Možné problémy MSP při snaze o systémovou intergraci a inovaci podnikových informačních systémů

Transkript

1 Možné problémy MSP při snaze o systémovou intergraci a inovaci podnikových informačních systémů Jakub Štochl Katedra informačního a znalostního inženýrství Fakulta informatiky a statistiky Vysoká škola ekonomická v Praze stochl@vse.cz Abstract: This work is trying to point out several problems that could occur in SMB organizations during process of system integration or innovation of IS/IT architecture. Main problem now, when most of IT companies is talking about SMB market as about a prior one, is that small companies are treated like the big one, only with simplified and cheaper products. But sometimes needs of these organizations could be really different and acceptation of market recommendations could cause them serious problems. Klíčová slova: implementace informačních systémů, malé a střední podniky, systémová integrace. 1. Úvod V dnešní době můžeme nalézt spousty prací, které se věnují nejrůznějším důvodům, proč by firmy měly investovat do nových produktů IT. Problémy a nebezpečí se pak většinou shrnou do jednoho povinného odstavce. Přitom existuje mnoho potenciálních problémů, které mohou potkat malé a střední podniky při přílišné snaze přizpůsobit se moderním trendům v informačních technologiích bez řádného rozmyšlení, nakolik se vynaložené finanční prostředky skutečně vrátí ve zvýšené efektivitě práce, následném snížení nákladů apod. Definice MSP se v literatuře liší případ od případu (příkladem může být [SBS04]), pokud se vezme standardní metodika, lze podniky posuzovat podle počtu zaměstnanců a ekonomických ukazatelů, jako například obrat. V pracích věnovaných informatice se tento způsob často ukazuje jako nedostatečný a proto jsou brány do úvahy i IT ukazatele, ať se jedná o vybavenost hardwarem, IT náklady celkově či na zaměstnance aj. V této práci jsou jako malé a střední posuzovány podniky hlavně z hlediska velikosti infrastruktury IT, takže sem můžeme zařadit například výrobní podnik s větším počtem zaměstnanců vykonávajících dělnickou profesi, jehož primární výroba nevyžaduje přítomnost výpočetní techniky a ta je využívána pouze v administrativní části podniku, čítající pouze malý počet zaměstnanců. Naopak pro menší firmu podnikající v oblasti IT rozhodně nejsou závěry této práce nijak relevantní. Zároveň bych chtěl upozornit, že i u podniků střední velikosti se jedná zejména o ty, jež lze považovat z hlediska informatiky spíše za malé. Dále bych chtěl již v úvodu zdůraznit, že tato práce se snaží být jistou polemikou vůči mnoha článkům odborníků na podnikové informační systémy a nové trendy v IT (typicky například články v [BWD04], které zdůrazňují hlavně výhody, které z těchto projektů pro firmy plynou a z toto důvodu se snažím vyzdvihnout zápory a nebezpečí, která se mohou objevit a kladné stránky věci nechávám poněkud 38 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/2004

2 Možné problémy MSP při snaze o systémovou intergraci a inovaci podnikových IS stranou (o těch bude uživatel dostatečně informován už jen z přehledových materiálů firem podnikajících v této oblasti). 2. Současné názory na vývoj IT v MSP V názorech odborníků na vývoj trhu IS/IT se v posledních letech (zvláště od doby krize trhu IT ) objevuje názor, že poskytovatelé IS/IT udělali chybu tím, že se věnovali téměř výhradně velkým firmám, které sice do IT investují obrovské částky, ovšem jakmile dojde k recesi v jejich odvětví, stejně rychle tyto investice snižují. Zatímco, jak je uvedeno v [YAG02] menší firmy si přílišné rozhazování nemohou dovolit téměř nikdy, proto jsou jejich výdaje na IT poměrně konstantní a nezávislé na ekonomickém vývoji odvětví. Vypadá to, že velké firmy si tento problém uvědomují a snaží se vyvíjet (popřípadě koupit jako v případě Microsoftu, viz. [SCA04]) verze aplikací zaměřující se na tento segment trhu. Tím je dán jeden pohled na vývoj MSP, který podporují hlavně současní velcí hráči na trhu IT a který spočívá v doporučování menším firmám převzít, s mírnými modifikacemi, model prodávaný velkým společnostem. Jedná se o nákup integrovaného robustního řešení s modifikacemi omezujícími jeho funkcionalitu a rozsah nasazení, čímž se stává cenově dostupnějším. Jako výhody tohoto řešení jsou uváděny bezproblémové propojení všech informačních toků a činností ve firmě, podpora a aktualizace podle nových okolností zaručené dodavatelem s rozsáhlou zákaznickou základnou. Tento postoj lze nalézt kupříkladu v [NAD04] a je většinou podporován názory tvrdícími, že vzhledem ke globalizujícímu se trhu a stupňováním konkurence jsou podniky, které problém vývoje své IS/IT infrastruktury řeší až když je to skutečně nutné, ve velké nevýhodě oproti připraveným konkurentům. Pro většinu menších firem (obvzláště na českém trhu) asi není problém uznat opodstatnění této teorie, problémem a to zcela zásadním ovšem zůstává cena. Jak upozorňuje [HOF03] IT strategie menších firem je odlišná od velkých a jejím prizmatem je co nejkratší doba návratnosti investice a s tím spojená minimalizace ceny. Jedním z důvodů tohoto postupu je snaha o udržení přijatelného cash-flow (menší firmy totiž málokdy řeší problém přebytku finanční hotovosti, kterou není kam investovat). Odlišným úhlem pohledu na tuto problematiku jsou naopak práce podporující různé druhy outsourcingu. Výchozí úvahou je zde přílišná cenová náročnost řešení dané oblasti uvnitř firmy (i třeba jen z pohledu získání a zaměstnávání odborníků na údržbu a provoz daného systému) a možnost přenechání této starosti externí firmě. Základní popis možností realizace je uvedena v [BRU98] a v [FEU02], která je podrobněji rozebírána v kapitole 3.2. Není sporu, že některé části provozu firmy je nejekonomičtější řešit outsourcingem a například webhosting je ukázkou oblasti, kde se jedná prakticky o standard řešení pro MSP. Ovšem jak je uvádí i [FEU02], existují části informačního systému, které z nejrůznějších důvodů outsourcovat nelze, případně se to finančně nevyplatí. Tento předpoklad znamená, že lze očekávat, že nějaký minimální objem IT je téměř vždy ponechán v režii firmy samotné. Kritické pro možnost využití outsourcingu je tedy, aby objem částí, které podnik může outsourcovat přesahoval nějakou minimální hranici, za kterou bude snížení nákladů na provoz IT vzhledem k souhrnu plateb dodavateli řešení skutečně signifikatní. Další možnou překážkou rychlého vývoje nových outsourcingových řešení může být konzervativnost menších podniků vůči investicím do změn [SCA04] (menší firma si těžko může dovolit, aby projekt změny SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/

3 Jakub Štochl skončil neúspěšně, jak tomu v některých ambiciózních případech bývá u velkých firem). Odborníci sledující vývoj trhu IS/IT se tedy shodují v tom, že MSP jsou a budou nuceny řešit svůj provoz IT systematicky a s jasně definovanou vizí (udržování procesu ad hoc nákupů je dlouhodobě neudržitelné). Zároveň je vidět snaha vedoucích firem v oblasti proniknout na tento segment trhu a nabízet vhodné řešení. Poněkud rozdílné názory panují v otázce, jak nejlépe tuto situaci řešit. V následujícím textu bych chtěl ukázat, že pro MSP na českém trhu existují možnosti jak tuto situaci řešit reálně z pohledu výdajů na IT a že záleží hlavně na schopnosti podniku oddělit základní potřeby z hlediska IT od řešení, která nejsou z hlediska hlavní činnosti podniku kritické a lze je redukovat. 3. Obecná rizika IT politiky MSP 3.1 MSP, jaké vlastně jsou? Jak již bylo zmíněno v úvodu, základním parametrem definice velikosti firmy pro účely této práce je primární potřeba informačních technologií ve firmě, nikoliv počet zaměstnanců, obrat nebo jiné ekonomické ukazatele. Jak ovšem v současné době tyto firmy v České republice z hlediska IT vypadají? Obecně platí, že existuje určitý minimální základ, který lze nalézt v prakticky každé organizaci, kterým je určitý počet klientských stanic, které jsou využívány pro základní administrativu (účetnictví, personální agendu, psaní dokumentů, fakturace atp.) a další část určená managementu firmy, která je využívána k tvorbě základních přehledů o výkonnosti firmy. Dále se vybavení velmi diversifikuje podle vztahu managementu (a potažmo majitelů) k informačním technologiím a investicím, které vyžadují. Většina z těchto firem se ovšem v nějaké době ocitla (nebo ocitne) v situaci, kdy bylo (bude) nutné řešit problematiku integrace používaných softwarových produktů. To souvisí s typickým vývojem firmy, kdy z počátku není zcela jasná ani budoucnost a profilování z hlediska hlavní činnosti, natož aby se tvořila nějaká ucelená informační strategie. Koupě programového vybavení se tudíž řeší v okamžiku potřeby a zpočátku v situaci, kdy je téměř nemožné správně odhadnout strategické dopady tohoto rozhodnutí. Tato počáteční (větší či menší) anarchie skončí po určité době zároveň se stabilizací firmy na trhu a utvořením si přehledu o možnostech dalšího růstu, spojené s přijetím dlouhodobější strategie. V tuto chvíli se objevuje nutnost vybrat k této strategii vhodné programové vybavení a majitelé firmy jsou již ochotni investovat do IT vzhledem k vidině perspektivy budoucího vývoje. Toto rozhodnutí je ovšem kritické nejen vzhledem k možnosti podcenění tohoto kroku a neochotě investovat do nových produktů, které by zajistily potřebnou integraci IS firmy, ale též z hlediska přecenění role IT ve firmě a volbě řešení, které bude v poměru k investovaným nákladům velmi neefektivní a může firmu přivést do velmi nepříjemné situace. Typickým příkladem MSP pro tuto práci bude tudíž firma, která se již etablovala na trhu, má nějakou strategii budoucího vývoje a nachází se v bodě, kdy je situace pořizovaní programového vybavení podle jednotlivých požadavků neúnosná a firma je ochotna investovat do systémového řešení IS/IT. Tento okamžik zasáhne veškeré části podniku, jelikož bude mít zcela zásadní vliv na jeho informační systém a tím pádem i veškeré firemní procesy. Jelikož se jedná o strategické rozhodnutí je přirozená snaha udělat všechny zásadní změny najednou, aby pak 40 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/2004

4 Možné problémy MSP při snaze o systémovou intergraci a inovaci podnikových IS firma mohla fungovat po co možná nejdelší dobu v klidu. Tím se přímo nabízí dnes velmi populární BPR, kdy dojde k přehodnocení veškerých firemních procesů. Zde ovšem hrozí nebezpečí, že snaha o systémové řešení oblasti IS/IT se zvrhne v přizpůsobování podniku moderním trendům a informační systém zůstane poněkud na okraji zájmu. Je totiž přirozené, že vrcholové vedení firmy věnuje pozornost hlavně věcem, kterým nejlépe rozumí (popřípadě si to alespoň myslí). Tento postoj, podle mého názoru, ilustruje například obrovská pozornost věnovaná v těchto případech změnám organizační struktury podniku. Přitom organizační struktura v menších organizacích může těžko cokoliv vyřešit, spíše může přinést problémy, pokud jsou vztahy mezi zaměstnanci nejasné. Mnohem více záleží na jednotlivých lidech a stylu vedení, který využívají. U velkých firem je situace samozřejmě složitější, jelikož je nutné udržet jistou míru organizovanosti. Ovšem i zde platí, že v jednoduchosti je síla a záleží na jasné definici zodpovědnosti a hlavně jejím vyžadovaní. Tristním případem manažerského exhibicionismu při změnách firemních procesů je Český Telecom, který se s příchodem konsorcia TelSource zbavil zastaralé organizační struktury a postupně se stal místem zavádění moderních metod, které vedly k situaci, kdy si Telecom po nástupu nového generálního ředitele musel vybrat externí firmu, aby systém opět přepracovala. 3.2 Možnosti řešení Pokud se tedy firma rozhodne nějak systémově řešit tuto problematiku má v zásadě dvě základní možnosti řešení. První je stavba řešení nákupem oddělených komponent, které jsou vzájemně propojitelné v bodech, kde je to potřeba. Příkladem tohoto postupu je situace, kdy firma vlastní systém pro řízení výroby, který jí naprosto vyhovuje a s jehož ovládáním jsou pracovníci velmi dobře obeznámeni. Rozhodne se tudíž tento systém ponechat v podniku a jelikož program zároveň poskytuje statistické výstupy v podobě exportů Sybase databáze, zároveň vyhledá na trhu systém pro podporu rozhodování, pro který není tento formát problémem. Jedná se vlastně o stejný postup, jaký firma praktikovala doposud, ovšem s uvědoměním si důležitosti koncepce systému a kladením základních požadavků na výběr IS/IT z hlediska širších souvislostí než pouze schopnosti řešit požadovanou operaci. Druhou možností je volba nákupu komplexního řešení od dodavatele (systémového integrátora). Tímto způsobem se dosáhne vysokého stupně integrace za cenu velké (někdy až celkové) změny programového vybavení. Tento způsob bude obvykle doporučován, jelikož se jedná o velmi čisté řešení, které pomáhá předejít mnoha možným problémům se vzájemnou kompatibilitou jednotlivých částí systému. Navíc lze předpokládat, že tomu tak zůstane i u nových verzí. Zde ovšem mnohem více hrozí problém investice velké peněžní částky do řešení, ze kterého budou vyžívány pouze části, které by se daly pořídit mnohem levněji jinými cestami. Kromě těchto dvou možností může teoreticky firma nechat vyvinout proprietární software, popřípadě se ho snažit vystavět vlastními silami, to se ovšem neslučuje s definicí MSP, která byla uvedena výše nebo zařídit úplný outsourcing IS/IT. Zde ovšem narážíme na jednoduchý problém, kdy firma sice platí garantovanou měsíční cenu a nemusí se obávat náhlých velkých investicí do IS/IT, ovšem minimální výše pravidelné splátky je větší než plánovaný rozpočet firmy na tuto SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/

5 Jakub Štochl oblast (to samozřejmě nemusí platit ve všech případech, ale jde o situaci typickou pro tento segment trhu). Je totiž nutné si uvědomit, že při rozsahu IS/IT ve firmě bude možno outsourcingem vyřešit pouze malou část jejích potřeb, jelikož již dnes je většina složitějších úkolů řešena externě (i když se například jedná pouze o stálého spolupracovníka, který je třeba právě při složitějších rozhodnutích), pouze problematika denního provozu je standardní činností pracovníků firmy. Jistou variantou pro MSP by v tomto případě mohlo být využití ASP (Application Service Providing), jehož definici lze nalézt například na [ASP04]. Ve stručnosti se jedná o pronájem aplikace od dodavatele, který se realizuje prostřednictvím vzdáleného přístupu pomocí tenkého klienta, či webového prohlížeče. Veškeré náklady na provoz (včetně hardware) jsou tedy na straně dodavatele, zákazník potřebuje pouze připojení k síti a počítač pro přístup k aplikaci. Cena se obvykle určuje fixní částkou za měsíc a uživatele. Tento způsob outsourcingu je velmi populární například v USA a články expertů na tuto oblast mu předpovídají velkou budoucnost. Jako největší výhoda ASP je uváděna možnost tzv. guru sharing, kdy velký počet zákazníků sdílí znalosti a umění odborníků v oblasti IT, které by si individuálně nemohli dovolit zaplatit. Toto hledisko a zároveň možnost věnovat se poté pouze hlavní činnosti firmy zcela zásadně akcentuje například článek ASP Customer Experience [ACA]. Pokud se bavíme o situaci v České republice, lze vycházet z prací [TAS02] a [NAS04], které jsou k dispozici na webových stránkách ASP monitoru. Pokud se jedná o nejdůležitější parametr nabídky tj. cenu, potom lze ASP (v průzkumu se jednalo o ERP systémy) provozovat v ceně nejčastěji mezi Kč za uživatele a měsíc. I když je tento způsob outsourcingu uváděn jako velmi vhodný pro menší podniky, pouze některé, splňující určité předpoklady, mohou z přechodu na ASP skutečně těžit. Pokud se jedná o podnik, který široce využívá připojení k internetu a disponuje tudíž rychlým a spolehlivým připojením a dále má síť více poboček, které musí zaměstnávat IT odborníky, vzhledem k tomu, že na každé z poboček je nutno spravovat složitější aplikace, které je možno outsourcovat, potom může volba ASP snížit náklady na IS/IT. Pokud se ovšem jedná o podnik s jednou pobočkou (nebo centralizovanou správou informací) a kde má IT oddělení minimální počet pracovníků, potom bude zavádění ASP znamenat pouze zvyšování nákladů, jelikož základní IT infrastruktura a péče o ni musí zůstat zachována. Pokud navíc podnik využívá nějaké speciální programy (např. pro řízení výrobní linky) bude situace ještě složitější. Jestliže se podíváme na současnou velikost trhu ASP v České republice je vidět, že se zatím stále jedná spíše o doplňkovkou službu zavedených firem. Když ovšem dojde ke zlevnění a zkvalitnění přístupu na internet, může rozmach tohoto typu outsourcingu způsobit pokles ceny a tím i zvýšení přitažlivosti pro MSP. 3.3 Informační strategie a externí dodavatelské firmy Jako primární dokument řízení informatiky ve firmě je obvykle uváděna informační strategie. Ta by měla navazovat na globální strategii firmy a řešit veškeré otázky týkající se IS/IT a jejího vývoje v podniku. V literatuře lze různé návody a způsoby její tvorby, jeden z typických způsobů je uveden například ve [VOR97]. Základní postup tvorby informační strategie lze ilustrovat v následujících bodech: Příprava a plánování informační strategie, včetně dodržení vazeb a snazu o koordinaci s globální strategií firmy. Stanovení a formulace vize a cílů IS/IT 42 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/2004

6 Možné problémy MSP při snaze o systémovou intergraci a inovaci podnikových IS - analýza stávajícího stavu informatiky - analýza a hodnocení trendů IS/IT - definice základních požadavků na IS/IT Integrace podniku s okolím a koordinace podnikových procesů ve vztahu k informatice Definice modelu řízení a provozu informatiky - návrh modelu procesů informatiky - popis architektur IS/IT Zde je nutné si uvědomit, že pro MSP není nejdůležitější mít přesně definované všechny body, které jsou zde uvedené. Jedná se totiž o univerzální návod, který je možno aplikovat na jakoukoliv velikost podniku. V našem případě jsou ovšem některé části natolik jednoduše postižitelné, že není nutné vytvářet jejich detailní popis pomocí modelovacích prostředků. Nejdůležitější je nastínění a udržení jasné představy o budoucím směřování informatiky ve firmě a jasné a srozumitelné popsání nutných kroků a jejich dopad na jednotlivé části podniku. Jelikož tvůrce této strategie většinou není externí odborník, ale manažer firmy odpovědný za informatiku (ve spolupráci se specialistou na IS/IT ve firmě, aby se předešlo neuskutečnitelným nápadům) hrozí v případě striktního dodržování nějaké metodiky problém většího zaměření se na dodržování formy před vlastním obsahem. Informační strategie MSP by tudíž měla být jasnou formulací vize vývoje informatiky v podniku, přičemž není nutné aby přesně splňovala požadavky kladené na velké firmy, kde složitost jednotlivých procesů neumožňuje jednoduché zpracování. Dalším podstatným rizikem spojeným s reorganizací informatiky je výběr externích dodavatelů, ať se již jedná o dodavatele software nebo komplexní systémové integrátory. Politika zavedených firem v této oblasti byla totiž až donedávna zaměřená primárně na velké podniky (což je dáno i investicemi do IS/IT, které jsou ve velkých firmách vyšší i v přepočtu na zaměstnance a to dost zásadně, jak ukazuje například [UKI02] pro Velkou Británii) a až v poslední době proklamují snahu zaměřit své produkty na potřeby MSP, jelikož zde vidí nevyužitý prostor pro investice, vzhledem k předpokládanému růstu výdajů tohoto sektoru [CLB04]. Jenže ve většině případů se jedná o standardní produkty či řešení vyvinuté pro velké podniky pouze ořezané z hlediska počtu uživatelů a náročnosti na provoz. Stejně tak v případě nabízených řešení systémové integrace se vychází ze strategií aplikovaných ve velkých firmách, přizpůsobených tak, aby byly přístupné pro MSP. Tento přístup jakoby předpokládal, že malý či střední podnik je pouze přechodným obdobím před jeho dalším rozvojem do stadia velké firmy (či střední se silným zastoupením IS/IT). To samozřejmě pro určitou část podniků platí (nebo to tyto podniky alespoň předpokládají). Velké množství MSP však již nepředpokládá žádný závratný vývoj (ať kvůli nasycenosti trhu a jasnému rozdělení podílů na něm, či kvůli nutnosti investic, které leží mimo možnosti firmy nebo kvůli jakýmkoliv jiným důvodům).,tento trend ostatně jasně plyne i ze statistik ukazujících poměr počtu podniků podle velikosti. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/

7 Jakub Štochl Rozdělení podniků podle velikosti malé (0-19 zaměstnanců) střední (20-99 zaměstnanců) velké (100 a více zaměstnanců Obrázek č.1 Podniky dle velikosti Pro tento druh podniků může produkt či řešení postihující komplexně všechny možnosti jeho rozvoje znamenat zbytečnou investici, kterou nikdy nevyužije. Je jasné, že komplexní řešení by bylo optimální i z hlediska tohoto typu firem, je ovšem nutné si uvědomit, že možností jak využít volné finanční prostředky k investicím je vždy více, než jaký je objem těchto prostředků. Nedokonale využitá investice do IS/IT může potom podniku způsobit konkurenční potíže (či ztrátu konkurenční výhody), vzhledem k tomu, že dané prostředky nevyužil například k investici do modernizace výroby. Je tudíž nutné vyvarovat se situace, kdy firma podlehne tlaku externích dodavatelů a bude investovat do podpůrného procesu typu informatiky příliš velké prostředky, které posléze nepřinesou kýženou návratnost a to nikoliv z důvodu nesprávného používání či implementace nýbrž proto, že je podnik nebude schopen při rozsahu svých požadavků vůbec využít. 3.4 Konkrétní produkty a jejich specifika V rámci tvorby koncepce IS/IT má firma několik oblastí informačních technologií, ve kterých se musí rozhodnout pro nějaké řešení. V této kapitole se pokusím uvést ty nejdůležitější oblasti a k nim některé možnosti řešení Operační systém Jedním z rozhodujících elementů, ovlivňujících další produkty je volba operačního systému, který bude ve firmě dominovat. V současné době většina malých a středních firem dává jednoznačně přednost operačnímu systému Windows (ať už v jakékoliv jeho verzi). Zde je jednoznačnou výhodou jednoduchost a uživatelská přístupnost správy, jejíž základní operace zvládne každý obeznámenější uživatel. Další výhodou je, že od verze Windows 2000 lze celkem bez problémů použít verzi Professional jako server. Navíc je nutné počítat s tím, že většina levnějšího ekonomického softwaru je vyráběna pouze ve verzi pro Windows a uživatelé s ním mají zkušenosti (znalost produktů Microsoft Office je dnes standardní součástí 44 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/2004

8 Možné problémy MSP při snaze o systémovou intergraci a inovaci podnikových IS životopisu, zatímco open source produkty se vyskytují skutečně minimálně). Existuje ještě jeden, poměrně důležitý důvod a tím je úroveň vymahatelnosti zákona v oblasti softwaru v České republice, která je na mimořádně nízké úrovni, což způsobuje celkem standardní praktiky, kdy firma sice má operační systém zakoupen, ovšem v menším množství licencí, popřípadě pouze v nižší verzi a spoléha na to, že je příliš malým subjektem, než aby vzbuzovala zájem softwarových firem, popřípadě se utěšuje tím, že alespoň základní část produktů má zaplacenou. Tímto způsobem lze snížit náklady na placený operační systém na velmi přijatelnou míru, při které podnik již neuvažuje o snížení nákladů na základě pracnějšího zavádění open source řešení. Alternativou k Windows architektuře jsou operační systémy unixového typu, typicky jakákoliv verze Linuxu. Zde se jednoznačně projevuje stále nedostatečný vývoj desktopových produktů a orientace čistě na open source přináší značné vedlejší náklady, v podobě nutnosti zaučit uživatele na pro ně nestandardních programech, stejně jako při výběru softwaru (zvláště u levnějších ekonomických produktů, které jsou malými a středními podniky často využívány) je nabídka oproti Windows silně omezená. Na druhou stranu je nutné zdůraznit, že velká část podniků nevystačí již pouze s koncovými stanicemi propojenými mezi sebou, případně jednou stanicí určenou jako jakýsi centrální počítač, simulující práci serveru, ale je nucena poohlédnout se po skutečně plnohodnotném řešení síťové architektury, která jim posléze umožní dosáhnout vyšší míry integrace jednotlivých systémů. V tomto případě může být Linux a na něm postavené produkty velmi kvalitní alternativou k Windows architektuře i vzhledem ke své etablovanosti na poli serverových řešení. Takového řešení je vhodné využít například pokud se organizace rozhodne řešit otázku připojení k internetu a využívání u instalací vlastního mail serveru, fungujícího též jako firewall a proxy server. Další možná řešení (např Solaris (i když zde existují informace, že ho Sun začne distribuovat jako open-source, pod GNU licencí)) jsou v rámci MSP velmi atypickou záležitostí, jelikož se většinou jedná o software, který je specializován na poněkud jiný segment trhu a předešlým architekturám nekonkuruje ani cenou, ani poskytovanými možnostmi. Pokud se již v podnikové architektuře vyskytne je to většinou v rámci dílčího specializovaného řešení, například programů ovládajících nějakou část výrobního procesu, kde je software dodáván společně s hardwarem jako jedna komponenta Informační systém Skutečným jádrem snahy o intergraci IS/IT ve firmě je implementace provozního informačního systému. Zde se jedná o integraci podnikových procesů a dat a alespoň některé části informačních systémů je nucen zakoupit prakticky každý podnik. Proto je také nabídka na tomto trhu extrémně široká a pro firmu je velmi obtížné (ovšem zároveň se jedná o nutnou podmínku úspěchu) vybrat optimální řešení pro její potřeby. Už jen například na [SOL04] lze najít obrovské množstvínejrůznějších druhů softwaru pro MSP. Základním kritériem při výběru informačního systému jsou reference a počet prodaných licencí výrobce, jelikož neexistuje horší situace, než když podnik zakoupí systém, který během krátké doby skončí a přestane být podporován a firmu čeká implementace systému nového. Jelikož tato situace může nastat (zvláště pokud se jedná o menší národní firmu) i v případě pečlivého výběru je kritická podmínka, aby systém byl schopen exportu dat v nějakém standardním SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/

9 Jakub Štochl formátu. Pokud je podnik nucen provést další změnu informačního systému nepřijde tak alespoň o data, která jsou základním bohatstvím firemního IS/IT. Je tudíž třeba velmi opatrně přistupovat k systémům, které veškerá data ukládají do nějaké starší v programu integrované databáze, která si vše zálohuje pouze ve svém (často obskurním) formátu. Tato situace se svého času nepěkně vymstila jedné pražské nemocnici, kde udržovali velké množství záznamů o specifickém vyšetření pomocí takového proprietárního softwaru, až jednoho dne bylo dosaženo limitů objemu dat a zjistilo se, že neexistuje žádný normální způsob, jak se k datům dostat. Nakonec naštěstí pomohl program, který vyvolával jeden záznam za druhým v příkazové řádce a ze standardního výstupu na monitor data zapisoval do souboru (ovšem v případě rozsáhlejšího datového modelu, jak tomu v informačních systémech bývá, by bylo nalezení řešení mnohem složitější). Další výhodou možnosti jednoduchého exportu je transformace do výměnných formátů. Podnik je totiž v některých případech tlačen přizpůsobit se svému odběrateli (obvzláště pokud se jedná o dominantní firmu na trhu) a v rámci dodavatelsko-odběratelských vztahů implementovat nějakou z forem elektronické komunikace. Poté se většinou oblast vybíraných systémů zužuje právě na ty, které danou funkcionalitu nabízejí. Jelikož se ovšem většinou jedná o nějaký jednoduchý standard, založený na XML nebo jiném značkovacím jazyce není problém vytvoření externího programu, který požadovanou transformaci z jednoduchého vstupu provede a navíc jeho úprava je nezávislá na upgradu celého systému. Zde jde hlavně o ilustraci situace, kdy přehnané požadavky definované bez znalosti problému mohou prodražit či zhoršit výsledné řešení již v zárodku. Při rozhodování o komplexnosti a rozsáhlosti (a s tím samozřejmě i ceně) informačního systému vychází podnik ze své informační strategie a měl by být schopen sám definovat oblasti, které by měl systém řešit. Jelikož tento typ software je v současnosti většinou velmi modulární, není problém při přesném určení zvolit pouze moduly opravdu nezbytné. Ve většině známějších systémů jsou nabízeny následující moduly: - Účetnictví (jednoduché, podvojné) - Sklad - Mzdy - Majetek (evidence, údržba) - Řízení projektů - Logistika - Výroba - Controlling - Document Management - CRM - Manažerské analytické funkce - Internetový obchod atd. Bylo by nádherně jednoduché nechat si nainstalovat komplexní řešení všech předchozích bodů v nějakém známém robustním systému, ovšem v praxi je tento krok nejdražším ze softwarových řešení a z tohoto důvodu je nutné pečlivě volit strategii při výběru informačního systému. 46 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/2004

10 Možné problémy MSP při snaze o systémovou intergraci a inovaci podnikových IS Skládání komponent Jednou z nejlevnějších variant (alespoň z hlediska pořizovacích nákladů) je přístup, kdy se firma snaží zachovat si co nejvíce již využívaných produktů a i přes možné budoucí problémy se rozhodne řešit různé činnosti pomocí programů, které spolu komunikují pouze neefektivně, v nejhorším případě vůbec. Kladem této varianty jsou nízké pořizovací náklady a též nízká míra protestů zaměstnanců, které nikdo nenutí učit se něco nového a zvykat si na nový produkt. Ovšem zcela zásadní nevýhodou je neexistence jakékoliv integrace dat a procesů, vše zůstává dále oddělené a podnik tím ztrácí vhodnou chvíli, kdy mohl s integrací začít a zadělává si na zcela zásadní problémy, které v budoucnu nastanou, jakmile se objeví potřeba sdílení jednotlivých dat a duplikování bude příliš složité a bude zároveň způsobovat zvýšenou chybovost v datech. Jisté (i když rozhodně nijak zásadní) opodstatnění může tento postup mít například v situaci, kdy firma řeší účetnictví pomocí outsourcingu, ale skladové hospodářství si eviduje ve svém softwaru, který se liší od toho, který používá účetní firma, data se nedají synchronizovat dohromady, ovšem jelikož firemní účetnictví se z důvodů snahy o minimalizaci daňových plateb stejně poněkud liší od reálného stavu věcí a tudíž neexistuje potřeba tato data koordinovat. Informační systémy primárně určené pro MSP Toto je nejčastější řešení, které bude podnik volit, jelikož finanční investice ještě nedosahuje závratných výšek a přitom umožnuje integraci ekonomických činností ve firmě spolu se sjednocením datové základny. Jedná se nejčastěji o tuzemský software, produkovaný již delší dobu v cenách od 10 tis. Kč za instalaci (kde v případě více instalací cena na jednu instalaci velmi rychle klesá). Z hlediska výše investic jako vetšinou nejvíce sledovaného bodu je takovýto produkt optimálním řešením. Naprosto kritické jsou zde ovšem reference na produkt a jeho funkční specifikace, jelikož zde se nacházíme v oblasti, kde se nejčastěji lze setkat s nemilým překvapením, kdy nějaký požadavek nefunguje nebo není vůbec implementován. To plyne též z toho, že se většinou nejedná o komplexní informační systém, ale spíše o software pro ekonomickou agendu, na který se postupem času nabalují další standardně požadované moduly. Další možnou nevýhodou je architektura těchto systémů, která je založena (i vzhledem ke snaze o minimalizaci ceny) na typických velikostech MSP a nedá se předpokládat, že v případě bouřlivějšího rozvoje firmy by daný produkt byl schopen obstát požadavkům, které jsou standardní u velkých podniků. Typickými zástupci této kategorie jsou například produkty Abra G2 od Aktisu [AKT04] či Money S3 od Cígler Software [CIG04]. Komplexní řešení informačního systému Optimální varianta je samozřejmě zvolit známý robustní systém, který podniku umožní téměř libovolný rozvoj s tím, že nechá implementovat právě tu část modulů, kterou definoval ve své informační strategii. Tato myšlenka ovšem většinou narazí na jednoduchý problém, kterým je rozpočet na informatiku ve firmě. I když velcí hráči na trhu informačních systémů často proklamují snahu více se zaměřit na trh MSP jehož potenciál podle nich ještě není dostatečně využit, způsob architektury těchto systémů neumožňuje jít s cenou velmi výrazně dolů. Typickými produkty SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/

11 Jakub Štochl v této třídě jsou mysap All-in-One od firmy SAP, Oracle E-Bussines Suite od Oraclu nebo produkty firem PeopleSoft a v poslední době i stále více se snažící Microsoft. Jistou možností je využít některého z klonů postaveném na výše zmíněných systémech, případně méně známých produktů, kde cena může být sice vyšší, leč již na přijatelné výši. Pokud informační strategie podniku obsahuje nutnost vyřešit některé, v této době u MSP ještě ne zcela standardní oblasti (typu kontakních a analytických CRM) nebo chce využívat složitějších řešení založených například na bezdrátové komunikaci spojené s lokalizací jednotlivých pracovníků pomocí GPS je tato varianta většinou jedinou přijatelnou, protože předchozí nejsou schopny nabídnout adekvátní řešení Data uložení a archivace Už bylo jednou řečeno, že data představují v IS firmy tu nejdůležitější část, která je tím, co je při případné poruše či ztrátě nenahraditelné z externích zdrojů. To nutí firmy přijmout nějakou zálohovací strategii, která umožní případné obnovení po selhání. Zároveň s tím je nutné řešit otázku uložení a zpřístupňování sdílených dat. V nejhorším případě se lze setkat s případem, kdy jsou data uložena na jednotlivých koncových stanicích (často duplikovaně) a zpřístupňována pomocí sdílení jednotlivých disků, přičemž záloha dat je na každém uživateli, což většinou vede k situaci, kdy existuje několik starších (obvykle posléze v okamžiku obnovy nefunkčních) disket, které obsahují nejrůznější verze v té době potřebných dat. Jediná menší výhoda je v distribuci dat po různých stanicích, takže není pravděpodobné, že by se ztratila všechna data najednou. Snaha o řešení systémové architektury přinese i nutnost zabývat se touto oblastí. Z hlediska systému ukládání dat se minimálně určí jeden centrální server, který musí navíc mít kvalitně vyřešenou zálohovací strategii. Dále je pak na velikosti organizace, jestli bude těchto úložišť víc a jak bude řešena jejich koordinace. Stejně tak spolehlivost těchto serverů je otázkou investice a to jak softwarové tak zejména hardwarové, která umožňuje maximalizovat ochranu proti selhání použitím redundatních systémů (s nějakým druhem fail-over řešení), u disků pak využití diskových polí, která svou architekturou umožňují zrekonstruování dat i při ztrátě některého z disků. Dále je velmi důležité definovat politiku sdílení dat a uživatelských práv. Vzhledem k cenám hardwaru je dnes možné pořídit kvalitní strategii zálohování a zpřístupňování dat, aniž by cena přesahovala přijatelnou hranici. Podstatné je v tomto případě opět jasně definovat nezbytné požadavky a nedostat se do situace, kdy se zakoupí profesionální technické řešení, jehož kapacita je posléze využita pouze z několika procent. Navíc ani nejdražší systémy neošetří lidská selhání a pokud zálohovací strategie nemá jasně určený průběh a hlavně zodpovědnost, může se stát, že všechny systémy fungují dokonale, jenom požadovaná data na zálohách prostě nejsou. Ve většině případů podnik tudíž vystačí s nějakou kombinací vypalovací mechaniky (jako archivovacího média) a externích disků pro zálohování dat (případně zálohovaní provádí na další interní disk). Důležitější je, jak již bylo naznačeno, spíše způsob než prostředky a firma by měla dodržovat základní pravidla, kdy jednu (hlavní) zálohu dat skladuje fyzicky na jiném místě než ve firmě, pravidelně kontroluje proběhlé zálohy a uživatelé jsou informování o rozdělení jednotlivých záloh, aby tomu mohli přizpůsobit umístění pro ně kritických dat. Příjemným ulehčením může být vytvoření image disků u důležitých pracovních stanic či 48 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/2004

12 Možné problémy MSP při snaze o systémovou intergraci a inovaci podnikových IS serverů po nainstalování požadovaného softwaru pomocí produktů typu V2i Protector či Ghost od Symantecu, kdy po havárii disku existuje jednoduchá možnost nahrání vytvořené image a obnovení dat ze zálohy Síťová řešení a bezpečnost Jelikož se zde celou dobu jedná o integraci IS/IT ve firmě, těžko si lze představit situaci, kdy budou jednotlivé počítače (případně ostatní zařízení) oddělena, bez možnosti jakkoliv komunikovat. Dnešní operační systémy standardně podporují možnost připojení počítače do sítě, či její vytvoření, je však nutné rozhodnout o architektuře sítě, která musí opět odpovídat požadavkům, které firma definuje na počátku. Navíc toto rozhodnutí je úzce spojeno s otázkou připojení k internetu, které se v dnešní době stává téměř nutností, kdyby tak už jenom z důvodu výhod mailové komunikace. Zde záleží na typu připojení, které firma zvolí, což je vzhledem k cenám a úrovni připojení stále poněkud problém. Pokud firma zaměstnává více jak jednoho zaměstnance, který bude pracovat s internetem (což se dá poměrně snadno předpokládat) je vytáčené připojení nedostačující a volba pak většinou padne na ADSL či kabelové připojení, ovšem pokud firma není mezi těmi šťastlivci, kteří mají možnost jednoho z těchto připojení, může ještě zvolit připojení pomocí ISDN linky, což je v dnešní době sice již poněkud starší způsob, ale pro nižší nároky na připojení postačující. Pokud firma překročí určitý objem provozu a začne být na internetu více závislá (například z důvodu internetového obchodu, přijímání objednávek přes internet nebo komunikace s dodavateli a odběrateli), případně chce provozovat své internetové stránky přímo na firemním serveru, nabízí se ještě možnost pronájmu linky, kde je cena již poněkud vyšší (např. od GTS lze získat 512Kb obousměrnou linku v ceně okolo Kč měsíčně), ale jedná se o zaručený přenos, nesdílený s mnoha dalšími uživateli. Pokud lze považovat za splnitelný předpoklad, že s internetem bude ve firmě pracovat více lidí, lze předpokládat volbu nějaké varianty permanentního připojení. S tím je zároveň nutné vyřešit problematiku bezpečnosti (obvzláště v případě, kdy firma využívá nějakého vlastního serveru ke komunikaci po internetu). Těžko lze dnes spoléhat na předpoklad, že koncový uživatel s pomalým připojením nebude žádného útočníka zajímat. Při řešení opět záleží na reálnosti požadavků na počet připojení, případnou možnost práce z domova apod. Z hlediska vnitřní sítě se nejspíš nevyskytne zásadnější problém, jelikož standard 100 Mb ethernetu je jak z hlediska síťových karet, tak kabeláže a rozbočovačů finančně poměrně nenáročným řešením s výkonem většinou více než dostatečným, v případě serveru lze uvažovat i např. o zakoupení switche s jedním Gigabit ethernetovým vstupem. Kritickým bodem je pak právě místo připojení k internetu, kde se dnes velmi aktivně prosazují malé routery kombinované s několika LAN zásuvkami a Wi-Fi access pointem (což navíc umožňuje připojení notebooků nezávisle na zásuvkách a snižuje tak náklady na případnou další kabeláž), které v sobě mají obsažen firewall a DHCP server, čímž naprosto splňují základní požadavky, které firma pro připojení k internetu potřebuje, zvláště pokud hovoříme o rychlostech připojení standardních na našem trhu. Zde se lze vejít do ceny pod 5000 Kč a obzvláště možnosti nastavení firewallu umožňují definovat pravidla, která firmu ochrání od většiny nejčastějších útoků a zároveň omezí nepracovní využívání internetu ze strany zaměstnanců. Na druhou stranu je samozřejmě možné investovat do robustnějšího řešení a zakoupit produkt typu router řady Catalyst od společnosti Cisco, zde se ovšem znovu dostáváme SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/

13 Jakub Štochl k otázce, zda podpora např. IPsec protokolu a možnost připojení 50 současných VPN spojení je dostačující pro obhájení investice výrazně vyšší, spolu s většími nároky na znalosti systémového administrátora. 4. Závěr V předchozím textu jsem se snažil ukázat, že u MSP je problematika systémové integrace a zásadnějších změn v IS/IT spojena s poněkud jinými problémy, než tomu je u firem větších, které většinou bývají vybírány jako příklad nutnosti využití některého ze zavedených postupů či produktů. Je nutné si od začátku uvědomovat, že informatika je ve firmách, o kterých práce pojednává, procesem podpůrným a jako takový musí být brán i z hlediska priorit a financování. Navíc je nutné mít na paměti, že zvyšování funkcionality přináší většinou i vyšší náklady na správu a podporu systémů a je nutné hledat okamžik, kdy náklady na IT přesáhnou hranici, při které je jakékoliv zlepšení pro firmu momentálně neefektivní z hlediska nákladů. Při rozhodnutí o inovaci IS/IT je nutné dodržet určitý postup, mít definovanou alespoň velmi stručnou informační strategii, jako základní dokument vývoje informatiky ve firmě. Zadané požadavky se pak musí vyhodnotit z hlediska nutnosti a užitku (nakolik požadovanou funkcionalitu opravdu potřebujeme) a zároveň zhodnotit všechny eventuální možnosti řešení, které přinášejí obdobné výsledky (i když třeba na základě rozdílných postupů). Připravenost na očekávané změny a přizpůsobení se nejnovějším trendům je velmi důležité u velkých společností, kde tato skutečnost může rozhodovat o růstu tržního podílu, proto jsou tímto směrem vynakládány nemalé prostředky, s čímž se v rozpočtu těchto firem počítá. Tyto náklady ovšem z velké většiny znamenají výdej disponibilní hotovosti, což je zvláště v našem tržním prostředí patrně nejpalčivější problém (nejen) malých a středních podniků, kdy ač obchodní výsledky mohou být celkem uspokojivé, stav cash flow je permanentně na kritické hranici a většina pohledávek i závazků je v mírném prodlení. Proto je nutné velmi rozvažovat, zda je daná inovace skutečně nezbytná a účelná (zvláště v dynamicky se vyvíjejícím světě IT), protože bude znamenat výdej hotovosti, pro kterou určitě existuje několik dalších způsobů využití. Souhlasím s názorem, že investice do IS/IT je dnes nezbytností, ovšem zcela kriticky záleží na umění dobře definovat co skutečně podnik potřebuje, spolu s věnováním velké pozornosti logice procesů a informačních toků ve firmě. Potom lze, podle mého názoru, řídit informatiku v MSP za nákladů, které jsou nepoměrně nižší než cena, kterou bude firma investovat pokud podlehne názorům odborných konzultantů, kteří prosazují nutnost a výhodnost pořízení nejmodernějších produktů a to se stejnými přínosy. Seznam literatury: [AKT04] [ASP04] Aktis, a.s. [online],[cit ] dostupný z WWW: < ASP Monitor, [cit ] dostupný z WWW: < [BRU98] Bruckner, Tomáš, Voříšek, Jiří.: Outsourcing informačních systémů, Ekopress, Praha, 1998, ISBN SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/2004

14 Možné problémy MSP při snaze o systémovou intergraci a inovaci podnikových IS [BWD04] Časopis Business World, vydavatel IDG Czech, [cit ] dostupný z WWW: < [CIG04] [CIO04] [CLB04] [FEU02] Cígler software, a.s., [cit ] dostupný z WWW: < CIO.com, vydavatel CXO Media, Inc, [cit ] dostupný z WWW: < SMEs fuel IT revival, survey shows, BusinessEurope.com, [cit ] dostupný z WWW: < Feuerlicht, George, Voříšek, Jiří: Delivering Application Services: Who will Benefit?, Proceedings of Systems Integration 2002 conference, VŠE, Praha, 2002, 31-41, ISBN x, dostupný na WWW: < 0Model.doc> [HOF03] Hoffman, Thomas: IT strategies at small firms seen differing from big companies, Computerworld, 2003, dostupný na WWW: < management/itspending/story/0,10801,88047,00.html> [NAD04] Navas, Deb: It s not easy being SME, SCS-Mag.com, 2004, dostupný na WWW: < [NAS04] Krt, Martin: Nabídka ERP formou ASP, ASP Monitor a ČSSI, [cit ] dostupný z WWW: < [SBS04] [SCA04 [SOL04] [TAS02] [UKI02] SMB definitions, Small Business Service, [cit ] dostupný z WWW: < php> Scannell Ed, McCarthy Jack: Vendors Vie for SME Market, Information age, 2004, dostupný z WWW: < > SystemOnLine, vydavatel CCB, s.r.o., [cit ] dostupný z WWW: < Pavelka, Jan, Vít, Miroslav: Charakteristika nabídky na českém trhu ASP, ČSSI, [cit ] dostupný z WWW: < UK I.T. Expenditure Survey, The Computer Weekly/Kew Associates, dostupný z WWW: < tetu/univ_ete_bonus_tetu_kew> [VOR97] Voříšek, J.: Strategické řízení informačního systému a systémová integrace, Management Press, Praha, 1997, 1999, ISBN [YAG02] Yager, Tom: The SME Standard, InforWorld, 2002, dostupný na WWW: < 02/11/01/021104opestrat_1.html> SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 3/