Pravidla a podmínky vyhlašování placených akcí

Transkript

1 P R O V O Z N Í P Ř E D P I S / 0 1 Pravidla a podmínky vyhlašování placených akcí na stránkách Tento předpis se týká oficiálních akcí sdružení a rozšiřuje a upřesňuje platné stanovy a je závazný pro všechny členy sdružení od data zveřejnění na webových stránkách. Každá změna tohoto předpisu musí být projednána a schválena radou na veřejné schůzi vyhlášené na webových stránkách min. 14 dní předem. Předseda sdružení může vydávat závazné doplňující pokyny k těmto předpisům; dozorčí komise rozhoduje spory mezi organizátory vyplývající z případných nejasností v těchto předpisech. Autor: Jiří Pouček Schváleno radou sdružení Společné aktivity, o.s. dne 16.května 2012

2 1. Požadavky na organizátory Kdo může akci navrhnout (ke schválení)? Člen sdružení Kdo může akci organizovat? Hlavní organizátor nebo schválený Organizátor nebo člen sdružení pod dohledem schváleného nebo hlavního organizátora. Kdo může akci schválit? Hlavní organizátor při celkové do výše 5.000Kč Nad 5.000Kč schvaluje libovolný člen rady Nad Kč, schvalují členové rady prostou většinou svých členů Garant akce Hlavní organizátor sdružení nebo schválený organizátor, který poskytl potřebné údaje dle stanov kap. 4.1), oprávněný nakládat s finančními prostředky sdružení a zajišťovat akce jménem sdružení Rada může tímto předpisem v kapitole 4) změnit oprávněním konkrétním členům sdružení.

3 1.1 Oprávnění v systému Role / oprávnění Běžný uživatel Organizátor běžných akcí * Stálý organizátor * Hlavní organizátor * Člen rady * Hlavní účetní * Navrhnout běžnou akci (ke schválení) X Publikovat vlastní běžnou akci X x x x Schválit běžnou akci X X x Zamítnout běžnou akci ke schválení X X Zrušit běžnou akci vlastní vlastní vlastní X X Navrhnout oficiální akci (ke schválení) Navrhnout rozpočet placené oficiální akce Publikovat oficiální akci (neplacenou) x x x x vlastní X X vlastní X X Schválit oficiální akci (placenou) do Kč Schválit oficiální akci (placenou) nad Kč Zamítnout oficiální akci (neplacenou) Zamítnout oficiální akci (placenou) X X X X X X Zrušit oficiální akci X X Zrušit oficiální placenou akci Zobrazovat seznam zákazníků a detaily plateb X X X Zobrazovat administraci služeb X X X Zobrazovat administraci plateb X X X Povolovat platbu na místě vlastní X X Posoudit pozdní splatnost vlastní X X * = musí být člen sdružení a schválený organizátor dle stanov kap. 4.1)

4 2. Odpovědnost organizátorů viz bod 4.1 g) stanov Přijetím funkce organizátora souhlasí člen s odpovědností za svou činnost pro sdružení. Výše hmotné odpovědnosti může dosáhnout až výše ceny akce. V případě, že organizátor nedostatečně zajistí akci nebo její část nebo poruší pravidla uvedená v tomto dokumentu a dalších předpisech sdružení, odpovídá sdružení za vzniklou škodu, sdružení se následně vyrovná s poškozenými účastníky. Pokud organizátor nedbalostí nedostatečně zaplní akci nebo nezíská očekávané finanční prostředky od účastníků, jimž umožnil platbu na místě nebo nevybere v plné výši částky včetně příplatků za platbu na místě, odpovídá sdružení do výše vzniklé škody. Pokud nastanou výše uvedené skutečnosti a organizátor nesplní své povinnosti v rámci akce a ani po výzvě nedojde k nápravě, může být dočasně nebo trvale vyloučen hlavním organizátorem z pozice organizátora (bod stanov) nebo radou z pozice hlavního organizátora - bod 4.3.1c) stanov.

5 3. Proces realizace akce Příprava akce Schválení a vyhlášení akce Realizace akce Uzavření akce Vyhlášením akce se rozumí publikace akce pro členy i nečleny sdružení na

6 3.1 Příprava akce Návrh akce Každá oficiální akce reprezentuje sdružení a popis proto musí obsahovat následující náležitosti: konkrétní termín a místo akce, které se již nebude měnit kapacitu akce popis nabízené služby a programu pro koho je akce určena a za jakých podmínek poznávací znamení pro nováčky kontaktní informace (ideálně telefon) termín pro přihlášení Proč je nutný termín pro přihlášení? Pokud se účastník odhlásí před termínem pro přihlášení, nemůže organizátor po účastníkovi požadovat náhradu, omluvu a nemůže ho odmítnout z další akce. Pokud se účastník odhlásí po termínu pro přihlášení je v systému označen a je možné při opakovaných prohřešcích účastníka odmítnout. Neuvedení přiměřeného termínu pro přihlášení tedy organizátorovi jen zkomplikuje organizaci akce. Lidé neberou tak svoji účast a často se odhlašují bezprostředně před akcí. U akcí, kde může počasí a jiné vnější vlivy (např. stávka na železnici) ovlivnit průběh a kvalitu akce a akci není možné již odvolat, musí organizátor mít připravený náhradní program anebo být schopen ho operativně zajistit. Zpravidla se jako placené akce vyhlašují akce s minimální kapacitou 8 osob. Menší akce znamenají značnou režii pro organizátory, účetní, pokladní sdružení a proto se nebudou povolovat.

7 3.1.2 Příprava rozpočtu akce Před vyhlášením placené akce je nutné zjistit následující důležité informace: minimální a maximální kapacita akce možnosti změny kapacity akce během vyhlášení (např. odhlášení kurtů při malém zájmu nebo naopak navýšení kapacity ubytování) termín, výši a požadovaný způsob úhrady zálohy za akci (zejména víkendové akce) termín a způsob úhrady akce nebo doplatku jakým způsobem bude sdružení účtována cena podle počtu účastníků podle počtu obsazených jednotek /kurtů, pokojů apod./ aplikovatelné množstevní slevy jaké budou další vedlejší náklady akce (odměny, materiál a vybavení pro účastníky apod.) Na základě těchto informací lze sestavit rozpočet akce. Předně je potřeba sečíst veškeré náklady: skutečné náklady na akci (pronájem sportoviště, ubytování, cestovné) doprovodné výdaje (náklady na zajištění doprovodného programu, vstupné, odměny) požadovaná odměna organizátora U akcí, kde se náklady liší podle počtu účastníků, protože ne vždy je možné zaplnit celou kapacitu (viz badminton, bowling, kulečník apod.), se musí provést detailnější analýza a výpočet nákladů pro každý konkrétní počet účastníků. Například připravujeme akci Billiard : předpokládaná max. kapacita 12 osob, 3 stoly po 4 cena 120 Kč/1 hod./1 stůl nejsou možnosti slev stůl je možné odhlásit týž den není požadována záloha; platba je možná hotově nebo kartou po skončení hry délka hry 2 hod. Počet účastníků Počet stolů Náklady (Kč) Cílem rozpočtu je neměnná cena akce pro účastníka. Stálá u pravidelná akce. Nezávislá na počtu učastníků. Rozpočet akce musí počítat s možností neúplného obsazení akce.

8 Určení ceny pro účastníky (v rozpočtu počítáme cenu pro členy) Systém dvojích cen : členové základní cena (vč. příspěvku na projekt) nečlenové sdružení + cca 5-10% Do předběžné bilance se počítá s cenou členů. Příspěvek na projekt je různý cca 20Kč (víkendové akce Kč) - ideálně 10-15% Z této analýzy byla za optimální cena 90Kč pro účastníka a 100 Kč pro nečleny. Poté je již možné vyplnit tabulku Finance akce na webu. garant akce: organizátor zodpovědný u akce za finance (vždy pouze 1 osoba) počet vstupenek: propisuje se ze základního formuláře akce, kde lze také změnit cena pro členy a nečleny: vyšlá z analýzy cen příplatek na místě: běžně 20Kč (u akcí rozepsaných do více hodin 10Kč) termín splatnosti: základní termín splatnosti, kdy proběhne první kontrola plateb. V tuto chvíli by měly být všechny platby od účastníků na účtě. Termín splatnosti musí být min. 2 pracovní dny před termínem nutné úhrady záloh a dalších přímých nákladů (potvrzení rezervace a počtu míst, den odeslání zálohy) termín úhrady zálohy a její výše a způsob (nepovinné, pokud není potřeba platit zálohu) (bude přidáno v nové verzi)

9 termín poslední platby: když se někdo přihlásí po termínu splatnosti, tak se mu vystaví požadavek k platbě na 3 pracovní dny. Poslední termín splatnosti je nejzazší datum, kdy lze zpracovat data z banky (maximálně den před akcí) čas uzavření přihlašování: do této chvíle je možné se na akci přihlašovat a uhrazovat ji ze zálohy, byť již všechny termíny pro bezhotovostní bankovní převody vypršely. Po tomto čase už se na akci nelze přihlásit ani přes web, tudíž seznam účastníků je již finální a neměnný. Nastaví si organizátor podle toho, kdy je schopen si elektronicky ověřit finální seznam uhrazených míst. Např. než odejde z práce na akci jen pokud si je schopen ověřit seznam online, může nastavit čas začátku akce termín úhrady akce nebo doplatku a její výše a způsob (povinné vždy) (bude přidáno v nové verzi) povolit platby na místě - organizátor se rozhodne, zda chce u akce aktivovat funkci Žádost o platbu na místě hlavní náklady akce - doplní z přípravy rozpočtu včetně popisu vedlejší náklady akce - doplní z přípravy rozpočtu včetně popisu specifické podmínky placení akce a storno poplatky - velké textové pole příjmy od neregistrovaných - doplní po skončení akce (bude zrušeno) fakturační údaje (adresa, IČO, kontaktní údaje) (bude přidáno v nové verzi) Jaký má smysl termín poslední platby, pokud je již akce obsazena a zaplacena? Z akce se například může někdo odhlásit a náhradník musí dostat možnost zaplatit za akci standardní cestou platebním příkazem. Je možné doobsazovat volná místa na kurtech bezprostředně před akcí a využít k tomu plně rezervační systém. Nastavením nesprávných termínů zablokujete systém Pozor na termíny a rezervace Pokud se akce koná v neděli nebo v pondělí, uvádějte jako poslední termín kontroly plateb již pátek. Potvrďte si radou, že bude někdo k dispozici pro import plateb v sobotu dopoledne. Pokud není možné zajistit import plateb během víkendu, nastavte termín kontroly plateb na čtvrtek. Příklad k termínu splatnosti : v úterý máme termín splatnosti vstupenek do divadla Platbu musíme provést nejpozději v pondělí Termín splatnosti musí být nejzpoději v pátek Takto připravenou akci organizátor dává akci ke schválení přidělenému hlavního organizátorovi. Pokud je organizátor akce i současně hlavní organizátorem, akci si schvaluje sám. Před vyhlášením akce několikrát zkontrolujte, že je akce dostatečně připravena a vše je správně nastaveno. Některé údaje nelze po vyhlášení měnit: cenu akce termíny splatnosti - nelze posouvat zpět na dřívější termín (nemůžeme zpětně požadovat dřívější úhradu akce, taktéž účastník má nárok o vrácení platby bez storna do původního termínu splatnosti v době objednávky, tj. přihlášení na akci a vygenerování požadavku k platbě)

10 3.1.4 Odměny za organizaci Pokud organizátor očekává odměnu za svoji činnost, byť za perfektně uspořádanou, úspěšnou a ziskovou akci nebo jako úhradu svých osobních nákladů s realizací akce, musí tuto skutečnost oznámit před vyhlášení a částka musí být zahrnuta v rozpočtu akce. Odměny, které nebyly požadovány před akcí nebo jejich vyšší míra, lze získat jen v případě výraznějšího zisku akce oproti předpokládané bilanci. Radou schválené možné výše odměn jsou orientačně stanové takto: 50% při účasti na 10 osob, při účasti nad 20 osob až 100%. Organizátor si musí být vědom, že jeho odměna zdraží akci pro všechny účastníky a musí to být schopen obhájit před členy sdružení.

11 3.2 Schválení a vyhlášení akce Posouzení akce Garant akce podle dodaných informací v Návrhu akce (Draft/Koncept) posoudí akci následovně: Formální podmínky: správnost všech údajů místo konání a srazu - uvést přesně adresu včetně města, ulice a čp. nutná interpunkce, spisovná čeština příp.slovenština popis akce - odstranit nadbytečné formátování textu (z Wordu apod.) šetřit s barvami a zvýrazněním textu přidat informace o poznávacích znameních pro nováčky přiložený obrázek (alespoň ilustrativní) Provozní podmínky: posoudí dodané informace, popis akce, termín a pak teprve pověří organizátora provést rezervaci ohledně termínu akce se musí hlavní organizátor poradit s radou o realizaci akce, pokud se termínem kryje s jinou akcí sdružení stejné kategorie po ověření, vyzve organizátora k zajištění rezervace rezervaci může též provést sám, pokud organizátor nemá dostatečná oprávnění, např. v rezervačním systému Rezervace Povinnost o rganizátora akce : pro kapacitu akce rezervovat místa a uchovat potvrzení rezervace spolu s rezervací musí být dohodnuta platnost (termín splatnosti) rezervace musí být provedena na adresu sdružení: Společné aktivity o.s., K Šafránce 563/3, Praha 9, , IČO: Kontaktní osobou musí být hlavní organizátor pokud nelze získat písemné potvrzení provedené rezervace, organizátor si zaznamená datum a čas, kdy rezervaci provedl (např. telefonicky) a případně i jméno osoby, s kterou komunikoval Vyhlášení akce Po provedení rezervace organizátor informuje hlavního organizátora a ten akci schválí. Není možné, aby byla provedena rezervace a akce nebyla vyhlášena, pokud tomu nic nebrání. Placené akce musí být vyhlášení v dostatečném předstihu, aby byl dát čas účastníkům k obsazení kapacity a uhrazení a splnění všech termínů.

12 Doporučené termíny: placené akce se připravují min. 3 týdny předem akce by měla být vyhlášena min. 5 pracovních dní před termínem splatnosti termín splatnosti víkendových akcí by měl být min. 1 týden před začátkem akce (víkendové akce se zpravidla připravují 4-6 týdnů předem). O akcích, které jsou vyhlašovány v kratším termínu, méně jak 14 dní předem, musí být informována rada a musí být v systému označeny s příznakem na poslední chvíli Odpovědnost za schválení akce V případě, že organizátor akce provede nedostatečnou kontrolu schvalované akce nebo vypublikuje akci v rozporu s tímto předpisem, je to povinen parametry akce neprodleně opravit poté, co je zjistí nebo je k tomu kýmkoliv vyznán. Pokud například termíny akce nelze změnit, provede zrušení, duplikaci a znovu vyhlášení opravené akce, rozešle účastníkům omluvnou zprávu a přidá znovu do seznamu všechny předtím přihlášené. V případě opakovaných nedostatečně připravených akcí, může člen rady okamžitě dočasně omezit oprávnění organizátorovi ve webové aplikaci a to až do doby, kdy bude organizátor přeškolen. Ano, příprava rozpočtu akce může zabrat minut; případná oprava a následné řešení vzniklé situace i několik hodin dalších hlavních organizátorů!

13 3.3 Realizace akce Realizace akce začíná vypublikováním akce veřejně na webových stránkách Povinnosti organizátorů před akcí Organizátoři organizátor se zavazuje realizovat akci v publikovaném rozsahu a kvalitě s účastníky akce průběžně komunikuje, reaguje na dotazy, doplňuje chybějící informace v případě důležité změny v akci je nutné neprodleně poslat Vzkaz organizátora vybraným skupinám přihlášených nemá-li organizátor potřebná oprávnění, v případě záležitosti týkající se plateb účastníků, kontaktuje vždy garanta akce pokud je u akce povolena platba na místě, mohou organizátoři na vlastní odpovědnost potvrdit platbu na místě účastníkovi, pokud o to požádá organizátoři mohou schválit pozdější splatnost akce některému z účastníků, pokud o to požádá. V obou případech však organizátor, který požadavek schválil, nese plnou zodpovědnost za úhradu akce, pokud účastník na akci nepřijde nebo nezaplatí v případě platby za akci v hotovosti může požádat pokladníka předem o hotovost, avšak v dostatečném předstihu; jinak uhradí akci ze svých zdrojů a část mu bude následně, nejpozději na pravidelném srazu, uhrazena Garant akce průběžně sleduje realizaci akce, pokud ji má na starosti jiný než hlavní organizátor Pokud organizátorovi vzniknou důvody, pro které nemůže akci zajistit, musí za sebe najít náhradního organizátora a o tom informuje hl. organizátory a radu. Neprodleně informuje ostatní hlavní organizátory a radu v případě, že se náhradního organizátora nepodařilo najít. Odpovědnost původního organizátora k akci tím není dotčena. Pokud se organizátor vzdá organizace akce nebo ji dostatečně nezajistí, rada může rozhodnout o zrušení akce, pokud nenajde náhradního organizátora. Takové jednání organizátora však může být chápáno jako hrubé porušení pravidel sdružení a organizátorovi může být zakázána budoucí aktivní činnost.

14 3.3.2 Kontrola kapacity akce Organizátor po kontrole plateb pro termín splatnosti ověří, kolik účastníků má uhrazeno a podle toho změní rezervaci a současně upraví kapacitu akce, informuje o tom garanta akce navýšení kapacity je možné pouze v případě výrazného počtu náhradníků (pozice náhradníka není v systému nijak závazná, závazné je jen zaplacení akce) změnu rezervace musí schválit garant akce hlavní organizátor také při každé změně kapacity akce nebo nákladů zaktualizuje též záložku Finance akce, aby se ve finančních přehledech zobrazovala správná data. Organizátoři akce v současném stavu požádají oprávněné osoby včas o provedení importu z internetového bankovnictví a spárování plateb, pokud k tomu nemají sami oprávnění. Pokud nejsou organizátoři schopni zaplnit původní kapacitu akce a rezervace nelze změnit, informuje o tom ihned hlavní organizátory sdružení a radu a ta rozhodne o dalším postupu. Jedno z řešení nedostatečně obsazené akce může být i její zrušení a vrácení zaplacených úhrad přihlášeným účastníkům. Akce nesmí být ztrátová, pokud ovšem z nějakých konkrétních důvodů nebylo radou předem rozhodnuto jinak (např. propagační akce). V případě, že se akce nepodaří naplnit, proběhne a bude ve ztrátě, ztrátu hradí organizátoři a garant akce, pokud se prokáže, že např. včas nereagovali na situaci a nedostatečný zájem o akci Úhrada rezervace akce Před jakoukoliv úhradou musí být k dispozici (zálohová) faktura s patřičnými údaji o obou stranách. Při platbě v hotovosti musí být navíc vždy sdružení vydán platný příjmový doklad, opět se všemi náležitostmi. Organizátoři včas provedou úhradu rezervace akce nebo požádají min. 2 pracovní dny předem člena rady o provedení platby. Platba za rezervaci musí být provedena tak, aby v den splatnosti přišla na požadovaný účet. Opožděná žádost o provedení platby a případná komplikace nebo ztráta jde na úkor organizátora nebo garanta akce a je chápána jako výrazné porušení předpisů sdružení.

15 3.3.4 Změny v akci po vyhlášení Obecně je potřeba mít na paměti, že všichni, kteří se na akci přihlásili, souhlasili s termínem, místem a popisem akce v době přihlášení. Jakákoliv větší změna může mít za následek, že účastník bude chtít odstoupit od účasti a požadovat vrácení celé platby. To je v případě zásadních změn (změna místa, termínu, ale i času) z jeho strany zcela oprávněné. Organizátor, garant po vyhlášení akce mohou upřesňovat program akce, nesmí však změnit její charakter po dohodě s radou může být místo akce změněno, může být zkrácen termín akce V případě, že rada nebo předseda sdružení rozhodne o změně termínu, musí být akce zrušena a vyhlášena znovu Přihlašování na akci Veškeré následující procesy jsou zautomatizovány. Organizátor nemá možnost do nich zasahovat jinak, že může provádět potvrzování rezervací, odhlašování a ostatní úkony za účastníky. Organizátor nemůže ovlivnit pořadí ve frontě apod Termíny splatnosti Účastníci přihlášení na akci před termínem mají založenu rezervaci do dne termínu splatnosti. Rezervace je aktivní až do chvíle, kdy je pro den splatnosti proveden import plateb. Do této doby se účastník nevyřadí. Př.: termín splatnosti je pátek Rezervace je do :00 (půlnoc). Pokud import za pátek provedu až v neděli ve 13h, účastníka, jehož platba nedorazila, systém vyřadí až v neděli. V čase bezprostředně před termínem splatnosti nebo po termínu se rezervace prodlužuje a učastníkovi se nastavuje tzn. odložený termín splatnosti, aby byl schopen zrealizovat bankovní převod a uhradit účast na akci. Minimální doba splatnosti pro účastníka je 3 pracovní dny. Nejzazší termín splatnosti je den, který se nastavuje v kolonce termín poslední platbyi a musí to být min. 1 den před akcí, aby mohlo dojít k importům plateb. Př.: termín splatnosti je čtvrtek 3.5. a akce se koná U akce je poslední termín splatnosti nastavený na úterý 8.5. Na akci se přihlásím v pondělí 30.4, termín splatnosti je čtvrtek 3.5. (běžný termín) Na akci se přihlásím ve středu 2.5., termín splatnosti se mi nastaví na pátek 4.5. (odložený termín) Na akci se přihlásím v pondělí 7.5., termín splatnosti je úterý 8.5. (poslední možný termín) Na akci se přihlásím v úterý pozdě večer 8.5., termín splatnosti je úterý 8.5. (poslední možný termín) V případě, že při kontrole plateb není přijata požadovaná platba, je účastníkovi zrušena rezervace. Pokud je jiný účastník ve frontě náhradníků, uvolněné místo se pro něj automaticky zarezervuje.

16 Fronta náhradníků Pokud se k akci zájemce přihlásí v době, kdy je plně obsazena, založí se mu v systému záznam ve frontě náhradníků. Fronta si udržuje pořadí podle toho, kdy se účastníci do fronty zařadili. Zároveň však platí pravidlo, že ve frontě náhradníků mají přednost členové sdružení před nečleny. V případě uvolnění místa u akce se prvnímu uživateli mezi náhradníky založí rezervace, která slouží k potvrzení zájmu o akci, případně k uhrazení účasti. Délka rezervace závisí podle vztahu k termínu splatnosti akce, před termínem splatnosti je 2 dny, po termínu splatnosti 8 hodin. Pokud v tomto období účastník místo nepotvrdí, rezervace propadá a místo se uvolňuje pro dalšího účastníka ve frontě. Po potvrzení rezervace uvolněného místa, je ještě nutná úhrada akce a proto rezervace v systému zůstává, pouze se vygeneruje požadavek k platbě. Úhrada řídí se pravidly pro termín splatnosti úhrady účastníka (předchozí kapitola). Uvolněné místo lze po posledním termínu splatnosti uhradit pouze pokud má zájemce dostatečnou výši prostředků na záloze k okamžitému uhrazení akce Odhlašování po termínu Účastník odhlášený z uhrazené akce po termínu splatnosti má právo získat finanční prostředky zpět pouze v případě, že akce byla plně obsazena - např. se našel náhradník. Při odhlášení z akce po termínu splatnosti se všem potenciálním zájemcům odesílá upozornění, že se na akci uvolnilo místo. Neodesílá se těm, kteří označili, že se neúčastní a těm, kteří nemají žádnou kategorii akce mezi zájmy Evidence účastníků před akcí Organizátor po uzavření přihlašování na akci si 1 z organizátorů na webu vytiskne finální seznam přihlášených a přehled plateb všichni, kteří byli vyřazeni nebo nepřihlášeni a na akci dorazí, musí zaplatit na místě s přirážkou Úhrada akce na místě: platba na místě pouze po předchozí včasné žádosti a ve výjimečných případech umožněna jen stálým účastníků a lidem, které známe osobně a víme, že jsou spolehliví. Pokud někdo oznámí, že zaplatí na místě a nedorazí, předpokládá se, že dlužnou částku uhradí a to nejpozději do příští akce, jinak se nebude moci účastnit žádných akcí a žádná další platba na místě mu nebude dovolena. Pokud akci nedoplatí, účast hradí ten organizátor,který platbu na místě povolil. Platba na místě je s přirážkou - výše přirážky je uvedena u akce (pokrývá zvýšené náklady s evidencí hotovostních plateb). obsazení volného místa na poslední chvíli (tj. v den konání akce) - pokud je volné místo bezprostředně před akcí, může účastník na akci přijít, ale bere na vědomí, že pokud osobně nezkontaktuje organizátora, nemá jistotu, že místo bude volné. Akci uhradí na místě nebo na webu ze složeného zálohy, případně po dohodě možno u stálých účastníků dodatečným stržením částky ze zálohy, pokud tam je dostatečná částka.

17 nováčkům, kteří se zaregistrovali do projektu bezprostředně před akcí a nestačí již odeslat platbu na účet, může být po předchozí dohodě s organizátorem umožněna platba na místě bez přirážky Průběh akce Organizátor musí být na akci včas, náležitě uvítat účastníky a zejména nováčky aby se minimalizovaly situace, že akce nemůže začít nebo že se účastníci nenajdou, doporučuje se, aby se organizátor dohodl s jiným organizátorem nebo členem SA, kteří také budou na srazu pro případ nenadálé situace, kdy jediný organizátor nečekaně dorazí pozdě a nikdo další nemá žádné další informace pokud akci z nějakých neočekávaných důvodů zjištěných na srazu nelze realizovat, organizátor vždy okamžitě informuje radu pokud se podařilo situaci vyřešit původně ohlášeným náhradním programem stačí informovat zpětně hlavní organizátory Během akce: seznámit nové členy s dalšími akcemi a fungováním projektu předat propagační materiály projektu účastníkům - vizitky, letáčky, samolepky (vyžádá si předem od sdružení) vysvětlit pravidla hry nebo průběhu akce, pokud se někdo zeptá, případně předat vytištěná pravidla (stačí 1 na tým) Garant akce finanční záležitosti akce řeší výhradně garant nebo jím příp. radou pověřený organizátor člen sdružení. Na něm je veškerá odpovědnost za finanční prostředky v průběhu akce. dle seznamu účastníků vybere od účastníků, kteří platí na místě částku za akci + přirážku ve výši uvedené u akce (přirážku neplatí organizátoři akce) Nelze akceptovat pozdější bezhotovostní platby od účastníků - platby přijaté v den konání akce a později není možné akceptovat. Takový účastník musí zaplatit znovu a s přirážkou. Rozhodující je pro organizátora seznam na webu v den konání akce po termínu uzavření přihlašování.

18 3.4 Uzavření akce Garant akce do 24 hodin po skončení akce: zaktualizuje Seznam účastníků akce na webu (přidat nepřihlášené účastníky apod.) zaeviduje všechny účastníky, kteří akci platili na místě - funkce Přidat účastníka (s platbou na místě) v Seznamu účastníků akce. Pokud účastník uhrazoval na místě více akcí (hodin), přirážka za platbu na místě se mu zadá jen u jedné z akcí. U ostatních akcí hl. organizátor přidá účastníka standardní funkcí Přidat účastníka do systému zadá přijaté platby od účastníků na stránce Zadat hotovostní platbu k akci - pokud účastník platí více akcí na jednou, neuvede ve formuláři VS je povinnost do formuláře na webu uvést číslo vydaného příjmového dokladu zaeviduje skutečné náklady akce v části Finance akce do 15 dnů od skončení akce a nejpozději do 10. dne následujícího měsíce po konání akce: předá vytištěnou bilanci akce Tisk bilance nebo se považuje na webu jako kompletní předá pokladní platné účetní doklady pro veškeré náklady akce. Na základě těchto dokladů pokladní vyplatí hotovost. V případě neuznání dokladu, doklad nemusí být proplacen z prostředků sdružení! předá pokladníkovi veškeré úhrady od účastníků včetně přesné evidence (kdo zaplatil, kolik, poplatek za platbu na místě apod.) vyřídí případné refundace plateb nebo požádá o jejich schválení člena rady Účetní pro provedené kontrole všech dokladů, plateb akce a kontrole kladné bilance, uzavře akci příslušnou funkcí na webu Finance akce a to nejpozději do 15. dne následujícího měsíce po skončení akce v případě nesrovnalostí v bilanci akce, vyzve garanta akce k nápravě; pokud garant neučiní nápravu do týdne nebo situaci nevysvětlí, tak účetní informuje radu, která dále rozhodne o řešení situace Doporučení pro organizátory pro zvýšení propagace proběhlých akcí sepíše nebo pověří některého jiného účastníka k sepsání zápisu z akce. U pravidelných akcí není nutné provádět zápis pokaždé, pouze u významnějších akcí, např. badmintonový turnaj, víkendový pobyt apod. zajistí, aby byly zveřejněny fotografie z akce, alespoň od jednoho z foto-dokumentujících účastníků Cílem je, aby se noví návštěvníci stránek dozvěděli maximum o pořádaných akcích, umět opakovaně zhodnotit úspěch proběhlých akcí.

19 3.4.1 Refundace plateb Podmínky vrácení platby: před uhrazením akce a připsáním platby k akci se může účastník odhlásit bez omezení po uhrazení akce je možné se odhlásit před oficiálním termínem splatnosti akce bez storno poplatku (automatická refundace) po uhrazení akce a odhlášení po oficiálním termínu splatnosti akce se úhrada akce vrací pouze v případě naplnění celé plánované kapacity akce anebo v případě, že je sdružení účtován skutečný počet účastníků akce pokud si za sebe odhlášený najde náhradníka, musí se s ním vyrovnat mimo rezervační systém Společných aktivit nebo to musí oznámit organizátorům včas před akcí (v takovém případě je odhlášenému účtován základní storno poplatek) Storno poplatky: základní manipulační storno poplatek při vracení platby po termínu splatnosti je 30Kč tento storno poplatek neplatí hlavní a stálí organizátoři (schválení dle stanov) Účastníkovi, který nesplní podmínky pro vrácení plateb, platba za akci propadá. V případě, že se z akce odhlásilo více účastníků, platby se vrací podle času odhlášení z akce, který je dostupný v seznamu účastníků. Organizátoři jsou povinni tyto pravidla důsledně dodržovat. Refundace plateb vyřizuje v tuto chvíli předseda sdružení a požadavky na refundace se vkládají skrz helpdesk s odkazem na konkrétní platbu a se zdůvodněním pro vrácení platby vycházející z podmínek. Organizátor akce může sám navrhnout dodatečné podmínky pro vrácení platby, pokud je uvede ve speciálním poli při vyhlášení akce a ne později. Takové podmínky nesmí být v rozporu s obecnými pravidly a musí být pro sdružení výhodné. Upravené podmínky musí vždy schválit rada.

20 3.5 Dodatečná ustanovení Garant akce je povinen vždy během přípravy, realizace, ale i po skončení akce doložit neodkladně členovi rady nebo dozorčí komise po výzvě veškeré doklady, výpočet rozpočtu akce a evidenci účastníků. Na žádost člena sdružení účastnícího se akce může dozorčí komise prověřit finance a kvalitu akce. Výsledek šetření musí provést do 15 dnů a zveřejnit na webu pro členy sdružení. V případě závažných nedostatků a nesrovnalostí ve financích a neprovedené nápravě do 30 dnů může být ze své pozice předsedou sdružení odvolán hlavní organizátor, pokladník nebo účetní. Odvolaný člen hradí veškeré náklady nápravy svých pochybení..

21 4. Provozní záležitosti sdružení 4.1 Role pokladníka Pokladník je člen sdružení, který vede pokladnu a eviduje veškeré hotovostní. Odpovídá za stav pokladny, který musí být v souladu s evidencí na webu a s účetnictvím. Pokladnu vede Laďka Zikmundová. Pokladník, společně se členy rady, může nakládat s finančními prostředky, je oprávněn k přístupu na bankovní účet (Jiří Pouček, Josef Dušek, Ladislava Zikmundová) Vedení pokladny kontroluje každé 3 měsíce dozorčí komise. Pokladník má právo na zvýhodněnou účast na akcích, o tom na žádost rozhodne rada. 4.2 Role účetní Účetní je člen sdružení, který vede účetnictví sdružení. Přebírá doklady, faktury od pokladníka a organizátorů, používá výpisy z platebních karet a pohybů na bankovním účtu. Účetnictví a daňové přiznání zpracovává Jana Schovancová (role hlavního organizátora je vázána na provádění této činnost pro sdružení). Povinnosti pokladníka a účetní jsou povinni zkontrolovat formální náležitosti účetního dokladu (název organizace, IČO, datum plnění, popis plnění (např. ubytování 7 osob na 2 noci ) akce za daný měsíc musí být uzavřené do 25. dne následujícího měsíce v případě opakovaného nesplnění této povinnosti a zpoždění delším než 1 měsíc, může rada odvolovat člena z této funkce roční účetní uzavírka musí být předložena dozorčí komisí a předána ke schválení radě nejpozději do 1. března následujícího roku; při nesplnění této povinnosti vyplývající ze stanov, vyzve rada dozorčí komisi k rezignaci Účetní má za svoji činnost právo na zvýhodněnou účast na akcích, o tom na žádost rozhodne rada.

22 4.3 Přístup k bankovnímu účtu sdružení Člen rady, pokud o to požádá předsedu sdružení, může získat plný přístup k bankovnímu účtu. Účetní může získat přístup k bankovnímu pro čtení a provádění a tisk výpisů. Přístup k účtu pro čtení by měl mít vždy min. 1 člen dozorčí komise. Pokud majitel oprávnění přístupu k bankovnímu účtu sdružení již po volbách není v původní pozici, předseda sdružení zajistí odebrání oprávnění k bankovnímu účtu, případně zablokování platební karty. Bankovní účet: FIO banka Číslo účtu: /2010 Přístup k účtu má ke dni : Jiří Pouček - plný Ladislava Zikmundová - plný Josef Dušek - plný (bude omezeno, již není člen rady) Jana Schovancová - pro čtení Platební karty máme v ceně programu 2 zdarma. Držiteli jsou od května 2011: Jiří Pouček a Ladislava Zikmundová.

23 4.4 Hlavní organizátoři Hlavní organizátoři pro období duben-říjen 2012: Jiří Pouček Ladislava Zikmundová Jana Schovancová Martin Lipár Michal Čihař Petra Venclíková Jana Kudrnová-Moravcová (do října 2012) Josef Dušek (do ) Petr Harant (do ) Kontrola kvalifikací dle stanov proběhla dne Další kontrola kvalifikací musí proběhnout do Organizátoři Od : František Pudil (pozastaveno) Marek Botek Tomáš Doležal (nepodepsáno) Miroslav Zvolský (nepodepsáno) Od : 1. Lenka Špačková LenkaS 2. Roman Červenka roman.cervenka 3. Pavel Dufek Nerothar 4. Jana Jandová Jana J. 5. Petra Veselá timšel 6. Jaroslava Hrabcová Jajda 7. Robert Kočí 1eskymak 8. Eva Špelinová Effa 9. Iva Ulbrichová Jesterka 10. Gabriela Uhrová Lioneska 11. Markéta Janatová Kytka Miloslav Malý Miloslav 13. Petra Vymětalíková pvymet

24 4.6 Helpdesk Nastavení notifikací: č. Kategorie Veřejné Interní Notifikovaní k řešení 1 Web - hlášení chyby x 2 Web - změna funkcionality x 3 Web - návrh nové funkce x 4 Web - vzkaz vývojářům 11 Akce obecně - nabídka organizování 12 Akce obecně - dotaz organizátora 13 Akce obecně - dotaz účastníka 14 Akce obecně - návrh na aktivitu x 15 Akce - stížnost na účastníka 16 Akce - stížnost na organizátora 21 Sdružení - nabídka výpomoci 22 Sdružení - nabídka spolupráce (IČO) 23 Sdružení - obecný dotaz 24 Sdružení - stížnost dozorčí komisi 25 Sdružení - stížnost radě 26 Sdružení - vzkaz dozorčí komisi 27 Sdružení - vzkaz radě 28 Sdružení - vzkaz předsedovi 31 Sdružení - Interní úkol x 41 Platby - dotaz na platbu 42 Platby - dotaz na fin. příspěvek 51 Jiné.. 61 Žádost o zrušení registrace

25 4.7 Kontakty Rada: Informováním rady se rozumí zaslání mailu na nebo v případě nutnosti rychlého řešení se však všem doporučuje komunikovat telefonicky. Dozorčí komise: Je též možné využít příslušnou kategorii helpdesku. V Praze dne... Podpisy členů rady Jiří Pouček: Ladislava Zikmundová: