SPISOVÝ ŘÁD. Městského úřadu Česká Třebová vydaný v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů

Rozměr: px
Začít zobrazení ze stránky:

Download "SPISOVÝ ŘÁD. Městského úřadu Česká Třebová vydaný v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů"

Transkript

1 Město Městský úřad Česká Třebová SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu Česká Třebová vydaný v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů V zájmu jednotné organizace a způsobu zajištění spisové služby Městského úřadu v České Třebové je vydáván tento spisový řád, který vychází ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, a upravuje ji na podmínky městského úřadu. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Článek 1 Účelem spisového řádu je zajistit, aby spisová služba na městském úřadu byla vedena jednotně, racionálně a přispívala k pružnějšímu a kvalitnějšímu zabezpečování výkonu státní správy a samosprávy, aby zabezpečovala potřebnou evidenci o dokumentech, které byly městskému úřadu doručeny nebo které vznikly z jeho činnosti a správnou manipulaci s nimi, včetně ukládání dokumentů. Spisovou službou se rozumí zajišťování odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, vznik, evidenci, rozdělování, oběh vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, označování, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové nebo digitální, který vznikl z činnosti původce. Elektronická evidence dokumentů je zajišťována prostřednictvím systému Spisová a archivní služba (dále jen SAS), který řeší pohyb a stav dokumentů na městském úřadu. Systém SAS zachycuje, které dokumenty spisový uzel převzal k vyřízení nebo vznikly z jeho činnosti, kdo je vyřizoval, jakým způsobem byly vyřízeny, odeslány, vypraveny a pod jakým spisovým znakem jsou uloženy. Manipulaci s dokumenty provádějí podatelna a spisovna, které jsou společné pro celý úřad a dále pověření zaměstnanci jednotlivých odborů, útvaru vnitřního auditu, oddělení kanceláře tajemníka, včetně uvolněných členů rady a tajemníka městského úřadu. 1

2 Spisovou manipulaci provádějí pracovnice podatelny, pověření zaměstnanci jednotlivých odborů a odpovědné osoby za spisovnu. Za spisovou manipulaci jsou odpovědní tajemník městského úřadu, kancelář tajemníka, útvar vnitřního auditu, uvolnění členové rady, vedoucí jednotlivých odborů a jednotliví pracovníci pověření vyřizováním konkrétních dokumentů. PŘÍJEM DOKUMENTŮ Článek 2 1. Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen podatelna). Příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem 1). 2. Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného jinak než písemně (např. ústně faxem nebo em), pokud byl zaevidován. Evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku takového dokumentu prostřednictvím systému spisové služby SAS. 3. Dokumenty označené stupněm utajení se předávají neotevřené, opatřené podacím razítkem na obálce. Přejímá je osoba určená pro styk s utajovanými skutečnostmi na příslušný stupeň utajení. Podatelna postupuje v souladu se Spisovým řádem pro práci s utajovanými dokumenty, vydaným tajemníkem městského úřadu. Evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti vede pověřená osoba. Účetní dokumentace je vedena a evidována v souladu s ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 4. Dokument, případně obálku dokumentu opatří podatelna v den doručení otiskem podacího razítka. Dokumenty eviduje v podacím deníku (systému SAS) a vyplní část otisku podacího razítka datum, část čísla jednacího (pořadové číslo, rok), počet příloh a číslo doporučené zásilky. Zbývající část čísla jednacího (odbor, vyřizujícího pracovníka, typ dokumentu) vyplní pracovník spisového uzlu. Po zaevidování předá podatelna dokument k vyřízení. Pokud je dokument doručen v digitální podobě na podatelnu, opatří se identifikátorem elektronické podatelny 2) a předá se k vyřízení. Vyřizující pracovník zajistí vytištění dokumentu, opatří jej podacím razítkem, zajistí jeho zaevidování do podacího deníku (systému SAS) a přidělení čísla jednacího. Dokumenty přijaté em adresované na jméno s úředním obsahem musí být bezpodmínečně vytištěny a předány k zaevidování do podatelny. Rozhodnutí o evidenci takového dokumentu je tedy plně na zaměstnanci (majiteli ové adresy), který je zodpovědný za jeho předání. Evidují se následující ové dokumenty: a) dokumenty, které iniciují vznik spisu, b) dokumenty, které patří do již vzniklého spisu, c) dokumenty, které nepatří do skupiny a) a b), ale jejichž obsah souvisí s agendami uvedenými ve spisovém plánu, d) dokumenty obsahující závažná sdělení (např. změna termínu schůzky nebo porady). 5. Podací razítko obsahuje vždy: a) název úřadu, b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení (hodina, minuta, sekunda), c) číslo jednací, d) počet listů, 2

3 e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů. Podací razítko se otiskne na dokument v pravém horním rohu, popř. na jiném volném místě dokumentu. Pokud by došlo k narušení nebo znehodnocení dokumentu, otiskne se podací razítko na samostatný list, který se k dokumentu připojí. Propojování čísel jednacích neprovádí pracovnice podatelny, ale je zajišťováno pouze prostřednictvím složky přímo v systému SAS. 6. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistíli adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování a dále postupuje podle spisového a skartačního řádu úřadu. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do ové schránky adresáta, postupuje se obdobným způsobem. 7. Hromadná podání v téže věci (např. hlášení, zprávy) se opatří v podatelně otiskem podacího razítka a datem doručení. Evidují se ve sběrném archu pro hromadná podání, který je označen jednacím číslem, pod nímž bylo hromadné podání vyžádáno. Sběrný arch vyplní zpracovatel, který jej také připojí ke spisu ( příloha č. 7 ). 8. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást: a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována do vlastních rukou na dodejku, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla doručena, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, d) není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedený na dokumentu s datem poštovního razítka, e) není-li dokument podepsán, a to i v případě, je-li uvedeno jméno i adresa podatele, f) má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např. pro dodržení lhůt k vyřízení, g) u zásilek zasílaných doporučeně a na dodejku, h) je-li podací razítko otištěno pouze na obálce, i) u stížností a petic. V ostatních případech podatelna obálky uschová po dobu tří měsíců a po uplynutí této doby obálky vyřadí bez skartačního řízení. 9. Podatelna roztřídí došlé dokumenty podle jednotlivých odborů, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policie (spisových uzlů) a zapíše je do systému SAS (příloha č. 1). Následně pracovnice podatelny vytiskne doručenky odborů - předávací archy (příloha č. 2) a zajistí jejich předání včetně konkrétních dokumentů. 10. Číslem jednacím nejsou opatřovány dokumenty evidované podle zvláštních předpisů, např. faktury došlé od dodavatelů, výkazy zřízených příspěvkových organizací, případně další dokumenty, které eviduje nebo přijímá odbor finanční podle zákona č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a k němu vydaných prováděcích předpisů a vnitřních Pravidel pro zpracování účetnictví, evidenci majetku a zásob a inventarizaci majetku a závazků. Tyto dokumenty jsou na podatelně označeny pouze podacím razítkem s vyznačením data doručení a předány na odbor finanční. 3

4 Samostatné evidenci podléhají rovněž zápisy z jednání zastupitelstva a rady města, smlouvy, vnitřní směrnice, řády a pokyny tajemníka. 11. V systému SAS nejsou dále evidovány: brožury, ceníky, cenové nabídky, cestovní příkazy, cestovní účty, časopisy, datové zprávy neúřední povahy, dodací listy, doručovací knihy, dovolenky, hlášení o nemocnosti (neschopenky), knihy, kopie (jsou-li zachovány originály, nejsou-li součástí nebo přílohou originálu dokumentu, nejsou-li kopiemi zhotovenými z elektronického originálu tzv. převod do papírové formy), kulturní programy, nabídkové letáky, noviny, oběžníky, osobní karty, podpory při ošetřování dítěte, poštovní knihy, pozvánky (pokud se nevztahují ke správnímu řízení), propagační a reklamní písemnosti (doručené), propustky k lékaři, Sbírka zákonů, soukromé dokumenty, věstníky, vstupenky, výkazy pomocné, žádanky. 12. Zásilky doručené pro občany, kteří mají evidenčně hlášený pobyt na adrese ohlašovny evidence obyvatel Městského úřadu Česká Třebová, jsou zaevidovány v knize Poštovní zásilky pro občany trvale hlášené na ohlašovně evidence obyvatel Městského úřadu Česká Třebová, a po té jsou uloženy u stálé služby městské policie, kde jsou k vyzvednutí proti podpisu adresáta. EVIDENCE DOKUMENTŮ Článek 3 1. Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti úřadu v písemné i elektronické podobě podléhají evidenci v systému spisové služby SAS. 2. Spisovou evidenci úřadu vede společná podatelna a společná spisovna. 3. Spisová evidence je vedena pomocí výpočetní techniky. 4. Základními evidenčními pomůckami jsou podací deníky a rejstříky vedené v elektronické podobě. 5. Všechna podání doručená úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti se zapisují do podacího deníku v chronologickém pořadí podle doručení podatelně nebo vzniku dokumentu. Vysvětlivky uváděných zkratek jsou uvedeny v přehledu, který je přílohou tištěného podacího deníku. 6. Dokumenty, na které se vztahují zvláštní předpisy, se evidují samostatně. 7. Podací deník má po vytištění podobu vázané knihy, která se v záhlaví označuje přesným názvem úřadu, rokem, v němž byla používána a počtem číslovaných stran. O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, b) datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti určeného původce, datum jeho vzniku. U datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně, c) identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako vlastní, d) číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo svazků, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, e) stručný obsah dokumentu, f) přidělení k vyřízení, g) způsob vyřízení, h) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo svazků, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, 4

5 i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, j) záznam o vyřazení ve skartačním řízení. Tisk podacího deníku se provádí po uzavření kalendářního roku, vždy k 1.3. roku následujícího, tzn., že bude zajištěn tisk podacího deníku za celý městský úřad. Do této doby zajistí informatici úřadu data před ztrátou a nežádoucí změnou. Podací deník v tištěné a vázané podobě obsahuje rovněž vysvětlení všech používaných zkratek. Podací deník je též uložen na nosiči v digitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení. 8. Číselná řada v podacím deníku začíná vždy dnem 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí 31.prosince. Konec stránky se opatří zápisem Ukončeno dne číslem jednacím a jménem, popřípadě jmény, příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. 9. Číslo jednací dokumentu tvoří číslo dokumentu zapsané v podacím deníku, lomené letopočtem běžícího kalendářního roku, spisovou zkratkou vyřizujícího odboru, zkratkou vyřizujícího pracovníka, typem dokumentu a číselnou řadou v rámci odboru případně oddělení. Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem (příloha č. 7). Sběrný arch se vede k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní dokumenty evidované ve sběrném archu mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce Vyřízeno se do podacího deníku zapíše Sběrný arch. Příklady čísel jednacích: Číslo jednací, které přiděluje podatelna 23586/2004 Číslo jednací s přidělenou zkratkou odboru, vyřizujícího pracovníka a číselnou řadou odboru 23586/2004/KAT/VPA/156 Číslo jednací s přidělenou zkratkou odboru, vyřizujícího pracovníka, typem dokumentu a jeho číselnou řadou 23587/2004/KAT/VPA/ZAI/ Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Na nový dokument se též uvede číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího čísla jednacího poznamená číslo jednací nového dokumentu. Spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu. 11. Soubor spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt přiřazených jednotlivým druhům dokumentů tvoří spisový a skartační plán. 12. Podatelna předává zaevidované dokumenty k vyřízení odborům a oddělením. 13. V podatelně se vedou rejstříky, které se zakládají pro časové období jednoho kalendářního roku. K rejstříkovému heslu se postupně připisují všechna příslušná čísla jednací s jejich ukládacím znakem. 14. Rejstříky (adresáře) jsou vedeny v systému SAS, a to v podobě rejstříku osob, který se člení podle příjmení fyzických osob nebo názvu právnických osob (rejstřík jmenný) a rejstřík věcný, který je členěn dle ukládacích znaků. Za průběžnou tvorbu rejstříků a jejich kontrolu odpovídá pověřený pracovník oddělení informatiky a podatelna. 5

6 15. Tisk rejstříku se provádí po uzavření kalendářního roku, a to vždy k 1.3. roku následujícího. Do této doby zajistí pracovníci oddělení informatiky data před ztrátou a nežádoucí změnou. Rejstříky v tištěné a vázané podobě obsahují rovněž vysvětlení všech používaných zkratek. Rejstříky se vedou též v digitální podobě s možností tisku. ROZDĚLOVÁNÍ, PŘEBÍRÁNÍ A OBĚH DOKUMENTŮ Článek 4 1. Došlá pošta je zpracována podatelnou do hodin. V době od hodin je pošta k dispozici uvolněným členům zastupitelstva města a tajemníkovi MěÚ. Pošta společně s doručenkami odborů předávacími archy (příloha č. 2) je následně pracovnicí sekretariátu předána vedoucím jednotlivých odborů, oddělení, útvaru vnitřního auditu a veliteli městské policie nebo jimi pověřenému pracovníkovi. Faktury jsou předány ihned po zpracování pošty podatelnou pověřenému pracovníkovi odboru finančního. 2. Podání došlá v dopoledních hodinách je povinna podatelna po evidenčním zpracování předat ještě týž den. Podání došlá v odpoledních hodinách podatelna zaeviduje a označí datem doručení a předá je nejpozději v dopoledních hodinách následujícího pracovního dne. 3. Pověřený pracovník odboru, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policie převzatou poštu roztřídí, zkontroluje zda souhlasí počet příloh u dokumentů, zapíše do podacího deníku vedeného v systému SAS vyřizujícího pracovníka a případné další chybějící údaje (příloha č. 1) a do otisku podacího razítka doplní k části automaticky přiděleného čísla jednacího zbývající část čísla jednacího (zkratku odboru, zpracovatele, typ dokumentu a číselnou řadu v rámci odboru) s výjimkou dokumentů, které se číslem jednacím neoznačují. Případné závady v počtu příloh vyjasní zpracovatel s odesílatelem po předchozím ověření v podatelně. 4. Převzetí dokumentů potvrdí pověřený pracovník spisového uzlu podepsáním doručenky odboru - předávacího archu (příloha č. 2) a vrátí jej na podatelnu, kde se tyto archy zakládají. Za přejímání dokumentů a vedení části podacího deníku v systému SAS odpovídá vedoucí odboru nebo jím pověřený pracovník spisového uzlu. 5. V případě, že daný dokument odboru nepřísluší, uvede pracovník do poznámky důvod odmítnutí a vrací jej prostřednictvím systému (včetně fyzického předání) zpět na podatelnu. VYŘIZOVÁNÍ DOKUMENTŮ Článek 5 1. Dokument zpracuje určený zpracovatel, který vyřízený dokument v systému SAS odepíše včetně způsobu vyřízení a fyzicky dokument předá k odeslání do podatelny. 2. Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměstnance, který jej vyřídil. Bere-li se dokument na vědomí, uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k založení. 6

7 3. Veškeré dokumenty týkající se téže věci (např. podání, záznamy, protokoly, posudky, stanoviska, dobrozdání, stejnopis vyřízení, rozhodnutí ve správním řízení) se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku. Spis obsahující více čísel jednacích se po vyřízení záležitosti již nerozděluje, ale ukládá pod nejvyšším číslem jednacím, tj. číslem jednacím nejmladšího dokumentu. Nejstarší dokument je uložen ve spodní části spisu a nejmladší nahoře. Spisy lze též dělit podle druhu jednotlivých agend. Označují se dle potřeby rovněž předmětovým či jiným heslem spisovou značkou. Každý spis musí obsahovat sběrný arch, tj. soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. 4. Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Písemné vyhotovení vyřízení dokumentu může být v digitální podobě na technických nosičích dat. Tyto jsou součástí spisu. 5. Odpověď na došlý dokument se vyřizuje, eviduje a odesílá pod stejným číslem jednacím, které bylo přiděleno došlému dokumentu. Dokument po vyřízení zpracovatel označuje spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, popřípadě rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, buď v příslušné rubrice otištěného podacího razítka na dokumentu nebo na první straně kopie vyřizovaného dokumentu. Označení provádí zpracovatel dle Vzorového spisového a skartačního plánu pro obce s rozšířenou působností (Archivní správa MV ČR, č. j. AS-1046/ ze dne 23. června 2005). Zpracovatel zároveň zabezpečí vyznačení v evidenční kartě příslušného dokumentu. Pokud jsou dokumenty vyřizovány telefonicky nebo osobně, učiní se o tom na dokumentu a v podacím deníku vedeným v systému SAS příslušný záznam (příloha č. 3). 6. Vyřídí-li zpracovatel záležitost jinak než písemně, učiní o tom záznam na dokumentu, případně připojí úřední záznam na zvláštním listu. 7. Dokumenty vzniklé na jednotlivých odborech, kanceláři tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policii (tzv. vlastní spisy), jsou zapisovány a evidovány v systému SAS a manipuluje se s nimi jako s ostatními dokumenty. Vzniká-li dokument z vlastního podnětu úřadu, přidělí zpracovatel číslo jednací ze systému SAS a provede zápis do podacího deníku (příloha č. 4). Veškeré objednávky musí být opatřeny číslem jednacím přiděleným prostřednictvím systému SAS. Vzniklé dokumenty obsahující utajované skutečnosti jsou zapisovány a evidovány pověřenou osobou odděleně od systému SAS, v souladu se Spisovým řádem pro práci s utajovanými dokumenty. Dokumenty související s činností bezpečnostní rady se zapisují a evidují také samostatně a ukládají se odděleně od ostatních dokumentů dle nařízení vlády č. 462/2000 Sb. Stejným způsobem se postupuje i v případě dokumentů souvisejících s činností krizového štábu. Vnitřní dokumenty vzniklé na základě platných finančních předpisů (např. platební poukazy, příkazy k předpisu pohledávek do účetnictví, zařazovací a vyřazovací protokoly k majetku, zápisy z inventarizací, podklady pro svědečné, podklady pro vymáháni pokut finančním odborem, apod.) se v systému SAS neevidují. 8. Každá příloha musí být označena číslem jednacím dokumentu, k němuž náleží (např. K č.j., Příloha č. k č. j. ). 7

8 9. Dokumenty vedené v systému SAS a postupované k přímému vyřízení nebo vyjádření jinému odboru, se nepředávají přes podatelnu, ale přímo prostřednictvím tohoto systému. Pověřený pracovník vytiskne doručenku postupované pošty - předávací arch (příloha č. 2), který přejímající pracovník potvrdí podpisem. Doručenku postupované pošty si založí předávající pracovník. 10. Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. 11. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem dokumentu, kterým byl vyřízen. 12. Skartační znak A (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu. Skartační znak S (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak V (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S. VYHOTOVOVÁNÍ DOKUMENTŮ Článek 6 1. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak A, vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru (nekyselém) určeném pro dokumenty. 2. Dokumenty vzniklé z úřední činnosti se označují záhlavím s jeho názvem a sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálky dokumentů. 3. Vyhotovovaný dokument musí mít číslovány jednotlivé strany tak, aby bylo na první pohled zřejmé, kolik stran text obsahuje celkem (např. 3/7). 4. Dalšími náležitostmi dokumentu jsou a) datum, b) počet listů dokumentu (viz bod 3.), c) počet listů příloh, nebo počet svazků, v nelistinné podobě počet a druh, d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem. Datem se rozumí den podpisu dokumentu. ÚPRAVA, PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ A UŽÍVÁNÍ RAZÍTEK Článek 7 1. Městský úřad používá dopisní papíry se záhlavím (vzory jsou samostatnou přílohou a nedílnou součástí spisového řádu). Název sídla úřadu se uvádí v prvním pádě. Označení dokumentů orgánů obcí se řídí zvláštními právními předpisy (3). Záhlaví na obálkách je pořizováno na podatelně prostřednictvím zařízení frankovacího stroje při odesílání dokumentu. 2. Vedoucí odborů, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu, velitel městské policie nebo jimi pověření pracovníci podepisují všechna vyřízení mimo těch, které mohou podepisovat všichni pracovníci odboru. Na dokumentu musí být vždy uvedeno 8

9 jméno, příjmení a funkce podepisujícího. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. Stejnopis dokumentu musí mít stejné náležitosti jako originál, za což odpovídá zpracovatel. K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec zaručený elektronický podpis (4). 3. Pro užívání úředních razítek se státním znakem, jeho vyobrazení a tvar platí zvláštní právní předpis (5). Razítka a pečetě se státním znakem se používají tehdy, jedná-li se o rozhodnutí orgánu nebo ověření důležité skutečnosti a oprávnění. 4. Razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují pořadovými čísly, která musí být v otisku razítka čitelná. Pověřený pracovník vede evidenci úředních razítek obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. 5. Zhotovování nových razítek a pečetí je možné pouze se souhlasem tajemníka městského úřadu. 6. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: a) ztráty jeho platnosti, b) jeho fyzické ztráty, c) jeho opotřebení. 7. Vedoucí jednotlivých odborů MěÚ, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a velitel městské policie odpovídají za správné používání a bezpečné ukládání razítek. Všechna razítka s označením městského úřadu nebo města a dopisní papíry s předtištěným záhlavím musí být při opuštění pracoviště uzamčeny ve skříni nebo ve stole. 8. Ztrátu úředního razítka je třeba neprodleně oznámit pověřenému pracovníkovi kanceláře tajemníka, který ztrátu oznámí odboru pro místní správu Ministerstva vnitra ČR. V oznámení uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá. ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ Článek 8 1. Odesílání dokumentů zajišťuje výpravna, která je součástí podatelny (dále jen podatelna). 2. Vypravované dokumenty se evidují obdobným způsobem v systému SAS a konkrétní zásilka se pracovnici podatelny předává s vytištěnou doručenkou odeslané pošty odboru - předávacím archem (příloha č. 2), jehož převzetí potvrdí tato pracovnice podpisem a vrátí zpět vypravovateli zásilky, který ji založí. 3. Vypravované dokumenty a jiné poštovní zásilky jednotlivých odborů, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policie se předávají podatelně do hodin k dalšímu zpracování. Obálky lze opatřit poznámkou nebo nálepkou např. Doporučeně, Do vlastních rukou, Druhý pokus, Uložit jen 3 dny (v souladu se zákonem č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů). 4. Doporučené zásilky, spěšné a balíkové zásilky se zapisují do poštovní podací knihy, ve které pošta potvrzuje jejich převzetí k přepravě. 5. Všechna písemná rozhodnutí dle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, jsou zasílána doporučeně na návratku - DODEJKU s označením do vlastních rukou adresátovi. Vrácené podepsané dodejky se připevní k průpisu písemností, jejichž originál byl doručen adresátovi (v souladu se zákonem č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a 9

10 o změně některých zákonů, je označení DORUČENKA nahrazeno termínem DODEJKA) a současně vrácení dodejky do systému SAS vyznačí zpracovatel a fyzicky ji připojí k dokumentu. 6. Dokumenty jsou odesílány: a) poštou obyčejnou, doporučenou nebo na dodejku či do vlastních rukou, b) kurýrní službou, c) telekomunikačními prostředky (faxem, telegramem), d) elektronicky. 7. Do vlastních rukou se odesílají rozhodnutí, u nichž je nutno ověřovat doručení, nebo tak stanoví zvláštní právní předpis (6). Doklad o doručení se připojí k dokumentu. 8. Pro zasílání matričních a jiných dokladů do ciziny platí zvláštní právní předpis (7). 9. Dokumenty vzniklé podle platných finančních předpisů (např. odesílané faktury, finanční a účetní výkazy) nemají přiděleno číslo jednací a jsou evidovány ve zvláštní evidenci vedené odborem finančním. UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ Článek 9 1. Zaměstnanec vyřizující dokument přidělí tomuto dokumentu spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu podle spisového a skartačního plánu úřadu v systému SAS. Spisový znak vyznačí též do podacího razítka. Zkontroluje, zda dokument obsahuje všechny náležitosti shora uvedené. 2. Veškeré dokumenty jsou po vyřízení ukládány na jednotlivých odborech, oddělení kanceláři tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policii v pořadačích nebo jiných obalech v příruční registratuře. Tyto pořadače a obaly musí být řádně označeny: a) názvem odboru, b) názvem druhu dokumentu, c) spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou. 3. Postup při ukládání vyřízených dokumentů do spisovny upravuje skartační řád. Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí zvláštním právním předpisem (8). 4. Veškeré dokumenty jsou po vyřízení ukládány do konce kalendářního roku na příslušném odboru, pokud není dohodnuta s pověřeným pracovníkem kanceláře tajemníka lhůta delší. Ukládání vyřízených dokumentů do spisovny se provádí během měsíce března následujícího roku. Pracovníci pověření na jednotlivých odborech přípravou dokumentů k uložení do spisovny jsou povinni uspořádat písemný materiál tak, aby byl úplný, přehledně uspořádaný a řádně označený. K řádnému označení spisů slouží příloha Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností (Archivní správa MV ČR, č. j. AS-1046/ ze dne 23. června 2005). Ze spisů se vyřadí přebytečná vyhotovení a poznámky. Maximální rozměry ukládaných dokumentů (pokud se nejedná o dokumenty velikosti A3) činí 26 x 32 x 7,5 cm (velikost šanonu). Zpracování a ukládání do spisovny dokumentů vyhotovených na odboru finančním zajišťuje pověřená pracovnice odboru finančního. V příloze č. 6 je uveden vzor předávacího protokolu k uložení dokumentů do spisovny. Předávací protokol je rovněž předáván v elektronické podobě. 5. Pracovník pověřený vedením spisovny vede o uložených dokumentech evidenci v archivní knize. Nezodpovídá však za správnost předaného roztříděného materiálu 10

11 jednotlivých odborů, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policie, pouze přezkoumá, zda souhlasí označení na ukládaném dokumentu s předávacím protokolem a zajistí uložení do spisovny. 6. Spisovna slouží k ukládání vyřízených dokumentů celého úřadu. Dokumenty se ukládají v samostatných fasciklech (pořadačích, kartonech) označených názvem úřadu, názvem odboru, druhem dokumentu, spisovým znakem, skartačním znakem, skartační lhůtou včetně časového období vzniku dokumentu. Každý ukládaný spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí a má podobu tzv. sběrného archu (příloha č. 6). Pro snadnou orientaci ve spisovně je důležité přehledné označení očíslování jednotlivých evidenčních jednotek (úložních jednotek, tj. šanonů, kartonů, balíků, pořadačů) v souladu se záznamy předávacích protokolů nebo archivní knihy. 7. Pověřený pracovník odboru finančního vede a ukládá veškerou účetní dokumentaci odděleně ve vlastní spisovně. Spisovna je vedena podle stejných zásad jako spisovna pro ukládání ostatních vyřízených dokumentů úřadu. 8. Pověření pracovníci stavebního úřadu (odboru výstavby) ukládají vyřízené dokumenty včetně dokumentace do vlastní spisovny. Ve spisovně je uložena dokumentace dle čísel popisných a evidenčních pro všechna katastrální území a dále územní rozhodnutí řazená dle jednotlivých let. O veškeré zapůjčené dokumentaci je vedena zvláštní evidence. Pokud o předložení dokumentace žádá jiný pracovník, než pracovník stavebního úřadu, je povinen vyplnit výpůjční lístek (příloha č. 8). 9. Skartačními znaky a lhůtami je stanovena doba, po kterou dokumenty zůstávají po vyřízení uloženy na městském úřadu. Z hlediska skartační lhůty musí být dokumenty označeny lhůtou odpočítávanou od nejmladšího dokumentu spisu nebo spisového znaku. Při určování skartačního znaku spisu se vychází ze zásady: obsahuje-li spis dokument skupiny A (se skartačním znakem A) je tento skartační znak nadřazen dokumentům se skartačními znaky V a S. Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu. 10. O zapůjčených dokumentech vede pracovník pověřený vedením spisovny zvláštní evidenci. Pokud zaměstnanec žádá o předložení dokumentu, je povinen vyplnit ve spisovně výpůjční lístek (příloha č. 8). 11. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše Ztráta a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena, se uvede do poznámky. Protokol (kopie) se zařadí rovněž na místo ztraceného dokumentu. 12. Dokument v digitální podobě se skartačním znaky A a V vzniklý z vlastní činnosti musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nelze zabezpečit, zajistí zpracovatel převedení takových dokumentů do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně postupuje při vyřizování dokumentů přijatých v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu. 13. Tisk podacího deníku se provádí po uzavření kalendářního roku, a to vždy k 1.3. roku následujícího. Do té doby zajistí pracovníci oddělní informatiky data před ztrátou a nežádoucí změnou. Vytištěný, svázaný a zkratkami identifikovaný podací deník je protokolárně předán k uložení do spisovny. Stejné podmínky platí pro podací deníky jednotlivých odborů a rejstříky. 11

12 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Článek Jednotlivé odbory, oddělení kanceláře tajemníka, útvar vnitřního auditu a městská policie mají přiděleny následující spisové značky: Kancelář tajemníka Odbor rozvoje města a investic Útvar vnitřního auditu Odbor školství, kultury a tělovýchovy Odbor finanční Odbor životního prostředí Odbor majetku města Odbor právní Odbor výstavby Odbor sociálních věcí a zdravotnictví Odbor obecní živnostenský úřad Odbor dopravy a silničního hospodářství Městská policie KAT RMI UVA SKT FIN ZPR MAJ PRA VYS SOC ZIV DOP MP 2. Kancelář tajemníka MěÚ zabezpečuje školení o spisové manipulaci. Provádí pravidelné kontroly spisové manipulace u jednotlivých odborů, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policie, nejméně 2x ročně. 3. Pověřený pracovník kanceláře tajemníka, oddělení vnitřní správy, odpovídá za řádný chod spisové manipulace u vlastního městského úřadu. 4. Za evidenci a ukládání dokumentů vzniklých dle platných finančních předpisů odpovídá odbor finanční. Jejich přijímání, vyhotovování, rozdělování, evidence, oběh, vyřizování a ukládání se řídí platnými Pravidly pro zpracování účetnictví, evidenci majetku a zásob a inventarizaci majetku a závazků. 5. Za řádné a včasné vyřizování dokumentů a za spisovou manipulaci v jednotlivých odborech odpovídají příslušní vedoucí zaměstnanci. 6. Manipulaci v podatelně zajišťuje oddělení vnitřní správy. Za řádný chod odpovídá tajemník městského úřadu. 7. Tento spisový řád je vydáván v souladu zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, s účinností od Nedílnou součástí je také uživatelská příručka systému SAS, včetně vysvětlivek, pojmů a definic, vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností (Archivní správa MV ČR, č. j. AS-1046/ ze dne 23. června 2005). 8. Spisový řád ze dne pozbývá účinnosti dnem V případě, že se v systému spisové služby SAS vyskytuje pojem písemnost, má se za to, že se jedná o pojem dokument. Bc. Věra Pirklová tajemnice MěÚ 12

13 (1) Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách (2) 2 odst. 4, písm. b) Vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách (3) zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů (4) 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů (5) zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů (6) zákon č. 500/2004 Sb., správní řád (7) 3 Vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách Příloha č. 1 - Příjem externí pošty Příloha č. 2 - Seznam došlé pošty Příloha č. 3 - Evidenční karta dokumentu (odpověď s přiděleným č.j.) Příloha č. 4 - Evidenční karta dokumentu (nový dokument k odeslání) Příloha č. 5 - Vzor předávacích protokolů k uložení dokumentů do spisovny Příloha č. 6 - Vzor sběrného archu pro spis Příloha č. 7 - Vzor sběrného archu pro hromadná podání Příloha č. 8 - Vzor výpůjčního lístku ze spisovny Příloha č. 9 - Vysvětlivky pojmů 13

14 Příjem externí pošty podatelnou Příloha č. 1 (kliknout na Předat útvaru ) 14

15 15

16 Seznam došlé pošty Doručenka útvaru Příloha č. 2 16

17 Evidenční karta dokumentu (odpověď s přiděleným č.j.) Příloha č. 3 (kliknout na Odpovědět ) 17

18 18

19 Příloha č. 4 Zaevidování dokumentu vzniklého na odboru 19

20 Vzor předávacích protokolů k uložení dokumentů do spisovny Příloha č. 5 Městský úřad Česká Třebová Odbor.. Datum předání. Předávací protokol k uložení dokumentů do spisovny MěÚ č. Skupina A Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentu Období vzniku Skartační znak / lhůta Množství Předávací protokol k uložení dokumentů do spisovny MěÚ č. Skupina V Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentu Období vzniku Skartační znak / lhůta Množství Předávací protokol k uložení dokumentů do spisovny MěÚ č. Skupina S Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentu Období vzniku Skartační znak / lhůta Množství Předávající: Přejímající: 20

21 Příloha č. 6 Vzor sběrného archu ke spisu (složce) (lze vytisknout přímo ze systému SAS) Sběrný arch ke spisu.. Věc: Číslo jednací Došlo dne Věc Odesílatel Poznámka 21

22 Příloha č. 7 Vzor sběrného archu pro hromadná podání Sběrný arch k č.j. Věc: Pořad. číslo Došlo dne Odesílatel Č.j. odesílatele Počet listů Počet příloh Poznámka 22

23 Příloha č. 8 Vzor výpůjčního lístku ze spisovny Jméno odbor oddělení POTVRZUJI PŘEVZETÍ VYPŮJČENÉHO DOKUMENTU Č.j... Odbor oddělení. Věc.. Počet listů. Datum, podpis Písemnost vrácena dne: Bližší identifikace místa spisovny, ze kterého byl dokument zapůjčen: Lokace: Spis č. Karton č. Šanon č. Balik č. 23

24 Příloha č. 9 Vysvětlivky pojmů Do vysvětlivek pojmů jsou zařazeny pojmy z oblasti spisové služby, které se běžně používají. Elektronická pošta - způsob předávání dokumentů v elektronické podobě prostřednictvím počítačové sítě. Koncept - návrh textu dokumentu nebo návrh vyřízení, z něhož je po schválení vydavatelem sestaven originál (čistopis). Dokument - písemné, grafické, fotografické, audiovizuální a elektronické dokumenty a jiné materiály (kartotéky, fotografie, filmy, mikrofiše, zvukové a obrazové záznamy a jiné nosiče informací s daty), které do úřadu docházejí, nebo vznikají z jeho činnosti. Podací deník - základní evidenční pomůcka spisové služby, do něhož jsou zapisována v číselném a časovém pořádku podání. Podání - dokument došlý úřadu nebo v něm vzniklá, návrhy učiněné ústně do protokolu nebo telegraficky a jiná sdělení včetně vlastního úředního záznamu, který se stává předmětem úředního jednání. Podatelna - místo, v němž se evidují podání. Příruční spisovna - zřizována pro jednotlivé odbory úřadu a slouží k ukládání spisů vzniklých nebo došlých v běžném roce. Sběrný arch (sběrač) - soubor hromadných odpovědí na dotazníky, výzvy, který je veden pod jedním číslem jednacím nebo ukládacím znakem. Skartační plán - seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Skartační řád - předpis upravující postup při vyřazování písemností ve skartačním řízení. Spis - písemný dokument nebo soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání o jedné věci a označený stejným spisovým znakem. Spisovna - zařízení úřadu, sloužící k ukládání všech vyřízených dokumentů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Vedle společné spisovny mohou být v úřadu zřízeny spisovny další (účetní aj.). Ty se však musí řídit stejnými zásadami jako spisovna společná. Skartační řízení v nich probíhá samostatně, tzn. že nemusí probíhat ve shodném termínu se skartačním řízením probíhajícím ve spisovně společné. Spisový plán - schéma pro označování a ukládání vyhotovených a vyřízených dokumentů. Spisový řád - předpis pro vedení spisové služby a stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty. 24

25 Stejnopis - kopie dokumentu s náležitostmi originálu. Výpravna - místo (zpravidla součást podatelny), v němž se odesílané dokumenty vybavují všemi náležitostmi a které zařizuje jejich odeslání. Vyřazení dokumentu - čistopis odesílaný straně na základě jejího podání. 25

Směrnice o spisovém a skartačním řádu Č.

Směrnice o spisovém a skartačním řádu Č. Směrnice o spisovém a skartačním řádu Č. Obec: Žernov Adresa: Žernov 112, 552 03 Česká Skalice Směrnici zpracoval: Jitka Kropáčková Směrnici schválil: Mgr. Libor Mojžíš Projednáno a schváleno v ZO: Datum

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ I. Úvodní ustanovení II. Příjem dokumentů III. Evidence dokumentů IV. Vyřizování dokumentů V. Podepisování dokumentů a užívání razítek VI. Odesílání dokumentů VII.

Více

Část I Úvodní ustanovení. Čl. 1

Část I Úvodní ustanovení. Čl. 1 Čj.: AS-1709/1-2003 10. listopadu 2003 Metodický návod odboru archivní správy Ministerstva vnitra k vedení spisové služby, ukládání a vyřazování písemností vzniklých z činnosti obecních úřadů obcí s rozšířenou

Více

STAVOVSKÝ PŘEDPIS č. 15 ČESKÉ LÉKAŘSKÉ KOMORY SPISOVÝ ŘÁD ČESKÉ LÉKAŘSKÉ KOMORY

STAVOVSKÝ PŘEDPIS č. 15 ČESKÉ LÉKAŘSKÉ KOMORY SPISOVÝ ŘÁD ČESKÉ LÉKAŘSKÉ KOMORY Ročník 2006 Věstník ČLK STAVOVSKÝ PŘEDPIS č. 15 ČESKÉ LÉKAŘSKÉ KOMORY Představenstvo České lékařské komory podle zákona č. 220/1991 Sb., o České lékařské komoře, České stomatologické komoře, České lékárnické

Více

SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016

SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016 1 SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016 1. Obecná ustanovení 1.1 Obec Sušice vydává tento spisový řád (dále jen řád), který je zpracováván dle ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví

Více

Směrnice o spisové službě - Spisový řád

Směrnice o spisové službě - Spisový řád Obec Přísnotice Vranovická 75 Přísnotice 664 63 Žabčice IČO: 488283 Směrnice o spisové službě - Spisový řád Projednáno a schváleno Zastupitelstvem obce Přísnotice dne 17. 2. 2011. Účinnost ode dne 17.

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBECNÍHO ÚŘADU STAŘÍČ

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBECNÍHO ÚŘADU STAŘÍČ OBECNÍ ÚŘAD STAŘÍČ, CHLEBOVICKÁ 201, 739 43 STAŘÍČ, tel. : 558 660 260 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBECNÍHO ÚŘADU STAŘÍČ Obsah 1. Úvodní ustanovení 2. Příjem dokumentů 3. Evidence dokumentů 4. Vyřizování dokumentů

Více

Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008

Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008 Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008 Název práce: Spisový a skartační řád Farní charity Starý Knín Jméno a příjmení autora: Jitka Šafářová Rok:2008 OBSAH Čl. 1.

Více

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Spisový a skartační řád Obecního úřadu v Ratiboři Ratiboř 37, 377 01 Jindřichův Hradec IČO 00512711, TEL:. 384 380 917 e-mail:info@obecratibor.cz Spisový a skartační řád Obecního úřadu v Ratiboři Úvodní

Více

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Spisový a skartační řád Obsah: 1. Účel... 2 2. Platnost směrnice... 2 3. Použité zkratky a pojmy... 2 4. Odpovědnosti a pravomoci... 2 5. Spisový a skartační řád... 3 5.1.1.1 Dokumenty nepodléhající evidenci...

Více

č. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na

č. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na Obec Malá Štáhle Malá Štáhle 35 VNITŘNÍ SMĚRNICE č. 4/2004 jíž se vydává S P I S O V Ý Ř Á D Obce Malá Štáhle 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na Obecním

Více

Spisový a skartační řád školy šk. zařízení

Spisový a skartační řád školy šk. zařízení Spisový a skartační řád školy šk. zařízení Část I. Úvodní ustanovení Čl. 1 1. Tento spisový a skartační řád se vydává na základě zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, který byl změněn

Více

Spisový a skartační řád. datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 K 34/2015 Ilona Ďurišová

Spisový a skartační řád. datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 K 34/2015 Ilona Ďurišová Spisový a skartační řád datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 Ilona Ďurišová Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí vydává ke stanovení podmínek realizace spisové a archivní služby ve smyslu zákona

Více

Úvod do obchodní korespondence. Obchodní a úřední dopisy

Úvod do obchodní korespondence. Obchodní a úřední dopisy Úvod do obchodní korespondence Obchodní a úřední dopisy Obsah: 1. Písemný styk a jeho význam 2. Rozdělení korespondence 3. Rozdělení písemností 4. Manipulace s písemnostmi Písemný styk a jeho význam Písemný

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD. Obecního úřadu Batňovice

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD. Obecního úřadu Batňovice Vnitřní směrnice obce Batňovice SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obecního úřadu Batňovice 1Úvodní ustanovení 11Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby 12Cílem spisového a skartačního

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE. Ochoz u Brna

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE. Ochoz u Brna SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE Ochoz u Brna Obsah 1. Úvodní ustanovení 2. Příjem dokumentů 3. Evidence dokumentů 4. Vyřizování dokumentů 5. Podepisování dokumentů a užití razítek 6. Odesílání dokumentů 7.

Více

Spisový řád. Úřad městyse Brankovice Náměstí 101. Obsah: I. Obecná ustanovení... 2. II. Úvodní ustanovení... 2. III. Příjem dokumentů...

Spisový řád. Úřad městyse Brankovice Náměstí 101. Obsah: I. Obecná ustanovení... 2. II. Úvodní ustanovení... 2. III. Příjem dokumentů... Spisový řád Úřad městyse Brankovice Náměstí 101 Obsah: I. Obecná ustanovení...... 2 II. Úvodní ustanovení...... 2 III. Příjem dokumentů.... 2 IV. Autorizovaná konverze dokumentů... 3 V. Evidence dokumentů......

Více

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 9. 6. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních

Více

Příloha č. 2 Spisový a skartační řád

Příloha č. 2 Spisový a skartační řád Příloha č. 2 Spisový a skartační řád 1 Starosta města Stráž pod Ralskem vydává v souladu s ustanovením 110 odst. 4 písm. e) zák. č. 128/2000 Sb. o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE HRADEC-NOVÁ VES SPISOVÝ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE HRADEC-NOVÁ VES SPISOVÝ ŘÁD SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE HRADEC-NOVÁ VES SPISOVÝ ŘÁD Datum vydání: 10.12.2009 Obec Hradec-Nová Ves Zpracoval: Slámová Petra Schválil: Státní okresní archív Jeseník Počet stran: 18 Změny: Změna č.:

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA DOLNÍ POČERNICE ÚŘAD MĚSTSKÉ ČÁSTI SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ÚŘADU MĚSTSKÉ ČÁSTI PRAHA-DOLNÍ POČERNICE ÚVODNÍ USTANOVENÍ Spisový řád je závazný interní právní akt (akt interního řízení

Více

Vnitřní směrnice. obce Prackovice nad Labem. č. 2/2012. o spisové službě OBEC PRACKOVICE NAD LABEM. Spisový a skartační řád

Vnitřní směrnice. obce Prackovice nad Labem. č. 2/2012. o spisové službě OBEC PRACKOVICE NAD LABEM. Spisový a skartační řád Vnitřní směrnice obce Prackovice nad Labem č. 2/2012 o spisové službě Spisový a skartační řád Aktualizace původní směrnice ze dne: 27.2.2015 Aktualizace ze dne 1.1.2016 OBEC PRACKOVICE NAD LABEM Spisový

Více

ÚPLNÉ ZNĚNÍ VYHLÁŠKY. č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

ÚPLNÉ ZNĚNÍ VYHLÁŠKY. č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ÚPLNÉ ZNĚNÍ VYHLÁŠKY č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby jak vyplývá ze změn provedených vyhláškou č. 283/2014 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví

Více

Policie České republiky

Policie České republiky Příloha č. 8 k PPP č. 170/2015 EVIDENCE DOKUMENTŮ ČÁST PRVNÍ Povinné údaje v evidenci dokumentů o evidovaném dokumentu Čl. 1 JP Pořadové Povinné údaje uváděné v evidenci ESSL 1/ SED SED číslo dokumentů

Více

VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Částka 115 Sbírka zákonů č. 283 / 2014 Strana 3273 283 VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle

Více

Řád spisové služby (spisový a skartační řád)

Řád spisové služby (spisový a skartační řád) O b e c H o m o l e u P a n n y Řád spisové služby (spisový a skartační řád) Čl. 1. Úvodní ustanovení 1. Řád spisové služby OÚ Homole u Panny (dále jen spisový řád ) je vydáván na základě 110 odst. 4/

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD obce Svépravice

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD obce Svépravice Obec Svépravice ORP Pelhřimov, kraj Vysočina SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD obce Svépravice platný pro spisovou službu obce Svépravice č.: 08/2007 Schváleno usnesením zastupitelstva obce Svépravice č.: 003/05/2007/SV

Více

Metodický návod odboru archivní správy k vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Metodický návod odboru archivní správy k vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Metodický návod odboru archivní správy k vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Čj.: AS-582/2-2005 Praha 5. dubna 2005 Ministerstvo vnitra vydalo 13. prosince 2004 vyhlášku č.

Více

Základní pojmy. Příjem, třídění a zapisování písemností. Doručování a oběh písemností. Vyřizování písemností. Podepisování a odesílání písemností

Základní pojmy. Příjem, třídění a zapisování písemností. Doručování a oběh písemností. Vyřizování písemností. Podepisování a odesílání písemností Jakub Řehounek 3. B Základní pojmy Příjem, třídění a zapisování písemností Doručování a oběh písemností Vyřizování písemností Podepisování a odesílání písemností Podepisování a odesílání písemností - příklady

Více

Výnos rektora č. 3/2009

Výnos rektora č. 3/2009 V Praze 11. března 2009 Č.j. 900/09/725 PID 74112 Výnos rektora č. 3/2009 Spisový a skartační řád Akademie múzických umění v Praze S platností od 1. dubna 2009 vydávám tento výnos. 1 Spisový a skartační

Více

SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Základní škola a Mateřská škola Doudleby Doudleby 2, 370 07 České Budějovice IČ 75000849 Směrnice 0, verze 20 SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD č.j. 2/20-Koc Sestavil: Mgr. Renáta Kočová Platnost.9.20

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVAZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ A ORGANIZACÍ

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVAZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ A ORGANIZACÍ SPISOVÝ SKRTČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ ORGNIZCÍ Článek 1 Úvodní ustanovení 1.1. Tento spisový a skartační řád se vztahuje na základní (místní) organizace a (podnikové) koordinační výbory Odborového

Více

N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS

N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS Přednáška č. 7+8 Spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba obecný základ II. Hlavní fáze spisové služby III. Další související problémy Hlavní teze: Ad část I:

Více

Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV.

Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV. Čj.: AS-196/2-2007 Praha 29. ledna 2007 Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV. Spisovou službou

Více

Spisový a skartační řád - koncept

Spisový a skartační řád - koncept Spisový a skartační řád - koncept 0. Obsah 0. OBSAH... 1 1. ÚVOD... 2 2. VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ... 2 3. ZÁKLADNÍ POJMY... 2 4. SPISOVÝ ŘÁD... 3 5. PŘÍLOHY:... 13-1 - 1. ÚVOD Účelem spisového a skartačního

Více

SMĚRNICE REKTORA č.28/2003 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SMĚRNICE REKTORA č.28/2003 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD SMĚRNICE REKTORA č.28/2003 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Rozdělovník: tajemníci fakult, kancléř, vedoucí rektorátních pracovišť, ředitel KMZ,archiv Zpracoval: JUDr. Králík, JUDr. Gybasová Článek 1 Předmět úpravy

Více

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Domov mládeže a školní jídelna Pardubice Rožkova 331 530 02 Pardubice Č. j. 208/2013 Originál: Sekretariát Elektronická verze: Platnost od: 1.1.2014 Účinnost od: 1.1.2014 Platnost do: Počet příloh: 6 1.

Více

Směrnice SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIVACE A SKARTACE DOKUMENTŮ

Směrnice SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIVACE A SKARTACE DOKUMENTŮ Karlovarská krajská nemocnice a.s. Bezručova 1190/19, 360 01 Karlovy Vary IČ: 263 65 804 Směrnice SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIVACE A SKARTACE DOKUMENTŮ Označení dokumentu: SM1/2014 Počet stran: 6 Počet příloh:

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Úvodní ustanovení Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby. Cílem spisového a skartačního řádu je sjednotit manipulaci s dokumenty, vzniklými nebo vyřízenými

Více

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Spisový a skartační řád Obecního úřadu Ráby Adresa: Ráby č.p. 5, 533 52 Staré Hradiště Spisový a skartační řád zpracoval: Josef Soukup Datum zpracování: 10.3.2015 Schváleno na ZO dne: 12.3.2015 Účinnost

Více

ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE ŠKOLY

ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE ŠKOLY Základní škola Praha 10 - Hostivař Kozinova 1000, 102 00 ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE ŠKOLY ČÁST: 11. SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Č. j.: 11 ZŠ - OSŠ /2016 Vypracovala: Mgr. Blanka Chuchlerová, ředitelka školy Schválila:

Více

STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O.

STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O. STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O. IČO: 25657046, IZ: 600006425 (IZO:045270082) Tel.: 222516437, fax: 271776971 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘAD Čl.I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Pro zajištění řádného

Více

Město Litomyšl Tajemník městského úřadu. Organizační směrnice vydaná pod č. 11/15

Město Litomyšl Tajemník městského úřadu. Organizační směrnice vydaná pod č. 11/15 městského úřadu Organizační směrnice vydaná pod č. 11/15 EVIDENČNÍ Č ÍSLO PODLE KATALOGU ŘÍDÍC Í DOKUMENTACE SPISOVÝ ŘÁD MĚSTSKÉHO ÚŘADU LITOMYŠL, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN ZMĚNA Návaznost na řídící dokumentaci

Více

Státní okresní archiv Chrudim. http:\\vychodoceskearchivy.cz. archivní inspektor Mgr. Petr Boček

Státní okresní archiv Chrudim. http:\\vychodoceskearchivy.cz. archivní inspektor Mgr. Petr Boček Státní okresní archiv Chrudim http:\\vychodoceskearchivy.cz archivní inspektor Mgr. Petr Boček tel. 469 660 411 sekretariát tel. 469 660 406 přímá linka petr.bocek@soka-cr.cz Spisová služba u veřejnoprávních

Více

Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC

Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC Úvod Aktuální stav novely v legislativním procesu Prezentované znění ještě není

Více

Spisový a skartační řád AMU. Spisový řád. Úvodní část

Spisový a skartační řád AMU. Spisový řád. Úvodní část Spisový a skartační řád AMU Spisový řád Úvodní část 1) Spisový řád stanoví v souladu s Organizačním řádem, Skartačním řádem a Spisovým a skartačním plánem (příloha 1) způsob přijímání, rozdělování, vyřizování,

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ÚŘADU MĚSTYSE NÁMĚŠŤ NA HANÉ

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ÚŘADU MĚSTYSE NÁMĚŠŤ NA HANÉ SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ÚŘADU MĚSTYSE NÁMĚŠŤ NA HANÉ 1. Úvodní ustanovení 1. Spisový a skartační řád Úřadu městyse Náměšť na Hané je závaznou organizační normou Úřadu městyse Náměšť na Hané, a to pro všechny

Více

ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb.

ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb. Moravský zemský archiv v Brně Státní okresní archiv Zlín ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb. PROGRAM ŠKOLENÍ 1. Úvod 2. Legislativní změny 3. Přestávka 4. Postup při vyřazování dokumentů

Více

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Spisový a skartační řád vychází ze zákona o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. a vyhlášky č. 646/2004 Sb. Schválen usnesením obecní rady ve Staré Huti ze dne 1.2.2006 (po posouzení Státním okresním

Více

Místní akční skupina Valašsko Horní Vsacko, z.s. Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

Místní akční skupina Valašsko Horní Vsacko, z.s. Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD V souladu s ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, v platném znění a zákona o účetnictví č. 563/1991

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obec Větrušice Vltavská 14, 250 67 Větrušice IČO: 24 09 74 tel.: 220941265 email: obec @vetrusice.cz, www.vetrusice.cz SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obsah: I. Úvodní ustanovení II. III. IV. Právní normy a předpisy

Více

S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D

S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D Obecná ustanovení Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě platném znění, vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,

Více

ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY

ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY Základní škol a mateřská škola Laškov, příspěvková organizace, se sídlem Laškov 21, 798 57 ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY část: SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Č.j.: R09 /2015 Vypracoval: Schválil: Mgr. Lenka Blahová,

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obec Dětenice, Dětenice 141, 507 24 Dětenice zastoupená starostou obce ing. Radomírem Vališkou tel.: 493596007, 725081036, e-mail:detenice@iol.cz, www: http://detenice.wz.cz, IČ:00271471, č.ú. 1163237349/0800

Více

BIOLOGICKÉ CENTRUM AV ČR, v. v. i.

BIOLOGICKÉ CENTRUM AV ČR, v. v. i. BIOLOGICKÉ CENTRUM AV ČR, v. v. i. Branišovská 31, 370 05 České Budějovice SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD část první Úvodní ustanovení Článek 1 Základní předpisy 1. Biologického centra AV ČR (dále jen BC) se

Více

8/2015 SPISOVÝ ŘÁD. Městského úřadu v České Skalici

8/2015 SPISOVÝ ŘÁD. Městského úřadu v České Skalici 8/2015 SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu v České Skalici Číslo vnitřního Datum vydání /platnost Aktualizace Zrušen předpisu - 1.1.1998-31.12.2005-1.1.2006-31.12.2007 2/2008 1.1.2008-31.3.2008 10/2008 1.4.2008

Více

Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta

Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Opatření děkana č. 16 /2012 k výkonu spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze Čl. 1. Základní ustanovení 1) Spisová služba Filozofické

Více

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky... SEZNAM ZKRATEK...Ю ÚVOD...13 1. STRUČNÁ HISTORIE SPISOVÉ SLUŽBY V ČESKÉ REPUBLICE.. 15 2. LEGISLATIVNÍ ZÁKLAD SPISOVÉ SLUŽBY... 24 2.1 Zákon o archivnictví a spisové službě... 26 2.1.1 Přehled novelizací

Více

Čl. I. 1 Způsob vedení základní, druhotné. (3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví

Čl. I. 1 Způsob vedení základní, druhotné. (3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví Strana 2783 192 VYHLÁŠKA ze dne 8. června 2009, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Ministerstvo

Více

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 29. 9. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních

Více

Článek 1 Základní pojmy

Článek 1 Základní pojmy Spisový a skartační řád Mikrobiologického ústavu AV ČR, v. v. i. Článek 1 Základní pojmy 1. Pojmem dokument jsou v širším slova smyslu označovány veškeré písemné, obrazové, zvukové, elektronické nebo jiné

Více

Město Rosice. Část první OBECNÁ USTANOVENÍ

Město Rosice. Část první OBECNÁ USTANOVENÍ Město Rosice Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností (2014/1) Rada města Rosice se usnesla dne 03.02.2014 vydat, v souladu s ustanovením 102 odst. 2 písm. n) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích

Více

Spisová a archivní služba v roce 2012 Státní okresní archiv Hodonín. Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz

Spisová a archivní služba v roce 2012 Státní okresní archiv Hodonín. Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz 1. Úvod 2. Legislativa 3. Základní pojmy 4. Legislativní změny 5. Přestávka 6. Postup při vyřazování dokumentů 7. Diskuse zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové

Více

PRAVIDLA pro přijímání a vyřizování petic a stížností

PRAVIDLA pro přijímání a vyřizování petic a stížností PRAVIDLA pro přijímání a vyřizování petic a stížností Na základě zmocnění v 102 odst. 2 písm. n) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, stanovuje Rada města Písku tato pravidla,

Více

Návrh. VYHLÁŠKA ze dne 2012. o podrobnostech výkonu spisové služby

Návrh. VYHLÁŠKA ze dne 2012. o podrobnostech výkonu spisové služby II. Návrh VYHLÁŠKA ze dne 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona

Více

259/2012 Sb. VYHLÁŠKA

259/2012 Sb. VYHLÁŠKA 259/2012 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby Změna: 283/2014 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY I. SPISOVÝ ŘÁD Článek 1 Účel Účelem spisového řádu Fotbalové asociace České republiky je stanovit zásady nakládání s písemnostmi ve FAČR tak,

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD IKEM

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD IKEM Institut klinické a experimentální medicíny ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE OS 107 NÁZEV: SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD IKEM PLATÍ od: 15. 4. 2010 RUŠÍ se verze 02 z 15. 5. 2007 VYPRACOVAL za ÚPP SCHVÁLIL Mgr. Zdeněk Žatečka

Více

Spisový řád VZOR. I. Úvodní ustanovení. 1. Spisový řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby.

Spisový řád VZOR. I. Úvodní ustanovení. 1. Spisový řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby. Spisový řád VZOR I. Úvodní ustanovení 1. Spisový řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby. 2. Účelem spisového řádu je zabezpečit odbornou správu dokumentů, tj. sjednotit manipulaci

Více

ZÁKLADNÍ ŠKOLA BŘECLAV, SLOVÁCKÁ

ZÁKLADNÍ ŠKOLA BŘECLAV, SLOVÁCKÁ s ZÁKLADNÍ ŠKOLA BŘECLAV, SLOVÁCKÁ 40 příspěvková organizace SPISOVÝ ŘÁD (platný od 1.9.2016) Projednáno pedagogickou radou dne 29.8.2016 Mgr. Iva Jobánková ředitelka školy I. Úvodní ustanovení Spisový

Více

tajemník Úřadu MČ Praha 7 tajemníka č. 4 z 21.09.2012

tajemník Úřadu MČ Praha 7 tajemníka č. 4 z 21.09.2012 tajemník Úřadu MČ Praha 7 tajemníka č. 4 z 21.09.2012 Září 2012 Přílohy: 1. Seznam spisových uzlů (str. 23) 2. Seznam dokumentů nepodléhajících spisové evidenci (str.25) 3. Spisový a skartační plán (str.

Více

Pravidla pro vyřizování petic, stížností a podnětů

Pravidla pro vyřizování petic, stížností a podnětů Městský úřad Doksy Městská policie Doksy Pravidla pro vyřizování petic, stížností a podnětů vnitřní směrnice č. 2/2012 Rozdělovník: starostka místostarosta tajemník MěÚ vedoucí odborů velitel MP POČET

Více

v ifis* s účinností od do Nová písemnost se pořizuje z menu Spisová služba z formuláře Podací deník.

v ifis* s účinností od do Nová písemnost se pořizuje z menu Spisová služba z formuláře Podací deník. Metodický pokyn pro práci se Spisovou službou v ifis* s účinností od 1.12.2005 do 31.12.2005 Nový záznam Nová písemnost se pořizuje z menu Spisová služba z formuláře 09122 Podací deník. Podací deník obsahuje

Více

SMĚRNICE SMĚRNICE PRO PŘIJÍMÁNÍ A VYŘIZOVÁNÍ PETIC, STÍŽNOSTÍ, NÁVRHŮ, PŘIPOMÍNEK, PODNĚTŮ A ŽÁDOSTÍ

SMĚRNICE SMĚRNICE PRO PŘIJÍMÁNÍ A VYŘIZOVÁNÍ PETIC, STÍŽNOSTÍ, NÁVRHŮ, PŘIPOMÍNEK, PODNĚTŮ A ŽÁDOSTÍ SMĚRNICE č. 10/2013 SMĚRNICE PRO PŘIJÍMÁNÍ A VYŘIZOVÁNÍ PETIC, STÍŽNOSTÍ, NÁVRHŮ, PŘIPOMÍNEK, PODNĚTŮ A ŽÁDOSTÍ Zpracoval Vydal Odbor vnitřního auditu a kontroly magistrátu města Tajemník magistrátu města

Více

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení o změně některých zákonů (krizový zákon) Vláda nařizuje podle 40 odst. 1 zákona č. 240/2000 Sb.,

Více

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě Samostatné evidence dokumentů Po všech úkonech spojených s příjmem dokumentů (dle platného skartačního řádu) nastává fáze evidence doručených dokumentů

Více

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 1/2015 Spisový a skartační řád Ú č i n n o s t o d : 1. 5. 2 0 1 5 Ruší vnitřní předpis č. -/-- Tento vnitřní předpis je závazný pro všechny zaměstnance Obce Brloh zařazené do obecního

Více

Směrnice kvestora SK 01/2015

Směrnice kvestora SK 01/2015 SK 01/2015 Strana č. 1 z 19 Směrnice kvestora SK 01/2015 Garant předpisu: Schválil(a): Jméno: Ing. Milan Hála Ing. Milan Hála Funkce: kvestor kvestor Datum: 1. 9. 2015 1. 9. 2015 Podpis: Ing. Milan Hála

Více

191/2009 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009

191/2009 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009 Obsah a text 191/2009 Sb. - poslední stav textu 191/2009 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009 o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví

Více

Směrnice pro vyřizování stížností

Směrnice pro vyřizování stížností č. 13 Směrnice pro vyřizování stížností Platnost: od 1.1.2006 Závaznost: Vydal: pro všechny zaměstnance školy a osoby v obdobném poměru Mgr. Eva Vanžurová, ředitelka školy Počet příloh: 1 Mgr. Eva Vanžurová

Více

Spisový řád Národního památkového ústavu

Spisový řád Národního památkového ústavu Spisový řád Národního památkového ústavu Spisový řád Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu Generální ředitelka Národního památkového ústavu (dále jen NPÚ ) vydává k provádění Statutu NPÚ

Více

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY. ze dne 22. listopadu 2000

462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY. ze dne 22. listopadu 2000 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY ze dne 22. listopadu 2000 k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon) Změna: 36/2003 Sb. Změna:

Více

ČESKÝ RYBÁŘSKÝ SVAZ RADA Nad Olšinami 31, 100 00 Praha 10 www.rybsvaz.cz

ČESKÝ RYBÁŘSKÝ SVAZ RADA Nad Olšinami 31, 100 00 Praha 10 www.rybsvaz.cz ČESKÝ RYBÁŘSKÝ SVAZ RADA Nad Olšinami 31, 100 00 Praha 10 www.rybsvaz.cz Metodický pokyn k archivaci dokumentů Zpracovali: Ing. Václav Jiřinec Český rybářský svaz, Západočeský uzemní svaz Mgr. David Zdvořáček,

Více

MĚSTO ŠTRAMBERK. Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 1. Spisový a skartační řád Městského úřadu Štramberk

MĚSTO ŠTRAMBERK. Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 1. Spisový a skartační řád Městského úřadu Štramberk Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 1 Zpracovatel: Pracovní skupina Tajemníka MÚ Správce vnitřního předpisu: Oddělení vnitřní správy Platnost: 1.7.2010 Novelizace: Derogace: 2/2003 Rozdělovník: - Všem

Více

Spisový řád obce Klokočná SPISOVÝ ŘÁD. obce Klokočná

Spisový řád obce Klokočná SPISOVÝ ŘÁD. obce Klokočná SPISOVÝ ŘÁD obce Klokočná Zastupitelstvo obce Klokočná (dále jen zastupitelstvo) vydává tento Spisový řád obce Klokočná (dále jen Spisový řád ). Článek 1 Úvodní ustanovení (1) Povinnosti v oblasti spisové

Více

Spisový a skartační řád Městského úřadu Brandýs nad Labem - Stará Boleslav ve znění dodatku č. 1 ze dne 30. března 2016

Spisový a skartační řád Městského úřadu Brandýs nad Labem - Stará Boleslav ve znění dodatku č. 1 ze dne 30. března 2016 Spisový a skartační řád Městského úřadu Brandýs nad Labem - Stará Boleslav ve znění dodatku č. 1 ze dne 30. března 2016 Část I Úvodní ustanovení Čl. 1 (1) Tento spisový a skartační řád stanovuje způsob

Více

Pravidla Rady města Velké Meziříčí pro přijímání a vyřizování stížností a petic. I. Stížnosti

Pravidla Rady města Velké Meziříčí pro přijímání a vyřizování stížností a petic. I. Stížnosti Rada města Velké Meziříčí stanoví na základě 102 odst. 2 písm. n) z. č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, tato Pravidla Rady města Velké Meziříčí pro přijímání a vyřizování stížností

Více

MÍSTNÍ AKČNÍ SKUPINA SVATOJIŘSKÝ LES, o. s. Spisový řád. MAS Svatojiřský les, o.s. Loučeň, říjen Tento dokument byl zhotoven v Print2PDF.

MÍSTNÍ AKČNÍ SKUPINA SVATOJIŘSKÝ LES, o. s. Spisový řád. MAS Svatojiřský les, o.s. Loučeň, říjen Tento dokument byl zhotoven v Print2PDF. Spisový řád MAS Svatojiřský les, o.s. Loučeň, říjen 2008 Obsah 1. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ...3 1.1. CÍL, PŘEDMĚT, ROZSAH ÚPRAVY...3 1.2. ODPOVĚDNOST VE SPISOVÉ SLUŽBĚ...3 2. PŘÍJEM A EVIDENCE PÍSEMNOSTÍ...3

Více

Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby Částka: 57/2009 Sb. Rozeslána dne: 26. června 2009 Datum účinnosti od: 1. července 2009 Předpis ruší: 646/2004 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví

Více

N_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / PS

N_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / PS N_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / PS Přednáška č. 7+8 Spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba historický úvod, obecný základ II. Hlavní fáze spisové služby III. Další související problémy Hlavní

Více

Elektronická spisová služba GalateA PilsCom, s.r.o.

Elektronická spisová služba GalateA PilsCom, s.r.o. Elektronická spisová služba GalateA PilsCom, s.r.o. Obsah prezentace: 1) GalateA el. spisová služba 2) Příjem příchozích písemností 3) Zpracování příchozích písemností 4) Zpracování odchozích písemností

Více

Město Adamov Rada města Adamova Pod Horkou 2, 679 04 Adamov Pravidla pro přijímání a vyřizování stížností a petic vnitřní předpis č.

Město Adamov Rada města Adamova Pod Horkou 2, 679 04 Adamov Pravidla pro přijímání a vyřizování stížností a petic vnitřní předpis č. Město Adamov Rada města Adamova Pod Horkou 2, 679 04 Adamov Pravidla pro přijímání a vyřizování stížností a petic vnitřní předpis č. 4/2007 Článek 1 Úvod 1.1. Účelem tohoto vnitřního předpisu je stanovit

Více

ŠKOLA JAKO ÚŘAD. 9. Archivační postupy. Název: Manuál pro vedoucí pracovníky škol

ŠKOLA JAKO ÚŘAD. 9. Archivační postupy. Název: Manuál pro vedoucí pracovníky škol Název: Manuál pro vedoucí pracovníky škol Realizátor: Sykora Swiss Consulting CZ, s.r.o Projekt: Škola jako úřad reg. č. CZ.1.07/1.3.49/02.0015 ŠKOLA JAKO ÚŘAD 9. Archivační postupy 9.1 Úvod Archivace

Více

MĚSTO BEROUN Rada města

MĚSTO BEROUN Rada města MĚSTO BEROUN Rada města V souladu s ustanovením 102 odst. 2 písm. n) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, stanovuje Rada města Berouna tato Pravidla pro přijímání

Více

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Základní právní normy zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů vyhláška

Více

Část: 32. VYŘIZOVÁNÍ STÍŢNOSTÍ

Část: 32. VYŘIZOVÁNÍ STÍŢNOSTÍ Základní škola Moravská Třebová, Kostelní náměstí 21, okres Svitavy příspěvková organizace se sídlem 571 01 Moravská Třebová, Kostelní náměstí 21 ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY Část: 32. VYŘIZOVÁNÍ STÍŢNOSTÍ Č.j.:

Více

Metodický pokyn pro práci se Spisovou službou v ifis

Metodický pokyn pro práci se Spisovou službou v ifis Metodický pokyn pro práci se Spisovou službou v ifis 1. Nový záznam... 3 2. Způsoby zapsání nového záznamu... 6 2.1 Nová přijatá pošta... 6 2.2 Nová odesílaná pošta... 8 3. Rozesílání dokumentů pro více

Více

Statutární město Prostějov Magistrát města Prostějova

Statutární město Prostějov Magistrát města Prostějova Statutární město Prostějov Magistrát města Prostějova Spisový řád Magistrátu města Prostějova a Městské policie Prostějov Vypracoval Schválil Jméno Bc. František Nevrtal Pavlína Pospíšilová Miroslav Pišťák

Více

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obec Žim Žim 28, 415 01 Teplice IČO: 00266663 tel.: +420 417 87 20 09, email: obeczim@volny.cz, www.zim.cz SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obsah: I. Úvodní ustanovení... 2 II. Právní normy a předpisy. 2 III. Všeobecná

Více

SPISOVÝ, SKARTAČNÍ A ARCHIVNÍ ŘÁD

SPISOVÝ, SKARTAČNÍ A ARCHIVNÍ ŘÁD Druh dokumentu: VNITŘNÍ PŘEDPIS PŘEDSTAVENSTVA Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: 1.9.2014 3.2 13 1 Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: 3.12.2009 JUDr. Zdeněk Čáp ředitel

Více