Elektronizace vnitropodnikových procesů

Rozměr: px
Začít zobrazení ze stránky:

Download "Elektronizace vnitropodnikových procesů"

Transkript

1 Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra informačních technologií Elektronizace vnitropodnikových procesů Diplomová práce Autor: Bc. Jindřich Pavel Informační technologie Vedoucí práce: Ing. Václav Šebek, CSc. Praha Duben, 2011

2 Prohlášení: Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracoval samostatně a v seznamu uvedl veškerou použitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, že odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámen se skutečností, že se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací. V Praze dne 22. dubna 2011 Bc. Jindřich Pavel 2

3 Anotace Diplomová práce Elektronizace vnitropodnikových procesů se všestranně zabývá systémy pro správu podnikového obsahu (anglicky Enterprise Content Management - ECM). Systematicky popisuje jednotlivé komponenty používané v rámci těchto systémů, věnuje se jejich implementaci a vlivu na vnitropodnikové procesy v teorii a praxi. V praktické části práce je podrobně popsán, analyzován a vyhodnocen konkrétní projekt nasazení několika komponent pro správu podnikového obsahu u nadnárodní firmy včetně praktických doporučení. Annotation The dissertation Electronization of Internal Business Processes focuses on Enterprise Content Management (ECM) solutions. It provides a systematic description of components contained in ECM systems, it deals with their implementation and impact on internal business processes in theory as well as in practice. A practical part describes, analyzes and evaluates a specific implementation project of ECM system within an international company including practical recommendations. 3

4 Obsah: Úvod Základní vymezení ECM ECM v kostce Vztah ERP a ECM systémů Pohled do historie Životní cyklus dokumentu Komponenty ECM Pořízení dokumentů Vytěžení dokumentu Systém pro správu dokumentů Správa záznamů Řízení pracovních toků a firemních procesů Správa webového obsahu Podpora týmové spolupráce Archivace Správa elektronické pošty Další vývoj ECM systémů Web Cloud computing Další vývojové trendy v oblasti ECM Legislativa a standardy Mezinárodní předpisy a standardy Legislativa v České republice

5 5. ECM v rámci podnikové strategie Nákup aplikace Vzdálené poskytování služeb (ASP) Software jako služba (SaaS) Outsourcing Řízení projektů ECM Metodiky pro řízení projektů PMBOK Nasazení ECM v praxi Rámec projektu Historie projektu Průběh realizace Úvodní fáze projektu Popis technického řešení Změna procesu Průběh projektu Zhodnocení pilotního projektu Iniciace a zahájení projektu Plánování projektu Průběh projektu a jeho řízení Přínosy plánované a skutečné Doporučení pro další rozvoj Závěrečné zhodnocení

6 Úvod Základním tématem této práce je elektronizace vnitropodnikových procesů, což je úkol, pro jehož řešení se v rámci informačních technologií využívají technologie, které se zahrnují pod poměrně široce chápaný pojem systémy pro správu podnikového obsahu, neboli Enterprise Content Management (ECM). Jde o velmi rychle se rozvíjející segment IT trhu, přestože některé technologie obsažené v řešeních ECM se využívají již dlouhou řadu let. V posledním desetiletí se jednotlivé komponenty mezi sebou začaly zásadním způsobem integrovat a dnes jsou zákazníkům nabízeny komplexní systémy umožňující zpracování dokumentů (a dalšího podnikového obsahu) v digitální podobě a propojení na podnikové procesy. Poté co došlo k nasycení trhu s podnikovými informačními systémy, přesouvá se zájem společností právě k systémům ECM. Prvním úkolem, který jsem si v rámci této práce vytkl, je nejprve přehledným způsobem seznámit čtenáře s tím, co se dnes rozumí pod pojmem ECM a abych mohl dané téma prakticky uchopit, budu se poté soustředit na jednu ze základních funkcionalit, kterou je správa elektronických dokumentů a věcí s ní souvisejících. Pro praktickou část práce jsem si pak vybral jeden konkrétní projekt, kdy se mezinárodní firma rozhodla pro nasazení několika komponent z rodiny ECM systémů. Konkrétně šlo o systém umožňující digitalizaci dodavatelských faktur, automatické vytěžení jejich obsahu, schválení, integraci s podnikovým informačním systémem a následnou archivaci. Projekt byl kromě jiného zajímavý také tím, že se jednalo o první podstatnější zkušenost firmy se systémy ECM. Zde jsem si stanovil několik základních úkolů. Nejprve popíši způsob, jakým byl vybraný projekt iniciován a následně realizován a poté se ho pokusím analyzovat tak, aby bylo možno posoudit, zhodnotit a v neposlední řadě také zobecnit aspekty implementace systémů pro správu elektronických dokumentů. Rovněž se pokusím o zhodnocení vlivu dané technologie na vnitropodnikové procesy a jejich řízení. Dalším důležitým cílem je zasazení projektu do širšího podnikového rámce a jeho celkové zhodnocení s ohledem na podnikovou strategii, řízení vnitropodnikových procesů a také na způsob řízení projektu (zde použiji jednu z obecných metodik pro řízení projektů). Rovněž chci na u vybraného projektu porovnat a analyzovat očekávané a skutečné přínosy nasazeného řešení. V závěru práce se pokusím formulovat některá konkrétní doporučení, která by firmě v budoucnu mohla jednak napomoci k efektivnímu nasazení systému v dceřiných firmách a 6

7 pak také k dalšímu rozvoji samotného systému s ohledem na dosažení vyšší efektivity vnitropodnikových procesů v tomto případě procesů spojených s nákupem zboží, materiálu a služeb. Projekt vybraný pro tuto práci se realizoval ve firmě, pro kterou v současné době pracuji (i když v trochu oblasti než je ECM, mám zde na starosti systém SAP), nicméně projektu jsem se účastnil v počáteční fázi a poté mohl sledovat jeho dle mého ne příliš uspokojivý průběh. Za hlavní přínos tak budu považovat poučenou autorskou analýzu projektu z oblasti ECM, jeho komplexní zhodnocení včetně zasazení do širších souvislostí a vyvození konkrétních závěrů a doporučení. 7

8 1. Základní vymezení ECM Nejprve se podívejme na oblast ECM v širších souvislostech. Budeme se věnovat vymezení systémů ECM proti tradičním podnikovým informačním systémům, krátce nahlédneme do historie a seznámíme se také s pojmem životního cyklu dokumentu. Na úplný začátek si ale na příkladu jedné prezentace ukážeme, kam dospěl technologický vývoj v oblasti ECM na prahu druhého desetiletí 21. desetiletí ECM v kostce Společnost SAP pořádá pravidelné mezinárodní konference pro vývojáře TechEd, jejichž součástí jsou také soutěžní prezentace nazvané Demo Jam. Tým, který se účastní soutěže, má šest minut na to, aby publiku předvedl zajímavou aplikaci nějakého řešení z rodiny produktů SAP. Vzhledem k omezenému času musí být prezentace stručná, efektní a nesmí postrádat vtip. Na poslední konferenci konané v říjnu 2010 v Berlíně tuto soutěž vyhrála prezentace, která nesla název Smartpen and Paper Collaboration a kterou je možno zhlédnout na internetu 1. Přestože soutěž má charakter podívané, je zajímavé, jak uvedená prezentace v nesmírně kompaktní podobě ilustruje, kam až dospěly aplikace z oblasti ECM na počátku druhého desetiletí 21. století a vedle toho také obsahuje téměř všechny klíčové pojmy z oblasti správy dokumentů. O co se tedy jednalo. Na pódium přišli dva soutěžící a cílem prezentace bylo ukázat, jak se může práce s tak zdánlivě neefektní a zastaralou věcí jako je pero a papír uplatnit při podnikání. První z dvojice měl notebook, kde běžel modul informačního systému SAP pro řízení správy dokumentu (SAP DMS) ve kterém měla skončit informace zaznamenaná na papír. Druhý z dvojice měl k dispozici tzv. Smartpen, což je běžně vypadající pero, které ale umí přenášet tahy do digitální podoby a umožňuje přitom také nahrávat zvuk. Aby soutěžní příspěvek zaujal publikum, ve kterém měli drtivou převahu muži, simulovala se situace testování kvality piva, kdy první z dvojice před diváky otevřel láhev piva a prověřoval kvalitu 1 Zdroj: OTgtJSv6wSXGy/2eBOAia7Fwxl41hN*~*sr1bIKk+2gvaSn4bGSEPEWCCRg2y4PA=#C24oSkqTrXX8E30X wbkb+rzuv4ndelpiqy815w5c3ic= [online] 8

9 dle třech zadaných parametrů: barva, jednoduchost otevření a chuť. Druhý z dvojice si na papír napsal ony tři hodnotící parametry a pak postupně připisoval ke každému z nich výsledek praktického testu. Po dokončení zapisovatel ťukl perem na předtištěnou grafickou značku v zápatí dokumentu a tím předal informaci, že zápis je hotovo. Takto ručně vyplněný protokol se poté automaticky přenesl do modulu SAP DMS ve formátu PDF. Během přenosu dat soutěžící poznamenal, že to chvíli trvá, neboť informace jde z Berlína na VPN bránu v Lotyšsku a odtud na server umístěny v kalifornském Palo Altu a zase zpět. Přenos skončil za malý okamžik a ručně napsaný protokol se zobrazil v systému SAP. Po kliknutí na záznam, se otevřel běžný prohlížeč PDF a v něm byl zobrazen napsaný protokol. Dokument byl navíc aktivní a obsahoval zabudovanou audio stupu, takže když soutěžící najel kurzorem na třetí a nejdůležitější hodnotící parametr, tj. chuť piva, ze záznamu se ozval zaznamenaný komentář degustátora: Ano, toto je velmi dobré pivo. Vystoupení pochopitelně zaznamenalo velký úspěch a vyhrálo celou soutěž. Zmínili jsme, že vedle dokumentace technické pokroku můžeme z vystoupení také vydestilovat téměř všechny základní pojmy související s oblastí správy dokumentu, o kterých budeme hovořit v další části práce. Jaké tedy máme na mysli? Protokol o testování piva představuje dokument, a jelikož byl psán ručně na volný papír (ne do formuláře), jde o dokument nestrukturovaný. Automatickým převodem do digitální podoby došlo k jeho digitalizaci. Výsledný soubor PDF obsahuje také zvukovou stopu, tj. jde o soubor multimediální. Uložením souboru do modulu SAP DMS dojde k jeho archivaci a zároveň jde o začlenění do dokumentu do architektury podnikového informačního systému. Uložením se soubor stal součástí podnikového obsahu. Soubor si pak mohou oprávnění uživatelé prohlédnout můžeme tedy s drobným přimhouřením oka hovořit o publikování. Soutěžní ukázka rovněž obsahovala tři základní fáze zpracování podnikového obsahu: vstup (pořízení dokumentu digitalizací předlohy), zpracování (uložení včetně případné úpravy) a výstup (publikace a archivace). To co ukázka z časových důvodů nemohla obsahovat, ale není těžké si to představit, je vytěžení dokumentu (rozpoznání tištěného či ručně psaného textu), doplnění o metadata (druh protokolu, datum testu, jméno degustátora atd.), a pak jeho zpracování v rámci nějakého automatizovaného podnikového procesu. Uložený dokument by ještě mohl mít nastavenu dobu uchování a po jejím uplynutí by byl automaticky skartován. Jednotlivé tučně zvýrazněné pojmy budou postupně vysvětleny v dalších kapitolách. Nejdříve si tedy vysvětlíme pojem, který nás bude provázet celou prací. Tímto pojmem je již uvedená správa podnikového obsahu neboli ECM. 9

10 1.2. Vztah ERP a ECM systémů Aplikační software (ASW) používaný v podnicích lze rozdělit do několika kategorií. Základní kategorii tvoří celopodnikové transakční systémy známé pod zkratkou ERP (Enterprise Resource Planning). Přestože význam zkratky již dnes není příliš přesný (tj. plánování podnikových zdrojů), neboť znamená pouze malou část toho, co podnikové systémy dnes dokáží, přesto je stále používán. Vznik ERP systémů spadá do 60. let minulého století, kdy začaly vznikat první aplikace komplexnějšího charakteru pro podporu a automatizaci nejprve výroby a postupně dospěly to dnešního stavu, kdy jsou schopny pokrýt veškeré činnosti spojené s fungování firmy, tj. logistiku (nákup, skladování, výrobu, prodej a distribuci) a finance (finanční účetnictví a controlling). ERP aplikace dnes tvoří jádro, které postupně obalily další aplikace jako je např. řízení vztahu se zákazníky (Customer Relationship Management - CRM) či naopak s dodavatelským řetězcem (Supply Chain Management SCM) a analytické informační nástroje (Business Intelligence - BI). Pro takto komplexní informační systémy se pak používá zkratka ERP II. Typickými představiteli jsou řešení dodávané společnostmi, jako je SAP či Oracle. S ohledem na téma této práce je ale důležité, co je výstupem z ERP systémů. Jak bylo uvedeno, jedná se o systémy transakční. Typickým příkladem transakce je příjem a zpracování faktury od dodavatele. Ve finančním oddělení jsou data z faktury přepsána do ERP systému, doklad je zaúčtován a následně zaplacen. Data z faktury jsou pak uložena v příslušných databázových tabulkách ve strukturované podobě, tzn. sloupce představují jednotlivé atributy (např. číslo faktury, dodavatel, datum vystavení apod.) a řádky jsou pak tvořeny samotnými záznamy ( , Škoda Auto, atd.). Výstupem z jednotlivých transakcí jsou v ERP systémech data ve strukturované podobě. Jsme tedy schopni přesně popsat jejich strukturu. Vedle dat strukturovaných rozlišujeme ještě data nestrukturovaná a polostrukturovaná. U nestrukturovaných dat nelze popsat jejich strukturu pomocí metadat. Metadata jsou data popisující jiná data; někdy se používá termín popisné atributy. Příkladem nestrukturovaných dat může být např. dokument napsaný v textovém editoru. Žádný ERP systém sám o sobě nemůže z takového dokumentu identifikovat význam slov či částí textu. Co v textu např. znamená číslo ? Jde o číslo faktury, kód výrobku či něco zcela jiného? 10

11 Přechod mezi strukturovanými a nestrukturovanými daty představují data polostrukturovaná (semistrukturovaná). Jde o v základě o data nestrukturovaná, u kterých jsem ale schopni rozpoznat alespoň část nějaké struktury. Jako příklad může uvést ovou zprávu. Jde o dokument, který má částečně pevnou strukturu (příjemce, věc, datum a čas odeslání atd.), ale z vlastního textu nelze z pohledu informačního systému zjistit význam. Obrázek 1 názorně ilustruje kontinuum dat strukturovaných (databázová tabulka), polostrukturovaných (formulář) a nestrukturovaných (obrázek). Obr. 1: Data versus dokumenty Zdroj: GÖTZER, Klaus et al. Dokumenten-Management. 4. Auflage. Heidelberg : dpunkt.verlag, ISBN , s. 33. V literatuře 2 se běžně uvádí, že zastoupení strukturovaných a nestrukturovaných dat přibližně odpovídá Paretovu pravidlu neboli poměru 20:80. Přibližně 20% dat ve společnosti existuje v podobě strukturované a 80% je nestrukturovaných. Pokud se tedy vrátíme k názvu této kapitoly, můžeme říci, že úlohou ERP systémů je zpracování dat výhradně ve strukturované podobě, kdežto doménou systémů pro správu podnikového obsahu jsou naproti tomu data nestrukturovaná a polostrukturovaná. Toto tvrzení si podrobněji vysvětlíme v následující kapitole věnované stručné historii systémů pro správu obsahu. 2 Např. zdroj: [online] 11

12 1.3. Pohled do historie Vraťme se k příkladu s pořízením faktury od dodavatele. Již někdy před čtyřiceti lety se došlé faktury začaly pořizovat výše uvedeným způsobem do ERP systémů (např. první verze finančního modulu SAP vznikla v roce 1973), tj. obsah faktury byl rozpoznán pracovníkem účetního oddělení, data byla ručně přepsána do informačního systému a faktura byla zaúčtována. Zaúčtování standardně ještě předcházelo schválení příslušným zodpovědným pracovníkem či pracovníky prostřednictvím vlastnoručního podpisu. Po zaúčtování se papírový originál faktury se dal do pořadače a uložil do archivu. Z příkladu je zřejmé, že vlastní proces zaúčtování faktury do ERP systému byl doprovázen celou řadou manuálních činností nepodporovaných systémem ERP: manuální přepsání dat z faktury do ERP systému schválení faktury vlastnoručním podpisem (to je spojeno s fyzickým oběhem dokladu po firmě) archivace dokladu v papírové formě (papír existuje pouze v papírové podobě a je odtržený od příslušného účetního dokladu v ERP systému komunikace kolem obchodního případu probíhala telefonicky či písemně; v 80. letech se přidala možnost faxových zpráv A právě zájem vyřešit tyto nedostatky stál na počátku procesu, na jehož konci dnes máme k dispozici komplexní systémy pro správu podnikového obsahu. Pojďme se tedy podívat na jejich historii. Přibližně v první polovině 80. let začala vznikat první řešení, která se specializovala na digitalizaci dokumentů (tj. převedení papírového dokladu do elektronické formy), jejich bezpečnou archivaci s možností vyhledávat a distribuovat a s případným zaintegrováním do ERP systémů. Postupně se k digitalizaci přidaly technologie umožňující automatické rozpoznání znaků na dokladu a jejich převod do textové podoby. V polovině 90. let pak vývoj dále pokročil s bouřlivým rozvojem internetu a zaváděním elektronické pošty a dalších nástrojů pro podporu skupinové spolupráce (Groupware). Tato dekáda byla také charakterizována vznikem a následným rozmachem specializovaných systémů pro podporu oběhu elektronických dokumentů. Pro řízení oběhu dokumentů se často používá anglický termín workflow. Jde tedy o systémy podporující řízení pracovních toků či postupů. Pro systémy zajišťující výše uvedené úlohy spojené s nakládáním 12

13 s elektronickými dokumenty se začal používat zastřešující pojem systém pro správu dokumentů (Document Management System - DMS). Převládajícím trendem prvního desetiletí našeho století bylo integrování jednotlivých komponent do podoby komplexního systému, který by zákazníkovi mohl nabídnout všechny funkcionality vyhovující jeho požadavkům v rámci jednoho produktu či přesněji řečeno jedné platformy. Termín ECM poprvé vymezila americká nezisková organizace AIIM (Association for Information and Image Management) v roce Zde se dostáváme k definici toho, co to vlastně správa podnikového obsahu je. ECM lze definovat např. jako technologii, která poskytuje prostředky pro vytváření / sběr, správu / zabezpečení, ukládání / uchování / likvidaci, publikování / distribuci, prohledávání, personalizaci a prezentaci / prohlížení / tisk veškerého digitálního obsahu 3. Jde o definici spíše technologického charakteru, popisující co vše systémy ECM nabízejí. Můžeme ale použít i poněkud obecnější definici, která říká, že správou podnikového obsahu se rozumí technologie, metody a nástroje sloužící k získávání, řízení, uložení, zachování a doručení obsahu a dokumentů vztahujících se k procesům organizace. ECM nástroje a strategie umožňují řízení nestrukturovaných informací organizace všude, kde tyto organizace existují. 4 Vývoj systémů pro správu dokumentů (DMS) byl rozvinut nejen technologicky, ale také koncepčně a systémově. Proto bylo slovo dokument (Document) nahrazeno slovem obsah (Content), která má širší obsah. Slovo podnik (Enterprise) ve zkratce ECM pak zdůrazňuje, že systémy ECM se nějakým způsobem týkají celého podniku. V praxi často dochází k volnému zaměňování pojmů ECM a DMS. Systémy DMS představují historicky starší pojem a dnes jsou chápány jako jedna ze součástí systémů ECM. Jaký je rozdíl mezi pojmem obsah a dokument? Slovo obsah má širší a obecnější charakter a je jím myšleno veškeré informační vlastnictví dané společnosti. Obsah samozřejmě může tvořit jak faktura v elektronické podobě (dokument), ale stejně tak to může být soubor nesoucí zvukovou či video informaci, obsah podnikového webu nebo dokonce znalost. To vše je dnes chápáno pod pojmem podnikový obsah a účelem systémů ECM je tento obsah spravovat. Pro definici pojmu dokument lze odkázat na zákon č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě, který za dokument považuje každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo 3 Zdroj: GÁLA, Libor; POUR, Jan; ŠEDIVÁ, Zuzana. Podniková informatika. 2.vyd. Praha: Grada Publishing, ISBN , s Zdroj: [online] 13

14 jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce 5. Z pohledu informatiky se pak dokumentem rozumí základní jednotka dat, kterou evidujeme jako celek Životní cyklus dokumentu Pojďme se ještě jednou vrátit k příkladu se zpracováním faktury dodavatele, neboť na něm můžeme dobře demonstrovat význam základního pojmu v oblasti správy dokumentů, kterým je tzv. životní cyklus dokumentu. Stručně řečeno jde o fáze, kterými dokument může v podniku postupně procházet od přijetí (zde přijetí obálky s fakturou na podatelně), až po archivaci či případnou skartaci dokumentu po vypršení předepsané archivační doby. Obecně se rozlišují fáze pořízení, zpracování a výstupu. Na obrázku č. 2 jsou znázorněny jednotlivé fáze životního cyklu včetně konkrétních operací s dokumenty. 5 Zdroj: Zákon č. 499/2004 Sb. ze dne 30. června 2004 o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. 6 Zdroj: GÁLA, Libor; POUR, Jan; ŠEDIVÁ, Zuzana. Podniková informatika. 2.vyd. Praha: Grada Publishing, ISBN , s

15 Obr. 2: Fáze životního cyklu podnikového obsahu Zdroj: KUNSTOVÁ, Renáta. Efektivní správa dokumentů : Co nabízí Enterprise Content Management. 1. vyd. Praha : Grada, ISBN , s. 29. Základním úkolem systémů ECM je tedy poskytnou takové nástroje (komponenty), metody a strategie, které umožní zpracovat všechny fáze životního cyklu dokumentu. A právě jednotlivým komponentám je věnována následující kapitola. 15

16 2. Komponenty ECM Základní model ECM definovaný sdružením AIIM je zobrazen na obrázku 3. Model popisuje pět základních oblastí, které pokrývají systémy ECM: Capture, Deliver, Store, Preserve, Manage. Obr. 3: Základní model ECM Zdroj: [online] Capture (Pořízení) Pořízení a zařazení dokumentu. V praxi jde nejčastěji o převod papírových dokumentů do elektronické podoby skenováním, ale může se jednat i o začlenění již existujících elektronických dokumentů v jiných systémech ( ové zprávy či video záznamy) do aplikace pro správu obsahu. Dokumenty bývají klasifikovány metadata či indexy, aby je bylo možno dále řízeně zpracovávat, a často se využívají technologie pro automatické vytěžování dat. 16

17 Deliver (Dodávka) Zde jde o řízení výstupu, čímž je myšleno buď zpracování a zpřístupnění dokumentů uživatelům ke zpracování, nebo příprava dokumentů pro vstup do dalších systémů nebo na koncová zařízení typu mobilních telefonů. Store (Uložení) Jde o uložení živých dokumentů, tedy takových, které se ještě mohou upravovat. Do této oblasti se zařazuje zálohování a obnova dat. Preserve (Archivace) Archivací je myšleno dlouhodobé uložení již neměnných dokumentů. Klíčovým pojmem pro archivaci je compliance, neboli splnění všech zákonných požadavků kladených na organizaci. Manage (Správa) Správa obsahu a přístupu k němu. Sem se zařazují funkcionality typu správa záznamů, řízení pracovních toků (workflow) či podpora spolupráce. Pro pokrytí všech požadavků na komplexní správu dokumentů (obsahu) se systémy ECM sestávají z celé řady komponent, které jsou vzájemně provázány a integrovány. Historicky vznikaly jednotlivé komponenty samostatně (např. ové systémy a technologie pro vytěžování dat), ale vývojovým trendem posledních let je doposud víceméně samostatné komponenty provázat a integrovat do jediného funkčního celku a nabízet je zákazníkovi jako komplexní modulární řešení. V rámci ECM se nejčastěji hovoří o následujících komponentách: Pořízení dokumentů (Capture) Systém pro správu dokumentů (Document Management Systém) Správa záznamů (Records Management) Řízení pracovních toků a firemních procesů (Workflow / BPM) Správa webového obsahu (Web Content Management) Podpora týmové spolupráce (Collaboration) 17

18 Archivace (Archiving) Správa elektronické pošty ( Management) V následující části si stručně vysvětlíme význam každé z nich Pořízení dokumentů Prvním krokem bývá pořízení dokumentu a jeho předání k dalšímu zpracování. Pokud je na začátku dokument v papírové formě (listinný dokument), musí se nejprve převést do digitální podoby. Pro digitalizaci se používá anglický termín Imaging. Zařízením pro digitalizaci listinných dokumentů je skener. Skenery se vyrábějí v mnoha variantách od jednoduchých a levných kancelářských zařízení až po velmi výkonné stroje umožňující denně naskenovovat obrovské množství dokumentů. Příkladem vyspělého zařízení mohou být skenery, které používá společnost Google pro projekt digitalizace knih a které jsou schopny po vložení knihy automaticky knihu prolistovat po jednotlivých stránkách a naskenovat, nebo takzvané 3D skenery schopné snímat třírozměrné předměty. Pro výběr vhodného skeneru pro nějakou specifickou činnost je potřeba zvážit několik základních parametrů: množství a typ skenovaných dokumentů, požadovaná rychlost a kvalita obrazu skenování. Samotné naskenování předlohy je dnes běžně doplněno o tři další funkce či přesněji řečeno technologie: automatické vylepšení obrazu, automatické rozpoznání dat a jejich následné vytěžení. Automatické vylepšení obrazu Jde o technologii, která automaticky vylepší nasnímaný obraz předlohy tak, že výsledný obraz je dokonale čitelný, i když původní předloha byla nekvalitní (např. ručně psaný doklad na průklepovém papíře). Nejznámějším produktem je dnes zřejmě Virtual Rescan od firmy Kofax. Při čištění obrazu jsou odstraněny šedivé plochy a různé nečistoty, vyhlazeny hrany písma, korigován kontrast apod. Obrázek 4 ukazuje, jak vylepšení předlohy vypadá v praxi. Vyčištění obrazu je velmi důležité jak pro čitelnost samotného obrazu, tak pro další fázi, která po naskenování může následovat a tou je automatické rozpoznání znaků písma v dokumentu. 18

19 Obr. 4: Ukázka funkce VRM pro vyčištění skenovaného obrazu Zdroj: [online] Rozpoznání znaků Jedná se o technologii, která v naskenovaném a vyčištěném dokumentu rozpozná znaky a umožní tak další následné prohledávání dokumentu či jeho vytěžení. Systémy pro automatické rozpoznávání písma jsou historicky nejstarší technologií využívanou v ECM systémech první funkční řešení existovaly již v padesátých letech minulého století. Obecně se rozeznávají tyto technologie: OCR (Optical Character Recognition): rozpoznávání tištěného písma ICR (Intelligent Character Recognition): rozpoznání ručně psaného písma OMR (Optical Mark Reading): rozpoznání zaškrtnutých značek (typicky na různých formulářích) a převedení na konkrétní hodnotu (ano/ne, a/b/c apod.) BCR (Bar Code Reading): rozpoznání čárových kódů Po naskenování předlohy a rozpoznání znaků následuje indexace dokumentu, neboli opatření dokumenty metadaty (popisnými atributy), což je strukturovaná informace o dokumentu umožňující základní charakteristiku: druh dokumenty, datum, počet stran, zpracovatel apod. Posledním krokem je tzv. vytěžení dokumentu 2.2. Vytěžení dokumentu Technologie OCR umožní v naskenovaném dokumentu rozpoznat jednotlivé znaky. Cílem vytěžení je takto rozpoznaným znakům přidělit význam. Vytěžování dokumentu (Data Capture) se nejprve začalo používat u strukturovaných dokumentů. Příkladem mohou být různé formuláře a dotazníky s jasně definovanou strukturou. Pro takovýto dokument se 19

20 v systému vytvoří příslušná šablona, která jasně definuje, na jakém místě ve formuláři se nalézá jaký údaj a jaké hodnoty zde lze očekávat (např. otázka č. 1 v testu a možnost zaškrtnuté odpovědi a, b nebo c nebo pole pro PSČ na obálce dopisu). Komplikovanější situace nastává u dokumentů polostrukturovaných. Typicky se jedná např. o fakturu. Na jednu strunu sice každý dodavatel používá pro fakturu jiný formát, ale na druhou stranu lze předpokládat, že obsah faktury bude ve všech případech velmi podobný, tj. na dokladu bude datum vystavení a splatnosti, identifikační číslo odběratele i dodavatele, celková částka apod. Pro vytěžování se nejprve postupovalo stejně jako by šlo o dokument strukturovaný, ale pro každý typ dokladu (např. faktura od konkrétního dodavatele) se musela vytvořit samostatná šablona, která přesně definovala, na kterém místě dokladu se nachází jaký údaj, což bylo velmi neefektivní. V poslední desetiletí se ale prosadilo a rozšířilo sofistikovanější řešení vytěžování polostrukturovaných dat pracující s rozsáhlými sadami nadefinovaných pravidel. Příkladem takového pravidla může být hledání a rozpoznání identifikačního čísla organizace (IČ). Systém po automatickém rozpoznání znaků bude hledat na dokumentu sled znaků uložený ve slovníku (IČ, IČO, IČ:, IČO: atd.) a jakmile ho nalezne, bude předpokládat, že číslo za touto zkratkou je v tomto případě identifikační číslo organizace. Pro ověření se ještě používají různé validační kontroly (např. IČ nesmí být delší jak 12 znaků apod.). Na základě takto definovaných pravidel systém rozpozná údaje na dokumentu a výsledek předloží zpracovateli dokumentu, který na obrazovce vidí jak naskenovaný obraz, tak výsledek vytěžení a dokument verifikuje, neboli zkontroluje vytěžený text. Moderní systémy toto činnost zjednodušují tím, že při rozpoznání systém sám ohodnotí, s jakou jistotou byl text rozpoznán a je-li tato jistota menší než nastavená hodnota (např. 20%), je pole barevně zvýrazněno a obsluha ihned vidí, na jaké pole se má soustředit. Špatně rozpoznaný text je možno opravit ručně, vybrat ze slovníku či přetáhnout ručně z naskenované předlohy. Na obrázku 5 je ukázka validace. V pravé části je náhled na naskenovaný doklad a v prostřední je okno pro validaci, kde se zobrazují jednotlivá vytěžovaná pole a u každého z nich je vidět jednak automaticky nalezené zdrojové pole na dokladu a k němu přečtenou (vytěženou) hodnotu. 20

21 Obr. 5: Ukázka obrazovky pro validaci vytěžených dat Zdroj: vlastní (kopie obrazovky z aplikace Kofax Transformation Modules od společnosti Kofax). Systémy pro vytěžování dat také bývají vybaveny samoučící funkcí, takže jakmile je jednou chybně rozpoznaný text ručně korigován, systém si opravu vyhodnotí, uloží a při dalším dokladu stejného typu použije doplněné pravidlo, což neustále zvyšuje procento úspěšně rozpoznaných údajů. V případě vytěžování faktur se uvádí, že úspěšnost se pohybuje kolem 70% po instalaci systému (existují národní knihovny pravidel) a po zaběhnutí úspěšnost stoupne na hodnoty kolem 90%. Nakonec je potřeba stručně zmínit čárové kódy a jejich roli při digitalizaci dokumentů. Jak bylo uvedeno výše, technologie BCR umožňuje automaticky rozpoznat a přečíst čárový kód. Čárový kód sám o sobě je nositelem určité informace. Při digitalizaci dokumentů se čárový kód používá zejména kvůli jeho jednoznačné identifikaci (dokumentu je přiděleno interní číslo obsažené v čárovém kódu) a pro rychlé spárování dokumentu v papírové a digitální formě. Po přijetí a digitalizaci dokumentu nastává fáze jeho zpracování a k tomu slouží systém pro správu dokumentů 21

22 2.3. Systém pro správu dokumentů O systému pro správu či řízení dokumentů neboli DMS (Document Management System) představuje centrální a nejdůležitější komponentu v rámci ECM. V praxi se oba pojmy někdy zaměňují, ale DMS je nutno chápat jako součást ECM. Systém DMS primárně představuje centrální uložiště elektronických dokumentů a poskytuje tyto základní služby pro jejich zpracování: řízení přístupových práv k dokumentům správa verzí sledování historie vyhledávání dokumentů (fulltextové a dle metadat) uzamčení dokumentu (základ pro konzistentní úpravu jednoho dokumentu více uživateli) Účelem DMS systémů není práce s obsahem dokumentu. Samotná editace souboru probíhá v nějaké specializované aplikaci (např. MS Word), ale uložení souboru, jeho sdílení a správa je úkolem DMS systému. Důležitou charakteristikou je také to, že DMS primárně slouží pro ukládání živých souborů, které se mohou průběžně upravovat a měnit. To odlišuje systémy DMS od systémů pro správu záznamů Správa záznamů Systémy pro změnu záznamů RM (Record Management) slouží pro uložení a správu již neměnných dokumentů. Záznamem se rozumí dokument, který podléhá regulatorním opatřením a legislativním předpisům a musí s ním být v organizaci nakládáno jinak než s běžným dokumentem 7. Typickým příkladem záznamu jsou např. daňové doklady, u kterých příslušný zákon definuje, jak dlouho musí být uchovávány. Klíčovým slovem, které je často používáno v této souvislosti je compliance, neboli schopnost organizace dostát všem zákonným požadavkům. 7 Zdroj: KUNSTOVÁ, Renáta. Efektivní správa dokumentů : Co nabízí Enterprise Content Management. 1. vyd. Praha : Grada, ISBN , s

23 Základními funkcemi RM je tedy bezpečné uložení a zpřístupnění dokumentů, schopnost systému zabezpečit a prokázat neměnnost dokumentu po celou dobu uložení, snadné vyhledání a možnost nastavit řízenou skartaci dokumentu po uplynutí nastavené doby archivace. Součástí systémů RM je nastavený archivační plán, který přesně říká, jaké dokumenty (záznamy) se budou archivovat, za jakých podmínek a po jak dlouhou dobu. Také určuje, kdo bude mít k archivovaným záznamům přístup. Aby bylo možno prokázat pravost digitálního dokumentu, využívají se k tomu účelu elektronické podpisy a značky a časová razítka. Více o nich bude řečeno v další části této práce. Systémy RM neslouží pouze pro záznamy v digitální podobě ale také pro záznamy fyzické, takové, které není možno digitalizovat. Ty je potřeba jednoznačně identifikovat (např. čárovým kódem či technologií RFID) a klasifikovat a RM systém pak pomáhá řídit jejich archivaci stejně jako u záznamů digitálních. Často se v souvislosti se správou záznamů hovoří o tzv. spisové službě. Spisovou službou se ale rozumí podpora řízení oběhu dokumentů v rámci podniku či státní instituce od přijetí až po konečné vyřízení a uzavření případu. Oblast RM je tedy primárně spojená se specifickým druhem archivace. Požadavky spisové služby jsou realizovány jinou technologií z oblasti ECM a tou jsou systémy pro řízení pracovních toků Řízení pracovních toků a firemních procesů Podle definice sdružení Workflow Management Coalition (WfMC) se pod pojmem workflow rozumí automatizace nějakého podnikového procesu (celého či jen části), během kterého jsou dokumenty, informace či úlohy předávány od jednoho účastníka k druhému ke zpracování a to podle sady procedurálních pravidel 8. Typickým příkladem procesu může být již zmiňované přijetí faktury od dodavatele, zpracování, schválení, zaúčtování a proplacení. Systémy pro řízení pracovních toků umožňují nadefinovat daný proces dle zadání a tento proces pak řídit, kontrolovat a vyhodnocovat. Výše zmíněné sdružení WfMC rozlišuje čtyři základní typy workflow podle určení: Produkční workflow: slouží pro řízení velkého množství úloh v rámci základních podnikových procesů s vysokou přidanou hodnotou. Charakteristikou je integrace systému 8 Zdroj: [online] 23

24 workflow do různých podnikových aplikací a z toho vyplývající pevná struktura návrhu procesu. Administrativní workflow: určeno pro řízení podpůrných procesů uvnitř organizace. Oproti produkčnímu má administrativní workflow jednoduchý návrh a týká se většiny zaměstnanců, např. schvalování dovolené. Workflow pro podporu spolupráce: určeno pro užší pracovní skupiny, typicky spojeno s prací nad nějakým dokumentem či projektem Ad hoc workflow: pro podporu nahodilých procesů, uživateli umožňuje rychle a pohodlně nastavit požadovaný proces Workflow systémy byly ve vyspěle podobě k dispozici již na začátku prvního desetiletí 21. století. V první fázi se víceméně jednalo o postupné posouvání nějakého dokumentu či úlohy od zadání k ukončení. Pak ale teorie managementu přišla s pojmem procesního řízení a koncept workflow systémů byl zásadním způsoben povýšen, protože tyto byly doplněny o pokročilé funkce umožňující podnikové procesy modelovat, navržený model testovat a po spuštění výsledky průběžně analyzovat a vyhodnocovat. Workflow systémy se tak staly technologickou podporou pro řízení podnikových procesů neboli Business Process Management (BPM). V BPM se využívá zejména produktivní workflow. BPM se tak stávají nástrojem pro realizaci podnikové strategie a z ní odvozených podnikových procesů. Monitorovací a analytické nástroje přispívají nejen k dosažení a udržení efektivnosti procesů, ale také k jejich neustálému zlepšování. Jednou z charakteristik BPM je integrace obsahu z různých aplikací (např. ze systémů ERP, CRM či BI) a výsledkem je schopnost komplexně navrhnout a realizovat podnikový proces na různých na sobě nezávislých infrastrukturách a aplikacích. Pokud bychom měli rozlišit BPM a workflow, můžeme říci, že zatímco BPM pomáhá automatizovat komplexní podnikové procesy napříč organizací, workflow systémy pomáhá standardizovat interakce mezi lidmi a obsahem 9. Uvedeno na konkrétním příkladu, tak pro BPM je v případě nějakého finančního ústavu typický proces např. zpracování žádosti o hypotéku (jde tedy o proces klíčový s vysokou přidanou hodnotou) a o workflow můžeme mluvit např. v případě schválení služební cesty. 9 Zdroj: JENKINS, Tom. Managing Content in the Cloud. 1st Edition. Ontario : Open Text Corporation, ISBN , s

25 2.6. Správa webového obsahu V dnešní době je role internetu pro firmy zcela klíčová a úkolem systému pro správu podnikového obsahu (Web Content Management WCM) je sběr, řízení a publikace podnikového obsahu prostřednictvím internetových technologií. Základním principem systémů WCM je oddělení obsahu, který připravují různí zaměstnanci podniku, od formy publikování tohoto obsahu, kterou je webová stránka. Cílem této koncepce je poskytnout garantovaný obsah v jednotném a standardizovaném prostředí. Princip je vychází z redakčních či publikačních systémů (Content Management System - CMS), ale představuje jejich rozvinutější podobu. Zejména se jedná o integraci systémů WCM s podnikovými informačními systémy, které slouží jako zdroj publikovaných dat Podpora týmové spolupráce Účel této komponenty je zřejmý: podpora efektivního způsobu spolupráce více lidí. Do této kategorie se zařazují obecně známé technologie jako je , instant messaging, intranet a extranet či podpora virtuálních týmů (vytváření webových pracovních skupin, kde se účastníci týmu sdílí dokumenty a využívají komunikační nástroje typu videokonferencí) Archivace Archivace je poslední zde uvedenou komponentou ECM a představuje nezbytný základ pro celý systém správy dokumentů. Archivace dokumentů je obdobou fyzických archivů uskladňujících dokumenty v papírové formě. Také v případě digitální archivace jsou nejdůležitějšími požadovanými funkcemi spolehlivost uložení spolu s rychlou dostupností a řízeným vyřazováním (skartací) podle platných zákonů. V praxi existují varianty, kdy organizace vedou vedle sebe jak papírový (listinný) tak elektronický archiv a v některých případech se využívá pouze archiv elektronický, kdy se papírové dokumenty po digitalizaci skartují. Tato plně elektronická varianta je odvislá od typu dokumentu a příslušných zákonů a vyhlášek. Zjednodušeně se dá říci, že chce-li se organizace rozhodnout pouze pro elektronickou archivaci dokumentů, které podléhají zákonným předpisům (např. daňové doklady), musí technologicky zabezpečit prokázání pravosti dokumentu (tj. že dokument po dobu archivace nebyl modifikován) a jeho datování 25

26 (dokument vznikl v uvedeném datu). Toho se dosahuje použitím speciálních archivačních médií (např. WORM Write Once, Read Many či UDO Ultra Density Optical) a technologií elektronické značky a časových razítek více v další části Správa elektronické pošty Elektronická pošta je základní komunikační prostředek internetu a firmy touto formou komunikují s obchodními partnery a vyřizují vnitropodnikovou agendu. V mnoha případech je využíván nejen pro sdílení informací a dokumentů, ale slouží uživatelům také jako dokumentové uložiště. Obrovská a neustále se zvětšující množství ových zpráv navíc doplněných o přílohy zabírá velké množství diskového prostoru na poštovních serverech a klade zvýšené nároky na výkon a zálohování. Cena za udržování takového systému je vysoká. Navíc je celkem logické, že pouze malá část zpráv je i po delší době aktivní, neboli že se s nimi dále pracuje, popř. je z nějakého důvodu důležitá pro obchodní procesy (objednávky, sdělení apod.). Obrázek 6 názorně ilustruje, že podíl neaktivních (dočasných) ových zpráv v celkovém objemu činí přibližně 85%. Smazáním těchto zpráv by tak podnik mohl ušetřit čtyři pětiny kapacity poštovního serveru. Obr. 6: Neaktivní ové zprávy zabírají až 85% diskového prostoru na poštovním serveru Zdroj: JENKINS, Tom. Managing Content in the Cloud. 1st Edition. Ontario : Open Text Corporation, ISBN , s Právě potřeba zefektivnit proces ukládání starých zpráv stála u zrodu specializovaných systémů pro správu elektronické pošty ( Management). Účelem těchto systémů je rychle a přehledně přesunout zprávy z prostředí poštovního serveru do specializovaného 26

27 uložiště pro dlouhodobou archivaci ových zpráv. Cena za jednotku paměti je na takovém uložišti pochopitelně mnohokrát menší než na poštovním serveru. Aby komfort pro uživatele byl co nejvyšší, přesun vybrané zprávy do archivu nutně neznamená, že tuto zprávu ve svém poštovním klientu neuvidí i nadále se zpráva zobrazuje v přehledu došlých či odeslaných zpráv, ale jedná se jen o informativní výtah ze zprávy, což je rozlišenou speciální ikonou. Pokud se uživatel chce k archivované zprávě vrátit, stačí na náhled zprávy kliknout a originál se v přijatelné době obnoví, neboli vrátí zpět z archivu. Důležité při zavádění systémů pro správu elektronické pošty je, aby si firma stanovila přesný plán a politiku pro zálohování zpráv. V mnoha případech mohou ové zprávy také podléhat různým legislativním opatřením a je nezbytně nutné zajistit, aby se tento druh zpráv neztratil. Vedle legislativních požadavků y mohou obsahovat informace a znalosti důležité pro úspěšný provoz organizace a tato má přirozený zájem pro zachování a pohodlné vyhledání takových zpráv. V tomto případě je důležitá klasifikace, neboli jakým způsobem označit důležité zprávy, které mají být uloženy. Zde se nabízí celá řada řešení a možných přístupů a volba záleží na konkrétním případu. Klasifikace může být manuální (v takovém případě je spolehlivost vždy sporná) či automatická. Nejčastěji používaná automatická metoda je založena na individuální roli uživatele uvnitř organizace. Pro každou z takto nastavených rolí jsou nastavená zvláštní pravidla. Jiným řešením mohou být sdílené adresáře: např. konkrétní projekt má společný adresář, který je k dispozici všem účastníkům projektu v jejich e- mailovém systému a tento adresář je označen k zálohování. Důležitým parametrem je také nastavení, jak dlouho se mají zprávy archivovat. I zde mohou vstoupit do hry legislativní požadavky určující po jaké době je organizace povinna zprávy smazat (např. oblast ochrany osobních údajů). V případě nedodržení riskuje organizace finanční postih a to je dalším důvodem, proč firmy nasazují systémy pro správu elektronické pošty. V některých případech mohou mít ové zprávy také charakter záznamu (např. daňové přiznání podepsané elektronickým podpisem) a v tomto případě některé pokročilé systémy nabízejí integraci komponenty pro správu elektronické počty s komponentou pro správu záznamů. Na závěr je nutno krátce zmínit vliv tzv. cloudových (viz též kapitola 4.2 Cloud computing) řešení na archivaci ů. Tento koncept radikálně přehodnocuje cenu za objem uložených dat. Např. Google v současné době nabízí ve svém řešení pro korporátní sféru standardní 27

28 velikost ové schránky pro uživatele 25GB a za nevelký poplatek je možno úložný prostor dále zvětšovat. Obdobnou nabídku lze nalézt i u dalších firem. Tato informace má jen ilustrovat, že tlak na archivaci pouze kvůli úspoře místa na poštovním serveru postupně ztrácí na významu, ale jsou-li důvodem nasazování systému pro správu elektronické počty legislativní požadavky, kterých celosvětově neustále přibývá, pak význam takových řešení nijak neztrácí na svém významu, ba naopak vzrůstá. 28

29 3. Další vývoj ECM systémů ECM systémy se samozřejmě neustále dále vyvíjí a reagují na nové trendy a koncepty v oblasti informačních systémů. V této kapitole jsou stručně pojednány základní charakteristiky tohoto vývoje Web 2.0 Pod pojem Web 2.0 se rozumí tvorba internetového obsahu samotnými uživateli. Trend byl zahájen v prvních letech 21. století projekty typu. Wikipedia (založena na principu wiki, neboli možnost zadávání či editace obsahu přímo uživateli), následovaly blogy a diskusní fóra a dnes tento trend vrcholí tzv. sociálními médii reprezentovanými systémy jako je. Facebook či YouTube, kdy bylo přeměněno klasické schéma šíření informací formou monologu (model one-to-many) do podoby dialogu (model many-to-many). Pojem Web 2.0 znamená webové aplikace, které podporují tuto novou podobu komunikace a jde především o funkce tvorby, vyhledávání, prezentace a spotřeby informací. Důležitou charakteristikou je uzpůsobení obsahu konkrétnímu uživateli (personalizace). Webem 2.0 se také rozumí rozličné technologie využívající web jako platformu pro spolupráci a komunikaci, které existují v podobě uživatelsky jednoduchých, lehce rozšiřitelných aplikací, které jsou k dispozici v podobě on-line služeb. Co to znamená pro ECM systémy? Velmi jednoduše řečeno je to jen další zdroj informací a znalostí, který je potřeba zachytit, zpracovat a efektivním způsobem využít ve prospěch fungování dané firmy. Kombinací nástrojů pro spolupráci a sociální média ECM 2.0 vytváří kontext pro obsah, umožňuje propojit lidi za účelem tvorby nových myšlenek, které jsou základem pro inovaci 10. V praxi se dopad týká zejména modulu pro správu webového obsahu a modulu pro podporu týmové spolupráce. Stručně řečeno jde o integraci služeb spojovaných s konceptem Web 2.0 (blogy, sociální sítě, wiki, sdílení videa, mashups atd.) do prostředí podnikových webů, kde slouží jako další nástroje podporující produktivitu práce a jejich zapojení do budování a rozšiřování znalostní báze podniku. 10 Zdroj: JENKINS, Tom. Managing Content in the Cloud. 1st Edition. Ontario : Open Text Corporation, ISBN , s

30 3.2. Cloud computing Cloud computing není přesný technický pojen, ale jde spíše o metaforu konceptu, který spojuje webové technologie (přesněji řečeno webové služby) a poskytované dle potřeby zákazníka z datových center disponujících obrovským výpočetním výkonem a paměťovou kapacitou. Zákazník si pořizuje a konzumuje jednotlivé služby, aniž by ho musela zajímat konkrétní technologie. Koncept cloud computingu slibuje revoluční změnu v oblasti informačních technologií, protože se v něm jedná o hlavně o pronájem konkrétní požadované služby a mnohem méně či vůbec o nákup a správu fyzické infrastruktury. Ve své podstatě to je obdoba toho, jakým způsobem spotřebováváme služby typu dodávka elektřiny či vody, kde nás nezajímá, jak se k nám služba dostane, a platíme jen za spotřebovanou část. Tento model dodávky se nazývá SaaS (Software-as-a-Service) a jde tedy o pronájem aplikací. Existují ještě další dva modely a to IaaS (Infrastructure-as-a-Service), kdy si zákazník pronajme pouze konkrétní technickou infrastrukturu (servery a datová uložiště) a PaaS (Platform-as-a-Service), kdy si zákazník pronajme vybranou platformu (operační systém a vývojové prostředí) a nad ní si přes standardizovaná rozhraní vytváří vlastní aplikace. Cloud computing se pochopitelně začal využívat i pro komponenty ECM systémů a to nejčastěji dle modelu SaaS, kdy velcí dodavatelé nabízejí zákazníkům k pronájmu služby ECM jako jsou nástroje pro skupinovou spolupráci, správu dokumentů včetně archivace, řízení pracovních toků atd. Všechny jsou přístupné přes internetový prohlížeč, takže jediné, co zákazník potřebuje je přístup k internetu. V případě cloud computingu nabývají na důležitosti aspekty ochrany dat, zabezpečení pro případ pádu systému a s tím související obnova dat Další vývojové trendy v oblasti ECM Zajímavým trendem je rychlé pronikání aplikací typu Open Source Software (aplikace je zdarma k dispozici a zákazník si může upravovat zdrojový kód) do oblasti ECM produktů. Výhodou jsou nižší pořizovací náklady a náklady za údržbu. Nevýhodou je nižší úroveň podpory. Tato nevýhoda se postupně zmenšuje s tím, jak přibývá instalací Open Source produktů mezi zákazníky. 30

31 Dalším trendem je nejen neustálé prohlubování integrace jednotlivých komponent ECM systémů mezi sebou, ale hlavně v integrování s ERP systémy. Vrátíme-li se na začátek, můžeme říci, že se začíná postupně smazávat propast mezi strukturovanými a nestrukturovanými daty. Uživatel si tak dnes např. na jedné obrazovce může prohlížet u zákazníka jak data nestrukturovaná pocházející z ECM systému (smlouvy, digitalizované objednávky, záznamy o návštěvách obchodníků apod.), tak i data strukturovaná, jejichž zdrojem je ERP systém či spíše datový sklad (např. obrat za požadované časové období na úrovni konkrétního produktu, obrat a marže kumulovaně za celou firmu atd.). 31

32 4. Legislativa a standardy V textu již několikrát zaznělo slovo compliance, neboli splnění všech zákonných požadavků kladených na organizaci. Potřeba splnit všechny nároky legislativních předpisů je jedním z hnacích motorů pro pořizování a nasazování řešení ECM. Jednotlivé země, průmyslová odvětví či organizace neustále produkují nespočetné množství zákonů, směrnic, nařízení a standardů a úkolem firem je zajistit fungování firmy tak, aby těmto zákonům a nařízením vyhověla a to co nejefektivnějším způsobem. V opačném případě se firma může vystavit peněžitým pokutám, ztrátě důvěryhodnosti u svých zákazníků či dokonce může riskovat nucené zastavení činnosti. Počet existujících regulací dramaticky narostl jednak po sérii finančních skandálů v prvním desetiletí 21. století (viz případy pádů firem jako Enron či WorldCom), tak během finanční krize, kde se ukázalo, že stávající regulace buď zcela selhala, nedostačovala či vůbec neexistovala. Odhaduje se, že dnes celosvětově existuje více jak sto tisíc základních předpisů. Obrázek 7 Jenkins ukazuje několik z nich. Obr. 7: Přehled základních předpisů Zdroj: JENKINS, Tom. Managing Content in the Cloud. 1st Edition. Ontario : Open Text Corporation, ISBN , s

ECM. Enterprise Content Management. čt 9:15 Petr Bouška (xboup00) Zbyněk Hostaš Lukáš Maršíček Martin Nikl (xnikm00)

ECM. Enterprise Content Management. čt 9:15 Petr Bouška (xboup00) Zbyněk Hostaš Lukáš Maršíček Martin Nikl (xnikm00) ECM Enterprise Content Management čt 9:15 Petr Bouška (xboup00) Zbyněk Hostaš Lukáš Maršíček Martin Nikl (xnikm00) Co nás čeká... Definice ECM Problém podnikového obsahu Historie vzniku ECM Architektura

Více

Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba

Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba 1. 1. Správa podnikového obsahu (Enterprise Content Management ECM) Strategie, metody a nástroje

Více

ECM. Jaroslava Klegová

ECM. Jaroslava Klegová ECM Jaroslava Klegová Obsah přednášky Definice Historie Produkty Komponenty Implementace a rizika Trendy Co pro vás znamená ECM? Co znamená ECM pro mne? Enterprise Content Management = Správa podnikového

Více

ABBYY Automatizované zpracování dokumentů

ABBYY Automatizované zpracování dokumentů ABBYY Automatizované zpracování dokumentů tradiční řešení OCR versus Cloud Jiří Dvořák ECM konzultant Světový leader v produktech pro zpracování dokumentů Individulání uživatelé Malé a střední společnosti

Více

Digitalizace a oběh dokumentů VUMS LEGEND, spol. s.r.o.

Digitalizace a oběh dokumentů VUMS LEGEND, spol. s.r.o. Digitalizace a oběh dokumentů Automatizace obchodních porcesů Likvidace odběratelských a dodávatelských faktur Efektivita firemních procesů je jedním ze základních pilířů fungování celé společnosti. Některé

Více

DOCUMENT MANAGEMENT TOOLKIT

DOCUMENT MANAGEMENT TOOLKIT DOCUMENT MANAGEMENT TOOLKIT SPRÁVA DOKUMENTŮ V MODERNÍM PODNIKOVÉM PROSTŘEDÍ Zpracování dokumentů prochází v dnešním firemním světě významnými změnami. Firmy jsou nuceny řešit řadu problémů, které s sebou

Více

PODNIKOVÁ INFORMATIKA

PODNIKOVÁ INFORMATIKA GÁLA Libor POUR Jan TOMAN Prokop PODNIKOVÁ INFORMATIKA Obsah O autorech... 11 Na úvod jak chápat tuto knihu... 13 Část I: Principy podnikové informatiky... 17 1. Informatika, aplikovaná informatika, podniková

Více

DMS - řízená dokumentace, archiv a co dále? ICT ve zdravotnictví 2014

DMS - řízená dokumentace, archiv a co dále? ICT ve zdravotnictví 2014 DMS - řízená dokumentace, archiv a co dále? ICT ve zdravotnictví 2014 Praha 17.09.2014 Jiří Voves Proč otazník v názvu přednášky? Nové technologie Nové přístrojové vybavení Nové postupy Nová data Data

Více

OptimiDoc dokáže takové dokumenty zpracovat a distribuovat napříč firmou.

OptimiDoc dokáže takové dokumenty zpracovat a distribuovat napříč firmou. Automatizujte zpracování a distribuci dokumentů do vašich firemních procesů! Nemáte kontrolu nad stovkami papírových dokumentů, které přichází do vaší firmy? OptimiDoc dokáže takové dokumenty zpracovat

Více

PROVÁZÁNÍ ECM/DMS DO INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ STÁTNÍ A VEŘEJNÉ SPRÁVY

PROVÁZÁNÍ ECM/DMS DO INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ STÁTNÍ A VEŘEJNÉ SPRÁVY PROVÁZÁNÍ ECM/DMS DO INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ STÁTNÍ A VEŘEJNÉ SPRÁVY SYSCOM SOFTWARE Firma vznikla vroce 1994. Zaměřuje se na dodávky komplexních služeb voblasti informačních technologií. Orientuje se zejména

Více

Výčet strategií a cílů, na jejichž plnění se projektový okruh podílí:

Výčet strategií a cílů, na jejichž plnění se projektový okruh podílí: Karta projektového okruhu Číslo a název projektového okruhu: Garant karty projektového okruhu: Spolupracující subjekty: 9. Elektronizace podpůrných procesů Ministerstvo vnitra, Ministerstvo financí Správa

Více

Jak efektivně řídit životní cyklus dokumentů

Jak efektivně řídit životní cyklus dokumentů Jak efektivně řídit životní cyklus dokumentů Václav Bahník, ECM Solution Consultant 2014 IBM Corporation Nestrukturovaná data Strukturovaná Nestrukturovaná 2 Document Management System Vyhledávání Sdílení

Více

DATOVÁ ARCHIVACE. Principy datové archivace a její výhody při migraci na SAP HANA. Štěpán Bouda Business Consultant

DATOVÁ ARCHIVACE. Principy datové archivace a její výhody při migraci na SAP HANA. Štěpán Bouda Business Consultant DATOVÁ ARCHIVACE Principy datové archivace a její výhody při migraci na SAP HANA Štěpán Bouda Business Consultant stepan.bouda@sabris.com KVÍZ Kdo uvažuje o migraci ERP na Suite on SAP HANA? Kdo uvažuje

Více

ELO for SAP. Na nejvyšší úrovni. Komplexní správa obsahu s ELO a SAP. Komplexní správa obsahu s ELO a SAP

ELO for SAP. Na nejvyšší úrovni. Komplexní správa obsahu s ELO a SAP. Komplexní správa obsahu s ELO a SAP Na nejvyšší úrovni Certifikované ECM zcela propojuje funkcionalitu SAP a pomocí SAP Archivelink. Plně integrované do světa podnikových řešení SAP, poskytuje vhodné řešení pro optimalizaci procesů založených

Více

Vývoj informačních systémů. Obecně o IS

Vývoj informačních systémů. Obecně o IS Vývoj informačních systémů Obecně o IS Informační systém Informační systém je propojení informačních technologií a lidských aktivit směřující k zajištění podpory procesů v organizaci. V širším slova smyslu

Více

Olga Rudikova 2. ročník APIN

Olga Rudikova 2. ročník APIN Olga Rudikova 2. ročník APIN Redakční (publikační) systém neboli CMS - content management system (systém pro správu obsahu) je software zajišťující správu dokumentů, nejčastěji webového obsahu. (webová

Více

ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE A VIDITELNÝ

ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE A VIDITELNÝ ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE A VIDITELNÝ Michal Opatřil Jakub Pyszko ICZ a. s. Michal Opatřil ICZ a.s. 2012 1 O co jde..? Jedná se o prakticky ověřené řešení elektronizace provozu zdravotnického

Více

Technologická centra krajů a ORP

Technologická centra krajů a ORP Technologická centra krajů a ORP Přínosy TS krajů a TC ORP jako součásti egon center podstatně přispějí k zavedení automatizace a elektronizace výkonu státní správy i činností samosprávy vznikne zázemí

Více

Digitalizace a vytěžování dat jako služba

Digitalizace a vytěžování dat jako služba Digitalizace a vytěžování dat jako služba Jiří Rogalewicz, Solution Architect Petr Šedivý, Senior Service Delivery Manager Siemens IT Solutions and Services ISSS Hradec Králové 4.dubna 2011 Siemens IT

Více

1. Integrační koncept

1. Integrační koncept Příloha č. 2: Technický popis integrace 1. Integrační koncept Z hlediska koncepčního budování Smart Administration na Magistrátu města Mostu je možno hovořit o potřebě integrace tří úrovní systémové architektury

Více

Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Zvýšená týmová produktivita a úspora času při správě dokumentů ve společnosti Makro Cash & Carry ČR

Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Zvýšená týmová produktivita a úspora času při správě dokumentů ve společnosti Makro Cash & Carry ČR Microsoft SharePoint Portal Server 2003 Zvýšená týmová produktivita a úspora času při správě dokumentů ve společnosti Makro Cash & Carry ČR Přehled Země: Česká republika Odvětví: Velkoobchod Profil zákazníka

Více

Redakční systémy 1. pro správu obsahu

Redakční systémy 1. pro správu obsahu > Analýzy a poradenství > Internetové prezentace a portály > Internetové obchody > Servis a správa webu > Intranety, firemní portály Redakční systémy pro správu obsahu Penframe CMS je uživatelsky přívětivý

Více

In orma I a. O nl Dva. Počítačové aplikace v podnikové a mezipodnikové praxi Technologie informačních systému R1zení a rozvoj podnikové informatiky

In orma I a. O nl Dva. Počítačové aplikace v podnikové a mezipodnikové praxi Technologie informačních systému R1zení a rozvoj podnikové informatiky I Libor Gála Jan Pour Prokop Toman., O nl Dva.. In orma I a Počítačové aplikace v podnikové a mezipodnikové praxi Technologie informačních systému R1zení a rozvoj podnikové informatiky Českó společnost

Více

Elektronické dokumenty - jak efektivně na jejich správu a bezpečnost?

Elektronické dokumenty - jak efektivně na jejich správu a bezpečnost? 2008 aplis.cz, a.s. All rights reserved. 6.11.2007 Elektronické dokumenty - jak efektivně na jejich správu a bezpečnost? Ing. Jiří Bříza, CSc. 9.4.2008 str. 2 Informace pro úřad Informace a jejich zhmotnění

Více

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA Pavel Pačes Listopad 2009 Seminář E-spis Elektronická spisovna Agendové aplikace Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno

Více

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ ARCHIVACE. Petr Dolejší Senior Solution Consultant

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ ARCHIVACE. Petr Dolejší Senior Solution Consultant DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ ARCHIVACE Petr Dolejší Senior Solution Consultant Klasická papírově orientovaná organizace Vytváření Aplikace Tiskárna Prostá digitalizace Příchozí dokumenty Zpracování Papír Provozní

Více

JAK NA PAPERLESS. Petr Dolejší Senior Solution Consultant

JAK NA PAPERLESS. Petr Dolejší Senior Solution Consultant JAK NA PAPERLESS Petr Dolejší Senior Solution Consultant PAPERLESS CO TO VLASTNĚ JE Wikipedia - Paperless představuje fungování, kde je odstraněno nebo výrazně omezeno používání papíru. Toho se dosáhne

Více

PŘÍLOHA C Požadavky na Dokumentaci

PŘÍLOHA C Požadavky na Dokumentaci PŘÍLOHA C Požadavky na Dokumentaci Příloha C Požadavky na Dokumentaci Stránka 1 z 5 1. Obecné požadavky Dodavatel dokumentaci zpracuje a bude dokumentaci v celém rozsahu průběžně aktualizovat při každé

Více

Moderní metody automatizace a hodnocení marketingových kampaní

Moderní metody automatizace a hodnocení marketingových kampaní Moderní metody automatizace a hodnocení marketingových kampaní SAS CI Roadshow 2014 24/09/2014 Vít Stinka Agenda Představení společnosti Unicorn Systems Aliance Unicorn Systems a SAS Celkový koncept Customer

Více

Společnost ICZ a.s. představuje hostované řešení elektronické spisové služby

Společnost ICZ a.s. představuje hostované řešení elektronické spisové služby e-spis LITE Společnost ICZ a.s. představuje hostované řešení elektronické spisové služby 1 Základní informace o společnosti ICZ a.s. V rámci regionu střední Evropy patříme mezi významné společnosti nabízející

Více

e-fakturace VE ŠKODA AUTO A.S. Luděk Koliáš

e-fakturace VE ŠKODA AUTO A.S. Luděk Koliáš e-fakturace VE ŠKODA AUTO A.S. Luděk Koliáš 23. sympozium EDI 25.05.2017 Elektronická fakturace Pohled do historie zpracování faktury Tři základní modely zpracování faktur Selfbilling + EDI komunikace

Více

Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS

Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS Ing. Petr Jelínek, STAPRO s.r.o. s využitím podkladů M. Novotného, P. Grodzického, J. Horáka a dalších Cíl řešení elektronické zdravotní

Více

Archivace Elektronických Dokumentů

Archivace Elektronických Dokumentů Archivace Elektronických Dokumentů Václav Provazník Technology Solutions Manager Oracle Consulting Agenda Výchozí stav Výzvy, Požadavky, Možnosti Řešení Oracle Zkušenosti z praxe

Více

GOOGLE APPS FOR WORK. TCL DigiTrade - 22.10.2015

GOOGLE APPS FOR WORK. TCL DigiTrade - 22.10.2015 GOOGLE APPS FOR WORK TCL DigiTrade - 22.10.2015 Seminář 22.10.2015 9.00-9.25 Co jsou Google Apps for Work (Stanislav Marszalek - TCL DigiTrade) 9.30 9.55 Praktické příklady použití Google Apps ve firmě

Více

Hospodářská informatika

Hospodářská informatika Hospodářská informatika HINFL, HINFK Vytvořeno s podporou projektu Průřezová inovace studijních programů Lesnické a dřevařské fakulty MENDELU v Brně (LDF) s ohledem na disciplíny společného základu reg.

Více

Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace

Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace Tomáš Dvořák, Archiv hl. města Prahy Radek Pokorný, Státní okresní archiv Hradec Králové DRMS Forum

Více

INFORMAČNÍ SYSTÉMY (IS) Ing. Pavel Náplava Katedra počítačů K336, ČVUT FEL Praha 2004/2005

INFORMAČNÍ SYSTÉMY (IS) Ing. Pavel Náplava Katedra počítačů K336, ČVUT FEL Praha 2004/2005 INFORMAČNÍ SYSTÉMY (IS) Ing. Pavel Náplava Katedra počítačů K336, ČVUT FEL Praha 2004/2005 AGENDA definice IS, zavedení pojmů možnosti a rozdělení typická struktura technologie nasazení praktická ukázka

Více

ProArc. open source řešení pro produkci a archivaci digitálních dokumentů. Martina NEZBEDOVÁ Knihovna AV ČR, v. v. i., Praha nezbedova@knav.

ProArc. open source řešení pro produkci a archivaci digitálních dokumentů. Martina NEZBEDOVÁ Knihovna AV ČR, v. v. i., Praha nezbedova@knav. ProArc open source řešení pro produkci a archivaci digitálních dokumentů Martina NEZBEDOVÁ Knihovna AV ČR, v. v. i., Praha nezbedova@knav.cz INFORUM 2015: 21. ročník konference o profesionálních informačních

Více

Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce.

Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. 6.4 Slovník archiv původce dokument archiválie Zařízení podle Zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Každý, z jehož

Více

3. Očekávání a efektivnost aplikací

3. Očekávání a efektivnost aplikací VYUŽÍVANÍ INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ V ŘÍZENÍ FIREM Ota Formánek 1 1. Úvod Informační systémy (IS) jsou v současnosti naprosto nezbytné pro úspěšné řízení firem. Informačním ním systémem rozumíme ucelené softwarové

Více

Jak mohou moderní technologie usnadnit pracovní postupy. Dagmar Bosáková, I.CA Jiří Jelínek, Konica Minolta

Jak mohou moderní technologie usnadnit pracovní postupy. Dagmar Bosáková, I.CA Jiří Jelínek, Konica Minolta Jak mohou moderní technologie usnadnit pracovní postupy Dagmar Bosáková, I.CA Jiří Jelínek, Konica Minolta Obsah prezentace Nové technologie používané v MFZ Využití multifunkčních zařízení pro vstup dokumentů

Více

PRODUKTY. Tovek Tools

PRODUKTY. Tovek Tools jsou desktopovou aplikací určenou k vyhledávání informací, tvorbě různých typů analýz a vytváření přehledů a rešerší. Jsou vhodné pro práci i s velkým objemem textových dat z různorodých informačních zdrojů.

Více

Výčet strategií a cílů, na jejichž plnění se projektový okruh podílí: Strategický rámec rozvoje veřejné správy České republiky pro období

Výčet strategií a cílů, na jejichž plnění se projektový okruh podílí: Strategický rámec rozvoje veřejné správy České republiky pro období Karta projektového okruhu Číslo a název projektového okruhu: Garant karty projektového okruhu: Spolupracující subjekty: 6.3 Sdílitelné služby technologické infrastruktury Ministerstvo vnitra, Ministerstvo

Více

BIG DATA. Nové úlohy pro nástroje v oblasti BI. 27. listopadu 2012

BIG DATA. Nové úlohy pro nástroje v oblasti BI. 27. listopadu 2012 BIG DATA Nové úlohy pro nástroje v oblasti BI 27. listopadu 2012 AGENDA 1. Úvod 2. Jaké jsou potřeby? 3. Možné řešení 2 Jaké jsou potřeby? Dopady Analýza dat potřeba nového přístupu Jak na nestrukturovaná

Více

základní FAkTA CO Je PROFeSSIOnAL COMPUTInG? CíLOVÁ SkUPInA DISTRIBUCe

základní FAkTA CO Je PROFeSSIOnAL COMPUTInG? CíLOVÁ SkUPInA DISTRIBUCe 6 CO Je PROFeSSIOnAL COMPUTInG? základní FAkTA IT časopis pro uživatele ze segmentu enterprise, midrange a SMB. Zabývá se potřebami a nákupními zvyklostmi těchto uživatelů, zveřejňuje redakční články,

Více

INFORMAČNÍ SYSTÉMY. 03. 01. 2006, Ing. Jiří Mráz

INFORMAČNÍ SYSTÉMY. 03. 01. 2006, Ing. Jiří Mráz INFORMAČNÍ SYSTÉMY 03. 01. 2006, Ing. Jiří Mráz PŘEDNÁŠEJÍCÍ Jiří Mráz Production Coordinator UNICORN jiri.mraz@unicorn.cz AGENDA Informační a komunikační technologie (ICT) podniku Informační systémy Zakázkový

Více

Cloudové služby kancelářského softwaru hostované společností Microsoft Kvalitní nástroje pro firemní nasazení za přijatelnou cenu Vždy aktuální verze

Cloudové služby kancelářského softwaru hostované společností Microsoft Kvalitní nástroje pro firemní nasazení za přijatelnou cenu Vždy aktuální verze Cloudové služby kancelářského softwaru hostované společností Microsoft Kvalitní nástroje pro firemní nasazení za přijatelnou cenu Vždy aktuální verze Office, e-mail, sdílení dokumentů, videokonference

Více

V praxi se může jednat například o procesní instrukce, pracovní instrukce a podobný druh dokumentace.

V praxi se může jednat například o procesní instrukce, pracovní instrukce a podobný druh dokumentace. Aplikace pro správu dokumentace malého rozsahu Řešení pro správu dokumentace malého rozsahu je vhodné pro správu dokumentace v rozsahu desítek až stovek dokumentů. Je vhodné pro pracovní skupiny, které

Více

Na počátku bylo slovo. Efektivita práce s dokumenty, Océ-Česká republika, s.r.o. 10.6.2008

Na počátku bylo slovo. Efektivita práce s dokumenty, Océ-Česká republika, s.r.o. 10.6.2008 Na počátku bylo slovo 1 a zvuková komunikace 2 o něco později papír 3 a jediný logický další krok byl 4 Efektivita a profesionalita tvorby a správy dokumentů ve státní správě a samosprávě Tomáš Kovařík

Více

Přístupy k řešení a zavádění spisové služby

Přístupy k řešení a zavádění spisové služby Přístupy k řešení a zavádění spisové služby Miroslav Kunt Praha, 22. 3. 2016 Výběr SSl důležité okolnosti Je potřeba zájem vedení organizace, kompetentní pracovníci spisové služby, co největší přiblížení

Více

POSKYTOVÁNÍ ZÁKLADNÍCH PROVOZNÍCH APLIKACÍ VEŘEJNÉ SPRÁVY

POSKYTOVÁNÍ ZÁKLADNÍCH PROVOZNÍCH APLIKACÍ VEŘEJNÉ SPRÁVY POSKYTOVÁNÍ ZÁKLADNÍCH PROVOZNÍCH APLIKACÍ VEŘEJNÉ SPRÁVY Ing. Juraj Žoldák ve spolupráci s Datum Duben 2014 Místo Hradec Králové, ISSS http://itsolutions.vitkovice.cz Charakteristika trhu Možnost využití

Více

Řízení podniku a elektronické obchodování

Řízení podniku a elektronické obchodování Řízení podniku a elektronické obchodování Elektronické podnikání Všechny podnikové procesy ovlivněné internetem Elektronický obchod Řízení dodavatelských sítí Řízení zdrojů podniku Řízení vztahů se zákazníky

Více

Znalostní systém nad ontologií ve formátu Topic Maps

Znalostní systém nad ontologií ve formátu Topic Maps Znalostní systém nad ontologií ve formátu Topic Maps Ladislav Buřita, Petr Do ladislav.burita@unob.cz; petr.do@unob.cz Univerzita obrany, Fakulta vojenských technologií Kounicova 65, 662 10 Brno Abstrakt:

Více

DEFINICE PRODUKTU, MODULŮ A KOMPONENT TS-ELDAx Smart Trust Electronic Archive

DEFINICE PRODUKTU, MODULŮ A KOMPONENT TS-ELDAx Smart Trust Electronic Archive DEFINICE PRODUKTU, MODULŮ A KOMPONENT TS-ELDAx Smart Trust Electronic Archive 1. Úvod 1.1. Tento dokument obsahuje definici produktu vč. jednotlivých modulů a komponent softwarového řešení TS-ELDAx SMART

Více

Spisová služba jako součást IBM ECM řešení

Spisová služba jako součást IBM ECM řešení Spisová služba jako součást IBM ECM řešení Obsah Spisová služba IBM Spisová služba jako součást ECM Technologická centra krajů Garantované/ Negarantované uložiště Technologická centra obcí s rozšířenou

Více

Vaše jistota na trhu IT. ComDay. V datové schránce dokument nekončí. Roman Zemánek, ICZ a.s Petr Oplátek, ICZ a.s. 2009. www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT. ComDay. V datové schránce dokument nekončí. Roman Zemánek, ICZ a.s Petr Oplátek, ICZ a.s. 2009. www.i.cz ComDay V datové schránce dokument nekončí Roman Zemánek, ICZ a.s Petr Oplátek, ICZ a.s. 2009 Celkové schéma komunikace - Datová schránka/spisová služba/elektronická spisovna/státní oblastní archiv Co potřebuje

Více

Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě

Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě Možnosti nasazení produktu DESA ve veřejné správě Legislativní zázemí Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě Vyhláška

Více

Cloudové služby kancelářského softwaru hostované společností Microsoft Kvalitní nástroje pro firemní nasazení za přijatelnou cenu Vždy aktuální verze

Cloudové služby kancelářského softwaru hostované společností Microsoft Kvalitní nástroje pro firemní nasazení za přijatelnou cenu Vždy aktuální verze Cloudové služby kancelářského softwaru hostované společností Microsoft Kvalitní nástroje pro firemní nasazení za přijatelnou cenu Vždy aktuální verze Office, e-mail, sdílení dokumentů, videokonference

Více

Formy komunikace s knihovnami

Formy komunikace s knihovnami Formy komunikace s knihovnami Současné moderní prostředky Jiří Šilha a Jiří Tobiáš, Tritius Solutions a.s., Brno Osnova Základní požadavky na komunikaci s knihovnami Historie komunikace s knihovnami Confluence

Více

UDS for ELO. Univerzální datové rozhraní. >> UDS - Universal Data Source

UDS for ELO. Univerzální datové rozhraní. >> UDS - Universal Data Source Univerzální datové rozhraní UDS for ELO UDS pro ELO je univerzální datové rozhraní, schopné napojit systém pro archivaci a správu dokumentů ELO na libovolný datový zdroj a to bez nutnosti programování.

Více

ORACLE ŘÍZENÍ FINANCÍ

ORACLE ŘÍZENÍ FINANCÍ ORACLE ŘÍZENÍ FINANCÍ Modul Oracle řízení financí je celopodnikové řešení pro správu likvidity a řízení peněžních prostředků. Tento modul je součástí Aplikací Oracle. To je integrovaná sada aplikací elektronického

Více

Leady & MERK Integrace Microsoft Dynamics CRM s aplikacemi Leady a MERK

Leady & MERK Integrace Microsoft Dynamics CRM s aplikacemi Leady a MERK Integrace Microsoft Dynamics CRM s aplikacemi Leady a MERK Strana 1 z 12 Obsah 1. Leady... 3 a. Shrnutí... 3 b. Popis modulu... 3 c. Technické podrobnosti o modulu... 5 2. MERK... 6 a. Shrnutí... 6 b.

Více

Dejte sbohem papírovým fakturám. Vítejte ve světě elektronických faktur!

Dejte sbohem papírovým fakturám. Vítejte ve světě elektronických faktur! Dejte sbohem papírovým fakturám. Vítejte ve světě elektronických faktur! Obsah ÚVOD: CO: PROČ: JAK: Elektronická fakturace a spolupráce mezi ČS a Skupinou ČEZ Popis služby Přínosy elektronické fakturace

Více

Cloud Slovník pojmů. J. Vrzal, verze 0.9

Cloud Slovník pojmů. J. Vrzal, verze 0.9 Cloud Slovník pojmů J. Vrzal, verze 0.9 Typické poskytované služby SaaS (Software as a Service): software jako služba Poskytování softwarové aplikace prostřednictvím internetu tak, že aplikace běží na

Více

Úvodní přednáška. Význam a historie PIS

Úvodní přednáška. Význam a historie PIS Úvodní přednáška Význam a historie PIS Systémy na podporu rozhodování Manažerský informační systém Manažerské rozhodování Srovnávání, vyhodnocování, kontrola INFORMACE ROZHODOVÁNÍ organizace Rozhodovacích

Více

webmarketin Základní moduly aplikace

webmarketin Základní moduly aplikace webmarketin Aplikace webmarketing je komplexní online nástroj určený pro podporu a řízení marketingu a CRM ve společnosti. Její součástí jsou webové ankety, SMS kampaně nebo newslettery, které lze spravovat

Více

Úvod. Klíčové vlastnosti. Jednoduchá obsluha

Úvod. Klíčové vlastnosti. Jednoduchá obsluha REQUESTOR DATASHEET Úvod Requestor Service Desk poskytuje kompletní řešení pro správu interních i externích požadavků, které přicházejí do organizace libovolnou cestou. Produkt je zaměřen na vytvoření

Více

ARBES ECM MODERNÍ SYSTÉM. určený k digitalizaci, tvorbě, správě, sdílení a archivaci dokumentů a obsahu. www.arbes.com

ARBES ECM MODERNÍ SYSTÉM. určený k digitalizaci, tvorbě, správě, sdílení a archivaci dokumentů a obsahu. www.arbes.com ARBES ECM MODERNÍ SYSTÉM určený k digitalizaci, tvorbě, správě, sdílení a archivaci dokumentů a obsahu. www.arbes.com ARBES ECM ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT Poskytujeme služby v oblasti zavádění a rozvoje

Více

Cloudové služby kancelářského softwaru hostované společností Microsoft Kvalitní nástroje pro firemní nasazení za přijatelnou cenu Vždy aktuální verze

Cloudové služby kancelářského softwaru hostované společností Microsoft Kvalitní nástroje pro firemní nasazení za přijatelnou cenu Vždy aktuální verze Cloudové služby kancelářského softwaru hostované společností Microsoft Kvalitní nástroje pro firemní nasazení za přijatelnou cenu Vždy aktuální verze Office, e-mail, sdílení dokumentů, videokonference

Více

VIZE INFORMATIKY V PRAZE

VIZE INFORMATIKY V PRAZE VIZE INFORMATIKY V PRAZE Václav Kraus, ŘED INF MHMP 1 / 30. 4. 2009 PRAHA MĚSTO PRO ŽIVOT Město mezinárodně uznávané, ekonomicky prosperující a úspěšné. Město bezpečné a přívětivé, město sebevědomých a

Více

Technologická centra obcí ZKUŠENOSTI HOSTOVÁNÍ ŘEŠENÍ SPISOVÉ SLUŽBY

Technologická centra obcí ZKUŠENOSTI HOSTOVÁNÍ ŘEŠENÍ SPISOVÉ SLUŽBY Technologická centra obcí ZKUŠENOSTI HOSTOVÁNÍ ŘEŠENÍ SPISOVÉ SLUŽBY Roman Zemánek ICZ a. s. 10.6.2010 DOKUMENT TCK - Důvěryhodná elektronická spisovna DŮVĚRNOST Pro zákazníky 1 Obsah: 1. Motivace pro

Více

Integrované řešení pro správu informací - Microsoft

Integrované řešení pro správu informací - Microsoft Integrované řešení pro správu informací - Microsoft Aleš Chudý, ředitel divize IW ales.chudy@microsoft.com Technický seminář Bratislava 18.11.2008 Měnící se svět kolem nás Trendy Jediný svět byznysu Požadavek

Více

Dnešní témata Informační systém, informační služba Podnikový informační systém

Dnešní témata Informační systém, informační služba Podnikový informační systém Dnešní témata Informační systém, informační služba Podnikový informační systém VOŠIS UIM 5 1 Rekapitulace Kde jsou dokumenty? Osobní informační systém Informace v organizaci Veřejné informační systémy

Více

Manažerský informační systém na MPSV. Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV

Manažerský informační systém na MPSV. Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV Manažerský informační systém na MPSV Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV Konference ISSS-2009 Hradec Králové Aldis 6. dubna 2009 MIS na MPSV časové údaje projektu Vytvoření MIS MPSV

Více

ARBES Technologies, s.r.o. Enterprise Content Management Konference ISSS 2013

ARBES Technologies, s.r.o. Enterprise Content Management Konference ISSS 2013 ARBES Technologies, s.r.o. Enterprise Content Management Konference ISSS 2013 Agenda Představení ARBES a divize Proč potřebujeme DMS ve státní správě Práce s dokumenty od A do Z Zabezpečení obsahu pro

Více

Tomáš Chytil 27. Května 2014 Svatá Kateřina. AutoCont řešení s využitím MS platformy

Tomáš Chytil 27. Května 2014 Svatá Kateřina. AutoCont řešení s využitím MS platformy Tomáš Chytil 27. Května 2014 Svatá Kateřina AutoCont řešení s využitím MS platformy Přehled o úkolech, projektech Splnění požadavků ISO auditu Softwarová řešení Jednoduchost administrativních úkonů Elektronizace

Více

GIS Libereckého kraje

GIS Libereckého kraje Funkční rámec Zpracoval: Odbor informatiky květen 2004 Obsah 1. ÚVOD...3 1.1. Vztah GIS a IS... 3 2. ANALÝZA SOUČASNÉHO STAVU...3 2.1. Technické zázemí... 3 2.2. Personální zázemí... 3 2.3. Datová základna...

Více

V datové schránce dokument nekončí

V datové schránce dokument nekončí V datové schránce dokument nekončí Co potřebuje každá obec a organizace ke komunikaci s Datovými schránkami??? Spisovou službu a důvěryhodnou spisovnu To co obci, organizaci ukládá zákon. Základní prvky

Více

SW pro správu a řízení bezpečnosti

SW pro správu a řízení bezpečnosti Integrační bezpečnostní SW pro správu a řízení bezpečnosti Systém je vlastním produktem společnosti Integoo. Trvalý vývoj produktu reflektuje požadavky trhu a zákazníků. Ať už je velikost vaší organizace

Více

PRODUKTY. Tovek Tools

PRODUKTY. Tovek Tools Analyst Pack je desktopovou aplikací určenou k vyhledávání informací, tvorbě různých typů analýz a vytváření přehledů a rešerší. Jsou vhodné pro práci i s velkým objemem textových dat z různorodých informačních

Více

Informace a znalosti v organizaci

Informace a znalosti v organizaci Informace a znalosti v organizaci Vladimíra Zádová Postavení informací a znalostí z hlediska úspěšnosti firmy Vnitřní faktory Rámec 7S faktorů úspěchu firmy [ Mc Kinsey ] Struktura Strategie Systémy Spolupracovníci

Více

Tovek Server. Tovek Server nabízí následující základní a servisní funkce: Bezpečnost Statistiky Locale

Tovek Server. Tovek Server nabízí následující základní a servisní funkce: Bezpečnost Statistiky Locale je serverová aplikace určená pro efektivní zpracování velkého objemu sdílených nestrukturovaných dat. Umožňuje automaticky indexovat data z různých informačních zdrojů, intuitivně vyhledávat informace,

Více

RDF DSPS ROZVOJ PORTÁLU

RDF DSPS ROZVOJ PORTÁLU RDF DSPS ROZVOJ PORTÁLU ČEZ Distribuce, a.s. HSI, spol. s r.o. Zbyněk Businský Miroslav Kaňka ZÁKAZNÍK A DODAVATEL ČEZ DISTRIBUCE, A.S. ČEZ distribuční síť Od r. 2012 implementován GEOPORTÁL (1. ETAPA),

Více

E-FAKTURACE Pojďme společně elektronizovat fakturaci

E-FAKTURACE Pojďme společně elektronizovat fakturaci E-FAKTURACE Pojďme společně elektronizovat fakturaci Nejpoužívanější Standardy a Formáty efakturace z pohledu Výstavce a Příjemce efakturace praktická obecná řešení a nástroje Ing. Viktor Petráš, Sales

Více

Informační média a služby

Informační média a služby Informační média a služby Výuka informatiky má na Fakultě informatiky a statistiky VŠE v Praze dlouholetou tradici. Ke dvěma již zavedeným oborům ( Aplikovaná informatika a Multimédia v ekonomické praxi

Více

Národní digitální archiv a egovernment 2. 12. 2009

Národní digitální archiv a egovernment 2. 12. 2009 Národní digitální archiv a egovernment 2. 12. 2009 Elektronizace veřejné správy - rok 2009 je z hlediska eletronizace přelomový - Informační systém datových schránek (ISDS) - zákon č. 300/2008 Sb. - povinnost

Více

BEZPEČNÉ UKLÁDÁNÍ ÚŘEDNÍCH DOKUMENTŮ. e-government 20:10, Mikulov. Mgr. Andrea Barešová

BEZPEČNÉ UKLÁDÁNÍ ÚŘEDNÍCH DOKUMENTŮ. e-government 20:10, Mikulov. Mgr. Andrea Barešová BEZPEČNÉ UKLÁDÁNÍ ÚŘEDNÍCH DOKUMENTŮ e-government 20:10, Mikulov Mgr. Andrea Barešová 5. 9. 2017 Obsah Ukládání elektronických Bezpečné úložiště České pošty Ukládání elektronických Bezpečné úložiště České

Více

Elektronický archiv jako nadstavba DMS

Elektronický archiv jako nadstavba DMS Elektronický archiv jako nadstavba DMS Jak a k čemu může být užitečný Petr Dolejší, Senior Business Consultant Jak nakládáme s dokumenty Papírové dokumenty (podatelna) Elektronické dokumenty SAP EVIS,

Více

EKONOMICKÝ A LOGISTICKÝ SOFTWARE. Luhačovice 24.10.2013

EKONOMICKÝ A LOGISTICKÝ SOFTWARE. Luhačovice 24.10.2013 EKONOMICKÝ A LOGISTICKÝ SOFTWARE Luhačovice 24.10.2013 CRM řízení vztahů se zákazníky CRM - je zkratka z anglického Customer Relationship Management a označují se tak systémy pro řízení vztahů se zákazníky.crm

Více

MBI - technologická realizace modelu

MBI - technologická realizace modelu MBI - technologická realizace modelu 22.1.2015 MBI, Management byznys informatiky Snímek 1 Agenda Technická realizace portálu MBI. Cíle a principy technického řešení. 1.Obsah portálu - objekty v hierarchiích,

Více

IS VZP ČR jako základ podpory ehealth

IS VZP ČR jako základ podpory ehealth IS VZP ČR jako základ podpory ehealth Ing. Vladan Novotný Všeobecná zdravotní pojišťovna ČR IS VZP ČR Informační systém VZP ČR podporuje činnosti, ke kterým byla VZP ČR zřízena Výběr pojistného od plátců

Více

7. Enterprise Search Pokročilé funkce vyhledávání v rámci firemních datových zdrojů

7. Enterprise Search Pokročilé funkce vyhledávání v rámci firemních datových zdrojů 7. Enterprise Search Pokročilé funkce vyhledávání v rámci firemních datových zdrojů Verze dokumentu: 1.0 Autor: Jan Lávička, Microsoft Časová náročnost: 30 40 minut 1 Cvičení 1: Vyhledávání informací v

Více

egovernment ready úřad

egovernment ready úřad egovernment ready úřad Ing. Václav Koudele Strategy architect Tel.: +420 602 191 122 Vaclav.koudele@microsoft.com Ing. Zdeněk Dutý Ředitel pro egovernment Tel.: +420 910 972 131 zdenek.duty@autocont.cz

Více

Vývoj moderních technologií při vyhledávání. Patrik Plachý SEFIRA spol. s.r.o. plachy@sefira.cz

Vývoj moderních technologií při vyhledávání. Patrik Plachý SEFIRA spol. s.r.o. plachy@sefira.cz Vývoj moderních technologií při vyhledávání Patrik Plachý SEFIRA spol. s.r.o. plachy@sefira.cz INFORUM 2007: 13. konference o profesionálních informačních zdrojích Praha, 22. - 24.5. 2007 Abstrakt Vzhledem

Více

Mobilní aplikace ve světě ERP. Asseco Solutions, a.s. a Simac Technik ČR, a.s.

Mobilní aplikace ve světě ERP. Asseco Solutions, a.s. a Simac Technik ČR, a.s. Mobilní aplikace ve světě ERP Michal Hanko Petr Kolda Asseco Solutions, a.s. a Simac Technik ČR, a.s. Skupina Asseco Solutions Asseco Solutions je průkopníkem a vizionářem na poli informačních systémů

Více

Management IS. Doc.Ing.Miloš Koch,CSc. koch@fbm.vutbr.cz 22/ 1

Management IS. Doc.Ing.Miloš Koch,CSc. koch@fbm.vutbr.cz 22/ 1 Management IS Doc.Ing.Miloš Koch,CSc. koch@fbm.vutbr.cz 22/ 1 Učitelé Přednášející: Cvičící: Doc.Ing.Miloš Koch,CSc. Ing.Aleš Klusák Kontakt: koch@fbm.vutbr.cz 22/ 2 Literatura Skripta: Koch,M. Dovrtěl,J.:

Více

ELO ECM Suite 9 Just Better Business

ELO ECM Suite 9 Just Better Business ELO ECM Suite 9 - Ve zkratce ELO ECM Suite 9 Just Better Business ELO Enterprise Content Management www.elo.com ELO ECM Suite 9 - Ve zkratce ELO ECM Suite 9 Just Better Business Z inteligentní správy informací

Více