Příručka. pro konečné příjemce grantu a Doplňkového grantu z Fondu pro nestátní neziskové organizace

Transkript

1 Příručka pro konečné příjemce grantu a Doplňkového grantu z Fondu pro nestátní neziskové organizace FOND PRO NESTÁTNÍ NEZISKOVÉ ORGANIZACE Financován z EHP fondů

2 Zprostředkovatelem Fondu pro nestátní neziskové organizace je společné konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství. Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) Vizí NROS je podílet se na formování veřejnosti ve společnost odpovědných, aktivních občanů, kteří jsou schopni ovlivňovat věci veřejné a upevňovat demokratické hodnoty ve společnosti, hájit občanská práva a svobody, prosazovat toleranci a principy solidarity. Nadace svou vizi prosazuje podporou organizací občanské společnosti, s nimiž sdílí demokratické hodnoty, poskytuje jim finanční prostředky, slaďuje jejich zájmy a zajišťuje jim další vzdělávání. "Pomáháte? Pomůžeme!" Nadace Partnerství (NaP) Nadace Partnerství pomáhá lidem pečovat o životní prostředí. Poskytuje jim k tomu granty, odborné služby a inspiraci ze zahraničí. Podporuje zapojení veřejnosti do výsadeb stromů, ochrany přírody, šetrné turistiky, zklidňování dopravy a vytváření kvalitních veřejných prostranství. Společně se čtyřmi sesterskými nadacemi v Bulharsku, Maďarsku, Rumunsku a na Slovensku je součástí asociace Environmental Partnership Association. Nevyřešíme problém za vás, vyřešíte ho s námi! grantu a Doplňkového grantu z Fondu pro nestátní neziskové organizace Verze 1.1. Datum účinnosti: 8. ledna 2015 Konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství info@fondnno.cz; nap@fondnno.cz

3 Obsah 1 Smlouva Obecný rámec Proces přípravy smlouvy Zahájení procesu Specifické požadavky pro projekt realizovaný v partnerství Specifické požadavky pro projekt v režimu de minimis Podpis smlouvy a její platnost Přílohy smlouvy Změny ve smlouvě Odstoupení od smlouvy Realizace projektu a jeho monitoring Monitoring projektu Nástroje monitoringu Monitorovací návštěvy Monitorovací zprávy Přehled monitorovacích zpráv a termíny předložení Formuláře monitorovacích zpráv Přílohy monitorovacích zpráv a forma předložení Způsob doručení monitorovacích zpráv Schválení závěrečných a průběžných zpráv Předdefinované a volitelné výstupy projektu Změny v projektu Obecný rámec Podstatné změny v projektu Nepodstatné změny v projektu Partnerství v projektu...27

4 3.1 Dohoda o partnerství Náklady partnera Konzultace, komunikace, kontakty Webové stránky Semináře Konzultace a kontakty Publicita Průběžné informování o výstupech a akcích projektu Dotazník budování kapacit Informace v systému Grantys a evidence dat Události Zprávy Typy zpráv Informace evidované v systému Grantys Finanční toky Finanční řízení projektu Způsobilost nákladů projektu Zdroje financování projektových nákladů; smluvní poměr grantu Účetní evidence Vyúčtování projektu Veřejné zakázky Archivace dokumentů Doplňkový grant, projekt komponenty bilaterální spolupráce Seznam příloh... 60

5 Revize č Přehled revizí Revize č. Rev č.2 Předmět revize Upřesnění k reportovanému období pro Vyúčtování ke zprávě k Monitorovací návštěvě Odstraněna položka Další podklady dokreslující realizaci projektových aktivit z přehledu příloh k monitorovacím zprávám Doplněna informace k limitům pro podstatné/nepodstatné změny, 3. odrážka v tomto znění: V případě, kdy schválená částka celé rozpočtové kapitoly je 0 Kč, k určení indikativního limitu se použije pouze hodnota Kč. Doplněny kontaktní údaje pro zasílání obsahových změn Doplněna informace v rámečku o změnách v pracovních úvazcích Opraven překlep v 2. odstavci: změna z : Příjemce je povinen na: Partner je povinen str. 15; Strana, kapitola kap str. 18, 19; kap str. 23,24; kap 2.4.2, str.25, kap str.25; kap str. 28; kap Upraveny aktuální kontakty str. 29, kap. 4.3 Doplněny informace v rámečku o FAQ str.30; kap. 4.3 Doplněny informace v rámečku definující projektové výstupy určené ke vkládání do systému GRANYTS str.32; kap Doplněna kapitola 9.1 Způsobilost nákladů projektu str.40; kap. 9.1 Doplněna kapitola 9.2 Zdroje financování projektových nákladů, smluvní poměr grantu Doplněna informace k dokladování mzdových nákladů a dobrovolnické práce Provedena změna v postupu pro zadávání VZ varianta 1 : z příjemce musí na příjemci se doporučuje provést atd. Doplněny informace k administraci Doplňkového grantu Změněna příloha č.9 Pravidla Publicity došlo k přepracování (zjednodušení) a sloučení do jednoho dokumentu s přílohou Technické podmínky propagačních materiálů Nová příloha č.11 Vyúčtování projektu KBS Nová příloha č. 12 Form. nahlášení změn v rozpočtu projektu KBS Doplněna informace k podmínkám předložení průběžné zprávy str. 42; kap 9.2 str.52, 53; kap. 9.4 str. 54; kap. 10 str. 58, 59; kap. 12 Příloha č.9 změněn celý dokument Str.16 Datum revize Předložení PZ je vázáno na míru vyčerpání 1. zálohové platby, při dodržení (nepřekročení) smluvního poměru grantu.

6 Definice pojmů Číslo projektu identifikátor projektu, uvedeno ve Smlouvě o poskytnutí grantu. Donorské státy Island, Lichtenštejnsko a Norsko, zřizovatelé EHP a Norských fondů. Doplňkový grant (DG) volitelný doplňkový zdroj k financování projektu komponenty bilaterální spolupráce, určený pro žadatele, kterému je/byla schválena žádost o poskytnutí grantu; možnost pro žadatele získat Doplňkový grant pro posílení spolupráce s partnerskými organizacemi z dárcovských zemí v objemu až 15 % z výše grantu poskytnutého k realizaci projektu. EHP Fondy Fondy Evropského hospodářského prostoru (EHP), založené v květnu 2004 třemi nečlenskými státy EU Islandem, Lichtenštejnskem a Norskem. Fond pro nestátní neziskové organizace (FNNO) specifická forma pomoci Finančního mechanismu Evropského hospodářského prostoru, která je zaměřená na podporu nestátních neziskových organizací (NNO) prosazujících veřejný zájem v 15 členských zemích EU ve střední a jižní Evropě. Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni (FBS) finanční prostředky vyčleněné v rámci FNNO za účelem umožnit žadatelům vyhledávání partnerských organizací v donorských státech, přípravu společných projektů, rozvoj partnerské spolupráce v jednotlivých oblastech podpory FNNO, posílení přímé výměny zkušeností a know-how, sdílení a přenos zkušeností a osvědčených postupů mezi českými NNO a subjekty v donorských státech. Grant (G) nevratný finanční příspěvek poskytnutý zprostředkovatelem z prostředků Fondu EHP v rámci programu FNNO na realizaci projektu na základě Smlouvy o poskytnutí grantu. Hodnoticí komise (HK) orgán, který zabezpečuje hodnocení žádostí o poskytnutí grantu na projekt v rámci výzev FNNO vyhlášených zprostředkovatelem. Kancelář finančních mechanismů (KFM) zajišťuje administrativní podporu Výboru pro FM EHP a Ministerstva zahraničních věcí Norského království; hlavní kontaktní místo mezi přijímajícími státy a poskytovateli pomoci. Konečný příjemce (KP) příjemce grantu, nestátní nezisková organizace, které jsou za účelem realizace projektu poskytnuty prostředky z FNNO. Konečný příjemce Doplňkového grantu (KPDG) koneční příjemci grantu FNNO, kterým jsou za účelem realizace projektu komponenty bilaterální spolupráce poskytnuty prostředky z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni. Legislativní rámec FM EHP definován v článku 1.4 Nařízení o implementaci Finančního mechanismu EHP Mikrogrant (MG) nevratný finanční příspěvek poskytnutý zprostředkovatelem na základě Smlouvy o poskytnutí mikrograntu pro realizaci tzv. mikroprojektu; českému žadateli má umožnit zejména navázání spolupráce s NNO v donorských státech a nalezení společných témat a způsobu jejich implementace do projektu následně předloženého v rámci FNNO. Mikroprojekt jedna ze dvou forem podpory v rámci Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. Jde o samostatné aktivity bilaterální spolupráce financované z mikrograntů, které povedou k vyhledávání partnerů z donorských zemí, k rozvoji těchto partnerství a k přípravě společné žádosti o grant v rámci FNNO. Monitorovací návštěva (MN) návštěva zprostředkovatele v místě realizace projektu. 6

7 Monitorovací zprávy (MZ) dokumenty vypracované konečným příjemcem ve stanovené formě, podávající informace o stavu realizace projektu. Skládají se z věcné a finanční části. Monitorovací zprávy je konečný příjemce povinen zpracovat a předkládat ve stanovených termínech. Jedná se o následující dokumenty: průběžná zpráva o realizaci projektu, souhrnná informace o realizaci projektu, zpráva k monitorovací návštěvě, závěrečná zpráva o realizaci projektu. Nestátní nezisková organizace (NNO) právnický subjekt zřízený nebo založený jako: - obecně prospěšná společnost, původně založená podle zákona č. 248/1995 Sb. nebo vzniklá dle zákona č. 68/2013, - účelové zařízení registrované církve a náboženské společnosti, založené pro poskytování charitativních služeb, které poskytují veřejnosti obecně prospěšné služby charitativního charakteru nebo sociální a zdravotnické služby, a to za předem stanovených a pro všechny uživatele stejných podmínek, v souladu se zákonem č. 3/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, - nadace a nadační fondy, původně založené podle zákona č. 227/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů, - spolek dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, - ústav dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Projekt komponenty bilaterální spolupráce (KBS) jedna ze dvou forem podpory v rámci Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. Jde o jasně definované aktivity bilaterální spolupráce, které vedou k podpoře vzájemné spolupráce českých NNO podpořených v dané prioritě a subjektů v donorských státech. Partner projektu realizuje projekt společně s konečným příjemcem. Principy a konkrétní nastavení partnerství je zakotveno v Dohodě o partnerství. Plán publicity obsahuje nástroje a prostředky k zajištění publicity, které navrhl žadatel ve formuláři žádosti (bod č. 7 Publicita projektu). Plán publicity obsahuje alespoň následující údaje: - cíle a cílové skupiny; - strategii a obsah informačních a propagačních opatření, včetně komunikačních nástrojů s časovým plánem; - dva informační výstupy týkající se vývoje, výsledků a vyhodnocení projektu (např. konference, tiskové konference, tiskové zprávy, novinové články, reportáže, rozhovory apod.); - odkaz na webovou stránku k projektu s informacemi o vývoji, výsledcích, případně bilaterální spolupráci v rámci podpořeného projektu, včetně fotek a kontaktních údajů a s jasným odkazem na FNNO a EHP fondy ; - informaci, kdo ponese odpovědnost za realizaci informačních a propagačních akcí, s uvedením konkrétní osoby na straně konečného příjemce. Projekt jasně vymezená aktivita nebo soubor aktivit, prostřednictvím kterých mají být dosaženy předpokládané cíle, tedy určitý pozitivní posun ve zvolené oblasti podpory FNNO ve prospěch definovaných cílových skupin. K realizaci projektu je udělován grant. Smlouva o poskytnutí grantu podrobná smlouva uzavřená mezi zprostředkovatelem a konečným příjemcem určující podmínky poskytnutí grantu, jakož i práva a povinnosti zúčastněných stran. Smlouva o poskytnutí Doplňkového grantu podrobná smlouva uzavřená mezi zprostředkovatelem a konečným příjemcem určující podmínky poskytnutí Doplňkového grantu, jakož i práva a povinnosti zúčastněných stran. Spolupracující subjekt organizace nebo fyzická osoba, která se podílí na projektu a přispívá k naplňování jeho cílů, nemá ale statut partnera projektu. Z toho vyplývá, že není vázána příslušnými 7

8 smluvními podmínkami, konečný příjemce s ní neuzavírá Dohodu o partnerství. Její případné náklady související s projektem nemohou být zahrnuty do rozpočtu ani do vyúčtování projektu KBS. Výstup projektu konkrétní měřitelný výstup realizace projektu, jehož dosažení je zcela v kompetenci konečného příjemce. Konečný příjemce si v žádosti vybral minimálně jeden z předdefinovaných ověřitelných výstupů realizace projektu a případně je dle plánovaných aktivit doplnil vlastními ověřitelnými výstupy. O dosažení stanovených druhů ověřitelných výstupů projektu informuje konečný příjemce zprostředkovatele prostřednictvím monitorovacích zpráv, dále pak při monitorovací návštěvě. Přehled ověřitelných výstupů realizace projektu je přílohou Smlouvy o poskytnutí grantu. Výzva = Výzva k předkládání žádostí o poskytnutí grantu dokument definující podmínky pro předkládání Žádostí o poskytnutí grantu, zveřejněný zprostředkovatelem. Zprostředkovatel (ZP) je pověřen implementací odsouhlaseného programu FNNO. Zprostředkovatel je příjemcem celkového grantu a uděluje dále granty na jednotlivé projekty vybrané v rámci otevřených výzev. V případě FNNO je zprostředkovatelem společné konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství (NROS či NP dle prioritních oblastí dále zprostředkovatel ). Žádost o poskytnutí Doplňkového grantu dokument vypracovaný žadatelem ve stanovené formě, kterým žadatel žádal zprostředkovatele o poskytnutí Doplňkového grantu na realizaci projektu KBS. Žádost o poskytnutí grantu dokument vypracovaný žadatelem, jehož prostřednictvím žadatel žádá zprostředkovatele o grant na realizaci projektu. Závěrečná zpráva o realizaci projektu (ZZ) dokument, který vypracovávají všichni koneční příjemci nejpozději do 60 kalendářních dnů po ukončení období realizace projektu. Obsahuje veškeré informace o projektu za celé období jeho realizace. Formulář ZZ je přílohou Příručky pro příjemce. Průběžná zpráva o realizaci projektu (PZ) dokument, který předkládají koneční příjemci projektů s délkou realizace 18 nebo 21 měsíců. U 18měsíčních projektů po dosažení úrovně čerpání v objemu 70 % první zálohové platby grantu; u 21měsíčních pak v objemu 75 % první zálohové platby grantu. Formulář PZ je přílohou Příručky pro příjemce. Souhrnná informace o realizaci projektu (SI) dokument, jenž předkládají pouze koneční příjemci projektů s délkou realizace 18 nebo 21 měsíců, kteří do poloviny realizace projektu (tj. do ukončeného 9., resp. 11. měsíce) nedosáhnou míry čerpání finančních prostředků, jež jsou stanoveny jako podmínky pro předložení PZ (tj. 70 %, resp. 75 % první zálohové platby grantu). Zpráva k monitorovací návštěvě dokument, který konečný příjemce předkládá před monitorovací návštěvou. Formulář zprávy je přílohou Příručky. Žádost o zálohovou platbu dokument, jehož prostřednictvím žádá konečný příjemce zprostředkovatele o předfinancování projektu na základě Smlouvy o poskytnutí grantu. Žádost o průběžnou platbu dokument, jehož prostřednictvím žádá konečný příjemce zprostředkovatele o průběžnou platbu na základě průběžné zprávy o realizaci projektu. Žádost o závěrečnou platbu dokument, jehož prostřednictvím žádá konečný příjemce zprostředkovatele o závěrečnou platbu na základě závěrečné zprávy o realizaci projektu. 8

9 Úvod Představujeme Vám Příručku pro konečné příjemce grantu (dále také Příručka ) z programu Fond pro nestátní neziskové organizace (dále také FNNO ), financovaného z EHP fondů Příručku pro konečné příjemce společně připravily Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) a Nadace Partnerství (NaP), které byly pověřeny výkonem role zprostředkovatele FNNO (dále také zprostředkovatel ). Cílem Příručky je podat Vám, konečným příjemcům grantu, základní informace o tom, jak postupovat při realizaci projektu, seznámit Vás se všemi povinnostmi a upozornit na potenciální rizika. Postupy zde popsanými jsou povinni řídit se nejen koneční příjemci, ale i jejich partneři, a to v rozsahu, který je pro ně relevantní. Příručka vchází v platnost v den, kdy byla schválena zprostředkovatelem programu. Pokud budou v průběhu implementačního procesu schváleny nějaké změny, které mohou mít vliv na postupy realizace projektů, nebo dojde ke schválení dalších závazných dokumentů, bude Příručka aktualizována a doplněna o dané dokumenty. Každá aktualizace příručky bude zveřejněna na webových stránkách programu, koneční příjemci jsou povinni sledovat tyto webové stránky a vždy se řídit aktuálním zněním Příručky. Zprostředkovatel není povinen konečné příjemce o aktualizacích Příručky informovat. Tato příručka není určena pro příjemce Mikrograntu z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. Pokud není uvedeno jinak, informace uvedené v příručce se vztahují i na konečné příjemce Doplňkového grantu. Specifická ustanovení pro příjemce Doplňkového grantu jsou uvedena v samostatné kapitole č

10 1 Smlouva 1.1 Obecný rámec Základním dokumentem upravujícím poskytnutí grantu z FNNO je Smlouva o poskytnutí grantu/doplňkového grantu (dále také smlouva ). Tento dokument stanoví závazek zprostředkovatele poskytnout na schválený projekt účelový grant. Grant je poskytován v režimu poskytnutí nadačního příspěvku, dle zákona č. 89/2012 Sb. v platném znění, a je-li relevantní, je v plné výši poskytován jako podpora de minimis, dle Nařízení Komise (EU) č. 1407/2013. Ve smlouvě jsou mimo jiné upraveny platební a finanční podmínky, celkové způsobilé náklady, období realizace projektu, maximální výše grantu, smluvní poměr grantu, fixní sazba způsobilých nepřímých nákladů a další náležitosti. Smlouva dále stanoví povinnost oznamovat změny projektu, ukládá povinnost archivace dokumentů a také povinnost umožnit kontrolu aktivit projektu a veškeré dokumentace. Smlouva zavazuje konečné příjemce k realizaci projektu ve schválené podobě a k plnění všech stanovených náležitostí jeho realizace. V případě, že konečný příjemce neplní povinnosti vyplývající ze smlouvy, bude vyzván, aby ve stanovené lhůtě nedostatky odstranil. Smlouva obsahuje i ujednání upravující situace, kdy nedojde k požadované nápravě. Konečný příjemce se zavazuje informovat zprostředkovatele o všech skutečnostech (např. o podezření na nehospodárné řízení projektu, trestný čin, jako je podvod, úplatkářství či zpronevěra), které by mohly zakládat podezření na nesrovnalost nebo mít zásadní negativní vliv na realizaci projektu, na plnění smlouvy nebo na její platnost. Smlouva se řídí platnými právními předpisy ČR, legislativním rámcem FM EHP a relevantními ustanoveními všech procesních dokumentů a pravidel vydaných Kanceláří finančních mechanismů a Ministerstvem financí ČR, zejména Programovou dohodou o financování FNNO a Nařízením o implementaci Finančního mechanismu EHP Proces přípravy smlouvy Zahájení procesu Do 15 pracovních dní od rozhodnutí správních rad zprostředkovatele o podpoře projektů dané výzvy obdrží úspěšní žadatelé (budoucí koneční příjemci) vyrozumění o výsledku hodnocení a budou vyzváni ke spolupráci na přípravě smluvní dokumentace. Ze strany zprostředkovatele obdrží návrh smlouvy a její přílohy; případně požadavky na zpracování některé z příloh ze strany konečného příjemce (zapracování doporučení hodnoticí komise do popisu aktivit a/nebo rozpočtu v rámci příloh I a II smlouvy, zpracování čestného prohlášení o čerpání podpory de minimis). Pokud úspěšný žadatel na požadavky zprostředkovatele doručené na uvedený v žádosti o grant nereaguje déle než 10 pracovních dnů, má se za to, že spolupráci na přípravě smlouvy odmítl. 10

11 1.2.2 Specifické požadavky pro projekt realizovaný v partnerství Pokud je realizace projektu plánována ve spolupráci s partnerem, uzavírá úspěšný žadatel s každým partnerem dohodu o partnerství (dále dohoda ) dle standardizovaného vzoru. V dohodě jsou formulovány principy a konkrétní nastavení partnerství v projektu a definovány vztahy mezi konečným příjemcem a partnerem projektu. Platná dohoda musí být pro všechna projektová partnerství uzavřena a dodána zprostředkovateli k datu podpisu smlouvy. Před samotným podpisem dohody s partnerskou organizaci, příjemce předloží návrh této dohody v elektronické podobě zprostředkovateli ke schválení. Po potvrzení správnosti je příjemce vyzván k předložení listinné, zástupcem statutárního orgánu příjemce a partnera podepsané, dohody o partnerství. V případě partnerství s organizací z donorských zemí se před podpisem smlouvy předkládá minimálně scan dohody o partnerství v anglickém jazyce. Listinnou verzi dohody o partnerství je nutné dodat zprostředkovateli obratem po jejím obdržení od zahraničního partnera. V samotné smlouvě jsou ve vztahu k partnerství identifikováni pouze případní partneři projektu, u každého partnera je definována fixní sazba nepřímých nákladů a také absolutní částka předpokládaných způsobilých nepřímých nákladů. Smlouva (resp. její příloha I) také přesně vymezuje aktivity realizované partnerem a očekávané výstupy v rámci projektu Specifické požadavky pro projekt v režimu de minimis Prostřednictvím prohlášení o čerpání veřejné podpory de minimis bude ověřena oprávněnost úspěšného žadatele čerpat další podporu v tomto režimu. V případě, že projekt zakládá veřejnou podporu, je grant v plné výši poskytován jako podpora v režimu de minimis. Tento údaj bude po podpisu smlouvy ze strany zprostředkovatele zaznamenán do Centrálního registru podpor malého rozsahu, a to ve lhůtě 5 pracovních dní Podpis smlouvy a její platnost Po doplnění potřebných náležitostí a vzájemném odsouhlasení návrhu smlouvy oběma stranami zprostředkovatel vyzve úspěšné žadatele k podpisu smlouvy. Smlouvu za konečného příjemce podepisuje statutární orgán nebo osoba statutárním orgánem úředně zplnomocněná. V případě, že nebude do 15 kalendářních dní ode dne odeslání smlouvy konečnému příjemci tato doručena zprostředkovateli podepsaná, má se za to, že konečný příjemce podepsání smlouvy odmítl. Zprostředkovatel podepisuje smlouvu jako druhý v pořadí a tímto podpisem nabývá smlouva svoji platnost. Smlouvu za zprostředkovatele podepisuje statutární orgán zprostředkovatele. Období realizace projektu je fixně stanoveno (na základě schválené žádosti) v článku III smlouvy. Smlouva je uzavřena na období končící uplynutím lhůty 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy bude schválena závěrečná zpráva o programu FNNO ze strany Kanceláře finančních mechanismů. V případě, že v rámci uvedené lhůty vyplynou ze smluvních ustanovení pro konečného příjemce povinnosti, které nebudou splněny do uplynutí uvedené lhůty, smlouva trvá až do splnění těchto povinností. Znění smlouvy a všechny její přílohy najdete na našich webových stránkách: 11

12 1.3 Přílohy smlouvy Smlouva o poskytnutí grantu obsahuje tyto přílohy: Příloha I Vymezení projektu Příloha II Rozpočet projektu Příloha III Všeobecné podmínky ke smlouvě Příloha IV Postupy pro veřejné zakázky Příloha V Prohlášení o čerpání veřejné podpory de minimis Smlouva o poskytnutí doplňkového grantu obsahuje tyto přílohy: Příloha I Vymezení projektu KBS Příloha II Rozpočet projektu KBS Příloha III Všeobecné podmínky ke smlouvě Příloha IV Postupy pro veřejné zakázky Příloha V Prohlášení o čerpání veřejné podpory de minimis 1.4 Změny ve smlouvě Jakékoliv změny ve smlouvě mohou být uskutečněny jen v písemné formě na základě dodatků. Návrhy na dodatky ke smlouvě může předložit konečný příjemce nebo zprostředkovatel. Definice změn, které vedou ke změnám ve smlouvě, tj. podstatných změn projektu, i způsob jejich navrhování ze strany konečného příjemce je popsán v kapitole Změny v projektu této příručky. Pravidla pro podepisování dodatků ke smlouvě a nabývání platnosti dodatků je totožné s pravidly pro podepisování smlouvy definovanými výše. 1.5 Odstoupení od smlouvy Smlouva může být vypovězena oběma smluvními stranami pouze za podmínek uvedených ve smlouvě. Pokud konečný příjemce neplní povinnosti vyplývající ze smlouvy, je nejdříve vyzván k nápravě. V případě, že nedojde k nápravě ve stanovené lhůtě, může zprostředkovatel přikročit k odstoupení od smlouvy. Kterákoliv ze smluvních stran je oprávněna odstoupit od smlouvy, pokud ji nelze v definovaném rozsahu dále plnit a smluvní strany se neshodnou na řešení nastalé situace. V případě odstoupení od smlouvy kteroukoliv ze smluvních stran je konečný příjemce povinen vrátit veškeré finanční prostředky grantu, které mu byly ze strany zprostředkovatele poskytnuty. Zprostředkovatel má také právo pozastavit příjemci platby grantu nebo požadovat od konečného příjemce vrácení všech již poskytnutých prostředků grantu v případě, že je k tomu vyzván ze strany nadřízených orgánů implementační struktury, nebo v případě svého oprávnění jednostranně odstoupit od smlouvy ze zvláště závažných důvodů, jakými jsou konkurz nebo likvidace konečného příjemce, pravomocné odsouzení za porušení zákona, podezření na podvod aj., dle článku VI smlouvy. 12

13 2 Realizace projektu a jeho monitoring 2.1 Monitoring projektu Účelem monitoringu je průběžné sledování projektů a ověřování postupu jejich realizace po věcné a finanční stránce. Za účelem monitorování projektů bude využíváno vzájemně provázaných nástrojů, zejména monitorovacích návštěv a několika typů monitorovacích zpráv. Všechny nástroje monitoringu slouží k včasnému odhalení případných problémů, které by mohly ohrozit naplnění cíle projektu. V případě zjištěných nedostatků v realizaci projektu mohou být aplikovány další kontrolní postupy (speciální konzultace pracovníků zprostředkovatele v místě realizace projektu, zpracování průběžného vyúčtování mimo definované monitorovací zprávy apod. dle charakteru konkrétního nedostatku). Povinností konečného příjemce je poskytovat potřebnou součinnost pro zajištění monitoringu v takto definovaném rozsahu, zejména pak konečný příjemce zodpovídá za pravost a úplnost všech dokladů poskytovaných pro monitoring projektu. 2.2 Nástroje monitoringu Monitorovací návštěvy Interaktivně koncipovaným nástrojem monitoringu jsou návštěvy zástupců zprostředkovatele v místě realizace projektu. Cílem kontrol na místě tzv. monitorovacích návštěv (dále také MN ) je posouzení, zda projekt probíhá v souladu se smluvními podmínkami a stanoveným harmonogramem. Jde o kontrolu efektivního a hospodárného využití finančních prostředků, plnění podmínky oddělené účetní evidence projektu a kontrolu stavu průběžného zaúčtování projektových nákladů. Kontroluje se věcná a finanční část projektu, zjišťuje se skutečný stav a okolnosti, za kterých je projekt realizován. MN provádí pracovníci zprostředkovatele, případně pověření externí asistenti monitoringu. Monitorovací návštěva proběhne jednou u každého podpořeného projektu. V případě potřeby (např. pokud projekt neprobíhá standardně a realizační tým potřebuje intenzivnější podporu) může zprostředkovatel navštívit konečného příjemce i vícekrát. Návštěva může být provedena i u partnerů projektu. Pracovníci zprostředkovatele se mohou v rámci návštěv (ale i mimo ně) účastnit projektových aktivit či mediálních prezentací projektu. O monitorovací návštěvě je konečný příjemce informován s předstihem, zpravidla 20 pracovních dnů před plánovanou návštěvou. Je vyzván k dohodě na termínu návštěvy a zpracování potřebných podkladů. Jako podklad pro efektivní realizaci monitorovací návštěvy vypracuje konečný příjemce Zprávu k monitorovací návštěvě, do které vyplní stav jednotlivých projektových aktivit a dosud realizované výstupy. Zprávu je povinen zprostředkovateli dodat elektronicky nejpozději 5 pracovních dnů před termínem kontroly. Přílohou zprávy je aktuální verze Vyúčtování. Náležitosti Zprávy k monitorovací návštěvě jsou uvedeny v kapitole Monitorovací zprávy. Monitorovací návštěva probíhá v místě realizace projektu. Přítomen musí být koordinátor projektu a pracovník odpovědný za finanční řízení projektu (finanční manažer/účetní). Při kontrole věcné stránky realizace projektu se ověřuje: - naplňování předdefinovaných projektových výstupů a volitelných projektových výstupů; 13

14 - průběh realizace jednotlivých aktivit s ohledem na harmonogram projektu a stav čerpání; - nákup vstupů do projektu, uskutečněné práce a poskytnuté služby; - zajištění archivace a všech relevantních dokumentů týkajících se projektu; - naplňování plánu publicity a dodržování pravidel publicity. Konečný příjemce prezentuje a dokládá dosavadní průběh projektu (související podklady a materiály, uskutečněné či probíhající aktivity a další výstupy). Sledovány jsou konkrétní dosažené výsledky a kroky, které byly k datu monitorovací návštěvy uskutečněny v souladu s popisem projektu, případně po jeho změnách. Finanční kontrola zahrnuje zejména kontrolu odděleného vedení účetní evidence projektu dle smluvních požadavků, způsobilosti projektových nákladů, hospodárnosti a průběžného účtování. Při finanční kontrole realizace projektu se ověřuje: - správnost vedení účetní evidence ve vztahu k projektu (oddělená evidence projektu jako celku a v rámci ní zároveň také oddělená evidence jednotlivých zdrojů financování); - zaúčtování projektových nákladů a dalších účetních případů relevantních pro vyúčtování projektu; - existence účetních a prvotních dokladů k zaúčtovaným projektovým nákladům, ověření souladu; - správnost realizace veřejných zakázek; - zajišťování spolufinancování projektu; - opatření zabraňující dvojímu financování. Vedení účetnictví je zkoumáno na vzorku účetních případů, konečný příjemce předloží účetní dokumentaci (účetní a prvotní doklady), prezentuje účetní evidenci, průběžné čerpání schváleného rozpočtu a (pokud relevantní) související interní směrnice. Je tedy nezbytné zajistit veškerou účetní dokumentaci k finančnímu řízení projektu. V případě, že se na čerpání projektového rozpočtu podílí i partner projektu, uvedené kontrolní činnosti budou provedeny i za tuto část projektu. Na monitorovací návštěvu proto konečný příjemce připraví i dokumentaci za část realizovanou partnery projektu. Pokud je konečný příjemce i příjemcem Doplňkového grantu, bude v rámci monitorovací návštěvy zjišťován stav a průběh realizace projektu KBS. Důležitou součástí monitorovací návštěvy je možnost individuálních konzultací k pravidlům programu, smluvním podmínkám, realizaci projektu, případným změnám a aktuálním potřebám a vývoji v oblasti budování kapacity konečného příjemce. Konečný příjemce obdrží v průběhu realizace MN Potvrzení o monitorovací návštěvě. Z monitorovací návštěvy je pořízen zápis, který zprostředkovatel elektronicky zasílá příjemci k vyjádření. Následně je tento dokument ze strany zprostředkovatele podepsán a zaslán v elektronické podobě konečnému příjemci. Pokud bude v průběhu monitorovací návštěvy zjištěno, že konečný příjemce neplní povinnosti vyplývající ze smlouvy, bude součástí zápisu seznam nápravných opatření a termínů, dokdy mají být tato opatření realizována. V případě, že ve stanovené lhůtě nebudou nedostatky odstraněny, má zprostředkovatel právo odstoupit od smlouvy. 14

15 2.2.2 Monitorovací zprávy Monitorovací zprávy popisují realizaci projektu ve stanoveném reportovaném období. Vztahují se na projekt jako celek bez ohledu na to, jaká jeho část je financována z prostředků EHP a jaká ze spolufinancování projektu. Formuláře jednotlivých zpráv se skládají z věcné a finanční části a příloh. Věcná část zahrnuje informace o projektu za sledované období a stav projektových výstupů, popis realizovaných aktivit a jejich vyhodnocení ve vztahu k původnímu záměru, popis a zdůvodnění změn, ke kterým v průběhu realizace došlo, informace o uskutečněných výběrových řízeních, vyjádření k publicitě projektu a vyjádření oficiálního partnera ke spolupráci. Finanční část obsahuje informace o nákladech projektu vynaložených za reportované období a o použitých zdrojích financování těchto nákladů. V případě závěrečné zprávy i o přímých výnosech, které nebyly použity k financování projektových nákladů. Formuláře jsou ke stažení na a jsou přílohou této příručky. K vypracování všech součástí monitorovacích zpráv je nutné použít tyto formuláře a přílohy. K monitorovací zprávě přikládá konečný příjemce povinné přílohy. Kromě povinných příloh má zprostředkovatel právo vyžádat si i další dokumentaci, např. jednotlivé účetní a prvotní doklady. Zprostředkovatel má právo zprávu odmítnout z důvodu její zásadní nedostatečnosti nebo požádat o její doplnění, případně přepracování. Pokud konečný příjemce nepředloží zprostředkovateli některou ze zpráv ve stanoveném termínu, může zprostředkovatel odstoupit od smlouvy. Monitorovací zprávy podléhají stanoveným pravidlům archivace. Zprávy se zpracovávají primárně v českém jazyce, závěrečná zpráva ale obsahuje i části, které je nutné vyplnit v anglickém jazyce Přehled monitorovacích zpráv a termíny předložení Konečný příjemce předkládá v průběhu realizace projektu tyto dokumenty: KDO předkládá ZPRÁVA K MONITOROVACÍ NÁVŠTĚVĚ VŠICHNI koneční příjemci bez ohledu na délku trvání projektu. V průběhu realizace projektu. Před uskutečněním monitorovací návštěvy. KDY termín předložení Reportované období KDO předkládá Zprostředkovatel vyzve konečného příjemce k vypracování zprávy současně s vyjednáním termínu návštěvy, s předstihem před jejím uskutečněním. Konečný příjemce předloží vypracovanou zprávu zprostředkovateli nejpozději 5 pracovních dnů před monitorovací návštěvou. Od počátku realizace do data vypracování zprávy k monitorovací návštěvě. Vyúčtování: Stav čerpání do konce měsíce předcházejícího měsíci, v rámci kterého je vypracována zpráva k monitorovací návštěvě. SOUHRNNÁ INFORMACE O REALIZACI PROJEKTU Koneční příjemci realizující 18měsíční projekty (zkr. 18M ): POUZE V PŘÍPADĚ, že do poloviny realizace nebude dosaženo čerpání 70 % z 1. zálohové platby Koneční příjemci realizující 21měsíční projekty (zkr. 21M ): POUZE V PŘÍPADĚ, že do poloviny realizace nebude dosaženo čerpání 75 % z 1. zálohové platby 15

16 KDY termín předložení Reportované období V případě dosažení výše stanovené úrovně čerpání předkládá konečný příjemce pouze standardní Průběžnou zprávu o realizaci projektu. Průběžná platba je uvolněna až na základě kontroly průběžné zprávy. Do 30 kalendářních dnů od poloviny realizace projektu (tj. do konce 10. měsíce realizace u 18M projektů a do konce 12. měsíce realizace u 21M projektů). 18měsíční projekty: prvních 9 měsíců realizace projektu 21měsíční projekty: prvních 11 měsíců realizace projektu KDO předkládá PRŮBĚŽNÁ ZPRÁVA O REALIZACI PROJEKTU Koneční příjemci realizující 18měsíční a 21měsíční projekty. Předložení PZ je vázáno na míru vyčerpání 1. zálohové platby, při dodržení (nepřekročení) smluvního poměru grantu. KDY termín předložení 18měsíční projekty: po dosažení úrovně čerpání v objemu 70 % 1. zálohové platby grantu 21měsíční projekty: po dosažení úrovně čerpání v objemu 75 % 1. zálohové platby grantu (vždy do 30 kalendářních dnů od konce měsíce, ve kterém byla dosažena daná míra čerpání zálohové platby) Reportované období KDO předkládá KDY termín předložení Reportované období Průběžnou zprávu předkládá konečný příjemce při naplnění výše definovaných podmínek i v případě, že dříve předložil souhrnnou informaci o realizaci projektu. Od počátku realizace projektu do konce kalendářního měsíce, ve kterém dojde k dosažení uvedené úrovně čerpání. ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA O REALIZACI PROJEKTU VŠICHNI koneční příjemci bez ohledu na délku trvání projektu. Nejpozději 60 kalendářních dnů po ukončení období realizace projektu. Celé období realizace projektu. Do Vyúčtování projektu, předkládaného v jakékoliv z výše uvedených situací (a také v případě Vyúčtování předkládaného na základě ad-hoc požadavku zprostředkovatele), je možné zahrnout pouze způsobilé náklady projektu. Jednou ze základních podmínek způsobilosti nákladu je, že náklad musí být uhrazen (s výjimkou dobrovolnické práce). Nezapomeňte, že zprávy se vztahují k celému projektu, nikoli pouze k části financované z grantu. Na sepsání zpráv si vyhraďte dostatek času. Využijte seminářů zaměřených na přípravu závěrečných zpráv. O jejich konání budete včas informováni. 16

17 Nezapomeňte, že odevzdání souhrnné informace o realizaci projektu vás nezbavuje povinnosti odevzdat i průběžnou zprávu ve chvíli, kdy naplníte podmínky pro její předložení Formuláře monitorovacích zpráv Instrukce pro vyplnění monitorovacích zpráv jsou uvedeny ve formuláři jednotlivých zpráv. Pro přehlednost je nutné zachovat názvy a číslování aktivit tak, jak jsou uvedeny v Příloze I smlouvy. Konečný příjemce ve zprávách vykazuje veškeré relevantní informace o: - Vývoji a průběhu realizace projektu - Realizovaných, probíhajících a plánovaných aktivitách - Případných změnách a odchylkách za reportované období - Činnosti partnera/partnerů projektů (je-li relevantní) - Dopadu projektu na cílové skupiny/ Přínosu pro organizaci - Dosažených výstupech projektu Přílohy monitorovacích zpráv a forma předložení tištěná verze (zprávy nebo přílohy) (A/N) náležitosti tištěné verze elektronicky na CD + typ formátu ZPRÁVA K MONITOROVACÍ NÁVŠTĚVĚ Vyúčtování projektu, zachycující aktuální stav čerpání* NE pouze em (formát.doc,.docx) NE pouze em (formát.xls,.xlsx) Související výjezdy z účetnictví dle části 9.4 Příručky NE pouze em (formát PDF) Doklady související s realizací výběrových řízení NE pouze em (běžný formát dle povahy dokumentů) SOUHRNNÁ INFORMACE ANO originál s podpisem SO.doc nebo.docx Vyúčtování projektu, sestavené k rozhodnému dni ANO originál s podpisem SO formát.xls,.xlsx Související výjezdy z účetnictví dle části 9.4 Příručky ANO prostá kopie/výtisk PDF (případně JPG, pokud scan) Doklady související s realizací výběrových řízení Doklady o realizaci výstupů projektu NE NE PDF,.jpg,.jpeg (případně jiný obvyklý formát) v souladu s Přílohou I Smlouvy, pokud není uvedeno, pak obvyklý formát dle povahy dokumentů 17

18 Nepovinné přílohy NE obvyklý formát, dle povahy dokumentů PRŮBĚŽNÁ ZPRÁVA tištěná verze (zprávy nebo přílohy) (A/N) ANO náležitosti tištěné verze originál s podpisem SO elektronicky na CD + typ formátu.doc nebo.docx Vyúčtování projektu, sestavené k rozhodnému dni ANO originál s podpisem SO formát.xls,.xlsx Související výjezdy z účetnictví dle části 9.4 Příručky ANO prostá kopie/výtisk PDF (případně JPG, pokud scan) Kopie účetních a prvotních dokladů a také dokladů prokazujících úhradu ke všem nákladům nad , Kč ANO prosté kopie.jpg,.jpeg, PDF (scan) Doklady související s realizací výběrových řízení Doklady o realizaci výstupů projektu NE NE PDF,.jpg,.jpeg (případně jiný obvyklý formát) v souladu s Přílohou I Smlouvy, pokud není uvedeno, pak obvyklý formát dle povahy dokumentů Fotodokumentace NE.jpg,.jpeg (samostané pojmenované soubory řazené do složek dle aktivit a jednotlivých akcí) Oficiálně vydané materiály v rámci projektu Doklady prokazující plnění publicity projektu ANO (1 ks od každého druhu) originál PDF /nebo jiný obvyklý formát NE obvyklý formát, dle povahy dokumentů Nepovinné přílohy NE obvyklý formát, dle povahy dokumentů ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA ** Vyúčtování projektu, sestavené ke konci období realizace projektu ANO ANO originál s podpisem SO originál s podpisem SO.doc nebo.docx formát.xls,.xlsx Související výjezdy z účetnictví dle části 9.4 Příručky ANO prostá kopie/výtisk PDF (případně JPG, pokud scan) Kopie účetních a prvotních dokladů a také dokladů prokazujících úhradu ke všem nákladům nad , Kč (pokud nebyly předloženy již v rámci PZ) ANO prosté kopie.jpg,.jpeg, PDF (scan) Doklady související s realizací výběrových řízení Doklady o realizaci výstupů projektu NE NE PDF,.jpg,.jpeg (případně jiný obvyklý formát) v souladu s Přílohou I Smlouvy, pokud není uvedeno, pak obvyklý formát dle 18

19 povahy dokumentů Fotodokumentace NE.jpg,.jpeg (samostatné pojmenované soubory řazené do složek dle aktivit a jednotlivých akcí) Oficiálně vydané materiály v rámci projektu** Doklady prokazující plnění publicity projektu** ANO (1 ks od každého druhu za všechny monitorovací zprávy k projektu) originál PDF nebo jiný obvyklý formát NE obvyklý formát, dle povahy dokumentů Nepovinné přílohy NE obvyklý formát, dle povahy dokumentů * Stav čerpání do konce měsíce předcházejícího měsíci, v rámci kterého je vypracována zpráva k monitorovací návštěvě. ** Konečný příjemce předkládá dokumentaci za celé období realizace projektu. Podklady v listinné podobě, které konečný příjemce již zaslal s PZ, nemusí zasílat znovu. V elektronické podobě však předkládá i již dříve dodané podklady v kompletní podobě za celou realizaci projektu. Přílohy je nutno na CD pojmenovat v souladu s tabulkou výše a seřadit (očíslovat) do analogicky pojmenovaných složek na CD/DVD. (Příklad: Pojmenování přílohy Prezenční listina do složky Doklady o realizaci výstupů projektu.) V případě finančních dokladů je nutno dodržet jejich označení dle soupisky. Doklady o realizaci ověřitelných výstupů projektu v projektové žádosti zvolil konečný příjemce předdefinované výstupy projektu, případně definoval vlastní volitelné výstupy (bod 3.6 Očekávaný dopad projektu, projektové výstupy). U obou typů výstupů je ve smlouvě (příloha I) uvedena jejich hodnota a způsob doložení. K monitorovacím zprávám tedy konečný příjemce doloží relevantní dokumenty ve stanoveném formátu, které jsou uvedeny ve smlouvě jako způsob doložení/způsob ověření výstupů Přiložte i všechny oficiálně vydané materiály v rámci projektu, např. publikace, studie, analýzy, brožury, letáky a jiné propagační/informační materiály včetně distribučního seznamu, kam byly materiály rozeslány. Jde o všechny materiály, které byly hrazeny z rozpočtu projektu, tj. i ze zdrojů spolufinancování. Doklady prokazující plnění publicity projektu, např. tiskové zprávy, výstupy z monitoringu médií včetně odkazů na daná uvedení, uvedené reportáže, odkazy na www stránky, scany článků v tištěných médiích. Buďte struční a výstižní, vycházejte z popisu aktivit uvedeného v projektové žádosti. Neopisujte do zpráv formulace ze žádosti, ale popište dosavadní průběh a naplnění projektu. Každou aktivitu doložte relevantní dokumentací (způsob doložení). Nezapomeňte ověřit, zda souhlasí informace včetně kvantifikací uvedené v textu zprávy a v přílohách, popř. v rozpočtu. Ke zprávám nepřikládejte velké množství nevytříděných fotografií, případně fotografie vložené v dokumentu.doc a.pdf s výjimkou doložení výstupů, pokud je takto nadefinováno. 19

20 Součástí monitorovacích zpráv je i vyjádření partnera/partnerů k realizaci projektu, kontaktujte jej s dostatečným předstihem. Uveďte jakékoliv podněty, výhrady a komentáře ke spolupráci se zprostředkovatelem. Pokud jste v rámci projektu vytvořili např. infoletáky, studie, dotazníky, plakáty, audio či videozáznamy z akcí či jiné materiály nad rámec původního závazku, dejte nám o nich vědět a přiložte je k monitorovacím zprávám jako nepovinnou přílohu Způsob doručení monitorovacích zpráv Monitorovací zpráva dle konkrétního typu bude považována za předloženou, pokud konečný příjemce splní následující podmínky: 1. Vyplní zprávu do aktuálního formuláře určeného pro zpracování odpovídajícího typu zprávy. Vzory zpráv jsou přílohami této příručky. 2. Doručí ji zprostředkovateli v předepsaném formátu spolu s podklady dle tabulky v kap Na CD (je-li vyžadováno dle tabulky v kap ) konečný příjemce uvede následující údaje: Název konečného příjemce: Název projektu: Číslo projektu: Požadované podklady konečný příjemce předloží v jedné zalepené a neporušené obálce na adresu: v případě zpráv předkládaných v prioritní oblasti I. až III.: NROS (Nadace rozvoje občanské společnosti) Fond pro NNO Na Václavce 1135/ Praha 5 v případě zpráv předkládaných v prioritní oblasti IV.: Nadace Partnerství Fond pro NNO Údolní Brno Na obálku konečný příjemce uvede následující údaje: Název programu: FNNO CZ výzva Úplný název konečného příjemce: Adresa příjemce: Prioritní oblast: Číslo projektu: Průběžná/závěrečná zpráva/ /Souhrnná informace* Adresa zprostředkovatele (doplňte dle prioritní oblasti programu, viz výše) 20

21 *Konečný příjemce vybere typ zprávy Monitorovací zprávy, včetně výše uvedených náležitostí, lze předložit osobně nebo prostřednictvím třetí osoby (např. Česká pošta, přepravní společnost apod.). V systému Grantys se změní stav dané zprávy ze smluvní datum na odevzdáno a tato informace se objeví také v části Události. Před zalepením obálky se přesvědčte, zda jsou příslušné dokumenty podepsané statutárním orgánem. Zkontrolujte CD/DVD, zda obsahuje finální verzi monitorovací zprávy a všechny povinné přílohy v elektronické podobě. Zkontrolujte, zda jsou všechny materiály, jež byly v rámci projektu vytištěny dodavatelsky (např. publikace, letáky), přiloženy jak v elektronické, tak i v listinné podobě Schválení závěrečných a průběžných zpráv Zprostředkovatel posoudí závěrečnou/průběžnou zprávu ve lhůtě 90 kalendářních dnů po jejím obdržení. Předložené závěrečné (průběžné) zprávy projektů jsou vyhodnocovány nejprve po formální, poté po věcné stránce (bude sledován stav a naplnění předdefinovaných a volitelných výstupů projektu, naplňování cíle, případné odchylky od plánovaných aktivit), bude kontrolováno závěrečné/průběžné vyúčtování a předložená soupiska nákladů projektu. Nebude-li závěrečná (průběžná) zpráva úplná či bude-li obsahovat nedostatky, zprostředkovatel pozastaví lhůtu pro posouzení zprávy a o této skutečnosti informuje konečného příjemce. Konečný příjemce bude informován em o konkrétních požadavcích na doplnění a opravy. Požadovaná doplnění či požadované opravy je povinen předložit nejpozději do 15 kalendářních dnů od zaslání tohoto požadavku. Od data zadání požadavku zprostředkovatele je pozastaven běh lhůty pro schválení zprávy. Lhůta začne opět plynout k datu, ke kterému zprostředkovatel eviduje dodání všech vyžádaných podkladů od konečného příjemce, a to v požadovaném rozsahu a podobě. O schválení PZ/ZZ bude konečný příjemce po ukončení kontroly informován em. Na základě vyúčtování a schválení závěrečné/průběžné zprávy bude konečnému příjemci vyplacena závěrečná/průběžná platba. Souhrnná informace má informační charakter, zprostředkovatel tuto zprávu neschvaluje. V monitorovacích zprávách uvádějte kontakt, na kterém budete v průběhu jejich hodnocení k dispozici. Aktuální verze formulářů monitorovacích zpráv najdete vždy na stránkách v sekci Příjemci. Některé informace v monitorovacích zprávách po vás budeme požadovat také v anglickém jazyce. 21

22 2.3 Předdefinované a volitelné výstupy projektu V projektové žádosti zvolil konečný příjemce předdefinované výstupy projektu, které odpovídají projektovým aktivitám, případně definoval výstupy vlastní, volitelné. Podrobný popis, jakým budou jednotlivé výstupy dokladovány, je součásti přílohy I smlouvy. Kontrola dosažení výstupů bude probíhat prostřednictvím monitorovacích zpráv, avšak v případě potřeby je zprostředkovatel oprávněn vyžádat si údaje i mimo režim monitorovacích zpráv. V případě odchylek od cílových hodnot, respektive nedosažení plánovaných hodnot uvedených ve smlouvě, je příjemce povinen požádat zprostředkovatele o schválení této změny dle kapitoly 2.4 Změny projektu, jedná se o podstatnou změnu v projektu. 2.4 Změny v projektu Obecný rámec Projekt musí být realizován v souladu se smlouvou, mimo jiné také v souladu s přílohou I a II smlouvy (vymezení projektu a rozpočet projektu). V průběhu realizace však může dojít k odchylkám od schválené podoby projektu a k potřebě úprav, např. z důvodu působení externích faktorů nebo na základě snahy příjemce o zkvalitnění implementace a zvýšení pozitivního dopadu projektu. Změna může mít charakter úpravy obsahové části projektu bez dopadu na rozpočet projektu např. změna harmonogramu, změna metodiky realizace aktivity bez dopadu na rozpočet projektu. Nebo se změna může týkat výlučně rozpočtu bez změny obsahové části projektu např. pokud příjemce zjistí, že některý náklad, nezbytný pro realizaci projektu, opomněl do schváleného rozpočtu zahrnout, nebo pokud se změní cenová úroveň některých vstupů. Často se také jedná o kombinaci obsahové a finanční změny, kdy úprava obsahu projektu vyvolá potřebu související změny v jeho rozpočtu. Dle charakteru a rozsahu je třeba rozlišovat dva typy změn: - podstatnou změnu, která podléhá schválení ze strany zprostředkovatele před její realizací, a - nepodstatnou změnu (včetně tzv. drobné změny, viz níže), kterou není třeba předkládat ke schválení zprostředkovateli před jejím uskutečněním. Níže jsou podrobně popsány oba typy změn včetně postupů, se kterými musí být realizace změny v souladu. Pokud si nejste jisti, o jaký typ změny se v konkrétním případě jedná, neváhejte nás kontaktovat pomůžeme Vám s určením její závažnosti a poradíme, jak v daném případě postupovat tak, aby realizace změny byla v souladu se stanovenými pravidly. Pro změny v rozpočtu platí základní pravidlo, že v průběhu realizace projektu nelze měnit objem celkových nákladů projektu. Změny v rozpočtu, hlášené v průběhu realizace projektu, tedy mají charakter přesunů. Prostředky lze přesunout z jedné rozpočtové položky do jiné rozpočtové položky (existující případně nové). Celková částka, o kterou se rozpočtové položky v rámci nahlašované změny navýší, musí být identická s celkovou částkou, o kterou se jiné rozpočtové položky v rámci dané změny sníží. V rámci závěrečného vyúčtování projektu bude samozřejmě akceptováno případné nedočerpání 22

23 nebo přečerpání celkových nákladů projektu, v souladu s věrným zobrazením nákladů a výnosů projektu, při respektování pravidel způsobilosti projektových nákladů. Pokud se plánovaná změna týká části projektu realizované partnerem nebo by na ni mohla mít dopad, je příjemce povinen konzultovat ji s partnerem ještě před tím, než o dané změně informuje zprostředkovatele Podstatné změny v projektu Podstatná změna je změna v aktivitách, rozpočtu či jiných aspektech projektu, která v porovnání se smlouvu výrazně mění charakter a obsah projektu, případně která má dopad na smlouvu samotnou (např. pokud se mění údaje identifikující smluvní stranu či partnera projektu). Za podstatnou změnu se považuje zejména: změna v realizaci projektu, která výrazně ovlivní průběh nebo skladbu aktivit oproti schválenému projektu; změna, která závažným způsobem ovlivní dopad na cílové skupiny, výstupy projektu nebo výsledky programu; přečerpání rozpočtové kapitoly nad schválenou částku, pokud toto navýšení PŘESAHUJE indikativní limit. Tento limit je stanoven jako 20 % ze schválené částky a zároveň Kč (k překročení limitu musí být tedy naplněna obě kritéria). V případě, kdy schválená částka celé rozpočtové kapitoly je 0 Kč, k určení indikativního limitu se použije pouze hodnota Kč. Schválená částka je alokace uvedená pro danou rozpočtovou kapitolu v platném rozpočtu (tedy v rozpočtu uvedeném ve smlouvě nebo v jejím dodatku). Uvedený indikativní limit se posuzuje u jednotlivých změn kumulativně, tedy se započtením předchozích úprav rozpočtu, které byly řešeny v režimu nepodstatné změny. V případě podstatné změny je příjemce povinen požádat zprostředkovatele o její schválení před tím, než přikročí k realizaci dané změny. Příjemce je povinen požádat o schválení podstatné změny minimálně 30 dnů před plánovanou realizací změny. O podstatnou změnu nelze požádat, pokud do ukončení období realizace projektu zbývá méně než 60 kalendářních dnů. K obsahové změně projektu příjemce předkládá podrobný popis a zdůvodnění změny, s identifikací projektu, prostřednictvím u na adresu info@fondnno.cz v případě projektů podpořených v rámci Priority I až III (projekty podpořené ze strany NROS) nebo na adresu nap@fondnno.cz v případě projektů podpořených v rámci Priority IV (projekty podpořené ze strany NaP). V případě potřeby příjemce může uvedené vysvětlení podpořit/doplnit přílohami. Ke změně v rozpočtu příjemce předkládá v rámci u, dle výše uvedeného, také tabulku dle stanoveného vzoru (Formulář pro nahlášení změn v rozpočtu ke stažení na webu programu). V případě potřeby příjemce může uvedenou informaci doplnit o další přílohy. Pokyny k vyplnění tabulky jsou uvedeny přímo ve formuláři formou komentářů v záhlaví sloupců a u dalších buněk. Komentář je indikován červeným trojúhelníčkem v pravém horním rohu buňky a zobrazí se, když na buňku najedete kurzorem myši. V případě, že obsahová změna je doprovázena změnou rozpočtu, příjemce předkládá podklady dle obou předchozích odstavců. 23