Excel snadno a rychle

Transkript

1 Excel snadno a rychle 1. Úvod Excel se řadí mezi tzv. tabulkové kalkulátory. Celé jeho prostředí se skládá v podstatě z jedné velké tabulky, která má až řádků a až počet sloupců. Do každé buňky můžete vepsat cokoliv, ale mějte prosím na paměti, že Excel neslouží k psaní dlouhých textů apod. (k tomu máme Word a podobné programy). 2. Základní editace (1) (5) (4) (2) (3) (6) 1

2 Základní úpravy již známe například z Wordu. Můžeme si změnit (1) font písma, velikost, tučnost, kurzívu či podtržení. Změna (2) barvy buňky či textu uvnitř buňky je nám již taktéž známá z jiných programů. Možnost změny (3) zarovnání také nikoho nepřekvapí. Co je zde nového je možnost změnit (4) ohraničení buňky, (5) výškové zarovnání obsahu buňky či (6) slučování více buněk do jedné (o tom později). Výběr Při práci se nám může hodit vybírat více buněk najednou. K základnímu výběru nám dopomůže myš. Pokud chceme k nějakému výběru přidat ještě další, můžeme toho docílit přidržením klávesy CTRL. Také by se nám mohlo stát, že chceme vybrat celý sloupec či řádek. Snadno toho docílíme tím, že myší ukážeme nad písmeno daného sloupečku či číslo řádky a (poté, co se nám zobrazí drobná šipka) klikneme. Věřím, že pomocí těchto informací není těžké vytvořit obdobný výběr buněk: Slučování buněk Určitě se někdy dostaneme do stádia, že se nám bude hodit sloučit několik buněk do jedné. Ať už při tvorbě rozvrhu, kdy kvůli různým hodinám v lichý a sudý týden musíme mít den na více řádcích, nebo v mnoha dalších situacích. Určitě se mnou budete souhlasit, že toto není optimální vzhled. Chceme docílit toho, aby pondělí bylo přes oba řádky (2 i 3), taktéž hodina matematiky, která je v lichý i sudý týden stejně. 2

3 K tomu nám slouží již zmiňované tlačítko Sloučit a zarovnat na střed v kombinaci s výběrem buněk. Toto nám vytvoří: Možná bychom mohli ještě chtít, aby text Pondělí byl na středu i výškově. K tomu nám slouží výškové zarovnávání, zmiňované dříve (5). Tímto postupem tedy již docílíme námi touženého vzhledu. Nutno ještě poznamenat, že pokud si slučování rozmyslíme, není nic jednoduššího, než znovu zmáčknout tlačítko pro sloučení a tímto se nám buňky opět rozpojí. Změna velikosti buněk Abychom nemuseli neustále slučovat buňky, tak nám občas stačí pouze zvětšit řádek či buňku. K tomu nám stačí pouze ukázat na čáru mezi písmeny sloupců či čísel řádků (zobrazí se nám černý ukazatel s čárkou uprostřed a od ní jdoucích šipek do stran) a po uchopení myší můžeme libovolně roztahovat. Pokud se nám nechce manuálně roztahovat, můžeme využít funkce automatického roztahování, které docílíme dvojklikem při zobrazeném ukazateli. Tímto tedy vzniká situace, že musíte roztahovat celý řádek, či celý sloupec. Bohužel je tomu tak, nemůžete pro různé buňky nastavovat různé šířky či výšky. Pro docílení tohoto se musí využívat změna velikosti buněk v kombinaci se slučováním buněk. 3

4 Vkládání a odebírání řádků a sloupců Může se nám stát, že chceme přidat nějaké řádky či sloupce nebo je umazat. Jednoduše se to dělá tím způsobem, že pravým tlačítkem klikneme na číslo řádku či písmeno sloupce a zvolíme buď Odstranit či Vložit buňky. Buňky se vkládají nad řádek, na který klikneme nebo vlevo od sloupce, na který jsme dali vložit. Ohraničení Všechny buňky mohou být ohraničeny různými čárami. Pokud byste si dali tisknout nijak neupravenou tabulku s našedivělými čárami, na papíře nebudou žádné (snadno se můžete přesvědčit pomocí kliknutí na Office tlačítko a v záložce Tisk si můžeme zobrazit Náhled tisku). Pokud jste toto učinili, možná se vám zobrazily čárkované čáry: Tyto čáry zobrazují pouze konec standardní stránky A4 či jakoukoliv jinou velikost, kterou si nastavíte v Rozložení stránky. V tomto Rozložení si taktéž můžete navolit: Věřím, že zcela intuitivně vám to napovídá, že pokud odškrtnete u Mřížky Zobrazit, nebude se vám zobrazovat šedivá mřížka mezi všemi buňkami. Naopak pokud chcete tuto čáru zobrazit i při tisku, je nutno zaškrtnout v Mřížce možnost Tisk. Obdobně se Záhlavím. Ale abychom se vrátili zpět k úpravě ohraničení buněk. 4

5 K základní úpravě máme přímo v záložce Domů mnoho základních možností, jak si upravit vzhled buňky či buněk (po jejich označení). Věřím, že s těmito možnostmi si vystačíte, a kdyby přece jenom ne, přes pravé tlačítko a Formát buněk se dostáváme k záložce Ohraničení, která nabízí nepřeberné množství kombinací: Chtěl bych ještě podotknout, že se vždy při tvorbě tabulky vyplácí nejprve vyplnit tabulku daty a až poté se starat o její vzhled a formátování. Kopírování buněk Stejně jako můžete kopírovat text ve Wordu, taktéž můžete kopírovat celé buňky přes obecně známou klávesovou zkratku CTRL+C. Nutno pouze podotknout, že při kopírování buněk se nám buňky ohraničí běhající čárkovanou čarou. Není to nic k obavám. Pouze nám to připomíná, jakou oblast kopírujeme. Nemusíme se omezit pouze na kopírování jedné buňky do jedné buňky. Pokud máme například jednu buňku a v ní vepsaný obsah, který bychom mohli chtít i v 20 dalších buňkách. Není nic snazšího, než si dát kopírovat danou buňku a před vložením si označit všechny buňky, kam chceme vkládat a stisknout CTRL+V. 5

6 3. Základní funkce Excel je velmi šikovný nástroj, který vám umožňuje spoustu ulehčení oproti jiným programům. Proto se vyplácí tabulky dělat spíše v něm než v jiných programech. Řady Může se nám například stát, že chceme mít v prvním sloupečku v prvních 50 buňkách napsané číslo 1. Můžeme toho docílit mnoha způsoby. Buď kliknout do každé buňky a vždy tam to číslo vepsat. Doufám, že cítíte, že toto není nejšťastnější řešení. Další možnost je například kopírovat buňku, jak je vysvětleno výše. Další možností ovšem je (pokud si například ve schránce chceme uchovat jiné věci) využít řady. Pokud vepíšeme jedno číslo do buňky a ukážeme do pravého dolního rohu, kde se nachází malý čtvereček: A dále táhneme pomocí černého křížku, do všech buněk v řádku či sloupci se nám vepíše to samé číslo. Nelze používat řady ve sloupcích a řádcích najednou, ale můžete vytvořit řadu nejprve v řádku a poté celý řádek roztáhnout do více sloupců. Nemusíme se ovšem spokojit pouze s množením jednoho čísla. Pokud vepíšeme do dvou buněk jakýkoliv začátek řady (např. 1 a 2) bude Excel pokračovat v trendu dále. Jelikož u 1 a 2 je přírůstek o 1, bude dále pokračovat v číslech 3, 4, 5, 6, Můžeme ovšem vytvořit i řady např. 3 a 8 a dále jen táhnout a Excel nám bude dávat čísla 13, 18, 23, Příklady: Můžeme využít tvorby řad například i u dnů v týdnu či měsíců v roce. U tvorby těchto řad nemusíme mít v buňkách pouze to číslo či slovo, ale pokud zadáme 1. a 2. bude Excel pokračovat v tvorbě řadových číslovek i nadále. To samé platí, i když u měsíce napíšeme velké či malé písmeno. I tak se bude dále pokračovat v nastoleném trendu. 6

7 Základní vzorce Z pojmenování tabulkový kalkulátor jsme si již vysvětlili, co znamená tabulkový a teď si vysvětlíme kalkulátor. Jak správně tušíte, je to taková velká kalkulačka. Můžeme do něj vkládat libovolné rovnice a on nám je sám spočítá. Každý vzorec začíná pomocí =. Jakmile Excel vidí =, poté mu je jasné, že bude počítat. Můžeme začít nějakým jednoduchým příkladem, jako je třeba 2+3. Zadáme tedy do buňky výraz =2+3. Obsah buňky se nám vyplní výsledkem tohoto výpočtu, což je v tomto případě 5. (7) Takto můžeme vložit jakoukoliv rovnici. Pokud do buňky vepíšeme vzorec s chybou, můžeme po kliknutí na danou buňku vzorec upravovat v řádku vzorců (7). Mnohem častěji ovšem u tabulek budeme využívat možnost, že nemusíme počítat s natvrdo vloženými čísly, ale že můžeme pracovat s obsahem jiných buněk. (obsah buňky B1 se počítá jako součet hodnoty buňky A1 a čísla 68) Tímto způsobem můžeme vytvářet velmi složité vzorce, stačí pouze vymyslet, jak správně matematicky popsat to, co chceme získat. Ale pokud to vymyslíme, máme jistotu, že to za nás bude správně spočítáno. Pokud bude vycházet číslo, u kterého si myslíte, že by mělo být správně a ono není, vězte, že chyba je mezi klávesnicí a židlí. Měli byste si tedy upravit vzoreček. Každý vzorec lze táhnout obdobně, jako jsme vytvářely řady. Abychom nemuseli tolikrát psát ten samý vzorec, lze jej tímto způsobem zkopírovat. Toto táhnutí má jednu nevýhodu a zároveň výhodu. Když táhneme vzorec o řádek níž, ke všem číslům buněk se bude připočítávat +1. A pokud táhneme ve sloupci, ke všem písmenům se vždy také přidá ten vedlejší. Pokud tedy vepíšu vzorec =A2+B2 do buňky C2 a poté budu vzorec táhnout dolů, bude se vzorec měnit postupně měnit v buňce C3 na =A3+B3, v C4 na =A4+B4, v C5 na =A5+B5, Později si vysvětlíme, co máme udělat pro to, aby se nám čísla neměnila. Můžeme tedy s použitím řad a vzorců velmi lehce vytvořit například následující tabulku: 7

8 Což by nám bez těchto nástrojů zabralo alespoň několik minut, ale pokud jsme šikovní, zvládneme to za pár vteřin. Občas se nám třeba hodí vědět, jaký je součet nějakých buněk. Pokud nepožadujeme vložení tohoto čísla do nějaké buňky, stačí nám pouze označit buňky, jejichž součet chceme znát. V pravém dolním rohu máme hodnotu sečtenu. Neukazuje se nám tedy nejen součet, ale i aritmetický průměr a počet vyplněných buněk. Pokud ovšem chceme součet buněk vložit do nějaké buňky, již k tomu využijeme nějakou funkci. Věřím, že vás napadne vložit (pokud bych chtěl sčítat čísla ve sloupečku C do buňky C11) do buňky C11 vzorec =C1+C2+C3+ +C11. Toto je samozřejmě jedna z možností, ale pokud budete mít tabulku o 300 řádcích a budete chtít všechna čísla v řádcích spočítat, zabere vám dost času to vše naklikat a navíc se můžete lehce ukliknout a číslo nebude přesné. Pokud byste napsali (označením dané oblasti po napsání = ) =C1:C10, tak si s tím Excel bohužel neumí poradit. Co ovšem můžeme lehce použít je funkce součet, nebo-li suma ( ). (Pod sumítkem se neskrývá pouze součet, ale i průměr atd.) Vkládání této funkce se chová dost automaticky. Pokud máte takto označené buňky jako já, Excel se pokusí vymyslet, kam optimálně byste možná chtěli vložit jejich součet (buňka C11). Pokud byste měli kliknuto v buňce C11 a dali funkci 8

9 součet, Excel by se pokusil vymyslet, co pravděpodobně můžete chtít sčítat, což znamená všechny buňky nad buňkou C11, dokud se v nich budou vyskytovat čísla. Možná nejbezpečnější postup tedy je označit si (v mém případě) buňky C1 až C11 (tedy poslední buňka bude prázdná). Do prázdné buňky se vloží součet. Ovšem jakákoliv možnost je správně a vždy se dá upravit oblast, která se má sčítat či přesunout buňka obsahující součet. Pokud klikneme do Řádku vzorců, můžete si všimnout, že všechny oblasti, které ve vzorci používáme, se nám barevně ohraničí, abychom se lehce vyznali v tom, s čím počítáme. Oblasti můžeme lehce měnit či upravovat, buď pomocí myši, nebo přepsáním hodnot. 4. Pokročilé funkce Listy Při psaní tabulek se nemusíme pouze držet jedné stránky, ale můžeme využívat listy. Pomáhají vám nejenom v tom, mít vše přehledně uspořádané, ale můžete udělat například i vzorec, který bude obsahovat buňky z jiného listu. Stačí po zadání = (pro psaní vzorce) přejít na jiný list a tam kliknout na buňku, kterou chcete ve vzorci použít. Listy si samozřejmě můžete libovolně přejmenovávat, pokud na ně kliknete pravým tlačítkem a zvolíte Přejmenovat. Uzamknutí buněk ve vzorci Pokud chceme vzorec zkopírovat do více buněk, ale nechceme, aby se nám vzorec měnil. 9

10 Chceme vytvořit ve sloupci C součet (postupně) buněk A1 a B1, poté A2 a B1, A3 a B1. Aby se tedy buňky ve sloupci A měnily, ale ve sloupci B bychom chtěli stále přičítat jen buňku B1. Pokud toto uděláme nám již dobře známým způsobem (do buňky C1 vepíšeme vzorec =A1+B1 ) a vzorec stáhneme níže, sice se nám buňky ve sloupci A budou měnit, ale ve sloupci B taky a o to my nestojíme. Co uděláme, bude, že klepneme do řádku vzorců (buňky C1), klepneme na text B1 a zmáčkneme na klávesnici klávesu F4. Místo B1 se nám napíše $B$1. Dolar ( $ ) u B značí, že při stáhnutí do libovolného sloupce se bude odkazovat vždy na hodnotu ve sloupci B Dolar u 1 znamená, že se číslo 1 nepohne, ať vzorec stáhneme dolů jakkoliv Můžeme tedy využít i podoby pouze $B1 či B$1, což znamená, že jedna hodnota se bude moci pohybovat a druhá bude uzamknutá. Teď již můžeme vzorec stáhnout do všech buněk a výpočet bude fungovat přesně tak, jak chceme my. Vkládání složitějších funkcí Samozřejmě jsou funkce, které nezvládneme matematicky vymyslet, nebo by to bylo velmi složité. Od toho má Excel zabudovanou velmi obsáhlou databázi různých funkcí. Přístup k ní získáváme přes tlačítko Vložit funkci, po kliknutí na a volby další funkce, nebo přes záložku Vzorce tlačítko Vložit funkci. Po stisknutí se nám objeví okno: 10

11 tady si můžete všimnout, že se zobrazují naposledy použité funkce a nápověda k vybrané funkci. Nejjednodušší je ve výběru kategorie si nechat zobrazit všechny funkce a tam najít funkci, kterou chceme používat. Bohužel některé funkce jsou přeloženy do češtiny a některé jsou ponechány v původním (anglickém) jazyce. Tudíž když hledáte nějakou funkci, musíte si ji zkusit pojmenovat a pokud nenaleznete její název, zkuste jej přeložit do angličtiny. Podmíněné formátování Podmíněné formátování slouží k tomu, abychom lehce graficky naznačili obsah buňky, ale zároveň je tam to slovo podmíněné. Což znamená, že to formátování nastane pouze, pokud buňka splní určitou podmínku. Pokud bychom například chtěli u následující tabulky vyznačit všechna čísla větší než 15 zelenou barvou. Označíme si všechny buňky, u nichž chceme nastavit podmíněné formátování a zvolíme možnost Podmíněné formátování. Máme spoustu pěkných nástrojů, jako jsou datové pruhy, barevné škály a podobně. 11

12 (Datové pruhy slouží ke grafickému zobrazení hodnot) My se, ovšem, budeme věnovat první možnosti (Zvýraznění pravidla buněk). Pod touto položkou můžete vidět různé možnosti, které si zvolíte (podle zadání). My máme zobrazit v tabulce všechna čísla větší než 15 zeleně. Zvolíme tedy Větší než a následně si nastavujeme podmínku a co se za té podmínky má stát. Do první buňky vepíšeme zadanou hodnotu 15 a vpravo nastavíme formátování, které chceme, aby se nastavilo. Jelikož mezi možnostmi není volba zeleného písma, musíme nastavit vlastní formát a zvolit si, co konkrétně chceme nastavit. Výsledná tabulka tedy vypadá následovně: Formát buněk Po kliknutí pravým tlačítkem na buňku (či vybrání více buněk). Můžeme zvolit možnost Formát buněk, kde se nám otvírá možnost zformátovat obsah buněk bez zásahu do jejich obsahu. 12

13 V kolonce druh můžeme určit například, že do buněk, do kterých píšeme, píšeme obecné číslo. Zajímavější je ovšem možnost číslo, kde máme možnost určit, zda-li se mají oddělovat tisíce mezerou a kolik desetinných míst čísla mají mít. Pod kolonkou Měna můžeme nastavit, aby se za číslem, které do buňky vepíšeme, automaticky dopsalo Kč. Pokud bychom do každé buňky místo nastavení tohoto dopsali to Kč, Excel by nepochopil, že píšeme počet korun, ale bohužel by si myslel, že celá buňka je text a například by ji neuměl sčíst s jinou buňkou. A máme tu další velkou spoustu různých možností, co buňky mohou obsahovat. Čísla uvnitř tabulek se zarovnávají na střed. Ovšem pokud máme různě dlouhá čísla, tak nám může vzniknout něco následujícího: Což není zrovna nejpřehlednější a nejhezčí. My bychom chtěli, aby jednak tisíce byly odděleny mezerou a jednak aby čísla určená pro jednotky byla pod jednotkami, desítky pod desítkami a tak dále. První možnost můžeme zařídit pomocí volby Formát buňky a volby Číslo, kde vybereme, že chceme zobrazovat 0 desetinných míst a chceme oddělovat tisíce. 13

14 Což sice řeší problém s tím, že máme oddělené tisíce, ale cifry nejsou zarovnané. Abychom vyřešili i tento problém, musíme si nadefinovat vlastní formát buněk. Uvědomíme si, kolik cifer má nejdelší číslo v tabulce. V našem případě je to 5. A nadefinujeme vlastní formát následujícím způsobem: Místo každé cifry napíšeme otazník. Nezapomeneme oddělit tisíce mezerou, takže výsledek bude vypadat následovně:?????. A vidíme, že se stalo přesně to, co jsme chtěli. Pokud byste měli v buňkách desetinná čísla, budou zaokrouhlena na celá čísla, jelikož jsme ve vlastním formátu nenadefinovali žádné desetinné místo. Abychom je tam dodali, stačí napsat desetinnou čárku a počet nul, podle toho, kolik desetinných míst chceme. Nuly píšeme z toho důvodu, že symbol 0 ve formátu znamená: Pokud máš číslo, které na to místo dopsat, napiš jej tam. Pokud nemáš žádné číslo, vepiš nulu. (Stejná čísla, jen ve sloupci A je formát buněk?????,?? a ve sloupci B????0,00 ) Zarovnávání buněk v tabulce Abychom vytvářeli i na pohled líbivé tabulky, hodí se dodržovat pár základních pravidel: Obsah buněk v legendě (první sloupeček s vysvětlením dat v řádcích) se zarovnává vlevo s odsazením 2 od okraje tabulky 14

15 Vše zbývající se zarovnává na střed (u čísel dohlížíme, aby ve sloupcích byly jednotky pod jednotkami, desítky pod desítkami vysvětleno dříve) Nastavíme všechna ohraničení (jednoduchá), tlusté okolo celé tabulky, okolo legendy vlevo a nahoře a každý řádek či sloupeček se součty (Celkem) Následujícím způsobem bychom měli mít upravenou každou tabulku: 5. Některé užitečné funkce Určitě neškodí, pokud si představíme pár užitečných funkcí, které nám v mnohém pomohou. CONVERT Umožňuje převádět všelijaké jednotky mezi sebou (délky, váhy, ) 15

16 Do čísla vkládáme číslo, které chceme převést. Do políčka Z vkládáme jednotky, ve kterých je číslo určeno a do Do vložíme jednotky, do kterých chceme číslo převést. RANK Umožňuje určit pořadí čísla mezi ostatními čísly. Do čísla vložíme číslo, jehož pořadí chceme určit. Do Odkazu vložíme celý seznam všech čísel, mezi kterými určujeme pořadí. Pořadí je volitelná možnost, kde určíme, jestli chceme sestupné či vzestupné pořadí. ABS Funkce nám vypočítá absolutní hodnotu ze zadaného čísla GDC a LCM Funkce počítající největší společný dělitel a nejmenší společný násobek MOD Funkce, která určí zbytek po dělení. 16

17 6. Závěrem Toto je stručný návod, jak zvládnout základní práci a základní funkce Excelu. Je toho ještě spousta, co jsme si neřekli. Například neumíme tvořit grafy a podobně. K tomu všemu se dostaneme, ale nejprve je nutné, abyste zvládli vytvořit tabulku, ze které budeme grafy tvořit. Pěkné studium a věřím, že i když je toho hodně, co se učíme, bude se vám to hodit. Pokud máte jakýkoliv dotaz, připomínku či námět, neváhejte mne kontaktovat přes . 17

18 Obsah 1. Úvod Základní editace... 1 Výběr... 2 Slučování buněk... 2 Změna velikosti buněk... 3 Vkládání a odebírání řádků a sloupců... 4 Ohraničení... 4 Kopírování buněk Základní funkce... 6 Řady... 6 Základní vzorce Pokročilé funkce... 9 Listy... 9 Uzamknutí buněk ve vzorci... 9 Vkládání složitějších funkcí Podmíněné formátování Formát buněk Zarovnávání buněk v tabulce Některé užitečné funkce CONVERT RANK ABS GDC a LCM MOD Závěrem