POVINNÉ PŘÍLOHY K ŽÁDOSTI O PLATBU V OPPI

Transkript

1 POVINNÉ PŘÍLOHY K ŽÁDOSTI O PLATBU V OPPI Povinné přílohy k Žádosti o platbu všech dotačních programů podpory: - kopie účetních dokladů a dokladů o úhradě - kopie kupních smluv a kopie smluv o dílo (s uvedeným prohlášením dodavatele o poskytnutí součinnosti kontrolním orgánům v případě kontroly dodavatelských činností v souvislosti s realizací projektu) - kopie objednávek - kopie dodacích listů - kopie smlouvy o bankovním účtu (pokud má projekt více etap a nedojde ke změně čísla účtu, je smlouva povinná pouze u první etapy) - originál Plné moci s úředně ověřeným podpisem za stranu zmocnitele (případně podpisy, jedná-li více osob současně) v případě, kdy ŽOPL nepodepisuje statutární zástupce v souladu s OR (plné moci k založení Master účtu a podání žádosti o dotaci ve znění formuláře CI se nevztahují na podání ŽOPL) Podpis zmocněnce, ověřený, nebo neověřený nemusí být v plné moci obsažen. Akceptace plné moci zmocněncem je potvrzena jejím předložením. Specifické přílohy k Žádosti o platbu pro jednotlivé programy: NEMOVITOSTI - doložení vlastnictví nemovitosti, pokud již nebylo doloženo dříve - kolaudační souhlas (případně povolení ke zkušebnímu provozu nebo předávací protokol stavby v případě, že nebylo potřeba vydávat stavební povolení; u Projektu projektová dokumentace je místo Kolaudačního souhlasu vyžadováno pravomocné stavební povolení) - usnesení zastupitelstva o dotaci (právní formy 325, 801 a 804) EKO-ENERGIE Povinné přílohy a všechny níže uvedené dokumenty ve dvou vyhotoveních: - dokument pro doložení termínu dokončení projektu (pokud není doložen dokladem o poslední úhradě): buď kolaudační souhlas, souhlas se zkušebním provozem nebo protokoly o převodu do dlouhodobého majetku firmy - Zpráva z výběrového řízení dle Pravidel pro výběr dodavatelů, případně dle Zákona o veřejných zakázkách ( 85), kompletní dokumentace k VŘ bez projektové dokumentace - Protokol o předání a převzetí díla, inventární karty majetku - doklad o pojištění předmětu projektu (u poslední platby) - fotografická dokumentace publicity realizovaného projektu (u poslední platby) - fotografická dokumentace u projektů z OZE štítku generátoru, aby byl doložitelný instalovaný výkon - při nákupu nemovitostí znalecký posudek ceny vypracovaný autorizovanou osobou - kopii první a poslední strany stavebního deníku, pokud byl veden 1

2 ICT V PODNICÍCH - kopie dodacích listů a protokoly o převzetí od dodavatelů a protokoly o převodu do dlouhodobého majetku firmy - kopie smlouvy k outsourcovaným činnostem / Kopie kupních smluv /, objednávky - informace a doklady o způsobu zadání veřejné zakázky a výběru nejvhodnější nabídky - zpráva z realizace MARKETING - kopie studie, průzkumu trhu, adresáře - letáky, katalogy a jiné tištěné propagační materiály - kopie inzerátu (včetně titulní strany časopisu), nosiče CD, DVD - printscreen reklamy na internetu - fotodokumentace propagačních materiálů (větší než A3) - fotodokumentace propagačních předmětů - fotodokumentace stánku, kopie zápisu do výstavního katalogu - v případě tvorby webových stránek čestné prohlášení o skutečnosti, že se jedná o nově vytvořené cizojazyčné stránky nikoli rekonstrukci (včetně adresy webových stránek a jazykové mutace) - povinná publicita má být v cizím jazyce kromě marketingových studií - dodací listy nejsou povinné - u výběrových řízení všechny nutné dokumenty PORADENSTVÍ - smlouva s poradcem - výstup projektu (studie) - výkaz práce/činnosti poradce - zpráva příjemce o poskytnuté poradenské službě - u výběrových řízení všechny nutné dokumenty ICT A STRATEGICKÉ SLUŽBY Stavební činnost - výpis z katastru nemovitostí - kopie kolaudačního protokolu/souhlasu, případně předávací protokol díla - kopie záznamu o převzetí stavby nebo její části v rozsahu etapy v souladu s Podmínkami k Rozhodnutí o udělení dotace - znalecký posudek pro stanovení ceny nakupovaného pozemku/stavby/budovy Osobní náklady - kopie mzdových listů pracovníků, kteří se podílejí na podpořeném projektu - kopie přehledu o vyměřovacích základech a pojistném - kopie výkazů pracovní činnosti zaměstnanců (time sheet, tabulka) s vyznačením podílu pracovní činnosti na podpořeném projektu a mimo tento projekt - kopie pracovních smluv - výkaz pracovní činnosti zaměstnanců (doporučené tabulky) - Čestné prohlášení o úhradě osobních nákladů a odvodu příslušné části ZP a SP za zaměstnance uplatňované v rámci projektu 2

3 Nákup majetku a služeb - kopie dodacích listů a protokoly o převzetí od dodavatelů a protokoly o převodu do dlouhodobého majetku firmy Doplňkové informace - kopie písemně vyjádřeného souhlasu s volným nakládáním s chráněnými právy duševního vlastnictví od nositelů těchto práv, pokud jsou tyto spojená s realizací projektu - kopie smluv s externími poradci - informace a doklady o způsobu zadání veřejné zakázky a výběru nejvhodnější nabídky - doklady prokazující splnění závazných ukazatelů (k datu splnění ZU) - zpráva o provedené práci/vypracované studii externím poradcem - kopie nájemní smlouvy s upřesněním podílu plochy určené pro projekt na celém pronajímaném prostoru - kopie smlouvy o přístupu k informačním a databázovým zdrojům - k výběrovým řízením: všechny přílohy dle Pravidel pro výběr dodavatelů: zadávací dokumentaci, vyhlášení inzerátu, zprávu z hodnocení nabídek, nabídky, korespondenci s uchazeči před a po zadání (pokud se uskutečnila), Žádost o doplnění údajů uchazečem, Rozhodnutí o zrušení soutěže, Smlouvu a text oznámení o výsledku řízení POTENCIÁL - výpis z katastru nemovitostí a snímek z katastrální mapy (obojí ne starším 3 měsíců), nejpozději k datu podání 1. Žádosti o platbu (často dodáno již k PŽ) a) v případě pořízení pozemků nebo budov b) v případě výstavby budovy nebo její rekonstrukce - kopie dodacích listů a protokoly o převzetí od dodavatelů (příp. licenční smlouvu u SW) - protokoly o převodu do dlouhodobého majetku firmy (= inventární karta, karta majetku) - podle zákona o účetnictví si účetní jednotka sama stanovuje výši v Kč pro zařazení do DHM/DNM - znalecký posudek pro stanovení ceny nakupovaného pozemku/stavby/budovy - kopie záznamu o převzetí stavby nebo její části v rozsahu etapy v souladu s Podmínkami, v případě, že se jedná o platbu, jejímž předmětem plnění je dílčí etapa - předepsané mzdové tabulky a kopie výkazů pracovní činnosti zaměstnanců (time - sheet) - kopie Přehledu o vyměřovacích základech a pojistném nebo kopie Mzdových listů zaměstnanců, kteří se přímo podílí na VaV činnosti v rámci projektu - kopie cestovních výkazů včetně zpráv o průběhu služební cesty - kopie pracovních smluv VaV zaměstnanců, ze kterých lze vyčíst, že se jedná o VaV pracovníka - kopie smluv s externími poradci nebo jiný smluvní vztah s externím poradcem (pokud již nebyla předána dříve) + stručná zpráva, co bylo předmětem služby, studie nebo analýzy (A4) - stavební deník (alespoň první 3 strany) - v případě výstavby budovy nebo její rekonstrukce - kolaudační souhlas nebo uvedení do zkušebního provozu (nejpozději k datu ukončení projektu) - v případě výstavby budovy nebo její rekonstrukce 3

4 - čestné prohlášení o úhradě osobních nákladů - nabídky, soupisy dodávek, protokoly apod. pokud jsou uvedeny na faktuře nebo objednávce - přílohy smluv, pokud je uvedeno, že jsou nedílnou součástí smlouvy - doložení splnění povinné publicity - všechny došlé nabídky, zadávací dokumentaci, zprávu z výběrového řízení, inzerát v OV, Oznámení o výsledku VŘ uchazečům atd. podle Pravidel pro výběr dodavatele v Podmínkách (dokumenty, které nelze vložit do e-accountu pod záložku "Výběrová řízení" zaslat nakopírované spolu s ŽOPL) INOVACE INOVAČNÍ PROJEKT - kopie dodacích listů, příp. protokoly o převzetí od dodavatelů a protokoly o převodu do dlouhodobého majetku firmy - doklady prokazující splnění závazných ukazatelů (k datu splnění ZU) - kopie kolaudačního souhlasu (v případě technického zhodnocení stavby a novostavby) - kopie stavebního povolení (v případě technického zhodnocení stavby a novostavby, pouze u 1. etapy, pokud nebylo dodáno dříve) - kopie mzdových listů - výkaz pracovní činnosti zaměstnanců (předepsané tabulky) není nutný vždy. Pokud se jedná o činnost zaměstnance rutinního charakteru a v daném období se opakuje - např. práce zedníků, asistentek, není nutné dokládat výkazy práce, ale pouze čestné prohlášení ve znění, které je uvedeno v předepsaných tabulkách na záložce Pokyny pro vyplnění v sloupci J. - rozpis mzdových nákladů (předepsané tabulky) - čestné prohlášení o úhradě osobních nákladů - dokumentace prokazující splnění publicity projektu (u závěrečné etapy) - dokumentace k výběrovým řízení vždy min. doložit všechny došlé nabídky, zadávací dokumentaci, inzerát a zprávu z výběrového řízení a u výběrových řízení vyhlášených po kompletní dokumentaci k výběrovým řízením dle bodu 33 Pravidel pro výběr dodavatele - kopie smluv včetně závazku dodavatele umožnit kontrolu - v případě nákupu know-how (patentů, licencí, atd.) je nutno doložit posudek soudního znalce (kopie) INOVACE PATENT - kopie potvrzení o zaplacení správního poplatku - kopie úředního věstníku se zveřejněnou přihláškou patentu povinné při ukončení první etapy (pokud je projekt na etapy dělen) u následujících druhů přihlášek: Přihláška vynálezu u ÚPV, Přihláška vynálezu do zahraničí, Přihláška Evropského patentu, Mezinárodní PCT přihláška vynálezu - potvrzení o/kopie udělení patentu, příp. potvrzení o/kopie zveřejnění ve věstníku povinné při ukončení druhé etapy (pokud je projekt na etapy dělen) a při ukončení projektu (pokud se projekt nedělí na etapy) u následujících druhů přihlášek: Přihláška vynálezu u ÚPV, Přihláška vynálezu do zahraničí, Přihláška Evropského patentu, Mezinárodní PCT přihláška vynálezu - kopie zápisu užitného vzoru do rejstříku povinné u Přihlášky užitného vzoru u ÚPV a Přihlášky užitného vzoru do zahraničí - potvrzení o/kopie zápisu průmyslového vzoru do rejstříku povinné u Přihlášky průmyslového vzoru do zahraničí 4

5 - potvrzení o/kopie zápisu ochranné známky do rejstříku povinné u Přihlášky ochranné známky do zahraničí - kopie smlouvy na překladatelské služby (nepovinné), kopie smlouvy s patentovým zástupcem (nepovinné) - dokumentace k výběrovým řízení vždy min. doložit všechny došlé nabídky, zadávací dokumentaci, inzerát a zprávu z výběrového řízení a u výběrových řízení vyhlášených po kompletní dokumentaci k výběrovým řízením dle bodu 33 Pravidel pro výběr dodavatele - kopie smluv včetně závazku dodavatele umožnit kontrolu ROZVOJ - kopie dodacího listu nebo protokolu o převzetí - kopie kolaudačního souhlasu (u stavebních úprav podléhající stavebnímu povolení); u drobných stavebních úprav (bez nutnosti kolaudace) předávací protokol o díle (týká se jen Výzvy I) - doklad o nabytí práv pokud je to relevantní (týká se softwaru a patentů) - doklad o zaúčtování pořízené technologie karta stroje relevantní stupni realizace projektu - zdůvodnění o nedočerpání dotace (pokud je relevantní) - informace a doklady o způsobu zadání výběrových řízení (zadávací dokumentace) a výběru nejvhodnější nabídky (kopie všech nabídek), zpráva z výběrového řízení - závěrečná technická zpráva včetně vyhodnocení splnění závazného ukazatele (pořízené technologie) - fotografická dokumentace o realizaci projektu včetně výrobních štítků pořízené technologie - fotografická dokumentace publicity realizovaného projektu - způsob účtovaní o projektu ŠKOLICÍ STŘEDISKA - v případě způsobilých výdajů jako např. nákup stavby, nákup pozemku, práva duševního vlastnictví (u tohoto způsobilého výdaje se jedná o nákupy jednotlivých položek v hodnotě vyšší než 500 tis. Kč) je přílohou ŽOPL znalecký posudek vypracovaný autorizovanou osobou způsobilou k vypracování takového posudku - kolaudační souhlas nejpozději k poslední platbě - v případě staveb nejpozději k první platbě stavební povolení či souhlas stavebního úřadu se stavbou - kopie smlouvy o pojištění stavby, majetku, podpořeného dotací (k poslední žádosti o platbu), nepovinné - fotodokumentace Školicího střediska a školicích pomůcek a publicity - karty majetku - dokumentace z výběrových řízení u zakázek nad 500 tis Kč dodat tyto doklady: kopii inzerátu, zadávací dokumentaci, všechny nabídky, zprávu z otevírání obálek (z VŘ), smlouvu s dodavatelem PROSPERITA - výpis z katastru nemovitostí a snímek z katastrální mapy (obojí ne starší 3 měsíců) - nejpozději k datu podání 1. Žádosti o platbu (často dodáno již k Plné žádosti) (v případě pořízení pozemků nebo budov, výstavby budovy nebo její rekonstrukce) 5

6 - kopie dodacích listů a protokoly o převzetí od dodavatelů a protokoly o převodu do dlouhodobého majetku firmy (inventární karty, karty majetku) - znalecký posudek pro stanovení ceny nakupovaného pozemku/stavby/budovy - kopie záznamu o převzetí stavby nebo její části - kopie výkazů pracovní činnosti zaměstnanců, pracovní smlouvy, kopie mzdových listů zaměstnanců, rozpis mzdových nákladů (pouze pro podporovanou aktivitu Zakládání a rozvoj sítí Business Angels) - čestné prohlášení o úhradě osobních nákladů - kopie cestovních příkazů včetně zpráv o průběhu služební cesty, kopie podpůrných dokladů, rozpis cestovních náhrad (předepsané tabulky) - kolaudační souhlas nebo uvedení do zkušebního provozu (v případě technického zhodnocení stavby a novostavby) - fotodokumentace (zejména pro prokázání splnění publicity) - přílohy smluv, pokud je uvedeno, že jsou nedílnou součástí smlouvy, včetně souhlasu s finanční kontrolou - všechny vhodné nabídky, zadávací dokumentaci, zprávu z výběrových řízení, inzerát v OV, oznámení o výsledku VŘ uchazečům atd. podle Pravidel pro výběr dodavatele v Podmínkách, popř. všechny vhodné nabídky a veškerou dokumentaci odpovídající Pravidlům pro výběr dodavatele pro případy postupu dle Zákona o veřejných zakázkách (dokumenty, které nelze vložit do e-accountu pod záložku "Výběrová řízení" zaslat nakopírované nebo nahrané na CD spolu s ŽOPL) - kopie smluv s externími poradci nebo jiný smluvní vztah s externím poradcem (pokud již nebyla předána dříve) + stručná zpráva, co bylo předmětem služby, studie nebo analýzy (A4) KLASTRY A TECHNOLOGICKÉ PLATFORMY - kopie výkazů pracovní činnosti zaměstnanců (time - sheet) a pracovní smlouvy - kopie přehledu o vyměřovacích základech a pojistném - kopie mzdových listů zaměstnanců - předepsané tabulky rozpis mzdových nákladů - čestné prohlášení o úhradě osobních nákladů - kopie cestovních výkazů včetně zpráv o průběhu služební cesty - kopie smluv s externími poradci nebo jiný smluvní vztah s externím poradcem (pokud již nebyla předána dříve), pokud byla smlouva sjednána - ostatní doklady a smlouvy, pokud se týkají doložení způsobilosti výdajů v programu Spolupráce - žadatel je povinen v případě vyžádání správcem programu předložit písemné výstupy z činnosti Klastru/Technologické platformy (studie, propagační materiály a jiné) - u výběrových řízení všechny nutné dokumenty 6