JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ

Transkript

1 JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ Divadelní fakulta Ateliér Divadelního manažerství a jevištní technologie Divadelní manažerství Projektová dokumentace Absolventského výkonu Vedení sekce Technical Support během 25. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2015 Autor práce: Anna Machová Vedoucí práce: MgA. Blanka Chládková Oponent práce: MgA. Hana Krejčí Ph.D. Brno, 2015

2 Obsah ÚVOD...0 1O FESTIVALU SETKÁNÍ/ENCOUNTER HISTORIE FESTIVALU LETOŠNÍ ROČNÍK POSLÁNÍ FESTIVALU ORGANIZAČNÍ SLOŽKY FESTIVALU Pořadatel Spolupořadatelé Festivalová rada Organizační tým Supervize...4 2TECHNICAL SUPPORT CO JE TECHNICAL SUPPORT? KDO JE TECHNICAL SUPPORT? CÍLE SEKCE TECHNICAL SUPPORT (VIZ PŘÍLOHA E LFM SEKCE TECHNICAL SUPPORT)...8 3ANALYTICKÁ ČÁST SWOT ANALÝZA WORK BREAKDOWN STRUCTURE ZDROJE SEKCE Lidské zdroje Finanční zdroje Materiální zdroje RIZIKA PRÁCE V SEKCI TECHNICAL SUPPORT NÁPLŇ PRÁCE TECHNICAL SUPPORT DIVADLA Oslovovací a děkovné dopisy Schůzky se zástupci divadel Smlouva o nájmu ŠKOLY Přihláška Kontrola a konzultace došlých přihlášek Výběrová komise Komunikace s vybranými školami ADMINISTRATIVA A PŘEDFESTIVALOVÉ AKTIVITY Seznámení se sekcí Vytvoření seznamů techniky Komunikace s organizačním týmem a vedením fakulty Vytvoření a aktualizace rozpočtu Spolupráce s ostatními sekcemi Přidělování práce technologům Vytvoření fermanu hlavního programu Vytvoření fermanu off-programu Vytvoření fermanu jízd Spolupráce se správou budov DIFA JAMU Technické zajištění Společenského večírku Technické zajištění Sponzorského večírku FESTIVAL Zajištění techniky v divadlech Zajištění techniků v divadlech Zajištění převozů Kontrola a motivace týmu...24

3 4.5.5Kontrola a operativní řešení problémů Komunikace s TV Encounter Technické zajištění večírků Technické zajištění off-programových představení POSTPRODUKCE Hodnocení Zpracování dokumentace HODNOCENÍ SEKCE TECHNICAL SUPPORT PROBLÉMY DOPORUČENÍ Divadla Přihláška Komunikace se školami Technika Auta a řidiči Večírky...33 ZÁVĚR...35

4 Úvod Tato práce si klade za cíl zpracovat projektovou dokumentaci k sekci Technical Support a popsat tak absolventský výkon studentky 3. ročníku divadelního manažerství. Práce dokumentuje aktivity vykonané v rámci příprav jubilejního 25. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER Práce je určená pro informovaného čtenáře z řad studentů divadelního manažerství nebo jevištní technologie. Hlavním cílem, který si autorka práce při jejím psaní kladla, bylo popsat činnosti, které je třeba provést při vedení sekce Technical Support, spolu s problémy, se kterými se potýkala během příprav 25. ročníku festivalu a navrhnout doporučení, která by se mohla zavést v příštích letech, zejména bude-li se pokračovat v nastoleném trendu, že sekci Technical Support povedou divadelní manažeři. 0

5 1 O festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 1.1 Historie festivalu Počátky festivalu sahají do 90. let 20. století. Po Sametové revoluci došlo k obnovení Divadelní fakulty (dále jen DIFA), coby samostatného celku, a k opětovnému zahájení provozu Divadelního studia Marta. Vedení fakulty tehdy uspořádalo setkání československých uměleckých škol. Na půdě Divadelního studia Marta se tedy v roce 1991 poprvé sešli pedagogové a studenti DIFA Janáčkovy akademie múzických umění v Brně (dále jen JAMU), pražské Divadelní akademie múzických umění (dále jen DAMU) a jejich bratislavských kolegů z Vysoké školy múzických umění (dále jen VŠMU). Setkání sklidilo úspěch a vedení fakulty rozhodlo o jeho pokračování i v budoucnu. Postupně se začaly připojovat i ostatní evropské umělecké školy. Koncem 90. let se pořadatelé rozhodli, že zprostředkují možnost zúčastnit se festivalu i neevropským školám, a začali zvát účastníky z celého světa. Festival se tedy za dobu své existence neustále zvětšoval a rozšiřoval. Nakonec se ustálil na pěti festivalových dnech a programu složeném z r e p e r t o á r u z h r u b a účastnických škol. Hlavní program je také doplněn doprovodným programem, složeným z offprogramových představení, workshopů, diskuzí a večírků, jejichž počet a zaměření závisí většinou na aktivitě studentů, kteří festival organizují. Festival změnil také svůj status. Z původně soutěžního festivalu se postupně vyvinul festival nesoutěžní, kde však porotci každoročně udělí nejinspirativnějším a nejvýraznějším uměleckým výkonům cenu Marta. V roce 2014 byla znovu obnovena myšlenka Studentské poroty, coby protiváhy k odborné porotě složené z divadelních odborníků z celého světa. Ve Studentské porotě nyní participují studenti sdružení v organizaci Europe: Union of Theatre Schools and Academies (dále jen E:UTSA). (citace) 1.2 Letošní ročník V roce 2015 proběhl jubilejní 25. ročník festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER, který byl zaštítěn dvěma tématy. Jedno z nich Nové Dionýsie, bylo používáno 1

6 spíše pro komunikaci s účastníky a bylo akcentováno zejména v průběhu festivalu. Pro marketingové účely a komunikaci s potenciálními partnery bylo využíváno spontánně vzniklého tématu Vtáhne vás do hry!. Po dlouhých diskuzích s uměleckým vedením festivalu a sekcí Marketing (více v kapitole 1.4 Organizační složky festivalu) bylo rozhodnuto, že téma Nových Dionýsií, je pro člověka, který se nepohybuje v divadelním prostředí příliš komplikované, než aby mu mohlo poskytnout adekvátní představu o letošním ročníku. Proto pro zjednodušení marketingové a fundraisingové komunikace bylo vytvořeno heslo Vtáhne vás do hry!, které s Dionýsiemi do jisté míry souvisí. Během starověkých divadelních oslav, byla celá komunita vtažena do hry. Dramaturgicko-režijní koncept letošního ročníku je v příloze A. 1.3 Poslání festivalu Jak bylo řečeno v úvodu této kapitoly, festival vzniknul původně jako platforma pro setkávání studentů a pedagogů divadelních škol. Na festivalu byl vytvořen prostor pro předávání nejrůznějších divadelních tradic a porovnání rozdílných přístupů k divadlu. Festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER si tak za dobu své existence vydobyl významné místo mezi českými, ale i zahraničními divadelními festivaly. Druhým, neméně důležitým aspektem, je vzdělávací rovina festivalu. Studenti DIFA JAMU díky svému zapojení v organizaci i následném průběhu festivalu získávají nedocenitelné zkušenosti a festival jim umožňuje navázat hodnotné kontakty, které se jim později hodí v pracovním životě. 1.4 Organizační složky festivalu Organizační složky festivalu si autorka práce rozdělila na pořadatele, spolupořadatele, festivalovou radu, organizační tým a supervizi Pořadatel Pořadatelem Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2015 je Divadelní fakulta Janáčkovy akademie múzických umění v Brně. 2

7 1.4.2 Spolupořadatelé Jedním ze spolupořadatelů je Centrum experimentální divadlo, příspěvková organizace (dále jen CED), které poskytuje festivalu tolik potřebné prostory a s JAMU spolupracuje již mnoho let. Neméně důležitým spolupořadatelem je spolek Muse you, který vzniknul na divadelní fakultě jako studentská iniciativa. Zvolená právní forma spolku (dříve občanské sdružení) umožňuje studentům čerpat prostředky poskytované neziskovým organizacím, na které by třeba jinak neměli se svými projekty nárok, zejména kvůli tomu, že je festival organizován veřejnou vysokou školou, která svou právní formou nesplňuje podmínky některých grantových řízení Festivalová rada Pro Festivalovou radu se vžil název Velká festivalová rada. Na těchto nepravidelně organizovaných poradách se schází úzké jádro organizačního týmu (studenti a studentky 3. ročníku divadelního manažerství) a vedení festivalu v podobě ředitele festivalu prof. Petra Oslzlého, děkana DIFA JAMU doc. MgA. Zbyňka Srby Ph.D., tajemníka fakulty MgA. Ondřeje Vodičky a vedoucího Divadelního studia Marta a zároveň vedoucího Ateliéru divadelního manažerství a jevištní technologie (dále jen ADMaJT) doc. Mgr. Jan Kolegar. Na těchto radách je přítomná také pedagogická supervize festivalu - doc. MgA. Blanka Chládková a Mgr. et Mgr. Adéla Dědová. Tyto rady svolává studentská koodinátorka festivalu na základě potřeby konzultovat s vedením festivalu některé závažnější dílčí výstupy Organizační tým Festival samotný je organizován studenty divadelního manažerství a jevištní technologie v bakalářském stupni studia. Studenti třetího ročníku tvoří úzké jádro organizačního týmu a jsou vedoucími jednotlivých sekcí. Studenti druhého a prvního ročníku jsou členy těchto sekcí. Organizační tým se schází každý týden na pravidelných schůzkách, pro něž se už vžil nepřesný název Malá festivalová rada. Na těchto schůzkách, pod vedením studentské koordinátorky, si studenti předávají informace o proběhlých aktivitách. Studenti jevištní technologie se těchto schůzek zpravidla neúčastní a jsou zastoupeni vedoucím své sekce. 3

8 Součástí úzkého organizačního týmu nejsou pouze studenti Ateliéru divadelního manažerství a jevištní technologie, nedílnou složku organizačního týmu je také tzv. Umělecká sekce tvořená zpravidla jedním studentem činoherní režie a jedním studentem divadelní dramaturgie, kteří se podílí na tvorbě tématu, koncepcích festivalových ceremoniálů, participují také při výběru účastnických škol, apod. V letošním roce byla nově do Umělecké sekce přizvána i studentka 2. ročníku Scénografie Anna Chrtková, která má za úkol koordinovat spolupráci s Ateliérem scénografie, a vytvářet výslednou podobu výstupů vzniklých na základě této spolupráce (např. výzdoba festivalových míst) Supervize Pedagogická supervize festivalu se účastní i pravidelných schůzek Organizačního týmu. Supervizí festivalu je pedagožka ateliéru divadelního manažerství a jevištní technologie doc. MgA. Blanka Chládková a projektová manažerka DIFA JAMU Mgr. et Mgr Adéla Dědová. Supervize má na starosti pomoc studentům s některými problémy, k jejichž vyřešení nemají dostatek zkušeností, eventuálně pravomocí. 4

9 Obrázek 1 Organizační sktruktura festivalu 5

10 2 Technical Support Tato kapitola se věnuje samostatně sekci Technical Support jejímž vedením byla pověřena autorka práce a jež je zároveň jejím absolventským výkonem. 2.1 Co je Technical Support? Technical Support je nový název pro sekci v minulosti zvanou Logistika. Hlavním úkolem sekce Technical Support je zajistit hladký průběh festivalu. Toho docílíme především kvalitním technickým zajištěním představení hlavního programu a off-programu. Pro úspěšný průběh festivalu je třeba před festivalem všechny aktivity pečlivě rozplánovat a s tímto plánem seznámit zbytek organizačního týmu. Plánování před festivalem zahrnuje zejména rozplánování technického zajištění (využití nejenom lidských, ale i materiálních zdrojů) a hlavně správné nastavení komunikace a spolupráce v rámci sekce. Hladkým průběhem festivalu rozumíme zejména včasné zajištění kvalitní techniky a vhodného prostoru pro jednotlivého představení. Aby však mohla být představení technicky zajištěna v nejvyšší možné kvalitě, bude třeba pečlivě prostudovat přihlášky vybraných škol, tyto eventuálně ještě konzultovat. Zároveň s tím bude jednou z hlavních náplní sekce také dokumentace technických možností jednotlivých participujících subjektů. Neméně důležitou součástí práce v sekci Technical Support je řešení neočekávaných problémů v průběhu festivalu. Těm se však bude autorka práce snažit předejít zejména pečlivým plánováním a přípravou. Chyby v práci sekce Technical Support by mohly znamenat zásadní problémy v průběhu festivalu a tím znehodnotit práci všech studentů, jak divadelního managementu, tak jiných ateliérů podílejících se na festivalu. Více o pracovní náplni sekce v příloze D WBS a harmonogram činností sekce Technical Support. 2.2 Kdo je Technical Support? Sekce Technical Support má v rámci celého festivalu poněkud zvláštní postavení, neboť je sestavena ze studentů oboru jevištní technologie. Ti se do organizace festivalu v průběhu akademického roku nezapojují, aktivně se festivalu

11 zúčastňují až v průběhu festivalu během dubna, kdy se podílejí na přípravách jednotlivých představení, večírcích a zajištění offprogramových aktivit. V letošním roce je vedoucí sekce studentka třetího ročníku divadelního manažerství. Stejná situace nastala již v roce 2012 kdy byl vedoucím sekce student divadelního manažerství BcA. Vítězslav Charvát. Vzhledem k faktu, že vedoucí sekce nemá dostatečné znalosti co se týče některých technických záležitostí, vybrala si ze studentů druhého ročníku jevištní technologie dva zástupce, kteří jí jsou k ruce. Těmito zástupci se stala Petra Gobelová a Jakub Kubíček. Dalo namítat, že zástupci by měli být studenti třetího ročníku, jenže ti vzhledem ke svému časovému vytížení neměli zájem. Navíc studenti druhého ročníku budou v příštím roce tuto sekci s největší pravděpodobností vést, takže jejich jmenování do role zástupců se jeví jako logický krok. Obrázek 2 Struktura sekce Technical Support Sekce Technical Support tedy v průběhu akademického roku pracuje spíše nárazově technicky zajišťuje Společenský a Sponzorský večírek. Většina aktivit vykonávaných v průběhu roku padá na bedra sekční vedoucí oslovení divadel, prohlídky divadel, sestavení smlouvy, sestavení seznamů techniky, rozmístění techniků do divadel, zpracování přihlášek, výběrové řízení,... (Podrobněji v příloze D WBS a časový harmonogram činností sekce Technical Support.). Studenti jevištní technologie vstupují do hry až v průběhu festivalu jako tzv. budováři, tedy technici přidělení k jednotlivým divadlům, kteří budou během

12 festivalu připravovat jednotlivá představení (viz příloha B Rozmístění budovářů během festivalu). Tito studenti budou mít na starosti stavbu, nasvícení a nazvučení představení v hlavním programu. Během festivalu budou asistovat technikům, kteří se školami přijedou, nebo sami představení po technické stránce zajistí, pokud si účastnické školy svého technika nepřivezou. V letošním roce, vzhledem k velkému množství studentů jevištní technologie byli vyčleněni studenti technologie, kteří se budou věnovat pouze přípravě offprogramových večírků. Loni byli na tyto aktivity vyčleněni studenti, kteří zároveň měli být budováři v divadle Husa na provázku a ukázalo se to být zásadním způsobem neefektivní, neboť tito studenti neměli čas, jednotlivé přípravy se jim překrývaly a oni nemohli být na několika místech najednou. Novinkou je i vytvoření pozice tzv. rychlé spojky. Zástupce vedoucí sekce Jakub Kubíček byl na tuto pozici určen, zejména díky vztahům, které má s ostatními studenty, bude schopen operativně řešit problémy které vyvstanou během festivalu. 2.3 Cíle sekce Technical Support (viz příloha E LFM sekce Technical Support) Pro definování cílů sekce Technical Support použila autorka práce Log Framework Matrix (dále jen LFM). Tato metoda je důležitým nástrojem projektového řízení, který dává do souvislosti významné skutečnosti projektu a popisuje tak jeho strategii. Vzhledem k prvnímu problému, který nastal při přebírání sekce Technical Support od její loňské vedoucí BcA. Petry Konvicové nepředání kompletních informací a podkladů, si autorka práce jako hlavní projektový cíl klade zejména vytvoření metodiky a dokumentace pro příští ročníky festivalu. Neméně důležitým cílem, je ale také zjištění hladkého průběhu festivalu a to zejména za pomoci nastavení správné komunikace v rámci sekce Technical Support a za pomoci kvalitně a včas zpracovaných podkladů pro festival (fermany, smlouvy s divadly, seznamy dostupné techniky...). Autorka práce se domnívá, že zvýšenou pozornost si zaslouží hlavně offprogramové aktivity a festivalové ceremoniály (Zahajovací a Závěrečný), neboť jejich příprava probíhá v časové tísni, ale zároveň se na ně pohlíží se stejnou vážností jako na hlavní festivalový program.

13 Posledním cílem a zároven pro autorku práce osobně nejdůležitějším cílem je vylepšení pověsti festivalu mezi členy sekce Technical Support a také napravení jejich přístupu k festivalu. V sekci Technical Support došlo k zajímavé situaci, kdy studenti třetího a druhého ročníku vzhledem ke svým zkušenostem s festivalem, časovému vytížení a jiným závazkům festivalu příliš nefandí a práci na něm berou jako přítěž. Studenti prvního ročníku oproti tomu, byť festival nezažili jsou motivovaní a na práci se těší, i když autorce práce zatím není úplně jasné proč.

14 3 Analytická část 3.1 SWOT analýza Při zjištování silných a slabých stránek projektu, eventuálně mapování rizik a příležitostí je dobré vycházet z tzv. SWOT anaýzy. Silné stránky (S Strenght), slabé stránky (W Weaknesses), příležitosti (O Opportunities) a Hrozby (T Threats) projektu, nám pomohou do začátku uvědomit si, kde je třeba dávat si pozor a co naopak podpořit. Pro SWOT analýzu je také třeba definovat vnější a vnitřní prostředí. Vnitřní prostředí si autorka práce vydefinovala jako prostředí zejména divadelní fakulty studenti jevištní technologie, studenti divadelního manažerství, pedagogové ateliéru divadelního manažerství, ale i jiných ateliérů participujících na festivalu, správa budovy a vedení fakulty. Vnějším prostředím je pro autorku práce zejména spolupořadatel CED a dále participující školy. Spolupořadatel Muse you se sekcí Technical Support do kontaktu nepřichází, proto ho autorka práce do SWOT analýzy nezahrnuje. Jednou z nejpodstatnějších silných stránek projektu je zázemí festivalu na DIFA JAMU, potažmo na Ateliéru divadelního manažerství. Během 24 konaných ročníků byla např. přihláška zpracována na velmi vysoké úrovni, stejně tak škola i dlouhodobě spolupracující subjekty (CED) nabízí kvalitní technické zázemí. Jako velmi důležitou silnou stránku vnímá autorka práce také jevištní technology. V letošním roce se sešla velmi různorodá, přesto skvěle spolupracující skupina lidí, kteří svou práci odvádějí rychle, zodpovědně a na vysoké úrovni se značným množstvím vlastní invence. Slabou stránkou, kterou si autorka práce až bolestně uvědomuje, je její nezkušenost s vedením sekce Technical Support, tuto slabou stránku se pokusila eliminovat již v minulém roce, kdy požádala tehdejší sekční vedoucí o možnost pracovat v její sekci, ale byla odmítnuta. Slabou stránkou vycházející z vnitřního prostředí je také fakt, že studenti Divadelního manažerství často nechápou pracovní nápln jevištních technologů a naopak studenti Jevištní technologie nechápou práci divadelních manažerů. Takto nevyjasněné kompetence mají za následek časté nedorozumění při organizaci projektů (nejenom festivalu).

15 Příležitosti vycházejí z vnějšího prostředí, ale s vnitřním prostředím velmi úzce souvisí. Coby vnější prostředí autorka práce definovala zejména spolupořadatele festivalu CED a participující školy. Příležitost, kterou vidí autorka práce ve spolupráci s CEDem je zejména technické zázemí divadel, ve kterých festival probíhá. Studenti jevištní technologie tak mají možnost pracovat v zázemí větších brněnských divadel a zároveň možnost vyzkoušet si práci na tak velkém projektu s mezinárodním přesahem. Příležitosti plynoucí směrem od participujících škol jsou zejména možnost zjistit jaké technické postupy (ať už v oboru osvětlování, či zvučení) se používají v jiných zemích a nechat se jimi inspirovat. Hrozby velmi úzce souvisí s nezkušeností sekční vedoucí s prací v sekce Technical Support, je možné, že se nepodaří správně nastavit komunikační kanály a práce tak bude váznout, eventuálně se duplikovat. Vzhledem k jinak nastavené spolupráci například s ateliérem Audiovizuální tvorby a divadla hrozí také zmatek v kompetencích. Zásadní hrozbou je také malý respekt technologů vůči jejich sekční vedoucí, protože je jenom manažerka. Tuto hrozbu lze eliminovat nastavením vhodných komunikačních kanálů a posilováním osobním vztahů zejména během neformálních setkání v mimoškolním prostředí. Více v příloze C SWOT analýza sekce Technical Support 3.2 Work breakdown structure Work Breakdown Structure (dále jen WBS) se zpracovává pro přehlednější rozčlenění činností, jež bude třeba na projektu vykonat. Tyto činnosti autorka již částečně popsala v kapitole Náplň práce sekce Technical Support. Kompletní WBS je k nahlédnutí v příloze D. Stejně tak je k ní přiřazen i Harmonogram činností, podle něhož často probíhá hodnocení úspěšnosti jednotlivých aktivit. 3.3 Zdroje sekce Zdroje sekce je možné rozdělit do tří skupin zdroje lidské, finanční a materiální. Lidskými zdroji jsou v prvé řádě členové sekce, jejich vedoucí, zaměstnanci divadel, kteří na festivalu také participují, jako jsou uvaděčky, šatnářky, technici zaměstnaní v divadlech apod.

16 Finanční zdroje jsou patrné z průběžného rozpočtu sekce (viz příloha F - Průběžný rozpočet sekce Technical Support). Materiální zdroje jsou potom vybavení divadel a technika zapůjčená ze školy Lidské zdroje Lidské zdroje byly částečně popsány v kapitole 2.2 Kdo je Technical Support. Především se jedná o sekční vedoucí studentku 3. ročníku divadelního manažerství a dále o studenty ročníku jevištní technologie. Zástupci vedoucí sekce byli vybráni dva studenti jevištní technologie ze druhého ročníku. Ostatními mimosekčními spolupracovníky byli zejména zaměstnanci divadel technici, uvaděčky, šatnářky a hasiči, ale také dobrovolníci. Dobrovolníci, ať už z řad studentů JAMU, či jiných škol, kteří participovali na festivalu, byli právě většinou v roli šatnářů a uvaděčů. Souboráři, kteří primárně podléhají sekci Hosté a účastníci, jsou také lidskými zdroji sekce, byť do kontaktu se sekcí přicházejí na omezenou dobu, během příprav a představení v divadle. Nedílnou součástí lidských zdrojů sekce byli I zaměstnanci školy. Supervize a především zaměstnanci správy budovy, kteří spolupracovali při převozech techniky, rekvizit, při přípravách prostor školy apod. a účastníci. Technical Support během své práce asi nejúžeji spolupracovala se sekcí Hosté Finanční zdroje Viz příloha F Průběžný rozpočet sekce Technical Support. Největší položkou v rozpočtu jsou nájmy divadel CEDu. V rozpočtu jsou zahrnuty jak reálné náklady, tak i výdaje, které se hradit nemusely, neboť byly poskytnuty tzv. věcným plněním Materiální zdroje Materiální zdroje jsou omezeny technickým vybavením divadel a školy. Další položkou jsou také věci, které se podařilo sehnat sekci Fundraising, např. automobily pro přepravu techniky, rekvizit a osob, nebo svačinky pro budováře. Technické možnosti divadel byly předběžně zjišťovány během zimního semestru 2014 a posléze porovnávány s požadavky vybraných škol. Chybějící technika byla posléze doplněna ze školního technického arzenálu.

17 3.4 Rizika V následující kapitole se bude autorka zabývat riziky a možnostmi jejich eliminace. Rizika většinou vyplývají ze slabých stránek a hrozeb SWOT analýzy. Asi největším rizikem je to, že sekční vedoucí, vzhledem ke své nezkušenosti s tímto prostředím, opomene vzít do úvahy některé skutečnosti, které neblaze ovlivní průběh jednotlivých představení a celý festival. Toto riziko by mělo být eliminováno zejména dvěma zástupci z řad jevištních technologů, se kterými hodlá vedoucí vše konzultovat a tak případnému riziku předejít. Dalším pochopitelným rizikem je nekvalitně odprezentované představení, z důvodů nedostatečného technického zajištění. Tomuto riziku lze předejít řádnou přípravou před výběrovou komisí pečlivým přečtením přihlášek a jejich porovnáním s technologickými možnostmi divadel a školy. Dalším podstatným krokem při eliminaci tohoto rizika bude zejména komunikace s účastnickou školou a dořešení případných nejasností. Riziko špatně nastavených komunikačních kanálů, nebo selhání lidského faktoru by vedlo k nekvalitně odvedené práci, nebo nekvalitně připraveného představení. Tomuto riziku je třeba předejít hned na začátku akademického roku a to nastavením vhodných a efektivních komunikačních kanálů jak uvnitř sekce, tak mezi členy úzkého organizačního týmu.

18 4 Práce v sekci Technical Support 4.1 Náplň práce Technical Support Viz příloha D WBS a harmonogram činností sekce Technical Support Autorka práce si práci sekce Technical Support pracovně rozdělila do pěti částí Divadla, Školy, Administrativa a předfestivalové aktivity, Festival a Postprodukce. Do části Divadla spadá víceméně veškerá komunikace se spolupořadatelem Centrem experimentálního divadla. Prvním úkolem bylo poděkování divadlům za spolupráci v roce 2014, které proběhlo ještě v květnu V říjnu 2014 oslovila vedoucí se umělecké šéfy divadel s připomenutím spolupráce a nastíněním tématu 25. ročníku. Dále probíhaly schůzky se zástupci divadel a zástupkyni ředitele CEDu MgA. Petře Vodičkové byla odeslána aktualizovaná smlouva o nájmu, kterou je potřeba zkontrolovat a připravit k podpisu. Pod hlavičku Školy si autorka práce zařadila veškerou agendu týkající se jakékoliv komunikace nebo spolupráce se sekcí Hosté a účastníci. Jedná se v prvé řadě o aktualizaci přihlášek do hlavního programu, kontrolu a konzultaci došlých přihlášek (konzultaci jak se sekcí Hosté, porota, účastníci, tak se Supervizí festivalu, Uměleckou sekcí bude-li třeba a především s doc. Janem Kolegarem, vedoucím studia Marta a dlouholetým pedagogem na Ateliéru Divadelního manažerství), účast na výběrové komisi, kde budou vybrány školy účastnící se hlavního programu a následně bude třeba se školami komunikovat, upřesnovat detaily z přihlášek a podobně. Administrativa a předfestivalové aktivity je poměrně obsáhlou částí, která se dotkne pouze sekční vedoucí, eventuálně jejích zástupců. Čňenové sekce se na předfestivalových aktivitách podílejí pouze při přípravách Společenského a Sponzorského večírku. Do předfestivalových aktivit zhrnula autorka práce ovšem i několik neformálních setkání se členy sekce, kde budou znovu motivováni pro práci na festivalu, kde se bude probírat jejich pracovní zapojení na festivalu apod. V části Festival se role obracejí, neboť práce sekční vedoucí ustupuje do pozadí a zaměstnaní budou především členové sekce coby budováři v divadlech, technici offprogramu, řidiči apod.

19 V rámci postprodukce proběhne vyúčtování, hodnocení práce v sekci i práce sekce jako celku a předání dokumentace a materiálů budoucím sekčním vedoucím. Tolik k práci vedoucí sekce. Členové sekce Technical Support mají během festivalu hlavní povinnost být přítomni v divadlech a podílet se na stavbě, nasvícení a nazvučení představení. Při těchto přípravách mohou pouze asistovat technikům jednotlivých škol, nebo se přímo aktivně zapojí (zejména pokud si soubor nepřivezl své vlastní techniky) a představení nasvítí a nazvučí celé sami. 4.2 Divadla Oslovovací a děkovné dopisy Děkovné dopisy (příloha G) odeslala autorka práce ihned po skončení minulého ročníku festivalu. Vycházela přitom ze vzorů užitých v minulých letech, které podepsal děkan DIFA a následně byly rozeslány na adresy uměleckých šéfů partnerských divadel (s výjimkou divadel školních) a řediteli festivalu prof. Petru Oslzlému. Oslovovací dopisy (příloha H) byly odeslány s říjnu 2014, s připomínkou nadcházejícího ročníku. V dopisech bylo uvedeno datum festivalu v dubnu 2015 a krátce rozvedeno jeho téma. Dopisy opět podepisoval děkan fakulty, přestože byly opět užity vzory z minulých let došlo k pozdržení jejich odeslání, kvůli několika změnám, které si pan děkan přál v dopisech provést Schůzky se zástupci divadel První seznamovací schůzky se zástupci divadel tajemnicí HaDivadla Mgr. Martinou Navrátilovou a manažerem projektu CED MgA. Ondřejem Navrátilem proběhly v listopadu Během těchto schůzek se autorka práce seznámila s oběma zástupci divadel, představila se jako nová vedoucí sekce Technical Support a nastínila potřeby a požadavky, které budou na divadla kladeny v průběhu festivalu. Další schůzky probíhaly zejména v letním semestru, tedy v době před festivalem. Přičemž s blížícím se termínem festivalu se schůzky zintenzivňovaly. Častěji přitom probíhaly schůzky s MgA. Ondřejem Navrátilem, zatímco s Mgr. Martinou Navrátilovou autorka práce komunikovala častěji přes .

20 4.2.3 Smlouva o nájmu V zimním semestru proběhla úprava stávající smlouvy o nájmu, kterou uzavírala DIFA JAMU a CED. Tato smlouva byla, až na jiné datum, totožná ze smlouvou z minulých let. Autorka práce ji odeslala zástupkyni ředitele projektu CED MgA. BcA. Petře Vodičkové, Ph.D., která opravený návrh poslala ekonomce festivalu Nikole Cziglové v polovině února. Takto opravená smlouva byla již, ze strany CEDu, připravena k podpisu. 4.3 Školy Přihláška Již v průběhu měsíce října proběhla kontrola a aktualizace přihlášek pro účastnické školy. Zde poprvé vstoupili do organizace festivalu zástupci sekční vedoucí Jakub Kubíček a Petra Gobelová, kteří přihlášku zkontrolovali a vyjádřili se k jejím nedostatkům. Dle jejich komentářů nebylo v přihlášce, třeba nic měnit, za dobu trvání festivalu byla přihláška, zejména její technická část dotažena do stavu, kdy při správném a řádném vyplnění poskytne všechny důležité informace Kontrola a konzultace došlých přihlášek Do této části příprav byli opět zainteresováni oba zástupci. Zpracovávání, kontrola a konzultace došlých přihlášek probíhala ještě před výběrovou komisí, konkrétně 10. a 11. ledna Během těchto dvou dnů autorka práce i se svými zástupci prošla všech 29 došlých přihlášek. Důležitým faktorem při jejich hodnocení byla zejména technická náročnost, délka příprav a prostorové požadavky. Tyto tři faktory byly stěžejní a na základě toho byly došlé přihlášky rozděleny do tří kategorií: Představení příliš náročná, která by vyžadovala příliš mnoho času, techniky a lidských zdrojů, představení, která by se dala s menšími obtížemi odehrát tedy představení kde by bylo třeba detaily prodiskutovat s jejich inscenačními týmy, představení nenáročná, která nevyžadovala příliš techniky, ani času. Při posuzování byly často rozhodující i audiovizuální záznamy představení a fotografie, kdy z přihlášky nebylo jasné co konkrétně mají inscenátoři na mysli a až

21 při shlédnutí záznamu měli technologové jasno, co tou danou poznámkou v přihlášce inscenační tým myslel. Zároveň byly některé z přihlášek nesprávně vyplněné, některé dílčí údaje nebo požadované přílohy chyběly. Naštěstí se nejednalo o žádné zásadní informace, které by znemožnily objektivní rozhodování. Chybějící informace se daly vždy dohledat v internetové komunikaci, nebo v dalších materiálech, které poskytly školy. S takto připravenými podklady se potom vedoucí sekce I její zástupci rozhodovali při výběrové komisi Výběrová komise Proběhla ve středu 28. ledna a ve čtvrtek 29. ledna na DIFA JAMU. Během výběrové komise byly přítomným promítány krátké sestřihy z představení, režisér festivalu s dramaturgem podali přítomným I krátké, leč výstižné informace o představení. Navíc členové sekce Hosté a účastníci připravili materiály, které měly přítomným pomoci při rozhodování. Členové sekce Technical Support měli navíc pro svou osobní potřebu připraveny materiály týkající se technické náročnosti jednotliých představení. Během bodování se členové sekce snažili předejít problému minulých let, kdy členové sekce ovlivnovali bodování přidělováním hraničních bodových hodnot. Letos byla projevena snaha bodovat co nejvíce objektivně a brát v potaz I uměleckou stránku představení. V závěru výběrové komise byly sečteny body dvakrát jednou se započítáním bodů od Techical Support, jednou bez jejich započítání. Na základě tohoto vznikly dvě tabulky, které se překvapivě od prvního do přibližně pátého místa shodovaly. U škol, jež se umístily od šestého místa dále bylo potřeba diskutovat s vedením festivalu o eventuálním přijetí, nebo nepřijetí školy na festival Komunikace s vybranými školami Komunikace byla pro zjednodušení nastavena tak, že vedoucí sekce Technical Support tlumočila svoje požadavky, nebo dotazy členům sekce Hosté a účastníci, kteří je zprostředkovávali vybraným účastnickým školám. Je otázkou nakolik byl

22 tento zvolený systém vhodný a záleží na budoucích organizátorech jak si komunikaci nastaví. (Více v kapitole 5.1 Problémy) 4.4 Administrativa a předfestivalové aktivity Seznámení se sekcí Tato aktivita proběhla částečně již v roce 2014, kdy autorka práce sledovala práci tehdejší sekční vedoucí Petry Konvicové. Od ní také po skončení festivalu požadovala materiály, bohužel je díky rozbitému harddisku nedostala. Autorka práce se proto při seznamování se se sekcí opírala především o projektovou dokumentaci MgA. Vítězslava Charváta a o rozhovory s bývalým vedoucím sekce BcA. Václavem Olšarem a také bývalými členy sekce. Díky nim a také díky celoročním konzultacím se zástupci vedoucí sekce došlo k propojení práce jevištních technologů a manažera. Ostatní členové sekce byli se svou prací obeznámeni také. Studenti druhého a třetího ročníku již festival zažili a věděli co se od nich čeká. Pro studenty prvních ročníků (a to nejenom pro studenty jevištní technologie) si vedoucí sekce připravila prezentaci na tzv. Outdooru, tedy vstupním kurzu pro studenty divadelního manažerství a jevištní technologie Vytvoření seznamů techniky Seznamy byly vytvořeny na základě seznamů poskytovaných jednotlivými divadly na jejich webových stránkách. Seznam školní techniky vytvořen nebyl, neboť zaměstnanci spravující půjčovnu techniky vedoucí práce oznámili, že takový seznam není vytvořen a i kdyby byl, není jej možné poskytnout studentům. Na druhou stranu byli velice ochotní při řešení jakýchkoliv problémů a potřebnou techniku dokázali sehnat, nebo doporučili jiné zdroje, kde by se požadovaná technika dala sehnat Komunikace s organizačním týmem a vedením fakulty Komunikace s organizačním týmem probíhala jednak na Malých festivalových radách, kde se setkávali všichni manažeři působící na festivalu, a jednak na organizovaných setkáních úzkého organizačního týmu, které probíhaly pravidelně po domluvě. Komunikovalo se zejména s využitím u ale také sdílených dokumentů na google.docs. Urgentnější dotazy a problémy se posléze řešily prostřednictvím sociálních sítí nebo mobilních telefonů.

23 Komunikace s vedením fakulty se ujala koordinátorka festivalu Barbora Holanová. Tento systém byl zvolen aby nedocházelo k duplikování informací proudících na vedení fakulty a také aby pracovníci sekretariátu a vedení fakulty nebyli zahlcení stále novými a novými tvářemi, které by po nich něco chtěly Vytvoření a aktualizace rozpočtu První verze rozpočtu byla vytvořena na základě rozpočtů z minulých let už v říjnu Od té doby autorka práce rozpočet neaktualizovala, protože to nebylo potřeba. Jakékoliv čerpání finančních prostředků během příprav festivalu konzultovala autorka práce s ekonomem festivalu Spolupráce s ostatními sekcemi Fundraising Spolupráce s touto sekcí probíhala bez problémů. Clenové sekce Fundraising sháněli věci, bez kterých by práce Technical Support byla mnohem složitější. Podařilo se jim sehnat svačinky, auta na převozy techniky, rekvizit a lidí... Zároveň zajistili členové sekce Fundraising bannery a reklamní materiály od sponzorů, které bylo potřeba vystavit v divadlech v rámci partnerských vztahů. Tyto bannery a reklamní materiály a jejich vystavení na viditelných místech měli na starosti členové sekce Technical Support. Off-program Spolupráce s offprogramem se týkala offprogramových představení a večírků. Na tyto události bylo potřeba vyblokovat místnosti na DIFA JAMU a zajistit potřebnou techniku podle požadavků. Dále bylo potřeba technicky zajistit a vybavit Chill-out room v prostorách DIFA, toho se opět ujali členové sekce Technical Support ve spolupráci se správou budovy. Hosté a účastníci Spolupráce asi nejdéle trvající a nejnáročnější. Bylo potřeba spolupracovat při výběrové komisi, při komunikaci s účastnickými školami a také během festivalu propojit budováře v divadlech se souboráři, starajícími se o účastnické školy. Marketing Spolupráce se sekcí Marketing se asi nejvýrazněji projevila při stavbě Infocentra, kterou opět zajistili členové sekce spolu se správou budovy, ale zejména

24 také při spolupráci s ateliérem Audiovizuální tvorby a divadla (ATD), kterou si letos na svá bedra vzal právě Marketing. Původní domluva byla, že předfestivalem bude mít spolupráci s ATD na starosti především sekce Marketing a její členové a během festivalu se tato spolupráce přenese spíše na sekci Technical Support. Během festivalu probíhala spolupráce bez problémů. Studenti ATD byli přítomni na všech představeních v rámci cesty poroty, ze kterých měli pořídit záznamy. Zároveň jim studentka ze sekce Marketing, Michaela Rusnáková zadala dílčí výstupy, které měli natočit a zpracovat ještě během festivalu pro potřeby sekce Marketing Přidělování práce technologům Již v průběhu zimního semestru vytvořila vedoucí sekce první návrhy pracovního rozřazení technologů během festivalu. Toto rozřazení s nimi konzultovala a podle jejich požadavků také upravovala (Viz příloha B Rozmístění budovářů během festivalu). V listopadu 2014 proběhla první větší festivalová aktivita a sice Společenský večírek (viz kapitola Technické zajištění Společenského večírku). Pro jeho přípravu byli vybráni studenti prvního ročníku jevištní technologie pod dohledem Jakuba Kubíčka ze druhého ročníku. Sponzorský večírek, tedy druhou větší předfestivalovou událost nebylo třeba zvlášť technicky zajištovat, jednalo se totiž o představení v Divadelním studiu Marta a následný raut ve foyer divadla a o technické zajištění představení se postarali zaměstnanci divadla. Před festivalem byli tedy technologové s definitivní platností rozřazeni do divadel a tři z řad studentů druhého ročníku byli jmenováni festivalovými řidiči. Jeden student druhého ročníku a studentka prvního ročníku jevištní technologie měli na starosti technické zabezpečení večírků a festivalových párty. Předfestivalových příprav (stavba Infocentra, stavba Chill-out roomu...) se technologové účastnili podle svých časových možností. Přípravy offprogramových představení měli na starosti vždy technologové, kteří na daných představeních participovali od začátku Vytvoření fermanu hlavního programu První verze hlavního programu byla vytvořená bezprostředně po výběrové komisi. Posléze bylo třeba vytvářet další a další fermany hlavního programu, protože bylo potřeba brát v potaz časové možnosti účastnických škol. Ty se v průběhu času

25 měnily. Zároveň byla celá situace s vytvářením hlavního programu ztížena kvůli počtu vybraných škol. Oproti roku 2014 byla přijata jedna škola navíc, celkem I s představením JAMU bylo tedy v hlavním programu 13 škol. Velká festivalová rada si navíc vymínila zařazení představení Ateliéru výchovné dramatiky pro neslyšící Časoprostor coby festivalového bonusu v rámci hlavního programu. Zároveň bylo třeba brát v potaz prostorové a technické požadavky účastnických škol, ranní diskuze, večerní párty, nutnost repríz a také fakt, že představení v rámci Cesty poroty se nesmí překrývat. Kvůli všem těmto faktorům a také kvůli časové vytíženosti jednotlivých škol, byl ferman hlavního programu definitivně představen velké festivalové radě 25. března a následně schválen Vytvoření fermanu off-programu Stejně jako u hlavního programu I u off-programových představení došlo k navýšení počtu představení oproti minulým letům. V roce 2014 bylo do off-programu zařazeno 6 představení. V roce 2015 bylo vybráno představení 8. Vyběrová komise off-programových představení proběhla v roce 2015 dvakrát na kolegiu děkana. Pedagog DIFA JAMU prof. Josef Kovalčuk, projevil přání zařadit do offprogramu festivalu I představení vzniklé v rámci projektů Příběhy 20. století, vzhledem k datu premiér, ale nemohlo být představení vybráno na prvním setkání kolegia děkana, proto došlo ke zdržení a druhé schůzce. Na té bylo s definitivní platností vybráno osm off-programových představení, která byla posléze zařazena do již hotového fermanu hlavního programu. Podstatným faktorem při sestavování off-programového fermanu byly časové možnosti jednotlivých inscenačních týmů, ale také technická náročnost představení. Zároven byla snaha sestavit ferman tak, aby se jednotlivé offprogramové aktivity (nejenom představení, ale I večírky, přednášky, diskuze apod.) nekryly a pokud možno aby offprogramová představení byla zařazena I do přestávek v hlavním programu Vytvoření fermanu jízd Ferman jízd byl s definitivní platností vytvořen až v pondělí před festivalem. Spolu se členy sekce Fundraising a Hosté a účastníci byly několikrát diskutovány nutné převozy, například vyzvedávání svačinek, nebo převozy důležitých hostů.

26 Sekce fundraising sehnala partnersky tři auta, které se během festivalu využívaly. Ze sekce Technical Support byli jmenováni tři řidiči, kteří zabezpečovali jednotlivé převozy, přičemž dva z nich Matěj Klíma a Lukáš Novotný - měli na starosti pravidelné a dopředu dané převozy, zatímco Jakub Kubíček byl neustále přítomen na DIFA JAMU, pro případ nečekaných problémů, které by bylo třeba rychle řešit Spolupráce se správou budov DIFA JAMU Spolupráce se správou budov DIFA JAMU, konkrétně s p. Martinem Zahradníkem a p. Martinem Burianem probíhala na základě domluvy. První schůzka, kde byly nastíněny požadavky organizačního týmu na převozy a zařízení některých prostor DIFA JAMU. Bylo potřeba aby ve spolupráci s technology zaměstnanci správy budovy vyklidili učebny, které měly sloužit jako festivalové Infocentrum a Chill-out room a připravili je pro festival. Zároveň p. Zahradník, coby fakultní řidič, měl na starosti převozy rekvizit a techniky před festivalem a zároveň i dálkové cesty (např. do Vídně na letiště vyzvednout herce) Technické zajištění Společenského večírku Společenský večírek proběhl 26. listopadu 2014 na půdě DIFA JAMU. Jeho přípravou byli pověřeni studenti prvního ročníku jevištní technologie pod vedením Jakuba Kubíčka ze druhého ročníku. Sami potom oslovili bývalého studenta jevištní technologie a bývalého vedoucího sekce BcA. Václava Olšara, který přišel s nápady jak více a lépe zajistit výzdobu školy pomocí inteligentních světel. Ve spolupráce s festivalovou scénografkou byla vyřešena I výzdoba auly, coby hlavního prostoru večírku. Byly zde rozmístěny praktikábly potažené molitanem a sametem ve festivalových barvách určené k sezení, po obvodu těchto praktikáblů byly našity LED pásky, zajištující osvětlení, které v kombinaci s pohyblivými inteligentními barevnými světly na balkoně auly vytvořily příjemnou slavnostní atmosféru. Zároveň bylo potřeba vyřešit projekci fotografií z minulých ročníků festivalu a také projekci spotu, který byl natočen k propagaci pětadvacátého ročníku a na Společenském večírku měl být představen. K tomuto účelu bylo vypůjčeno plátno ATD, které bylo uskladněno v prostorách ateliéru Divadelního manažerství. Původně zpětná projekce musela být z důvodů nedostatku prostoru nahrazena projekcí klasickou, zároveň bylo ale třeba projektor umístit tak aby kolem procházející lidé nevrhali na plátno

27 nežádoucí stíny, z tohoto důvodu byl projektor umístěn stejně jako většina světel nahoru na balkon v aule. Součástí programu bylo I improvizační představení Miroslava Sýkory a Filipa Tellera v učebně 203. Pro potřeby tohoto představení nebyla potřeba zapůjčit žádná technika, oba herci si vystačili s vybením herecké učebny Technické zajištění Sponzorského večírku Sponzorský večírek probíhal zcela v režii jiných sekcí. Technické zajištění představení měli na starosti zaměstnanci Divadelního studia Marta, kde večírek I představení probíhalo. Jediným požadavkem navíc byl mikrofon a stojan, který byl určen k proslovům. Tento mikrofon však nakonec nebyl využit. 4.5 Festival Zajištění techniky v divadlech Pro tuto aktivitu bylo potřeba sejít se se zástupci divadel. V případě Husy na provázku s MgA. Ondřejem Navrátilem, v případě HaDivadla s Tomášem Komínkem. S nimi autorka práce probrala přihlášky škol, jednu po druhé a diskutovala s nimi technickou náročnost představení a také možnosti divadel. Na těchto schůzkách se autorka práce se zástupci divadel domluvila co bude možné zajistit v divadlech a co bude třeba dovézt ze školy. Ve školních divadlech, Divadle na Orlí a Divadelním studiu Marta proběhly dvě schůzky, na kterých byly zástupcům divadla a technikům divadla předány materiály k jednotlivým představením a zároveň proběhla diskuze stejně jako se zástupci HaDivadla a Husy na provázku. U těchto schůzek byli přítomni I technologové, kteří měli v divadlech pracovat během festivalu Zajištění techniků v divadlech Ve všech festivalových divadlech byli kromě budovářů z řad studentů jevištní technologie přítomni I techničtí pracovníci jednotlivých divadel. Ti měli na budováře dohlížet a společně s nimi a techniky jednotlivých škol připravovat představení. Jejich přítomnost, povinnosti apod. autorka práce vyřešila se zástupci divadel na výše zmiňovaných schůzkách.

28 4.5.3 Zajištění převozů Převozy zajišťovali festivaloví řidiči Jakub Kubíček, Matěj Klíma a Lukáš Novotný, ve spolupráci se správou budovy DIFA JAMU. Všichni postupovali podle předem vytvořeného fermanu jízd. Přičemž pochopitelně vyvstaly situace, kdy bylo potřeba některé problémy vyřešit operativně. Z těchto důvodů byl na DIFA JAMU vždy přítomen Jakub Kubíček coby tzv. Rychlá spojka Kontrola a motivace týmu Kontrola a motivace týmu probíhala během pravidelných návštěv vedoucí sekce v divadlech. Většinou byly tyto návštěvy spojeny s rozvozem svačinek, nebo převozem techniky, rekvizit. Zpětně je třeba dodat, že tyto návštěvy a kontroly mohly probíhat ve větší míře. Autorka práce ale může říct, že všechno probíhalo tak jak má a bez zásadnějších problémů Kontrola a operativní řešení problémů Během festivalu se může vyskytnout řada nepředvídatelných problémů, které je třeba vyřešit (viz kapitola 5.1 Problémy). Proto byla vedoucí sekce přítomná ve škole během celého festivalu. Také byla zřízena funkce tzv. rychlé spojky, kterou zastával Jakub Kubíček. Tato rychlá spojka měla k dispozici jedno z festivalových aut a společně se sekční vedoucí mohla operativně řešit vzniklé problémy. Zároveň během festivalu sekční vedoucí obcházela jednotlivá divadla a s technology průběh festivalu konzultovala. Vyslechla si případné stížnosti, nebo požadavky, které mohla posléze řešit Komunikace s TV Encounter Spolupráce s TV Encounter byla již částečně popsána v kapitole Spolupráce s ostatními sekcemi. Během festivalu měla TV Encounter krom mnoha jiných výstupů, především natočit přípravy a následná představení participujících škol. Před festivalem proběhla schůzka se zástupci ateliéru ATD, vedoucí sekce Technical Support a členkou sekce Marketing Michaelou Rusnákovou. Tyto dvě dívky předaly studentům ATD požadované materiály a zkoordinovaly s nimi rozpis jednotlivých natáčení.

29 Samostatnou kapitolou ve spolupráci s TV Encounter byl livestream ze Zahajovacího ceremoniálu, který měl být promítán na plátno v průjezdu Divadla na Orlí pro diváky, kteří nedostali lístky na ceremoniál samotný (více v kapitole 5.2 Doporučení). Tento livestream dostal na starosti student 1. ročníku ATD BcA. Martin Holoubek. Ten se před festivalem na žádost vedoucí sekce Technical Support několikrát sešel s Liborem Spáčilem z oddělení výpočetních a informačních služeb JAMU, který mu pomáhal livestream po technické stránce zajistit. Samotný livestream proběhl bez problémů, do průjezdu divadla byl skutečně promítán celý ceremoniál, a to i se zvukovou stopou. Diváci se pro toto promítání však nenašli, protože všichni byli v sále divadla Technické zajištění večírků Festivalové večírky probíhaly ve spolupráci se sekcí Offprogram (viz kapitoly Spolupráce s ostatními sekcemi a 5.1 Problémy). Jejich organizaci po produkční stránce měly na starosti členky sekce Offprogram (každá ze studentek organizovala jeden z festivalových večírků). Pro technické zajištění večírků byli vyčleněni dva technologové Jakub Šotola a Roza Zichová. Ti se měli postarat zejména o zapojení techniky na místě večírku, o průběh zvukových zkoušek a posléze během večírku o nazvučení účinkujících. Techniku na místo zajistila vedoucí sekce podle seznamu, který jí předaly členky sekce Offprogram Technické zajištění off-programových představení Více o offprogramových představeních v kapitole Vytvoření fermanu off-programu. Off-programové představení byly během festivalu zajištovány techniky, kteří na projektech participovali od začátku. Tento systém byl zvolen na základě dostatečného počtu technologů ve všech třech ročnících, takže i v případě, že by se jeden z nich věnoval off programovému představení, nebyly příprav hlavního programu nijak ohroženy. Navíc nebylo třeba vysvětlovat jiným technikům jak má co v představení vypadat a fungovat. Techniku na základě předem vyplněných přihlášek

30 a následných konzultací s techniky připravila vedoucí sekce na učebny, ve kterých se měla off-programová představení konat. 4.6 Postprodukce Prvním postprodukčním úkolem bylo odvézt veškeré věci z divadel techniku, rekvizity, bannery, reklamní předměty a festivalovou výzdobu. Následovalo odeslání děkovných dopisů (viz výše) opět podepsaných děkanem fakulty. Tyto aktivity měla na starosti autorka práce Hodnocení Sekční hodnocení proběhlo v úterý Více o hodnocení v kapitole 5 Hodnocení sekce Technical Support Zpracování dokumentace Hlavním projektovým cílem autorky je zpracování kvalitní dokumentace využitelné I v budoucnu, zejména proto, že ona sama od bývalé sekční vedoucí žádnou dokumentaci nedostala a při své práci se tak opírala zejména o tři roky starou projektovou dokumentaci Vítězslava Charváta. Autorka tvrdí, že kdyby měla k dispozici detailněji rozpracovanou dokumentaci mohla by předejít některým problémům, na které nebyla připravená.

31 5 Hodnocení sekce Technical Support Hodnocení sekce je důležitým nástrojem a informačním zdrojem do budoucna. Z chyb, které se staly během letošního ročníku je možné se do budoucna poučit, zároveň autorka práce připojuje, některé své názory a doporučení, co by bylo možné dělat jinak. 5.1 Problémy Protože letošní vedoucí sekce byla manažerka bez předchozí zkušenosti s prací jevištního technologa bylo jasné, že se vyskytnou problémy. Tyto problémy jsou však zdrojem poučení do budoucna, kdy podobným situacím bude možno předejít. První problém nastal hned první den festivalu během příprav představení školy z Tbilisi. Představení Tři sestry, které tato škola přivezla, mělo poměrně komplikovanou scénu využívající mnoho vestavěných jevištních prvků (dveře zabudované do portálů, točna, můstek apod.), které nebyly ve festivalových divadlech k dispozici. Na tuto skutečnost sekce Technical Support upozorňovala již při výběrové komisi, ale vzhledem k důležitosti navázání mezinárodních partnertství byla škola nakonec do hlavního programu vybrána. Zástupci souboru byly společně s oznámením o přijetí na festival zaslány I informace o divadle Husa na provázku včetně plánů divadla s tím, že bohužel budou muset přizpůsobit své představení možnostem divadla. Společně s přihláškou gruzínská škola zaslala I seznam rekvizit, které do představení potřebují, a které vzhledem k jejich množství, velikosti nebude možné dopravit z Gruzie. Studenti DIFA JAMU s touto situací počítali a rekvizity dle přiložených fotografií sehnali. Několikrát během letního semestru byla ale gruzínská škola upozorněna, že není možné sehnat přesně ty rekvizity, které používají ve svém představení doma v Gruzii. Po příjezdu do divadla Husa na provázku a prohlídce divadla si soubor prohlédl rekvizity. Přestože byli dopředu upozorněni, že požadované rekvizity se budou od jejich původních lišit, vyjádřili nespokojenost. Posléze zástupci školy vytáhli další seznam rekvizit a ptali se kde najdou rekvizity z tohoto druhého

32 seznamu, o kterém tvrdili, že ho členům sekce hosté a účastníci poslali. Vzhledem k posti budovářů, souborářky a zaměstnanců divadla se podařilo většinu rekvizit z tohoto druhého seznamu sehnat ve skladu divadla Husa na provázku. Zbytek rekvizit dovezla autorka práce z Divadelního studia Marta. V momentě kdy byly vyčerpány tyto dva seznamy rekvizit si členové souboru vzpomněli na další věci, které do představení nutně potřebují a které zapomněli na seznam uvést. Vrcholem byla situace, kdy si hodinu před zahájením prvního představení vzpomněli, že představení je otitulkované, tudíž je potřeba zajistit projektor. Díky posti zaměstnanců divadla, trpělivosti souborářky a budovářů a také ochotě zaměstnanců studia Marta byly všechny problémy vyřešeny včas a k většinové spokojenosti. Tomuto druhu problémů se dá předejít častým a včasným konzultováním všech částí přihlášky (tedy nejenom technické části, ale I rekvizit a jiných požadavků) se souborem. Také je třeba brát v potaz kulturní a jazykové bariéry (Největším problémem s gruzínskými rekvizitami byly dva plechové hrnky, na kterých trvali a odmítali se jich vzdát. Vzhledem k tomu, že také neovládali pořádně angličtinu a ve stresu mluvili už pouze gruzínsky, ukázalo se asi až po třech hodinách hádek a hledání, že nechtějí hrnky, nýbrž dva plechové džbány.). Druhým problémem bylo litevské představení. Respektive jeho zpoždění. Tomuto nešlo pravděpodobně nijak předejít, neboť vina byla na straně litevských aerolinií, které dvěma hercům, kteří měli přijet na festival později vytisklo na letenky špatné místo odletu a díky tomuto dva herci změškali letadlo, které je mělo včas dopravit na představení. Díky jejich dvanáctihodinovému zpoždění bylo třeba posunout obě litevská představení, takže představení cesty poroty se hrálo místo reprízy a repríza se odehrála okamžitě po prvním představení. Díky tomu repríza končila o tři čtvrtě na dvanáct v noci. Přestože se tento problém objevil dost nečekaně zvládli ho organizátoři festivalu vyřešit rychle a elegantně aniž by došlo k větším problémům. (Jako by se to stalo například kdyby se jedno z představení zrušilo a návštěvníkům festivalu by se musely vracet peníze za vstupné.) Jedním z dalších problémů byl čtvrtek, konkrétně dva z festivalových řidičů, kteří navštívili středeční Meeting Point párty, kde se opili a nebyli ve čtvrtek schopni plnit své povinnosti. Tento problém se již na malé festivalové radě diskutoval a je

33 otázka zda mu bylo možné předejít. Všem třem řidičům byli jejich povinnosti řádně vysvětleny a to několikrát ještě před festivalem. Všichni tvrdili, že nemají problém s tím během festivalu nepít. Toto slovo nedodrželi, díky čemuž nebyly například včas vyzvednuté svačinky. Některé z jízd zvládl odjezdit zbývající řidič, kolem poledne se navíc autorce práce podařilo probudit druhého z řidičů. Pro třetího bylo však nutno zajet až domů a to kolem čtvrté hodiny odpoledne, kdy ho autorka práce musela osobně vytáhnout z postele. Nutno podotknout, že tomuto problému se nedalo včas předejít. Autorka práce spoléhala na domluvu před festivalem, kdy jí všichni řidiči slíbili, že během festivalu nebudou pít a budou moci řídit. Navíc autorka práce během festivalu vycházela řidičům vstříc když například potřebovali jít do práce a nemohli proto uskutečnit některé jízdy. Poslední problém zapříčinil opět gruzínský soubor, který během Závěrečného ceremoniálu přišel s žádostí o odvoz rekvizit ze školy na autobusové nádraží. Problém byl v tom, že Závěrečný ceremoniál se uskutečnil v sobotu od šesti do osmi hodin večer a gruzínský soubor měl odjíždět v neděli v šest hodin ráno. Vzhledem k pozdnímu oznámení jejich žádosti nemohla autorka práce včas domluvit odvoz se správou budovy DIFA JAMU a proto I ve spolupráci se supervizí a vedením festivalu hledali jiné řešení. Jiné řešení se nalézt nepodařilo, proto tajemník fakulty zavolal jednoho z pracovníků správy budovy, který v neděli v pět hodin ráno přišel do školy a spolu s vedoucí sekce Technical Support rekvizity na místo odvezl.

34 5.2 Doporučení V této kapitole se autorka práce pokusí navrhnout jak předejít v budoucnu problémům a eliminovat situace, které festival ohrožují, nebo znepříjemňují práci ostatním Divadla Důležitý je kontakt. Jistě, je kontraproduktivní informovat divadla o každém pokroku, který fetival zaznamená, ale je důležité předávat zástupcům divadel informace, at už em, nebo na osobních setkáních. Ideální stav by byl nejspíše: říjen odeslat Oslovovací dopisy, prosinec pozvat zástupce divadel na Společenský večírek, leden informovat o výsledcích výběrové komise, únor zaslat zpracované materiály k jednotlivým představením (pokud už je jasné v jakém divadle bude jaká škola hrát), březen aktualizovat informace o školách potřebné rekvizity, technika, časové požadavky na přípravy, ke konci měsíce zaslat průběžnou verzi fermanu, duben na začátku měsíce definitivně potvrdit ferman a zaktualizovat časové požadavky na přípravy škol (kdy má přijít stavba, kdy osvětlovači apod.), informovat divadla kdo je kontaktní osobou a kteří technici budou v kterém divadle. Školy často požadují techniku, která v divadlech není dostupná, zároveň jim festivalová produkce zajištuje rekvizity apod. Je třeba rekvizity sehnat včas! S divadly se dá domluvit, že zapůjčí větší kusy rekvizit ze svých skladů (například nábytek, rozměrnější rekvizity, paravány apod.). Se zástupci divadel je třeba domluvit, kdy se technika zapůjčená ze školy přiveze, kam se naskladní a kdy je třeba ji odvézt. Rekvizity je také vhodné skladovat na jednom místě a na toto upozornit i souboráře a budováře, aby se po festivalu rekvizity nehledaly po celém divadle Přihláška Autorka práce se domnívá, že by se v přihlášce mělo několikrát zdůraznit (ideálně tučným červeným nápisem vyvedeným v kapitálkách), že je třeba na festival přihlásit zájezdovou verzi představení, a že se může stát, že školami požadovaná

35 technika nebude k dispozici, tudíž bude třeba nahrazena jiným typem světel apod. Tato informace by měla být školám předávána již v přihlášce, a posléze několikrát zdůrazněna i v elektronické komunikaci. Také by bylo vhodné, aby v přihlášce byla vyžadována i poznámka o tom, jestli a eventuálně kolik vlastních techniků škola přiveze sebou. Tuto informaci je pak následně důležité zprostředkovat i do divadel. Do části přihlášky, v níž školy uvádějí své časové požadavky (na stavbu, svícení, zvukovou zkoušku a generální zkoušku, představení a bourání), by bylo třeba uvést zda se některé části příprav mohou překrývat a o kolik se zkrátí požadovaná doba příprav. (Některé školy tuto informaci do přihlášky uvádějí.) Na základě letošních problémů s vytvořením fermanu, kdy se jednotlivé verze posílaly školám ke schválení a postupně se ukazovalo, že herci z některých škol mají i jiné pracovní závazky, tudíž se nemohou účastnit celého festivalu, by autorka práce doporučila do přihlášky vyžadovat i informaci o tom, zda mohou školy na festivalu být celou dobu, nebo jsou nějak časově limitovány. Tyto informace mohou a nemusí být zohledněny při výběrové komisi, ale zásadním způsobem by ulehčily sestavení fermanu. Druhou variantou je po výběrové komisi, požádat školy o závazné a definitivní vyjádření, ohledně jejich časových možností. Tahle varianta se jeví být schůdnější, protože po výběrové komisi v půli února již většinou školy a její studenti vědí, zda budou v dubnu mít pracovní závazky, či nikoliv Komunikace se školami V letošním roce byla komunikace se školami nastavená tak, že veškerá komunikace procházela před sekci Hosté a účastnici. Toto řešení je z hlediska komunikace s techniky náročnější a neefektivní, protože za školy většinou komunikuje produkční představení a potřebné informace k technice musí zdlouhavě získávat od techniků daného představení a následně je předávat členům sekce Hosté a účastníci, kteří je na konci předají vedoucí sekce Technical Support. Do budoucna by tedy stálo zvážit možnost, že sekce Hosté a účastníci předá vedoucí sekce Technical Support kontakt přímo na techniky daného souboru a komunikace mezi nimi bude probíhat přímo (je možné přidávat do kopie členy sekce Hosté a účastníci a také produkční představení). Tímto se eliminuje zdlouhavý proces při řešení jinak triviálních problémů a zároveň nebude docházet k chybám

36 vycházejícím z neznalosti technického prostředí. (Letos došlo k situaci, kdy členka sekce Hosté a účastníci špatně porozuměla požadavku maďarského souboru a jejich žádost o využití tahů pro hereckou akci si přeložila jako žádost o překročení hracího prostoru a možnost hrát v jevišti, naštěstí se povedlo tuto situaci včas podchytit a nedorozumění napravit, jiná členka sekce zároven neznala termín lightplot, který měla získat od svého souboru, a přestože jí byl tento termín několikrát vysvětlen nákres světel, jejich rozmístění na jevišti, vytrvale zasílala míso požadovaného nákresu pouze seznam světel využívaných v představení.) Technika Seznamy techniky je možné vytvářet pro vlastní pohodlí, autorka práce se ale většinou orientovala podle materiálů poskytovaných divadly online na jejich webových stránkách. Krom technického vybavení zde totiž je možné najít i prostorové možnosti sálu, včetně různých variant elevací, které je divadlo schopné postavit a také včetně různých stavebně-technických prvků (pohyblivé stoly a vozy, praktikábly, lávky, tahy apod.). Techniku pro školy je ideální konzultovat se studenty jevištní technologie, a následně se zaměstnanci školy spravujícími půjčovnu techniky. Ti byli při organizaci letošního ročníku autorce velice nápomocní. Pro sklad techniky byla během festivalu zapůjčena místnosti č. 6 na DIFA JAMU. Tuto možnost je třeba domluvit si s pedagožkou pí. Matyášové, pedagožky zpěvu, která byla ale velice ochotná. Co se týče techniky využívané během festivalu jinak než na představení hlavního programu je třeba mít na paměti zejména: prodlužky čím víc, tím líp!, projektory je třeba mít v zásobě jeden dva náhradní, protože po projektorech je poptávka, ideální je mít k dispozici i závěsný systém k jednomu z těchto náhradních projektorů, náhradní kabely a redukce kabely ke světlům, i ke zvuku, náhradní redukce zejména jack 3,5mm na jack 6mm, zároveň je vhodné sehnat redukce ke kabelům k projektorům (VGA na HDMI, DVI na VGA apod.) odpadne tím shánění jiných kabelů na poslední chvíli,

37 počítače a tiskárny řeší se ve spolupráci s p. Knězkem, používají se počítače z ateliéru Divadelního manažerství, tiskárny dodává právě p. Knězek, který je i zapojuje Auta a řidiči Vzhledem k situaci podrobně popsané v kapitole 5.1 Problémy, je třeba zvážit problematiku řidičů. Jak se ukázalo nelze spoléhat na dané slovo, a zároveň může docházet k situacím kdy řidiči nebudou k dispozici z jiných, třeba osobních důvodů. Proto by bylo nejlepší zavést model, kdy budou po odježdění všech nutných jízd toho dne, auta zaparkována na vyhrazených parkovacích místech vedle DIFA JAMU a klíče od aut řidiči odevzdají na předem domluvené místo např. Na Infocentru. Další možností je také více řidičů, kteří se budou v průběhu festivalu v řízení střídat, zde by ale byla třeba větší koordinace a kontrola, zda všichni pochopili ferman jízd a zároveň vyvstává možnost, že při náhlém problému, který bude třeba vyřešit a pro něco, či někoho rychle zajet, nebude k dispozici žádný řidič, protože někteří budou plnit svoje naplánované jízdy a jiní budou mít volno a nebudou moci jízdu odřídit. Do podkapitoly auta a řidiči zcela jistě také spadají povolenky k vjezdu do centra. Tyto povolenky je třeba vyřídit s náležitým předstihem ideálně na přelomu měsíců února a března. Povolenky k vjezdu do centra bývají zpoplatněné, ale nejedná se o žádnou závratnou částku. Bylo by vhodné, aby byla vyřízena jedna povolenka pro každé auto s tím, že s každou touto povolenkou bude možné nejkratší možnou cestou zajíždět k divadlům (je třeba si dopředu pečlivě ověřit, které trasy jsou během dne průjezdné, zda se náhodou v dané oblasti nestaví apod.). V letošním roce se využívaly povolení k vjezdu, která mají k dispozici jednotlivá divadla. Tohle řešení není z nejšťastnějších, protože divadla často své povolenky samy potřebují a nerady je zapůjčují jiným subjektům Večírky Na základě hodnocení sekce, které proběhlo 12. května, se ukázalo, že technické zajištění večírků bylo v letošním roce naprosto nedostačující.

38 Došlo pravděpodobně ke komunikačnímu selhání mezi vedoucí sekce Technical Support a vedoucí sekce Offprogram. Vedoucí sekce Technical Support, předpokládala, že potřebné informace předají vyčleněným technologům manažerky zajištující večírky. Zároveň, ale selhala v tom, že jasně nedefinovala, jaké konkrétní informace mají být předány. Výsledkem byl naprosto nedostačující rider (technické požadavky kapel a účinkujících, které zásadně ulehčí práci zvukaře a zároveň zajistí kvalitní vystoupení), ve kterém byla pouze náznakově uvedena potřebná technika. Do budoucna je třeba předem zjistit: Jaké nástroje v kapele hrají? Jakou techniku si mohou dovézt, jakou je potřeba pro ně zajistit? Ideální stav je zjistit s jakou technikou většinou vystupují, nebo zkouší. Kolik času je potřeba na zvukovou zkoušku? Ověřit v jakém prostoru bude kapela hrát. (Podle toho zajistit kabeláž potřebné délky.) Zajistit zda je možné přijet autem až k místu konání eventuálně tam pak parkovat. (Tahat reproduktory půl kilometru z parkoviště je otrava, stejně jako pak v pět ráno tahat opilého řidiče z postele, s tím, že musí přeparkovat.) Tyto informace je třeba včas sdělit technikům zajištujícím večírky, pondělí před festivalem je pozdě.

39 Závěr Práce na takovémto projektu je pro každého studenta neocenitelnou zkušeností. Autorka práce navíc velice oceňuje možnost vést sekci Technical Support, která jí byla v mnohém bližší, než práce v jiných festivalových sekcích, kterou si vyzkoušela během svého studia. Analýzy, které autorka práce prováděla při přípravě festivalu byly velmi nápomocné. Autorka práce se snažila po celou dobu příprav festivalu i při následném zpracovávání dokumentace mít na paměti, že dokumentace má sloužit jako pracovní nástroj pro budoucí vedoucí sekce Technical Support. Autorka práce při přípravách festivalu měla k dispozici pouze projektovou dokumentaci MgA. Vítězslava Charváta z roku 2012, která jí byla sice v mnoha ohledech nápomocná, ale nepřipravila ji na spoustu situací, které vyvstaly během příprav 25. ročníku festivalu. Autorka práce proto doufá, že její dokumentace bude v tomto směru nápomocnější a budoucím sekčním vedoucím pomůže předejít některým nepříjemným situacím. Díky svému pozorování příprav festivalu a zejména díky hodnocení technologů přidala autorka práce několik doporučení, které snad budou využity v příštích letech.

40 Příloha A Dramaturgický koncept festivalu Nové Dionýsie Je až neuvěřitelné, kolik měly starověké Dionýsie a náš festival SETKÁNÍ/ENCOUNTER společného. Oslava divadla a radosti ze života v té nejčistší formě. Veselí s kulturním přesahem, přátelské střetávání se, výměna názorů. Na tu jejich divadelní přehlídku dorazila celá tehdejší obec, hosté z celého tehdy známého světa a po několik dní spolu všichni seděli v divadle. Lidská společnost si v těch dobách potřebovala ustanovit základní etická a morální pravidla, ve svých mýtech tuto potřebu odrážela a divadlo (které mělo jakožto moderní médium zprostředkovat tyto myšlenky i méně vzdělaným lidem dnes je to idea skoro k smíchu nebo ne?) mělo moc nastolit diskuzi a přímo konfrontovat diváky se zobrazovaným. Řeč je o antickém Řecku a jeho divadle. Divadle, které bylo spjaté s duchovní rovinou, vycházelo z náboženského rituálu, který nejspíš vycházel z dlouhodobých pozorování okolní přírody. Brutální separace kulturního, duchovního a vědeckého přístupu nejspíš je v jednotlivých odbornostech nevyhnutelná, ale v těch základních lidských prožitcích nejspíš zavrženíhodná. Téma pro 25. ročník Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER podle nás odráží to důležité, co umožnilo divadlu přežít, samotné jeho kořeny, pevně zapuštěné do naší kultury, odolávající pesticidní přízemnosti všedního dne. Jednotu v rozmanitosti. A tak tu máme stovky tvarů a žánrů, z nichž můžeme maximálně tak ochutnat snaha pojmout je všechny by se podobala římskému způsobu orgiastického stolování... A tohle není ta antika, ke které bychom se chtěli vracet. Ledaže...

41 Příloha B Rozmíštění budovářů během festivalu Divadlo Husa na provázku Adam Gazárek Vojtěch Mach HaDivadlo Vojtěch Matulík František Kumhala Tomáš Tušer Marin Hamouz Divadelní studio Marta Zuzana Bottová Jan Mach Hudebnědramatická laboratoř / Divadlo na Orlí Marián Medlen Ridiči Lukáš Novotný Večírky Roza Zichová Michal Nýdr Matěj Klíma Jakub Sotola Petra Gobelová Jakub Kubíček

42 Příloha C SWOT analýza sekce Technical Support Silné stránky Slabé stránky Příležitosti Hrozby Festival je zaběhnutý projekt s tradicí Precizně vypracovaná technická část přihlášky Technické zázemí a vybavení DIFA JAMU Technické zázemí a vybavení divadel Přítomnost bývalých vedoucích a členů sekce ve škole zprostředkování zkušenost Hlasovací právo při výběrové komisi Více dívek v sekci Pozdě předaná a neúplná dokumentace z minulých let Vedoucí sekce bez zkušenosti z technologického prostředí Nezkušení studenti 1. ročníku Jevištní technologie Demotivovaní studenti 2. ročníku Jevištní technologie Zaneprázdnění studenti 3. ročníku Jevištní technologie Nedostatečný kontakt mezi technology a manažery Členové sekce si vyzkouší práci na velkém divadelním festivalu v prostředí větších brněnských divadel Vylepšení pověsti festivalu mezi technology Porovnat rozdílné přístupy k technologii (osvětlování a zvučení) ve světe Vedoucí sekce si vyzkouší pracovat s technology Vedoucí sekce, coby manažerka nebude respektována členy sekce Nezačlenění dívek do kolektivu Špatně, nebo nedostatečně vyplněné přihlášky Šptně nastavená kounikace mezi sekcemi problémy plynoucí z nepředaných, nebo neúplně předaných informací Zmatek v povinnostech a pravomocech

43 Analýza slabých a silných stránek Intenzita Důležitost Precizně vypracovaná technická část přihlášky Technické zázemí a vybavení DIFA JAMU Technické zázemí a vybavení divadel Hlasovací právo při výběrové komisi Demotivovaní studenti 2. ročníku Jevištní technologie Přítomnost bývalých vedoucích a členů sekce ve škole zprostředkování zkušenost Vedoucí sekce bez zkušenosti z technologického prostředí Nedostatečný kontakt mezi technology a manažery Nezkušení studenti 1. ročníku Jevištní technologie Zaneprázdnění studenti 3. ročníku Jevištní technologie Festival je zaběhnutý projekt s tradicí Více dívek v sekci Pozdě předaná a neúplná dokumentace z minulých let Pravděpodobnost příležitostí Pravděpodobnost Atraktivita Členové sekce si vyzkouší práci na velkém divadelním festivalu v prostředí větších brněnských divadel Porovnat rozdílné přístupy k technologii (osvětlování a zvučení) ve světe Vedoucí sekce si vyzkouší pracovat s technology Vylepšení pověsti festivalu mezi technology Vylepšení pověsti festivalu mezi technology

44 Pravděpodobnost hrozeb Pravděpodobnost Dopad Zmatek v povinnostech a pravomocech Šptně nastavená kounikace mezi sekcemi problémy plynoucí z nepředaných, nebo neúplně předaných informací Špatně, nebo nedostatečně vyplněné přihlášky Vedoucí sekce, coby manažerka nebude respektována členy sekce Nezačlenění dívek do kolektivu

45 Příloha D WBS sekce Technical Support a Harmonogram činností Vedení sekce Technical Support 1 Divadla 2 Skoly 3 Administrativa a předfestivalové aktivity 1.1 Oslovovací dopisy 2.1 Vytvoření přihlášky 3.1 Seznámení se sekcí 4 Festival 5 Postprodukce 4.1 Zajištění techniky v 5.1 Vyúčtování 1.2 Schůzky v divadlech 1.3 Smlouva o nájmu 1.4 Děkovné dopisy 2.2 Kontrola a konzultace došlých přihlášek 2.3 Výběrová komise 2.4 Komunikace s vybranými školami 3.2 Vytvoření seznamu techniky 3.3 Komunikace s organizačním týmem a vedením fakulty 3.4 Vytvoření a aktualizace rozpočtu 3.5 Spolupráce s ostatními sekcemi 3.6 Přidělování práce technologům. 3.7 Vytvoření fermanu hlavního programu 3.8 Vytvoření fermanu offprogramu 3.9 Vytvoření fermanu jízd 3.10 Spolupráce se správou budov DIFA JAMU 3.11 Technické zajištění Společenského večírku divadlech 4.2 Zajištění techniků v divadlech 4.3 Zajištění převozů 4.4 Kontrola a motivace týmu 4.5 Operativní řešení problémů 4.6 Komunikace s TV Encounter 4.7 Technické zajištění večírků 4.8 Technické zajištění offprogramových představení Offprogram 5.2 Hodnocení 5.3 Zpracování dokumentace

46 3.12 Technické zajištění Sponzorského večírku Harmonogram činností Činnost Deadline Milník Odeslání děkovných dopisů za rok 2014 ČERVEN 2014 ŘÍJEN 2014 Předání dokumentace a osobní schůza s bývalým vedoucím přesunuto Outdoor seznámení se sekcí ano Aktualizace přihlášek Odeslání oslovovacích dopisů pro rok 2015 Vytvoření seznamů techniky Přidělování práce technologům První verze rozpočtu LISTOPAD 2014 PROSINEC 2014 přesunuto Technické zajištění Společenského večírku ano Osobní návštěva v divadlech první aktualizace podmínek spolupráce Kontrola a konzultace došlých přihlášek Odeslaná smlouva o pronájmu První sekční schůzka ano Kontrola a konzultace došlých přihlášek Uzavření smlouvy s divadly LEDEN 2015 Spolupráce s Hosté a účastníci na kompletaci přihlášek přesunuto Výběrová komise ano Vytvoření první verze fermanu hlavního programu ÚNOR 2015 Zkompletování technických požadavků souborů Porovnání technických požadavků souborů s technickým zázemím divadel Komunikace s vybranými školami Vytvoření druhé verze fermanu hlavního programu

47 Konzultace fermanu hlavního programu Shánění rekvizity Zajištění livestreamu ze Zahajovacího ceremoniálu komunikace s ATD Aktualizace smlouvy o pronájmu ze strany CEDu přesunuto Technické zajištění Sponzorského večírku BŘEZEN 2015 Výběrová komise off-programových představení ano Livestream ze Zahajovacího ceremoniálu komunikace s BcA. Martinem Holoubkem a Liborem Spáčilem Vytvoření třetí verze fermanu hlavního programu Vytvoření fermanu off-programu Soupis technických požadavků pro workshopy, párty, chill-out room a Infocentrum Komunikace se správou budovy DIFA JAMU předložení požadavků na jízdy, vybavení místností apod. Schůzka s ATD TV Encounter Definitivně potvrzen program festivalu ano Kompletace seznamů potřebné techniky a její zapůjčení Shánění posledních rekvizit Osobní schůzky v divadlech konzultace průběhu festivalu Zapůjčení techniky DUBEN 2015 Zablokování místností užívaných jako sklad techniky Převoz rekvizit a techniky ve spolupráci se správou budovy DIFA JAMU Poučení technologů před festivalem Ferman jízd FESTIVAL Rozmístění reklamních bannerů a festivalové výzdoby Rozvoz techniky a rekvizit do divadel Výdej techniky pro off-programová představení a večírky Komunikace se správou budovy DIFA JAMU Kontrola a motivace budovářů

48 Operativní řešení problémů Odvoz věcí z divadel Vyúčtování PO FESTIVALU Vyklízení školy ve spolupráci se správou budovy DIFA JAMU Vrácení zapůjčené techniky KVĚTEN 2015 Hodnocení ano Sepsání projektové dokumentace Odeslání děkovných dopisů

49 Příloha E LFM sekce Technical Support Hlavní přínos Strom cílů (SMART) Vytvoření dokumentace využitelné i v příštích letech Projektové cíle Hladký průběh festivalu Zajištění festivalového programu Vylepšení pověsti festivalu mezi technology Objektivně ověřitelné ukazatele Hodnocení dokumentace během hodin KP, zhodnocení dokumentace budoucí sekční vedoucí Festival samotný Hlavní program, offprogramové aktivity, ceremoniály Hodnocení festivalu technology Zdroje informací k ověření Dokumentace k příštím ročníkům festivalu založená na této dokumentaci, rozhovory s budoucími sekčními vedoucími Hodnocení festivalu v rámci úzkého organizačního týmu, závěrečná zpráva festivalu Ferman, záznamy představení Neformální schůzka s technology Předpoklady a rizika Předpoklady: Dobré podmínky vyjednané s divadly Kvalitně zpracované podklady Vhodně vybraný program Vhodná a efektivní motivace týmu Správné zapojení jednotlivců do prací na festivalu Výstupy Funkční ferman Průběh festivalu bez komplikací Zpětná vazba a hodnocení od účastníků festivalu Rizika: Špatně nebo nedostatečně zpracované

50 Aktivity (podrobněji ve WBS) Materiály využitelné i v přístích letech Technologové motivovaní pro další ročníky festivalu Hodnocení v hodinách KP, rozhovor s budoucí sekční vedoucí Zapojení technologů do průběhu příprav 26. ročníku festivalu Časový harmonogram: Divadla 10/2014-4/2015 Školy 1/2015-4/2015 Adminitrativa a předfestivalové aktivity Festival 4/ /2014-3/2015 Postprodukce 4/2015-5/2015 Schůzka a rozhovor s budoucí sekční vedoucí po skončení 26. ročníku festivalu Průběžné hodnocení práce technologů během příprav 26. ročníku festivalu jejich sekční vedoucí i úzkým organizačním týmem Zdroje: Materiální, lidské, finanční přihlášky Neochota studentů spolupracovat Nezkušenost vedoucí sekce s prostředím Technical Support Nedotatek techniky ve škole a divadlech Předběžné podmínky: Předání dokumentace z minulých let/ Konzultace s bývalými sekčními vedoucími Nástup odpovídajícího množství technologů do 1. ročníku Bezpodmínečná účast technologů na

51 festivalu i přípravách festivalu Předběžně dojednaná spolupráce s CEDem

52 Příloha F Průběžný rozpočet sekce Technical Support Náklady nepřímé Náklady s věcným plněním Skutečné náklady Pronájem Divadlo na Orlí ,- Kč 0,- Kč DIFA Pronájem Divadelní studio Marta Doprava správa budovy DIFA JAMU Náklady přímé ,- Kč 0,- Kč DIFA 4 000,- Kč 0,- Kč DIFA Pronájem divadel CED ,- Kč ,- Kč MMB Dary do divadel a vrátní 1 600,- Kč 1 600,- Kč MŠMT Telefony 1 000,- Kč 400,- Kč MŠMT Zdroj čerpání Gaffa 4 998,- Kč 4 998,- Kč Postprodukce - materiál Materiál 1 847,- Kč 1 847,- Kč Posprodukce - materiál Celkem ,- Kč ,- Kč

53 Příloha G Děkovný dopis Vážený pan Vladimír Morávek umělecký šéf Divadla Husa na Provázku Centrum experimentálního divadla p.o. Zelný trh Brno Brno Vážený pane Morávku, upřímně Vám děkuji za výbornou spolupráci při realizaci 25. ročníku festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER. V současné době intenzivně připravujeme 26. ročník Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER, který se uskuteční ve dnech 12. až 16. dubna Jsem přesvědčen, že společně navážeme na dosavadní úspěnou tradici a těším se, že i naše další spolupráce bude pro obě strany obohacující a příjemná. V průběhu měsíce listopadu Vás kontaktuje člen organizačního týmu festivalu a poté bychom s Vámi velmi rádi projednali konkrétní možnosti naší budoucí spolupráce. Srdečně Vás pozdravuji, Vám osobně i Vašemu divadlu přeji úspěšnou sezonu a těším se na naše společná setkání. doc. MgA. Zbyněk Srba, Ph.D. děkan Divadelní fakulty JAMU

54 Příloha H Oslovovací dopis Vážený pan Vladimír Morávek umělecký šéf Divadla Husa na Provázku Centrum experimentálního divadla p.o. Zelný trh Brno Brno Vážený pane Morávku, v současné době pracujeme na přípravách 25. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2015, který se uskuteční ve dnech dubna Rád bych Vám srdečně poděkoval za Vaši vstřícnost a výbornou spolupráci při realizaci tohoto náročného projektu v minulých ročnících. Dovoluji si Vás tímto požádat o vaši opětovnou participaci na právě připravovaném ročníku festivalu. Jsem přesvědčen, že navážeme na úspěšnou tradici a těším se, že i naše příští spolupráce bude pro obě strany obohacující a příjemná. V průběhu měsíce listopadu Vás bude kontaktovat člen organizačního týmu festivalu a poté bychom s Vámi velmi rádi projednali konkrétní možnosti naší budoucí spolupráce. Přeji Vám osobně i Vašemu divadlu úspěšnou sezónu a těším se na naši příští spolupráci. Srdečně Vás pozdravuji, doc. MgA. Zbyněk Srba, Ph.D. děkan Divadelní fakulty JAMU

55 Příloha I Technická část přihlášky TECHNICKÉ POŽADAVKY Upozornění : pokud nebudou vyplněny technické požadavky, přihláška nebude platná!!! délka představení a obsahuje-li přestávku Snažte se být, prosím, co nejpřesnější, abychom předešli komplikacím na poslední chvíli! Prostorové požadavky Prosíme zašlete požadavky zájezdové verze představení (není možné zaručit vyhovění všem technickým požadavkům, z důvodu omezených možností) Uveďte minimální rozměry jeviště potřebné k odehrání inscenace V přiloženém rastru (str. 11 a 12) zakreslete PŮDORYS SCÉNY a PŘÍČNÝ ŘEZ SCÉNY v měřítku: 1:100. Zakreslete hlediště v půdorysu i řezu, je-li nestandardně uspořádáno. Uveďte minimální rozměry jeviště potřebné k odehrání inscenace Zašlete fotografie co nejlépe zachycující scénografii a jevištní výpravy daného představení Doprava: Jakým způsobem budou rekvizity a kulisy dopraveny: V případě dopravy nákladním automobilem uveďte typ, tonáž a rozměry:

56 Upozornění organizátorů: nedisponujeme velkými skladovými prostory, a proto nejsme schopni zajistit skladovací prostory na vyložení např. celého kamionu. Další požadavky: Uveďte, prosím, potřebné div. technologie (tahy, propadla, baletizol, vykrytí, horizont, praktikábly atp.): Pokud budete potřebovat rekvizity či dekorace, které si nebudete moct přivézt. Zašlete fotografie a specifikaci předmětů. Po domluvě se vynasnažíme sehnat adekvátní náhradu. Budete pracovat během představení na jevišti s látkami jinak ohrožujícími divadelní prostředí? Např. Voda, oheň, písek, drcený korek, rýže, obilniny, velké množství roztrhaného papíru atd...? Pokud ano, popište: ANO / NE Osvětlení: ANO / NE 1 Minimální počet světelných okruhů: Počet a výkon: Pc, fresnelů a 2 profilovacích reflektorů, Minimální počet a typ inteligentních 3 reflektorů: (hlavy, skeny, LED svítidla atd..) Speciální efekty: mlhostroj, 4 stroboskop atd.:

57 5 Klapky na PC, filtry atd.: 6 Kabeláž (typ, počet a metráž) 7 další požadavky: Prosíme, zašlete v příloze plán rozvěšení světel. Ozvučení: ANO / NE Typ a počet přehrávačů (minidisk, CD, 1 kazeta, LP, jiný): 2 Mikrofony (druh, počet mikrofonů): 3 Kabeláž (typ, počet a metráž) 4 další požadavky: V příloze, prosím, zašlete plán rozmístění reproduktorů a mikrofonů. Projekce: ANO / NE 1 Počet projektorů 2 Projekční plátno (popř. rozměr) způsob odbavování projekce (dvd 3 přehrávač, notebook apod.) potřebný kabel k propojení s projektorem 4 v metrech (VGA, DVI, S-video, coax apod.) 5 další požadavky: V příloze prosím přiložte nákres umístění plátna, projektoru v prostoru. Ovládání světel, zvuku a projekcí: ANO / NE (pozn.) Odděleně ze světelné a zvukové kabiny Z jednoho místa (jeden člověk ovládá vše) Odjinud (definujte) Vyžadujete livepost?

58 Čas potřebný na: Postavení scény: Svícení a zvuk: Generální zkoušku: Celkový čas přípravy představení: Bourání a vyklízení scény: Půdorys scény Měřítko: rastr je složený ze čtverců 100 x 100 cm

59 Scéna může mít rozměry maximálně 8 x 10 m Příčný řez Měřítko: řez je složený ze čtverců 100 x 100 cm Scéna může mít rozměry maximálně 10 x 6 m ZDE JE ZNOVU SEZNAM NUTNÝCH PŘÍLOH K TECHNICKÉ ČÁSTI PŘIHLÁŠKY: FOTOGRAFIE přesně popisující scénografii a jevištní výpravu představení OBRÁZKY/FOTOGRAFIE A SPECIFIKACE rekvizit, dekorací, které není možné přivést s sebou PLÁN ROZMÍSTĚNÍ SVĚTEL PLÁN ROZMÍSTĚNÍ REPRODUKTORŮ A MIKROFONŮ NÁKRES UMÍSTĚNÍ PLÁTNA A PROJEKTORU

60 Příloha J Ferman programu festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER 2015

61

62

63

64

65

66