Výbor kůlu pro audit. 1. Účel. 2. Organizace. 3. Povinnosti

Transkript

1 Tento dokument vysvětluje účel, organizaci, povinnosti a odpovědnost výboru kůlu pro audit. Poznámka: V tomto dokumentu se pojmy president kůlu, auditor kůlu a referent kůlu týkají i týchž pozic v okrscích a misiích. Pojem výbor kůlu pro audit se týká také výborů pro audit v okrscích a misiích. Pojem referent se týká referentů a pomocných referentů pověřených pomocí se správou finančních záznamů. Pojem vedoucí jednotky se týká biskupa, presidenta odbočky, presidenta kůlu nebo presidenta okrsku. Pojem kůl se týká také okrsků. Pojem sbor se týká také odboček. 1. Účel President kůlu dbá na to, aby se s veškerými církevními finančními prostředky správně nakládalo a aby se o nich vedly záznamy v souladu s církevními finančními pokyny. (Viz Handbook 1: Stake Presidents and Bishops [2010], 14.6.) Rovněž dbá na to, aby se vedoucí a referenti jednotek učili svým povinnostem v oblasti financí a aby se řídili církevními finančními zásadami a postupy. (Viz Handbook 1, ) Organizuje výbor kůlu pro audit, který mu v plnění těchto zodpovědností pomáhá. Výbor kůlu pro audit zjišťuje, vyhodnocuje a řeší finanční rizika v kůlu obzvláště rizika zneužití církevních finančních prostředků. Výbor kůlu pro audit dbá na to, aby se vedoucí jednotek a referenti řídili církevními finančními zásadami a postupy. První předsednictvo zřizuje územní výbory pro audit za účelem ochrany posvátných finančních prostředků, zajištění jejich správného používání a posilování vedoucích kněžství a referentů. Výbory kůlů pro audit hrají klíčovou roli v dosahování týchž cílů tím, že se učí svým povinnostem a vykonávají je a že fungují jako rada. Když starší M. Russell Ballard hovořil o důležitosti výborů a rad v Církvi, řekl: Bůh, Mistr organizátor, inspiroval vytvoření systému výborů a rad. Pokud tomuto systému porozumíme a budeme ho správně používat, sníží zátěž kladenou na každého jednotlivého vedoucího a zároveň rozšíří rozsah a dopad jeho služby díky sdružené pomoci druhých. ( Counseling with Our Councils, Ensign, May 1994, 24.) Aby byl výbor kůlu pro audit skutečně efektivní, musí jeho členové spolupracovat. Předseda výboru ani žádný člen výboru se nemají snažit udělat veškerou práci sami. Snahou jednat individuálně se snižuje přínos, moc a požehnání, jež jsou dostupné tehdy, když se sjednocený výbor kůlu pro audit společně radí a spolupracuje. 2. Organizace President kůlu zřizuje výbor kůlu pro audit sestávající z jednoho ze svých rádců, který je předsedou výboru, a dvou dalších důvěryhodných nositelů Melchisedechova kněžství, kteří mají platné chrámové doporučení. Je užitečné, když tito dva bratří rozumějí finančním záležitostem. Předseda výboru nemá za normálních okolností podepisovat šeky či formuláře pro schválení platby ani se nemá nijak podílet na správě finančních záznamů kůlu. Členové rady nemají být auditory kůlu a nemají spravovat finanční záznamy v kůlu ani ve sboru. (Viz Handbook 1, ) 3. Povinnosti Výbor kůlu pro audit má čtyři hlavní povinnosti: 1. Řízení provádění finančních auditů. 2. Školení auditorů kůlu. 3. Dohlížení na další finanční školení v kůlu. 4. Společné rady týkající se zjišťování, vyhodnocování a řešení finančních rizik v kůlu. 1

2 3.1 Řízení provádění finančních auditů Výbor kůlu pro audit řídí proces provádění finančních auditů tímto způsobem: 1. Řádně připravuje auditory kůlu na to, aby včas prováděli důkladné a pečlivé audity. Auditoři kůlu jsou pravidelně školeni, aby se zajistilo, že rozumějí církevním finančním zásadám a postupům, účelu každé otázky kladené při auditu a tomu, jak přistupovat ke všem nalezeným rizikům u jednotek, které kontrolují. (Viz oddíl 3.2 Školení auditorů kůlu na dalších stranách tohoto dokumentu.) 2. Dohlíží na kvalitu prováděných auditů. Výbor kůlu pro audit kontroluje, zda byl každý audit proveden důkladně a pečlivě. Výbor má požadovat provedení oprav v auditu, je- li to potřeba. 3. Dohlíží na kvalitu nápravných opatření. Výbor kůlu pro audit kontroluje každé nápravné opatření a hodnotí jeho účinnost při řešení daného nedostatku zjištěného při auditu, včetně toho, jak účinně toto opatření eliminuje hlavní příčinu daného nedostatku. V případě potřeby pracuje výbor s vedoucími sboru a kůlu na úpravách nápravných opatření. V každém roce jsou dvě kontrolovaná období. Výroční audity lze začít provádět 15. ledna a mají být odeslány nejpozději 15. března. Kontrolují se při nich transakce z období od 1. července do 31. prosince předcházejícího roku. Pololetní audity lze začít provádět 15. července a mají být odeslány nejpozději 15. září. Kontrolují se při nich transakce z období od 1. ledna do 30. června stávajícího roku. Audity se provádějí buď on- line v systému pro finanční audit místní jednotky (Local Unit Financial Auditing System LUFAS), nebo pomocí papírových formulářů vytištěných ze systému LUFAS. Aby mohly být náležitě splněny povinnosti výboru, je obvykle zapotřebí, aby se výbor v daném kontrolovaném období třikrát sešel a každý člen výboru splnil určité zadané úkoly. Je- li cestování náročné nebo nákladné, mohou se územní či místní vedoucí rozhodnout, že jednu nebo více těchto schůzek uspořádají prostřednictvím videokonference či telefonického konferenčního hovoru. Tam, kde je telefonní či internetové pokrytí nedostatečné nebo kde jsou omezené komunikační zdroje, může být zapotřebí provést další úpravy. (Viz Příručka 2: Správa Církve [2010, překlad vybraných kapitol], ) Na všech schůzkách výboru kůlu pro audit se má zdůrazňovat zásada důvěrnosti. První schůzka plánovaní auditů Aby se výbor kůlu pro audit připravil na provedení důkladných auditů, které budou včas odeslány, setkává se na plánovací schůzce jeden či dva týdny před začátkem auditů (před 15. lednem a 15. červencem). Této schůzky se účastní výbor kůlu pro audit, auditoři kůlu, referent kůlu a pomocný referent kůlu pověřený správou financí. Na program jednání lze zařadit tyto body: Seznámit auditory s jejich úkoly. Proškolit auditory. Projít otázky kladené při auditu a doprovodné pokyny. K efektivnímu probrání otázek použijte nástroj zkušebního auditu v systému LUFAS. Projít poznámky k vydání nové verze systému LUFAS, zda neobsahují nějaké změny ve funkcích či používání systému. Projít výsledky dřívějších auditů, aby se určila případná rizika či slabá místa, která by mohla vyžadovat zvýšenou pozornost při stávajících auditech. Projít opakované nedostatky zjištěné při auditech a diskutovat o tom, jaké další ověřování bude možná potřeba provést při stávajících auditech, aby se ověřilo, že předchozí nápravná opatření byla účinná. Projít jednotky, u kterých v minulosti nebyly zjištěny žádné nedostatky. Dlouhá historie bez nedostatků je nepravděpodobná, jsou- li audity prováděny důkladně. Oznámit auditorům změny ve vedení jednotek, jako je např. nový rádce v biskupstvu nebo nový referent. Změny ve vedení mohou 2

3 auditora podnítit k tomu, aby některé transakce ověřil o něco důsledněji. Diskutovat o zásadách a opatřeních kůlu nebo o dřívějších rozhodnutích výboru kůlu pro audit, která by mohla mít vliv na to, jak budou auditoři provádět ověřování transakcí. Druhá schůzka kontrola auditů Výbor kůlu pro audit koná kontrolní schůzku poté, co audity podepíše vedoucí jednotky, ale předtím, než je podepíše předseda výboru kůlu pro audit. Tato schůzka se koná začátkem března v případě výročních auditů a začátkem září v případě pololetních auditů. Pokud se audity dokončí koncem února v případě výročních auditů a koncem srpna v případě pololetních auditů, má výbor kůlu pro audit na zkontrolování a odeslání auditů 15 dnů. Audit je dokončen ve chvíli, kdy ho podepíše auditor kůlu a vedoucí jednotky. Audit sboru je odeslán ve chvíli, kdy ho podepíše president kůlu. Audit kůlu je odeslán ve chvíli, kdy ho podepíše předseda výboru kůlu pro audit. Kontrolní schůzky se účastní výbor kůlu pro audit, auditoři kůlu, referent kůlu a pomocný referent kůlu pověřený správou financí. Účelem schůzky je projít výsledky auditů a společně prodiskutovat jednotlivé zjištěné nedostatky. Výbor kůlu pro audit zhodnotí účinnost každého nápravného opatření a v případě potřeby doporučí, jak je vylepšit. Předseda výboru kůlu pro audit nebo pověřený člen výboru má požádat vedoucího příslušné jednotky o přehodnocení nápravného opatření, pokud je toto opatření nedostatečné nebo pokud nenapravuje základní příčinu problému. Toto je důležitou součástí povinnosti výboru zjišťovat a řešit rizika. Při hodnocení nedostatků a nápravných opatření se členové výboru kůlu pro audit společně radí o tom, jaké finanční školení bude potřeba připravit, komu by dodatečné školení prospělo a kdo by byl nejlepším školitelem. Když předseda výboru kůlu pro audit určitý audit podepíše, jeho podpis stvrzuje, že on a členové výboru zkontrolovali a schválili plán nápravných opatření dané jednotky a že předseda výboru provede následnou kontrolu, aby se zajistilo, že nápravná opatření budou včas provedena a bude o nich podána zpráva. Třetí schůzka uzavření auditů a závěrečné zhodnocení Výbor kůlu pro audit pořádá závěrečnou a hodnoticí schůzku v dubnu v případě výročních auditů a v říjnu v případě pololetních auditů. Účelem této schůzky je posoudit a zlepšit kvalitu auditů a zhodnotit a řešit finanční rizika. Této schůzky se účastní pouze předseda a členové výboru kůlu pro audit. Toto je příležitost k otevřené diskusi o všech aspektech týkajících se provádění auditů v kůlu a finančních rizik. (Viz oddíl 3.4 Společné rady týkající se zjišťování, vyhodnocování a řešení finančních rizik v kůlu na dalších stranách tohoto dokumentu.) Na program jednání lze zařadit tyto body: Projít úkoly zadané na kontrolní schůzce výboru kůlu pro audit a provést jejich kontrolu. Určit, zda byla adekvátně provedena nápravná opatření. Pokud je některé nápravné opatření zjevně neúčinné v tom, aby vyřešilo nedostatek zjištěný při auditu, prodiskutovat alternativní řešení a zadat úkoly. Zhodnotit kvalitu auditů, aby se určilo, jaké další školení bude možná potřeba zajistit pro auditory kůlu, vedoucí jednotek nebo referenty. Prodiskutovat a zapsat jakékoli změny týkající se lidí, úkolů či postupů, které je potřeba provést pro příští kontrolované období. Zhodnotit rizika obzvláště rizika zneužití církevních finančních prostředků a určit, jak tato rizika minimalizovat. Když je předseda výboru kůlu pro audit přesvědčen, že byl nedostatek zjištěný při auditu vyřešen, označí ho v systému LUFAS jako vyřešený. 3

4 3.2 Školení auditorů kůlu Výbor kůlu pro audit pravidelně školí všechny auditory kůlu, aby se zajistilo, že rozumějí: 1. Účelu a postupu provádění auditů. 2. Církevním finančním zásadám a postupům. 3. Své roli auditora kůlu a své zodpovědnosti provádět všechny audity v duchu lásky a pod vedením Ducha Svatého. 4. Rizikům, na která se zaměřují jednotlivé otázky kladené při auditu. 5. Tomu, jak používat systém pro finanční audit místní jednotky (Local Unit Financial Auditing System LUFAS). Možné náměty ke školení: Účel církevních finančních auditů. Jak během auditu rozpoznávat a následovat Ducha. Jak zásada skrytá za každou otázkou kladenou při auditu ochraňuje církevní finanční prostředky a vedoucí. Proč je při provádění auditu důležité: Položit každou otázku přesně tak, jak je napsána. Pečlivě si přečíst všechny pokyny a řídit se jimi. Přečíst nahlas všechny podpůrné otázky v oddílu Přehled postupu a zhodnocení rizik. Podpůrné otázky mohou být obsaženy v pokynech, které následují po některých otázkách kladených při auditu. Podpůrné otázky pomáhají auditorovi zjistit, na která konkrétní rizika se má během auditu zaměřit. Pokládání otázek jinými slovy nebo ignorování pokynů může vést k nesprávným odpovědím a méně efektivním auditům. Kapitoly 14 a 5, Finances [ Finance ] a Administering Church Welfare [ Zásady církevní sociální péče ], v příručce Handbook 1. Jak provádět vysoce kvalitní audity a proč se během vysoce kvalitních auditů obvykle přijde na nějaké nedostatky. Jak nedostatky zjištěné při auditu poskytují příležitosti se něčemu naučit; proč být za nedostatky vděčný, a ne se jich obávat; a jak audity posilují vedoucí a referenty jednotek tím, že jim pomáhají se zlepšovat. Účel oddílu Přehled postupu a zhodnocení rizik a jak mají odpovědi poskytnuté na otázky, jimiž se zjišťují možná rizika, auditora při ověřování vést. Prvky účinného nápravného opatření. Jak používat nástroj zkušebního auditu v systému LUFAS pro účely školení. Výbor kůlu pro audit zastává vedoucí postavení při proškolování auditorů kůlu. Výbor rovněž povzbuzuje auditory k samostudiu. Středisko nápovědy na stránkách LDS.org obsahuje mnoho článků na téma církevních financí a auditů. Dobrou metodou proškolení sebe sama je provedení zkušebního auditu v systému LUFAS. 3.3 Dohlížení na další finanční školení v kůlu President kůlu dbá na to, aby se vedoucí a referenti jednotek učili svým povinnostem v oblasti financí a aby se řídili církevními finančními zásadami a postupy. (Viz Handbook 1, ) Výbor kůlu pro audit pomáhá presidentovi kůlu s touto zodpovědností tím, že pomocí výsledků auditů, postřehů auditorů kůlu a postřehů členů výboru vyhodnocuje, jak účinné bylo poslední kůlové finanční školení, a určuje, zda je potřeba provést další školení. Výbor kůlu pro audit doporučuje předsednictvu kůlu obsah finančního školení, termín konání, kdo má být proškolen a kdo by mohl být nejlepším školitelem. Například proškolení biskupa ve finanční oblasti by mohlo být nejúčinnější tehdy, když by ho provedl člen předsednictva kůlu. 4

5 Finanční školení provádějí pod vedením presidenta kůlu: Členové předsednictva kůlu. Referenti kůlu. Asistent územního auditora. Další kvalifikovaní jednotlivci pověření presidentem kůlu. 3.4 Společné rady týkající se zjišťování, vyhodnocování a řešení finančních rizik v kůlu Členové výboru kůlu pro audit se připravují na efektivní společné rady tím, že prohlubují své vlastní porozumění finančním postupům v kůlu a církevním finančním postupům a zásadám. K osobní přípravě může patřit studium církevních příruček a finanční sekce na stránce Správa záznamů ve Středisku nápovědy na stránkách LDS.org. K přípravě může patřit také pečlivé prostudování dokončených auditů a analýza údajů z auditů z dřívějška, které se nacházejí v systému pro finanční audit místní jednotky (LUFAS). Výbor kůlu pro audit se setkává, aby s modlitbou určil a prodiskutoval finanční rizika v kůlu a při společné poradě našel inspirovaná řešení, která si s těmito riziky účinně poradí. Hodnocení rizik znamená určit, co špatného by se mohlo stát a jaká je pravděpodobnost toho, že se to stane. K tomu patří i možnost, že se něco špatného již stalo. Hodnocení rizik v oblasti církevních financí často začíná položením těchto otázek: Co by se mohlo stát špatného? Proč by se to mohlo stát? Co můžeme dělat pro to, abychom tomu zabránili? Výbor kůlu pro audit se má zaměřit alespoň na tyto náznaky finančních rizik: Důkazy, že se vedoucí vědomě či nevědomě vystavují situacím, kdy by mohli být pokoušeni zneužít finanční prostředky k osobnímu prospěchu nebo kdy by mohli být z takového zneužití obviněni. K možným důkazům patří: Vysoký počet plateb vedoucímu jednotky nebo jeho manželce či dalším vedoucím či jejich manželskému partnerovi. Vysoký počet plateb bez podpůrné dokumentace. Nedodržování zásady dvou osob při zpracovávání příspěvků či jejich vkládání do banky. Opožděné vklady do banky. Presidenti kůlů pravidelně a účinně neprocházejí s biskupy finanční výkazy jednotky. Vedoucí jednotky nebo referenti každý měsíc pečlivě neprocházejí finanční výkazy své jednotky. Neobvyklé platby z postních obětí nebo vysoké částky pomoci z postních obětí. Vysoký počet nedostatků zjištěných při auditu. Opakované nedostatky zjištěné při auditu. Žádné nedostatky zjištěné při auditech v minulosti. Vedoucí jednotky nerozumějí nedostatkům zjištěným při auditu nebo tomu, jak je vyřešit. Církevní finanční prostředky nebo finanční záznamy nejsou uchovávány v bezpečí. Výbor kůlu pro audit může vzít v potaz také další náznaky rizik, jako jsou například ekonomické těžkosti dopadající na členy kůlu a vedoucí kněžství, úroveň znalostí a zkušeností vedoucích, kultura daného regionu, umístění bank či fyzické zabezpečení církevních finančních prostředků a budov. Možné způsoby, jak snížit finanční rizika: Zlepšit celkovou kvalitu auditů tím, že budou důkladnější, přesnější a prováděny včas. Pomoci auditorům poskytovat výboru kůlu pro audit jasnou představu o finančních problémech, které vypozorovali, a o tom, proč k těmto problémům došlo. Pomoci vedoucím jednotky stanovovat nápravná opatření, která zabrání opakování 5

6 nedostatků a která budou řešit podstatu problému. Učit správným zásadám církevní sociální péče a dbát na to, aby se jimi vedoucí řídili. (Viz Administering Church Welfare, Handbook 1, kapitola 5.) Otázky kladené při auditu se zaměřují na mnohá z klíčových rizik, která je potřeba brát v úvahu. Výsledky auditů a zprávy o auditech jsou proto pro výbor kůlu pro audit dobrým zdrojem informací o rizicích. 4. Odpovědnost Výbor kůlu pro audit se zodpovídá přímo presidentovi kůlu. Předseda výboru kůlu pro audit podává pravidelné zprávy o činnosti výboru. Jeho zprávy mohou obsahovat: Výsledky auditů, jako např. stav odeslání auditů, poznatky z auditů, shrnutí nedostatků zjištěných při auditech nebo řešení těchto nedostatků. Zjištěná finanční rizika, včetně nepřiměřených výdajů z církevních finančních prostředků. Jak se daří předcházet rizikům prostřednictvím školení, dohledu, provádění auditů a dalších prostředků. Školení, která probíhají nebo která je třeba provést. Personální obsazení výboru kůlu pro audit a auditorů kůlu. President Marion G. Romney učil: Pamatujte, bratří, vrátit se a podat zprávu je vždy posledním krokem věrného a moudrého správce. ( Welfare Services: The Savior s Program, Ensign, Nov. 1980, 93.) 5. Závěr Plně organizované a fungující výbory kůlů pro audit jsou nezbytné pro správné spravování církevních finančních prostředků a dohled nad nimi a pro požehnání Svatých. Účely auditů kůlů a sborů jsou dobře popsány v příručce Handbook 1: Auditoři dbají na to, aby desátky a další příspěvky byly správně zaznamenávány, církevní finanční prostředky byly správně zaúčtovávány a ochraňovány a finanční záznamy byly úplné a správné. ( ) Budou- li členové výboru kůlu pro audit náležitě konat své zodpovědnosti, budou ochraňovat posvátné církevní finanční prostředky a posilovat ty, kteří s nimi nakládají Intellectual Reserve, Inc. All rights reserved. Vydání v angličtině schváleno: 9/16. Přeložení schváleno: 9/16. Název v originále: Stake Audit Committee. Czech. PD