2. Samostatné archivní fondy tvoří písemnosti:

Transkript

1 Metodický návod pro pořádání a inventarizaci archivních fondů okresních národních výborů z let 1945 až (nedílnou součástí je připojená studie PhDr. Evy Šmilauerové, CSc., Návod k pořádání fondů okresních národních výborů ) Metodický pokyn OŘA MV ze dne 11. února 1998, č. j. AS/1-551/98 I. Před zahájením pořádání a inventarizace fondu okresního národního výboru je nutné seznámit se s vývojem organizace původce fondu, s rozsahem jeho kompetencí a se změnami ve vedení úřední agendy. a) Správní vývoj okresních národních výborů do roku 1960 je zpracován v literatuře, která je uvedena v příloze tohoto návodu (s. 23). b) Organizační vývoj okresních národních výborů od roku 1960 a rozsah jeho kompetencí je dán zákonem č. 36/1960 Sb., o územním členění státu, a zákonem č. 65/1960 Sb., o národních výborech. Vládní nařízení č. 71/1960 Sb., o rozšíření pravomoci a odpovědnosti národních výborů, určilo úkoly složek a institucí řízených okresními národními výbory (další právní normy jsou uvedeny v příloze včetně zákona č. 32/1963 Sb., ustanovujícím výrobní zemědělské správy). Mezníkem v organizaci a působnosti okresních národních výborů byl zákon č. 69/1967 Sb., o národních výborech. Zřizování odborů upravilo vládní nařízení č. 9/1968 Sb., zákonem č. 33/1970 Sb. byly zřízeny okresní finanční správy. Organizační členění jednotlivých typů národních výborů určilo vládní nařízení č. 135/1971 Sb. Rozsah jednotlivých agend byl upraven dalšími právními normami. Úplné znění zákona č. 69/1967 Sb. je v zákoně č. 31/1983 Sb. včetně doplňků provedených zákony o finančních správách, o výborech a komisích lidové kontroly a zákona č. 146/1971 Sb. Zákonem č. 210/1990 Sb. byly zřízeny okresní správy sociálního zabezpečení. Okresní národní výbory byly vystřídány okresními úřady podle zákona č. 425/1990 Sb., o okresních úřadech, úpravě jejich působnosti a o některých opatřeních s tím souvisejících, který nabyl účinnosti dnem voleb do obecních zastupitelstev v roce Zákon č. 410/1992 Sb., o obcích (obecní zřízení), zrušil zákon č. 69/1967 Sb., o národních výborech. II. Vymezení archivního fondu okresního národního výboru Původcem archivního fondu je orgán státní správy politicky a organizačně odlišný od okresních úřadů zaniklých roku 1945 s novými správními a jinými kompetencemi. Jestliže spisová manipulace okresních úřadů přesahuje do agendy nových orgánů, nelze ji násilně rozdělit (zápisy do společné knihy, jednotná manipulace se společnými registraturními pomůckami). O zařazení těchto písemností zpravidla rozhoduje početní převaha zápisů nebo spisů jejich původce. Na přesahy archiválií mezi jednotlivými fondy je nutno upozornit v inventářích obou fondů. 1. Fondy okresních národních výborů začínají: a) v květnu roku Tam, kde pracovaly okresní správní komise, předřazují se jejich písemnosti k fondu okresního národního výboru. b) Nové fondy tvoří archiválie okresních národních výborů, zřízených podle vládního nařízení č. 3/1949 Sb. Součástí těchto fondů jsou i písemnosti expozitur okresních národních výborů, které se staly součástí samostatných okresních národních výborů a jejich agenda se předřazuje k fondům okresních národních výborů. 2. Samostatné archivní fondy tvoří písemnosti: a) zařízení okresních národních výborů; b) příspěvkových, rozpočtových a hospodářských organizací, řízených a spravovaných okresními národními výbory; c) závodních organizací KSČ a společenských organizací působících na okresních národních výborech; d) jednotných národních výborů z let 1949 až 1954 (podle pokynu archivní správy ze dne 13. srpna 1962 "Hlediska pro zpracování písemností národních výborů"). 3. Uzavřené archivní fondy, ukončení fondů okresních národních výborů:

2 a) okresní národní výbory zrušené na základě vládního nařízení č. 3/1949 Sb.; b) expozitury okresních národních výborů, z nichž v roce 1949 nevznikly samostatné okresní národní výbory; c) okresní národní výbory zrušené zákonem č. 36/1960 Sb.; d) okresní národní výbory, jejichž činnost ukončil zákon č. 425/1990 Sb., který nabyl účinnosti dnem voleb do obecních zastupitelstev v roce Fond lze uvažovat za uzavřený až po skončení ukládacích lhůt písemností, kdy skončí i jejich správní hodnota (viz příloha). III. Posouzení písemností před zahájením pořádání fondu okresního národního výboru 1. Před pořádáním fondů okresních národních výborů je třeba oddělit písemnosti zrušených organizací, jež byly vyřízeny před ukončením jejich činnosti, byly převzaty okresními národními výbory a smíšeny s jejich vlastními písemnostmi Tato tzv. nepravá priora budou vrácena do fondu zrušené organizace. Ve fondu okresního národního výboru zůstanou spisy těchto organizací pouze tehdy, jestliže jejich vyřízení bylo dokončeno až okresním národním výborem. 2. Vyřazeny budou písemnosti skupiny "S", které nebyly posuzovány při skartačním řízení a byly uloženy v archivu v rozporu s tehdy platnými skartačními směrnicemi. Pokud jim neprošla ukládací lhůta a nelze je vrátit k uložení jejich původci či jeho právnímu nástupci, nebudou evidovány v Jednotném archivním fondu. Při vyřazování multiplicitního materiálu je nutno zjistit, zda se písemnosti dochovaly na úrovni svého původce (např. kopie zápisů rad a plén městských a místních národních výborů); jestliže tomu tak není, ponechávají se ve fondu okresního národního výboru. Jeho součástí jsou např. i rozpočty a závěrky městských a místních národních výborů, které okresní národní výbor schvaloval (příloha, s ). 3. Výběr písemností skupiny "V" se provádí obvykle až při pořádání fondu a vyžaduje znalosti o vypovídací hodnotě písemností, která se v průběhu období působnosti okresních národních výborů měnila (viz příloha, s. 14). 4. Vyřazeny budou i některé písemnosti, které byly při skartačním řízení označeny skartačním znakem "A", jelikož ve skartačních směrnicích jsou uváděny širší věcné skupiny, v nichž není dostatečně rozlišena skutečná dokumentární či správní hodnota jednotlivých typů písemností. 5. Při dodatečném vyřazení a vnitřní skartaci písemností okresních národních výborů se vychází ze skartačních směrnic platných od 1. ledna roku následujícího po dni jejich vydání (směrnice MV č. 4/1959 Sb.i. NV, a další, uvedené v příloze na s ). Pro vyřazování písemností okresních národních výborů z let 1945 až 1954 se používají směrnice MV (vyhláška č. 62/1953 Úředního listu), pro písemnosti, vzniklé po 1. lednu 1955, platí směrnice MV č. 4 z roku 1959/ Sb. i. NV (viz seznam spisových norem v příloze). 6. O dodatečném vyřazení písemností a vnitřní skartaci fondů okresních národních výborů se vedou záznamy, které se ukládají v listech o fondu (kmenových spisech fondu) spolu s dalšími dokumenty o manipulaci s písemnostmi tohoto fondu. 7. Před zahájením pořádacích prací je nutné v co největší míře soustředit archiválie fondu, přesvědčit se o kompletnosti jednotlivých agend a omezit tak jejich dodatečné doplňování. Z pořádání budou vyloučeny spisy nearchivní povahy. IV. Třídění a pořádání fondu okresního národního výboru 1. Fond okresní národní výbor se roztřídí a pořádá podle Základních pravidel pro zpracování archivního materiálu (viz SAP 1960, č. 2). v pořadí a) úřední knihy, b) spisový materiál, c) účetní materiál, d) mapy a plány (pokud nejsou součástí stavebních spisů nebo jiné úřední agendy), e) ostatní (příloha, s. 15n.). 2. Pořádání knih: a) Úřední knihy - správní (zápisy z plenárních zasedání okresního národního výboru, zápisy z jednání rady okresního národního výboru, komisí a aktivů) i v nesvázané formě se řadí uvnitř jednotlivých skupin chronologicky. Podle spisových značek se řadí tehdy, byly-li vmanipulovány do spisového materiálu. b) Evidenční knihy se v souvislosti s výkonem agendy, kterou zachycují, řadí podle převahy zápisů k

3 fondu okresního národního výboru nebo k fondu okresního úřadu (živnostenské rejstříky, vodní knihy, rejstřík systému R aj.). V příloze jsou uvedeny úředně vedené evidenční knihy - rejstříky přestupků, evidence správních rozhodnutí aj. Vedle úředně vedených evidenčních knih tvoří součást fondu i pomocné evidenční knihy vedené jednotlivými referenty k různým účelům. 3. Pořádání spisového materiálu: Hlavní zásadou při pořádání spisového materiálu fondu okresního národního výboru je zachování, případně rekonstrukce registraturního systému, aby mohly být využity původní registraturní pomůcky. Rozborem těchto pomůcek lze určit, které spisové plány byly na okresním národním výboru zavedeny, případně ty, jež se užívaly jen pro část agendy. Nelze-li zjistit, který spisový plán se užíval, nebo tam, kde je agenda v tzv. rozsypu a její rekonstrukce podle předepsaných spisových norem by byla příliš náročná a neúčelná, doporučuje se při pořádání fondu využít spisového plánu podle instrukce č. 250/1954 Sb. i. NV, případně spisového plánu podle instrukce č. 4/1959 Sb. i. NV pro celé období let 1949 až 1960, které je možné z praktických důvodů rozdělit na dva manipulační celky a A. Registraturní pomůcky a) do roku 1948 se užívaly kancelářské a a registraturní pomůcky, které byly převzaty od okresních úřadů. Chronologicky se pořádají centrální podací protokoly, indexy (elenchy) podle pořadových čísel registraturních skupin. Další podací protokoly se řadí uvnitř sérií chronologicky. b) Pokud se ve fondu zachovaly kontrolní záznamy, ukládají se podle jednotlivých referátů (viz příloha, s. 17). c) Podací protokoly, vedené od roku 1955 (viz příloha, s ) v jednotlivých odborech okresních národních výborů, řadíme podle odborů v chronologických řadách. Pokud byly na okresních národních výborech užívány od roku 1956 protokoly pro celý úřad, řadíme je chronologicky. Jestliže byly zavedeny rejstříky vždy na 5 let, pořádají se i spisy v pětiletých manipulačních obdobích (viz příloha, s ). d) Od roku 1977 došlo k decentralizaci spisové služby okresních národních výborů (instrukce č. 14/1976 ÚV ČSR). Podací protokoly a rejstříky vedené v jednotlivých odborech budou uspořádány podle odborů v chronologických řadách B. Spisy Pro stanovení manipulačních období fondu okresního národního výboru je nutné zjistit odchylky od užívaného spisového plánu a vyčlenit části agend, které nebyly zařazeny podle hesel spisových plánů. Nezmanipulované spisy (neoznačené signaturou a nezapsané do pomocných knih) zařazují se za poslední část agendy označenou odpovídající signaturou spisového plánu a místo číselného rozmezí se v záznamu uvede, že spisy jsou nemanipulované. Všeobecné spisové agendě okresního národního výboru uspořádané podle manipulačních období předřazujeme spisy prezidiální, spisy předsedy a tajemníka, případně i další agendu, uvedenou v příloze. Za všeobecnou agendou následují spisy odborných služeb a oddělení, které vedly vlastní podací protokoly. C. Účetní materiál Pořádá se podle uvedených zásad pro pořádání spisového materiálu s využitím znaků spisového plánu. Knihy se řadí do sérií a uvnitř sérií chronologicky. D. Mapy a plány Pokud jsou součástí spisů, řadí se podle spisových plánů. Do archivního fondu nepatří stavební spisy, které jsou dosud živé. Uloženy budou ve spisovně příslušného okresního úřadu, případně u příslušného stavebního úřadu, kterému byly postoupeny. V archivu budou uloženy pouze vybrané stavební spisy zaniklých staveb (lhůta pro převzetí stavebních spisů se počítá od zániku stavby). Ostatní mapy a plány budou pořádány podle "Zásad pro archivní zpracování map a plánů" (Archivní správa 1958), případně podle Návrhu zásad zpracování kartografického materiálu se zvláštním zřetelem ke sbírce map a plánů SÚA (Kokoška, S. - Kronus, M., Archivní teorie, metodika a praxe 7, vydal SÚA 1993).

4 V. Inventarizace fondu okresního národního výboru 1. Ke zpracování inventáře přistupujeme po uspořádání fondu okresního národního výboru. 2. Inventář se vyhotovuje podle Základních pravidel pro zpracování archivního materiálu (SAP 1960, č. 2) pouze k uzavřenému fondu. 3. Dílčí inventáře lze zhotovit k uzavřeným, věcně a časově členěným registraturním celkům. K neuzavřeným fondům se zpracovávají pouze prozatímní inventární seznamy. 4. Při inventarizaci dochází ke konečnému stanovení inventárních jednotek zčásti i podle pomocných záznamů, zhotovených při třídění a pořádání fondu. 5. U knih tvoří inventární jednotku jeden svazek, u nesvázaných knih (např. zápisy pléna a rady okresního národního výboru) jeden ročník. U spisů je inventární jednotkou nejnižší registraturní pododdělení (viz příloha, s. 22). 6. Pořídí se inventární seznam všech inventárních jednotek v pořadí, stanoveném při pořádání fondu s uvedením původních signatur podle jednotlivých registraturních období. 7. Inventárním jednotkám se přidělí inventární číslo, dané jejich pořadím ve struktuře uspořádaného fondu. 8. Po inventárním seznamu se zpracovává osobní a názvový (případně geografický) rejstřík k orientaci po obsahu archivního fondu nebo jeho části. 9. Inventář musí obsahovat předepsané části (titulní list, úvod, seznam použité literatury, inventární seznam, pomocný aparát k inventáři a tiráž). V úvodu inventáře zpracovatel upozorní na zvláštnosti spisové manipulace původce archivního fondu, které si vyžádaly způsob zpracování odlišující se od tohoto návodu. Pozn.: údaje, potřebné pro zpracování úvodu inventáře se získávají jak v přípravné fázi zpracování archivního fondu při třídění a pořádání, tak i v závěrečné fázi zhotovení inventáře. Některé údaje je proto nutné shromažďovat i při zpracovávání prozatímních inventářů, které nemají úvod.

5 Návod k pořádání fondů okresních národních výborů Eva Šmilauerová Při tvorbě návodu vycházíme z Prozatímních zásad pro archivní zpracování písemností okresních národních výborů z let , které sestavila archivní správa a které vzešly z konference archivářů, konané roku 1961 v Kladně. 1) Zásadní hlediska tohoto návodu dosud nezastarala, pouze je třeba je v mnohém doplnit, neboť v době, kdy vznikala, nebylo ještě dost zkušeností se zpracováním fondů okresních národních výborů. Od té doby nebyly vydány žádné podrobnější směrnice nejen pro pořádání fondů okresních národních výborů z uvedeného období, ale ani žádné další pro zpracování spisového materiálu okresních národních výborů z let , kdy se činnost i organizace těchto institucí dále vyvíjela, i když ne tak bouřlivě jako na počátku jejich existence. Návod pro zpracování fondů okresních národních výborů z tohoto období přichází pozdě, neboť v mnohých archivech začali archiváři zmíněné fondy již pořádat a jistě narazili na řadu těžkostí, které lze překonat jen podrobným studiem právních norem a vlastními zkušenostmi se spisovenskou praxí. Při zpracování návodu jsme se rozhodli zahrnout celé období existence okresních národních výborů od roku 1945 až do roku 1990, neboť zmíněné směrnice archivní správy z roku 1961 jsou skutečně v mnohém ohledu jen rámcové a kromě toho v řadě archivů už nejsou k disposici. Bezpodmínečným předpokladem pro zpracování těchto fondů je důkladná znalost vývoje organizace okresních národních výborů, detailní znalost rozsahu jejich kompetence, změn agend, tj. přebírání agend rušených organizací - zejména v počátečním období - nebo úbytek agend v důsledku vzniku nových institucí či jejich přesuny mezi jednotlivými odbory okresního národního výboru. Problematika správního vývoje a kompetence okresních národních výborů do roku 1960 byla v odborné literatuře již několikrát podrobně zpracována, 2) budeme se tedy věnovat vývoji organizace a působnosti těchto orgánů po Zákonem č. 36/1960 Sb., o územním členění státu, byly vytvořeny nové hranice krajů a okresů. Z dosavadních devatenácti krajů vzniklo 10, ze tří set okresů 108 okresů. Dne byl vydán nový zákon o národních výborech č.65/60 Sb., jenž určoval jejich postavení a úlohu v řízení hospodářského a kulturního vývoje země. Podle ustanovení tohoto zákona měly okresní národní výbory řídit rozvoj zemědělské, průmyslové a stavební výroby, silniční dopravu, zásobování, veřejné stravování, školství, kulturu a zdravotní péči. Posíleno bylo postavení plenárního zasedání okresních národních výborů. Počet jeho členů se řídil počtem obyvatel okresu a pohyboval se mezi poslanci. Plenární zasedání činilo rozhodující usnesení, volilo a odvolávalo předsedu okresního národního výboru, jeho náměstky, tajemníka a členy rady. Zřizovalo komise, volilo a odvolávalo jejich členy, ustanovovalo a rušilo odbory, volilo a odvolávalo soudce z lidu, zřizovalo hospodářské a rozpočtové organizace apod. Svolával je předseda okresního národního výboru, a to nejméně šestkrát za rok. Výkonným orgánem okresního národního výboru byla rada. Organizovala a zabezpečovala plnění úkolů ve sféře hospodářské, kulturní a sociální, vypracovávala plán rozvoje a rozpočet okresního národního výboru, koordinovala činnost komisí, řídila práci odborů, s komisemi připravovala návrhy pro plenární zasedání. Rada se scházela podle potřeby, nejméně však jednou za 14 dní. Rozhodovala ve sboru, který tvořil předseda okresního národního výboru, jeho náměstkové, tajemník a ostatní členové rady. Počet členů rady se zvýšil podle nového zákona z jedenácti na 12 až 15. Rada byla odpovědna plénu okresního národního výboru, jež ji řídilo a jemuž byla povinna předkládat zprávy o své činnosti. Citovaný zákon o národních výborech vyzdvihl také význam komisí. Zatímco v předchozím období byly stálé komise jen pomocnými a kontrolními orgány, dostaly podle zákona č. 65/60 Sb. rozhodovací a řídící pravomoc. Staly se iniciativními, výkonnými a kontrolními orgány národního výboru a měly pravomoc řídit úsek, pro nějž byly ustaveny. Do komisí byly voleny dvě třetiny členů z poslanců národního výboru a třetina ze závodů, JZD, kulturních zařízení aj. Předsedy komisí se stávali členové rady, tajemníky vedoucí příslušných odborů. Vládní nařízení č. 71/1960 Sb., o rozšíření pravomoci a odpovědnosti národních výborů a o uspořádání a činnosti jejich orgánů, určilo podrobně úkoly všech složek okresních národních výborů. Okresní národní výbory zřizovaly k o m i s i plánovací, finanční, zemědělskou, pro služby a místní výrobu, obchodní, pro výstavbu, pro vodní hospodářství, dopravní, školskou a kulturní, zdravotnickou, sociálního zabezpečení. Zvláštní postavení měla komise plánovací, a komise finanční.

6 Ostatní komise byly tzv. komise odvětvové, jež měly zabezpečovat úkoly na jednotlivých úsecích činnosti ONV. Aparát okresního národního výboru tvořily odbory. Podle vládního nařízení č. 71/60 Sb. byly odbory pomocníkem pléna národního výboru, jeho rady a komisí. Plnily úkoly, jimiž je tyto orgány pověřily, a rovněž úkoly, které vyplývaly ze směrnic a pokynů ministerstev a krajských národních výborů. Okresní národní výbory zřizovaly odbor plánovací, finanční, kontrolní, organizační, zemědělství, průmyslový (pro místní hospodářství), obchodu, dopravy, výstavby, vodního hospodářství a energetiky, školství a kultury, pracovních sil, zdravotnictví, sociálního zabezpečení, pro vnitřní věci. K zabezpečení prací na úseku civilní obrany zřizovaly okresní národní výbory štáby civilní obrany. Vládní nařízení č 71/60 Sb. určilo též instituce, které okresní národní výbory v obvodu své působnosti řídí. Na úseku zemědělství okresní národní výbory řídily a odpovídaly za komplexní rozvoj zemědělské výroby a výkupu u jednotných zemědělských družstev, státních statků a školních statků. Plnily úkoly státní péče o lesy. Dále řídily strojní a traktorové stanice, veterinární zařízení, okresní střediska přípravy zemědělských investic a zemědělské odborné a učňovské školství. Na úseku výstavby řídily okresní stavební podniky a okresní investorské útvary, na úseku služeb obyvatelstvu a místní výroby řídily okresní podniky místního průmyslu a komplexní bytovou výstavbu. V dopravě rovněž řídily okresní podniky automobilové osobní a nákladní dopravy, okresní autoopravárenské podniky, okresní správy silnic, osobní vnitrostátní lodní dopravu. V oblasti vodního hospodářství řídily okresní vodohospodářské správy, na úseku vnitřního obchodu rozhodovaly o rozložení obchodní sítě, vedly obchodní organizace s okresní působností, dále restaurace a jídelny i uhelné sklady, ve školství a kultuře - učňovské a odborné školy, žákovské a dětské domovy, výchovny dorostu, okresní pedagogická střediska, okresní domy pionýrů a mládeže, osvětové domy a okresní lidové knihovny. Ve zdravotnictví jim podléhaly okresní ústavy národního zdraví, odborné léčebny, lázeňské jednotky místního významu aj., na úseku sociálního zabezpečení okresní ústavy sociální péče, výcviková a rehabilitační střediska, ve vnitřní správě řídily požární útvary a okresní archivy. Podle vládní vyhlášky č. 151/1960 byly při komisích sociálního zabezpečení zřízeny posudkové komise, podle vyhlášky č. 84/1962 Sb. přibyly k této komisi ještě komise dávková a komise sociální péče. Při zdravotnické komisi byly vládním nařízením č. 126/1962 Sb. zřízeny tříčlenné interrupční komise. Podle vládního nařízení č. 11/1962 Sb. bylo odborné zemědělské a lesnické školství včetně školních statků a polesí převedeno z úseku zemědělství do odboru školství a kultury. Strojní a traktorové stanice byly podřízeny krajským národním výborům a začleněny do krajských podniků zemědělské techniky. Významným zásahem do kompetence okresních národních výborů byl zákon č. 32/1963 Sb., jímž byly z působnosti okresních národních výborů vyčleněny záležitosti zemědělské výroby a pro tento účel ke dni zřízeny nové organizace - výrobní zemědělské správy, které řídily jednotná zemědělská družstva i státní statky, s výjimkou statků oborově řízených. Podle vládního nařízení č. 33/1963 Sb. spadaly pod jejich pravomoc i okresní zemědělské výpočetní stanice, okresní střediska pro přípravu zemědělských investic a okresní veterinární zařízení. Výrobní zemědělské správy řídilo ministerstvo zemědělství, lesního a vodního hospodářství prostřednictvím krajských výrobních správ. Sociálních záležitostí se týkalo vládní nařízení č. 59/1964 Sb., o úkolech národních výborů při péči o děti, podle něhož zřizovaly okresní národní výbory při své školské a kulturní komisi komisi péče o děti. Dále vládní nařízení č. 59/1964 Sb stanovilo v agendě péče o mládež povinnosti okresních národních výborů zejména v otázkách opatrovnických, náhradní výchovy, ústavní a ochranné výchovy, trestních záležitostí mladistvých apod. Rovněž nový zákon č. 101/1964 Sb. o sociálním zabezpečení určil v této oblasti úkoly národních výborů. Dalším mezníkem v organizaci a působnosti okresních národních výborů byl zákon č. 69/1967 Sb., o národních výborech, který s několika dodatky platil až do konce existence okresních národních výborů. V porovnání s předchozím zákonem z roku 1960 (č. 65/1960 Sb.) byl snížen počet poslanců okresních národních výborů (60-80) a plenární zasedání okresních národních výborů byla svolávána jen čtyřikrát do roka. Rada okresního národního výboru, jejíž postavení bylo posíleno, měla organizovat a sjednocovat plnění úkolů okresního národního výboru na všech úsecích. Rozhodovala hlavně v otázkách, které svým významem přesahovaly rámec jednoho odvětví. Přesunuty na ni byly i některé úkoly pléna, např. hodnotila činnost organizací, řízených okresním národním výborem, jmenovala a odvolávala jejich vedoucí a určovala jim plat. Řídila činnost komisí okresního národního

7 výboru a v neodkladných případech vydávala obecně závazná nařízení. Naopak význam komisí okresního národního výboru, tak vyzvižený zákonem č. 65/1960 Sb., poněkud poklesl. Mohly činit návrhy národnímu výboru a radě, jako kontrolní orgány dohlížely na činnost organizací, řízených okresním národním výborem, ale nemohly zasahovat do jejich řízení. V případech, stanovených zvláštními předpisy, zřizoval okresní národní výbor ještě správní komise, které rozhodovaly o právech a povinnostech občanů a organizací v příslušném oboru a byly podřízeny správní komisi národního výboru vyššího stupně. Byly to především komise péče o děti, posudková komise sociálního zabezpečení, regresní komise. Podle 58 zákona č. 69/67 Sb. zřizovaly okresní národní výbory komise lidové kontroly, které byly voleny z poslanců a dalších občanů. Předsedou komise lidové kontroly se stal poslanec, který se zúčastňoval zasedání rady. Hlouběji se organizací a působností komisí lidové kontroly zabýval speciální zákon č. 70/1967 Sb. o komisích lidové kontroly. V návaznosti na zmíněný zákon o národních výborech byl v roce 1967 vydán i nový zákon č. 71/1967 Sb., o správním řízení (správní řád ), který se týkal především okresních národních výborů. Vládní nařízení č. 9/1968 Sb. upravovalo zřizování odborů národních výborů. Okresní národní výbory mohly vedle dosavadních odborů zřizovat i útvar územního plánování a architektury. Mohly též sloučit odbor dopravy, odbor místního průmyslu a služeb a odbor obchodu a cestovního ruchu do jednoho nebo dvou odborů. Obdobně mohly spojit odbor zdravotnictví, odbor sociálního zabezpečení a odbor pracovních sil a také odbor organizační s odborem pro vnitřní věci. Naopak zase bylo povoleno zřídit místo odboru školství a kultury dva odbory: odbor školství a odbor kultury. Zákonem ČNR č. 33/1970 Sb., o finančních správách, byly okresní národní výbory zbaveny agendy správy státních financí, tj. daní, dávek, poplatků apod., pro kteroužto agendu byly zřízeny zvláštní instituce - okresní finanční správy. Do nových finančních správ přešli i pracovníci okresních národních výborů, kteří dosud tuto agendu vykonávali. V roce 1971 byly rovněž vydány nové zákony o lidové kontrole a orgánech, které ji prováděly. U okresních národních výborů byly podle zákonů č. 103 a 116/1971 Sb. místo dosavadních komisí lidové kontroly zřízeny výbory lidové kontroly okresních národních výborů, které kontrolovaly nejen činnost orgánů a organizací, řízených nebo spravovaných okresními národními výbory, ale i ústředně spravovaných hospodářských, družstevních a jiných organizací, pokud k tomu byly zmocněny Výborem lidové kontroly ČSR. Nařízení vlády ČSR č. 135/1971 Sb. pevně stanovilo odbory, které měly být zřizovány u jednotlivých typů národních výborů. Okresní národní výbory měly zřizovat : organizační odbor, odbor kádrové a personální práce, plánovací odbor, finanční odbor, odbor výstavby a územního plánování, odbor místního hospodářství, obchodu a cestovního ruchu, odbor dopravy, odbor zemědělství a lesního a vodního hospodářství, odbor školství, odbor kultury, odbor pracovních sil, odbor sociálních věcí a zdravotnictví, odbor vnitřních věcí, okresní inspekci požární ochrany. Nové nařízení také umožňovalo rozdělit odbor místního hospodářství, obchodu a cestovního ruchu na dva odbory, rovněž tak odbor sociálních věcí a zdravotnictví, a odbor výstavby a územního plánování na odbor výstavby a odbor územního plánování. Zákon č. 146/1971 Sb., kterým se měnil a doplňoval zákon o národních výborech a upravovala se působnost národních výborů, přinesl především seznamy agend, které se přenášely z krajských národních výborů na okresní národní výbory a rovněž z okresních národních výborů na

8 místní národní výbory. Z krajských národních výborů na okresní národní výbory to bylo především v oboru územního plánování a stavebního řádu, využití nerostného bohatství, v zemědělství aj., z okresních národních výborů na místní národní výbory mj. vydávání rybářských lístků, povolování ochotnických divadelních představení, koncertů, přednášek, vydávání souhlasu k převodu zemědělských a lesních pozemků mezi občany atd. V roce 1972 vyhlásilo předsednictvo České národní rady zákonem č. 28/1972 Sb. úplné znění zákona o národních výborech č. 69/1967 Sb. se všemi pozdějšími změnami a doplňky včetně změn, vyplývajících ze zákona o československé federaci. Podle zákona č. 130/1974 Sb., o státní správě ve vodním hospodářství, vykonávaly tuto správu kromě ministerstva lesního a vodního hospodářství národní výbory. Taxativně byly vypočítány úkoly místních a krajských národních výborů, všechnu ostatní působnost měly podle 2 citovaného zákona vykonávat okresní národní výbory. Dozíraly zejména na dodržování ustanovení vodního zákona a ostatních předpisů, při vodoprávním řízení postupovaly podle zákona o správním řízení, event. podle stavebního řádu, vedly evidenci o všech vydaných povoleních a jiných rozhodnutích a v době povodňového nebezpečí zřizovaly povodňové komise. Nový stavební zákon č. 50/1976 Sb. určil v 117 jako stavební úřady okresní národní výbory, ale vedle nemnoha místních národních výborů, které měly stavební odbory už v minulosti (viz zákon č. 87/1958 Sb.) byl značně rozšířen počet stavebních úřadů při dalších městských nebo místních národních výborech. Seznam těchto nových městských a místních stavebních úřadů zveřejnilo pak ministerstvo výstavby a techniky v částce 11/1977 Sb. (s. 153n.). V následujících letech 1978 a 1979 byl počet těchto místních stavebních úřadů dále rozšiřován (částka 13/1978 a 11/1979 Sb.). Vládní nařízení č. 151/1982 Sb., které se opět zabývalo zřizováním odborů a jiných útvarů národních výborů, nepřineslo pro okresní národní výbory žádnou změnu. Počet i rozdělení odborů okresních národních výborů zůstalo stejné jako ve vládním nařízení č. 135/1971 Sb. V souvislosti s vydáním zákona č. 49/1982 Sb., kterým se upravovala působnost místních národních výborů ve střediskových obcích, byla některá agenda zejména z oboru zemědělství a sociálních věci přenesena z okresního národního výboru na střediskové obce. Zákonem č. 31/1983 Sb. předsednictvo České národní rady opět vyhlásilo úplné znění zákona o národních výborech č. 69/1967 Sb., "pokud se vztahuje na území ČSR, se změnami a doplňky provedenými zákonem ČNR č. 33/1970 Sb. o finančních správách, zákonem č. 116/1971 Sb. o výborech a komisích lidové kontroly, zákonem ČNR č. 146/1971 Sb., kterým se mění a doplňuje zákon o národních výborech a upravuje působnost národních výborů na některých úsecích státní správy atd.". Zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, určil úkoly orgánů státní správy na úseku požární ochrany. Okresní národní výbory měly vykonávat státní požární dozor, dále řídily po odborné stránce službu v útvarech požární ochrany, zabezpečovaly požární techniku a jiné prostředky požární ochrany pro místní národní výbory apod. Zákon č. 114/1988 Sb. o působnosti orgánů ČSR v sociálním zabezpečení se zabýval také celou agendou okresních národních výborů v tomto oboru, zejména otázkami zřizování, organizace a činnosti správních komisí, kterými byly posudková komise, dávková komise a komise péče o rodinu a děti, otázkami sociálního zabezpečení umělců, soukromě hospodařících zemědělců, občanů, poskytujících soukromé služby apod., otázkami důchodového zabezpečení, invalidního důchodu, pracovníků se změněnou pracovní schopností, příspěvků pro invalidní děti a jiných příspěvků, péčí o děti atd. Zákon č. 115/1988 Sb. byl poslední, kterým se měnil a doplňoval zákon o národních výborech č. 69/1967 Sb. Okresních národních výborů se dotkl zejména v oblasti zakládání a řízení státních podniků a dohledu na organizace a podniky, které národní výbor nezaložil, ale vůči nimž vykonával ve svém územním obvodu státní správu. V roce 1990, kdy se politická situace v našem státě zcela změnila, přibyly okresním národním výborům některé významné agendy, které vyplynuly z demokratizace veřejného života. Podle zákona č. 84/1990 a 94/1990 Sb. se národní výbory významně podílely při uplatňování zákona o právu shromažďovacím. Okresní národní výbory uplatňovaly svou působnost jen tehdy, pokud konaná shromáždění přesahovala územní obvod obce. Podle citovaného zákona č.94/1990 Sb. vykonávaly

9 okresní národní výbory také působnost ve věcech civilní služby. Při hromadném obnovování soukromého podnikání rozrostla se u okresních národních výborů i agenda živnostenská. Podle zákona České národní rady č. 127/1990 Sb., o některých opatřeních souvisejících s vydáním zákona o soukromém podnikání občanů, se okresní národní výbory staly orgánem, příslušným k registraci živnostenských oprávnění. Zákonem č. 210/1990 Sb. byly na okresech zřízeny okresní správy sociálního zabezpečení, jež převzaly většinu agendy sociálních věcí, kterou dosud vykonávaly odbory sociálního zabezpečení. Národní výbory podle tohoto zákona poskytovaly pouze dávky a služby a plnily úkoly sociální péče, pokud nebyly poskytovány jiným orgánem. Zákonným opatřením č. 306/1990 Sb. vznikly úřady práce, na něž přešla i dosavadní působnost okresních národních výborů v tomto oboru. Činnost okresních národních výborů zanikla po komunálních volbách v roce ) a podle zákona č. 425/1990 Sb. je vystřídaly okresní úřady. Vymezení fondu Okresní národní výbory představovaly po stránce politické, organizační, správní i kompetenční zcela jiný orgán státní správy než předchozí okresní úřady, proto jejich písemnosti tvoří samostatný fond, počínající květnem Takto stanoven mohl být v praxi počátek fondu jen v málo případech, např. tehdy, když byl okresní národní výbor zřízen nově nebo na místě okresního úřadu, zrušeného už za okupace (Okresní národní výbor Jílové, Říčany aj). Ve většině případů však nově vzniklé orgány veřejné správy, pokud se týká spisové manipulace, pokračovaly ve vedení podacích protokolů, rejstříků a zejména indexů (elenchů), v ukládání spisů i ve vedení úředních knih,v manipulaci zrušeného okresního úřadu, a to různě dlouho, podle toho, jak byla stanovena manipulační období - např. od roku 1943 do konce roku 1945 nebo až do konce roku Tyto celky nelze násilně oddělovat, spisy i knihy přiřazujeme k fondu okresního národního výboru nebo k fondu okresního úřadu podle převahy nebo významu zápisů v knihách nebo podle převahy spisů. Pro některé okresy, zřízené podle vládního nařízení č. 3/49 Sb. tvoří počátek jejich činnosti a tedy i počátek fondu okresního národního výboru , pokud ovšem už předtím neexistovala v místě expozitura okresního národního výboru nebo okresního národního výbor s jiným názvem. Ukončení fondu okresního národního výboru je rovněž dáno správními a územními reorganizacemi. Rokem 1949 končí fondy těch okresních národních výborů, které byly zrušeny vládním nařízením č. 3/49 Sb. Uzavřené celky tvoří i fondy expozitur okresních národních výborů, z nichž nevznikly v roce 1949 samostatné okresní národní výbory. Další správní a územní reorganizace podle zákona č. 36/1960 Sb. ukončila činnost dvou třetin dosavadních okresních národních výborů, takže jejich písemnosti tvoří uzavřené fondy. Po pokračovaly pouze fondy zbývající třetiny okresních národních výborů, jejichž činnost ukončena v listopadu roku 1990 (zákon č. 425/90 Sb.). Součástí fondů okresních národních výborů jsou: 1) písemnosti okresních správních komisí, které se předřazují fondům okresních národních výborů, jež navázaly na jejich činnost; 2) písemnosti expozitur okresních národních výborů, které se později staly samostatnými okresními národními výbory; 3) písemnosti odborných služeb, vykonávaných některými okresními národními výbory pro obvod několika okresů (stavební okres, zdravotní okres, státní lesní služba dohlédací, strojní oddělení, vodohospodářské oddělení, zemědělsko - technické oddělení, státní služba statistická). Součástí fondů okresních národních výborů by teoreticky měly být i písemnosti jednotných národních výborů z let , zřízených v krajských městech a městě Opavě zákonem č. 142/1949 Sb., o výkonu lidové správy v sídlech krajů, a vykonávajících činnost městského národního výboru i okresního národního výboru. Takto to určily citované Prozatímní zásady pro zpracování fondů okresních národních výborů. Pokyn archivní správy MV z ) však stanovil, že jednotné národní výbory mají být zpracovány jako samostatné archivní fondy, což většina okresních archivů

10 dodržela. Samostatné fondy tvoří: 1) písemnosti zařízení okresních národních výborů - okresní archivy, veterinární zařízení aj.; 2) písemnosti příspěvkových organizací, řízených okresními národními výbory - muzea, okresní knihovny, osvětové domy a kulturní střediska ; 3) písemnosti závodní organizace KSČ, ROH, SSM a jiných společenských organizací (s výjimkou těch písemností, které byly posílány organizačnímu odboru nebo předsedovi okresního národního výboru na vědomí, ty jsou součástí fondu okresního národního výboru); 4) písemnosti rozpočtových a hospodářských organizací, řízených okresními národními výbory (komunální podniky, průmyslové kombináty, okresní stavební podniky, okresní ústavy národního zdraví, okresní průmyslové podniky, okresní správy silnic, restaurace a jídelny aj. - rozumí se tím opět spisovny těchto organizací, ne jednotlivé písemnosti, které byly zasílány okresnímu národnímu výboru na vědomí, ke kontrole apod.). 5) Do fondu okresního národního výboru se nedoporučuje zařadit ani stavební spisy okresního národního výboru, i když je okresní národní výbor nebo okresní úřad svěřil archivu do úschovy. Tyto spisy jsou dosud živé a patří do spisovny okresního národního výboru. Výjimkou jsou ovšem spisy zaniklých staveb, které byly po řádném skartačním řízení převzaty do archivu a jsou součástí fondu okresního národního výboru. 5) 6) V počátečním období své činnosti přebíraly okresní národní výbory agendu mnoha zrušených organizací a s tím i spisovny těchto institucí, jejichž části se někdy smíchaly s písemnostmi okresního národního výboru (okresní školní výbor, okresní péče o mládež, berní správa, berní úřad, okresní národní pojišťovna aj.) Při pořádání fondů okresních národních výborů je třeba oddělit všechny písemnosti zmíněných zrušených organizací, jež byly vyřízeny před ukončením činnosti těchto institucí a vrátit je do fondu zrušené organizace (tzv. nepravá priora). Ve fondu okresního národního výboru zůstanou pouze ty spisy zmíněných organizací, jejichž vyřízení bylo dokončeno až okresním národním výborem (pravá priora). Skartace písemností okresního národního výboru Pro vyřazování písemností okresních národních výborů z let se používají skartační směrnice MV (vyhláška č. 62/1953 Ú.l. s přílohou, publikovanou ve Sbírce oběžníků pro krajské národní výbory č. 373/1953). Pro písemnosti, vzniklé po , platí skartační směrnice MV ze č. 4 Sb. i. NV. Pro skartaci písemností účetní povahy a písemností daňových byly určeny skartační směrnice MV, publikované ve Sbírce směrnic pro NV 1964, částka 4, č. 7, odkázat lze i na vládní nařízení č. 30/1958 Sb. a vyhlášku č. 102/1958 Ú.l., kde jsou však pro potřeby účtáren uvedeny pouze povinné uschovací lhůty, ne skartační znaky. Pro pozdější období je třeba při vyřazování účetních písemností kromě platných skartačních směrnic pro okresní národní výbory přihlédnout také k vyhláškám č. 153 a 154/1971 Sb. Směrnice č. 4/1959 Sb. i. NV platily pro skartaci písemností okresních národních výborů až do roku 1976 včetně. Instrukcí č. 6/1976 ÚV ČSR byl vydán nový skartační řád pro národní výbory, podle něho jsou skartovány písemnosti okresních národních výborů, vzniklé po Tento skartační řád byl novelizován v roce 1983 instrukcí č. 42/1983 Věstníku vlády, úplné znění obou směrnic je uvedeno ve Věstníku vlády ČSR částka 5 z Další skartační řád včetně nového spisového plánu spolu s novou instrukcí o spisové službě byl vydán , instrukce č. 12/1987 Věstníku vlády ČSR. Podle všech těchto instrukcí se skartovaly písemnosti okresních národních výborů, vzniklé od 1.1. roku následujícího po vydání skartačního řádu. Při vyřazování písemností okresních národních výborů v rámci skartačního řízení se obvykle nerozhoduje o jednotlivých písemnostech, ale převážně o skupinách písemností stejné povahy. Kromě písemností evidentně povahy "S", označených tak ve skartačních směrnicích, vyřazují se především multiplicitní materiály - cyklostilované zprávy do rady, které dostával každý člen rady, rozmnožované zprávy pro byro (předsednictvo) OV KSČ, vyskytující se v mnoha exemplářích, bleskovky a letáky zachované v mnoha vyhotoveních apod. Ve fondu necháváme uchovány maximálně tři exempláře. Při vyřazování duplicitních písemností mezi různými fondy, např. mezi okresními národními výbory a

11 místními národními výbory, musíme postupovat opatrně s ohledem na různý stupeň dochovanosti fondů. Tak např. nemůžeme skartovat zápisy rad a plén místních národních výborů, které byly v kopii zasílány okresnímu národnímu výboru, pokud si nejsme jisti, že se zachovaly ve fondech místních národních výborů. Rozpočty a závěrky místních národních výborů, které zasílaly okresním národním výborům ke schválení, jsou součástí fondu okresního národního výboru a zůstanou v něm zachovány. Písemnostmi evidentně povahy "S" jsou též podklady pro statistiky a krátkodobá statistická hlášení (týdenní, měsíční, čtvrtletní nebo pololetní). Skartujeme je za předpokladu, že se zachovaly celoroční statistické výkazy. Počínaje směrnicemi z roku 1959 (č. 4/59 Sb. i. NV) jsou vždy skartační směrnice kombinovány se spisovým plánem. Mnoho archivářů to považuje za výhodu, ale tento způsob publikace skartačního řádu má však i závažné nedostatky. Skartační znaky jsou stanoveny vždy pro celé registraturní pododdělení, v němž jsou ale vedle spisů s trvalou dokumentární hodnotou uloženy i písemnosti zcela bezcenné. V těchto případech musel být použit skartační znak "V", který ve zmíněném i v dalších skartačních řádech převládl. Výběr těchto mnohdy rozsáhlých skupin materiálu se většinou provádí až při vnitřní skartaci, provázející pořádání fondu. Záleží pak na archiváři, na jeho znalostech, rozhledu i zodpovědnosti, aby dovedl předvídat, co bude mít skutečně trvalou dokumentární hodnotu a co může budoucí historiky především zajímat. Chtěla bych upozornit např. na posuzování písemností přestupkové agendy při vnitřní skartaci, jejíž význam se v průběhu let měnil. Až do roku 1955 zde najdeme mnoho spisů, které stojí za uschování (černý obchod, pronásledování "kulaků", pokuty zemědělcům za neplnění dodávek, trestání výroků proti režimu, proti funkcionářům apod.) Zhruba od roku 1955 většinou tento materiál mizí a přestupková agenda se až na výjimky stává dokumentárně bezcennou a nezajímavou. Také např. prezidiální spisy okresního národního výboru ztrácejí po roce 1945 ve srovnání s touto agendou okresních úřadů svůj původní charakter a většinou se zabývají méně významnými věcmi než dříve (služební záležitosti jednotlivých zaměstnanců, dovolené, přeložení aj.). Podobně i ve spisech předsedy a tajemníka je mnoho balastu (cyklostilované zprávy a jiné rozmnoženiny v mnoha provedeních apod.). Pro skartaci písemností tajných a přísně tajných platí směrnice z roku 1971 (zákon č. 102/1971 Sb., směrnice čj. SKu - 207/1971) - pro tajné písemnosti (T) stanovena lhůta 5 let, pro přísně tajné písemnosti (PT) 10 let a pro přísně tajné písemnosti zvláštní důležitosti 15 let, ovšem kromě těchto lhůt je třeba respektovat skartační lhůty příslušného skartačního řádu. Do archivního fondu se zásadně nezařazují písemnosti, které nebyly svým původcem zbaveny stupně utajení. Pořádání a inventarizace fondu Především se archivář musí postarat o maximální soustředění všech písemností okresního národního výboru v archivu, zejména pokud se týká fondů uzavřených. Za uzavřené můžeme považovat ty, které končí rokem 1960 (ve spisovnách zůstávají už jen stavební spisy, které většinou do archivu nepřejdou, část agendy matriční, a spisovenské rejstříky, neboť jsou v nich evidovány také stavební spisy). spisů). Fondy okresních národních výborů, jejichž činnost skončila až v roce 1990, ještě dlouho uzavřené nebudou, u mnoha jejich písemností dosud správní hodnota neuplynula, jsou živé, tudíž uložené ve spisovnách okresních úřadů. Při zpracování fondů okresních národních výborů se postupuje podle Základních pravidel pro zpracování archivního materiálu (SAP 1960/2). Fond se roztřídí na: 1) úřední knihy a) správní b) evidenční 2) spisový materiál a) registraturní pomůcky b) spisy 3) účetní materiál 4) mapy a plány (pokud nejsou součástí stavebních spisů) 5) Zpravodaje okresního národního výboru a jiné rozmnoženiny jím vydávané. Správní knihy tvoří zápisy z plenárních zasedání okresního národního výboru, zápisy rady okresního národního výboru, zápisy komisí a rovněž kopie zápisů plén a rad místních národních výborů. Mezi správní knihy je zařazujeme i v nesvázané podobě. Pokud však byly vmanipulovány podle spisových značek do spisového materiálu, nepřeřazujeme je. Evidenčních knih se vedlo málo. Kromě obligatorních si ještě sami referenti vedli různé evidenční pomůcky pro vlastní potřebu (např. seznamy funkcionářů a zaměstnanců okresního

12 národního výboru, evidenci usnesení rady okresního národního výboru, krajského národního výboru aj.). Povinně byly do roku 1954 vedeny živnostenské rejstříky, a to rejstříky pro živnosti svobodné, řemeslné a koncesované. Protože byly vedeny chronologicky, byly k nim pořizovány ještě abecední jmenné indexy. Živnostenské rejstříky byly uzavřeny na základě instrukce č. 282/54 Sb. i. NV. Obvykle se však přiřazují k fondům předchozích okresních úřadů, neboť většina zápisů spadá do období před rokem Podobně tomu bylo u vodních knih, které okresní národní výbory převzaly od okresních úřadů a vedly je do roku 1955, kdy byly podle nového vodního zákona č. 11/1955 Sb. zrušeny. Pokud v knihách převažují zápisy do roku 1945, přiřazují se rovněž k fondům okresních úřadů. Do roku 1948, event. do roku 1950 se pokračovalo u okresních národních výborů ve vedení rejstříků (systém R), zavedených u okresních úřadů ve třicátých letech (evidence divadelních a produkčních představení, občanských legitimací, cestovních pasů aj.). Po roce 1950 se pokračovalo jen v evidenci agendy státního občanství a honebních lístků. Jedinou oficiální evidenční knihou okresních národních výborů v padesátých letech byl rejstřík přestupků. Z doby okupace převzaly okresní národní výbory tři typy trestních rejstříků, zavedených vyhláškou č. 393/1941 Sb. - pro agendu zásobovací (A), vyživovací (B) a cenovou (C). Nový poválečný formulář pro tyto rejstříky byl vydán ve Věstníku ministerstva vnitra, roč. 1947, s. 24. V roce 1950 po vydání nového zákona č. 89/1950 Sb., o trestním řízení správním (trestní řád správní), byl u okresních národních výborů zaveden jeden rejstřík přestupků, vedený u všeobecného referátu, později v odboru pro vnitřní věci, a to pro přestupkovou agendu všech referátů. V roce 1976 bylo instrukcí č. 13/1976 ÚV ČSR nařízeno vedení evidence správních rozhodnutí národních výborů. Registraturní pomůcky Do konce roku 1948 užívaly okresní národní výbory kancelářské a registraturní pomůcky, jež byly převzaty od okresního úřadu. Většinou vedly spisovou manipulaci podle Kancelářského řádu pro zemské a okresní úřady a spisovního plánu, zavedeného oběžníkem ministerstva vnitra z č. B /5. Kromě centrálních podacích protokolů vedly zejména 11 indexů (elenchů), určených pro 11 hlavních skupin spisového plánu. Dále se vedly ještě prezidiální, tajné a důvěrné podací protokoly s příslušnými abecedními rejstříky. Při pořádání se řadí v sériích, chronologicky: prezidiální podací protokoly, tajné a důvěrné podací protokoly včetně rejstříků, dále všeobecné podací protokoly, elenchy podle pořadových čísel registraturních skupin. Od se staly jedinou pomůckou pro evidenci spisů spisové průvodky. Byly to lístky formátu A6, ukládány měly být do kartoték podle značek spisového plánu a dále podle abecedy. Pokud se ve fondu zachovaly, měly by být také takto uspořádány. Od nahradily průvodky kontrolní záznamy, vedené pro jednotlivé referáty (brožované sešity s perforovanými průpisovými listy). Od roku 1949 byly podací protokoly vedeny jen pro tajné záležitosti a to až do roku 1960, event K podacím protokolům pro všeobecnou agendu se spisová manipulace okresních národních výborů vrátila až v roce Podle směrnice č. 250/1954 Sb. i. NV byly zavedeny podací deníky, které se měly vést v jednotlivých odborech okresního národního výboru. V odborech měly být vedeny též věcné rejstříky, ale ty se zřejmě pro nejasnost návodu neujaly. Podací protokoly se řadí podle odborů a chronologicky. Od roku 1956 se na doporučení směrnice MV ze reg. č. 169/P-56 některé okresní národní výbory vrátily k centrální spisové evidenci, byly zavedeny podací deníky pro celý okresní národní výbor a u některých úřadů i rejstříky - jmenné, místní a věcné. Centrální evidence písemností u okresních národních výborů převážila, ale vedení rejstříků se trvale udrželo jen u málo úřadů. Tento způsob spisové evidence zůstal v platnosti až do roku Protože zmíněné tři typy rejstříků byly zaváděny vždy na 5 let, byla tak vytvářena pětiletá manipulační období, podle nichž se pořádají rejstříky i spisy. Takže se při pořádání podacích protokolů pokračuje v jedné chronologické řadě, zatímco rejstříky jsou řazeny podle manipulačních období (pokud do archivu vůbec mohly být z výše uvedených důvodů převzaty). Podstatná změna ve vedení spisové služby okresních národních výborů nastala až v roce 1977, kdy po vydání instrukce č. 14/1976 ÚV ČSR se okresní národní výbory vrátily k decentralizované spisové službě. Byly zavedeny doručovací knížky pro každý odbor, které byly vedeny v podatelně a dále se vedly podací deníky a rejstříky v jednotlivých odborech. Podle skartační

13 směrnice z roku 1983 se doručovací knížky po deseti letech skartují, takže uspořádány podle odborů v sériích a chronologicky budou jen podací deníky a rejstříky. V této podobě zůstaly podací deníky a rejstříky až do zrušení okresních národních výborů v roce Spisy. Hlavní zásadou při pořádání spisového materiálu okresních národních výborů je zachování, případně rekonstrukce použitých registraturních systémů tak, aby mohly být maximálně využity původní registraturní pomůcky. Od roku 1949 se ve spisové službě okresních národních výborů vystřídalo mnoho systémů a právě tolik spisových plánů. Protože spisová služba byla v té době v rozkladu, okresní národní výbory některé z těchto spisových plánů ani nezavedly, nebo je užívaly jen pro část materiálu. Tam, kde nelze zjistit, jakého spisového plánu se užívalo nebo tam, kde se jedná o rozsyp a kde by rekonstrukce všech předepsaných spisových plánů byla časově příliš náročná, doporučila archivní správa užít při pořádání spisového materiálu spisové manipulace a spisového plánu podle instrukce č. 250/1954 Sb. i. NV (event. spisového plánu podle instrukce č. 4/1959 Sb. i. NV) pro celé období Z praktických důvodů doporučujeme rozdělit toto poměrně dlouhé období na dvě manipulace: a Do konce roku 1948 užívaly okresní národní výbory, jak již bylo řečeno, obvykle spisovou manipulaci včetně spisového plánu, kterou převzaly od zrušených okresních úřadů. Většinou to byl jedenácti skupinový spisový plán, zavedený u okresních úřadů v roce Sestával z těchto hlavních skupin: I - věci ústavní, II - hospodářské, III - bezpečnostní, IV - spolkové, V - vojenské, VI - průmyslové a živnostenské, VII - školské a církevní, VIII - sociální, IX - zdravotní, X - zemědělské, XI - technické. Dále se tyto skupiny dělily na díly, označované arabskými číslicemi a oddíly, označované malými písmeny. Uvnitř jednotlivých registraturních skupin nebo dílů se spisy členily podle abecedy. Tento spisový plán sloužil okresním úřadům výborně, pro nové agendy okresních národních výborů však někdy nedostačoval. První problémy se projevily už za okupace po zavedení vázaného hospodářství a přídělových lístků. Pro tuto agendu byla použita signatura VIII/20, později se situace řešila různě, někdy i založením vlastního podacího protokolu pro zásobovací agendu a celé registraturní skupiny XII včetně příslušného elenchu. Po revoluci 1945 vznikla řada nových agend okresních národních výborů, s nimiž starý spisový plán nepočítal: organizování odsunu Němců, potrestání kolaborantů podle " malého" dekretu č. 138/45 Sb., konfiskace majetku Němců a kolaborantů, náhrada válečných škod, revize pozemkové reformy aj. Okresní národní výbory si v této situaci pomáhaly různě. Některé se snažily vtěsnat tyto písemnosti do obsahově příbuzných skupin spisového plánu, jiné z těchto nových agend vytvářely věcné skupiny, které řadily abecedně nebo podle obcí. Tyto tématické celky se ponechávají a usiluje se o jejich maximální scelení. Řadí se na konec příslušného manipulačního období. Může však nastat stav, že část spisů je vmanipulována do určitého registraturního dílu a část spisů téže agendy je nemanipulována, tj. neoznačena signaturou ani nezapsána do elenchu (např. konfiskace a národní správy byly zpočátku řazeny do skupiny II, díl 2 nebo 5, později ale byly pouze ukládány do fasciklů podle obcí). V takovém případě doporučujeme zařadit tuto spisovensky nezpracovanou část hned za příslušnou signaturu, jíž je označena a také pod ní uložena část agendy, jako spisy nemanipulované. Od byl pro krajské národní výbory a okresní národní výbory zaveden tzv. Prozatímní spisový plán pro vnitřní správu, vydaný ve formě brožury (oběžník MV z zn. K / I/4). Byl založen na principu desetinného třídění. Písemnou agendu NV dělil na tyto hlavní skupiny: 1 - veřejná správa 2 - vnitřní správa 3 - školství a osvěta 4 - zdravotnictví a sociální péče 5 - průmysl 6 - zemědělství 7 - technika 8 - finance Hlavní skupiny se dělily dále na oddíly a hesla. Pod nulou se uváděly věci všeobecného a normativního rázu, pod devítkou v každé skupině bylo "Různé". Tento spisový plán platil jen dva roky.