Ţilinská univerzita v Ţiline Elektrotechnická fakulta Katedra výkonových elektrotechnických systémov PROJEKTOVÉ RIADENIE PODNIKOVÝ MANAŢMENT KVALITY

Transkript

1 Ţilinská univerzita v Ţiline Elektrotechnická fakulta Katedra výkonových elektrotechnických systémov PROJEKTOVÉ RIADENIE PODNIKOVÝ MANAŢMENT KVALITY Bc. Dominik Szabó Ţilina, 2012

2 1 Projekt a projektové riadenie Projektové riadenie (PR) predstavuje proces riadenia a koordinácie ľudských, materiálnych a finančných zdrojov počas ţivotnosti projektu pri pouţití moderných techník riadenia, zameraný na dosiahnutie vopred stanovených cieľov v danom rozsahu, nákladoch, čase, kvalite a spokojnosti účastníkov projektu. Stanovený cieľ musí byť dosiahnutý pri rešpektovaní definovanej stratégie a pri vyuţití špecifických postupov, nástrojov a techník na plánovanie a riadenie procesov jednotlivých projektov. Úloha projektového riadenia je dôleţitá uţ v prvých fázach projektu, kde je potrebné zostaviť, organizovať a riadiť jednotlivé projekčné tímy tak, aby sledovali harmonogram projektu. Význam a rozsah činností projektového riadenia stúpa s priebehom projektu, kde sa do projektu postupne zapájajú ďalší špecialisti, externé firmy, dodávatelia stavebných prác a zariadení [1]. Projekt je súbor činností, aktivít a úsilia, ktoré sú zamerané na dosiahnutie stanovených cieľov. Etapy ţivotného cyklu projektu tvoria tri fázy: predinvestičná, investičná a realizácia projektu [2]. 2 Hlavné úlohy PR [1] Plánovanie projektu: Identifikácia zákazníka Presné definovanie technických parametrov a cieľov Stanovenie potrebných zdrojov a času Rozhodnutie o spôsobe organizácie Výber kľúčových pracovníkov Definovanie jednotlivých úloh Vypracovanie rozpočtu Časové rozvrhovanie projektu: Podrobné definovanie činností a ich štruktúry Stanovenie času pre kaţdú činnosť Definitívne určenie poradia činností Stanovenie času zahájenia a ukončenia kaţdej činnosti Spracovanie podrobného rozpočtu Priradenie ľudí k činnostiam Riadenie projektu: Monitorovanie skutočného priebehu času, nákladov a parametrov projektu Porovnávanie skutočných a plánovaných ukazovateľov Rozhodovanie o potrebe korekcií projektu Príprava a vyhodnocovanie alternatív pre korigovanie projektu Realizácia korekcií 2

3 3 Etapy PR Projektové riadenie zahŕňa dve základné skupiny činností [3]: 1) Plánovanie realizácie projektu: popis toho, čo chceme, aby sa stalo a v akom poradí. Z časového hľadiska sa tvoria krátkodobé, strednodobé a dlhodobé plány realizácie projektu. Postup plánovania projektu je nasledovný: špecifikácia cieľov - štrukturálna dekompozícia činností - časové plány (grafy) - matice zodpovednosti a právomoci realizátorov projektu - plán zdrojov - plán nákladov - analýza rizík a obmedzení - plán kontroly projektu 2) Riadenie realizácie projektu: proces, ktorým chceme dosiahnuť, aby sa plánované udalosti skutočne stali. Zahŕňa nasledujúce činnosti: organizácia, riadenie, kontrola, koordinácia realizácie projektu, analýza a vyhodnocovanie aktuálnych dát (termíny, čerpanie zdrojov, vynaloţené náklady a i.), riešenie konfliktných situácií, korekcie priebehu projektu, vyhodnotenie projektu, návrh úprav, zmeny v plánoch, záverečné vyhodnotenie a záverečná správa pre iné podobné projekty. 3.1 Projektové plánovanie [3] [4] Projektové ciele Je to kaţdá zmena, ktorú chceme realizovať prostredníctvom projektu. Musí byť určená súborom vzájomne prepojených cieľov tzv. strom cieľov: usporiadanie od primárnych k čiastkovým cieľom. Ciele projektu musia byť formulované tak, aby sa mohlo priebeţne kontrolovať ich plnenie; musia byť merateľné. Pri formulovaní cieľov musí byť zváţené (posúdené), či sa dajú aj reálne dosiahnuť. Vecná dekompozícia Štrukturovaná dekompozícia (rozklad) činností projektu na menšie časti (subprojekty) spôsobom zhora nadol (top down). Slúţi na logické usporiadanie a sprehľadnenie projektových prác podľa ich vzájomných väzieb, časovej náročnosti, vyţadovaných zdrojov a nákladov. Pri členení na subprojekty sa ľahšie odstraňujú chyby, úlohy sú zrozumiteľnejšie, efektívnejšie sa kontroluje vyuţitie zdrojov. Princípom dekompozície projektu zhora - nadol je delenie na podčasti ukončené, keď sa postupným rozkladom dospelo k činnostiam, ktoré sú uţ ďalej nedeliteľné a zároveň sú samostatne riešiteľné. Na spracovanie dekompozície slúţia dva základné modely: etapový a schematický. Matica zodpovedností Predstavuje jasné a konkrétne vymedzenie právomocí a zodpovednosti osôb z tímu realizátorov projektu za konkrétne projektové činnosti a úlohy (napr. za koordináciu projektu, tvorbu plánov, čerpanie financií, riešenie problémov, kontrolu pracovnej náplne, podpisové právo na zmluvy, prijímanie a odvolávanie ľudí pri realizácii projektu). 3

4 Časové plánovanie Cieľom tejto etapy je: určiť poradie činností a ich vzájomné väzby, t.j. určiť, ktoré činnosti daným činnostiam predchádzajú, ktoré činnosti po daných činnostiach nasledujú, ktoré činnosti môţu byť prevádzané paralelne (súčasne); následne vytvoriť plán postupu prác pri realizácii projektu s ohľadom na zdroje, ktoré sú reálne k dispozícii, kapacity a náklady; v tejto fáze plánovania sa určeným etapám, blokom činností a úlohám projektu prideľujú parametre času, potom sa určia potrebné zdroje, vyčíslia sa náklady a identifikujú sa predpokladané moţné rizikové udalosti; najdôleţitejšie je dodrţať logickú náväznosť projektových činností, určenie optimálnych termínov ich začatia a ukončenia (t.j. dobu trvania činností), pracnosti činností a zostavenie rozpočtu nákladov na kaţdú z činností; je nutné v priebehu realizácie projektu plán neustále aktualizovať, optimalizovať a začleňovať doň nové skutočnosti, aby neboli ohrozené cieľové termíny a kvalita projektových prác a nezvyšovali sa tak náklady. Na tvorbu časového plánu sa pouţívajú sieťové alebo úsečkové grafy. Plánovanie zdrojov Táto etapa plánovania zahŕňa stanovenie výšky nákladov na realizáciu projektu, konkrétne pre činnosti: realizačné, kontrolné, riadiace, plánovacie, administratívne, externé sluţby, školenie pracovníkov a iné aktivity. Pre plánovanie a sledovanie skutočného čerpania zdrojov (materiálnych aj ľudských) a nákladov sa vyuţíva stĺpkový graf (histogram) pre kaţdú činnosť sú vyčíslené a priradené určité zdroje a náklady. Plánovanie rizika Úlohou tejto etapy je predvídanie, monitorovanie a obmedzovanie vzniku rizikových udalostí, ktoré môţu negatívne ovplyvniť výsledky projektu. Plán určuje, aké preventívne opatrenia sa musia uskutočniť, aby sa predišlo rizikovým udalostiam a ak sa predsa udejú, musíme zmierniť ich dôsledky na projekt. Príčiny vzniku rizík: predvídateľné a ovplyvniteľné veľkosť a rozsiahlosť projektov, firemná kultúra, kvalifikácia, termíny, motivácia, zmluvné väzby, finančná stabilita; neovplyvniteľné politické podmienky, legislatíva, makroekonomická situácia, technický pokrok, čerpanie prírodných zdrojov, náboţenstvo a mentalita, chovanie jednotlivca (ľudský faktor). 3.2 Riadenie realizácie projektu Funkcie systému riadenia realizácie projektu [3]: kontrolná: plnenie termínov, vyuţívanie zdrojov, kvalita prevedenia identifikuje nezrovnalosti medzi skutočným a plánovaným priebehom realizácie projektu; informačná: zber a vyhodnocovanie informácií o priebehu realizácie projektu pomáhajú pri rozhodovaní, v riadení; 4

5 usmernenie: súlad plánovaného a skutočného priebehu; rozhodovacie: na základe posudzovacích kritérií sa volia najefektívnejšie varianty a spôsoby činnosti; motivačná: vytvorenie motivačného prostredia pre účastníkov realizácie projektu; administratívno technická: zahrňuje tvorbu výkazov, dokumentácie, softvérovú podporu, administratívne práce. Príčiny spomalenia realizačných prác: neúplné (nejasné) zadanie projektu, zmeny počas realizácie, nepresne odhadnuté náklady, nedostatočne zabezpečené zdroje, nedostatočná dekompozícia projektu, nedostatočná kvalifikácia výkonných pracovníkov atď. Zoznam použitej literatúry [1] IPASLOVAKIA.SK SLOVNÍK: Projektové riadenie. [online]. [cit: ]. [2] DOMINANTA.SK: Projektové riadenie. [online]. [cit: ]. [3] TU V KOŠICIACH: Projektové riadenie. [online]. [cit: ]. [4] WIKIPEDIA.ORG: Project management. [online]. [cit: ]. 5