Komunikační plán ROP Severovýchod na rok 2013

Transkript

1 Komunikační plán ROP Severovýchod na rok 2013 Datum zveřejnění: Verze: 1.0 Příloha č. 1, bod 35-13/2012

2 ~ 2 ~ Komunikační plán ROP SV na rok Obsah 1. Výchozí situace Strategie a cíle komunikace pro rok Cílové skupiny pro rok Nástroje komunikace pro rok Využití definovaných nástrojů informovanosti a publicity pro stanovené informační a propagační opatření v roce 2013 (dle Nařízení komise čl. 7, bod 2) Monitorování a hodnocení Shrnutí KoP 2013, načasování a rozpočet...25

3 ~ 3 ~ Komunikační plán ROP SV na rok Výchozí situace Komunikační plán pro rok 2013 vychází z Komunikačního plánu Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Severovýchod na období (dále jen KoP ROP SV ), který byl schválen Evropskou komisí v srpnu 2008, a ze zkušeností s realizací ročních Komunikačních plánů uskutečněných v letech 2007 až Současně reflektuje poznatky vzešlé z realizace Výzkumu povědomí cílových skupin v regionu soudržnosti Severovýchod o Regionálním operačním programu NUTS II Severovýchod, z analýzy absorpční kapacity regionu soudržnosti Severovýchod z roku 2008 a z výsledků Evaluace realizace KoP ROP SV a realizace komunikačních a propagačních aktivit z roku KoP ROP Severovýchod pro rok 2013, stejně jako KoP ROP SV , respektuje evropské i národní legislativní požadavky. Zejména základní náležitosti realizace komunikačního plánu podrobně rozvedené v oddílu 1 Nařízení Komise č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj (Nařízení Komise). Dále vychází z obecně platných zásad dobrého řízení a nejlepší komunikační praxe. 2. Strategie a cíle komunikace pro rok 2013 Globální cíl KoP ROP SV má svými informačními opatřeními přispět k naplňování dlouhodobého globálního cíle komunikace KoP ROP SV, tedy zajistit, aby podpora poskytovaná z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod (dále jen ROP SV) v programovém období 2007 až 2013 byla dostupná a transparentní pro široce pojaté cílové skupiny. Současně podpořit vnímání pozitivní role politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU (HSS) a jejích nástrojů v regionu soudržnosti Severovýchod. Z hlediska koncepce se komunikace bude odehrávat ve třech základních rovinách: v rovině obecné neboli v rovině politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU s cílem šířit povědomí o dotacích poskytovaných v jejím rámci a posilovat tak nepřímo image této politiky a zprostředkovaně EU jako takové mezi občany regionu Severovýchod; v rovině programové neboli rovině ROP SV s cílem vytvářet příznivé prostředí pro realizaci programu ve vztahu k subjektům zainteresovaným na jeho realizaci a ovlivňujícím prostředí, ve kterém je program realizován; v rovině projektové s cílem aktivně podporovat schopnosti příjemců realizovat kvalitní projekty naplňující cíle ROP SV. Z praktického hlediska bude komunikace v roce 2013 rozdělena do 2 fází. Fáze jsou číslovány v souladu s rámcovým KoP ROP SV (3. kapitola). Fáze III.: Fáze IV.: Vzdělávání a podpora Povědomí o přínosech ROP SV

4 ~ 4 ~ Komunikační plán ROP SV na rok Cíle fáze III. Vzdělávání a podpora: Příjemcům pomoci z ROP SV poskytnout dostupné, včasné a srozumitelné informace a pomoc ve vztahu k administraci a zdárnému ukončení projektů. Včas zpracovat aktuální informace o změnách při administraci projektů a zajistit jejich dostupnost. Udržet a posílit image Úřadu Regionální rady jako otevřeného, komunikativního, přátelského a nápomocného subjektu. Strategie: Vzdělávání a podpora. V roce 2013 se pozornost bude zaměřovat na příjemce finanční pomoci z ROP SV. Zaměření na potenciální žadatele již není aktuální vzhledem k plánu výzev a naplnění fáze II. Motivace a mobilizace v předchozích obdobích. Aktivity se zacílí na přímou komunikaci ve formě specializovaných, tematických seminářů a workshopů a konzultací příjemců s pracovníky Územních odborů administrace programu Úřadu Regionální rady Severovýchod. Nástroje informovanosti a publicity: přímá komunikace (tematické semináře pro příjemce, workshopy, konzultace), on-line komunikace (aktuality pro příjemce), publikační aktivity. Cílová skupina: příjemci podpory. Cíle fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV: Pomocí prezentace konkrétních úspěšně realizovaných projektů podpořit znalost skutečných přínosů ROP SV v regionu. Posílit pozitivní vnímání role ÚRR jako efektivní veřejné správy, která ROP SV řídí. Strategie: Image kampaň, povědomostní kampaň. Prioritou kampaně bude zejména upoutání pozornosti veřejnosti a médií k ROP SV a vyvolání příznivé image, ve druhém sledu také sdělování konkrétních informací (představení úspěšně realizovaných projektů, na kterých si cílová skupina snadno představí dopad fondů EU kolem sebe, sdělení informací o pokroku v čerpání, apod.). Při prezentaci výsledků a přínosů programu budeme nenásilně komunikovat roli Regionální rady Severovýchod, potažmo Úřadu Regionální rady Severovýchod. Nástroje informovanosti a publicity: mediální komunikace (prezentace projektů v tisku, rozhlase), venkovní reklama (např. polepy MHD, LCD obrazovky v MHD), on-line komunikace (aktuality o projektech, sekce Realizované projekty, inzerce on-line), PR (presstripy), přímá komunikace (veřejné akce, semináře, výroční konference, prezentace ROP na veřejnosti), publikační činnost (plakáty, informační publikace, zpravodaj) aj. Cílová skupina: široká veřejnost a média. Hlavní komunikační sdělení pro rok 2013: ROP Severovýchod pomáhá zkvalitnit život v regionu.

5 ~ 5 ~ Komunikační plán ROP SV na rok ROP Severovýchod spolufinancuje užitečné projekty v regionu. Finanční prostředky ROP Severovýchod jsou v regionu vidět. Regionální rada Severovýchod je správným partnerem pro rozvoj regionu. Úřad Regionální rady Severovýchod pomáhá příjemcům dotací administrovat a zdárně ukončovat projekty. Úřad Regionální rady Severovýchod je efektivní, vstřícný a transparentní. Regionální rada NUTS II Severovýchod se připravuje na další programové období. 3. Cílové skupiny pro rok 2013 Vymezení cílových skupin respektuje: unijní legislativní požadavky na cílové skupiny pro programové období 2007 až 2013, stanovené komunikační cíle ROP SV, jednotlivé role v komunikačním procesu. Základní segmentace cílových skupin: A. Cílové skupiny komunikace, které se zabývají implementací a monitorováním ROP SV a jsou zdrojem informací o ROP SV: řídicí orgán ROP SV - Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod (Úřad Regionální rady), Monitorovací výbor ROP SV, Výbor Regionální rady, předseda RR. B. Cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV: média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva. C. Cílové skupiny obsahující příjemce informací o ROP SV: příjemci pomoci:

6 ~ 6 ~ Komunikační plán ROP SV na rok kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob, široká veřejnost regionu SV. Cílové skupiny dominantní v jednotlivých fázích komunikace (viz kapitola 2): Fáze III. Vzdělávání a podpora: příjemci pomoci: o o o o o o o kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob. Fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV: média, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, široká veřejnost regionu SV. Charakteristika cílových skupin (jejich početnost, základní popis, vztah k fondům EU a ROP SV) jsou uvedeny v Komunikačním plánu ROP SV na období

7 ~ 7 ~ 4. Nástroje komunikace pro rok 2013 Název informačního a propagačního nástroje či opatření Popis NADLINKOVÁ KOMUNIKACE (ATL) Mediální komunikace - klasická reklama Cílové skupiny Hlavní cíle: Tisk průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, informování), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, zviditelnění dotací v regionu, budit důvěru v ROP SV). přesvědčení cílové skupiny o smysluplném rozdělování dotací z Unie (cílová skupina: veřejnost, i odborná, let) klasické inzerce s informační náplní, klasické inzerce s imageovou a motivační náplní, prezentace činností RR SV v textové podobě článků. široká veřejnost regionu SV, média, příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, informační střediska o EU v regionu SV, místní a regionální samosprávy. Rozhlas V roce 2013 bude pokračovat spolupráce s vybranými tištěnými médii. Hlavní cíle: průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, informování, image), příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, informační střediska o EU v regionu SV, místní a regionální samosprávy,

8 ~ 8 ~ povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (informování o konkrétních výsledcích ROP SV, zviditelnění dotací v regionu, budit důvěru v ROP SV) široká veřejnost regionu SV, média. rozhlasového spotu. Hlavní cíle: Venkovní reklama průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). široká veřejnost regionu SV, média. polepů dopravních prostředků městské hromadné dopravy v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích, inzerce na reklamních nosičích v prostorách železničních nádraží a vlakových souprav, využití dalších reklamních kanálů (např. LCD obrazovky v prostředcích MHD v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích), promítání videospotu v multikinech regionu. On-line komunikace Hlavní cíle: Vlastní internetové stránky ( zajistit komplexní a aktuální informace pro široké spektrum cílových skupin v přehledné formě a se snadnou navigací, udržet pozici stránek jako nejdůležitějšího informačního nástroje, průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování všechny cílové skupiny

9 ~ 9 ~ povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, podpora při administraci a realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce např. sekce Semináře a konference, Rady a tipy - FAQ), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV např. sekce Realizované projekty, Tipy na výlety), Klíčová sdělení: On-line inzerce legislativní rámec ve vztahu k ROP SV, podrobné informace o struktuře programu, programová dokumentace, pokyny a metodiky s možností jejich stažení, podrobné informace o implementaci programu (včetně organizační struktury orgánů a kontaktů), zveřejňování aktuálních výzev, podrobné informace o postupu při podávání žádosti, výběrová (bodovací) kritéria, zprávy o provádění programu, výsledky evaluací, seznam příjemců pomoci, příklady projektů, odpovědi na často kladené otázky, kalendář vzdělávacích a informačních akcí, vydané publikace v elektronické podobě, odkazy na další internetové stránky týkající se SF EU. informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), podpora informačních a propagačních nástrojů (např. banner na významné informační akce), média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.

10 ~ 10 ~ maximálně využít možností on-line prostoru pro zvýšení návštěvnosti vlastních stránek RR. Intranet/Extranet/vyhrazené komunikační rozhraní bannerů s prolinkem na bannerů na podporu publicity jednotlivých informačních a propagačních nástrojů, prezentace činností RR SV v textové podobě článků on-line rozhovorů v médiích s představiteli ROP SV. Nástroj operativní komunikace pro interní cílové skupiny. ŘO ROP SV (ÚRR, VRR), Monitorovací výbor ROP SV. PODLINKOVÁ KOMUNIKACE (BTL) Public relations Dlouhodobé vztahy s novináři průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV), zajištění pravidelné nezávislé publicity ROP SV na obsahově i formálně vysoké úrovni. média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. rozesílání tiskových zpráv, individuální komunikace, nabízení zajímavých textových i obrazových podkladových materiálů pro články/reportáže.

11 ~ 11 ~ Výsledkem budou: články v denním tisku, odborných časopisech, internetových serverech, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v regionálních televizích, regionálním zpravodajství, celostátním vysílání, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v rozhlase. Tiskové zprávy průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, informování o novinkách ROP SV), vzdělávací kampaň (včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, posilování image ÚRR), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV). pozitivního informování veřejnosti prostřednictvím médií, rychlého informování o důležitých krocích a novinkách a průběhu realizace programu, operativních reakcí na negativní situace či zprávy v rámci krizové komunikace, nabízení zajímavých textových i obrazových podkladových materiálů. média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. průběžná informační kampaň (budování povědomí o výsledcích a přínosech ROP SV), média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů,

12 ~ 12 ~ Tiskové konference informování zástupců médií, kteří následně prezentují či komentují sdělené informace. místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. informování o novinkách a konkrétních výsledcích ROP SV, prezentace úspěšně realizovaných projektů. povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). Presstrip seznámení médií s konkrétními výsledky programu, setkání médií s realizátory projektů a získání informací o jejich osobních zkušenostech s využitím fondů EU, seznámení médií s konkrétními úspěšnými projekty v místech jejich realizace. Výsledkem budou: články v denním tisku, odborných časopisech, internetových serverech, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v regionálních televizích, regionálním zpravodajství, celostátním vysílání, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v rozhlase. Přímá komunikace média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. Síť kontaktních míst průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), široká veřejnost

13 ~ 13 ~ povědomostní kampaň o přínosech ROP SV, přímá distribuce publikací. Eurocentra v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích (v roce 2008 byla podepsána smlouva o vzájemné spolupráci mezi RR SV a Úřadem vlády ČR za účelem spolupráce při naplňování vybraných činností KoP ROP SV, např. poskytování základních informací o programu, distribuce informačních a propagačních materiálů). Databázový mailing Hlavní cíle: průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (včasné poskytování informací o správném postupu při realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). rozesílání aktuálních informací o ROP SV zaregistrovaným uživatelům na rozesílání pozvánek na akce osobám evidovaným v databázích (např. účastníci seminářů), rozesílání aktuálních informací o ROP SV prostřednictvím komunikačního modulu IS MONIT pro uživatele IS BENEFIT7, tedy žadatele a příjemce, zodpovídání dotazů zaslaných elektronickou poštou. příjemci pomoci, registrovaný uživatel webových stránek, účastníci konferencí, seminářů a workshopů.

14 ~ 14 ~ Semináře a workshopy vzdělávat příjemce v procesu realizace, administrace a udržitelnosti schváleného projektu, udržet a posílit image ÚRR jako komunikativního, přátelského a vstřícného subjektu, zprostředkovat metodické a teoretické návody i praktické příklady při administraci projektů (např. monitorovací zprávy, žádosti o platbu), zprostředkovat metodické a teoretické návody i praktické příklady u problematických oblastí projektového cyklu (např. realizace veřejných zakázek, publicita, IS BENEFIT7). příjemci pomoci, zpracovatelé projektů. seminářů na aktuální žádaná témata Konference průběžná informační kampaň o ROP SV (budovat povědomí o ROP SV a vzbudit zájem o konkrétnější informace), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů, informování o konkrétních výsledcích ROP SV), prezentace výsledků programu (aktuální stav čerpání ROP SV, bilance realizace programu a vize na další období), diskuze o přípravě dalšího programovacího období všechny cílové skupiny interní skupiny RR SV (VRR, ÚRR, MV) výroční konference ROPFÓRUM 2013 v rámci hlavní informační akce dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 čl. 7, bod 2b.,

15 ~ 15 ~ případně dalších konferencí zaměřených na podobu příštího programovacího období Konzultace individuální vzdělávání a podpora příjemců, a tím zvýšení úspěšnosti administrace a zdárného průběhu i dokončení realizovaného projektu, včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, posilování image ÚRR jako komunikativního, přátelského a vstřícného subjektu. příjemci pomoci, zpracovatelé projektů. Územních odborů realizace programu Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod (osobní, telefonické a ové komunikace). Veřejné akce průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu), výstavy realizovaných projektů prostřednictvím plakátů, prezentace ROP při veřejných akcích, slavnostních otevřeních projektů, při dnech otevřených dveří podpořených projektů (šíření tiskovin o ROP SV, projektu) eventů za účelem prezentace realizovaných projektů a šíření povědomí o EU a ROP SV. soutěže pro širokou veřejnost široká veřejnost regionu SV, příjemci pomoci, média.

16 ~ 16 ~ Publikační aktivity Metodiky, manuály, příručky informování subjektů zapojených do implementace ROP SV a do přípravy a realizace projektů, průběžná informační kampaň o ROP SV (zajistit jasnou prezentaci ROP SV s patřičnou délkou sdělení), vzdělávání a podpory (poskytnout pomoc a informace ve vztahu k přípravě, administraci a realizaci projektů). Programového dokumentu a Prováděcího dokumentu ROP SV, resp. jejich případných aktualizací, Příručky pro žadatele a příjemce, včetně příloh - obsahují podrobné informace o zaměření a podmínkách ROP SV ve srozumitelné a jasné formě (např. popis jednotlivých prioritních os a oblastí podpory, definice příjemců, postupy při vyplňování a podávání žádostí a při realizaci projektu, postup hodnocení žádostí o financování a daných časových obdobích, seznam výběrových kritérií, způsobilé výdaje, kontakty na zdroje a osoby, které poskytnou další informace), metodiky pro žadatele a příjemce (zpracovány pro oblasti, v nichž je nutné podrobněji specifikovat postupy za účelem snadnější implementace). příjemci pomoci: kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob. Informační publikace Publikace jsou distribuovány v elektronické podobě na zveřejněny jsou v aktuálním znění. průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování široká veřejnost regionu SV, příjemci pomoci, místní a regionální samospráva, média.

17 ~ 17 ~ povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu), shrnutí obecných či specifických informací o ROP SV a jeho realizaci, přehled kontaktů a další informace, které pomohou cílovým skupinám získat ucelené informace o stavu programu a jeho výsledcích. informační brožury 2013 (výroční zpráva) - publikace shrnující pokrok ROP SV v roce 2012 a prezentující vybrané úspěšné projekty. brožura představující úspěšné projekty podpořené z ROP SV za období (představení pokroku ROP SV, informace o vybraných projektech doplněné fotografiemi). Publikace je distribuována v tištěné podobě i elektronicky na Newsletters Europlan průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV, informování o aktuálním dění a chystaných akcích), vzdělávání a podpora (podpora při administraci a realizaci projektů, informování o dokumentech, metodických pokynech zprostředkování rad, tipů či odkazů při realizaci projektů, přehled plánovaných seminářů a workshopů, apod.), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace výsledků a přínosů ROP SV, úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, vnitřní cílové skupiny.

18 ~ 18 ~ Europlanu (zpravodaj RR SV, vychází 4x ročně případně ve speciálním vydání - v tištěné i elektronické podobě, zprostředkovává informace např. o průběhu realizace ROP SV, aktuálních i ukončených výzvách, aktuálních událostech, seminářích, publikacích, konkrétních projektech; zpravodaj se distribuuje na krajské úřady, obce s rozšířenou působností, do Eurocenter, knihoven i zástupcům médií a prostřednictvím aktivit přímé komunikace). Jiné publikační aktivity iniciace zájmu o detailnější informace o ROP SV, průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu). Prostřednictvím grafiky a tisku: informačního letáku o realizovaném projektu, plakátů realizovaných projektů, pozvánek na akce RR, polepů dopravních prostředků městské hromadné dopravy, PF2014, dalších nástrojů vytvořených operativně dle průběžné realizace KoP. OSTATNÍ NÁSTROJE příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, média, místní a regionální samospráva, informační střediska o EU v regionu SV, široká veřejnost regionu SV. Propagační předměty nástroj budující a posilující povědomí a vztah k ROP SV a jeho nástrojům, všechny cílové skupiny

19 ~ 19 ~ budování image, odkazování na komplexní zdroje informací, jako jsou např. internetové stránky RR SV. Tento nástroj doplňuje především nástroje přímé komunikace. Služby fotografa Aplikace jednotné vizuální identity (corporate identity) získání profesionální fotodokumentace (např. realizovaných projektů či významných událostí roku 2013) pro prezentační aktivity v tiskovinách a na Redesing Manuálu jednotného vizuálního stylu ROP SV byl vytvořen v roce V aktuálním období se řídicí orgán zaměří na jeho uplatňování, koordinaci aplikace vizuálního stylu a kontrolu jeho dodržování. Jedná se např. o vizitky, orientační systém v budově ÚRR apod. interní cílové skupiny (ÚRR ) zprostředkovaně: příjemci pomoci, široká veřejnost, média. vnitřní cílové skupiny zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, média, široká veřejnost regionu SV. Evaluace komunikačních aktivit komplexní vyhodnocení realizovaných opatření v rámci Komunikačního plánu na rok 2013, včetně zhodnocení harmonogramu, financování komunikačních aktivit a naplňování monitorovacích indikátorů. interní cílové skupiny (ŘO, MV, VRR) vyhodnocení KoP Monitoring tisku denní monitoring médií zaměřený na klíčová slova Regionální rada a Regionální operační program včetně zkrácené interní cílové skupiny (ÚRR)

20 ~ 20 ~ alternativy ROP. Výstupy z monitoringu tisku mají úzký vztah s komunikačním nástrojem PR/dlouhodobé vztahy s novináři.

21 ~ 21 ~ 5. Využití definovaných nástrojů informovanosti a publicity pro stanovené informační a propagační opatření v roce 2013 (dle Nařízení komise čl. 7, bod 2) Jedna větší informační aktivita ročně, která představí výsledky operačního programu a případně rovněž velké projekty (čl. 7, bod 2b Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Hlavní informační akce (dále jen HIA) bude navazovat na předchozí HIA nazvané ROPfórum. Hlavní nástroje: Přímá komunikace výroční konference. Doplňkové nástroje: Mediální komunikace tisk, rozhlas On-line komunikace webové stránky, on-line inzerce Public relations tiskové zprávy, tisková konference, dlouhodobé vztahy s novináři, presstrip Přímá komunikace databázový mailing, výstava, Publikační aktivity plakáty, pozvánky, newsletter Ostatní nástroje propagační předměty, digitální média Primárně oslovované cílové skupiny pro akci v roce 2013: Všechny cílové skupiny s důrazem na cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV. Vyvěšení vlajky Evropské unie na jeden týden ode dne 9. května před budovou každého řídicího orgánu (čl. 7, bod 2c Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Vlajka EU bude vyvěšena před budovou ŘO Doplňkové nástroje: On-line komunikace webové stránky Primárně oslovované cílové skupiny Všechny cílové skupiny Elektronické nebo jiné zveřejnění seznamu příjemců, názvů operací a výše částky financování přidělené operacím z veřejných zdrojů (čl. 7, bod 2d Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Hlavní nástroj: On-line komunikace webové stránky Doplňkové nástroje:

22 ~ 22 ~ Mediální komunikace redakční články Public relations tiskové zprávy, tiskové konference Publikační aktivity newsletter, informační brožury Primárně oslovované cílové skupiny Všechny cílové skupiny s důrazem na cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV. V seznamu umístěném na webových stránkách je zveřejněn název příjemce a jeho IČ, název operace, datum alokace, alokovaná částka, datum průběžné platby, celková částka proplacená od začátku operace a stav operace. Seznam je zveřejněn formou tabulky, názvy jsou uvedeny i v anglickém jazyce. Na webových stránkách je vytvořen v sekci Výzvy a dokumenty přímý odkaz na seznam. Aktualizace elektronického seznamu příjemců bude probíhat kvartálně u ukončených projektů. Zdrojem dat pro tvorbu seznamů budou údaje z monitorovacího systému. Vybrané výstupy budou dále využívány jako podkladový materiál pro účely využití dalších nástrojů informovanosti a publicity (např. informační publikace).

23 ~ 23 ~ 7. Monitorování a hodnocení V rámci evaluace se bude hodnotit efektivita komunikačních aktivit podle třech indikátorů: Indikátor výstupu měří počet uskutečněných aktivit, akcí a opatření ve vztahu k plánovanému počtu aktivit, akcí a opatření, Indikátor výsledku vyhodnocuje přímý a okamžitý dopad aktivity na cílové skupiny počet zasažených členů CS, počet prokliků na banner, počet účastníků seminářů atd., Indikátor dopadu sleduje změnu v informovanosti, spokojenosti a obeznámení cílových skupin s konkrétní aktivitou změna znalosti, povědomí, vnímání a postojů. Komunikační nástroje Mediální komunikace On-line komunikace Indikátor výstupu a plánovaný počet pro rok 2013 Počet vytvořených inzerátů - 10 Počet uveřejněných inzerátů - 20 Počet vytvořených rozhlasových spotů - 2 Počet odvysílaných rozhlasových spotů Počet uveřejněných stránek (portálů) 1 Počet vytvořených databází - 3 Indikátor výsledku a plánovaný počet pro rok 2013 Údaje o sledovanosti médií použitých v kampaních Počet návštěvníků Počet celkově registrovaných uživatelů 500 Počet stáhnutých stránek/dokumentů Indikátoru dopadu a plánovaný počet pro rok 2013 Změna informovanosti, povědomí, vnímání, postojů cílových skupin Měření spontánní znalosti podpořené znalosti preferencí Nárůst/pokles návštěvnosti v určitém časovém úseku Změna spokojenosti CS s obsahem webu Public relations Počet tiskových zpráv - 12 Počet tiskových konferencí - 1 Počet rozhovorů s novináři - 50 Medializace na základě spolupráce s novináři, TZ, TK: Počet článků 30 Počet příspěvků 10 Počet reportáží 5 Počet rozhovorů 20 Změna úrovně povědomí novinářů Změna počtu pozitivních/ negativních zpráv v médiích Změna čtenosti/sledovanosti článků (příspěvků/rubrik)

24 ~ 24 ~ Přímá komunikace Počet seminářů, školení a konferencí - 6 Počet účastníků (očekávaný/reálný) Počet rozdaných materiálů během akce Písemné ohlasy - 50 Nárůst/pokles pozitivní či negativní zpětné vazby CS na obsah a kvalitu akce a kvalitu organizace Zvýšení/snížení počtu účastníků v nebo mezi jednotlivými kurzy za daný časový úsek Publikační aktivity Počet publikovaných výtisků 9 Počet distribuovaných výtisků 6400 Změna úrovně povědomí CS Nárůst/pokles pozitivní či negativní zpětné vazby CS na obsah a podobu tiskovin

25 ~ 25 ~ 8. Shrnutí KoP 2013, načasování a rozpočet KoP ROP NUTS II Severovýchod pro rok 2013 Komunikační cíle pro rok 2013: Zvyšovat povědomí o ROP Severovýchod u široké veřejnosti obyvatel regionu soudržnosti Severovýchod. Systematicky propagovat vzdělávací a konzultační roli Úřadu Regionální rady SV, zvyšovat povědomí o něm a zároveň směřovat k upevnění image ÚRR jako otevřeného, komunikativního, přátelského a nápomocného subjektu. Příjemcům pomoci z ROP SV poskytnout dostupné, včasné a srozumitelné informace a pomoc ve vztahu k administraci projektů. Včas zpracovat aktuální informace o změnách při administraci projektů a zajistit jejich dostupnost. Podporovat pozitivní vnímání existence a významu fondů EU pro udržitelný hospodářský a sociální rozvoj regionu soudružnosti Severovýchod, zejména image kampaněmi a zvyšováním povědomí o konkrétních přínosech fondů EU v regionu SV na základě prezentace projektů realizovaných v ROP Severovýchod. Pomocí prezentace konkrétních úspěšně realizovaných projektů podpořit znalost skutečných přínosů ROP SV v regionu. Nástroje KoP v roce 2013: Nadlinková komunikace Nástroj Převažující cílové skupiny (CS) Načasování Odhadovaný rozpočet Mediální komunikace (zahrnují náklady na nákup prostoru v médiích, náklady na tvorbu spotu apod.) Tisk (inzerce, články) Všechny CS jaro a podzim 2013, průběžně ,- Kč Rozhlas (rozhlasový spot) Všechny CS jaro a podzim ,- Kč Venkovní reklama (polepy MHD, Široká veřejnost Průběžně ,- Kč

26 ~ 26 ~ LCD obrazovky v MHD, kampaň ČD) On-line komunikace (zahrnuje náklady na nákup médií a služby související se správou webu) Vlastní internetové stránky ( Všechny CS Průběžně Inzerce on-line (bannery internet, on-line rozhovory, články) Všechny CS Průběžně ,- Kč ,- Kč Intranet, extranet ÚRR, VRR, MV Průběžně 0,- Kč Podlinková komunikace Public relations (zahrnují náklady související s pořádáním dané akce nájem, občerstvení, doprava) Dlouhodobé vztahy s novináři Média Průběžně Tiskové zprávy Média Průběžně 0,- Kč 0,- Kč Tiskové konference Média Operativně ,- Kč Presstrip Média ,- Kč Vysílání spotu v multikinech krajských měst regionu Široká veřejnost Průběžně ,- Kč Přímá komunikace (zahrnují náklady na pronájem, občerstvení a další služby nezbytné pro zajištění konferencí a seminářů) Síť kontaktních míst (Eurocentra) Široká veřejnost Průběžně 0,- Kč Databázový mailing Zaregistrovaní na webu, účastníci seminářů/konferencí, příjemci pomoci Průběžně 0,- Kč Semináře a workshopy Příjemci pomoci, zpracovatelé projektů 03/2013 a 11/ ,- Kč Konference a veletrhy Všechny CS 10/13 Hlavní informační akce (HIA) je součástí rozpočtu v položce povinná publicita HIA.

27 ~ 27 ~ Konzultace ( y, telefonicky, osobní schůzky) Příjemci pomoci, zpracovatelé projektů Průběžně 0,- Kč Veřejné akce (výstavy plakátů, otevření projektů, akce pro veřejnost, prezentace úspěšných projektů, dny otevřených dveří vybraných projektů) Široká veřejnost, příjemci pomoci Průběžně ,- Kč Publikační aktivity (zahrnují náklady na grafiku a tisk) Metodiky, manuály, příručky (programový a prováděcí dokument, příručka pro žadatele a příjemce) Příjemci pomoci Průběžně 0,- Kč Informační publikace (výroční brožura 2013, brožura s projekty 07-13) Všechny CS jaro ,- Kč Newsletters Europlan Všechny CS 1/13, 4/13, 7/13, 10/13 + jedno mimořádné číslo ,- Kč Jiné publikační aktivity (diáře a kalendáře 2014, PF 2014; pozvánky na akce, letáky o úspěšných projektech) Všechny CS Průběžně ,- Kč Ostatní nástroje (zahrnují náklady na grafiku a výrobu propagačních předmětů a další služby nezbytné pro výrobu nebo distribuci publikací/propagačních předmětů) Propagační předměty (jinde neuvedené) Všechny CS Průběžně ,- Kč Služby fotografa Interní CS (ÚRR) Operativně ,- Kč Aplikace jednotné vizuální identity (novelizace vnitřního systému - jmenovky na dveře) Interní CS Průběžně ,- Kč Evaluace komunikačních aktivit (vyhodnocení KoP 2013) Interní CS (ŘO, MV, VRR) 12/2013 0,- Kč Monitoring médií Interní CS (ÚRR) Průběžně ,- Kč Povinná publicita dle Nařízení komise čl. 7, bod 2b

28 ~ 28 ~ Celkem HIA - ROPfórum 2013 Všechny CS, Interní CS (VRR, MV, ÚRR) 10/ ,- Kč ,- Kč

29 Pražská 320/ Hradec Králové tel.: