Jednoduchý manuál pro uživatele pokladního systému SKLADplus

Transkript

1 Jednoduchý manuál pro uživatele pokladního systému SKLADplus OBSAH : I. SPUŠTĚNÍ A PŘIHLÁŠENÍ II. DEFINICE ZBOŽÍ ( SORTIMENTU ) II. A. DEFINICE SKUPINY II. B. DEFINICE ZBOŽÍ ( SORTIMENTU ) III. DEFINICE SUROVIN III. A. DEFINICE SKUPINY III. B. DEFINICE SUROVIN IV. RECEPTURY DEFINICE RECEPTURY : V. SKLADY DEFINICE SKLADU : VI. PŘÍJEM A VÝDEJ IV. A. PŘÍJEM SUROVIN IV. B. VÝDEJ SUROVIN VII. PŘEHLED STAVŮ SUROVIN NA SKLADĚ VIII. EXPORT ZBOŽÍ VIII. A. NASTAVENÍ CESTY DO PROGRAMU KASAMAX VIII. B. EXPORT ZBOŽÍ IX. ROZPADY X. STAŽENÍ DAT DO SKLADU XI. INVENTURY XI. A. ZALOŽENÍ ŠABLON XI. B. INVENTURA SKLADU XI. C. VYSTAVENÍ OPRAVNÉHO DOKLADU

2 I. SPUŠTĚNÍ A PŘIHLÁŠENÍ Program SKLADplus se spustí poklepáním na ikonu programu. Na obrazovce se poté zobrazí okno pro přihlášení. Přihlášení uskutečníte stiskem číslice 9 a tlačítkem OK. II. DEFINICE ZBOŽÍ ( SORTIMENTU ) Klepněte na tlačítko zboží a vyberte možnost Receptury. Je nutné nadefinovat jednotlivé skupiny zboží ( Nealko, Aperitivy, Kuřecí, ), do kterých se pak vkládá sortiment ( Fanta, Sprite, Svíčková na smetaně, ). Jedná se o skupiny a zboží, které se později exportují do pokladní aplikace KASAmax, aby bylo možné začít prodávat. II. A. DEFINICE SKUPINY 1. Stiskněte tlačítko NOVÁ SKUPINA 2. Uveďte název skupiny 3. Vyberte typ tisku ( Bar nápoje / Kuchyně jídlo ) 4. Vyberte jeden z předdefinovaných obrázků pomocí tlačítka OBRÁZEK 5. Skupinu uložte stiskem tlačítka ULOŽIT Poznámka : U skupiny, ve které budou definovány přílohy je nutné zaškrtnout možnost PŘÍLOHY

3 II. B. DEFINICE ZBOŽÍ ( SORTIMENTU ) 1. Stiskněte tlačítko NOVÁ POLOŽKA 2. Zadejte PLU ( identifikační číslo, musí být u každé položky jiné ) 3. Zadejte název 4. Zadejte text účtenky ( stačí stisknout tlačítko se šipkou po pravé straně ) 5. Vyberte, do které skupiny položka patří 6. Zadejte prodejní cenu 7. Vyberte měrnou jednotku (jídlo = porce, rozlévané pití = litr, kusové položky = kus ) 8. Zvolte sazbu DPH 9. ULOŽIT Pokud požadujete okamžitý výběr přílohy po namarkování zboží ze sortimentu, je nutné označit tlačítko VYŽADUJ PŘÍLOHU. Akční ceny lze využít v kase v sekci HappyHour. Pokud se jedná o jednu z nejčastěji markovaných položek, lze tuto položku umístit v kase přímo do menu SORTIMENT pomocí volby PŘÍMO V SORTIMENTU

4 III. DEFINICE SUROVIN V dalším kroku je zapotřebí nadefinovat suroviny, ze kterých se zboží skládá a které chcete na skladě hlídat. Příklad Bar : Pro pivo Starobrno 0,3l a Starobrno 0,5l se vytvoří společná surovina Starobrno. Příklad Kuchyně : Pro Rumpsteak na zeleném pepři se vytvoří suroviny, které použijete na vytvoření jedné porce. III. A. DEFINICE SKUPINY 1. Stiskněte tlačítko PŘIDAT 2. Vložte název Skupiny ( např. Maso ) 3. ULOŽIT III. B. DEFINICE SUROVIN 1. Stiskněte po pravé straně tlačítko PŘIDAT 2. Nadefinujte název suroviny ( Např. Hovězí roštěná ) 3. Zvolte měrnou jednotku ( vážené suroviny=kg, rozlévané=litr, kusové=kus ) 4. Vyplňte nákupní cenu s DPH suroviny za jednotku ( kg, litr, kus ) 5. Vyplňte prodejní cenu s DPH suroviny za jednotku ( kg, litr, kus )NEPOVINNÁ 6. ULOŽIT Poznámka : Vytvořte jen ty suroviny, které se Vám vyplatí sledovat

5 IV. RECEPTURY Pokud jste nadefinovali suroviny, ze kterých se zboží skládá je nutné ke zboží vytvořit receptury. Příklad Bar : Zboží : Starobrno 0,3l a Starobrno 0,5l Suroviny : Starobrno Příklad Kuchyně : Zboží : Rumpsteak na zeleném pepři Suroviny : Hovězí roštěná, olivový olej, sůl, zelený pepř DEFINICE RECEPTURY : 1. Klepněte na tlačítko zboží a vyberte možnost Receptury 2. Označte skupinu, ve které se zboží nachází ( Steaky ) 3. Označte zboží, ke kterému chcete vytvořit recepturu ( Rumpsteak na zeleném pepři ) 4. Stiskněte tlačítko PŘIDAT 5. K jednotlivým surovinám vložte do sloupce MNOŽSTVÍ to množství, které je zapotřebí k výrobě jedné porce 6. ULOŽIT Definice receptur Zboží : Rumpsteak na zeleném pepři Suroviny : Hovězí roštěná 0,15 kg Olivový olej 0,05l Sůl 0,005 Kg Zelený pepř 0,005 kg Zboží :Velký panák Vodky Surovina :Finská vodka 0,04l Poznámka : Do pole NAJDI lze vložit název suroviny a program již sám vyfiltruje položky se shodným názvem suroviny

6 V. SKLADY Pro příjem surovin a jejich následné sledování, je potřeba nadefinovat jednotlivé sklady nebo sklad ( centrální sklad, sklad Bar, sklad Kuchyně ). Poznámka : Standardně jsou v programu SKLADplus nadefinovány dva sklady BAR a Kuchyně. Pokud si vystačíte s těmito dvěma již předdefinovanými sklady, můžete tento krok přeskočit Doporučujeme DEFINICE SKLADŮ : 1. Klepněte na tlačítko NASTAVENÍ a zvolte možnost SKLADY. 2. Pro definici nového skladu klepněte na tlačítko PŘIDEJ 3. Zadejte název skladu do pole POPIS 4. ULOŽIT - 6 -

7 VI. PŘÍJEM A VÝDEJ IV. A. PŘÍJEM SUROVIN 1. Pro příjem surovin na sklad použijete tlačítko SKLADY a volbu DODEJKY. Příklad : Naskladnění nákupu. 2. Stiskem tlačítka NOVÝ založíte novou dodejku 3. Vyberte Sklad, na který chcete suroviny vložit ( Kuchyně, Bar ) - dle definice skladů 4. Vyplňte popis dodejky 5. ULOŽIT 6. Stiskněte tlačítko PŘÍJEM ZBOŽÍ pro editaci 7. Do pole NAJDI zadejte část názvu suroviny a program sám vyfiltruje pouze ty suroviny se shodným názvem 8. Vložte množství, které chcete vložit na sklad opakujte tento krok dokud nebudete mít vyplněné množství u všech surovin,které chcete vložit 9. ULOŽIT - 7 -

8 10. Celou dodejku vložíte na sklad pomocí tlačítka VYSTAV Poznámka : Pokud nejsou přes pokladní Kasu prodané žádné položky lze použít i pro naskladnění počátečního stavu. V opačném případě se počáteční stav naskladní prvně pomocí inventury ( Kapitola XI.). IV. B. VÝDEJ SUROVIN Pro výdej surovin ze skladu použijete tlačítko SKLADY a volbu Výdejky. Příklad : Výdej prošlého zboží. Postup je stejný jako v předchozím bodě s tím rozdílem, že po vystavení výdejky se suroviny ze skladu odečtou

9 VII. PŘEHLED STAVŮ SUROVIN NA SKLADĚ Pro přehled stavů na skladech použijete tlačítko SKLADY a volbu STAVY. POPIS : Výběr skladů Umožňuje vybrat všechny nebo pouze jeden ze skladů, na kterém se suroviny nachází Filtr skupin Můžete si zobrazit pouze ty skupiny surovin, které Vás aktuálně zajímají Filtr množství Dle jednoduchých matematických funkcí lze filtrovat suroviny na skladě Detail Určuje jaké sloupce se kromě těch standardních zobrazí u vypsaných surovin Pro aktivaci výpisu surovin na skladech použijte tlačítko POUŽÍT. Poznámka : Pro zobrazení aktuálního stavu surovin na skladě je nutné vždy stáhnout z kasy všechny prodané položky! Pokud zapomenete suroviny delší dobu naskladnit na sklad, nic se neděje sklad povoluje debetní stavy surovin ( Kapitola X. )

10 VIII. EXPORT ZBOŽÍ Aby bylo možné prodávat pomocí programu KASAmax je nutné do něj zboží ze skladu exportovat. Poznámka : Pokud proběhla instalace a zaškolení u Vás na provozovně je cesta obvykle nastavena technikem firmy AMAX ( krok A můžete přeskočit a pokračovat krokem B). VIII. A. NASTAVENÍ CESTY DO PROGRAMU KASAMAX 1. Zvolte tlačítko NASTAVENÍ a volbu KASY 2. Zvolte tlačítko NOVÁ cesta 3. Vyplňte název ( název pokladny ) 4. Stiskněte tlačítko PROCHÁZET 5. Ve vyhledávacím okně určete cestu, kde se nachází program s Kasou a potvrďte stiskem tlačítka OK Příklady: C : \ BodyKasa D : \ Pokladna 6. ULOŽIT VIII. B. EXPORT ZBOŽÍ 1. Pro export zboží zvolte tlačítko EXPORT a volbu STANDARDNÍ 2. Vyberte Kasu a zahajte export pomocí tlačítka AKTUALIZOVAT

11 IX. ROZPADY Za pomocí rozpadů se od prodaného zboží v závislosti na nastavení tisku ( kuchyně, Bar ) odečítají suroviny ze skladů ( Sklad Bar, Sklad Kuchyně, centrální sklad, ). Poznámka : Pokud nebudou rozpady řádně nastaveny, nebudou se suroviny odečítat správně nebo se nebudou odečítat vůbec. Při školení a instalaci obvykle nastavuje technik firmy AMAX. 1. Pro nastavení rozpadů zvolte tlačítko NASTAVENÍ a volbu ROZPADY. 2. Pomocí tlačítka PŘIDAT přidejte nový rozpad. POPIS : Kasy : Výběr o kterou pokladnu se jedná ( Pokud používáte sklad jen pro jednu pokladní aplikaci Kasa je zde na výběr vždy jen jedna. Střediska : Pro každé středisko na Kase ( Restaurace, Zahrádka, ) Je nutné vytvořit Rozpady na jednotlivé sklady. Střediska musí být na kase již nadefinovaná. Typ tisku : Výběr typu tisku na kase ( Nápoje Bar, Kuchyně Kuchyně ) Je nastaven u skupin ve zboží ( Steaky - Kuchyně, Pivo Bar, ) Kapitola II.B. Odečíst ze skladu : Vyberete ze kterého skladu se má podle předchozích kritérií suroviny odečíst Kapitola V. Vysvětlení prvního obrázku : Ze zboží, u jejichž skupin je nastaven tisk bonu na bar, které se prodá na kase, na středisku Restaurace se odečtou suroviny nastavené v receptuře ze skladu Bar. Vysvětlení druhého obrázku : Ze zboží, u jejichž skupin je nastaven tisk bonu na Kuchyň, které se prodá na kase, na středisku Restaurace se odečtou suroviny nastavené v receptuře ze skladu Kuchyně. 3. Rozpad vždy uložíte pomocí tlačítka

12 X. STAŽENÍ DAT DO SKLADU Pro přehled aktuálních stavů surovin na skladech, je nezbytné stáhnout data z pokladního software KASAmax. Pro stažení dat stiskněte tlačítko DENNÍ POHYB a zvolte možnost STAŽENÍ. Nové stažení provedete stiskem tlačítka IMPORT v okně IMPORT PRODEJŮ. Pro náhled na všechny uzávěrky, můžete využít import uzávěrek. Jejich přehled naleznete v Menu Denní pohyb Uzávěrky. XI. INVENTURY Inventury slouží k porovnání fyzického stavu surovin na skladě se stavem surovin dle prodaného zboží přes pokladní aplikaci KASAmax. Před každou inventurou je zapotřebí mít k dispozici aktuální stav surovin na skladě a staženo veškeré prodané zboží z pokladny do skladového programu SKLADplus ( Denní pohyb Stažení-Import prodejů ). POSTUP PŘI TVORBĚ INVENTUR : XI. A. ZALOŽENÍ ŠABLON Založení šablon se provádí pouze před první inventurou. V šablonách jsou situovány suroviny pro konkrétní inventuru ( Inventura Baru, Inventura Kuchyně ). Příklad : Inventura baru Pro inventuru baru založíte šablonu s názvem BAR, do které umístíte ty suroviny, které se nacházejí na skladu bar ( Nápoje, tyčinky, brambůrky atd... ). Příklad : Inventura kuchyně ( Maso, mléčné výrobky, sýry, ). Pro inventuru Kuchyně založíte šablonu s názvem KUCHYNĚ, do které umístíte ty suroviny, které se nacházejí na skladu kuchyně. Poznámka : Pokud chcete využívat pouze jeden sklad společný pro Bar a kuchyň a inventura se provádí zároveň jak na kuchyni tak na baru stačí založit jednu šablonu společnou, do které budou zařazeny všechny suroviny a mít jeden centrální sklad pro Bar i pro Kuchyň

13 POSTUP TVORBY ŠABLON : 1. Stiskněte tlačítko INVENTURY a zvolte možnost ŠABLONY 2. Pomocí tlačítka NOVÝ založte novou šablonu 3. Vyplňte název šablony a uložte pomocí tlačítka ULOŽIT 4. Klepněte na nově vytvořenou šablonu a stiskněte tlačítko 5. Vyberte skupinu surovin, ze které chcete do šablony přidat suroviny a označte jednotlivé suroviny v této skupině fajfkou ( stiskem tlačítka s černým obdelníkem ). Stejný postup opakujte pro všechny suroviny, které chcete přidat do této šablony ( v tomto případě se jedná o všechny barové suroviny ). Vložení ukončíte stiskem tlačítka OK

14 Stejný postup použijete i při tvorbě šablony pro inventuru kuchyně. Inventurní soupis surovin v šabloně, lze vytisknout na tiskárnu formátu A4 pomocí tlačítka TISK. XI. B. INVENTURA SKLADU 1. Novou inventuru založíte pomocí tlačítka INVENTURY a vyberete možnost PLNĚNÍ INVENTUR 2. Stiskem tlačítka založíte novou inventuru 3. Vyberete, kterou šablonu chcete použít ( Pro inventuru na baru šablonu Bar v opačném případě Kuchyně ) 4. Do okna TVORBA DOKLADU vypíšete název inventury a uložíte stiskem tlačítka OK

15 5. Označíte nově vytvořenou inventuru ( šablonu ) a do sloupce MNOŽSTVÍ zadáte aktuální množství surovin, které je fyzicky skladem. Takto vyplněný inventurní soupis k porovnání uložíte stiskem tlačítka UZAVŘÍT DOKLAD. 6. Potvrdíte zobrazené upozornění stiskem tlačítka ANO 7. Přejdete k porovnání stiskem tlačítka ANO

16 8. Nyní je nutné porovnat nahlášený fyzický stav surovin na skladě s množstvím, které by na skladě mělo být dle prodaného zboží na kase. Označíte vyplněný inventurní soupis a sklad, se kterým chcete tento soupis porovnat. Porovnáte stiskem tlačítka POROVNAT. POROVNÁNÍ 9. Porovnání uložíte stiskem tlačítka Poznámka :Již uložené porovnání lze vytisknout na formát A4 pomocí tlačítka TISK. Ke všem inventurám se můžete kdykoliv vrátit INVENTURY POROVNÁNÍ. XI. C. VYSTAVENÍ OPRAVNÉHO DOKLADU K dokončení inventury je nutné naskladnit na sklad aktuální stav zboží, které se opravdu na skladě nachází. 1. Označte uložené porovnání a stiskněte tlačítko VYSTAVIT OPRAVNÝ DOKLAD

17 2. Zadejte libovolný název opravného dokladu a pokračujte stiskem tlačítka ULOŽIT 3. V okně dodatečná úprava stavů lze dodatečně změnit stavy surovin, které se naskladní po vystavení opravného dokladu. Ve většině případů přeskočte stiskem tlačítka ULOŽIT. A dále pokračujte stiskem tlačítka ANO a poté ještě jednou ANO 4. Označte poslední opravný doklad a naskladněte stiskem tlačítka VYSTAVIT Poznámka : Aktuální stavy zkontrolujete stiskem tlačítka SKLAD STAVY ( Kapitola VII. )