Co nového v BMD? Jak si ulehčit práci s jednotlivými moduly? Dozvíte se uvnitř vydání!

Transkript

1 2013 BMD / KIT NEWSLETTER 2013 Co nového v BMD? Jak si ulehčit práci s jednotlivými moduly? Dozvíte se uvnitř vydání! Elektronický magazín plný novinek, informací a praktických rad týkajících se systému BMD a práce s tímto systémem. Všechny informace, které jsou zde uveřejněné, byly ověřeny v praxi a na vlastní kůži přispěvatelů! Tým spolupracovníků firem Komplexní informační technologie, s.r.o. BMD Business Solutions s.r.o. a BMD Systemhaus Strana Gmbh 1

2 + Obsah Úvodné slovo...3 Přechod na finanční účetnictví NTCS není složitá záležitost!...4 Převod skladového hospodářství z verze BMD 5.5 na verzi NTCS...8 Docházkové systémy Bezpapierové účtování a QR-kódy ve finančnom účtovnictve BMD NTCS Hromadný dopis jednoduchý a efektivní způsob komunikace Elektronická fakturace hudba blízké budoucnosti? Pripravované zmeny v zákone o registračných pokladniach Přizpůsobení systému požadavkům a přáním zákazníka Workflow nástroj na řízení pracovních postupů v BMD Několik slov závěrem Strana 2

3 Úvodné slovo Dipl.Ing. Patrick Beregszászi, Area Manager pre ČR a SR a vedúcí pobočky BMD Business Solutions s.r.o. Termín 1. január 2013 oficiálne spustenie do predaja záverečných a zároveň najdôležitejších NTCS modulov Finančné účtovníctvo s otvorenými položkami, upomienkami, cudziou menou, dodávateľský, odberateľský platobný styk a automatické zaúčtovanie bankového výpisu a modul Majetok pre Českú republiku a Slovensko! Milé zákazníčky, milí zákazníci, vážené čitateľky a vážení čitatelia, dovoľte mi prosím, aby som sa Vám opäť prihovoril aj formou Newsletteru, ktorým Vás pravidelne informujeme o novinkách vo vývoji nášho BMD softvéru a o najnovších aktivitách v Českej republike a na Slovensku. Moje kolegyne a kolegovia Vám v niekoľkých príspevkoch priblížia najnovšie trendy, ale aj legislatívne úpravy v programe BMD. Prajem Vám príjemné čítanie! Ako už aj názov môjho príspevku napovedá, jedná sa o veľmi pozitívnu informáciu pre našich nových záujemcov, ale aj pre našich existujúcich zákazníkov, ktorí už dlhší čas netrpezlivo a s veľkým očakávaním prijali uvedenú skutočnosť. Spomenuté moduly predstavujú základy, na ktorých stálo BMD už aj v predchádzajúcich verziach. Rovnako ako aj v minulosti je úplnou samozrejmosťou i jazyková a legislatívna úprava pre obe krajiny. Nová NTCS verzia boduje jednak stabilitou a praxou overenými silnými stránkami, jednak novými vlastnosťami systému, zjednodušením užívateľského používania a novými funkčnými prvkami. Spolu s modulom Majetok boli odstránené aj posledné míľniky vo vývoji základných modulov NTCS. Naďalej sa však budú vyvíjať aj nové BMD moduly ako napr. bezpapierové účtovníctvo, personálny informačný systém, plánovanie a riadenie ľudských zdrojov ap. Medzi nové funkčné prvky softvéru BMD patria možnosť využívania formátu ISDOC (Dipl.Ing. Petr Hanzal, Ph.D.), ďalej využívanie QR kódov a pri skenovaní je to moderná technológia prostredníctvom OCR (Dipl.Ing. Michal Segeš, Marek Petrík). O uvedenej problematike sa bližšie informácie dozviete aj v našom Newsletteri Zároveň sa budeme venovať problematike prechodu z verzie 5.5 na NTCS v oblasti finančného účtovníctva, ako aj v oblasti ERP (Mgr. Petr Kursa). Aktuálna je aj oblasť archivácie a proces spracovania elektronických dokladov v NTCS BMD (Dipl.Ing. Petr Hanzal, Ph.D.), ako aj legislatívna úprava Zákona o registračných pokladniach (Marek Petrík). Do problematiky modulu NTCS BMD Hromadný dopis Vás zasvätí kolega Dipl.Ing. Jiří Cenek. Doposiaľ našiel uplatnenie u naších zákazníkov, najmä v segmente daňových poradcov, kde slúži najmä pre jednoduchú a efektívnu metódu komunikácie. V jeho príspevku sa ďalej dozviete viac i o ďalšej výhode NTCS modulov, ktorou je jeho procesná orientácia. Princíp NTCS Workflov, ktorý predstavuje riadenie pracovných procesov, je uplatnený vo všetkých moduloch BMD. Kolega Pavel Vacarda sa venuje oblasti prepojenia a prispôsobenia domácich dochádzkových systémov s časovou evidenciou BMD NTCS. Aj tento modul naberá na význame, aj keď s tým súvisiace, samostatné mzdové systémy ostávajú zatiaľ českou a slovenskou doménou. Vďaka existujúcemu dátovému rozhraniu, ktoré bolo vytvorené v spolupráci s BMD, majú možnosť aj nové moduly BMD NTCS, akým je napr. Personálny informačný systém, sa naďalej vyvíjať. Ďalej si Vás dovolím oboznámiť s tradičnými podujatiami BMD INFO DAY, ktoré sme naplánovali v Prahe, dňa , v Brne, dňa , v Košiciach, dňa a v Bratislave, dňa a na ktoré Vás srdečne pozývame! Okrem uvedených podujatí Vás zároveň pozývame na tzv. Šálky kávy s BMD, pri ktorých sa okrem nezáväznej výmene názorov na rôzne sofvérové riešenia, máte možnosť v príjemnej atmosfére oboznámiť s novinkami NTCS BMD. Uvedené stretnutia sa uskutočnia v obnovených kancelárskych priestoroch v Prahe a v Bratislave. Na záver by som Vám chcel zaželať veľa obchodných úspechov, pri ktorých dosahovaní Vás bude určite podporovať aj BMD softvér! Strana 3

4 Přechod na finanční účetnictví NTCS není složitá záležitost! Ing. Petr Hanzal, PhD., KIT s.r.o. Finanční účetnictví verze 5.5 s námi žije v České a Slovenské republice již sedmnáctým rokem. Byly v něm naúčtovány desítky miliónů účetních dokladů, pracovala s ním tisícovka účetních a bylo v něm vedeno účetnictví pro tisíce účetních jednotek. Ve své době jistě patřilo k nejlepším programům, které byly využívány nejen u firemních zákazníků z různých oborů, ale i u účetních firem a daňových poradců. Pokrok ve všech oblastech lidského dění se zastavit nedá, a vždy, když přijde něco nového, dochází k situacím, kdy se hodnotí a porovnává, zda to staré dobré není náhodou lepší než to nové nevyzkoušené. Na tuto otázku se již pomalu ale jistě dá odpovědět. Finanční účetnictví verze NTCS začíná svého předchůdce po všech stránkách překonávat. Několikaleté úsilí pracovníků BMD Steyr, pracovníků KIT a BMD Slovensko se začíná vyplácet. Na trhu je hotový produkt, který se již implementuje u nových zákazníků, a evidujeme již první potvrzené objednávky od stávajících uživatelů na přechod na novou verzi. Zajištění kontinuity je důležité Ve verzi NTCS je uplatňován jeden velice důležitý princip, který říká, že pokud se něco osvědčilo, tak je nutné z toho to dobré zachovat a přidat k tomu něco nového. V praktické rovině to znamená, že pokud si účetní, který pracoval s verzí 5.5, otevře účetní obrazovku verze NTCS, tak má dojem že může okamžitě začít účtovat. Účetní maska je totiž obdobná verzi 5.5. V horní části masky je možno vybrat firmu a rok, ve které chcete účtovat, dále účetní měsíc, datum účtování a účetní symbol. Účetní symboly si samozřejmě můžete definovat sami a můžete si je kopírovat z již existujících symbolů. Délka účetního symbolu není omezena jen na 2 znaky jako ve verzi 5.5, ale byla rozšířena na 4 znaky, což jistě všichni účetní ocení. Strana 4

5 V prostřední části obrazovky je zobrazen účetní deník. Každý uživatel se může sám stanovit výčet a pořadí sloupců a uložit si jej pod svým vlastním přístupem. Mimo to existuje samozřejmě i možnost všeobecného nastavení celé obrazovky. Grafické oddělení jednotlivých účetních dokladů pomocí podbarvení velmi zpřehledňuje celý účetní deník. Filtrovací a třídící funkce umožňují velmi rychlé vyhledávání dokladů jak v účetním deníku, tak v přehledu jednotlivých účtů. Ve spodní části obrazovky jsou umístěna pole, do kterých se zapisuje účetní doklad a informace o účtu a protiúčtu, včetně jeho aktuálního zůstatku. Výčet a pořadí polí je spojeno s účetním symbolem a může být každým uživatelem nastaveno individuálně. Ke každému poli je uvedena kontextová nápověda, která uživateli pomůže s významem funkčních kláves. Původně používaná klávesa F9, která vyvolávala menu s celou řadou dodatečných funkcí, byla nahrazena menu v horní části obrazovky. Strana 5

6 Nové funkcionality a vylepšení jistě potěší Vyjmenování všech novinek, které byly do verze NTCS doprogramovány, asi není v tomto příspěvku možné, jelikož bychom zabrali celé číslo Newsletteru jen pro sebe. Proto jen velmi stručně k těm nejdůležitějším: V nové verzi již není mezideník. Opravu a mazání dokladů lze provádět přímo v účetním deníku ve vybraném účetním období a okruhu. Tuto možnost lze ovšem omezit pomocí funkce blokace účetního období. Všechny účty lze vést v neomezeném počtu měn, aniž byste museli systému říkat, který účet chcete mít víceměnový, a který je veden pouze v domácí měně. Odpadla také nutnost analytického dělení účtů dle kódů DPH. Jinými slovy na jeden výnosový účet můžete nyní účtovat případy pro tuzemsko, EU, zahraniční, přenesení daňové povinnosti, atd. Párování otevřených položek na účtech je velmi transparentní, takže i při vícenásobných úhradách, čítající desítky případů, se uživatel velmi dobře orientuje. Kurzovní lístek se stahuje automaticky jak z ČNB, tak z Evropské centrální banky. Všechny přehledy na obrazovkách lze exportovat do excelu Při zakládání nových odběratelů a dodavatelů si BMD přes internet ověřuje, zda zadané DIČ skutečně existuje. Pokud je zakládán nový dodavatel nebo odběratel s DIČ, které již v číselníku odběratelů a dodavatelů existuje, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn. Odpadá nutnost dělit své číselníky na odběratele a dodavatele. Je možné založit pouze partnery, na které je možno účtovat jak došlé, tak vydané faktury. Legislativní úpravy pro Českou a Slovenskou republiku jsou v maximální míře hotovy Přiznání k DPH pro obě republiky jsou již v plné míře hotová včetně elektronického propojení s daňovým portálem. Stejně tak je již i k dispozici souhrnné hlášení v XML struktuře. Strana 6

7 Výkaz zisku a ztrát a rozvahu je možné tisknout jak ve zkráceném, tak v plném rozsahu (CZ). Automatické přesouvání účtů a skupin účtů, které mohou mít pozitivní nebo negativní zůstatek mezi aktivy a pasivy je samozřejmostí, stejně tak možnost nastavení, u kterých řádků výkazů chceme povolit korigování, a které se korigovat nesmí. Přechod verze 5.5 na NTCS je pro stávající zákazníky automatizován Přechod na verzi NTCS je poměrně jednoduchá záležitost. Stačí v kmenových datech na příslušné firmě pomocí pravého tlačítka myši vyvolat menu a zvolit volbu Převod FIÚČ z BMD 5.5 do NTCS. BMD si samo založí příslušný účetní rok a natáhne všechna data z předchozí verze. Jsou přebrána kmenová data odběratelů a dodavatelů, účetní rozvrh, celý účetní deník, účetní symboly, zůstatky účtů, atd. Tento proces můžete spustit kdykoliv v průběhu roku. Prakticky to znamená, že jeden den si nainstalujete BMD NTCS, tentýž den provedete natažení všech mandantů z verze 5.5 (od vstup do EU) a druhý den pokračujete v účtování v nové verzi. Není nutné stanovovat žádný rozhodný den, ke kterému se přechod může uskutečnit. Paralelní souběh verze 5.5 a NTCS s duplicitním účtováním v obou verzích je také možný. Závěrem Skutečnost, že NTCS finanční účetnictví se u nových uživatelů rychle ujalo, nás přesvědčila o tom, že zpočátku trnitá cesta se stala poměrně rychle pohodlnou silnicí. Zaškolení do nového účetnictví i celková doba potřebná pro aklimatizaci na nový systém je podstatně kratší než u verze 5.5. Zákazníci novou verzi přijímají rádi, protože je přívětivá, obsahuje potřebné legislativní úpravy a nabízí celou řadu vylepšení. Proto doufáme, že Vás budeme moci co nejdříve přivítat mezi jejími uživateli. Strana 7

8 Převod skladového hospodářství z verze BMD 5.5 na verzi NTCS Mgr. Petr Kursa, KIT s.r.o. (kursa@kit.cz) Převod skladového hospodářství z verze BMD 5.5. na verzi NTCS je jistě krok správným směrem tzn. krok k efektivnější celodenní práci v systému, také k uživatelsky příjemnějšímu prostředí a v neposlední řadě k detailnějším a propracovanějším statistikám a vyhodnocením. Obáváte se přechodu na nový systém? To vůbec nemusíte! Mezi oběma systémy existuje převodový můstek. Jednoduchou parametrizací systému bude můstek aktivován a budou převedena veškerá kmenová data odběratelů a dodavatelů, budou převedeny jejich fakturační adresy, adresy dodání, kontaktní osoby a veškerá nastavení těchto osob. Dále budou převedeny karty zboží, tabulky tržeb, tabulky jednotek, cenové a rabatové tabulky, kusovníky, setové zboží, data pokladny, data obalového zboží, data intrastatu apod. V druhé fázi budou převedeny jednotlivé zakázky. K vyfakturovaným a vydodaným zakázkám budou přiřazeny jejich vydané dodací listy a jejich faktury se stejným variabilním symbolem, s jakým byly vytištěny. Strana 8

9 Ve třetí fázi převedeme stavy skladu jednotlivých karet zboží. Zboží je do BMD naskladněno počáteční inventurou. V neposlední řadě budou převedeny statistiky zboží, statistiky zákazníků, obchodních zástupců apod. Program BMD zapisuje celý převod do log souborů, každá nepřevedená věta je zde zvýrazněna. Datová věta je zobrazena i na obrazovce s vysvětlením, proč datový záznam nebyl převeden. Tímto logováním se zamezí chybnému a neúplnému převodu dat. Proč přejít na NTCS Prostředí BMD NTCS jako celek je k uživateli mnohem přátelštější a nabízí mu vysoký komfort. Vše, co je na obrazovce, je možné jednoduše zkonvertovat do PDF formátu nebo exportovat do programu Microsoft Excel. BMD podporuje i export do dalších formátů, například do XML nebo CSV. Vše lze také archivovat díky integraci s BMD archívem nebo automaticky odesílat na . Výčet předností verze NTCS: Více číselných řad faktur vydaných i přijatých Číselná řada pro jednotlivé typy zakázek (faktura, faktura s DL, zálohová faktura, dobropis,..) Odběratel může být zároveň i dodavatelem Přímé propojení s archívem BMD Přímé propojení s programy Microsoft Office Automatické stažení kurzovního lístku z Evropské národní banky Přirážky a více druhů daní vztažených k položkám faktury Měsíční uzávěrka skladu Zálohová faktura, daňový doklad k přijaté platbě, konečná faktura s odečtením zálohy Kontrola došlých faktur s pracovním postupem Výtisk faktury do PDF formátu, do XML formátu, do u nebo na FTP server Automatické exporty z programu v předem zadaný čas Automatické importy do programu v předem zadaný čas Jednotné číselníky pro skupinu firem Evidence poptávek Propojení BMD s telefonní ústřednou Možnost zadání hlavní adresy firmy, fakturační adresy, adresy dodání, poštovní adresy apod. (vše lze tisknout na veškerých dokladech) Detailnější evidence obalů, exporty dat do programu Microsoft Excel Detailnější statistiky zákazníků, dodavatelů, obchodních zástupců, skladu apod. Exporty dat do programu Microsoft Excel Detailnější a propracovanější intrastatové hlášení, export do XML formátu Pro přechod na NTCS tzn. na verzi, která pro Vás bude jednoznačně plusem, nás neváhejte kdykoliv kontaktovat! Strana 9

10 Docházkové systémy Pavel Vacarda, KIT s.r.o. Moderní softwarové systémy na řešení docházky jsou určeny nejen pro naplnění povinnosti zaměstnavatelů uložené zákoníkem práce, ale hlavně umožňují nahrazení docházkových sešitů, knih docházky nebo jiných variant manuálních evidencí docházky. Docházkové systémy slouží nejen pro evidenci pracovní doby, tzn. příchodu a odchodu zaměstnanců, ale také umožňují evidovat práce přesčas, noční práce a pracovní pohotovosti, zejména pak sestavovat plány docházky, evidovat a plánovat dovolené, přestávky i různé další překážky v práci. Docházkové systémy by měly pomoci společnostem ke zjednodušení evidence docházky, zejména k odstranění ručního zadávání docházky a neefektivního vyhodnocování podkladů pro docházková data, která jsou potřebná pro výplatu mezd. Rozšířenější (modernější) docházkové systémy umí dále evidovat nebo plánovat pracovní cesty, evidovat práci na projektech, ale také plánovat směny pomocí směnných kalendářů. Moderní docházkové systémy musí být schopné zpracovávat pevnou i pružnou pracovní dobu s rovnoměrným i nerovnoměrným rozvržením a současně hlídat splnění všech zákonných požadavků a limitů. Docházkové systémy se zpravidla umí napojit na stávající přístupový systém ve firmě a pomocí této kombinace oceňuje velká většina uživatelů další přínosy: - komplexní evidenci příchodů a odchodů s okamžitým vyhodnocením, - monitorování přítomných osob na pracovištích, - možnost sledování a ověřování pohybu osob ve všech prostorách (zejména však v prostorách s omezeným přístupem) Výhody webového prostředí Dnes již prakticky nezbytnou součástí docházkového systému jsou samoobslužné funkce, prostřednictvím kterých mohou zaměstnanci zjišťovat aktuální plán směn, kalendář dovolených, mohou plánovat, zadávat nebo upravovat záznamy docházky a podávat žádosti o přerušení a nepřítomnosti prostřednictvím webového rozhraní. Moderní webové aplikace docházkových systémů nabízí mnoho dříve nemyslitelných funkcí. Obzvlášť ve společnostech, jejichž zaměstnanci pracují v terénu, na stavbách nebo často jezdí na služební cesty či pracují z domova, jsou tyto možnosti téměř nepostradatelné. Přes webovou samoobsluhu si dokáží zaevidovat docházku, zažádat o dovolenou nebo naplánovat překážku v práci. Mohou též navrhnout služební cestu nebo přesčasovou práci a nechat proběhnout schvalovací proces. Mobilní klient Zajímavou variantou pro evidenci docházky je mobilní klient založený na využití chytrých telefonů. Tato funkcionalita se stává stále žádanější a některé docházkové systémy již tuto možnost nabízejí. Zaměstnanci, kteří tráví většinu pracovní doby u zákazníků nebo na pracovních cestách, mohou pořizovat docházkové záznamy prostřednictvím webového rozhraní smartphonu nebo pro tyto účely vytvořené mobilní aplikace. Docházkový systém krok po kroku Docházkový systém realizuje zpravidla následující procesy evidence a zpracování docházky: - příprava a zveřejnění směnových rozvrhů pro každého zaměstnance či skupiny, - evidence příchodů, odchodů do/ze zaměstnaní, - plánování nepřítomnosti (dovolené, služební cesty, ) - schvalovací procesy - automatická validace, kontrola a hlídání limitů, - schválení docházky nadřízeným, - přenos docházky do mezd a dalších systémů. Směnné kalendáře Funkcionalita tvorby směnných kalendářů umožňuje naplánovat pevnou i pružnou pracovní dobu s rovnoměrným i nerovnoměrným rozvržením a současně hlídat splnění všech zákonných požadavků a limitů. Každý zaměstnanec má pak přes webovou samoobsluhu kdykoliv k dispozici aktuální plán svých směn. Evidence pracovní doby Strana 10

11 Docházkový systém je nástrojem pro plánování a evidenci pracovní doby, práce přesčas, pracovních cest, pohotovostí, dovolených, přestávek a překážek v práci zaměstnanců. Dle platných právních předpisů umožňuje evidovat příchody a odchody zaměstnanců ve zvoleném rozlišení, následně je umožňuje vyhodnocovat, kontrolovat a schvalovat. Moderní systém musí minimálně umožnit používat docházkové terminály, zadávat záznamy prostřednictvím webového formuláře, automaticky generovat záznamy podle směn nebo importovat záznamy z externího systému. Plánování nepřítomností Některé systémy nabízejí i rozšiřující funkce docházky, a to například plánování nepřítomnosti zaměstnanců. Pomocí této funkcionality zaměstnanci plánují svoji dovolenou (nebo jiný typ nepřítomnosti) a následně prostřednictvím systému žádají o její schválení. Služební cesty Moderní systémy nabízí svým uživatelům usnadnění všech činností spojených s přípravou, plánováním, schvalováním, průběhem i vyúčtováním pracovních cest. Pracovníci mohou všechny kroky a činnosti spojené s agendou služebních cest provádět přímo v aplikaci nebo pomocí webového klienta. Aplikace za uživatele navíc pohlídá, aby bylo vše uděláno včas, plynule a v návaznosti na jiné činnosti. Schvalovací procesy Schvalovací procesy podporuje elektronické schvalování žádostí uvnitř organizace a mohou být implementovány pro jednostupňové či vícestupňové schvalování plánu směn, docházky nebo nepřítomnosti zaměstnanců, například v případě žádosti zaměstnance o dovolenou, služební cestu či jiného (předem definovaného) přerušení. Automatická validace, kontrola, opravy Docházkové systémy mají nastaven kontrolní mechanismus pro hlídání návaznosti docházkových dat a různých přerušení. Systém vyhodnotí a vzápětí upozorni zaměstnance, popřípadě nadřízeného o chybě, která může o byt vyhodnocena jako kritická či pouze informativní. Uzavření a schválení docházky Nadřízený na konci, respektive začátkem každého měsíce schválí docházku a připraví tímto krokem podklad pro výpočet mezd svých podřízených. Vazba na personalistiku a mzdy Důležitá je vazba na personální agendu, neboť docházka se eviduje pro osoby v pracovně právním vztahu k zaměstnavateli. Klíčová je podpora procesů žádostí, povolování a schvalování (například dovolených, přesčasů a pracovních cest) prostřednictvím konfigurovatelného systému, který respektuje organizační strukturu a oprávnění nadřízených. Získání primárních docházkových záznamů Základem evidence docházky je pohodlné pořízení věrohodných docházkových záznamů. Kvalitní systém nabídne více možností, které lze kombinovat a využít pro různé typy zaměstnanců: Docházkové terminály Většina současných systémů získává vstupní data prostřednictvím docházkových terminálů. Existuje řada typů terminálů, od nejjednodušších, pouze s pevně přiřazenými tlačítky, přes specializované terminály s textovým nebo grafickým displejem až po tablety s dotykovou obrazovkou a plnohodnotným operačním systémem. Identifikační předměty a čipové karty K vytvoření docházkového záznamu na terminálu se zpravidla používá bezkontaktní čipová karta nebo jiný identifikační předmět, zatím méně často snímač biometrických údajů. Elektronická kniha docházky V této variantě mohou být data pořizována prostřednictvím elektronického formuláře, který je přístupný ve webové samoobsluze. Automaticky jsou generována data dle směnového kalendáře. Přizpůsobení potřebám uživatelů Vzhledem k různým požadavkům zaměstnavatelů a měnící se legislativě musí být moderní docházkový systém velmi obecný a široce konfigurovatelný. Stále více zaměstnavatelů si uvědomuje, že evidence pracovní doby je povinná a pořizuje si software pro docházku stejně samozřejmě jako systémy finanční a mzdové účetnictví. Přínosy moderních docházkových systémů - snadná evidence prac. doby s využitím docházkových terminálů nebo webové samoobsluhy - rovnoměrné, nerovnoměrné, pevné i pružné rozvržení pracovní doby - možnost el. návrhu a schválení přesčasů - přehled odpracovaných i neodpracovaných hodin v jednotlivých směnách i kumulativních dat ve zvoleném období - manuální zadávání a editace docházkových dat dle oprávnění prostřednictvím webové samoobsluhy - manažerský přehled pracovní doby podřízených, upozornění na chyby v evidenci - elektronické uzavírání a schvalování docházky - monitorování přítomnosti osob na pracovišti včetně evidence důvodů odchodu Strana 11

12 Bezpapierové účtovanie a QR-kódy vo finančnom účtovníctve BMD NTCS Marek Petrík, BMD Business Solutions s.r.o. (m.petrik@bmd.at) Ing. Michal Segeš, BMD Business Solutions s.r.o. (m.seges@bmd.at) Bezpapierové účtovanie si v pomerne krátkom čase získava čoraz viac priaznivcov. Tento spôsob účtovania môžu využívať daňoví poradcovia pri práci so svojimi klientmi, ako aj firmy pri vedení svojho interného účtovníctva. Naša spoločnosť venuje už niekoľko rokov pozornosť spracovaniu dokladov v digitálnej forme a aj preto je dnes v tomto smere k dispozícii široké produktové spektrum, ktoré môžete využívať. Veľkou výhodou bezpapierového účtovania je hlavne v spracovaní daňových dokladov v aktuálnom čase a rýchle načítanie základných údajov z faktúr do účtovného systému bez chýb, ktoré vznikajú manuálnym zadávaním údajov. Načítanie údajov z faktúr je možné pomocou jednoducho ovládateľného skenovacieho programu BMD - Scan. Dôležitú úlohu pritom zohráva aj modul BMD Manažment dokumentov, ktorý je hlboko integrovaný do nového NTCS Finančného účtovníctva. Vďaka tomu je možné vyhľadanie a zobrazenie pôvodného dokumentu nezávisle na každej úrovni organizačnej štruktúry podniku (účtovanie, nákladové strediská, majetok). Pôvodná a najjednoduchšia forma bezpapierového účtovania vychádza z toho, že neúčtujete na základe došlej papierovej faktúry ale z naskenovaného pôvodného dokladu (faktúry). Vyhnete sa tak hlavne fyzickému kolobehu papierových dokumentov vo vašej organizácii, zrýchlia sa pracovné postupy vo firme (work-flow) a účtovanie sa stane menej náročné na čas a priestor. Po absolvovaní všetkých pracovných postupov (kontrola dokladu, predkontácia, schválenie hlavným účtovníkom) môže byť takáto faktúra zaúčtovaná priamo do NTCS finančného účtovníctva. V súčasnosti už mnohé firmy využívajú možnosť posielať svoje faktúry zákazníkom iba elektronicky s využitím elektronicky zabezpečeného podpisu. Takáto faktúra je považovaná za plnohodnotný daňový doklad a nie je potrebné posielať faktúru aj v papierovej forme. Takýto doklad si môžete pomocou modulu BMD - Archív uložiť u vás vo firme v elektronickom archíve a ďalej s ním pracovať bez nutnosti tlačenia papierového dokladu. Už druhá generácia modulu BMD - bezpapierové účtovanie ponúka hlavne nasledujúce funkcie: - Rozpoznanie najdôležitejších údajov pre účtovanie pomocou OCR, alebo QR - kódu, - Možnosť manuálneho prepisu rozpoznaných údajov, - Jednoduché prebratie elektronických faktúr do účtovníctva a ich zaúčtovanie Vďaka bezpapierovému účtovaniu budete potrebovať menej času pri zadávaní údajov do účtovníctva, zlepšíte organizáciu práce vo vašej firme, vaše doklady budú okamžite zaúčtované a automaticky archivované a zamestnanci môžu získať vďaka vzdialenému prístupu väčšiu flexibilitu práce (možnosť práce z domu home-office). Takto budete mať k dispozíciu vždy aktuálne údaje z účtovníctva pre rôzne vyhodnotenia alebo pri práci s upomienkami alebo platobným stykom. Všetky vaše dokumenty budete mať elektronicky archivované, môžete si ich kedykoľvek jednoducho pozrieť bez toho, aby ste museli vyhľadávať papierové doklady v zakladačoch v kanceláriách alebo vo firemnom archíve. Pri optimálnom využívaní technických vymožeností môžete už dnes zaznamenávať rôzne údaje do účtovníctva elektronicky a automatizovať si vašu prácu. Vďaka integrovaným systémom (BMD - Scan, BMD - Archív) sa digitálne spracovanie údajov posúva o ďalší krok vpred. OCR a QR kódy v NTCS finančnom účtovníctve Využitie všetkých dostupných technologických možností predstavuje vždy výzvu pre spoločnosť BMD. Rozpoznanie najdôležitejších údajov z dokumentu pomocou OCR je dnes už súčasťou BMD - manažmentu dokumentov. Po naskenovaní dokumentu sa spustí načítavanie údajov pomocou OCR a polia, ktoré boli identifikované, budú farebne odlíšené. Vďaka tomu je značne uľahčená kontrola dát, v prípade chybného rozpoznania dát je možná okamžitá manuálna oprava. Čím častejšie budete skenovať rovnaký typ dokumentu, tým sa bude kvalita rozpoznávania zlepšovať. Strana 12

13 Dokumenty môžete skenovať jednotlivo alebo naraz v jednom balíku a rozdeľovať jednotlivé účtovaní. faktúry až pri Novinka: QR-kódy a elektronické faktúry Ďalšia funkcia, ktorú môžete využiť pri bezpapierovom účtovaní je rozpoznávanie QR kódov. QR - kódy poznáme už dlhšie napríklad z leteniek. Ide o elektroniky ľahko čitateľný kód, v ktorom môžu byť zadefinované rôzne informácie (až písmen). S programom BMD môžete QR kód vygenerovať a vytlačiť aj na vaše vyšlé faktúry. Kód obsahuje základné informácie o faktúre (IČ pre DPH, dodávateľ, celková suma faktúry, dátum) a informácie o bankovom účte (IBAN a BIC). Pokaľ dostane zákazník takúto faktúru, naskenuje ju pomocou modulu BMD - Scan, budú so 100% spoľahlivosťou správne prečítané fakturačné údaje. Tieto dáta môžu byť potom ďalej poslané do modulu BMD - kontrola došlých faktúr, alebo priamo zaúčtované do BMD - finančného účtovníctva pomocou bezpapierového účtovania. Vaše faktúry môžete svojim zákazníkom posielať aj vy elektronicky vo formáte pdf s vygenerovaným QR kódom. V prípade vašich došlých faktúr máte možnosť pomocou BMD Scan načítať fakturačné údaje pomocou QR kódu, pokiaľ ho došlá faktúra obsahuje. Ďalšie pracovné postupy a účtovanie elektronických dokumentov je potom oveľa prehľadnejšie a rýchlejšie ako v prípade klasických papierových dokladov. S možnosťami BMD digitálneho spracovania údajov sú k dispozícii vhodné riešenia pre všetky skupiny zákazníkov. Najväčšiu výhodu bezpapierového účtovanie je v tom, že pôvodný dokument máte vždy a všade k dispozícii v elektronickej forme. Rozpoznanie fakturačných údajov pomocou QR kódu: Strana 13

14 Hromadný dopis jednoduchý a efektivní způsob komunikace Ing. Jiří Cenek, KIT s.r.o. (cenek@kit.cz) BMD NTCS obsahuje řadu účinných a efektivních nástrojů pro oblast správy kanceláře a řízení vztahů firmy s jejím okolím se zákazníky, dodavateli, institucemi, zaměstnanci... Jedním z těchto nástrojů je modul Hromadný dopis, který je samostatnou částí bloku DMS (práce s dokumenty). Tento modul Vám umožní komunikovat s přesně definovanou cílovou skupinou osob a odstranit tedy živelné rozesílání informací na všechny strany. Typickým příkladem může být firma dodávající náhradní díly např. pro několik typů nákladních automobilů. Pokud dojde ke změně ceníku u jednoho typu, je zbytečné nový ceník zasílat všem zákazníkům pro část z nich to bude nadbytečná obtěžující informace. Obdobně můžete pracovat i s dalšími informacemi a vždy je dokážete nasměrovat na toho, komu přísluší. Práce s hromadnou korespondencí je velmi jednoduchá a zcela v souladu s principy práce v ostatních oblastech BMD NTCS. Uživatel, který již má zkušenosti s používáním NTCS, zvládne obsluhu tohoto modulu snadno a bez velkého školení. Tím, že si své zákazníky zařadíte do skupin, můžete pak velmi jednoduše oslovit příslušnou skupinu. Zákazník může být zařazen ve více skupinách, některý zákazník samozřejmě nemusí být v žádné. Do skupin můžete přiřadit i další osoby například obchodní zástupce, kteří mají danou oblast produktů na starosti. Korespondenci je možné směrovat přímo na příslušné kompetentní osoby (tech.ředitele, ekonoma, ). Skupiny pro hromadnou korespondenci se vytvářejí a upravují v kmenových datech osob. Je možné vytvořit libovolný počet skupin různých typů a lze v nich použít i hierarchické (stromové) uspořádání. Osoby se do skupin přiřazují standardním postupem, tedy pomocí tlačítek se šipkami nebo přetažením pomocí myši. Pro hromadnou korespondenci můžete mít předdefinované všechny potřebné předlohy a uložit si je přehledně do pořadačů. BMD v rámci standardů dodává řadu již vyhotovených předloh, včetně předloh v českém jazyce. Přehled všech šablon se zobrazuje na levé straně obrazovky. Strana 14

15 Tyto předlohy je možné velmi jednoduše kopírovat, exportovat a importovat nebo nově vytvářet v editoru NTCS, případně v MS Wordu. přímo Takto vytvořené dopisy lze nejen tisknout pro klasické odeslání poštou včetně případného tisku adresních štítků, ale také je můžete odesílat mailem včetně případných příloh nebo archivovat do BMD DMS (Správy dokumentů). Strana 15

16 Elektronická fakturace hudba blízké budoucnosti? ff V současné době je často probírána vize bezpapírové účetní kanceláře v různých odborných médiích. Málokdo si však takto vedenou kancelář dovede reálně představit, natož aby někdy něco takového spatřil na vlastní oči. Většina lidí má představu, že takovýto způsob zpracování účetních dokladů je téměř nemožný. Očekávání většiny pracovníků je, že všechny důležité doklady musí existovat v tištěné formě a vybavené razítky a vlastnoručními podpisy odpovědných osob. Skutečností však také je, že naše legislativní prostředí takové bezpapírové účtování nejen toleruje, ale i aktivně podporuje. Právní prostředí v ČR s ohledem na zasílání elektronických dokladů Smyslem zákona o elektronickém podpisu je umožnit použití digitálního podpisu v rámci elektronické komunikace jako plnohodnotnou náhradu podpisu vlastnoručního při běžné listinné formě komunikace. Zákon byl vytvořen na základě směrnice Evropské unie 1999/93/EC ze dne Dne 26. července 2004 nabyla účinnosti novela zákona o elektronickém podpisu (č. 440/2004 Sb.). Tento předpis nově zavádí pojem kvalifikované časové razítko, které prokazuje existenci elektronického dokumentu v čase. Další novinkou je možnost používat tzv. elektronické značky. Pro ty se, stejně jako pro zaručený elektronický podpis, používá technologie digitálních certifikátů. Rozdíl mezi nimi spočívá v tom, že elektronickou značkou může označovat data i právnická osoba nebo organizační složka státu a používat k tomu automatizované postupy. Dne 15. dubna 2010 nabyla účinnosti novela zákona o elektronickém podpisu (č. 101/2010 Sb.). Tento předpis v reakci na komitologické rozhodnutí 2009/767/ES přidává Ministerstvu vnitra povinnost vést a zveřejňovat seznam důvěryhodných certifikačních služeb a stanoví orgánům veřejné moci povinnost uznávat kvalifikované certifikáty vydané v ostatních členských státech EU. Dalším krokem, který umožnil také zasílání daňových dokladů (například faktur) v elektronické Ing. Petr Hanzal, PhD., KIT s.r.o. (hanzal@kit.cz) formě, se stal 26 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, jenž umožnil vést, doručovat a archivovat daňový doklad čistě v elektronické podobě. S tímto zákonem souvisí i 2 písm. h) zákona č.227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, který dal elektronickému podpisu stejnou váhu jako podpisu vlastnoručnímu. Podpora elektronických dokladů od výrobců ekonomických informačních systémů V říjnu 2008 byla podepsána deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR. Deklarace vyjadřuje formální závazek jednotlivých výrobců ekonomických softwarových systémů vybudovat do jednoho roku společný standard pro elektronickou fakturaci (k datu vytvoření tohoto článku se k deklaraci připojilo 14 firem produkujících ekonomický SW). Zjednodušeně řečeno, výrobci ekonomických a podnikových softwarů budou implementovat podporu jednotné formy exportu a přijímání elektronických dokladů, což umožní vzájemnou komunikaci a bezproblémovou výměnu elektronických dokladů napříč platformami různých výrobců, uživatelů z řad firem a jednotlivců a státní správy. Uvedený standard byl uveden pod obchodním označením ISDOC. Také BMD nezůstává v tomto ohledu pozadu. Zabudování výše zmíněného formátu bylo do BMD provedeno v roce Zmíněný formát ISDOC je k dispozici jak na výstupu u faktur vydaných v modulech fakturace a evidence výkonů pro daňové poradce, tak na vstupu do modulu kontroly došlých faktur. Výhody elektronické fakturace jsou následující: snadná manipulace s doklady v elektronické podobě, elektronická archivace souborů ve formátu PDF a XML, úspora místa na archivaci, přehlednost a okamžitá dohledatelnost dokladů, časová a finanční úspora, Strana 16

17 zvýšená bezpečnost pomocí zajištění dokladů elektronickým podpisem, plná podpora zákonů ČR, výrazné šetření životního prostředí, zdarma dostupný software pro čtení dokladů, možnost přímého import do informačního systému. Interní konverze dokladů z tištěné podoby do podoby elektronické Klasické doklady, které přicházejí do firmy v tištěné podobě, je nutné převést do elektronické podoby. Při převodu do elektronické podoby je třeba zajistit neměnnost a čitelnost dokumentu po celou skartační dobu. Pokud mají být tištěné dokumenty hned skartovány, je nutné doplnit do nich také elektronický podpis a časové razítko. Možnosti komunikace mezi podniky a státní správou prostřednictvím datových schránek Mimo standardní komunikace elektronickou poštou a pomocí EDI (Electronic Data Interexchange elektronická výměna dat), je možné k přenosu elektronických dokladů využít datové schránky. Datová zpráva, odeslaná prostřednictvím datové schránky, má stejnou váhu jako dopis s doručenkou. Zpráva je považována za doručenou Proces zpracování elektronických dokladů v informačním systému BMD Jak již bylo řečeno, doklady mohou být doručeny do firmy jak elektronickou poštou, datovou schránkou, tak konverzí příchozích papírových dokladů do elektronické formy. Elektronické doklady mohou být spravovány prostřednictvím elektronického archívu, kde čekají na další zpracování. Proces zpracování elektronických dokladů lze automatizovat zavedením konkrétních rozhodovacích postupů tzv. workflows. Workflow je schéma provedení komplexnější činnosti (procesu), rozložené do jednodušších, na sebe navazujících kroků a vazeb. Obvykle se tímto pojmem popisuje technologie řízení podniků, projektů, či zpracování dokumentů. Jinými slovy, workflow v našem případě stanovuje přesná pravidla schvalování příchozích faktur ve firmě až do okamžiku jejich převzetí účtárnou viz obrázek 1. Oválné obrazce představují začátek a konec schvalovacího procesu; kosočtverce představují rozhodovací bloky neboli výhybky, které dále větví hlavní proces na základě různých kritérií. Typickým kritériem může být částka dokladu, která odpovídá i kompetenci příslušného schvalovatele. Jednotliví pracovníci jsou pak reprezentováni symboly čtverce. Jakmile je faktura založena do archivu a je jí přiřazen schvalovací postup, je první pracovník v posloupnosti Obr. 1 Příklad workflow - schvalování došlé faktury ve firmě okamžikem přihlášení adresáta k datové schránce. Stejně jako u listovních zásilek, i pro datové zprávy platí fikce doručení. Nevyzvedne-li si adresát datovou zprávu (nepřihlásí-li se do datové schránky) do 10 dnů ode dne doručení zprávy do jeho datové schránky, považuje se tato za doručenou. Datová schránka umožňuje: odesílat zprávy, přijímat zprávy, zjišťovat stavy odeslaných zpráv, přijímat doklady o dodání a doručení. informován em, že v systému existuje faktura, čekající na jeho schválení. Po schválení je faktura předána dalším pracovníkům v pořadí, kteří provedou další posouzení. Je jasné, že systém správně a logicky definovaných workflow přináší jak vysokou transparentnost schvalovacího procesu faktur, tak možnost kdykoliv získat aktuální informaci o stavu jednotlivých faktur evidovaných informačním systémem. Strana 17

18 Jakmile je schvalovací proces ukončen, informační systém předá fakturu do účtárny. Na obr. 2 je ukázka převzetí schváleného dokladu do účetnictví, kde v levé části obrazovky jsou doklady čekající ve frontě na předkontaci a zaúčtování, v pravé straně obrazovky je účetní program, kam jsou jednotlivé faktury zaúčtovány. Od systému Windows XP je možnost použití dvou monitorů na jedné pracovní stanici a toho využívá stále více uživatelů. V tomto případě jsou na jednom monitoru zobrazeny doklady, čekající na zpracování a druhý monitor pak zobrazuje účetní program samotný. Doklad ve formátu ISDOC pak může být automaticky importován do modulu kontroly došlých faktur (automaticky jsou vyplněna pole částky, dodavatele, data zdanitelného plnění, variabilního symbolu, atd.) a účetní pak jen doplní případné chybějící detaily. To představuje výraznou úsporu času, nutného pro evidenci dokladu do informačního systému. Po zaúčtování jsou doklady vedeny v účetním deníku a je možné si je kdykoliv zobrazit v detailním náhledu tak, jak byly naskenovány nebo přijaty do firmy. Obdobné funkce jsou k dispozici i v přehledu položek na účtu, případně v saldokontu odběratelů či dodavatelů. Obr. 2: Příklad převzetí elektronického dokladu do účetnictví Při vystavování vlastních dokladů informačním systémem je situace jednodušší. Všechny vystavené doklady (vydané faktury, vydané dobropisy, dodací listy, interní doklady, atd.) je možno doplnit elektronickým podpisem, případně elektronickou značkou a časovým razítkem a je potom jednak odeslat odběratelům například ve formátu ISDOC a zároveň je uložit do elektronického archivu. Archivace elektronických dokladů Elektronický archív zajišťuje archivaci a správu elektronických dokladů. Jeho velmi důležitou částí jsou funkce pro rychlé vyhledání archivovaných dokladů. Archív, obsahující několik desítek tisíc až miliony dokladů, musí také nabídnout rychlé a intuitivní vyhledání požadovaných dokladů. Doklady lze vyhledávat na základě mnoha kritérií. Těmi nejčastějšími bývají číslo dokladu, datum dokladu, odběratel, dodavatel, kategorie dokladu, referent, instituce, zaměstnanec, projekt, středisko, případně klíčová slova. Některé archivační moduly nabízí i speciální pomůcky pro vlastní definici vyhledávacích klíčů - v tomto případě jde o tzv. průzkumník archivu. Strana 18

19 Obr. 3: Hledání v elektronickém archivu Závěrem Dnes jsou prakticky všechny doklady na straně dodavatelské i odběratelské vytvářeny a zpracovávány s využitím informačních technologií. Přestože je v ČR k dispozici legislativa podporující bezpapírové účtování či spíše bezpapírovou kancelář a trh již nabízí pokročilé informační systémy s podporou těchto činností, jednoznačná odpověď na otázku, kdy se doklady v převážné míře přestanou tisknout a posílat poštou, stále ještě neexistuje. Setrvačnost přístupu co je na papíře, to je pravda je velká. Většina ekonomických pracovníků si nedokáže představit, že by měli pracovat s doklady, kterých se nelze dotknout a držet je v ruce. Nicméně doba se mění a stále více firem uvažuje o zavedení tohoto způsobu práce s doklady, neboť pozitiva, která implementace tohoto postupu přináší, jsou jasná: nižší spotřeba papíru a tím snížení nákladů na režii, rychlé, plně konfigurovatelné a automatizované možnosti řízení toku dokladů firmou, prakticky okamžitá úspora kancelářských prostor, potřebných pro archivaci dokladů a jistě mnoho dalších. Strana 19

20 Pripravované zmeny v zákone o registračných pokladniach Ing. Michal Segeš, BMD Business Solutions s.r.o. (m.seges@bmd.at) Cieľom návrhu novely zákona č. 289/2008 Z.z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice (ERP)je uľahčenie kontroly používania ERP za účelom zabezpečenia eliminácie krátenia tržieb. Navrhovaná účinnosť je 1. január Podnikateľom by tak mala okrem iného pribudnúť povinnosť umožniť kontrolným orgánom pripojenie k ERP za účelom prístupu k uloženým údajom, na požiadanie daňového alebo colného úradu predkladať kontrolné záznamy a sprístupniť pre kupujúcich na predajnom mieste vyobrazenie pokladničného dokladu. Výrobcovia, dovozcovia a predajcovia ERP budú povinní predkladať Finančnému riaditeľstvu SR technické a softvérové nástroje, ktoré kontrolným orgánom umožnia ľahší prístup k údajom zaevidovaným v ERP a servisné organizácie budú mať povinnosť ukladať pri výmene fiškálnej pamäte údaje z nej na dátové médium. Pripravovaná novela zákona o registračných podkladaniach platná od Januára roku Pre firmy a zákazníkov prinesie nasledovné zmeny. 1. Vzor bločka má visieť v obchode Pri pokladnici v obchode či pri barovom pulte by mal visieť vzor pokladničného dokladu. Keď má podnikateľ rôzne druhy pokladníc, mal by ukázať vzor bločkov z každej. Ministerstvo očakáva, že tak spotrebitelia ľahšie odlíšia falošný blok od pravého. 2. Zodpovednosť za blednutie Podnikateľom, ktorí vydávajú bločky, pribudne zodpovednosť za ich čitateľnosť. Dnes im štát neurčuje, kde majú kupovať teplo citlivý papier do pokladníc. Novela im však nepriamo, pod hrozbou pokuty, prikáže kupovať kvalitné pokladničné pásky, ktoré môžu byť aj trikrát drahšie oproti lacnejším. 3. Archivovať sa má viac dokladov Po obdobie piatich rokov nebudú musieť podnikatelia archivovať len bločky vydané zákazníkom, ale aj denné uzávierky. Tie si dnes dokážu vytlačiť napríklad preto, aby si ich založili do účtovníctva. V pripravovanej novele sa archivovaniu nevyhnú ani predbežné účtenky, ktoré sú identické s pravými bločkami, ale chýba na nich znak ministerstva financií a je na nich uvedený nápis Neplatný doklad. Tieto dočasné bločky bez znaku ministerstva, ktoré podnikatelia v praxi často zneužívali ako pravé bločky, stopla od začiatku roka novela zákona o správe daní. 4. Treba kúpiť kábel k pokladnici Obchodníci a reštaurácie budú musieť mať okrem pokladnice v predajni aj komunikačný kábel, ktorý prepojí registračnú kasu s počítačom. Zaplatiť si ho musia sami. Daniari budú vďaka káblu ľahšie kontrolovať záznamy a obsah fiškálnej pamäte z pokladnice, ktorá uchováva údaje o všetkých platbách. Keď si niekto kúpi napríklad jedlo, dostane účtenku s poradovým číslom. V dátach z fiškálnej pamäte pokladnice, ktoré si kontrolór vyžiada, nesmie byť počet pokladničných dokladov menší, ako je číslo pokladničného dokladu. Kábel nebude povinný, ak sa dá pokladnica prepojiť s počítačom cez wi-fi alebo Bluetooth. 5. Pokuty za chyby sa zvýšia Za nevydanie bločka či nezaevidovania platby do pokladnice majú podnikateľom hroziť vyššie tresty. Dnes ich prvá pokuta zväčša nevystrašila, lebo je nízka od 30 do 3300 eur, pri opakovanej chybe sa mohla zdvojnásobiť. Minimálna hranica pokuty sa zvýši z 30 na 330 eur. Strana 20

21 Použite QR kódov pre fakturáciu. Fakturujte moderne s pomocou QR kódov. QR kód je dvojrozmerný čiarový kód navrhnutý na rýchle dekódovanie. Skladá sa z bielych a čiernych štvorcových modulov zložených do štvorcovej matice. Papier alebo predmet, na ktorom sa QR kód nachádza, sa zosníma a softvér dekóduje textovú informáciu obsiahnutú v kóde. Namiesto prepisovania údajov z faktúry klient iba naskenuje špeciálny QR kód, potvrdí správnosť údajov. Celý proces bude jednoduchší a významne sa zníži riziko omylov. V súčasnej dobe je možné QR kódy využiť pre bezpapierové účtovníctvo a pre fakturáciu. BMD ponúka štandardný formát pre QR kódy, ktorý je možné prispôsobiť požiadavkám klienta. Softvér BMD NTCS Vám ponúka moderný nástroj na tvorbu QR kódov pre fakturáciu. V súčasnej dobe pripravuje naše programové oddelenie podporu štandardu BYSQUARE. Slovenské banky prijali jednotný voľne dostupný štandard platieb QR kódmi PAY bysquare. Banky, ktoré si implementujú čítačky QR kódov do svojich aplikácií, tak umožnia svojim klientom robiť úhrady jednoduchým nasnímaním kódu z faktúry napríklad cez mobilný telefón. Druhým štandardom je INVOICE bysquare. Faktúry označené týmto kódom je možné ľahko a rýchlo, bez chýb zaúčtovať do účtovníctva. Jedná sa o zjednotený formát QR - kódu, ktorý štandardizuje aj túto časť budúcnosti bezpapierového účtovníctva. V prípade záujmu o využitie technológie QR kódov nás môžete kedykoľvek kontaktovať. Strana 21

22 Přizpůsobení systému požadavkům a přáním zákazníka Mgr. Petr Kursa, KIT s.r.o. (kursa@kit.cz) Každou obrazovku, každý tiskový výstup, každý formulář, statistiku nebo například export z programu můžeme v NTCS přizpůsobit požadavkům a přáním zákazníka. V praxi to znamená, že obrazovka jednoho uživatele může vypadat úplně jinak než obrazovka druhého uživatele pracujícího v tom samém programu. Jinou obrazovku může mít fakturantka a jinou obrazovku může mít jednatel firmy. U jednatele firmy budou zobrazena například i pole, která fakturantka neuvidí, popřípadě uvidí, ale nemá možnost je měnit. Není-li jednatel firmy česky mluvící, bude s ním BMD komunikovat v jeho rodné řeči, ale jazyk ostatních uživatelů bude česky. Vše je možné uložit na jednotlivého uživatele popřípadě na skupinu uživatelů. Filtry, třídění a sumarizace dat Jak již bylo řečeno výše, veškeré obrazovky, sestavy a výběry polí je možné uložit na uživatele popřípadě na skupinu uživatelů. S uloženým výběrem polí souvisejí i uložené filtry. Filtrovat lze ve všech sestavách BMD. Mezi základní, předefinované filtry patří například filtry v programu přehled zakázek: Pomocí tohoto filtru můžete vyfiltrovat veškeré zakázky, které byly dodané ale nevyfakturované, dále je také možné členění na zakázky, které jsou částečně dodané, částečně vyfakturované, které jsou již vyřízené apod. Potom zakázky, které vytvořil konkrétní uživatel; zakázky, na nichž participuje konkrétní obchodní zástupce; zakázky aktuálního roku apod. Dalším druhem filtru je filtr uživatelský. Tento filtr může být uložen všeobecně nebo s vazbou na uživatele. Tento uživatelský filtr může být uložen i jako filtr, který se spustí automaticky při spuštění programu. Lze filtrovat podle jakéhokoliv sloupce, který je zobrazen v přehledu nebo filtrovat podle více sloupců najednou. Více filtrů je provázaných pomocí základních logických operátorů (a zároveň, Strana 22

23 nebo, a nikoliv, nebo nikoliv). Mezi další logické operátory patří tyto: rovná se, nerovná se, začíná výrazem, obsahuje výraz, je prázdné, není prázdné, je větší, je větší nebo rovno apod. Takto vyfiltrované sestavy lze různě třídit a sumarizovat. Můžeme je exportovat do programů Microsoft Office, převést do PDF, XML, CSV formátu nebo připojit jako přílohu u. Formuláře a sestavy skladového hospodářství BMD nabízí standardní formuláře faktury, dodacího listu, potvrzení zakázky, dobropisu, storna faktury, formulář objednávky, poptávky, upomínky k objednávce, formuláře pro pokladnu, formulář pokladního bloku, formuláře pro závěrku pokladny, pro poukázky apod. Z pohledu skladu pak formuláře pro příjemku, výdejku, převodku. Formuláře pro tisk sestavy skladu, různé sestavy pro statistiku skladu, statistiku odběratelů, dodavatelů apod. Nebudou-li Vám standardní formuláře vyhovovat, tak můžete ve spolupráci s námi vytvořit formuláře nové. Vzhled těchto formulářů je zcela individuální dle přání zákazníka. Formuláře lze tisknout na jakýkoliv formát papíru, na výšku, na šířku, na hlavičkový papír, je možný tisk s vodoznakem apod. Na formuláři lze zobrazit logo firmy, veškerá kmenová data zákazníka, kmenová data dodavatele, kmenová data fakturovaného zboží apod. Typickým příkladem je formulář faktury. Formulář faktury leze uložit jako standardní nebo ho lze přiřadit přímo k odběrateli. Jazyk formuláře je také individuální dle řeči zákazníka. Má-li odběratel v kmenových datech nastaveno, že je německy mluvící, nebude se na faktuře tisknout Faktura číslo, ale Rechnungsnummer, jednotka zboží nebude kus, ale Stück apod. Novinkou je automatický tisk do u, do archívu BMD, do PDF formátu, nebo do EDI (XML) formátu a automatický export těchto vytvořených souborů na FTP server. Exporty lze nastavit tak, aby běžely na pozadí a uživatel se nemusel zabývat ukládáním jednotlivých souborů na server. Makra a vzorce v programu BMD V každém modulu BMD je povoleno používat makra a vzorce. Vzorec lze definovat jako jednoduché makro, které nejčastěji slouží ke sčítání, odčítání, porovnávání a úpravě některých numerických polí. Pomocí vzorců můžeme například přepočítat obchodní rozpětí položky zakázky (standardní nabízí BMD samo) podle interních vzorců firmy nebo porovnávat jednotlivé hodnoty položky zakázky a kontrolovat jejich správnost. Makra lze rozdělit do dvou kategorií. První jsou takzvaná makra akční a druhá makra dialogová. Akční makro je makro, které běží na pozadí a uživatel toto makro nemusí manuálně spouštět, neboť tyto makra se spouštějí předdefinovanou funkcí. Mezi tyto funkce patří například: otevřít program, zavřít program, uložit datový záznam, změnit datový záznam, pořídit nový datový záznam, tisk dokumentu apod. Dialogové makro spouští uživatel v programu nějakou klávesovou zkratkou nebo klávesou. Například po stisku klávesy F1 se změní v programu přehled zakázek barevné označení pole barva v záhlaví zakázky. Nebo dojde ke kontrole, popřípadě k doplnění některých polí v záhlaví zakázky, která jsou závislá na ostatních proměnných (středisko - > sklad, sklad - > hodnota volného pole). Závěr Jak vidíte, BMD je uživatelsky pružný nástroj, který Vám umožní individuální nastavení programu k Vaší plné spokojenosti! Strana 23

24 Workflow nástroj na řízení pracovních postupů v BMD Ing. Jiří Cenek., KIT s.r.o. (cenek@kit.cz) V každé organizaci existuje mnoho oblastí práce, kdy jednotlivé činnosti na sebe navazují a v řadě případů je provedení následné činnosti podmíněno nebo ovlivněno vykonáním činnosti předcházející. Typickým příkladem jsou pravidla pro oběh dokladů při schvalování přijatých faktur, kdy podle druhu a výše přijaté faktury musí proběhnout určitý předem definovaný postup schvalování. Tyto oblasti lze řídit a koordinovat různými způsoby. Tím základním je samozřejmě klasické papírové putování dokladu od evidence přijaté pošty přes schvalující pracovníky až do účtárny. Tento postup přináší dva zásadní problémy: 1. Nikdy nevíte, kde (u koho na stole) se dotyčný dokument právě nachází. 2. Běží čas u přijatých faktur běží splatnost. BMD Vám nabízí nástroj, který dokáže tyto pracovní procesy týkající se oběhu určitých dokladů nebo plnění postupu prací velmi efektivně podporovat. Tímto nástrojem je workflow. Nejvíce se využívá v oblasti kontroly přijatých faktur. Princip workflow je jednoduchý Podle pravidel pro schvalování faktur vytvoříte diagram znázorňující, jak má pohyb dokladu postupovat, včetně pravidel a příslušných osob. Dokument uložíte do archívu a místo papírové složky putující po podniku bude předáván pouze odkaz na archivovaný dokument s příslušným úkolem. V každém okamžiku je vidět, v jaké fázi se daná faktura nachází ( u koho leží na stole ). Lze vytvořit a používat libovolný počet postupů schvalování přijatých faktur a při pořizování faktury do systému určit, který u ní bude použit. Příklad: Faktury jsou do firmy přijaty administrativním pracovníkem a spolu se zapsáním základních informací vloženy do archívu. Následně je dostává ke kontrole pan Novák. Pokud je faktura do hodnoty ,- Kč, předává ji rovnou účetnímu. Když je částka faktury vyšší, musí ji schválit ještě ekonom firmy - pan Úředník. Pak se faktura dostane k panu účetnímu Nováčkovi. Ten zkontroluje její správnost ze svého hlediska, a pokud je vše v pořádku, proces schvalování končí. V opačném případě se faktura vrací zpět panu Novákovi s poznámkou, co u faktury není v pořádku a jak má dále postupovat. Tento postup zpracování promítnutý do diagramu workflow BMD vypadá takto: Strana 24

25 Jeho vytvoření je velmi jednoduché a intuitivní. BMD dovede zkontrolovat jeho formální správnost, aby diagram neobsahoval např. slepé odbočky. Schvalování faktury pak probíhá podle tohoto schématu. Pracovník, ke kterému se faktura v rámci schvalování dostala, najde ve svých úkolech nový úkol schválení faktury. V našem případě jde o fakturu na Kč, zaevidovanou pod číslem 43. Jako k prvnímu se pak doklad dostane k panu Novákovi. Tím, že pan Novák úkol spustí, dostane se do modulu kontroly přijatých faktur, kde uvidí zapsané údaje a náhled dokumentu. Pro schválení se mu otevře okno, kde může fakturu schválit, případně k ní doplnit poznámku. Strana 25

26 Tím fakturu posune do dalšího kroku, a protože částka byla menší než Kč, fakturu dostane ke schválení pan Nováček, kterému se povinnost schválení faktury objeví v úkolech. V přehledu workflow je v každém okamžiku vidět, kterými fázemi faktura již prošla a u koho se nachází. Toto řízení činností ve firmě podle předem definovaného postupu je velmi efektivní. Nepohybují se samotné prvotní doklady, ale pouze se předávají informace v rámci firmy. Nehrozí tedy ztráta nebo poškození dokladů a stále je k dispozici přehled, v jaké fázi se proces nachází. Obdobný princip je v BMD použit například také pro řízení kampaní, kdy proces v jednotlivých fázích generuje potřebné úkoly, propojuje kampaně s řadou dalších modulů (zápisy z porad, plánování kapacit), průběžně zobrazuje stav plnění termínů apod. Tato problematika je mnohonásobně složitější a bude obsahem některého z příštích čísel newsletteru. Strana 26