Cestovní náhrady z hlediska pracovního práva a daňových předpisů. Travel and subsistence costs in terms of labour law and tax regulations

Transkript

1 Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra práva Cestovní náhrady z hlediska pracovního práva a daňových předpisů Travel and subsistence costs in terms of labour law and tax regulations Bakalářská práce Autor: Dagmar Jakubíková Právní administrativa Vedoucí práce: Ing. Marcela Medková Praha Duben, 2010

2 Poděkování Děkuji všem, kteří mi pomohli s vypracováním bakalářské práce. Děkuji paní Ing. Marcele Medkové za podporu, spolupráci a cenné informace. Děkuji celé své rodině za trpělivost a shovívavost, bez nichž by tato práce nemohla vzniknout.

3 Prohlášení P r o h l a š u j i, že jsem bakalářskou práci vypracovala zcela samostatně a s použitím uvedené literatury a zdrojů. Ve Smržovce dne Dagmar Jakubíková

4 Anotace V práci se zabývám problematikou a úpravou cestovních náhrad podnikatelů, zaměstnanců v soukromé sféře a zaměstnanců, jejichž zaměstnavatel je stát, územní samosprávný celek, státní fond či příspěvková organizace. Zaměřím se především na úpravu zmíněných druhů cestovních náhrad, která je daná zákoníkem práce, zákonem o dani z příjmů právnických a fyzických osob a jinými dalšími právními předpisy. Téma cestovních náhrad jsem si vybrala proto, že oblast cestovních náhrad je velmi široká, rozmanitá a neustále se vyvíjí v souvislosti s rozvojem tržní ekonomiky. Poskytování náhrad se dotýká téměř každého z nás, kdo jsme zaměstnanci jak ve státním sektoru, tak v soukromé sféře či osoby samostatné výdělečně činné. Poskytování cestovních náhrad se prolíná do dalších oblastí, především do oblasti daňové. Annotation The work deals with the issue of travel costs and rules of entrepreneurs, employees in the private sector and employees whose employer is the State, local government unit, State Fund or contributory organizations. I will focus primarily on the treatment of those types of travel expenses, which is the Labor Code, Law on corporate income tax and other individuals and other legislation. Topic travel expenses, I chose because the travel expense is very broad, diverse and constantly evolving in connection with the development of market economy. Providing compensation affects almost every one of us who we are as workers in the state sector and the private sector or self-employed. Providing travel expenses blended into other areas, especially in the area of tax.

5 Obsah Abstrakt... 6 Klíčová slova... 7 Úvod Obecné legislativní východisko Definice pracovní cesty Cestovní náhrady Druhy cestovních náhrad Cestovní náhrady zaměstnanců soukromé sféry Náhrada jízdních výdajů Náhrada výdajů za ubytování Náhrada nutných vedlejších výdajů Stravné Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě Další náhrady Vyúčtování cestovních náhrad Cestovní náhrady podnikatelů Stravné Poskytování cestovních náhrad státnímu zaměstnanci Stravné Další náhrady Klady a nedostatky současné právní úpravy Závěr Použitá literatura a zdroje Přílohy

6 Abstrakt Poskytování cestovních náhrad od 1. ledna 2007 doznalo značných změn. Byl zrušen zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, který platil do 31. prosince 2006 a problematika cestovních náhrad byla zakotvena do zákoníku práce do sedmé části, paragrafy Nově zákoník práce v oblasti poskytování cestovních náhrad rozdělil zaměstnance na dvě skupiny. A to na státní zaměstnance a zaměstnance ostatní (podnikatelské) sféry. Východiskem úpravy byla skutečnost, že určití zaměstnanci, jejichž činnost je zcela nebo z části zabezpečována z finančních prostředků ze státního rozpočtu či z veřejných rozpočtů, mohou tyto prostředky využívat na základě právních předpisů. Již stávající úprava zákoníku práce rozlišuje a rozsahově určuje poskytování cestovních náhrad ve státní sféře a podnikatelské sféře. Zejména ustanovení, týkající se poskytování stravného při tuzemských pracovních cestách zaměstnanců, jejichž zaměstnavatelem je stát, územní samosprávní celek, státní fond, příspěvková organizace, je určeno odlišně od podnikatelského sektoru. Je to zejména proto, že poskytování stravného z veřejných zdrojů nepřipouští neomezené možnosti ke zvyšování této částky. Proto došlo k zúžení prostoru ve srovnání s podnikatelskou sférou. Vedle zákoníku práce, občanského zákoníku, zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů je oblast cestovních náhrad (a tím i možnost poskytování zaměstnaneckých benefitů v podnikatelské sféře) upravována také každoročním vydávaným předpisem s průměrnými cenami pohonných hmot, které je možné použít pro výpočet cestovních náhrad. Tento předpis je vydáván Ministerstvem práce a sociálních věcí a Ministerstvem financí. Jak bylo výše uvedeno, cestovní náhrady zaznamenávají určité odchylky a rozlišení u zaměstnanců v podnikatelské či státní sféře. 6

7 Klíčová slova Pracovní cesta, zahraniční pracovní cesta, pravidelné pracoviště, cestovní náhrady, pracovní smlouva, zákoník práce, daň z příjmů právnických a fyzických osob, sociální pojištění, zdravotní pojištění Keywords Business trips, business trips abroad, regular work, travel expenses, labor contract, labor law, corporate income tax and the personal, social insurance, health insurance 7

8 Úvod Po roce 1989, kdy došlo vlivem politických a posléze i ekonomických faktorů ke změnám v našem právním řádu, bylo nutné přizpůsobit právní normy nově nastalým skutečnostem a potřebám v oblastech tržního hospodářství, vzniku soukromého podnikání a nových právních forem zaměstnavatelů. V průběhu posledních dvaceti let se vyvíjela celá pracovně právní oblast včetně oblasti poskytování cestovních náhrad. Předešlý zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, který nabyl účinnosti , vycházel ze zásady co není dovoleno, je zakázáno. Tento zákon byl celkově kogentní povahy, nebyl zde prostor pro možnost volby. Protože tento stav přetrvával po celou dobu jeho platnosti a i přes všechny jeho novelizace, projevovalo se to jako překážka rozvoje pracovně právních vztahů a tento stav přestal být vyhovující. Právní úprava cestovních náhrad v novém zákoníku práce, který vešel v platnost jako zákon č. 262/ 2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, vychází z principu každý může činit co není zákonem zakázáno, a nikdo nesmí být nucen činit, co zákon neukládá. Tento princip vychází také z Listiny práv a svobod. Ale i tak se nepodařilo zahrnout celou stávající situaci, protože zde jsou ještě další osoby v obchodně právní oblasti, jimiž jsou především samotní podnikatelé, společníci a jednatelé společností s ručením omezeným, členové statutárních orgánů a dalších orgánů právnických osob. Lze tedy říct, že zákoník práce plně nepokrývá vzniklou situaci v současně existující tržní ekonomice, a proto se tato právní úprava částečně promítá i do dalších platných právních předpisů, kterými jsou především zákon č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, nařízení vlády č. 62/1994 Sb., o poskytování cestovních náhrad některých výdajů zaměstnancům rozpočtových a příspěvkových organizací s pravidelným pracovištěm v zahraničí, a další související předpisy. 8

9 Nová právní úprava zákoníku práce rozlišuje poskytování cestovních náhrad pro podnikatelskou sféru a státní správu. Pro podnikatelskou sféru je při konkrétním poskytování náhrad rozhodující, v jakém rozsahu mohou být poskytnuté náhrady v konkrétním případě zahrnuty do daňově uznatelných nákladů. 9

10 1 Obecné legislativní východisko Problematika cestovních náhrad je zakotvena v novém zákoníku práce č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů do sedmé části, paragrafy , kdy se v této části upravuje právo zaměstnance a povinnosti zaměstnavatele poskytovat náhrady výdajů vynaložených zaměstnancem v souvislosti s výkonem práce pro zaměstnavatele, tj. cestovních náhrad. Zákonná úprava určuje, kdy se nelze od právní úpravy odchýlit. Dalším důležitým principem je tzv. minimální sociální standard, právo, na nějž má nárok každý zaměstnanec za daných podmínek, bez ohledu na to, u koho je zaměstnán. Vyjádření této zásady pro oblast cestovních náhrad je uvedeno v 151 zákoníku práce. Obecná ustanovení o náhradách poskytovaných zaměstnancům v souvislosti s výkonem práce, jsou uvedena v první hlavě části sedmé zákoníku práce v , tato ustanovení, uvádějících, za jakých podmínek se cestovní náhrady poskytují, kdy na ně zaměstnanci vzniká nárok a jejich rozdělení, jsou platná pro všechny zaměstnance a zaměstnavatele a to, jak pro podnikatele, tak pro státní zaměstnance. Cestovní náhrady se vyplácejí zaměstnancům v pracovním poměru na základě podmínek uvedených v pracovní smlouvě. Cestovní náhrady nelze přiznávat osobám, které pracují na dohodu o provedení práce, není-li to v této dohodě uvedeno. Výchozí místo nebo místa pro poskytování cestovních náhrad je nutno zanést do pracovní smlouvy. Místo výkonu práce, sjednané v pracovní smlouvě, může být dohodnuto i individuálně, to znamená, že lze sjednat i více míst výkonu práce. Pokud bude místo výkonu práce sjednáno v širším rozsahu než je jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji zaměstnanec začíná své pracovní cesty ( 34 odst. 2 zákoníku práce). Zákoník taktéž řeší cestu zaměstnance v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, za kterou náleží zaměstnanci cestovní náhrada. Podle 42 zákoníku práce se za pracovní cestu považuje časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo práce na dobu nezbytné potřeby, a to jen na základě dohody se zaměstnancem. Podmínky pracovní cesty určuje zaměstnavatel. Zaměstnavatel určí podmínky předem písemně, s přihlédnutím k oprávněným zájmům zaměstnance. 10

11 Pokud vzhledem k okolnostem práv zaměstnance na cestovní náhrady nebude zaměstnanec na písemné podobě trvat, není třeba tohoto písemného vyjádření zaměstnavatele. Zaměstnanec souhlas s vysláním na pracovní cestu také vyjádří tím, že na ni dle pokynů zaměstnavatele nastoupí a v souladu s určenými podmínkami ji uskuteční. Poskytnutí zálohy na pracovní cestu je rovněž jednou z povinností zaměstnavatele. Zaměstnanec se však může se zaměstnavatelem dohodnout na tom, že záloha na pracovní cestu nebude čerpána. Zároveň je právní úpravou umožněno, aby byl při vyúčtování zahraniční cesty doplatek poskytovaný zaměstnavatelem v rámci vyúčtování pracovní cesty poskytnut i v jiné než české měně. To jest v měně, na které se zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodnou. Zahraniční stravné je určeno k zajištění stravovacích výdajů v cizí měně při pracovních cestách v zahraničí. Současně je k tomu stanoven režim práva zaměstnance na výši stravného. Zákoník řeší přístup zaměstnavatele při krácení stravného za poskytnutou nebo zajištěnou stravu na pracovní cestě za předpokladu, že zaměstnanec na takový režim zajištěné stravy nepřispívá, a zaměstnavatel má současně povinnost seznámit zaměstnance s mírou krácení stravného před jeho vysláním na pracovní cestu. Při zpracování cestovních náhrad formou paušální částky je zaměstnavatel povinen určit způsob krácení za dobu, kdy zaměstnanec práci nevykonává. Zákoník práce nově rozdělil zaměstnance v této oblasti na dvě skupiny. A to na státní zaměstnance a ostatní zaměstnance, čili zaměstnance podnikatelské sféry. Jedním z východisek této úpravy byla skutečnost, že zaměstnanci, jejichž činnost je zcela nebo zčásti zabezpečována z prostředků ze státního rozpočtu nebo z veřejných rozpočtů, mohou tyto prostředky využívat jen na základě právních předpisů. Především ustanovení, které se týká poskytování stravného při tuzemských pracovních cestách zaměstnanců, jejichž zaměstnavatelem je stát, územní samosprávní celek, státní fond, příspěvková organizace, je odlišné od podnikatelského sektoru. Je to zejména proto, že poskytování stravného z veřejných zdrojů nepřipouští neomezené možnosti ke zvyšování této částky. Z tohoto důvodu došlo k zúžení prostoru ve srovnání s podnikatelskou sférou. V této nové úpravě cestovních náhrad pro tak zvanou podnikatelskou sféru se používá filozofie, na jejímž základě se nemají klást ekonomické bariéry pro poskytování těchto náhrad zaměstnancům v této sféře ve stejné výši a ve stejném rozsahu, jako jsou stanoveny 11

12 pro zaměstnance zaměstnavatelů, jejichž prostředky na činnost jsou hrazeny zcela nebo převážně z veřejných zdrojů. Tato možnost neomezení horní hranice náhrad byla promítnuta do zákona o daních z příjmů č. 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, respektive do jeho ustanovení 6 odst. písm. a), které je společné pro všechny zaměstnance bez ohledu na to, u jakého zaměstnavatele jsou v pracovním poměru. Na tuto úpravu navazuje i 5 odst. 1, zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti č. 589/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů., a 3 odst. 1, zákona o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění č. 592/1992, ve znění pozdějších předpisů. Jde zde o jednoduchou zásadu, podle níž jsou předmětem daně a vyměřovacím základem pro zákonné pojistné pouze ty částky, které přesahují možnosti stanovené v hlavě III sedmé části zákoníku práce. Vedle zákoníku práce, občanského zákoníku, zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, zákona č.592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů je oblast cestovních náhrad upravována také každoročně vydávanou vyhláškou s průměrnými cenami pohonných hmot, které je možné použít pro výpočet cestovních náhrad. Tuto vyhlášku vydává Ministerstvo práce a sociálních věcí pod číslem 462/2009 Sb. pro rok Taktéž mezi důležité právní normy pro oblast poskytování cestovních náhrad patří nařízení vlády č. 62/1994 Sb., o poskytování cestovních náhrad některých výdajů zaměstnancům rozpočtových a příspěvkových organizací s pravidelným pracovištěm v zahraničí, pokyn č. 2/96 ministerstva financí zveřejněný ve Finančním zpravodaji ministerstva financí č.11/1996 k použití některých ustanovení Opatření o rozpočtové skladbě, vydaného pod č. j. MF ČR 111/27 947/1996, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, 16 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním, smlouva sjednaná mezi Českou republikou a Slovenskou republikou č.330/1993 Sb., o dočasném oprávnění k podnikání fyzických a právnických osob, které podnikají na území druhé republiky po 31. prosinci 1992, mezistátní smlouvy o právní pomoci, pokud obsahují pracovněprávní část. 12

13 1.1 Definice pracovní cesty Pojem pracovní cesty je vymezen v 42 odst. 1 zákoníku práce, kde je stanoveno, že pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na bodu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. Podle nového zákoníku práce již nemusí být možnost vyslat zaměstnance na pracovní cestu sjednána v pracovní smlouvě, ale může být uvedena v jiné dohodě se zaměstnancem (není zde vyloučena ústní dohoda). Může však být sjednána i v pracovní smlouvě. 1.2 Cestovní náhrady Zákoník práce v 152 vymezuje, v jaké souvislosti se zaměstnanci poskytují cestovní náhrady a přesně stanoví, kterými cestovními výdaji se pro účely poskytování cestovních náhrad rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při taxativně stanovených úkonech, a za které poskytne zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady. Tyto výdaje zaměstnanci vzniknou při: a) pracovní cestě, b) cestě mimo pravidelné pracoviště, c) cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, d) přeložení, e) přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, f) výkonu práce v zahraničí. 13

14 1.3 Druhy cestovních náhrad Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu podle 156 zákoníku práce přísluší zejména: a) náhrada prokázaných jízdních výdajů, b) náhrada prokázaných výdajů za ubytování, c) stravné, d) náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů (parkovací poplatky), e) náhrada prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny do místa trvalého, nebo mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem předem dohodnutého pobytu rodiny, trvá-li pracovní cesta více než 7 po sobě následujících kalendářních dnů, a to každý týden, není-li v kolektivní smlouvě, popřípadě v pracovní smlouvě nebo jiné písemné dohodě se zaměstnancem dohodnuta tato náhrada za delší dobu, nejdéle však za 1 měsíc. Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci poskytnout uvedené druhy náhrad, pokud v souladu s určenými podmínkami, v souvislosti s pracovní cestou nebo jinou cestou mimo pravidelné pracoviště zaměstnanci vzniknou adekvátní výdaje. Vymezené výdaje jsou zaměstnavatelem uhrazeny. Jiné náhrady může zaměstnavatel poskytovat za podmínek a ve výši, ke kterým se zaváže (v interní směrnici, v kolektivní smlouvě, v pracovní smlouvě). Za cestovní náhrady se považují pouze ty, které jsou v souvislosti s případy uvedenými v 152 písm. a) až f) zákoníku práce. Zaměstnavatel tzv. podnikatelské sféry může svým zaměstnancům hradit i vyšší stravné, než je zákoníkem stanoveno, nebo hradit zaměstnancům čas strávený na pracovní cestě, který je mimo jejich stanovenou pracovní dobu a není zaměstnancem vykonávaná případná práce přesčas. Dále tento zaměstnavatel v podnikatelské sféře může svým zaměstnancům poskytovat i jiné náhrady jejich výdajů za podmínek a ve výši, ke kterým se zaváže. Avšak za cestovní náhrady se vždy považují pouze ty náhrady, které jsou poskytovány v souvislosti s náhradami taxativně vymezenými v 152 písm. a) až f) zákoníku práce. Pokud zaměstnavatel z podnikatelské sféry poskytuje jiné a vyšší náhrady než ty, které jsou uvedeny nebo umožněny pro zaměstnavatele uvedené v 109 odst. 3 hlavy III části sedmé zákoníku práce (zaměstnavatel, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad 14

15 podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona), jsou u zaměstnance zdaňovány jako příjem a platí z nich sociální a zdravotní pojistné a zaměstnavatel je má v nákladech, ale také z nich hradí platby uvedeného pojistného. Zaměstnavatel uvedený v 109 odst. 3 hlavy III části sedmé zákoníku práce, není oprávněn poskytovat jiné a vyšší náhrady než ty, které jsou pro tuto sféru umožněny. 15

16 2 Cestovní náhrady zaměstnanců soukromé sféry 2.1 Náhrada jízdních výdajů U všech druhů dopravních prostředků, které může zaměstnance při cestě použít, se v 157 zákoníku práce upravují podmínky pro náhradu jízdních výdajů, a to pro případy, pokud zaměstnance použije dopravní prostředek určený zaměstnavatele, nebo jiný za předpokladu vyjádřeného souhlasu zaměstnavatele, je určen způsob úhrady u jednotlivých dopravních prostředků. Pokud pro účely přepravy se souhlasem zaměstnavatele, namísto hromadného dopravního prostředku použije zaměstnanec motorové vozidlo, které není zahrnuto v majetku zaměstnavatele, to znamená, že není takzvaně služební, přísluší podle 157 odst. 2 zákoníku práce zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za původně určený hromadný dopravní prostředek. V tomto případě zaměstnavatel určuje konkrétního přepravce, kterého bude použita cena potřebná ke kalkulaci náhrady. Náhrada se zaměstnanci proplatí po ukončení pracovní cesty na základě předložených dokladů (jízdenky, letenky, lodní lístek). Použití soukromého vozidla V případě, že zaměstnavatel požádá zaměstnance o použití silničního motorového vozidla, které není služební, vzniká zaměstnanci právo na náhradu vycházející z náhrady výdajů z aktuální výše sazby základní náhrady za 1 km jízdy a z náhrady výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. V případě použití soukromého vozidla zaměstnance je vhodné, aby zaměstnavatel uzavřel smlouvu se zaměstnancem Dohodu o použití soukromého motorového vozidla zaměstnance k pracovním cestám. K této dohodě se přikládají ověřené kopie řidičského průkazu řidiče, osvědčení o registraci vozidla, doklad o emisích, doklad o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem motorového vozidla, havarijní pojištění. V případě uzavření havarijního pojištění pro účely cest zaměstnance, jej lze uhradit jako nutný vedlejší výdaj podle 164 zákoníku práce. Proplácí se základní náhrada (za opotřebení vozidla), na základě počtu ujetých kilometrů. Sazbu za 1 kilometr určuje vyhláška Ministerstva financí (pro rok ,90 Kč na 1 km 16

17 u osobního motorového vozidla a 1,00 Kč na 1 km u jednostopých vozidel a tříkolek), plus náhrada za spotřebované pohonné hmoty (násobek průměrné spotřeby pohonných hmot vozidla na 100 km, počtu ujetých km a cena pohonných hmot). Cena pohonných hmot se prokazuje dokladem o jejich nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Pokud v průběhu cesty zaměstnanec nakupuje pohonnou hmotu s rozdílnými cenami, je pro výpočet náhrady použita cena zjištěná aritmetickým průměrem. V případě, že zaměstnanec důvěryhodným způsobem neprokáže, nebo nemůže prokázat cenu pohonné hmoty (ztráta účtenky), lze uplatnit průměrnou cenu určenou platnou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí. Průměrná cena za 1 litr pohonné hmoty dle 158 odst. 3 věty třetí zákoníku práce činí (průměrné ceny pohonných hmot pro rok 2010): - automobilový benzin (91 oktanů) 28,50 Kč, - automobilový benzin (95 oktanů) 28,70 Kč, - automobilový benzin (98 oktanů) - 30,70 Kč, - motorová nafta 27,20 Kč. Použití hromadného dopravního prostředku a místní jízdné Poskytování této náhrady je rozděleno do dvou rovin : -na obecné poskytování předmětné náhrady při všech pracovních cestách, -na poskytování této náhrady při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnance sjednáno místo výkonu práce. Pro první situaci platí, že náhradu jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel v prokázané výši, to znamená na základě doložené jízdenky (tato náhrada náleží zaměstnanci i při použití soukromého silničního motorového vozidla, musí být výdaj vždy prokázán). Pro druhou situaci platí, že při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za místní hromadnou dopravu při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnance sjednáno místo výkonu práce, poskytne zaměstnavatel tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. Vychází se z toho, že cenu jízdného v obci pravidelného pracoviště svých zaměstnanců 17

18 zaměstnavatel zná. Náhrady jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny Nárok na tuto náhradu vzniká, pokud pracovní cesta trvá déle než sedm kalendářních dnů. V tomto případě zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo jiného předem dohodnutého místa pobytu (např. o prázdninách na chalupu a zpět) člena a zpět. Vzhledem k tomu, že dlouhodobá pracovní cesta je zásahem do osobního života zaměstnance a jeho rodiny, zákoník práce ukládá zaměstnavateli povinnost (u tzv. tuzemské cesty) hradit zaměstnanci nejdéle jednou za čtyři týdny tyto výdaje k návštěvě člena rodiny a zpět. Osoby, které se považují za členy rodiny, jsou uvedeny v 187 zákoníku práce. V tomto případě lze se souhlasem zaměstnavatele taktéž použít osobní motorové vozidlo, náhradu zaměstnavatel poskytne ve výši a za shodných podmínek jak je stanoveno v zákoníku práce. Letecká přeprava je při těchto cestách zaměstnavatelem hrazena ve výši odpovídající ceně jízdního silničního nebo železničního dopravního prostředku dálkové přepravy, který určí zaměstnavatel. 2.2 Náhrada výdajů za ubytování Podmínky, za kterých se tato náhrada poskytuje, jsou jasně a přesně vymezeny v ustanovení 162 zákoníku práce. Nárok na tuto náhradu vzniká zaměstnanci rámci určených podmínek pracovní cesty podle 153 zákoníku práce, kde stanoví zaměstnavatel i způsob ubytování, neboť u této náhrady není určena hranice výše výdaje. Zaměstnavatel hradí zaměstnanci výdaje za ubytování po celou dobu trvání pracovní cesty. Těžiště poskytování této náhrady spočívá v tom, že platná právní úprava připouští hradit zaměstnavateli výhradně prokázaný výdaj za ubytování, který zaměstnanci vznikl v souvislosti s vykonanou pracovní cestou v rámci podmínek určených zaměstnavatelem. Způsob ubytování zaměstnance na pracovní cestě není žádným ustanovením zákoníku práce upraven ani omezen. Zaměstnavatel by však měl zaměstnanci způsob ubytování stanovit nejpozději před jeho nástupem na pracovní cestu, přičemž rozhodnutí zaměstnavatele o způsobu ubytování je pro zaměstnance závazné. Zaměstnavatel tak může 18

19 jednoznačně stanovit například místo ubytování, maximální cenu za ubytování, druh ubytovacího zařízení, atd. Taktéž může zaměstnavatel svému zaměstnanci přímo ubytování zajistit. Na druhé straně pokud zaměstnavatel nestanoví zaměstnanci omezující podmínky před nástupem na pracovní cestu, je pak jeho povinností proplatit zaměstnanci předložený doklad o ubytování, i když bude např. cena vyšší než by předpokládal. V souvislosti s daňovou uznatelností výdajů za ubytování u zaměstnavatele je nutno zajistit, aby zaměstnanec byl ubytován u podnikatelského subjektu (fyzické osoby či právnické osoby), která může poskytovat ubytovací služby a k vyúčtování je nutno použít daňový doklad vystavený tímto podnikatelským subjektem. Doklad o ubytování tedy musí mít náležitosti daňového dokladu nebo zjednodušeného daňového dokladu. Z dokladu musí být jednoznačně určitelná osoba, které bylo ubytování poskytnuto (z důvodu případných kontrol finančních orgánů). Při přerušení pracovní cesty a při návštěvě člena rodiny není zaměstnavatel povinen zaměstnanci hradit výdaj za ubytování. Výdaj za ubytování zpravidla převyšuje ostatní cestovní náklady. 2.3 Náhrada nutných vedlejších výdajů Nutné vedlejší výdaje jsou takové náklady, které musel zaměstnanec během pracovní cesty vynaložit, a které přímo souvisí s pracovní cestou. Zákoník blíže nevymezuje rozsah těchto nutných vedlejších výdajů. Zaměstnavatel rozhoduje o proplacení těchto výdajů na základě jejich náročnosti, nezbytnosti a účelnosti. Zaměstnavatel je potom proplácí na základě předloženého dokladu o zaplacení služby (parkovné vstupenky, telefonní služby, poštovné, mýtné, úschova zavazadel). Do těchto výdajů však nepatří pokuty, vstupenky do divadla nebo účet za služby soukromého charakteru. V případě, že zaměstnanec neprokáže tyto výdaje, například z důvodu nemožnosti doklad získat, nebo pro jeho ztrátu, zaměstnavatel tyto výdaje uhrazuje zaměstnanci podle prohlášení zaměstnance (např. čestné prohlášení 19

20 zaměstnance). Pokud tyto výdaje nejsou prokázány, zaměstnavatel poskytne náhradu odpovídající ceně a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. 2.4 Stravné Představuje náhradu, tak zvané diety, které hradí zaměstnavatel pracovníkovi při služební cestě na území České republiky. Je to náhrada zvýšených stravovacích výdajů, například v restauracích, kde se zaměstnanec obvykle nestravuje. Avšak je nutné mít na paměti, že stravné je určeno pouze na krytí zvýšených výdajů zaměstnance na stravování při pracovní cestě a ne na veškeré výdaje stravování (tak si tento stav zaměstnanci často mylně vysvětlují). Výše stravného nemusí vždy odpovídat skutečným výdajům zaměstnance za stravování, a proto se z tohoto důvodu nepožaduje jejich prokazování. Výše stravného se prováděcím předpisem mění v závislosti na vývoji cen ( 189 zákoníku práce). Přesto konkrétní výši stravného, kterou bude zaměstnavatel zaměstnanci poskytovat, sjedná nebo stanoví před vysláním na pracovní cestu. V případě, že tak zaměstnavatel neučiní, vzniká zaměstnanci právo na stravné, které je stanovené zákoníkem práce, nebo prováděcím právním předpisem. Stravné podle 163 zákoníku práce upravuje výši náhrady pro soukromý sektor za každý kalendářní den pracovní cesty ve výši (pro rok 2010). Sazby stravného jsou upraveny: a) 61 Kč, trvá-li pracovní cesta 5-12 hodin, b) 93 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 146 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. V případě, že bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, ne však pouze forma občerstvení (chlebíčky, káva, čaj), na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit až o hodnotu: 1) 70 %, trvá-li pracovní cesta 5-12 hodin, 2) 35 %, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, 3) 25%, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. 20

21 Zákoník stanoví horní hranici krácení stravného bez ohledu na skutečnou hodnotu poskytnutého jídla. Tato horní hranice krácení stravného je stanovena tak, aby se zaměstnanec mohl během cesty občerstvit, i když mu zaměstnavatel poskytl stravu, na kterou zaměstnanec finančně nepřispíval, a proto mu bylo stravné zkráceno. Pro tuto situaci není rozhodné, zda zaměstnavatel poskytnuté jídlo hradil, ale ten fakt, že zaměstnanec na stravu nepřispíval. Stravné se poskytuje po celou dobu trvání pracovní cesty bez ohledu na to, jak je tato doba trávena. Zde jsou zákonem stanoveny výjimky, které nemůže zaměstnavatel rozšiřovat na jiné případy a taktéž nemůže zaměstnavatel poskytování stravného vázat pouze na dobu výkonu práce zaměstnance na cestě. Poskytování stravného je významným právem zaměstnance, a proto vyžaduje i zvláštní ochranu. Důvody, pro které se někdy krátí doba rozhodná pro určení výše stravného, jsou taxativně stanoveny, a zaměstnavatel není oprávněn je rozšiřovat, a to ani smluvně ( 163 odst. 5 a 6 zákoníku práce). Náhrady cestovních výdajů nejsou předmětem daně zaměstnanců a to i tuzemské stravné, do výše horních limitů stanovených pro zaměstnance zaměstnavatele ve státní správě. Na straně zaměstnavatele je daňové řešení takové, že zaměstnavatel zahrnuje do daňových nákladů náhrady cestovních výdajů za zaměstnance v tom rozsahu, v jakém je skutečně přiznává. To co je u zaměstnance zdanitelný příjem, musí zaměstnavatel zdanit (podnikatelská sféra). 2.5 Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě Tak jako v 156 zákoníku práce jsou uvedeny podmínky pro poskytování cestovní náhrad a jejich druhy při pracovní cestě po území České republiky, tak v 166 zákoníku práce jsou stanoveny druhy těchto náhrad, které je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci při vyslání na zahraniční pracovní cestu. Právo zaměstnance na zahraniční stravné vzniká na základě doby trvání této cesty v zahraničí, posuzované v jednotlivých kalendářních dnech. Vzhledem k tomu, že převážně začátek zahraniční cesty určuje zaměstnavatel v rámci podmínek uvedených v 153 zákoníku práce již na území České republiky, vzniká zaměstnanci i právo na 21

22 stravné podle doby trvání cesty na území České republiky ve výši stanovené nebo sjednané podle 163 zákoníku práce. Současně je nutné připomenout, že zaměstnavatel může poskytnout v souvislosti se zahraniční pracovní cestou i další náhrady, např. kapesné podle 180 zákoníku práce. Náhrady jízdních výdajů při zahraniční pracovní cestě Pro odchylnou úpravu náhrady jízdních výdajů než stanovenou v 157 až 160 zákoníku práce není věcný ani právní důvod. Je zde pouze ta výjimka, kdy zaměstnanec v zahraničí nezíská doklad o ceně pohonné hmoty a není na základě této skutečnosti schopen její cenu doložit nákupním dokladem. Ale také je zde fakt, že zaměstnavatel je povinen zaměstnanci uhradit náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. Zaměstnavatel může, je - li oprávněn, pokud zaměstnanec z vážných důvodů nedoloží cenu pohonné hmoty, na základě posouzení těchto okolností, poskytnout zaměstnanci náhradu ve výši, která vychází z ceny prohlášené zaměstnancem. Touto cenou se rozumí cena, za kterou pohonnou hmotu v zahraničí zakoupil, a uvedení důvodů, pro které zaměstnanec nebyl schopen tuto cenu doložit nákupním dokladem. Vzhledem k tomu, že v jednotlivých zahraničních zemích nelze sledovat ceny pohonných hmot a ty potom nahradit průměrnou cenou, je zaměstnavatel oprávněn k přístupu kalkulace náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu čerpanou v zahraničí. To je s použitím ceny pohonné hmoty prohlášené zaměstnancem. Náhrady jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny při zahraniční pracovní cestě Tak jako vyslání na tuzemskou pracovní cestu, tak i obzvlášť vyslání na zahraniční pracovní cestu je zásadním zásahem do osobního života zaměstnance a jeho rodiny. Ustanovení 168 zákoníku práce je fakultativním plněním a lze se od něj na základě 2 odst. 1 věty první, zákoníku práce odchýlit tím způsobem, že náhrada těchto výdajů spojených s návštěvou člena rodiny, nebude poskytnuta. A to vzhledem k obtížné dostupnosti dopravními prostředky spojenými s vysokými náklady na dopravu a především vzhledem k podmínkám stanoveným pro zahraniční pracovní cestu. Praxe prokázala, že podmínky zahraniční pracovní cesty mohou být velmi různorodé, stejně tak i náklady zaměstnavatele spojené s úhradou cest zaměstnance k návštěvě rodiny. Z těchto důvodů zákoník nestanoví žádné limity a ponechává termíny a četnost či možnost těchto návštěv 22

23 plně na sjednání nebo stanovení před začátkem zahraniční pracovní cesty. Osoby, které se pro tyto účely považují za člena rodiny, jsou uvedeny v 187 zákoníku práce. Náhrada výdajů za ubytování při zahraniční pracovní cestě V případě, že zaměstnavatel vyšle, zaměstnance na zahraniční pracovní cestu postupuje podle 169 zákoníku práce, kde je uvedeno, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami zahraniční pracovní cesty. Opět tak jako u tuzemských pracovních cest zaměstnavatel určí podmínky této zahraniční pracovní cesty, kde stanoví podmínky ubytování. Zaměstnavatel zaměstnanci uhradí zaměstnavateli výhradně prokázaný výdaj za ubytování. Zahraniční stravné Úprava stravného pro téměř 190 zemí světa by zákoník práce neúměrně zatěžovala a také by vyžadovala jeho častou změnu, proto je tato úprava vyřešena prováděcím právním předpisem (pro rok 2010 vyhláška Ministerstva financí č. 459/2009 Sb.) s tím, že si 189 zákoníku práce vymezuje rámec podmínek, ke kterým musí být při stanovení výše zahraničního stravného přihlédnuto. Na základě těchto podmínek, kdy se jedná především o podklady deklarující ceny jídel a nealkoholických nápojů ve veřejných stravovacích zařízeních střední kvalitativní třídy, může být takto stanovená výše zahraničního stravného pro zaměstnavatele příliš vysoká. Proto zákoník práce zde umožňuje, aby zaměstnavatel předem sjednal nebo vymezil zahraniční stravné nižší, ale zároveň stanoví dolní nárokovou hranici tohoto stravného. Horní hranice se určí pro případ, že je stanovená sazba zahraničního stravného nízká, stanovena není u zaměstnavatele z podnikatelské sféry. Konkrétní výši zahraničního stravného potom určí zaměstnavatel ze základní sazby sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním roce nejvíce času. Zahraniční stravné má zaměstnanci umožnit stravovat se v zahraničí. Nejedná se pouze o úhradu zvýšených výdajů spojených se stravováním zaměstnance v souvislosti s vysláním na pracovní cestu, jak tomu je při pracovních cestách na území České republiky, ale tyto stravovací náklady jsou hrazeny v plné výši. Z těchto důvodů by se ke stravnému nemělo přistupovat jako k příjmu a jeho hodnotu matematicky přepočítávat na jednu hodinu. Na druhé straně je však třeba zamezit kumulování stravného při více 23

24 zahraničních cestách v jednom kalendářním dnu, neboť potom zahraniční stravné neplní svůj účel a současně zaměstnavateli tímto neodůvodněně stoupají náklady. Proto v tomto případě je stanoven postup, který tato zmíněná rizika eliminuje. Zaměstnavateli je umožněno, aby v případě, že je zaměstnanci na zahraniční cestě poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda či večeře, ne však forma občerstvení, aby stravné, na které zaměstnanci vzniklo právo, krátil. Současně je určena horní hranice krácení bez ohledu na výši hodnoty poskytnutého jídla. Tato hranice je stanovena tak, aby se zaměstnanec i při takto zajištěné stravě mohl ještě občerstvit. Míru krácení za poskytnuté jídlo musí zaměstnavatel zaměstnanci oznámit stanovenou formou předem zaměstnanci, jinak toto krácení nelze provést. Zahraniční stravné se v zásadě poskytuje po celou dobu trvání zahraniční pracovní cesty bez ohledu na způsob, jakým je tato doba v zahraničí krácena. Výjimky z této zásady stanoví zákoník práce, které nemůže zaměstnavatel rozšiřovat ani na jiné případy. Výše zahraničního stravného je zaměstnanci poskytována na základě doby jejího trvání. Celodenní sazba zahraničního stravného náleží zaměstnanci, pokud zahraniční pracovní cesta v kalendářním dni trvá více než 12 hodin, a polovina celodenní sazby náleží v případě, že cesta trvá více než 6 hodin a méně než 12 hodin. Na čtvrtinové zahraniční stravné vzniká zaměstnanci právo, pokud doba jejího trvání v kalendářním dni je 6 hodin a méně, ale alespoň 1 hodinu. Kapesné Kapesné při zahraniční pracovní cestě je určeno na krytí nutných vedlejších výdajů zaměstnanců, ale osobního charakteru. To prakticky znamená, že kapesné nelze zaměňovat s nárokovou náhradou prokázaných nutných vedlejších výdajů. Zákoník práce dává zaměstnavateli možnost přiznávat zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě kapesné jako fakultativně poskytovanou náhradu počítanou z poskytovaného stravného ve výši určených zaměstnavatelem procent s tím, že výše 40% zahraničního stravného poskytovaného v jednotlivých dnech není na straně zaměstnance předmětem daně z příjmu fyzických osob (podle 6 odst. 7 písm. a) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Kapesné se poskytuje ve stejné měně jako stravné při zahraniční pracovní cestě. Zaměstnanec není povinen kapesné vyúčtovávat. 24

25 2.6 Další náhrady Náhrady při přeložení Tyto náhrady zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci v případě, že zaměstnavatel nemůže zaměstnanci přidělovat práci v místě, které bylo uvedeno v pracovní smlouvě. V tomto případě je zaměstnavatel povinen nést vyšší náklady, které vzniknou tomuto přeloženému zaměstnanci do jiného místa výkonu práce. Rozdíl nákladů hradí zaměstnavatel zaměstnanci ve stejném rozsahu a za stejných podmínek jako při pracovní cestě. Současně řeší i situace, kdy se zaměstnance denně vrací z místa přeložení do místa bydliště, které je odlišné od místa, do kterého byl zaměstnance přeložen. Zde je zákonem taktéž stanoven režim pro případ vyslání zaměstnance na cestu mimo místo přeložení. Také nemůže zaměstnavatel stanovit další podmínku k poskytování těchto náhrad. Cestovní náhrady poskytované podle mezinárodní smlouvy Zákoník zabezpečuje, aby zaměstnanci, kterému na zahraniční pracovní cestě náležejí cestovní nebo obdobné cestovní náhrady podle mezinárodní smlouvy, byla zachována alespoň práva, která zabezpečuje zákonná úprava. Pokud zaměstnanci na zahraniční pracovní cestě podle mezinárodní smlouvy byla poskytnuta vyšší plnění, je na základě principu zajištěného práva na náhrady současně zaručeno, že takto poskytnuté cestovní náhrady nejsou pro zaměstnance zdanitelným příjmem. Taktéž lze poskytovat zahraničnímu zaměstnanci stravné zvýšené až do dvojnásobku, včetně kapesného a do stanoveného limitu 40% stanoveného nebo sjednaného stravného. Náhrada za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce Tato právní úprava zajišťuje zaměstnanci promítnutí obecné zásady, podle které má zaměstnavatel nést náklady spojené s výkonem práce zaměstnance pro zaměstnavatele (ve smyslu 2 odst. 4 zákoníku práce) a povinnost zaměstnavatele vytvářet zaměstnancům předpoklady (podmínky) pro řádný výkon práce, i pro případy, kdy zaměstnavatel souhlasí s tím, aby zaměstnanec používal k výkonu práce vlastní nářadí, zařízení a další předměty (nejčastěji motorová vozidla). V takovém případě vzniká zaměstnavateli povinnost zaměstnanci hradit náhrady za jejich opotřebení. Tyto případy 25

26 jsou však ojedinělé a specifické a tudíž je nelze zobecnit ani v prováděcím předpise. Proto konkrétní úpravu a konkrétní podmínky sjednává nebo stanovuje zaměstnavatel. 2.7 Vyúčtování cestovních náhrad Zaměstnanec je povinen předložit všechny doklady do deseti dní od ukončení pracovní cesty. Tyto doklady je zaměstnavatel povinen v termínu do deseti dní ode dne předložení všech dokladů k pracovní cestě ( 183 odst. 5 zákoníku práce) vyúčtovat s poskytnutými zálohami na pracovní cestu, zaúčtovat doklady a vyplatit případný přeplatek zaměstnanci, nebo od něj naopak inkasovat vzniklý nedoplatek. Někteří zaměstnavatelé upravují způsob vyúčtování a poskytování cestovních náhrad také vnitřním předpisem (organizační norma) nebo kolektivní smlouvou. Při vyúčtování cestovních náhrad za účelem jejich zjednodušeného účtování a likvidování lze použít oblíbený postup paušalizace cestovních náhrad. V tomto případě se jedná o tak zvané zprůměrování poskytovaných cestovních náhrad a spočívá v tom, že náhrady stanovené zákonem se poskytují zaměstnanci jako průměrné měsíční či denní částky, které mohou zahrnovat jednu nebo více náhrad. Zaměstnavatel může poskytovat pouze buď měsíční, nebo denní paušální částky s tím, že jsou buď sjednány, nebo stanoveny vnitřním předpisem, případně individuálně písmeně určeny. Lze paušalizovat jak všechny poskytované cestovní náhrady, tak pouze některé, podle uvážení zaměstnavatele. Paušalizace je určena převážně pro zaměstnance, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a výdajů. S paušály se počítá buď pro jednotlivé zaměstnance, nebo pro skupiny zaměstnanců s tím, že při paušalizaci určité skupiny zaměstnanců je nutné vycházet z průměrných podmínek těchto zaměstnanců, které nesmějí mí velké rozdíly. V případě, že by podmínky, za kterých se částky počítaly, zásadním způsobem změnily, musí se změnit i stanovený novým skutečnostem, které zaměstnancům nastaly. Paušál lze také krátit, a proto je nutné určit způsob jeho krácení. 26

27 Paušalizace cestovních náhrad předpokládá respektování určitých pravidel. Proto zákoník práce vyžaduje pro sjednání a stanovení paušální částky vždy písemnou formu. Z podkladů (kalkulace) musí být zřejmé, jak ke konkrétní kalkulaci došlo. Taktéž tyto materiály musí být přístupné pro kontrolu nejen zaměstnancům, ale i příslušným kontrolním úřadům. Zákoník práce přímo stanoví zaměstnavateli povinnost na žádost zaměstnance, předložit mu k nahlédnutí doklady, na jejichž základě byla příslušná paušální částka zaměstnavatelem vypočtena. Také je zde patrné, že k rozhodnutí pro přiznávání a poskytování paušálů nepotřebuje zaměstnavatel ničí souhlas, rozhoduje si o jeho poskytování sám podle vlastního uvážení. Cestovní náhrady, na které byla poskytnuta záloha Náklady spojené s konáním pracovních cest a dalších cest nese zaměstnavatel, a zaměstnanec není povinen vynakládat na příslušné výdaje svoje finanční prostředky. Proto v případě, že zaměstnanec požádá o zálohu na pracovní cestu, je zaměstnavatel povinen tuto zálohu poskytnout v přiměřené výši. Avšak je možné, aby se zaměstnanec dohodl se zaměstnavatelem na tom, že záloha nebude poskytnuta a zaměstnance použije své finanční prostředky. Stejně tak je nově možné používat při zahraničních pracovních cestách neomezeně soukromé platební karty (někteří zaměstnavatelé mají služební platební karty). Při přepočítávání se používají kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy. Tento nový postup je praktičtější a jasnější. Při zahraniční cestě se připouští poměrně široká možnost forem a měn, ve kterých může být záloha poskytnuta. Tudíž se současně stanoví způsob určení měny a výše zúčtovatelné zálohy včetně postupu při jejím vyúčtování, a to především použití kurzů a měn. V zákoníku práce jsou stanoveny lhůty pro vyúčtování poskytnuté zálohy a způsob její likvidace. Nedodržení stanovené nebo sjednané lhůty nemá za následek ztrátu práva zaměstnance na poskytnutí náhrad. Zaměstnavatel však může zmeškání lhůty bez vážných důvodů posuzovat jako porušení povinností vyplývajících z pracovního závazku zaměstnance. Tímto by byly porušeny právní předpisy vztahující se k vykonávané práci. Zaměstnavatel je oprávněn srazit zaměstnanci nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady, případně na jiné nevyúčtované zálohy poskytnuté zaměstnanci k plnění jeho pracovních úkolů ( 147 odst. 1 písm. d) 27

28 zákoníku práce). Taktéž je nutné mít na paměti, že zálohu nelze poskytovat jiným než zákoníkem práce uvedeným způsobem (převod finančních prostředků na účet zaměstnance). V případě, že zaměstnanec neprovede vyúčtování a nevrátí zaměstnavateli nevyúčtovanou poskytnutou zálohu, je zaměstnavatel oprávněn tuto nevyúčtovanou zálohu zaměstnanci srazit ze mzdy či platu, případně z jiných příjmů zaměstnance z pracovněprávního vztahu, a to i bez dohody se zaměstnancem ( 145 a 147 odst. 1 písm. d) zákoníku práce). V zákoníku práce je umožněno prodloužení lhůty na základě dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Tuto dohodu nelze nahradit kolektivní smlouvou nebo vnitřním předpisem (organizační normou). Cestovní náhrady, na které nebyla poskytnuta záloha Postup při tomto vyúčtování je velmi blízký postupu při vyúčtování poskytnuté zálohy. V případě, že by zaměstnanec na možnost neposkytnutí zálohy nepřistoupil, nemůže ho zaměstnavatel na takovou cestu vyslat, ani takovou situaci posuzovat jako porušení povinností vyplývajících z pracovního závazku zaměstnance, protože mu ze strany zaměstnavatele nebyly vytvořeny potřebné předpoklady pro výkon jeho práce. Dohodu o neposkytnutí zálohy nelze nahradit kolektivní smlouvou ani vnitřním předpisem z toho důvodu, že se jedná o osobní práva zaměstnance v konkrétním případě. 28

29 Příklad č. 1 Organizační směrnici používá spolu se zákoníkem práce ŠKODA AUTO, a.s., Mladá Boleslav. V této organizaci se vyplácejí cestovní náhrady následovně: PRACOVNÍ CESTY ŠKODA AUTO, a.s., Mladá Boleslav Organizační směrnice č. ON ze dne Služby spojené se zahájením pracovní cesty zajišťuje útvar Managmentu kanceláří a služeb podle Organizační normy číslo ON Tato organizační norma určuje zásady pro plánování, požadování, schvalování, vykonávání a vyúčtování pracovních cest zaměstnanců společnosti Škoda Auto. Právní úprava poskytování náhrad cestovních výdajů je od 1. ledna 2007 zahrnuta do nového Zákoníku práce, část sedmá, 151 až 189. NÁHRADA JÍZDNÍCH VÝDAJŮ Náhrada prokázaných jízdních výdajů přísluší zaměstnanci za dopravní prostředek, který k použití při pracovní cestě určil před pracovní cestou zaměstnavatel. K pracovní cestě nesmí být použito soukromé vozidlo. Pokud zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použije místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové dopravy jiný dopravní prostředek, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. V případě náhrady je nezbytné, aby zaměstnanec doložil příslušný doklad. NÁHRADA VÝDAJŮ ZA UBYTOVÁNÍ Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci prokázané náklady na ubytování, které mu vznikly při pracovní cestě a to ve výši, kterou zaměstnanec prokáže. Při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance nemá zaměstnanec právo na náhradu nákladů za ubytování, a to ani v případě, že musel ubytování za tuto dobu uhradit, aby si udržel ubytování po zbytek pracovní cesty. 29

30 NÁHRADA NUTNÝCH VEDLEŠÍCH VÝDAJŮ Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnanec prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. STRAVNÉ PŘI TUZEMSKÉ PRACOVNÍ CESTĚ Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné: - trvá-li cesta 5 hodin až 12 hodin ve výši 65,- Kč, - trvá-li cesta 12 hodin až 18 hodin ve výši 100,- Kč, - trvá-li cesta více než 18 hodin ve výši 150,- Kč, Krácení stravného při tuzemské pracovní cestě Bylo-li zaměstnanci během tuzemské pracovní cesty poskytnuto jídlo, která má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je stravné kráceno: - trvá-li cesta 5 hodin až 12 hodin za každé uvedené jídlo o 70%, - trvá-li cesta 12 hodin až 18 hodin za každé uvedené jídlo o 35%, - trvá-li cesta více než 18 hodin za každé uvedené jídlo o 25%. STRAVNÉ PŘI ZAHRANIČNÍ PRACOVNÍ CESTĚ Podle ustanovení 170 zák. 262/2006 Sb., zákoníku práce (NZP), se výše stravného v cizí měně stanoví takto: - trvá-li cesta méně než 1 hodinu stravné nepřísluší, doba trvání pracovní cesty se připočte k tuzemské části pracovní cesty, - trvá-li cesta 1 hodinu až 6 hodin 25% základní denní sazby, - trvá-li cesta déle než 6 hodin, nejvýše 12 hodin 50% základní denní sazby, - trvá-li cesta déle než 12 hodin 100% základní denní sazby. 30

31 Krácení stravného při zahraniční pracovní cestě Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto jídlo, která má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je stravné kráceno: 100% základní denní sazba za každé uvedené jídlo o 25%, 50% základní denní sazba za každé uvedené jídlo o 35%, 25% základní denní sazba za každé uvedené jídlo o 70%. Záloha, pojištění na pracovní cestu Záloha je poskytována buď v hotovosti, nebo kreditní kartou zaměstnavatele. Po schválení pracovní cesty je připravena k vyzvednutí na pokladně zálohu maximálně 10 pracovních dní před cestou. Záloha je poskytována ve výši předpokládaných nákladů na pracovní cestu. V případě, že zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu je držitelem služební kreditní karty hotovostní záloha se neposkytuje. Při každé zahraniční pracovní cestě je zaměstnanec na základě schváleného cestovního příkazu zaměstnavatelem pojištěn. Dále je zaměstnancům umožněno mimořádné řešení poskytování záloh na dlouhodobé zahraniční cesty, v případě, že není držitelem služební kreditní karty a to následovně: Zaměstnanec může být při výjimečných dlouhodobých cestách do zahraničí vybaven cestovními šeky místo hotovosti. Cestovní šek je platební prostředek, který je ve světě využíván, nicméně je stále častěji vytěsňován jiným platebním instrumentem a to platební kartou. V případě, že zaměstnanec trvá na vydání cestovních šeků, je nutné šeky objednat alespoň s jednotýdenním předstihem (lépe 10 dní). Vydání cestovních šeků je zpoplatněno dle sazebníku vydávající banky a šeky je možné předat pouze zaměstnanci, který cestuje na služební cestu, protože je nutné šeky opatřit podpisem při jejich převzetí. Poplatky spojené s vydáním šeků, či se zpětnou výměnou šeku na české koruny (v případě, že zaměstnanec nevyčerpá všechny vydané šeky) nese nákladové středisko pracovníka, který jede na pracovní cestu. 31