Manuál pořádání celostátní akce Ivančena

Transkript

1 Úvodní ustanovení Účelem Manuálu je nastavení pravidel pro organizátory, tak aby byly zajištěny všechny nezbytné náležitosti akce a byla dodržena důstojnost celé akce. Tento Manuál je pro organizátory akce závazný. Tento Manuál bude umístěn na webové stránky kraje 1. Zabezpečení mše Vzhledem k programu biskupa Lobkowicze je třeba jej oslovit a zajistit termín nejpozději v červnu předchozího roku, než se daný výstup koná Kontakt: Biskupství ostravsko-opavské, Kostelní nám. 1, Ostrava, tel.: , kurie@doo.cz TERMÍN: červen 2. Pověření organizátora akce Organizátorem akce je junácký okres v Moravskoslezském kraji Pořádání akce jednotlivými okresy vychází z harmonogramu stanoveného KRJ Okres, který přichází v pořádání akce na řadu, může pořádání odmítnout Stanovení termínu výstupu na Ivančenu zajišťuje KRJ MSK TERMÍN: červen 3. Spuštění webových stránek Zveřejnění aktuálních informací k danému ročníku na webových stránkách TERMÍN: říjen 4. Mediální prezentace Články (tiskové zprávy) na skautské křižovatce, webových stránkách kraje, Ivančeny, v skautském, regionálním, celostátním tisku, TV TERMÍN: leden duben Strana 1 ze 5 stran

2 5. Ohlášení/povolení akce Je třeba zajistit ohlášení konání akce dotčeným subjektům: CHKO Beskydy, Horská služba, obec Malenovice, povolení vjezdu automobilu: Lesy ČR, s. p. Kontakt: Správa CHKO Beskydy, Nádražní 36, Rožnov pod Radhoštěm, tel.: , Kontakt: Dům Horské služby, Ondřejnická 896, Frýdlant nad Ostravicí, tel./fax: tel , Kontakt: Obecní úřad Malenovice, Malenovice 85, Frýdlant nad Ostravicí, tel.: , , Kontakt: Lesy ČR, s. p., lesní správa Ostravice, Ostravice 187, tel.: , , TERMÍN: únor 6. Pozvánka na akci Na Ivančenu je třeba oficiálně pozvat představitele ústředních orgánů Junáka (NJ, VRJ), vedení KRJ Moravskoslezského kraje, zástupce obce Malenovice, zástupce odboje (Svaz bojovníků za svobodu, Česká obec legionářská apod.), případné sponzory akce 7. Upomínkový předmět Je rozdáván zdarma účastníkům výstupu Je třeba vyrobit nejméně kusů Např. nálepky, lístečky, kalendáře, buttony, příležitostná razítka apod. Doporučeně prodej nášivek Termín: březen, duben 8. Vyznamenání koordinace s ÚO Junáka V případě předávání vyznamenání na Ivančeně je třeba zajistit koordinaci s ústředím Junáka (zajištění představitele ÚO při předání, zahrnout předání vyznamenání do programu akce, pozvání vyznamenaných apod.) Strana 2 ze 5 stran

3 9. Převzetí dokumentace Převzetí kroniky a vlajky Ivančeny z archivu ORJ Ostrava město 10. Hlášení akce na ústředí Organizátor zajistí podání hlášení, toto je podmínkou poskytnutí finančního příspěvku z ústředí Junáka 11. Úprava prostoru mohyly Pořadatelský okres zajistí úpravu a údržbu mohyly a jejího prostoru v průběhu roku (vysekání trávy, náletových rostlin, úklid odpadků, zajištění kamenů, oprava laviček atd.), červen, srpen, říjen 12. Zajištění dalších záležitostí Zajištění pořádkové služby, zdravotní služby v průběhu konání akce Zajištění dopravy nemohoucích k mohyle: možnost Horské služby, Lesy ČR, vlastní automobil (v tomto případě nutné zajistit povolení vjezdu) Zajištění parkoviště autobusů u Hotelu Petr Bezruč v Malenovicích (parkování, otáčení autobusů účastníků výstupu) Případně zajištění dopravy pro účastníky: posílení vlakových spojů u ČD, a.s. nebo zajištění autobusů Frýdlant nad Ostravící Malenovice 13. Prodejní místa a artikl Domluva s prodejci v místě akce, případné vykázání do prostoru rozcestí před mohylou 14. Pozvánka na další rok Spolupráce a domluva s oldskauty při zajištění výroby a distribuce Strana 3 ze 5 stran

4 15. Pietní akt v Cieszyně Koná se vždy v pátek před výstupem na Ivančenu, bývalý starý židovský hřbitov v Cieszyně (místo, kde byli skauti v dubnu 1945 popraveni) Zajistit pozvání představitelů KRJ, vyvěsit informace na webu Ivančeny Zajistit účast zástupce organizačního týmu a položení kytice (věnce) Případná kooperace s polským ZHP (Związkem Harcerstwa Polskiego Chorągiewem Śląskim) 16. Zpracování zápisu do kroniky Kronika bude přístupná v místě akce pro účastníky Zajistit také fotografie z akce (umístění na webové stránky) 17. Předání dokumentace Předání kroniky a vlajky Ivančeny do archivu ORJ Ostrava město TERMÍN: květen 18. Vyúčtování akce Vyúčtování akce a předložení závěrečné zprávy na KRJ je podmínkou poskytnutí příspěvku na akci z rozpočtu KRJ TERMÍN: říjen 19. Platba příspěvku Úhrada příspěvku na akci z rozpočtu KRJ MSK po předložení vyúčtování akce a závěrečné zprávy Zajišťuje KRJ TERMÍN: listopad Strana 4 ze 5 stran

5 Program ceremoniálu Pořadí Co Kdo Čas 1. Vztyčení vlajky ORJ 9:00 2. Signál/polnice ORJ 12:00 3. Úvodní slovo, přivítání Moderátor 4. Skautská hymna Všichni 5. Uctění památky minuta ticha Všichni 6. Přivítání hostů Moderátor 7. Proslov (doporučený) ORJ/moderátor 8. Zdravice hostů Hosté 9. Předání vyznamenání Zástupce ÚO 10. Závěrečné slovo Moderátor 11. Česko slovenská hymna (doporučen rozdat text) Všichni 12. Svěšení vlajky ORJ 14:00 Závěrečná ustanovení Změny a doplňky nebo vydání nového Manuálu podléhá schválení KRJ. Tento Manuál byl schválen KRJ dne Tento Manuál nabývá účinnosti dne Václav Dobrozemský Předseda KRJ Moravskoslezského kraje Strana 5 ze 5 stran