Sage ERP X3 I Bílá kniha

Transkript

1 Sage ERP X3 I Bílá kniha Zlepšování použitelnosti ERP: Jak může intuitivní ERP zvýšit produktivitu, návratnost investic a zlepšit spolupráci 1 Sage ERP X3 I Zlepšování použitelnosti ERP

2 Obsah 1. Shrnutí 3 2. Tradiční systémy ERP 4 3. Prohlubování zkušeností uživatelů 5 4. Výhody 8 5. Závěr 9 2 Sage ERP X3 I Zlepšování použitelnosti ERP

3 1. Shrnutí Řešení plánování podnikových zdrojů (ERP) vždy nabízely velké kapacity pro řízení provozních dat a zvyšování efektivity podnikání. Dnes si organizace uvědomují, že řešení ERP jsou klíčová při snaze o co nejlepší služby zákazníkům a při získávání a zpracování informací potřebných pro lepší a rychlejší rozhodování. Moderní řešení ERP přinášejí možnost v snadněji ovladatelné podobě, s perspektivou dalšího zlepšování jejich výhod,kratší návratností investic. Řešení ERP, která obsahují tato vylepšení, zkracují dobu školení a zavedení celého systému a přinášejí rychlejší návratnost investice, snižují celkové pořizovací náklady, zvyšují produktivitu, pružnost pracovníků a v neposlední řadě i míru spolupráce. Nejlepší současní výrobci ERP vycházejí vstříc požadavkům zákazníků a vylepšují systémy širokým spektrem možností, které zvyšují jejich použitelnost. Tato bílá kniha popisuje vliv moderních vylepšení v oblasti použitelnosti, jako jsou vizualizace procesů, pracovní plochy, intuitivní uživatelská rozhraní, známý vzhled a pocit uživatelů, nastavitelnost, architektura zaměřená na služby, mobilní rozhraní, zavedení e-obchodu a podnikového zpravodajství. 3 Sage ERP X3 I Zlepšování použitelnosti ERP

4 2. Tradiční systémy ERP: Komplikovaná funkčnost; Složité ovládání Vyspělá funkčnost, jakou řešení ERP nabízejí, přišla ruku v ruce s vysokou komplexností. Použitelnost ERP byla snižována, mimo jiné, těmito faktory: Náročnost učení - magazín CFO (1) uvedl, že 20% uživatelů softwaru pro plánování podnikových zdrojů v rámci tohoto výzkumu udává jako časově nejnáročnější právě výuku ovládání jiných modulů a aplikací a samotné hledání informací, které souvisely s plněním jejich úkolů. Uživatelé požadovali kvalitní školení a nebyli schopni provádět neobvyklé operace a přijímat zodpovědnost za nové úkoly nebo pomoci kolegům se zpracováním dat. Často se stává, že když uživatelé dělají něco poprvé, nejsou schopni dokončit svěřený úkol a okamžitě žádají o pomoc odborníky. Takový postup vede ke snížení produktivity firmy, a to jak na straně uživatelů systému tak i jeho správců. Problémy může způsobovat i neznámá terminologie, která ještě zvyšuje náročnost učení a použití. Zbytečné informace na obrazovce. Informace zobrazené na monitoru bývají často vzhledem k prováděným úkolům irelevantní a způsobují zmatení uživatelů, zejména těch méně zkušených. Úkoly, které běží napříč více obrazovkami, mohou být pro uživatele nepřehledné, nebo dokonce může uživatel ztratit přehled, ve kterém bodě procesu se právě nachází. Systémy nápovědy, které byly příliš složité a těžko pochopitelné. Komplikovanost a složité ovládání a používání systémů pro plánování podnikových zdrojů bylo mezi hlavními důvody nevyužívání potenciálních výhod ERP a v mnoha případech zabránilo přijetí automatizace procesů jako celku. V současné době hledají společnosti takové řešení ERP, které by pomohlo širšímu okruhu uživatelů efektivněji vykonávat jejich každodenní úkoly při zavádění změn a ke zvyšování produktivity práce. Strategicky uvažující firmy požadují od řešení ERP od pomoci při rozšiřování tradičních podnikových procesů až po podporu plné péče o zákazníky, od prvního kontaktu až po realizaci platby. Pro podporu tohoto nového přístupu, musí řešení ERP poskytnout všem zaměstnancům podniku přesné a aktuální informace ve formátech, k jakým budou moci snadno přistupovat a zpracovávat je. Řešení ERP musí také organizaci pomoci zvyšovat schopnosti analýzy dat pro účely lepšího rozhodování, a v případech rizikových rozhodování rychlejší a přesnější informace. Uživatelé již nejsou ochotni trávit čas sháněním informací ze zpráv ani zápasit se složitými systémy. (1) Snadné ERP? CFO Magazine, únor 2009, 4 Sage ERP X3 I Zlepšování použitelnosti ERP

5 3. Prohlubování zkušeností uživatelů Moderní tvůrci ERP reagují na požadavky uživatelů zaváděním široké škály nástrojů, které činí systémy pro plnění úkolů a analýzy dat pro uživatele rychlejšími a ovladatelnějšími, což vede k přesnějšímu a k efektivnějšímu rozhodování. Jedná se, například, o tyto vlastnosti: Vizualizace procesů Zatímco starší řešení orientace v pracovních procesech byla pro uživatele obtížná, nové vizualizované procesy umožňují uživatelům snadno provádět potřebné úkony až do konce pomocí vizuální (grafické) mapy probíhajícího procesu. Uživatelé mohou sledovat pracovní proces průběžně a jasně určit, v jaké fázi zpracování se konkrétní proces nachází a postupovat až k jeho úspěšnému dokončení. Namísto navigačních menu postupují uživatelé přímo do oblasti, kterou využívají, kliknou na tlačítko a zobrazí se příslušná obrazovka. Obrazovka může obsahovat funkce ERP, zprávy, dotazy, tazatele, statistiky a další části procesu. Tyto vizualizované procesy usnadňují a výrazně zrychlují práci zejména novým uživatelům.. Předdefinované procesy připravené výrobcem ERP usnadňují začátky používání těchto pracovních toků. Některé systémy navíc poskytují grafické nástroje, které uživatelům umožňují modifikace předdefinovaných procesů nebo tvorbu nových, jim na míru ušitých pro ještě výraznější usnadnění práce. Grafické pracovní plochy nebo tvorbu nových, jim na míru ušitých pro ještě výraznější usnadnění práce. Grafické pracovní plochy Modernizovaná uživatelská rozhraní ERP poskytují řídícím pracovníkům napříč organizací přístup ke klíčovým ukazatelům výkonu, které jsou uváděny formou textových a grafických prvků v rámci prostředí pracovní plochy. Jedinci, kteří by softwaru ERP přesto nerozuměli, mohou použít pracovní plochu a získat přístup ke klíčovým údajům a tím zvýšit míru sdílení informací (spolupráce) napříč podnikem. Řídící pracovníci se již dále nemusejí spoléhat na tabulkové procesory a zpravodajství, která byla zpracována z nejrůznějších zdrojů dat a doručena z prostředí mimo systém ERP. Mohou využít přímého přístupu k informacím, které zpracovává jeden pravdivý zdroj, a mohou přijímat rychlejší a přesnější rozhodnutí. Řídící pracovníci mohou například sledovat informace o situaci na vysoké úrovni a využít podrobných a hloubkových zpráv a získat tak více informací. Intuitivní textové a grafické pracovní plochy umožňují řídícím pracovníkům snadný přístup k informacím bez náročného školení. 5 Sage ERP X3 I Zlepšování použitelnosti ERP

6 Obchodní zpravodajství Zatímco grafická uživatelská rozhraní a pracovní plochy poskytují velice kvalitní informace, které umožňují uživatelům sledovat a řídit jejich procesy velice snadno, řešení ERP, která nabízejí integrované obchodní zpravodajství, uživatelům umožňují provádět ještě podrobnější analýzy. S integrovaným obchodním zpravodajstvím mohou uživatelé analyzovat podnikatelské výkony v reálném čase a provádět kvalitní reporting pomocí přetahování údajů, které jsou aktualizovány v reálném čase v rámci průběhu každodenních pracovních procesů. Systémy se zabudovanými úložišti dat jejich administrátorům dále zjednodušují údržbu a nastavení. Uživatelsky orientovaný přístup k designu, který moderní výrobci ERP používají, je cestou k usnadnění používání systémů ERP pomocí uživatelsky přívětivých rozhraní, zejména rozhraní webového. Systémy, vytvořené na základě webového rozhraní, obsahují všechny pokyny nezbytné pro použití softwaru. Zdrojové struktury na bázi webové jsou vyvinuté tak, aby byly dostupné běžnými, předvídatelnými způsoby pomocí obvyklých orientačních možností jako jsou pohyb zpět a dopředu, přístup do historie každého uživatele a vyhledávacích funkcí. Další grafické prvky, které ještě více usnadňují použití, jsou v podobě tlačítek, vzkazů, obrázků a ikon. Příjemné grafické rozhraní zásadně redukuje potřeby školení. Intuitivní uživatelské rozhraní Moderní výrobci ERP, kteří chtějí vytvořit intuitivní uživatelské rozhraní, používají na uživatele orientované principy. Při vývoji na uživatele orientovaných principů dbají vývojáři zejména na potřeby, požadavky a omezení koncových uživatelů systému. Designéři se nesnaží pouze určit, jak snadno se bude program používat, ale také jej za pomoci samotných uživatelů testují. Cílem je optimalizace výrobku pro všechny uživatele a způsoby použití, a ne změna přístupu uživatelů k práci a nutnost učit se něčemu novému. 6 Sage ERP X3 I Zlepšování použitelnosti ERP

7 Známý vzhled a pocit Někteří výrobci ERP zvyšují funkčnost svých řešení nákupem a integrací nejlepších doplňkových programů. Taková řešení mají často nesourodá rozhraní, různé příkazy, organizační a souborové struktury pro každý modul systému ERP. Řešení a doplňky s univerzálním rozhraním pro každou aplikaci je výrazně snazší pro pochopení i použití. V ideálním případě by mělo řešení pracovat na základě jedné globální platformy aplikací, kde by mohly sdílet veškerá data, procesy a aplikace součásti všechny společnosti, které používají různé jazyky, legislativy a měny, takže je lze použít v mnoha různých lokalitách, zemích a regionech. ERP s globální aplikační platformou usnadňuje získávání kritických obchodních informací v reálném čase, aniž by uživatelé museli čekat na poskytnutí informací z ústředí. Například jedna instalace ERP v ústředí firmy v Paříži je schopna spojit se s pobočkami na celém světě a pracovat s různými měnami, obchodními pravidly a legislativami. Nastavitelnost Snadno nastavitelný systém umožňuje uživatelům zvolit si preference, zakázat či povolit funkce nebo změnit podobu pracovního prostředí a dopřát jim pohodlí práce způsobem, jaký jim vyhovuje bez nutnosti složitého programování. Dále snižuje množství zbytečně zobrazovaných informací, které by uživateli spíše překážely a rušily jej při práci. Mobilní rozhraní Uživatelé mají stále větší potřebu připojit se k systému ERP v terénu. Řešení ERP, které poskytuje bezpečné připojení na bázi webového nebo mobilního rozhraní usnadňuje uživatelům přístup k potřebným údajům i mimo kancelář z notebooku nebo mobilního zařízení. Uživatelé budou schopni zpracovávat informace a používat aplikace při plnění úkolů, jako je kontrola skladových zásob nebo zadání objednávky nákupu. Mobilní doplněk systému ERP navíc pomáhá rozšířit základnu uživatelů o vnější uživatele a přinést více pružnosti a spolupráce. Aplikace pro eobchod Mnoho organizací potřebuje zajistit přístup ke svým databázím i lidem, kteří nejsou zaměstnanci, například zákazníkům a partnerům. Systém ERP, který spravuje informace podpůrných oddělení, dokáže připojit nejen zaměstnance, ale i zákazníky nebo partnery prostřednictvím webových služeb spravujících eobchod. Výsledkem například je, že ve chvíli, kdy zákazník provede nákup prostřednictvím systému eobchod, zareagují i procesy podpůrných oddělení a nákup zpracují. 7 Sage ERP X3 I Zlepšování použitelnosti ERP

8 4. Výhody Použitím řešení ERP vyvinutých pro optimální použitelnost může organizace dosáhnout následujících výhod: Zkrácením doby potřebné pro zavedení systému a proškolení uživatelů dojde i ke zkrácení doby návratnosti investice. Uživatelé se mohou naučit používat intuitivní a jednoduchý systém mnohem rychleji než komplexní a složité systémy. Tím dojde ke snížení časových a finančních nároků, zvýšení míry osvojení systému a morálky zaměstnanců. Navíc, čím dříve dojde k plnému využití možností systému zaměstnanci, tím dříve bude dosaženo slibovaných výsledků investice.. Nižší celkové náklady Uživatelsky jednoduchý systém snižuje nároky na odbornost pracovníků, protože se učí něco, čehož základy již ovládají. Díky tomu se dosáhne i snížení nákladů na podporu. Zvýšení produktivity Je-li ERP intuitivní a umožňuje uživatelům snadnou orientaci v komplexních obchodních procesech, mohou zaměstnanci věnovat více času analýze informací a provádět lepší obchodní rozhodování a odvádět celkově přínosnější výkony. Zvýšení pružnosti Odjede-li některý ze zaměstnanců, například na dovolenou, může jiný pracovník snadno převzít jeho práci přesto, že neprošel školením pro konkrétní modul ERP, nebo jsou pro něj takové úkoly zcela nové a neznámé. To samé platí i v případě přechodu zaměstnance na jinou pozici nebo jinou práci. Tímto způsobem zvyšuje snadno použitelný systém pružnost celé organizace. Zvýšení míry spolupráce napříč celou společností Řídící pracovníci mohou využít výhod intuitivního uživatelského rozhraní a pracovní plochy a využít jejich kapacit pro přímý přístup ke klíčovým informacím aniž by museli čekat na zpravodajství od svých podřízených. Takto lze zlepšit spolupráci a sdílení dat napříč celou organizací. 8 Sage ERP X3 I Zlepšování použitelnosti ERP

9 5. Závěr Dnešní nejprogresivnější společnosti hledají taková řešení ERP, která by dokázala zautomatizovat a podpořit rozhodování napříč celým podnikatelským procesem, od získání zákazníka až po poskytované služby; již nemohou tolerovat staré kompromisy mezi funkčností a jednoduchostí použití. Moderní řešení ERP vycházejí vstříc požadavkům zákazníků zaváděním široké škály nástrojů a zvyšováním použitelnosti. Organizace používající intuitivnější řešení ERP těží ze zkrácení doby potřebné pro zavedení softwaru a školení uživatelů, což zrychluje návratnost investice, snižuje celkové náklady, zvyšuje produktivitu a pružnost zaměstnanců a v neposlední řadě i míru spolupráce napříč celou organizací. 9 Sage ERP X3 I Zlepšování použitelnosti ERP

10 Sage O Sage Severní Amerika Sage Severní Amerika je součástí The Sage Group plc, největšího světového dodavatele podnikových řídících programů a služeb. V Sage žijeme a dýcháme byznysem. Naším úkolem je pomáhat našim zákazníkům dosáhnout svých cílů. Řada podnikových řídících programů a služeb se průběžně rozvíjí s tím, jak provádíme inovace na základě potřeb našich zákazníků. Naše řešení jsou určena pro účetnictví, provoz, řízení vztahů se zákazníky, lidské zdroje, sledování času, obchodní služby, specializované potřeby stavebnictví, distribuce, zdravotní péče, výroby, neziskového sektoru a realitního trhu. Sage Severní Amerika zaměstnává lidí a obsluhuje 3,1 milionu malých a středních zákazníků. The Sage Group plc, založená v roce 1981, byla uvedena na burzu v Londýně v roce 1989 a v současnosti zaměstnává lidí a obsluhuje 6,2 milionu zákazníků na celém světě. Pro více informací navštivte naše webové stránky na adrese nebo volejte Informace uvedené v tomto dokumentu představují názory firmy Sage na tuto problematiku v době vydání materiálu. Z důvodu možných změn na trhu, nejsou výše uvedené informace pro firmu Sage závazné. Tento dokument je určen pouze pro informativní účely a firma Sage za něj nenese žádné záruky 01 Sage ERP X3 I Zlepšování použitelnosti ERP vyjádřené ani předpokládané - CA-inspire_34_MME_07-14