INSTALACE A POUŽÍVÁNÍ PROGRAMU EXWIN 7 NABÍDKA SOUBOR 13 NABÍDKA ÚETNICTVÍ 25 NABÍDKA KNIHY 76 NABÍDKA NÁSTROJE 150

Transkript

1 Ekonomický systém

2 !"#"$" 2

3 Struný obsah INSTALACE A POUŽÍVÁNÍ PROGRAMU EXWIN 7 NABÍDKA SOUBOR 13 NABÍDKA ÚETNICTVÍ 25 NABÍDKA KNIHY 76 NABÍDKA NÁSTROJE 150 3

4 Podrobný obsah STRUNÝ OBSAH 3 PODROBNÝ OBSAH 4 INSTALACE A POUŽÍVÁNÍ PROGRAMU EXWIN 7 INSTALACE 7 ODINSTALOVÁNÍ PROGRAMU 7 REGISTRACE PROGRAMU 8 EXWIN 2 VERZE EXPRESS 9 OKNO HESLO 10 ZAŠKRTÁVACÍ POLÍKO PÍSTUP 11 ZAŠKRTÁVACÍ POLÍKO PRÁVO ZMN 11 TLAÍTKO ZAVI / VSTUP 11 HLAVNÍ MENU 12 NABÍDKA SOUBOR 13 OKNO NOVÝ KLIENT 14 OKNO OTEVENÍ KLIENTA 15 OKNO SPRÁVCE 16 TABULKA PÍSTUPOVÝCH HESEL 16 OKNO SPRÁVCE KARTA SPRÁVA 17 TLAÍTKO VFP SIMULACE 17 OKNO SPRÁVCE KARTA ARCHIVACE 18 OKNO MOŽNOSTI 19 MOŽNOSTI - KARTA CELKOVÉ NASTAVENÍ 19 MOŽNOSTI - KARTA NASTAVENÍ KLIENTA 20 NABÍDKA ÚETNICTVÍ 25 ÚTOVÁNÍ 25 STRUKTURA ÚETNÍ VTY 26 ÚETNICTVÍ - ÚTOVÁNÍ 28 OPRAVY ÚETNÍCH VT 33 VÝPISY 36 ÍSELNÍKY 38 ÍSELNÍK ÚT 39 ÍSELNÍK STEDISEK 42 ÍSELNÍK AKCÍ 43 ÍSELNÍK SAZEB DPH 44 ÚTY PRO ÚTOVÁNÍ ZÁKLADU DPH 45 KURZOVNÍ LÍSTEK 46 ÍSELNÍK KONTAKT 48 POHYBOVNÍK 51 ÍSELNÍK POKLADNÍCH POZNÁMEK 53 4

5 ÍSELNÍK BANK 54 DAOVÁ ODPISOVÁ TABULKA 55 ODPISOVÉ PLÁNY 56 PÁROVÁNÍ FAKTUR A PLATEB 58 ÚETNÍ SESTAVY TISKY 60 RONÍ ZÁVRKA 64 TLAÍTKO UZAVENÍ VÝSLEDKOVÝCH ÚT 65 TLAÍTKO UZAVENÍ MAJETKOVÝCH ÚT 66 TLAÍTKO PEVOD ZISKU 67 TLAÍTKO UZAVÍT KLIENTA 68 TLAÍTKO NÁVRAT PED RONÍ ZÁVRKU 69 RONÍ ZÁVRKA - PENOS RONÍCH VÝSLEDK 70 TLAÍTKO ZALOŽIT KLIENTA 71 TLAÍTKO PROVE PENOS 72 NABÍDKA KNIHY 76 ÚTOVÁNÍ V KNIHÁCH 77 ÚTOVÁNÍ POHYBOVNÍKEM 77 ÚTOVÁNÍ ÚTOVACÍ TABULKOU 78 ÚTOVÁNÍ PEDDEFINOVANÝM ZPSOBEM JEDEN DOKLAD 80 HROMADNÉ ÚTOVÁNÍ FAKTURY A POKLADNA 81 HROMADNÉ ÚTOVÁNÍ BANKA 82 ÚTOVÁNÍ POÍZENÍM ÚETNÍ VTY V KNIHÁCH 83 OPRAVA ÚETNÍ VTY V KNIHÁCH 83 KNIHA VYDANÝCH FAKTUR 84 KNIHA VYDANÝCH FAKTUR MENU 90 KNIHA DOŠLÝCH FAKTUR 97 KNIHA DOŠLÝCH FAKTUR MENU 102 KNIHA OSTATNÍCH. ZÁVAZK A POHLEDÁVEK 108 KNIHA OSTATNÍCH ZÁVAZK A POHLEDÁVEK MENU 113 BANKA 117 BANKA MENU 120 POKLADNA 125 POKLADNA MENU 128 DLOUHODOBÝ MAJETEK 132 DLOUHODOBÝ MAJETEK MENU 143 VÝBR PODLE PODMÍNKY 146 NABÍDKA NÁSTROJE 150 KALKULAKA 150 KONTROLA DAT 151 INDEXACE 152 EXPORT A IMPORT DAT 153 EXPORT NA CENTRÁLNÍ POÍTA / IMPORT Z PERIFERNÍHO POÍTAE 153 KOPIE DLE VÝBRU 155 NATENÍ Z VÝBRU 156 ZÁLOHY / SPECIÁLNÍ INNOSTI 157 5

6 VÝKAZY A PÍDAVNÉ MODULY 161 VÝKAZY VOLBA DEFINOVATELNÉ VÝKAZY 161 ZÁPOTY ZÁVAZK A POHLEDÁVEK 165 OVLÁDÁNÍ PROGRAMU POMOCÍ HORKÝCH KLÁVES 167 6

7 Instalace Instalaci spustíte z instalaního CD pomocí programu SETUP.EXE. Klepnte na tlaítko Start ve spodní lište Windows, poté na možnost Spustit a do pedloženého okénka napište D:\setup.exe (za pedpokladu, že vaše CD mechanika se jmenuje D:, jinak napište její skuten piazení písmeno). Po spuštní instalaního programu postupujte podle pokyn. Ped vlastní instalací je nutno souhlasit s licenní smlouvou. Instalace nahraje všechny potebné soubory do pednastaveného adresáe (z dvod funknosti servisních balík je to adresá C:\znovu\ExWin2\) a vytvoí potebné zástupce. Zástupce programu ExWin umístí na Plochu. V nabídce Programy vytvoí novou složku ExWin 2, ze které je možno volat program ExWin, provést odinstalaci programu i volat další pomocné programy a zobrazit tento manuál (ve formátu PDF), jakož i další dokumentaci k programu. Odinstalování programu Systém ExWin 2 používá vlastní odinstalaní program. Ten lze spustit z nabídky Start Programy ExWin 2 Odinstalace. Odinstalaní program se zeptá, zda má opravdu odebrat systém ExWin 2 z vašeho poítae. Odpovíte-li ano, odinstalují se nejprve dodaten vytvoené soubory systému (vetn dat všech klient) a poté se spustí standardní odinstalaní program Windows (ten se znovu zeptá, zda má program odebrat i kdyby jste nyní odpovdli NE, nebude již program nadále funkní). 7

8 Registrace programu Program ExWin 2 ve verzi Standard je teba registrovat na každém poítai, na kterém je spuštn. Po nainstalování programu má uživatel 60 dn na zaregistrování. To, že program dosud není registrován, je oznámeno vždy po zadání hesla ke vstupu do programu. Pokud program nebude do 90 dn zaregistrován, zmní se program na verzi Express, ta však bude nadále pln funkní. Pokud provede registraci pozdji, opt se provede zmna na verzi Standard % " &! $!'()*+!!*,- " Pi registraci postupujte takto: V menu Soubor zvolte volbu Registrace. V prvním okénku nazvaném registraní kód je nkolik znak. Tuto sekvenci znak si pesn opište a zašlete ji firm Znovu s.r.o. Poté mžete okno registrace opt uzavít a dál pracovat s programem. Pokud zapomenete registraní kód, staí opt vstoupit do volby Registrace, zde je registraní kód stále zobrazen. Firma Znovu s.r.o. vám poté pidlí váš registraní klí. Ten zapište v okn registrace do okénka s názvem registraní klí a poté stisknte tlaítko Provést registraci. O úspšn provedené registraci budete informováni. Pokud se registrace nezdaí, pesvte se, že jste správn zadali registraní klí (jedná se pouze o velká písmena bez diakritiky). Pokud jste zadali klí správn a pesto se registrace nedaí, opište si znovu váš registraní kód a kontaktujte firmu Znovu.s.r.o. POZOR! V systému Windows XP m že registraci provést pouze uživatel poítae, který se pihlásil pod útem s právy administrátora. Uživateli s omezeným útem nebude registrace umožnna. 8

9 ExWin 2 verze Express Verze Express je funkn omezená verze programu Ewin 2. Nepodléhá registraci a není nijak asov omezená. Velikost soubor ani poty doklad nebo poty klient nejsou oproti verzi Standard nijak omezeny. Nkteré speciální funkce (napíklad penos dat do Excelu nebo naítání bankovních výpis ze systému Homebanking) však nejsou ve verzi Express pístupné. Z verze Express lze kdykoli pejít na verzi Standard bez nutnosti nové instalace programu. 9

10 Okno Heslo Pro vstup do programu nejprve nastavte kurzor do okénka pro zadání hesla (tak, že do nj klepnete myší). Pak zadejte své heslo (pozor rozlišují se velká a malá písmenka, také dejte pozor, abyste psali správn písmena s diakritikou). Poté stisknte ENTER. Pokud jste zadali heslo správn, zobrazí se vaše uživatelské jméno a v zaškrtávacích políkách nastavení vašich pístupových práv. Poté stisknte tlaítko "Vstup". Pokud jste nezadali heslo správn, zobrazí se hláška "Chybné heslo". Stisknte ENTER a zkuste zadat heslo znovu, nebo stisknte tlaítko "Zavít" pro ukonení programu. Po instalaci je heslo nastaveno prázdné (doporuujeme však poté njaké nastavit). 10

11 Zaškrtávací políko Pístup Pokud zadáte správné heslo, zobrazí se zde vaše pístupová práva. Pokud je políko ve sloupci Pístup zaškrtnuto, pak máte oprávnní vstoupit do vybraného subsystému programu ExWin. Zaškrtnuté políko znamená, že do vybraného subsystému mžete vstoupit a mžete v nm zobrazovat a tisknout data. Zda mžete data i poizovat a mnit, je ureno vedlejším zaškrtávacím políkem ve sloupci Právo zmn. Subsystémy programu ExWin jsou následující: Úetnictví - práce s úetní osnovou a úetním deníkem, tisky a výpisy úetních dat. KVF - kniha vydaných faktur. KDF - kniha došlých faktur OZP - kniha ostatních závazk a pohledávek Banka - bankovní výpisy, komunikace s bankou Pokladna - hotovostní doklady DM - dlouhodobý majetek Zaškrtávací políko Právo zmn Pokud zadáte správné heslo, zobrazí se zde vaše pístupová editovací práva. Pokud je políko ve sloupci Pístup zaškrtnuto, pak máte oprávnní vstoupit do vybraného subsystému programu ExWin. Zaškrtnuté políko znamená, že ve vybraného subsystému mžete data poizovat a mnit. Tlaítko Zavi / Vstup Pokud klepnete do tohoto tlaítka, je-li na nm nápis "Zavi", pak se ukoní program ExWin. Pokud jste však zadali správné pístupové heslo, zmnil se název tlaítka na "Vstup". Pak stisk tohoto tlaítka zave okno Heslo a zobrazí základní pracovní plochu programu ExWin. 11

12 Hlavní menu V horní ásti pracovní plochy programu ExWin je hlavní menu. Obsahuje tyto nabídky: Soubor Úetnictví Knihy Nástroje Help 12

13 ! Zde je nabídka základních inností se systémem ExWin. K dispozici jsou tyto volby: Otevít klienta - nabídne seznam existujících klient Zavít klienta - umožní zavít práv oteveného klienta a poté otevít jiného. Nový klient - umožní založit nového klienta, pokud chcete založit klienta jen pro útování dalšího období již existujícího klienta, nepoužívejte tuto volbu, ale použijte tlaítko "Penos roních dat" pímo z nabídky v klientovi. Vymazat klienta - nabídne seznam klient a umožní zcela zrušit vybraného klienta. Archiv prohlížení archivovaných klient Registrace Správce - nastavení hesel, pístupových práv, archivace klient Možnosti - nastavení možností programu ExWin. Pokud je práv oteven njaký klient, tak umožní i nastavit jeho základní vlastnosti - název klienta, délku útu, zda používá stediska, zadat ísla dležitých út, zvolit periodu odepisování dlouhodobého majetku atd. Konec - ukoní innost programu ExWin. Pokud je práv oteven njaký klient, tak jej naped uzave. 13

14 Okno Nový klient Tato volba slouží k založení zcela nového klienta (tedy nikoli dalšího úetního roku pro již stávajícího klienta to se provádí v roním penosu dat). Zde je teba zadat název klienta (doporuujeme název nebo zkrácený název firmy a rok úetního období), poté kalendání rok poátku úetního období a kalendání msíc prvního msíce úetního období. Napíklad je-li úetní období shodné s kalendáním rokem, zadejte letopoet a msíc 01, zaíná-li úetní období teba v dubnu, zadejte letopoet do kterého tento duben spadá a jako msíc uvete íslo 04. V políku pro výbr úetní osnovy zvolte jednu z možností: Osnova pro podnikatele Osnova pro neziskové organizace Prázdná úetní osnova Uložený vzor (tato možnost se zobrazí, pouze pokud njaké další vzory úetních osnov jsou v adresái ExWin/Osnovy). Vyberete-li možnost Uložené vzory (pokud ovšem njaké uložené vzory jsou dá se uložit úetní osnova libovolného jiného klienta jako vzor ve volb íselníky íselník út), pak se zobrazí další okénko s možností vybrat (klepnutím myší na název) uložený vzor úetní osnovy a ten naíst do nového klienta (souasn se nate i k nmu píslušný uložený íselník kód DPH). Nakonec stisknte tlaítko Založit klienta. Program založí adresá nového klienta a oznámí vám jeho pidlené íslo (toto íslo si pamatovat nemusíte, zobrazuje se vždy, když do klienta vstoupíte). Každý klient se založí se standardním nastavením. Mžete však ihned stisknout tlaítko Nastavit údaje o klientovi a provést potebná nastavení. Mžete tak uinit i kdykoli pozdji pomocí volby hlavního menu Soubor Možnosti karta Nastavení klienta. 14

15 Okno Otevení klienta Zde vyberte klienta, kterého chcete otevít. Buto vysvite jeho název a stisknte ENTER, nebo na nj kliknte myší, nebo napište íslo klienta a poté stisknte tlaítko Vybrat. Seznam klient je setídn podle názvu klient. 15

16 Okno Správce Pokud má uživatel nastaveno pístupové právo správce systému, mže vstoupit do tohoto okna, které je ureno pro správu hesel, nestandardní úpravy databází a archivaci klient. Tabulka pístupových hesel Zde je možné nadefinovat jednotlivé uživatele a pidlit jim píslušná oprávnní. V políku Heslo je desetiznakové heslo. Pozor - rozlišují se malá a velká písmena. V zadávání hesla pi vstupu do programu se heslo nezobrazuje. To nkdy iní potíže pi pepíná mezi anglickou a eskou klávesnicí, proto je vhodné v hesle nepoužívat písmena s diakritikou. Je zobrazena tabulka všech pístupových út a hesel v každém ádku je jeden pístupový úet. V prvním sloupci je heslo (je-li heslo zadáno jsou zde hvzdiky, pokud chcete heslo vidt, stisknte tlaítko Zobrazit hesla). Další sloupec uživatel je název útu uživatele. V dalších sloupcích jsou vidt pístupová práva uživatel. Poslední sloupec mže obsahovat jméno uživatele (toto jméno se napíklad použije pi vystavení faktury jako jméno lovka, který vystavil fakturu) Pokud chcete mnit nastavení práv uživatele nebo jeho heslo, stisknte tlaítko Upravovat, pak vyberte uživatele a použijte tlaítko Zmnit nebo Zrušit. Pro pidání nového uživatele použijte tlaítko Pidat. Tlaítko Zrušit umožní zrušit ádek o uživateli. Musí však být založen nejmén jeden uživatel s právy správce. Proto vám systém nedovolí zrušit poslední úet s oprávnními správce. Po stisknutí tlaítka se program ješt zeptá, zda má ádek opravdu zrušit. 16

17 Okno Správce karta Správa Na druhé kart je možno zadat internetovou adresu daového kalendáe. Ten lze v programu poté vyvolat ve speciálních innostech stiskem tlaítka Daový kalendá. Standardn je zde nastavena cesta k daovému kalendái na serveru firmy ZNOVU s.r.o. Je též možno povolit další spuštní programu ExWin (standardn lze program ExWin na témže poítai spustit jen jednou, pokud však odškrtnete políko Zakázat opakované spuštní, tak je možno tento program spustit libovolnkrát. Z bezpenostních dvod to však nedoporuujeme). Tlaítko VFP simulace Tlaítko oteve nové okno, které umožní pímo zadávat píkazy jazyka Visual FoxPro, pípadn prohlížet a editovat soubory. Tuto volbu ml používat jen programátor znalý jazyka VFP a rovnž znalý vnitní struktury databázového systému ExWin. V okamžiku stisknutí tlaítka nesmí být oteven žádný klient. Po ukonení VFP simulace je teba ped dalším používáním program ExWin nejprve ukonit a znovu spustit. 17

18 Okno Správce karta Archivace Zde je zobrazen seznam všech klient. V tabulce je možné vybrat klienta a stiskem tlaítka Archivovat lze pesunout celého klienta do archivu. Tím se uvolní místo v seznamu klient (maximální možný poet klient v tomto seznamu je 99). Nelze archivovat klienta, která má ješt v seznamu pedchozí úetní období. Napíklad, pokud jsou v seznamu klient uvedeni tito navazující klienti: První obchodní a.s První obchodní a.s První obchodní a.s První obchodní a.s Nelze provést archivaci První obchodní a.s. 2001, je nutno nejprve archivovat První obchodní a.s. 2000, teprve poté rok 2001 atd. Data v archivu lze normálním zpsobem prohlížet a tisknout sestavy, nelze je však mnit. 18

19 Okno Možnosti Zde lze zmnit nkteré parametry programu a to jak parametry spolené pro všechny klienty, tak parametry jednotlivých klient. Pro nastavení parametr klienta je nutné nejprve do konkrétního klienta vstoupit. Možnosti - karta Celkové nastavení Zde lze nastavit tyto možnosti: Používat monitorování systému - pokud je políko zaškrtnuté, evidují se zmny v systému, zejména chyby, ke kterým dojde. Mazat monitoring po dn - pokud se používá monitorování systému automaticky se v monitorovacím souboru odmazávají vty, které jsou starší než poet zadaných dn Zobrazovat krátkou nápovdu na modré lince v dolní ásti pracovní plochy Tlaítko Zmnit nastavení umožní opravovat nastavení Tlaítko Obnovit nastavení zruší práv provádné zmny a nastaví zpt pvodní nastavení Tlaítko Uložit nastavení uloží nastavení jako trvalé. Tlaítko Zobrazit monitorovací protokol klienta (je pístupné pouze tehdy, pokud je oteven njaký klient) oteve nové okno s protokolem o innosti programu (vetn záznamu o chybách) Tlaítko Zobrazit monitorovací protokol systému (je pístupné vždy) oteve nové okno s protokolem o innosti programu mimo práci s konkrétním klientem (vetn záznamu o chybách) 19

20 Možnosti - karta Nastavení klienta V tabulce Nastavit se vybere potebné nastavení a stiskem Enter (nebo dvojím klepnutím myši, pípadn stiskem tlaítka Zadat vybrané nastavení) se oteve okno s možnostmi nastavení. V horní ásti je popis daného nastavení, k emu slouží a jaké hodnoty je teba zadat. V dolní polovin okna jsou možnosti pro výbr nebo zadání potebných hodnot (napíklad název a adresa klienta, nebo zda je plátcem DPH apod.). Pípadné práv provedené zmny lze zrušit stiskem tlaítka Obnovit pvodní hodnoty. Pokud nevíte jakou hodnotu zadat, mžete stisknout tlaítko Nastavit obvyklé hodnoty. Pokud zmníte nastavení, uložte jej stiskem tlaítka Uložit nastavení. Pak je možno zadávání ukonit, nebo pejít na další pípadn i pedchozí nastavení. Pro každého klienta lze nastavit tyto údaje: Název klienta v seznamu klient Základní údaje o klientovi : o název o adresa o telefon o fax o o www - adresa webových stránek o IO a DI o spisové íslo (údaj pro fakturaci) o název banky o íslo útu, pokud má klient více bankovních út, zadejte sem ten, na který mají nejastji docházet platby vydaných faktur, ísla ostatních út o kód útu BIC o faktury vyizuje - údaj se tiskne na fakturu, pokud však je v definici útu uživatel uvedeno jeho jméno, dosazuje se na fakturu toto jméno. 20

21 Typ úetní osnovy lze zvolit nkterou z peddefinovaných osnov, nebo uloženou osnovu z jiného klienta (pokud již byly njaké osnovy uloženy v jiném klientovi ve volb Úetnictví - íselníky Úetní osnova. Vybrat úetní osnovu lze však pouze tehdy, pokud v klientovi ješt nebylo útováno. Zda je klient plátce DPH Poátení a konený msíc úetního období Používání nákladových stedisek. Pokud se nákladová stediska používají, zda se má kontrolovat, že u každého výsledkového útu je zadáno íslo stediska a zda se má kontrolovat, že i u každého majetkového útu je zadáno íslo stediska. Délka ísla stediska (3 nebo 7 znak) Délka ísla útu (5 nebo 6 íslic) Možnosti zmn v klientovi zda lze mnit vše, nebo jen úetní data, nebo jen data knih faktur, majetku, pokladna a banka. Zda poíta je centrální nebo periferní (nemá nic spoleného s lokální sítí, všechny poítae v síti mají být stejného typu - standardn centrální). Rozdlení na centrální a periferní poíta se používá v pípad, že na nkterých (obvykle vzdálených) poítaích se poizuje jen ást úetnictví, které je pak teba pipojit v centru k celkovému úetnictví. Z periferního na centrální poíta se pak penáší vždy jen nov poízené údaje. Po penosu pak již tyto údaje nelze na periferním poítai upravovat. Je tedy možné, aby na periferním poítai se poizovaly napíklad jen nkteré knihy, mže se tam ovšem poizovat vše. Syntetické úty, které program potebuje rozlišovat. Jde o úty: o Zálohy provozní (pijaté i vzdané), krátkodobý as dlouhodobý úvr, smnky - tyto úty jsou poteba, aby program dokázal odlišit vlastní zaútování faktury od zaútování platby. o Úet banka a pokladna program v útování automaticky dopluje analytiku útu podle ísla pokladny nebo bankovního útu. Potebuje však znát íslo syntetiky. o Úet DPH program dokáže automaticky generovat úetní vty o DPH, analytiku dosadí podle použitého kódu sazby DPH (viz íselníky DPH kódy), zde je poteba zadat syntetiku. o Úet odpis pi útování odpis se mže používat více út pro odpisy (u každého majetku je kolonka pro íslo útu odpis). Zde je poteba zadat spolená syntetika. Analytické úty, které program potebuje k automatickému útování. Jde o úty: o kurzovní rozdíly (zisk a ztráta) program dokáže automatiky doútovat kurzovní rozdíl u zaplacené faktury (pokud je faktura zcela zaplacena v cizí 21

22 mn, ale v K je rozdíl, tak tento rozdíl doútuje podle typu faktury a podle znaménka rozdílu jako kurzovní zisk nebo ztrátu). o analytika útu odbratelé a dodavatelé, která se použije, pokud se útuje faktura odbratele nebo dodavatele, který není uveden v íselníku kontakt, nebo který tam uveden je, ale nemá piazenu vlastní analytiku. Jedná se tedy o analytiku urenou pro nerozlišené odbratele nebo dodavatele (v íselníku kontakt mže mít každý kontakt vyplnnu vlastní analytiku útu odbratelé, dodavatelé, nebo oboje nebo žádnou). Definice pokladen, pípadn založení nové pokladny. Definice bankovních út, pípadn založení nového bankovního útu Perioda úetního odepisování dlouhodobého majetku (roní nebo msíní) Používání pohybovníku pro útování. Výbr Pedcházející klienta - obsahuje íslo klienta pro pedchozí úetní období (pokud existuje, jinak je zde 00) Výbr Následující klient - obsahuje íslo klienta pro následující úetní období (pokud existuje, jinak je zde 00) Sazby DPH Nastavení penosu dat pes Internet pomocí FTP. Zde nastavení potebných hodnot, a to: internetová adresa serveru FTP jméno uživatele serveru název adresáe klienta na FTP serveru pístupové heslo k serveru Adresu, jméno uživatele a heslo vám sdlí váš internetový provider. Adresá klienta je poteba na serveru vytvoit. Jeho jméno je libovolné, nesmí však obsahovat mezery. Nastavení údaj o Homebankingu Základní údaje pro vydané faktury jako standardní doba splatnosti, obvyklý konstantní symbol atd. Jak se mají kontrolovat ísla faktur mezi jednotlivými knihami. Tisková podoba vydaných faktur Podoba zálohové faktury (vystavovat s DPH nebo bez DPH) Nastavení podoby faktur odesílaných em Jak útovat základ DPH a DPH u faktur z EU 22

23 Zda se variabilní symbol píše vždy velkými písmeny a íslicemi, nebo zda jsou povoleny i malá písmena Zda se na pokladní doklady tiskne informaní cena v EUR Zda se používá jedna nebo dv ady doklad pro píjmy a výdaje z pokladny Zda se bude pi párování v bance a v pokladn penášet název odbratele nebo dodavatele ze spárované faktury do poznámky v bance (pípadn v pokladn) nebo do kolonky Plátce / píjemce (resp. Od / komu). V pokladn lze nastavit možnost zaokrouhlit celkovou ástku, pokud se poítá celková ástka vetn DPH z ástek bez DPH. Výpoet v tom pípad probíhá následovn: a) Nejprve se spote DPH z uvedeného základu a celková ástka nezaokrouhlená zvláš pro každou sazbu. b) Poté se zaokrouhlí celkové ástky za jednotlivé sazby (19%, 5% a bez DPH), podle zvoleného zpsobu (na padesátihalée nebo celé koruny). c) Poté je zptn vypotena DPH a základ DPH (ta se zaokrouhlí podle nastaveného zpsobu zaokrouhlování DPH v pokladn - viz výše, zpsob zaokrouhlení DPH však již nemá na celkovou ástku vliv). "./0*...', 1 2!! 3!$ )- ".7!)8)'." 9+.!87$87$!$+ K dispozici jsou tyto možnosti zaokrouhlení celkové ástky: o nezaokrouhlovat o zaokrouhlovat na padesátníky o zaokrouhlovat na celé koruny Pi zaokrouhlení na padesátníky se postupuje takto: Desetinná ást Zaokrouhleno na 0 až až až Jak zaokrouhlovat DPH v knihách. Lze vybrat ze dvou zpsob zaokrouhlování DPH: - nezaokrouhlovat (což vlastn fakticky znamená zaokrouhlit na halée) - zaokrouhlovat na desetihalée smrem nahoru V knize faktur pijatých, vydaných a v knize ostatních závazkù a pohledávek mže být zvolen jiný zpsob zaokrouhlování DPH než v knize pokladna. 23

24 Nastavení zaokrouhlovacího zbytku pro odepisování majetku. Pokud pi výpotu posledního úetního nebo speciálního odpisu se neodepíše majetek do nulové zstatkové ceny, ale na zstatkové cen zbude njaká malá hodnota (napíklad vinou zaokrouhlovacích chyb), pak tato hodnota mže být ješt zahrnuta do tohoto odpisu, pokud je menší nebo rovna než je zde zadaná hodnota. Standardn je nastavena hodnota K avšak mže být nastavena od 1.00 K do K. Hodnoty se nastavují zvláš pro úetní a speciální odpis. Zda se v knihách má používat plný formulá pro zadávání všech údaj nebo pouze zjednodušený formulá, kde jsou pouze údaje nutné pro útování. Povolení nebo zakázání zmn v íselníku kontakt bhem soubžného útování v loském i letošním klientovi u kontakt, které jsou v obou klientech (standardn jsou zmny povoleny). Zda se má pamatovat íslo naposled zadaného úetního dokladu pi útování. Barva pracovní plochy. Pokud klepnete na tlaítko Vybrat barvu ze seznamu, zobrazí se seznam základních barev. Pokud na nkterou klepnete a potvrdíte volbu stiskem tlaítka O.K., nastaví se tato barva. Pomocí tlaítka Definovat vlastní barvy mžete vybrat jakoukoli barvu. Zda se má íslo ádku bankovního výpisu ukládat do jeho zaútování v úetním deníku standardn nastaveno na Ano pouze z dvod kompatibility se starou verzí lze ukládání vypnout. Zda lze proplatit pouze k proplacení odsouhlasené pijaté faktury, nebo zda se systém povolování proplacení nepoužívá (standardn je povolování vypnuto) Používání systému Sklad surovin Používání systému Sklad výrobk 24

25 " Nabídka umožuje vstup do pracovních okem klienta urených pro práci s úetnictvím. Krom výbru z menu lze danou innost vyvolat i stiskem kláves uvedených v menu vedle innosti nebo stiskem tlaítka s ikonou patiné innosti pod hlavním menu (tlaítka jsou zobrazena pouze pokud je oteven njaký klient). Útování Útování znamená poizování vt úetního deníku. To je možné jednak pímo z hlavní nabídky pomocí tlaítka Poizování úetních vt, jednak v knihách, kde jsou k dispozici tyto základní možnosti útování: útovací tabulkou jedním peddefinovaným zpsobem (jeden doklad) jedním peddefinovaným zpsobem (hromadné útování) pímým zapsáním úetní vty pohybovníkem (tento zpsob je standardn vypnut zapnout jeho používání lze ve volb Soubor Možnosti Nastavení klienta) Krom tchto základních zpsob je k dispozici ješt automatické útování kurzovních rozdíl v Knize vydaných faktur, útování leasingu v Knize ostatních závazk a pohledávek a speciální útovací tabulka v knize Pokladna. 25

26 Struktura úetní vty V systému ExWin se používá struktura, kdy jedna úetní vta se skládá z dvou vt databázových. První ást úetní vty (první databázová vta) obsahuje údaje vztahující se k první mu útu úetní souvztažnosti, druhá ást pak údaje vztahující se k druhému útu souvztažnosti. Krom toho jsou zde údaje shodné v obou ástech vty (íslo úetního dokladu a úetní období, ástka K, ástka cizí mny, zkratka cizí mny). Ke každému z obou út úetní souvztažnosti se tak mže piadit vlastní poznámka, íslo prvotního dokladu, íslo stediska, íslo akce a kód DPH. V každé polovin vty je však i údaj o souvztažném útu a stran souvztažného útu, takže vlastn každá plka vty si nese v sob údaj o celé úetní souvztažnosti. Napíklad pokud se útuje úet Má dáti proti útu Dal, pak v první ásti vty jsou uvedeny tyto údaje: Úet Strana M Úet souvztažný Strana souvztažná D Zatímco v druhé ásti téže úetní vty jsou uvedeny údaje: Úet Strana D Úet souvztažný Strana souvztažná M Údaje o útech a stranách jsou zde tedy uvedeny jakoby kížem. To je dobré jednak pro kontrolu a navíc, pokud nepotebujeme na výpise všechny údaje o celé úetní vt, ale staí údaje o úetní souvztažnosti, vystaíme s první ástí úetní vty. To se dá využít napíklad v individuálním výpisu z úetního deníku pi penosu dat (do textového souboru nebo do MS Excel), kdy penesením jen první ásti vty snížíme rozsah penášených dat. 26

27 V každé p lce úetní vty se evidují tyto údaje: Úetní období (den úetního pípadu formou RRMMDD). íslo úetního dokladu. Evidenní íslo pro rozlišení skupin nebo typu deníkových vt. Úet Strana útu íslo stediska íslo akce (projektu, zakázky apod.) Poznámka Faktura. Interní íslo faktury Variabilní symbol íslo pokladního dokladu nebo bankovního výpisu Kód DPH Zkratka cizí mny, je-li vta v cizí mn ástka K (kladná nebo záporná, v obou ástech vty je stejná) ástka cizí mny (kladná nebo záporná, v obou ástech vty je stejná) Úet souvztažný Strana souvztažná Datum poízení vty (poítaové datum) Kód toho, kdo vtu poizoval (ve výpisu se nezobrazuje) Poadí vty (ve výpisu se nezobrazuje). Jde o íslo s jedním desetinným místem. Ob ásti vty mají stejné íslo ped desetinnou tekou, ale první vta má za desetinnou tekou nulu, druhá vta má za desetinnou tekou jedniku. 27

28 Úetnictví - útování Volba umožuje pímé útování do deníku. Po otevení okna zadejte íslo úetního dokladu - nejedná se o íslo prvotního dokladu (faktury, bankovního výpisu atd.) ale o íslo, kterým se dají oznait úetní vty, které k sob logicky patí, napíklad doklady z uritého msíce, nebo doklady týkající se vydaných nebo pijatých faktur atd. Njaké íslo musíte zadat, ale je možné používat jedno íslo i pro celý úetní deník. Pokud místo zadání ísla dokladu klepnete do tlaítka Doklady, zobrazí se okno, kde je jednak seznam již vytvoených doklad a rovnž seznam doklad, které byly uloženy jako vzory. Pokud vyberete již existující doklad, tak ten se celý nate do poizovací tabulky, pokud vyberete nkterý uložený vzor, budete mu ješt muset piadit nové íslo a rovnž mžete vybrat, které hodnoty se z uloženého vzoru mají do nového dokladu penést, pípadn paušáln pepsat nkteré údaje (poznámka, íslo stediska, íslo akce, variabilní symbol) Po zadání ísla dokladu se zobrazí zadávací tabulka. Ukazují se tyi úetní vty, zapisovat novou vtu (nebo opravovat) lze jen v posledním tvrtém ádku. Pokud chcete pejít na jinou úetní vtu v rámci dokladu, stisknte bu tlaítka Nahoru nebo Dol nebo v okénku pro zadání období stisknte šipku nahoru nebo dolu. Pokud jsou okénka ve tvrtém ádku vybarvena bíle, znamená to, že tuto úetní vtu mžete opravovat (lze opravovat pouze nov pidané úetní vty, ty staré mžete zde jen prohlížet pro jejich opravu je nutné použít volbu Opravy, nikoli Poizování). Pokud vtu chcete opravovat, pak v okénku pro zadání období stisknte ENTER. Pokud si to bhem oprav rozmyslíte, stisknte klávesu Escape a opravy se zruší (vta se nezmní). Pokud naopak chcete opravenou vtu uložit, proklepejte všechna okénka klávesou ENTER. 28

29 Pi poizování nové vty postupujte takto: 1. nejprve zadejte úetní období formou RRMMDD. Pokud ovšem pedchozí vta obsahovala zaútování základu DPH (a má vyplnn kód DPH), pak lze stiskem mezerníku vygenerovat úetní vtu o DPH.. 2. Pokud jste v pedchozí vt zaútovali vtu o základu DPH (a zadali jste kód sazby DPH), mžete nyní stisknout mezerník a to vygeneruje vtu o DPH. Úet se pitom dosadí podle nastavení tabulky kód DPH (viz íselníky kódy DPH). ástka se spote automaticky, pokud je teba zaútovat jinou ástku je samozejm možno ji pepsat, stejn jako jakýkoli údaj ve vygenerované vt 3. zadejte íslo prvního útu. Pokud stisknete ENTER na prázdné okénko, penese se íslo z pedchozí vty. Pokud napíšete íslo kratší než na kolik íslic jsou úty, bude íslo doplnno nulami (zadáte-li 211, doplní se pi ptimístné úetní osnov na 21100). Mžete stisknout klávesu F3 a vybrat úet (pípadn založit nový). Totéž lze uinit po dvojím poklepání myší. Pi zobrazení íselníku út lze potebný úet nejrychleji nalézt tak, že se voln na klávesnici napíše íslo útu na jednu, dv nebo ti první íslice. Hledané íslo se tedy jen voln vyuká na klávesnici, aniž by se zapisovalo do njakého okénka.) 4. zadejte stranu u prvního útu. Stranu mžete mnit stiskem kláves M a D a stiskem mezerníku. 5. zadejte íslo stediska (pokud je používáte). F3 nebo dvojí poklepání myší opt zobrazí íselník stedisek (pípadn umožní nové stedisko založit). Stisk * (hvzdiky) penese íslo stediska z pedchozí úetní vty. 6. zadejte íslo akce. Neznáte-li je, opt mžete použít klávesu F3 nebo dvojí poklepání myší. Stisk * (hvzdiky) penese íslo akce z pedchozí úetní vty. 7. zadejte poznámku (17 znak). Stisk * (hvzdiky) penese poznámku z pedchozí úetní vty. 8. zadejte íslo faktury, variabilní symbol nebo íslo (do okénka íslo se zapisuje bu íslo pokladního dokladu nebo íslo bankovního výpisu). Mezi zobrazením faktury, variabilního symbolu a ísla se pepíná stiskem klávesy Tabelátor (plstí pouze pro úetní vtu, ve které jste) nebo stiskem tlaítek Faktura, Variab nebo íslo, která jsou umístna u horní lišty okna. Stisk tchto tlaítek zmní zobrazení u všech tyech práv zobrazených úetních vt, tedy celý sloupeek. 9. zadejte kód DPH, pokud jste plátci DPH a pokud se úetní vta týká DPH (základu nebo vlastní dan). Stisk klávesy F3 nebo poklepání myší opt zobrazí íselník sazeb DPH. 10. zadejte zkratku cizí mny, pokud je úetní vta v cizí mn. Rovnž je možné stisknout hvzdiku a vyvolat kurzovní lístek. Zde je pak možné vyhledat kurz 29