Evidence a zveřejňování závěrečných prací

Transkript

1 Evidence a zveřejňování závěrečných prací Tento materiál vychází z Opatření rektora č. 6/2010 a je vydáván dle čl. 15 odst. 1 tohoto opatření. Základní informace a právní základ Za závěrečné práce se pro účely tohoto materiálu považují práce obhajované v souvislosti se získáním titulu v bakalářském, magisterském či doktorském studiu bo v rámci rigorózního řízení. Ročníkové či seminární práce, projekty či překlady se za závěrečné práce považují. Tento materiál se týká habilitačních prací. Studenti jsou dle čl. 18a Studijního a zkušebního řádu UK (dále jen SZŘ UK ) a dle čl. 6a Rigorózního řádu UK (dále jen RŘ UK ), platných od akademického roku 2005/2006, povinni od 1. ledna 2006 odevzdávat závěrečné práce k obhajobě též v elektronické podobě a jednotlivé fakulty jsou povinny tyto elektronické podoby prací uchovávat za účelem jejich zveřejnění. Podrobnosti o zpřístupnění prací v elektronické podobě se stanoví Opatřením rektora č. 6/2010. Uchovávání a zveřejňování elektronické podoby prací odevzdaných k obhajobě do 31. prosince 2005 bylo povinné. Povinnost zveřejňování závěrečných prací vyplývá z 47b zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, v platném znění: Zveřejňování závěrečných prací 47b (1) Vysoká škola výdělečně zveřejňuje disertační, diplomové, bakalářské a rigorózní práce, u kterých proběhla obhajoba, včetně posudků opontů a výsledku obhajoby prostřednictvím databáze kvalifikačních prací, kterou spravuje. Způsob zveřejnění stanoví vnitřní předpis vysoké školy. (2) Disertační, diplomové, bakalářské a rigorózní práce odevzdané uchazečem k obhajobě musí být též jméně pět pracovních dnů před konáním obhajoby zveřejněny k nahlížení veřejnosti v místě určeném vnitřním předpisem vysoké školy bo ní-li tak určeno, v místě pracoviště vysoké školy, kde se má konat obhajoba práce. Každý si může ze zveřejněné práce pořizovat na své náklady výpisy, opisy bo rozmnoženiny. (3) Platí, že odevzdáním práce autor souhlasí se zveřejněním své práce podle tohoto zákona, bez ohledu na výsledek obhajoby. Doposud bylo zveřejňování prací na UK řešeno prostřednictvím tzv. věcné databáze kvalifikačních prací, tj. zpravidla v knihovně fakulty. Toto řešení však již dále ní možné považovat za postačující. Členění závěrečných prací z časového hlediska Z časového hlediska závěrečné práce dělíme do tří skupin: 1. práce odevzdávané k obhajobě počínaje (tzv. nové práce ), 2. práce odevzdané k obhajobě od do (tzv. starší práce ), 3. práce odevzdané k obhajobě před (tzv. práce před rokem 2006 ). Zpřístupňování prací Zveřejňování závěrečných prací je zajišťováno digitálním repozitářem UK (dále jen repozitář ), který je technicky řešen systémem DigiTool. Práce odevzdávané k obhajobě od (skupiny 1 a 2) Jak bylo uvedeno výše, povinnost zveřejňování závěrečných prací vyplývá z 47b zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, v platném znění. Postup jejich zveřejňování je konkretizován čl. 18a SZŘ UK a čl. 6a RŘ UK. Podrobnosti ke zveřejňování závěrečných prací jsou upraveny Opatřením rektora č. 6/ Podle 47b zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, v platném znění, autor práce jejím odevzdáním souhlasí se zveřejněním práce. V případě, že práce obsahuje údaje, které lze na intertu zveřejnit, extrahované do přílohy práce (viz Opatření rektora č. 6/2010, čl. 9 odst. 1), bude příloha práce vyloučena ze zveřejnění. Návrh na vyloučení příloh práce ze zveřejnění se podává prostřednictvím IS Studium. Tento návrh může podat student při odevzdání práce v systému bo Compiled :40:39 by Document Globe 1

2 vedoucí práce/školitel, a to do termínu stanoveného opatřením děkana. Děkan (proděkan) fakulty takový návrh posoudí a oprávněná osoba za fakultu výsledek posouzení zaznamená v systému (viz kapitola Popis procesu zpracování práce, od jejího zadání až po zveřejnění, krok 20). V případech, kdy by zveřejněním práce na intertu došlo k porušení právních předpisů bo smluvních závazků UK abo v případě důvodů hodných zvláštního zřetele 1 bude text práce, včetně jejích příloh, vyloučen ze zveřejnění. Návrh na vyloučení práce ze zveřejnění podává vedoucí práce/školitel vyznačením do IS Studium a musí jej doprovodit zdůvodněním, proč práce může být zveřejněna. Návrh může být podán kdykoliv po vypsání tématu práce, jpozději však do pěti dnů po odevzdání práce studentem. Návrhy na zveřejnění práce předává děkan (proděkan) fakulty, s uvedením názvu práce, autora práce a zdůvodnění, proč práce může být zveřejněna, bezprostředně po jejich obdržení rektorovi prostřednictvím Odboru pro studium a záležitosti studentů RUK. V případě, že rektor předložený návrh posoudí kladně, zajistí RUK, resp. ÚVT UK, označení práce za veřejnou a vlastní text práce a její přílohy budou takto vyloučeny ze zveřejnění. Toto posouzení se vztahuje na zveřejnění dalších údajů o práci, včetně jejího abstraktu a posudků (ty jsou zveřejněny vždy). V případě, kdy elektronická podoba práce ní zveřejněna, bude v repozitáři uvedeno, že plný text práce je zpřístupněn v knihovně fakulty, stanoví-li právní předpis jinak. Práce odevzdané před (skupina 3) Pro zveřejnění práce odevzdané k obhajobě před je třeba souhlas studenta s jejím zveřejněním v elektronické podobě. Fakulty mají povinnost elektronickou podobu těchto prací zveřejňovat, za případné zveřejnění těchto prací sou odpovědnost fakulty. Postup evidence a zveřejňování nových prací (skupina 1) Počínaje bude elektronická podoba prací povinně ukládána výhradně prostřednictvím systému IS Studium, a to prostřednictvím webového modulu Témata prací (výběr práce) pro studenty a prostřednictvím webového modulu Vypisování témat prací pro pracovníky fakulty. Práce, které budou od ukládány prostřednictvím IS Studium, budou pravidelně replikovány do repozitáře tak, aby mohlo být zajištěno jejich zveřejnění repozitářem, jak je uvedeno výše. Popis procesu zpracování práce, od jejího zadání až po zveřejnění Níže uvedený přehled obsahuje ilustrativní seznam kroků, které probíhají od vypsání tématu práce až do zveřejnění vlastní práce. Pořadí jednotlivých kroků může být na některých fakultách odlišné s tím, že některé z uvedených kroků ani musí být na fakultě realizovány Vypsání témat prací fakultou (katedrami či vedoucími/školiteli) Případné podání návrhu vedoucím/školitelem na zveřejnění práce (viz kapitola Zpřístupňování prací ). 3. Posouzení případného návrhu vedoucího/školitele na zveřejnění výsledků práce rektorem. 4. Přihlášení zájemců k tématu práce (přihlašují se sami studenti bo jsou přihlašováni pracovníkem katedry či vedoucím/školitelem). 5. Závazné potvrzení přidělení práce vedoucím práce/školitelem bo referentem studijního oddělení (ve webovém modulu bo v programu Student). 6. Úprava atributů práce (viz kapitola Povinné údaje o práci níže). 7. Uložení anotací vedoucím práce/školitelem (anotaci ukládá vedoucí/školitel bo student) Ukládání souborů práce studentem (text práce, přílohy, abstrakty, anotace, cizojazyčné verze dokumentů 5 ). 9. Ukládání výstupů práce pracovníky fakulty v zastoupení za studenta (tato možnost bude používána zejména u starších prací, tj. ze skupiny 2, doplňovaných zpětně, ale lze ji ve výjimečných případech, ze závažných zdravotních důvodů na straně studenta, použít i pro nové práce). 10.Možnost náhledu na práci uloženou studentem v systému (v kroku 8 procesu) do doby oficiálního odevzdání práce ze strany studenta (krok 11 procesu) slouží jako jeden z možných nástrojů pro komunikaci mezi studentem a vedoucím práce/školitelem (do aktu odevzdání práce a potvrzení její úplnosti je možné soubory práce mazat, měnit a nahrávat nové verze). 11. Odevzdání práce v elektronické podobě studentem student zkontroluje dosud nahrané soubory a popisné údaje k práci a odkliknutím příslušného tlačítka v aplikaci potvrdí správnost a úplnost vložených souborů a jejich soulad s odevzdanou listinnou podobou práce. Současně s tím student vysloví svůj souhlas bo souhlas s trvalým uložením práce v systému Theses.cz pro odhalování plagiátů (informace o vyslovení tohoto souhlasu/souhlasu 1 Např. ohrožení veřejného zájmu, ohrožení bezpečnosti státu bo závažné hospodářské škody. 2 V případě prací studentů studujících v rámci studijních programů typu Joint Degree, Double Degree a Multiple Degree, kdy student může obhajovat práci na jiné vysoké škole, je smluvní povinností těchto škol dodat UK text práce tak, aby mohla provést jeho zveřejnění. 3 V případě disertačních a rigorózních prací zpravidla před oficiálním vypsáním tématu práce školitelem probíhá dohoda studenta, resp. účastníka rigorózního řízení, se školitelem na tématu práce. 4 Anotace je stručný popis předpokládaného obsahu práce zpracovávaný při zadávání práce. 5 Abstrakt v anglickém jazyce, resp. v jazyce, v němž je uskutečňován studijní program, ve kterém je student zapsán (dle čl. 18a odst. 9 SZŘ UK); v případě rigorózních prací v anglickém jazyce (dle čl. 6a odst. 9 RŘ UK). Compiled :40:39 by Document Globe 2

3 bude studentovi v IS Studium následně zobrazena). Po odevzdání práce může student soubory dále měnit, u popisných údajů může měnit pouze vybrané údaje, které fakulta nastaví v konfiguraci modulu. Za správnost a úplnost odevzdané elektronické verze práce a její přílohy a soulad (zejména obsahový) této verze s její listinnou podobou odpovídá student. 12.Odevzdání tištěné verze práce ze strany studenta. 13.Možnost studenta bo vedoucího/školitele podat návrh na vyloučení přílohy práce ze zveřejnění. 14.Fakultou provedená kontrola úplnosti elektronických a písemných podkladů dodaných studentem. 15. Potvrzení přihlášení studenta k obhajobě práce (termín, způsob a podmínky podání přihlášky k obhajobě a další náležitosti stanoví opatření děkana fakulty) jde o závěrečnou kontrolu, že student splnil všechny podmínky pro připuštění k obhajobě. 16.Možnost vedoucího/školitele dodatečně podat návrh na zveřejnění práce (viz kapitola Zpřístupňování prací ). 17.Možnost vedoucího/školitele podat návrh na prodloužení termínu pro zveřejnění práce. 18. Zpřístupnění práce k nahlížení veřejnosti podle čl. 18a bod 1 SZŘ UK, jméně pět pracovních dní před konáním obhajoby, a to v místě určeném opatřením děkana fakulty, na které se obhajoba koná. 19. Ukládání posudků vedoucího/školitele a opontů (posudky budou tímto způsobem v termínu stanoveném vnitřními předpisy fakulty zpřístupněny studentovi, aby se student mohl na obhajobu řádně připravit) ukládání provádí vedoucí/školitel a oponti sami bo v zastoupení pracovníkem fakulty (např. sekretářka katedry). 20. Posouzení případných návrhů na zveřejnění příloh prací děkam (proděkam) a zaevidování výsledků tohoto posouzení do systému k dotčeným přílohám oprávněnou osobou. 21.Obhajoba práce. 22. Zaevidování výsledku obhajoby u dané práce v systému u odpovídající studijní povinnosti (tj. u záznamu o příslušné části státní zkoušky) v programu Student referentem studijního oddělení. 23.Případné vložení souboru s erraty k práci studentem. 24. Posouzení případných návrhů na prodloužení lhůty pro zveřejnění práce děkam a zaevidování výsledků tohoto posouzení do systému k dotčeným pracím oprávněnou osobou. 25. Posouzení případných dodatečně podaných návrhů vedoucích/školitelů na zveřejnění práce (viz bod 16) rektorem a zaznamenání výsledků tohoto posouzení do IS Studium. 26. Finalizace práce oprávněnou osobou na katedře či fakultě, tj. kontrola úplnosti všech údajů včetně přiložených souborů u dané práce pro její zveřejnění, a potvrzení možnosti exportovat práci do repozitáře (při finalizaci je třeba provést kontrolu přítomnosti všech povinných i povinných údajů k práci a úplnost souborů přiložených k práci studentem a pracovníky fakulty; finalizací se práce uzamyká pro další úpravy). 27. Hromadný automatizovaný export finalizovaných prací do repozitáře a do knihovního systému Aleph 6. Exporty budou prováděny zpravidla jednou denně v nočních hodinách (pouze zpočátku provozu bude frekvence exportů nižší pro možnost zvýšených kontrol a dohledu). 28. Doplnění dalších popisných atributů k záznamu o práci v systému Aleph (vlastní záznam o práci bude vytvořen importem). 29. V případě úspěšné obhajoby eventuální opakování obhajoby či přidělení nového tématu práce toto je řešeno vždy založením nové práce a uložením nových souborů a popisných údajů (pro tento úkon lze využít možnost vytvoření práce formou kopie); jednou obhajovanou práci lze odfinalizovat a takto použít pro další obhajobu. V IS Studium bude evidováno propojení těchto prací, z něhož bude zřejmé pořadí obhajob a jednotlivých verzí práce. Lhůta pro zveřejnění práce Ke zveřejnění práce dojde po finalizaci záznamu o práci v IS Studium automaticky po uplynutí stanovené lhůty. Tato lhůta činí implicitně 21 kalendářní den ode d obhajoby práce. Vedoucí práce/školitel může v případě konkrétní práce požádat o prodloužení termínu pro zveřejnění této práce, a to až na 548 kalendářních dnů. Tuto možnost lze využít zejména v případech, kdy je součástí práce člák či kapitola knihy, která je připravena k publikaci vydavatelstvím či jinou třetí stranou. Tuto žádost posuzuje děkan (proděkan), oprávněná osoba za fakultu výsledek posouzení zaznamená do IS Studium. V takovém případě budou do repozitáře a do knihovního systému Aleph exportovány po uplynutí 21tidenní lhůty pouze ostatní údaje o práci, nikoliv vlastní text práce a jejích příloh, text práce a přílohy budou do repozitáře dodány po uplynutí prodloužené lhůty. Fakulta se také může rozhodnout pro plošné prodloužení lhůty na zveřejnění práce, a to až na 60 kalendářních dnů. I v tomto případě platí, že do repozitáře a do knihovního systému Aleph budou ostatní údaje o práci exportovány po uplynutí 21tidenní lhůty, vlastní text práce a jejích příloh budou do repozitáře dodány po uplynutí prodloužené lhůty. Nastavením lhůty na 21 kalendářní den jsou však splněna ustanovení čl. 18a odst. 6 SZŘ UK, resp. čl. 6a odst. 6 RŘ UK, a fakulta pak ní povinna zpřístupnit práci a údaje dle čl. 18a odst. 5 SZŘ UK, resp. údaje dle čl. 6a odst. 5 RŘ UK (posudky a výsledek obhajoby), prostřednictvím tzv. věcné databáze, tj. zpravidla v knihovně fakulty. Specifika rigorózního řízení Rigorózní práce musejí mít vedoucího. V případě rigorózních prací bude tedy uvedení vedoucího i jeho posudku povinné. 6 Nové práce bude možné vkládat ručně do systému Aleph, aby tím vznikaly v systému Aleph duplicity. Compiled :40:39 by Document Globe 3

4 Uznávání prací Uznání práce je možné výhradně v případech, kdy toto umožňují univerzitní předpisy, a to: a. uznání diplomové práce jako rigorózní, b. uznání disertační práce jako rigorózní. Jiné případy uznávání prací ž výše uvedené jsou vyloučeny. V případě uznání práce je třeba v IS Studium vždy založit nový záznam o práci, nové údaje o studijní povinnosti a o obhajobě (datem obhajoby je v tomto případě datum rozhodnutí o uznání práce). Příslušné soubory týkající se práce musí být rovněž přiloženy k oběma záznamům o práci (k původnímu i k záznamu o uznané práci). V případě uznání práce ní třeba znovu vkládat posudky vedoucích a opontů. Kontrola podobnosti prací a projekt Theses.cz Koncem roku 2010 bude do procesu odevzdávání závěrečných prací začleněna také kontrola podobnosti textu práce oproti databázi vzniklé a udržované v rámci meziuniverzitního projektu Theses.cz. Provádění této kontroly bude možné ve dvou režimech: 1. kontrola načisto jde o možnost (nikoli povinnost) pro vedoucího/školitele, resp. studenta, zkontrolovat si kdykoliv v průběhu zpracování práce část práce proti databázi prací vytvořené v projektu Theses.cz, 2. kontrola po odevzdání a před vlastní obhajobou práce fakulta si bude moci v IS Studium nastavit, zda práce odevzdávané na fakultě mají být kontrolovány. Pokud fakulta příslušný parametr nastaví, bude práce předána ke kontrole automaticky 7 po odevzdání práce a výsledky kontroly budou v IS Studium přístupné studentovi (řešiteli), vedoucímu/školiteli a opontům práce. Kontrolovány budou práce, které mají být zveřejněny, ani práce, jejichž zveřejnění je odloženo. Kromě toho opont bude mít v systému možnost požádat o provedení kontroly na plagiáty i v případě, že fakulta příslušný parametr nastavila. Výsledky této kontroly na vyžádání budou v IS Studium rovněž přístupné studentovi (řešiteli), vedoucímu/školiteli a opontům práce. Uživatelé a jejich typické činnosti Typ uživatele Typické činnosti Student (řešitel) přihlašuje se k vypsaným tématům prací, po potvrzení přihlášení k práci fakultou upravuje vybrané údaje o práci, ukládá soubory práce, anotace, abstrakty, přílohy práce, a to jako mezivýsledky práce pro možnost konzultace s vedoucím práce/školitelem a na závěr jako podklad pro obhajobu, před odevzdáním kontroluje správnost údajů o práci a správnost a úplnost vložených souborů, včetně shody elektronické verze s listinnou verzí práce připravenou k odevzdání, může podat návrh na veřejnost přílohy práce, může provést kontrolu rozpracované práce na plagiáty načisto, odevzdává práci, včetně prohlášení o správnosti a úplnosti zadaných údajů a souborů, vyjadřuje souhlas bo souhlas s trvalým uložením práce v systému Theses.cz pro odhalování plagiátů, po odevzdání práce upravuje pouze údaje stanovené fakultou dle konfigurace modulu, event. provádí doplnění údajů či souborů na výzvu oprávněného pracovníka fakulty, prohlíží posudky vložené vedoucím/školitelem a oponty, po obhajobě práce (ale před její finalizací) může vložit soubor s erraty k práci Vedoucí práce/školitel vypisuje témata prací, potvrzuje přidělení práce studentovi, může podat návrh na veřejnost práce jako celku, přiřazuje či vybírá přihlášené řešitele, upravuje údaje o práci, vkládá anotaci, prohlíží průběžné verze práce, může provést kontrolu rozpracované práce na plagiáty načisto, po odevzdání práce se seznamuje s finální verzí práce (v elektronické či listinné podobě 8 ) a vkládá posudek, 7 Standardně bude práce bezprostředně po provedení kontroly ze systému Theses.cz odstraněna. Tento postup však umožní kontrolovat následné práce oproti dřívějším pracím vypracovaným na UK, nicméně je po právní stránce bezproblémový. Trvalé uložení práce v systému Theses.cz bude nyní možné jen se souhlasem studenta. K trvalému ukládání prací v systému Theses.cz bez souhlasu jejich autorů, které by umožnilo kontrolovat následné práce proti všem předchozím pracím z UK, má dle dosavadních právních konzultací univerzita v současnosti dostatečné zákonné oprávnění. V jbližším období však bude zvážena možnost příslušné úpravy bo novely SZŘ UK, která by toto umožnila. 8 Organizační praxí, resp. opatřením, na fakultě lze zajistit, že se k vedoucímu/školiteli a k opontům dosta i listinná podoba práce. Compiled :40:39 by Document Globe 4

5 může podat návrh na veřejnost přílohy práce, může podat návrh na prodloužení lhůty pro zveřejnění práce Opont práce po odevzdání práce se seznamuje s finální verzí práce (v elektronické či listinné podobě 8 ) a vkládá posudek, po odevzdání práce může provést kontrolu práce na plagiáty Konzultant práce může se v případě přihlášení do systému seznámit s prací a popisnými údaji práce Pracovník katedry / ústavu (např. sekretářka, vedoucí katedry, jiná pověřená osoba z dané katedry bo i s právy za celou fakultu) podle přiřazených rolí v systému vykonává základní činnosti jako vedoucí práce/ školitel (vypisování, výběr řešitele, úpravy údajů), může potvrzovat práci (závazné přiřazení práce vybranému řešiteli), kontroluje úplnost údajů k práci, kontroluje soubory přiložené k práci pro přihlášení k obhajobě po odevzdání práce studentem, může odemknout práci k editaci pro studenta a vyzvat studenta k doplnění práce o chybějící soubory, eventuálně ukládá posudky za vedoucího/školitele a oponty Referent studijního oddělení může vykonávat úkony podobně jako pracovník katedry, avšak v programu Student, zpravidla pracuje se soubory přiloženými k práci, zadává informace o termínu obhajoby, může evidovat přihlášení studenta k obhajobě, zapisuje informace o obhajobě (zejména výsledek obhajoby) do IS Studium Pracovník pro veřejné přílohy děkam (proděkam) pověřená osoba za fakultu v systému provádí nastavení veřejnosti příloh prací dle návrhů studentů či vedoucích prací/školitelů a v souladu s výsledky posouzení těchto návrhů děkam (proděkam) fakulty, děkam (proděkam) pověřená osoba za fakultu v systému provádí nastavení lhůty pro zveřejnění práce v souladu s výsledky posouzení návrhů na prodloužení této lhůty děkam (proděkam) fakulty Pracovník finalizující práce (na katedře, sekci či v knihovně) kontroluje úplnost práce po obhajobě, včetně popisných údajů u práce a přiložených souborů, finalizuje práci, tj. uzamyká práci pro další úpravy či ukládání a dává tak pokyn pro možnost exportu práce do repozitáře UK Referent studijního odboru RUK k návrhu děkana (proděkana) fakulty na zveřejnění práce zaznamenává do IS Pracovník pro zpětné vkládání prací (na katedře či v knihovně) týká se starších prací Studium 9 výsledek posouzení tohoto návrhu rektorem podle oprávnění za katedru či fakultu ukládá texty prací a další soubory k pracím, u nichž proběhla obhajoba v minulosti a již ní možné požadovat součinnost při standardním procesu ukládání ze strany studenta Formát souborů a konverze Soubory, které jsou ukládány do IS Studium k závěrečné práci, jsou přijímány pouze ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší. Výjimku tvoří příloha práce, která může být i v jiném formátu (jsou přijímány např. i multimediální formáty a softwarová díla). Příloha práce je vždy jedna. Pokud má být přílohou práce více souborů, musí být uživatelem tyto soubory před vložením do IS Studium zkomprimovány do jednoho archivu (doporučujeme komprimaci do formátu ZIP či TGZ). Práce odevzdávané k obhajobě počínaje jsou přijímány pouze v prohledávatelném PDF formátu, ze kterého je možné automatizovaně gerovat index (tzn. je u nich vyloučeno ukládání PDF souborů obsahujících naskenovanou podobu textů bez OCR konverze). Toto se týká příloh práce ani posudků k práci. Při ukládání práce do systému program prohledávatelnost kontroluje. Za účelem možnosti převodu práce z různých formátů do PDF poskytuje UK nástroj, který takovou konverzi z vybraných formátů umožňuje. Tato možnost má sloužit zejména v případech, kdy student či pracovník fakulty má k dispozici vlastní nástroj pro převod do PDF. Odkaz na tento nástroj bude zobrazen v modulech pro ukládání prací v systému IS Studium. Abstrakt práce v českém a anglickém jazyce je možné ukládat buď ve formě prohledávatelného PDF souboru (zejména pro možnost vložení speciálních znaků jako řecká písmena, horní či dolní indexy atd.), abo jako volný text. Velikost souborů práce Vzhledem k možnostem webových prohlížečů, rozumné možnosti přenosu po síti a omezením importních nástrojů repozitáře je omezena maximální velikost ukládaných souborů na velikost zhruba odpovídající jednomu CD, tj. cca Do zprovoznění této funkcionality v IS Studium zajistí označení práce za veřejnou ÚVT UK náhradním způsobem. Compiled :40:39 by Document Globe 5

6 MB. S takovou velikostí se počítá zejména u přílohy práce. Vlastní text, anotace, abstrakty a posudky jsou zpravidla řádově menší velkosti. V případě, že přílohy práce převyšují omezení na velikost, a toto ní zapříčiněno např. obsahem redundantních dat, předá student přílohu na DVD nosiči (případně po dohodě s fakultou jiným způsobem) fakultě. Fakulta pak vložení takové přílohy do systému zajistí ve spolupráci s ÚVT UK. Povinné údaje o práci, obhajobě a okruh povinných a volitelných souborů V následující tabulce je uvedeno: jaké údaje (atributy) o závěrečné práci jsou evidovány v IS Studium, které z nich musí být povinně vyplněny pro práce odevzdané k obhajobě od dále (ve sloupci Povinný od ), které z nich se přenášejí do repozitáře (ve sloupci Přenos do repozitáře ), a které z nich se přenášejí do knihovního systému Aleph (ve sloupci Přenos do Alephu ). Atribut IS Studium Povinný od Přenos do repozitáře Přenos do Alephu Název práce česky Název práce v cizím jazyce (zpravidla anglicky) Typ práce (bakalářská, diplomová, rigorózní, disertační) Jazyk práce Vedoucí/školitel rig. prací) Řešitel (student) Oponti uznaných rig. prací) Konzultanti Datum vypsání tématu práce Akademický rok vypsání tématu práce Datum zadání práce studentovi Akademický rok zadání práce studentovi Předběžná náplň práce v českém a anglickém jazyce (upoutávka) 10 PDF soubor s anotací v českém jazyce PDF soubor s anotací v cizím jazyce (zpravidla anglicky) Zásady pro vypracování (zadání) Seznam doporučené literatury pro zpracování práce Fakulta Katedra, resp. jiná organizační součást fakulty garantující práci Studijní obor, pro který je téma práce určeno Studijní program řešitele (studenta) Studijní obor řešitele (studenta) PDF soubor s autoreferátem disertační práce Datum odevzdání (vyplní systém automaticky) Stav práce (přenášeny jsou jen práce ve stavu (přenášeny jsou jen práce ve stavu 10 Upoutávka vyjadřuje (stejně jako anotace) předpokládanou náplň práce, liší se však způsobem jejího popisu a tím, pro koho je určena upoutávka je pro potenciální zájemce o práci, anotace je závazným obsahem práce pro již potvrzeného řešitele práce. Compiled :40:39 by Document Globe 6

7 obhájeno bo obhájeno ) obhájeno bo obhájeno ) Datum obhajoby PDF soubor s textem práce - prohledávatelný Soubor s přílohami práce PDF soubor s abstraktem v českém jazyce bo textové pole PDF soubor s abstraktem v cizím jazyce bo textové pole - prohledávatelný bc. prací) - prohledávatelný bc. prací) Klíčová slova k práci v českém jazyce Klíčová slova k práci v cizím jazyce (zpravidla anglicky) Výsledek obhajoby (známka) PDF soubor s posudkem vedoucího/školitele PDF soubory s posudky opontů disertačních a rig. prací) uznaných rig. prací) PDF soubor obsahující errata 12 k práci Po nabytí účinnosti změny VŠ zákona, která byla Parlamentem České republiky schválena jako sněmovní tisk č. 746 ve znění pozměňovacích návrhů, bude nutné v systému evidovat a zveřejňovat i záznam o průběhu obhajoby. Postup evidence a zveřejňování starších prací (skupina 2) Do mají fakulty možnost ukládat elektronickou podobu závěrečných prací přímo do repozitáře prostřednictvím importních nástrojů systémů DigiTool a Aleph. Od bude tento způsob vkládání prací zmožněn a zač příprava na vkládání prací odevzdaných k obhajobě v období od do do IS Studium. Prvním krokem této přípravy bude migrace stávajících dat z knihovního systému Aleph a ze systému DigiTool do IS Studium. Migrace dat Popisné údaje ke starším pracím byly ukládány dle zvyklostí fakulty do systému Aleph a do IS Studium, někdy paralelně, někdy výlučně pouze do jednoho z těchto systémů. Soubory s elektronickou podobou prací byly ukládány fakultami do univerzitního repozitáře. Práce jsou tak evidovány v systému Aleph a datové soubory prací, příloh, posudků atd. jsou uloženy v systému DigiTool. Vzhledem k absenci jednoznačných identifikátorů prací i jejich metadatových atributů ní možné migraci dat z Aleph/ DigiTool do IS Studium provést plně automatizovaně, ale je nutná spolupráce fakult tak, aby mohlo dojít ke korektnímu vyhledání záznamů o studiu, o vedoucím práce/školiteli, opontech a eventuálně již existujícím záznamu o vlastní práci. Zároveň je často nutná spolupráce při doplňování chybějících údajů, kontrole a korekci správných údajů. Identifikace studia pro danou práci Pro provedení migrace je třeba v IS Studium identifikovat studia, k nimž mají být migrované práce vloženy. Většinu těchto studií se podaří na základě nástrojů, které k tomuto účelu připravilo ÚVT UK, identifikovat automaticky. Úkolem fakult však bude takto provedenou identifikaci zkontrolovat. U části prací, u kterých se podaří automatizovaně nalézt žádné studium odpovídající k dané závěrečné práci abo bude nalezeno více studií odpovídajících vlastnostem práce uložené v repozitáři, bude nutné na straně fakulty provést kontrolu dat a identifikovat studium odpovídající dané práci ručně. Za tímto účelem ÚVT UK poskyt fakultám datové podklady tak, aby fakulta mohla doplnění potřebné identifikace provést. Vytváření dosud existujících záznamů o práci v IS Studium 11 V případě, že je abstrakt vložen jako PDF soubor, bude z něj vyextrahován prostý text (pokud to lze) a ten vložen do Alephu. 12 Student bude mít možnost, do stanovené doby po obhajobě práce, přiložit k práci další soubor obsahující errata k práci. Compiled :40:39 by Document Globe 7

8 Práce, které jsou v evidenci systému Aleph a o kterých dosud ní veden záznam v IS Studium, budou v rámci migrace dat do IS Studium strojově hromadně založeny. Při migraci základních dat o pracích proběh též založení prací dle názvů prací doplněných do XLS přehledů fakultami v rámci kontrol studií studentů, kteří absolvovali studium v standardně krátkém čase, v prosinci 2009 a lednu Doplňování údajů k pracím U prací již evidovaných v IS Studium, stejně jako u prací v IS Studium nově založených během migrace, může nastat situace, že budou některé údaje o pracích chybět bo budou kolizní mezi IS Studium a Aleph. V takových případech budou v rámci technických možností chybějící údaje do IS Studium doplněny dle dat v systému Aleph, zbylé údaje následně doplní fakulta. Vedoucí/školitelé, oponti a konzultanti Při importu prací ze systému Aleph bude docházet k situacím, kdy bude u práce v systému Aleph vyplněn vedoucí/ školitel, oponti či konzultanti, pro které bude možné automatizovaně vybrat odpovídající záznam z číselníku učitelů v IS Studium. V těchto případech bude na základě dohody ÚVT UK a fakultního koordinátora (viz kapitola Fakultní koordinátoři ) zvoleno jedno z následujících řešení: a. doplnění automatizovaně spárovatelných osob hromadně strojově (prostřednictvím ÚVT UK) do číselníku učitelů fakulty, s pozdější kontrolou ze strany fakulty a případným sloučením duplicitních záznamů, b. předání podkladů fakultě pro možnost dohledání spárovaných osob, jejich dohledání fakultou a založení zbylých dohledatelných osob do IS Studium fakultou či automatizovaně na ÚVT UK jako v bodě a), c. realizace vložení fakultou jako v bodě b), ale prostřednictvím personální aplikace WhoIsNT s následným importem těchto osob do IS Studium a jejich dopárováním. Vlastní vkládání souborů do IS Studium Pro ukládání starších prací existuje v IS Studium role, která umožňuje vkládání textů prací a dalších souborů za studenty, vedoucí/školitele a oponty práce. Tuto roli je možné přidělit s oprávněním za celou fakultu, bo za vybranou sekci fakulty, abo za danou katedru (resp. jiné pracoviště fakulty). I v případě starších prací odpovídá za správnost elektronicky odevzdané podoby práce (např. na CD) student; fakulta ní povinna kontrolovat její úplnou shodu s listinnou podobou práce. Pokud elektronická verze práce vznik konverzí listinné podoby práce (naskenováním) na fakultě, pak za shodu obou verzí odpovídá pracovník provádějící tuto konverzi. Formát a velikost souborů Pro formát a velikost vkládaných souborů platí stejná pravidla a omezení jako u nových prací (skupina 1), s tím rozdílem, že u PDF bude aplikována kontrola na prohledávatelnost a budou přijímány PDF soubory i nižších verzí ž 1.3. Je tedy možné vkládat práce, jejich přílohy, abstrakty a posudky ve formě skenovaných materiálů bez provedení OCR konverze. Pro práce odevzdané elektronicky v jiném formátu ž PDF bude možné využít konvertor do PDF, na který bude link v modulech IS Studium. Technické zabezpečení skenování Pro hromadné skenování starších prací a jejich posudků dá RUK k dispozici fakultám dostatečně výkonné skenovací zařízení umožňující skenovat svázané předlohy (knižní sker). S fakultami bude předem dohodnut harmonogram pro využívání tohoto zařízení. Specifika rigorózního řízení Na některých fakultách až do akademického roku 2008/2009 včetně byli účastníci rigorózního řízení evidováni prostřednictvím programu Student vůbec, bo evidence těchto účastníků byla úplná. Za účelem doplnění rigorózních prací a migrace těchto prací z repozitáře je nutné evidenci rigorózních řízení v programu Student postupně doplňovat tak, aby obsahovala všechna řízení, v rámci nichž byla k obhajobě odevzdána rigorózní práce od až do současnosti (včetně prací obhájených), s tím, že přednostně musí být vložena řízení, v rámci nichž byly odevzdány práce v kalendářních letech 2009 a Povinné údaje o práci, obhajobě a okruh povinných a volitelných souborů V následující tabulce je uvedeno: jaké údaje (atributy) o závěrečné práci jsou evidovány v IS Studium, které z nich musí být povinně vyplněny pro práce odevzdané k obhajobě od do (ve sloupci Povinný pro starší práce ), které z nich se přenášejí do repozitáře (ve sloupci Přenos do repozitáře ), a které z nich se přenášejí do knihovního systému Aleph (ve sloupci Přenos do Alephu ). Atribut IS Studium Povinný pro starší práce Přenos do repozitáře Přenos do Alephu Název práce česky Název práce v cizím jazyce (zpravidla anglicky) Typ práce (bakalářská, diplomová, rigorózní, disertační) Jazyk práce Vedoucí/školitel Compiled :40:39 by Document Globe 8

9 rig. prací) Řešitel (student) Oponti Konzultanti Datum vypsání tématu práce Akademický rok vypsání tématu práce Datum zadání práce studentovi Akademický rok zadání práce studentovi Předběžná náplň práce v českém a anglickém jazyce (upoutávka) PDF soubor s anotací v českém jazyce PDF soubor s anotací v cizím jazyce (zpravidla anglicky) Zásady pro vypracování (zadání) Seznam doporučené literatury pro zpracování práce Fakulta Katedra, resp. jiná organizační součást fakulty garantující práci Studijní obor, pro který je téma práce určeno Studijní program řešitele (studenta) Studijní obor řešitele (studenta) PDF soubor s autoreferátem disertační práce Datum odevzdání Stav práce (přenášeny jsou jen práce ve stavu obhájeno bo obhájeno ) (přenášeny jsou jen práce ve stavu obhájeno bo obhájeno ) Datum obhajoby PDF soubor s textem práce Soubor s přílohami práce PDF soubor s abstraktem v českém jazyce bo textové pole PDF soubor s abstraktem v cizím jazyce bo textové pole bc. prací) bc. prací) Klíčová slova k práci v českém jazyce Klíčová slova k práci v cizím jazyce (zpravidla anglicky) Výsledek obhajoby (známka) PDF soubor s posudkem vedoucího/školitele PDF soubory s posudky opontů disertačních a rig. prací) uznaných rig. prací) PDF soubor obsahující errata k práci Compiled :40:39 by Document Globe 9

10 Fakultní koordinátoři Na každé fakultě děkan (proděkan) jmenuje jpozději do jednu kontaktní osobu fakultního koordinátora pro oblast evidence a zveřejňování závěrečných prací. Tento koordinátor bude komunikovat ve věcech týkajících se evidence závěrečných prací s ÚVT UK. ÚVT UK se bude na fakultní koordinátory obracet za účelem spolupráce při migraci dat ze systémů Aleph a DigiTool a s pokyny k technickému zabezpečení ukládání prací. Koordinátor bude dále zejména organizovat zadávání prací do IS Studium na fakultě, bude koordinovat migraci starších záznamů o závěrečných pracích, vč. distribuce a koordinace požadavků na prověření správnosti migrovaných údajů ze systémů Aleph a DigiTool, a bude také komunikovat s fakultními knihovnami, které pořizují a spravují záznamy v Aleph a DigiTool. Role koordinátora může být v rámci fakulty distribuována na více osob, je však třeba, aby přímou komunikaci za fakultu s ÚVT UK zajišťovala jedna osoba (je možné, aby to byl proděkan fakulty). ÚVT UK bude komunikovat s fakultními koordinátory, s Ústřední knihovnou UK a s RUK prostřednictvím své pověřené osoby. Tato pověřená osoba pro období náběhu a stabilizace provozu ukládání prací dle tohoto materiálu, tj. pro rok 2010, bude jmenována jpozději do Doporučení pro úpravy předpisů na fakultách (opatření děkana) Děkan fakulty, v souladu s čl. 18a odst. 1 SZŘ UK a s čl. 6a odst. 1 RŘ UK, vydává opatření, které doplňuje a upřesňuje postupy pro aplikaci vnitřních předpisů univerzity v prostředí fakulty. Opatření děkana bude obsahovat zejména: 1. vymezení kompetencí fakultního koordinátora, 2. upřesnění rolí jednotlivých pracovišť fakulty, resp. pověřených osob, v procesu evidence a zpřístupňování elektronické podoby závěrečných prací na fakultě, 3. upřesnění postupů z hlediska organizace odevzdávání prací studenty do systému (včetně organizačních aspektů týkajících se vztahu elektronické a listinné podoby práce), 4. upřesnění postupů kontroly a finalizace pořízených záznamů o závěrečných pracích, 5. závazné termíny pro jednotlivé kroky procesu evidence a zveřejnění elektronické podoby závěrečné práce na fakultě (např. termín, do něhož lze požádat o vyloučení příloh práce ze zveřejnění, termín, do něhož lze požádat o prodloužení lhůty pro zveřejnění práce, apod.). Tímto opatřením mohou být dále stanoveny podmínky a způsob podání přihlášky k obhajobě a další náležitosti této přihlášky a jejího vztahu k odevzdání elektronické a tištěné podoby práce. Podle čl. 18a odst. 8 SZŘ UK jsou studenti povinni odevzdat před obhajobou elektronickou verzi svých prací, pokud to vylučuje povaha práce. Výjimkou z důvodu povahy práce můžou být např. umělecká díla a trojrozměrné objekty, které lze rozumně převést do počítačově zpracovatelné podoby. Lhůtu, ve které jsou studenti povinni elektronickou verzi práce odevzdat, stanovuje děkan fakulty formou opatření děkana. Je doporučeno, aby tato lhůta byla stanovena shodně s termím pro odevzdání tištěné podoby závěrečné práce. Odevzdání elektronické podoby práce je dle SZŘ UK a RŘ UK nutnou podmínkou pro připuštění studenta k obhajobě práce (tomu musí odpovídat i příslušná lhůta stanovená děkam). V případě, že student elektronickou podobu práce odevzdá, a odevzdá pouze její listinnou podobu, je třeba na tuto skutečnost nahlížet z hlediska SZŘ UK a RŘ UK tak, že práce byla odevzdána. Stejně je třeba posuzovat opačný případ, tj. kdy student odevzdá pouze elektronickou podobu práce. Opatření děkana by mělo dále obsahovat podrobnosti týkající se komunikace se studentem v případě odevzdání elektronické podoby práce (např. zasílání výzev apod.). RUK a ÚVT UK, ve spolupráci s vybranými fakultami, připraví vzor opatření děkana. Předpokládaný harmonogram Přípravné kroky Činnost Kdo Začátek Koc Připomínkování metodického materiálu fakultami fakulty Vydání opatření rektora a metodického materiálu RUK Příprava a zveřejnění vzoru opatření děkana RUK, ÚVT Jmenování fakultních koordinátorů fakulty Školení fakultních koordinátorů Konfigurace prostředí, rolí a práv fakultními správci IS Studium. Seznámení se s vkládáním prací v IS Studium, vč. odzkoušení na testovacím prostředí. ÚVT + fakulty (zajistí účast) fakulty Příprava a vydání opatření děkana fakulty Fakulty, na nichž probíhají mezifakultní studia, připraví návrhy opatření společně a tyto návrhy zašlou jpozději do Odboru pro studium a záležitosti studentů RUK. Do pak proběh, za koordinace RUK, harmonizace těchto opatření tak, aby byly odstraněny případné kompatibility. Compiled :40:39 by Document Globe 10

11 Nové práce (skupina 1) Činnost Kdo Začátek Koc Vkládání prací odevzdávaných k obhajobě počínaje fakulty od dále průběžně; u každé práce jpozději do 20 dnů od obhájení Starší práce (skupina 2) Od dále bude možné vkládat starší práce přímo do repozitáře, ale bude probíhat migrace dat a následné vkládání prací do IS Studium dle následujícího harmonogramu: Činnost Kdo Začátek Koc Migrace popisných dat o pracích odevzdaných k obhajobě od do z knihovního systému Aleph Migrace souborů ze systému DigiTool k pracím migrovaným ze systému Aleph Doplňování chybějících údajů a souborů, kontroly a opravy dat importovaných z Alephu a DigiToolu, včetně kontrol a doplňování event. chybějících záznamů ve stud. povinnostech. V případě prací bez záznamu v Alephu a DigiToolu kompletní doplňování záznamů o práci a souborů prací, posudků atd. ÚVT + od fakulty 14 (zahájení bude dohodnuto individuálně s fakultou) ÚVT + fakulty po dokončení předchozího kroku do 1 měsíce od zahájení do 1 měsíce od zahájení fakulty po dokončení migrace pro práce za období až : do pro práce za období až : do pro práce za období až : do Práce před rokem 2006 (skupina 3) Pokud fakulta bude mít zájem zveřejňovat práce odevzdané k obhajobě před rokem 2006, bude ÚVT UK poskytovat součinnost pro jejich migraci do IS Studium a následné doplňování údajů počínaje Podrobnosti o vkládání těchto prací budou dohodnuty mezi pověřenou osobou za ÚVT UK a fakultními koordinátorem. Vypracováno: Zveřejněno: Vypracoval: Mgr. Martin Maňásek vedoucí oddělení pro informační systém univerzity, ÚVT UK Schválil: RNDr. Tomáš Jelík kancléř UK 14 Role fakult bude spočívat v pomoci při migraci záznamů, které se podaří zmigrovat automatizovaně (podrobnosti jsou uvedeny v kapitole Migrace dat ). Compiled :40:39 by Document Globe 11