O oběhu účetních dokladů

Transkript

1 Karlovarská krajská nemocnice a.s. Bezručova 19, Karlovy Vary IČ: Označení dokumentu: 7 / 2013 Počet stran: 19 Počet příloh:0 Verze: 1 Platnost od: Příkaz ky O oběhu účetních dokladů 1. Úvodní ustanovení Tímto příkazem se stanovuje jako závazný dále uvedený oběh a přezkušování účetních záznamů (dokladů) a dalších písemností dokládajících hospodářské děje ve společnosti. Rozsah, způsob a průkaznost vedení účetnictví upravuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění. Skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, musí být vždy doloženy účetními doklady. 2. Popis řešené oblasti Účetní doklad je v souladu s novelou Zákona o účetnictví charakterizován jako účetní záznam na vstupu do účetnictví (účetních knih). Účetní doklady jsou tedy průkazné účetní záznamy obsahující stanovené informace. Příkaz takto stanovuje postup od vzniku účetního záznamu, přes jeho ověření, zavedení do systému, zaúčtování, uložení. Účetní doklady musí být čitelné a vyhotovené trvanlivým způsobem. Opravy nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti vedení účetnictví. Zejména v případě oprav musí být čitelný i původní zápis a osoba provádějící opravu svým podpisem nebo parafou opravu autorizuje. Příkaz a dle něho realizovaný oběh dokladů tak ve společnosti vytvářejí předpoklady pro dosažení věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví, jeho průkaznosti, správnosti a úplnosti. Dodržování dále uvedeného oběhu účetních dokladů i z hlediska termínovosti vytváří předpoklad pro kontrolovatelný, plynulý a zároveň rychlý oběh dokladů se zaúčtováním těchto dokladů do správného účetního období. Kontrolou účetních dokladů v rámci jejich oběhu se zároveň odstraňují případné chyby a nedostatky dokladů, či operací odpovídajících těmto dokladům. Zde uvedené administrativně pracovní postupy vytvářejí předpoklad pro existenci a funkčnost vnitřního kontrolního systému. V příloze č. 1 tohoto příkazu jsou uvedena jména a podpisové vzory zaměstnanců oprávněných provádět úkony v jednotlivých fázích oběhu dokladů (podpisový řád). Těmito úkony jsou nařizování, vytváření, zpracování a přezkušování účetních dokladů. Za aktualizaci podpisového řádu odpovídá referát personální. Účetní doklady se přezkušují ve společnosti v zásadě vždy před jejich zaúčtováním do účetnictví formou podpisového záznamu z hlediska: 2.1 věcného (věcná správnost), kde pověřený zaměstnanec potvrdí oprávněnost operace a existenci operace, která je obsahem účetního. Ověření zejména zahrnuje přezkoušení správnosti údajů, shody obsahu se skutečností včetně správnosti výpočtů obsažených v účetních dokladech /výše cen, peněžní částka, množství, DPH/, ověření shody s předem vystavenou objednávkou, smlouvou, vnitropodnikovým ceníkem. Přezkušování věcné správnosti provádí zaměstnanec odpovědný za účetní případ zaměstnanec vystavující účetní doklad, nebo schvalující účetní operaci. Tento zaměstnanec označuje doklad i příslušným číslem nákladového střediska, kam výkon přísluší (náklad, výnos). 2.2 formálního (formální správnost), které zahrnuje přezkoušení oprávněnosti zaměstnanců, kteří nařídili nebo schválili operace ověřované účetními doklady (osoba odpovědná. Formální přezkoušení správnosti zahrnuje i kontrolu náležitostí účetních dokladů (kontrola označení účetního, obsahu účetního případu a jeho účastníků, okamžiku vyhotovení a uskutečnění účetního případu, úplnost příloh, opatření účtovacím předpisem a zapsání do deníku). Přezkušování formální správnosti účetního provádí zaměstnanec zaúčtování (účetní - dodavatelé, odběratelé, účetní banky a pokladen, referent operativní evidence majetku, vedoucí finanční účtárny). 2.3 v souladu s 12 odst. 2 zákona o účetnictví připojuje technickým způsobem k účetnímu podpisový záznam rovněž zaměstnanec odpovědný za provedení účetního zápisu

2 Identifikace akcí prováděných v účetním softwaru Hellios (software užívaný v společnosti) je prováděna jménem přihlášeného uživatele tzv. pachatele. Pokud se s dokladem provádí více činností, pak program tuto situaci řeší na konci dokladů, kde je popsáno např. u faktur kdo ji pořídil, kdo stornoval, kdo zaúčtoval; u příjemek např. kdo ji zavedl, zrealizoval a zúčtoval. Každý uživatel Helliosu má své jedinečné jméno, které muže používat právě on. Každý uživatel Helliosu má přesně stanoveny pravomoci přístupu do jednotlivých modulů a pořadačů software. Každý uživatel Helliosu má jednoznačně stanoveno právo zápisu a čtení. Za zaheslování přístupu, nastavení jednotlivých přístupových práv, práv zápisu a čtení odpovídá správce počítačové sítě, který je povinen si vést průkaznou evidenci požadavků v papírové podobě. Za správnost nastavení přístupových práv Helliosu, odpovídá vedoucí finanční účtárny, která jednou ročně provádí kontrolu správnosti nastavení těchto práv. Veškeré změny přístupových práv v rámci celé společnosti schvaluje Ekonomicko- personální. Podpisovým záznamem na se přiřazuje konkrétnímu zaměstnanci odpovědnost za operace, které byly (či budou) na základě tohoto uskutečněny. Podpisový záznam je tedy účetní záznam buď v podobě vlastnoručního podpisu, nebo obdobný záznam v informačním systému na základě schvalovacích práv, který bude splňovat zákonné podmínky průkaznosti a jednoznačnosti. Potvrzení věcné správnosti, potvrzení formální správnosti za, schválení faktury, schvalování výdejek a objednávek je prováděno elektronicky, nastavením přístupových práv jednotlivých odpovědných osob za účetní případ v ekonomickém informačním systému Helios Green Při přezkušování přípustnosti operací posuzuje zodpovědný zaměstnanec, zda realizace účetní operace není v rozporu s právními předpisy, ev. s vnitřními předpisy naší společnosti (zejména schvalovací postupy). Pokud zjistí zaměstnanec přezkušující účetní doklady nepřípustnost určité operace, uvědom o tom neprodleně písemně vedoucí finanční účtárny. Ta zajistí nápravu nepřípustné operace. V závažných případech informuje ekonomicko-personálního e. S ohledem na důraz kladený zejména na kontrolu oprávněnosti fakturovaných výkonů, jsou v obecné rovině ve společnosti dodržovány tyto postupy související s oběhem dokladů pro určité skupiny operací: doklady na vstupu do společnosti zejména faktury od dodavatelů, dodací listy, doklady za hotové proplácené v pokladně. Ještě před dodáním zboží, poskytnutím služby musí být provedena předběžná kontrola formou schválení objednávky, ceníku dodavatele, smlouvy s dodavateli a podobně. K objednávce, ceníku dodavatele připojují podpisový záznam odpovědné osoby, k smlouvě připojuje podpisový záznam statutární orgán společnosti. Následně se provádí kontrola věcné správnosti a formální správnosti, kdy již v oběhu účetních dokladů uvedený a za nákup příslušného vstupu zodpovědný zaměstnanec kontroluje doklad s již dříve schválenou objednávkou, ceníkem, smlouvou popřípadě jiným účetním dokladem interní doklady vyhotovené společností např. na tvorbu opr. položek, rezerv, zúčtování dalších méně obvyklých operací, cestovní příkazy, odpisy, zařazení a vyřazení majetku, protokoly o manku a škodě, žádanka o přepravu, zúčtovací a výplatní listina, normy a normativy spotřeby materiálu či potravin v jídelně, musí být schváleny odpovědným pracovníkem. Podpisový záznam se většinou připojuje přímo na tento doklad s výjimkou dokladů schválených pro určité období např. normativ spotřeby, odpisový plán pro daný rok aj. doklady na výstupu ze společnosti zejména faktury vydané, příjmové pokladní doklady, objednávky od odběratelů, smlouvy s odběrateli, ceníky poskytovaných služeb, výrobků, zboží pro odběratele. Probíhá kontrola obdobně jako u dokladů na vstupu do společnosti. Teda jejich předchozí schválení musí být patrné z připojeného podpisového záznamu odpovědné osoby a následně se provádí kontrola věcné a formální správnosti. Způsobem popsaným v tomto příkazu. Z výše uvedených, ve společnosti dodržovaných postupů je patrné, že operace ve společnosti jsou ošetřeny smlouvami, formou vystavovaných objednávek a na určité období schválených ceníků. Veškeré skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, musí být vždy doloženy účetními doklady, které jsou v principu vždy předem schváleny oprávněnou osobou podpisovým záznamem a následně zkontrolovány z hlediska věcné a formální správnosti. Tak např. při dodávce materiálu je příjemka v případě, že není kupní smlouva, spárována s objednávkou, kdy samozřejmě musí existovat shoda množství, ceny a jiných dohodnutých - 2 -

3 parametrů dodávky. U faktur vydaných, zejména u opakovaných plnění, se tyto doklady vystavují ze systému s použitím cen z ceníků. Použití správných cen je pak předmětem zejména následné kontroly. Dále je dodržena zásada, že každý účetní doklad vždy v rámci svého úseku vrcholově podepisuje vedoucí úseku, poté co mu doklad ke schválení předloží jeho podřízený. Podmínky, za kterých společnost vyhlašuje poptávkové, nebo výběrové řízení budou stanoveny samostatným vnitřním předpisem společnosti, který upravuje zadávání veřejných zakázek, archivace veškeré vztažené agendy Evidence originálů platných smluv se vede na v statistiky evidence smluv, evidence schválených ceníků se vede ve finanční účtárně. 3. Oběh účetních dokladů V příkazu jsou uvedeny rozhodující doklady a jejich fáze v rámci oběhu dokladů ve společnosti (v tabulkovém přehledu není uveden sloupec pro podpisový záznam zaměstnance odpovědného za provedení účetního zápisu, kde se tento zápis zcela samozřejmě připojuje automaticky ke všem účetním dokladům zaúčtovaným do hlavní knihy) : 4. Závěrečná ustanovení 1. Jsou-li některé vnitřní předpisy vydané před nabytím účinnosti tohoto příkazu s ním v nesouladu, jsou osoby oprávněné k jejich změně povinné takový nesoulad odstranit v termínu co nejkratším od její účinnosti. Toto ustanovení se netýká grafických úprav. 2. Tento příkaz je závazný pro všechny zaměstnance společnosti, její nedodržení je považováno za porušení povinnosti zaměstnance vyplývající z právních předpisů vztahujících se k jím vykonávané práci

4 Název účetní operace, 1)Oblast dodavatelská faktura Označení datumovkou a V den příchodu Účetní dodavatele parafou Schválení faktury za: Nákup potravin Zboží do komerčních provozů stravovacího Vedoucí referátu komerčních provozů Nákup léky Vedoucí lékárny Nemocnice KV

5 Název účetní operace, Nákup SZM Vedoucí obchodního Nemocnice KV- Nákup všeobecný materiál Vedoucí obchodního Nemocnice KV- Nákup drobného hmotného majetku do ,- Kč (zdravotní technika) Přístrojový technik biomedicínského inženýrství Nákup ostatního drobného hmotného majetku do ,-Kč (kromě výpočetní techniky) Vedoucí obchodního, vedoucí stravovacího provozu, vedoucí provozu, vedoucí, Vedoucí referátu údržby a energocentra-kv. vedoucí referátu údržby- Cheb Nemocnice KV

6 Název účetní operace, Opravy, revize, servisní práce zdravotní techniky Přístrojový technik biomedicínského inženýrství, Opravy,revize, servisní práce ostatní techniky Vedoucí provozu, Vedoucí referátu údržby a energocentra-kv. vedoucí referátu údržby- Cheb, Vedoucí technického KV Nákup ostatního drobného hmotného majetku do ,-Kč (výpočetní technika) Vedoucí informačních technologií Opravy, revize, servisní práce nemovitého majetku Vedoucí provozu, Vedoucí výstavby, Vedoucí referátu údržby a energocentra -KV, a vedoucí referátu údržby- Cheb, Vedoucí referátu energetiky KV, vedoucí technického Opravy výpočetní techniky Vedoucí informačních technologií - 6 -

7 Název účetní operace, Technické zhodnocení, modernizace a rekonstrukce nemovitého majetku Vedoucí výstavby Pořízení movitého majetku nad ,- Kč(zdravotní technika) Přístrojový technik biomedicínského inženýrství Pořízení ostatního movitého majetku nad ,- Kč (ostatní) Vedoucí provozu; vedoucí stravovacího provozu; vedoucí technického ; vedoucí informačních technologií Zdravotnická technika pořízená z fondů EU Vedoucí technického Účetní - dodavatelé Provozně - Služby spojené s přípravou projektu, monitoring, management a publicita hrazené z fondů EU Vedoucí technického Provozně - Administrace výběrových řízení hrazených z fondů EU Vedoucí obchodního Ekonomicko - personální Energie vodné,stočné Vedoucí referátu energetiky - 7 -

8 Název účetní operace, Energie teplo,plyn,elektrická energie Vedoucí referátu energetiky Odpady a věcně související služby Vedoucí referátu energetiky Medicinální plyny Vedoucí provozu PHM Vedoucí provozu Knihy, časopisy Vedoucí lékařské knihovny Telefonní poplatky a ostatní služby spojů Vedoucí informačních technologií Provozně Poštovné Podatelna KV, vedoucí provozu Cheb Provozně Dopravné Vedoucí provozu KV, Přístrojový technik biomedicínského inženýrství Cheb Provozně - 8 -

9 Název účetní operace, Nájemné movitého a nemovitého majetku Služby lékařů na faktury (úhrada dle pracovního výkazu) Vedoucí provozu, vedoucí informačních technologií Provozně Služby lékařů na faktury (měsíční paušál) Lékařský Nemocnice v K.Varech, náměstek lékařské péče Nemocnice v Chebu Úklidové práce Vedoucí provozu Praní prádla Vedoucí provozu Bezpečnostní služba Vedoucí provozu KV Software, údržba software Vedoucí informačních technologií Inzerce (PaM) Vedoucí PR - 9 -

10 Název účetní operace, Právní služby referent právního BOZP,PO Vedoucí technického Audit Pojištění Zde neuvedené faktury Pracovník odpovědný za účetní případ nebo osoba, která účetní operaci schválila, Provozně KV, Výkonný Cheb Čerpání darů ve vazbě na dodavatelskou fakturu Dle potřeb, v daný den Vedoucí obchodního Vedoucí obchodního Vedoucí finanční účtárny, Provozně KV, Výkonný Cheb Vystavení platebního příkazu 2 dny před splatností Účetní finanční účtárny Účetní - dodavatelé Dána definicí přístupových práv ekonomického informačního systému Ekonomicko - personální nebo Provozně - podle okruhu faktur Kontace dodavatelské faktury do termínu měsíční Účetní - dodavatelé Vedoucí finanční účtárny při nastavení v ekonomickém informačním systému

11 Název účetní operace, za úč. případ) Zaúčtování dodavatelských faktur do termínu měsíční Účetní - dodavatelé Vedoucí finanční účtárny schválením účetní 2) Oblast odběratelská faktura Podklad pro fakturaci : Zdravotní výkony hrazené ze zdravotního pojištění Do 7 pracovního dne po skončení měsíce Pracovník útvaru zdravotních pojišťoven, vedoucí lékárny Pracovník útvaru zdravotních pojišťoven, vedoucí lékárny Účetní-odběratelé Vedoucí zdravotních pojišťoven, vedoucí lékárny Zdravotní výkony nehrazené ze zdravotního pojištění Do 5 pracovního dne po provedení výkonu Pracovník útvaru zdravotních pojišťoven Pracovník útvaru zdravotních pojišťoven Účetní-odběratelé Vedoucí zdravotních pojišťoven Nájemné, podnájemné Do 15 kalendářního dne po uzavření smluvního vztahu popřípadě jeho změny Pracovník provozu Pracovník provozu Účetní-odběratelé Vedoucí provozu Přefakturace služeb Do 15 kalendářního dne po skončení měsíce Vedoucí referátu energetiky Vedoucí referátu energetiky Účetní-odběratelé Vedoucí referátu energetiky Podklady pro ostatní odběratelské faktury Do 15 kalendářního dne po skončení měsíce Odpovědný pracovník Odpovědný pracovník Účetní-odběratelé Příslušný vedoucí

12 Název účetní operace, Vlastní vystavení faktury Ihned po předání podkladů Účetní-odběratelé Vychází z již schválených podkladů Účetní-odběratelé Vedoucí finanční účtárny Zaúčtování odběratelských faktur V termínu měsíční Účetní odběratele Účetní-odběratelé Vedoucí finanční účtárny schválením účetní 3) Oblast pokladny vyhotovení a zaúčtování příjmového pokladního V den finanční transakce Pracovnice pokladny Zaměstnanec odpovídající za finanční transakci Finanční účetní Vedoucí finanční účtárny schválením účetní vyhotovení a zaúčtování výdajového pokladního V den finanční transakce Pracovnice pokladny Osoba přijímající finanční hotovost za finanční transakci Finanční účetní Vedoucí finanční účtárny schválením účetní Schválení podkladu: Mimořádná výplata mzdy Ihned Příslušný zaměstnanec Mzdová účetní Trvalá provozní záloha Min. 1x do měsíce Příslušný zaměstnanec Vedoucí

13 Název účetní operace, Mimořádná provozní záloha Ihned Příslušný zaměstnanec Vedoucí Výplaty cestovního příkazu (podrobně upraveno samostatným příkazem ) Ihned Příslušný zaměstnanec Účetní, odpovědná za kontrolu cestovních příkazů Schválení vyúčtování trvalé provozní zálohy Minimálně 2x do měsíce Příslušný zaměstnanec Přímý nadřízený příslušného zaměstnance Přímý nadřízený příslušného zaměstnance Schválení vyúčtování mimořádné zálohy Ihned Příslušný zaměstnanec Přímý nadřízený příslušného zaměstnance Přímý nadřízený příslušného zaměstnance Kontrola pokladní knihy Denně Pracovnice pokladny Finanční účetní Vedoucí finanční účtárny schválením účetní vystavení šeku - dotace pokladny Dle potřeb vedoucí finanční účtárny Osoby oprávněné nebo zmocněné k podpisu šeku Osoby oprávněné nebo zmocněné k podpisu šeku Představenstvo popřípadě zmocnění zaměstnanci 4) Oblast výpisy z banky (elektronické) Do 3 pracovního dne, spárování se saldem a zaúčtování Finanční účetní Finanční účetní Vedoucí finanční účtárny schválením účetní 5) Oblast majetku

14 Název účetní operace, Zařazení majetku (zařazovací protokol) HIM nad ,- Kč NIM nad ,- Kč Po doručení faktury, darovací smlouvy a výdejky ze skladu za podmínky, že majetek byl vzat do užívání referent biomedicínského inženýrství, pracovník informačních technologií, vedoucí technického, vedoucí provozu Hmotně odpovědná osoba, která převzala majetek do užívání Pracovník operativní evidence Přístrojový technik biomedicínského inženýrství, Vedoucí informačních technologií Po doručení faktury, Zařazení DDHM do 40 tis. Kč a DDNM do 60tis. Kč darovací smlouvy a výdejky ze skladu za podmínky, že majetek byl vzat do užívání Pracovník operativní evidence Hmotně odpovědná osoba, která převzala majetek do užívání Pracovník operativní evidence Zařazení ( zařazovací protokol) technické zhodnocení, modernizace a rekonstrukce nemovitého majetku Po doručení faktury za podmínky, že majetek byl vzat do užívání Vedoucí technického Vedoucí výstavby Pracovník operativní evidence Vedoucí výstavby Měsíční odpisy Elektronicky do data měsíční Pracovník operativní evidence Pracovník operativní evidence Vedoucí finanční účtárny schválením účetní HIM Ekonomickopersonální Vyřazení majetku (vyřazovací protokol) Dle potřeb Hmotně odpovědná osoba Likvidační komise Pracovník operativní evidence DHM Ekonomickopersonální

15 Název účetní operace, 6) Oblast nákupu vstupů příjemka v nákupu Při fyzickém naskladnění Pracovníci skladu, administrativní pracovník lékárny Pracovníci skladu Účetní- dodavatelé Vedoucí skladu; vedoucí lékárny výdejka ze skladu Při fyzickém výdeji Pracovníci skladu; administrativní pracovník lékárny Vedoucí pracovník skladu; Vedoucí pracovník skladu; vedoucí lékárny Osoba přijímající zboží ze skladu 7) Oblast pohonných hmot (vozidla) Kniha provozu vozidla Před jízdou Po jízdě Řidič vozidla Řidič vozidla Pracovník provozu Vedoucí provozu Dispozice s kartou CCS Při dispozici Oprávněná osoba Oprávněná osoba Pracovník provozu Vedoucí provozu Vyúčtování při úhradě kartou CCS 2. pracovní den následujícího měsíce Určený uživatel vozidla Pracovník provozu Účetní- dodavatelé Vedoucí provozu

16 Název účetní operace, 8) Oblast zpracování mezd Vedení záznamů pracovní doby Denně Každý zaměstnanec Přímý nadřízený nebo jím pověřený zaměstnanec Přímý nadřízený 1x měsíčně Pracovní výkaz Do 2. pracovního dne následujícího měsíce Každý zaměstnanec Přímý nadřízený Mzdová účetní Přímý nadřízený Zpracování výplatní listiny V termínu měsíční Mzdová účetní schválením měsíční Import, export a zaúčtování mezd V termínu měsíční Vedoucí finanční účtárny Vedoucí finanční účtárny schválením měsíční 9) Oblast úhrady závazků z mezd Úhrada mzdy, sociálního a zdravotního daň ze mzdy na účet zaměstnanců (vystavení 2 dny před výplatním termínem Mzdová účetní Vedoucí finanční účtárny příkazu k úhradě)

17 Název účetní operace, Výčetka hotovosti do banky pro výplatu v hotovosti 2 dny před výplatním termínem Pracovnice pokladny Vedoucí finanční účtárny Vedoucí finanční účtárny 10) Oblast oběhu dokladů v kuchyni a skladu potravin Příjemka, dle dodacího listu Ihned při příjmu Skladník potravin provozu nebo pověřený stravovací referent Účetní- dodavatelé Vedoucí finanční účtárny schválením měsíční Výdejka do spotřeby v kuchyni Při fyzickém výdeji Skladník potravin Vedoucí směny nebo šéfkuchař provozu nebo pověřený stravovací referent provozu Vyúčtování příjmů hotovosti Dle potřeby provozu nebo pověřený stravovací referent provozu nebo pověřený stravovací referent Finanční účetní Vedoucí finanční účtárny schválením měsíční Kontrola stravovací jednotky měsíční 1x měsíčně provozu nebo pověřený stravovací referent provozu nebo pověřený stravovací referent provozu Kontrola stravovací jednotky roční 1x ročně Samostatný analytikcontrolling provozu nebo pověřený pracovník skladu Vyúčtování stravného (měsíční uzávěrka)zaměstnanců, stravné cizí Do 7. pracovního dne provozu nebo pověřený stravovací referent provozu nebo pověřený stravovací referent provozu provozu

18 Název účetní operace, Srážka stravného ze mzdy zaměstnance V den mzdové u nebo pověřená mzdová účetní nebo pověřená mzdová účetní schválením měsíční u 11) Personální oblast Dotazník uchazeče Před přijetím Uchazeč o zaměstnání Personalista Provedení lékařské prohlídky Před přijetím Uchazeč o zaměstnání Personalista Pracovní smlouva a její dodatky Před přijetím nebo před provedením změny Personalista Personalista Předseda představenstva nebo Ekonomickopersonální Návrh na platový výměr (personální změnu) Před přijetím, před změnou Přímý nadřízený zaměstnanec Přímý nadřízený zaměstnanec Pracovník personálního Předseda představenstva nebo Ekonomickopersonální Platový výměr Před přijetím Pracovník personálního Pracovník personálního Individuální plat Dle potřeby Přímý nadřízený zaměstnance Přímý nadřízený zaměstnance Pracovník personálního Předseda představenstva nebo Ekonomickopersonální

19 Název účetní operace, Ukončení pracovního poměru K poslednímu dni trvání pracovního poměru Personalista Personalista Předseda představenstva nebo Ekonomickopersonální Potvrzení o zaměstnání K poslednímu dni trvání pracovního poměru Personalista Personalista Personalista