Implementace aplikace pro modelování organizačních schémat ve větší organizaci.

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze Elena Soboleva Implementace aplikace pro modelování organizačních schémat ve větší organizaci. Bakalářská práce 2012

2 Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Implementace aplikace pro modelování organizační schémat ve větší organizaci zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.

3 V Praze dne: Podpis

4 Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala své vedoucí práce, PhDr. Heleně Kučerové, za cenné rady, připomínky a podněty, abych tuto práci mohla úspěšně dokončit. Dále bych chtěla poděkovat Františku a Zuzaně Mikovým za zkušenosti a znalosti, které jsem získala v průběhu odborné praxe. Také bych chtěla poděkovat mé rodině a přátelům za podporu během studia.

5 Anotace. Tato práce obsahuje popis průběhu procesu implementace aplikace pro modelování a správu organizačních schémat pro společnost NV a.s. Cílem je na základě požadavku klienta prozkoumat jednotlivé řešení nástrojů organizování a na příkladu konkrétního projektu provést analýzu implementace jednoho z řešení pro modelování. Práce je zaměřena na farmaceutický podnik a popis kompletního nástroje pro práce s organizačními schéma. Ukázalo se, že zvolený nástroj dokázal udělat z obyčejných personálních dat přehled informací, které pomohly podniku zefektivnit vlastní rozhodování, plánování, ušetřit čas a zlepšit obecný přehled o organizační struktuře podniku. Navrhovaná řešení přinesla spoustu výhod, jedná se o moderní dynamický nástroj pro zpracování a prohlížení organizačních změn, který zefektivnil a usnadnil práci oddělení HR, manažerů a personalistů. Abstract. This thesis includes the description of the implementation process of tool for organization schemes modeling in NV a.s. company based on clients' demands and company requirements. The aim of the thesis is to scrutinize particular solutions of organization tools and perform analysis of one modeling solution based on the example of a specific project. This thesis is focused on the concrete example of pharmaceutical company and the description of a complete solution. The individual tools are then rated and the implementation process of the new solution is analyzed. It turned out that with the selected tools it was possible to change regular data into information overview that helped the enterprise to make its own planning and decisionmaking process more effective to save time, to improve general overview of the enterprise structure and development. Offered solution was very beneficial meaning the modern tool for processing and viewing organization changes. In addition it made it easier and more effective for HR departments and managers to operate.

6 Obsah 1 Úvod Teoretická část Organizování a organizační struktura Typy organizačních struktur a jejich členění Uplatňování rozhodovací pravomoci Liniové (lineární) organizační struktury Štábní organizační struktury Kombinované struktury Sdružování činnosti Funkcionální struktury Výrobkové struktury Ostatní účelové struktury Míra delegování pravomoci a zodpovědnosti Centralizované struktury Decentralizované struktury Členitost (rozpětí řízení) Ploché nebo široké rozpětí řízení Úzké nebo špičaté rozpětí Časové trvání Výběr organizační struktury Společnost HumanConcepts a její OrgPlus řešen OrgPlus Řešení Produkty OrgPlus OrgPlus Enterprise dynamická organizační schémata Moduly OrgPlus Enterprise Cíle OrgPlus Enterprise OrgPlus Premium podpora organizačních změn OrgPlus Professional automatizace organizačních změn OrgPlus Standard kreslení organizačních schémat OrgPlus OnDemand Praktická část vlastní projekt Obecný popis projektu Průběh projektu Časový průběh projektu Předimplementační fáze Implementace Fáze předaní do rutinního provozu Závěr Seznam obrázků a tabulek Literatura... 53

7

8 1 Úvod Téma bakalářské práce Implementace aplikace pro modelování organizačních schémat ve větší organizaci bylo zvoleno z důvodu stále se zvyšujícího zájmu o rychle se rozvíjející moderní technologie podnikové informatiky a managementu. Oblast organizačního managementu zaujala mně ještě v průběhu studia řady oborových předmětů a to především díky novým a rychle se rozvíjejícím metodám, procesům a aplikacím podnikové informatiky. Tyto moderní metody jsou založeny na přeměně obyčejných dat podniků na poznatky a užitečné informace vhodné pro rozhodování, zobrazování a organizování. Metody a nástroje otevírají možnost pohledu na data jako na vícerozměrné objekty struktury. Cílem této práce je prozkoumat jednotlivé členění a klasifikace organizačních struktur, na příkladu konkrétní společnosti HumanConcepts a nástrojů OrgPlus, popsat a zanalyzovat jednotlivé řešení pro modelování struktury podniku. Práce je zaměřena na konkrétní příklad farmaceutického podniku, popis průběhu implementace kompletního řešení pro zobrazování organizačních schémat, které pomáhá stovkám firem po celém světě řešit problémy vizualizace a strukturalizace dat. Práce se skládá ze dvou části, teoretické a praktické. První část obsahuje teoretické základy, seznámení s pojmem organizování a organizační struktura, jednotlivé druhy klasifikace organizačních struktur, jejich krátký popis a příklady členění struktur a nástrojů. Druhá část je víceméně praktická a obsahuje popis průběhu realizace projektu a jeho jednotlivé fáze, analýzu požadavků, implementaci a hodnocení projektu. V požadavcích je specifikováno vše, co od nového nástroje očekává klient, cíle a úkoly, jež musí příslušný nástroj splňovat. Požadavky vycházejí z problémů, jejichž řešení současný systém nemůže poskytnout, ale chce dosáhnout. V průběhu celé práce jsou použity metody pozorování (např. pozorování a účast v reálném projektu implementace nástrojů pro modelování organizační struktury farmaceutické firmy), srovnávání (s pohledu obecného a ve srovnání s konkrétními nástroji). Jednotlivé nástroje OgrPlus jsou dále popsané a je analyzován samotný průběh implementace nového řešení. Teoretický základ práce vychází zejména ze studia technické dokumentace a studia odborné literatury. Praktická část vychází z technické projektové dokumentace reálného projektu implementace. 1

9 2 Teoretická část. 2.1 Organizování a organizační struktura Organizování a jemu odpovídající organizační struktury patří k základním znalostem moderního managementu. Posláním organizování je vymezit a hospodárně zajistit plánované i jiné nezbytné činnosti lidí (jednotlivců, kolektivů) při plnění cílů a dalších potřeb firmy nebo její části. Formou sdružování činnosti i lidí pro zabezpečování úkolů organizování jsou organizační struktury. Mají odpovídat potřebě koordinovat činnost dílčích kolektivů lidí při zajišťování cílů firmy a zároveň vytvářet příznivé podmínky pro spokojenost a motivaci k dosahování dobrých výsledků jejich společné práce [30] Organizování chápeme jako základní manažerskou funkce. Je to proces uspořádání jednotlivých prvku podnikového systému, aktivit, koordinace, kontroly firemních vztahu tak, aby maximálně dosáhnout stanovených cílů. Vnějším projevem organizování je vnitropodniková organizační struktura. Organizační struktury prošly dlouhým vývojovým procesem. Jejích charakter byl vždy ovlivněn konkrétními ekonomickými, technologickými a sociálními okolnostmi. Organizační vývoj se nezastavil dodnes. V průběhu vývoje a rozvoje organizací postupně vznikaly hierarchické, hybridní organizační struktury, které těžko specifikovat a charakterizovat. V dnešní moderní době existuje poměrně hodně způsobů, jak organizovat pracovní síly ve své společnosti. Pro každý jiný typ firmy jsou vhodné své praktické uplatnění organizačních struktur. Klasifikace organizačních struktur není dosud jednotná, základních charakteristik může být celá řada. Na začátku je nutné charakterizovat obsahové zaměření procesu organizování. Na organizování jsou kladeny určité nároky. Shrnul tyto požadavky americký odborník Ernest Dale, jehož teorie označována jako OSKAR dle prvních písmen požadavků. Pro dobré organizování je potřeba zvládnout tyto dílčí procesy: [3] Objectives (cíle podnikatelských činnosti) Proces stanovení a uspořádání cílových činností, kteří jsou nutné pro fungování řízení podniku jako celku. Specialization (specializace) Stanovení a zajištění racionální dělby práce pro uskutečnění stanovených činnosti, a to pomoci výhod specializace, profesní a kvalifikační úrovně zaměstnanců. 2

10 Coordination (koordinace) Sdružení vymezených činností takovým způsobem, aby odpovídaly potřebám účelného podnikového řízení a vedly k dosažení předem stanovených hospodářských cílů. Authority (pravomoc) Stanovení a přiřazení jednotlivých rolí a úloh lidí, ve většině případu u vedoucích pracovníků, kteří budou se stanovenou pravomocí a zodpovědnosti plnit přiřazené činnosti. Responsibility (odpovědnost) Koordinace lidí, zdrojů a prováděných činnosti v časovém prostoru tak, aby dosáhnout realizaci plánovaných cílů. Každý z uvedených dílčích procesu vyžaduje stanovení míry a způsobu realizace cílů, ovlivňuje mnoho aktivit. Pomáhá udržovat pořádek v organizaci a zabraňuje vzniku chaosu. Pokud se dodržuje organizování v podniku, každý zaměstnanec má přehled, co kdy s kým má udělat, jakou odměnu dostane za práci, kdo bude vedoucí týmu, a do jaké míře samostatně může rozhodovat. Pomoci organizování vytváří se hierarchické struktura organizačních jednotek, takovým způsobem definuje se nadřízenost a podřízenost. Organizováním je možné zavést formální organizační strukturu, která bude fungovat jako samostatný řídicí systém. Každé organizování se zefektivňuje vztahy mezi organizačními jednotkami, mezi zaměstnanci, potlačuje určitá svoboda, volnost v chování jednotlivých zaměstnanců. Jednoduchým a hlavně praktickým vyjádřením organizačních struktur jsou organizační schématy, která ve většině případů zobrazují prvky a jejich vztahy. Veškeré uvedené výše informace spíše vztahují k formálním organizačním strukturám, ale správný vedoucí ten kdo věnuje velkou pozornost nejen klasice ale i strukturám neformálním. [7,9] Organizační struktura vyjadřuje formu, která zajištuje procesy a činnosti organizování. Organizační struktury přispívají a podporují k uspořádanému systematickému zabezpečení hlavních manažerských funkcí, včetně stanovení podnikové pravomoci a zodpovědnosti, sledují analytické, rozhodovací a koordinační funkce. Než začnu popisovat jednotlivé charakteristiky a druhy organizačních struktur, chtěla jsem zmínit, že organizační struktura není rozhodně to, co se nikde nezmění. Každá společnost s časem mění, nejčastějším faktorem pro změnu organizační struktury je růst a reorganizace struktury podniku. Podle teorie Graicunasovy jeden vedoucí maximálně efektivně může řídit a sledovat jenom pět 3

11 svých podřízených. Jakmile jejich počet zvyšuje se, postupně začínají unikat důležité vztahy, pozornost a kontrola ze strany nadřízeného. Pokud firma v této okamžik nezmění organizační strukturu může se zabrzdit ve vlastním vývoji. [4] 2.2 Typy organizačních struktur a jejich členění K charakteristice organizačních struktur se obvykle používá souběžně více klasifikačních hledisek tzv. vícedimenzionální označení a pohledu. Obvyklé organizační struktura je to kombinace více typů členění, kde pak objevují se dominantní klasifikační rysy. Klasifikační skupiny vycházejí z činnosti nebo jejich výsledků. Mezi základní charakteristiky klasifikace organizačních struktur patří: [8] Uplatňování rozhodovací pravomoci Sdružování činnosti Míra delegování pravomoci a zodpovědnosti Členitost Časové trvání Uplatňování rozhodovací pravomoci V uplatňování rozhodovací pravomoci nejde o pohled na jednotlivé prvky organizační struktury a jejich vazby, zejména o účelový pohled na charakter vztahů. Podle charakteristiky uplatňování rozhodovací pravomoci mezi organizačními jednotkami struktury rozlišujeme organizační struktury: liniové struktury štábní struktury kombinované struktury Liniové (lineární) organizační struktury Jednotky s přímou rozhodovací pravomocí, příkazový způsob řízení shora dolů, klasická schéma přesouvání zodpovědnosti. Lineární struktury vznikly jako první typ útvarové klasifikace na začátku v malých organizacích, kde existoval jenom jeden vrchní a zároveň řídící stupen nad pracovně-realizační vrstvou. Mají přikazovací přímou pravomoc, vedoucí vykonávají vertikální liniové řízení. Liniová struktura je vhodná pro vývoj malého podniku přibližně do padesáti zaměstnanců. S dalším zvětšováním organizací se vytváří další 4

12 stupně řízení, a zároveň s tím vznikají obtíže dodržovat strukturu. Za určitou hranici velikosti organizaci vedení není schopné zvládnout kontrolu všech podřízených zaměstnanců. Zvyšují se nároky na odbornost vedení a na výkon určitých pomocných a dílčích prací. Tyto změny přivedly k nuceným úpravám strukturálního charakteru a k vývoji dalšího typu organizační struktury. Příklad liniové struktury a její vazby můžeme prohlédnout na obrázku Liniová struktura, Obr. 1. Struktura má přímou pravomoc, tvoří řídící osu ředitel závodu, vedoucí skupiny vykonávají vertikální liniové řízení. Linioví vedoucí mají nejvyšší pravomoci a odpovědnost. Existují zde jednoznačné vazby mezi podřízenými a nadřízenými. Hlavní předností jsou jasné kompetence a jednoduché vztahy podřízenosti a nadřízenosti. [2,6,29] Obr. 1 Liniová struktura Štábní organizační struktury Štábní pracovní útvary plní především poradní funkci k zabezpečení kvalifikovaného rozhodování liniových vedoucích a jejich útvarových jednotek, doplňují znalosti do komplexních úloh liniových útvarů. Štábní skupiny se skládají z vedoucích různých oborů a oddělení, např. techniky, personalisty, účetní, ekonomy atd. Štábní podnikové vazby nejvíce vyskytují se mezi osobním štábem liniového vedoucího (sekretářky, asistenti, poradci, osobní specialisté liniového vedení) a liniovým vedoucím, nebo mezi odbornými vedoucími a liniovým vedoucím. Ve většině případů čím je větší podnik, tím jsou rozsáhlejší skupiny funkcionálního vedoucího štábu. Vedoucí potřebují jenom pro své kvalifikované rozhodnutí radu a podporu odborníků útvaru, které v žádném případě nemají řídící pravomoc a jsou jenom pomocníky. Štáby za výsledky práce liniových jednotek, kteří využívají jejich znalosti, zodpovědnost nenesou. Tato štábní klasifikační struktura nemůže existovat samostatně, vždy je to kombinace s liniovou, 5

13 funkční nebo jinou organizační strukturou. Dá se říct, že struktura slouží jako podpora organizačního vývoje podniku. Ale v tomto případě hrozí zde nebezpečí, že pod pojmem odbornost vzniknou byrokratické útvary podvazující prosperitu firmy. [29,30] Kombinované struktury Existuje několik druhů klasifikace kombinovaných struktur. Jsou to struktury: Liniově-štábní Cílově-programové Maticové struktury a pružné týmy Liniově-štábní struktura rozhodující pravomoc zůstává na liniovém řízení, ale jejich pomocné štáby mají také určité přesně vymezené řídící kompetence, všechny úkoly vypracované štáby schvaluje vedoucí, štáby přejímají rozhodovací pravomoc v určitých schválených oblastech. Liniově-štábní struktury mohou být liniové nebo více liniové, tím pádem budou mít nejrozšířenější organizační strukturu. Tato struktura vzniká, když útvar s liniovou pravomocí deleguje část svých rozhodovacích pravomocí na strukturní jednotky se štábním charakterem, jak jsem už popisovala u štábních struktur. Z původních štábních útvarů vznikají organizační jednotky s částečně liniovou a částečně štábní pravomocí. V takové situaci může vzniknout nebezpečí existence více liniových vedoucích a tím i nekonzistence ve vedení. Příklad liniové štábní struktury Obr. 2. Obr. 2 Liniová štábní struktura 6

14 Cílově - programové organizační struktury jsou netradiční struktura s konkrétními formami organizačního uplatnění. Kombinace příslušnosti k útvaru a zároveň k určitému projektu. Obecně nazývaný jako pružné nebo dynamické struktury. Jejich výhodou je přizpůsobivost měnícím se úkolům uvnitř podniku, ale i vnějším podmínkám. Využívají samo organizačních a samo řídících schopností jedinců i skupin. Maticovou organizační strukturu vytváří vedoucí projektů, kteří si vybírají nejvhodnější spolupracovníky z ostatních útvarů a s jejichž pomocí budou realizovat stanovené projektové cíle. V jedné organizaci tak vytváří se linie funkčních útvarů a linie projektových, která odpovídá za průběh a realizace jednoho nebo více projektů. Životnost organizační struktury je podmíněno dobou trvání projektu, funkce liniového vedoucího projektu je přechodná, členové tymu jsou podřízeni nejen vedoucímu projektu ale i zároveň svým funkčním vedoucím. V maticových strukturách se uplatňuje převážně týmová práce. Příklad maticové organizační struktury Obr. 3 [3,4,30] Obr. 3 Maticová struktura Sdružování činnosti V praxe se málokdy využívá se klasifikace sdružování činnosti v čisté formě, většinou je to kombinace více variant, vždycky je potřeba uvést, o jaké úrovně se bude jednat, pokud nebude uvedeno, považuje se za nejvyšší úroveň organizace. Podle hlediska sdružování činnosti se vyskytují tři typy struktur: funkcionální, výrobkové, ostatní účelové struktury. 7

15 Funkcionální struktury Princip struktury založen na funkční specializaci dílčích útvarů, které vyplňují stejné funkční činnosti pro růžné organizační jednotky podniku (útvar finanční, výrobní nebo marketingový). Základem této struktury je uspořádání, kdy má pracovník různé nadřízené pro různé oblasti. Výhodou organizační struktury je koncentrace sil na odborný rozvoj a jednotlivé řízení pro všechny dílčí činnosti systému. Problém se může nastat v případě, kdy zaměstnanec dostane od různých nadřízených vzájemně odlišní cílové zadání nebo příkazy. Funkční struktura je vhodná pro střední velké podniky, protože ty dávají nejvyšších prioritu výrobě malého počtu výrobků a vysoké úrovni specializace a kvality. Struktura má za úkol centralizovat rozhodovací procesy na nejvyšší úrovni podniku, rozhodnutí vždycky vycházejí z nejvyšší úrovně podniku. Příklad funkcionální struktury Obr. 4 [3,27,30] Ředitel Výzkum a vývoj Marketing Výroba Finance Obr. 4 Funkční struktura Výrobkové struktury Výrobková struktura je vhodná tam, kde podnik vyrábí a prodává velmi široký a odlišný sortiment produktů. Tyto struktury zakládaný na principu předmětné specializace, to znamená, že do jednotlivých strukturních jednotek (útvarů) zahrnutý výrobky, služby, technologie a činnosti. Každý druh výrobku má svůj útvar, který zajišťuje všechno co je spojenou s tím výrobkem (vývoj, výrobu, zásobování, marketing, prodej). Typickým příkladem výrobkové struktury jsou devize osobních automobilů, divize nákladních automobilů a atd. Tato forma organizační struktury umožnuje získat maximální přehled odbornosti vývojem výroby konkrétního produktů, taký usnadňuje koordinace manažerské vrstvě. Zásadou této organizační struktury je odpovědnost výrobních manažerů za zisk. Jako příklad uvádím výrobkovou organizační strukturu UNILEVER-Švýcarsko s divizemi Obr. 5 [3,5] 8

16 Obr. 5 Výrobková struktura Ostatní účelové struktury Sdružování tohoto typu zaleží na různých specifických potřebách a klasifikacích. Jedná se o specifické sdružování podle: zákazníků dodavatelů poskytovaných služeb teritoriálního určení prodeje teritoriálního nebo geografického umístění technologické uzavřenosti obslužných procesů V podstatě se jedná o modifikaci předmětného principu uspořádání organizace Míra delegování pravomoci a zodpovědnosti Jedná se o doplňkovou charakteristiku organizační struktury, která je dělí na centralizované a decentralizované. V podstatě jde o to, jak pevně vede nadřízené své podřízené útvary a do jaké míry deleguje rozhodovací pravomoc a zodpovědnost. V čisté formě obou struktur neexistuje, protože organizační struktury jsou vždy centralizované do určité míry. 9

17 Centralizované struktury Kritériem centralizace v řízení podniku, rozhodovacích pravomocí a souvisejících zodpovědností je míra rozhodování. Základem centralizované struktury je umístění rozhodovací pravomoci na vrcholu vedení, v centru organizace. Centralizace vytváří podmínky pro koordinaci a sledování řízení organizačních jednotek a vede k odstranění duplicit v běžných činnostech a funkcích. Na zjišťování informací pro řízení, podrobnější kontrolu nižších a sledování vnitropodnikových jednotek potřeba poměrně více času a tím pádem vyvolává pasivitu vedoucích pracovníků na nižších řídících stupních. Centralizovaná struktura s vysokým počtem hierarchických úrovni komplikuje rozhodovací procesy a celé řízení organizace Decentralizované struktury Základem decentralizované struktury je zmocňování. V decentralizovaných strukturách pravomoci a odpovědnosti jsou delegované na větší oblast vedoucích, vedení oddělení přebírají kontrolní a koordinační funkce. Příkladem může složit velká organizace, která se rozdělí podle určitého kritéria na dílčí organizační celky (obchodní pobočky, jednotky), které mají volnost ve svém řízení a rozhodování. Riziko vysokého stupně decentralizace může přivést k narušení komunikace v řídící vertikále.[2,7,29,30] Členitost (rozpětí řízení) Další druh klasifikace organizačních struktur, základem sledovaní je počet podřízených jednotek ve vztahu k nadřízenému. Obecně ještě označované jako rozpětí řízení, jde o hierarchickou pyramidu ve firmě, nebo její části. Rozlišuje se ploché a úzké organizační struktury se širokým rozpětím řízení nebo úzkým. Obecně platí, že struktury se širokým rozpětím řízení má vyšší míru decentralizace a delegování rozhodovacích pravomocí a s nízkým naopak. Poslední bodu tendence je taková, že organizační struktury mají plošné rozpětí, a to zejména z důvodu šetření nákladů na řízení a zkracování vzdálenosti mezi místem výkonu cíle a místem o ní rozhodující. Existuje řada základních faktorů, které ovlivňují rozpětí řízení organizace: profesionalita / odbornost nejistota úkolů závisí to na složitosti stanovených cílů vzdělání podřízených i nadřízených 10

18 fyzické rozložení úkolů vzájemné působení podobnost a klasifikace úkolů spojování úkolů standardizace procedury Ploché nebo široké rozpětí řízení Pokud počet podřízených v organizační struktuře je velký jedná se o typ organizační struktury s širokým rozpětím řízení. Každý vedoucí má hodně podřízených proto v struktuře je málo řídících úrovní a organizační schéma má podobu široké nebo ploché pyramidy. Příklad ploché struktury Obr. 6. Obr. 6 Ploché rozpětí Výhody organizační struktury s širokým rozpětím jsou takový, že každý vedoucí je nucen přesměrovat své pravomoci na podřízené, musí vytvářet kvalitní a srozumitelné planý a taký pečlivě vybírat podřízené jednotky. Ale naopak existuje riziko ztráty přehledu u vedoucího pracovníka, jeho přetížení co může převést k odkládání důležitých rozhodnutí Úzké nebo špičaté rozpětí Pokud každý vedoucí má málo podřízených, organizační struktura má podobu úzké a vysoké pyramidy nebo jak obecně ji říkají špičky. Pro organizaci není to moc vhodná struktura, protože takovým způsobem se zpomaluje komunikační kanály, kterými dostávají řídící informace od vrcholového vedení do nižších úrovní. Taková organizační struktura vždy má velký počet řídících úrovní. Příklad úzkého rozpětí Obr

19 Obr. 7 Špičaté rozpětí Výhodou struktury je že vedení a jednotlivý vedoucí mají více času na kontrolu, rychlá, regulární a častá komunikace mezi přímým nadřízených a podřízenými. Slabinou je poměrně velký počet organizačních úrovní, tím pádem z toho vyplývající vyšší náklady na řízení a občas vedoucí vstupují do činnosti svých podřízených. [3,6,8,29,30] Časové trvání Tato poslední charakteristika klasifikace je pouze doplňková a rozděluje organizační struktury na dočasné a trvalé organizační struktury. Dočasná organizační struktura U nich že předpokládá se omezené trvaní, existence uspořádání časového omezení trvání (práce týmu, dočasně odloučené jednotky). Struktura nejvíce využívaná v organizacích, kde vyžadována týmová práce. S růstem velikosti podniku roste i složitost naplnění činnosti a složitost řízení, rozhodovacích procesů, roste tok informací který je nutno zpracovávat a který vede ke kvalifikovaným rozhodnutím. Takový situace se řeší pomoci vytváření specializovaných pracovních týmů, které mají jako hlavní cíl usnadnit řešení krátkodobých projektů. Stabilní nebo trvalá organizační struktura Využívá dočasnou organizační strukturu, předpokládá se dlouhodobější trvání, nachází své opodstatnění v dlouhodobé perspektivě a přežívá v měnících podmínkách podniku. Struktura zajištuje v rámce řízení dlouhodobou perspektivu organizace. [7,27,29] 12

20 2.3 Výběr organizační struktury Každá organizace musí věnovat dostatečnou pozornost výběru organizační struktury, v opačném případě může dojít k přehnané byrokratizaci, nejasnostem v zodpovědnosti, zdržování rozhodováních procesu a vzniku vnitropodnikových konfliktů. Je důležité analyzovat všechny dostupné informací, ať jsou vnějšího nebo vnitřního původu. Faktory, které ovlivňují tvorbu organizační struktury, vždy záleží na záměrech vrcholového managementu a na tom, jaký typ struktury vyhovuje zakladatelům podniku. Existuje řada obecných faktorů, které by měli respektovat všichni vedoucí: Podnikatelská strategie Používaná technika a technologie výroby Dynamika podnikatelského okolí a inovačních procesů Procesní a kvalifikační úroveň vedení řadových zaměstnanců Velikost organizace Neformální organizační struktury Kultura firmy Etapa v životním cykly firmy Zvlášť se rozdělují faktory na vnitřní (velikost firmy, výrobně-technická základna, složitost výrobní technologie, strojní vybavení, teritoriální rozmístění) a vnější jedná se o faktory, které firma sama není schopna ovlivnit (legislativní možnosti, stabilita podnikatelského okolí, atd.). Jednotlivé faktory se většinou ovlivňují a žádný nejsou rozhodující sami o sobě. Každému faktoru je potřeba přiřadit určitou váhu při určování organizační struktury. Kvalitní a úspěšný rozvoj organizace zaleží na přesnosti a konzistence zobrazení a výběru typu organizační struktury. Organizační struktura je to základ efektivní práce pro každý podnik. V dnešní informační době existuje celá řada programů a nástrojů, které jsou používané k tvorbě organizačních schémat, například: Microsoft Visio, Microsoft PowerPoint a SmartDraw. K dispozici je taký nástroje poskytující celý systémy práce s organizačními podnikovými struktury velkých, středních a malých podniků, jsou to: Ingentis, Acquire, HumanConcepts, Cezanne Software a PeopleBoard, které umožňují společnostem různé velikosti vytvořit a pracovat s organizačními schématy ve spojení se SAP, PeopleSoft, a Oracle ERP systémy. Dále podrobněji podíváme se na jeden z tokových nástrojů. [7,9,28,30] 13

21 3 Společnost HumanConcepts a její OrgPlus řešen HumanConcepts je předním dodavatelem softwarových řešení pro podporu, rozhodování a sledovaní v oblasti pracovních síl. Řešení jsou škálovatelná pro organizace různé velikostí. Více než padesát tisíc organizací na celém světě, včetně čtyř stovek ze žebříčku Fortune 500 využívají OrgPlus ke zlepšení přehledu o pracovní síle a k řízení potřebných organizačních změn. Slouží jim k tomu informační systém zobrazovaní organizačních schémat s množstvím informací, snadno konfigurovatelnými ukazateli a pokročilými možnostmi pro modelování scénářů. HumanConcepts sídlí ve městě Sausalito v Kalifornii, USA, pobočky má ve Velké Británii, Německu a Singapuru. V České republice produkty OrgPlus od společnosti HumanConcepts představuje a reprezentuje společnost MMI s.r.o pod vedením Františka Mika. V průběhu své odborné praxe v této společnosti jsem se podílela na prvních projektech OrgPlus, překladech technické a uživatelské dokumentace, tvorbě propagačních materiálů nových produktů. OrgPlus řešení byly oceněny magazínem Human Resource Executive jako Top HR Product roku OrgPlus je plně integrován s Oracle, SAP a ostatními významnými HCM a HR systémy.[10] 3.1 OrgPlus Řešení Rozpočty a plánování Řešení usnadňuje přípravu útvarových a projektových rozpočtů a poskytuje nástroj, použitelný pro rychlé zapracování změn. Umožnuje dohlížet na více rozpočtů, zvýraznit oblasti, kde dochází k přečerpávání a upozornit na ostatní rizika. Většina organizace provádí rozpočtové a plánovací scénáře alespoň jednou za rok. Tento proces se může lišit v závislosti na velikosti firmy, odvětví podnikání, ale většina společností prochází každoročním povinným plánováním, odhadem svých příjmů a výdajů na následující rok. Tento odhad vede k přidělování a rozdělování finančních prostředků mezi odděleními, k obchodním rozhodnutím, jako vstupní informace pro financování nových výrobky nebo služeb. Největší náklady ve většině podniků jsou náklady na lidské zdroje a kapitál. Existuje mnoho tradičních způsobů, jak vytvořit a pracovat s podnikovým rozpočtem, OrgPlus systémy nabízejí dvě 14

22 důležité možnosti: vizualizace na všech úrovních v organizaci, snadné přístup a modelování pro každého manažera. Plány pracovních sil Řešení poskytuje vizualizaci veškeré pracovní síly (formou struktury) organizace v reálném čase, umožnuje manažérům efektivně sledovat informace, kontrolovat a přijímat důležité rozhodnutí. Reorganizace Základním cílem tohoto řešení usnadnit provádění veškerých změn spojených s reorganizací podniků a pomáhat manažerům při práci s aktuálními údaje o zaměstnancích. Komunikace Výhodou řešení OrgPlus je automatizace vytváření organizačních schémat a poskytování k nim bezpečného přístupu přes zaměstnanecký portál nebo podnikový intranet jen s pomoci internetového prohlížeče. Pomocí jejich snadné dostupnosti pomáhá zvyšovat produktivitu práce. Plánování rezerv OrgPlus umožnuje získat detailní náhled do zásobníku talentů, připravovat rezervy za klíčové zaměstnance, identifikovat nejvhodnější uchazeče na významné pozice a překlenout potenciální propast nedostatku vedoucích pracovníků v organizaci. Řízení talentů Přechody zaměstnanců ve společnosti vedou k ohrožení. I když se jedná o zásadní restrukturalizaci nebo malou reorganizaci, změny přináší nejistotu, zpomalují produktivitu a mohou přivést k ztrátě klíčových zaměstnanců. Systém řízení talentů spojený s pracovními změnami zmírňuje riziko, snižuje počet chyb, umožnuje kvalifikovaná rozhodnutí a další audit. Ukazatele-KPI KPI jsou klíčové metriky, jako například "Prodej na plný pracovní úvazek" nebo "zákazník konverze Ratio ", které pomáhají organizaci směrovat se k podnikovým cílům. Existuje řada standardních KPI, většina organizací používá ke sledování výkonu vlastní KPI aby odpovídaly jejich konkrétním nároků a podnikatelským potřebám. KPI panely jsou nejjednodušším způsobem, pomoci kterého firemní výkonný tým sleduje zásadní organizační statistiky. OrgPlus taký řeší podnikové strategie, fúze a akvizice, HR-Controlling, Řízení výkonnosti, atd.[11,12,13,14,15,16,17,18] 15

23 Výhody OrgPlus řešení: Rychlost a snadnost použití Práce s OrgPlus nevyžaduje od uživatele žádné znalosti z oblasti počítačové grafiky nebo programování. Snadné ovládání programem lze využít pro tvorbu nového organizačního schématu a také pro úpravy již existujících dokumentů. Srovnání produktů podobného zaměření ukázalo, že program OrgPlus je ve formátování dokumentů několikrát rychlejší než produkty jiných výrobců. Vstupní data, importy Pomoci OrgPlus je možnost zpracování dat z vnějších zdrojů, například pomoci otevření textového souboru ve formě oddělovačů (čárka, tabulátor). Systém zajišťuje přenos informací z programů, které nevyužívají prostředí Windows, například SAP systémy Formátování a úpravy Ke snadnému použití formátovacích nástrojů lze přidat i jejich rozsáhlé možnosti. K dispozici je velké množství stylů schémat a taký jednotlivých objektů v schématu. S údaji v boxech lze pracovat pomocí vlastních definovaných nebo standardních vzorců. Například definovat součty nákladů za zaměstnance v útvaru. Obrázky a výstupy Jednotlivé objekty schémat mohou obsahovat kromě textových polí také grafické obrázky. Obrázky lze importovat z formátů.bmp,.pcx,.tif a. WMF. Celý dokument je možno také uložit v podobě grafického souboru uvedených formátů. Přenos dokumentů do ostatních programů je zajištěn standardním procesem.[10,19] 3.2 Produkty OrgPlus OrgPlus produkty - nástroje pro tvorbu organizačních schémat, plánování a rozhodování. Produkty OrgPlus jsou jednimi z nejrozšířenějších světových standardů pro tvorbu a úpravu podnikových procesů a změn, vytváření organizačních schémat. OrgPlus je integrován s aplikacemi Microsoft Office a umí publikovat organizační schémata v řadě formátů zobrazitelných na webu. OrgPlus pomáhá malým organizacím udržet organizační schémata aktuální a velkým organizacím umožňuje, aby byly lépe připraveny na plánování a provádění organizačních změn. OrgPlus je celá řada produktů pro malý, střední a velký organizací. Schéma komunikace je uvedeno na Obr. 8 16

24 Obr. 8 Schéma komunikace produktů OrgPlus Všechny produkty OrgPlus jsou k dispozici v angličtině, francouzštině, němčině, španělštině a japonštině. OrgPlus je ochranná známka HumanConcepts. Všechny ostatní ochranné známky jsou registrovány. [10] OrgPlus Enterprise dynamická organizační schémata OrgPlus Enterprise (dále OPE) je serverové webové řešení určené pro organizace s více než 500 zaměstnanci. Kombinuje v sobě výhody vizualizace dat s pokročilými technologiemi modelování. Zpřístupňuje tak informace o pracovní síle jak zaměstnancům, tak manažerům i ředitelům, kteří potřebují podklady pro rozhodování (Blueprint) a plánování rezerv (Succession Planning). Pomocí OrgPlus Enterprise mohou zaměstnanci zobrazovat organizační grafy ondemand a přistupovat k libovolným adresářům. Je to dobrý doplněk k zaměstnaneckému portálu nebo firemním adresářům. OrgPlus Enterprise se integruje do webového prostředí, což umožňuje zaměstnancům bezpečně ovládat a prohlížet oblast lidských zdrojů a firemní informace na základě založených přístupových práv. Manažeři mají okamžitý přístup k vyžádaným informacím jak při rozhodování, tak i při plánování změn. OrgPlus Enterprise se snadno připojí k jakékoli databázi nebo ERP systému (včetně SAP, PeopleSoft a Oracle), což umožňuje zobrazovat grafy on-demand ve webovém prohlížeči. Nástroj nabízí více možnosti zobrazení organizační struktury, a používá podmíněné formátování, seskupování, výpočetní vzorce. OrgPlus Enterprise usnadňuje sledování KPI metrik. Systém může také vytvářet profily zaměstnanců, zobrazovat další informace o každém zaměstnanci v jednotlivých polích. 17

25 Obsahuje pokročilé vyhledávací funkce, najít lidí, oddělení nebo dokonce konferenční místnosti. Na Obr. 9 jsou uvedeny možnosti řešení při použití aplikace OrgPlus Enterprise. Obr. 9 Přehled možností aplikace OrgPlus Enterprise Manažeři a personalisté mohou snadno pořídit snímek stávající organizace a vytvářet vlastní scénáře. Systém poskytuje vytvoření grafu, přímo ve webovém prohlížeči. OrgPlus Enterprise je rychlým řešením pro tvorbu nového organizačního schématu pro příští čtvrtletí rozpočtu, nebo v průběhu transformačních změn, například během rychlého růstu organizace, omezení nebo sloučení. OPE provádí publikování grafů v PowerPoint, MS Word, Excel nebo PDF a má dobrý bezpečnostní model. Konfigurace OPE si může bezpečnostní profily zdědit ze SAP, Oracle, PeopleSoft nebo jiných HRMS produktů. Nebo nabízí vysoce konfigurovatelný zabezpečení založené na rolích systému. Pouze pověření zaměstnanci budou mít přístup k firemním informace. OPE je to nový způsob práce s tradičními organizačními schématy obchodního systému. Kombinace výhod vizualizace a pokročilé technologie modelování usnadňuje přístup k informacím o zaměstnancích, manažerech a vedení společnosti. Pomoci využití OrgPlus Enterprise lze získat bohatý přehled struktury firmy, organizační grafy pro každé oddělení, aktivně sledovat klíčové ukazatele, moudře plánovat i analyzovat podnikové procesy. Bezpečné a moderní organizační grafy pro každého manažera a zaměstnance ukazují pouze data odpovídající jejich postavení a role. Systém umožňuje okamžitě vyhodnotit, sdílet a porovnávat scénáře změn, modelovat nebo odhalit posun jednotlivce nebo skupiny zaměstnanců, vlivy na finanční oddělení, počet zaměstnanců, a další klíčové metriky.[19,20,21,22] 18

26 Na obrázku 10, 11, 12, 13 jsou uvedeny Use Case diagramy, který zobrazují přehled funkční struktury nástroje OPE z pohledů jednotlivých uživatelů systému (administrátoru systému, řadového zaměstnance, personalisty, manažeru). Nastavení práce se zdrojovými údaje Automatický vytvařet org. stukturu podniku Nastavení uživatelských úctů Filtrování personálních údajů Admin systému Nastavení bezpečnostního systému Vytvařet profily zaměstnanců Modelování organizačních struktur Zobarazovat org. grafy v web prohlízeče (portalu) Ovladat personální údaje jednotlivých zaměstanců Formatovat org. schéma Obr. 10 Use Case diagram z pohledů administrátora systému Zobarazovat org. grafy v web prohlízeče (portalu) Prohlížet jednotlivé personalní profile zaměstnanců Výhledavat zaměstnance Zaměstnanec Výhledavat oddělení Sestupnovat a třidět organizační strukturu Export schematů do PDF, Word, i t.d. Obr. 11 Use Case diagram z pohledů řádného zaměstnance 19

27 Zobarazovat org. grafy v web prohlízeče (portalu) Ovladat personální údaje jednotlivých zaměstanců Prohlížet jednotlivé personalní profile zaměstnanců Sestupnovat a třidět organizační strukturu Personalisty Výhledavat oddělení Modelování organizačních struktur Sledovat kličové úkazatele(metriky) Analyzovat organizační procesy Výhledavat zaměstnance Export schematů do PDF, Word, i t.d. Výtvařet organizační změny Sledovat organizační změny Obr. 12 Use Case diagram z pohledů personalisty Zobarazovat org. sturktury v web prohlízeče (portalu) Ovladat personální údaje jednotlivých zaměstanců Prohlížet jednotlivé personalní profile zaměstnanců Sestupnovat a třidět organizační strukturu Manažer Výhledavat oddělení Planovat organizační procesy Výhledavat zaměstnance Sledovat kličové úkazatele(metriky) Export schematů do PDF, Word, i t.d. Sledovat organizační změny Obr. 13 Use Case diagram z pohledů manažera 20

28 Moduly OrgPlus Enterprise Chart / Organizační schéma nebo struktura organizace Základní část řešení pro vizualizaci organizačních a personálních údajů. Tento modul umožnuje zobrazit strukturu organizace z hlediska různých jejich členění, podle uplatňovaní pravomoci, sdružování činnosti, míry delegování pravomoci. Directory / Seznamy a přehledy Přístup k organizačním a personálním údajům pomocí nastavitelných filtrů a tabulkového zobrazení OrgTree / Organizační strom Přehledný, jednoduchý pohled na organizační údaje pomocí organizačního stromu, umožnuje seskupení a vyhledávaní potřebné informace podle různých úrovně organizační struktury Admin / Administrace Administrace celého nástroje, nastavení práce se zdrojovými údaji, zobrazování a filtrování uživatelských údajů, nastavení bezpečností a přístupových oprávnění Blueprint / Plánování a modelování organizace Modul pro interaktivní plánování a modelování organizačních struktur. Schvalování pomocí workflow. Succession / Plánování nástupnictví Modul pro interaktivní a uživatelsky příjemné plánování nástupnictví. Schvalování pomocí workflow Archive / Archivace a porovnávání Modul pro archivaci organizačních schémat s možností porovnávání za jednotlivá obdob Workforce Monitor / HR ukazatelé Modul pro sledování HR ukazatelů prostřednictvím uživatelsky nastavitelného řídícho panelu dashboardu OrgPlus Mobile / OrgPlus pro chytré telefony Přístup k organizačním datů, pomocí chytrého telefonu nebo jiného mobilního zařízení [28] Cíle OrgPlus Enterprise Urychlit pracovní změny, reorganizační cykly a současně zlepšit rozhodování 21

29 Vytvářet podnikové změny Spolupracovat s ostatními členy týmu Komunikovat v rámci celé organizace Správa hodnocení a schválení [19,20] OrgPlus Premium podpora organizačních změn OrgPlus Premium je produktem z řady desktopových řešení. Sleduje všechny změny provedené v rámci plánování pracovní síly přes dokumentaci až po reporting, měří jejich dopad a následně aktualizuje záznamy v HR systému. Je vhodný pro střední organizace. Nabízí funkcionalitu jako OrgPlus Professional a navíc sleduje změny provedené v rámci plánování. Umožnuje pracovat s aktuálním organizačním schématem a umí provádět všechny potřebné personální změny: přidat nebo odstranit pracovní místa, přemístit zaměstnance, aktualizovat jejich údaje, jako například název pracovního místa nebo výši měsíčné mzdy. Sdílet organizační schéma se členy svého týmu nebo s liniovými manažery. Manažeři mohou pomocí OrgPlus Premium potvrdit nebo zamítnout změny, které byly navrženy. O každé provedené změně, včetně údajů o tom kdo a kdy ji provedl, je veden automatický záznam. Ve chvíli, kdy je reorganizace podniku kompletní nebo tým naplánován a schválen, systém umožnuje snadno generovat srovnávací sestavy, ve kterých se zobrazují souhrnné i detailní informace o odlišnostech mezi starou a novou organizační strukturou. Po provedení a odsouhlasení změn OrgPlus Premium umí vygenerovat všechny potřebné formuláře, které jsou podkladem pro zanesení změn do HR informačního systému. Toto řešení dává jistotu, že údaje o organizaci a zaměstnancích budou vždy odpovídat aktuálním informacím, novým nástupům, odchodům a změnám v organizaci.[23] Na obrázku 14 je uvedeny Use Case diagram nástroje OrgPlus Premium který zobrazuje přehled funkčních procesů z pohledů uživatelů řešení. 22

30 Zobarazovat a pracovat s aktuální org. schémata Přidat nebo odstranit pracovní místo Přemístit pracovní pozice zaměstnanců Aktualizovat personální údaje Uživatel Sdílet organizační schéma Generovat srovnávácí sestavy a reporty Potvrdit nebo zamítnout organizační změny Export schematů do PDF, Word, i t.d. Sledovat organizační změny Obr. 14 Use Case diagram OrgPlus Premium OrgPlus Professional automatizace organizačních změn Desktopové řešení umožnuje vytvářit organizační schémata z prakticky všech datových zdrojů a integruje je přímo do celé řady HR systémů a adresářových služeb. Zajišťuje propojení s HR daty v reálném čase. Ke sdílení organizačních schémat v rámci celé organizace využívá různé techniky publikování. Je nástrojem určeným pro potřeby střední organizace.[24] Vytvaří organizační schémata Integruje org. schéma do HR systém Uživatel Sdílení organizačních schémat Export a publikace schematů do PDF, Word, i t.d. Obr. 15 Use Case diagram OrgPlus Professional 23

31 Na obrázku 15 je uveden Use Case diagram nástroje OrgPlus Professional který zobrazuje přehled funkčních procesů z pohledů uživatelů OrgPlus Standard kreslení organizačních schémat Nejjednodušší druh desktopového řešení pro vytváření organizačních schémat bez možnosti importu a exportu. Vhodný pro malé organizace a útvary, které chtějí zobrazovat schémata do 100 záznamů bez zdlouhavého kreslení. [25] Na obrázku 16 je uveden Use Case diagram nástroje OrgPlus Standard. Vytvaří organizační schémata bez možnosti importu Uživatel Zobrazení org. schéma Obr. 16 Use Case diagram OrgPlus Standard OrgPlus OnDemand Pomocí OrgPlus OnDemand lze vytvářet a sdílet organizační schémata v online režimu. Tato bezpečná webová služba umožnuje spolupráci malých týmů v rámci organizace na organizačních schématech. OrgPlus OnDemand je řešení typu Software-as-a-Service (Software jako služba) které zajisuje organizační schémata nejvyšší kvality bez potřeby instalovat software. [26] Na obrázku 17 je uveden Use Case diagram nástroje OnDemand. Vytvařit schemata online Uživatel Sdílet schémata online Obr. 17 Use Case diagram OrgPlus OnDemand 24

32 4 Praktická část vlastní projekt 4.1 Obecný popis projektu Dělat a vytvářet efektivní organizační struktury je to jeden z nejdůležitějších cílů manažerů jakýkoliv společnosti. Projekt zavadění nového nástroje pro vizualizaci a sdílení organizačních dat je skutečně realizovaným projektem OrgPlus pro větší farmaceutickou organizaci. Zadavatel projektu, společnost NV, a.s., má přední postavení na mezinárodním farmaceutickém trhu v České republice, Rumunsku, Turecku a na Slovensku. Má obchodní pobočky v Polsku, Rusku, Bulharsku, Maďarsku, na Ukrajině a v pobaltských státech. Je to jedna z největších farmaceutické společnosti ve střední a východní Evropě a zaměřuje se na vývoj, výrobu a prodej moderních a kvalitních značkových generických farmaceutických produktů a medikamentů. Skupina NV zaměstnává v 17 zemích střední a východní Evropy téměř zaměstnanců a má výrobní provozovny v České republice, na Slovensku, v Rumunsku a v Turecku. NV je třetí největší a zároveň nejrychlejší rostoucí generickou společnosti v Evropě. Firemní historie sahá až do 15 století. Hlavním cílem projektu bylo navrhnout a rychlé implementovat řešení, případně moduly, pro oblast strategického řízení podniků knowledge managementu, enterprise portálu, datového skladu personálního oddělení a managementu. Požadavkem zákazníka bylo navrhnout praktické řešení dynamického zobrazování organizační struktury podniku, které umožnuje dělat správná rozhodnutí o pracovních a jejich organizačních zařazení v době častých změn, sjednotit veškerá organizační a personální data do centrálního organizačního schématu, dostupná přes web, obsahující vždy aktuální informace o pracovní síle z celé rozsáhlé organizační struktury společnosti. Nahradit statické, standardní vytváření organizačních schémat v Excelu nebo PowerPointu dynamickým, moderním a hlavně rychlým nástrojem. Vybrat řešení, které by mohlo rychle reagovat na reorganizační změny podniku a provádět automatickou aktualizaci všech údajů, jinými slovy pracovat online. Původní řešení bylo požadováno jen pro účely HR oddělení společnosti, případně pro manažerskou strukturu. Ale po analýze klientských požadavků a prezentace možností nového nástroje byla oblast využití rozšířena. Společnost MMI, s.r.o. připravila pro NV projekt implementace OrgPlus Enterprise řešení pro větší organizace. Produkt na první pohled vypadá jako firemní webový portál, ale 25

33 se jedná o moderní nástroj pro vizualizaci organizační struktury podniků, modelování údajů jednotlivých zaměstnanců, řízení a kontrolu organizačních změn. Projektu se zúčastnilo několik společnosti. Jsou to v první řadě tyto: zadavatel společnost NV a.s, dále MMI s.r.o poskytovatel řešení OrgPlus Entreprise, OrgPlus Reader a OrgPlus Desktop a FSC s. r.o - dodavatel systémové konfigurace a instalace HW a SW pro implementace a nastaveni OrgPlus Enterprise. V týmu společnosti MMI, já osobně podílela na každé jednotlivé fáze implementačního projektu, nastavení a školení nového systému o čemž podrobněji popisují v dalších kapitolách. 4.2 Průběh projektu Pro analýzu projektu implementace produktu OrgPlus Enterprise tým společnosti MMI využíval originální materiály a podklady společnosti Human Concepts. Na základě dokumentace a poskytnutých manuálů byl stanoven přesný postup implementace nového řešení. Celý proces implementace se skládá z několika fází. Vychozí stav před implementaci OrgPlus Enterprise: Všechny primárné informace včetně personálních dat byly spravovány jenom prostřednictví IS SAP/HR provozovaných personálním a technickým oddělení skupiny NV. Personální data byly pravidelně aktualizovány, pro tvorbu organizačních struktur, schémat a grafů byly využívaný nástroje skupiny MS Office (Excelu, Word, PowerPointu) První fáze je předimplementační činnost. Na začátku projektu byla provedena řada pravidelných konferenčních hovorů, a to jednou týdně. Jednání probíhaly v budově zákazníků. Na základě výstupu každé schůzky (protokolu jednání) byla uskutečněna pečlivá analýza požadavků projektu, co se týče nastavení, návrhu bezpečnostního systému, specifikace rolí, jednotlivých domén, polí a pohledů. Spolu s druhým dodavatelem, společností FSC byl vytvořen a schválen návrh připojení na HR datové zdroje společnosti. Výstupem této předimplementační činnosti byl podrobný přehled vyžadovaných prací neboli SOW (Statement of Work) dokument. Druhá fáze implementace - proces nastavení, konfigurace řešení přímo u klienta. Zahrnuje jednotlivé nastavení rolí a pohledů, vše podle dokumentu SOW, případně změny nastavení podle požadavku klienta a taký nastaveni HR OCI. V této části byl rovněž program předán do zkušebního provozu. 26

34 Ve třetí fázi se přecházelo do rutinního provozu. Kontrola a testování všech nastaveni rolí, oprávnění, domén, probíhala kontrola dostupnosti a použitelnosti všech požadovaných datových polí, kontrola integrace portálu. Testování nastavení uskutečnilo jak vzdáleně tak i na místě u klienta. Součástí této projektové fáze bylo i školení uživatelů. Podle požadavku klienta obsahovalo školení několik etap (školení administrátorů, školení výkonných uživatelů, školení koncových uživatelů a školení specialistů OP Desktop/Modeler) Časový průběh projektu Harmonogram projektu byl navřen společnosti MMI. Veškeré implementační práce byly zahájeny ihned po podpisu smlouvy a potvrzení objednávky ze strany zadavatele. Každá fáze měla svůj výstup v podobě schváleného a akceptovaného protokolu. V tabulce 1 jsou uvedeny 4 základní fáze projektu, jejich výstup a určené terminy. Č. Název Interní název Výstupy Termín 1 Příprava a definice Předimplementační Do 1 týdne po Plán projektu projektu činnost podpisu smlouvy 2 Do 2 týdnů po Analýza a návrh Předimplementační Návrh nastavení akceptaci plánu nastavení činnost projektu 3 4 Předání do zkušebního provozu Předání do rutinního provozu Implementace Akceptační testovaní, školení uživatelů Akceptační protokoly Akceptační protokoly Tab. 1 Harmonogram projektu Do 4 týdnů po akceptaci návrhu klientské verze Do 1 týdne po ukončení zkušebního provozu Předimplementační fáze Na obrázku 18 je uveden diagram aktivit, z nichž se skládá předimplementační fáze. V Tabulce 2 je dále uveden seznam jednotlivých činností včetně termínů jejich plnění. 27

35 Obr. 18 Diagram aktivit předimplementační fáze Název činnosti Řešitel Termín Zahajení projektu MMI s.r.o (F.Mika, J.Kunes, E.Soboleva, V.Manova) Testování technického FSC s.r.o prostředí pro OPE Nákup licencí OPE NV a.s Zpracování nastaveni FSC s.r.o protokolu serveru OPE Analýza požadavků MMI s.r.o (J.Kunes, E.Soboleva) Zpracování SOW MMI s.r.o dokumentu (V.Manova, E.Soboleva) Tab. 2 popis jednotlivých činností předimplementační fáze včetně řešitelů a termínů plnění. Po zahájení projektu proběhlo v rámci předimplementační fáze otestování možnosti nasazení OrgPlus Enterprise ve společnosti NV. Testování proběhlo s funkční a plnohodnotnou verzí produktu na zapůjčeném serveru. Po úspěšných výsledcích testu byl 28

36 schválen nákup licence OrgPlus Enterprise v počtu 7000 záznamů, 150 uživatelů dle nabídky Human Concepts. Společnost MMI, s.r.o. upřesnila požadavky klienta a provedla podrobnou analýzu možnosti nastavení nového nástroje, což vedlo k detailní specifikaci zobrazovaných a zpracovaných dat s rozdělením na nejnutnější nastavení a na výhled do budoucna. Jak jsem už zmiňovala analýzu a specifikace požadavku prováděly jsme na osnově pravidelných jednaní a dotazovaní. Můj osobní podíl v této předimplementační části projektu byla aktivní účast v pravidelných jednáních v role asistentky projektu, zpracování zápisů (protokolů) schůzek a analýza požadavků klienta. Na základě zpracovaných informaci a podkladu od klienta tým MMI zejména E. Soboleva a V. Manova zpracovaly SOW dokument, jako vystup a hlavní podklad pro úspěšnou implementaci nového řešení. Dokument byl oboustranně schválen a potvrzen ze strany klienta. Dodavatel, MMI s.r.o. pak řešil specifické požadavky HR a další personalizaci, společnost FSC pracovala na návrhu HW pro celý projekt. FSC je dlouhodobým dodavatelem HW služeb pro společnost NV, a.s. Na základě minulé spolupráce se FSC dobře vyzná a orientuje v infrastruktuře svého stálého klienta, proto bylo rozhodnuto o fázi instalace serveru a pro produkt OrgPlus vybrat ověřeného dodavatele služeb. Všechna doporučení, týkající se pořízení HW ( sizing, případně využití stávajícího HW nebo vizualizace), byla připomínkována a kontrolována ze strany společnosti MMI Protokol serveru OrgPlus FSC zpracoval instalační protokol serveru OrgPlus. Server pro instalace OrgPlus byl vytvořen v datacentru ESXDC3, v clusteru ESXCL3 s disky v datastore VMFS s následujícími hardwarovými parametry: RAM 4GB, HDD1 50GB, HDD2 100 GB. Server byl umístěn v speciální místnosti ve společnosti NV. Na serveru byla provedena standardní instalace Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard Edition Service Pack 2. Po instalaci operačního systému byly doinstalovány následující komponenty, které vyžaduje aplikace ORGPLUS: Internet Information service, ASP.NET, Application Server Console, NET Framework 2.0. Byl vytvořen sdílený adresář Foto pro nahrávání fotografií s přístupovými právy. Dostupnost fotografií je pak na firemním URL adresářů. Dále proběhlo testování a ověřování správnosti nastaveni instalačního systému i virtuálního prostředí pro ORGPLUS. Žádné chyby nebyly nalezeny. Aplikace OrgPlus byla nainstalována do zvláštního adresáře E:\ORGPLUS. Během instalace byl konfigurován webový server a aplikace je dostupná na speciálně určené 29

37 internetové adrese. Pomoci uživatelského účtu SQL bylo provedeno připojení k stávajícímu MS SQL serveru a firemní databázi. Byla vytvořena řada aktivních administrátorských účtů aplikace OrgPlus a provedena autentizace uživatelů vůči LDAP. Na obrázku 19 je uveden příklad uživatelských účtů v programu OPE. Obr. 19 Příklad uživatelských účtů v programu OPE Připojení aplikace ORGPLUS k SAP bylo nastaveno na vytvořené testovací doméně. Otestování proběhlo úspěšně s využitím interních funkcí Test connection a Test Data Retrieval. Během instalace byla vytvořena hesla pro jednotlivé uživatele. Server ORGPLUS je začleněn do infrastruktury projektu. Na obrázku 20 je možné prohlédnout si podrobně definované komunikační schéma podniku NV SOW dokument Statement of work Na základě pravidelných jednání byl vytvořen SOW dokument, který zahrnuje všechny požadavky technického charakteru, kriteria a analýzu nastavení systému, podle nichž byla realizovaná jednotlivá nastavení. Tabulka 3 uvádí systémový popis jednotlivých komponentů pro realizaci projektu. 30

38 Obr. 20 podrobné komunikační schema ve společnosti NV, a.s. Typ Popis Verze OPD OrgPlus Desktop Software OPD 8 OPE OrgPlus Enterprise Software OPE 3.3 CWB1, CWB2 Client Web Browser(s) MS IE 6 a vyšší DS1, DS2 Data Source(s) SAP ecc 6.0 AU1 Authentication System LDAP (AD) AR1 Authorization System N/A CPS1, CP2 Customer Portal System N/A OPEDB OrgPlus Enterprise Database MS SQL 2005 Standard Tab. 3 Systémový popis jednotlivých komponentů pro realizaci projektu 31

39 Jako informační zdroj pro propojení dat byl použit SAP ecc 6.0. Všechny organizační změny byly sledovány z hlediska manažerské procesní vazby (vazba pozice na pozice) a přes útvary, což bylo sledováno v rámce jedné země. Spolu z dodavatelem FCS bylo vytvořeno komunikační schéma. Dále byl spolu s klientem vytvořen návrh jednotlivých domén, pohledů, polí a bezpečnostních systémů. Jak již již bylo poznamenáno dříve, jedná se o mezinárodní společnost, která má několik poboček po celém světě. Centrálu mají v České republice se sídlem v Praze. Systémové řešení produktu bylo navrženo nejen pro centrální oddělení, ale také pro všechny pobočky společnosti. Proto bylo rozhodnuto, že pro každou zemi bude vytvořena vlastní doména s definovanými pohledy na nich (views). Výjimkou byla doména NV international, která obsahuje všechny země a zahrnuje celou strukturu podniku včetně všech mezinárodních poboček a jejích organizačních struktur. Seznam navržených Domén a jednotlivých Views je uveden v Tabulce 4. V Tabulce 5 je dále uveden přehled polí ve všech doménách. Doména View International Basic international, Headcount International, Salary International, Slovakia Domain Basic Slovakia, Headcount Slovakia, Salary Slovakia Zona Balt Basic Balt, Headcount Balt, Salary Balt Pharma Russia Basic Russia, Headcount Russia, Salary Russia Bulgaria domain Basic Bulgaria, Headcount Bulgaria, Salary Bulgaria Hungary domain Basic Hungary, Headcount Hungary, Salary Hungary Poland domain Basic Poland, Headcount Poland, Salary Poland Turkey domain Basic Turkey, Headcound Turkey, Salary Turkey Romania domain Basic Romania, Headcount Romania, Salary Romania CZ_domain Basic CZ, Headcount CZ, Salary CZ Tab. 4 Přehled jednotlivých domén a pohledů na data (views) ke každé doméně 32

40 Pole Firstname Lastname Position Name Position ID OrgUnit ID OrgUnit Mobil Phone Cost Center Photo Personnel Area ID Personnel Area Personnel Subarea ID Personnel Subarea Personnel Number Employement percentage Vacancy Status Contract type Action Reason for Action Starting Date Grade position Pay Scale Level Basic Pay Bonus Headcount Actual Headcount incl. Vacancies Full time equivalent Time on position Manager Popis Jméno Příjmení Název pozice ID pozice ID organizační jednotky Název organizační jednotky Mobilní telefon Pevná linka Číslo nákladového střediska Foto personální oblast ID personální oblasti Dílčí personální oblast ID dílčí personální oblasti Osobní číslo Proncento úvazku obsazenost / neobsazenost pozice Stavy (aktivní, vynětí z evidenčního stavu, výstup) Typ smlouvy (dpč, dpp ) Personální opatření Důvod personálního opatření Datum nástupu do zaměstnání Grade pozice Tarifní stupeň Základní mzda Bonus Aktuální stav obsazených pozic Počet podřízených záznamů včetně vedoucí pozice Employment percentage/ 100 za všechny podřízené záznamy délka setrvání na pozici vrací přímého nadřízeného pro konkrétní záznam Tab. 5 přehled polí ve všech doménách Podle požadavku klienta, bylo navrženo a schváleno několik druhů přístupových účtů (přístupové role): přihlášení pro všechny běžné uživatele (ALL), pro asistentky firmy, manažery, HR oddělení a HR2 oddělení, administrátory systému. Pro každou jednotlivou položku s daty bylo možné nastavit přístupová práva. Znamená to, že uživatele, kteří budou mít speciální určené přístupové role, budou mít k dispozici větší přehled dat než ostatní (ALL). Tato část bude podrobněji popsána v kapitole Části nastavení bezpečnosti systému. 33

41 Seznam navržených rolí bude platit pro všechny domény. V tabulce 6 jsou rozepsána jednotlivá pole včetně jejích nastavení viditelnosti v systémových účtech. Pole All Asistentka Manažer HR HR ALL Firstname Lastname Position Name Position ID Phone Mobil OrgUnit ID OrgUnit Cost Center Photo Personnel Area ID Personnel Area Personnel Subarea ID Personnel Subarea Personnel Number Employement percentage Vacancy Status Contract type Action Reason for Action Starting Date Grade position Pay Scale Level Basic Pay Bonus Headcount Actual Headcount incl. Vacancies Full time equivalent Span of control Time on position Manager position Manager Tab. 6 přehled nastavení bezpečnosti polí a jejich viditelností v systémových účtech 34

42 Jako příloha k dokumentu SOW, společnost MMI, s.r.o. dodala písemný návrh školení uživatelů OrgPlus Desktop a OrgPlus Enterprise a dále předpokládaný rozpočet a harmonogram školení. Byly vytvořeny pomocné dokumenty ve tvaru tabulek ve formátu Microsoft Excel popis_pole_ope.xls a popis_domeny_view_pole_ope.xls, které obsahují podrobný a přehledný popis domén, pohledů a polí. Ze strany zadavatele byla v dokumentu popsána kriteria pro akceptaci projektu. Dodržování firemní barvy a loga dle specifikace Rozsah položek odpovídající dokumentu Nastavení rolí odpovídající dokumentu Realizace školení, školení administrátorů OrgPlus Enterprise, školení výkonných a koncových uživatelů OPE, školení specialistů OP Desktop/Modeler Implementace Na obrázku 21 je uvedeno komunikační schéma implementační fáze programu a v Tabulce 7 je uveden přehled jednotlivých fázi během implementace včetně termínů jejích plnění. Obr. 21 komunikační schema implementační fáze 35

43 Název činnosti Řešitel Termín Instalace serveru a programů OPE FSC s.r.o Nastavení testovácího prostředí Q MMI s.r.o (J.Kunes) Nástavení napojení na DB a filtrů OPE MMI s.r.o(j.kunes) Nastavení CZ_domain MMI s.r.o (V.Manova, E.Soboleva) Vytvoření view Basic_CZ MMI s.r.o (V.Manova, E.Soboleva) Vytvoření view Headcount_CZ MMI s.r.o (V.Manova, E.Soboleva) Vytvoření view Salary_CZ MMI s.r.o (V.Manova, E.Soboleva) Nastavení Chart, Profile, Directory MMI s.r.o(v.manova, E.Soboleva) Nastavení všech domén MMI s.r.o(v.manova) Nastavení uživatelských účtů MMI s.r.o(e.soboleva) Předání do zkušebního provozu MMI s.r.o (J.Kunes,V.Manova, E.Soboleva) Tab. 7 přehled jednotlivých činností v rámci implementační fáze projektu Průběh implementace produktu OrgPlus Enterprise (OPE) se skládá z nastavení jednotlivých modulů systému. Jak již bylo zmíněno, v rámci předimplemantační činnosti provedla společnost FSC všechny potřebné instalace serveru a programů přímo u zákazníka. Produkt je dostupný on-line na webovém serveru společnosti NV. Všechna implementační nastavení řešeni OrgPlus Enterprise byla realizována přímo u klienta a taktéž vzdáleně podle dokumentu SOW. OrgPlus Enterprise nabízí webové řešení pro zobrazení organizační strukturu podniku. Na první pohled se může zdát, že je to jen webový prohlížeč. OrgPlus Enterprise však lze použít jako samostatnou webovou aplikaci nebo může být integrován do podnikového portálu, nebo HR systému. V tomto případě zákazník nemá žádný firemní portál, na nějž se dá napojit nové řešení, a tak aplikace OPE bude vypadat jako samostatný systém. Na obrázcích 22 a 23 dolu jsou příklad, jak vypadá rozhrání OrgPlus Enterprise přihlášení do systémů a po přihlášení. 36

44 Obr. 22 Příhlašení do systému OPE Obr. 23 Úvodní interface po příhlašení (moduly Chart, Directory, OrgTree) Chart - grafický modul, který umožňuje zobrazit, procházet, stahovat a tisknout organizační schémata. OrgPlus Enterprise umožňuje zobrazit grafy z více než jednoho zdroje dat (v našem případě domény). Například, společnost NV, a.s. s více dceřinými společnostmi vytvoří doménu pro každou zemi. OrgPlus Enterprise umožňuje vytvořit několik zobrazení ze stejných dat, z nichž jedna obsahuje údaje zaměstnanců, druhá jejich fotografie a třetí obsahuje strukturu podřízených a nadřízených zaměstnanců. Oblast grafu zobrazuje personální strukturu podniku, profil jenom detaily vybraného zaměstnance. Příklad modulu Chart je uveden na Obrázku 24. Na obrázku 25 je uveden příklad profilu zaměstnance společnosti. 37

45 Obr. 24 Příklad modulu Chart Obr. 25 příklad profilu zaměstnance společnosti. Modul Directory (Adresář) umožňuje vyhledávat firemní adresáře a zobrazovat další podrobností pro všechny záznamy. Jeho příklad je uveden na obrázku

46 Obr. 26 Modul directory Všechna nastavení systému probíhala v pracovním modulu Admin. Zahájení implementace začalo na testovacím prostředí Q. Na všechny domény zafungovalo napojení, které bylo realizováno prostřednictvím HR-OCI. Pro každou doménu je typ napojení odlišný. Dle testovací dokumentace napojení vyplynulo, že existují 4 typy domén. První typ (např. Polsko) jedna skutečná základní organizační jednotka Druhý typ (např. Rumunsko) - jedna fiktivní základní organizační jednotka Třetí typ (např. International) - jedna skutečná základní organizační jednotka + Filtr v OPE Čtvrtý typ (př. Slovensko) - jedna fiktivní rootová organizační + Filtr v OPE Pro správné zobrazení dat v jednotlivých doménách byly nastaveny speciální filtry pro jednotlivou doménu. Nastavení filtru bylo realizováno přímo v OPE podle položky Personal Area. Dále byla provedena pečlivá kontrola polí pro jednotlivé domény. Jinými slovy, bylo nutné prozkoumat, zda všechna povinná pole s daty se zobrazují v novém systému. Výsledkem kontroly je dokument ve formátu Microsoft Excel _kontrola_polí_OPE.xls. Podle něj byly dále provedeny případné úpravy a dotahovaní jednotlivých polí. Samotné nastavení domén bylo zahájeno z CZ_domain. Na začátku byla přejmenována všechny pole do angličtiny, vytvořeny view Basic_CZ, Headcount_CZ, Salary_CZ a nastaveny požadované pole v Chart, Profile a Directory. Nastavení polí View je uvedeno v tabulkách 8 až