SEMINÁRNÍ PRÁCE. Zásady pro vedení spisové služby, spisový řád a skartační plán OS člověk zpět k člověku. Marcela Jelínková

Transkript

1 SEMINÁRNÍ PRÁCE Zásady pro vedení spisové služby, spisový řád a skartační plán OS člověk zpět k člověku Marcela Jelínková 1

2 OBSAH : ÚVOD - Zásady vedení spisové služby str. 3 - Základní pojmy spisové služby str. 4 - Základní operace spisové služby str. 5 - Kontrola ve věcech spisové služby.str. 7 - Správní delikty...str. 8 - Zásady pro tvorbu skartačních řádů str. 9 Spisový a skartační řád OS člověk zpět k člověku....str. 12 Spisový a skartační plán OS člověk zpět k člověku.str. 18 ZÁVĚR.str. 28 Přílohy č.1. č.8. str

3 I. ÚVOD ZÁSADY PRO VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY Spisová služba, eventuálně též evidence, je obsáhlý soubor závazných pravidel a opatření zajišťujících řádný, spolehlivý a pohotový chod administrativy a zároveň též práce vykonávaná podle těchto pravidel. Za spisovou službu považujeme celkový oběh písemností, případně jiných dokladů v organizaci, a manipulaci s nimi až do uplynutí předepsaných skartačních Ihůt 1) a provedení skartace. Skartace neboli vyřazování písemností a archivní služba potom následují jako další, samostatné články celkové manipulace s písemnostmi nebo jiným příbuzným materiálem (technickou dokumentací, foto-, fonodokumentací apod.).. Dnes je zásada řádného vedení spisové služby komplexně legislativně upravena v zákoně Č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Spisová služba se podle zákona vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky. Povinnost vykonávat spisovou službu mají tito určení původci: a) veřejnoprávní původci, tj. organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu, nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců, školy a vysoké školy, právnické osoby zřízené zákonem a zdravotnická zařízení, b) kraje, c) hlavní město Praha, d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu anebo matričního úřadu. Na obce, které nemají povinnost vykonávat spisovou službu v plném rozsahu, se vztahují ustanovení o příjmu, evidenci, rozdělování a oběhu dokumentů, dále o vyřizování a podepisování dokumentů a o jejich odesílání. Vedení zdravotnické dokumentace upravuje zvláštní právní předpis. 2) 1) Skartačními lhůtami se stanoví doba, během níž zůstávají písemnosti uloženy ve spisovnách organizací (u původců), z jejichž činnosti vznikly, pochopitelně spolu s písemnostmi došlými. 2) Zákon Č. 20/1966 Sb., o péči o zdraví lidu, ve znění pozdějších předpisů. 3

4 Základní pojmy spisové služby: Archiv - zařízení, v němž je ukládán archivní materiál za účelem jeho trvalé ochrany a odborného archivního zpracování pro vědecké a praktické potřeby. Dohledem nad výkonem spisové služby Magistrátu hlavního města Prahy a úřadů městských částí je pověřen Archiv hl. m. Prahy. Archiválie - dokumenty, záznamy, které vzhledem k době vzniku, obsahu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány ve veřejném zájmu k trvalému uchování. Archivní kniha - pomůcka, ve které je vedena evidence písemností uložených ve spisovně. Číslo jednací - pořadové číslo, pod kterým je dokument (či spis) evidován v podacím deníku. Dokument - každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Podací deník - základní evidenční pomůcka spisové služby, do níž jsou v časovém a číselném pořádku zapisována podání, tj. dokumenty přijaté a vzniklé z vlastní činnosti organizace. Podatelna - místo, kde se přijímají a evidují podání. Priorování - vyhledávání předchozích dokumentů (spisů) o téže věci za účelem jejich připojení k nově došlému podání.. Skartační lhůta - lhůta před jejímž uplynutím nesmějí být dokumenty vyřazeny (skartovány). Počítá se od 1.1. následujícího roku po vyřízení dokumentu (spisu) či uplynutí právní platnosti dokumentu. Skartační návrh - návrh na vyřazení dokumentů s prošlou skartační lhůtou. Skartační plán - seznam druhů písemností, se kterými se u organizace pracuje s uvedením skartačního znaku a skartační lhůty u každého typu.. Skartační protokol - záznam o průběhu skartačního řízení, s uvedením dokumentů, které byly vybrány za archiválie a skart. Skartační povolení - povolení ke skartaci (zničení) písemností, vydává je příslušný archiv. Skartační řád - upravuje průběh skartačního řízení organizace. Skartační znaky - vyjadřují hodnotu dokumentu dle jeho obsahu a označují způsob, jakým se s dokumentem naloží po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení. Znak "A" označuje dokument trvalé hodnoty, který bude předán do archivu k trvalému uložení. Znak "S" označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude navržen ke zničení. Znak "V" označuje dokumenty, jejichž hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a po uplynutí skartačních lhůt budou znovu posouzeny a označeny znakem "A" nebo "S". Spis - tvoří veškeré dokumenty týkající se jednání o téže věci. Spisovna - místo pro uložení vyřízených, provozně nepoužívaných písemností organizace před uplynutím jejich skartačních lhůt. Spisový řád - směrnice, norma upravující vedení spisové služby organizace. Spisový znak - označuje jednotlivé skupiny dokumentů dle jejich obsahu. Spisový plán - seznam druhů písemností, se kterými organizace pracuje, s uvedením skartačního znaku a lhůty. Správní archiv - spisovna pro ukládání dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami. Určení původci - původci, kteří mají povinnost vykonávat spisovou službu (mimo jiné hlavní město Praha, obce s pověřeným obecním úřadem, obce se stavebním nebo matričním úřadem, městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hl. města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným úřadem nebo působnosti stavebního úřadu nebo matričního úřadu).. 4

5 ZÁKLADNÍ OPERACE SPISOVÉ SLUŽBY Příjem, evidence, rozdělování a oběh dokumentů Určení původci jsou povinni zajistit řádný příjem dokumentů, tj. vést podací deník, do něhož jsou v číselném a časovém pořadí zapisovány došlé dokumenty, případně ústně učiněná podání. Všechny došlé dokumenty se v den příchodu opatří otiskem podacího razítka s číslem jednacím. Titíž původci jsou povinni evidovat i dokumenty u nich vzniklé (tzv. písemnosti vlastní). Evidenčně podchycené dokumenty se předávají k vyřízení příslušné organizační součásti nebo osobě k tomu pověřené, o čemž se učiní záznam v podacím deníku. Osoba, která převezme dokument zapsaný do evidence, jeho převzetí potvrdí (doručovací knížka). Vyřizování a podepisování dokumentů Vyřízením se rozumí zpracování konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu vyřízení. Dokumenty určeného původce podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena. Při vyřizování záležitostí se všechny dokumenty týkající se jedné a téže věci (případu, akce...) spojí ve spis. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu a jeho kontrola před uložením do příruční registratury, resp. do příslušné spisovny. Odesílání dokumentů Do vlastních rukou adresáta odesílají určení původci dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-ii to stanoveno zvláštními právními předpisy (např. občanský soudní řád). Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen, nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení určeným původcům připojí k příslušnému spisu. Ukládání dokumentů Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném (příruční registratury, resp. příslušné spisovny) k uložení dokumentů, k jejich vyhledávání a předkládání pro potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení. Dokumenty mohou být též uloženy ve spisovně sloužící k ukládání dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami (správní archiv, též meziarchiv). Dokumenty opatřeny spisovými a skartačními znaky a skartačními lhůtami se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený spis u sebe i nadále. Tato případná skutečnost se zaznamená do podacího deníku. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo ve správním archivu správního orgánu nebo soudu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem. To ovšem neplatí, pokud byly dokumenty před uložením ve spisovně nebo správním archivu veřejně přístupné. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované skutečnosti, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem. 3) V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na nějž přechází působnost zaniklého určeného původce. 3) Zákon Č. 552/1991 Sb., o státní kontrole. ve znění pozdějších předpisů. 5

6 Je-Ii právních nástupců více a nedojde-ii mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Při umístění spisovny a správního archivu musí být splněny stavebně technické a bezpečnostní podmínky umožňující řádný výkon spisové služby ( 61 odst. 2 a 4 zákona). CHARAKTERISTIKA JEDNOTLIVÝCH STUPŇŮ UKLÁDÁNÍ PÍSEMNOSTÍ 1) Příruční registratury Obsahují všechny vyřízené písemnosti každé organizační složky (včetně písemností došlých), jež zde musejí být uspořádaně, tj. v plném souladu se spisovým plánem, uloženy cca po dobu 1-2 let, v řádně zdůvodněných případech výjimečně i déle. 2) Ústřední spisovna Zpravidla ji tvoří všeobecná + účetní + technická, případně další specializovaná spisovna. Sem na základě předávacích protokolů (seznamů) přicházejí všechny již vyřízené a provozně bezprostředně nepotřebné písemnosti z příručních registratur, s výjimkou písemností utajovaných. 3) Archiv Po skartačním řízení sem přicházejí dokumentárně cenné písemnosti (archiválie), a to ze všech spisoven původce. V archivu se natrvalo ukládá 3 až 5 % z celkové písemné a jiné příbuzné původcovy produkce. Archiv má každý původce vždy jen jeden, i když jeho fondy a sbírky mohou být dislokovány i na několika místech. Třístupňový systém ukládání písemností lze variantně redukovat na stupně dva: 1) Odbouráním příručních registratur se prvním stupněm stávají spisovny, do nichž se v úplnosti ukládají všechny písemnosti (spisy), jakmile jsou vyřízeny. Referenti tak mají u sebe toliko rozpracované případy a legislativní, metodické, organizační a jiné pomůcky. Tím se zabrání nežádoucímu hromadění vyřízených záležitostí u jednotlivých pracovníků a minimalizuje se tudíž nebezpečí poškození nebo ztráty důležitých písemností. Tuto praxi lze úspěšně uplatnit např. u původců středních a větších. 2) U původců spíše menších a malých lze naopak upustit od zřizování všeobecných, případně dalších spisoven, jejichž funkci zastanou příruční registratury, v nichž jsou písemnosti prodlouženě uloženy až do uplynutí předepsaných skartačních lhůt. Specifickým zařízením (ani běžná spisovna, ani archiv) pro ukládání písemností jsou již zmíněné správní archivy (též meziarchivy) zřizované od roku 1992 povinně u ústředních orgánů státní správy (původci s rozsáhlou písemnou produkcí). Zpravidla po uplynutí pěti let se ve spisovně provádí první, "odlehčovací" probírka (cca % písemné produkce se likviduje), zbývající většina obvykle ještě živých písemností přechází do správního archivu, kde se po dalších 15 až 20 letech s konečnou platností rozhodne o jejich osudu ("a" do archivu, "S" do stoupy). 6

7 KONTROLA VE VĚCECH SPISOVÉ SLUŽBY Kontrolu dodržování povinností na úseku výkonu spisové služby r.. Vykonávají a) Ministerstvo vnitra 1. u Národního archivu, 2. u státních oblastních archivů, 3. u specializovaných a bezpečnostních archivů zřízených ministerstvy, dalšími ústředními správními úřady, Kanceláří Poslanecké sněmovny, Kanceláří Senátu, Kanceláří prezidenta republiky, Českou národní bankou nebo zpravodajskými službami České republiky, b) Národní archiv 1. u správních archivů ministerstev a dalších ústředních správních úřadů, 2. u právnických osob zřízených zákonem, specializovaných archivů ostatních organizačních složek státu s celostátní působností, jakož i jimi zřízených státních příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde kontrolu provádí Ministerstvo vnitra, 3. u právnických osob zřízených zákonem, 4. u Archivu hl. města Prahy, c) státní oblastní archivy dle své územní působnosti 1) u správních úřadů a jiných organizačních složek státu s působností na území kraje, okresu nebo obcí a u jimi zřízených státních příspěvkových organizací, 2) u specializovaných archivů státních podniků a státních Příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde provádí kontrolu Národní archiv, 3) u archivů územních samosprávných celků, s výjimkou hl. města Prahy, 4) u orgánů územních samosprávných celků a jimi zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob, 5) u soukromých archivů a u zřizovatelů těchto archivů. Kontrolu vykonávají archivní inspektoři, které z řad zaměstnanců Ministerstva vnitra, Národního archivu nebo státního oblastního archivu pověřuje příslušný ředitel útvaru ministerstva nebo archivu. 7

8 SPRÁVNÍ DELlKTY Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu, za což jí může být uložena pokuta do ,- Kč. Likvidátor se dopustí přestupku tím, že neprovede řádné skartační řízení, nebo neumožní výběr archiválií, za což mu může být uložena pokuta do ,- Kč. Právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě, která při výkonu podnikatelské činnosti nebo v přímé souvislosti s ní - nevykonává spisovou službu, ačkoli jí to zákon ukládá, popřípadě nezajistí odbornou správu dokumentů vzešlých z její činnosti nebo z činnosti právních předchůdců této právnické osoby, - nevydá spisový a skartační řád, ačkoli jí to zákon ukládá, - nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů, nebo - jako právní nástupce neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií, může být uložena pokuta do ,- Kč. Určení původci, jejichž spisový a skartační řád neodpovídá ustanovením zákona č. 499/2004 Sb., jsou povinni do 6 měsíců ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona uvést spisový a skartační řád do souladu s tímto zákonem. Spisovou službu mohou vykonávat i původci, kterým to zákon neukládá. V tomto případě však mají stejná práva a povinnosti jako určení původci. 8

9 Zásady pro tvorbu skartačních řádů I. Skartační řád je směrnice upravující postup pro vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů (dále jen "písemnosti") ve skartačním řízení. Zásady tohoto řízení jsou stanoveny zákonem Č. 499/2004 Sb. a vyhláškou Č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ( 9: podrobnosti skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů). II. Skartačním řádem se rozumí souhrn pracovních úkonů prováděných při vyřazování písemností nadále již nepotřebných pro činnost jejich původců a při posuzování jejich trvalé hodnoty. III. Při skartačním řízení se z vyřazovaných písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných, určených ke zničení. Trvalá hodnota písemností se stanoví podle kritérií pro posuzování písemností a vyjadřuje se skartačními znaky A, V, S. IV. Skartační znaky a lhůty pro jednotlivé písemnosti a jejich druhy se uvádějí ve skartačním plánu (rejstříku), který je zpravidla nedílnou součástí skartačního řádu. V. Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení je všestranná péče. o písemnosti v rámci spisové služby a jejich přesná evidence, správné označení skartačními znaky a lhůtami a přehledné uložení ve spisovnách po dobu stanovenou skartačními lhůtami. VI. Skartační řízení se provádí pravidelně, v předem plánovaných skartačních obdobích, komplexně za celého původce a jeho předmětem jsou všechny písemnosti, u nichž uplynuly stanovené skartační lhůty. VII. Řádný průběh skartačního řízení zajišťuje původce za odborného dohledu Ministerstva vnitra nebo příslušného archivu. VIII. Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění příslušného archivu, jakož i zničení písemností bez řádného skartačního řízení, jsou posuzovány a postihovány jako správní delikt.dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány za archiválie 1. Dokumenty podle druhu 1.1. zápisy ze zasedání orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních, zakládací listiny, statuty, organizační řády a další dokumenty o organizační struktuře, vedení, správě, řízení, kontrole, činnosti a jejich výsledcích a) ústředních a všem jim podřízených orgánů státní správy, územní samosprávy a jejich předchůdců, b) justičních složek všech stupňů i druhů, notářství, státních zastupitelství a jejich předchůdců 9

10 c) orgánů a organizačních složek obcí a krajů, národních výborů všech stupňů a jejich předchůdců, d) státních příspěvkových organizací a příspěvkových organizací obcí a krajů, hospodářských, rozpočtových a ostatních státních organizací řízených, popřípadě spravovaných státními orgány nebo národními výbory, a předchůdců těchto organizací e) obchodních organizací založených nebo ovládaných ústředními a všemi jim podřízenými orgány státní správy, orgány územní samospráva a jejich předchůdců, f) družstevních organizací, jejich zařízení a předchůdců, g) všech součástí a zařízení ozbrojených sil a bezpečnostních složek, h) politických stran, občanských sdružení, odborových organizací a organizací zaměstnavatelů 1.3.mezinárodní smluvní dokumenty prezidentské, vládní a resortní úrovně, 1.4. dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí, 1.5. dokumentace významných staveb 1.6.kroniky všech typů 1.7. matriky narozených, oddaných, zemřelých, vojenské, studentů, členů komor a občanských sdružení, sbírky matričních listin, dokumenty o nabývání a pozbývání státního občanství, 1.8. roční rozpočty, závěrečné účty, účetní závěrky, hlavni knihy, 1.9.historické sčítací archy obyvatelstva, soudní rozsudky pro politické delikty, pro zločiny proti lidskosti, pro omezování lidských práva svobod, pro závažné trestné činy proti životu, zdraví a majetku občanů, osobní spisy významných osobností politického, hospodářského, vědeckého, technického, kulturního, náboženského, církevního.'. a sportovního života, rukopisy významných literárních děl, podací deníky, rejstříky k nim, elenchy, kmenové knihy, globální archy a další typy základních evidenčních pomůcek spisové služby, privatizační projekty, rehabilitační spisy, třídní výkazy, katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, protokoly o maturitních zkouškách. 2. Dokumenty podle obsahu, které obsahují zásadní informace 2.1. o životních poměrech obyvatelstva v dobových státoprávních a ekonomických podmínkách, 2.2. o strategiích, koncepcích a plánování rozvoje hospodářství včetně důležitých účetních a statistických výkazů a přehledů, 10

11 2.3. o měnové politice, 2.4. o majetkoprávních poměrech a jejich změnách v obecném měřítku, o konfiskacích a restitucích majetku, 2.5. o právní úpravě mezinárodních vztahů, 2.6. o tvorbě právních předpisů včetně jejich nerealizovaných návrhů, 2.7. o státních hranicích, územním členění státu, hranicích správních obvodů, symbolech státu a územních samosprávných celků, místních názvech a jejich změnách, o slučování a rozlučování obcí o vývoji a stavu zdravotnictví, sociální péče a úrovně bydlení, 2.9. o vývoji a stavu vědy a techniky, o vývoji a stavu školství, kultury a umění, tělesné výchovy a sportu, k) o vývoji a stavu dopravy a spojů, o územním plánování, o zásadních změnách a opatřeních v ochraně životního prostředí, n) o geologických a půdních průzkumech, o technickém rozvoji včetně patentů na významné vynálezy, o kulturních památkách a jejich údržbě, rekonstrukcí a ochraně, o životě a díle významných osobností a o volebních výsledcích a výsledcích referend. 11

12 II. Spisový a skartační řád Občanské sdružení člověk zpět k člověku Dům domácí péče Zařízení se zvláštním režimem pro postižené Alzheimerovou chorobou Spisový řád 1. Úvodní ustanovení 1.1. Řád spisové služby organizace Občanské sdružení člověk zpět k člověku se sídlem Na Folimance 11, Praha 2, provozující Dům domácí péče zařízení se zvláštním režimem pro postižené Alzheimerovou chorobou / dále jen OS/ obsahuje závazné normy pro práci s dokumenty a předarchivní péči Spisovou službou se v této směrnici rozumí soubor legislativních opatření, pravidel a vnitřních úkonů organizace, které mají za účel efektivní nakládání s dokumenty organizace a upravují jejich příjem, třídění, doručování, označování, evidování, oběh, vyřizování a odesílání a ukládání Řád spisové služby je závazný pro OS člověk zpět k člověku a všechny její organizační útvary. Za jeho dodržování odpovídají statutární zástupce OS a pracovníci s delegovanou pravomocí v oblasti spisové služby Řád spisové služby vychází z následujících právních norem a předpisů: zákon ze dne 30. června 2004 č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů vyhláška ze dne 13. prosince 2004 č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 101/200 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 227/2004 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách instrukce č. 13 ministerstva zdravotnictví České socialistické republiky ze dne 8. července 1980 č.j. VT/ , kterou se vydává skartační řád a skartační plán pro ústavy národního zdraví Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti OS člověk zpět k člověku Spis je soubor dokumentů došlých na organizaci nebo vzniklých u její činnosti, který se týká jedné a téže věci 1.7. Podatelna je specializované pracoviště pro příjem a evidenci dokumentů organizace. Podatelna působí též jako výpravna Spisovna je odborné pracoviště k ukládání všech vyřízených dokumentů organizace do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. 2. Příjem dokumentů 2.1. Dokumenty se přijímají v podatelně organizace. Pokud dokument přijme jiná část organizace, zajistí jeho předání k zaevidování do podatelny. Záznam o telefonickém podání a podání učiněná ústně či jinou formou (faxem, em) musí být 12

13 bezodkladně zaevidována v podatelně. Ustanovení zvláštních právních předpisů zůstávají nedotčena Dokumenty, na nichž je v adrese uvedeno jméno zaměstnance pod názvem organizace se předávají neotevřené zaměstnanci. Pokud po otevření dopisu zaměstnanec zjistí, že dokument má úřední charakter, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování v podatelně. Dopisy, na nichž je uvedeno jméno klienta manažer sociálních služeb a nebo ergoterapeutka dopis klientovi dle jeho zdravotního stavu předají, nebo na jeho přání otevřou a přečtou OS člověk zpět k člověku nemá elektronickou podatelnu, dokumenty z elektronické pošty se tisknou, předávají pověřenému pracovníkovi a ten je rozděluje k vyřízení jednotlivým zaměstnancům dle jejich pracovních povinností Zaměstnanec pověřený vedením spisové evidence opatří všechna doručená podání v den, kdy byla úřadu doručena, podacím razítkem. Písemnosti se zaevidují v podacím deníku a vyplní otisk podacího razítka. Doručené telegramy, faxy a elektronicky přijímané písemnosti eviduje podatelna jako ostatní podání, opatří je podrobným časovým údajem o doručení (hodina)a předá je zpracovateli Otisk podacího razítka obsahuje: název organizace, datum doručení, číslo jednací a počet listů a příloh. Vzor razítka je uveden v příloze č Obálka se ponechává jako součást dokumentu: není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedené na písemnosti s datem poštovního razítka, není-li písemnost podepsána, a to i v případě, je-li uvedeno jméno i adresa podatele, má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např. pro dodržení lhůt k vyřízení, u zásilek zasílaných na dodejku, je-li podací razítko otištěno pouze na obálce je-li adresa odesílatele pouze na obálce u stížností 2.7. V ostatních případech se obálka vyřadí bez skartačního řízení 2.8. Hromadné podání v téže věci (např. hlášení, zprávy) se opatří v podatelně otiskem podacího razítka a datem doručení. Evidují se ve sběrném archu, který je označen jednacím číslem, podnímž bylo hromadné podání vyžádáno. Tiskopis sběrného archu vyplní zpracovatel, který jej připojí ke spisu. 3. Evidence dokumentů 3.1. Veškeré dokumenty doručené do organizace a vzniklé z její činnosti podléhají evidenci V podacím deníku se neevidují reklamní letáky a brožury, pozvánky a rozmnožené tiskoviny (noviny, brožury, knihy) 3.3. Dále se v podacím deníku neevidují dokumenty, které mají vlastní evidenci nebo jsou součástí odborné dokumentace Spisovou evidenci vede podatelna a spisovna Spisová evidence je vedena v základních evidenčních pomůckách manuálně nebo pomocí výpočetní techniky Základní evidenční pomůckou je podací deník Zápisy do základních evidenčních pomůcek se provádějí čitelně trvalým způsobem. Chybný zápis se nepřepisuje, nepřelepuje ani jinak neodstraňuje, ale přeškrtne tak, aby zůstal čitelný, a nahradí se správných zápisem opatřeným datem, jménem, příjmením a podpisem toho, kdo opravu provedl Všechna podání doručená organizaci a dokumenty vzniklé z jeho činnosti se zapisují do podacího deníku v chronologickém pořadí podle doručení podatelně nebo vzniku dokumentu. 13

14 3.9. Podací deník je vázaná kniha, která se v záhlaví opatří přesným názvem organizace, rokem popř. roky v nichž je používána, a počtem číslovaných stran. Podací deník obsahuje následující údaje: pořadové číslo dokumentu, pod nímž je dokument v podacím deníku evidován (číselná řada začíná v deníku 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince), datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý -z činnosti původce, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické poště, identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti původce, zapíše se jako vlastní, číslo jednací odesílatele, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné formě jejich počet a druh, stručný obsah dokumentu, název organizační jednotky určeného původce, které byl dokument přidělen, nebo jméno, popř. jména a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení dokumentu, způsob vyřízení den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné formě jejich počet a druh, spisovný znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu (vyřízení podání se odesílá pod číslem podání a kopie vyřízení se ukládá s dokumentem podání) záznam o vyřazení ve skartačním řízení Před zápisem nového podání do podacího deníku příslušný zaměstnanec zjistí kontrolou knihy, zda už nebylo v téže věci evidování jiné podání. V kladném případě připojí předchozí dokument k novému podání. U otisku podacího razítka na novém podání poznamená číslo jednací předchozího dokumentu. Číslo jednací předchozího dokumentu se též poznamená v podacím deníku u pořadového čísla nového podání, s nímž je spojeno. U jednacího čísla předchozího dokumentu se poznamená číslo jednací s nímž bylo číslo spojeno do kolonky uloženo Číselná řada v podacím deníku vždy začíná 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a opatří formulí Uzavřeno dne číslem jednacím a jménem a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku, lomené posledním dvojčíslím běžícího roku a zkratkou vyjadřující název organizace příp. doplněným číselným nebo abecedním označením vyřizovatele. Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem Podatelna předává zaevidované dokumenty pracovnici pověřené rozdělením došlých dokumentů Podatelna přijímá důchody klientů, které zaeviduje ve zvláštním knize došlých důchodů, vystaví příjmový doklad, peníze uloží do trezoru a příjmový doklad /k originálu přiloží ústřižek složenky a kopii příjmového dokladu/ odevzdá pracovnici pověřené rozdělováním dokumentů. 4. Vyřizování dokumentů 4.1. Dokumenty se vyřizují účelně, správně a rychle Pokud není jinak dáno, vyřizují se dokumenty obvykle do třiceti dnů. Pokud není možno v této lhůtě podání vyřídit, oznámí se žadateli přibližná lhůta, ve které bude podání vyřízeno. 14

15 4.3. V případě, že došlý dokument nevyžaduje zvláštní opatření nebo sdělení, poznamená na ní pracovník, kterému byla předělena k vyřízení, že obsah byl vzat na vědomí, označí písemnost datem a podpisem a předá dokument spisovně k založení Veškeré dokumenty, týkající se téže věci tvoří spis. Spis obsahující více čísel jednacích se po vyřízení záležitosti již nerozděluje, ale ukládá pod nejvyšším číslem jednacím, tj. číslem jednacím nejmladšího dokumentu Odpověď na doručené podání se eviduje, vyřizuje a odesílá pod číslem jednacím tohoto doručeného dokumentu. K podání se vždy připojuje stejnopis případně koncept vyřízení Vyřídí-li zpracovatel dokument jinak než písemně, učiní o tom záznam na dokument, případně připojí záznam na zvláštním listu Vzniká-li dokument z vlastního podnětu organizace, vyžádá si zpracovatel číslo jednací od zaměstnance pověřeného vedením spisové evidence a současně sdělí jeho obsah pro zápis do podacího deníku. Do rubriky podacího deníku Došlo od se zapíše vlastní Každá příloha musí být označeno číslem jednacím dokumentu, k němuž náleží (např. K č.j. /.. ) 4.9. Zpracovatel, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, příp. rokem zařazení dokumentu nebo spisu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který je součástí tohoto spisového a skartačního řádu. 5. Úprava a podepisování dokumentů, používání razítek 5.1. Dokumenty vzniklé z činnosti organizace se označují záhlavím s jejím názvem, sídlem a číslem jednacím. V odpovědím na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat obálky dokumentů Dalšími náležitostmi dokumentů vzniklých z činnosti organizace jsou: datum, počet listů dokumentu, počet listů příloh nebo počet svazků, jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem Podepisování dokumentů se řídí organizačním řádem organizace. Stejnopis dokumentu musí mít stejné náležitosti jako originál, za což odpovídá zpracovatel Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude předělen skartační znak A, se vyhotovuje na trvanlivém papíře určeném pro dokumenty tj. papír, který je výrobcem garantován jako trvanlivý (nekyselý) Organizace vede evidenci razítek s jejich otiskem a jménem, příjmení, funkcí, datem a podpisem zaměstnance, který razítko převzal a užívá Ztráta razítka se neprodleně nahlásí Ministerstvu vnitra odbor dozoru a kontroly veřejné správy (nám. Hrdinů 3, Praha 4, tel , odborms@mvcr.cz), který je zveřejní ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí. 6. Odesílání písemností 6.1. Odesílání dokumentu zajišťuje výpravna, která je součástí podatelny Odesílaný dokument musí obsahovat veškeré náležitosti a záznam o jeho odeslání se učiní do knihy odeslané pošty. 7. Ukládání písemností 7.1. Dokumenty a spisy se ukládají do spisovny protokolárně. Vzor protokolu předání do spisovny je uveden v příloze tohoto spisového a skartačního řádu Pracovník spisovny po překontrolování plnosti předávaných dokumentů a spisů je zanese do evidence spisovny Evidence spisovny je vedena v archivní knize. 15

16 7.4. Dokumenty a spisy se ve spisovně ukládají dle spisového plánu Dokumenty zůstávají ve spisovně uloženy tak dlouho, dokud po jejich vyřízení či ztrátě platnosti uplyne jejich skartační lhůta uvedená ve skartačním plánu Dokument v digitální podobě se skartačními znaky A a V vzniklý z činnosti organizace musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení; obdobně se postupuje při vyřazování dokumentů přijatých v digitální podobě. Dokumenty s prošlou skartační lhůtou se vyřazují ve skartačním řízení Průběh a náležitosti skartačního řízení upravuje skartační řád. 8. Půjčování dokumentů ze spisovny 8.1. Nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně je povoleno pracovníkům vedení organizace, pracovníkům oddělení, z jejichž činnosti dokument vznikl, pracovníkům kontroly či pracovníkům pověřeným ředitelem Dokumenty ze spisovny půjčuje pouze pracovník spisovny Žadatel oznámí pracovníkovi spisovny přesnou obsahovou náplň dokumentů nebo uveden přímo dokument, který požaduje k nahlédnutí nebo opsání. Do dokumentů se nahlíží a výpisy (event. kopie) se pořizují v místnostech spisovny Při zapůjčení dokumentu mimo prostor spisovny se výpůjčka eviduje v knize výpůjček Výpůjčky mimo prostory organizace povoluje pouze její ředitel /statutární zástupce/ Každý, kdo si dokumenty půjčuje nebo do nich nahlíží, plně zodpovídá za jejich bezpečnost a ochranu Pracovník spisovny je povinen se přesvědčit, zda je vrácený dokument v pořádku Při ztrátě či zničení dokumentu se tato poznamená do podacího deníku do rubriky o vyřazení spolu s číslem jednacím, kterým byla ztráta či zničení vyšetřeno. Skartační řád 1. Úvodní ustanovení 1.1. Skartační řád stanoví postup při vyřazování dokumentů ze spisovny ve skartačním řízení Žádné dokumenty nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení Za průběh skartačního řízení odpovídá statutární zástupce organizace Skartační řízení je souhrn pracovních úkonů prováděných při systematickém vyřazování dokumentů a při posuzování jejich dokumentární hodnoty. Skartační řízení se provádí za celou organizaci za dohledu příslušného archivu Součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam dokumentů organizace rozdělených dle věcných hledisek a označených spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami Skartační znaky určují, jak bude s dokumenty po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloženo: skartační znak A označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie), které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou k odevzdání do příslušného archivu, skartační znak S označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartační lhůty ke zničení, skartační znak V označuje dokumenty, jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a znamená, že dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny příslušným znakem skartačním A nebo S 1.7. Skartační lhůty určují dobu, ve které nesmí být dokument vyřazen. Skartační lhůta je uváděna v letech a počítá se vždy od 1.1. následujícího roku po roce, kdy byla 16

17 písemnost vyřízena (uplynula její právní platnost). Od 1.1. roku následujícího po uplynutí této lhůty může být písemnost zařazena do skartačního řízení a tím vyřazena Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty organizace, u nichž uplynuly skartační lhůty a které nejsou potřebné pro další činnost organizace Pro přípravu a provedení skartace se jmenuje komise Pracovník spisovny je členem skartační komise. 2. Skartační řízení 2.1. U dokumentů, jejichž skartační lhůty uplynuly, ověří pracovník spisovny jejich úplnost, správnost skartačních znaků a lhůt, a to zda jsou již skartační lhůty prošlé, dále zda opravdu zanikly právní a provozní potřeby těchto písemností pro organizaci Podle označení písemností rozdělí skartační komise dokumenty do skupin A a S Dokumenty skupiny V se znovu posoudí a podle výsledku posouzení se rozdělí do skupin A a S Skartační komise vypracuje skartační návrh, kterým organizace požádá příslušný archiv o provedení odborné archivní prohlídky, posouzení dokumentů a povolení ke zničení dokumentů skupiny S. Vzor skartačního návrhu je uveden v příloze spisového a skartačního řádu Skartační návrh podepisuje statutární zástupce organizace a členové skartační komise Skartační návrh se odesílá ve dvojím vyhotovení příslušnému archivu Příslušný archiv na základě skartačního návrhu posoudí dokumenty v něm obsažené a o průběhu skartačního řízení sepíše pověřený pracovník archivu se členy skartační komise skartační protokol. Součástí skartačního protokolu je seznam dokumentů vybraných za archiválie s určením jejich kategorie a seznam dokumentů skupiny S určených ke zničení a případné nedostatky a úkoly uložené příslušným archivem. Na základě skartačního protokolu se vydá skartační povolení ke zničení dokumentů skupiny S. Bez souhlasu příslušného archivu nelze žádné dokumenty ničit nebo předávat do sběru Po provedení skartačním řízením organizace: v dohledném termínu odevzdá protokolárně archiválie příslušnému archivu, zajistí zničení dokumentů skupiny S, a to buď předáním firmě, zabývající se likvidací úředních dokumentů, nebo komisionelní likvidací, zaznamená vyřazení dokumentů v evidenčních pomůckách (archivní knize a podacím deníku) 2.9. Při vyřazování a předávání dokumentů do příslušného archivu či firmě ke zničení je nutno zabezpečit řádný a trvalý dozor tak, aby se žádné dokumenty neztratily nebo nedostaly do nepovolaných rukou V období přípravy a průběhu skartačního řízení jsou písemnosti ponechány v původním spisovém uspořádání a je zajištěna jejich přístupnost. Teprve po podepsání skartačního protokolu a vydání skartačního povolení jsou provedeny úpravy dokumentů k odvozu a ke zničení Při reorganizaci nebo likvidaci organizace je bezpodmínečně nutné dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám a ničení dokumentů. Za řádné vyřazení likvidované organizace je odpovědný právní nástupce nebo likvidátor Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění příslušným archivem, a ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení, jsou posuzovány a postihovány jako porušení povinností uložených zákonem. Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dnem.. 17

18 Spisový znak III. Spisový a skartační plán OS člověk zpět k člověku I. Publikace, dokumentace Druh dokumentu Skartační znak I.1. Knihy (pokud nejsou součástí knihovny) S 20 I.2. Časopisy I.3. Noviny S 1 I.4. Výstřižky z novin týkající se ústavu A 1 I.5. Bibliografické záznamy časopiseckých článků (liter. služba viz. též 646.2) A 5 I.6. Publicistická a přednášková činnost ved. prac. ústavu V 5 II. Řízení a organizace II.1. Dokumentace o organizaci ústavu, písemnosti o ustavení ústavu, organizační řády A 10 II.2. Delimitační rozhodnutí, změny, rozšíření ústavu A 10 II.3. Kroniky ústavní, životopisné doklady o osobách, které se významně účastnili založení a rozvoje ústavu A 10 II.4. Organizační instrukce pro činnost jednotlivých zařízení ústavu (kompl. sbírky) A 10 II.5. Organizační průzkumy studijní zprávy z účasti na závažných sympoziích, poradách o organizaci a řízení V 10 apod. II.6. Zápisy o poradách vedoucích pracovníků A 5 II.7. Korespondence vedení ústavu V 5 III. Kontrola III.1. Směrnice pro organizaci a provádění kontrol A 5 III.2. Zprávy o kontrolách, revizích a prověrkách vlastních (vnitřní revize), příkazy k odstranění nedostatků S 10 III.3. Zprávy o kontrolách, revizích a prověrkách nadřízených orgánů A 10 III.4. Stížnosti a oznámení občanů V 5 III.5. Evidence stížností A 5 IV. Právní záležitosti IV.1. Písemnosti upravující vnitřní organizaci právní služby A 10 IV.2. Písemnosti při řízení, např. o náhradách škod, vymáhání nedoplatků, apod. S 10 IV.3. Zastupování ústavu, plné moci, zmocnění, podpisová oprávnění S 10 IV.4. Kniha regresů IV.5. Spisy o vymáhání ošetřovného S 10 IV.6. Rozhodnutí o regresní náhradě S 10 IV.7. Návrhy pro regresní komisi S 10 IV.8. Hlášení úrazů a výše regresní náhrady S 10 Lhůta roků 18

19 IV.9. Regresní návrhy v trestním řízení S 10 IV.10. Výzva k zaplacení regresní náhrady S 10 V. Hygiena V.1. Směrnice, instrukce a metodické pokyny A 10 V.2. Písemnosti o výsledcích hygienických šetření, měření škodlivin (o hlučnosti, osvětlení, prašnosti, atd.) a V 5 nápravných opatření a jejich kontrole V.3. Písemnosti o bydlení kolektivního charakteru (internáty pro pracující, koleje): V.3.a. Písemnosti o hygieně provozu V 5 V.3.b. Písemnosti o hygieně výstavby S 10 V.4. Úmrtní listy a doklady o úmrtí v karanténní nemoci V.5. Písemnosti o hygieně v zařízeních společného stravování: V.5.a. Písemnosti o hygieně provozu V 5 V.5.b. Písemnosti o hygieně výstavby S 10 V.6. Písemnosti o výživném režimu V 10 V.7. Písemnosti o dezinfekci, dezinsekci a deratizaci V 3 VI. Dokumenty (dokumentace) všeobecné, zpracovávané (používané) ve všech zdravotnických zařízeních (ambulantních, ústavních, aj.) dokumenty klientů VI.1. Denní pracovní záznamy S 3 VI.2. Výkazy o činnosti (pracovní výkazy) VI.3. Zdravotní záznamy včetně vložek a doplňků (chorobopisy, viz též zdravotní záznamy u ostatních částí léčebné preventivní péče, kde jsou určité odchylky v ústavních zařízeních, v zubní péči, v psychiatrické péči.) S 100 od narození evidovaného VI.4. Zápisy o průběhu ošetření (vyšetření) z odborných ambulantních zařízení S 3 VI.5. Lékařské zprávy - nálezy S 3 VI.6. Průvodní listy (průvodky) pro různá vyšetření S 3 VI.7. Provozní deníky (knihy) a záznamy pro radiodiagnostiku a radioterapii, biochemická vyšetření, rozbory moče, rehabilitační péče a podobně VI.8. Recepty na léky a poukázky na ortopedické pomůcky jako součásti faktur nebo vyúčtování za léky S 1 VI.9. Tiskopisy receptů a žádanek na léčiva S Ihned VI.10. Hlášení zhoubného novotvaru S 100 od narození evidovaného VI.11. Evidence nemocných včetně doporučení a záznamu o průběhu léčení VI.12. Hlášení zdravotních sester S 3 VI.13. Kniha návštěv VI.14. Sociální dokumentace S 10 VII. Práce, pracovníci, mzdy VII.1. Směrnice, instrukce, apod. A 10 VII.2. Kolektivní dohody (smlouvy, dohody o spolupráci, text, A 10 19

20 uzavírání a plnění) VII.3. Vypsání konkursů na místa VII.4. Písemnosti v agendě vysílání pracovníků do zahraničí, doporučování cest zaměstnanců do ciziny V 10 VII.5. Korespondence personálního oddělení VIII. Písemnosti týkající se konkrétních pracovníků VIII.1. Osobní spisy pracujících, jednotná evidence pracujících S 45 VIII.2. Přihlášky a odhlášky k pojištění S 10 VIII.3. Pracovní (učební) smlouvy a závažné písemnosti týkající se uzavření, změny, skončení pracovního poměru, vedlejšího pracovního poměru, vedlejší činnosti s pracovníkem, S 10 pracovní náplně jednotlivých pracovníků, platové výměry, srážky ze mzdy pokud nejsou součástí osobního spisu VIII.4. Písemnosti týkající se plnění povinností, hodnocení a kázně pracovníka V 10 VIII.5. Běžné písemnosti týkající se povolování, změn, vyjímek v pracovní době, nařízení práce přes čas, povolení dovolené, náhrady mzdy za dovolenou, náhrady mzdy při překážkách v práci, při povolení studia při zaměstnání, S 10 náhrady výdajů pracovníkovi v souvislosti v výkonem práce (cest. Účty) apod. VIII.6. Běžné písemnosti (hromadné povahy) týkající se více zaměstnanců (přehledy o brigádách, dovolených apod.) VIII.7. Záznamy o poučení (školení) jednotlivého pracovníka v ochraně a bezpečnosti práce, o přidělení ochranných S 45 pomůcek, o úrazech VIII.8. Písemnosti o konkrétní účasti pracovníků (kolektivů) na zajišťování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Zápisy o prověrkách ochrany a bezpečnosti při práci, o hromadných V 30 školeních v OBP VIII.9. Písemnosti o provedených dohlídkách orgánů státního odborného dozoru nad OBP, včetně písemností o likvidaci V 20 závad VIII.10. Písemnosti o mimořádných formách studia a školení, o úlevách v práci pracovníka, o hmotném zabezpečení pracovníka při školení VIII.11. Běžné písemnosti o provozu a zařízení stravovacích, ubytovacích, kulturních a tělovýchovných zařízení V 5 VIII.12. Výsledky sociálního průzkumu pracovníka A 10 VIII.13 Běžné písemnosti o zdravotních a sociálních podmínkách zaměstnanců (hromadné spisy) V 5 VIII.14. Běžné písemnosti o zdravotních a sociálních podmínkách pracovníka a jeho mimopracovních podmínkách V 5 VIII.15. Běžné písemnosti o přidělování bytů zaměstnancům S 10 VIII.16. Závažnější (nenormativní) písemnosti o pracovních podmínkách žen, mladistvých a učňů (např. písemnosti v záležitostech zařizování společných provozoven služeb V 5 pro domácnost atd.) VIII.17 Ostatní běžné písemnosti týkající se pracovních podmínek žen, mladistvých a učňů VIII.18. Konkrétní případy jednotlivců žen, mladistvých a učňů V 5 20

21 v sociálních a podobných záležitostech VIII.19. Dohody o hmotné zodpovědnosti V 10 VIII.20. Písemnosti o náhradách škod způsobených pracovníkem nebo pracovníkovi V 10 VIII.21. Písemnosti z pracovně právních sporů jednotlivců V 10 VIII.22. Závažné písemnosti, týkající se sporů více zaměstnanců, např. spory celých kolektivů zaměstnanců s vedením ústavu V 10 IX. Plánování, rozpočtování, účetní a operativní evidence, statistika (sociálně ekonomická informace) IX.1. Zásady pro sestavování S 10 IX.2. Organizace prvotní evidence IX.3. Všeobecné pokyny S 3 IX.4. Dlouhodobé (výhledové) plány rozvoje s nejdůležitějšími podklady (včetně písemností o plnění) A 20 IX.5. Plány rozvoje, víceleté (5LP) (včetně písemností o plnění) A 10 IX.6. Plány roční ústavní plán (vč. písemností o plnění) A 5 IX.7. Plány úkolů (pracovní) IX.7.a. - dlouhodobé a roční A 10 IX.7.b. - kratší než roční IX.7.c. - osobní S 1 IX.8. Technicko-organizační opatření pro zajištění plnění a kontrolu plánů V 5 IX.9. Běžná korespondence vztahující se k plánům a jejich částem S 3 IX.10. Krátkodobá (dekádní, měsíční) hlášení a rozbory plnění plánu S 3 IX.11. Čtvrtletní, pololetní rozbory plnění plánu S 3 IX.12. Roční rozbory činnosti a hospodaření a statistické výkazy o plnění plánu A 10 IX.13. Zápisy z porad a schůzí o plánování a kontrole plnění plánu S 3 IX.14. Souhrnné (komplexní) výroční zprávy nadřízených orgánů (ONV, KNV, NVP) hodnotící zdravot. činnost A 10 X. Rozpočtování, financování X.1. Normy výdajů, úsporná opatření A 10 X.2. Rozpočty, sestavování, schvalování A 10 X.3. Podklady k rozpočtům X.4. Spisy o otevírání rozpočtových úvěrů, o přesunech a vázání rozpočtových prostředků V 5 X.5. Spisy o běžném hospodaření podle rozpočtu X.6. Vysvětlivky a rozbory ke čtvrtletním výkazům o plnění rozpočtu X.7. Spisy o projednávání peněžní potřeby s nadřízenými orgány X.8. Podklady pro krátkodobou (měsíční) kontrolu hospodaření podle rozpočtu S 1 X.9. Rozbory hospodaření (kontrola plnění rozpočtů) X.9.a. - roční A 10 X.9.b. - čtvrtletní X.10. Zprávy a záznamy o revizích hospodaření rozpočtovými V 10 21

22 prostředky a plnění nápravných opatření X.11. Spisy o zřizování účtů u peněžních ústavů, běžná korespondence s peněžními ústavy X.12. Likvidace pohledávek a závazků, platební styk mezi dlužníky a věřiteli S 10 X.13. Majetek nabytí, převody A 10 X.14. Náhrady škod X.15. Příjmy, vybírání, řízení X.16. Zprávy z porad a schůzí o rozpočtování a financování a kontrole plnění rozpočtu XI. Účetnictví a operativní evidence XI.1. Směrnice a písemnosti o organizaci účetní evidence A 10 XI.2. Roční státní účetní výkazy a roční účetní závěrky A 10 XI.3. Měsíční, čtvrtletní a pololetní státní účetní výkazy a účetní závěrky S 10 XI.4. Knihy došlých a vydaných faktur S 10 XI.5. Účetní doklady (faktury aj.) XI.6. Seznamy účtů na volných listech, sestav, účetních kniha a arch. Knihy po dobu úschovy zapsaných údajů nejméně S 10 však XI.7. Mzdové listy S 45 XI.8. Výplatní listiny S 10 XI.9. Mzdové podklady S 10 XI.10. Daňové výkazy S 10 XI.11. Náhrady cestovních a stěhovacích výdajů XI.12. Dokladové revize (účetní kontrola) včetně nápravných opatření V 10 XI.13. Ostatní pomocné písemnosti účetní evidence XI.14. Inventarizační komise, ustanovení XI.15. Inventarizační pracovní plány XI.16. Protokoly o fyzických inventurách XI.16.a. - součást účetních závěrek A 10 XI.16.b. - ostatní S 10 XI.17. Protokoly o vyřazovacím (výukovém) řízení invent. předmětů S 10 XI.18. Písemnosti o ztrátách invent. předmětů, o náhradách XI.19. Operativní evidence, inventární karty XI.20. Rejstříky základních prostředků, ceníky A 20 XI.21. Evidence DKP XI.22. Evidenční karty osobního inventáře propuštěných zaměstnanců S 3 XII. Statistika XII.1. Směrnice a organizace statistické evidence a výkaznictví A 10 XII.2. Roční státní statistické výkazy s roční periodicitou A 10 XII.3. Státní statistické výkazy s kratší než roční periodicitou XlII. Zásobování, hospodářské provozy, služby (jen vlastní provozní činnost bez údržby a technické evidence) XIII.1. Směrnice pro zásobování a skladování A 10 22

23 XIII.2. Technologie skladování S 10 XlII.3. Normalizace, typizace materiálu A 10 XIII.4. Seznamy disponentů zmocněných ke schvalování (podpisování) hosp. smluv, objednávek, výdejek na zboží ze skladu (viz též ad 14) XIII.5. Ceníky XIII.5.a. - vlastní A 10 XIII.5.b. - ostatní S 10 XIII.6. Zmocňovací listy (plné moci) k přebírání zboží XIII.7. Situační zprávy o nákupních možnostech XIII.8. Prospekty, katalogy, vzorkovnice zboží XIV. Zásobování XlV. I. Roční plány hmotného zásobování A 5 XIV.2. Hospodářské smlouvy o dodávce výrobků XlV.3. Evidence o plnění hospodářských smluv S 3 XIV.4. Přepravní podmínky, dopravní dispozice XIV.5. Písemnosti o penalizaci (požadované nebo placené) XIV.6. Nabídky (poptávky) A 5 XIV.7. Objednávky investičních celků S 10 XIV.8. Dodací listy na velké investice dílčí i konečné s protokoly o převzetí dokončených prací S 10 XIV.9. Žádanky o nákup, objednávky a potvrzení objednávek, urgence dodávek, kontrola přijatých faktur XIV.10. Reklamace dodaného zboží (dodacích lhůt, množství, jakosti, ceny apod.) XIV.11. Průvodní doklady (propustky, konsignace, dodací listy, pokud netvoří součást účetních dokladů) S 3 XlV.12. Doklady o přejímání mimořádně velkých položek zboží nebo investic (včetně výkresů konstrukčních) např. při A 10 vybavení celých komplexů XIV.13. Záznamy (protokoly) o přejímce dodávek, vadách zjištěných při odběru, o vypořádání škod XIV.14. Evidence (knihy) o došlých zásilkách XIV.15. Písemnosti o obalech (ceny, evidence, vracení, přesuny, závady, vyřazení, zásoby, zavedení atd.) XlV.16. Skladní karty zásob zboží XIV.17. Kopie výkazů skladů, hlášení spotřeby zboží, obratové soupisky zásob XlV.18. Osobní listy na nástroje a prac. pomůcky zaměstnanců S 3 XIV.19. Výdejky - převodky zboží S 3 XIV.20. Přehledy o likvidaci nadnormativních zásob XIV.21. Běžné písemnosti o likvidaci nadnormativních zásob XIV.22. Kontrola plnění plánu zásobování XIV.23. Měsíční prověrky stavu zásob S 3 XIV.24. Zprávy a rozbory o zásobovací situaci XV. Stravování (klientů a personálu) XV.1. Směrnice pro organizaci stravování, strav. řád A 10 XV.2. Stravovací komise, ustanovení, povinnosti, porady V 10 XV.3. Písemnosti o hygieně stravování, hygienických prohlídkách V 5 23