SB KOMPLET přechod na nový rok pro verze DOS

Transkript

1 SB KOMPLET přechod na nový rok pro verze DOS Následující popis je určen pro standardní instalaci SB KOMPLET u pro jednu firmu (mono i síťová verze), vzhledem k velké variabilitě SB KOMPLET u se jednotlivé instalace mohou více či méně lišit, takže dále popsané údaje je potřeba vhodně aplikovat na Vaši instalaci. Celý přechod do nového roku probíhá ve čtyřech krocích: 1 - Silvestr - to zvládnete sami 2 - Příprava prostředí pro data nového roku (vytvoření adresářů a nastavení cest) 3 - Přehrání dat do prostředí nového roku 4 - Úprava dat nového roku (nulování číselníků, kalendář apod.) 5 Změna sazby DPH a oprava cen Příprava prostředí pro data nového roku Datové soubory jednotlivých roků jsou uloženy v samostatných adresářích (např. - ROK2005, ROK2006,ROK2007 ). Při převodu dat do nového roku je tedy třeba přehrát určité soubory z adresáře starého roku do adresáře nového roku a v novém roce provést uzávěrkové operace. Veškeré údaje o používaných rocích jsou uloženy v tabulce Nastavení <Změny> <Změna roku>. Jedná se o číselné označení roku, název roku, používané adresáře, název firmy, kód měny a další údaje. Sazby DPH se 5% se změní na 9%. Změna DPH se musí zadat i v předkontacích pro DPH. Určitý rok lze v této tabulce nastavit stiskem F2. Takto nastavený rok je od této chvíle aktuální a všechny programy se spouštějí s daty tohoto roku v hlavním menu každého programu je zobrazen odpovídající název roku. (Pozn. Při spouštění každého programu lze stiskem klávesy mezera vynutit nabídku všech nastavených roků a výběrem z této nabídky spustit program nad daty jiného než právě aktuálního roku). Převod dat mezi starým a novým rokem předpokládá v prvé řadě doplnění výše popsané tabulky o řádek pro nový rok vložení názvu roku, daňových sazeb, vytvoření adresářů (např. ROK2008) a všech dalších údajů. Pomocí klávesy Insert resp. Alt N se založí nový řádek a doplní se rok Pro vyplnění názvu atd. lze použít klávesu F7. Doplní se název a další položky. Pokud je název v aktuálním roce 2007 např. ROK 2007 a adresář ROK2007, automaticky se vytvoří název Rok 2008 a vyplní jméno adresáře na DOK2008 resp. ROK2008/TMPNSX. Pro založení nového adresáře lze použít klávesu F3. Zkontrolujte, zda sníž. DPH je vyplněna na 9!!! Touto operací si připravíte prostor pro datové soubory nového roku. Před přehráváním dat do nového roku je vhodné starý rok zálohovat. Přehrání dat mezi starým a novým rokem se provádí v Nastavení <Změny> <Roční změny>. V tomto menu je nejprve potřeba stanovit cílový rok (2008). Jako zdrojový je automaticky nastaven právě aktivní rok (2007). Poté lze přehrávat jednotlivé bloky dat. Položka <Všechno> přehraje bez dotazu (!) veškeré datové soubory vytvoří kopii aktivního roku používá se jen pro speciální účely. Pokud se některé soubory nepřehrávají, doplní se po ukončení převodu do nového roku dle struktury v aktivním roce. (verze SBSET ) 2008 strana : 1/ 1

2 Přehrání dat do prostředí nového roku Sklad V okamžiku ukončení prodeje do starého roku (31.12.) se provede fyzická uzávěrka skladu inventura, případné inventurní rozdíly je vhodné vyřešit ještě ve starém roce (pořídit skladový doklad, kterým se srovnají stavy v počítači s fyzickým stavem). Poté vytiskněte sestavu Stav zásob. Je vhodné vyčistit objednávky. Před prvním výdejem v novém roce (1.1.) je nutno přehrát skladová data do nového roku Nastavení <Změny> <Roční změny> < nový rok > <Sklad>. Skladové karty ANO. Doklady NE jedná se přehled příjemek a výdejek. Pokud odpovíte ANO bude možno zkopírovat i pohyby. Veškeré tyto doklady však patří do starého roku a tam také budou k dispozici v novém roce by jen zbytečně zdržovaly a zabíraly místo. Objednávky ANO. Rozpisy ANO jedná se o řetězení karet (receptury). Skupiny obchodních partnerů - ANO Seznam JKV - ANO Výrobní čísla ANO evidence výrobních čísel. Nastavení skladu ANO nastavení druhů pohybů a účetních předkontací, veškerá další nastavení parametrů programu. Ceníky volitelně dle potřeby. Uživatelská práva - ANO Adresy obchodních partnerů a ceník prací se přenáší při převodu faktur vydaných. Faktury vydané Upozorňujeme, že nezaplacené vydané faktury starého roku musí figurovat současně v obou rocích (ve starém jako nezaplacené pohledávky, v novém jako počáteční zůstatek, placeny jsou v novém roce). Po vydání poslední faktury v datech starého roku se nezaplacené faktury přehrají do knih faktur nového roku volbou Nastavení <Změny> <Roční změny> < nový rok > <Faktury vydané>. Nastavení předkontací FV ANO pokud budete v novém roce používat podobné řady faktur. Nastavení předkontací DPH ANO. Všechny vydané faktury NE převedou se všechny vydané faktury. Pokud odpovíte NE, bude položen dotaz: Zkopírovat hlavičky NEZAPLACENÝCH vydaných faktur? - ANO. Tato volba slouží k přenosu hlaviček všech nezaplacených faktur do nového roku. Pokud odpovíte NE, bude položen dotaz : Zkopírovat hlavičky posledních vydaných faktur? Tato volba slouží k přenosu hlaviček později pořízených faktur. Adresy partnerů ANO. Ceník prací ANO. Archiv vydaných faktur NE archiv starých faktur je v novém roce zbytečný. Pokud byly faktury vydané přeneseny ještě před uzavřením DPH, nezapomeňte je uzavřít i v novém roce Faktury přijaté Upozorňujeme, že nezaplacené přijaté faktury starého roku musí figurovat současně v obou rocích (ve starém jako nezaplacené závazky, v novém jako počáteční zůstatek, placeny jsou v novém roce) Po přijetí poslední faktury v datech starého roku se nezaplacené faktury přehrají do knih faktur nového roku volbou Nastavení <Změny> <Roční změny> < nový rok > <Faktury přijaté>. Nastavení předkontací FP ANO pokud budete v novém roce používat podobné řady faktur. Všechny přijaté faktury NE převedly by se všechny přijaté faktury. Pokud odpovíte NE, bude položen dotaz Zkopírovat hlavičky NEZAPLACENÝCH přijatých faktur? - ANO. Tato volba slouží k přenosu hlaviček všech nezaplacených faktur do nového roku. Pokud odpovíte NE, bude položen dotaz: Zkopírovat hlavičky posledních přijatých faktur? Tato volba slouží k přenosu hlaviček později pořízených faktur. Archiv přijatých faktur NE archiv starých faktur je v novém roce zbytečný strana : 2/ 2

3 Doporučení: Hlavičky přijatých faktury přeneste až budete mít skutečně všechny faktury. Při převodu se zařadí v novém roce před nové faktury. Pokladna, Bankovní účty, Jednoduché účetnictví Z údajů o penězích je nutno přenést jen počáteční stavy pokladen a bankovních účtů. Před převodem je tedy vhodné údaje znát. Pokud je neznáte, zadejte jako počáteční stav 0. Až jej budete znát, vložíte jej na 1. řádek a pokladnu přepočítáte. Počáteční stav bankovního účtu vložte až jej budete znát s číslem 0. Převod se provádí pomocí Nastavení <Změny> <Roční změny> < nový rok > <Pokladna>. Nastavení předkontací pokladen ANO převedou se nastavené pokladny. Nastavení předkontací bankovních účtů ANO převedou se nastavené banky, včetně čísel účtů a stavu. Pokladny NE pokladní doklady starého roku nejsou v novém roce nezbytně nutné a zůstanou ve starém roce. Obecné daňové doklady ANO tyto doklady nesou DPH k fakturám a zálohám, lze je převádět opakovaně. Přiznání DPH ANO - Pokud vyplňujete na daňovém přiznání řádek 31 (koeficient) tak ANO. Výpisy a příkazy NE volitelné, není to nutné. Zakázky Zakázky je potřeba ve starém roce vyčistit a poté je lze volbou Nastavení <Změny> <Roční změny> < nový rok > <Zakázky> převést do nového roku. Podvojné Účetnictví Do nového roku je potřeba převést účtový rozvrh a počáteční zůstatky účtu. Počáteční zůstatky jsou však známy až po účetní uzávěrce. Pro převod dat podvojného účetnictví slouží volba Nastavení <Změny> <Roční změny> < nový rok > <Podvojné účetnictví>. Účetní deník NE tato volba slouží jen pro speciální účely. Účtový rozvrh ANO v novém roce můžete rozvrh upravit. Jinou dávku NE slouží pro převod počátečního stavu viz.dále. Definice volitelných sestav ANO. Účetní předkontace ANO. Mzdy Mzdy pro DOS verzi nejsou pro rok Evidence Majetku Ve starém roce je nutno provést veškeré odpisy (i daňové) k , a příp. vyřazení karet. Do nového roku pak data předveďte volbou Nastavení <Změny> <Roční změny> < nový rok > <Evidence majetku>. Evidence majetku ANO budou převedeny veškeré evidenční karty, odpisové plány a nastavení typů majetku. Pohyby na kartách ANO pohyby se nepřenášejí jen ve speciálních případech. Doplnit tabulku odpisových skupin ANO strana : 3/ 3

4 Úprava dat nového roku Sklad Po převodu dat do nového roku, je potřeba v novém roce vytvořit počáteční stavy na kartách Sklad <Export, služby> <Rekonstrukce počátečních stavů>. Tato volba zajistí vytvoření pohybů s popisem Počáteční stav a stavem dle posledního stavu na skladové kartě a to pro každou lokalitu. Vhodné je přepočítat stav na rozpisových kartách ve volbě Sklad <Export, služby> < Přepočet zásoby Rozpisy >. Dále je nutno vynulovat číslování skladových dokladů Nastavení <Předkontace> <Sklad> <Příjem/Výdej> v těchto tabulkách vynulujte položku Číslo. Ceníky lze zakládat a rušit v menu Nastavení <Změny> <Skladové změny> <Zrušit stavy skladových karet>. Faktury vydané V novém roce lze v tabulce Nastavení <Předkontace> <Faktury, DPH> <Faktury vydané> upravit nastavení řad faktur. Na počáteční hodnotu nastavte položku číslo (např. 0 nebo ). Na počáteční hodnotu nastavte položku VARS jsou to čísla faktur (variabilní symboly). V tabulce Nastavení <Předkontace> <Faktury, DPH> <DPH> můžete upravit nastavení účtování o DPH. Později vydané faktury starého roku se pořizují do dat starého roku a volbou Nastavení <Změny> <Roční změny> < nový rok > <Faktury vydané> se jejich hlavičky převedou do nového roku (kvůli úhradám). Odpovídejte NE na všechny dotazy až k Zkopírovat hlavičky posledních vydaných faktur? po ANO bude nutno zadat variabilní symbol, částku, klíč partnera a číslo dokladu (řadu+pořadí) první faktury, jejíž hlavička má být převedena. Program bude nabízet faktury v pořadí jak jsou uvedeny v knize faktur a vždy se zeptá, má-li být její hlavička doplněna do knihy nového roku. Bankovní výpisy ze starého roku se pořizují do dat starého roku, a úhrady na fakturách, které byly převedeny do nového roku je nutno udělat ručně v knize faktur nového roku editací nedoplatku. Bankovní výpisy z nového roku se pořizují do dat nového roku, a úhrady na fakturách, které byly převedeny ze starého roku je nutno udělat ručně v knize faktur starého roku editací nedoplatku Faktury Přijaté V tabulce Nastavení <Předkontace> <Faktury, DPH> <Faktury přijaté> můžete upravit nastavení řad faktur. Na počáteční hodnotu nastavte položku číslo (např. 0 nebo ). Později přijaté faktury starého roku se pořizují do dat starého roku a volbou Nastavení <Změny> <Roční změny> < nový rok > <Faktury přijaté> se jejich hlavičky převedou do nového roku (kvůli úhradám). Odpovídejte NE na všechny dotazy až k Zkopírovat hlavičky posledních přijatých faktur? po ANO bude nutno zadat variabilní symbol, částku, klíč partnera a číslo dokladu (řadu+pořadí) první faktury, jejíž hlavička má být převedena. Program bude nabízet faktury v pořadí jak jsou uvedeny v knize faktur a vždy se zeptá, má-li být její hlavička doplněna do knihy nového roku. Bankovní výpisy ze starého roku se pořizují do dat starého roku, a úhrady na fakturách, které byly převedeny do nového roku je nutno udělat ručně v knize faktur nového roku editací nedoplatku. Bankovní výpisy z nového roku se pořizují do dat nového roku, a úhrady na fakturách, které byly převedeny ze starého roku je nutno udělat ručně v knize faktur starého roku editací nedoplatku strana : 4/ 4

5 Pokladny, Banky Po převodu je potřeba v novém roce upravit počáteční stavy pokladen a bank v tab. Nastavení <Předkontace> <Pokladny/Banky>. Na počáteční hodnoty nastavte položku číslo (např. 0) Bankovní výpisy patřící do starého roku se pořizují do dat starého roku. Bankovní výpisy patřící do nového roku se pořizují do dat nového roku. Podvojné účetnictví V Nastavení <Předkontace> <Účetnictví> v novém roce lze libovolně upravit a vynulovat pořadová čísla v předkontacích (pokud je užíváte), upravit účtový rozvrh a seznamy středisek a výkonů. Po papírové účetní uzávěrce starého roku nechejte v programu pro Podvojné účetnictví volbou <Rozvrhy> <Uzavřít účty> vytvořit doklady uzávěrky. Současně bude nabídnuta možnost přípravy dokladů otevírajících účty v novém roce. Pokud odpovíte ANO, budou do JINÉ DÁVKY vytvořeny doklady počáteční rozvahy. Neuzavřené saldokontní případy (účty 311,321) lze v <Sestavy> <Saldokonto> volbou [Alt][E] vyexportovat do JINÉ DÁVKY jako rozúčtování počátečního zůstatku těchto účtů. POZOR! touto operací vzniká duplicitní účtování! Proto z jiné dávky smažte účetní zápis uzavírající saldokontní účty jednou částkou. Jedná se o zápisy vzniklé po operaci Uzavření účtů. Po počítačové uzávěrce ve starém roce tedy dávka <VSTUP> obsahuje doklady uzavírající účty k , <JINÁ DÁVKA> obsahuje doklady otevírající účty k včetně rozúčtování zůstatku saldokontních účtů. Volbou Nastavení <Změny> <Roční změny> < nový rok > <Podvojné účetnictví> lze po dotazu na Jinou dávku ANO zkopírovat tuto dávku do nového roku. Evidence majetku V novém roce je v programu Evidence majetku <Nastavení> <Odpisové skupiny> potřeba zkontrolovat (opravit) sazby odpisových skupin dle aktuálního zákona o dani z příjmu strana : 5/ 5

6 Změna sazby DPH a oprava cen Od se mění snížená daň z přidané hodnoty z 5% na 9%. U některých výrobků se může měnit z 5% na 19%. Změna spočívá ve změně sazeb DPH v předkontacích, souboru FDPH, na skladových kartách, na kartách prací. Oprava koeficientu pro výpočet DPH. Přecenění skladových karet a karet prací. Pokud jste dosud neprovedli změnu formátu DIČ v adresách, tak i tuto změnu proveďte. Většinu změn programy provedou automaticky, některé musíte provést sami- Změna DPH ve změně roku provede program SBSET verze Potřebné změny v souboru FDPH provede program SBFAKT volbou <Archiv, export> <Výběr daň.sazeb, přeceň.> <19%,9%,k25,b25> Předkontace DPH změníte v Nastavení <Předkontace> <Faktury, DPH> <DPH tuzemská> pokud máte ještě předkontace na 22%, zrušte je. Doplňte do účtového rozvrhu účet pro 9% Jednotlivé moduly při prvním spuštění si opraví koeficient pro výpočet DPH Pro přecenění skladových karet, karet zakázek a karet prací máte několik možností. Nepřeceňovat, pokud nemáte sníženou daň z přidané hodnoty Karty opravit ručně, pokud jich není mnoho Přecenit v modulu Fakturace, Sklad, Zakázky <Výběr daň.sazeb, přeceň.> <19%,9%,k25,b25>, pokud se všechny karty přecení stejným způsobem Pro přecenění použít program SB0509, pokud se všechny karty přecení stejným způsobem Vytvořit ceník CEN a programem SBCENIKY přepsat ceny na kartách prací a skladových kartách, pokud přecenění je pro různé karty různé Návod k programu SB0509.EXE Konverze spočívá ve změně sazeb DPH na kartách, přecenění skladových karet a karet prací, případně změně formátu DIČ v adresách. Před prováděním veškerých změn proveďte zálohu dat!!! Pro verzi DOS Program nainstalujte do kořene (rootu) SB KOMPLET (nejčastěji adresář SSB). Poté spusťte SB0509.EXE. Budou následovat tyto otázky: - Pracujeme v roce (název), pokračovat? Kontrolní dotaz zda budou úpravy probíhat ve správném roce. Pokud nejste ve správném roce odpovězte NE,spusťte Nastavení a nastavte jako aktuální rok ten, ve kterém budete provádět změny. Stará sazba DPH 5 Nová sazba DPH 9 Zde je předvyplněna sazba DPH, lze změnit např. stará na 19 nová na 15 - Změnit sazbu DPH na kartách skladu, zakázek a prací? Po odpovědi ano se Vás program zeptá na způsob změny cen - Způsoby změn ceny a sazby DPH na kartách: Tato funkce změní sazby DPH na kartách z 5 na 9%. Ne však změnu zařazení karet v případě změny sazby DPH z 5% na 19% podle nového zákona. To musíte upravit sami strana : 6/ 6

7 Použité zkratky: PC - prodejní cena bez daně MC - cena s daní -Potvrdíte starou sazbu (5%) a novou sazbu (9%) Otázky: -Změnit sazby daní Stará -> Nová? Ano budou se provádět změny Pro příklad původní PC=100 a MC= MC upravit podle poměru sazeb a zaokrouhlit, PC zůstává Tzn. přecenit pouhým přepočtem ceny MC zvýšením ceny s DPH poměrem k nové sazbě (dle vzorce: MC * (100+nová_sazba) / (100+stará_sazba)) Příklad: PC=100; MC=134,95 2. MC dopočíst podle ceny bez daně dodaněním a zaokrouhlit Tzn. novým dopočtem z prodejní ceny bez daně (podle vzorce: PC * (100+nová_sazba) / 100). Příklad: PC=100; MC= MC ponechat, PC dopočíst oddaněním, nezaokrouhleně Tzn. výpočet PC podle vzorce: MC * 100 / (100+nová_sazba). Příklad: PC=119,27; MC=130 Dopočtené MC zaokrouhlit na.10/.50/1.0/n Zvolíte způsob zaokrouhlování konečných MC cen. Vysvětlivky:.50 = na padesátníky 1.0 = na koruny N = nezaokrouhlovat Cenu MC zaokrouhlovat vzhůru A (ano), nebo matematicky N (ne) Lze použít i kombinaci metod 1. a 3. Příklad: PC=106,55; MC=126,80 Po přecenění je třeba změnit sazby v Nastavení Změny Změna roku. Standardní nastavení udělá (Pokud nezměníte žádnou volbu): - změnu sazeb DPH na skladových kartách, zakázek a prací (nepřecení ceny) - provede změnu DIČ u obchodních partnerů a vlastní DIČ Převede se i číselník FDPH -Doplnit účty pro DPH 9 v rozvrhu a předkontacích? Po odpovědi ano provede program doplnění příslušných předkontací DPH ve VZORY.DPH, pokud tam už není - Změnit DIČ v adresách z na CZ ? Po odpovědi ano provede program změnu DIČ v adresách a to pouze u těch DIČ, které začínají třemi čísly a pomlčkou, např: 289-, zbývající DIČ (např. zahraniční) zůstanou nezměněny. - Změnit DIČ v.mem souborech z na CZ ? (pouze pro DOS, pro WIN tato otázka není) Po odpovědi ano provede program změnu DIČ vlastního DIČ v mem souborech všech modulů strana : 7/ 7

8 Kontrola zda je vše nastaveno Zkontrolujte u všech modulů, zda verze programu je nebo vyšší a DPH je 9%: Sklad H&M (Lic*******)L (c) ,2007 M.Tuček... DPH 19%, 9%,k25,b25 Spusťte SBSET (modul Nastavení) Změny-Změna roku Zkontrolujte v řádku pro rok 2008 základní sazbu 19, snížená sazba 9. Znovu nastavte ROK2008 pomocí F2 jako aktuální. Předkontace-Faktury,DPH-DPH tuzemská Doplňte větu DP09 se sazbou 9 s účtem na obou stranách (vedete-li účetnictví) a do VARS napište 9. Větu DP05 s účtem ponechte, využívá se pro zdaněné zálohy z roku a pro převody Karet zboží a prací. Předkontace-Faktury,DPH-DPH zahraniční Přepište všude 5 na 9 Poznámka: Předkontace můžete doplnit pomocí modulu SB0509. Spusťte modul SKLAD. Podezřelý koeficient 9%,.. V Nastavení konstant - K.symb., splat., DPH, zkontrolujte Koef.výp.DPH 9% na resp Zkontrolujte: KARTY, PRÁCE obsahují sazbu 9 místo 5. (Totéž u Z_KARTY v modulu ZAKAZKY.) Nezapomeňte na karty a služby, u kterých se zvedla sazba z 5 na 19%. Ty opravte na kartách ručně. Zkontrolujte ceny PC a MC na kartách, zda se přepočetly tak, jak jste chtěli. Zkontrolujte vlastní DIČ v menu Nastavení konstant-adresy. Zkontrolujte ADRESY pole DIČ, zda tuzemští partneři mají v DIČ CZ Doplňte DIČ u netuzemských partnerů z EU a kód země vložte i do INTRA_STAT a KOD PRO DPH:. Po spuštění modulu SBPEN.EXE (Peníze) resp. SBJUCT.EXE (Pen. deník), resp. SBKASA.EXE (KASA) zkontrolujte Nastavení konstant - Koef.výp.DPH 9% na resp Celý tento proces rádi podpoříme osobně, elektronickou poštou nebo telefonicky. Prosíme počítejte s tím, že počátkem roku bývá obtížné se dovolat na HotLine. Naše linky jsou úmyslně nastaveny tak aby v případě že jsou obsazeny nepropadaly telefonní impulsy a bylo možno nechat vyzvánět až do doby kdy se uvolní nějaké ucho. H&M DataSoft spol. s r.o strana : 8/ 8