Spisový a skartační řád

Transkript

1 Spisový a skartační řád Obce Roštění vydaný dne , v souladu se zákonem č. 167/2012 Sb., o archivnictví a spisové službě a vyhláškou 259/2012 Sb.. Úvodní ustanovení Tento řád se vztahuje na písemnou agendu Obce Roštění. Spisovou službou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. Spisový řád I. Příjem dokumentů 1. Veškeré písemnosti doručené obecnímu úřadu přejímá administrativní pracovnice obce nebo starosta obce. V den přijetí se dokument označí otiskem podacího razítka. 2. Podací razítko obsahuje název obecního úřadu, datum doručení, číslo jednací, počet listů a o počet listů příloh dokumentu. 3. Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu podle podacího deníku v běžném roce, lomené posledním dvojčíslím letopočtu běžného roku a rozlišovací zkratka vyřizovatele dokumentu. Vlastní dokumenty jsou rovněž označovány číslem jednacím a manipuluje se s nimi jako s ostatními dokumenty. 4. Obálka se ponechává jako součást dokumentu jen tehdy, není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem na obálce, není-li dokument podepsán, má-li datum podání na poště právní význam, je-li na obálce otištěno podací razítko. II. Evidence dokumentů 1. Základními evidenční pomůckou spisové služby je podací deník. Podací deník je v záhlaví označen názvem Obecní úřad v Roštění a rokem v němž je užíván. 2. Zápisy v podacím deníku musí být prováděny trvale a čitelně. Chybné zápisy se škrtají tak, aby zůstaly čitelné, oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo opravu provedl. 3. Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti. Zápis obsahuje datum přijetí dokumentu, od koho dokument došel (příp. že se jedná o vlastní dokument), obsah dokumentu, kdo dokument vyřizuje, kdy byl dokument vyřízen, komu bylo vyřízení odesláno a pod jakým spisovým znakem je dokument uložen. 4. Do podacího deníku se nezapisují některé bezvýznamné dokumenty, jako pozvánky, oznámení, reklamní nabídky apod. 5. Podací deník může být veden i v elektronické podobě.

2 III. Vyřizování dokumentů 1. Není-li obecní úřad příslušný k vyřízení přijatého dokumentu, postoupí dokument bezodkladně příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí. 2. Přijatý dokument je předán k vyřízení příslušnému vyřizovateli. Jméno vyřizovatele se uvede na otisku podacího razítka i do zápisu v podacím deníku. 3. Veškeré dokumenty, týkající se téže věci, tvoří spis. 4. Odpověď na došlý dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod tímtéž číslem jednacím pod kterým byl dokument evidován při přijetí. Zpracovatel označí dokument ukládacím znakem a skartačním znakem a lhůtou. IV. Úprava, podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Obecní úřad používá dopisních papírů a obálek se záhlavím. Podepisování dokumentů se řídí organizačním řádem. Na dokumentu musí vždy být uvedeno jméno, příjmení a funkce podpisujícího. 2. Při užívání razítek se státním znakem se řídí obecní úřad zvláštními předpisy. V. Odesílání dokumentů Dokumenty jsou odesílány obyčejnou nebo elektronickou poštou, podle závažnosti doporučeně, nebo do vlastních rukou. Dokumenty, u nichž je nutno ověřovat doručení, jsou zaslány na doručenku, která se po vrácení připojí ke spisu. VI. Ukládání dokumentů do spisovny 1. Vyřízené dokumenty z uplynulého běžného roku jsou ukládány do spisovny. Před uložením do spisovny musí být dokumenty úplné, přehledně uspořádané a řádně označené (spisový znak, obsah, časový rozsah, skartační znak a lhůta). 2. Dokumenty se ukládají podle věcných hledisek, uvedených ve spisovém a skartačním plánu, který tvoří přílohu č. 1 tohoto spisového a skartačního řádu. Dokumenty uložené ve spisovně se evidují v archivní knize. Skartační řád 1. Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost úřadu. Provádí se v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartačních lhůt těchto dokumentů. Po dohodě s Moravským zemským archívem v Brně Státním okresním archivem v Kroměříži (dále jen archiv) může být skartační řízení prováděno i za delší období, minimálně však jednou za 5 let. Vždy musí být provedeno při sloučení nebo rozdělení obcí nebo při jiné správní změně. K provedení skartačního řízení sestaví obecní úřad tříčlennou skartační komisi. 2. Jak bude s dokumenty naloženo vyjadřují skartační znaky (A, V, S): Skartační znak A - dokumenty navržené za archiválie. Skartační znak S - dokumenty bezvýznamné.

3 Skartační znak V - při přípravě skartačního návrhu skartační komise dokumenty posoudí a dle jejich významu zařadí do kategorie S, popř. A. Skartační znaky a skartační lhůty jsou uvedeny ve skartačním plánu (příloha č. 1). 3. Skartační lhůta stanovuje dobu, po kterou zůstává dokument po vyřízení uložen ve spisovně. Počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu. 4. Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu, který obecní úřad zašle archivu. Přílohu skartačního návrhu tvoří seznamy dokumentů kategorie A a S. Skartačním návrhem žádá obecní úřad archiv o odborné posouzení dokumentů. (vzor viz příloha č. 2) 5. Archivář při odborné archivní prohlídce posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem A odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie a zda dokumenty se skartačním znakem S nemají trvalou dokumentární hodnotu. Uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu a seznam dokumentů určených ke zničení. O výsledku skartačního řízení sepíše archivář protokol, jehož stejnopis obdrží obecní úřad. Dokumenty posouzené jako archiválie budou archivu protokolárně předány v dohodnuté lhůtě. 6. Předání určených dokumentů archivu i zničení bezvýznamných dokumentů se provádí na náklady obecního úřadu. Závěrečná ustanovení Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dnem Zároveň se tímto ruší spisový a skartační řád vydaný Martin Škrabala starosta Vyvěšeno dne: Sejmuto dne:

4 Příloha č. 1 I. Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Jednotlivé skupiny spisových znaků spisové znaky od - do Znaky všeobecné Organizace činnosti Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu Personální práce Finance Životní prostředí Živnostenské podnikání 253 Správa majetku obce Doprava a silniční hospodářství Obchod a cestovní ruch Územní plánování a stavební řád Kultura Záležitosti církví a náboženských společností Školství a sport Zdravotnictví Sociální péče Požární ochrana Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku II. Spisové znaky spisového a skartačního plánu ZNAKY VŠEOBECNÉ Spisový znak (podznak) Heslo 51 Dokumenty vedoucích útvarů, které nelze zařadit do jiných věcných skupin: 51.1 Dokumenty starosty (primátora) V/ Dokumenty místostarosty (náměstků) V/ Dokumenty tajemníka V/ Dokumenty vedoucích odborů V/10 52 Spolupráce se státními orgány a jinými subjekty: 52.1 Součinnost se správními úřady 52.2 Součinnost s jinými subjekty 52.3 Členství ve Svazu měst a obcí ČR apod Mikroregiony, přeshraniční spolupráce 53 Organizace členění a působnost úřadu: 53.1 Systemizace úřadu A/ Interní akty řízení (řády, směrnice, příkazy) a další řídící A/5 předpisy 54 Řízení, kontrola a metodická činnost: 54.1 u obecního úřadu A/5 Skartační znak/lhůta

5 54.2 u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, A5 a organizačních složek obce 54.3 ústředními správními úřady pro činnost obecního úřadu 54.4 Metodické materiály: vlastní A/ ostatní 55 Rehabilitace A/10 56 Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů) 56.1 všeobecně 1) 56.2 hospodářské 1) 56.3 nájemní 1) 56.4 majetkoprávní A/51) 56.5 kolektivní A/51) 56.6 ostatní 1) 57 Statistika, výkaznictví 57.1 Časové řady ukazatelů 1) 57.2 Roční výkazy, výroční zprávy A/ Výkazy s kratší než roční periodicitou 57.4 Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů 2) 57.5 Jednorázové soupisy 2) 57.6 Podkladový materiál k výkazům 2) 58 Automatizace, výpočetní technika 58.1 Informační systém úřadu A/51) 58.3 Programová dokumentace 4) 58.4 Provozní dokumentace, licence 4) 59 Petiční právo V/10 60 Stížnosti, podněty a oznámení občanů 60.1 Stížnosti, podněty a oznámení občanů 60.2 Hodnocení, rozbory, evidence A/5 61 Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný systém, krizové řízení 61.1 Ochrana obyvatelstva: Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany A/ Spolupráce s ostatními orgány a subjekty (jednotky požární ochrany, občanská sdružení, technické a jiné služby aj.) Opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace, ukrytí, nouzové přežití aj.) Hospodaření s materiálem civilní ochrany Zařízení civilní ochrany Organizace školení fyzických a právnických osob Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva A/ Integrovaný záchranný systém: Organizace Integrovaného záchranného systému

6 Dokumentace Integrovaného záchranného systémuu (havarijní plánování, cvičení, vzdělávání) Koordinace záchranných a likvidačních prací Financování, náhrady Zahraniční pomoc A/ Krizové řízení: Organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový A/5 štáb) Zvláštní skutečnosti Připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení) Krizové situace (mimořádné události, živelní pohromy aj.) A/ Financování, náhrady Humanitární pomoc 61.4 Hospodářská opatření pro krizové stavy Organizace systému hospodářských opatření pro krizové stavy Příprava hospodářských opatření pro krizové stavy Realizace hospodářských opatření pro krizové stavy 62 Zahraniční styky a cesty 63 Referendum, místní referendum 63.1 Vyhlášení, průběh a výsledek referenda A/ Ostatní dokumentace referenda 63.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky referenda S4) 63.4 Místní referendum: Návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usnesení o vyhlášení referenda, zápisy okrskových a A/10 místních komisí, vyhlášení výsledků hlasování Ostatní dokumentace Použité hlasovací lístky a úřední obálky S5) 65 Plány, koncepce, programy rozvoje obce A/10 66 Pokuty (ukládání, hrazení) 67 Přestupky, správní delikty 67.1 Rozbory, hodnocení A/ Evidence přestupků 67.3 Konkrétní případy 67.4 Správní delikty podnikajících právnických osob a fyzických osob 67.5 Správní delikty podle zákona o obcích 68 Ochrana státního a služebního tajemství 69 Fotografování, filmování (povolení aj.) 70 Spisová služba 70.1 Skartační řízení A/ Podací deník (jednací protokol) A/51) 70.3 Doručovací knížka 1) 70.4 Rejstříky k podacím deníkům A/5)6) 70.5 Jiná pomocná evidence 6)

7 73 Privatizace A/10 74 Vyznamenání, ceny obce, čestné občanství A/5 75 Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů 76 Propagační činnost 76.1 Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí (v příslušném archivu se ukládá jeden exemplář) A/ Monitoring tisku, výstřižková služba 76.3 Jiné formy prezentace obce 77 Volby Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci, petice, dokumentace o 77.1 vzdání se kandidatury nebo jejím odvolání, rozhodnutí o A/107) registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci 77.2 Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci A/ Organizačně technické zabezpečení voleb 77.4 Ostatní volební dokumentace 77.5 Seznamy voličů 7) 77.6 Použité hlasovací lístky a volební obálky S8) 78 Volby přísedících u soudu A/5 79 Konference, porady, konzultace 82 Reklama: 82.1 Vlastní 1) 82.2 Cizí 1) 83 Obecně prospěšné práce 84 Poskytování informací, styk s veřejností 84.1 Poskytování informací ze zákona 84.2 Vyhodnocení A/5 87 Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení obecnímu úřadu 87.1 Dokumenty na vědomí S/ Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti S/1 88 Dotace, grantová podpora 88.1 Dotace, grantová podpora V/ Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím 89 Právní předpisy 89.3 Návrhy zákonů 89.4 Stanoviska k návrhům právních předpisů 91 Veřejné zakázky, výběrové řízení 91.1 Veřejné zakázky 1) 91.2 Výběrové řízení 93 Předběžná ochrana orgánem státní správy 95 Ukládání sankcí 96 Vymáhání pohledávek S/15 97 Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů

8 99 Nadace, nadační fondy A/5 ORGANIZACE ČINNOSTI 101 Činnost zastupitelstva, rady, výborů a komisí Podkladové materiály k jednání (nejsou-li součástí zápisu): zastupitelstva rady výborů a komisí Zápisy z jednání včetně programu, usnesení, příloh a podkladů: zastupitelstva A/ rady A/ výborů a komisí A/ Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí A/5 102 Zvláštní orgány obce Činnost zvláštních orgánů obce Bezpečnostní rada obce Krizový štáb obce 104 Vyhlášky a nařízení obce Obecně závazné vyhlášky obce A/51) Nařízení obce 1) 105 Zastupování obce a obecního úřadu Řízení podle správního řádu soudního A/ Řízení podle občanského soudního řádu (správní žaloby) A/ Právní zastupování ve finančních záležitostech 106 Dobrovolné svazky obcí Pozn.: po ukončení činnosti svazku obcí se doporučuje ponechat dokumenty uložené u obce v sídle svazku nebo v A/51) sídle likvidátora svazku obcí. 107 Regionální rozvoj A/ Evropská unie Region soudržnosti A/ Národní rozvojový plán V/ Operační programy V/ Regionální rada A/10 AGENDA KONTROLY, PŘEZKUMU HOSPODAŘENÍ A INTERNÍHO AUDITU 111 Plány kontrolní činnosti a interního auditu: krátkodobé dlouhodobé A/ Kontrolní řád A/5 112 Kontroly Kontroly vlastní V/ Kontroly ve spolupráci s jinými orgány V/ Zprávy z kontrol provedených jinými orgány V/ Rozbory a vyhodnocení A/ Přezkoumání hospodaření územních samosprávných celků Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření vykonaném krajským úřadem V/ Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření obce V/ Podklady S/10

9 114 Interní audit Zpráva o interním auditu A/ Podklady S/ Kontrola plnění usnesení (nejsou-li součástí zápisu): zastupitelstva A/ rady A/ výborů a komisí A/5 PERSONÁLNÍ PRÁCE 117 Kvalifikace a vzdělávání pracovníků: Kvalifikace a vzdělávání V/ Hmotné zabezpečení Ověřování odborné způsobilosti 118 Pracovní poměr Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí včetně dotazníků Pracovní doba (pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas) Snížení pracovního úvazku Evidenční listy S/ Vedlejší činnost, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti Náhrada škody Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků S/ Zdravotní pojištění S/ Způsobilost zaměstnanců k výkonu činnosti - pověřování, akreditace, zmocnění apod Postihy podle zákoníku práce Výběrová řízení na obsazení pracovních míst Žádosti o zaměstnání 119 Záležitosti pracovně právní Zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu Zaměstnanci obce zařazení do organizačních složek obce Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.) A/5 120 Záležitosti členů obce, výborů a komisí Vztahy vyplývající z výkonu funkce neuvolněného člena zastupitelstva Záležitosti důchodového zabezpečení Odměny včetně odvodů z odměn Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů) Evidence čestných prohlášení podle zákona o střetu zájmů 10) 121 Mzdy, půjčky zaměstnancům Platový řád 1) Katalog funkcí a mzdových tarifů 1) Odměňování Náhrady za dovolenou Věcná plnění Mzdové listy Vzhledem k potřebě mzdových listů pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění se doporučuje skartační S/30

10 znak a lhůta Daň z příjmu S/ Sociální pojištění S/ Výplatní lístky Půjčky zaměstnancům 122 Péče o pracovníky Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů: smrtelné a těžké A/ ostatní Pracovní podmínky žen Pracovní podmínky mladistvých Osoby se změněnou pracovní schopností Závodní stravování Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy FINANCE 176 Rozpočty Rozpočtový výhled A/ Roční rozpočty, rozpočtová opatření A/ Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření A/ Ostatní dokumenty finančního hospodaření S/ Finanční plány a rozpočty příspěvkových organizací Finanční plány a rozpočty A/ Rozbory hospodaření roční A/ kratší S/ Ostatní dokumenty o finančním hospodaření příspěvkových organizací 178 Daně, dávky, poplatky Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí Jiné příjmy (s výjimkou uvedených níže) Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků Místní daně a poplatky Katastr domovní daně Daň z přidané hodnoty S/ Konfiskace, propadnutí majetku Konfiskační záležitosti A/ Propadnutí majetku (vládní nařízení č. 15/1959 Sb. a zákon č. A/20 71/1959 Sb.) Propadnutí majetku z prozatímní správy (vyhláška č. 61/1986 A/20 Sb.) 181 Účetnictví: Účetní výkazy: Roční účetní výkazy, roční účetní závěrky, audit A/ Měsíční účetní výkazy, měsíční účetní závěrky S/ Účetní doklady o výdajích a příjmech v hotovosti, o nakládání s majetkem, o pohledávkách a závazcích a ostatní účetní doklady S/10

11 181.3 Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo účetních písemností je nahrazujících) Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek 9) Ostatní účetní dokumenty Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků S/101) Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí Cenné papíry V/101) ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 201 Půdní fond Vynětí zemědělské půdy: Vynětí zemědělské půdy ze zemědělského půdního fondu A/ Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu A/ Ochrana využití zemědělského půdního fondu Změny kultur a využití půdního fondu V/ Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků A/ Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku Návrhy dobývacích prostorů A/ návrhy tras nadzemních a podzemních vedení 202 Pozemkové úpravy (územně plánovací dokumentace) 203 Zemědělská výroba, podnikání v zemědělství Užívání půdy a jiného zemědělského majetku, podnikání v zemědělství: Evidence soukromě hospodařícího rolníka - fyzické osoby V/ Evidence zemědělského podnikatele - fyzické osoby, právnické osoby, zahraniční osoby V/ Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům Vinařství Zrušení chmelnic Veterinární opatření Plemenitba Včelařství Chov a ochrana zvířat 204 Zemědělské práce (zajištění) 205 Zemědělské organizace a podniky 206 Myslivost Uznání honiteb A/ Nájemní smlouvy Myslivecké plánování a statistika Oblasti pro chov zvěře Lovecké lístky (evidence) 10) Náhrada škod Myslivecký hospodář, myslivecká stráž Rybářský hospodář A/ Rybářská stráž Evidence honebních společenstev A/10

12 206.9 Nehonební pozemky Chov zvěře v zajetí, lovečtí dravci V/ Rybářství Rybářské revíry A/ Rybníky rybníkářsky neobhospodařované A/ Plánování a rybářské hospodaření Rybářský hospodář a rybářská stráž A/ Evidence rybářských lístků 10) Náhrady škod 208 Posuzování vlivů na životní prostředí V/ Lesní hospodářství: Pozemky určené k plnění funkcí lesa: Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce lesa A/ Rozhodnutí v pochybnostech A/ Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a k vydání územního rozhodnutí A/ Dělení lesních pozemků A/ Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa A/ Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa A/ Užívání lesů: Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů Výjimka ze zákazu některých činností v lese Stanovení podmínek sportovní akce Opatření k zabezpečení osob a majetku V/ Hospodářská úprava lesů: Vyhlášení záměru zadat zpracování lesních hospodářských osnov Hospodaření v lesích: Uznání výběrových stromů a lesních porostů pro sběr semen A/ Uložení opatření v případech mimořádných okolností Výjimka z velikosti či šíře holé seče Povolení delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur V/ Nesouhlas s těžbou v lesích bez převzaté lesní hospodářské osnovy Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do osmdesáti let věku V/ Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích pozemcích Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře A/ Udělení nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního hospodáře A/ Souhlas s těžbou uznaných stromů nebo porostů Ochrana lesů: Opatření k odvrácení hrozícího nebezpečí Opatření proti rozšíření škůdců Ustanovení a zrušení lesní stráže A/ Státní správa lesů:

13 Opatření k odstranění zjištěných nedostatků V/ Vodohospodářské plánování A/5 231 Vodní hospodářství Realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření, evidence vydaných rozhodnutí A/ Opravné prostředky proti rozhodnutí Vodní toky, rybníky: Vodní toky, čistota toků a odpadních vod, vypouštění nebezpečných vod V/ Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o kolaudaci, revize) V/ Vodní stráž Vodoprávní dozor A/ Vodoprávní evidence (včetně vodních toků) A/5010) Protipovodňová ochrana: Povodňový plán obce A/ Hraniční vody A/ Důlní vody V/ Revitalizace vodních toků A/ Vodovody a kanalizace Plán rozvoje vodovodů a kanalizací A/ Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací A/ Evidence vodovodů a kanalizací: majetková A/ provozní (záznamy o zdrojích povrchových a podzemních vod, výkresová dokumentace, nákladové listy, cenové kalkulace, plán kontrol jakosti vod, plán kontrol míry V/10 znečištění odpadních vod, provozní deník a provozní řády) Ochranná pásma vodovodních řadů a kanalizačních stok: Ochranná pásma A/ Výjimky z ochranných pásem A/ Vodné a stočné Čistírny odpadních vod a kanalizace V/ Technický audit vodovodů a kanalizací A/5 245 Ochrana ovzduší Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší A/ Snižování emisí, stanovení emisních limitů Poplatky za znečištění ovzduší Regulační opatření při inverzních stavech ovzduší Evidence stacionárních zdrojů Dozor nad ochranou ovzduší 246 Ochrana přírody Realizace vyhlášky o chráněných částech území A/ Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody A/ Chráněné části přírody Ochrana krajinného rázu, zásahy do významných krajinných A/5 prvků

14 246.5 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu přírody A/ Vyjádření ke stavbám pro územní řízení Posuzování vlivů na životní prostředí (EIA) A/ Mezinárodní konvence o ochraně živočichů a rostlin (CITES) Geografické nepůvodní druhy Kácení dřevin rostoucích mimo les Stráž ochrany přírody Rozhodnutí o přestupcích podle zákona o ochraně přírody a krajiny 249 Odpadové hospodářství Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové A/51) hospodářství Evidence skládek odpadů A/510) Dozor na obecní skládce odpadu Evidence hlášení 250 Geologie Obnova území (rekultivace, revitalizace, regenerace, sanace) A/ Dobývání výhradního ložiska A/ Povolování staveb a zařízení v chráněných ložiskových územích A/ Změna a rušení dobývacího prostoru A/ Skládky odpadních hmot Omezení vlastnických práv k nemovitosti při provádění geologických prací Náhrady škod způsobených geologickými pracemi Hornická činnost: Souhlas s důlní činností A/ Náhrada škod způsobených důlní činností ŽIVNOSTENSKÉ PODNIKÁNÍ 253 Živnostenské podnikání: Živnostenský úřad: Metodické a organizační pokyny a stanoviska V/ Organizační záležitosti V/ Živnostenské oprávnění: Fyzické osoby S/101) Právnické osoby S/101) Zahraniční osoby S/ Nevzniklá živnostenská oprávnění Živnostenský rejstřík: Rejstřík A/106) Nahlédnutí a výpis z rejstříku Cizí podnikatelé: Živnostenská oprávnění Provozovny Automaty obsluhované spotřebitelem Ostatní dokumenty

15 253.7 Vyjadřování ke stavebnímu řízení SPRÁVA MAJETKU OBCE 254 Hospodaření a správa majetku Evidence majetku: Obecní pozemky A/ Obecní budovy A/ U příspěvkových organizací a právnických osob, jejichž zřizovatelem je obec A/ Inventarizace majetku: Dílčí inventurní soupisy, podklady Výsledná zpráva A/ Hospodaření s majetkem obce: Nabývání majetku A/ Převod majetku A/ Převod práva hospodaření s majetkem A/ Nájemné Rekonstrukce a modernizace majetku 1) Opravy a údržba majetku Zatížení majetku (dluhy, věcná břemena) Pojištění majetku Vyřazování majetku Zábor, užívání majetku obce Bytový majetek: Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů) S/ Modernizace a adaptace bytů Nájemné 255 Nebytové prostory Přidělování S/ Nájemné 256 Veřejné osvětlení 257 Majetková účast obce V/ Pohřebnictví, evidence hrobů Pohřebnictví Evidence hrobů A/510) Evidence válečných hrobů A/510) DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ 276 Doprava Koordinace dopravy, zabezpečení dopravní obslužnosti Integrované dopravní systémy A/ Dopravní průzkumy A/ Jízdní řády Mechanizace nakládky a vykládky Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, zastávky, stanoviště Státní odborný dozor na dodržování podmínek provozu vozidel na pozemních komunikacích Rozvoj motorismu

16 276.7 Získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel: Registrace provozování autoškol, odvolání k registraci provozování autoškol, změny a odnětí V/ Státní dozor ve věcech upravených zákonem Odborná způsobilost učitelů autoškol V/101) Kontrola zkušebních komisařů S/ Odvolání proti rozhodnutí ve věci odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel S/ Schvalování výcvikového vozidla pro použití k výcviku v autoškole a změny v jeho užívání Zařazení žadatelů o řidičské oprávnění k závěrečným zkouškám Osvědčení profesní způsobilosti řidiče Protokoly o zkouškách žadatelů o řidičská oprávnění S Eurolicence Bezpečnost silničního provozu 277 Silniční doprava Nákladní přeprava: Stanovisko k vydání a odebrání koncese S/ Povolení pro dopravní činnost, která není živností Povolení k provozu nákladních vozidel o sobotách a nedělích Osvědčení o zkouškách odborné způsobilosti v nákladní dopravě 1) Finanční způsobilost k provozování nákladní dopravy Sdělení o vozidlech k vykonávání dopravy Přeprava osob: Stanovisko k vydání koncese S/ Licence k provozování pravidelné autobusové dopravy Povolení k přepravě osob, která není živností Osvědčení o zkouškách odborné způsobilosti k dopravě osob 1) Smlouvy o závazku veřejné služby 1) Finanční způsobilost k provozování dopravy osob Sdělení o vozidlech k vykonávání dopravy Taxislužba: Odborná způsobilost, zkoušky S/ Místopis, zkoušky S/ Odvolání proti rozhodnutí Nemotorová doprava 278 Technika silniční dopravy Osvědčení k provozování stanic technické kontroly S/101) Osvědčení k provozování stanic měření emisí S/101) Odvolací řízení ve věci osvědčení k provozování stanic měření emisí S/ Městská doprava Osvědčení o oprávnění podnikání v městské hromadné dopravě S/151) Odvolací řízení

17 280 Pozemní komunikace, provoz na pozemních komunikacích Stavby a rušení silnice nebo místní komunikace A/ Příprava plánů investic a velkých oprav V/ Dopravní inženýrství (stanovení dopravního značení) Běžná údržba pozemních komunikací a mostů Zimní údržba pozemních komunikací Objížďky, uzavírky pozemních komunikací a jiná rozhodnutí Odvolání proti rozhodnutí týkajících se pozemních komunikací V/ Zvláštní užívání pozemních komunikací Stavební a kolaudační řízení pozemních komunikací A/ Evidence, kategorizace a změny v síti pozemních komunikací A/ Cyklostezky Nemovitosti Připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti na A/10 pozemní komunikaci Zřizování věcných břemen A/ Reklamní zařízení Kontrolní vážení Pověření osob oprávněných k zastavování vozidel Udělení, podmínění, omezení, odnětí a vrácení řidičského oprávnění, zrušení jeho podmínění nebo omezení Přezkoumání zdravotní způsobilosti držitele řidičského oprávnění Přezkoušení držitele řidičského oprávnění z odborné způsobilosti Registr řidičů, vydávání dat z registru řidičů a z evidenčních S/20 karet řidičů Neplatné řidičské průkazy S/1 281 Ostatní obory dopravy Železniční doprava Letecká doprava Vodní doprava Ostatní doprava (pásová, potrubní, lanová atd.) 282 Státní odborný dozor v nákladní dopravě v osobní dopravě na pozemních komunikacích 283 Evidence motorových vozidel: Spisy odhlášených a vyřazených motorových vozidel 1) Seznam vydaných technických průkazů motorových a přípojných vozidel S/ Záznamník schvalování technické způsobilosti a přidělování S/15 úředních čísel Schvalování technické způsobilosti jednotlivě vyrobených, přestavěných nebo jednotlivě dovezených vozidel S/10

18 283.5 Zasílání změn a evidenčních dokladů vozidel S/1 OBCHOD A CESTOVNÍ RUCH 302 Tržní agenda 303 Síť podniků, prodejen,, provozoven, skladů a trhů 306 Cestovní ruch ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ A STAVEBNÍ ŘÁD Ukládací znak spisového a skartačního plánu se u této skupiny druhů dokumentů použije jen tehdy, kdy dokument nelze zařadit do kompletního spisu stavby. 326 Územně plánovací dokumentace Územní plány (včetně dokumentace) A/101) Urbanistické studie (včetně dokumentace) A/101) 327 Územně plánovací podklady V/ Územní rozhodnutí: Rozhodnutí o chráněném území A/ Rozhodnutí o stavební uzávěře A/ Rozhodnutí o umístění stavby A/ Rozhodnutí o dělení a scelování pozemků Odvolání proti územnímu rozhodnutí 329 Oprávnění k projektové činnosti A/ Stavební povolení a další spisy včetně dokumentace, týkající se stavby (kolaudace, změny stavby, změny v 1) užívání stavby, udržovací práce, odstranění stavby) 331 Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení 332 Státní stavební dohled S/ Vyvlastnění (stanoviska a vyjádření) A/51) 334 Stavební úřady V/ Vstup na cizí nemovitosti 336 Souhlas k vydání stavebního povolení pro speciální stavby A/ Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů V/ Sankce podle stavebního zákona 339 Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí mimořádnými opravnými prostředky 340 Radonový program 341 Program obnovy venkova V/10 KULTURA 401 Kultura Péče o občanské záležitosti Slavnosti, vzpomínkové akce, koncerty, výchovné, kulturní a jiné veřejné produkce Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce 402 Organizační záležitosti kulturních zařízení 403 Kulturní instituce a zařízení: Divadla Knihovny Muzea a galerie Ostatní 405 Autorský zákon (odvolací řízení) 406 Neziskový sektor (neprůřezové činnosti) V/10

19 407 Povolování veřejné produkce 408 Tisk, rozhlas, televize a film 409 Neprofesionální umělecké aktivity 410 Kroniky A/106) 411 Péče o kulturní památky Péče o kulturní památky, památkové rezervace, památkové zóny, památková ochranná pásma, včetně evidence A/10 Prohlášení Ministerstva kultury za kulturní památku, památkovou rezervaci, památkovou zónu, památkové ochranné A/30 pásmo Evidence kulturních památek A/1010) Trvalé přemístění movité kulturní památky z veřejně přístupného místa A/ Užívání kulturních památek a národních kulturních památek A/ Archeologické výzkumy Příspěvky vlastníkům památek V/10 ZÁLEŽITOSTI CÍRKVÍ A NÁBOŽENSKÝCH SPOLEČNOSTÍ 431 Věci církví a náboženských společností V/ Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a A/201) vyjádření) ŠKOLSTVÍ A SPORT 451 Školy a školská zařízení Školy a školská zařízení zřízená obcí Zřizovací listiny škol a školských zařízení A/ Konkursní řízení na obsazení funkcí ředitelů škol a školských zařízení zřizovaných obcí 452 Soukromé a církevní školy 453 Školský rejstřík Žádosti o zápis, změnu zápisu a výmaz, rozhodnutí Vyjádření k udělení výjimek z počtu škol, dětí a žáků ve škole Výkazy škol a školských zařízení Výroční zprávy škol, jejichž zřizovatelem je obec A/5 455 Pasportizace škol A/ Česká školní inspekce Inspekční zprávy a protokoly o činnosti škol a školských zařízení Opatření přijatá na základě výsledků kontroly ČŠI u škol a školských zařízení S/ Mládež, sport Rozvoj sportu a aktivit dětí a mládeže S/ Provozování zařízení sloužících dětem a mládeži S/10 ZDRAVOTNICTVÍ 526 Zdravotnická soustava Zařízení a organizace zdravotnické soustavy Registrace nestátních zdravotnických zařízení 10) Zdravotnická zařízení zřizovaná obcí 527 Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví A/5 528 Hygienická služba

20 531 Léčiva, návykové a omamné látky evidence nakládání s návykovými látkami Návykové látky (alkoholismus, tabakismus, drogy) V/ Omamné látky V/ Záchranná služba 533 Územní znalecká komise V/ Zdravotnická dokumentace převzatá od zdravotnických S/100 zařízení zrušených bez právních nástupců 535 Ambulantní karty převzaté od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců S/ Očkování (kalmetizace aj.) V/ Odvolání proti lékařským posudkům SOCIÁLNÍ PÉČE 552 Mimoústavní sociální péče Výkon opatrovnictví Dávky zdravotně postiženým a starým občanům S/ Mimořádné výhody pro občany zdravotně postižené 553 Sociální služby Řízení, kontrola a rozvoj na úseku sociálních služeb V/ Zařízení sociálních služeb Zřizování A/ Školení zaměstnanců Organizační a provozní záležitosti, metodika Přijímání osob do zařízení sociálních služeb Odvolání proti rozhodnutí na úseku sociálních služeb S/ Péče o rodinu Sociální péče V/ Sociálně právní ochrana: Dokumenty postoupené, dokumentace dětí, které dosáhly zletilosti S/ Odvolání proti rozhodnutí V/ Dokumentace se spisovými značkami Om, Nom, Pon V/101) Pěstounská péče S/1011) Peněžité a věcné dávky S/ Péče o společensky nepřizpůsobené občany Peněžité a věcné dávky S/ Pomocná evidence 10) 557 Záležitosti národnostních menšin 559 Dávky sociální péče Odvolání proti rozhodnutí na úseku dávek sociální péče S/ Dávky při nedostatečném příjmu S/10 POŽÁRNÍ OCHRANA 581 Organizace požární ochrany Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobrovolných hasičů aj.) 582 Činnost požární ochrany: Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně Prevence požární ochrany

21 582.6 Bezpečnostní a jiná opatření 583 Jednotky požární ochrany Stavby a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic - viz stavební dokumentace, ukládací znak Odborná příprava jednotek požární ochrany Výzbroj jednotek požární ochrany 585 Všeobecné prostředky požární ochrany VŠEOBECNÁ VNITŘNÍ SPRÁVA, OCHRANA VEŘEJNÉHO POŘÁDKU 602 Shromažďování 603 Záležitosti vojenskosprávní Odvodní řízení Vojenské újezdy A/ Příprava občanů k obraně státu 604 Území obce a jeho změny Územní změny A/ Městské obvody, městské části A/ Slučování a rozdělování obcí A/ Záležitosti státních hranic A/ Evidence obyvatel Evidence obyvatel: Hlášení evidenci obyvatel (zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům, zákaz pobytu) Ostatní hlášení (narození, manželství, úmrtí, rozvody, stěhování aj.) S/ Národnostní menšiny Uprchlíci Rozhodování o zrušení trvalého pobytu Přihlašovací lístek k trvalému pobytu Evidence vydaných potvrzení o změně místa trvalého pobytu S/1 606 Státní občanství Složení státoobčanského slibu V/ Čestné prohlášení o státním občanství V/ Stanoviska a vyjádření V/ Žádosti o osvědčení státního občanství ČR (kopie) S/1 607 Matriční záležitosti Matriky a sbírky listin: narození A/1006) manželství A/756) úmrtí A/756) Opisy matričních dokladů, výpisy z matrik S/ Oznámení pro zápisy do zvláštních matrik S/ Potvrzení z matriční knihy nebo sbírky listin S/ Matriční doklady do ciziny S/ Osvědčování způsobilosti k uzavření manželství S/ Rozhodování v matričních věcech Dozor a kontrola vedení matrik

22 607.6 Záležitosti matrikářů a matriční obvody 608 Změna jména a příjmení A/ Ověřování opisů listin a podpisů na listinách (ověřovací kniha) 1) 610 Archivy a archivnictví 611 Hospodářsko-provozní záležitosti Telefon, rozhlas, televize a jiné věci spojů Kancelářská technika Vozový park 1) Objednávky pro zajištění hospodářsko-provozní činnosti 612 Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství A/5 613 Číslování domů Číslování domů A/ Informace o číslování domů S/3 614 Ochrana veřejného pořádku Organizační a věcné problémy veřejného pořádku na jednotlivých úsecích Obecní policie Úřední záznamy o výkonu městské policie V/ Dokumenty ve věci výkonu rozhodnutí Osvědčení strážníků městské policie (vydání, pozastavení platnosti, odejmutí, vrácení) Součinnost s jinými orgány a organizacemi 615 Záležitosti bezpečnostně správní 616 Zprávy a informace o občanech Vyjádření k osobě žádajícího (žádost o zbrojní průkaz aj.) 617 Státní, obecní znaky a symboly Používání státních a obecních znaků a symbolů Znaky, barvy a prapory obce A/ Pečetidla a razítka: Pečetidla A/512) Razítka 12) 619 Sbírky Veřejné sbírky 620 Ztráty a nálezy S/3 622 Cestovní doklady Všeobecná agenda Rozhodování v oblasti cestovních dokladů V/ Žádost o vydání cestovního dokladu S/ Změny údajů v cestovních dokladech S/ Vstupní protokol, výstupní protokol (pasy) Zpráva vstupní dávky (pasy) 623 Občanské průkazy Rozhodování v oblasti občanských průkazů S/ Žádost o vydání občanského průkazu S/ Ohlášení ztráty, odcizení, poškození občanského průkazu Evidence odcizených a ztracených občanských průkazů

23 Evidence vydaných potvrzení o občanském průkazu Protokol o ukončení platnosti občanských průkazů S/ Vstupní protokol, výstupní protokol Zpráva vstupní dávky Potvrzení o změně trvalého bydliště, o změně stavu sňatkem, změně příjmení a o občanském průkazu S/ Protokoly o zničení občanských průkazů S/ Evidence dokumentů zveřejněných na úřední desce S/1 Poznámky: 1. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončení platnosti dokumentu, u smluv po uplynutí doby platnosti smlouvy či po jejím ukončení, zrušení nebo zániku. 2. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyhodnocení dokumentu. 3. Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po roce, v němž byla výpočetní a jiná technika naposledy použita. 4. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků referenda prezidentem republiky ve Sbírce zákonů, popřípadě po vyhlášení nálezu Ústavního soudu, kterým rozhodl, že postup při provádění referenda nebyl v souladu s ústavním zákonem o referendu o přistoupení České republiky k Evropské unii nebo zákonem vydaným k jeho provedení, s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu. 5. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků hlasování s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu 6. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření dokumentu. 7. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po vyhlášení výsledků voleb. 8. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po uplynutí třicetidenní lhůty od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí s povinností zachování tří sad nepoužitých hlasovacích lístků pro jednotlivé volby k uložení v příslušném archivu. 9. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyřazení všech dokumentů, v nichž byly použity. 10. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po pořízení nové evidence. 11. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po dovršení plnoletosti dítěte. 12. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po zrušení platnosti starých.

24 Příloha č. 2 Skartační návrh Státní okresní archiv Kroměříž Velehradská Kroměříž O B E C R O Š TĚNÍ Váš dopis/ze dne Naše č.j. Vyřizuje Dne Věc: Skartační návrh Na základě zákona č.329/2012 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a na základě spisového a skartačního řádu obecního úřadu v Roštění navrhujeme do skartačního řízení dokumenty uvedené v příloze. Jedná se o dokumenty povahy A ( S ).. z let - s prošlými skartačními lhůtami, které pro činnost úřadu nejsou nadále správně či provozně potřebné. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně úřadu Žádáme o výběr archiválií ve skartačním řízení a o udělení souhlasu se zničením dokumentů povahy S. Předkládaný skartační návrh projednala skartační komise ve složení: 1. jméno příjmení /podpis/ 2. jméno příjmení /podpis/ 3. jméno příjmení /podpis/ podpis Razítko Přílohy: skartační seznamy dokumentů kategorie A a S starosta obce Dokumenty skupiny A pořad. č. spis. znak obsah ročník skart. zn./lhůta množství Dokumenty skupiny S pořad. č. spis. znak obsah ročník skart. zn./lhůta množství

25 Příloha č. 3 ZÁZNAM o předání archiválií k trvalému uložení v archivu Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu je dokladem o fyzickém předání archiválií podle zákona č. 329/2012 Sb., o archivnictví a spisové službě mezi: Obcí Roštění, jako původcem archiválií, (dále jen předávající) a Státním okresním archivem Kroměříž (dále jen archiv). Archiválie byly předány k trvalému uložení v archivu na základě protokolu o skartačním řízení ze dne., č. j.:., a to v plném rozsahu podle jejich soupisu, který tvoří Přílohu č. 1 protokolu o skartačním řízení. Archiválie byly předány bez zjevného poškození Předávající a archiv vzájemně potvrzují, že předání archiválií bylo provedeno řádně a bez závad a v souladu příslušnými ustanoveními zákona č. 329/2012 Sb. Předávající a archiv neuplatňují k předání archiválií nebo k obsahu předmětného záznamu žádné výhrady. Dnem předání archiválií byla přenesena odpovědnost za ochranu a péči o předmětné archiválie na archiv. Předání archiválií předávajícím a jejich převzetí archivem se uskutečnilo v dohodnutém termínu dne v Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu je vyhotoven ve dvou výtiscích. Předávající obdrží jeden výtisk a archiv jeden výtisk. V dne Předávající: podpis jméno a příjmení, funkce razítko Přejímající: podpis jméno a příjmení razítko