Procesní modelování agend. Procesní modelování agend veřejné správy

Transkript

1 Procesní modelování agend Procesní modelování agend veřejné správy Prezentace k tématu procesní modelování agend (PMA) zaměřený Strana 1

2 Důvody realizace PMA Představení programu PMA Úroveň výkonu agend státní správy není jasně definována a financování probíhá formou příspěvku bez zohlednění skutečného rozsahu výkonu. Výkon tj. způsob zajištění jednotlivých agend není jednotný! Standardizace výkonu agendy Kvalita Stát není schopen garantovat poskytování stejné služby ve stejné kvalitě, čase a podmínkách napříč poskytujícími úřady. Legislativa je nejednoznačná, často obsahující zbytečná resp. protichůdná ustanovení. Zkvalitnění legislativy Změna v odměňování Odměna za výkon nevychází z množství, způsobu, ani kvality jeho zajištění. Poznámka: Výše uvedené důvody realizace PMA vychází mj. z popisu problematiky uvedené v dokumentu Koncepce dokončení reformy veřejné správy, Ministerstvo vnitra, 2012, zejména z popisu Opatření 2: Standardizace agend, který popisuje rovněž principy financování podle standardů agend a zohlednění výše odvedených výkonů. Strana 2

3 Principy Institucionální reformy státní správy Cílem projektu PMA není plošné snížení nákladů institucí bez přímé vazby na přidanou hodnotu veřejných služeb a vyhodnocení dopadů. Právní předpisy Charakteristika institucionálního přístupu Kompetenční model Představení programu PMA Změny na základě institucionálního přístupu - Plošné snížení nákladů institucí - Instituce Organizační struktura Náklady Sdílená působnost institucí v rámci jednotlivých právních předpisů Kompetenční model definuje zodpovědnost pouze na úrovni institucí a nezohledňuje jednoznačně vazby mezi nimi Organizační struktura zaměřená na instituci nikoli na výkon agendy jako celku Není možné stanovit náklady na jednotlivé působnosti v agendě Optimalizace nákladů typicky pomocí formou plošných škrtů (např. snížení plošně o 10%) Snižování nákladů bez přímé vazby na přidanou hodnotu veřejných služeb a vyhodnocení dopadu pro jejich příjemce Nedochází k optimalizaci napříč institucemi a procesy veřejné správy Potencionálně může znamenat snížení kvality poskytování veřejných služeb Strana 3

4 Principy Procesní reformy státní správy Představení programu PMA Projekt PMA přináší podklady pro procesní optimalizaci, tedy možnost hledání úspor při zachování rozsahu klíčových agend a jejich procesů. Charakteristika procesního přístupu Změny na základě procesního přístupu - Optimalizace jednotlivých agend - Gestor agendy Další náklady Organizace Procesní model agendy Příjemce Výstupy Náklady (zdroje) Procesní popis Četnost Pracnost Kvalita Právní předpisy Údaje RPP Nositelem není instituce ale agenda (veřejná služba) Definovaná zodpovědnost za výkon agendy mezi jednotlivými OVM (ve vazbě na procesy agendy a relevantní právní předpisy) Definované výstupy agendy a jejich příjemci Definované a vyčíslené náklady za výkon agendy včetně frekvence opakování výstupů Snížení nákladů na základě detailní znalosti nákladů výkonu agendy a přínosu pro jejího příjemce (celkové snížení 10%-20% při zachování rozsahu výkonu pro klíčové agendy) Dochází i k optimalizaci napříč institucemi a procesy veřejné správy a kromě snížení nákladů i k zvýšení kvality veřejných služeb Strana 4

5 Co to je procesní modelování agend (PMA) Představení programu PMA PMA je v širším smyslu programem transformace výkonu veřejné správy, který umožní zohlednit skutečný rozsah vykonávaných činností. PMA je určeno jako specifický cíl v rámci Modernizace veřejné správy (Strategický rámec rozvoje veřejné správy české republiky 2014+) Pomáhá naplnění globálního cíle (Zlepšení a zpřehlednění výkonu VS v ČR). PMA jako program zahrnuje: Postup optimalizace a uplatnění průřezových optimalizačních hypotéz (např. uplatnění úplného elektronického podání) Standardizaci postupu (obsahu) výkonu agend jako podklad pro změnu jejich financování. Zkvalitnění legislativy. Sledování, měření a vyhodnocování kvality výkonů. PMA navazuje na ostatní aktivity, reformy a modernizace veřejné správy: Základní registry, zejména registr práv a povinností (RPP), pojem agenda stanovený zákonem (z. č. 111/2009 Sb., 2, písm. d) zjednodušeně souhrn činností OVM. Reformu veřejné správy a další projekty. Zjednodušené označení etap programu PMA je PMAI, PMAII, PMAIII. Strana 5

6 PMA a další rozvoj veřejné správy Představení programu PMA PMA navazuje na referenční údaje vedené v RPP a dále je rozšiřuje o další údaje a funkčnosti včetně možností jejich publikace. Procesní model připravený dle Metodiky v AIS RPP Modelovací navazuje na referenční údaje o agendě vedené v RPP. PMA navazuje na Metodiku ohlašování agend a umožňuje připravit podklady pro následné úpravy ohlášení agendy v RPP. Registrace agend (RPP) Registrace agend a jejich činností. Rozdělení kompetencí mezi OVM. Nastavení přístupových práv k datům. Procesní modelování a optimalizace agend Mapování procesů agend. Ohodnocení nákladů a kvality procesů agend. Optimalizace procesů agend. Zpětná vazba směrem k RPP Stanovení standardu pro výkon agend Garantovaná minimální úroveň výkonu agend. Zajištění kontinuálního zlepšování procesů agend. Úhrady zohledňující skutečný výkon agend. Strana 6

7 Celkový harmonogram programu PMA Představení programu PMA Program PMA probíhá od roku 2012 do současnosti a je nedílnou součástí strategického rámce rozvoje veřejné správy ČR / / / /2019 Program PMA Standardy agend Financování 1 Projekt PMA I Metodika PMA 30 procesních modelů Školení PMA AIS RPP Modelovací Podmínky pro Metodické centrum PMA Podpora PMA (Metodické centrum PMA, AIS RPP Modelovací) 2 Projekt PMA II Příprava dalších procesních modelů agend 3 Projekt PMA III Příprava návrhů standardů agend 4 Pilot ověření standardu a financovaní vybrané agendy 5 Příprava změny fin. 6 Financování podle standardů Navazující egovernment projekty Klíčové milníky Dokončení implementace projektu PMA Rozhodnutí o variantě dokončení reformy veřejné správy Rozhodnutí o způsobu financování Strana 7

8 Projekt PMA v kontextu dnešního úvodního školení Úvod Projekt PMA jako součást širšího programu PMA navazuje na řadu předchozích aktivit v oblasti procesního modelování. MVČR realizuje Projekt PMA I v souladu s usnesením vlády č. 924/2011 Sb. Výstupy projektu PMA I: Metodika PMA Školení PMA AIS RPP Modelovací Návrh Metodického centra PMA 30 procesních modelů Strana 8

9 Gestoři agend / Odborní čtenáři Připomínkující Správci modelu Tvůrci modelu Metodici/ Lektoři PMA Přístup Školení PMA Školení PMA je organizováno do 6 školicích bloků. Pro města a obce jsou doporučeny zejména školicí bloky 1-3 s cílem umět připomínkovat. Úvod Školení Dokumenty AIS RPP Modelovací (AISM) Školicí blok 1 Procesní modelování agend Školicí blok 2 Pokročilé čtení modelu agendy Školicí blok 3 - Připomínkování modelu agendy Školicí blok 4 Správa modelu agendy Metodika PMA v kostce Uživatelské manuály AISM AISM MR, MP (Modul řídící, Modul připomínkovací) AISM MR, MP (Modul řídící, Modul připomínkovací) AISM MR (Modul řídící) Školicí blok 5 Tvorba modelu agendy Metodika PMA (včetně šablon) AISM (všechny moduly) Školicí blok 6 Umění školit Strana 9

10 Projekt PMA jako součást programu PMA Přístup a organizace projektu PMA Projekt PMA navazuje na řadu předchozích aktivit v oblasti procesního modelování. MVČR realizuje Projekt PMA v souladu s usnesením vlády č. 924/2011 Sb., které ukládá MVČR ověřit možnost zavedení financování podle standardů agend. - Výstupy PMA I - - Zapojené OVM - V rámci projektu PMA I jsou formou Metodika PMA součinnosti zapojeni zástupci 6 ústředních správních úřadů (Gestorů agend státní Školení PMA Návrh Metodického centra PMA AIS RPP Modelovací 30 procesních modelů správy) a zástupci vybraných územních celků (kraje, obce). V průběhu přípravy a následného zavedení PMA (celého programu) budou dotčeny i další orgány jak na centrální, tak na lokální úrovní (státní správa i samospráva). Strana 10

11 Procesní přístup transformace veřejné správy Přístup a organizace projektu PMA Procesní model agendy ve vazbě na RPP definuje podmínky výkonu agendy včetně výstupů, zapojených organizací a souvisejících nákladů. Další náklady Četnost Organizace Náklady (zdroje) Pracnost Gestor agendy Procesní model agendy Kvalita Právní předpisy Příjemce Procesní popis Výstupy Údaje RPP Gestor agendy je zástupcem ohlašovatele (příslušného ústředního správního úřadu). Příjemce je koncovým spotřebitelem výstupů agendy. Organizace jsou orgány veřejné moci pověřené výkonem agendy. Procesní popis - slovní nebo grafická reprezentace uspořádání agendy a postupu výkonu procesů, včetně výstupů a vazby na právní předpisy a referenční údaje RPP. Parametry kvality - míra plnění podmínek požadované kvality (úrovně) výkonu procesu agendy. Náklady spotřebované zdroje v peněžním vyjádření, dané pracností a četností výstupů, ale také dalšími náklady. Strana 11

12 Legislativní proces Postup procesního modelování a standardizace agend Přístup a organizace projektu PMA Procesní modelování, řízení změn a standardizace ve vazbě na legislativní proces umožní vyhodnotit dopady změn a zlepšit právní předpisy. Projekt PMA a další projekty Řízení změn Procesní modelování a optimalizace Nové požadavky Iniciální analýza a příprava modelování Sestavení AS-IS modelu Sestavení Procesní TO-BE modelování modelu Příprava změn Vyhodnocení dopadů změn právních předpisů Požadavky na změnu právních předpisů Monitoring a sběr požadavků na změnu Standard Příprava na zavedení změn Zavedení změn Informační systémy Metodické centrum PMA Strana 12

13 Postup tvorby a optimalizace procesního modelu Postup tvorby procesního modelu a jeho optimalizace je rozdělen na tři fáze. Fáze 1: Iniciální analýza a příprava modelování Procesní modelování a optimalizace Fáze 2: Sestavení AS-IS modelu Přístup a organizace projektu PMA Fáze 3: Sestavení TO-BE modelu Dekompozice právních předpisů do procesů a procesních oblastí. Výběr participujících OVM. Sestavení detailního harmonogramu modelování. Vytvoření centrálního procesního popisu. Ověření centrálního procesního popisu na participujících OVM (lokální pohled). Sběr dat a alokace nákladů na participujících OVM. Návrh optimalizačních hypotéz. Detailní návrhy opatření včetně vyčíslení nákladů a přínosů. Prioritizace opatření k realizaci. Návrh realizace opatření. Strana 13

14 Organizace PMA Přístup a organizace projektu PMA PMA realizuje Ministerstvo vnitra České republiky (dále jen MVČR ) ve spolupráci s ostatními ústředními správními úřady (ohlašovateli agend). Ohlašovatel agendy (Gestor agendy) MVČR (Metodické centrum PMA) Procesní model agendy Tým modelování agendy Orgány veřejné moci Ohlašovatel agendy ústřední správní úřad, který má agendu ve své gesci. Tým modelování agendy tým sestavený ze zástupců ohlašovatele nebo externích subjektů. Orgány veřejné moci (dále jen OVM ) další OVM zapojené do procesního modelování agendy. MVČR prostřednictvím zástupců Metodického centra PMA podporuje a koordinuje PMA. Strana 14

15 Projektové role PMA Metodika PMA definuje projektové role včetně jejich kompetencí, odpovědností a požadavků na znalosti a zkušenosti. Přístup a organizace projektu PMA Gestor agendy Zástupce ohlašovatele agendy / Věcný garant zodpovědný za správu agendy. Schvaluje výstupy PMA. Nominuje členy modelovacího týmu. Plní roli sponzora modelování agendy a mj. zajišťuje součinnost participujících OVM. Správce modelu agendy Zástupce ohlašovatele agendy nominovaný pro práci s AISM. Definuje základní parametry procesního modelování agendy. Reviduje a předává výstupy ke schválení. Vedoucí modelování Zástupce OVM / Vedoucí pracovník či externí spolupracovník. Koordinuje modelovací aktivity a vybírá uživatele do role Analytik modelování a zadává úkoly. Komunikuje tvorbu modelu, definici nákladů agendy a její optimalizaci s příslušnými specialisty. Správce RPP Je odpovědný za schválení a publikaci modelu do RPP. Koordinátor vnitřního připomínkování Vybírá uživatele účastníky připomínkování. Konsoliduje připomínky. Účastník vnitřního připomínkování Je oprávněn ke čtení procesního modelu Připomínkuje části procesního modelu. Vedoucí metodiků Zástupce Metodického centra PMA. Řídí a přiděluje práci Metodikům. Vyhodnocuje výsledky procesního modelování agend a optimalizace. Upravuje činnost Metodického centra PMA v případě potřeby. Strana 15

16 Obecné využití PMA Představení programu PMA PMA má široké použití jak ve vztahu k ústřednímu správnímu orgánu, tak k územním samosprávným celkům i veřejnosti. 1. Legislativní proces 2. Financování 3. Měření kvality 4. Metodická činnost 5. Informování Návrh úpravy procesních postupů, hodnocení dopadů při přípravě nových či změnách stávajících právních předpisů. Modelování výše nákladů zohlední v agendách čerpané zdroje, zejména v přenesené působnosti (podklad pro výpočet úhrady). Modelování, měření a srovnávání kvality výkonu agend na všech stupních veřejné správy. Využití procesního modelu jako unikátní metodické pomůcky při školeních či zavádění změn. Procesní model jako prostředek k seznámení s postupem výkonu veřejné správy. Poznámka: Modelováním rozumíme analýzu a simulaci výsledků pro otázky co když, tedy přípravu variant umožňujících posouzení citlivosti na změny podmínek v modelované agendě nebo jejím okolí. Strana 16

17 AIS RPP Modelovací a jeho moduly Přístup a organizace projektu PMA Pro podporu procesního modelování slouží AIS RPP Modelovací, který obsahuje modul řídící, editační, připomínkovací a čtecí. Registrovaní uživatelé (Přístup s přihlášením přes JIP) AIS RPP Modelovací (AISM) ISZR + RPP PVS Modul řídící (AISM-MR) ISZR Modul editační (AISM-ME) Modul připomínkovací (AISM-MP) Modul čtecí (AISM-MC) RPP Přístup uživatelů do systému Komunikace pomocí egon služeb (služby vnějšího rozhraní ISZR) Služby vnitřního rozhraní ISZR Strana 17

18 Vize přechodu na financování podle standardů agend Vize financování podle standardů PMA poskytne ověřené podklady pro návrh standardu. Následně umožní uplatnění standardu jako podkladu ke stanovení výše úhrady. Příprava procesních modelů agend Příprava návrhu standardu agendy Financování dle standardu agendy Iniciální prioritizace agend. Příprava procesních modelů agend. Stanovení celkových nákladů na výkon agendy na všech úrovních výkonu veřejné správy. Upravená prioritizace agend. Příprava organizace návrhu standardu (výběr OVM). Návrh parametrů standardu. Měření parametrů standardu na velkém vzorku OVM. Systém na financování standardu. Ověření financování dle standardu. Stanovení závazného standardu vyhláškou. Stanovení předpokládané výše úhrady pro dané OVM na období. Stanovení výše úhrady a dopočet vůči zálohám. Strana 18

19 100% 80% 60% 40% 20% 0% Návrh obsahu standardu agendy Standard umožní Gestorovi agendy stanovit podmínky výkonu, požadované kvalitativní parametry, čerpané zdroje a výši úhrady. Vize financování podle standardů Kdo? Co? Procesní model: Procesní popis Kvalita Čerpané zdroje Standard: Definice úrovně Definice výkonu Způsob výpočtu úhrady Kumulativní podíl procesů na nákladech agendy na vybraném OVM Jak? Za kolik? Financování podle standardu Výše úhrady Evidence lokálních hodnot Stanovení hodnot parametrů standardu Lokální hodnoty Hodnoty Cena jednotky četností a sankčních výkonu, koeficientů koeficientů fixní složka Definice případné kompenzace (mimo standard) Lokální výše kompenzace Stanovení výše úhrady pro konkrétní OVM Celková Základní Upravená výše výše výše úhrady dle úhrady úhrady standardu Platba za výkon agendy Finální výše úhrady za výkon agendy Strana 19

20 Základní pojmy PMA vytváří most mezi pojmy právních předpisů a pojmy procesního modelování. Agenda souhrn činností spočívajících ve výkonu vymezeného okruhu vzájemně souvisejících činností v rámci působnosti orgánu veřejné moci. Uvedení základních pojmů PMA Referenční údaje o agendě OVM údaje, které jsou podle zákona č. 111/2009 Sb., 51 písm. a) až k) vedeny v RPP. Procesní model agendy soustava procesně orientovaných informací o výkonu agendy: procesní popis, četnost, pracnost, náklady a kvalita. Centrální procesní model agendy model řízený a schvalovaný Gestorem agendy: Centrální pohled pohled Gestora agendy. Lokální pohledy pohledy particip. OVM. Typologie právní předpisů Metodika PMA rozlišuje druhy ustanovení právních předpisů: Zřizovací. Zvláštní. Kompetenční. Obecné. Procesní. Standard agendy vymezení centrálně definovaných a závazných podmínek výkonu agendy. Instanční procesní model agendy model vytvořený konkrétním OVM vykonávajícím agendu pro jeho vlastní potřeby. Typologie agend Metodika PMA rozděluje agendy z pohledu jejich výkonu: Agendy ústředních Procesní agendy. správních úřadů. Samosprávní Agendy přenesené agendy. působnosti. Strana 20

21 Úroveň 2 Úroveň 1 Referenčními údaje o agendě a procesní model agendy Uvedení základních pojmů PMA AIS RPP Modelovací je součástí systému základní registrů a procesní model agendy se váže na referenční údaje o agendě OVM vedené v RPP. Procesní model agendy Agenda Procesní mapa Procesní oblast 1 Procesní oblast 2 Procesní oblast n Proces 2.1 Proces 2.2 Proces 2.n Činnost 1 Činnost 2 Činnost n Procesní digram Aktivita Aktivita Aktivita 2.2.n Úkon 2.1 Úkon 2.2 Úkon 2.n Krok Krok Krok 2.2.n Strana 21

22 velikost správního obvodu velikost správního obvodu Fáze 1: Iniciální analýza a příprava modelování Úlohou této fáze je sestavit modelovací tým, provést iniciální analýzu agendy, vybrat participující OVM a dohodnout jejich součinnosti. Dekompozice právních předpisů do procesů a procesních oblastí Analýza právních přepisů a referenčních údajů o agendě OVM. Sběr požadavků zákona a určení odpovědných organizací. Seskupení požadavků do procesů a procesních oblastí. Kontrola výsledku analýzy vůči právním předpisům a referenčním údajům o agendě OVM. Procesní modelování a optimalizace Výběr participujících OVM Volba ukazatelů ovlivňujících výkon agendy. Výběr malé skupiny OVM. Výběr ukazatelů Ověření na malé skupině OVM Ověření na velké skupině OVM U1: U2: Velikost správního obvodu U3: OVM 1 Skupina OVM 1 Skupina OVM 2 OVM 2 Skupina OVM 3 Skupina OVM 4 OVM 3 Skupina OVM 5 Strana 22

23 Výstupy procesního modelování agendy A115 EO Procesní modelování a optimalizace Na základě výstupů z procesního modelování agendy byla připravena aktualizovaná Metodika PMA a příklad návrhu standardu agendy. Převedeny požadavky zákona do procesů agendy A115 : 68 procesů v 5 procesních oblastech Iniciální analýza a příprava modelování Procesní modelování Sestavení modelu AS-IS Sestavení Procesní modelu modelová TO-BE ní Sestaveny procesní mapy a diagramy. Výkon agendy ověřen na 2 KÚ, 2 ORP a 2 obcích nižšího stupně. Zjišťovány pracnost, náklady a další atributy až na úroveň aktivit. Standard Projednány optimalizační hypotézy Zpracovány vybrané detailní návrhy opatření vč. odhadu nákladů a přínosů. Prioritizovány opatření k realizaci. Vypracován návrh realizace opatření. Připraven příklad návrhu podoby standardu. Strana 23

24 Převod právních předpisů do procesní formy Procesní modelování a optimalizace Právní předpisy jsou v rámci procesní dekompozice převedeny do procesů, včetně křížové kontroly a porovnání referenčních údajů agendy. Právní předpisy Požadavky a organizace za ně odpovědné Přiřazení do procesů a procesních oblastí Kontrola Procesní popis Strukturovaná dekompozice právních předpisů. Rozlišení procesních, kompetenčních a dalších ustanovení. Referenční údaje o agendě. Požadavky právních předpisů. Vymezení (typů) organizací podílejících se na výkonu agendy. Přiřazení do procesů a procesních oblastí. Před-definované oblasti pro zjednodušení analýzy. Křížová kontrola pokrytí požadavků právních předpisů. Křížová kontrola vůči ohlášení agendy v RPP. Procesy agendy napříč všemi úrovněmi výkonu agendy. Vztahy mezi procesy. Popis aktivit (prioritních). Strana 24

25 Křížová kontrola pokrytí požadavků právních předpisů Procesy včetně jejich aktivit mají jednoznačnou vazbu na právní předpisy Procesní modelování a optimalizace Právní předpisy. Procesní popis Požadavek p. p. Podmínky Požadavek p. p. Strana 25

26 Křížová kontrola vůči ohlášení agendy v RPP Procesní modelování a optimalizace Kontrola vůči ohlášení agendy je usnadněna pomocí AIS RPP Modelovací Modul editační (přehled mapování procesů na činnosti v RPP). Strana 26

27 Fáze 2: Sestavení AS-IS modelu Cílem je sestavení AS-IS modelu, který bude ve formě definované Metodikou PMA popisovat aktuální stav agendy. Procesní popis Tvorba procesních map. Tvorba procesního popisu v podobě diagramů. Zjištění dat o procesech na úřadech Ověřováno je 5 druhů dat: Procesní popis. Četnost a pracnost. Náklady a kvalita. Procesní modelování a optimalizace Časová a nákladová simulace Na základě zjištěných dat je provedena simulace zjišťující průměrné hodnoty na jedno opakování: procesu, výstupy anebo typu případu. Náklady procesů agendy Pro participující OVM jsou vypočítány náklady na procesy agendy. Prioritizace procesů k optimalizaci Významné procesy jsou vybrány k optimalizaci. Strana 27

28 Procesní mapa v AIS RPP Modelovací Procesní modelování a optimalizace Procesy jsou zařazeny do procesních oblastí podle svého typu. Strana 28

29 Proces v AIS RPP Modelovací Procesní modelování a optimalizace Proces je zobrazen diagramem v detailu aktivit jednotlivých účastníků. Strana 29

30 Nákladová simulace Procesní modelování a optimalizace Pomocí časové a nákladové simulace lze na základě sběru dat o výkonu procesu získat průměrné pracnosti výstupů a dalších informace. Strana 30

31 Rozdělení nákladů na agendu A115 po procesech Procesní modelování a optimalizace Na zkoumaných úřadech (ORP) představuje 20% procesů přes 90% nákladů na agendu na daném úřadě. 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Podíl procesů na nákladech agendy na vybraném OVM Náklady na procesy agendy v relativním vyjádření z celkových nákladů na danou agendu na konkrétním OVM. Výrazný podíl na nákladech má pouze prvních 6 procesů. 100% 80% 60% 40% Kumulativní podíl procesů na nákladech agendy na vybraném OVM Relativní náklady na procesy agendy kumulativně (v součtu). 5 procesů tvoří dohromady téměř 90 % nákladů na agendu na daném OVM. 20% 0% Strana 31

32 Fáze 3: Sestavení TO-BE modelu Procesní modelování a optimalizace Cílem sestavení TO-BE modelu je optimalizovat výkon agendy a převést navržená optimalizační opatření do procesního pohledu. Návrh optimalizačních hypotéz Zpracování příležitostí ke zlepšení do definovaných hypotéz. Odsouhlasení hypotéz k podrobnějšímu rozpracování. Detailní návrh opatření Podrobný popis každého vybraného opatření. Definice požadovaného budoucího stavu a cesty ke zlepšení. Odhad nákladů a přínosů Vyčíslení finančních i nefinančních nákladů. Vyčíslení finančních i nefinančních přínosů. Prioritizace opatření Prioritizace na základě celkového přínosu, nákladů a náročnosti realizace. Návrh realizace opatření Popis postupu zavedení opatření a návrh harmonogramu. Strana 32

33 Role Gestora agendy v PMA Zapojení úřadů v PMA Gestor agendy je zodpovědný za výkon agendy, její procesní model a standard. Gestor agendy řídí a schvaluje výstupy modelovacího týmu. - Fáze modelování - - Zapojení Gestora agendy - Iniciální analýza a příprava modelování Jmenování řídících pracovníků týmu modelování agendy. Spolupráce a schválení procesní dekompozice agendy. Spolupráce a schválení výběru participujících OVM. Sestavení AS-IS modelu (popis současného stavu) Sestavení TO-BE modelu (návrh budoucího stavu) Stanovení standardu výkonu agendy Odsouhlasení postupu při získávání dat. Řízení sběru dat a revize předložených výstupů. Schválení AS-IS procesního modelu agendy. Výběr optimalizačních hypotéz k rozpracování. Výběr optimalizačních opatření k realizaci. Schválení TO-BE procesního modelu agendy. Odsouhlasení postupu přípravy standardu a výběru OVM. Schválení a následně zajištění zavedení standardu. Zajištění monitoringu, vyhodnocování a úprav standardu. Strana 33

34 Role Participujících úřadů v PMA Zapojení úřadů v PMA Participující úřady (zejména úřady měst a obcí) spolupracují na tvorbě procesního modelu, poskytují zpětnou vazbu a tak uplatňují svůj názor. Dále aplikují vytvořené modely v lokálních podmínkách. - Fáze modelování - - Zapojení participujících úřadů- Iniciální analýza a příprava modelování Jednají o spolupráci na procesním modelování s gestorem agendy. Spolupracují na tvorbě detailního harmonogramu prací. Sestavení AS-IS modelu (popis současného stavu) Sestavení TO-BE modelu (návrh budoucího stavu) Stanovení standardu výkonu agendy Připomínkují a revidují centrální procesní popis (vytvořený v součinnosti s Gestorem agendy). Poskytují data procesního modelu (četnosti, pracnosti, ). Spolupracují při identifikaci příležitostí ke zlepšení. Poskytují další data nutná k návrhu opatření. Posuzují možnost realizace navržených opatření. Spolupracují na ověření návrhu standardu. Průběžně poskytují zpětnou vazbu k nastavení standardu. Strana 34

35 Další využití PMA pro úřady (nejen participující úřady) Zapojení úřadů v PMA Mimo přínosy v oblastech kvality a financování přenesené působnosti, přináší PMA řadu dalších možností využití pro potřeby úřadů. Vnitřní řízení úřadu Optimalizace Školení Informování (Životní situace) Strana 35

36 Součinnost participujícího úřadu Práce na participujících úřadech Průběh PMA agenda A121 ŽP Na participujících úřadech probíhá zejména revize procesního popisu agendy a sběr dat včetně podkladů pro možnosti zlepšení výkonu agend. Tvorba a revize procesního popisu Optimalizační příležitosti Sběr dat Celkové náklady (účetnictví) Expertní odhady Ověření dat evidencí Přístup shora Přístup zdola Přístup zdola Strana 36

37 ObŽÚ KrŽÚ ObŽÚ KrŽÚ ÚSÚ Představení participujícíh úřadů Průběh PMA agenda A121 ŽP Na procesním modelování se podíleli zástupci MPO, krajských a obecních živnostenských úřadů (celkem 11 živnostenských úřadů). Participující úřady Ministerstvo průmyslu a obchodu Středočeský kraj Ústecký kraj Město Černošice Statutární město Teplice Revidující úřady Zlínský kraj Plzeňský kraj Hlavní město Praha Statutární město Hradec Králové Statutární město Plzeň Město Krnov Strana 37

38 Ostatní agendy A121 Živnostenské podnikání Ostatní zákony 570/1991 Sb. 455/1991 Sb. Návrh procesního popisu agendy Výsledky PMA - agenda A121 ŽP Procesní popis agendy pomohl sjednotit věcné vymezení agendy A121 (455/1991 Sb. a 570/1991 Sb.) a působnosti ŽÚ v ostatních agendách. Obecní živnostenské úřady Krajské živnostenské úřady Živnostenský úřad České republiky Vykonává činnosti v rozsahu zákona č. 455/1991 Sb. Rozhoduje o odvolání proti rozhodnutí OŽÚ Rozhoduje o odvolání proti rozhodnutí KŽÚ Provozuje živnostenský rejstřík Provozuje živnostenský rejstřík Je správce živnostenského rejstříku Vykonává řídí, koordinační a metodickou činnost vůči OŽÚ Vykonává řídí, koordinační a metodickou činnost vůči KŽÚ Spolupracuje na úseku živnostenského podnikání s příslušnými správními úřady Spolupracuje na úseku živnostenského podnikání s příslušnými správními úřady Zpracovává koncepce v oblasti ŽP Rozhoduje jako orgán první instance Plní úkoly stanovené dalšími zvláštními předpisy Plní funkci jednotného kontaktního místa Plní úkoly stanovené dalšími zvláštními předpisy Plní úkoly stanovené dalšími zvláštními předpisy Vyžaduje od ústředních správních úřadů potřebná stanoviska a vyjádření Plní funkci centrálního registračního místa Strana 38

39 Procesní popis Výsledky PMA - agenda A121 ŽP Celkem bylo definováno 28 procesů pro obecní živnostenský úřad, 21 procesů pro krajský živnostenský úřad a 24 procesů pro Živ. úřad ČR. Procesní oblast / Úřad Živnostenský úřad ČR Krajský živnostenský úřad Obecní živnostenský úřad Celkem za oblast Evidence Kontrola Informování Spolupráce Rozhodování Management Celkem za úřad Strana 39

40 Prioritizace procesů (ObŽÚ) Pouze 7 nejnákladnějších procesů (pracnost * četnost) tvoří cca 80% celkových nákladů agendy A121 na obecním živnostenském úřadě. 100% Kumulované náklady procesů na ORP Černošice (zdola) Výsledky PMA - agenda A121 ŽP 80% 60% 40% 20% 0% 100% Kumulované náklady procesů na ORP Teplice (zdola) 80% 60% 40% 20% 0% Strana 40

41 Prioritní procesy (ObŽÚ) Dle prioritizace na obou obecních úřadech bylo dohromady vybráno 11 prioritních procesů. Název procesu Ustanovení zákona Zpracování avíza změn údajů [455/1991 Sb. 60 odst. (1)] Změna ohlášené živnosti [455/1991 Sb. 49] Ohlášení živnosti [455/1991 Sb ] Provedení živnostenské kontroly mimo živnostenský úřad [455/1991 Sb. 60 písm. a)-d)] Přerušení/pokračování v provozování živnosti [455/1991 Sb. 31 odst. (11),(12)] Změna údajů o subjektu [455/1991 Sb. 49, 56] Zrušení živnostenského oprávnění na žádost Provedení živnostenské kontroly na živnostenském úřadě [455/1991 Sb. 58 odst. (1) písm. c)] [455/1991 Sb. 60 písm. a)-d)] Uložení pokuty rozhodnutím ve správním řízení [455/1991 Sb ] Výsledky PMA - agenda A121 ŽP Vydání výpisu na žádost [455/1991 Sb. 60 odst. (4)] Žádost o koncesi [455/1991 Sb. 50, 52-55] Strana 41

42 Prioritizace procesů (KrŽÚ) Obdobná situace jako na obecním živnostenském úřadě je na krajském živnostenském úřadě (9 procesů tvoří cca 80% celkových nákladů agendy) 100% Kumulované náklady procesů Středočeský kraj (zdola) Výsledky PMA - agenda A121 ŽP 80% 60% 40% 20% 0% 100% Kumulované náklady procesů Ústecký kraj (zdola) 80% 60% 40% 20% 0% Strana 42

43 Prioritní procesy (ObŽÚ) Dle prioritizace na obou krajských úřadech bylo dohromady vybráno 12 prioritních procesů. Název procesu Ustanovení zákona Konzultační činnost úřadu 570/1991 Sb. 3 odst. (1) písm. a) Odvolací řízení Výsledky PMA - agenda A121 ŽP 570/1991 Sb. 81 a násl. Spolupracování při řešení živnostenské problematiky 570/1991 Sb. 3 odst. (1) písm. c) Tvorba metodických pomůcek 570/1991 Sb. 3 odst. (1) písm. a) Připomínkování legislativních změn 570/1991 Sb. 3 odst. (1) písm. a) Provedení kontroly činnosti obecních živnostenských úřadů 570/1991 Sb. 3 odst. (1) písm. a) Vyhodnocení výsledků kontrol 570/1991 Sb. 3 odst. (1) písm. a) Rozpracování metodik a stanovisek z MPO na ORP 570/1991 Sb. 3 odst. (1) písm. a) Šetření hlášení o použití nestandardního dotazu od pracovníků obecních živnostenských úřadů do informačních systémů veřejné správy 570/1991 Sb. 3 odst. (1) písm. e) Přezkumné řízení ve věcech podle zákona o živnostenském podnikání 500/2004 Sb , 99 Pořádání porad a seminářů 570/1991 Sb. 3 odst. (1) písm. a) Nařízení provedení živnostenské kontroly obecnímu živnostenskému úřadu 570/1991 Sb. 3 odst. (1) písm. a) Strana 43

44 Přehled vybraných optimalizačních opatření Výsledky PMA - agenda A121 ŽP Vzhledem k vyspělosti agendy je většina opatření zaměřena na elektronizaci a automatizaci (dopady i potřebné změny jsou i mimo A121). Filtrování a automatizace přijímaných avíz ušetří čas úředníkům. Automatické zpracování vybraných avíz. Filtrování nerelevantních avíz. Eliminace duplicitních avíz. Automatizace kontroly sídla ohlašovny ušetří čas a zkvalitní proces. Zavedení a správa číselníku ohlašoven. Vylepšení možnosti elektronického podání ušetří čas a zkvalitní proces. Online platba. Elektronický podpis. Datové schránky. Koordinace metodické tvorby a sdílení metodických pomůcek ušetří čas KŽÚ. Eliminace duplicitní tvorby. Automatická kontrola v RŽP. Strana 44

45 Další kroky PMA I Další kroky PMA Výsledky PMA - agenda A121 ŽP Probíhá evidence a vyhodnocení na dvou OVM, pro stanovení podkladů pro standard je dále nutné výsledky zpřesnit na velké množině OVM. Aktivity Příprava na sběr dat Procesní popis agendy. Výběr ukazatelů ovlivňujících rozdíly v pracnosti procesů mezi jednotlivými OVM. Evidence a vyhodnocení na malé množině OVM Výběr malého vzorku OVM na základě zvoleného ukazatele. Provedení expertních odhadů a plánování evidence. Sběr dat - Evidence sledovaných procesů (malý vzorek OVM). Vyhodnocení evidence a rozdílů mezi OVM. Evidence a vyhodnocení na velké množině OVM Určení počtu OVM pro dodatečnou evidenci na základě výpočtů z evidence na malé množině OVM. Výběr OVM a plánování evidence na velké množině OVM. Sběr dat - Evidence sledovaných procesů (velký vzorek OVM). Vyhodnocení evidence na velké množině OVM a konečné vyhodnocení sledované jednotky napříč OVM. Strana 45