INTERNÁ SMERNICA ZIPCeM. Registratúrny plán Združenia Informačných a poradenských centier mladých v SR

Transkript

1 Registratúrny plán ZIPCeM Strana: 1/5 INTERNÁ SMERNICA ZIPCeM Registratúrny plán Združenia Informačných a poradenských centier mladých v SR IS 4/2011

2 Registratúrny plán ZIPCeM Strana: 2/5 Článok 1 Základné ustanovenia 1. Združenie Informačných a poradenských centier mladých v SR (ďalej len ZIPCeM) vypracovalo v súlade s 16 ods. 2 zákona č. 503/2007 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej zákon o archívoch a registratúrach) tento registratúrny plán ako Internú smernicu ZIPCeM č. 4/ Registratúrny plán ZIPCeM upravuje postup pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie so záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Článok 2 Základné pojmy 1. Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania. 2. Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry. 3. Registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry. 4. Pôvodca registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra. 5. Vyraďovanie registratúrneho záznamu je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia; registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí. 6. Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť. Článok 3 Registratúrny plán 1. Registratúrny plán ZIPCeM v súlade s 17 ods. 2 zákona o archívoch a registratúrach člení registratúru ZIPCeM do vecných skupín. 2. Registratúrny plán ZIPCeM tvorí prílohu č. 1 tejto internej smernice. Článok 4 Záverečné ustanovenia 1. Všetky otázky neupravené touto internou smernicou sa riadia zákonom č. 503/2007 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, vyhláškou MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a internými predpismi ZIPCeM. 2. Táto interná smernica je záväzná pre všetkých pracovníkov ZIPCeM a členov jednotlivých orgánov ZIPCeM. 3. Interná smernica ZIPCeM č. 4/2011 Registratúrny plán ZIPCeM bola schválená uznesením Predsedníctva ZIPCeM zo dňa

3 Registratúrny plán ZIPCeM Strana: 3/5 Príloha č. 1 REGISTRATÚRNY PLÁN ZDRUŽENIA INFORMAČNÝCH A PORADENSKÝCH CENTIER MLADÝCH V SR Registr. značka Vecný obsah registratúrneho záznamu Znak hodnoty lehota uloženia v tlačenej podobe (v rokoch) Znak hodnoty lehota uloženia v elektronickej podobe (v rokoch) A Základné dokumenty ZIPCeM a vnútorné predpisy A.1 Stanovy ZIPCeM A5 1 5 A.2 Interné smernice ZIPCeM A5 5 A.3 Registrácia a pridelenie DIČ A5 1 5 A.4 Pridelenie IČO a identifikácia v Štatistickom registri A5 1 5 A.5 Príkazné listy predsedu ZIPCeM A5 5 A.6 Pokynové listy 5 A.7 Jednotná klasifikácia informácií 5 B Dokumentácia k žiadostiam o dotáciu B.1 Žiadosti o poskytnutie dotácie z MŠVVaŠ SR 10 B.2 Žiadosti o poskytnutie dotácie iné 10 B.3 Projekty (forma žiadosti o poskytnutie dotácie) 10 B.4 Povinné prílohy 10 B.5 Správy (záverečné, programové a pod.) vrátané vyúčtovania 10 C Činnosť a aktivity ZIPCeM C.1 Výročné správy ZIPCeM A10 10 C.2 Výkaz o ICM pre ÚIPŠ 10 C.3 Edičná a publikačná činnosť ZIPCeM 10 C.4 Evidencia distribúcie informačných materiálov 5 C.5 Správy o činnosti externých pracovníkov 5 C.6 Informatívne správy 5 C.7 Mediálne výstupy o činnosti ZIPCeM 5 C.8 Zápisy z pracovných porád ZIPCeM A5 5 CA Pracovné cesty CA.1 Vyúčtovanie cestovných náhrad vrátane podkladov 10 D Podpora a rozvoj informačno-poradenskej činnosti D.1 Povinná dokumentácia k založeniu ICM 5 5 D.2 Protokol z vykonaného hodnotenia ICM 5 5 D.3 Hodnotiaca tabuľka pri návšteve ICM 5 5 D.4 Dokumentácia k schvaľovaniu priestorov ICM 5 D.5 Podklady k hodnoteniu činnosti ICM 5 D.6 Výročné správy ICM 5 E Koordinácia činnosti Infobodov E.1 Povinná dokumentácia k založeniu Infobodu 5 E.2 Správy o činnosti správcov Infobodov 5

4 Registratúrny plán ZIPCeM Strana: 4/5 E.3 Mediálne výstupy o činnosti Infobodov 5 F Dokumenty z rokovaní orgánov ZIPCeM FA Valné zhromaždenie ZIPCeM FA.1 Pozvánka na zasadnutie A5 5 FA.2 Program zasadnutia A5 5 FA.3 Prezenčná listina A10 10 FA.4 Uznesenie zo zasadnutia A10 10 FA.5 Zápisnica zo zasadnutia A10 10 FA.6 Rokovacie materiály A10 10 FB Predsedníctvo ZIPCeM FB.1 Pozvánka na zasadnutie 5 5 FB.2 Program zasadnutia 5 5 FB.3 Prezenčná listina 5 5 FB.4 Uznesenie zo zasadnutia 5 5 FB.5 Zápisnica zo zasadnutia 5 FB.6 Rokovacie materiály 5 FC Dozorná rada ZIPCeM FC.1 Správy o činnosti A5 5 FC.2 Správy o vykonaných kontrolách 5 5 G Dokumenty z podujatí (porád, školení, konferencií atď.) organizovaných ZIPCeM GA Porady (riaditeľov, riaditeľov a konzultantov ICM) GA.1 Pozvánka na poradu 5 GA.2 Program porady 5 5 GA.3 Prezenčná listina 5 5 GA.4 Zápis z porady 5 GA.5 Rokovacie materiály 5 5 GB Školenia GB.1 Pozvánka na školenie 3 3 GB.2 Program školenia 3 3 GB.3 Prezenčná listina 3 3 GB.4 Materiály zo školenia 3 GB.5 Iné (napr.: vyhodnotenie) 3 GC Projekt EMISÁR GC.1 Žiadosť o účasť na stáži 3 3 GC.2 Správa o priebehu školenia 3 3 GC.3 Vyúčtovanie cestovných náhrad 3 3 GD Iné (konferencie a pod.) GD.1 Pozvánka 3 3 GD.2 Program 3 3 GD.3 Prezenčná listina 3 3 GD.4 Materiály z podujatia 3 H Všeobecné druhy registratúrnych záznamov H.1 Doručená pošta (podľa spôsobu doručenia) A5 2 H.2 Odoslaná pošta A5 2 I Zmluvy I.1 Prístupové zmluvy členských subjektov 5 2 5

5 Registratúrny plán ZIPCeM Strana: 5/5 I.2 Zmluvy o výpožičke I.3 Rámcové dodacie listy I.4 Zmluvy na dodávku tovarov alebo služieb I.5 Iné J Personálna agenda J.1 Osobné spisy zamestnancov vrátane pracov. zmlúv J.2 Osobné spisy pracovníkov vrátane náležitých zmlúv J.3 Popisy pracovnej činnosti 5 5 J.4 Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie JA Dohody JA.1 O hmotnej zodpovednosti 2 3 JA.2 Iné 5 5 JB Evidencia JB.1 Dochádzky 3 JB.2 Dovolenky 3 3 JC Sociálna starostlivosť JC.1 Nemocenské poistenie dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny JC.2 Pracovná neschopnosť evidencia 5 5 JC.3 Materská dovolenka a neplatené voľno evidencia 5 5 JC.4 Stravovanie pracovníkov zabezpečenie 5 5 JC.5 Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci 5 5 K Ekonomická agenda K.1 Evidencia prijatých a vystavených faktúr K.2 Dodávateľské faktúry (podľa spôsobu doručenia) K.3 Odoslané faktúry 10 K.4 Pokladničné doklady K.5 Evidencia vystavených objednávok 10 K.6 Vystavené objednávky 10 K.7 Odvody do fondov mesačné 10 K.8 Účtovníctvo, ročná účtovná závierka, hlavná kniha K.9 Bankové doklady (vrátane výpisov a prevod. príkazov) K.10 Doklady súvisiace s verejným obstarávaním K.11 Doklady súvisiace s evidenciou majetku 5 5 L Mzdová agenda L.1 Mzdové listy L.2 Výplatné listiny L.3 Prehlásenia k dani zo mzdy 10 5 L.4 Zrážky zo mzdy 5 5 L.5 Podklady k mzdám 5 5 L.6 Rodinné a materské príspevky 5 5 Vysvetlivky: lehota uloženia po zániku organizácie lehota uloženia po strate platnosti dokumentu lehota uloženia od dátumu narodenia zamestnanca/pracovníka lehota uloženia od dátumu uzatvorenia zmluvy