Proces auditu. Health Research & Information Division, ESRI, Dublin, July 2008

Transkript

1 Proces auditu

2 Proces auditu Fáze 1. Fáze 2. Fáze 3. Příprava auditu Provedení auditu a analýza výsledků Nálezy a doporučení Závěrečná zpráva auditora Počítačem podporovaný audit

3 Proces auditu Vždy berte v potaz zdroje nutné k realizaci všech fází auditu Čas Znalosti kódování Analýza Administrativní podpora Dostupnost chorobopisů Zpracování závěrečné zprávy

4 Proces auditu Fáze 1 - Příprava auditu Rozhodněte, co bude předmětem auditu Stanovení populace Stanovení velikosti vzorku Kontaktujte nemocnice Dostupnost chorobopisů Požadované kancelářské zázemí Domluvte si termín s kodéry a s jejich nadřízeným

5 Proces auditu Chorobopis a kódovaná data Personál nemocnic Proces auditu Auditor

6 Proces auditu Fáze 1 Fáze 1 - Rozhodněte, co bude předmětem auditu Zdroje mohou ovlivnit zaměření a rozsah auditu Nemocnice jedna anebo vícero? Příklady auditů Oblasti s vysokými náklady Oblasti s vysokou četností kódu Komplexní oblasti organizace

7 Proces auditu - Fáze 1 - Fáze 1 - Rozhodněte, co bude předmětem auditu Příklady: - Konkrétní skupiny DRG - Případy s dlouhým pobytem pacienta - Případy s konkrétními výkony, (např. náhrady kyčle) - Komplikované případy novorozenců - Pobyt na JIP - Oblast, u které jsou problémy s kvalitou

8 Proces auditu Fáze 1 Fáze 1. Identifikace populace a velikosti vzorku Populace = Soubor všech případů, které splňují vybraná kritéria daná předmětem auditu Po stanovení populace je možné stanovit velikost vzorku.

9 Proces auditu Fáze 1 Fáze 1: Identifikace populace a velikosti vzorku Velkost vzorku: Počet případů, který bude auditován Pozn: Dostupnost potřebných zdrojů může mít vliv na velikost vzorku

10 Proces auditu Fáze 1 Fáze 1: Identifikace populace a velikosti vzorku Velkost vzorku: Musí být praktická 5% počtu epizod za měsíc představuje přijatelnou velikost vzorku u auditu podle chorobopisů (zdroj: Australian Coding Benchmark Audit, 2.vyd., NCCH, Sydney)

11 Proces auditu Fáze 1 Fáze 1: Identifikace populace a velikosti vzorku Doporučovaná velikosti vzorku: Všeobecný audit = minimálně 40 chorobopisů Cílený audit u auditu zaměřeného na konkrétní témata může být vzorek menší

12 Proces auditu Fáze 1 Fáze 1: Statistické výběrové metody Náhodný výběr: každý prvek populace má stejnou pravděpodobnost být vybrán např. Populace = 200 případů náhrad kyčle 10% vzorek vybraný náhodným výběrem = libovolných 20 případů z populace

13 Proces auditu Fáze 1 Fáze 1: Statistické výběrové metody Náhodný výběr stratifikovaný = Identifikace podmnožiny populace, nahodilý výběr z této podmnožiny. např. pacienti starší 65 let s náhradou kyčle Populace = 200 případů náhrad kyčle 10% vzorek vybraný stratifikovaným náhodným výběrem = libovolných 20 případů z populace osob starších 65 let

14 Proces auditu Fáze 1 Fáze 1: Statistické výběrové metody Cílený výběr = Vzorek obsahuje určitý segment populace např. pacienti starší 65 let s náhradou kyčle Populace = 200 případů náhrad kyčle Vzorek vybraný cíleným výběrem = všechny prvky z populace, kde je pacient starší 65 let

15 Proces auditu Fáze 1 Fáze 1: Kontaktujte nemocnice - Domluvte si termíny auditu - Poskytněte seznam chorobopisů k dohledání - Berte v potaz, že nebudou k dispozici všechny požadované chorobopisy - Seznam vybraných chorobopisů má být řazen podle stejného klíče, jako samotné zdravotní záznamy - Požádejte o vhodné prostory a zázemí - Domluvte si termín s vedoucím kódovacího oddělení - Jednání před auditem a po auditu

16 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Opětovné stanovení kódů (při auditu) Grouping/sdružení do skupin Srovnání kódů

17 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Opětovné stanovení kódů Uvidí auditor původní kódy? Bude k dispozici průvodka o sběru dat pro audit? Budou sbírány i dodatečné informace? např. Dostupnost propouštěcí zprávy Ostatní aspekty dokumentace

18 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Opětovné stanovení kódů Dodržování směrnic Hodnocení úplnosti chorobopisu Jednání s kodéry Možnost diskuse o rozdílech mezi kódy Předběžné nálezy auditu, popis dalšího průběhu auditu Identifikace specifických problémů daného pracoviště

19 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Grouping Je-li vyžadována analýza DRG, je nutné opětovně kódované případy zařadit do skupin DRG Přístup ke grouperu a k systému z účelem srovnání na úrovni DRG a MDC

20 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Srovnání kódů Srovnejte původní kódy s nově stanovenými Srovnejte původní administrativní podklady s nově pořízenými daty Srovnejte přiřazení DRG mezi původními a nově stanovenými kódy

21 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Srovnání kódů Diagnózy: Identifikace rozdílů, např. Rozdíly v hlavní diagnóze Rozdíly ve vedlejších diagnózách Srovnání průměrného počtu diagnóz Rozdíly v pořadí kódů Četnost diagnóz Výkony

22 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Srovnání kódů Identifikace rozdílů v datech administrativní povahy Datum narození Data přijetí a propuštění Kód přijetí Kód propuštění

23 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Srovnání kódů Možnost zaznamenat důvod rozdílnosti v kódech. Pomůže identifikovat faktory s vlivem na kvalitu kódování. např. Původní kódovaná hl. Dg. = bolesti břicha Hl. Dg. stanovená auditem zánět slepého střeva Důvod rozdílu: Původně kodér zaznamenal příznak jako hlavní diagnózu, a zánět slepého střeva jako dodatečný kód

24 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Srovnání kódů Příklady faktorů s vlivem na kvalitu kódování: Dokumentace Propouštěcí zprávy Informace o umělé ventilaci Informace o léčbě na JIP Úroveň vzdělanosti kodérů Znalosti směrnic pro kódování Správné používání klasifikace Podpora pro kodéry Jak budou tyto faktory zaznamenány během auditu?

25 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Srovnání kódů Identifikace počtu rozdílů v každém datovém poli Identifikace příčin rozdílů:

26 Proces auditu Fáze 2 Fáze 2: Srovnání zařazení do DRG Identifikace rozdílů při stanovení DRG četnost jednotlivých DRG skupin Změny v závažnosti DRG Identifikace rozdílů při stanovení MDC

27 Proces auditu Fáze 3 Fáze 3: Nálezy a doporučení Po srovnání dat formulujte nálezy a doporučení, založená na podkladech zjištěných během auditu Např: U 70% případů je zaznamenána nesprávná hlavní diagnóza, což je způsobeno špatnou dokumentací.

28 Proces auditu Fáze 3 Fáze 3: Nálezy a doporučení Zdůrazněte oblasti, kde jsou závažné rozdíly Popište systémové vady, které snížily kvalitu dat Na základě nálezů formulujte doporučení

29 Proces auditu Fáze 3 Fáze 3: Nálezy a doporučení Formulujte doporučení, která řeší identifikované problémy Doporučení se mohou dotýkat i organizačních celků mimo sekci kodérů

30 Závěrečná zpráva auditora Vytvořte si standardní formát a styl pro své zprávy Bude použit stejný formát i pro interní zprávy? Jak budou data prezentována? Berte v potaz důvěrnost dat použijte bezvýznamové číslo namísto čísla chorobopisu Detailní data prezentujte v příloze např. detailní seznam všech případů tvořících vzorek

31 Závěrečná zpráva auditora Vzorový formát Úvod Metodika Nálezy auditu, např. Diagnózy Administrativa DRG Závěry Doporučení Přílohy

32 Závěrečná zpráva auditora Předložte zprávu auditora Veďte evidenci všech podkladů auditu, pro případ dotazů ze strany nemocnice Ke zprávě přiložte průvodní dopis obsahující návrh termínu následných pohovorů Zorganizujte následné kroky přislíbené v textu zprávy auditora, např. vzdělávání

33 Celostátní audit Veďte knihovnu s dokumentací všech auditů V různých nemocnicích mohou vyvstat stejné problémy U zjištění nesprávných kódů jak budou tyto případy opraveny. Počet auditů na celostátní úrovni. Typy auditů na celostátní úrovni. Udržování dovedností auditorů na úrovni nemocnic i celostátně

34 Počítačem podporovaný audit Zrychlí procesy, jako Stanovení populace Tvorba vzorku Pořízení dat a opětovné zařazení do skupin Analýza důvodů pro různost kódů Kategorie chyb Analýza výsledků Pomáhá při tvorbě evidencí auditu a jeho výsledků, s cílem budovat znalostní databázi

35 Počítačem podporovaný audit Zvažte: Kompatibilitu s nemocničními systémy Uživatelská přístupnost Tvorba různých sestav Snadnost aktualizace softwaru, pokud dojde ke změnám kódovacího systému Vlastnictví software Dostupnost software

36 Cvičení Navrhněte pět témat pro audit, a dále: Metodu výběru pro každé téma Identifikujte ekonomické faktory s dopadem na jednotlivé typy auditu Sestavte seznam pěti faktorů ovlivňujících kvalitu dat Formulujte návrhy řešení těchto problémů