Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně ČÁST I ÚVOD

Transkript

1 Kód: SR/11/2005 Druh: SMĚRNICE REKTORA Název: Spisový a skartační řád Organizační Zaměstnanci Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně závaznost: Datum vydání: Účinnost: Vydává: prof. Ing. Petr Sáha, rektor Zpracoval: Mgr. Blanka Semelová, právník Spolupracoval: Ladislava Bobálová, spisovna Počet stran: 8 Počet příloh: 8 Rozdělovník: Rektor, kvestor, děkani, tajemníci a ředitelé součástí Podpis oprávněné osoby: ČÁST I ÚVOD Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby. Cílem spisového a skartačního řádu je sjednotit manipulaci s dokumenty, vzniklými nebo vyřízenými u původce - Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně, dále jen UTB ve Zlíně, v zájmu racionalizace správní, operativní a provozní činnosti.. Nedílnou součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán. Spisový a skartační řád je závazný pro všechny zaměstnance UTB ve Zlíně. Spisová služba je soubor pravidel a opatření spojených s příjmem, tříděním, zapisováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním (skartací) dokumentů. Spisová služba se řídí: zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění zákonem č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů. Článek 1 Základní pojmy (1) Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. (2) Podací deník základní evidenční pomůcka spisové služby, do něhož jsou zapisována v číselném a časovém pořádku podání. 1

2 (3) Podání dokument došlý původci nebo v něm vzniklý, návrhy učiněné ústně do protokolu a jiná sdělení včetně vlastního úředního záznamu, který se stává předmětem úředního jednání. (4) Podatelna místo, v němž se evidují podání. (5) Původce každý, z jehož činnosti dokument vznikl. (6) Spis dokument nebo soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání k jedné věci. (7) Spisové znaky - označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. (8) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení: a) znak A (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu, b) znak S (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení, c) znak V (výběr) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S. (9) Skartační lhůta - je doba, po kterou dokument zůstává uložen u původce. Tato lhůta je závazná a nelze ji zkracovat. (10) Spisový plán je schéma pro označování a ukládání vyřízených a vyhotovených dokumentů. (11) Skartační plán rozpis věcných druhů dokumentů původce, doplněný o skartační znaky a lhůty. (12) Příruční registratura slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro běžnou provozní činnost původců. Dokumenty jsou zde uloženy po dobu 1 až 2 let od jejich vzniku nebo vyřízení. (13) Ústřední spisovna slouží k ukládání dokumentů, které již nejsou zapotřebí pro běžnou provozní činnost útvarů (oddělení, pracovníků). Dokumenty zde zůstávají uloženy do provedení skartačního řízení. (14) Specializovaná spisovna (technická, účetní, tajná apod.) - slouží k ukládání tématicky určené agendy, která zde zůstává až do skartačního řízení. (15) Ukládací archiv archiv, do kterého jsou ukládány archiválie původce. ČÁST II Článek 2 Spisový řád (1) Spisový řád upravuje úkony spojené s příjmem a tříděním došlých dokumentů, se zapisováním došlých dokumentů, s oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním a ukládáním dokumentů. (2) Příjem dokumentů doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen podatelna ). Příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem. V podatelně se přijímají veškeré doručené dokumenty bez ohledu na druh odesílatele nebo místo 2

3 odeslání. Za doručený dokument se považuje také takový dokument, který byl předán osobně mimo podatelnu (např. při osobním jednání, na pracovní cestě atp.) nebo byl pořízen záznam o podání učiněném telefonicky nebo ústně. Zaměstnanec, který dokument takto převzal nebo pořídil záznam, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání podatelně k evidenci. Pokud se na příjem a na manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní předpisy, přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence protokol utajovaných písemností. Evidenci dokumentů, obsahujících utajované skutečnosti (je-li obálka zevně takto úředně označena) vede zaměstnanec pověřený řízením oblasti civilní obrany a ochrany UTB ve Zlíně. Dokument, případně obálka dokumentu (v případě, jestliže se obálka v podatelně neotvírá), se opatří v den doručení otiskem podacího razítka (vzor otisku podacího razítka je přílohou č. 2 tohoto řádu) a po jeho zaevidování se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování a dále postupuje podle spisového a skartačního řádu. Obdobně se postupuje, pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do ové schránky adresáta. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást a) je-li v souladu se zvláštními předpisy zásilka doručována určenému původci do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla určenému původci doručena, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele. V ostatních případech se vyřazuje bez skartačního řízení ihned po otevření. (3) Evidence dokumentů všechny dokumenty podléhající evidenci, tedy jak dokumenty doručené, tak dokumenty vzniklé z vlastní činnosti, jsou evidovány v podacím deníku. Dokumenty, které nejsou úředního charakteru - brožury, časopisy, noviny, knihy, pozvánky, propagační a reklamní písemnosti, sbírky zákonů, věstníky a jiné dokumenty podobného charakteru nepodléhají evidenci v podacím deníku. Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem původce, pro níž je veden, rokem, v němž je užíván a počtem listů. Vzor stránky je přílohou č. 3 tohoto řádu. Do podacího deníku jsou dokumenty zapisovány v pořadí, v němž byly organizaci doručeny. Výjimkou jsou dokumenty doručené na jméno a příjmení fyzické osoby, ať v listinné či digitální podobě, mají-li úřední charakter, které předá adresát k zaevidování poté, kdy tuto skutečnost zjistí, a rovněž dokumenty převzaté mimo stálé pracoviště (např. během pracovní cesty). Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím a jménem, příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument 3

4 k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamenává i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamenává v kolonce Uloženo číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Pokud je podací deník veden v digitální podobě, spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu. Dokument zaevidovaný v podacím deníku se zapíše do rejstříku vedeného podatelnou. Rejstřík je evidenční pomůcka k vyhledávání dokumentu v podacím deníku a dále slouží ke spojování dokumentů ve spisy. Je veden ve vázané knize, ve formě kartotéky nebo v digitální podobě s možností tisku a je ukládán společně s podacím deníkem, k němuž je vyhotovován. Rejstříková hesla odkazují na pořadová čísla dokumentů v podacím deníku. UTB ve Zlíně jako původce u kterého přesahuje průměrný počet dokumentů evidovaných v podacím deníku za posledních 5 let v jednom roce číslo 3 000, vede rejstřík jmenný, ve kterém se uvádějí jména fyzických osob nebo názvy právnických osob, které jsou odesílateli dokumentů nebo o nichž dokument pojednává, a také rejstřík věcný, ve kterém se uvádějí pojmy vystihující věcný obsah dokumentu, pomáhající vyhledávání požadovaných dokumentů.. Zápisy do podacího deníku a rejstříku (pokud jsou vedeny v listinné podobě), se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby se nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem, jménem, popřípadě jmény, příjmením a podpisem toho, kdo ji provedl. Jednotlivé dokumenty jsou evidovány pod pořadovým číslem, pod nímž jsou v samostatné evidenci zapsány, lomeným dvojčíslím aktuálního roku. Dokument je označen číslem jednacím, které je složeno z číselného pořadí došlého dokumentu, číselného označení pracoviště a z posledního dvojčíslí příslušného kalendářního roku. (4) Rozdělování a oběh dokumentů dokumenty řádně zaevidované v podacím deníku jsou předloženy k rozdělení vedoucímu zaměstnanci, který přidělí dokument podle obsahu zpracovateli. Přidělení zpracovateli poznamenává vedoucí zaměstnanec odpovědný za manipulaci s dokumenty do kolonky Vyřizuje podacího deníku. Odpovědný zaměstnanec zaznamenává do podacího deníku veškeré změny zachycující pohyb dokumentu, který je mu povinen nahlásit zpracovatel. Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předávání a přebírání a zaručena průkaznost předávání a přebírání zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem. (5) Vyřizování dokumentů dokumenty musí být vyřizovány včas, účelně a hospodárně. Lhůty pro vyřízení písemností vyplývají z příslušných právních předpisů, z požadavků odesílatele nebo rozhodnutí nadřízeného. Nelze-li ze závažných objektivních důvodů dokument vyřídit urychleně, je třeba odesílateli obratem podat alespoň předběžnou zprávu. Vyřízení doručeného dokumentu není evidováno samostatně jako dokument vzniklý z vlastní činnosti, ale je připojeno k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím. Pokud je dokument vyřízen jiným způsobem než odesláním odpovědi v listinné podobě (např. telefonicky, em, faxem), učiní o tom zaměstnanec, který jej vyřizuje, záznam. Kopii vyřízení, lze-li ji pořídit, připojí poté k vyřízenému dokumentu. Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměstnance, který ho vyřídil. Bere-li se dokument na vědomí, uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k založení. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení. Zároveň je povinen sdělit uvedené údaje zaměstnanci pověřenému vedením podacího deníku, aby je poznamenal. 4

5 Dokumenty, které spolu souvisejí, resp. týkají se projednávání jedné věci, se spojují a vytvářejí spis. (6) Vyhotovování dokumentů dokumenty vzniklé z úřední činnosti původce se označují záhlavím a jeho názvem a sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Vzor záhlaví dokumentu s požadovanými údaji je přílohou č. 4 tohoto řádu. Dalšími náležitostmi dokumentu jsou: a) datum, b) počet listů dokumentu, c) počet listů příloh nebo počet svazků příloh d) jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak A, vyhotovuje se na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty. (7) Odesílání dokumentů - je zajišťováno prostřednictvím výpravny. Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k jeho odesílání. Výpravna může být součástí podatelny. Dokumenty se odesílají obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou podle jejich závažnosti, popř. faxem či em. Vypravení dokumentu musí být poznamenáno zaměstnancem odpovědným za manipulaci s písemnostmi v příslušné kolonce podacího deníku pracoviště. Dokumenty k odeslání přebírá pověřený zaměstnanec v zalepených obálkách. Při psaní adres musí být použita dostatečně kontrastní černá barva, nepřípustná je barva červená nebo luminiscenční. Adresa nesmí být napsána obyčejnou tužkou, průklepem ani průpisem, s výjimkou průpisu v případě doručenek do vlastních rukou. Pole pro adresu odesílatele je umístěno v levém horním roku adresní strany obálky. Doporučené zásilky musí být na obálce označeny poznámkou Doporučeně, umístěnou vlevo pod adresu odesílatele. Pro dokumenty zasílané Doporučeně s dodejkou, případně doporučeně s doručenkou do vlastních rukou je možno použít speciální obálky. Při použití klasické obálky a doručenky musí být tento způsob přepravy rovněž vyznačen vlevo pod adresu odesílatele. Doporučené zásilky zapíše pověřený zaměstnanec do poštovních podacích archů, které potvrdí pošta. Poštovní podací archy pověřený zaměstnanec uloží. Interní dokumenty se předávají prostřednictvím pověřeného zaměstnance způsobem k tomu určeným. (8) Ukládání dokumentů prvním ukládacím místem pro vyřízené, ale ještě běžně provozně užívané dokumenty včetně vlastních kopií, jsou příruční registratury jednotlivých zaměstnanců případně útvarové registratury. Za řádné uložení spisů zodpovídá vedoucí útvaru. Dokumenty jsou podle věcného obsahu ukládány do složek. Na složky se uvede spisový znak, věcný obsah, rok vzniku a skartační znak a lhůta uvedená ve skartačním plánu. Takto vybavené složky se ukládají do šanonů (případně rychlovazačů, pořadačů apod.), a to vždy podle shodného skartačního znaku a lhůty. Společný skartační znak a lhůta se nadepíší do spodní části hřbetního štítku šanonu, do horní části pod označení útvaru se vepíší spisové znaky, obsah a rok vzniku dokumentů jednotlivých složek (vzor štítku je přílohou č. 5 tohoto řádu). V příručních, popřípadě útvarových registraturách, jsou dokumenty uloženy zpravidla do konce kalendářního roku, nejdéle 2 roky od jejich vyřízení, poté se připraví k předání do dalšího ukládacího místa. 5

6 (9) Předávání dokumentů z registratur do spisoven předávající zaměstnanec zpracuje na předané dokumenty předávací protokol ve dvojím vyhotovení, jedno vyhotovení zůstává předávajícímu, druhé ukládá v agendě spisovny její zaměstnanec (tiskopis protokolu je přílohou č. 6 tohoto řádu). Záznamy dat na datových nosičích se vyřazují zásadně na základě výsledku posouzení jejich obsahu. Informace datových nosičů, věcně posuzované znakem S, lze do spisovny předat v digitalizované podobě. Za jejich uchování po předepsanou dobu zodpovídá původce. Ten si může po dohodě se spisovnou ponechat nosiče dat v péči až do provedení skartačního řízení. Informace věcně označené znakem A musí být do spisovny vždy předány formou vytištěného a ověřeného dokumentu. (10) Přijímání a ukládání dokumentů ve spisovně ukládacím místem pro dokumenty z příručních, popřípadě útvarových registratur, je spisovna. Zaměstnanec spisovny nesmí převzít dokumenty bez řádně zpracovaných předávacích protokolů. Teprve po kontrole, zda protokol odpovídá fyzické přejímce a po podpisu protokolu, přebírá odpovědnost za převzatou agendu. V případě, že jsou do spisovny ukládány informace povahy S v jiné než písemné podobě, nese i po předání za trvanlivost jejich uložení původce, ne zaměstnanec spisovny. V ústřední spisovně jsou dokumenty ukládány v regálech podle útvarů, z nichž každý má předem stanovenou a vyznačenou ukládací plochu, v níž se dokumenty každoročně obměňují. Dokumenty se sem ukládají v převzatých obalech. K orientaci ve spisovně slouží lokační přehled. Základní evidenci spisovny tvoří soubory předávacích protokolů jednotlivých útvarů, doplněné o lokační údaj. (11) Nahlížení a výpůjčky dokumentů ze spisoven Zaměstnanci mohou vstupovat do prostor spisovny pouze za doprovodu zaměstnance spisovny. Mohou nahlížet pouze do dokumentů svého útvaru, nahlížení do dokumentů jiného útvaru je vázáno na souhlas vedoucího tohoto útvaru. Osoby, které nejsou zaměstnanci UTB ve Zlíně mohou do dokumentů ve spisovně nahlížet jen na základě povolení rektora (děkana). Nahlížení do dokumentů ve spisovně se eviduje v Knize návštěv. Výpůjčky se evidují v Knize výpůjček, uskutečňují se na dohodnutou dobu, a to pouze na pracoviště vypůjčovatele, který příjem potvrdí podpisem. Na místo uložení spisu se vkládá výpůjční lístek, který se po navrácení výpůjčky zničí. Článek 3 Skartační řád (1) Předmět skartačního řízení dokumenty jsou ve spisovně uloženy po dobu stanovenou skartační lhůtou, uvedenou ve skartačním plánu. Ta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení nebo vyhotovení dokumentu. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud určený původce potřebuje dokument pro další vlastní činnost. Tato skutečnost se oznámí příslušnému archivu. Skartační řízení se provádí jednou ročně komplexně za celou UTB ve Zlíně a jeho předmětem jsou všechny dokumenty, u nichž uplynuly skartační lhůty a razítka vyřazená z evidence. Pokud je třeba v rámci jednoho spisu ukládat dokumenty s různou skartační lhůtou, určuje dokument s nejdelší skartační lhůtou dobu vyřazení celého spisu. Skartační řízení je spojeno s výběrem archiválií. 6

7 (2) Průběh skartačního řízení k provedení skartačního řízení sestaví původce skartační komisi, jejímž členem je vždy zaměstnanec spisovny. Ten v rámci skartačního řízení označí v předávacích protokolech položky, kterým uplynula skartační lhůta a předá je k odsouhlasení vedoucímu útvaru, který byl jejich původcem. Po odsouhlasení vypíše zaměstnanec spisovny z předávacích protokolů dokumenty, které budou předmětem skartačního řízení. Takto zpracovaný seznam skartovaných dokumentů S, doplněný seznamem dokumentů A (u dokumentů V provede předběžný výběr a připojí je dle charakteru odděleně k seznamu dokumentů S nebo A ) a žádostí o schválení skartace, podepsanou vedoucím útvaru, tvoří skartační návrh (příloha č. 8a, 8b). Ten zašle příslušnému státnímu archivu Moravskému zemskému archivu v Brně, přičemž všechny seznamy se zasílají dvojmo. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec zařazený do příslušného archivu (dále jen archivář ) odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. Při odborné archivní prohlídce archivář a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem A odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie, b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem S nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem A, c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem V mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, d) uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu a seznam dokumentů určených k vyřazení a ke zničení, e) dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do archivu. O provedeném skartačním řízení vyhotoví archivář protokol, ve kterém uvede výsledek posouzení předložených dokumentů a do jeho přílohy zařadí komisí vypracovaný soupis dokumentů vybraných za archiválie a soupis dokumentů, které lze skartovat. Do protokolu uvede také poučení o právu původce podat námitku proti výsledku posouzení dokumentů. Případným podáním námitky je zahájeno správní řízení. Vyřazování multiplicitních dokumentů multiplicitní dokumenty předané v souladu s provenienčním principem se ukládají ve spisovně odděleně od ostatních převzatých dokumentů a zařadí se do nejbližšího skartačního řízení. Vyřazování utajovaných dokumentů vyřazování dokumentů všech stupňů utajení ve smyslu platných právních předpisů se provádí zásadně na základě skartačního řízení. (3) Pravomoc příslušného státního archivu pověřený státní archiv sleduje výkon spisové služby původce, ukládání dokumentů a postup při jejich vyřazování. Zjištěné závady a nedostatky postihuje jako porušení povinností stanovených platnými právními předpisy. Za tímto účelem mohou jeho pověření pracovníci vstupovat do prostor všech spisoven původce. 7

8 ČÁST III ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Tento spisový a skartační řád byl schválen Moravským zemským archivem v Brně dne pod čj. MZA 3425/05-Brz. Přílohy: č. 1 Spisový a skartační plán 2 - Vzor podacího razítka 3 - Vzor stránky podacího deníku 4 - Vzor záhlaví dokumentu k odeslání 5 - Vzor hřbetního štítku šanonu 6 - Předávací protokol dokumentů A/S k uložení do spisovny 7 - Soupis archiválií pozastavených z důvodu naléhavé potřeby v příruční registratuře 8a - Skartační návrh na vyřazení dokumentů A a S 8b - Skartační návrh na vyřazení dokumentů pouze S. 8

9 Příloha č. 1 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN (1) Spisový a skartační plán je schéma pro označení a následné ukládání vyhotovených a vyřízených dokumentů, které je opatřeno skartačními znaky a skartačními lhůtami. (2) Všechna hesla spisového a skartačního plánu pokud není uvedeno jinak se týkají dokumentů vlastní provenience, tzn. písemností vzniklých z činnosti jednotlivých pracovišť UTB ve Zlíně. V praxi to znamená, že skartační znaky a lhůty jsou závazné jen pro to pracoviště, kde dokumenty vznikly nebo byly vyřizovány. Na ostatních pracovištích jsou tyto dokumenty považovány za multiplicitní a posuzují se tak, jak je uvedeno dále. (3) Skartační znaky a lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu jsou závazné pro jedno vyhotovení dokumentu. Všechna ostatní vyhotovení, tzv. duplikáty a multiplikáty (tj. kopie, druhopisy, průklepy, rozmnoženiny pořízené všemi druhy reprografických technik) se všeobecně považují za dokumenty typu S, které mohou být navrženy k vyřazení a zničení ihned, jakmile již nejsou potřebné pro další činnost pracoviště, pokud nejde o dokumenty uvedené v předchozím odstavci. Výjimku tvoří dokumenty závažného charakteru, které se ponechávají pro archivní účely ve dvou vyhotoveních. (4) V případě, že se dokument označený skartačním znakem A nedochoval, je nutno jej nahradit pro archivní účely dokumentem zpravidla označeným skartačním znakem S, např.: - dokumenty s roční periodicitou mohou být nahrazeny dílčími doklady za období kratší než rok, - souhrnné dokumenty mohou být nahrazeny podkladovými doklady, - originály dokumentů mohou být nahrazeny kopiemi, opisy, snímky, koncepty apod., - neúplné studijní spisy musí být nahrazeny operativní evidencí tak, aby obsahovaly informace obsaženém ve studijním spisu úplném. (5) Dokumenty, které jsou označeny skartačními znaky A a V, které budou uznány za archiválie, se musí odevzdat do spisovny Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně v písemném vyhotovení (za písemné vyhotovení jsou považovány i vytištěné počítačové sestavy), a nemohou být nahrazeny elektronickými médii (disketa apod.). (6) Skartační znaky pro jednotlivé typy dokumentů jsou uvedené ve spisovém a skartačním plánu. Pokud se vyskytnou dokumenty, které spisový a skartační plán neuvádí, posuzují se při skartačním řízení jako analogické a věcně nejblíže příbuzné k dokumentům tomto plánu uvedeným. 1

10 Spisový Skartační znak Agenda znak a lhůta A ORGANIZACE A ŘÍZENÍ A I. Předpisy a normy A I. 1. Obecně závazné normy týkající se VŠ (zákony, vládní nařízení, směrnice MŠMT) A 5 A I. 2. Vnitřní předpisy (registrované MŠMT) a) týkající se Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně (dále jen UTB) jako celku A 5 statut, volební a jednací řád AS, jednací řád VR, mzdový předpis, řád výběrového řízení, studijní a zkušební řád, disciplinární řád, pracovní řád, řád celoživotního vzdělávání, předpis pro hospodaření a účtování apod. b) fakult a dalších součástí UTB A 5 statut, jednací řád vědecké (umělecké) rady, volební a jednací řád AS A I. 3. Vnitřní normy a) UTB A 5 směrnice rektora a kvestora, rozhodnutí rektora, pokyn kvestora b) fakult a dalších součástí UTB A 5 A I. 4. Smluvní vztahy A 5 A I. 5. Tvorba norem a předpisů podklady, připomínky S 5 A II. Řízení, statutární orgány A II. 1. Akademický senát a) jmenování členů, zápisy ze zasedání, zprávy o činnosti, volby funkcionářů, podklady pro jednání A 5 b) korespondence S 5 A II. 2. Vědecká rada - zápisy ze zasedání včetně podkladů A 5 A II. 3. Správní rada - zápisy ze schůzí, stanoviska apod. A 5 A II. 4. Kolegium rektora / děkana zápisy z jednání vč. podkladů A 5 A II. 5. Porady prorektorů s proděkany zápisy A 5 2

11 A II. 6. Porady kvestora a tajemníků fakult - zápisy A 5 A II. 7. Jmenování akademických funkcionářů, ředitelů součástí UTB (fakult) a ostatních vedoucích pracovníků, předávání funkcí A 5 A II. 8. Komise, poradní sbory a pracovní skupiny jmenování, zápisy ze zasedání, závažné případy A 5 - organizační a provozní záležitosti apod. S 5 A II. 9. Zprávy kontrolních orgánů nadřízených a mimoresortních A 5 A III. Hodnocení činnosti, koncepce rozvoje A III. 1. Výroční zprávy UTB (vč. podkladů) A 5 A III. 2. Dlouhodobé koncepce rozvoje A 5 A III. 3. Evaluační řízení A 5 A III. 4. Hodnocení UTB, fakult, pracovišť konečné výstupy, roční A 5 A IV. Společenské záležitosti, vysokoškolské slavnosti a tradice, public relations A IV. 1. Celoškolské a fakultní slavnosti a jiné akce pořádané školou (inaugurace, čestné doktoráty, slavnostní shromáždění) - dokumentace, propagační materiály, hodnocení A 5 - zabezpečení (organizační, ekonomické) S 5 A IV. 2. Vyznamenání a medaile A 5 A IV. 3. Styk se společenskými organizacemi V 5 A IV. 4. Informace o UTB, tiskové zprávy, propagační materiály V 5 A IV. 5. Formuláře, diplomy (vlastní) ukázky A 5 B. PERSONÁLNÍ A MZDOVÁ AGENDA B I. Personální záležitosti B I. 1. Konkursní a výběrová řízení, přijímání zaměstnanců A 5 B I. 2. Osobní spisy (obsahují pracovní smlouvy, funkční zařazení, jmenování, platové dekrety, úpravy pracovní doby, výstupy ze zaměstnaní atd. ) - vedoucích a významných zaměstnanců, pedagogických pracovníků A 5 - ostatní (uklízečky, řidiči, údržbáři, vrátní apod.) S 50 3

12 B I. 3. Přehledy a výkazy počtu zaměstnanců za období roční a delší A 5 - ostatní S 5 B I. 4. Popisy prací a funkcí V 5 B I. 5. Dohody o pracovní činnosti S 50 B I. 6. Dohody o provedení práce S 5 B I. 7. Evidence nástupů a výstupů, změn pracovních poměrů apod. S 5 - zaměstnanců se ZPS, ID, ČID S 5 - docházky, pracovní neschopnosti S 3 B I. 8. Kontrola docházky, měsíční výkazy absencí a nemocnosti, plán dovolené apod. S 1 B I. 9. Agenda důchodů S 5 B I. 10. Výkazy - nemocí z povolání, stavu pracovníků apod. - za období roční a delší A 5 - za období kratší S 3 B I. 11. Přehledy a rozpisy čerpání řádné dovolené S 3 B I. 12. Korespondence s úřadem práce S 5 B II. Mzdy a platy B II. 1. Mzdová situace v organizaci - zásadní písemnosti, rozbory, zprávy, předpisy A 5 B II. 2. Daň ze mzdy (veškeré písemnosti) S 10 B II. 3. Dávky nemocenského pojištění (likvidace, zúčtování) S 10 B II. 4. Doklady o výplatě mezd, platů, odměn, jednorázové sestavy mezd a platů S 5 B II. 5. Mzdové listy nebo písemnosti, které je nahrazují S 50 B II. 6. Mzdové výkazy, měsíční uzávěrky S 5 B. III. Péče o zaměstnance B III. 1. Kolektivní smlouva a kolektivní vyjednávání A 5 B III. 2. Sociální a zdravotní péče o zaměstnance - výkazy za období roční a delší, sociální program A 5 - ostatní (objednávky a přihlášky na rekreace apod.) S 5 4

13 C. VĚDECKO-VÝZKUMNÁ ČINNOST C I. Organizačně-správní C I. 1. Dokumentace k vědecko-výzkumným záměrům a úkolům, zprávy o výsledku jejich řešení (návrhové listy grantů, zprávy a zápisy o oponentním řízení apod.) - významných realizovaných projektů A 5 - méně významné a nerealizované projekty S 5 C I 2. Hodnocení vědeckovýzkumné činnosti souhrnné zprávy, přehledy, přehled publikační činnosti pedagogů a vědeckých pracovníků A 5 C I. 3. Evidence vynálezů a zlepšovacích návrhů A 5 C II. Vědecká spolupráce, popularizace C II. 1. Vědecká spolupráce s VŠ a jinými vědeckými institucemi - dohody, smlouvy, protokoly A 5 - plány a výkazy za období roční a delší A 5 - ostatní (běžná korespondence apod.) S 5 C II. 2. Spolupráce s ostatními organizacemi (podniky a jinými podnikatelskými subjekty) smlouvy, dohody apod. A 5 - korespondence, organizační záležitosti S 5 C II. 3. Pořádání vědeckých konferencí, symposií a seminářů protokoly, zprávy, zápisy A 5 - pozvánky, organizační zajištění, programy, seznamy účastníků S 5 C II. 4. Účast na vědeckých konferencích, sympoziích a seminářích - zprávy, zápisy V 5 C III. Vědecká výchova C III. 1. Plány a zprávy o plnění úkolů v oblasti doktorandského studia A 5 C III. 2. Studijní materiály studentů v doktorandském studijním programu A 5 C III. 3. Přehled školicích pracovišť a školitelů A 5 C III. 4. Doktorandské studium běžné organizační záležitosti S 5 C III. 5. Studentská vědecká činnost, studentské soutěže V 5 C IV. Udělování vědeckých hodností a vědecko-pedagogických titulů C IV. 1. Komise pro udělování vědeckých hodností návrhy, rozhodnutí apod. A 5 5

14 C IV. 2. Státní doktorské zkoušky (spis vč. práce) A 5 C IV. 3. Udělování čestných doktorátů A 5 C IV. 4. Nostrifikace vědeckých hodností A 5 C IV. 5. Zapůjčování doktorských prací S 3 C IV. 6. Docentury, habilitační řízení spisy vč. habilitačních prací A 5 C IV. 7. Profesury, profesorské řízení - spisy A 5 C V. Výkazy a statistiky C V. 1. Statistiky o vědecko-výzkumné činnosti za období roční a delší A 5 C V. 2. Statistiky vědeckých konferencí a kongresů A 5 C V. 3. Statistiky o doktorandech A 5 D. STUDIJNÍ ZÁLEŽITOSTI D I. Obecné, metodické záležitosti, koncepce D I. 1. Druhy a formy studia, studijní programy, učební plány, osnovy -zřizování, změny, akreditace studijních programů, oborů A 5 D I. 2. Statistiky studentů, výkazy, přehledy, hodnocení (celkové) A 5 D I. 3. Číselník studijních oborů S 5 D I. 4. Harmonogramy (časové plány) akademického roku V 5 D I. 5. Rozvrh hodin, vytíženost učeben S 5 D I. 6. Ustavení pedagogických poradců pro studijní skupiny S 5 D I. 7. Celoživotní vzdělávání - obory, koncepce, výkazy, přehledy (srv. D I ) A 5 - běžná agenda, organizační zajištění S 5 D I. 8. Univerzita třetího věku - obory, koncepce, výkazy, přehledy (srv. D I ) A 5 - běžná agenda, organizační zajištění S 5 D II. Přijímací řízení D II. 1. Organizace a příprava S 3 D II. 2. Propagační materiály V 5 6

15 D II. 3. Protokoly o přijímacím řízení - přijatí studenti viz studijní spisy - přijatí studenti, kteří nenastoupili ke studiu S 3 - nepřijatí studenti (rozhodnutí o nepřijetí) S 10 - přihlášky uchazečů, kteří se nedostavili k přijímacím zkouškám S 3 D II. 4. Odvolací řízení proti nepřijetí - kladně vyřízené viz studijní spisy - záporně vyřízené S 10 D II. 5. Seznamy přijatých a nepřijatých uchazečů, hodnocení přijímacího řízení, statistiky, hlášení A 5 D III. Studium D III. 1. Imatrikulace ceremoniál imatrikulačního slibu do A IV. 1. A 5 - organizační zajištění S 5 D III. 2. Abecední seznamy studentů podle ročníků a oborů A 5 D III. 3. Zápis organizační zajištění S 5 D III. 4. Studijní spisy - spisy všech studentů, včetně těch, kteří nedokončili studium (přihlášky ke studiu včetně protokolu o přijímacím řízení, seznamy zapsaných přednášek, přehledy vykonaných zkoušek, zápisy o státních závěrečných zkouškách, přerušení studia atd.) A 5 D III. 5. Disciplinární řízení se studenty závažné případy A 5 - ostatní S 10 D III. 6. Zahraniční studenti přehledy, výkazy apod. V 5 D III. 7. Statistické výkazy o počtech studentů A 5 D III. 8. Exkurse, praxe V 5 D IV. Ukončení studia, absolventi D IV. 1. Státní závěrečné zkoušky, zkušební komise (jmenování) V 5 D IV. 2. Bakalářské a diplomové práce V 20 D IV. 3. Ukončení studia, promoce - ceremoniál promočního slibu do A IV. 1. A 5 - organizační zajištění S 5 D IV. 4. Protokoly vydaných diplomů, matrika absolventů A 5 7

16 D IV. 5. Výkazy o absolventech A 5 D IV. 6. Styk s absolventy - průzkumy jejich uplatnění V 5 - vystavování duplikátů dokladů, nostrifikace, výpisy známek, potvrzení S 10 D IV. 7. Styk s firmami, nabídky pracovních příležitostí apod. V 5 D V. Hmotné zabezpečení studentů, pojištění, koleje a menzy aj. D V. 1. Stipendia žádosti, agenda S 10 - zápisy z jednání stipendijní komise viz A II. 8. A 5 D V. 2. Zdravotní pojištění měsíční hlášení S 5 D V. 3. Koleje - seznamy ubytovaných studentů, hlášení o přírůstcích a úbytcích studentů kolejím apod. S 5 D V. 4. Menzy hlášení o počtech studentů apod. S 5 D V. 5. Úmrtí, úrazy V 10 D V. 6. Školné, poplatky V 10 D V. 7. Nadace ocenění studentů a absolventů A 5 - výplaty příspěvků S 10 D V. 8. Studentské organizace a spolky A 5 E. ZAHRANIČNÍ STYKY E I. Zahraniční styky a spolupráce obecně, základní dokumenty E I. 1. Spolupráce se zahraničními vysokými školami a ostatními institucemi - smlouvy, základní dokumenty A 5 - ostatní (běžná korespondence apod.) S 5 E I. 2. Přehledy a hodnocení zahraničních styků, statistiky a rozbory - souhrnné, za období roční a delší A 5 - dílčí, za období kratší než rok S 5 E II. Zahraniční styky agenda E II. 1. Významné zahraniční návštěvy A 5 E II. 2. Korespondence se zahraničím běžná S 5 E II. 3. Financování zahraničních styků vč. sledování poskytnutých cestovních náhrad S 5 8

17 F FINANČNÍ HOSPODAŘENÍ F I. Rozpočet F I. 1. Sestavování rozpočtů, návrhy, podklady S 5 F I. 2. Rozpočet na období roční a delší, dlouhodobý rozpočtový výhled A 5 F I. 3. Krátkodobé a dílčí rozpočty, ukládání rozpočtů fakultám a pracovištím UTB, rozpisy, kontrola plnění rozpočtu běžná S 5 F I. 4. Zpráva o vypořádání výsledků plnění rozpočtu - za období roční a delší A 5 - za období kratší S 5 F I. 5. Rozpočtové písemnosti s funkcí účetních dokladů S 5 F II. Finance, financování, zdroje F II. 1. Rozbory hospodaření, finanční analýzy, finanční plán A 5 F II. 2. Finanční zdroje (zásadní písemnosti) A 5 F II. 3. Přehled čerpání rezerv S 5 F II. 4. Smlouvy s bankou o vedení účtů, seznam účtů, korespondence s bankami S 5 F II. 5. Likvidace pohledávek a závazků S 10 F II. 6. Úvěrové smlouvy, platební kalendáře A 5 F II. 7. Pojistné smlouvy, platební kalendáře V 5 F II. 8. Leasingové a ostatní smlouvy, platební kalendáře S 5 G FINANČNÍ ÚČETNICTVÍ G I. Účetnictví obecně G I. 1. Účetní zpravodaj, obecné pokyny státních orgánů S 10 G I. 2. Směrnice pro oběh účetních dokladů (vlastní) viz A I. 4. A 5 G I. 3. Ostatní vnitřní účetní předpisy S 5 G I. 4. Seznamy číselných znaků, symbolů a zkratek v účetnictví S 3 G I. 5. Projekčně programová dokumentace k vedení účetnictví prostředky výpočetní techniky (po ztrátě platnosti) S 5 9

18 G II. Účetní doklady G II. 1. Pokladní doklady příjmové a výdajové (plátce DPH, jinak S 5) S 10 G II. 2. Výpisy z bankovních účtů S 5 G II. 3. Faktury (plátce DPH, jinak S 5) S 10 G II. 4. Interní účetní doklady S 5 G II. 5. Místní poplatky S 5 G II. 6. Korespondence s finančním úřadem S 5 G III. Účetní knihy G III. 1. Hlavní knihy (jako součástí roční účetní uzávěrky) A 5 G III. 2. Pokladní knihy S 5 G III. 3. Knihy faktur S 10 G III. 4. Knihy pohledávek a závazků S 10 G III. 5. Účetní deníky, sborníky, knihy analytické a syntetické evidence apod. S 5 G IV. Účetnictví souhrnné výstupy G IV. 1. Roční účetní uzávěrky A 5 G IV. 2. Účetní výkazy a bilance - za období roční a delší A 5 - ostatní S 5 G IV. 3. Daňová přiznání S 10 G. IV. 4. Statistická hlášení (ekonomická) S 5 H MAJETEK, JEHO EVIDENCE A SPRÁVA H I. Investiční výstavba H I. 1. Investiční rozvojový program, plán stavebních akcí (dlouhodobé a roční plány) A 5 H I. 2. Investiční záměry s vyjádřením MŠMT A 5 H I. 3. Veřejné soutěže (veškerá dokumentace) S 10 H I. 4. Stavební spisy (technická dokumentace staveb, územní rozhodnutí, stavební povolení, kolaudační rozhodnutí, rozhodnutí o změně užívání stavby, povolení k odstranění stavby) - významná stavební řešení A 5 - ostatní S 10 H I. 5. Generely (hlavní výkresy), územní plány A 5 10

19 H I. 6. Expertízy, posudky, soudní odhady, oceňování nemovitostí S 5 H I. 7. Schvalovací protokoly, předávací protokoly staveb a technologických celků A 5 H I. 8. Revizní zprávy S 10 H I. 9. Ohlášení drobných staveb S 5 H I. 10. Rozhodnutí o předčasném užívání stavby S 5 H II. Nemovitosti - správa a evidence H II. 1. Smlouvy a rozhodnutí o nabytí nemovitostí, o prodeji nemovitostí, o převodu vlastnického práva (kupní smlouvy, výpisy z pozemkových knih apod.) A 5 H II. 2. Žaloby týkající se nemovitostí a jejich projednání A 5 H II. 3. Karty evidence A 5 H II. 4. Nájmy a pronájmy A 5 H III. Stroje a zařízení (SZNN) H III. 1. Doklady o nákupu, přejímce a vyřazení strojů a přístrojového zařízení - větších investičních celků A 5 - ostatní S 10 H III. 2. Plány rozmístění strojů a zařízení v organizaci V 5 H III. 3. Ostatní písemnosti S 5 H III. 4. Údržba a opravy - generální opravy, knihy oprav S 5 - plány a kalkulace oprav, výkazy apod. S 3 - žádanky, objednací lístky, opravenky apod. S 1 H IV. Investiční majetek (mimo nemovitostí) H IV. 1. Karty evidence (po vyřazení) S 3 H IV. 2. Doklady o nabytí a vyřazení HIM V 5 H IV. 3. Korespondence k HIM (objednávky, dodací podmínky) S 3 H IV. 4. Záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace S 2 H IV. 5. Ustanovení inventarizační komise, inventarizační zápisy S 5 H IV. 6 Inventurní soupisy majetku S 5 H IV. 7 Ostatní S 3 11

20 H V. Materiálové a technické zabezpečení H V. 1. Dodavatelsko odběratelské smlouvy S 5 H V. 2. Dodací a přejímací listy, příjemky S 3 H V. 3. Skladové karty zásob S 5 H V. 4. Žádanky S 1 H V. 5 Korespondence a ostatní S 3 H VI. Doprava H VI. 1. Pojištění vozidel (po skončení platnosti) S 5 H VI. 2. Záznamy o provozu vozidel, dopravní nehody, rozpisy jízd S 5 H VI. 3. Opravy a údržba S 5 H VI. 4. Zápisy o technické prohlídce S 5 H VI. 5. Dokumentace vozidla (po likvidaci) S 3 H VI. 6. Deník dispečera, příkazy k jízdě, žádanky o přepravu S 3 H VI. 7. Pojištění zákonné odpovědnosti S 3 I BOZP, POŽÁRNÍ OCHRANA, CO, KONTROLNÍ ČINNOST I I. Bezpečnost a ochrana zdraví při práci I I. 1. Dokumentace rizikových pracovišť A 5 I I. 2. Výkazy o stavu bezpečnosti a hygieny práce za období roční a delší A 5 I I. 3. Pracovní úrazy smrtelné A 5 - ostatní S 10 I I. 4. Prověrky BOZP S 10 I I. 5. Školení BOZP S 5 I I. 6. Bezpečnostní zápisníky S 5 I I. 7. Kontroly BOZP a pokuty S 10 I II. Požární ochrana I II. 1. Požární řád pracovišť, poplachové směrnice, evakuační plán S 5 I II. 2. Požární kniha S 5 I II. 3. Zápisy o požárních kontrolách S 5 I II. 4. Zprávy, protokoly a šetření závažných požárů a jejich příčin A 5 I II. 5. Evidence výzbroje a výstroje požární ochrany S 5 12

21 I II. 6. Školení, ostatní S 5 I III. Civilní ochrana I III. 1. Evidence materiálu CO S 5 I III. 2. Pokyny, zprávy, hlášení, plány apod. S 5 I III. 3. Školení, přednášky aj. S 5 I IV. Kontrolní činnost I IV. 1. Kontrolní zprávy (periodické revize apod.) S 5 I IV. 2. Zprávy o vyřizování stížností závažné případy A 5 - ostatní S 5 J SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIV J I. Spisová služba J I. 1. Evidenční pomůcky podací deníky, indexy, rejstříky aj. evidenční pomůcky, pokud zachycují pohyb spisů až do uložení A 5 J I. 2. Doručovací knížky, dokumentace poštovního styku S 3 J I. 3. Evidence výpůjček dokumentů po vrácení S 1 - nevrácených S 10 J II. Archiv a spisovny J II. 1. Spisové plány A 5 J II. 2. Předávací protokoly (seznamy písemností předaných do spisovny a do archivu) - u předávajícího S 20 - u příjemce A 5 J II. 3. Skartační návrhy a protokoly A 5 J II. 4. Přírůstková kniha archivu A 5 J II. 5. Korespondence s Archivní správou MV ČR V 5 J II. 6. Badatelská agenda závažná A 5 J II. 7. Badatelské listy S 5 13

22 K ÚSTAVY, KATEDRY A OSTATNÍ PRACOVIŠTĚ K I. Knihovna K I. 1. Přehledy činnosti, koncepce, zprávy o činnosti apod. (pokud není zahrnuto v A III. 4.) A 5 K I. 2. Soupisy knihovních fondů, přírůstkové seznamy A 5 K I. 3. Statistiky roční A 5 -podklady S 5 K I. 4. Metodická činnost S 5 K I. 5. Akvizice, jiná provozní agenda S 5 K I. 5. Výpůjční katalogy S 50 K I. 6. Výpůjční lístky S 1 K II. Nakladatelská, ediční činnost K II. 1. Plány a zprávy o plnění ediční činnosti A 5 K II. 2. Autorské právo smlouvy A 5 K II 3. Publikace vydané UTB povinné výtisky A 5 K II. 4. Hospodářské smlouvy V 5 K II. 5. Výměna publikací, korespondence s autory, tiskárnami, honoráře apod. S 5 K III. Katedry K III. 1. Zápisy ze schůzí kateder, koncepce výuky a učební plány A 5 K III. 2. Rozvrh hodin, běžné záležitosti výuky a organizační záležitosti S 5 K III. 3. Korespondence katedry V 5 K III. 4. Zkušební zprávy S 5 K III. 5. Seminární práce, ročníkové práce S 10 14

23 Příloha č. 2 Vzor podacího razítka UNIVERZITA TOMAŠE BATI VE ZLÍNĚ Došlo dne: Č. spisu: Listů: Příl.: Vyřízeno:

24 Příloha č. 3 Vzor stránky podacího deníku Číslo Dne Došlo od (číslo a datum) Obsah podání Předchozí číslo Přílohy Vyřizuje Vyřízenoodesláno Dne Uloženo pod znakem

25 Příloha č. 4 Vzor záhlaví dokumentu k odeslání (tisk na hlavičkový papír) Útvar Adresa příjemce Č.j. číslo/odd/rok Místo a datum Mostní 5139, Zlín Tel: xxxx Fax: xxxx

26 Příloha č. 5 Vzor hřbetního štítku šanonu Označení útvaru Spisové znaky Obsah dokumentů Rok vzniku Skartační znak/lhůta

27 Příloha č. 6 Předávací protokol dokumentů A/S k uložení do spisovny Útvar: Dne.. Pořad. číslo Název dokumentu Rok vzniku Skart. znak a lhůta Místo uložení Poznámka o vyřazení (trvalém uložení) Předal:... Převzal: Poznámka: protokol se vyplňuje 2x: 1x spisovna, 1x předávající

28 Soupis archiválií pozastavených z důvodů naléhavé potřeby v příruční registratuře Příloha č. 7 Útvar:.. Jméno zodpovědného zaměstnance:. Pořad. číslo Název dokumentu Rok vzniku Počet ukládacích jednotek Beru na vědomí povinnost zabezpečit tyto archiválie před ztrátou nebo zcizením a skutečnost, že škody na archiváliích jsou ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., trestné. Datum:.. Podpis pověřeného zaměstnance

29 Příloha č. 8a Skartační návrh na vyřazení dokumentů A a S Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu se směrnicí rektora SR/11/2005, navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně z let. s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně. Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje jak dokumenty S, tak i dokumenty A, u dokumentů V byl proveden předběžný výběr. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. K vykonání odborné archivní prohlídky pracovníků Vašeho archivu navrhujeme termín.. Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovila skartační komise ve složení: jméno, příjmení podpis razítko, podpis Příloha: 2x seznamy dokumentů

30 Formulář pro skartační řízení Dokumenty skupiny A Pořad. číslo Spisový znak Název dokumentu Roky vzniku Skartační lhůta Množství

31 Formulář pro skartační řízení Dokumenty skupiny S Pořad. číslo Spisový znak Název dokumentu Roky vzniku Skartační lhůta Množství

32 Příloha č. 8b Skartační návrh na vyřazení dokumentů pouze S Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu se směrnicí rektora SR/11/2005, navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně z let. s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně. Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje pouze dokumenty S. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. K vykonání odborné archivní prohlídky pracovníků Vašeho archivu navrhujeme termín.. Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovila skartační komise ve složení: jméno, příjmení podpis razítko, podpis Příloha: 1x seznam dokumentů

33 Formulář pro skartační řízení Dokumenty skupiny S Pořad. číslo Spisový znak Název dokumentu Roky vzniku Skartační lhůta Množství