Výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu

Transkript

1 V Praze dne č. j. FZU/ELI-201/2013 Výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu Předkládám Vám výzvu k podání nabídky ve výběrovém řízení pro veřejnou zakázku malého rozsahu na služby s názvem: Letní škola ELI Beamlines 2013 I. Identifikační údaje zadavatele: Název zadavatele: Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i. Sídlo: Na Slovance 2, Praha 8 Identifikační číslo: DIČ: CZ Kontaktní osoba: Radek Toman Telefon: Radek.Toman@eli-beams.eu (dále jen Zadavatel ) II. Název projektu Plnění pořizováné v tomto výběrovém řízení je určeno pro plnění projektu ELI: EXTREME LIGHT INFRASTRUCTURE financovaného z Operačního programu Výzkum a vývoj pro onovace, jehož řídícím orgánem je Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy (dále jen Projekt ELI ). Bližší informace o Projektu ELI lze nalézt na III. Předmět plnění veřejné zakázky Zadavatel ve dnech pořádá akci zvanou Letní škola ELI Beamlines (dále také jen Letní škola ). Jedná se o akci zaměřenou na vysokoškolské studenty a doktorandy studující fyzikální obory zaměřené převážně na laserové technologie, optiku a příbuzné obory. Letní škola je koncipována jako edukačně osvětová akce, na které mají studenti možnost se setkat s významnými výzkumníky z celého světa, kteří je během svých workshopů a přednášek seznámí s nejnovějšími poznatky na poli laserových technologií, optiky a fyziky. Letní školy se mohou zúčastnit studenti z celého světa. Počet účastníků Letní školy bude činit 80 studentů a 15 prezentujících vědců. Místem konání Letní školy je Praha. Nabídky, které by jako místo konání nabízely jinou lokaci, nesplní zadání Zadavatele a budou z výběrového řízení vyloučeny. Předmětem plnění veřejné zakázky je zajištění konferenční místnosti, ubytování a stravování pro účastníky akce, doprava přednášejících z letiště a zpět a některé další níže vymezené služby. 1

2 Předmět plnění veřejné zakázky zahrnuje: A) Ubytování Zajištění ubytování účastníků ve 40 dvoulůžkových a 15 jednolůžkových pokojích po dobu od (zahájení večeří) do (ukončení obědem), tj. 5 nocí. Ubytování musí být zajištěno v hotelu, přičemž zadavatel v příloze č. 3 této výzvy stanovuje minimální standard, kterému musí hotel odpovídat. Nebude-li hotel tomuto standardu odpovídat, bude nabídka uchazeče vyřazena. Všichni účastníci Letní školy (tj. 90 osob) musí být ubytováni ve stejném hotelu, tj. není kupř. možné ubytování v několika hotelech téhož řetězce apod. Stravování, které je taktéž předmětem této veřejné zakázky, musí být poskytováno v hotelu, kde budou účastníci ubytováni. Hotel musí poskytovat možnost sportovních aktivit. B) Konferenční místnost Zajištění konferenční místnosti pro konferenční část Letní školy. Konferenční místnost musí být ve stejném hotelu, ve kterém budou účastníci Letní školy ubytováni. Konferenční místnost musí pojmout všech 90 účastníků v jeden okamžik a mít uspořádání škola. Konferenční místnost musí být Zadavateli plně a výhradně k dispozici ve dnech až celodenně, potom od 8 do 13 hod. Konferenční místnost musí být vybavena následující technikou: 1 notebook, 2 mikrofony bezdrátové, ozvučení místnosti, dataprojektor, flipchart, laserové ukazovátko. C) Stravování Zajištění stravování pro účastníky Letní školy v následujícím rozsahu: 5 x snídaně ( ) Snídaně: formou švédského stolu (pečivo, ovoce, zelenina, sýr, salám, vajíčka, müsli, cornflakes, čaj, káva, voda, džus, mléko) 5 x oběd ( ) Oběd: výběr ze tří jídel (jedno vegetariánské), tři chody: polévka nebo předkrm, hlavní jídlo, zákusek, jeden teplý a jeden studený nápoj (pivo, nealko, káva, čaj) 5 x večeře ( ) Večeře: výběr ze tří jídel (jedno vegetariánské), tři chody: předkrm, hlavní jídlo, zákusek, jeden teplý a jeden studený nápoj (pivo, nealko, káva, čaj) 9 x kávová přestávka (z toho 5 x dopolední až a 4 x odpolední až ) Kávová přestávka dopolední: 2 kusy obloženého chlebíčku na osobu, ovoce nebo zelenina, káva, čaj, minerální voda, džus. 2

3 Kávová přestávka odpolední: 2 kusy pečiva (sladké, slané) na osobu, ovoce nebo zelenina, káva, čaj, minerální voda, džus. D) Doprava prezentujících osob Zajištění individuální dopravy z Letiště Václava Havla a zpět na letiště pro všechny prezentující vědce kdykoliv ve dnech až dle přání prezentujících. Uchazeč bude kalkulovat náklady tak, že každý z prezentujících bude cestovat z letiště i zpět samostatně. E) Naučně - vzdělávací projížďka autobusem po Praze Zajištění jedné okružní naučně-vzdělávací projížďky po Praze (návštěva míst spojených s významnými vědci a fyziky, kteří působili v Praze, jako byli Albert Einstein, Johannes Kepler, Bernard Bolzano, Christian Dopler, Giordano Bruno aj.). Jedná se o nejméně 3 hodinovou jízdu autobusem po Praze pro všechny účastníky nebo , po 17 hod. Začátek i konec cesty musí být u hotelu, kde jsou účastníci ubytováni. E) Další Zadavateli bude pro účely úspěšného průběhu Letní školy po celou dobu konání této akce vyčleněn jeden pracovník hotelu. IV. Lhůta pro podání nabídek a místo pro podání nabídek Písemnou nabídku doručte poštou, osobně nebo jiným vhodným způsobem na adresu sídla zadavatele Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i., Na Slovance 2, , Praha 8. Lhůta pro podání nabídek končí dne v hod. Nabídka musí být doručena do hlavní podatelny Zadavatele na výše uvedené adrese, kde bude vyznačen čas podání. Nabídka musí být podána v řádně uzavřené obálce označené názvem veřejné zakázky následujícím způsobem: Veřejná zakázka Letní škola ELI Beamlines 2013 Neotevírat!. Na obálce zároveň musí být uvedena adresa a název uchazeče. V. Zadávací lhůta: Zadávací lhůta je lhůta, po kterou jsou uchazeči svými nabídkami vázáni. Zadavatel stanovuje zadávací lhůtu na šedesát dnů. Zadávací lhůta počíná běžet okamžikem skončení lhůty pro podání nabídek a končí dnem doručení oznámení zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky. Zadávací lhůta se prodlužuje uchazečům, s nimiž může zadavatel uzavřít smlouvu v souladu se zákonem, až do doby uzavření smlouvy nebo do doby zrušení zadávacího řízení. VI. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota této veřejné zakázky činí Kč bez DPH. 3

4 VII. Zpracování nabídkové ceny 7.1 Nabídková cena musí být v nabídce uvedena v českých korunách, a musí být rozdělena na cenu bez DPH, cenu celkem včetně DPH, a samostatně částku DPH, a to za celý předmět plnění uvedený v čl. III této výzvy. 7.2 Nabídková cena bude pevně a závazně stanovena jako nejvyšší přípustná včetně všech poplatků a veškerých dalších nákladů uchazeče nutných k realizaci předmětu veřejné zakázky, jak je vymezen touto výzvou. Nabídková cena musí zahrnovat i veškeré náklady, které nejsou výslovně uvedeny, ale o kterých dodavatel vzhledem ke svým odborným znalostem s vynaložením veškeré odborné péče věděl nebo vědět měl a mohl. 7.3 Celkovou nabídkovou cenu za celý předmět plnění uchazeč uvede v krycím listu nabídky. Toto vyjádření nabídkové ceny bude předmětem hodnocení, přičemž jediným hodnotícím kritériem je nejnižší nabídková cena za celý předmět plnění (viz. čl. IX této výzvy). 7.4 Uchazeč zároveň vyplní Tabulku nabídkové ceny, která tvoří přílohu č. 2 této výzvy. Ceny v ní uvedené budou sloužit pro případné snížení smluvní ceny dle čl. VIII. písm. E odst. 2 a 3 této výzvy. Uchazeč je povinen vyplnit jednotkové ceny odpovídající jeho obvyklým cenám za jeden pokoj nebo ceny odpovídající skutečným nákladům na stravování. Zadavatel je v případě pochybností oprávněn od uchazeče vyžádat informaci o jeho obvyklých cenách v dané části roku včetně dokladu, že ubytování za takové ceny nabízí a dále je zadavatel oprávněn vyžádat cenový rozklad, pokud jde o ceny za stravování. Neposkytne-li uchazeč tyto údaje nebo budou hrubě zkreslené, je zadavatel oprávněn vyloučit nabídku uchazeče z výběrového řízení. VIII. Obchodní podmínky 8.1 Uchazeč zadavateli v rámci své nabídky v tomto výběrovém řízení předloží návrh smlouvy o poskytnutí služeb a dalšího plnění, které je předmětem tohoto výběrového řízení. 8.2 Smlouva bude jako svůj předmět obsahovat závazek uchazeče poskytnout zadavateli služby a další plnění vymezené v čl. III této výzvy a to za dalších podmínek stanovených touto výzvou a závazek zadavatele za toto plnění zaplatit smluvní cenu odpovídající nabídkové ceně uchazeče. 8.3 Návrh smlouvy musí být ze strany uchazeče vlastnoručně podepsán oprávněnou osobou nebo osobou k tomu zmocněnou či pověřenou. Originál či úředně ověřená kopie zmocnění či pověření musí být v takovém případě součástí návrhu smlouvy (dohody) uchazeče. Absence vlastnoručního podpisu je důvodem k vyřazení nabídky z výběrového řízení. 8.4 Smlouva předložená uchazečem nezahrne ustanovení, podle kterého by zadavatel odpovídal za škodu způsobenou jinými osobami, než jeho zaměstnanci nebo jinými osobami, za jejichž jednání odpovídá dle příslušných zákonných ustanovení. Tedy zadavatel zejména neodpovídá za případnou škodu způsobenou uchazeči účastníky letní školy. 8.5 Smlouva předložená uchazečem bude beze změny obsahovat následující ustanovení (je možné změnit pojmenování smluvních stran) a nezahrne jiná další ustanovení, která by byla v přímém rozporu nebo by ve svém výsledku vyloučila či omezila následující povinná ustanovení nebo jiné požadavky zadavatele vymezené touto výzvou. 4

5 A. Základní ustanovení Tato smlouva je uzavírána na základě výsledků výběrového řízení s názvem Letní škola ELI Beamlines B. Smluvní cena 1. Smluvní cena je konečná nejvýše přípustná. Smluvní cena zahrnuje veškeré náklady uchazeče nutné k řádnému splnění všech závazků dle této smlouvy. Uchazeč není oprávněn účtovat žádné další částky v souvislosti s plněním této smlouvy. 2. Ke sjednané ceně se připočítává DPH dle aktuálně platných právních předpisů. C. Platební ujednání 1. Smluvní cenu za předmět plnění řádně dodaný zadavateli dle této smlouvy uhradí zadavatel uchazeči na základě daňového dokladu (faktury), řádně vystaveného uchazečem. 2. Splatnost faktury je 21 dnů ode dne jejího doručení zadavateli. 3. Faktura musí obsahovat náležitosti daňového dokladu dle ustanovení zvláštního právního předpisu (zejména 28 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění). V případě, že faktura nebude odpovídat stanoveným požadavkům, je zadavatel oprávněn zaslat ji ve lhůtě splatnosti zpět uchazeči k doplnění, aniž by se tak dostal do prodlení s platbou; lhůta splatnosti počíná běžet znovu od opětovného doručení náležitě doplněných či opravených dokladů zadavateli. 4. Faktura bude obsahovat sdělení, že účtované plnění je poskytováno pro účely projektu ELI: EXTREME LIGHT INFRASTRUCTURE. 5. Faktura se považuje za včas uhrazenou, pokud je fakturovaná částka nejpozději v den splatnosti odepsána z účtu kupujícího ve prospěch účtu prodávajícího. 6. Uchazeč je oprávněn účtovat 50% celkové smluvní ceny 30 dnů před zahájením akce. Zbylá část smluvní ceny po případném odečtení některých nákladů v důsledku sníženého počtu účastníků bude účtována po ukončení akce. D. Kvalita plnění 1. Plnění poskytované uchazečem zadavateli dle této smlouvy musí mít kvalitu obvyklou pro typ společenské akce, pro jejíž účely je poskytováno. Uchazeč si je vědom, že jde o reprezentační akci zadavatele a nízká kvalita poskytnutého plnění může zadavateli způsobit škodu. 2. Uchazeč nejméně 30 dnů před prvním dnem konání Letní školy zadavateli sdělí podrobnosti o průběhu naučně vzdělávací projížďky autobusem po Praze a dále sdělí složení jídelního lístku. Nebude-li plánovaný průběh naučně vzdělávací projížďky autobusem odpovídat běžnému standardu, má zadavatel právo požadovat úpravy. Zadavatel má dále právo požadovat úpravy jídelního lístku pro některé účastníky dle jejich náboženských, kulturních či dietetických požadavků. 5

6 E. Odstoupení od smlouvy 1. Zadavatel je oprávněn od této smlouvy odstoupit, pokud uchazeč poruší své povinnosti dle této smlouvy týkající se kvality poskytovaného plnění a situaci nenapraví ani bez zbytečného odkladu po obdržení písemné výzvy, aby tak učinil nebo pokud bude k odstranění závadné situace vyzván více než dvakrát. Odstoupení nabývá účinků okamžikem doručení písemného oznámení o odstoupení uchazeči. 2. Zadavatel je oprávněn odstoupit od této smlouvy ve vztahu až k 30 studentům. Oznámení o odstoupení musí být doručeno nejméně 30 dnů před prvním dnem konání Letní školy. V případě odstoupení se dle skutečného počtu studentů od celkové smluvní ceny odečítají náklady na ubytování v podobě ceny za dvoulůžkový pokoj. Zůstane-li na některém pokoji jen jeden student, zadavatel uhradí celou cenu pokoje. Dále se dle skutečného počtu studentů od celkové smluvní ceny odečítají náklady na stravování, které nebude v důsledku nižšího počtu studentů poskytnuto. Pro výpočet snížení smluvní ceny se využije cenových údajů poskytnutých uchazečem ve výběrovém řízení o uzavření této smlouvy. 3. Počet ubytovaných studentů (nejméně 50) nemusí odpovídat počtu stravujících se studentů. Zadavatel nejpozději 30 dnů před prvním dnem konání Letní školy uchazeči sdělí, o kolik počet stravujících se studentů převyšuje počet ubytovaných studentů. F. Ostatní ujednání 1. Dle 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, v platném znění, je dodavatel osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly. V rozsahu svých povinností z toho vyplývajících je dodavatel povinen k veškeré součinnosti zavázat i své případné subdodavatele. Za tím účelem se dodavatel podrobí kontrole ze strany Řídícího orgánu Operačního programu Věda a výzkum pro inovace nebo jakémukoliv jinému kontrolnímu či auditnímu orgánu provádějícímu kontrolu využití veřejných prostředků (prostředků poskytnutých z OP VaVpI), a umožní mu provedení kontroly, včetně přístupu k těm částem nabídek, smluv a souvisejících dokumentů, které podléhají ochraně podle zvláštních právních předpisů (obchodní tajemství, utajované skutečnosti apod.) za předpokladu, že budou splněny požadavky kladené příslušnými právními předpisy. Možnost účinné kontroly musí být zachována až do roku IX. Hodnotící kritéria Nabídky budou hodnoceny na základě hodnotícího kritéria, kterým je nejnižší nabídková cena za celý předmět plnění uvedený v čl. III této výzvy. X. Způsob zpracování nabídky 10.1 V nabídce musí být uvedeny identifikační údaje uchazeče, zejména: obchodní firma, sídlo, identifikační číslo, osobu oprávněnou jednat za zájemce, příp. osobu oprávněnou zastupovat uchazeče, kontaktní adresu pro písemný styk mezi uchazečem a zadavatelem Nabídka musí být zpracována v českém jazyce a musí obsahovat návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. 6

7 10.3 Uchazeč předloží nabídku ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno bude označeno názvem Originál a druhé Kopie. Všechny listy nabídky budou navzájem pevně spojeny či sešity tak, aby byly dostatečně zabezpečeny před jejich vyjmutím z nabídky. Všechny výtisky budou řádně čitelné, bez škrtů a přepisů. Všechny stránky nabídky, resp. jednotlivých výtisků, budou očíslovány vzestupnou kontinuální řadou Zájemce předloží nabídku též v elektronické podobě na CD, a to ve formátu MS Office nebo kompatibilním, případně ve formátu.pdf. Za účelem přípravy smlouvy k podpisu bude CD obsahovat také návrh smlouvy v editovatelné podobě v té podobě, v jaké byla vložena do nabídky uchazeče Nabídka musí být předložena v následující struktuře: a) Krycí list nabídky; Na krycím listu budou uvedeny následující údaje: název zakázky, základní identifikační údaje zadavatele a zájemce (včetně osob zmocněných k dalším jednáním), kontaktní údaje (kontaktní osoba pro danou zakázku, telefon, apod.), nabídková cena, datum a podpis osoby oprávněné jednat za zájemce (Uchazeč použije Přílohu č. 1.). b) Návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. c) Označení a popis hotelu, ve které bude pro zadavatele poskytnuto plnění dle této výzvy. Zadavatel požaduje fotografie pokoje typu, ve kterém budou ubytování účastníci Letní školy, a dále fotografie konferenční místnosti a místnosti pro stravování hostů. d) Tabulka nabídkové ceny XI. Další požadavky 11.1 Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit si informace poskytnuté uchazečem u třetích osob a uchazeč je povinen mu v tomto ohledu poskytnout veškerou potřebnou součinnost. Zadavatel si vyhrazuje právo osobně provést kontrolu, zda nabízené zařízení (hotel) odpovídá požadavkům specifikovaným touto výzvou. Nebude-li taková kontrola umožněna, bude nabídka uchazeče vyřazena z výběrového řízení Uchazeč uvede, v jakém právním vztahu se nachází vůči nabízenému hotelu (majitel, nájemce, provozovatel apod.). Není-li uchazeč majitelem či provozovatelem hotelu, v němž se má dle jeho nabídky akce uskutečnit, je povinen ke své nabídce připojit originál či ověřenou kopii smlouvy, na základě které zajišťuje služby daného hotelu pro zadavatele Uchazeči sami ponesou veškeré své náklady spojené s účastí v zadávacím řízení. Jednotliví uchazeči jsou povinni zdržet se jakýchkoliv jednání, která by mohla narušit transparentní a nediskriminační průběh zadávacího řízení, zejména pak jednání, v jejichž důsledku by mohlo dojít k narušení soutěže mezi uchazeči v rámci zadání veřejné zakázky. XII. Otevírání obálek s nabídkami Otevírání obálek proběhne ve 14:00 hod. na adrese Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i., Harfa Office Park, Českomoravská 2420/15, Praha 9 v zasedací místnosti C. 7

8 Otevírání obálek jsou oprávněni se účastnit zástupci všech uchazečů, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek (max. dvě osoby za uchazeče). Při otevírání obálek zadavatel ke každé nabídce sdělí nejméně následující údaje: kdo je uchazečem, jaká je jeho nabídková cena a zda je nabídka úplná. ZÁVĚR Údaje uvedené v této výzvě vymezují závazné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky. Těmito podklady je uchazeč povinen se plně řídit při zpracování nabídky a předkládání informací o kvalifikaci. SEZNAM PŘÍLOH: 1. Krycí list nabídky 2. Tabulka nabídkové ceny 3. Minimální standard hotelu Za zadavatele: Dne Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i. Prof. Ing. Vlastimil Růžička, CSc. zástupce ředitele pro projekty operačního programu VaVpI 8

9 Příloha č. 1 Krycí list nabídky Základní údaje: Název veřejné zakázky: Letní škola ELI Beamlines 2013 Zadavatel: Fyzikální ústav AV ČR, v.v.i. Sídlo: Na Slovance 2, Praha 8 IČ: Osoba oprávněná jednat za zadavatele: doc. Jan Řídký, DrSc., ředitel Kontaktní osoba: Radek Toman Telefon: Fax: Radek.Toman@eli-beams.eu Uchazeč: Sídlo: IČ: DIČ: Osoba oprávněná jednat za uchazeče: Bankovní spojení: Osoby zmocněné k zastupování: Kontaktní osoba: Kontaktní adresa: Tel.: Nabídková cena: Cena celkem bez DPH: Cena celkem včetně DPH: Obchodní firma podpis oprávněné osoby (doplní uchazeč) 9

10 Příloha č. 2 Tabulka nabídkové ceny Tabulka nabídkové ceny Cena bez DPH Celková nabídková cena za celý předmět plnění Cena za jeden dvoulůžkový pokoj Cena za jednu snídani Cena za jeden oběd Cena za jednu večeři Cena za jednu kávovou přestávku dopolední Cena za jednu kávovou přestávku dopolední 10

11 Příloha č. 3 Minimální standard hotelu Minimální velikost 75 % pokojů: Jednolůžkový 11,4 m 2, dvoulůžkový 13,3 m 2 Vybavení pokoje: Lůžko, šatníková skřín, koš na odpadky, 1 sedací možnost na 1 lůžko, stůl, psací stůl/deska, stolek na kufr, rezervní deka, osvětlení pokoje, noční lampička, lampa na čtení, uzamykatelná skříň/zásuvka nebo trezor, zrcadlo Hygienický komfort: 100 % pokojů vybaveno koupelnou s umyvadlem, sprchou/vanou a WC Vybavení koupelny a WC: 1 froté ručník a 1 froté osuška na hosta, zrcadlo nad umyvadlem (min. 0,4 m 2 ), osvětlení nad umyvadlem, odkládací prostor/polička, předložka před umyvadlem nebo před sprchou/vanou, krytý odpadkový koš, 1 pohárek na osobu Bezplatný drobný artikl: Hygienický pytlík, šampon, 1 mýdlo na hosta, šití, korespondenční desky, psací potřeby, hotelová dokumentace, papírové kapesníčky Rozhlasový a televizní příjem: 100 % pokojů má rozhlas a televizor Telefon: 100 % pokojů má telefonní přístroj s přímou volbou účastníka včetně návodu pro jeho použití, 24 hodin denně telefonní spojení. Telefax, On line, Internet: Internetové připojení v každém pokoje Možnost úschovy, trezor: Trezor na recepci Recepce: Obsazena 24 hodin denně Bezhotovostní platba: Na všech střediscích Společenské místnosti pro hotelové hosty: 1 společenská místnost, 1 přijímací hala se sedací možností a nápojovým servisem 11