konci směny tato funkce vzala již vystavené účtenky od začátku směny a dle hodnoty stravenek dle času vystavení brala jeden účet po druhém a převáděla je z úhrady hotově do úhrady stravenkami. Na celkovou částku tržby to vliv nemělo, co se převedlo na stravenky se naopak stornovalo v hotovosti. Problém tohoto způsobu práce je, že systém bere účtenky od začátku a samozřejmě nemůže vědět, která konkrétní účtenka byla skutečně hrazena hotově a která stravenkami. HoReCa systém FUSION řada

13 Tento systém by navíc v systému EET mohl mít za následek velký objem vygenerovaných storen účtů, byť jsou tyto účty obratem registrovány s jiným způsobem platby (v závislosti na nastavení způsobu vypořádání Systém Provozovny Globální nastavení - Sekce účtenky - nastavení způsobu vypořádání účtenky při změně platby), což by ale mohlo mít za následek zvýšený zájem kontrolního orgánu o takovou provozovnu. Proto doporučujeme funkci Rozpočítání stravenek dále nepoužívat. Pokud byste ale nadále chtěli používat funkci Rozpočítání stravenek jak je výše popsána, je doporučeno nastavit způsob vypořádání změny platby u účtenky, jak je výše uvedeno na hodnotu aktualizovat danou účtenku (Systém Provozovny Globální nastavení - Sekce účtenky - nastavení způsobu vypořádání účtenky při změně platby). HoReCa systém FUSION řada

14 Doporučené nastavení kompatibilní s EET: Funkce Rozpočítání stravenek je nastavením v administraci zakázána (Systém Provozovny Editovat provozovnu Stravenky rozpočítání), naopak je možnost povolit funkci Výčetka stravenek / cenin (Systém Provozovny Editovat provozovnu Stravenky výčetka). Tato funkce slouží k sumární evidenci přijatých typů a hodnot cenin (nejen stravenek) během číšnické směny, ale bez vazby na konkrétní účtenku. Všechny účtenky hrazené hotově, stravenkami či jiným druhem ceniny jsou číšníkem během směny evidovány jako Hotovost, jsou součástí číselné řady Účtenek hotově a takto jsou registrovány v systému EET. Stejně tak je celá suma hotovosti a cenin na konci směny evidována pod položkou Hotovost. Kdykoliv v průběhu směny je možné pořídit výčetku přijatých cenin či stravenek v číšnické pokladně v menu Směna. Tuto výčetku je možné kdykoliv až do konce směny a do jejího uzavření upravovat. Při uzávěrce se pořízení výčetky cenin / stravenek projeví tak, že celá tržba zůstává v poli Hotovost, pouze je analyticky rozdělena na : Hotovost (celkem), z toho ve výčetce stravenek / cenin, zbývající hotovost mimo výčetku. Pro zajištění metodického souladu s EET a účetními předpisy se doporučuje použití výše uvedené funkce Výčetka stravenek / cenin. Důrazně se nedoporučuje při použití této funkce dále používat Rozpočítání stravenek tato funkce by měla být zakázána a zůstává v systému jen pro zajištění zpětné kompatibility. Stejně tak se nedoporučuje část stravenek přijímat způsobem platby Kombinovaná při uzavření účtu, protože pak by číšník musel složitě evidovat, která stravenka je součástí výčetky a která ne. Kombinací více způsobů práce se stravenkami dosáhnete chaosu. Obecně je cílem těchto nastavení chápání stravenek jako ceniny při zachování jednoduchého způsobu zadávání pro číšníky, kdy je se stravenkami zacházeno jako s jinou formou hotovosti. Sestavy k exportu, tisku a návaznost na účetnictví Bude doplněno v další verzi dokumentu. Zálohování, zabezpečení, údržba dat a technická podpora Vzhledem k povinnostem, které EET a navazující předpisy kladou na funkčnost pokladních systémů a archivaci dat, je třeba obecně zdůraznit : Nutnost pravidelného zálohování dat Zabezpečení Vašich dat Nutnost zajištění servisu pokladního systému při jeho výpadku Zákon o EET a ostatní výše uvedené právní předpisy stanoví mimo jiné striktní lhůty na doručení datové zprávy s tržbou (48 hodin), povinnosti k zajištění chodu pokladního systému (vynaložit veškeré úsilí, které je možné požadovat ke splnění povinnosti zaevidovat tržbu) a v neposlední řadě povinnost uchovávat a zabezpečit veškerá data v návaznosti na EET a to v některých případech až 10 let. Pokladní systém FUSION všechna data ukládá do databáze na server, který máte na Vaší provozovně. Tento server v závislosti na technickém řešení Vaší instalace může mít podobu samostatného počítače, jednoduché pokladny či jen virtuálního serveru. Zejména u jednoduchých pokladen s úložištěm typu SSD je třeba dbát na pravidelnou zálohu dat. I na serverech, jejichž součástí jsou zrcadlené disky je ale třeba brát na zálohu dat ohled disky mohou být spolu s počítačem poškozeny najednou, elektrickým přepětím, živelnou pohromou či zcizením. Zálohování je možné nastavit jak pravidelné v menu Systém Plánovač, tak je možné udělat kdykoliv zálohu v menu Systém Zálohování. HoReCa systém FUSION řada

15 Pouhé vytvoření zálohy ale nestačí, takto vytvořenou zálohu je nutné stáhnout ze serveru a uložit na svůj počítač. Za zálohování odpovídá provozovatel pokladního systému, poskytovatel pokladní aplikace, firma i-technologies s.r.o. nenese žádnou záruku za uložená data. Vzhledem k povaze EET, kdy k registraci tržeb do systému EET dochází přes Internet jsou všechny pokladní systémy připojeny na Internet. Stejně tak drtivá většina zákazníků využívá komfortu přístupu k pokladnímu systému přes Internet. Zde je třeba zdůraznit, že je naprosto nezbytné dodržovat alespoň základní pravidla bezpečnosti při přístupu na pokladní systém. Jakékoliv porušení bezpečnosti může mít za následek, že útočník získá přístup ke kompletním ekonomickým a provozním datům o Vašem podnikání a v neposlední řadě může získat přístup k certifikátu pro registraci tržeb v systému EET. Proto pozor zejména na : Volba hesel a přístupových údajů administrátorů a systémových uživatelů Menu Systém Uživatelé, u každého uživatele systému FUSION můžete nastavit heslo, hesla volte dostatečně složitá, minimálně 8 znaků a vždy kombinaci čísel a písmen, hesla si pravidelně měňte a hlavně nezapomeňte změnit výchozí uživatelské jméno admin / test. Přístup k počítačové síti, do které je zapojen pokladní systém je třeba mít zabezpečen, vyvarujte se připojování WIFI routek, neznámých počítačů či změny konfigurace Vaší sítě Při vzdáleném přístupu používejte vždy šifrované připojení https a přistupujte k pokladnímu systému jen z důvěryhodných počítačů. Použití např. veřejných počítačů v knihovnách či internetových kavárnách je nesmyslný risk. V ideálním případě si nechejte zabezpečení Vaší sítě nechejte posoudit nezávislou třetí osobou. Pokladní systém, byť sebedokonalejší, je jen technické zařízení, které může mít kdykoliv poruchu. Ať již se bude jednat o jednoduchou závadu typu zaseknutý papír v tiskárně či složitější závadu typu nekonzistentní databáze po výpadku proudu, musíte mít zajištěný servis. Firma i-technologies s.r.o. nabízí několik programů technické podpory, které nabízejí od varianty základního servisu formou aktualizací až po sofistikovaný servis v režimu 24x7 s garantovanou dobou výjezdu technika a s garancí zápůjčky či okamžité výměny zařízení. HoReCa systém FUSION řada

16 Při zakoupení pokladního systému bez dalšího objednání servisního balíčku není servis ani telefonická podpora poskytována o víkendech, svátcích a v mimopracovní hodiny. Po nahlášení závady pokladního systému je Vám servis poskytnut v nejbližším termínu v pracovní dny. Na dobu opravy je Vám vydáno potvrzení, že pokladní systém měl poruchu spolu s datem a časem nahlášení a vyřešení poruchy. Aktuální parametry servisu, který se váže k Vaší licenci zjistíte klepnutím na odkaz On-line technická podpora na úvodní straně po přihlášení do administrace dole v sekci INSTALACE A TECHNICKÁ PODPORA. Pokud Vám aktuální parametry podpory a servisu nevyhovují, objednejte si jeden z programů technické podpory 1-5. HoReCa systém FUSION řada