Pokyny k vyplnění výkazů externích výkonů. pro společnost Lovochemie, a.s. Lovosice

Transkript

1 Pokyny k vyplnění výkazů externích výkonů pro společnost Aktualizace ke dni:

2 Obsah 1. Úvod Druhy výkazů a jejich použití Pokyny k vyplnění výkazů Výkaz externích výkonů - základní Krycí list Výkaz práce Výkaz materiálu Výkaz strojů a cestovného Výkaz externích výkonů - sloučený Krycí list Výkaz externích výkonů Výkaz externích výkonů - pro více zakázek Krycí list Výkaz pro více zakázek Závěr... 8 Strana 2 (celkem 9)

3 1. Úvod Ve společnosti se na výkonů údržby podílí mnoho externích dodavatelů (dále jen kontraktorů). Při dokladování těchto výkonů a použitého účtovaného materiálu (dále budou zmiňovány pouze výkony údržby, na vykazování materiálu platí podobné postupy), je vyžadována jednotná forma dokumentace externích výkonů údržby. K tomu účelu jsou na níže uvedeném odkaze webu společnosti k dispozici ke stažení výkazy uvedené v odstavci č. 2.: Používání těchto výkazů je pro kontraktory závazné dle platně uzavřených smluv. 2. Druhy výkazů a jejich použití Pro vykazování externích výkonů údržby se používají tyto 3 druhy výkazů: Výkaz externích výkonů - základní Výkaz externích výkonů - sloučený Výkaz externích výkonů - pro více zakázek Každý z uvedených výkazů lze použít pro různé účely. Použití druhu výkazu záleží na kontraktorovi a jeho povaze výkonu údržby (pokud není smluvně dohodnuto jinak). Výkazy jsou vytvořeny ve formátu XLSX (Microsoft Office Excel 2007) a obsahují vždy několik listů. Jednotlivé listy jsou zamknuty a je možné editovat pouze určené buňky. Listy výkazů lze zkopírovat a vytvářet další listy, pokud by řádky jednotlivých listů nestačily. Po vyplnění výkazu se všechny listy výkazu vytisknou a přiloží jako přílohy k faktuře. Elektronicky se nikam neposílají (pokud není smluvně dohodnuto jinak). 3. Pokyny k vyplnění výkazů V následujících odstavcích jsou uvedeny pokyny k vyplnění jednotlivých druhů výkazů. Pro orientaci jsou názvy kolonek výkazů psány kurzívou a tučně zvýrazněny. 3.1 Výkaz externích výkonů - základní Tento dokument je základním druhem výkazu externích výkonů. Používá se pro vykazování zvlášť výkonů práce, výkazů materiálu a výkazů výkonů strojů a cestovních nákladů. Obsahuje tyto listy: Krycí list Výkaz práce Výkaz materiálu Výkaz strojů a cestovného Níže jsou uvedeny pokyny k vyplnění jednotlivých listů Krycí list Obsahuje základní identifikační údaje. Levá strana je určena pro informace o kontraktorovi (dodavatel výkonů údržby), pravá strana je určena pro informace o objednateli (Lovochemie, a.s.). Dále obsahuje tyto údaje k vyplnění: Strana 3 (celkem 9)

4 vyhotovení Číslo zakázky SAP PM Lovochemie Název akce Provoz / Stavba / Zařízení Počet stran výkazů práce Počet stran výkazů materiálu Počet stran výkazů výkonů strojů předání Razítko a podpis zástupce objednatele - vložit datum, kdy bylo ukončeno vyplnění výkazu - JE DŮLEŽITÉ vložit číslo zakázky evidované v systému SAP PM v Lovochemii!!! (číslo se přenáší do všech listů výkazu) - vložit textový popis akce - vložit textový popis provozu / stavby / zařízení, kde byly prováděny výkony údržby - vložit počet vyplněných listů výkazů práce - vložit počet vyplněných listů výkazů materiálu - vložit počet vyplněných listů výkazů výkonů strojů a cestovních nákladů - vložit datum, kdy byl předán předmět smlouvy - po vytisknutí podepsat a orazítkovat papírový výkaz (nevyplňovat elektronicky) Výkaz práce Slouží k vyplnění údajů o provedené práci. Obsahuje tyto údaje k vyplnění: Pořadové číslo výkazu Celkový popis práce - vložit celkový stručný textový popis provedené práce Jméno a příjmení - vložit jméno a příjmení pracovníka Profese - vložit kód profese, např. S pro strojní, E pro elektro nebo M pro MaR Odbornost - vložit popis odbornosti, např. zámečník, svářeč, diagnostik MaR apod. Popis práce - vložit stručný text popisu práce Počet - vložit počet měrných jednotek, např. vykazovaných hodin (možno i v desetinném vyjádření v desítkové soustavě), počty kusů apod. - vložit měrnou jednotku, např. hod, ks, m apod. Cena za bez DPH - vložit sazbu za měrnou jednotku v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé Po vyplnění hodnot v kolonkách Počet a Cena za bez DPH bude automaticky Výkaz materiálu Slouží k vyplnění údajů o vykázaném spotřebovaném materiálu. Obsahuje tyto údaje k vyplnění: Pořadové číslo výkazu Popis použití materiálu - vložit celkový stručný textový popis použití materiálu Strana 4 (celkem 9)

5 Kód materiálu - vložit např. skladový kód materiálu - NEPOVINNÝ ÚDAJ Popis materiálu - vložit stručný text popisu materiálu Katalogové číslo - vložit např. katalogové číslo materiálu - NEPOVINNÝ ÚDAJ Počet - vložit počet měrných jednotek materiálu - vložit měrnou jednotku, např. ks, bm, kg apod. Cena za bez DPH - vložit cenu za měrnou jednotku v Kč (možno vložit Po vyplnění hodnot v kolonkách Počet a Cena za bez DPH bude automaticky Výkaz strojů a cestovného Slouží k vyplnění údajů o výkazu výkonů použitých strojů a zároveň k výkazu cestovních nákladů. Obsahuje tyto údaje k vyplnění: Pořadové číslo výkazu Popis výkonů strojů - vložit celkový stručný textový popis výkonů strojů Popis stroje (registrační značka) - vložit textový popis stroje (vozidla) nebo registrační značku vozidla Popis výkonu stroje / Popis cesty - vložit textový popis výkonu stroje, respektive cesty Výkon od (hod.) - vložit časový údaj začátku výkonu stroje ve formátu HH:MM (např. 10:30) Výkon do (hod.) - vložit časový údaj konce výkonu stroje ve formátu HH:MM (např. 12:30) Hodin. sazba bez DPH - vložit hodinovou sazbu výkonu stroje v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé Počet km - vložit počet ujetých kilometrů (možno vložit číslo) Sazba km bez DPH - vložit sazbu na 1 kilometr v Kč (možno vložit Po vyplnění hodnot v kolonkách Výkon od (hod.) a Výkon do (hod.) bude automaticky vypočten celkový čas výkonu stroje v hodinách (ve formátu HH:MM). Po vyplnění hodnot v kolonkách Výkon od (hod.), Výkon do (hod.), Hodin. sazba bez DPH, Počet km a Sazba km bez DPH bude automaticky 3.2 Výkaz externích výkonů - sloučený Tento dokument je alternativním sdruženým druhem základního výkazu externích výkonů. Používá se pro vykazování málo četných výkonů práce, výkazů materiálu a výkazů výkonů strojů a cestovních nákladů. Obsahuje tyto listy: Strana 5 (celkem 9)

6 Krycí list Výkaz externích výkonů Níže jsou uvedeny pokyny k vyplnění jednotlivých listů Krycí list Obsahuje základní identifikační údaje. Levá strana je určena pro informace o kontraktorovi (dodavatel výkonů údržby), pravá strana je určena pro informace o objednateli (Lovochemie, a.s.). Dále obsahuje tyto údaje k vyplnění: vyhotovení Číslo zakázky SAP PM Lovochemie Název akce Provoz / Stavba / Zařízení Počet stran sloučených výkazů předání Razítko a podpis zástupce objednatele - vložit datum, kdy bylo ukončeno vyplnění výkazu - JE DŮLEŽITÉ vložit číslo zakázky evidované v systému SAP PM v Lovochemii!!! (číslo se přenáší do všech listů výkazu) - vložit textový popis akce - vložit textový popis provozu / stavby / zařízení, kde byly prováděny výkony údržby - vložit počet vyplněných listů sloučených výkazů - vložit datum, kdy byl předán předmět smlouvy - po vytisknutí podepsat a orazítkovat papírový výkaz (nevyplňovat elektronicky) Výkaz externích výkonů Slouží k vyplnění údajů o provedené práci, o vykázaném spotřebovaném materiálu a výkazu výkonů použitých strojů a zároveň k výkazu cestovních nákladů. Obsahuje tři oddíly. Oddíl Výkaz práce obsahuje tyto údaje k vyplnění: Poř. č. výkazu Celkový popis práce - vložit celkový stručný textový popis provedené práce Jméno a příjmení - vložit jméno a příjmení pracovníka Profese - vložit kód profese, např. S pro strojní, E pro elektro nebo M pro MaR Odbornost - vložit popis odbornosti, např. zámečník, svářeč, diagnostik MaR apod. Popis práce Počet Cena za bez DPH - vložit stručný text popisu práce - vložit počet měrných jednotek, např. vykazovaných hodin (možno i v desetinném vyjádření v desítkové soustavě) - vložit měrnou jednotku, např. hod, ks, m apod. - vložit sazbu za měrnou jednotku v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé Po vyplnění hodnot v kolonkách Počet a Cena za bez DPH bude automaticky Oddíl Výkaz materiálu obsahuje tyto údaje k vyplnění: Popis použití materiálu - vložit celkový stručný textový popis použití materiálu Strana 6 (celkem 9)

7 Kód materiálu - vložit např. skladový kód materiálu - NEPOVINNÝ ÚDAJ Popis materiálu - vložit stručný text popisu materiálu Katalogové číslo - vložit např. katalogové číslo materiálu - NEPOVINNÝ ÚDAJ Počet - vložit počet měrných jednotek materiálu Cena za bez DPH - vložit měrnou jednotku, např. ks, bm, kg apod. - vložit cenu za měrnou jednotku v Kč (možno vložit Po vyplnění hodnot v kolonkách Počet a Cena za bez DPH bude automaticky Oddíl Výkaz výkonů strojů a cestovních nákladů obsahuje tyto údaje k vyplnění: Popis výkonů strojů - vložit celkový stručný textový popis výkonů strojů Popis stroje (registrační značka) - vložit textový popis stroje (vozidla) nebo registrační značku vozidla Popis výkonu stroje / Popis cesty - vložit textový popis výkonu stroje, respektive cesty Výkon od (hod.) - vložit časový údaj začátku výkonu stroje ve formátu HH:MM (např. 10:30) Výkon do (hod.) - vložit časový údaj konce výkonu stroje ve formátu HH:MM (např. 12:30) Hodin. sazba bez DPH - vložit hodinovou sazbu výkonu stroje v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé Počet km - vložit počet ujetých kilometrů (možno vložit číslo) Sazba km bez DPH - vložit sazbu na 1 kilometr v Kč (možno vložit Po vyplnění hodnot v kolonkách Výkon od (hod.) a Výkon do (hod.) bude automaticky vypočten celkový čas výkonu stroje v hodinách (ve formátu HH:MM). Po vyplnění hodnot v kolonkách Výkon od (hod.), Výkon do (hod.), Hodin. sazba bez DPH, Počet km a Sazba km bez DPH bude automaticky Spodní část výkazu obsahuje tento údaj k vyplnění: 3.3 Výkaz externích výkonů - pro více zakázek Tento dokument je alternativním zjednodušeným druhem základního výkazu externích výkonů. Používá se pro vykazování velmi četných výkonů práce, výkazů materiálu a výkazů výkonů strojů a cestovních nákladů na mnoha zakázkách. Neobsahuje všechny kolonky, které obsahuje základní výkaz. Obsahuje tyto listy: Strana 7 (celkem 9)

8 Krycí list Výkaz pro více zakázek Níže jsou uvedeny pokyny k vyplnění jednotlivých listů Krycí list Obsahuje základní identifikační údaje. Levá strana je určena pro informace o kontraktorovi (dodavatel výkonů údržby), pravá strana je určena pro informace o objednateli (Lovochemie, a.s.). Dále obsahuje tyto údaje k vyplnění: vyhotovení - vložit datum, kdy bylo ukončeno vyplnění výkazu Název akce - vložit textový popis akce Provoz / Stavba / Zařízení - vložit textový popis provozu / stavby / zařízení, kde byly prováděny výkony údržby Počet stran výkazů pro více zakázek - vložit počet vyplněných listů výkazů pro více zakázek předání Razítko a podpis zástupce objednatele - vložit datum, kdy byl předán předmět smlouvy - po vytisknutí podepsat a orazítkovat papírový výkaz (nevyplňovat elektronicky) Výkaz pro více zakázek Slouží k vyplnění údajů o provedené práci, o vykázaném spotřebovaném materiálu a výkazu výkonů použitých strojů a zároveň k výkazu cestovních nákladů. Obsahuje tyto údaje k vyplnění: Pořadové číslo výkazu Celkový popis práce - vložit celkový stručný textový popis provedené práce Zakázka SAP Lovochemie - JE DŮLEŽITÉ vložit číslo zakázky evidované v systému SAP PM v Lovochemii!!! Jméno a příjmení - vložit jméno a příjmení pracovníka Popis - vložit stručný text popisu práce nebo materiálu nebo výkonu stroje nebo cesty Technické místo Evidenční číslo - vložit kód technického místa ze systému SAP PM nebo evidenční číslo zařízení Počet - vložit počet měrných jednotek Cena bez DPH Poznámka - vložit měrnou jednotku, např. ks, bm, kg, km apod. - vložit cenu za měrnou jednotku v Kč (možno vložit k vyplněnému řádku Po vyplnění hodnot v kolonkách Počet a Cena bez DPH bude automaticky 4. Závěr Cíle společnosti je neustálé zvyšování nároků na kontraktory, aby své výkony údržby prováděli co neefektivněji a zároveň aby byli schopni je řádně a přehledně dokladovat. Jednou z oblastí je jednotná forma dokumentace externích výkonů Strana 8 (celkem 9)

9 údržby. Ta by měla přispět k vyšší přehlednosti a urychlení procesu kontroly a schvalování faktur. V neposlední řadě se tímto předchází nesrovnalostem a chybějícím informacím, které by měly za následek odmítnutí nebo oddálení fakturace za provedené výkony údržby. Strana 9 (celkem 9)