Popis nového archivačního programu pro rok 2011

Transkript

1 Popis nového archivačního programu pro rok 2011 Součástí nových verzí programů JAPO pro rok 2011 je také přepracovaný archivační program. Byl výrazně zjednodušen a navíc poskytuje širší možnosti využití. Mezi nejvýznamější změny patří: možnost předvolit libovolnou složku nebo disk, na který se bude archivovat opět je v jednom program jak archivace, tak i načtení archivovaných dat zpět při archivaci se program na nic neptá a rovnou udělá kompletní archivaci všech multilicencí při načtení archivovaných dat zpět do programu JAPO je naopak možné vybrat jen jednu konkrétní multilicenci a určit rozsah načítaných dat (všechno, jen účetnictví, jen mzdy, jen faktury atd.) možnost spolupráce s internetovou zálohovací a synchronizační službou DropBox Původní archivační program byl šitý na míru zálohování na diskety. Ty měly malou kapacitu a byly nespolehlivé. Jejich doba je ale naštěstí dávno pryč, dnes je běžné používat USB flešky, paměťové kartičky nebo externí pevné disky. Protože ale chceme zachovat zpětnou kompatibilitu s uživateli, kteří diskety používají, nebo jim stávající způsob archivace vyhovuje, původní archivační program jsme nezrušili. Ten nový se jmenuje jinak, na disku Vašeho PC jej najdete pod jménem ZALOHA.EXE. 1. Vytvoření zástupce (ikony) na ploše Windows Nový archivační program je součástí instalace plných verzí a upgradů pro rok 2011 a novějších. Zástupce na plochu se ale vytvoří jen při instalaci plné verze. Jestliže jste nahrávali upgrade, využijte následující postup: Připojte se na naše stránky nebo vložte do mechaniky Instalační CD. V záhlaví zobrazené úvodní stránky klepněte na červenou kuličku Stáhněte si. Zobrazí se další stránka, v její levé části klepněte na tlačítko Upgrade. Na nové stránce najděte tabulku s nadpisem Zástupce programu Záloha na plochu Windows Klepněte na tlačítko Stáhnout v řádku tabulky, který odpovídá Vaší verzi Windows (XP nebo 7). Soubor s ikonou uložte na plochu Windows (IKONY_ZALOHA_XP.EXE nebo IKONY_ZALOHA_7.EXE). Po dokončení stahování soubor na ploše najděte a klikněte na něj. Do složky JAPO na ploše Windows tím bude automaticky přidán zástupce programu Záloha a program Adresář (viz bod 3 návodu). 2. Nastavení archivace dat v Asistentu Podmínkou pro práci nového archivačního programu je mít nainstalovaný upgrade pro rok 2011 nebo novější. Pokud máte, můžete v programu Asistent nastavit dva důležité parametry: počet multilicencí, které se budou automaticky archivovat název složky (USB flešky, externího disku apod.), do které se bude archivovat Při prvním spuštění nové verze Asistenta se oba tyto údaje předvolí. Počet multilicencí se nastaví na maximální počet licencí, které máte v některém z programů JAPO (pokud máte např. Deník Profi pro 1 firmu, Mzdy pro 3 firmy a Konto pro 5 firem, nastaví se maximální počet licencí na 5). Název složky pro archivaci bude nastaven na C:\JAPO\ARCHIV. Je to stejná složka, do které původní archivační program dělal zálohy na pevný disk. Spusťte program Asistent, potvrďte účetní a dnešní datum a přejděte do jeho Hlavního menu. Zvolte Ovládací panel a následně Nastavení archivace dat. V zobrazené tabulce můžete nastavit počet multilicencí a název složky (disku) pro archivaci dat. 1 Po opuštění tabulky nastavení se provedené změny automaticky uloží. Můžete ukončit program Asistent.

2 3. Automatické nastavení složky pro archivaci V operačním systému Windows mohou mít adresáře dlouhé názvy. Navíc, názvy některých na první pohled jednoduchých složek jsou velmi komplikované. Můžete si například chtít na ploše Windows vytvořit složku Archivace dat, abyste měli zálohy pěkně po ruce. Skutečná cesta k této složce je ale velmi komplikovaná a není myslitelné, že byste ji do Asistenta zadávali ručně. Proto jsme připravili nový program ADRESAR.EXE, který načtení názvu složky a její uložení do konfiguračního souboru JAPO provede za Vás. Než se dostaneme k přesnému postupu, dovolte mi několik poznámek: Program Adresář je možné použít jen tehdy, máte-li programy JAPO nainstalovány ve složce C:\JAPO. Když máte programy jinde, kontaktujte hot-line a tam Vám poradíme, jak provést nastavení. Rozmyslete si kam chcete archivovat data z programů JAPO. Můžete si vytvořit složku kdekoliv na disku Vašeho počítače (třeba přímo na ploše Windows), využít externí pevný disk, USB flešku, nebo třeba paměťovou kartičku. U externích paměťových médií (USB fleška, paměťová kartička, pevný disk) je ale důležité, abyste ji pokaždé připojovali do stejného portu USB. Jen tak budou mít vždy přiřazeno stejné písmeno (např. F:) a předvolená cesta k nim (složka) bude stále stejná. Když budete chtít archivovat na USB flešku, paměťovou kartičku nebo externí pevný disk, doporučujeme na ní vytvořit složku, do které budou archivovaná data kopírována. Budete tak mít na zálohovacím médiu pořádek a snadno všechny zálohy najdete. Nebudou se Vám mezi ně míchat jiné soubory, které si na médium nahrajete (např. dopisy, mp3 apod.). Pro archivaci a případnou synchronizaci dat mezi více PC Vám doporučujeme využít internetovou službu Dropbox. Jejím použitím získáte zdarma 2 GB volného prostoru na internetu, kam se budou automaticky ukládat všechny soubory, které nakopírujete do stejnojmenné složky na disku Vašeho PC. Pokud chcete archivaci dat do DropBoxu využít, pokračujte v bodě 4 tohoto návodu. Teď už tedy víte kam složku pro archivaci umístit a můžeme provést nastavení: Tento návod je psán pro uživatele, kteří počítačům moc nerozumí. Proto je postup velmi podrobný. Pokud ale práci ve Windows zvládáte, jde jen o to překopírovat program ADRESAR (který jsme v bodě 1 umístili do složky JAPO na ploše) na místo, kam chcete archivovat data a pak jej zde spustit. V bodě 1 tohoto návodu jste si do počítače stáhli mimo jiné i program Adresář. Najděte proto na ploše složku JAPO a klikněte na ni. Otevře se v okně a Vy v ní program ADRESAR uvidíte. Nechte složku otevřenou, jen ji posuňte tak, abyste současně viděli na ploše Windows ikonu Tento počítač. Klikněte na ni. Zobrazí se seznam pevných disků a pamětí. Nyní vyberte médium, na které chcete zálohovat a klikněte na něj. V okně se zobrazí jeho obsah. Kamkoliv na volnou plochu tohoto okna klepněte pravým tlačítkem myši a zvolte Nový a následně Složka. Vytvoří se složka a Vy můžete zadat její název. Pojmenujte ji např. Archivace dat. Klikněte na novou složku myší. Otevře se v okně, zatím je prázdná. Nyní posuňte okno s novou složkou Archivace dat tak, abyste na ploše Windows viděli i okno s programem ADRESAR. Chyťte program ADRESAR pravým tlačítkem myši a přetáhněte jej do okna se složkou Archivace dat. Až jej pustíte, Windows se zeptá, co má udělat. Zvolte možnost Kopírovat. Nyní už není složka Archivace dat prázdná. Je v ní program ADRESAR.EXE. Klikněte na něj. 2 Zobrazí se menu programu s dotazem, k čemu chcete složku využít. Možnost 1 potvrďte klávesou Enter. Program Vaši volbu potvrdí a po stisku libovolné klávesy se ukončí.

3 4. Archivace dat do Dropboxu JAPO Zlín, spol. s r. o. Dropbox je internetová služba, která Vám ve své bezplatné variantě přidělí na internetu volný prostor 2 GB a automaticky s ním synchronizuje všechny soubory, které nahrajete do stejnojmenné složky na disku PC. Používáte-li více počítačů, můžete Dropbox nainstalovat na každý z nich. Když potom na jednom PC nahrajete do složky Dropbox například archivaci účetnictví, automaticky se ihned nakopíruje do Vašeho prostoru na internetu a odtud následně do složek Dropbox na Vašich ostatních počítačích. Když tedy takto archivujete data například v kanceláři, máte jistotu, že až zapnete PC doma a připojíte se na internet, najdete archivovaná data na pevném disku. Vše zcela automaticky a bez zásahu lidské ruky. Odpadá nutnost cokoliv kopírovat na diskety, flešky nebo paměťové kartičky. Na internetu jsou navíc data k dispozici i ve starších verzích (archivace ze včerejška, předvčerejška...). Pokud by se Vaše PC pokazilo nebo Vám jej ukradli, stačí na nový počítač nainstalovat Dropbox, připojit se na internet a během okamžiku máte na disku všechna data, která jsou v úložném prostoru na internetu... Podrobný ilustrovaný postup stažení a instalace Dropboxu najdete v samostatném návodu, který si můžete stáhnout z našich stránek nebo z Instalačního CD. Níže uvedený postup navazuje na již provedenou instalaci služby Dropbox. Jak tedy nastavit archivaci do Dropboxu? Tento návod je psán pro uživatele, kteří počítačům moc nerozumí. Proto je postup velmi podrobný. Pokud ale práci ve Windows zvládáte, jde jen o to překopírovat program ADRESAR (který jsme v bodě 1 umístili do složky JAPO na ploše) do složky Dropbox, jejíhož zástupce rovněž najdete na ploše Windows. Následně zde program ADRESAR spustit. V bodě 1 tohoto návodu jste si do počítače stáhli mimo jiné i program Adresář. Najděte proto na ploše složku JAPO a klikněte na ni. Otevře se v okně a Vy v ní program ADRESAR uvidíte. Nechte složku otevřenou, jen ji posuňte tak, abyste současně viděli na ploše Windows zástupce složky Dropbox. Klikněte na ni, v okně se zobrazí její obsah. Kamkoliv na volnou plochu tohoto okna klepněte pravým tlačítkem myši a zvolte Nový a následně Složka. Vytvoří se složka a Vy můžete zadat její název. Pojmenujte ji např. Archivace dat. Klikněte na novou složku myší. Otevře se v okně, zatím je prázdná. Nyní posuňte okno s novou složkou Archivace dat tak, abyste na ploše Windows viděli i okno s programem ADRESAR. Chyťte program ADRESAR pravým tlačítkem myši a přetáhněte jej do okna se složkou Archivace dat. Až jej pustíte, Windows se zeptá, co má udělat. Zvolte možnost Kopírovat. Nyní už není složka Archivace dat prázdná. Je v ní program ADRESAR.EXE. Klikněte na něj. Zobrazí se menu programu s dotazem, k čemu chcete složku využít. Možnost 1 potvrďte klávesou Enter. Program Vaši volbu potvrdí a po stisku libovolné klávesy se ukončí.. Ihned proběhne automatická synchronizace... 3 Nová složka Archivace dat i program ADRESAR.EXE se okamžitě synchronizují do Vašeho úložného prostoru na internetu. Pokud máte více PC, a nastavíte si použití DropBoxu i na nich, automaticky se v nich objeví i složka Archivace dat s programem ADRESAR.EXE. Pro nastavení archivace na dalších PC tak bude stačit jen otevřít si na ploše složku DropBox, v ní pak složku Archivace dat a kliknout na ADRESAR.EXE...

4 5. Používání nového archivačního programu Pokud jste archivovali pomocí starého archivačního programu, nebude pro Vás používání jeho nové verze žádný problém. Vše je jednodušší než dřív: Klikněte na ikonu, kterou archivaci spouštíte (vytvořili jsme ji v bodě 1 tohoto návodu). Archivační program přejde do úvodní nabídky. Nyní máte dvě možnosti - archivovat data nebo archivovaná data načíst zpět do programu JAPO. Vy chcete provést zálohu, proto potvrďte předvolenou možnost 1 klávesou Enter. Archivační program nyní provede automatické zálohování všech multilicencí za aktuální účetní rok. Jakmile skončí, vrátí se do úvodního menu a Vy jej můžete klávesou Esc ukončit. Zálohování se provádí do složky předvolené v bodech 2, 3 nebo 4. Uvnitř této složky se vytvoří další adresář, který bude mít v názvu účetní rok, za který se data archivují (např. DATA2010). Pokud jste využili možnost archivovat do Dropboxu (bod 4), ihned po ukončení archivace se data synchronizují na internet a odtud do Vašich dalších PC (pokud je máte). 6. Načtení archivovaných dat zpět do programu Dojde-li k situaci, kdy se potřebujete vrátit k zálohovaným datům, nebo přenášíte data mezi počítači pomocí DropBoxu (nebo nějakého externího média), bude postup následující: Klikněte na ikonu, kterou archivaci spouštíte (vytvořili jsme ji v bodě 1 tohoto návodu). Archivační program přejde do úvodní nabídky. Načtení archivovaných dat zpět do programu JAPO je volba číslo 2 - proto nejprve mezerníkem přepněte volbu z 1 na 2, nebo stiskněte klávesu s číslem 2. Následně potvrďte klávesou Enter. Program se nyní zeptá na číslo multilicence, jejíž data chcete kopírovat zpět do programu JAPO. Číslo zadáváte z klávesnice a potvrzujete klávesou Enter. 4

5 Další dotaz se bude týkat dat, která chcete kopírovat zpět. Můžete si vybrat všechny soubory, nebo jen účetnictví, mzdy... Volbu provádíte číslem, uvedeným u příslušné nabídky a potvrzením klávesou Enter. Na závěr se bude chtít archivační program ujistit, že víte co děláte. Nakopírování dat zpět do programu totož nenávratně smaže vše, co jste od data archivace do příslušných souborů zapsali. Pokud víte co děláte, odpovězte na dotaz volbou 2 a potvrďte ji klávesou Enter. Požadovaná archivovaná data se nakopírují zpět do programů JAPO To je vše k archivaci i k možnostem nové archivace. Máte-li jakékoliv dotazy, neváhejte a zavolejte na hot-line Budeme vděčni za jakékoliv náměty a připomínky, které nám pomohou programy dále zlepšovat. 5