Podávání zpráv projektů 7. RP Evropské Komisi

Transkript

1 Podávání zpráv souvisejících s realizací projektů 7. RP Podávání zpráv projektů 7. RP Evropské Komisi Praha, 14. listopadu 2011 Lucie Matoušková, Kateřina Rakušanová matouskova@tc.cz, rakusanova@tc.cz NCP pro finanční a právní záležitosti 7. rámcového programu, TC AV ČR

2 PODÁVÁNÍ ZPRÁV V PROJEKTECH 7. RP - PŘEHLED Evropské komisi (průběžné, závěrečné zprávy) koordinátorovi (interní reportování v rámci konsorcia) PODÁVÁNÍ ZPRÁV V PROJEKTU 7. RP MŠMT (tzv. dofinancování)

3 OBSAH PREZENTACE Požadavky EK na zprávy v projektech 7. RP Zprávy v 6. RP a 7. RP Povinnosti koordinátora a partnerů projektu Struktura průběžné a závěrečné zprávy Představení on-line nástrojů a elektronických aplikací

4 Různé požadavky na reportování podle typu projektu Základní informace o podávání zpráv: Pravidla účasti (čl. 19, 25, 34) Annex II Grantové dohody (část A Implementace projektu, sekce 2 Reporting and payments) (Annex III Grantové dohody)

5 Průvodce podáváním zpráv (I) SP Spolupráce Projekty CP, NoE a CSA Guidance Notes on Project Reporting (06/2010): ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project_reporting_en.pdf Template for periodic report Template for final report Specifické: I3 projekty (Výzkumné infrastruktury) Reporting transnational Access and service activity costs

6 Průvodce podáváním zpráv (II) SP Lidé ITN (7/2011) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/mariecurie-actions/docs/itn-reportingguidlines_en.pdf IAPP (7/2011) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/mariecurie-actions/docs/iapp-reportingguidlines_en.pdf IEF, IIF, IOF, IIFR ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/mariecurie-actions/docs/guide-notesproject-management-reporting-mcaif-ief-iif-iifr-iof_en.pdf ERG, IRG (10/2010) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/people/mariecurieactions/ergirg_reporting_guidlines_en.pdf IRSES (4/2010) CIG, COFUND zatím žádné průvodce

7 Průvodce podáváním zpráv (III) SP Myšlenky Guide for ERC grant holders Part I (vč. Reporting and payments podle ERC GA) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/erc-guide-grantholders- PartI_en.pdf Guide for ERC grant holders Part II (vč. Reporting requirements and forms) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/erc-guide-grantholderspartii_en.pdf Ostatní (JTIs, apod.) Požadavky na podávání zpráv jsou specifikovány v GA Žádný závazný průvodce

8 Projekty CP, NoE a CSA - Co se předkládá? V průběhu projektu Deliverables a Milestones (identifikované v Annex I) Průběžná zpráva (Periodic report) Do 60ti dní od ukončení každého vykazovaného období (včetně posledního) Vykazované období (reporting period) def. v čl. 4 Na konci projektu Závěrečná zpráva (Final report) Do 60ti dní od ukončení projektu publishable summary report, conclusions, socio-economic impact, report on wider societal implications of the project (questionnaire including gender equality, ethical issues, ), plan for the use and dissemination of foreground Po obdržení finální platby (do 30ti dní) Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu

9 Projekty CP, NoE a CSA - Jak se předkládá? Konsorcium předkládá zprávy a deliverables EK prostřednictvím koordinátora a to elektronicky V tištěné podobě poštou originály: Formulář C (podepsaný statutárním zástupcem instituce) Osvědčení o finančních výkazech CFS (podepsané auditorem) Prohlášení (podepsané koordinátorem) Jako jeden balík (včetně naskenovaných originálů) v PDF On-line nástroje pro podávání zpráv: Pro DG RTD Form C Editor (FORCE), SESAM Pro DG INFSO NEF Jazyk zpráv čl. II.4 Šablona EK pro průběžné a závěrečné zprávy (viz templates)

10 Průběžné zprávy: 6.RP x 7.RP

11 Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů (dle Annexu II GA) Povinnosti koordinátora Shromáždit finanční výkazy (formuláře C) a případné Osvědčení o finančních výkazech od všech partnerů Vyplnit svůj finanční výkaz Napsat průběžnou vědeckou zprávu na základě odvedené práce a informací od ostatních partnerů Předložit (submit) průběžnou zprávu Evropské komisi Odpovídat na otázky PO a poskytovat vysvětlení a doplnění týkající se průběžné zprávy (hl. finančních aspektů) Sloužit jako prostředník mezi PO a ostatními partnery konsorcia Povinnosti účastníka (ostatních partnerů) Vyplnit své finanční výkazy (formuláře C) Podepsat formulář C a zaslat jej koordinátorovi Poskytnout osvědčení o finančních výkazech kde je potřeba

12 Struktura průběžné a závěrečné zprávy

13 Typy zpráv Průběžná zpráva (Periodic report) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/periodic_report_en.doc Závěrečná zpráva (Final report) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/final_report_en.doc Závěrečná zpráva o rozdělení finančního příspěvku EU mezi účastníky (Final report on the distribution of the EU financial contribution between beneficiaries)

14 Realizace projektu Platnost grantové dohody 45 dní zálohová platba Vykazované období 1 60 dní 1. průběžná zpráva 105 dní 1. průběžná platba Vykazované období n-1 60 dní (n-1)-tá průběžná zpráva Vykazované období n 105 dní (n-1)-tá průběžná platba 60 dní n-tá průběžná zpráva závěrečná zpráva 105 dní závěrečná platba 30 dní n = počet vykazovaných období závěrečná zpráva o rozdělení fin. příspěvku EU mezi účastníky

15 Z čeho se skládá PRŮBĚŽNÁ zpráva - ŠABLONA Úvodní stránka Prohlášení koordinátora (Self declaration by the coordinator) NOVÉ Publikovatelný souhrn (Publishable summary) Cíle projektu (Project objectives) Pokrok a dosažené výsledky (Progress of work and achievements) Project Management Výstupy a milníky projektu (Deliverables and milestones tables) Informace o čerpání zdrojů (Explanation of the use of the resources) Formulář C (Financial statements - Forms C) Osvědčení (Certificates) pokud je nutné vše POUZE za dané vykazované období

16 Úvodní stránka

17 Prohlášení koordinátora

18 Publikovatelný souhrn V takovém stavu, aby mohl být beze změn publikován EK Max. 4 stránky Povinný obsah: - souhrnný popis cílů projektu - práce vykonaná od začátku projektu - očekávané konečné výsledky, potenciální dopad a využití - odkaz na webovou stránku projektu je-li relevantní Vhodně doplnit grafy, fotografiemi a logem projektu Aktualizován po skončení každého období

19 Cíle projektu Přehled cílů projektu relevantních pro dané období podle Annexu I Shrnutí doporučení z předchozích období a jak byly zohledněny

20 Pokrok a dosažené výsledky Přehled průběhu práce podle struktury v Annexu I Pro každý pracovní balíček* (work package, WP): uvést souhrn pokroku vzhledem ke stanoveným cílům a úkolům zdůraznit významné výsledky vysvětlit důvody pro odchylky od Annexu I zdůvodnit případné nedosažení některých cílů a časového harmonogramu (vč. dopadu na ostatní úkoly, finance, plán) uvést přehled použití zdrojů (hl. plnění člověkoměsíců) navrhnout případná opatření a řešení * vyjma WP management (viz následující slide)

21 Manažerské aktivity v projektu Shrnutí WP management (dle čl. II.2.3 a II.16.5 GA): dosažené úkoly a výsledky v oblasti managementu; problémy, řešení / návrhy řešení; případné změny v konsorciu; seznam setkání v rámci projektu, termín a místo konání; porovnání plánovaných uskutečněných aktivit; dopad případných odchylek od plánovaných výstupů a milníků; případné změny právních forem účastníků; případný stav tvorby webových stránek. Stručná informace o koordinačních aktivitách, komunikaci mezi partnery.

22 Výstupy a milníky

23 Informace o čerpání zdrojů příklad: Vysvětlení k osobním nákladům, subdodávkám a dalším major direct costs vynaloženým účastníky (např. investice, cestovné, materiál ) ve spojitosti s WP

24 Formulář C Annex VI GA = finanční výkaz = Formulář C dvě části: finanční výkaz vyplňovaný samostatně každým účastníkem projektu / třetí stranou je-li použita speciální doložka ke GA č. 10 souhrnný finanční výkaz automaticky vygenerovaný za celé konsorcium Každý z účastníků vyplní online samostatně relevantní část Formuláře C, koordinátor zkontroluje a zašle všechny výkazy i automaticky vyplněný souhrnný finanční výkaz a zprávy EK ta schvaluje a zasílá platbu na účet koordinátora.

25 Obsah formuláře C Základní údaje o projektu (vyplněno automaticky dle PIC) Uznatelné náklady

26 Obsah formuláře C Příjmy projektu Případné úroky vygenerované zálohovou platbou Osvědčení o metodologii (pokud jej organizace má)

27 Obsah formuláře C Osvědčení o finančních výkazech (pouze pokud je třeba) Čestné prohlášení účastníka

28 Osvědčení o finančních výkazech / metodologii Osvědčení o finančních výkazech (Formulář D, Annex VII) Pokud kumulovaný příspěvek EK, o kterém ještě nebylo vydáno osvědčení, je 375 tis. Osvědčení o metodologii (Formulář E, Annex VII) musí být předem schváleno auditorem i EK subjekty, které měly v 6. RP minimálně 8 projektů s příspěvkem EK (apod. pro účastníky v 7.RP)

29 Z čeho se skládá ZÁVĚREČNÁ zpráva - ŠABLONA Úvodní stránka jako v průběžných zprávách, ale za celé období Závěrečná souhrnná zpráva (Final publishable summary report) Plán pro využívání a šíření výsledků / nových znalostí (Use and dissemination of foreground) Zpráva o vlivu projektu na společnost (Report on societal implications) vše za CELÉ období realizace projektu

30 Závěrečná souhrnná zpráva V takovém stavu, aby mohla být beze změn publikována EK Max. 40 stran Povinný obsah: - stručné shrnutí projektu (max. 1 str.) - souhrnný popis celkového kontextu a cílů projektu (max. 4 str.) - popis hlavních vědeckých a technických výstupů (max. 25 str.) - možný dopad projektu (vč. socioekonomického dopadu společenského dopadu), šíření a využívání výstupů (max. 10 str.) - odkaz na webovou stránku projektu (kde je relevantní) a kontakty Vhodně doplnit grafy, fotografiemi a logem projektu, seznam účastníků (vč. kontaktů)

31 Plán pro využívání a šíření výsledků / nových znalostí Na konci projektu Aktualizace plánu v Annexu I / sestavení plánu Obsah: Sekce A (část přístupná veřejnosti) - diseminační opatření Sekce B (důvěrná část) - využitelné výsledky projektu / nové znalosti

32 Zpráva o vlivu projektu na společnost Forma dotazníku Okruhy otázek - klíčová témata (etický kodex, zaměstnanost, rovné příležitosti, zapojení studentů, neziskových organizací, vědních disciplín, ) Statistické účely

33 Závěrečná zpráva o rozdělení finančního příspěvku EU mezi účastníky do 30 dní po obdržení závěrečné platby

34 Představení elektronických aplikací pro podávání zpráv

35 Elektronické nástroje a aplikace - Participant portal (PP) Participant portal Výchozí brána pro řízení projektů 7. RP Výzvy, negociace projektů, administrace projektů (vč. podávání zpráv) Pro přihlášení do PP musí mít každý jednotlivec účet ECAS

36 Elektronické nástroje a aplikace - ECAS Účet ECAS musí mít každý, kdo chce pracovat v Participant portal Doména při registraci a přihlašování: EXTERNAL Určující údaj o jednotlivci je OVÁ ADRESA Propojení s projekty, rolemi v instituci a projektech, viz dále Users manual: (dostupné z hlavní stránky PP) ortal_content/help/participant_portal_usermanual.pdf

37 Elektronické nástroje a aplikace - role v organizaci LEAR Legal Entity Appointed Reppresentative administrátor údajů za instituci uložených pod kódem PIC (Participant identification code) V případě změn v údajích, mění v Participant portal v PIC, komunikuje s EK (resp. Centrálním validačním týmem v REA) Má přehled o všech projektů 7. RP, které souvisí s institucí (v negociacích, řešené) Account administrator Viz LEAR, ale bez práva editovat. Pouze pro prohlížení. LEAR ani Acount administrator neposílají zprávy v projektech! Výjimka: LEAR se zároveň podílí na řešení konkrétního projektu (viz následující slide)

38 Elektronické nástroje a aplikace - role v projektu Coordinator contact (CC) Jeden v projektu (za organizaci koordinátora), může jmenovat PC Participant contact (PC) Jméno osoby převzato z GPFs, formulář A2.3 (Person in charge of administrative, legal and finanial aspects of the project) Může vyplňovat zprávy z projektu Scientific contact (SC) Jméno osoby převzato z GPFs, formulář A2.3. (Person in charge of scientific and technical/technological aspects of the project) Jiný jmenovaný zástupce (Named reppresentative)

39 FORCE (I) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/presentationforce_en.pdf Form C Editor Nástroj na podávání formulářů C (vyúčtování nákladů projektu) Integrovaný do Participant portal Pro projekty DG RTD, DG ENTR a projekty administrované Výkonnými agenturami (REA, ERC EA) Přístup má koordinátor a všichni partneři projektu Partneři projektu navíc vytištěné a podepsané formuláře C posílají koordinátorovi poštou SESAM Podávání ostatních zpráv (Deliverables a milestones)

40 FORCE (II)

41 Projekty DG INFSO NEF (projekty DG INFSO) /FP7+Periodic+Report

42 Děkujeme Vám za pozornost. Technologické centrum AV ČR Ve Struhách 27, Praha 6 finance@tc.cz Technologické centrum AV ČR - NICER