o poskytování a účtování cestovních náhrad

Transkript

1 Karlovarská krajská nemocnice a.s. Bezručova 1190/19, Karlovy Vary IČ: Označení dokumentu: SM2 /2015 Počet stran: 7 Počet příloh: 3 Verze: 2 Platnost od: Doba platnosti: bez omezení Směrnice o poskytování a účtování cestovních náhrad 1. Účel Tato směrnice upravuje poskytování a účtování cestovních náhrad při tuzemských i zahraničních pracovních cestách v Karlovarské krajské nemocnici a.s. (dále jen "společnosti"), v souladu s právem Evropských společenství a právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 262/2006 Sb., zákoníkem práce, v platném znění. 2. Poskytování a účtování cestovních náhrad Pracovní cestou je časově omezené vyslání zaměstnance: - na pracovní cestu (tj. vyslání mimo sjednané místo výkonu práce), - mimo místo pravidelného pracoviště, - cesta konaná za účelem mimořádného výkonu práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce či pravidelného pracoviště. Dále je pracovní cestou přeložení dle 43, přijetí do zaměstnání v pracovním poměru a výkon práce v zahraničí. S vysláním na pracovní cestu musí zaměstnanec vyslovit souhlas. Ve společnosti je zpravidla tento souhlas sjednán v pracovní smlouvě se zaměstnancem, popř. jej projeví samotným nástupem na pracovní cestu. Společnost poskytuje za podmínek uvedených v 155 i cestovní náhrady zaměstnancům, kteří konají pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Zahraniční pracovní cestou je cesta konaná mimo území České republiky, tj. cesta z ČR do zahraničí, ze zahraničí do ČR a samotná cesta v zahraničí. Zaměstnanec má nárok na náhradu cestovních výdajů v cizí měně od doby přechodu státní hranice ČR. Tuto dobu zaměstnanec uvede ve svém cestovním příkazu po ukončení cesty (při dopravě po silnici, po železnici), resp. je tato doba dána dobou odletu a příletu letadla. Při těchto pracovních cestách může dojít k souběhu náhrad v české a cizí měně. Pravidelným pracovištěm se rozumí místo dohodnuté účastníky v pracovní smlouvě a je dohodnuto v okamžiku sjednání pracovní smlouvy. Pokud takové místo dohodnuto není, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. 3. Poskytnutí cestovních náhrad zaměstnanci Základní podmínky Vyslání zaměstnance na pracovní cestu je ve společnosti vždy závislé na účelu a cíli pracovní cesty. Ta musí být uskutečněna za účelem plnění pracovních povinností. Vyslání na pracovní cestu musí být nahlášeno zaměstnanci alespoň dva dny před zahájením pracovní cesty. Pro případ překážek na straně zaměstnance (např. nemoc) může být v odůvodněných případech stanoven náhradník, který musí být seznámen s cílem a povinnostmi pracovní cesty. Začátek a konec pracovní cesty určuje vždy zaměstnavatel. Stanovení rozsahu a cíle pracovní cesty se určuje na Cestovním příkazu, na kterém musí být již před započetím pracovní cesty písemně stanoveny tyto údaje: název zaměstnavatele včetně jeho organizační součásti, jméno, příjmení a bydliště zaměstnance, počátek cesty (místo, datum a hodina nástupu na pracovní cestu), Směrnice_o poskytování a účtování cestovních náhrad Strana 1 (celkem 7)

2 místo jednání nebo výkonu práce (místo plnění pracovních úkolů), účel cesty, určení spolucestujících, určený dopravní prostředek (u vlastního vozidla: druh, ev. značku a předložit kopii TP, fotokopii havarijního pojištění motorového vozidla), způsob a bližší podmínky ubytování včetně případného určení finančního limitu, stanovení zálohy včetně oznámení o způsobu vyplacení, ukončení pracovní cesty (místo a datum a hodina ukončení), případně další podmínky pracovní cesty, zejména plánované přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, případné přesčasy apod., datum a podpis vedoucího zaměstnance oprávněného k povolení cesty. Oprávněným vedoucím zaměstnancem za vyslání na pracovní cestu a stanovení jejich dalších podmínek je ve společnosti (dále jen "oprávněný zaměstnanec"): - generální ředitel - bez omezení v rámci celé společnosti včetně pracovní cesty do zahraničí a použití soukromého vozidla při pracovní cestě - ekonomický ředitel- bez omezení v rámci celé společnosti včetně použití soukromého vozidla při pracovní cestě, s výjimkou pracovní cesty do zahraniční - technický ředitel - v rozsahu své působnosti u podřízených zaměstnanců v rámci celé společnosti s výjimkou pracovní cesty do zahraniční a případů použití soukromého vozidla při pracovní cestě - náměstek pro chirurgické obory a komplement v Karlových Varech- v rozsahu své působnosti u podřízených zaměstnanců v rámci celé společnosti s výjimkou pracovní cesty do zahraniční a případů použití soukromého vozidla při pracovní cestě - náměstek pro nechirurgické obory nemocnice v Karlových Varech- v rozsahu své působnosti u podřízených zaměstnanců v rámci celé společnosti s výjimkou pracovní cesty do zahraniční a případů použití soukromého vozidla při pracovní cestě - náměstek lékařské péče nemocnice v Chebu- v rozsahu své působnosti u podřízených zaměstnanců v rámci celé společnosti s výjimkou pracovní cesty do zahraniční a případů použití soukromého vozidla při pracovní cestě - vedoucí lékárny v Karlových Varech- v rozsahu své působnosti u podřízených zaměstnanců v rámci celé společnosti s výjimkou pracovní cesty do zahraniční a případů použití soukromého vozidla při pracovní cestě - hlavní sestra nemocnice v Karlových Varech a Cheb- v rozsahu své působnosti u podřízených zaměstnanců v rámci příslušné nemocnice s výjimkou pracovní cesty do zahraniční a případů použití soukromého vozidla při pracovní cestě - vedoucí úseků a oddělení - v rozsahu své působnosti u podřízených zaměstnanců v rámci svého úseku s výjimkou pracovní cesty do zahraniční a případů použití soukromého vozidla při pracovní cestě. Cestovní náhrady při pracovní cestě nebo při cestě mimo pravidelné pracoviště Náhrada jízdních výdajů Ve společnosti se k pracovním cestám používají zejména služební motorová vozidla nebo určený hromadný dopravní prostředek dálkové nebo místní přepravy, případně i taxislužby, výjimečně a v odůvodněných případech za níže přesně stanovených podmínek i silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem (dále jen "soukromé vozidlo"). Způsob dopravy při pracovní cestě a dopravní prostředek určuje vždy oprávněný zaměstnanec s ohledem na úsporu nákladů společnosti, ale tak, aby zaměstnanec byl schopen splnit cíle pracovní cesty ve stanovených termínech. Náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové a místní přepravy nebo i taxislužby poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši, s výjimkou místní hromadné přepravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, které nemusí zaměstnanec prokazovat. Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně soukromého vozidla, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Při přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po které již nenásleduje výkon práce, uhradí společnost zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by mu náležela v případě, když by k přerušení cesty nedošlo. Směrnice_o poskytování a účtování cestovních náhrad Strana 2 (celkem 7)

3 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny Zaměstnanci společnosti vyslanému na pracovní cestu delší než 7 po sobě následujících kalendářních dnů přísluší náhrada prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny do místa trvalého pobytu rodiny, nebo jiném dohodnutém přerušení pracovní cesty. V případě potřeby může zaměstnanec požádat oprávněného zaměstnance o schválení změny - v podobě dohodnutého pobytu rodiny (je-li odlišný od místa trvalého pobytu, např. při přechodném ubytování, dovolené rodiny, umístění v nemocničním prostředí apod.). Schválení této změny musí být učiněno před nástupem na pracovní cestu. Náhrada výdajů za ubytování Zaměstnanci společnosti vyslanému na pracovní cestu přísluší náhrada prokázaných výdajů za ubytování v rámci předem dohodnutých bližších podmínek ubytování (např. kategorie hotelu). Maximální finanční limit za 1 noc je 1000,- Kč. Výjimky povoluje pouze generální ředitel před nástupem na pracovní cestu. Výdaje za ubytování se prokazují originálním (daňovým) dokladem, kde musí být uvedeny náležitosti (daňového) dokladu včetně jména zaměstnance a zaměstnavatele. V případě ztráty dokladů je možné proplacení výdajů za ubytování jen v případě doložení duplikátu dokladu. Ten je povinen zajistit zaměstnanec. V případě, že zaměstnanec nedoloží duplikátem výdaje za ubytování, není možné proplatit takto vzniklé výdaje a zaměstnavatel je oprávněn je vymáhat na zaměstnanci. Náhrada zvýšených stravovacích výdajů (stravné) Zaměstnanci společnosti vyslanému na tuzemskou pracovní cestu přísluší stravné, jehož minimální výše se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem podle 189 a je rozlišeno podle délky trvání pracovní cesty. S platností od je s ohledem na uvedené zákonné podmínky společností stanoveno takto: 5-12 hodin 69,- Kč hodin 104,- Kč více než 18 hodin 163,- Kč Jídlo poskytnuté na pracovní cestě, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (dále jen bezplatné jídlo ), přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu a) 70% stravného, trvá-li pracovní cesta 5-12 hodin b) 35% stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin c) 25% stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin Kromě toho je v 176 odst. 4 ZP stanoveno, že zaměstnanci nepřísluší žádné stravné, pokud mu během pracovní cesty, která trvá: 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla 12 až 18 hodin, byla poskytnuta3 bezplatná jídla Náhrada nutných vedlejších výdajů Zaměstnanci společnosti vyslanému na pracovní cestu přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, pokud mu tyto vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to v prokázané výši. Tyto výdaje se: - prokazují příslušnými doklady (např. poplatky na dopravu a úschovu zavazadel, za parkování vozidla, účastnické poplatky apod.), -popř. prohlašují. Náhrady při přeložení V souvislosti s výkonem práce může ve společnosti dojít k přeložení zaměstnance do jiného místa výkonu práce, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě, které je současně odlišné od bydliště zaměstnance. V tomto případě společnost poskytuje zaměstnanci náhrady jako při pracovní cestě v rozsahu a do stanovené výše tímto příkazem a za podmínek uvedených v 157 až 165. Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě V souladu s ustanovením 170 společnost poskytuje zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě, kterou podepisuje pouze generální ředitel obdobné druhy náhrad (s dále uvedenými odlišnostmi) jako při tuzemské pracovní cestě s tím, že kromě tuzemského stravného za část cesty po území ČR mu přísluší Směrnice_o poskytování a účtování cestovních náhrad Strana 3 (celkem 7)

4 zahraniční stravné ve výši 75% základní sazby stanovené pro příslušný stát při trvání cesty déle než 18 hodin, ve výši dvou třetin při trvání cesty v rozmezí od 12 do 18 hodin a ve výši jedné třetiny trvá-li cesta 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území ČR právo na tuzemské stravné. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. S ohledem na náročnost a délku cesty může být zaměstnanci na základě rozhodnutí generálního ředitele poskytnuto i kapesné do výše 40% zahraničního stravného. Náhrada za spotřebované pohonné hmoty v cizí měně je poskytována za kilometry ujeté okamžitě od přejetí hranice ČR. Náhrady výdajů k návštěvě člena rodiny jsou poskytovány při trvání zahraniční cesty déle než 1 měsíc. Zahraniční stravné za podmínek dle 170 ZP společnost krátí. Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty, poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda, nebo večeře na které zaměstnanec finančně nepřispívá, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu: a) 25 % jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby, b) 35 % jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby, c) 70 % jde-li o zahraniční stravné ve třetinové výši základní sazby. Pro vyúčtování zahraniční cesty se vychází z nárokových částek stravného v cizí měně dle vyhlášky vydané MFČR dle 189 ZP. Zaměstnanec vyjíždějící na zahraniční pracovní cestu je povinen uzavřít cestovní pojištění pro jím konanou zahraniční cestu. Tento náklad je posuzován jako nutný vedlejší výdaj. V případě zahraniční pracovní cesty (a v odůvodněných případech i při tuzemských pracovních cestách) bude zaměstnanec před cestou vybaven tiskopisem pro předání zprávy o průběhu pracovní cesty - cestovní zpráva, který je zaměstnanec povinen předat svému nadřízenému do deseti dnů po ukončení pracovní cesty. Její odbornou část (sborníky, materiály z konferencí apod.) je pak povinen tento nadřízený předat do knihovny společnosti. V této cestovní zprávě zaměstnanec uvede: rozsah služební cesty (kam, v jakém termínu apod.), - účastníky cesty, - účel cesty (přehled navštívených obchodních partnerů a institucí apod.), - odbornou část zprávy (naplň jednání, poznatky z těchto jednání, získané materiály, zhodnocení získaných informací, návrhy na využití nových poznatků apod.), - vyjádření ostatních okolností pracovní cesty, - jiné údaje s ohledem na účel a průběh pracovní cesty. Náhrady při výkonu práce v zahraničí Bylo-li sjednáno místo výkonu práce, případně i pravidelné pracoviště mimo území ČR, poskytne společnost zaměstnanci za dny cesty z ČR do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště a zpět cestovní náhrady jako při zahraniční pracovní cestě. 4. vyúčtování cestovních náhrad Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli zcela vyplněný cestovní příkaz, jeho přílohy a písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Ve stejné lhůtě je povinen seznámit svého nadřízeného s průběhem a výsledkem pracovní cesty, předat mu zprávu o průběhu pracovní cesty (cestovní zprávu). Tato skutečnost je zachycena na cestovním příkazu s uvedením dne, kdy byla zpráva o výsledku pracovní cesty podána a data a podpisu nadřízeného zaměstnance a bude součástí cestovního příkazu. Na druhé straně cestovního příkazu zaměstnanec vyplní tyto údaje: - datum služební cesty, - do jednoho řádku odjezd odkud + cena jízdenky + místní přeprava, - do dalších řádků příjezd + cena zpáteční jízdenky + místní přeprava + stravné + výdaje za ubytování + nutné vedlejší výdaje, - zaměstnanec dále vlevo dole označí, zda bylo ubytování či strava poskytnuto bezplatně. Částka celkem se uvádí jako dílčí součet řádků i sloupců /křížová kontrola/. Všechny tyto údaje /výpočty/ provede zaměstnanec. Vpravo dole je uvedeno datum a podpis zaměstnance. K příkazu jsou přiloženy originální daňové doklady se všemi náležitostmi, které dokládají prokazované náklady vynaložené při pracovní cestě. Směrnice_o poskytování a účtování cestovních náhrad Strana 4 (celkem 7)

5 Zaměstnanec předá cestovní příkaz včetně připojených dokladů odpovědnému zaměstnanci finanční účtárny, do jehož pracovní náplně spadá vyúčtování cestovních náhrad. Tento zaměstnanec provede kontrolu vyúčtování a dodržení všech podmínek stanovených tímto příkazem a právními předpisy, případně vyúčtování upraví a poté cestovní příkaz podepíše v části "Vyúčtování upravil" a předá cestovní příkaz na pokladnu společnosti k proplacení. Pověřený zaměstnanec jedenkrát týdně vyhotoví soupis Cestovních příkazů, který předá v přehledné tabulce ekonomickému řediteli k podpisu. Podepsaný soupis přiloží účetní finanční účtárny k pokladním dokladům. Nedohodnou li se smluvní strany na jiné době, je společnost povinna do deseti pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem tento cestovní příkaz proplatit. Pokud však cestovní příkaz nebude obsahovat všechny zde uvedené náležitosti nebo zaměstnanec nebude schopen prokázat cestovní výdaje stanoveným způsobem, nebude cestovní příkaz proplacen. Zcela výjimečně může oprávněný zaměstnanec v souladu s 185 rozhodnout o poskytnutí náhrady v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám. Cestovní příkazy se účtují zápisem 512/211, při dodržení časové souvislosti na přelomu účetního období. Společnost poskytne zaměstnanci při tuzemské i zahraniční pracovní cestě zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne jinak a to nejdříve 7 dní před nástupem na pracovní cestu. Tuto zálohu schvaluje osoba odpovědná za povolení provozní zálohy tj. ekonomický ředitel. Další podmínky poskytování a vyúčtování záloh jsou uvedeny v 183. Záloha se zúčtuje operací 335/211, při vyúčtování cesty je vrácena formálně celá záloha operací 211/335 a následně jsou vyúčtovány skutečné, podložené náklady operací 512/211. Stravné, sazba základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot se zaokrouhlují na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru. 5. Poskytování a vyúčtování cestovních náhrad ve zvláštních případech Vyúčtování služebních cest při použití soukromého vozidla O použití soukromého vozidla při pracovní cestě rozhoduje výhradně generální ředitel nebo ekonomický ředitel, vedoucí ekonomického oddělení a to ve zcela výjimečných a odůvodněných případech. Před samotným použitím soukromého vozidla vyplní zaměstnanec první stranu "cestovního příkazu" a nechá si zde v kolonce "Datum a podpis pracovníka oprávněného k povolení cesty" podepsat od generálního ředitele nebo ekonomického ředitele, vedoucího ekonomického oddělení. Zaměstnavatel nesmí povolit použití soukromého vozidla zaměstnance, pokud není vozidlo havarijně pojištěné a pojištění zaplacené. Na cestovní příkaz se uvede číslo pojistky soukromého vozidla. Odpovědnost za uvedení pravdivých údajů má zaměstnanec. Při použití soukromého vozidla pro služební účely přísluší zaměstnanci náhrada podle 157 a 158. Generální ředitel, nebo ekonomický ředitel, vedoucí ekonomického oddělení může se zaměstnancem sjednat též poskytování náhrady za použití soukromého vozidla ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy. V ostatních případech použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele soukromé vozidlo, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Základní náhrada je aktuálně určena v závislosti na vývoji cen prováděcím předpisem vydaným podle 189, v roce 2015 u osobních silničních motorových vozidel činí 3,70 Kč. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy se při použití přívěsu zvyšuje o 15% (u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů se poskytne zaměstnanci v dvojnásobné výši). Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty, tedy vychází z ceny prokázané zaměstnancem dokladem od čerpací stanice, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokáže-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu v souvislosti s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Pokud po skončení pracovní cesty zaměstnanec hodnověrným způsobem neprokáže cenu pohonné hmoty, vypočte se výše náhrady z průměrné ceny pohonné hmoty stanovené vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí platné na dané období. Spotřebu vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit, popř. prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených. Společnost je povinna odvést za tento automobil denní sazbu silniční daně na příslušný účet finančního úřadu, pokud jí už neodvedl zaměstnanec. Směrnice_o poskytování a účtování cestovních náhrad Strana 5 (celkem 7)

6 Po ukončení cesty doplní zaměstnanec druhou stranu cestovního příkazu. Zde uvede odkud, a kam bylo použito soukromé vozidlo pro služební účely, doplní datum použití vozidla, uvede počet ujetých km. Sám si propočte náhradu za spotřebované pohonné hmoty a za opotřebení vozidla, viz níže uvedený příklad v bodu 2. Pokud zaměstnanci přísluší stravné, doplní i tento údaj a i jestli mu bylo poskytnuto stravování bezplatně, nebo částečně bezplatně. Na závěr uvede částku k proplacení celkem, uvede datum a svůj podpis. Vyúčtování soukromých cest při použití služebního vozidla Služební vozidlo může použít zaměstnanec společnosti pouze s výlučným souhlasem zaměstnavatele. Pokud zaměstnanec použije služební vozidlo výjimečně pro soukromé účely, uhradí společnosti vzniklé náklady. Do knihy jízd vozidla použitého pro soukromé účely uvede u takovéto jízdy počet km soukromě ujetých. Při proplácení pohonných hmot předloží v pokladně vlastnoručně vyhotovenou kalkulaci takto vzniklých nákladů v následujícím členění: příklad: soukromě ujeto 20 km, vozidlo Opel Corsa, průměrná spotřeba dle technického průkazu vozidla činí 4,7 l/l00 km (průměrná spotřeba se vypočte jako aritmetický průměr údajů uvedených v TP vozidla, tj. 4,2+5,3+4,6 děleno třemi). Zaměstnanec uhradí: a) spotřeba PH /4,7:100/x20=0,94 l na 20 km x 36,1 Kč/l = 33,93 Kč. b) úhrada opotřebení /amortizace/ 3,60Kč/km x 20 km = 72,-Kč. Celkem k úhradě za soukromé použití vozidla 33, ,0= 106,- Kč. Výše úhrady za opotřebení, /stejně jako ceny PH/ se průběžně mění. Aktuální údaje jsou k dispozici u odpovědného pracovníka finanční účtárny, do jehož pracovní náplně spadá vyúčtování cestovních náhrad. Pracovnice finančního oddělení, do jejíž pracovní náplně spadá vyúčtování cestovních náhrad, zkontroluje uvedené údaje, počet ujetých km porovná s km uvedenými v knize jízd. Po schválení oprávněným pracovníkem zaměstnanec do 10 pracovních dní uhradí v pokladně společnosti tuto odkontrolovanou a schválenou částku pokud se zaměstnavatelem nedohodne jinak. Pokud je úhrada za spotřebované pohonné hmoty u daného vozidla realizována kartou CCS, dostaví se zaměstnanec k vyúčtování soukromé cesty do 10 dnů po jejím ukončení, pokud se zaměstnavatelem nedohodne jinak, a doloží knihu jízd dokládající ujeté km pracovnici finančního oddělení, do jejíž pracovní náplně spadá vyúčtování cestovních náhrad. Tato předá kopii zaměstnancovy kalkulace hlavní účetní, která zajistí správné zaúčtování. Aby nedošlo k naturálnímu nezdaněnému příjmu uvedeného zaměstnance, je nutno v autopůjčovně zjistit, kolik by činila úhrada za výše uvedené zapůjčení vozidla. Rozdíl mezi úhradou zaměstnance a cenou v autopůjčovně je nutno zaměstnanci přidanit ke mzdě. Pokud by docházelo k opakovanému použití služebního vozidla pro soukromé účely, je nutno přidanit zaměstnanci v procentech poměrnou část pořizovací ceny automobilu k platu, podle zákona o dani z příjmů. Pokud zaměstnanec má k dispozici uvedené vozidlo jako tzv. manažerské auto pro služební i soukromé účely, tj. zaměstnanci je vozidlo poskytnuto bezplatně pro částečné soukromé použití, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1% ze vstupní ceny motorového vozidla. Tato částka je zaměstnanci měsíčně přidaňována k platu jako tzv. naturální příjem. V případě, že zaměstnanec takto v průběhu měsíce využívá více motorových vozidel za sebou, považuje se za jeho příjem částka ve výši 1% z nejvyšší vstupní ceny motorového vozidla. Pokud má zaměstnanec v průběhu měsíce k dispozici více motorových vozidel současně, považuje se za jeho příjem částka ve výši 1% z úhrnu vstupních cen všech motorových vozidel používaných pro služební i soukromé účely, v souladu s novelou zákona o dani z příjmů v platném znění, 6. U takto používaných automobilů, u kterých byla při pořízení odečtena DPH na vstupu (např. nakoupené před , v úpravě N1, dodávkové automobily), je organizace povinna za část pořizovací hodnoty automobilu využitou pro účely nesouvisející s podnikáním (s ekonomickou činností) odvést DPH na výstupu; a to na základě vyhotoveného dokladu o použití. 6. Definice a použité zkratky PH pohonné hmoty, TP technický průkaz, DPH daň z přidané hodnoty 7. Související předpisy Vyhláška č. 242/2014 Sb. Vyhláška č. 328/2014 Sb. Směrnice_o poskytování a účtování cestovních náhrad Strana 6 (celkem 7)

7 8. Přílohy Příloha č. 1a Cestovní příkaz 1b Vyúčtování pracovní cesty Příloha č. 2 Cestovní příkaz k provedení zahraniční pracovní cesty Příloha č. 3 Záznam o použití neslužebního silničního motorového vozidla 9. Závěrečné ustanovení 1. Jsou-li některé vnitřní předpisy vydané před nabytím účinnosti tohoto příkazu s ním v nesouladu, jsou osoby oprávněné k jejich změně povinné takový nesoulad odstranit v termínu co nejkratším od jeho účinnosti. Toto ustanovení se netýká grafických úprav. 2. Tento příkaz je závazný pro všechny zaměstnance společnosti, její nedodržení je považováno za porušení povinnosti zaměstnance vyplývající z právních předpisů vztahujících se k jím vykonávané práci. Tento příkaz nabývá platnosti dnem jeho schválení oprávněnou osobou a účinnosti téhož dne Dokument nabývá účinnosti dne: Zpracoval: Garant: Schválil: Funkce/ úsek účetní Vedoucí finanční účtárny Ekonomický ředitel Jméno Soukupová Lenka Helena Hustovská Mgr. David Bracháček Podpis Směrnice_o poskytování a účtování cestovních náhrad Strana 7 (celkem 7)