Píloha. 4 PODPISOVÝ ÁD MAGISTRÁTU MSTA ESKÉ BUDJOVICE. Úvodní ustanovení l. 1

Transkript

1 Píloha. 4 PODPISOVÝ ÁD MAGISTRÁTU MSTA ESKÉ BUDJOVICE Úvodní ustanovení l Podpisový ád upravuje oprávnní a povinnosti pi podepisování písemností vyhotovených orgány msta. 2. Podpisový ád stanoví: 2.1. zásady podepisování písemností, zejména písemností vnjšího styku 2.2. vymezení pravomoci primátora msta, statutárního zástupce primátora (ureného dle 104 z.. 128/2000 Sb.) a ostatních námstk primátora, tajemníka Magistrátu msta eské Budjovice (dále jen "magistrátu") a zamstnanc pi podepisování písemností. Všeobecné zásady l Písemnosti vzniklé z innosti a jednání orgán podepisují k tomu oprávnné osoby s pihlédnutím k druhu písemnosti, závažnosti obsahu a píjemci písemností. 2. Pro podepisování písemností platí zásada jediného podpisu. Výjimku z této zásady stanoví zvláštní právní pedpisy (nap. zákon o obcích), organizaní pedpisy, píp. dje-li se tak na základ dohody zúastnných stran. 3. Osoby oprávnné k podpisu se podepisují vlastnorun. Písemnosti, u nichž je vlastnorun podepisovaný pouze prvopis nebo mén dležité písemnosti vyhotovované podle schválených a podepsaných koncept, se opatí doložkou "Za správnost vyhotovení" nebo "Za správnost vyízení". Tuto ovovací doložku, umístnou na písemnosti vlevo, vlastnorun podepíše nad strojem napsaným jménem ten, kdo je oprávnn ovit správnost istopisu. Píjmení, jméno a funkce osoby oprávnné k podpisu písemnosti se napíše strojem v pravé polovin pod textem písemnosti a pipojí se zkratka "v. r.". 4. Pi vyhotovení písemnosti tiskem (nap. obecn závazné vyhlášky), se za strojem vypsaným jménem, píjmením a funkcí uvede rovnž zkratka "v. r.". 5. Faksimile (napodobení podpisu razítkem) neplatí jako vlastnoruní podpis, lze ho používat pouze v kopiích. 6. Podepisuje-li písemnost za osobu oprávnnou k podpisu povený nebo zmocnný zástupce, pipojí ped svj vlastnoruní podpis zkratku "v. z." nebo "v zastoupení". Zástupce svým podpisem pijímá zodpovdnost a pechází na nj práva a povinnosti, jež vyplývají z funkce zastupovaného, a to v rozsahu povení nebo zmocnní. 1

2 7. Podepisující svým podpisem schvaluje obsah písemnosti a odpovídá za právní dsledky, které z písemnosti vyplývají pro msto a jeho orgány, a to v rozsahu stanoveném obecn závaznými pedpisy. 8. Odpovdnost za škodu a dsledky zavinné pekroením pravomoci v podepisování nese ten, který písemnost neoprávnn podepsal. Formální náležitosti l Úprava písemnosti se ídí eskoslovenskou státní normou SN , a spisovým ádem magistrátu. 2. V pravé polovin pod textem se pi podepisování uvede strojem jméno (nezkrácen), píjmení (neproložen) a na dalším ádku funkce osoby oprávnné k podpisu. Písemnosti primátora, statutárního zástupce primátora a ostatních námstk primátora a tajemníka mají v levém rohu pedtištnu funkci odesílatele s názvem orgánu. 3. Podpis se umísuje u jména psaného strojem. 4. V pípad, že pro závaznost písemnosti jsou potebné dva podpisy, uvedou se (strojem) jméno, píjmení a funkce osob oprávnných k podpisu soumrn vlevo a vpravo od myšlené plící svislice, piemž vpravo se umísuje podpis osoby funkn nižší, vlevo pak funkn vyšší. V pípad podpis pod sebou se dodrží poadí podle funkcí. Podepisují-li písemnost dva odbory, pak v pravé ásti je razítko a podpis složky, která jej vyhotovila. Jsou-li na písemnosti 3 nebo více podpis, umísují se po dvojicích ti až tyi ádky pod sebou, event. lichý uprosted. V dopisech pitom zstává levá ást (asi tetina) stránky volná. 5. Razítka na písemnostech se používají v souladu se spisovým ádem magistrátu. Razítko se otiskuje v pravé polovin písemnosti asi ti ádky pod vlastním textem. Mezi razítkem a napsaným jménem a píjmením se vynechá dostatek místa pro podpis. V pípad, že jsou na písemnosti dva podpisy, umísuje se razítko doprosted písemnosti (mezi dva podpisy). 6. U písemnosti zvláštní povahy (nap. bankovní a jiné finanní dispozice) se umístní podpisu ídí pedtiskem, zvyklostí, píp. zvláštními pedpisy. Oprávnní k podpisu l Písemnosti, u nichž podpisem dochází ke vzniku závazku (nebo jeho potvrzení) pro msto, podepisuje primátor msta. Námstci primátora, tajemník magistrátu, vedoucí odbor, pípadn další pracovníci magistrátu mohou takovéto písemnosti podepsat jen v pípadech, kdy jsou k tomu zmocnni zastupitelstvem (radou) msta, obecn závazným pedpisem nebo vnitroorganizaní smrnicí (nap. pracovním ádem). 2

3 2. Primátor msta podepisuje: 2.1. písemnosti mající bezprostední vztah k jeho funkci v souladu se zákonem o obcích (nap. svolávání schzí rady msta a zastupitelstva msta, jejich usnesení a zápisy, rozhodnutí a pozastavení výkonu usnesení rady msta v otázkách samostatné psobnosti msta, obecn závazné vyhlášky) 2.2. písemnosti vzniklé ze zastupování msta navenek a z jednání primátora msta, i další písemnosti podle zmocnní zastupitelstvem nebo radou msta 2.3. písemnosti obsahující požadavky nebo závažná sdlení adresovaná Parlamentu R, vlád R, jednotlivým ministerstvm, jiným ústedním orgánm státní správy a jejím organizaním složkám, krajskému úadu, píp. starostm mstských obvod 2.4. písemnosti obsahující zásadní organizaní opatení, pípadn interní instrukce, ve vztahu k celkové innosti magistrátu 2.5. materiály pedkládané orgánm msta v souladu s jednacími ády tchto orgán a vydanými pokyny pro pedkládání materiálu zastupitelstvu a rad msta 2.6. písemnosti, týkající se problematiky samostatné psobnosti na svených úsecích innosti. 3. Primátor spolu s poveným námstkem nebo jiným radním podepisuje: písemnosti mající bezprostední vztah k jejich funkci v souladu se zákonem o obcích (nap. spolupodepisování obecn závazných vyhlášek), jiná usnesení zastupitelstva a rady msta, další písemnosti v rámci konkrétního povení nebo u zmocnní (udlení estného obanství msta. Budjovic, rozhodnutí o udlení ceny msta, pamtní listiny atp.). 4. Primátor podepisuje: smlouvy (dohody), které jsou uzavírány mstem eské Budjovice a na jejichž základ dochází k nabývání i zcizování nemovitého majetku msta. 5. Námstkové primátora podepisují: 5.1. námstek urený zastupitelstvem msta dle 104 z..128/2000 Sb. je oprávnn v pípad nepítomnosti primátora nebo v dob, kdy primátor nevykonává funkci podepisovat jako statutární zástupce msta veškeré písemnosti dle l.2,3,4 tohoto ádu 5.2. pokud jsou ureni zastupováním primátora msta - písemnosti uvedené v l. 4, odst. 1 a 2 a vyznaují u svého podpisu, že jde o zastoupení 5.3. písemnosti vzniklé z jednání námstk primátora a další písemnosti podle zmocnní zastupitelstvem nebo radou msta 5.4. písemnosti obsahující požadavky a závazná sdlení adresovaná námstkm ministr a jiným ústedním orgánm státní správy, mající vztah ke sveným úsekm innosti 3

4 5.5. pokyny pro organizaci pípravy materiál do orgán msta a pro zabezpeení kontroly plnní jejich usnesení na svených úsecích innosti 5.6. materiály pedkládané orgánm msta v souladu s jednacími ády tchto orgán a vydanými pokyny pro pedkládání materiál zastupitelstvu a rad msta 5.7. písemnosti týkající se problematiky samostatné psobnosti na svených úsecích innosti. 6. Tajemník magistrátu podepisuje: 6.1. písemnosti obsahující zásadní organizaní opatení, smrnice ( krom smrnic vydávaných Radou msta) pokyny, týkající se organizace práce magistrátu, písemnosti vyplývající z jeho koordinaní a kontrolní funkce 6.2. pokyny pro organizaci pípravy materiál do orgán msta a pro zabezpeení souhrnné kontroly plnní jejich usnesení 6.3. materiály pedkládané orgánm msta v souladu s jednacími ády tchto orgán a schválenými pokyny pro zpracování a pedkládání materiál zastupitelstvu a rad msta 6.4. písemnosti pracovn právní povahy vyplývající z funkce statutárního orgánu zamstnavatele v souladu s pracovním ádem magistrátu a dlbou pravomoci v pracovn právních vztazích 6.5. písemnosti v penesené psobnosti, obsahující zásadní problematiku na svených úsecích innosti, s výjimkou rozhodnutí ve správním ízení. 7. Vedoucí odbor podepisují: 7.1. písemnosti zpracovávané odbory pi plnní jejich úkol v oblasti samostatné psobnosti, rozhodnutí vydaná ve správním ízení, stanoviska k návrhm zákon, vyhlášek, smrnic a usnesení vlády R zasílaných magistrátu msta k pipomínkovému ízení 7.2. písemnosti vyplývající z výkonu státní správy v oblasti penesené psobnosti, s výjimkou vcí, které patí do psobnosti rady msta, komise nebo zvláštního orgánu 7.3. písemnosti vyplývající z ízení rozpotových a píspvkových organizací na daném úseku innosti 7.4. materiály pedkládané orgánm msta v souvislosti s jednacími ády tchto orgán a vydanými pokyny pro pedkládání materiál zastupitelstvu a rad msta, stanovisko k návrhm opatení jiných odbor magistrátu msta 7.5. písemnosti vyplývající z výkonu svené pravomoci v oblasti pracovn právních vztah v souladu s pracovním ádem magistrátu 7.6. písemnosti týkající se vyizování stížností, oznámení a podnt oban na svených úsecích innosti 4

5 7.7. úetní doklady ovující hospodáské operace a jiné doklady hospodáské povahy v souladu s platnými smrnicemi 7.8. tajné materiály týkající se záležitostí obstarávaných odborem a opatení na úseku civilní obrany 8. Vedoucí oddlení: - pokud je poven zastupováním vedoucího odboru, podepisuje v jeho nepítomnosti v zastoupení veškeré písemnosti jinak podepisované vedoucím odboru - na základ zmocnní a ve stanoveném rozsahu dispozice finanními a hmotnými prostedky - vyízení bžné korespondence, která neobsahuje rozhodnutí, stanoviska nebo ešení vci - písemné informace podízeným organizacím o usneseních orgán obce, týkající se tchto organizací, pokud jim píslušnými orgány nebyly zaslány pímo - zápisy z jednání nebo ízení, která za odbor ídil - další písemnosti, k jejichž podepisování je vnitním aktem vedoucím zmocnn. 9. Ostatní zamstnanci magistrátu podepisují: 9.1. písemnosti zpracovávané odborem, k jejichž podpisu byli výslovn zmocnni 9.2. písemnosti, které podepisuje vedoucí odboru, v pípad, že byli poveni jeho zastupováním 9.3. úetní doklady ovující hospodáské operace a jiné doklady hospodáské povahy podle konkrétního zmocnní a schváleného dispoziního oprávnní. 10. Pedsedové komisí: podepisují všechny písemnosti tchto komisí, zápis z jednání, ten spolu s poveným lenem komise. V pípad nepítomnosti pedsedy na jednání podepisuje zápis len povený ízením jednání. 11. Zvláštní úprava podepisování: Podepisování dispozic s rozpotovými prostedky v rámci Magistrátu msta. Budjovice je závazn upraveno smrnicí. 6/04 o obhu úetních doklad, který jako závaznou smrnici zpracovává podle ustanovení zákona. 563/91 Sb., o úetnictví vedoucí odboru finanního s oddlením rozpotu, oddlením poplatk a oddlením úetnictví. Na základ obhu úetních doklad jsou vyhotoveny podpisové vzory, na nichž jsou ureni pracovníci oprávnní naizovat a schvalovat hospodáské a úetní operace a pracovníci urení k pezkušování pípustnosti operací. 12. Razítka a peet 1. Pehled o tom, která razítka byla jednotlivým odborm magistrátu pidlena, vede odbor vnitních vcí. 5

6 2. Razítek (kulatá razítka), peetí a tiskopis se státním znakem lze použít jen obsahuje-li listina usnesení nebo rozhodnutí orgánu, nebo osvduje-li dležité skutenosti a oprávnní. Tiskopisy a peeti se státním znakem lze použít též pi slavnostních píležitostech. 3. V bžném korespondenním styku se tiskopisy, razítka a peeti se státním znakem použít nesmí. V tomto pípad se používají podélná razítka, která mohou sloužit i jako razítka adresovací a oznaovací. 4. Užije-li se podélného razítka, otiskne se v pravé polovin papíru dva až ti ádky pod textem. Kulatá razítka se otiskují doprosted pod textový sloupec. Závrená ustanovení l. 5 Tento podpisový ád nabývá úinnosti dnem