Příručka pro obsluhu aplikace Elektronický kurýr. Elektronický kurýr - 1 -

Transkript

1 - 1 -

2 Obsah: 1. ÚVOD POPIS ZÁKLADNÍCH PRINCIPŮ UŽIVATELÉ ELEKTRONICKÉHO KURÝRA PŘIHLÁŠENÍ DO SYSTÉMU ELEKTRONICKÝ KURÝR NASTAVENÍ SCHRÁNKY UŽIVATELE SPRÁVA ZPRÁV SEZNAM ZPRÁV ZOBRAZENÍ ZPRÁVY ODESÍLÁNÍ ZPRÁV Vytvoření nové zprávy Výběr z adresáře Odeslání nové zprávy ZRUŠENÍ CHYBNĚ ODESLANÉ ZPRÁVY ODPOVĚĎ NA ZPRÁVU PŘEPOSLÁNÍ ZPRÁVY ZPRACOVÁNÍ ZPRÁV ZASLANÝCH NA SKUPINU Zobrazení seznamu zpráv skupiny Odesílání nové zprávy na skupinu POTVRZENÍ OBCHODU (KONFIRMACE) VYMAZÁNÍ ZPRÁVY ODHLÁŠENÍ Z EK OSTATNÍ INFORMACE

3 1. Úvod Účelem dokumentu je popsat obsluhu systému (EK). Tento systém je schopen zprostředkovat zasílání informací, objednávek a obecných souborů prostřednictvím bezpečného komunikačního kanálu. 2. Popis základních principů Systém zajišťuje zabezpečenou komunikaci pro klienty a zaměstnance Komerční banky, a.s. (KB). Systém slouží pro komunikaci banka-klient, příp. i banka-banka, a to ve schématech uživatel-uživatel, uživatel-skupina i skupina-skupina. Systém nemá sloužit ke komunikaci klient-klient. Zprávy nelze odesílat jinému adresátovi, než je uživatel Elektronického kurýra. Pro zajištění komunikace v rámci KB na úrovni skupiny a současně pro zajištění zastupitelnosti zaměstnanců KB jsou zavedeny tzv. skupiny uživatelů. - Komunikace probíhá na úrovni skupinových adresářů viditelných a přístupných dle příslušnosti ke skupině a definované zastupitelnosti. - Skupinový adresář má přístupný pouze uživatel, který je členem této skupiny a má pro tuto skupinu definovánu zastupitelnost. - Počet skupin, jejichž členem může být jeden zaměstnanec, není omezen. - Zastupitelnost může mít uživatel definovánu pouze v jedné skupině uživatelů. 3. Uživatelé Elektronického kurýra Uživatelem systému může být klient nebo zaměstnanec KB, který vlastní podpisový a šifrovací certifikát. Při prvním přihlášení uživatele do systému EK dojde automaticky k jeho zařazení do databáze uživatelů a je mu vytvořen uživatelský profil. Od tohoto okamžiku může uživatel přijímat a odesílat zprávy. Poznámka: Pro zaměstnance KB - v profilu jsou uloženy platné certifikáty uživatele. Pokud si uživatel vygeneruje nové certifikáty (provede prodloužení), původní se mu automaticky pozastaví. Od této chvíle nemá v profilu EK žádný platný certifikát a není možné mu poslat žádnou zprávu až do doby, než se přihlásí do EK s novým certifikátem. V případě došlé zprávy na skupinovou schránku, která se šifruje certifikáty všech členů skupiny, uživatel bez platného certifikátu v profilu EK ve skupinové schránce zprávu vidí, ale nepřečte ji, neboť ji nemá čím rozšifrovat. 4. Přihlášení do systému Přihlášení klientů i zaměstnanců do systému EK je realizováno jako autentizace soukromým podpisovým klíčem příslušným k podpisovému certifikátu účastníka. Postup: 1) Zadejte URL s přístupovou adresou 2) Zadejte cestu ke svému úložišti certifikátů do dialogu s údaji o přihlašovacím klíči. Certifikáty mohou být uloženy buď v souborech s příponou.p12 v úložišti certifikátů nebo na čipové kartě. V případě, že máte: a) osobní certifikát uložen v souboru: zvolte pole Najít soubor" a přiřaďte aktuální cestu k úložišti osobního certifikátu. Zadejte heslo k osobnímu certifikátu a stiskněte pole Přihlásit". b) osobní certifikát uložen na čipové kartě: zvolte pole Klíče na čipové kartě". Zadejte PIN k čipové kartě a stiskněte pole Přihlásit"

4 Při každém dalším přihlášení si EK pamatuje cestu k úložišti osobního certifikátu. Pokud se při dalším přihlášení změní obsah úložiště certifikátů, stiskněte pole Obnovit certifikáty. Tím se obnoví nabídka certifikátů v rozbalovací nabídce. Poslední údaje o certifikátu se uloží v PC uživatele a tentýž certifikát (který uživatel použil pro autentizaci) se bude používat i pro podpis zpráv. 3) Po přihlášení do systému je zobrazeno základní menu, volba Čtení zpráv a Složka přijaté zprávy. Poznámka: Pokud u klienta dojde ke ztrátě certifikátu s šifrovacím klíčem nebo je podezření na jeho zneužití, je třeba se neprodleně obrátit na klientskou linku Nastavení schránky uživatele Individuální nastavení schránky uživatele lze provést v menu Nastavení. Nastavení notifikací: - 4 -

5 Chcete-li obdržet notifikaci o příchodu zprávy do EK na svůj mail, který máte uveden v certifikátu, můžete zaškrtnout volbu Zasílat notifikaci a stisknout Uložit. Při příchodu nové zprávy bude na tento mail odeslána krátká notifikační zpráva o přítomnosti mailu v EK. Editace uživatelských složek: Můžete si založit vlastní uživatelské složky a v nich dále organizovat příchozí a odeslané zprávy: 1) Pro založení nové složky vyplňte název nové složky do pole Název/Nový název a stiskněte Vytvořit. Nová složka se zapíše do seznamu již existujících složek a v pravém panelu se o ní zobrazí základní informace. 2) Pro přejmenování existující složky vyberte složku k přejmenování, vyplňte nový název složky do pole Název/Nový název a stiskněte Přejmenovat. Obsah složky se nemění, pouze její zobrazovaný název. 3) Pro odstranění složky i s jejím obsahem vyberte složku ke smazání a stiskněte Smazat. Po potvrzení smazání je obsah této složky přesunut do Zrušené zprávy, odkud je lze dále otvírat a pracovat s nimi. 6. Správa zpráv 6.1. Seznam zpráv Zobrazení zpráv Ve volbě menu Čtení zpráv můžete zvolit z nabídky Osobní složky seznam zpráv Přijaté zprávy nebo Odeslané zprávy nebo Zrušené zprávy. Zobrazí se příslušný seznam zpráv přečtené jsou zobrazeny normálním písmem, nepřečtené tučně. Poklepáním na obálku nebo Předmět zprávy na příslušném řádku se zpráva otevře. Řazení zpráv - Seznam zpráv všech složek lze řadit podle sloupce Odesílatele (příjemce), Předmětu, Data přijetí zprávy, čísla jednacího. Poklepáním na nadpis jednoho sloupce seřadíte seznam zpráv podle tohoto sloupce. Opakovaným poklepem na stejný sloupec je pole seřazeno v opačném směru. Směr řazení je indikován šipkou (nahoru znamená vzestupně, dolů sestupně). - V případě, že je ve složce hodně zpráv, jsou tyto zobrazovány po stránkách. Navigovat vpřed a vzad mezi stránkami lze pomocí tlačítek << a >>. - Vedle symbolu >> je zobrazena informace, na které stránce se aktuálně nacházíte a celkový počet stránek. Kliknutím na číslo s celkovým počtem stránek se můžete dostat na konec seznamu. (zpět na začátek seznamu se dostanete opětovným kliknutím na název složky)

6 Přesun zpráv - Ve složce Přijaté zprávy a Odeslané zprávy a uživatelských složkách zatržením zaškrtávacího políčka lze zprávu označit a pak přesunout do libovolné jiné složky. Mazání zpráv - Ve složce Přijaté zprávy a Odeslané zprávy a uživatelských složkách zatržením zaškrtávacího políčka lze zprávu označit a pak provést smazání stiskem tlačítka Proveď (akce Smaž ). Zpráva je přesunuta do složky Zrušené zprávy (odpadkový koš). - Ve složce Zrušené zprávy stiskem tlačítka Vysypat koš tuto složku vyčistíte 6.2. Zobrazení zprávy Poklepáním na příslušném řádku seznamu se zpráva, včetně případných příloh, dešifruje, ověří a otevře. Proces stahování a dešifrování zprávy může nějakou chvíli trvat, je-li součástí zprávy velká příloha / přílohy. - Kliknutím na přílohu se tato automaticky otevře v příslušné aplikaci, která je k danému typu přílohy k dispozici. Např. soubor.doc se otevře v MS Word atd. V případě požadavku na otevření přílohy v jiném systému, je třeba přílohu nejdříve uložit na lokální disk. - Text zprávy i přílohu je možné uložit mimo systém EK. - EK neslouží jako dlouhodobé úložiště dat, po přečtení zprávy je nutno si obsah uložit mimo EK. Po vypršení určitého intervalu jsou zprávy automaticky ze systému mazány (standardní hodnota je 100 dní). Poznámka: V případě obnovy/změny certifikátu je dešifrovatelnost starých zpráv zajištěna pouze v případě dostupnosti starých certifikátů (obsahujících soukromý klíč, uložených lokálně u uživatele v souboru s příponou.p12) Odesílání zpráv Vytvoření nové zprávy - 6 -

7 Poklepáním na volbu hlavního menu "Nová zpráva" se zobrazí okno nové zprávy: 1) Vyplňte údaje, minimálně "Komu" a "Text". Vedle kolonky "Komu" je editační box pro ruční doplnění adres, oddělených středníkem nebo stisknutím pole Adresář se otevře adresář kontaktů, z něhož si můžete vybrat adresy příjemců viz Výběr z adresáře. 2) Ke zprávě můžete připojit libovolný počet souborů jakéhokoliv druhu pomocí pole Přiložit soubor. Seznam přiložených souborů můžete měnit v rámečku Přiložené soubory pomocí pole Odstranit označené. 3) Pokud zaškrtnete pole "Zastupitelnost", znamená to, že se k adresám příjemců přidá specifický stav, který se ve zprávě nadále zachová tato zpráva bude zároveň šifrována všemi (dostupnými) certifikáty příjemců dané skupiny a kopírována do adresáře skupiny. Poznámka: Počet souborů a velikost textu nesmí překročit nastavený limit velikosti zprávy 2 MB Výběr z adresáře Ve volbě Nová zpráva se stisknutím pole Adresář otevře okno Adresář kontaktů. Zobrazí se okno adresáře. Bezprostředně po otevření je okno naplněno posledními 10 kontakty, s nimiž jste komunikovali. 1) Pokud některý z nich vyhovuje, označte požadovaný záznam a použije volbu "->" k přesunu do pole Příjemci zprávy - 7 -

8 2) Pokud požadujete jiné (další) kontakty, do editovacího pole zadejte nejméně 3 počáteční písmena (zaměstnanci KB) nebo celou ovou adresu (klienti) hledaného kontaktu. Poté stiskněte volbu "Vyhledat". (Vyhledávání probíhá od začátku slova (např. adresu Homolka@atlas.cz lze nalézt pomocí Hom nebo Homol. V případě, že klient zadává adresu zaměstnance KB, je třeba uvést celou adresu, např. jana_novakova@kb.cz~a0ixxx). Zobrazí se seznam kontaktů, které vyhovují dané podmínce. Vyberte kontakt, který vyhovuje a stiskněte volbu "->". Tento cyklus můžete opakovat až do vyhledání všech požadovaných kontaktů. 3) Po ukončení práce zavřete okno volbou "Zavřít". Vybraní příjemci zprávy se přesunou do pole Komu. Poznámka: Zprávy lze odesílat pouze uživatelům EK, kteří mají v profilu uloženy platné certifikáty Odeslání nové zprávy Stiskněte tlačítko Odeslat. Budete vyzváni k zadání hesla k podpisu: Proces šifrování a odesílání zprávy může nějakou chvíli trvat, je-li součástí zprávy velká příloha / přílohy. Zpráva je podepsána, zašifrována a uložena do databáze Zrušení chybně odeslané zprávy Chybně odeslanou zprávu, máte možnost také zrušit, aby pro příjemce nebyla čitelná. Tato funkčnost je zajištěna i pro případ, že se podaří na více uživatelů odeslat chybnou zprávu

9 - V takovém případě máte možnost provést speciální akci zrušit odeslanou zprávu, která je přístupná pouze ze složky odeslané zprávy, kde vyberte z Označené zprávy volbu zruš označenou zprávu. - Potvrzení akce JavaScript dialog - Náhled v seznamu zpráv po zrušení zprávy u zprávy přibude text ZRUŠENO : - Detail zprávy zde se objeví barevně zvýrazněný informativní text o zrušení zprávy: 6.5. Odpověď na zprávu Zobrazte si zprávu na kterou chcete odpovědět. Stiskněte tlačítko Odpovědět. Otevře se nová zpráva s původním textem a vyplněnou adresou (odesílatel původního mailu). Dále pokračujte jako při odeslání nové zprávy viz Odeslání nové zprávy Přeposlání zprávy Zobrazte si zprávu, kterou chcete přeposlat. Stiskněte pole Přeposlat. Otevře se nová zpráva s vyplněným původním textem. Dále pokračujte jako při odeslání nové zprávy viz Odeslání nové zprávy

10 6.7. Zpracování zpráv zaslaných na skupinu Zobrazení seznamu zpráv skupiny Vyberte z menu Složky skupiny skupinu, která je nabídnuta. Jedná se o skupinu, jíž jste členem a pro kterou máte definovánu zastupitelnost. Do tohoto adresáře jsou zařazeny zprávy odeslané na adresu dané skupiny se zatrženým políčkem Zastupitelnost. Zprávy jsou rozděleny podle příslušnosti do skupin přijaté zprávy a odeslané zprávy. - Poklepáním na obálku nebo Předmět zprávy na příslušném řádku zprávu otevřete viz 5.2. Zobrazení seznamů zpráv. - Ve složce Přijaté zprávy a Odeslané zprávy zatržením zaškrtávacího políčka můžete zprávu označit a pak provést smazání stiskem tlačítka Proveď (akce Smaž ). Zpráva je přesunuta do složky Zrušené zprávy ve skupině. - Zprávy, které máte v příchozích a současně ve skupinové schránce nemohou být vysypány z koše. Automaticky zmizí po době, která je dána nastavením systému (100 dní). - Seznam zpráv všech skupinových složek lze řadit podle sloupce Odesílatele (příjemce), Předmětu, Data přijetí zprávy, čísla jednacího. Poklepáním na nadpis jednoho sloupce seznam zpráv seřadíte podle tohoto sloupce. Opakovaným poklepem na stejný sloupec pole seřadíte v opačném směru. Směr řazení je indikován šipkou (nahoru znamená vzestupně, dolů sestupně) Odesílání nové zprávy na skupinu Pro zajištění čitelnosti šifrovaných zpráv i pro ostatní členy skupiny platí následující pravidla: - zprávy určené konkrétnímu adresátovi Adresa: mailová adresa uživatele, není zatržena zastupitelnost; zpráva je doručena jako příchozí zpráva určenému uživateli (, ) - zprávy určené pro skupinu uživatelů Adresa: jméno skupiny, není zatržena zastupitelnost; zpráva je doručena jako příchozí zpráva všem uživatelům, kteří jsou členy distribuční skupiny bez ohledu na definovanou zastupitelnost. Jedná se o tzv. distribuční list. (, ) - zprávy, u kterých je třeba zajistit zastupitelnost a) Adresa: mailová adresa uživatele, je zatržena zastupitelnost; zpráva je doručena jako příchozí zpráva uživatele a zároveň do skupinového adresáře distribuční skupiny, pro kterou má uživatel definovánu zastupitelnost. Tento adresář mají přístupný pouze uživatelé, kteří mají pro tuto skupinu definovánu zastupitelnost. (, ). b) Adresa: jméno skupiny, je zatržena zastupitelnost; zpráva je doručena do skupinového adresáře distribuční skupiny, pro kterou má uživatel definovánu zastupitelnost. Tento adresář mají přístupný pouze uživatelé, kteří mají pro tuto skupinu definovánu zastupitelnost. (, )

11 6.8. Potvrzení obchodu (konfirmace) Zprávy odesílané z Investičního bankovnictví nemají pole Odpovědět a Přeposlat, ale pouze Podepsat. Tyto zprávy obsahují konfirmace obchodů s cennými papíry a jejich obsah nemůže být měněn, pouze podepsán. Na straně příjemce (sběrné schránky oddělení Investičního bankovnictví) dochází ke kontrole všech těchto údajů a dále ke zpracování obchodu. Pro potvrzení obchodu klepněte na Podepsat a dále pokračujte jako při běžném odeslání zprávy viz Odeslání nové zprávy Vymazání zprávy Při tvorbě nové zprávy vyberte pole Vymazat vše. Vymaže se text zprávy. Ve volbě menu Čtení zpráv v nabídkách Přijaté zprávy nebo Odeslané zprávy lze provést označení a smazání zpráv. Zprávy jsou přesunuty do složky Zrušené zprávy. Tuto složku lze vyčistit volbou Vysypat koš. 7. Odhlášení z EK Doporučujeme po práci s Elektronickým kurýrem provést odhlášení volbou menu Odhlášení. Po potvrzení dojde k odhlášení od aplikace a zrušení všech dočasných souborů : K odhlášení z EK dojde i při přímém zavření okna prohlížeče.. Poznámka: Pokud je v době odhlášení některá příloha otevřena v jiném programu (Microsoft Word), nemusí být tento soubor smazán. Je potom vhodné úplně zavřít tento program a zavřít i okno EK. 8. Ostatní informace

12 Tato nabývá účinnosti dne: