PŘÍPRAVA ZMĚNY PRO LETNÍ STANOVÝ TÁBOR Horní Cerkev Nová Buková Rok 2011/ 2012

Transkript

1 FUNKČNÍ STUDIUM 2. ROČNÍK, VELMI ÚSPĚŠNÝ ŘEDITEL ZÁVĚREČNÁ PRÁCE PŘÍPRAVA ZMĚNY PRO LETNÍ STANOVÝ TÁBOR Horní Cerkev Nová Buková Rok 2011/ 2012 Autorka: Jaroslava Jeriová Bílina, únor 2011

2 Prohlašuji, že tuto předloženou závěrečnou písemnou práci Funkčního studia jsem vypracovala zcela samostatně a uvádím v ní veškeré prameny, které jsem použila. V Bílině Jaroslava Jeriová 2

3 Obsah 1. SLOVO ÚVODEM SOUČASNÁ SITUACE POPIS TÁBORA POLOHA A DOSTUPNOST TÁBORA KAPACITA TÁBORA, CÍLOVÁ SKUPINA A TERMÍNY FINANCOVÁNÍ ROZPOČET LETNÍHO TÁBORA VYBAVENOST STANOVÉ ZÁKLADNY SKUTEČNÉ VYUŽITÍ KAPACITY STANOVÉ ZÁKLADNY V LETECH PROPAGACE LETNÍHO TÁBORA V HORNÍ CEREKVI ANALÝZA SWOT SOUČASNÝ STAV STANOVENÉ CÍLE KROKY K DOSAŽENÍ CÍLE FLEXIBILNĚJŠÍ NABÍDKA TERMÍNŮ NAVÁZÁNÍ SPOLUPRÁCE SE ZŠ A SŠ ROZŠÍŘENÍ CÍLOVÝCH SKUPIN ÚČASTNÍKŮ SAMOSTATNÉ WEBOVÉ STRÁNKY TÁBORA V HORNÍ CEREKVI KOMUNIKACE SE ZÁKAZNÍKY PLÁN PŘÍPRAV PRO LETNÍ TÁBOR DDM BÍLINA ZÁVĚR POUŽITÁ LITERATURA 19 3

4 1. Slovo úvodem Stanový tábor v Horní Cerekvi je v dobrém slova smyslu skanzenem minulé doby. Tuto podobu bychom rádi zachovali, ale problémem současné doby je upadající zájem zákazníků. Cílem mé ročníkové práce Příprava na změnu je vytvoření předpodkladů pro změny k obnovení zájmu o tento stanový tábor v Horní Cerekvi. 2. Současná situace 2.2. Popis tábora Dětský stanový tábor HORNÍ CEREKEV tradiční tábor, který každé léto, již 34 let, připravuje Dům dětí a mládeže Bílina. Jako jeden z mála v České republice má tento tábor nejblíže k přírodě. Spí se ve stanech blízko lesa a není zde zavedena elektřina. Děti jsou ubytovány ve dvoumístných stanech s pevnou podlahou a pevným lůžkem. Ve stanech typu Rekreant jsou umístěny dva stolky, jeden uvnitř stanu a jeden v jeho předsíňce. Součástí základny jsou srubové objekty - jídelna, kuchyně, marodka, sociální zázemí. Tábor je umístěn do pěkného prostředí lesů, luk a polí v blízkosti rybníka Samson. 4

5 2.3. Poloha a dostupnost tábora Tábor v ekologicky čisté oblasti Českomoravské vrchoviny (okres Pelhřimov) je vzdálen od Bíliny 204 kilometrů, cesta trvá přibližně 3 hodiny. Horní Cerkev leží od základny 5 kilometrů. Okresní město Pelhřimov je vzdáleno od tábora 13 kilometrů. Do Jihlavy, která je vzdálená 29 kilometrů, se dostanete za 30 minut. Město Tábor je vzdáleno 60 kilometrů a cestovat budete přibližně 1 hodinu. Z Brna Vám bude cesta trvat přibližně 2 hodiny a ujedete 110 kilometrů. Je zde krásné okolí pro pěší turistiku, cykloturistiku. Dále lze navštívit Křemešník s rozhlednou, Pelhřimov Muzeum kuriozit a Muzeum strašidel. V Jihlavě ZOO a aquapark. GPS: , Kapacita tábora, cílová skupina a termíny V současnosti je maximální kapacita tábora 45 osob 36 účastníků a 9 pracovníků. Personální obsazení: Hlavní vedoucí + programový vedoucí Zdravotník Řidič + údržba stanové základny Hospodář Kuchař Kuchař Oddílový vedoucí Oddílový vedoucí Oddílový vedoucí 5

6 V současné době je tábor určen všem dětem, které absolvovaly první ročník základní školy, až do 15 let. Těmto účastníkům nabízíme letní tábor ve třech turnusech po 15 dnech. První běh letního tábora zahajuje vždy a trvá do , druhý běh je od do a poslední, třetí běh, svou činnost zahájí a trvá do Stavění a příprava stanové základny probíhá vždy od do Od do probíhá bourání a zazimování základny Financování rozpočet letního tábora Základnu v Horní Cerekvi máme v bezplatném pronájmu. Celkový rozpočet tábora připravuje ekonomka a ředitelka Domu dětí a mládeže Bílina. V současné době poskytuje dotaci zřizovatel a kraj. Pro účastníka je cena poukazu 3.990,- Kč. Hlavní vedoucí a hospodář jednotlivých běhů hospodaří s penězi: Stravování 80,- Kč na osobu a den Drobná vydání 50,- Kč na osobu Plyn 2 500,- Kč (vázaná položka) Služební auto 3 000,- Kč (vázaná položka) Poplatky u lékaře + léky 3 000,- Kč (vázaná položka) Sponzorský dar (pokud je) Dotace poskytovaná zřizovatelem MÚ Bílina je určena k obnově stanové základny, k opravě srubů, umýváren a sprch. 6

7 2.6. Vybavenost stanové základny Srub jídelna Srub kuchyně 2 lednice na PB, 1 sporák na PB, smažicí pánev na PB, velká stolice na PB, kamna na tuhá paliva Srub sklad potravin Srub marodka Srub sklad sportovního náčiní Srub sklad nářadí Srub klubovna 7x suché WC Umývárna vojenské polní žlaby kapacita 20 kohoutků Srub sprchy 2 kotle na pevná paliva 2x střední hangár 38 stanů 26 stanů typu Rekreant, 12 stanů typu Tábor 2.7. Skutečné využití kapacity stanové základny v letech V současné době je maximální kapacita letní stanové základny 45 osob. rok 2008 termín Účastníků personál celkem % využití rok 2009 Termín Účastníků personál celkem % využití rok 2010 Termín Účastník personál celkem % využití

8 běhy, termíny účastník personál celkový počet využití kapacity běhy, termíny účastník personál celkový počet využití kapacity běhy, termíny účastník personál celkový počet využití kapacity 8

9 2.8. Propagace letního tábora v Horní Cerekvi Reklamní DVD o stanové základně v Horní Cerekvi (promítáno na velkých akcích pořádaných Domem dětí a mládeže Bílina) Nabídka táborů na webových stránkách Domu dětí a mládeže Propagační letáky výlepové plochy v Bílině Propagační letáky INFO centrum, zdravotnická zařízení, Nabídka loňským účastníkům formou SMS, u 2.9. Analýza SWOT současný stav Analýzu tvořili: Jaroslava Jeriová zástupce ředitele, vedoucí studia Keramika, hlavní vedoucí tábora, Krista Sýkorová ředitelka Domu dětí a mládeže, hlavní vedoucí tábora Irena Štrálová ekonomka, Eva Klasová vedoucí studia Technika, hlavní vedoucí tábora, Jana Konárková interní zaměstnanec, zdravotnice tábora, Jaroslav Procházka, Monika Cílová, Jana Skoupá, Miroslav Dlouhý, Karel Havel, Eva Plíhalová externí pracovníci tábora Cílem analýzy bylo analyzovat celkový stav stanového tábora v Horní Cerekvi. Minimalizovat hrozby, využít nové příležitosti a naplánovat jednotlivé kroky, které povedou ke změnám. Silné stránky Pracovníci Sociální zázemí Nabízené programy Materiální zabezpečení Umístění tábora prostředí 9

10 Slabé stránky Využití kapacity tábora PR Délka termínů (pouze 15 dní) Chybí zpětná vazba od účastníků Příležitosti Rozšíření cílových skupin Spoluúčast s jinými organizacemi, základními školami (dále ZŠ), středními školami (dále SŠ), podniky Rozšíření nabídky (Pelhřimov, Jihlava, Tábor, Brno) Samostatné webové stránky pro tábor v Horní Cerekvi Navýšení kapacity Hrozby Nezájem účastníků Dostupnost lokality Vypovězení pronájmu Ztráta dotací Narůstající ceny Vyhodnocení analýzy SWOT Lepíkovou metodou jsme seřadili body v příležitostech a hrozbách podle priorit. Následně jednotlivé body probrali a určili směr, kterým se budeme ubírat při jejich řešení. 10

11 3. Stanovené cíle Vytvoření flexibilnější nabídky termínů Navázání spolupráce se ZŠ, SŠ a dalšími organizacemi nejen v Ústeckém kraji (Pelhřimov, Jihlava) Rozšíření cílových skupin účastníků Vytvoření samotných webových stránek pro tábor v Horní Cerekvi Zlepšení komunikace se zákazníky 4. Kroky k dosažení cíle 4.2. Flexibilnější nabídka termínů Na základě zájmu o týdenní tábory, které máme v nabídce, si myslíme, že zkrácením jednotlivých turnusů v tomto stanovém táboře (bez elektřiny a kde se účastníci podílejí na denním chodu tábora), bude vyhovovat rodičům menších dětí a těm, kteří jedou na svůj první tábor. Nabízí se možnost zkrátit turnusy na 7 a 10 dní. Kromě prázdninové činnosti bychom rádi základnu využívali i v měsíci červnu, a to od pro tyto účely: Školy v přírodě Školní výlety Sportovní soustředění Kreativní kurzy a semináře 4.3. Navázání spolupráce se ZŠ a SŠ Oslovíme deset ZŠ, šest SŠ a další organizace a podniky nejen v Ústeckém kraji, ale i na Pelhřimovsku a okolí. 11

12 Provoz stanové základny při případném zájmu zákazníků zahájíme Na tuto dobu musíme zajistit správce základny (nejlépe z řad bývalých zaměstnanců Domu dětí a mládeže Bílina nebo externích vedoucích). Do nabídky uvedeme následující typy akcí: Akce na klíč DDM připraví program, zajistí personál, programové vedoucí, lektory, materiál (6 akcí) 1. teambuilding zážitkový vzdělávací program (2 programy) 2. kreativní kurzy, semináře výtvarné vzdělávací programy (10 kurzů) 3. filmová školička 4. po dohodě připravit program dle přání zákazníka DDM připraví pouze program a zajistí materiál ostatní si zajistí zákazník sám (mimo správce základny) DDM poskytne základnu a správce, ostatní je v režii zákazníka 4.4. Rozšíření cílových skupin účastníků Aktivity budeme nabízet následujícím cílovým skupinám a pro každou bude zpracována nabídka k pobytům: Od 6 let do 15 let - učitelé, kolektivy žáků základních škol Od 6 let do 15 let - rodiče, jednotlivé děti Od 16 let do 19 let - kolektivy studentů středních škol Od 18 let - dospělá veřejnost Rodiče a děti Podniky, pracovní kolektivy Sportovní oddíly, kluby 12

13 Cílové skupině kolektivům ZŠ, SŠ a učitelům nabídneme aktivity především v období června: Zahájení 15. června a ukončení 30. června Délka pobytu - možnosti 4 denní pobyt 3 denní pobyt 2 denní pobyt Námi navrhované termíny, které lze po dohodě se zákazníkem upravit. Od 15. června do 17. června Od 18. června do 19. června Od 20. června do 22. června Od 23. června do 26. června Od 27. června do 30. června Cílové skupině rodiče, jednotlivé děti nabídneme letní tábory období červenec srpen: Zahájení 1. července a ukončení 2. srpna Délka pobytu možnosti 7 a 10 denní turnusy Termíny jednotlivých turnusů Od 1. července do 8. července Od 8. července do 17. července Od 17. července do 24. července Od 24. července do 2. srpna Ostatním skupinám nabídneme turnusy v měsíci srpnu Kolektiv vedoucích připraví kreativní a výtvarné dílny, soutěže a závody. Akce budou pro účastníky dobrovolné. Zahájení 2. srpna a ukončení 16. srpna Termíny jednotlivých turnusů Od 2. srpna do 9. srpna, od 9. srpna do 16. srpna 13

14 4.5. Samostatné webové stránky tábora v Horní Cerekvi Dohodli jsme se na vytvoření samostatných webových stránek, na kterých se zákazníci dozvědí všechny informace o jednotlivých turnusech. To znamená, že se zde dozví o termínech připravovaných turnusů, cenách, pro které cílové skupiny jsou turnusy určeny. Dále podrobný program jednotlivých běhů. Seznámí se zde s jednotlivými pracovníky každého tábora. Budou mít možnost zhlédnout DVD o táborové základně. Vytvoříme fotogalerii jednotlivých táborů. Umožníme zákazníkům stáhnou si jednotlivé dokumenty přihlášku, potvrzení o bezinfekčnosti, potvrzení o zdravotní způsobilosti. Na stránky vložíme i dotazníky pro účastníky táborů. Od těchto vyplněných dotazníků očekáváme zpětnou vazbu na tábor, prostředí, vybavenost tábora, program, vedoucí a ostatní pracovníky tábora. Zda účastníkům (dětem i rodičům) vyhovuje délka jednotlivých běhů, co účastníkům chybělo, s čím byli spokojeni Komunikace se zákazníky Pro zvýšení zájmu zákazníků o připravované tábory v Horní Cerekvi je nutné poskytnou všem co nejpodrobnější a srozumitelné informace. Velmi nutné je seznámit hlavně rodiče s celým týmem, který se jejich dětem na táboře věnuje. To vše podpoří vědomí, že tábor je dobře připraven a je bezpečný. Informace, které poskytneme: O táboře poloha, dostupnost, vybavenost Termíny, ceny O vedoucích a personálu kvalifikaci, délku praxe, zaměření, koníčky Program tábora celotáborová hra, soutěže, závody, výlety, kreativní a výtvarné dílny Vybavení tábora sportovní a materiální Dotazníky před zahájením i po ukončení tábora 14

15 Jak a kde jsou tábor a jeho účastníci pojištěni Zajištění zdravotní péče Akce na klíč - podrobné rozpracovaní celého programu, informace o programových vedoucích, o lektorech, materiál a pomůcky potřebné k jednotlivým programům 15

16 5. Plán příprav pro letní tábor DDM Bílina Úkol osoba řešení termín do kontrola poznámky termíny Jarka, Krista, Eva předložení návrhů a jejich splněno výběr Jarka cílové skupiny Jarka, Krista, Eva předložené návrhy cílových skupin Jarka splněno seznam zákazníků z řad ZŠ a SŠ Eva, Karel použití internetu, Ústecký kraj, Pelhřimov a okolí Krista seznam zákazníků z řad organizací Jana + tým použití internetu Ústecký kraj, Pelhřimov a okolí Jarka seznam zákazníků z řad sportovních Jára, Míra použití internetu oddílů a podniků v obou lokalitách Jarka zpracování nabídky pro zákazníky Jarka, Krista, Eva vytvoření katalogu s informacemi o termínech, cílových skupinách, Jarka, Krista O programech oslovení potencionálních zákazníků Jarka, Krista, Eva osobním jednáním a tým e- mailem prezentace DVD letního tábora Anketou, dotazníkem Zřídit samotné webové stránky Zdeněk Mikeš Podle dodaných požadavků od ředitelky Krista 16

17 úkol osoba Řešení termín kontrola poznámky vytvořit dotazníky pro cílové skupiny Eva + tým sestavit dotazníky pro všechny sestavit a využít je i pro letní činnost 2011 cílové skupiny o termínech, Krista, Jarka o programech, o možnostech využití základny, dotazníky rozdat na školách, rozeslat y organizacím, podnikům, školám vložit na web k vyplnění dát na recepci a vložit do deníků rozdat na akcích - Akademie DDM spočítat ceny táborů Jarka, Irena schůzka s ekonomkou a ředitelkou připravit podklady o dotacích o výdajích na tábor vyhodnotit informace z dotazníků Jarka + tým porada k vyhodnocení získaných 3.6. pozvánku seznámit tým se získanými informacemi informací, k výsledkům ze zadaných a program předložit výsledky zadaných úkolů úkolů a dotazníkového šetření, porady sepsání a rozdělení dalších úkolů pošle Jarka 17

18 6. Závěr Při práci jsem si uvědomila, že velmi záleží nejen na přípravě nabídky, ale i na propagaci tábora, rozšíření cílových skupin, flexibilitě termínů a na výběru pracovníků. Nesmíme podcenit komunikaci se zákazníkem, musíme vyžadovat zpětnou vazbu od účastníků, která nám poskytne potřebné informace ke zlepšení naší práce. Pokud podceníme přípravu, opomeneme kvalitní propagaci, nezapojíme do přípravy tábora kolektivy pracovníků interních i externích, kteří do tábora jezdí, nebudeme nikdy schopni zajistit naplnění kapacity na 100 %. Tato práce nám bude sloužit k dosažení stanovených cílů. 18

19 7. Použitá literatura Jindra J., Materiály Funkčního studia Řízení změn Management změny (2010) zpracované korespondenční úkoly Řízení změn 19